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发布时间:2020-07-10 13:05:31

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作者:杨锋

出版社:暨南大学出版社

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秘书工作案例与分析(第二版)

秘书工作案例与分析(第二版)试读:

内容提要

本书是以近年来秘书工作实战案例为主体内容的案例与分析教材。具体涉及日常办公事务与管理、沟通与协调、信息与调查研究、参谋职能、保密工作、会务工作、文档工作、信访工作、秘书礼仪、秘书综合素养等秘书工作领域。教材以学科的系统性和全面性构筑框架,精选国内政府机关、大型企事业单位秘书工作案例102个。除第一章外,其他章均设有基本知识与基本原理、案例、问题思考、案例分析及参考要点等。问题思考具有启发性,案例分析及参考要点深入浅出,多层面、宽角度,对提升读者的学习能力、理论水平和实战能力都有指导意义。

本书共十二章,理论与实践密切联系,通俗易懂,操作性强,易于教师教学和学习者自学。适合各层次秘书学专业人员使用,也可作为指导职业秘书、行政助理提升职业素养和职业能力的助学读物。

再版前言

本书自2010年出版以来,在社会上产生了积极影响,得到秘书学专业同行的充分肯定,受到广大师生和社会读者的一致好评。该书被许多专业院校指定为研究生报考必读书籍、专业教学必选教材。2012年9月,教育部印发的《普通高等学校本科专业目录》,正式将“秘书学”专业纳入其中,使这一专业的归属门类和授予学位得到规范,也对秘书学专业教材的更新和完善提出了规范化要求。为适应秘书学专业发展需要,满足广大师生和社会读者对秘书学专业及其技能的学习需求,我们对本书作了修订。

此次修订主要做了以下工作:

一是增加了新内容。文书与档案工作是秘书工作中的重要内容,此次修订增加了该内容,具体为第八章“文档工作”。

二是调整了部分章节顺序。将原书中的第二章“秘书素养”调整为第十一章。

三是删去了个别过时的案例。

四是对个别的语言表述进行了更加细致的斟酌和审读,在案例事件表述的直观性和生动性方面也做了适当修饰。

总之,希望通过本次修订,进一步提升教材的内容质量,为秘书学专业教材建设尽绵薄之力。杨锋2016年3月于白云山麓第一章秘书工作案例与案例教学第一节 秘书工作案例

一、秘书与秘书职业“秘书”一词在我国由来已久,但不同历史时期“秘书”概念的内涵有所不同。

我国最早出现“秘书”一词是在东汉时期,其含义与字义相关,指皇宫中秘密收藏的图书典籍。后来,“秘书”的含义发生了改变,由原来指物演变为指人。东汉后期,“秘书”一词曾用来指称朝廷中掌管图书秘籍的一类官职。

自古从事秘书工作的职位并不用“秘书”称谓,历朝历代称谓各不相同,如左史、右史、尚书、中书、侍中、仆射、中书舍人、翰林学士、记室令史、掌书记、判官、书佐、幕僚、师爷等。直到晚清才出现与秘书称谓和实际职业名副其实的机构。

对秘书概念的认识有很多,《现代汉语词典》(修订本)认为,秘书是“掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员”。《辞海》认为,秘书是“职务名称之一。协助领导综合情况,研究政策,密切各方面工作的联系,办理文书、档案、人民来信以及其他日常行政事务和交办事项”。王千弓认为,秘书是一种职务名称,其职责是协助领导综合情况,研究政策,密切各方面工作的联系,办理文书档案、人民来信来访、会务工作及其他日常行政事务和领导交办事项。因而,在党政机关、企事业单位从事这一类工作的人员,统称为秘书。张家仪认为,秘书是身处领导机构,撰制、掌管文书,辅助决策,并处理日常事务的服务人员。秘书所从事的服务性工作就是秘书职业,因而秘书不是一种职务,而是一种职业。常崇宜先生综合上述观点,认为秘书既是一种职务名称,也是一种社会职业,是领导机关首领或特定领导者个人的助手。各种秘书的具体作用虽不同,但都是通过辅助领导、直接为领导服务去体现为社会服务价值的。

综合上述观点,根据世界范围秘书工作的发展状况,并结合我国秘书工作的实际,我们认为:秘书是指从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供参谋辅助以及服务的人员。

文员是秘书职业的初级阶段。文员主要指在办公室某个程序上从事单项事务性工作的秘书人员,如负责整理办公室、制作打印文稿、收发信件、接待来访及出差报销等工作。他们属于比较单纯的技术性、事务性操作人员。

秘书是秘书职业的中级阶段。除文书处理和事务工作以外,秘书还担负着辅助领导实施管理的任务,如组织会议、调查研究、辅助决策等。

行政助理是秘书职业的高级阶段。一般是指社会组织专门为某个工作内容繁复、责任重大的高层领导配备,协助领导处理各种政务和事务的综合型高级秘书人员。

二、秘书职业

从字面看,“职”是指执掌之事;“业”是古代记事的方法,把要做的事在木棒上刻成锯齿,有多少事就刻多少齿,做完一件削去一齿,谓之“修业”,“业”即指“事”。“职业”即应做之事。在我国古代,“职业”一词还有所指:“职”通常是指官事;“业”是指士、农、工、商所从事的工作。

在西方,“职业(vocation)”一词由拉丁语演变而来,起初具有宗教色彩,意指“神召、天职”,有受到神的昭示而适于从事某种工作的使命感。因此,西方人历来对“职业”怀有敬意。

秘书职业是指秘书能够稳定从事并赖以生活的工作,即专业的、非业余性的工作。

秘书职业具有以下特点:(一)服务的直接性

秘书服务的直接性主要体现在:一是秘书工作的内容与领导工作的内容是一致的;二是秘书的工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书直接向领导请示、汇报;三是秘书的工作直接对领导负责,其结果、成败与领导直接相关。(二)社会化、行业化

秘书是当今世界最普遍的社会职业之一,拥有数量庞大、分布广泛且相对稳定的从业人群。它不仅具有一般社会行业的基本特征,而且有自己的行业规范,它的具体工作内容和工作方法都有明确而细致的规定。秘书职业普遍化和社会化的特点,使秘书职业成为一种新的社会行业。(三)专业化、知识化

秘书作为一种普遍存在的社会职业,其专业化程度越来越明显,专业化水平也越来越高。这种专业化具体表现为秘书工作分工越来越细,技术要求也越来越高。从文化程度来看,秘书是一支知识化的专业队伍。(四)自动化、高科技化

随着科技的进步,秘书工作的自动化程度越来越高,许多事务性工作由传统的手工操作转为计算机处理。通信事业的迅猛发展,计算机网络的出现,使通信的方式及手段更加多样化,大大增加了秘书职业现代化的科技含量,也提高了秘书工作的效率。(五)制度化、科学化

秘书职业化和社会化的特点,使秘书管理成为必然。各级各类秘书组织都针对秘书及秘书工作制定了严格的管理制度,如行业准入方面普遍采取资格认证制度,从组织上、制度上及用人机制上使这一专业的、非业余性的工作形成分级分类的管理体系,明确职责范围、有完善的专业教育和培训制度、有规范的考核评定标准和有效的选拔用人机制等。职业化的发展趋势促使秘书职业科学地发展。(六)年轻化、女性化

从年龄结构来看,世界各国的秘书从业者主要是年轻人,大多数秘书人员年龄为20~30岁。从性别比例来看,秘书队伍中女性秘书要远远多于男性秘书。

三、秘书工作案例

案例,英文是“case”,意为个案、实例和事例、例子等。医学上常称为“病例”,法学上称作“判例”,军事上称作“战例”,管理学称为“案例”。目前,“案例”一词已经被广泛认同,普遍用于管理学科的各个领域。

案例具有三个基本要素:

一是以事实为依据。案例编写与小说创作不同,除案例中涉及特定名称和保密数据等不便公开的信息可以掩饰、删除或合并外,其他信息一般不得篡改或夸大。

二是要有问题意识。每一案例必须涉及一个或多个问题。如本书第六章案例一“漠视法规终酿恶果”涉及秘书应如何提高保密意识,防止泄密的问题;第十章案例二“迟来的尊敬”涉及秘书的综合素养、礼貌礼仪等问题。

三是具有明确的教学目的。秘书工作案例是反映秘书工作实践中人、事、组织等问题的案例。

在秘书工作领域,案例是对秘书工作中一个或几个问题的描述,具有公务性、广泛性、丰富性和角度多元性的特点。

四、秘书工作案例的分类(一)根据学习功能划分(1)描述(评审)型:通常介绍某一秘书工作事件的全过程,有现成的方案或计划,要求案例使用者对之进行评审,指出其长处或不足。(2)分析(问题)型:通常在情况描述中隐含一定的问题,要求学生把问题发掘出来,分清主次,探究原因,拟定对策,最后作出判断。(二)根据篇幅划分

秘书工作案例根据篇幅可以划分为:微型案例(500~1 000字);小型案例(1 000~3 000字);中型案例(3 000~10 000字);大型案例(10 000字以上)。(三)根据教学与学习方式划分

秘书工作案例根据教学与学习方式可以划分为:讲解型案例、讨论型案例、亲验型案例(根据真实情景,编写出让学生扮演某一角色的案例)。(四)根据表现形式划分

秘书工作案例根据表现形式可以划分为:文字案例和多媒体情景案例。第二节 案例教学

一、案例教学

案例教学是围绕一定的教学目的,把从实际工作中收集到的真实事例加以典型化处理,形成供受训者思考、分析、判断的案例,通过自我研究和相互讨论的方式,使他们运用理论解决问题,提高工作能力,或通过分析解决实际问题,提高理论水平的教与学过程。“一个好的案例是一个把部分真实生活引入课堂,从而使教师和全班学生对之进行分析和学习的工具。一个好的案例可使课堂讨论一直围绕着只有真实生活中才存在的棘手问题来进行。它是学术思绪驰骋的依据。”

案例教学最早应用于法学和医学,20世纪20年代后开始应用于工商管理及其他管理学领域。在中国,案例教学始于改革开放之后,随着管理学科在我国高等教育中日臻成熟,案例教学逐渐普及。

秘书学专业案例教学始于20世纪80年代初,一批早期开办秘书学专业的学校率先尝试。近三十年来,随着秘书学理论体系的进一步完善和学科建设的长足发展,秘书学专业案例教学逐渐深入。其突出表现在以下三个方面:

一是案例教学进一步普及,特别是进入21世纪,随着秘书学专业学科建设、课程体系建立等问题被正式提出,案例教学的重要意义被重新认识,普通高等院校、成人教育及高职高专类院校都把案例教学作为秘书学专业教学的首选。

二是经过三十多年的教学实践,总结出了一套适应秘书学专业案例教学的方法,如反向思维法、问题法、对比法等。

三是随着案例教学的成熟,教学活动对案例的现实性、典型性和分析的针对性、理论性要求明显提高。

二、案例教学的特征

案例教学是一种将理论知识转化为发展智能的有效教学方法,概括起来有以下三个特点:(一)鲜明的目的性和针对性

秘书工作内容的多元化,使秘书工作案例所涉及的内容也呈现出多元局面。基于此,秘书工作案例教学首先要有明确的目的性,案例针对什么问题、需要解决什么问题应当非常明确。案例选材要针对教学目标,教学目标总体来说是要提高学生分析问题和解决问题的能力,使学生可以在复杂的案例分析中,通过不断思考、归纳、领悟,形成一套独特的适合自己的思维方式。因此,案例教学不是单纯寻找正确答案的教学活动,而是重视得出结论的思考过程,这个思考过程正是实现教学目标的重要手段。从这个意义上说,有针对性的案例教学可以提高学生分析问题、解决问题的能力。(二)高度的拟真性

案例是根据实际的调查活动编写出来的,具有一定的典型性和代表性。案例教学将这些高度拟真的情景展现在学生面前,要求学生认清秘书工作中的问题,并努力思考解决问题的方法。它使学生看透案例中零乱、虚实的状况,在纷至沓来和错综复杂的实际问题的处理中,学会观察、思考、分析、整理、加工、比较、推理、判断,增长才干,升华理性认识,提高自身独立解决问题的能力。(三)主体转换,师生互动

在传统教学中,教师是主体,而在案例教学中,学生是主体。学生是主体并不意味着教师可有可无,教师在整个案例教学中始终起着“导演”的作用,既要选择好的“剧本”(案例),创造参与环境,又要在课堂讨论中审时度势,因势利导,让每一个学生的能力得到充分发挥,获得最大收获。在案例教学中,教师不是咨询师,不需要告诉学生怎么做,而是要训练学生分析问题的本领和解决问题的能力。案例教学对教师的知识结构、教学能力、工作态度及工作责任心都有较高的要求。教师既要有渊博的知识,又要有丰富的教学与实践经验。

在案例教学中,学生由被动接受知识变为接受知识与主动探索并举。案例分析需要运用多门知识,学生不仅要有广博的知识,还应对知识的广度和深度进行新的开拓,运用所学知识对案例进行理论联系实际的思考、分析和研究。这有利于激发学生的学习兴趣,增强学生学习的自觉性,提高学生分析问题和解决问题的能力。案例教学是一种培养开放型现代化人才的好方法。

三、案例教学的意义

运用案例这种教学方法的意义有以下四点:

第一,案例教学有利于学生形成科学的思维方式。案例教学通过对一个个具体案例的思考,启发学生的思路,提高解决问题的能力。从阅读、分析、研讨案例,到提出解决问题的方案,学生得到了系统的思维训练,掌握了分析问题和思考问题的方法及解决问题的技巧。

第二,案例教学有利于培养学生学习的主动性、创造性和参与性。在案例教学中,教师从讲台走到了学生身后,学生由被动转为主动。情景模拟、研究讨论、教学互动,既调动了学生的积极性,又为学生提供了自我展示的机会。学生提早获得职场体验,同时也缩短了教学情景与秘书职场生活情景的实际差距,为学生进入社会奠定了知识基础与心理基础。

第三,案例教学有利于促进理论—实践—理论的良性教学模式的形成。案例教学实际上是“演练”与“实操”,通过案例教学使学生产生对秘书工作的敏感性,从案例中获取直接经验与间接经验,将从案例中得来的内化知识与实践中的多元相关知识加以整合,促使学生很好地掌握理论,发挥理论对实践的指导作用。

第四,案例教学有助于培养学生的职业能力。秘书工作案例是对某一秘书工作情景的客观描述或介绍,涉及秘书工作的各个方面。每一个情景包含一个或多个问题,蕴含着经验、教训、启迪、警示和睿智,以及解决问题的方法和技巧等。案例教学中对职场的多方位、多角度体验,使学生的职业能力得到充分锻炼和提高。

四、案例教学的基本形式与基本步骤(一)案例教学的基本形式

案例教学形式灵活多样,情景案例教学和案例讲解教学、案例讨论教学是案例教学的三种基本形式。

1.情景案例教学

情景案例教学的方法是借助音像等现代化手段,以图文并茂、形象直观、引人入胜为特点的教学形式。教师在教学中选择有代表性的案例,让学生通过现代数字化教学手段观看并进行分析和讨论。多媒体教学变抽象为具体,变静态为动态,化无形为有形,给学生的感官带来多方面的刺激,从而大大增强学生的学习兴趣,促进他们对案例内容的理解和记忆。同时,情景案例教学有助于增加课堂信息量,丰富教学内容。

2.案例讲解教学

案例讲解教学的方法是教师有目的地选择案例,提前告知学生,学生带着问题在课堂上听教师讲解案例,随时提问。

3.案例讨论教学

案例讨论教学的方法是把每次教学时间分成前后两个部分,前半部分教师讲解基本概念与基本知识,后半部分进行案例分析和讨论。应当注意的问题有:第一,教师应在课前将案例告知学生,以便学生有所准备;第二,讨论前,教师应介绍案例背景,确定讨论题目;第三,教师应组织好讨论过程,多少人一组、如何分组、讨论步骤、讨论结果的发布形式、是否设置角色演示、讨论结束后的总结等,教师都要精心考虑,认真部署。(二)案例教学的基本步骤

根据案例教学的特点,总结我国秘书教育教学经验,我们认为,案例教学应当与秘书学的基本原理和内容相联系,这样有利于理论联系实际,加深对理论的理解。教学可以按照以下步骤进行:

1.案例准备

无论是案例独立教学还是案例与概论结合教学,教师都必须要求学生课前做好准备。其准备内容包括:

第一,有针对性地选择案例。教师要指导学生有针对性地选择案例,选择最为典型、能联系实际解决真正困扰秘书人员的疑难问题。

第二,认真阅读案例。了解案例中的人、事、背景、问题起因与结果等。除对案例内容认真研读外,还要了解与案例相关的事件、政策、法律等。教师布置任务时要有明确的目的,以便学生围绕教学目的准备案例。

第三,对案例思考题进行思考,并回答问题:一是有哪些可选择的方案,倾向于哪种,为什么;二是怎样实施,具体计划是什么等。

2.案例分析

学生应在认真阅读案例的基础上,找问题,找原因,找对策,找出路,进行理性的思考与判断。案例分析可从以下角度进行:一是案例背景分析;二是案例详情分析;三是问题症结分析。根据实际需要,案例分析可以写成书面分析文章,也可以写成书面发言提纲,还可以只打腹稿。

3.分析交流

分析交流主要是就案例的分析及解决问题的方案发表各自的看法。交流的过程是互相学习、相互启发的过程,教师要善于发现好的分析意见和独特新颖的见解,并及时予以肯定;也要善于发现分歧意见,创造相互争论的氛围,促进问题讨论的深化。交流的形式可以是小组讨论、课堂发言、情景表演与评述等。交流中,教师既是组织者,又是参与者,教师要扮演好每个角色,把握好讨论主题,适时进行引导,对案例分析进行评价。

4.教师总结

在课堂讨论之后,教师要针对讨论情况作出评价和总结,特别是对讨论涉及的理论问题要联系实际作出分析和讲解。教师总结时应当考虑到秘书工作和秘书工作案例的特点,尽量不作关于解决案例问题的结论性意见。

5.撰写报告

通过分析交流与教师总结,学生对案例提出的问题有了更为深入的认识,对涉及的理论问题也有了进一步理解,在此基础上,教师应要求学生撰写案例学习报告。这是案例学习中的最后一个环节,是从感性认识上升到理性认识的过程,务必加以重视。撰写案例分析报告的要求:一是报告的格式要符合规范;二是提出的问题要有针对性;三是解决问题要有步骤、有措施。

五、案例教学应注意的问题

案例教学法是秘书学专业教学中适应性较强的教学方法,教学时应当注意以下四个问题:(一)有计划地开展案例教学

案例教学是一个系统工程,有非常明确的目的性,因此,教师应事前制订教学计划,明确教学目的和步骤,明确每一阶段的任务,以便学生根据计划提前准备背景材料。(二)分组讨论时小组人数安排应适当

分组讨论时小组人数一般控制在每组5~10人。人数太多,可能会有学生没有发言机会,从而使教学效果受到影响;人数太少,相互的激励与启发性可能降低。因此,合理安排小组人数,是保障讨论效果的重要条件。(三)合理安排案例教学各个环节

案例教学视教学内容与案例情况划分为若干环节,如准备阶段、讨论阶段等,每个环节、每个过程均因内容、形式、任务的不同而需不同的时间。教师在教学安排时,应认真测算各环节所需的时间,妥善安排进度,以保证整体任务的完成。(四)案例教学法与其他教学方法有机结合

案例教学法固然有很多优势,但也存在系统性不强、学生感性认知不够等局限,因此,案例教学不能替代系统的理论学习。必须将案例教学法与其他教学方法,如课堂讲授、参观见习等结合起来,发挥各自的长处,全方位、多角度地施教。要使案例教学充分发挥作用,不仅要求教学案例本身的质量要高,还要求教师具备相关知识、经验和必要技能,在教学中兼顾理论讲授与案例教学,最大限度地使案例教学达到应有的教学效果。第二章日常办公事务与管理第一节 基本知识与基本原理

一、秘书日常事务

秘书日常事务是指包括办公用品管理与环境管理、接待工作、值班工作、通信工作、印章管理等多方面的秘书常务工作。秘书日常事务较为琐碎、繁杂,人们常说“秘书工作无小事”,在秘书日常工作中要认真掌握各项工作的注意事项及处理问题的方式、方法。

二、办公用品管理与环境管理

办公用品是指在办公室工作中日常使用和消耗的物品。对办公用品的管理是秘书部门的事务性职责之一。做好办公用品的管理工作,将为工作的完成和提高办公效率,提供必要的物质保障,对合理调配和使用办公经费等有着十分重要的意义。办公用品的管理主要有三个环节:办公用品的采购、办公用品的保管和办公用品的发放。秘书人员应当根据所在单位的工作需要,结合办公经费的具体情况,有计划、有步骤地改善办公条件,厉行节约,加强管理。

办公环境包括人文环境和自然环境。人文环境与社会大环境、组织内部的职能环境有着密切联系,秘书人员只有不断积累经验、提升地位,才能在某种程度上对组织机构产生影响。秘书能够直接影响并在工作中加以选择、优化的,主要是自然环境,包括办公室所在地建筑设计、室内布局、环境布置、室内空气、采光、通风等。

优化办公环境应做到舒适、和谐、实用、安全。

三、接待工作

接待工作是秘书部门日常事务工作。在市场经济快速发展的今天,各社会组织之间的联系日趋紧密,各部门之间的相互依赖性更强,日常的迎来送往日益频繁,接待事务愈加繁重。接待工作的质量直接关系到组织的声誉和领导的形象,也直接关系到工作效率。因此,必须加强对接待工作的规范化管理,切实做好接待服务工作。

接待工作的具体内容包括:领导检查工作、调查研究;集体视察;兄弟单位参观学习、参观游览;领导需出席的仪式活动;宴请活动;纪念活动;慰问活动;节庆活动;庆功祝捷活动;悼念活动等。

接待工作的原则:安排领导公务活动,要适当分担,各就其宜;需要为准,尽量压缩;社会活动,宜多安排年长及德高望重者;业务活动,宜多安排第一线领导;自愿为主,商谈为辅;原则性与灵活性相结合。

接待工作须注意的事项:一要制订详细的接待计划;二要做好必要的物质和资料等方面的准备;三要在有关部门间搞好协调;四要在需要时查看现场,逐项落实,做到万无一失;五要随从秘书随时做好相关记录,以便事后分析和研究;六要在活动结束后协助领导做好总结工作;七要在整个随从工作中时刻注意维护领导的形象和威信。

四、值班工作

各级各类社会组织,为了能在下班时间或节假日休息时间有人处理临时发生的紧急事宜,做好本单位的安全保卫工作,一般都会安排人员值班,施行轮流值班制度。值班工作是秘书部门的常务工作。

值班形式一般有三种:一是总值班室,也称特设值班室,是由在较高层次的领导机关和某些专业部门设立专职人员组成的常设值班室;二是一般值班室,由秘书部门统一管理,节假日秘书人员和其他工作人员(领导)轮流在规定时间值班。三是联合值班室,遇有重大活动、紧急情况或特殊需要临时组成的值班室。

值班的职责:主要处理在正常上班时间之外发生的紧急事宜和做好本单位的安全保卫工作。具体职责是:接收处理上报、下发的文稿和信函;承办领导或管理部门交办的紧急事项;处理本单位的电话事务;接待来访人员;处理急文急电;处理突发事件和应对紧急情况;做好本单位的防盗、保密工作;填写“值班日志”等。

值班工作要求:熟悉业务,掌握基本情况,发挥信息枢纽作用;要有高度责任感和警惕性;做好值班记录,严格履行交接班手续;做好值班室的保密工作和值班期间的安全保卫工作。

五、通信工作

通信是秘书工作中非常普遍而重要的工作手段之一。秘书的通信工作,包含秘书通信活动的组织、管理和实施。随着电信技术、网络技术的迅猛发展,秘书通信工作日益智能化和高效化。

通信工作的范畴主要包括:建立健全通信工作制度;通信设备的计划与采购;通信设备的应用,诸如了解电话、电报、传真、邮件的特点并能够正确地操作和使用,熟悉国内函件、邮政快件、特快专递、电子信函的区别,掌握邮件发送和接收的程序、要求;通信设备的日常维护等。

通信工作的要求:一是要及时迅速,提高通信工作的效率;二是要准确无误,提高通信工作质量;三是要安全保密,确保通信工作的可靠;四是要经济适用,提高通信工作的效益;五是要较好地运用沟通方式与沟通技巧,态度和蔼谦逊。

六、印章管理

管理印章,是秘书的重要职责之一。

秘书管理的印章,主要有两种:一是社会组织的公章,它是本组织职权的象征,是本组织行使权力的重要工具,也是本组织职能作用在法律上的标志。二是领导因工作需要使用的个人名章,属公务专用,代表单位领导以及法人的身份,它与单位公章一样具有处理公务的职能。

印章管理要制度化、规范化。秘书必须建立用印登记簿,登记内容包括用印时间、用印单位及经手人姓名、盖印份数、批准人、经办人等,以备查考。

加盖单位印章,原则上是哪一级的印章须经相应的那一级负责人批准。重大事项,多使用本组织公章;某方面的业务活动,多使用部门印章。一般而言,能使用部门印章的,就不要使用本组织公章。

盖印是使文件、材料生效的标志,所以印章要保持清洁,字迹清楚,印油均匀,使之清晰醒目。印章加盖要端正,不要倾斜,更不能颠倒。第二节 案例与分析【案例一】

用心的秘书

秘书小刘到大华公司任职一周了,她每天早早来到办公室,认真工作,并且细心观察,发现办公室存在不少问题。例如,一些重要的或者需要保密的文件存放在一台公共电脑里;秘书王刚报销的现金随手放在抽屉里;办公室无人时也经常不锁门;办公室电脑的电源插线板放在地上;电线及电话线在办公桌之间拉来拉去,不小心就会绊倒人;门口饮水机旁边也有一个电源插线板;公用书架上的书放得乱七八糟,而且堆得很高,想要找到自己想看的书有时需要搬开几十本书;电脑、打印机上积了很多灰尘,打印纸随便放在一旁,有一些已经被抽出来,有的与桌上的一些材料混在了一起;一张没人坐的转椅上堆满了书籍、报纸,以及公用的字典和信息资料等。

面对这样的情况,小刘应该怎么办?【问题思考】

1.有人说,办公室的环境是大家的,办公设备的摆放、照明设施的安装等问题都不是秘书能够决定的,对于如何优化办公室环境这一问题,秘书难以有所作为,所以秘书根本不用去管办公室的环境,你怎么认为?

2.作为秘书人员,你是否会关注办公室的绿化?【案例分析及参考要点】

优化办公环境,关注办公室的安全,是秘书日常工作的一个重要方面。对于秘书人员来说,日常工作中的重要一项是保持办公环境安全、整洁、舒适、实用。好的办公环境,能使办公人员主动、积极、愉快地工作,有利于塑造组织的外部形象,也有利于提高员工的工作效率。而办公环境安全与否,更是关系重大。在以上案例中,秘书小刘通过自己的细心观察发现办公室的一些问题,是尽职尽责的表现。小刘发现办公室在整洁与安全方面均存在一些问题,要解决这些问题,应该做到:(1)办公设备如电脑、打印机等,应及时清洁、维护,否则会对设备造成一定损害。(2)打印纸应放在一个固定而又稍隐蔽的地方,放在桌面上容易与其他材料弄混,而且容易沾上灰尘,影响使用。(3)过期的文件、资料应及时进行清理存放,不要随手把报纸、书籍、文件堆放在桌子上,而应根据其内容和重要程度分别放置,这样既节省了空间,也便于日后快速查阅。(4)应有强烈的保密意识,应注意办公文件的保管。重要文件不应存放于公用电脑中。使用完公用电脑之后,应及时将重要文件删除或设置密码保存。(5)注意办公设备及操作中的隐患。如电线磨损裸露要及时更换,电源线与电话线不要随处铺设,尤其在人行过道及人员经常活动的地方。如要铺设,应采取可靠的安全防护措施。电源插线板应放在较隐蔽的位置或者固定在一个安全的位置,不能随地乱放。饮水机旁放置电源插线板也存在安全隐患,稍不留意可能会将水倒入插线板插孔,引起短路,应将电源插线板放置在离水源较远的位置。(6)要注意办公室的财物安全,做到人离即锁门,防患于未然。现金应由专人负责保管,存放现金的抽屉应随时上锁。

除了以上这些方面,办公环境的优化还有许多方面需要注意,如:(1)积极维护办公室工作环境。秘书要养成好习惯,经常打扫卫生、及时清理桌面等,每天下班前应检查电脑里的文件是否保存好、电源是否关闭,并将用过的资料收拾、整理好。(2)树立安全意识,识别办公室安全隐患。定期检查办公场所及办公设备的安全,尤其对水、电使用中的不安全做法,应及时予以纠正。

总之,秘书应养成良好的工作习惯,努力为大家创造一个安全、舒适的工作环境。【案例二】

接电话并不简单

小刘大学毕业后找到一份不错的工作,在跨国企业华强公司任秘书。办公室李主任安排小刘第一个月的主要任务是接电话。小刘心里暗想,让我一个堂堂大学毕业生做这么简单的事情,太小看我了吧!然而,让小刘没想到的是,第一天上午就出了问题。

这不,电话铃响了,小刘赶紧抓起电话:“喂,你找谁?”没想到对方一听就挂断了电话。小刘吐了吐舌头说:“神经病啊!”正巧李主任经过,问小刘说谁神经病。小刘只好把刚才的经过说了一遍,李主任批评小刘接电话时没礼貌,小刘连忙点头称是。

电话又响了,小刘不慌不忙地拿起电话,声音甜甜地说:“你好,华强公司,请讲。”“你们王总在吗?我有急事找他。”电话里传来对方焦急的声音。

小刘一看,王总正在办公室里看文件,立即说:“王总在,你稍等。”

小刘立刻将电话转接给王总:“王总,您的电话。”“谁打的电话?”王总问。“不知道,说是有急事找您。”小刘答道。

只见王总皱了皱眉,拿起了话筒。不一会儿,小刘就听到王总在电话里和对方吵了起来。王总挂了电话后,生气地对小刘说:“以后有找我的电话先问清楚,别把拉保险之类的电话也给接进来。”小刘脸红了,心想,原来接电话并非那么简单,下回一定要问清楚。

这时,电话铃又响了。小刘拿起电话,打起精神说:“你好,华强公司,请讲。”“请问张助理在吗?”对方轻声地问道。

小刘刚刚看到张助理出去洽谈业务了,下午才会回来,于是说:“张助理出去了,你有什么事情吗?等张助理回来,我转告他。”“哦,是这样,我昨天跟他约好的,有重要的事情一定要直接跟他讲。麻烦你告诉我他的手机号码。”小刘就找出张助理的手机号码告诉了对方。

这时桌上的两部电话同时响了起来,小刘赶紧抓起其中一部,说:“华强公司,你哪位?”“我是你们公司的老客户,找王总有要事。”“王总这会儿正在开会,你晚一些再打来吧!我这会儿还有别的事情!”小刘快速说了一连串的话,然后啪的一声挂断了电话。

另一部电话仍然在响。小刘拿起电话:“你好,找谁?”“华兴公司吗?我找秦小姐。”“什么秦小姐?”“你们是生产沐浴液的华兴化工公司吗?我找公关部秦小姐。”“打错了!”说完小刘把电话重重地一挂,长长地舒了一口气。“没想到,接电话这么烦!”小刘心想。刚想喘一口气,这时张助理回来了,他生气地问:“小刘,是你把我的手机号码告诉那个广告商的吗?我跟客户谈业务时他一直不停地打我的电话,吵死了。你知不知道不可以随便把手机号码告诉别人?”

王总开完会回来了,小刘汇报刚才有个客户打电话找他的事,王总说:“肯定是那个很重要的东北客户,他们好像还需要再订购一批产品,前几天一直没联系上,你有没有问他是怎么回事?”“这个,我忘了问了。”小刘红着脸低下了头……【问题思考】

1.秘书工作相当琐碎,就接听电话一事,每天都忙于应付,在这样的情形下,该如何保持清醒的头脑和热忱的工作态度?

2.秘书接听电话有哪些规范,应该注意哪些问题?【案例分析及参考要点】

接听电话是秘书日常工作中最为常见的内容之一。电话是联系外界的最主要方式之一,接听电话对于秘书人员来说,关系到组织意图能否准确传达出去,外界信息能否如实接收回来,也关系到组织的形象,对能否顺利开展工作有着很大影响。认真对待这种看起来并不起眼的事情,认真琢磨其中的窍门,对于秘书人员来说至关重要。

该案例中,秘书小刘刚参加工作,对于接听电话这一工作没有足够重视,加之缺乏工作技巧,不仅使自己手忙脚乱,而且工作完成情况也难以让领导满意。

案例中小刘共接听了五通电话,下面分别进行分析:

接第一通电话时,小刘不应听到电话铃响就匆忙拿起话筒,应等电话铃响两三声之后再拿话筒,要给自己留下少许做准备的时间。第一句话就应说出本单位的名称。而小刘的一句“喂,你找谁”表现得非常不礼貌,所以令对方生气地挂断了电话。

接第二通电话中,小刘应问清楚对方是什么人,找王总有什么事情,不能立刻就把电话转给王总。案例中小刘未经询问就将电话转给王总,既造成了尴尬的情形,又浪费了上司的时间,令上司十分不愉快。如果打来电话的人与企业不相关,秘书应为领导“挡驾”。

接第三通电话中,小刘未征得本人同意,就将张助理的手机号码告诉对方,遭到张助理的埋怨。手机号码是个人信息的一部分,应该受到隐私权的保护。如果对方真的有特别紧急的事情,可以请他留下电话,等与张助理联系之后,再给对方回复。

接第四通电话中,对方自称是公司的老客户,小刘应该问清楚他有什么事情,而不能因王总不在就简单地挂断电话,这样可能会耽误重要的事情。此外,在电话中说“我这会儿还有别的事情”,会让对方感觉自己被怠慢,十分不礼貌。

接听的第五通电话是一个打错的电话。对待这样的电话,不应该以简单的一句“打错了”了事,这样做既显得自己没涵养,对企业的形象也不利。接到打错的电话,应该礼貌对待,并且告诉对方本企业的全名,甚至可以捎带介绍一下本企业,为企业赢得潜在的客户。

对于秘书来说,在日常的接听与拨打电话的过程中,不仅要有礼貌,耐心地搞清楚对方的意图,还要养成记录电话内容的好习惯。要记录来电时间、来电人、来电内容、是否需要回复及处理意见等,这样便于秘书合理安排时间,不遗漏任何问题,并及时安排处理,同时也有助于日后查阅。总之,小小电话学问多,千万别以为接听电话是简单的小事。【案例三】

为领导“挡驾”

爱华公司的刘秘书正在埋头起草一份文件,这时电话铃响了。拿起电话,刘秘书听着对方的声音,猜测可能又是那位推销员王先生打来的电话,一问确实就是他。原来这个王先生已经打过好几次电话了,看来挺有耐心的,非要跟经理通上话。上周他第一次打电话来时,刘秘书听着王某的自我介绍,判断出这电话不是高经理正在等的电话,也没有什么重要的事情,就对他说:“很抱歉,高经理不在。我会将此事转达给高经理,请您留下姓名和联系方式。”事后刘秘书向高经理作了汇报,高经理说曾在一次交易会上见过此人,对他印象不佳,不想跟他有生意上的往来。因此后来的两次来电刘秘书都以高经理出差或其他原因给推掉了。

今天他又打来电话,称有重要事情,非要找到高经理不可。此刻,刘秘书应该怎么办?【问题思考】

1.在实际工作中,有哪些为领导电话“挡驾”的好办法?

2.在为领导“挡驾”时,秘书常常要说一些诸如“领导开会去了”等可能并不真实的话,你认为这是否有违秘书的职业道德?【案例分析及参考要点】

由于某些原因,有时会有一些领导不愿接听或不便接听的电话,面对这样的情况,秘书应机智灵活,随机应变,为领导“挡驾”。首先,秘书应有为领导服务的意识。对于来电应有准确的判断力,即使领导在办公室,也不能马上将找领导的电话转接过去,要问清楚对方的基本情况,了解对方的来电意图,判断是否是领导愿意接听的电话;如果不能立刻作出明确的判断,应先征求领导的意见。如可以先跟对方说:“您稍等一下,高经理今天要去开会,我去看看他还在不在办公室”,给自己留下与领导联系的时间,问明领导意图,再决定是否为领导“挡驾”。

本案例中,秘书作出了正确判断。领导“不想跟他有生意上的往来”,所以不愿接听此人的电话。在这种情况下,首先秘书应礼貌接待,耐心倾听,然后婉转地告诉他:经理不在。如果对方一再打电话来坚持要见经理,可以这样告诉他:“对不起,您的事情我已经请示过高经理了,高经理说目前本公司暂时不需要这方面的业务,以后如果有需要,我们一定会先跟您联系。”【分析对比】

为领导“挡驾”是秘书经常会遇到的情况,适当的时候也可以采取分流的办法,如案例中王先生一再称有事情要跟经理谈,刘秘书可以请他大致介绍一下情况,如果与本公司的业务有关,可以将电话转到具体的业务部门,告诉他高经理此时无法接听电话,跟职能部门的领导谈也是一样的。如果对方的电话令人不堪其扰,不希望他再打电话来,可以这样说:“对不起,您所提供的业务我们公司确实不需要,请不要再浪费您自己的时间了。”【案例四】

繁杂事务要理出重点

华美公司有一个重要会议,时间是下午两点,地点在公司的小会议室。公司参加会议的人员有王总经理、销售部方经理和总经理秘书小刘。

秘书小刘一早就来到办公室,打算为下午的会议做准备。

不巧的是,上午临时又有了新的安排,小刘要去总公司取一份重要文件。等她办完这件事回到办公室已是十点多钟。没等她在办公室坐稳,就看见两个陌生人径直往总经理办公室走去。小刘连忙拦住二人,问他们有什么事。二人不耐烦地说:“我们是王总的朋友,今天都等了一早上了,必须马上见到你们王总。”小刘说:“对不起,你们稍等一会儿,我跟王总联系一下。”王总在电话里告诉小刘:“我不认识他们,你‘挡挡驾’吧!”小刘跟这两人周旋了好一阵子,总算把两个人给送走了。这时,电话又接连响起来,小刘急忙一一接听……

整个上午小刘忙得焦头烂额,竟忘了安排下午会议的准备工作,直到吃午饭的时候她才想起来。请问:(1)小刘应如何补救准备工作的疏忽?(2)在接待对方人员时,小刘应注意哪些礼仪?作为秘书,小刘应如何作引见介绍?(3)小刘应如何为领导“挡驾”?【问题思考】

有人说,凡是无约人员都应该一概拒之门外,你认为这样做对吗?为什么?【案例分析及参考要点】

作为秘书日常工作之一的一般性接待,可以分为有约接待与无约接待。在有约接待中,秘书应事先做好相关的准备工作。首先,应做好环境与物质方面的准备,会客室要清洁、明亮、整齐,会客室应准备好桌椅、茶水等,最好摆放适宜的植物,令来访者感受到舒适而友好的环境氛围。如果是洽谈业务,秘书还要为上司准备好相关资料。其次,要做好充分的心理准备,迎来送往都要举止得体,彬彬有礼。在约见之前如果没有做好相应的物质与心理准备,客人来了之后秘书会手忙脚乱,自顾不暇,难以从容地做好接待工作。

本案例中首先涉及有约接待。下午两点钟有客人要来,秘书小刘应提前为约见做好相关的准备工作,以保证约见按计划顺利进行。但是因为临时安排的工作、处理一个无约接待及日常事务而花费了较多的时间,险些耽误了下午的约见准备。秘书工作琐碎而繁杂,常有意想不到的事情发生,这是秘书经常要面对的情况。秘书应分清工作的轻重缓急,合理安排时间,把既重要又紧急的事情优先完成。本案例中,小刘没有安排好自己的工作顺序以致险些耽误了重要工作,作为秘书人员要避免这样的现象发生。小刘可以尝试这样做:第一,另派人去取文件;第二,对于突然闯入的两个无约人员,先行阻拦,然后转交其他秘书去处理,自己立刻去准备下午的约见。

针对案例中提出的问题回答如下:(1)到了中午小刘才想起尚未为下午的约见做准备,她应该立刻去会议室查看环境卫生与桌椅、茶水等,适当做好环境布置,人手不够时,应立刻请同事协助,此外,要根据下午的约见主题,决定是否需要准备相应的文字资料或电脑等用具。小刘还应在约见时间前十至十五分钟提醒王总及方经理到场,并做好迎接客人到来的准备。(2)本案例中,小刘可以在办公室等待客人到来,或者到公司大堂去迎接客人,见到客人后应礼貌地起身相迎,并热情地向客人问好;一般情况下,客方的秘书会先作自我介绍,然后按职位的高低依次为刘秘书介绍其他客人。刘秘书应礼貌地称呼对方的每一个人,并妥善地引导客人前往会议室,与等待在会议室的己方人员见面。秘书在引导客人时,自己应走在客人的左前方,相隔一步到一步半距离为佳,体现以右为尊、为上的原则。秘书小刘引导客人来到会议室,应为宾主双方进行介绍。一般情况下,介绍人与被介绍人都应站起来,介绍时要注意先后顺序,一般先为客人介绍主人,在介绍己方人员或客方人员时都遵循地位由高到低的原则。在整个接待过程中,小刘应做到亲切迎客、热情待客、礼貌送客,每一个环节都应有礼有节,令客人感到亲切友善,宾至如归。(3)针对两个无约人员,秘书小刘既不能有求必应,又不能无礼怠慢。秘书必须学会有效地甄别、过滤不速之客。本案例中的两人自称王总的朋友,小刘并没有马上相信,而是通过与王总联系弄清真相。了解了真实情况和领导的意图后,小刘可以告知对方此时王总无法接待,问清客人的来由,如果需要,可以把他们介绍到相关的部门去,或者留下联系方式,告诉他们会请示王总之后再跟他们联系。总之,要灵活处理,既不要让客人感到尴尬,又要避免浪费过多时间。

不论是有约接待还是无约接待,秘书都应保持适度的礼貌与热情,既要能友好诚恳地接待上司愿意见到的来宾,又要有礼有节地为上司“挡驾”,婉拒上司不愿见到的不速之客。【案例五】

值班工作的主要任务

星期天,华宇公司的秘书小刘一早就来到办公室,这天她值班。她打开值班日志,看了看昨天晚上秘书小李的值班记录,发现还有两件工作今天要跟踪:公司的大客户新丰公司购买的大型生产设备出现了问题,约好了今天由两名技术人员上门维修,已电话通知了技术部的小张与小成;公司王总经理乘坐今天下午四点的飞机前往北京,因为临近春节,机票较紧张,今天上午机票才会送到公司,拿到机票后要通知司机小何来公司拿机票并送王总去机场。看完值班日志,小刘正准备打几个电话落实上述事宜,突然公司保安打来电话,说有一个自称是总经理亲戚的人非要进来见王总经理,说王总没有来公司他也不相信,问小刘怎么处理。【问题思考】

1.在值班时,如果生产部门突然出现生产事故,作为值班秘书的你,应当如何处理?

2.对于不听劝阻强行闯入公司的陌生人,应当怎样劝说,并妥善处理这一事件?【案例分析及参考要点】

值班,一般是指一个组织由相关人员在休息期间留守岗位,以维持组织的正常运转,处理紧急事务。值班时需要填写值班记录,即值班表或值班日志。一份完整的值班表通常包含以下内容:值班日期、时间、地点、人员、值班工作及注意事项等。值班人员应认真填写值班记录,以保证值班工作的连续性,确保值班工作的顺利进行。秘书小刘到岗后按程序办事,先查看值班记录,了解自己值班期间需要做的工作,是个好习惯。

如果我是秘书小刘,我会根据值班记录,掌握先前的情况,做到心中有数。对来访者,先告知来访者不能接待,如果属于工作关系,可以与相关部门联系解决。如果确属重要事情或能够证实其亲戚的身份,需要王总出面,也要先与王总联系,征求王总的意见再作决定。处理好这件事情后,迅速跟踪值班记录中的两件工作。

值班是一项综合性的工作,主要任务包括:(1)及时传递信息。这是值班工作的主要任务之一。及时处理来文、来电或来函,能直接处理的就及时妥善处理,没有把握的不要随便许诺;重要或紧急的函件要立即呈报有关领导或转告有关部门。(2)做好接待工作。值班通常是在非正常上班时间,来访者一般先由值班人员接待。值班人员应根据来访者的意图,作出合理的安排和答复。对于直接找上司解决问题的来访者,应视情况加以甄别和过滤,或安排约见,或耐心解释,或婉言谢绝,不能来者不拒,有求必应。(3)承办临时事项。值班人员有时还需要承办上司交代或其他部门委托的临时事项,如购买物品、迎送客人、传话、找人等,有较强的随机性,虽很琐碎,但也应认真对待。(4)处理突发事件。值班人员有时会遇到一些突发的紧急情况,如生产事故、交通事故、失火、失窃等。值班人员应沉着冷静地处理,或及时向上司汇报、请示,或尽快向有关部门求援等。(5)注意组织的安全工作。特别是对于那些无保安、无岗哨的单位,值班人员对于外来者应严加审核,履行有关手续。(6)填写值班日志。每天值班工作结束之前,应做好值班工作记录,填写值班日志,以保证整个值班工作的连续性。【分析对比】

案例中,自称是王总亲戚的人来找王总,并表示一定要见王总,秘书小刘应首先作出判断,从来人的言谈举止中判断对方所言是否属实,如果难以作出准确判断,可以打电话向王总求证。即使证实了是王总的亲戚,找王总有事,也必须征得王总的同意方可将王总的联系方式告知对方。工作中时常会遇到自称某领导亲戚的人求见,遇到这样的情况一定要慎重对待,谨防上当。【案例六】

擅离岗位险酿事故

某星期日下午三点多,东方公司秘书小文正在值班,接到好朋友小美打来的电话,小美说斯奇服装公司的服装正在打折,今天是最后一天,约小文一起去看看。小文说她正值班,要到五点才下班。这可怎么办?小美说:“值班一般都没什么事儿,大周末的谁会有什么事呀?你悄悄出来吧,反正只有一个多小时就可以交班了。”

小文想了想,也是,今天值了快一天的班,也就接了几个电话,无非是些咨询业务的,有的还是推销保险的,都是些无关紧要的事情,都不值得往值班记录本上写,出去一会应该没事。于是小文就锁上办公室的门出去了。没想到正当小文与小美兴致勃勃地在商店试衣服时,办公室黄主任打来电话,问小文在哪儿,怎么没有去值班?小文一看,都快五点了,怎么这会儿倒有事了?

原来就在半小时前,公司的客户新强公司给黄主任打电话,说他们购买的东方公司的财务软件刚才出现了严重问题,导致他们公司的财务系统瘫痪,要求立刻前去处理,否则延误了时间会造成重大损失。该公司负责人打值班电话一直没人接,才将电话直接打给了黄主任。黄主任立刻把情况转达给客服部相关人员,现在客服部人员已赶到新强公司。黄主任很生气,批评小文擅离职守,严重违反了值班工作制度,“要不是我手机开着,这会儿还不定出了什么事”。小文受到了严厉的批评,为此事还被扣去了当月的奖金。

小文大呼冤枉,说她只不过早走了一个多小时,怎么偏偏就出事了呢?

你认为小文真的冤枉吗?

值班工作制度包括哪些方面?小文违反了值班工作制度中的什么要求?【问题思考】

1.有人说,值班也就是接接电话而已,没什么重要的事,你认为是这样吗?

2.秘书值班工作的内容包括哪些?其中最重要的工作是什么?

3.秘书值班工作制度包括哪些内容?【案例分析及参考要点】

小文挨批评甚至被扣奖金,并不冤枉,因为她的确违反了值班工作制度。值班工作是办公室不可缺少的一项经常性工作,也是秘书的工作内容之一。要保证值班工作顺利进行,值班工作就应做到规范化、制度化。值班人员应将值班工作制度作为自己必须遵守的工作准则。

值班工作制度主要包括以下几方面内容:(1)岗位工作制度。其目的是明确规定值班工作的职责范围及工作纪律,对值班人员的上岗时间、交接班时间及请假办法等,都应作出明确的规定。值班人员应坚守岗位、尽职尽责地完成值班工作。(2)领导干部值班制度。这是一些机关单位实行的值班制度,要求每天或每周除一般的值班人员之外,还应有一名中层以上干部负责整个值班工作,以便紧急处理当班期间发生的重大事件。(3)请示报告制度。值班人员如果遇到重大问题或无把握处理好的问题,不能擅作主张。对重要、紧急的事件应及时报告,不得拖延或知情不报。对于一些特殊的紧急事件,可边处理边报告,切不可办而不报。(4)交接班制度。为了保证值班工作的连续性,要求值班人员把值班工作情况,特别是待办的事项和重要情况向下一班的值班人员交代清楚,并在规定的时间内做好交接班工作。(5)保密制度。在值班工作中,若接到需要保密的来电来函,要严格按照相关规定办理,不得泄露组织秘密。(6)安全防范制度。值班人员应有明确的安全防范意识,要注意防火、防盗、防诈骗等,此外,还要定时进行巡视检查,对于陌生的来访者,既要热情接待,又要提高警惕,以免上当受骗。

从以上值班工作制度的主要内容可以看到,案例中秘书小文违反了岗位工作制度,在值班时擅离岗位,险些造成严重后果,理应受到处罚。【案例七】

管印章的刘秘书

快到下班时间了,大华公司的刘秘书正收拾自己的桌面准备离开,公司综合部职员王平来找他:“刘秘书,我这儿有份紧急会议通知要赶快发出去,你赶快帮我盖一下章。”“什么紧急通知?怎么这么晚才来盖章?有领导签名吗?”“黄主任有事先走了,还没来得及签名,这事又不能等到明天。你就给盖一下吧!明天早上一上班我就得把通知发出去。”

刘秘书接过通知一看,是一份明天上午的会议通知,这事情确实很紧急。正当他打算盖章时,电话响了,是刘秘书的女朋友小玲打来的,小玲约刘秘书半小时后在电影院门口见面。刘秘书一看时间紧急,就指着一个未上锁的抽屉对王平说:“公章就在那儿,你自己盖吧。我先走了。你盖好了还给我放在这个抽屉里,千万给我放好!”

第二天,刘秘书才知道这份会议通知出了问题,未经领导批示不说,通知的内容也有错误,可是王平一早就把通知发出去了。【问题思考】

1.印章使用不当,可能导致严重的后果,甚至可能会出现利用印章管理的漏洞做出违法犯罪的事,对此你有何认识?

2.秘书管理的印章主要有哪两种?

3.印章管理为什么要制度化、规范化?【案例分析及参考要点】

从某种意义上说,印章是权力的象征和职能的标志。印章具有权威作用、凭证作用与标志作用,对于印章的刻制、颁发、启用以及保管、使用,国家机关或企业都有相应的管理制度,任何组织及个人都应该按照相关的规定来开展工作。案例中刘秘书作为印章管理人员,对于印章的重要性与权威性没有足够的认识,在印章的保管与使用中过于随便,尤其对未办理完整审批手续的文件,并未审查内容,这也是造成通知内容错误的原因之一。

一般而言,印章大都交由秘书或秘书部门保管,管理要求是:第一,专人负责。印章是组织的代表性标志,因此组织对保管者应严格审查,选择政治可靠、工作负责、坚持原则的人员来管理印章。第二,妥善保管。管理印章的人不得委托他人代取代用印章,印章应存放在安全可靠的地方,最好是放在保险柜里,并且要养成随用随开锁、用完即上锁的好习惯。案例中刘秘书将印章放在不上锁的地方,让他人代为盖印,实属不当。

印章的使用一般要注意以下几方面:(1)严格履行用印批准制度。常规用印,印章管理者可以在职责范围内盖章。非常规用印,需经主管领导或办公室主任批准后方可盖章。若发现不符合用章原则和手续不齐全的情况,管理者或报请主管领导批准,或暂缓用印,甚至可以拒绝盖章。(2)严格监督用印。印章管理者对印章的使用有监督权。用印前,管理者应对用印内容进行审查,如发现问题,应在纠正后或报请有关领导同意后再盖章。一般情况下,除非有机关领导特别批准,印章管理者不宜在空白凭证上盖章。(3)严格执行用印登记制度。为了备查和更有效地发挥对用印的监督作用,应建立健全用印登记制度。一般而言,用印应该进行登记,登记的主要内容包括用印时间、用印部门、用印内容、批准人、经办人签名等项。(4)认真盖好印章。盖印要讲究质量,要盖得端正、清晰,盖印时用力均匀,印泥颜色要浓淡适宜,并盖在规定的位置。(5)在办公室用印。一般情况下,印章不得带出机关或单位,不得在办公室以外的地方用印。

根据以上印章管理与使用的相关规定,案例中刘秘书以下的做法均属不当:(1)印章的保管过于随便。刘秘书将印章放在没有上锁的办公桌抽屉中,极易被盗用。(2)印章的使用不当。印章管理者在用印前应审查有无领导审批,经过领导批准方可用印。案例中王平拿来的会议通知未经领导审批,也没有领导电话通知,不能盖印。(3)刘秘书把印交给王平就走了,没有履行管理者的监督职责,是极不负责的做法。(4)案例中刘秘书让王平用印,没有进行登记,属于不当。

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