麦肯锡教我的写作武器(职场人士必读的商务文案写作指南,帮你五分钟构思出一篇逻辑清晰、说服力十足的商务文案!)(txt+pdf+epub+mobi电子书下载)


发布时间:2020-07-08 06:02:29

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作者:高杉尚孝

出版社:大象出版社

格式: AZW3, DOCX, EPUB, MOBI, PDF, TXT

麦肯锡教我的写作武器(职场人士必读的商务文案写作指南,帮你五分钟构思出一篇逻辑清晰、说服力十足的商务文案!)

麦肯锡教我的写作武器(职场人士必读的商务文案写作指南,帮你五分钟构思出一篇逻辑清晰、说服力十足的商务文案!)试读:

麦肯锡教我的写作武器(日)高杉尚孝 著;郑舜珑 译

版权信息

书名:麦肯锡教我的写作武器

作者:(日)高杉尚孝

译者:郑舜珑

书号:ISBN 978-7-5711-0421-4

版权:后浪出版咨询(北京)有限责任公司会用逻辑,你的故事就会精彩前言 用有逻辑的故事表达想法,说服大家

这是一本让你学会逻辑思考方法,并提高写作能力的工具书,目标是提升你的文案写作技巧,帮你写出一篇兼具逻辑思考和明确表达的文章或报告。“逻辑表现力”是所有工作业务的基础,堪称上班族必备的“操作系统”(OS)。学会这套方法,一定会对你的职业生涯有巨大帮助。

本书的内容,对初学者来说简明易懂,高手看后回味无穷。全书在编排上除了有教科书的系统性之外,也非常重视实际应用的案例;里面还包含许多与思考和表达有关的“关键技巧”,其他有关逻辑思考的书籍几乎没有讨论过这一块。我听过 MECE,所以呢?

大家都知道,执行工作任务时,逻辑思考能力非常重要。事实上,①有很多书籍都在讲“逻辑思考”。这些书多半在介绍金字塔结构或②者介绍 MECE的统合方法。并且,有的书会介绍各种应用金字塔结构和 MECE 来分析问题的架构。确实,这些方法对于整理事物或是将事物结构化非常有帮助,学好它们会让你获益良多。

可是,只靠 MECE 这类分析架构,未必能让你自动养成逻辑思考能力,也无法提升你解决问题的能力,更别说对你撰写报告或做简报的文案能力会有任何实际的帮助。教你“用得着的”逻辑技巧

本书介绍的“关键技巧”非常重要,其他的书几乎都没提到,或是仅粗浅地介绍过,而这些技巧多半是你展现思考能力和表达能力时的必备技巧。具体来说,这些技巧包括区分信息种类的要领、下结论③的方法、如何抽象化、如何在句子中用逻辑接续语来表达完整意思、④如何运用具有我个人特色的高杉法(TH 法)来发现问题与设定课题、如何用 SCQOR 故事展开法来铺陈故事以及落实格式的方法等等,你可以从中获得许多启发。

唯有准确理解并学会应用这些技巧,你的“逻辑表现”才真的称得上是“用得着的”逻辑思考。提升写作技巧,增强逻辑性

基于这个观点,本书从理解逻辑表现力的原点,也就是“信息”这个概念开始谈起。重点放在如何清楚地表达,让大家通过学习写作技巧,自然而然地学会逻辑思考。

具备这些基础知识之后,我们再学习如何设计文案的架构,并从中学习结论法、抽象化、题目设定等技巧。在后半部分的实践篇里,我们还会学到高杉法的问题解决型故事展开法,以及许多增加说服力的小技巧。

另外,为了确认各位的理解程度,在前四章当中,每一章最后都附有练习题,请大家挑战看看,一定会有新的收获。① 意指金字塔原理(Pyramid Principles),顶点为结论,下面一层一层堆砌的条目则是支撑结论的方法或证据。——译者② Mutually Exclusive Collectively Exhaustive 的缩写,念成 me-see,意指相互独立,毫无遗漏。这是麦肯锡提出的分析问题方法,原则是把整个问题细分为各个条目,然后检查每一条目是否做到不重复、不遗漏。——译者③ 日文的接续语,就是中文的转折连接词或介词,只是在日文里,接续语依附在动词变化或形容词变化后面,通常有多种解释,必须依赖上下文推断,不像中文的连接词意思那么明确。——译者以下接续语皆称为连接词,比较符合中文说法。——编者④ 即高杉尚孝(Takasugi Hisataka)法,缩写为 TH 法,是我设计出来的解决问题分析架构,可以用来将问题类型化,并借此有效率地发现问题及设定课题。本书架构 一流人才必备的表现力

本书分成基础篇和实践篇两部分。第一章至第三章属于基础篇,让大家先打好逻辑表现力的基础;第四章至第七章则为实践篇,以问题解决型故事展开法为中心,培养大家实际应用逻辑表现力的能力。

在第一章中,我们学习逻辑表现力的基本概念,包括信息、主题、分段。尤其是信息,想要设计出优秀的文案作品,必须对信息有很深的理解。信息可分成记述型、评价型、规范型三类。你一定可以从第一章获得许多新的发现。

在第二章中,我们学习如何清楚地表达信息。从主语、连接词、具体性这三个层面来学习表达的技巧。不论是传达哪一种信息,最重要的是能够清楚地表现主题。如果你传达得足够清楚明白,这除了能让你的信息更有逻辑外,还能提升信息的说服力。

接着,我们以前面学到的信息种类与表达方法为基础,在第三章中学习如何设计信息。除了要学会设计个别的信息之外,还要能设计整份文案。其中,包括金字塔结构、结论法、推论、摘要法、抽象化、主题设定等诸多思考表达技巧,我们都将一一学到。

学完了基础篇的思考表达技巧之后,我们将在第四章中学习问题的解决过程,这是第五章要学的故事展开方法的准备工作。本章的学习重点在于,如何运用高杉法发现各种类型的问题并设定课题来展开故事。

在第五章中,我们会以从第四章学到的问题类型及其个别的课题为基础,来学习故事展开的方法,这对于制作文案非常实用。具体而言,我们将学到适用于解决各种类型问题的故事展开法,它是融合 SCQOR 故事展开法与问题解决过程而构成的。

在第六章中,我们要学习如何把金字塔结构和问题解决型故事展开法,落实在特定的格式里。我将举出商务文案的两种代表格式——报告、简报——来做说明。

除了前面学到的逻辑表现之外,第七章还会介绍各种更能提升说服力的技巧。具体而言,包括由上而下法、问题类型与提案的调整、风险管理、替代方案的数量与提出顺序以及传达信息时的命题意识化等等。第 1 章 信息 我未必这么说,但能使你这么做·如何理解信息·信息分三种·记述信息·评价信息·规范信息·活用各种类型信息·文章的“主题”是什么?·你可以自己演练在第一章中,我们将学习逻辑表现力的基本概念,也就

是“信息”。如果我们对信息有很深的理解,就可以设计出

优秀的文案,所以必须好好学习。同时,我们还要学习“主

题”、“分段”等,你一定可以从中获得许多发现。报告很详尽,为什么还被臭骂?主管:山田,X 公司最近的业绩如何?山田:是……X 公司最近一季的销售额为 220 亿日元,

营业利益为 5 亿日元。自由现金流量(Free Cash Flow)为

87 亿日元。昨天股票的收盘价为每股 358 日元。主管:喔,所以呢……山田:啊!是……好像还有特别损失的部分,再扣除税

之后,利益为 2 亿日元。利息支出大概是 1 千万日元左

右。主管:所以呢?山田:啊!还有……该公司利息收入为 200 万日元。销

售成本是……主管:我是问你“他们的业绩怎么样?好还是不好?”山田:喔!是……似乎回升了不少。主管:好啦,有上升就是了,我知道了……

山田为了回答主管的问题,拼命地传达信息,可是主管却大发脾气。

问题在于,主管想知道的“X 公司最近的业绩”与山田提供的信息根本就不是同一类。追根究底,主管要的是“评价”信息,可是山田却不断传达“记述”信息。也就是说,主管期望得到的信息种类与山田提供的完全不同。如果山田能事先理解信息有哪些种类,就可以避免白费功夫、白挨骂。1.1 如何理解信息用对信息,就能写一流文章

在本书里,你随处可以看到我使用信息这个词。信息是制作文案必要的“零件”。“信息”这个词,通常会出现在送别会时同事轮流签名的卡片上,或者结婚典礼时亲友所写的留言本和签名绸上,是当事人怀着感情写下的东西。可是,本书所说的信息并不一定要包含感情。例如,“这①个宝特瓶 的容量为 500 毫升”这样冰冷的描述,也是一种信息;“这把椅子非常有设计感”也是一种信息,属于评价信息;当然,“本公司必会倾全力超越其他公司,尽快开发出××控制装置”这种满腔热血的提案,也是一种信息。

在逻辑表现力的领域中,只要是构成商务文案的所有文章,都可②以视为信息。也就是说,只要文句中清楚地标示出主语、述词,而且这些文句都是构成某篇文案的零件,就都可以算是信息。换句话说,大家可以把写作(商务文案或一般文章)当成在组合信息零件。

因此,明确地了解信息是什么非常重要。就像如果你要画画,你必须对画笔、颜料、画布有相当的认识;如果你要做菜,就得非常熟悉食材和厨具,不然的话,你永远只能煮出大杂烩。“明了表现”主语与谓语的关系,才是信息

借由主语与谓语的关系而形成的意思表现(即句子),全部都算是信息。信息是构成商务文案的零件。在整份文案当中,信息还会被划分层级,也就是说,以文案的结构而言,信息可分为上层信息和下层信息。例如,如果有一份关于交涉的文案,其最终结论想传达的信息是“希望这次交涉能提高自己与对方双方的满意度”,那么这个信息就是上层信息。

假使这份文案还分成好几个章节,那么每一章节都有它想传达的信息。比如说,其中某一章想传达的信息是“能产生结果的交涉,有五项基本原则”,那么这个信息就比刚才提到的上层信息要低一个层级。

又假如每一章是由几个“分段”构成,那么每一个分段应该都有它要传递的信息,例如其中一个信息为“专心聆听交涉对象说话,才能了解对方真正要表达的东西”。

接下来,假设每个分段又由好几篇短文构成,那么这几篇短文的信息又比分段的信息更低一层级。例如,其中一篇短文的信息为“所谓的‘专心聆听对方说话’,是指一种积极的过程,也就是深入了解对方的目的、关心的事物或价值观,然后在自己的心中产生正确的认知”。

一份文案的信息,在结构上可以区分出不同层级。关于信息层级的讨论,我们后面会再谈到金字塔结构,而这二者的概念是相通的。1.2 信息分三种记述、评价、规范信息,你得会灵活运用

想要更深一层了解一篇文案的构成成分,最好能先辨识出信息的“种类”。以种类来说,信息大致可以区分成两大类:“描述”和“规范”。用英语来说,就是 “what is”和“what should be”这两类。

描述性的信息,是表示事物的状态。相对地,规范性的信息,则是表示事物应有的状态,或者人应该采取怎么样的行动,就如同医院处方。描述性的信息还可以再分为“记述”信息和“评价”信息,而规范信息则只有它自身这一种。

于是,信息的种类实质上可以分为以下三种:记述、评价、规范。几乎所有的商务文案都是由这三种信息组合而成。顺带一提,前面提到的例子:“这个宝特瓶的容量为 500 毫升”为记述信息。(平铺直

叙)“这把椅子非常有设计感”为评价信息。(有形容词)“本公司必会倾全力超越其他公司,尽快开发出 XY 控

制装置”为规范信息。(有动词)

这三种信息是构成商务文案的基本素材,请务必学会如何辨识,这是逻辑表现力的基础(图 1-1)。图 1-1 信息的种类区分信息,只看“字面意思”

在学习判定信息的种类时,最好排除传递者的意图和接收者的理解。本书所说的信息种类,是指该信息“完全以文字信息表示”时的类型。所以,不管传递者的意图是什么,接收者会做什么样的理解,都要先放在一边,我们只处理信息本身传达出的文字含义,区分该信息究竟属于哪一类。

当然,严格地说,不管我们再怎么割裂传递者和接收者与信息之间的关系,都不可能完全割断。毕竟,如果没有传递者,根本不会有信息产生;如果没有接收者,被传递的信息也无法被解读。但是,我们可以做的是,先排除传递者特别加上的意义或是接收者固有的理解,单纯地解析信息本身。(也就是不因为说话者是谁而决定信息的意义是什么)

接着,我们再进一步分别解释传递者的意图和接收者的理解。这几个步骤有利于我们掌握传递信息的方法,并增强信息的说服力。辨别信息种类,不等于辨别内容正确性

接着,我将进一步说明记述信息、评价信息及规范信息。开始之前,我要提醒大家一件事,那就是信息的“种类”与“内容的正确度”是两回事。也就是说,我们要讨论的是如何理解并判断信息的种类,并非信息内容是否正确或者有无充分的证据。谈论“信息的种类”,并不是在讨论这则信息记述的内容正不正确、评价的内容正不正确或者规范的内容正不正确。

当然,信息内容正确与否,确实是很重要的课题。可是,在区分信息种类时,请大家先把它当成另一个问题,从别的途径来判断其正确性。这里,我们要先学会辨别所接触到的信息究竟属于哪个种类。1.3 记述信息描述事物的情况和现象本身

首先是记述信息,它描述了事物的情况和现象本身。前面提到的“这个宝特瓶的容量为 500 毫升”,就是记述信息。(宝特瓶就是现象本身,情况则是 500 毫升)先不管传递者传达这句话时的意图或暗示,他就是在表示这个宝特瓶的容量为 500 毫升。当然,有人会认为它的容量没有 500 毫升,但是这句话本身没有说宝特瓶好或不好、高级或低级,这就是描述性的信息。“东京铁塔高 333 米”,“A 公司共有五千名员工”,都是记述信息,同时也都在描述一个现象。“现在正在下雨”,也是现象的描述,所以是记述信息。“新西兰的首都是惠灵顿”,一样是记述信息。

但是,如同前面说的,我们现在谈论的是如何分辨信息的种类,描述的内容是否正确则另当别论。假设对方传达的某则信息没有任何证据,仅仅只是传递者单方面的认知,或者内容真的有误,但我们在判断这则信息的种类时,仍然可以将之归类为记述信息。所以,尽管“美国的首都是纽约”这句话有误,但它仍是记述信息。

另外,记述信息的论证方法有两种:因果论证法,实证论证法。我将在第三章和第七章中详加说明。1.4 评价信息表达某一情况或现象的好坏

跟记述信息相反,评价信息表现出情况或现象的好坏。例如:“这个宝特瓶真漂亮。”“东京铁塔是一座美丽的高塔。”“T 公司为优良企业。”

这些都属于评价信息,都强调表现出“好”的意思。当然,也有信息表现出“坏”的意思。接着来看下面几个信息:“这个宝特瓶因为很耐用,所以是好的宝特瓶。”“东京铁塔的设计感很棒。”“从企业的社会责任的角度来看,T 公司是家优良企

业。”

这些也都是评价性很强的信息。每一则都包含了某种好坏的判断。但是,耐用、设计感、社会责任等,都是传递者针对被评价对象的某个方面所做出的评价,就被评价对象本身来说,这个观点的说服力较薄弱。我说“记述”信息,让你以为在“评价”

那么,“这个宝特瓶的耐用度高”这句话呢?

拿这句话跟“这个宝特瓶很耐用”比较起来,“耐用度高”为记述信息。为什么呢?因为耐用度“高”这个用语本身,并没有清楚包含好坏的判断。不过麻烦在于,当你说它耐用度“高”时,信息接收者常常会理解为:所以,它比“耐用度低”的宝特瓶还要“好”。

但是,如果这个宝特瓶是待掩埋的废弃物,解读便完全相反了,因为“耐用度高”的宝特瓶较难分解,所以反而是“耐用度低”的宝特瓶比较“好”。换句话说,“耐用度高”并非在所有条件下都是“好”的,因此“这个宝特瓶的耐用度高”属于记述信息。

同样,“东京铁塔的设计感很棒”这句话中,传递者已经表示出对于设计感优劣的判断,所以是评价信息。

不过,如果是“东京铁塔具有高度的设计感”这句话,就属于记述信息了。只不过,在某种默契之下,这句话一样容易被接收者解读为:因为有高度设计感,所以“好”。可是,就信息本身而言,它是属于记述性的。因此,我们要先排除传递者的意图与接收者的理解,再来判断信息。测量结果并非评价,却有暗示效果

诚如各位所理解的,评价信息会清楚地表现出被评价事物的优劣或好坏。不过,在非专业的、日常生活的场合里,你会发现有些句子明明没有带入优劣好坏的判断,却表达出“评价”的意思。例如,某家企业的员工将测量某种机械的效能数据,传达出评价的意图。(如这部引擎的功率有 250 马力)

然而,在展现逻辑表现力时,纯粹的测量工作并不能称为评价。虽然把测量出来的数值跟某一基准值做比较,确实可以判断出机械的优劣。但是,最好不要把测量本身(即记述信息)和评价混在一起。因此,“这部引擎的功率有 250 马力”这句话,本身就是记述信息。如果你加上“所以是一部性能很好的引擎”,它才算是评价信息。利用评价条目和标准,让你自动做出好评价

接下来,我们将记述信息与评价信息的传递方式,加上传递者的意图与接收者的理解,来进行考察。如同前面对于“很高”和“很棒”的探讨,我们经常会在不知不觉中,把记述信息读取成评价信息;或者反过来,认为自己传递的是评价信息,结果却是记述信息。在这种情况里,记述与评价之间,存在着连接二者的评价条目与评价标准。如果把记述信息当作“根据”,把评价信息当作“结论”,那么其中就会出现把根据与结论连接起来的评价条目与评价标准。

举例来说,假设我们把前面提过的一则记述信息“这部引擎的功率有 250 马力”,解读为有评价意味的信息“这是一部很棒的引擎”,那么这其中存在着根植于我们内心价值观中的评价条目“引擎性能的好坏由功率决定”,以及评价标准“250 马力的功率算是非常高的,足以被评价为一部好引擎”。

接下来,举例来说,假使从“这辆车是限量生产的 125 辆当中的一辆”的记述信息中,我们读取出评价信息:“这辆车很有价值。”这是因为在我们价值观中根植着评价条目“生产台数”,以及评价标准“总生产台数只有 125 台,因此可以认定它的稀有价值”。

所以,如果我们希望接收者能快点做出评价,换句话说,希望让他自己推论出具有说服力的评价信息,那么我们只要配合对方价值观中的评价条目和评价标准,传递出记述信息,就能够有效地达到目的(让他自己做出好评价)。关于这一点,我将在第三章和第七章中做详细解析。1.5 规范信息要求事物应有的状态以及人该采取的行动

虽然记述信息和评价信息各有各的特征,但是二者都属于描述性的信息。也就是说,二者都是用来表示事物的状态。相对地,接下来我要说明的规范信息,则是用来表示情况或现象“应有的状态”,以及建议某人“该采取的行动”。例如:(1)“这个宝特瓶的容量应该要有500 毫升。”(2)“游客应该登上东京铁塔。” (3)“机构投资人应该买进T 公司的股票。”

这些都属于规范信息:(1)表示事物应有的状态,(2)和(3)则是建议某人应该采取的行动。规范信息经常以“应该怎么样”或者“应该怎么做”的形式来表现。现在,大家就可以区分描述信息(包括记述和评价信息)与规范信息了。

可是,规范信息有很多种表现方式。例如,请求式的“拜托你,登上东京铁塔吧”,还有命令式的“你一定要登上东京铁塔”。前者态度比较温和,后者态度比较强硬。不管是哪一种,二者都表达出规范信息:“应该登上东京铁塔。”另外,像是“本公司应该并购竞争对手 E 公司”、“应该废除死刑”等政策性的提案或建议,都属于规范信息。运用评价信息,对大家产生规范效果

就像记述信息会被解读成评价信息一样,评价信息有时候也会被当成规范信息。例如,“并购 E 公司是个不错的主意”、“最好废除死刑”,就是如此。它们都属于评价信息,但是很多人经常把它们理解为“你应该并购 E 公司”、“应该废除死刑”的意思,当成是促使行动和建议的规范信息。

再举一个例子,有一则信息是“为了恢复本公司的业绩,拥有××技术是必要的”,你觉得这则信息应该归为哪一类呢?

以较广义的范畴来说,这则信息属于描述性的信息,不属于使用“应该”两字的规范信息,因为它只是描述这个技术是必要的而已。那么,它属于描述性的信息当中的哪一种呢?这个信息是基于某种价值观或某种评价标准所做出的结论,而且告诉我们××技术是必要且重要的,所以属于评价信息。

但是,很多信息接收者会把“为了恢复本公司的业绩,拥有××技术是必要的”这个评价信息,解读成规范信息。原因在于,他们心想,如果欠缺必要的技术,那么“本公司应该开发××技术”、“本公司应该取得××技术”或者“本公司应该并购拥有××技术的公司”等。我想,应该有不少人把它解读成类似上面的几则规范信息。相反地,假设这家公司已经拥有这种必要的技术,那么“拥有××技术是必要的”这则信息,则会被解释成“本公司必须保护××技术”、“不可以外流”等规范信息。心存“行动原理”的默契,让对方听话就范

为什么评价信息会被当成规范信息呢?这是因为评价信息里面潜藏着连接评价与规范的行动原理。

假设刚才的评价信息“并购 E 公司是个不错的主意”,被解读成规范信息“应该并购E公司”,那么我们可以假定这其中潜藏着一个行动原理:“不错的主意应该被执行。”同样,“最好废除死刑”这则评价信息,也因为这个行动原理而被解读成“应该废除死刑”。

让我们复习一遍,接收者之所以会将记述信息解读成评价信息,是因为解读过程中存在着评价条目和评价标准。而评价信息之所以被解读成规范信息,则是因为解读过程中潜藏着行动原理。

接下来,我们用评价信息“为了恢复本公司的业绩,拥有××技术是必要的”,被解读成规范信息“本公司应该开发××技术”这个例子,来详加说明。

本公司如果欠缺某种必要技术,业绩会持续低迷,而业绩持续低迷是一个很严重的问题。换句话说,处于缺乏必要技术的状态,是一个大问题。

那么,当问题很严重时,我们会根据什么样的行动原理来处理问题呢,把大问题摆在一旁吗?不会吧,应该是几乎所有人都会觉得“应该解决问题”。就是基于这个行动原理,大家才会把原本的评价信息链接到规范信息“必须取得必要的技术”。我将完整的思考流程整理如下:(1)“××是必要的”(2)“缺乏必要的××,是一个大问题”(3)“必须解决问题”(4)于是,“必须取得必要的××”

在大多数的情况下,由于我们的思考会无意识地跳过(2)和(3)的语言,因此当我们读取到(1)的信息时,脑海中马上浮现(4)“必须取得必要的××”。事实上,这其中潜藏着行动原理:(3)“必须解决问题”。另外,“不可或缺的”这个形容词,与“必要的”几乎是同义词。

总而言之,规范信息通常是根据某个特定的行动原理而推论出来的。关于详细的论证方法以及行动原理的解释,我将在第三章和第七章中做进一步的说明。滥用“必要”、“不可或缺”,大家没感觉

一则评价信息,很可能会因为接收者读取到“必要”、“不可或缺”这些字眼,而被解读为规范信息。所以,我希望大家不要轻易使用“必要”、“不可或缺”这样的词汇。

在商务文案里,我们经常看到大家拼命使用“必要”、“不可或缺”。如果偶尔使用,问题还不大;可是如果使用得太过频繁,会让接收者感到不耐烦。为什么?因为这表示接收者不断被暗示“你应该这样做”、“你应该那样做”。这时候,他心中便开始不断地冒出疑问:“详细的状况分析(记述信息)在哪里?”“清楚的状况解释(评价信息)在哪里?”“具体的提案(规范信息)在哪里?”

记述就是记述,评价就是评价,规范就是规范,最好区分清楚。

特别是当你的文案报告是以“状况分析”为主题时,更要当心是否滥用了“必要”、“不可或缺”。我们在做状况分析时,所用到的符合主题的信息应该多半是描述性的,也就是说,它们应该是记述信息或是评价信息。除非你有特别意图,不然最好不要出现太多“必要”、“不可或缺”,暗示对方朝着规范信息的方向去思考。

即使你的主题设定为提案或建议,最好还是不要传达“必要”、“不可或缺”的信息。其原因在于,严格来说,“必要”、“不可或缺”是提案,而非规范信息。如果主题是提案,那么你传递信息时,除非有特别意图,基本上要使用“应该(采取某行动)……”。建议“应该……”时,不要贸然失礼

当你催促对方采取行动时,最终要传达的信息中即便语调上有强弱的表现,基本上还是要用规范信息:“应该……”。在后面的章节里,我会提到金字塔结构,而在金字塔结构最上层的主要信息中,我会用这样的表现方式:“本公司应该立即退出X 事业”、“A 先生应该买Y 产品”等。

不过,“应该……”只是原则上的表现方式,而最终的成果,也就是你的文案报告或简报,不一定要完全套用。当你实际传达给对方时,必须视情况而定,你可以事先好好思考,某个地方是不是该明白说出“应该……”,有些地方说不定不用“应该……”反而更有说服力。其中最主要的判断因素在于传递者与接收者的关系。

如果你不理会对方的反应也无妨的话,那么只要注意基本礼貌即可,明确地使用“应该……”来直接催促对方行动,也不会产生什么大问题;特别是当你以第三者的角度来陈述意见时,使用“应该……”最能够清楚地表明主张。

但是,在某些场合里,即使你想要传达规范信息,也尽量不要使用“应该……”这么强烈的表达方式。例如,当你销售自家的商品或服务给对方时,不要用“您应该要购买本公司的产品(服务)”的说法,因为这听起来有些霸道。同样是传达规范信息,你可以更郑重地提出“希望贵公司可以购买本公司的产品(服务)”,或者用劝诱的表现方式(如“可否考虑购买”)比较合适。传达规范信息时,要注意自己的表达有没有失礼。复合式信息,怎么抓重点?

为了让大家理解信息的种类,因此到目前为止都是单独做解释。不过真的开始写作时,一定会出现很多包含不同种类的复合式信息。

例如,“很多证券分析师认为,企业的价值应该以现金流量折现法(DCF 法,Discounted Cash Flow)来计算”这一则信息里,就包含了记述和规范信息:“很多证券分析师认为”这一部分是记述,而“企业的价值应该以 DCF 法来计算”这一部分则是规范。

另外,“S 公司是优良企业,创业以来从未有过借贷”也是复合式信息。“创业以来从未有过借贷”这一部分是记述,相对地,“S 公司是优良企业”这一部分则是评价。

即便是复合式信息,只要从句子的结构上,思考哪几个地方是自己想要表达的中心,就可以判定整个信息的种类。所以,证券分析师那句话,由于基本句型(也就是主语与谓语的关系)是“证券分析师认为”,因此属于记述信息。另外,S 公司的那一句,由于整个句子的表现是以“S 公司为优良企业”为中心,因此整体来说是评价信息。1.6 活用各种类型信息当别人说“听不懂”时,你可以这样解答

当有人对你说“我听不懂你在说什么”时,如果你已学会如何分辨信息的种类,就可以派上用场,它可以帮你分析出对方不懂的地方在哪里。

首先,有一种情形是对方不理解记述信息。例如,他不理解记述信息当中所用词汇本身的意义。有时候,你使用一些专业术语或惯用说法,会导致对方听不懂。例如,当你说“我的笔记本电脑装有 4G(Giga)的 RAM”时,如果对方不熟悉信息科技的用语,他或许会回答:“RAM 是什么?G 又是什么?”

现实生活中,大概很少有人会严重缺乏信息科技的知识到这种地步,不过重点是他不懂你使用的词汇,所以你的记述信息没有达到沟通的目的。一般的解决办法是,依照对方理解的程度加入适当的说明。

例如:“RAM 是随机存取内存(Random Access Memory)的简称,也就是可以暂时记忆计算机数据的一种记忆装置。它用来储存正在进行的工作,如果把一台计算机比喻成整个工作间的话,RAM 大约是一张桌子的大小。”“G 是指 Giga,为记忆装置容量的常用单位,是 Gigabyte 的简称。”我知道你说什么,但还是一头雾水,怎么办? 

这样解释之后,你会认为对方已经理解“我的笔记本电脑装有 4G 的内存”这则记述信息。可是,对方或许会回答你:“我听不懂。”这时候,你不宜再继续向他说明 RAM 和 G,因为他已经理解内容(RAM 和 G 是什么)了。即使你像竞选演讲般,一直重复对他讲同样的信息,“我的笔记本电脑装有 4G 的内存”,对方还是不懂。为什么呢?这时我们可以推想,他的疑问已经转移到下一个层次了:“装了 4G 的内存,所以呢?”

如果对方已经理解记述信息的内容,那么他期待理解的下一个信息多半是评价信息。也就是说,他期待你回答他的问题:“所以,我该怎么评价那台计算机?”因此,你只要向他传达“这台笔记本电脑很好用,是一台好计算机”这种评价信息,应该就可以稳定对方的心理。

我们根据“我的笔记本电脑装有 4G 的内存”这则记述信息,引导出一个评价信息的结论:“这台笔记本电脑很好用,是一台好计算机。”当然,对方可能心里还有疑问:“为什么装了 4G 内存的计算机就很好用呢?”即便如此,重要的是对方已经理解你传达的信息:“总之,你想说这是一台好计算机对吧,我知道了。”

如果对方还是无法理解你的依据与结论之间的关联性,你最好再追加说明。你可以这么说:“RAM 的容量大,才可以同时处理很多的应用程序,尤其最近计算机要处理的图像越来越多,需要大量的内存,所以 RAM 必须要够大才行。”附带一提,这一则关于 RAM 的解释属于评价信息,并包含了评价条目。这时候,你最好在结尾处传达出规范信息

当你传递出评价信息,但对方仍然无法理解时,或许应该轮到规范信息登场。不管你再怎么强调“这台计算机真的很赞”,也都没有直接回答对方的问题:“那又如何?你要我怎么做?”根据当时的状况,有时候你传递这样的规范信息(在这个例子中为提案或建议):“所以你也应该那样做”,便可以让对方理解为“原来如此,你想告诉我,我应该也要那样做”。大多数的时候,接收者读取完评价信息之后,会期待接下来出现规范信息(所以,我应该……我得……)。

不过,这并不能保证对方一定会赞同你,但可以确定他理解你的意思。然而,如果对方连理解都谈不上,就更别说要赞同你了,因此说服对方的前提是,他要能理解你的意思。

当对方不理解你的信息时,学会分辨信息的种类绝对是一项有利的工具。传递何种信息给对方,是决定对方能否理解的重要因素。另外,如同前面提到的,由于信息与接收者很难完全割裂开来,因此必须注意有时候你传递的信息并非是你真正想要传达的信息种类。

例如,传递者原本想传递一则正面的评价信息:“这道菜酸酸的,好好吃。”结果他只传达出这样的记述信息:“这道菜酸酸的。”那就有可能被对方理解成负面评价:“不好吃。”促使对方行动,你可以故意不传达规范信息

到目前为止,我从帮助对方理解的观点,依序介绍了记述、评价、规范这三种信息,并且说明了它们好用的地方。不过,还有一种情况是,将自己的主张仅限于记述或评价信息,故意不传达规范信息;特别是当你知道对方心里的评价条目、评价标准、行动原理时,这样做的效果更好。

举例来说,当你想促使对方做出 A 决定时,与其清楚地传递规范信息“你应该做 A”,倒不如只传递评价信息“采取 A 行动很不错”。这种做法会让对方自己联想到规范信息“我应该做 A”,这样做可能更有效果。

所以,若是前面举出的例子“本公司的××是符合贵公司需要的优良产品(或服务)”,你可以选择故意只传递评价信息,这种做法可以委婉地促使对方购买。如果想制造急迫的感觉,你可以如此表达:“对贵公司来说,本公司的产品(或服务)是您做××时不可或缺的。”这背后暗藏了一个行动原理:“你应该得到你需要的东西。”这是一种委婉建议对方采取行动的方式。

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