如何高效办公：Word2013经典应用技巧大全(txt+pdf+epub+mobi电子书下载)

作者：孙晓南

出版社：中信出版社

格式: AZW3, DOCX, EPUB, MOBI, PDF, TXT

如何高效办公：Word2013经典应用技巧大全试读：

要想使用Word快速有效地编辑和处理文档，就需要掌握Word的使用技巧，本章将为大家介绍文档的操作技巧、文字录入技巧和文档的编辑技巧，帮助读者打下坚实的基础。1.1　文档的基本操作技巧

使用Word 2013可以进行文字编辑、图文混排及制作表格等多种操作，但前提是要掌握Word文档的基本操作技巧，主要包括新建、保存技巧等。1.1.1　根据现有模板新建文档

Word 2013为用户提供了多种模板类型，利用这些模板，用户可快速创建各种专业的文档。根据模板创建文档的具体操作步骤如下。

Step 01 在文档中切换到“文件”选项卡，单击“新建”选项。

Step 02 在窗口右侧将看到程序提供的模版样式，单击需要的模版样式。

Step 03 在弹出的对话框中可看到模版的相关信息，单击“创建”按钮，程序将自动下载该模版。

Step 04 稍等片刻，待下载完成后，即可看到创建的模版效果。1.1.2　快速打开最近编辑文档

Word具有显示最近使用过的文档的功能，这样用户就可以在编辑过程中快速的打开使用过的文档，而不必按其路径一步一步的找到。

方法为：在Word程序窗口中切换到“文件”选项卡，单击“打开”选项，此时窗口中间将默认选择“最近使用的文档”选项，在右侧可看到最近是有使用的所有文档，单击需要的文档即可将其打开。

提示：在鼠标指针指向“最近使用的文档”栏中的某个文档时，其由此将显示一个名为“将此项目固定到列表”的功能按钮，单击该按钮，可将这个文档固定在“最近使用的文档”栏中，以便每次使用时可快速将其打开。1.1.3　保存文档的方法有哪些

对文档进行相应的编辑后，可通过Word的保存功能将其存储到电脑中，以便以后查看和使用。如果不保存，编辑的文档内容就会丢失。

无论是新建的文档，还是已有的文档，对其进行相应的编辑后，都应进行保存，以便日后查找。

下面以保存新建的文档为例，具体操作方法如下。

Step 01 在新建的文档中，单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。

Step 02 此时可自动切换到“另存为”选项，在窗口右侧可看到最近使用的文件夹，若没有需要保存的路径，单击下方的“浏览”按钮。

Step 03 弹出“另存为”对话框，设置好文档的保存路径和文件名，然后单击“保存”按钮即可。

除了上述操作方法之外，还可通过以下两种方式保存文档。

·切换到“文件”选项卡，然后选择左侧窗格的“保存”命令。

·按下“Ctrl+S”或“Shitf+F12”组合键。1.1.4　将文档保存为其他类型

如果需要将制作的Word文档在其他电脑中打开，为了避免其他电脑没有安装Word 2013不能打开文档的情况，可将文档保存为Word 2003低版本文档。此外，如果需要在其他文档中使用某个文档中样式，我们还可以将该文档保存为模版文件，以后使用使直接调用稍加修改即可。

下面以将Word文档保存为低版本文档为例，具体操作方法为：打开“另存为”对话框，设置好保存位置和文件名，单击“保存类型”下拉列表框，在弹出的下拉列表中选择“Word 97-2003文档”选项，然后单击“保存”按钮，即可将文档保存为兼容模式。1.1.5　自动保存文档

Word具有自动保存功能，以避免在编辑文档的过程中遇到断电或死机等意外情况而造成工作内容丢失。在Word 2013中设置自动保存的方法如下。

Step 01 在打开的文档中切换到“文件”选项卡。

Step 02 在显示的程序窗口左侧单击“选项”命令。

Step 03 弹出“Word 选项”对话框，切换到“保存”选项卡。

Step 04 在对话框右侧的“保存文档”栏中设置文档的自动恢复时间间隔，例如本例设置为“3分钟”。

Step 05 设置完成后单击“确定”按钮即可。1.1.6　设置文档的默认保存位置

文档默认保存在系统盘，我们可以根据需要将文档的默认保存位置设置在常用文件的保存位置，方法如下。

Step 01 打开文档，切换到“文件”选项卡，在显示的程序窗口左侧单击“选项”命令。

Step 02 弹出“Word 选项”对话框，切换到“保存”选项卡，单击“默认本地文件位置”栏右侧的“浏览”按钮。

Step 03 弹出“修改位置”对话框，重新选择文档的默认保存位置，单击“确定”按钮。

Step 04 返回“Word 选项”对话框，可看到更改后的位置，单击“确定”按钮保存设置即可。1.1.7　将文档保存为网页文件

有些文档需要在保存后将其发布到网络中去，因此我们可以在保存的时候直接将其保存为网页形式。

方法为：编辑好文档后，切换到“文件”选项卡，在显示的程序窗口左侧单击“另存为”命令，接着在右侧单击“浏览”按钮，弹出“另存为”对话框，设置好文件名和保存位置后，单击“保存类型”下拉列表框，选择“单个文件网页”、“网页”或者“筛选过的网页”选项，然后单击“保存”按钮即可。

提示：将Word文档保存为网页文件后，在Word中打开该文档时，将以“Web版式”视图方式显示，若直接在其路径下打开，则会用IE打开该文件。1.1.8　视图轻松查看页面过宽的文档

在“大纲”视图和“普通”视图文档中，如果文档的浏览宽度超过了屏幕宽度，就需要频繁拖动水平或垂直滚动条进行浏览。

其实此时我们可以通更改视图的方式轻松查看页面过宽的文档，操作方法为：切换到“视图”选项卡，单击“视图”组中的“Web版式视图”命令，在打开的“Web版式”视图中可看到文档中的文字将自动换行，并随窗口大小的改变而自动调整。1.2　文字录入技巧

掌握了文档的基本操作后，我们就可以在文档中录入文字了，此时若掌握一些文字的录入技巧，可帮助我们快速输入长文档，节省不少时间。1.2.1　在文档中录入当前日期

在编辑通知、信函等文档时，通常会在结尾处输入日期。Word提供了输入系统当前日期和时间的功能，以减少用户的手动输入量。

方法为：打开需要编辑的文档，将光标插入点定位在需要插入日期或时间的位置，切换到“插入”选项卡，单击“文本”组中的“日期和时间”按钮，在弹出的“日期和时间”对话框中选择需要的日期或时间格式，然后单击“确定”按钮即可。

提示：若勾选“自动更新”复选框，每次打开该文档时，将以当前的日期和时间显示。1.2.2　在文档中添加特殊符号

在输入文档内容的过程中还可输入一些特殊文本。有些符号能够通过键盘直接输入，有的符号却不能，如“”和“”，此时可通过插入符号的方法进行，操作步骤如下。

Step 01 将鼠标定位在需要插入特殊符合的位置，切换到“插入”选项卡。

Step 02 单击“符号”组中的“符号”按钮，在弹出的下拉列表中选择“其他符号”选项。

Step 03 弹出“符号”对话框，在“字体”下拉列表框中选择符号类型，在列表框中选中要插入的符号，单击右下角的“插入”按钮。

Step 04 此时“插入”按钮右侧的“取消”按钮变为“关闭”按钮，单击该按钮关闭“符号”对话框即可。1.2.3　巧用软键盘输入特殊符号

除了用插入法在文档中插入特殊符号，我们还可以利用输入法状态条的软键盘快速输入特殊符号，方法如下。

Step 01 将鼠标定位在需要插入特殊符合的位置，使用鼠标右键单击正在使用中文输入法的状态条。

Step 02 在弹出的快捷菜单中选择要插入的符号类型。

Step 03 弹出软键盘，单击要插入的符号，即可将其插入到文档中。

提示：使用完软键盘后，单击输入法状态条中的软键盘按钮，即可将软键盘关闭。或者使用鼠标右键单击状态条中的软键盘，在弹出的快捷菜单中单击“关闭软键盘”命令，也可关闭软键盘。1.2.4　快速输入相同文本

如果需要输入与前面某部分内容相同的文本时，可通过复制文本功能来快速输入，从而提高工作效率。在Word中可使用下面几种方法复制文本。

·选择需要复制的文本后，在“开始”选项卡的“剪贴板”组中单击“复制”按钮，接着将文本插入点定位到目标位置，单击“剪贴板”组中的“粘贴”按钮即可。

·选择需要复制的文本后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令，将文本插入点定位到目标位置，再次单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令即可。

·选择需要复制的文本后，按“Ctrl+C”组合键进行复制，然后将文本插入点定位到目标位置，按“Ctrl+V”组合键进行粘贴。1.2.5　快速输入重叠词组

当在文档中输入类似“稳稳当当、辛辛苦苦……”这样的重叠词组时，需按多次按键才能输入，其实利用Word的特殊功能即可快速输入。

方法为：输入重叠词组中的一个词语，例如“辛苦”，然后将光标移到“辛苦”中间，按下“Ctrl+Y”组合键即可。1.2.6　快速输入中文或英文省略号

编辑文档时，有时会遇到需要输入中文或英文省略号的情况，此时无须打开“符号”对话框进行输入，我们只需通过键盘即可成功输入。

·在中文输入状态下，按下“Shift+6”组合键可快速输入中文省略号“……”。

·按一次“Alt+Ctrl+。”组合键可快速输入英文省略号“…”，连续按两次“Alt+Ctrl+。”组合键也相当于输入一个中文省略号“……”。1.2.7　妙用无格式粘贴

对文本进行复制操作时，往往会将文本的格式一同进行复制。如果是复制网上的文本，不仅文本格式很多，而且还有图片，采用常用的复制粘贴方法可能会使复制的速度减慢，而且还会粘贴出许多隐藏的内容。这时应使用选择性粘贴，具体操作如下。

Step 01 在文档中复制需要的文本，打开需要粘贴文件的文档，单击“复制”按钮。

Step 02 单击“剪贴板”组中的“粘贴”下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击“选择性粘贴”命令。

Step 03 在弹出的“选择性粘贴”对话框中的“形式”列表中选择“无格式文本”选项，单击“确定”按钮即可。1.2.8　在文档中输入生僻字

使用Word编辑文档时，很可能遇到需要输入生僻字的情况，如果我们既不知道这个字如何拼写，也不知道如何用五笔将其打出来，此时可使用下面的小技巧巧妙的输入生僻字。

Step 01 以输入“酰”字为例，我们先输入一个与之偏旁相似或相近的字，例如“酱”字，二字都带有一个相似的偏旁就是“酉”，接着将输入的字选中。

Step 02 切换到“插入”选项卡，单击“符号”组中的“符号”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中单击“其他符号”命令。

Step 03 弹出“符号”对话框，系统自动定位在“符号”选项卡列表框中的“酱”字上，此时在“酱”字周围可看到我们需要的“酰”字。

Step 04 选中“酰”字，单击“插入”按钮，即可将该字插入到文档中。

提示：如果要在其他程序中输入生僻字，我们也可借助Word，先在Word中输入该字，然后再将其复制到其他程序中。1.2.9　禁止“Insert”键的改写模式

输入文本时，状态栏会显示当前输入状态，如“改写”或“插入”，其中Word状态栏中显示“插入”时，表示当前为“插入”状态；当状态栏中的“插入”按钮变成“改写”按钮 时，表示当前文档处于“改写”状态。

如果Word状态栏中没有显示输入状态，可使用鼠标右键单击Word状态栏，在弹出的快捷菜单中选择“改写”选项即可。

如果要在两种状态间切换，可在状态栏中单击“插入”按钮或“改写”按钮，或者按下“Insert”键。

·“插入”状态：处于该状态时，输入的文本会插入到插入点所在位置，光标后面的文本会按顺序后移。

·“改写”状态：处于该状态时，输入的文本会替换掉光标所在位置后面的文本，其余文本位置不变。1.2.10　巧用自动图文集快速输入常用语句

编辑Word文档时，经常会重复输入一些常用文本，此时可以为这些字段创建自动图文集，从而实现快速录入文本。

在Word 2013的功能区中默认没有自动图文集功能，我们需要将其添加到快速访问工具栏中，然后才能使用该功能，具体操作如下。

Step 01 在程序窗口中切换到“文件”选项卡，单击“选项”命令。

Step 02 弹出“Word选项”对话框，切换到“快速访问工具栏”选项卡。

Step 03 单击“从下列位置选择命令”列表框，选择“所有命令”选项，在下方列表框中选择“自动图文集”选项，单击“添加”按钮将其添加到右侧列表框，单击“确定”按钮。

Step 04 返回Word程序窗口，可看到快速访问工具栏中新添加的功能按钮，选中要设为自动图文集的文本内容。

Step 05 单击“自动图文集”按钮，在弹出的下拉列表中选择“将所选内容保存到自动图文集库”命令。

Step 06 弹出“新建构建基块”对话框，设置好图文集名称，单击“确定”按钮保存设置。

Step 07 将光标定位到要插入自动图文集内容的位置，单击“自动图文集”按钮，在弹出的下拉列表中需要的自动图文集即可。1.2.11　删除创建的自动图文集

在Word中可创建多个自动图文集，若不再需要重复输入某个图文集内容，我们可将其删除，方法如下。

Step 01 在单击快速访问工具栏中的“自动图文集”按钮，在弹出的下拉列表中使用鼠标右键单击某个自动图文集。

Step 02 在弹出的快捷菜单中选择“整理和删除”命令。

Step 03 弹出“构建基块管理器”对话框，在左侧“构建基块”列表框中删除要删除的自动图文集名称。

Step 04 单击“删除”按钮。

Step 05 弹出提示对话框，单击“是”按钮确认删除。

Step 06 返回“构建基块管理器”对话框，单击“关闭”按钮关闭对话框即可。1.2.12　在Word中如何插入公式

利用Word制作数学试卷时，输入公式是不可避免的情况，若要手动输入公式，方法为：打开Word 2013文档窗口，切换到“插入”功能区，在“符号”分组中单击“公式”按钮，文档中将自动创建一个空白公式框架，并自动切换到“公式工具/设计”选项卡，此时通过键盘或功能区输入公式内容即可。1.2.13　在Word中快速输入常用公式

在日常工作中有有时会遇到需要用到数学等复杂公式的情况，此时可通过下面的方法快速输入常用的公式。

Step 01 将鼠标定位到要插入公式的位置。

Step 02 切换到“插入”选项卡，单击“符号”组中的“公式”下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击需要的公式选项即可将其插入到文档中。

Step 03 如果下拉列表中没有需要的公式，可单击“office.com中的其他公式”选项，然后在弹出的级联菜单中选择需要的公式即可。

试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]

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