会计实务操作一学就会(txt+pdf+epub+mobi电子书下载)

作者:黄孟丽

出版社:民主与建设出版社

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会计实务操作一学就会

会计实务操作一学就会试读:

前言

近几年,会计专业连续位居十大热门专业行列,与会计专业相关的各种考试和认证,如会计从业资格考试、各级会计职称考试、注册会计师考试(CPA)以及英国特许会计师考试(ACCA)等众多资格认证,更是牵动着无数会计从业人员和非会计专业人士的心弦。在这个职业里面,有着激烈的竞争和巨大的风险,同时也有着丰厚的回报和受人尊敬的地位。

然而,面对“利好”的消息,职业市场呈现出不同“走势”。

一方面是人才市场上财会人员过剩、求职难的消息;另一方面是四大会计师事务所中高级会计人才紧缺的消息。很多人感到困惑,财会人员在市场上到底吃不吃香?用人单位的需求集中在哪里?做财会究竟有没有前景?

财会行业可谓是“冰火两重天”!原因何在呢?

从各大招聘会上来看,企业需要的是熟知会计流程,能立刻“上手”的会计人才,而令人尴尬的是,很多初级会计从业者及想从事会计行业的毕业生,虽有扎实的理论功底,却苦于在“会计经验”、“会计流程”的门槛前无法施展自己的才能,本书正是急你所急,想你所想,帮你疏通会计工作的“脉络”,切实解决你“经验”空缺的实用型书籍,本书既适合会计初级从业者、会计专业毕业生,也适合非会计专业的人员阅读,即使是会计专业的管理者读过此书,同样会受益匪浅。

本书共8章。第1章简介目前会计行业现状及素质要求;第2章提纲挈领,以图文形式展示整个会计流程;第3章到第6章分别阐述从“建账”、“制单”、“记账”到“报表”各个会计过程;第7章讲述整个“报税”过程;第8章以“庆洲公司”案例串联前述各章内容,使整个会计流程融会贯通。

本书具备以下特点:

◎观点创新:紧扣最新会计法规、条例,针对实务中模糊的“制单”和“记账”概念,详细阐述两者的联系和区别,使读者有一个清晰的认识。

◎内容务实,系统性、条理性强:本书完全以会计实务为主线,阐述了从“制单”、“记账”、“报表”到“报税”的流程,便于您“鸟瞰”全部过程,整体把握全盘账务。

◎图文并茂,案例新颖典型:各章以图表展示本章脉络,并以一个公司全部账务为例,贯穿会计工作全过程,更可“举一反三”。

◎语言通俗、凝练:阐述化繁为简,讲述深入浅出,打破专业书籍枯燥乏味的“说教”,易于理解掌握。

本书编写力求严谨、细致,若书中有纰漏之处,恳请广大读者批评指正,并提出更好的建议和想法!衷心希望读者能用活本书,打开您的会计职业之门!编者

第1章 会计从业必备

简述会计工作会计人员必备素质

1.1 简述会计工作

会计是随着生产的发展和管理的需求而不断发展起来的。因为随着劳动工具的改进和生产力的提高,当人们生产的生活资料有了剩余的时候,就需要知道生活资料的储备量和生产这些生活资料所需的劳动量。知道了生活资料的储备量,才知道这些生活资料可以维持多少时日的生活。知道了生产这些生活资料所需的劳动量,才可以预先计划获取生活资料的活动,使在生活资料尚未消耗完毕的时候,即作适当补充。同时当生活资料有了经常性剩余的时候,交换发生了,为了衡量交换物品的价值,也必须计算生产这些物品所花费的劳动量。由于对经济过程的关心,人们进行劳动生产从事各种经济活动时,必然对各种经济过程进行经常观察,了解生产过程中的劳动耗费和劳动成果情况,运用一定的尺度,来计算所观察的结果,把所计量的数据,按照一定的方法进行登记、加工,据以进行财务决策和经营决策。结合计量进行记录、分析和报告,至今仍是会计的主要内容。

目前有关会计工作的定义有以下几种看法(见图1-1)。图1-1 会计工作的定义

综合以上几种观点,会计工作是对一定单位的经济业务事项进行确认、计量、记录和报告,并通过所提供的会计资料作出预测、参与决策、实行监督,旨在实现最优经济效益的一种管理活动。

会计工作主要包括:会计凭证的分类、取得、填制、审核、传递、保管;会计账簿的设置、启用、登记、核对、结账;财务报表的分类、格式、编制、审核、报送;税费的核算、申报、缴纳等。

因此,会计工作可概括为:制单、记账、报表、报税。

1.2 会计人员必备素质

通过上面的介绍,你是否对会计工作产生兴趣了呢?是否已经准备开始辉煌的会计职业生涯了呢?先别急,光有美好憧憬还不够,你还要对会计人员所应具备的素质和能力有必要的了解,看看自己够不够格。任何一个行业都要求从业人员应具备相应的素质,具备相应的工作素质也是每个人在自己的职业生涯中能否走向辉煌的决定因素。会计人员是会计工作的主要承担者,他们的素质、水平、能力影响着会计职能的发挥和会计工作的质量,会计作为一个专业性很强的行业,对专业素质有较高的要求。

为了正确履行职责和行使权限,会计人员应具备以下基本素质。

1.职业道德

热爱本职工作,忠于职守,廉洁奉公,严守职业道德;认真学习国家财经法规,熟悉财经制度;积极钻研会计业务,精通专业知识,掌握会计技术方法;严守法纪,坚持原则,执行有关的会计法规,维护国家利益,抵制一切违法乱纪、贪污盗窃的行为,要勇于负责,不怕得罪人,不怕打击报复;身体状况能够适应本职工作的要求。

2.组织管理能力

在当今的经济形势下,会计作为一种经济管理活动,除了基本的会计核算和会计监督职能外,还应具有预测经济前景、控制经济过程、评价经营业绩等职能,这就需要会计人员具有综合组织协调能力和管理决策能力。会计人员应能很好地组织、协调财务部门与企业各部门的关系,以实现内部控制的有效管理。

3.职业判断力

这主要是指会计人员在处理各种业务时,有自己的思维习惯和动作,能够应对自如。在遇到个别突发事件时,有主见并坚持正确观点,分寸恰当,即要求会计人员要“经验老练,应对得当”。

第2章 会计业务流程

会计工作流程解析会计信息系统账务处理程序的特点

2.1 会计工作流程解析

会计工作的基本流程,就是会计人员在会计期间内,按照国家规定的会计制度,运用一定的会计方法,遵循一定的会计步骤对经济数据进行记录、计算、汇总、报告,从编制会计凭证、登记会计账簿到形成财务报表的过程。通常,将这种依次发生、周而复始的以记录为主的会计处理过程称之为会计循环。具体来说,按照以下几个步骤循环进行(见图2-1)。图2-1 会计工作流程解析(1)初始建账就是根据企业具体行业要求和将来可能发生的会计业务情况,购置所需要的账簿,然后根据企业日常发生的业务情况和会计处理程序登记账簿。(2)会计事项分析。包括经济业务分析、原始凭证审核等工作。(3)编制会计凭证。即对企业发生的经济业务进行确认和计量,并根据其结果,运用复式记账法编制会计分录,填写会计凭证。(4)登记有关账簿。即根据会计凭证分别登记有关的日记账、总分类账和明细分类账,并结出发生额和余额。(5)编制试算平衡表。即根据总分类账试算平衡表和明细分类账试算平衡表,检查记账有无错误。(6)期末调账和编制工作底稿。期末结账前,按照权责发生制原则,确定本期的应得收入和应负担的费用,并据以对账簿记录的有关账项作出必要调整,编制调账分录和试算平衡表,并结合分类账和日记账的会计数据,据以编制工作底稿,以方便下一步对账和结账工作,并为最后编制报表提供便利。(7)对账和结账。对账是为确保账簿记录的正确、完整、真实,在有关经济业务入账以后进行的对账工作,主要有账账相对、账证相对和账实相对。

结账即结清账目,在把一定时期所发生的经济业务全部登记入账后,将各种账簿记录的经济业务结算清楚,结出本期发生额合计和期末余额,或将余额结转下期,以便编制财务报表,分清上下期会计记录和分期继续核算。(8)编制和报送财务报告。根据账簿记录编制资产负债表、利润表、现金流量表等,报告企业财务状况和经营成果。

2.2 会计信息系统账务处理程序的特点

1.会计信息系统体系

会计信息系统是一个组织处理会计业务,并为企业管理者和决策者提供财务信息、定向信息和决策信息的实体。它通过收集、存储、加工、传输和利用会计信息,为预测经济前景和控制经营过程提供可靠服务。会计信息系统是从属于管理信息系统的一个子系统。它可分为以下三个层次:(1)会计电算化核算系统。它以提供财务信息为主,注重对经济业务的事后反映,其功能侧重于会计业务的日常核算,一般由账务处理子系统、财务报表子系统、工资核算子系统、固定资产核算子系统、存货核算子系统、成本核算子系统和销售核算子系统构成。(2)会计电算化管理系统。它以提供定向信息为主,注重对经营过程的事中控制,其功能侧重于对资金、成本、销售收入、利润的管理和控制,以充分发挥会计信息系统的监督、管理和控制职能为目的。一般由固定资金管理子系统、流动资金管理子系统、成本控制子系统、销售收入和利润管理子系统等构成。(3)会计电算化决策支持系统。它以提供决策信息为主,注重对经济前景的事前预测,其功能侧重于决策分析,目的是为企业决策者制定科学的经营决策提供帮助。它以各种预测、决策模型为基础,一般由量本利分析子系统、风险投资分析子系统、产量预测子系统和综合查询子系统构成。

会计电算化核算系统是电算化会计信息系统的最主要内容,具体划分如下:

①账务处理子系统。账务子系统是完成录入、审核、修改记账凭证并进行记账、查账、银行对账等日常业务的子系统,是会计信息系统的核心,包含了会计业务处理的基本内容。

②财务报表子系统。财务报表子系统是会计信息系统最终输出汇总会计信息的处理功能。

上述两个子系统是商品化会计软件中最常见、最基本的,因为完整的会计软件离不开账务与报表。

③核算子系统。● 固定资产核算子系统。该子系统的主要功能是:建立各种在用固

定资产数据库;处理固定资产的增加、减少及有关统计事项;按

车间、部门计算应提的折旧费;生成固定资产明细清单、折旧费

计算表及有关折旧的机制转账凭证;输出按不同资金来源增加或

不同原因减少的固定资产统计表等。● 材料核算子系统。该子系统的主要功能是:建立各种材料的档案

数据库;输入各类领料单,如出库单、入库单等;处理材料的收、

发、存统计事项;核算库存资金;生成有关材料的机制转账凭证;

输出各类材料库存资金动态表、储备明细表、材料期末数量及金

额明细表,并输出按产品或按领用单位分配的材料领用分配表以

及按不同来源、不同用途统计的物资统计表,作为成本核算的依

据之一。● 工资核算子系统。该子系统的主要功能是:在职工工资数据库的

基础上,根据各类增、扣款项计算每月每个职工应发与实发工资;

输出职工工资发放明细表和企业工资汇总表,并提供工资分配

表,作为成本核算归集生产费用的原始依据;该系统还包括职工

福利基金的提存和分配、工资及福利基金的转账等。● 成本核算子系统。该子系统的主要功能是:读入账务处理模块中

的基本生产、辅助生产、制造费用、管理费用明细账数据以及工

资、材料等核算中的工资分配表、材料领用分配表、固定资产折

旧计算表数据;输入工时统计表,完工产品入库单,在产品明细

表,半成品收、发、存表等原始数据;按产品成本对象归集上期

在产品生产费用及本期基本生产发生额;然后,在本期完工产品

及月末在产品之间进行分配;计算本月完工产品总成本及单位成

本;输出在产品成本明细表及按成本项目反映的当月完工产品的

总成本及单位成本。● 销售核算子系统。该子系统的主要功能是:输入销售发票等原始

数据;建立销售明细账、发出商品明细账及销售利润明细表;进

行发出商品的核算;汇总销售收入;结转销售成本;进行销售税

金、销售费用、销售利润的计算及转账。输出按产品分类的产成

品收、发、存明细表,产品销售明细表,发出商品结存表,销售

利润明细表等。

上述五个子系统,通过自动转账凭证,均可与账务子系统实现数据共享。如果实现网络化管理,则原始数据可以在各部门输入,账务子系统只要将各部门的汇总数据通过网络传输过来,就可以实现数据共享。

2.会计循环步骤与方法的特点

将计算机会计数据处理和手工会计数据处理相比较,可以看出,二者的循环程序基本相同,但二者还是存在以下差别:(1)存储能力及其介质不同。会计数据处理须借助于日记账、总分类账、明细分类账等来完成,但在手工数据处理会计中采用的是订本、活页、卡片等账簿,其存储能力有限,且查找较困难;而计算机会计采用磁盘形式的账簿,存储能力大,查找容易。(2)受人工干预程度不同。计算机会计的一个重要标志是会计数据处理的自动化。数据一旦进入处理系统后,整个处理过程自动完成,不需要人工干预;而人工数据处理会计从原始凭证审核开始,到编制财务报表均须会计人员完成。(3)灵活性和适应性不同。人工数据处理会计对一些特殊事项,可以依据合理性和合法性确定其会计处理方法,而计算机会计则无法识别这些非经常、非惯例项目的处理。同时人工数据处理能不断适应新情况,如会计改革,但计算机会计处理系统则必须投入较大的人力修改程序才能适应新情况。

第3章 建账

简述建账建账流程解析分行业建账指南

3.1 简述建账

任何企业在成立初始,都面临着建账问题。

1.建账的定义

建账就是根据企业具体行业要求和将来可能发生的会计业务情况,购置所需要的账簿,然后根据企业日常发生的业务情况和会计处理程序登记账簿。

2.建账需要注意的问题(1)与企业相适应。

企业规模与业务量是成正比的,规模大的企业,业务量大,分工也复杂,会计账簿需要的册数也多;企业规模小,业务量也小,有的企业,一个会计可以处理所有经济业务,设置账簿时就没有必要设许多账,所有的明细账合成一两本就可以了。(2)依据企业管理需要。

建立账簿是为了满足企业管理需要,为管理提供有用的会计信息,所以在建账时以满足管理需要为前提,避免重复设账、记账。(3)依据账务处理程序。

企业业务量大小不同,所采用的账务处理程序也不同。企业一旦选择了账务处理程序,也就选择了账簿的设置,如果企业采用的是记账凭证账务处理程序,企业的总账就要根据记账凭证序时登记,你就要准备一本序时登记的总账。

不同的企业在建账时所需要购置的账簿是不相同的,总体来讲要依企业规模、经济业务的繁简程度、会计人员多少、采用的核算形式及电算化程度来确定。但无论何种企业,都存在货币资金核算问题,现金和银行存款日记账都必须设置,另外还需设置相关的总账和明细账。所以,当一个企业刚成立时,一定要去会计商店购买这几种账簿和相关账页。需要说明的是,明细账有许多账页格式,在购买时要选择好所需要的格式的账页,如借贷余三栏式、多栏式、数量金额式等,然后根据明细账的多少选择你所需要的封面和装订明细账用的账钉或线。另外,建账初始,必须购置的有记账凭证[如果该企业现金收付业务较多,在购买时就可以选择收款凭证、付款凭证、转账凭证把如果企业收付业务量较少时购买记账凭证(通用)也可以]、记账凭证封面、记账凭证汇总表、记账凭证装订线、装订工具。为编制报表方便还应购买空白资产负债表、利润表(损益表)、现金流量表等相关财务报表。以上是一般企业建账时要做的准备工作。

3.2 建账流程解析

图3-1 建账流程

3.3 分行业建账指南

3.3.1 工业企业建账指南

工业企业是指那些专门从事产品的制造、加工、生产的企业,所以也有人称工业企业为制造业。由于会计核算涉及内容多,又有成本归集与计算问题,所以工业企业建账是最复杂的,也是最具有代表意义的。

1.现金日记账和银行存款日记账

这两种账簿是企业必须具备的。会计人员在购买时,两种账本各购一本足矣。但企业开立了两个以上的银行存款账号,那么账本需要量就要视企业具体情况确定了。如若使用完毕,再购入新账本也不为迟。

2.总分类账

企业可根据业务量的多少购买一本或几本总分类账(一般情况下是无须一个科目设一本总账的),然后根据企业涉及的业务和涉及的会计科目设置总账。原则上讲,只要是企业涉及的会计科目就要有相应的总账账簿(账页)与之对应。会计人员应估计每一种业务的业务量大小,将每一种业务用口取纸分开,并在口取纸上写明每一种业务的会计科目名称,以便在登记时能够及时找到应登记的账页,在将总账分页使用时,假如总账账页从第1页到第10页登记现金业务,我们就会在目录中写清楚“库存现金……1~10”,并且在总账账页的第1页贴上口取纸,口取纸上写清楚“库存现金”;第11~20页为银行存款业务,我们就在目录中写清楚“银行存款……11~20”,并且在总账账页的第11页贴上写有“银行存款”的口取纸。依此类推,总账就建好了。

为了登记总账的方便,在总账账页分页使用时,最好按资产、负债、所有者权益、收入、费用的顺序来分页,在口取纸选择上也可将资产、负债、所有者权益、收入、费用按不同颜色区分开,以便于登记。

企业通常要设置的总账往往会有以下内容:“库存现金”、“银行存款”、“其他货币资金”、“交易性金融资产”、“应收票据”、“应收账款”、“其他应收款”、“存货”、“长期股权投资”、“固定资产”、“累计折旧”、“无形资产”、“长期待摊费用”、“短期借款”、“应付票据”、“应付账款”、“其他应付款”、“应付职工薪酬”、“应交税费”、“应付股利”、“长期借款”、“应付债券”、“长期应付款”、“实收资本(股本)”、“资本公积”、“盈余公积”、“未分配利润”、“本年利润”、“主营业务收入”、“主营业务成本”、“营业税金及附加”、“销售费用”、“其他业务收入”、“其他业务支出”、“营业外收入”、“营业外支出”、“以前年度损益调整”、“所得税费用”,等等。总账的登记可以根据记账凭证逐笔登记,可以根据科目汇总表登记,也可以根据汇总记账凭证进行登记。

因工业企业会计核算使用的会计账户较多,所以总账账簿的需要量可能会多一些,购买时需多购置几本,但也要根据业务量多少和账户设置的多少购置。因工业企业的存货内容所占比重较大,企业要根据账户设置相应的总账。有关存货账户有:“原材料”、“在途物资”、“材料采购”、“委托加工物资”、“周转材料”等。

企业也要根据成本计算账户设置相应的总账。成本计算账户包括“辅助生产成本”、“废品损失”、“基本生产成本”。

3.明细分类账

在企业里,明细分类账的设置是根据企业自身管理需要和外界各部门对企业信息资料的需要来设置的。需设置的明细账有“交易性金融资产”(根据投资种类和对象设置)、“应收账款”(根据客户名称设置)、“其他应收款”(根据应收部门、个人、项目来设置)、“长期股权投资”(根据投资对象或根据面值、溢价、折价、相关费用设置)、“固定资产”(根据固定资产的类型设置,另外固定资产明细账账页,每年可不必更换新的账页)、“短期借款”(根据短期借款的种类或对象设置)、“应付账款”(根据应付账款对象设置)、“其他应付款”(根据应付的内容设置)、“应付职工薪酬”(根据应付部门设置)、“应交税费”(根据税金的种类设置)、“销售费用”、“管理费用”、“财务费用”(均按照费用的构成设置)。企业可根据自身的需要增减明细账的设置。日常根据原始凭证、汇总原始凭证及记账凭证登记各种明细账。明细账无论按怎样的分类方法,各个账户明细账的期末余额之和应与其总账的期末余额相等。

在工业企业里除设置上述明细账外,还应增加相应的明细账。在材料按实际成本计价的企业,要设置“在途物资”或“材料采购”明细账,以便于核算不同来源的材料的实际成本。在材料按计划成本计价的企业,要设置“材料采购”明细账,并采用横线登记法,按材料的各类规格、型号登记材料采购的实际成本和发出材料的计划成本,并根据实际成本和计划成本的差异反映材料成本差异;另外,配合材料按计划成本计价,可以建立“材料成本差异”明细账,它是原材料备抵调整账户,同原材料相同,它的设置也是按材料的品种、规格设置,反映各类或各种材料实际成本与计划成本的差异,计算材料成本差异分配率。

为计算产品成本要设置“基本生产成本”明细账,也称产品成本明细分类账或产品成本计算单。根据企业选择的成本计算方法,可以按产品品种、批别、类别、生产步骤设置明细账;“辅助生产成本”明细账,用以反映归集的辅助生产费用或辅助生产成本及分配出去的辅助生产成本和转出的完工的辅助生产产品,辅助生产成本明细账的设置应根据辅助生产部门设置;“制造费用”明细账是所有工业企业都必须设置的,它根据制造费用核算内容如工资费、折旧费、修理费、低值易耗品摊销费、劳保费等来设置。

损益类明细账有“主营业务收入”、“主营业务成本”、“管理费用”、“财务费用”、“营业外收入”、“营业外支出”、“投资收益”等。“主营业务收入”与“主营业务成本”明细账可根据产品的品种、批别、类别来设置,“销售费用”、“管理费用”、“财务费用”明细账按照费用的种类设置,“营业外收入”、“营业外支出”明细账根据收入与支出的种类设置,“投资收益”明细账则根据投资的性质与投资的种类来设置。

4.其他问题

因工业企业的成本计算比较复杂,所以在企业建账时,为了便于凭证的编制,要设计一些计算用表格,如:材料费用分配表、领料单、工资费用计算表、折旧费用分配表、废品损失计算表、辅助生产费用分配表、产品成本计算单等相关成本计算表格。

3.3.2 商品流通企业建账指南

商品流通企业是指从事商品流通(买卖)的独立核算企业,主要包括:商业、供销合作社、粮食、外贸、物资供销、图书发行等企业,如商场、大中小型超市、粮店等等。因商品流通企业的经济活动主要是流通领域中的购销存活动,所以这类企业的核算主要侧重于采购成本和销售成本的核算及商品流通费用的核算。该类企业账簿的建立主要也是三个方面。

1.现金日记账及银行存款日记账

商品流通企业的现金日记账及银行存款日记账的建立方式与工业企业是相同的。

2.总分类账簿

商品流通企业的总分类账除了要设置工业企业日常总分类账簿之外,还要设置“商品采购”、“库存商品”、“商品进销差价”这三个商品流通企业必须使用的总账账簿。如果经常委托他人代销商品或为他人代销商品,还需设置“委托代销商品”、“代销商品款”、“受托代销商品”账簿。另外,因商品流通企业的收入、成本和税金与工业企业略有不同,所以还应将工业企业的“主营业务收入”改为“商品销售收入”,把“主营业务成本”改为“商品销售成本”,把“营业税金及附加”改为“销售税金及附加”,把“销售费用”改为“经营费用”。还可根据企业业务量大小和业务需要增删需设置的总账账簿。

3.明细分类账的设置

根据增设的总账账簿,我们还应增设相关明细账簿,如“商品采购”明细账,反映购进商品的进价成本及入库商品的实际成本,商品采购明细账可按客户名称设置;“库存商品”明细账,反映商品的收发结存情况,可按商品的种类、名称、规格和存放地点设置,要求采用数量金额核算法。在按实际成本计算已销商品成本时,库存商品的发出可按个别计价法(分批实际成本计价)、加权平均法、移动加权平均法、先进先出法、进销差价法和毛利法。如果企业是商品零售企业,还需设置“商品进销差价”明细账,该账户因是“库存商品”的调整账户,所以它的明细账的设置口径应与“库存商品”明细账一致。“经营费用”作为反映商品流转整个经营环节所发生的各种费用,应按费用的种类,如运输费、装卸费、整理费、广告费等分类反映。“商品销售收入”、“商品销售成本”明细账可以按商品的种类、名称、规格或不同的销售部门设置。商品流通企业明细账的设置,除了上述明细账外,其余与工业企业明细账的设置相同。

4.其他问题

因商品流通企业存在较之服务业不同的成本计算问题,所以为了便于成本计算需要外购或自制许多计算用表格,所以在建账时也要有所准备,否则到月末结账时会手忙脚乱,如已销商品进销差价计算表、商品盘存汇总表、毛利率计算表等。

3.3.3 服务企业建账指南

服务业也称为第三产业,泛指那些对外提供劳务服务的企业,因为它提供的并非是产品、商品,而是一种劳务服务,所以我们称之为服务企业,它包括金融保险业、邮电通信业、文化体育业、娱乐业、旅游服务业、仓储保管业、仓储租赁业、代理业、广告业等。虽然服务业服务项目很多,但由于在会计核算上,成本核算比较简单,所以账簿设置相对也较简单。

1.现金日记账和银行存款日记账

现金日记账与银行存款日记账的建立同工业与商业企业相同,使用方式与登记方式也完全相同。

2.总分类账簿

服务企业要设置的总账较之工业企业和商品流通企业所需要设置的总账要少,但也需设置“库存现金”、“银行存款”、“交易性金融资产”、“应收账款”、“其他应收款”、“存货”、“长期股权投资”、“固定资产”、“累计折旧”、“无形资产”、“长期待摊费用”、“短期借款”、“应付账款”、“其他应付款”、“应付职工薪酬”、“应交税费”、“实收资本(股本)”、“资本公积”、“盈余公积”、“未分配利润”、“本年利润”、“主营业务收入”、“主营业务成本”、“营业外收入”、“营业外支出”、“以前年度损益调整”、“所得税费用”等。

3.明细分类账

明细分类账的设置也是根据服务企业管理需要和实用性来设置的。与前两种情况基本相同,与上述不同的只是要设置营业费用明细账。

企业只要将这三种类型的账簿建立起来,建账的基本工作就算完成了,其他问题就是按规定进行日常会计处理、登记会计账簿了。

3.3.4 房地产开发企业建账指南

房地产又称不动产,一般指土地、土地上的永久建筑物和由它们衍生的各种物权。房地产开发企业是指专门从事上述不动产开发的企业,它的费用支出主要有土地征用及拆迁补偿费,前期规划、设计、水文、勘察、测绘、三通一平费,建筑安装工程费,道路、供水、供电、供气、排污、排汽、通信、照明、环卫、绿化等基础设施费,公共配套设施费,开发间接费等。为核算各项上述费用,需设置“开发成本”、“开发间接费”,“开发产品”等总账和明细账。

3.3.5 交通运输企业建账指南

交通运输企业是处于流通领域里的产业部门,从事旅客运输和货物运输活动。它的特点是流动性大、营运点多、面广和线路多,企业与有关部门以及企业内部各部门之间的经济关系比较复杂,核算的环节多、业务量大。成本计算要按被运输对象的不同、按不同的运输工具、运输作业项目、运输组织方式计算各种运输成本。运输途中的各种消耗就是运输产品成本,所以在建账时要设置“运输支出”、“运输成本”、“辅助营运费用”、“营运间接费用”、“装卸支出”等总账和明细账。

3.3.6 农业企业建账指南

农业企业是指那些通过生物的生长和繁殖来取得产品,并获取利润的部门,它包括农业、林业、畜牧业和渔业。农业生产比较多样,它的日常核算往往与农作物生长周期、养殖周期相一致,在进行会计核算时,需设置“农业生产成本”、“农用材料”、“辅助生产成本”、“畜牧业生产成本”、“渔业生产成本”等总账和明细账。在企业购置好账簿和准备好记账工作之后,就可以根据记账的基本程序和要求,装订账簿、登记账簿。

第4章 制单

简述制单经济业务分析会计凭证的种了及用途原始凭证的填制和审核记账凭证的填制和审核凭证的传递、装订和保管

4.1 简述制单

也许,你常常在会计人口中听到“制单”这样的“行话”,却苦于书中无相关的解释,问行内人吧,很多人也说不清道不明,无法给你一个清楚满意的答复,“百思不得其解”?那好,下面就要为你解疑答惑。

在会计工作中,“制单”即填制记账凭证,是由会计人员根据原始凭证,按照经济业务的内容加以归类,据以确定会计分录后登入记账凭证,并送下一级审核,最终成为登记账簿的依据。

制单方式有“单式”和“复式”两种。“单式”的特点是:对发生的每一笔经济业务只在一个账户中进行登记,各账户之间没有严密的对应关系,账户记录也不可能相互平衡。由于这种方法没有全面反映资金运动的来龙去脉,也不便于检查账户记录的正确性和完整性,目前,很少有单位采用这种方法。“复式”是从“单式”制单法发展起来的一种比较完善的制单方法。与“单式”制单法相比,其主要特点是:对每项经济业务都以相等的金额在两个或两个以上的相互联系的账户中进行记录(即作双重记录,这也是被称为“复式”的原因);各账户之间客观上存在对应关系,对账户记录的结果可以进行试算平衡。复式制单法较好地体现了资金运动的内在规律,能够全面地、系统地反映资金增减变动的来龙去脉及经营成果,并有助于检查账户处理和保证账簿记录结果的正确性。在我国,复式制单有借贷法、增减法、收付法三种,但现在规定使用的只有借贷法一种。

会计制单人在填制记账凭证时需要注意的要点:摘要清楚,业务内容真实,报销手续完备,账务处理准确完整,不同的业务分别制单,摘要和经济业务相符,正确使用会计科目、部门、项目。相关人员(包括凭证填制人员、审核人员、记账人员、会计主管人、领(缴)款人、出纳)必须在相应位置签名或盖章。

4.2 经济业务分析

会计循环的第一步就是分析经济业务,这是制单前的必备工作。即运用复式记账原理,分析企业经济活动对各项会计要素的影响。对于每一笔经济业务,需要分析的具体问题包括:该业务影响到哪些会计要素;影响的方向是增加还是减少;被影响的要素通过什么会计账户反映。

具体的经济业务从以下几个方面进行分析。

1.购进业务的核算

为了总括地对购进过程中的主要经济业务进行核算,应根据经济业务的具体内容设置两类账户,一类反映库存原材料收、发、结存情况,如原材料账户;一类反映企业结算原材料款及采购费用情况,如库存现金、应付账款等账户。

2.生产业务的核算

为了总括地对生产过程中的主要经济业务进行核算,应根据其经济业务的具体内容,相应地开设“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”、“应付职工薪酬”、“累计折旧”等账户。

3.销售业务的核算

为了总括地对销售过程中的主要经济业务进行核算,必须相应地开设和运用“主营业务收入”、“主营业务成本”、“销售费用”、“营业税金及附加”等账户,此外,对于收取的货款进行核算时,还应开设和运用“应收账款”、“预收账款”、“银行存款”等账户。

4.其他业务的核算

所有者对企业的投资,形成企业的永久性资本,所有者按其投资额对企业承担风险。企业实际收到所有者对企业的投资,通过“实收资本”账户反映。该账户属于所有者权益类账户,贷方登记所有者投入的资本额,借方登记所有者收回的投资额,期末贷方余额表示所有者投资的实际数。由于实收资本是一种永久性的资本,一般情况下,借方没有发生额。取得投资时,根据投资方式,借记有关资产类账户,贷记“实收资本”账户。

债权人对企业的借款,形成企业的借入资本,债权人对企业不承担风险,只要求企业按期还本付息。企业实际收到债权人的借款,通过“短期借款”或“长期借款”等账户反映。该账户属于负债类账户,贷方登记借款的实际数,借方登记偿还借款数,期末贷方余额反映尚未偿还的借款额。企业取得借款时,借记“银行存款”账户,贷记“短期借款”或“长期借款”账户;还款时,借记“短期借款”或“长期借款”账户,贷记“银行存款”账户。

4.3 会计凭证的种类及用途

4.3.1 会计凭证主要类别及用途

会计凭证是多种多样的,按其填制的程序和用途,可以分为原始凭证和记账凭证两大类。

1.原始凭证

原始凭证,亦称单据,是在经济业务发生时,由业务经办人员直接取得或者填制,用以载明经济业务的具体内容,表明某项经济业务已经发生和完成,明确有关经济责任,具有一定的法律效力的重要凭证。它是会计核算的初始资料,是编制记账凭证的主要依据。

2.记账凭证

记账凭证是指会计人员根据审核无误的原始凭证,按照会计制度规定的核算内容,对经济业务进行分类编制会计分录的书面凭证。编制记账凭证,就是将复杂繁多的原始凭证转化成分类有序的会计分录的过程,将普通的资金收付资料转化为能为经营决策者所需要的会计信息的过程。

4.3.2 原始凭证主要类别及用途

原始凭证按其形成,分为以下几种。

1.外来原始凭证

外来原始凭证是指同外部单位发生经济往来关系时从外部单位取得的原始凭证,如购货时取得的发货票、付款时所取得的收据等。

2.自制原始凭证

自制原始凭证是指由本单位内部经办经济业务的部门或人员,在办理经济业务时所填制的凭证,如商品入库时,由仓库保管人员填制的入库单;商品销售时,由业务部门开出的提货单等。

除上列原始凭证外,企业实际工作中还有许多其他凭证,由于篇幅关系,在此不作一一列举。企业的自制原始凭证可以按其内容分为以下几类:(1)一次性凭证。在自制的原始凭证中,大部分凭证的填制手续是一次完成的,已填列的凭证不能再重复使用,这类自制原始凭证称为一次性凭证。(2)累计凭证。在一些特定单位,为了连续反映某一时期内不断重复发生而分次进行的特定业务,需要在一张凭证中连续、累计填列该项特定业务的具体情况,这种凭证称为累计凭证,如限额领料单。限额领料单中标明了某种材料在规定期限内的领用额度,用料单位每次领料及退料,都要由经办人员在限额领料单上逐笔记录、签章,并结出限额结余。使用这种凭证,既可以作到对领用材料的事前控制,又可减少凭证填制的手续。但因这种凭证要反复使用,必须严格其保管制度和材料收发手续。(3)记账编制凭证。在企业自制的各种原始凭证中,一般都是以实际发生或完成的经济业务为依据,由经办人员填制并签章。但有些自制原始凭证,则是由会计人员根据已经入账的结果,对某些特定事项进行归类、整理而编制的,这种根据账簿记录而填制的原始凭证,称为记账编制凭证,如月末确定已销商品成本时,根据库存商品账簿记录所编制的成本计算表;月末计算产品生产成本时,所编制的制造费用分配表以及月末所编制的利润分配计算表等。(4)汇总原始凭证。实际工作中,为了集中反映某项经济业务的总括情况,并简化记账凭证的填制工作,往往将一定时期内若干记录同类性质经济业务的原始凭证汇总编制成一张原始凭证,这种凭证称为汇总原始凭证,如收货汇总表、商品销货汇总表、发出材料汇总表等。汇总原始凭证所汇总的内容,只能是同类经济业务,即:将反映同类经济业务的各原始凭证汇总编制一张汇总原始凭证,不能汇总两类或两类以上的经济业务。汇总原始凭证也属于原始凭证的范畴。

通过以上按不同标准对原始凭证进行分类,我们可以从中看出它们之间是相互联系的,如“收据”对收款方来说是自制凭证,但对付款方来说是外来凭证,同时它又是一次凭证和通用凭证,所以,有些原始凭证也同许多事物一样具有多重性。

4.3.3 记账凭证主要类别及用途

1.按用余分类

记账凭证按其用途的不同,可分为专用记账凭证和通用记账凭证。(1)专用记账凭证。

专用记账凭证是指分类反映经济业务的记账凭证。这种记账凭证按其反映经济业务内容的不同,又可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。

收款凭证、付款凭证和转账凭证是分别用来记录货币资金收入事项、货币资金支出事项和转账业务(与货币资金收支无关的业务)的,为便于识别,各种记账凭证一般都印制成不同颜色。在会计实务中,某些经济业务既是货币资金收入业务,又是货币资金支出业务,比如现金和银行存款之间的划转业务。为了避免记账重复,对于这类业务一般只编制付款凭证,从银行提取现金时,编制银行存款付款凭证。(2)通用记账凭证。

通用记账凭证是指用来反映所有经济业务的记账凭证,为各类经济业务所共同使用,因此也称标准凭证,其格式一般同转账凭证的格式相同。

在实际工作中,那些业务比较单纯、业务量也较少的单位,非常适宜使用这类记账凭证。

2.按填制方式分类

记账凭证按其填制方式的不同,可以分为复式记账凭证和单式记账凭证。(1)复式记账凭证。

复式记账凭证是把一项经济业务完整地填列在一张记账凭证上,即该项经济业务所涉及的所有会计科目在一张记账凭证中集中反映。前面我们讲到的专用记账凭证和通用记账凭证均属于复式记账凭证。(2)单式记账凭证。

单式记账凭证又称单项记账凭证,它是在一张记账凭证上只填列每笔会计分录中的一方科目,其对应科目只作参考,不据以记账。填列借方科目的称为借项记账凭证,填列贷方科目的称为贷项记账凭证。这样,每笔会计分录至少要填制两张单式记账凭证,用编号将其联系起来,以便查对。

由于一张凭证只填列一个会计科目,因此使用单式记账凭账便于汇总每个会计科目的发生额和进行分工记账,但填制工作量大,在一张凭证上反映不出经济业务的全貌,不便于查账。

3.按收付业务分类

记账凭证按货币资金的收付业务设计的不同,可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证(见图4-1)。图4-1 记账凭证按收付业务分类

4.4 原始凭证的填制和审核

4.4.1 原始凭证的填制

1.原始凭证的基本要素

会计实务中,由于各种经济业务的内容和经济管理的要求不同,原始凭证的名称、格式和内容多种多样。但是,原始凭证作为经济业务已经发生或已经完成的原始证据,必须反映经济业务发生或完成的情况,并明确有关经济人的责任,所以各种原始凭证都必须具备一些基本内容,具有一些基本要素,这些基本要素主要包括以下7个方面:(1)凭证的名称。标明原始凭证所记录业务内容的种类,反映原始凭证的用途,如“出库单”、“入库单”等。(2)填制凭证的日期。如果在业务发生或完成时,因各种原因未能及时填制原始凭证的,应以实际填制日期为准;销售商品、产品时未能及时开出发货票的,补开发货票的日期应为实际填制时的日期。(3)填制凭证单位或填制人姓名。(4)经办人员的签名和盖章。经办人员签名盖章是为了通过该项内容明确经济责任。(5)接受凭证单位的名称。将接受凭证单位与填制凭证单位或填制人相联系,标明经济业务的来龙去脉。(6)经济业务内容。经济业务内容主要是表明经济业务的项目、名称及有关的附注说明。(7)数量、单价和金额。主要表明经济业务的计量。这是原始凭证的核心。

2.原始凭证的填制方式(1)按照实际发生或完成的经济业务,由经办人员直接填列,如“入库单”、“出库单”。【例】向天宇公司销售甲产品50件,每件80元,开出增值税发票,货已发出,款未收,出库单如表4-1所示。表4-1 出库单

出库单应当列明发出存货的品名、提货单位、售货发票或领用凭单的号码、发出存货的数量、单价与金额,此外,出库单位必须有库管员与主管人员的签名,以明确责任,加强监督。(2)已经入账的有关经济业务,由会计人员利用账簿资料进行加工整理填列,如“产品成本计算单”,如表4-2所示。表4-2 产品成本计算单(3)根据若干张反映同类经济业务的原始凭证定期汇总,填列汇总原始凭证,如“工资结算汇总表”,如表4-3所示。表4-3 工资结算汇总表

3.原始凭证的填制要求

原始凭证是具有法律效力的证明文件,是会计核算的依据,应该符合下列基本要求:(1)记录要真实。必须实事求是地填写经济业务,原始凭证上填制的日期、业务内容、数量、金额等必须与实况完全符合,确保凭证内容真实可靠。(2)内容要完整。原始凭证必须按规定的格式和内容填写齐全,不得有任何遗漏,同时必须由经办业务的人员签字盖章,对凭证的真实性和正确性负完全的责任。如果内容不齐备,则不能作为经济业务的合法证明也不能作为有效的会计凭证。(3)填制要及时。应当根据经济业务的执行和完成情况及时填制原始凭证。(4)书写要清楚。原始凭证上的文字和数字都要认真填写,要求字迹清楚,易于辨认,不得任意涂改、刮擦或删改。一般凭证如果发现错误,须划线更正,即将写错的文字或数字,用红线划掉,再将正确的数字或文字写在划红线的上方,并加盖经手人印章。(5)格式要规范。原始凭证要用蓝色或黑色笔书写,书写要清楚、规范。填写支票必须使用碳素笔,属于需要套写的凭证,必须一次套写清楚,合计的小写金额前应加注货币符号,如“¥”“HK”“US$”等。大写金额有“分”的,后面不加“整”字,其余一律在末尾加“整”字,大写金额前还应加注币值单位,注明“人民币”、“美元”、“港币”等字样,且币值单位与金额数字之间以及各金额数字之间不得留有空隙。

特殊情况:对于遗失的原始凭证而又无法取得证明,如火车票等,可由当事人写出详细情况,由单位负责人批准后代作原始凭证。

4.4.2 原始凭证的审核

对原始凭证进行审核,是确保会计资料质量的重要措施之一,也是会计机构、会计人员的重要职责。(1)《会计法》对审核原始凭证规定包括:

①会计机构、会计人员必须审核原始凭证,这是法定职责。

②会计机构、会计人员审核原始凭证应当按照国家统一的会计制度的规定进行,也就是说,会计机构、会计人员审核原始凭证的具体程序、要求,应当按照国家统一的会计制度规定,由会计机构、会计人员据此执行。

③会计机构、会计人员对不真实、不合法的原始凭证,有权不予受理,并向单位负责人报告,请求查明原因,追究有关当事人的责任;对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回,并要求经办人员按照国家统一的会计制度的规定进行更正、补充。这样、既明确了会计机构、会计人员的职责和要求,也明确了单位负责人、填制或取得原始凭证的经办人员的职责和要求。(2)具体来说,审核原始凭证主要是以下两方面:

①审核原始凭证的真实性。即原始凭证上所有项目是否填全,有关人员或部门是否签章,摘要、金额是否填写清楚,金额计算是否正确,金额大、小写是否一致等。

②审核原始凭证的合法性、合规性和合理性。即原始凭证所反映的经济业务是否符合国家颁发的有关财经法规、财会制度,是否有违法乱纪等行为。(3)经审核的原始凭证应根据不同情况处理:

①对于完全符合要求的原始凭证,应及时据以编制记账凭证入账。

②对于真实、合法、合理但内容不够完整、填写有错误的原始凭证,应退回给有关经办人员,由其负责将有关凭证补充完整、更正错误或重开后,再办理正式会计手续。

③对于不真实、不合法的原始凭证,会计机构、会计人员有权不予接受,并向单位负责人报告。

4.5 记账凭证的填制和审核

4.5.1 记账凭证的填制

1.记账凭证填制的基本要求

记账凭证是登记账簿的依据,正确填制记账凭证,是保证账簿记录正确的基础。填制记账凭证应符合以下基本要求:(1)审核无误。即在对原始凭证审核无误的基础上填制记账凭证。这是内部控制制度的一个重要环节。(2)内容完整。即记账凭证应该包括的内容都要具备。应该注意的是:记账凭证的日期,一般为编制记账凭证当天的日期,按权责发生制原则计算收益、分配费用、结转成本利润等调整分录和结账分录的记账凭证,虽然需要到下个月才能编制,但仍应填写当月月末的日期,以便在当月的账内进行登记。(3)分类正确。即根据经济业务的内容,正确区别不同类型的原始凭证,正确应用会计科目。在此基础上,记账凭证可以根据每一张原始凭证填制,或者根据若干张同类原始凭证汇总编制,也可以根据原始凭证汇总表填制,但不能将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。(4)连续编号。即记账凭证应连续编号。这有利于分清会计事项处理的先后,便于记账凭证与会计账簿之间的核对,确保记账凭证的完整。

2.记账凭证填制的具体要求(1)除结账和更正错误,记账凭证必须附有原始凭证并注明原始凭证的张数。(2)一张原始凭证所列的支出需要由两个以上的单位共同负担时,应当由保存该原始凭证的单位开给其他应负担单位原始凭证分割单。(3)记账凭证编号的方法有多种,可以按现金收付、银行存款收付和转账业务三类别编号,即“现字第×号”、“银字第×号”、“转字第×号”;也可以按现金收入、现金支出、银行存款收入、银行存款支出和转账五类进行编号,即“现收字第×号”、“银收字第×号”“现付字第×号”、“银付字第×号”、“转字第×号”。各单位应当根据本单位业务繁简程度、人员多寡和分工情况来选择便于记账、查账、内部稽核、简单严密的编号方法。无论采用哪一种编号方法,都应该按月顺序编号,即每月都从1号编起,顺序编至月末。(4)若记账之前发现记账凭证有错误,应重新编制正确的记账凭证,并将错误凭证作废或撕毁。已经登记入账的记账凭证,在当年内发现填写错误时,应用红字填写一张与原内容相同的记账凭证,在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”,同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证,注明“订正某月某日某号凭证”。如果会计科目没有错误,只是金额错误,也可以将正确数字与错误数字之间的差额,另编一张调整的记账凭证,调增金额用蓝字,调减金额用红字。发现以前年度的错误,应用蓝字填制一张更正的记账凭证。

特殊情况:在出现以下经济业务时,要同时编制两种记账凭证。一是销售一批产品,现有一部分货款已收到,而另一部分货款没有收到,此时应该同时编制收款凭证和转账凭证两种;二是业务人员出差回来后报销差旅费,余款退回,此时也应该同时编制收款凭证和转账凭证两种。(5)实行会计电算化的单位,其机制记账凭证应当符合对记账凭证的一般要求,并应认真审核,做到会计科目使用正确,数字准确无误。打印出来的机制记账凭证上,要加盖制单人员、审核人员、记账人员和会计主管人员印章或者签字,以明确责任。(6)记账凭证填制完经济业务事项后,如有空行,应当在金额栏自最后一笔金额数字下空行处至合计数上的空行处划线注销。(7)正确编制会计分录并保证借贷平衡。(8)摘要应与原始凭证内容一致,能正确反映经济业务的主要内容,表述简单精炼。(9)只涉及现金和银行存款之间收入或付出的经济业务,应以付款业务为主,只填制付款凭证,不填制收款凭证,以免重复。

4.5.2 记账凭证的审核

记账凭证是登记账簿的直接依据,为了保证账簿记录的正确性以及整个会计信息的质量,记账前必须由专人对已编制的记账凭证进行认真、严格的审核。审核的内容主要有以下几方面:(1)记账凭证是否附有原始凭证,记账凭证的内容与所附原始凭证的内容是否相符,金额是否一致。(2)凭证中会计科目的使用是否正确,二级或明细科目是否齐全,账户对应关系是否清晰,金额计算是否准确无误。(3)记账凭证中有关项目是否填列齐全,有关人员是否签名盖章。

在审核中若发现记账凭证填制有错误,应查明原因,予以重填或者按照规定方法及时更正。只有经审核无误的记账凭证,才能据以记账。

4.6 凭证的传递、装订和保管

1.会计凭证的传递(1)会计凭证传递的作用。

会计凭证的传递是指会计凭证从编制时起到归档时止,在单位内部各有关部门及人员之间的传递程序和传递时间。正确组织会计凭证的传递,对于及时处理和登记经济业务,明确经济责任,实行会计监督,具有重要作用。(2)会计凭证传递的注意事项。

各种记账凭证所记载的经济业务内容不同,涉及的部门和人员不同,办理的经济业务手续也不尽一致。组织会计凭证传递,必须遵循内部牵制原则,力求做到及时反映、记录经济业务。会计凭证在传递过程中必须注意以下几个方面:

①一切会计凭证的传递和处理,必须在会计报告期内完成,应当及时传递,不得积压,不得跨期,否则势必影响会计核算的正确性和及时性。

②会计凭证在传递过程中,既要做到完备严密,又要简便易行。凭证的签收、交接应当制定必要的制度,以保证会计凭证的安全与完整。

③应根据每种经济业务的特点、内部组织机构和人员分工情况以及经营管理的需要,恰当规定会计凭证经手的必要环节,并据此规定会计凭证的份数,做到既使各有关部门和人员能了解经济业务的情况,及时办理凭证手续,又避免凭证传递经过不必要的环节,以利于提高工作效率。

④要根据各个环节办理经济业务所必需的时间,合理规定凭证在各个环节停留的时间,以确保凭证及时传递。

2.会计凭证的装订

会计凭证的装订是指把定期完毕的会计凭证按照编号顺序,外加封面、封底,装订成册,并在装订线上加贴封签。在封面上,应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数以及记账凭证和原始凭证张数,并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。如果采用单式记账凭证整理装订时,必须保持会计分录的完整,应按凭证号码顺序还原装订成册,不得按科目归类装订。对各种重要的原始单据以及各种需要随时查阅和退回的单据,应另编目录,单独登记保管,并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。

会计凭证装订的要求是既要美观大方又要便于翻阅,所以在装订时要先设计好装订册数及每册的厚度。一般来说,一本凭证,厚度以1.5~2.0厘米为宜。太厚了不便于翻阅核查;太薄时可用纸折一些三角形纸条,均匀地垫在此处,以保证它的厚度与凭证中间的厚度一致。

有些会计在装订会计凭证时采用角订法,装订起来简单易行,这也很不错。它的具体操作步骤如下:(1)封面和封底裁开,分别附在凭证前面和后面,再拿一张质地相同的纸(可以再找一张凭证封皮,裁下一半用,另一半为订下一本凭证备用)放在封面上角,做护角线。(2)凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形,用夹子夹住,用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。(3)大针引线绳穿过两个眼儿。如果没有针,可以将回形别针顺直,然后将两端折向同一个方向,将线绳从中穿过并夹紧,即可把线引过来,因为一般装订机打出的眼是可以穿过的。(4)在凭证的背面打结。线绳最好把凭证两端也系上。(5)将护角向左上侧折,并将一侧剪开至凭证的左上角,然后抹上胶水。(6)向上折叠,并将侧面和背面的线绳扣粘死。如图4-2所示。图4-2 凭证装订方法(7)待晾干后,在凭证本的背上面写上“某年某月第几册共几册”的字样。装订人在装订线封签处签名或盖章。现金凭证、银行凭证或转账凭证最好依次顺序编号,一个月从头编一次序号,如果单位的凭证少,可以全年顺序编号。

3.会计凭证的保管

会计凭证是重要的经济资料和会计档案。每个单位在完成经济业务手续和记账以后,须按规定的立卷归档制度,形成会计档案资料,以便日后查阅。

会计部门在记账后,应定期(每日、每旬或每月)对各种会计凭证加以分类整理,将各种记账凭证按照编号顺序,连同所附的原始凭证折叠整齐,加具封面、封底,装订成册,并在装订线上加贴封签。在封面上,应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号码,以及记账凭证和原始凭证的张数,并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。如果采用单式记账凭证,在整理装订凭证时,必须保持会计分录的完整。为此,应按凭证号码顺序还原装订成册,不得按科目归类装订(见表4-4)。表4-4 会计凭证封面

会计凭证的保管期限和销毁手续,必须严格按照会计制度的有关规定执行。一般会计凭证至少保存10年,重要的凭证须长期保存,会计凭证保存期满需销毁时,必须开列清单,按照规定的手续报经批准后方可销毁,任何单位都不能随意销毁会计凭证。

第5章 记账

简述记账记账的凭证依据记账程序解析记账注意要点账簿的定义、种了、设置账簿的启用、登记、更换及保管日记账的设置和登记……

5.1 简述记账

一直以来,在实际的会计工作中对于“记账”的定义存在着很大的误解,很多人以为“记账”就是填制凭证,与“制单”混淆在一起。也许你会问:“记账”究竟是什么?

为还“记账”本来面目,本书编者在收集大量资料、深入调查的基础上重新提出“记账”的定义,即将当前会计期间所有已审核的原始凭证和记账凭证登记总分类账、明细分类账、日记账和备查簿等账簿的过程。

明确了记账概念后,那究竟为何要记账呢?

我们都知道,经济业务发生后,首先要填制会计凭证,会计凭证可以反映经济业务,然而会计凭证数量多,又很分散,每一张会计凭证只能反映一个业务,不能集中反映某一时期经济活动的全貌,不能连续、系统、全面地反映和监督一个单位经济活动引起的资产和权益的增减变动情况。这样就不能很好地发挥会计的职能,这是会计凭证反映经济业务的不足之处,也是记账的原因。这就要求会计核算要通过记账把分散在会计凭证上的资料进行分类、整理和汇总,登记到账簿中去,为经济管理提供系统、完整和综合的会计核算资料,以加强经济管理。

5.2 记账的凭证依据

记账的凭证依据即会计凭证,是指记录经济业务发生和完成情况的书面证明,包括原始凭证和记账凭证两种,如图5-1所示。图5-1 记账的凭证依据

5.3 记账程序解析

记账程序是指账簿组织和记账步骤。在实际工作中,常见的记账程序有:记账凭证账务处理程序、汇总记账凭证账务处理程序、科目汇总表账务处理程序、多栏式日记账账务处理程序、日记总账账务处理程序等。

1.记账凭证账务处理

记账凭证账务处理程序的特点是,直接根据记账凭证,逐笔登记总分类账。它是最基本的一种会计账务处理程序,其他各种账务处理程序,都是以它为基础发展演化而成的(见图5-2)。表示编制凭证或登记账簿(下同);表示勾稽与核对(下同)。注:①根据原始凭证编制汇总原始凭证。②根据审核无误的原始凭证或者汇总原始凭证,编制记账凭证(包括收款、付款和转账凭证三类)。③根据收、付款凭证逐日逐笔登记特种日记账(包括现金、银行存款日记账)。④根据原始凭证、汇总原始凭证和记账凭证编制有关的明细分类账。⑤根据记账凭证逐笔登记总分类账。⑥月末,将特种日记账的余额以及各种明细账的余额各级数,分别与总账中有关账户的余额核对相符。⑦月末,根据经核对无误的总账和有关明细账的记录,编制会级报表。图5-2 记账凭证账务处理程序

2.汇总记账凭证账务处理

汇总记账凭证账务处理程序是记账凭证账务处理程序的发展,它的基本特点是先定期将全部记账凭证按照种类不同分别归类编制汇总记账凭证,然后再根据汇总记账凭证登记总分类账(见图5-3)。注:①根据经审核的原始凭证或汇总原始凭证,编制记账凭证(收、付、转三类)。②根据收款凭证和付款凭证,登记特种日记账(现金、银行存款日记账)。③根据原始凭证、汇总原始凭证和记账凭证,登记有关的明细账。④根据一定时期内的全部记账凭证,分别汇总编制转账凭证汇总表。⑤根据定期汇总编制的特种日记账和转账凭证汇总表,登记总分类账。⑥月末,将特种日记账的余额以及各种明细账的余额各级数,分别与总账中相应账户的余额核对相符。⑦月末,根据经核对无误的总账和有关的明细账记录,编制会级报表。图5-3 汇总记账凭证账务处理程序

3.科目汇总表账务处理

科目汇总表账务处理程序同汇总记账凭证账务处理程序一样,也是由记账凭证账务处理程序发展而来的。在该种账务处理程序下,要先根据记账凭证填制科目汇总表,然后根据科目汇总表登记总账。采用科目汇总表账务处理程序,需要设置的各种账簿,与汇总记账凭证账务处理程序基本相同(见图5-4)。注:①根据原始凭证或原始凭证汇总表编制收款凭证、付款凭证或转账凭证。②根据收款凭证、付款凭证登记现金日记账、银行存款日记账。③根据原始凭证或原始凭证汇总表、收款凭证、付款凭证、转账凭证逐笔登记各种明细分类账。④根据收款凭证、付款凭证、转账凭证编制科目汇总表。⑤根据科目汇总表登记总分类账。⑥月末,将现金日记账、银行存款日记账的余额以及各种明细分类账的余额各级数分别与相应的总分类账户余额核对相符。⑦月末,根据总分类账、各种明细分类账的有关资料编制会级报表。图5-4 科目汇总表账务处理程序

4.日记总账账务处理

日记总账账务处理程序的主要特点是:设置日记总账,所有经济业务都必须在日记总账中进行登记。日记总账既要根据业务发生的时间顺序登记,又要将所有科目的总分类核算都集中到一张账页上(见图5-5)。注:①根据原始凭证或原始凭证汇总表编制收款凭证、付款凭证或转账凭证。②根据收款凭证、付款凭证登记现金日记账、银行存款日记账。③根据原始凭证或原始凭证汇总表或记账凭证登记各种明细账。④根据记账凭证登记日记总账。⑤月末,将现金日记账、银行存款日记账余额以及各种明细分类账余额各级数与日记总账相应科目的余额核对相符。⑥月末,根据总分类账、各种明细分类账的有关资料编制会级报表。图5-5 日记总账账务处理程序

5.4 记账注意要点

会计人员应当根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。登记账簿的基本要点是:(1)记账时,应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内。记录的数字要准确,摘要要清楚,登记要及时,字迹要工整。(2)记账后,要在记账凭证上签名盖章,并注明“√”符号,表示已经记账。(3)账簿中书写的文字和数字一般占格宽的1/2。(4)记账不得使用圆珠笔或者铅笔书写,要使用蓝黑墨水或碳素墨水书写。除了在用红字冲账凭证、冲销错误记录、在不设借贷等栏内结出负数余额的情况下可以使用红色墨水记账外,其他一律不得用红字记账。(5)各账页应按顺序连续登记,不得跳行,行不得隔页码使用。如果发生隔页、跳行,应当将空页、空行划线注销,并写上“此行空白”或“此页空白”的字样,盖上记账人员私章以示负责。(6)各账户的余额,应写上“借”或“贷”字样,没有余额的要在余额栏内写上“0”表示。(7)每一页应结出本页合计数和余额,并在最后一行写上“过次页”。在下一页第一行摘要栏内写出“承上页”的字样,并将上页余额抄在下页第一行的余额栏内。

记账中,发生账簿记录错误时,不准涂改、挖补、刮擦或者用药水等消除字迹,应按规定进行更正。

5.5 账簿的定义、种类、设置

1.会计账簿的定义

会计账簿,简称账簿,是由具有一定格式、互有联系的若干账页组成的,以会计凭证为依据,用以全面、系统、序时、分类记录各项经济业务的簿记。

由于各个单位经济业务和经营管理的要求不同,因此,设置的账簿种类也就多种多样。

2.账簿的种类(1)账簿按其用途分类:

①序时账簿。在实际工作中,序时账簿是按照会计部门收到凭证的先后顺序也就是按照记账凭证编号的先后顺序逐日进行登记的,所以序时账簿亦称日记账。

序时账簿有两种:一种是用来登记全部经济业务的,又叫普通日记账;另一种是用来登记某一类经济业务的,又叫特种日记账。在会计核算发展的早期,最常用的是前一种。

②分类账簿。分类账簿又称分类账,是对全部经济业务分类登记的账簿。分类账簿按其反映指标的详细程度划分,分为总分类账簿和明细分类账簿两种。总分类账是根据一级会计科目设置的,总括反映全部经济业务和资金状况的账簿,简称总账;明细分类账是根据二级或明细科目设置的,详细记录某一类中某一种经济业务增减变化及其结果的账簿。明细分类账(简称明细账)是对总账的补充和具体化,并受总账的控制和统驭。

③备查账簿。这种账簿是对某些不能在日记账和分类账中记录的经济事项或记录不全的经济业务进行补充登记的账簿,因此也叫辅助账簿,如“应收、应付票据备查簿”、“租入固定资产备查簿”、“代销商品登记簿”等。(2)账簿按其外表形式分类:

①订本式账簿。订本式账簿又称订本账,是在未使用之前就把编有顺序号的一定数量的账页固定装订成册的账簿。

②活页式账簿。该账簿是指在使用前和使用过程中都不把账页固定装订成册,而将账页用账夹夹起来,可以随时增添、取出的一种账簿。明细账多采用活页式。

③卡片式账簿。卡片式账簿是利用卡片进行登记的账簿。这种账簿是由多具账页格式的硬纸卡组成,并且这些硬纸卡被存放在卡箱中。(3)账簿按其账页格式分类:

①三栏式账簿。三栏式账簿就是在账页上设置“收入”(或增加)、“付出”(或减少)和“余额”三栏或“借方”、“贷方”和“余额”三栏,只记录金额的账簿。

②多栏式账簿。多栏式账簿是在账页上设置多栏,只记录金额的账簿,一般适用于费用、成本等明细账,如“制造费用明细账”、“管理费用明细账”等。

③数量金额式账簿,就是在账页上设置“收入”、“发出”和“结存”三栏,各栏内分设“数量”、“单价”和“金额”三栏,既记录金额又记录数量的账簿。

④横线登记式账簿。即在账页上分设增加、减少两大部分,采用横线登记法,在同一行上反映同一项经济业务的增减情况,以便于分析和检查某项经济业务发生和完成情况的账簿。

3.账簿设置的要点

账簿账册的选择应视企业规模的大小,经营业务的繁简,会计人员的分工,采用的核算形式等来决定。不同情况下账簿账册选择的要点如表5-1所示。表5-1 账簿账册选择的要点

4.账簿的设置

一般来说,一个企业至少应设置4种账册,这4种账册是:现金日记账、银行存款日记账、总分类账、活页明细账,如图5-6所示。图5-6 企业应设置的四种账簿

5.6 账簿的启用、登记、更换及保管

1.启用账簿的规定

账簿是重要的会计档案。为了确保账簿记录的规范和完整,明确记账责任,在启用账簿时,应在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应附“账簿使用登记表”或“账簿启用表”,其内容包括:启用日期、账簿页数、记账人员和会计主管人员姓名,并加盖人名章和单位公章。记账人员或会计人员调动工作时,应注明交接日期、接办人员和临交人员姓名,由交接双方签名或盖章。

启用订本式账簿,对于未印制顺序号的账簿,应从第一页到最后一页顺序编定页数,不得跳页、缺号。使用活页式账页,应按账页顺序编号,并须定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页数,另加目录,记明每个账户的名称和页次。

2.登记账簿的规定

账簿作为重要的会计档案资料和会计信息的主要储存工具,必须按规定的方法,依据审核无误的记账凭证进行登记。进行账簿登记,一般应满足以下要求:(1)账簿登记要正确、及时。

登记账簿时,将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内。

登记完毕后,要在会计凭证上签名或盖章,并注明已经登账的符号(如“√”),表示已经记账,防止重记、漏记。(2)账簿登记要清晰、整洁。

账簿中书写的文字和数字上面要留适当空距,不要写满格,一般应占格长的1/2。登记账簿要用蓝黑或黑色墨水书写,不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或铅笔书写,下文所述更正错账中规定用红色墨水记账的例外。禁止刮擦、挖补、涂抹或用“消字灵”更改字迹。(3)账簿记录要连贯。

各种账簿按页次顺序连续登记,不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页,应将空行、空页划线注销,或注明“此行空白”或“此页空白”字样,并由记账人员签名或盖章。

每一账页登记完毕结转下页时,应结出本页合计数及余额,写在本页最后一行和下页第一行有关栏内,并在本页的摘要栏内注明“转后页”字样,在次页的摘要栏内注明“承前页”字样。

3.账簿的保管

各种账簿是重要的经济档案,必须按规定妥善保管,不得丢失和任意销毁。否则,原有债权、债务无法理清,重要的经济资料和经济信息将丧失,经济责任将无法明确,故妥善保管账簿意义重大。账簿的保管,既要安全、完善、机密,又要保证使用时能及时迅速查到。年度终了更换新账后,旧账页应清点整理,所有活页归档保管。账簿归档保管要做到五防:防火、防盗、防潮、防霉烂变质、防虫蛀鼠咬。存档后的会计账簿,调阅时必须提出理由,经会计主管人员批准,在保管员陪同下方可查阅,原则上不得借出。

账簿的保管期限如下:(1)现金和银行存款日记账保管25年。(2)总账和明细分类账保管15年。(3)涉外账簿应长期保存。

账簿保管期满,需要销毁时,由档案保管部门提出销毁意见,会同财务部门共同鉴定,编造销毁清册,报本单位领导或上级批准方可销毁。销毁时,应由档案保管部门、财务部门和有关部门共同监销。

4.账簿的更换

为了清晰地反映各个会计年度的财务状况和经营成果,每个会计年度开始时,一般都要启用新账,并把上年度的会计账簿归档保管。

现金日记账、银行存款日记账、总分类账及明细分类账都要每年更换新账,但固定资产明细账或固定资产卡片可以继续使用,不必每年更换新账。

年终结账后,有期末余额的账户,应将其余额结转至下年度新账簿的相应账户中去。结转时,将有余额的账户的余额直接记入新账簿中相对应的账户中的余额栏内,不需要编制记账凭证,也不必将余额再记入本年账户的借方或贷方,使本年有余额的账户的余额为零。

下年度新开账户的第一行,填写的日期是1月1日,“摘要”栏注明“上年结转”字样,同时,将上年结转余额记入“余额”栏,并标明余额方向。上年度该账户的借方余额,转至本年度新账内仍为借方余额,上年度该账户的贷方余额,转至本年度新账内仍为贷方余额。其格式如表5-2所示。表5-2 总分类账

5.7 日记账的设置和登记

5.7.1 日记账的定义及其分类

日记账可以用来记录全部经济业务的发生情况,也可以用来记录某类经济业务的发生情况,前者泛称日记账,后者称为特种日记账,在会计工作中,多使用特种日记账,在我国,为了加强对货币资金的监督和管理,各个单位对现金和银行存款的收付业务,要求必须设置现金日记账和银行存款日记账。

5.7.2 现金日记账的设置和登记

现金日记账是用来对库存现金的日常收支变动和结存情况按时间先后顺序逐笔登记、连续反映的账簿。利用现金日记账的记录,可以对现金的保管、使用及现金管理制度的执行情况进行严格的日常监督,可以检查现金收款凭证、付款凭证有无丢失情况,保证账证相符、账实相符。

现金日记账的格式一般有两种:一种是三栏式,一种是多栏式。三栏式现金日记账,现金的收入、支出和结余同在一张账页上,各收入栏和支出栏的对方科目,另设专栏反映。其格式如表5-3所示。表5-3 现金日记账

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