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发布时间:2020-07-19 16:28:35

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作者:Nick Stirk

出版社:陕西师范大学出版社

格式: AZW3, DOCX, EPUB, MOBI, PDF, TXT

商务英语写作王

商务英语写作王试读:

前言

无论你从事何种业务,身居何等职位,你都会发现这本书绝对是商务电子邮件写作的必备之书。

如果你能正确理解并遵循本书开篇的指导,你所编写的商务邮件立即会在同行和同事中脱颖而出,因为它们不但简洁明了,最重要的是,非常专业。

通用表达部分介绍了在日常工作中可能要处理的一类电子邮件。无论是询问资讯,还是索要物品,或者是申请批复,你都会在这里找到理想的电邮范本。

情景表达部分涉及通知、会议、销售与营销等很多方面,无论你需要的是什么,本书在这些方面所提供的具体内容都会对你有所帮助。

你可以随时随地阅读这本书,而从中获取的知识将有助你在工作中获得关注和提拔。只要你认真学习了这本书,并且把所学知识付诸实践,那么,今后写电子邮件将不再是负担,而是福气!

在此,我要感谢所有对这本好书做出过贡献的人,特别是我的编辑 Celia.她提出了很多宝贵意见,才使这本书得以顺利完成。同时,我还要感谢王青先生出色的翻译工作。——作者

商务电子邮件的写作技巧

电子邮件是一种方便快捷的交流方式。它比书信速度快,也比打电话方便。平时我们与朋友电邮往来,使用的往往是非正式的语言。在本章中,你将学习到更多有关专业内容的电邮格式和语言。发电邮的时间

电邮非常方便,因此时刻都吸引着人们去使用它。在下列情况下特别适合发电邮:

⊙提出一项简单的请求。

⊙发出一些简单的资讯。

⊙希望给接收电邮者一点儿时间,使他在回复之前能考虑一下。

在下列情况下不适合使用电邮:

⊙请求或信息太复杂或太敏感(打电话吧)。

⊙需要进行磋商(打电话吧)。

⊙接收者需要正式的书面记录(写信吧)。

请记住一条总体的原则,即繁忙的人是不太愿意花太多时间来看和回复电邮的。为你所要传达的信息建立一个情境

发电邮时,要确保形式上的一些东西能使接收者了解尽量多有关你的信息。尤其是发有专业内容的电邮时须特别注意这一点。

邮箱地址 电邮的接收者可能会根据你的邮箱地址来判断你本人。一封从happy2000@hellokitty.com. 邮箱发出的电邮可能不会被十分认真地对待!在有专业内容的电邮中,你最好使用基于你本名的看起来比较像样的电子邮箱,比如ky_wong@hotmail.com。

主题项 任何电邮都应该有一个简短的传达主要信息的主题项。因为许多人会根据主题项来决定是否看邮件。你还可以使用一些常用缩略语。

REQ. (请求):告诉接收者你提出了一项请求,并且期待答复,例如:“REQ:Visit your workplace. (请求:访问你的工作场所)”。

FYI. (告知):告诉接收者你发送了一些资讯,并不期待回复,例如:“FYI:Confirm the date of your visit. (告知:确认到访的日期)”。

接收者的称谓 电邮并不像信函那样严格地要求称呼接收者。但是,如果你所发出的信息是给职位比较高的人,或者你知道他们的名字,就应该这样开头:“亲爱的王先生”或“亲爱的刘女士”。不要猜测别人的姓名或者性别,并且避免使用别人的教名。如果你不确定的话,就干脆省略称谓项。

署名 在你邮件的最后要加上署名,包括你的全名、地址、电话和电子邮箱。当然,大多数的电邮程序会自动插入署名。提出请求

你所发出的第一封电邮是非常重要的,通常它应该就是某种请求。在提出请求时,非常关键的一点是你要提供给接收者能促使他做决定的所有信息。你可以按如下模式进行:

⊙表明你的身份。

⊙解释一下你是如何得到接收者的姓名及邮箱地址的。

⊙介绍一下你提出如此请求的背景。

⊙提出请求。

⊙表明你所希望的回复方式。

如果你希望发送你的简历或者辅助文件,最好以附件形式发送。但是,即使你这样做了,也不要想当然地认为接收者会把这些文件打印出来。如果你想确保接收者有打印出来的文本的话,可以事后通过邮寄或传真的方式发给他们。语言和风格

电邮的语言和风格会给接收者留下关于你本人的个性以及专业素质方面的印象。下面是几点基本提示:

⊙使用适合于正式信函的语言——避免使用通常见诸朋友之间通信的那些缩写及其他非正式的表达方式。

⊙邮件内容应该尽量简短,并使用较短的段落——人们不太愿意在电脑屏幕上阅读冗长的邮件信息。

⊙确保每个段落都能传达信息且可以独立成章——要避免使用太多的代词,而且不要指望接收者能记住你之前所发过的邮件里的内容。

请检查一下语法和拼写——别以为在电邮中准确性就不重要。回复电邮

回复专业内容的电邮有两项基本原则:

⊙迅速回复你收到的每一封电邮。如果你所收到的邮件似乎并不需要回复,你还是应向发信者发一封致谢信,并且告诉对方你已经了解邮件的内容。

⊙总是使用电邮程序的回复功能。这样就能告诉接收者你所回复的是哪个邮件了。不要臆想接收者能够记住曾经写给你的内容。

在回复邮件时,引用发信者的邮件内容是个好办法。大多数的电邮程序都能够自动引用。当你引用时,最好删除所要回复的原件中不需要回复的部分。你也可以分拆原件的内容,然后逐条回复。

位高权重的忙人一般会发非常短而且非正式的回复。但对你来说,这样做就行不通。你应该总是对发信者致谢,并且要一直使用正式的语言和保持正式的风格。书写电子邮件的注意事项

⊙保证电邮短小精悍——大家不愿意阅读冗长的电邮。

⊙不要使用缩写,除非你确定收件人能够明白。

⊙只有在特别强调的情况下才使用大写。大写的话语看起来像是叫嚷。

⊙不要使用下划线——下划线看起来像是网站链接。

⊙为了清晰可辨,在段落之间空一行。

⊙确保你的拼写和语法尽可能地准确(使用电脑上的拼写检查功能)。

⊙决不能不仔细检查就发送邮件。如果你收到的邮件包含你看不明白的内容,就应该迅速回复,要求确认。

⊙确保你已经附上了想要作为附件发送的文件。

⊙确认收信人是你要发给邮件的人!高效率地使用电邮

你很可能已经认为自己是个使用电邮的行家了,毕竟,你可能每天都得应付许多电邮。但是,即便如此,我们也总是会有可以改进的方面,因此,花点儿时间检查一下你的网络礼仪吧。

一个高效率的电邮使用者应该:

⊙每天查邮箱。

⊙限定自己查邮件的次数。

⊙迅速回复邮件。

⊙每条电邮阅读一遍,且只读一遍。

⊙即刻删除不想接收的邮件。

通用表达 General Expressions

日常通信 Everyday Correspondence

常用商务缩略语 Common Business Abbreviations

下面列出了一些最常用的商务缩略语。

asap(as soon as possible. 尽快

API-Application Programming Interface. 应用程序编程接口(在数据库或计算机系统内建立的界面,用以接受从其他计算机或第三方发来的请求)

ASP-Application Service Provider. 应用服务供应商(通过网络为消费者提供服务)

B2B-Business to Business. 企业对企业(面对其他公司开展销售业务的公司,如甲骨文公司)

B2C-Business to Consumer. 企业对消费者(面对个人开展销售业务的公司,如亚马逊公司)

CAD-Computer Aided Design. 计算机辅助设计(供工程师和建筑设计师使用进行设计的计算机工具和软件)

CAGR-Compound Annual Growth Rate. 复合年增长率(银行或者投资项目使用的累积利息率)

CEO-Chief Executive Officer. 首席执行官(大老板)

CFO-Chief Financial Officer. 首席财务官(财务部门的负责人)

CMO-Chief Marketing Officer. 市场总监(市场营销部门的负责人)

COO-Chief Operating Officer. 运营总监(运营部门的负责人)

CTO-Chief Technology Officer. 技术总监(技术方面的负责人)

CRM-Customer Relationship Management. 客户关系管理系统(为有效地管理客户而使用的一套系统,可用来搜集、分析和存储客户的信息)

EBITDA-Earning Before Interests, Taxes, Depreciation and Amortization. 扣除利息、税收、折旧和摊销之前的收益(公司财务状况的一项指标)

EDI-Electronic Data Interchange. 电子数据交换(在不同的公司和机构之间用以进行数据交换的一套标准)

EPS-Earnings Per Share. 每股收益(即公司的收益与普通股份收益的比例)ERP-Enterprise Resources Planning. 企业资源规划系统(一套整合了机构所有数据的系统)

FIFO-First In, First Out. 先入先出法(在计算机程序和会计业务中使用;它决定了先到的先处理这一原则)

GAAP-Generally Accepted Accounting Principles. 公认会计原则(公司内部用以执行财务会计的准则)

ICT-Information and Communications Technology. 信息通讯技术(用于涵盖与信息技术和电子通讯有关的所有领域的专用名词)

ISV-Independent Software Vendor. 独立软件商(专门为一个特定的市场制作软件的一群开发者或一个公司)

IPO-Initial Public Offering. 首次公开募股(一家公司首次在股票市场上市)

LIFO-Last In, First Out. 后进先出法(在计算机程序和会计业务中使用;它决定了后到的先处理这一原则)

LLC-Limited Liability Company. 有限责任公司(对其成员个人免责的一种法律实体,即法律实体对其成员提供完全的个人责任保护)

MSRP-Manufacturer's Suggested Retail Price. 厂商建议零售价(一个公司为了统一其产品在不同地区的价格而提出的零售价)

NDA-Non-Disclosure Agreement. 保密协议(双方为确保机密而签订的合同)NPV-Net Present Value. 净现值(用以评估长期投资或项目的一种方法)

OEM-Original Equipment Manufacturer. 贴牌生产(一个公司生产的设备被其他公司以另外的品牌销售;有时也指中间商)

OTC-Over-The-Counter. 即期交易(股票或其他衍生产品在两者之间直接交易)

P&L-Profit and Loss. 损益表(亦称收益表,是一种用以列明收入是如何转化为利润或亏损的财务报表)

POS-Point of Sale. 销售终端(零售商店里的付款处,或是其后面的硬件设备)

RFP-Request For Proposal. 征求计划书(对供应商发出的针对一项特殊任务或服务而招标的邀请函)

ROI-Return On Investment. 投资回报率(收回的资金与总资金投入的比率)ROS-Return On Sales. 销售收益率(收回的资金与总销售收入的比率)

SAAS-Software As A Service. 软件运营(在网上开发的软件或应用程序,而用户通过互联网来使用它们)

SOHO-Small Office/Home Office. 单独办公/家里办公(即小的办公环境或者在家里的办公环境)

TCO-Total Cost of Ownership. 总体拥有成本(估算所有成本的一种方法——与项目或采购有关)

TQM-Total Quality Management. 全面质量管理(一种使整个机构注重产品质量的管理策略)

TSR-Total Shareholder Return. 股东总回报(一种考虑到股息和股票收益的评价方式)

VC-Venture Capital. 风险投资(一种所有者出让部分所有权的融资方式)

起首语与结束语 Openings and Closings

起首语是写在邮件最开始的词句。正因为它们是最先被阅读到的,因此一定要小心谨慎地措辞。

结束语是写在邮件最后的语句。通常情况下,最好是以愉快和积极的语气结尾。

常用句型 Useful Sentences

Openings-Formal. 起首语(正式的)

Dear Mr./Mrs./Ms. Zhang. 亲爱的张先生/夫人/女士

Dear Jane. 亲爱的简

Openings-Informal. 起首语(非正式的)

Good morning all. 大家好

First name(Jim.) 名字(吉姆)

Hi. 嗨

Closings-Formal. 结束语(正式的)

Regards. 此致敬礼

Best wishes. 谨致问候

Closings-Informal. 结束语(非正式的)

Cheers. 谢谢/再见

Thanks. 谢谢

Thank you. 谢谢你

All the best. 一切顺利/万事如意

Speak to you soon. 再见

See you soon. 再见

经典范文 Model

Subject:Request for permanent part-time hours of work.Dear Colin,I would like to request a permanent reduction in my hours of work from full-time to 4 days per week. My reasons for this are personal ones.I have undertaken some part-time extramural study this year and I would like to have enough time to devote to this in order to make it worthwhile.I also have a 90-year-old mother who is becoming frailer and I would like to have more time to take care of her.I would be happy to discuss this with you by phone if necessary. My extension is 8470.Thank you,Petra Johnson

主题:请求长期地减少工作时间亲爱的考林:我想长期地减少工作时间,即从全日制改为每周工作4天。提出这一申请主要是由于我个人的原因。今年我报名参加了业余的成人教育课程,因此,我希望能有足够的时间用来学习,以确保学有所获。另外,我90岁的老母亲日益羸弱,我希望能有更多的时间来照顾她。如有必要,我愿意与您通过电话商议此事。我的分机号码是8470。谢谢!派特拉·约翰逊

致谢 Expressing Thanks

表达对某人或者某事的感激之情。你应该:

1.说明你为何事而感谢。

2.表达你的感激之情。

常用句型 Useful Sentences

Formal. 正式的

1.Thank you so much for…… 就……之事,十分感谢。

2.Thank you very much for…… 就……之事,非常感谢。

3.Many thanks for…… 对于……万分感谢。

4.I am writing to thank you for…… 就……之事,我特此写信表示感谢。

5.I am writing to tell you how grateful I was for…… 我此次写信是为了表达对您……的感激之情。

6.It was most kind of you to…… 承蒙……,不胜感激。

7.I am really very grateful for…… 我衷心地感谢你……

8.I would like to thank you for…… 我要谢谢你……

9.I cannot thank you enough for the…… 就……之事,我对你真是感激不尽。

10.How can I possibly thank you enough for the…… 就……之事,我真不知如何感谢你才是。

11.I really appreciate everything you have done. 我真心地感谢你所做的一切。

Informal. 非正式的

1.It was so good of you to…… 谢谢你……

2.It was so kind of you to…… 谢谢你……

3.It was really great of you to…… 非常感谢你……

4.Just a quick note to say many thanks for…… 只言片语,聊表谢意。

5.You're a pal! 够哥们儿!

6.Thanks, good buddy. 谢了,兄弟。

经典范文 Model

Subject:ThanksHi Mary,Thank you for your week of working double time on my behalf. I couldn't have taken my trip if you hadn't taken up the slack.You even straightened the files that have been neglected for some time.Be sure to let me know when you are ready for your big vacation.I will be the first in line to cover your desk.John

主题:致谢玛丽:你好!谢谢你为了我而加倍工作了一周。如果不是你帮我完成落下的工作,我就不能去旅行了。你甚至还帮我整理了文件,我有一阵子没顾上它们了。当你准备休假的时候,请一定记得通知我。我会第一个过来承担你的工作。约翰

祝福 Expressing Good/Best Wishes

我们常常需要在电邮中对正在发生或即将发生的某些事情表达美好的祝福。

常用句型 Useful Sentences

Birthday wishes. 生日祝福

1.Happy birthday! 生日快乐!

2.I hope you have a happy birthday! 祝你生日快乐!

3.We all wish you a very happy birthday. 我们共同祝你生日快乐。

4.We send you our best wishes for a happy birthday. 我们对你的生日致以美好的祝愿。

Holiday wishes. 节日祝福

1.Happy New Year! 新年好!

2.Happy Spring Festival! 恭贺新禧!

3.Merry Christmas! 圣诞快乐!

4.Merry Christmas and a Happy New Year! 圣诞快乐,新年好!

5.Happy Valentine's Day! 情人节快乐!

6.Happy Dragon Boat Festival! 祝你过个愉快的端午节!

7.Happy Mid-Autumn Festival! 中秋节快乐!

8.Best wishes for the holidays. 祝节日快乐!

Expressing good wishes. 表达祝愿

1.I wish you a pleasant/safe journey/trip. 祝你旅途愉快/一路平安。

2.Good luck in your new job. 祝你在新工作中一切顺利。

3.Please give my best wishes to everyone. 请代我问候大家。

4.Good luck with…… 祝你……好运。

5.I would like to take this opportunity to wish you every success in the future. 借此机会祝你在未来的日子里一切顺利。

6.Please give my best wishes to…… 请向……转达我的祝福。

7.Please give my regards to…… 请代我转达对……的问候。

经典范文 Model

Subject:Spring FestivalDear all,Holiday greetings from Shanghai Corporation World Headquarters!At this season we pause to remember each of you and the contributions you have made to our international efforts. We hope that the joy of the holidays will fill your hearts and homes, and that all your associations will be rewarding.We are happy to announce that a holiday bonus will be included in each paycheck this month.Thank you for making this past year the best ever.Best wishes for the holidays.Samuel Ling

主题:春节致全体员工:上海有限公司国际总部祝大家节日快乐!值此佳节,我们记起了你们每一位员工以及你们为我们的国际合作所做的贡献。在此我们祝各位节日愉快,合家欢乐。同时,我们也希望你们所有的生意往来都有所回报。于此同时,我们很高兴地通知大家,节日奖金将会打入每位员工本月的工资中。谢谢大家!是你们的努力使过去的一年成为效益最好的一年。祝佳节愉快!萨缪·令

道歉 Apologies

有时我们需要表达歉意,往往是因为自己做过某件事、没有去做某件事或者没能够去做某件事。道歉应该是真诚的,而且应该强调是你自己的过错,或者解释你没能够去做某事的原因。你应该:

1.道歉。

2.解释发生了的事情。

3.保证将来不会再发生了。

4.最后,再次道歉。

常用句型 Useful Sentences

Formal. 正式的

1.I really must apologize for…… 我真得为……道歉。

2.I am sorry for any inconvenience this may have caused you. 我对由此给您带来的麻烦表示歉意。

3.I would like to express my apologies for…… 我要为……表达我的歉意。

4.It is with great regret that…… 非常抱歉……

5.I regret that I have caused you…… 我为给你造成的……道歉。

6.I hope you will forgive me for…… 我希望你能就……之事原谅我。

7.I am writing to apologize for…… 我为……之事写信道歉。

8.I am writing to express my apology for…… 我为……之事特此写信表达歉意。

9.Please accept my apology for…… 请接受我就……之事的道歉。

10.My apologies for not being able to…… 我为未能……道歉。

Informal. 非正式的

1.I am so sorry…… 非常抱歉……

2.I really feel bad about…… 我真的觉得对不起。

3.I'm sorry I couldn't…… 对不起,我没能……

4.I'm sorry for…… 对不起……

5.I apologize for…… 我为……道歉。

6.I am really sorry…… 真对不起……

7.I really didn't mean to offend you when I…… 当我……,我真的不是故意要冒犯你。

8.Sorry for the…… 对不起……

9.Sorry mate. 对不住,哥们儿。

经典范文 Model

Subject:ApologyDear Mrs. Hoo,I feel I owe you a personal apology for my insensitive comment at the meeting yesterday. I know these days since John's funeral have been very difficult for you, and I was clearly out of order in making reference to“merry widows.”I'm sorry you had to suffer from my foolishness.I hope you will be able to forgive me. I have tremendous respect for you and your abilities, and I hope we can continue to work well together.I'm terribly sorry.Regards,Tom

主题:道歉亲爱的胡夫人:我为我在昨天会议中的不当言辞向您道歉。我知道,自约翰下葬以后,这些日子您一定是非常难过的,而我居然说起“快乐的寡妇”之类的话,我想当时我一定是脑子出了问题。很抱歉,都是因为我的愚蠢给您带来了痛苦。我希望您能原谅我。我非常尊重您本人以及您的能力,并且希望我们能够继续在一起愉快地工作。我真的非常非常抱歉。此致敬礼!汤姆

表示吊唁/慰问 Expressing Condolences

吊唁/慰问是为了向某人表达对于最近发生在他或她身上的不幸事件的哀伤。你应该:

1.解释你为什么哀伤。

2.表达你的哀伤之情。

3.表示愿意提供帮助。

常用句型 Useful Sentences

Formal. 正式的

1.I am saddened to hear that…… 听到……的消息,我很悲伤。

2.Please accept my very sincere condolences on…… 请接受我对……的真诚哀悼/慰问。

3.I was shocked and deeply saddened to hear that…… 听到……的消息,我很震惊,并深表悲伤。

4.I wish you a speedy recovery. 祝你早日(从悲痛中)恢复。

5.If there is anything I can do for you please let me know. 如果我能为你做些什么的话,请告诉我。

6.Please accept my deepest sympathies over your recent loss. 我对您最近所遭受的损失表示深切的同情。

Informal. 非正式的

1.I was so sorry to hear that you…… 听到你……,我很伤心。

2.Sorry to hear about your…… 很遗憾地听说你……

3.That's a real bummer! 真是太遗憾啦!

4.You must be really upset about…… 关于……的事,你一定很难过。

5.Hey!Cheer up! 嗨!别难过了!

经典范文 Model

Subject:PromotionDear Jack,I want you to know that I understand your disappointment at not receiving the promotion you wanted. While you have proven your worth as a contributing, effective member of our team, Mary's greater number of years in the company, in addition to her experience working on the Smith project, combined to make her the leading candidate for the job.Please keep in mind that opportunities for advancement will come again. If you continue to be as productive and resourceful as you have been in the past, I see a bright future ahead of you.Regards,Tim Wang

主题:晋升亲爱的杰克:我理解你对未能晋升一事的失望之情。作为我们团队中有贡献、有影响的一员,你已经证明了你的价值。然而,玛丽有在史密斯项目中的工作经验,且有更长一些的工作年限。二者综合,使她成为这个职位的首要人选。请记住,晋升的机会还会再有。如果你能一如既往地卓有成效和足智多谋,你的前途将会一片光明。此致敬礼!蒂姆·王

表示同情 Expressing Sympathy

在写表达同情的信件时,要写出你的真情实感。表达对逝者真挚感情的一句话,胜过一篇长篇大论的宏文。不要在信中喋喋不休地谈论具体的病情或死亡的性质,也不要说“塞翁失马,焉知非福”之类的话,但一定要询问一下你可以帮助做些什么。

常用句型 Useful Sentences

Formal. 正式的

1.I share your pain/sorrow/sadness. 我跟你一样悲痛/悲伤/忧伤。

2.I'm truly/deeply/extremely sorry to hear that…… 听到……,我真切地/深切地/极其感到难过。

3.Please accept my deepest sympathy. 请接受我最深切的慰问。

4.You have my heartfelt/deepest sympathy. 谨向您表示衷心的/最深切的慰问。

5.I was saddened to hear about…… 听到……,我很悲伤。

6.We are saddened to learn that your mother/father has passed away. 听到你母亲/父亲去世的消息,我很难过。

7.Please let me know if there's anything I can do for you and your family. 如果我能为你和你的家人做些什么的话,请告诉我。

8.If you need a shoulder to cry on, you can call me anytime. 如果你需要有人来安慰的话,你随时可以给我打电话。

Informal. 非正式的

1.You must be feeling terrible/awful right now. 你现在一定觉得很难受吧。

2.If you need anything at all, please just let me know. 如果你需要什么帮助,请尽管告诉我。

经典范文 Model

Subject:Jane WuDear all,We have lost a dear friend and valued colleague. Jane Wu died yesterday afternoon following a short illness.Our grief and sadness at this time are little compared to what Jane's family must be feeling.Our hearts and prayers go out to them.A plaque in memory of Jane will be unveiled next Tuesday morning at 10 a.m.With deepest sympathy,Carol Wang

主题:简·吴致全体员工:我们失去了一位亲爱的朋友和重要的同事。简·吴于昨天下午经过一场短暂的病痛后去世了。我们的悲伤和难过无法与简的家人所承受的相提并论。让我们衷心地为他们祈祷。一块为纪念简而设立的铭牌将于下星期二上午10时揭幕。谨致深切的慰问!卡罗·王

邀请 Invitations

邀请信是邀请某人出席某活动的信函。邀请信应该明确给出活动的内容、时间和地点。具体地说,你应该在信中写明活动的:

1.邀请方。2.内容。

3.地点。4.日期。

5.开始的时间。6.持续的时间。

常用句型 Useful Sentences

Formal. 正式的

1.I would like to invite you to…… 我想邀请您参加……

2.You are invited to…… 您被邀请参加……

3.I would be very glad if you could come to…… 如果您能来……,我会非常高兴。

4.Would it be possible for you to……?您是否可以参加……?

5.I wonder if it would be possible for you to…… 我想知道您是否可以参加……?

6.I wonder if you could…… 我想知道您是否可以参加……?

7.Would you be able to……?你能参加……吗?

8.It would be a great honour for……if you could…… 如果您能…………深感荣幸。

9.It would be a great pleasure for……if you could…… 如果您能…………不胜欣慰。

Informal. 非正式的

1.Would you like to attend……?你能参加……吗?

2.Would you like to come to a……?你能来……吗?

3.Would you care to come to……?你愿意来……吗?

4.Would you be able to……?你可以……吗?

5.Do come and join me/us on…… 你一定要来参加我/我们的……

6.It would be great if you could…… 如果你能……,那就太好了。

Declining an invitation. 回绝邀请

1.I am very sorry but I am not able to…… 非常抱歉,我不能……

2.Unfortunately, I have a prior engagement that evening. 对不起,那天晚上我已另有约会。

3.Thanks so much for inviting me, but I'm afraid that due to……I cannot accept your kind invitation. 谢谢你的真诚邀请,但因……我恐怕不能接受你的邀请了。

经典范文 Model

Subject:Staff training, Monday, July 5Dear all,We would be very pleased if you could come to a staff training meeting to be held on Monday July 5 in room 405 from 2 p. m.to 5 p.m.Please let me know if you will be able to attend.Regards,David Lui

主题:7月5日,星期一,员工培训致全体员工:敬请光临员工培训。时间:7月5日下午2点至5点;地点:405房间。请能够参加的人员通知我。此致大卫·鲁伊

提醒 Reminders

对于一些重要的事情,尽管之前已告知某人,但有时候你还是需要再提醒一次。

常用句型 Useful Sentences

1.Please remember to finish the proposal by Friday. 请记住星期五之前要完成计划书。

2.I'd like to remind you that the sales meeting scheduled for today will start promptly at 2 p.m.in room 517.我想提醒你,今天要开的销售工作会议将于下午两点在517房间准时开始。

3.Don't forget to ask about the latest sales figures when you meet with the director. 当你见到经理时,别忘了问他/她最新的销售数据。4.Remember to…… 记住……

5.I would like to remind you that…… 我想提醒你……

6.Please make sure that you arrive on time for the meeting this afternoon. 请你务必确定准时参加今天下午的会议。

7.You haven't forgotten about our appointment this afternoon, have you. 你没有忘记今天下午我们有预约的,对吧?

8.Just a quick note to remind you that…… 顺便提醒你一下,记住……

9.Please don't forget to…… 请别忘记……

10.Could you please remember to bring the……when we meet tomorrow. 明天我们见面时,请你记得带……来,好吗?

经典范文 Model

Subject:Reminder of the coming visitDear all,Just a quick note to remind you that John Lui, Vice President of Marketing for Shanghai Corporation, will be visiting our home offices on Friday, March 6,to discuss current marketing trends.He also wants to talk about long-range strategies, so it is important that we are prepared with current data. Please have your monthly reports on my desk by Wednesday, March 4,at 10:00 a.m.,and be prepared to meet with us Friday morning.

Regards,Mary Chan

主题:来访提示致全体员工:在此提醒大家一下:上海有限公司主管营销的副总裁约翰·鲁伊先生将于3月6日到访本地的办公室,讨论最近的市场营销趋势。他还希望讨论一下长期战略,因此,我们很有必要准备好最新的数据。请于3月4日上午10点钟之前将你们的月度报告放到我的办公桌上,并且为星期五上午的会面做好准备。此致敬礼!玛丽·陈

请求帮助 Requesting Help

如果要请求别人为你做某(些)事,你应该在求助信中说明:

1.你的请求。

2.如何能够满足你的请求。

3.时间和地点。

常用句型 Useful Sentences

Formal. 正式的

1.I would be most grateful if you could…… 如果您能……,我将非常感谢。

2.I would be very grateful if you could possibly…… 如果您可以……,我将非常感谢。

3.I wonder if you would mind letting me have…… 我想知道您是否介意让我……

4.Is it possible that…… 是否有可能……

5.Please let me have…… 请让我……

6.Could you please tell me about the…… 能不能请你告诉我……

7.Would you please be so kind as to give me more information about…… 请你多给我一些关于……的信息,好吗?

8.I would appreciate it very much if you could provide me with more details about…… 如果您能给我提供更多的关于……的情况,我将万分感激。

9.Your help would be greatly appreciated. 万分感谢你的帮助。

10.Thanking you in advance. 先行谢过。

11.Can you……?你能……吗?

12.Please could you……?能请您……吗?

Informal. 非正式的

1.Could you please……?请你……,行吗?

2.I really would like…… 我非常希望……

3.Can you help me out. 你能帮我吗?

4.I need you to…… 我需要你……

5.Do you think you could……?你认为你能……吗?

6.Would you be able to……?你可以帮助我做……吗?

7.Thanks, buddy. 谢了,哥们儿。

经典范文 Model

Subject:Help!Dear Lauren,I need your advice. You are a friend who seems to know right from wrong.I am in severe financial trouble and wonder whether I should declare bankruptcy.I'd prefer to speak to you directly about this rather than go into detail in a letter.Could we get together sometime next week to discuss my situation?I'll give you a call in the next few days to set a time.Thank you for your time.John

主题:请帮忙!亲爱的劳伦:有件事情我需要听听你的意见,因为我觉得你是个有正确判断力的朋友。我正处于严重的财务危机之中,我想知道我是否应该申请破产。我更愿意和你见面而不是在信里谈论这些细节的问题。我们能在下周见一面商谈一下我现在的处境吗?我会在最近几天给你打电话,定一下见面的时间。占用了你的时间,谢谢!约翰

提供帮助 Offering Help

如果你认为某人在某事上需要帮助,而且你所提供的帮助可能正是对方所需要的,可以主动提出给予帮助。但是,请记住,你的提供帮助的建议可能会被礼貌地回绝。

常用句型 Useful Sentences

Direct. 直接的

1.Can I……?我能……吗?

2.Shall I……?我可以……吗?

3.Let me know if I can help you with…… 如果我能帮你……,请告诉我。

4.If you need any help with……please don't hesitate to ask me. 如果你在……(方面)需要什么帮助的话,请直接跟我说。

5.If I can be of any assistance please don't hesitate to ask me. 如果我能给你什么帮助,请直接跟我说。

6.Let me know if you need any help with the report. 如果就这份报告你需要什么帮助,请告诉我。

7.Don't be afraid to ask me if you need any help. 如果哪方面你需要帮助,别怕麻烦尽管来找我吧。

Indirect(polite/diplomatic. 间接的(礼貌的/外交辞令的)

1.Would you like me to……?您想让我……?

2.Do you need any help with……?就……之事,您需要什么帮助吗?

3.Did you want me to……?您想过要我……吗?

经典范文 Model

Subject:Final budgetary figuresDear Simon,I know that the figures are required by the end of next week and I was wondering if you needed any help. If so, please don't hesitate to contact me.Best regards,Julia Csi

主题:财务预算数据亲爱的西蒙:我知道这些数据必须在下周末之前完成,我想知道,你是否需要帮助。如果的确需要,请不要顾虑直接跟我联系吧。此致敬礼!朱利亚·思

提出建议 Giving Suggestions

向某人提出建议有点儿像提出忠告。但要记住,你提出的只是一个建议,而不是命令。

常用句型 Useful Sentences

Making a suggestion. 提建议

Direct. 直接的

1.What about…………怎么样/如何?

2.Shall we…………好吗?

3.Why don't you……?你何不……?

Indirect(polite/diplomatic. 间接的(礼貌的/外交辞令的)

1.Why don't we……?我们何不……?

2.Perhaps we should…… 我们也许应该……

3.Perhaps we could…… 我们也许可以……

4.Couldn't we……?我们不能……吗?

5.I think we should…… 我想我们可以……

6.I suggest that we…… 我建议……

7.Let's go to…… 让我们去……吧。

8.What about…………怎么样/如何?

9.How about…………怎么样/如何?

10.How about going to……?去……怎么样/如何?

11.Let's…… 让我们……吧。

Asking for a suggestion. 寻求建议

1.How do you think we should deal with this. 你认为我们应该如何处理此事?

2.What do you think is the best way forward. 你认为什么是最好的出路?

3.I'm not sure how to resolve this.What do you think/suggest. 我确定不了如何处理此事。你有什么想法/建议?

4.What do you suggest I do. 你认为我该怎么做?

5.What would you suggest. 你有什么建议吗?

6.What should I do. 我应该怎么办?

7.What would you do if you were me. 如果你是我,你会怎么做?

经典范文 Model

Subject:Just a suggestionDear Tom,You did a great job with your presentation yesterday. Your visuals were especially effective;however, I would like to make one suggestion.A few of your jokes were inappropriate to your audience.Though seemingly funny, off-color humor can quickly alienate people.I would eliminate that kind of humor when addressing a business gathering.There are enough“clean”jokes left to spice up a presentation that do not risk offending your audience.Hope you don't mind some friendly advice.Yours,Richard Wu

主题:提个建议亲爱的汤姆:你昨天的演示报告做得很好。你的视像资料非常地有效果,但是,我想提一点建议,你有几处笑料做得不太适合听众。虽然听起来很好笑,但是庸俗的玩笑很快会使人反感。当我在商务聚会的场合讲话时,我是不会采用这种幽默方式的。除去这几处,你报告中其余的那些“净口”笑料也足够给演示报告增添趣味,而且不会冒得罪听众的风险。希望你不介意这些善意的忠告。理查德·吴谨上

试读结束[说明:试读内容隐藏了图片]

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