作者：李强华
出版社：华中科技大学出版社
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办公室事务管理试读：
前言
美国第34任总统艾森豪威尔的私人秘书谢尔曼·亚当斯说：“衡量一个好的总统秘书，要以他的献身精神、艰苦奋斗和工作效率为标准，而不是他的成就和业绩。一切成就属于总统。”由此可见，秘书是一种具有较强特殊性的职业，它直接为领导服务，甚至直接参与领导的决策，对领导机关和领导者的领导行为影响较大。秘书工作实际上是实践性和操作性很强的、细致入微的工作，需要百分之百的认真、负责和细心。在信息快速传播的今天，在办公自动化的环境中，秘书工作的压力越来越大，如何做一个称职的秘书已经引起人们的广泛关注。构筑秘书专业体系，培养和造就一支精干高效、整体素质好的秘书队伍，是一个重要的课题。
办公室是秘书人员的主要活动空间，办公室事务是秘书工作的基本内容，有办公室的地方就会有秘书。秘书在办公室中扮演着重要角色。具体来说，秘书是高级管理人员的助手，是办公室中关键的一员。从一般意义上讲，办公室是一个组织机构，办公室管理是对一个组织机构的管理，它是社会组织行政管理的一部分。而现代秘书工作则是社会组织内部的一种管理活动，其直接动因是领导活动的需要。办公室事务的管理是每一位刚刚走入职场，尤其是秘书岗位的人员必须面对并要努力做好的一项普遍性的工作。
本书针对当今职场的特点，精选案例，认真编排了每一单元的内容，利于学习者掌握完整理论和岗位技能，可以作为企事业单位秘书人员提高办公室工作质量和效率的辅助工具。本教材编写从办公室工作实际出发，以“案例导入”、“任务驱动”的方式，每一单元按照“学习目标—任务描述—工作处理—相关知识—实训演练”五个主题展开，贯穿办公室事务的讲解和工作处理技能。内容由简到繁、由易到难，努力体现办公室工作内容的层次，以及不同级别秘书的能力要求，实现教材编写的针对性、实用性、操作性的目的。
本教材由李强华负责内容框架、编写体例的统筹和细化，以及全书的统稿工作。郑雅君、吴良勤、张宇红参加了部分篇目初稿的审改工作。具体编写分工如下：
第一单元 办公环境及用品管理（李强华、孙杰）；第二单元 通讯工作（李强华、郑雅君）；第三单元 印信工作（郑雅君、晋长杰）；第四单元 日常接待（李强华、郑雅君）；第五单元 文书工作（吴良勤、晋长杰）；第六单元 会议组织（吴良勤、李强华）；第七单元 沟通与协调（吴良勤）；第八单元 差旅安排（张宇红、田彩瑞）；第九单元 值班工作（田彩瑞、张宇红）；第十单元 工作效率和时间管理（李强华、张宇红）。
因编者水平所限，本书在理论和训练环节还会存在诸多疏漏和不足，恳请同行专家批评、指正。编 者2011年4月16日
总序
时下，文秘专业的教材用“汗牛充栋”一词来形容一点也不过分，问题是有特色的教材并不多见。教育部高职高专文秘类专业教学指导委员会（以下简称文秘委员会），决定组织编写一套文秘专业核心技能教材，把这套教材定名为“教育部高职高专文秘类专业教学指导委员会文秘专业核心技能‘十二五’规划教材”，并委托我担任总主编，从教材策划、论证到组织编写，在如何彰显“核心技能”的特色上动了不少脑筋。
这套教材共10种，教材及主编是我精心挑选推荐的。最后的结果是：由杨帆、兰玲主编《秘书理论与实务》、李强华主编《办公室事务管理》、余平主编《秘书礼仪》、时志明主编《秘书公共关系与人际关系处理》、王瑞成主编《会议组织与活动策划》、吴良勤主编《信息工作与档案管理》、蔡超主编《涉外事务与文书写作》、胡亚学主编《秘书写作》、陈江平主编《秘书综合实训》、孙汝建主编《口语交际艺术》。这些主编老师都是在文秘专业领域经验丰富、治学严谨的专家。
2010年7月，教材主编会议在华中科技大学出版社举行。文秘委员会部分委员、各教材主编、华中科技大学出版社领导和本套教材的项目负责人袁冲老师参加了会议。与会代表就高职高专文秘专业的课程设置、培养目标、本套教材的编写原则、编写体例、编写队伍的组建、教材推广等问题进行了认真讨论。大家普遍认为：教材应该根据全国高职高专文秘专业各方向的培养目标、专业建设、课程建设的发展规律与趋势以及国家秘书职业资格证书的考证要求、用人单位对文秘专业人才的需求，以各文秘专业方向中的核心技能为重点，研制编写大纲、遴选编写内容、彰显教材特色；教材以“够用、适用、实用”为原则，为课堂教学预留适当空间；注重核心技能的训练，与一线秘书的工作实践接轨。
会后，各教材的主编老师积极遴选副主编和参编的人员，以研究的态度对待教材编写工作。在教材编写和出版过程中，华中科技大学出版社和教材编写者怀着同一种愿望：在教材调研、论证、编写的基础上，集思广益，齐心协力，编写出一套能充分体现文秘核心技能培养水平的精品教材。为此，文秘委员会高度重视，全程做好组织协调和跟踪服务工作。华中科技大学出版社从领导到项目负责人，对教材编写和出版工作一直给予高度重视和大力支持，特别是项目负责人袁冲老师，几年来为教材辛苦奔走，精心策划、辛勤付出，其敬业精神令人感佩。这10本带着墨香的教材，凝聚着大家的心血和智慧，是大家团结协作的结晶。
这套教材虽然强调的是能力，但也兼顾素质。能力和素质是文秘人才的两只机翼，缺一不可。
世界上没有完美的教材，但这不妨碍我们这群教材编写者对完美的追求。就本套教材而言，用然后知不足，我们会适时修订，使之日臻完善。
是为序。孙汝建2011年6月20日（本套教材总主编孙汝建教授，为教育部高职高专文秘类专业教学指导委员会主任委员、华侨大学华文学院院长、上海师范大学汉语言文字学专业博士）第一单元 办公环境及用品管理
办公室环境卫生和办公用品的管理是每一个秘书工作人员必须面对的一项基本工作，也是作为秘书必备的基本技能。本单元主要学习如何有效地利用、管理办公空间，创造良好的工作环境，缩短工作流程，提高工作效率，维护组织良好形象，促进组织健康发展。通过对日常消耗性办公用品的计划、采购、分发和保管等一系列任务的学习，目的在于规范办公用品的管理和流程，减少浪费，节约成本，提高办公效率。任务1 办公室布局学习目标
学习办公室布局的基本要求和原则，掌握办公室布局的方法。任务描述
近日，应市场需要，宏达集团新成立了特油营销部，设酥油、奶油、黄油、代可可脂等四个部门，组建由营销经理、经理秘书及各部门营销员共16人组成的团队，负责公司面向全国各地特种食用油的营销工作。
为尽快进入工作，集团要求特油营销部经理王亮和秘书胡艳，尽快将新的办公室布局设计好，并组织人员布置到位。工作处理一、任务分析
办公室是企业文化的物质载体，要努力体现企业物质文化和精神文化，反映企业的特色和形象，办公室的布局要能够对置身其中的工作人员产生积极的、和谐的影响。在办公室的布局中，一方面要美观大方，能够创造出一个赏心悦目的良好的工作环境，另一方面要经济实用，尽量降低费用，追求最佳的功能费用比。二、形成方案
特油营销部经理王亮和秘书胡艳接到任务后，立即进行了研究，并决定由胡艳草拟布局方案。胡艳认真分析部门的工作场地、人员、工作内容、特点及相关设备后，认为本办公室的设计以开放式为佳，并提出了整套办公室布置的方案，与部门经理王亮进一步协商，并向有关领导汇报后，最终提出办公室的布局构想（如图1-1）。主要环节如下：图1-1 办公室布局构想（1）办公室设为开放式，所有本营销部的工作人员都在一间大的办公室内工作。（2）根据现有办公场地的条件，办公桌以直线式条块摆放，各部门人员集中办公，办公桌之间用屏风隔开。（3）部门经理有相对独立的办公室，以不透明玻璃板隔开，并装有隔音设施。（4）秘书办公区设在部门经理办公室外侧，以便为经理和各部门人员服务。（5）门口处设接待处，摆放沙发、茶几和饮水机等待客用品，并布置绿植优化环境。（6）员工个人办公用设备如电话机、计算机等摆放在个人办公桌上；公用设备如传真机、打印机、档案柜等集中放在办公室的后半部分，倚墙摆放。三、工作实现
办公室设计的方案确定后，秘书会同本部门工作人员迅速进入实施过程中，将本办公室的各项设备、物品摆放到位，很快进入愉悦的工作中。相关知识一、办公室布局类型
就目前的办公室布局来讲，大致可分为两类。一类是较为传统的办公室布局，即把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室，叫做封闭式布局（如图1-2）。另外一类，是将一个大工作间切分成若干个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各个工作单元中开展工作，叫做开放式布局（如图1-3）。图1-2 封闭式办公室图1-3 开放式办公室
办公空间的营造是一种思想，说到底，它是一种管理思想，它与组织文化息息相关。是强调等级还是强调平等，是郑重其事还是随心所欲，决定着对办公室布局的定位。这也是我们在设计办公室布局时首先要考虑的。传统的布局往往要求等级分明，相对独立，按部就班，互不干扰，而现代意识的布局则强调自由和自律的工作生态、企业的诉求、企业的形象、功能的分隔、流程的顺畅、关系的建立、氛围的营造、效率的产生等。开放式的布局淡化了等级差异，有利于形成平等、宽容的工作氛围，有利于成员之间的交流与沟通，有利于思想碰撞，产生有价值的创意，也有利于减少独立封闭造成的官僚行为，形成良性的互动的合作态势。二、办公室布局的基本原则
办公室内的布局应按工作流程和职位进行安排，讲究合理有序，整齐有致，功能清楚，有条不紊。办公室的布局应遵循以下原则：（1）职能相关的部门应置于相邻的地点，并使性质相同的工作便于联系。（2）避免在总办公室相邻之处设私人办公室，因其易切断总办公室的自然光。（3）将常有外宾来访的部门置于入口处。倘不可能时，亦应规定访客须知，使访客不至于干扰其他部门。（4）使用同一大小的桌子，可增进美观，并促进职员的相互平等感。办公桌椅和柜架的排列应采用直线对称式布置，这样可尽量腾出可利用的空间。（5）全体职员的座位应面对同一方向，不可面对面。勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。（6）自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。（7）档案柜应背对背放置，如有可能，可考虑将档案柜放置于墙角。常用的设备与档案，应置于使用者附近。档案柜与其他柜子应高度一致，以增进美观。（8）将自动售货机、喷水池、公告板置于不致引起职员分散精力及造成拥挤之处。（9）将需要使用嘈杂设备与机器的单位，置于防声之处，以避免干扰其他部门。（10）装设充分的地板电源插座，使办公室设备与机器足够插用。（11）石英钟挂在较显眼处。（12）墙面上挂地图、工作制度、组织结构图等。（13）使用本色或白色的垂直窗帘，打开时应打到底，使室内宽敞透亮；关闭时应统一角度，不显得凌乱。横式的百叶窗帘容易积灰，不易清洁，而且在感觉上不够大气，最好别用。（14）如有可能，应设休息处，作为公余作息、自由交谈及用午膳的处所。（15）应预留充分的空间，以备最大的工作负荷的需要。三、小型封闭式办公室的布置标准（1）领导桌椅摆放整齐有序，面对来人方向就座。桌面上可摆放国旗、地球仪等。（2）电话放在左边，电脑放在右边，电脑屏幕不要对着来人方向。（3）保险柜、资料柜放在主人身边或身后，柜中资料摆放整齐。（4）沙发、饮水机、报架等要求方便来宾。（5）办公室优雅、整洁、安全，有绿色植物美化空间。四、大型开放式办公室布置标准（1）办公室中央区域为业务处理区，所有座位应统一朝向大门，或分成若干排，双向而坐。（2）彼此间可用1米左右高度的屏风分隔。采用屏风当墙，因其易于架设，且能随意重排。（3）办公桌上左摆电话，右摆电脑，文件柜放置于桌面下，公用设备摆放在四周。（4）工作流程应成直线对称布置，避免倒退、交叉与不必要的文书移动。（5）主管座位应位于部属座位的后方，使主管易于观察工作地点发生的事情。（6）上司应有专门的办公室，以便其可以集中精力处理重要事务。（7）秘书的位置要在上司办公室门外一侧，起守护、挡驾作用。（8）接待处应设在近门的地方，会客室或客区单独设置在接待处旁边或大门旁边。五、办公室布局的几点要求
无论是哪类人员的办公室，在布局上都应符合下述基本要求：（1）符合企业实际。不可一味追求办公室的高档、豪华、气派，要根据单位的实际物力、财力来安排。（2）符合行业特点。如五星级饭店和校办科技企业由于分属不同的行业，因而办公室在装修、家具、用品、装饰品、声光效果等方面都应有显著的不同。（3）符合使用要求。如总经理办公室在楼层、面积、室内装修、配套设备等方面都与一般职员的办公室不同，并非因为身份不同，而是不同工作内容对办公室有不同的使用要求。（4）符合工作性质。如技术部门的办公室需要配备微机、绘图仪器等技术工作必需的设备，而公共关系部门则更需要传真机、沙发、茶几等与对外联系和接待工作相应的设备和家具。实训演练一、训练目标
能够合理布局各种类型的办公室。二、知识要求（1）熟悉办公室布局的基本原则。（2）掌握开放式、封闭式办公室布局的标准和要求。三、训练要求（1）通过演练，掌握一般办公室合理布置的方法。（2）各种办公室布局效果要符合要求。四、操作说明（1）利用2学时，分小组进行。结束后，教师引导学生对每一个任务进行点评。（2）实训的准备工作需要课外完成。做好模拟办公室设计的前期准备非常重要，所以一定要安排好小组负责人，合理分配任务，在小组长的统一协调下，成员相互合作，共同完成。（3）训练前布置学生掌握办公室布局的有关知识与要求，明确工作思路，分工合作完成训练任务。五、操作提示
在这项训练中，学生最好利用课外时间到不同行业的各类办公室参观学习，注意观察并总结其优劣，为本次实践活动提供借鉴。六、任务描述
为新来的营销部业务经理布置办公室，要求如下：（1）独立办公室。（2）室内设备：办公桌椅1套，沙发茶几1套，饮水机1台，电脑1台，电话机1部，一体机1台，文件柜2组，衣架1个。（3）要求布局整洁、有序、宽敞，符合工作要求。
天宇广告策划公司刚刚筹建，现有办公用房3间，各为20、30和80平方米，现已招聘员工15人，设总经理、策划总监、执行总监各1人。目前办公桌、现代化办公设备等已备齐。开业已有两个月，王总发现员工状态不佳、效率低下，认为是办公室的布局存在问题。请你针对公司现状为该公司设计出合理的办公室布局。任务2 办公环境管理及优化学习目标
学习办公室环境构成要素及要求，掌握办公室环境管理和优化的方法。能够识别办公室内的安全隐患并采取相应预防和处理措施，创造和维护安全、有序、高效的办公环境。任务描述
牛丽是南京人，2011年3月到广州市某科教技术开发有限公司从事少儿早期教育。2011年5月初，该公司在童心路一儿童活动中心租了150平方米的场地，5月20日，牛丽与十几名同事一起搬进了刚装修好的办公室。牛丽说，装修后的办公室散发出刺眼、刺鼻的异味，每天早上一进办公室，就感到气味刺鼻，接着就流眼泪。3天后牛丽开始感到口渴咽干，喉咙难受，头晕，没有食欲，疲劳的感觉加重。5月5日中午，牛丽开始发烧，头痛。28日中午发烧更加厉害，头痛，胸部也痛，口苦，于是在同事的陪同下到广东省第二中医院就诊。经医生检查，牛丽体温39.7℃，咽部充血，扁桃体Ⅰ度肿大，白血球降低，血小板降低，血色素也降了下来。牛丽马上被送到中山大学第一附属医院治疗。血液病专家教授经过初诊，白细胞不正常下降，同时伴有咽部红肿充血、呼吸音粗等症状，建议牛丽入住血液病科。经过15天的治疗，牛丽终于退烧，但呼吸依然急促，并经常出现憋气现象。生病期间，牛丽的医疗护理费共13000元左右。
医生根据牛丽病理变化及病因调查，认为牛丽的病情是由办公室装修造成的室内环境污染所致，得的是一种“装修病”，建议立即对办公环境进行处理。工作处理一、任务分析
维护和营造一个整洁、美观、方便、舒适、健康、安全的环境有利于办公室日常工作的进行，有利于提高工作效率，有利于员工的身心健康。作为负责办公室日常事务的秘书或助理来讲，维护和管理办公环境是其分内的职责。二、处理方法
牛丽病倒一事，引起公司领导高度重视，特聘请专家对办公室环境进行了测试。测试结果显示，室内空气中甲醛、苯等有害气体含量严重超标。
甲醛具有强烈的致癌和促癌作用。研究表明，甲醛对人体健康的影响主要表现在嗅觉异常、刺激、过敏、肺功能异常、肝功能异常和3免疫功能异常等方面。其浓度在空气中达到0.06～0.07mg/m时，儿3童就会发生轻微气喘；当室内空气中甲醛含量为0.1mg/m时，就有3异味和不适感；达到0.5mg/m时，可刺激眼睛，引起流泪；达到30.6mg/m，可引起咽喉不适或疼痛。浓度更高时，可引起恶心呕3吐、咳嗽胸闷、气喘甚至肺水肿。达到30mg/m时，会立即致人死亡。
为避免再次出现损害员工健康的现象，公司马上采取了整改措施。（1）所有员工暂时搬离该办公室，到洁净的临时工作室工作。（2）安装空调、排气扇等换气设备，保证室内空气时时流通。（3）使用“水洗空气净化器”设备净化空气。受污染的空气进入净化器后，有害物质溶解到水箱中，同时产生负氧离子，释放出湿润、洁净的空气。（4）室内摆放不产生二次污染的去甲醛仪或剂状物等化学制剂捕捉空气中的甲醛，并经常替换，保证效用。（5）适量摆放一些能吸收甲醛等有害物质的花卉，如吊兰、铁树、天门冬、芦荟和菊花等。（6）办公室内多处摆放活性炭包，吸附空气中的甲醛等有害物质。
6个月后，公司再次进行了空气检测，结果甲醛含量已降至检测不到的程度。又经过了6个月的空气处理，公司才放心地请员工搬回了办公室，在洁净的环境里无忧地工作。相关知识
秘书工作的主要场所是办公室，办公室布置得如何，美化的程度如何，是衡量一个秘书能力与水平的标尺之一。办公室的环境可分为软环境和硬环境。所谓软环境，包括办公室的工作氛围、人际关系、秘书人员的素养等。硬环境包括办公室的空气、光线、声音、色彩、设备的摆放以及办公室的设计布置等。这里主要介绍办公室硬环境的管理及优化。一、构成办公环境的要素及要求
1．空气环境（1）合理分配办公空间，单位面积内工作人员的数量控制在一定限度之内。人均办公面积以不低于6平方米为宜。（2）办公室内应禁止吸烟，安装通风换气设备，保证室内空气新鲜。（3）安装各种冷暖、干湿度调节设备，保持适宜的温度和湿度。一般来讲，办公室的温度冬天在20℃～22℃、夏季在23℃～25℃之间为最宜。最适宜的湿度为40％～60％。
2．光线环境（1）办公照明尽量采用自然光，人工光源只作补充性照明。（2）合理布置灯具，使办公室光照度比较均匀。亮度不宜太高，否则会带来眩光，使视觉效能下降。（3）对特殊工作要求，采取人工补光措施，保证局部照明达到要求。
3．声音环境（1）办公室内安装吸音、静音装置，减少噪音。一般说来超过70分贝即为噪音，音量达到130～140分贝会造成耳痛，超过150分贝内耳结构遭到破坏，甚至导致耳聋。办公室的理想声强值为20～30分贝，在这个声音强度范围内工作，人们感到轻松愉快，不易疲劳。（2）工作人员应养成良好习惯，在办公室内不大声喧哗。（3）警惕办公室“低噪音”的危害，减少电脑主机、传真机、空调机等工作带来的低噪音影响，在工作、学习一段时间后到户外适当地活动、放松一下。
4．色彩环境（1）办公室内颜色使用要适当，除警戒色彩外，基本色彩在四种以下，并且彩度要低，减少对眼睛的刺激，给人以平静感。（2）地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁、天花板的颜色协调一致，以保证办公环境的统一、和谐。（3）摆放一些花草等，既净化空气、美化环境，又能缓解视觉疲劳。
5．安全环境（1）办公区建筑坚固安全，门窗有防盗设施。（2）办公设备摆放整齐，布局合理。机具的安置要有利于减少和避免对工作的干扰，同一区域内各种柜架高度一致，尽可能倚墙倚角摆放，既方便工作人员使用，又保证安全。（3）办公室内电源布局要合理，必要处设警示标志，并配备足够的灭火器材。二、秘书对办公责任区的管理
1．秘书办公责任区的管理范围（1）个人办公责任区。主要包括对个人用办公桌椅、办公设备的管理。（2）公用区域。指对办公室内工作人员共同使用的办公设备、用品及室内整体环境的管理。（3）由秘书辅助的领导的办公区域。指秘书对自己的主管领导、直接上司的办公设备、用具及办公室环境的管理。
2．秘书对责任区的管理（1）经常清洁个人的责任区。保持个人工作区域的整洁有序，桌面无杂物和私人用品，为自己创造良好的工作环境，保持良好的工作状态。（2）自觉清洁整理本人参与的公用区域。经常清理公共办公环境中的卫生，保证物品整洁、摆放安全整齐，共同创造愉悦的工作环境。（3）自觉整理领导的办公区域。对主管上司的办公室要经常整理，每天上班首先保证领导办公环境的洁净、安全、井然有序，为领导的工作提供良好的硬环境。（4）及时发现并主动清除办公场所中有碍健康和安全的隐患。三、办公环境的优化
1．美化措施（1）绿色植物增添生机。
办公环境应选择庄重优雅的观叶植物。走廊、墙角可放置苏铁、发财树、巴西铁等大中型盆栽植物，或席地而放，或置于花架上；沙发旁宜选用较大的散尾葵、鱼尾葵等；窗台摆放文竹、龙舌兰、绿宝石等；茶几和桌面上有空间可放小型盆栽植物，如君子兰等；柜架顶端放置常青藤或绿萝等悬垂植物，以欣赏植物的自然美，使房间显得明快，富有自然气息。若办公室面积较小，则宜选择娇小玲珑、姿态优美的小型观叶植物，如文竹、金橘等，或置于案头，或摆放窗前，这样布置，既不拥挤，又不空虚，与房间大小相协调，充分显示出室内观叶植物装饰的艺术魅力，使办公环境充满生机。（2）艺术字画渲染氛围。
字画选择应与所处行业、装饰风格等整体格调一致。欧式风格的房间适合搭配油画作品，中式风格的房间最好选择国画、水彩和水粉画等，图案以传统的写意山水、花鸟鱼虫为主。画的内容要与室内气氛相协调，画框要与书画风格相配。长方形画框最为常用，一般选用长∶宽＝1.618∶1的黄金分割比例，这种比例无论在美学和数学上都最为合适。字画要挂在引人注目的墙面开阔处，如迎门的主墙面、茶几沙发上方或写字台上方等处。室内角落及阴影处不宜挂字画。最佳挂画位置是在墙面的2/3处。所挂字画的数量不宜多，否则会使人眼花缭乱，精心挑选一两幅作品，起到画龙点睛的作用即可。
2．办公室美化应注意的问题（1）办公室的美化要与整个单位的行业性质和组织文化特点相适应。（2）办公室布置要整齐清洁，物品摆放有序。（3）办公室色调要求单纯、柔和，使人感觉平静和舒适。（4）适当摆放花草、盆景及其他适宜的陈列品。（5）墙壁的修饰，要突出单位的特色。（6）办公室的美化要避免奢侈和俗气。四、办公室常见的健康和安全隐患
办公环境中的健康安全隐患一般存在于细小的地方，但麻痹大意就有可能酿成事故。秘书要加强健康安全意识，了解和识别办公环境中各种有碍健康和安全的隐患，减少和抑制危险的发生。
1．办公室健康和安全隐患的种类（1）建筑隐患。
主要是地面、天花板、门窗等。例如，地面缺少必要的防滑措施，天花板未安装烟雾报警器，离开办公室前忘记关门窗等。（2）环境隐患。
主要指室内环境要素不符合要求。例如，室内光线不足或刺眼，温度过低或过高，空气不流通，装修材料不够环保等。（3）办公家具隐患。
主要是由柜架等家具摆放和使用不合理造成。例如，办公家具和设备有突出棱角、柜顶堆放大件或太重物品、有倾斜危险等。（4）设备隐患。
现代办公设备的电源安全及电子辐射等都是很普遍的安全健康隐患。例如，电源线磨损裸露，插座接口不稳固，各种电线拖曳，因计算机显示器摆放位置不当有反光刺眼，复印机放置空间狭小等。（5）人为隐患。
指对办公设备及其他用品的使用不按要求操作，或因个人性格原因常出现惊险动作或拖拉行为，对本人和同事造成安全隐患。例如，站在带轮的椅子上举放物品、复印后将保密原件遗忘在复印机玻璃板上、下班忘记锁门等。（6）消防隐患。
多是由电源布置不合理或使用不当，或消防设备过期或损坏，或在消火栓前、消防通道摆放物品，或应急照明灯出现故障等原因造成。
2．办公环境安全检查（1）确定检查周期。
办公环境安全检查分为定期检查、节假日检查和随机检查。定期检查一般是根据组织实际情况安排，如每月或每季度进行全面检查。节假日检查指春节、五一、国庆等重大节假日前实施检查。随机检查是一种不定期的随机性检查。（2）发现隐患后报告并解决。
检查中发现办公环境及设备的隐患时，要及时予以处理。属于秘书职责范围内的要立即采取措施解决，不属于职责范围内的或个人无力排除的隐患，要及时报告有关部门。重要的、危害较大的隐患要报告领导，寻求解决方案。（3）记录隐患处理过程及结果。
安全隐患的报告及处理结果要做好记录，作为档案备查。如果是办公环境和办公设备的安全隐患，要填写《安全隐患记录表》（见表1-1）。如果是设备运行过程中出现的故障，则填写《设备故障记录表》（见表1-2）。表1-1 安全隐患记录表表1-2 设备故障记录表实训演练一、训练目标（1）掌握秘书维护和管理办公环境的范围和职责。（2）掌握办公环境中常见的安全隐患类型，熟悉安全检查步骤。二、知识要求（1）掌握办公室环境的构成要素、要求及优化措施。（2）秘书管理办公环境的范围职责。（3）熟悉办公室常见的健康与安全隐患。三、训练要求（1）能够根据具体情况布置办公环境。（2）学会制定秘书办公环境管理的职责范围，要求维护和管理的范围区域划分合理、准确，职责具体、明确。（3）能够识别办公环境内的安全隐患并采取相应预防措施，能够实施安全检查并做好记录。四、操作说明（1）学生4～5人为一组，每组自行分析讨论教师提出的工作任务，在充分讨论、实地考察后分工完成各个项目。（2）利用课上2学时，选取一组学生进行演示汇报，教师根据学生演示情况做出点评和总结，或由学生互评。（3）学生分享实训的经验和收获。五、操作提示
项目实训前，教师可播放资料或根据现场环境提出任务，由学生自行组织到实地观察、体会，自己设计实训模式。六、任务描述（1）秘书小李每天上班和下班前都将自己的工作区域清洁一遍，整理得干干净净，物品也都摆放整齐。同时，她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。每当遇到复印纸被拿零乱、公用字典被随便地扔在窗台上、废纸桶满了没人倒等情况，她都会及时做些清洁整理工作，主动维护办公环境的整洁。
秘书小王每天也都认真清洁自己的办公桌，常用的笔、纸、回形针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。下班前，她也将办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆放在桌面上。但是，小王很少清理和维护公用区域，也常把公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的抽屉里，常常使别人找不到，影响了工作。
秘书小张上班总是匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办公桌上堆得满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，每日常用的“访客接待本”也总是找不到。自己的办公桌都乱成一片，更无暇顾及他处。
分析上述3位秘书的工作表现，说明秘书应该如何管理办公环境。（2）小李所在的公司办公面积较小，她所在的一间不大的办公室就放了十张办公桌，过道狭小拥挤，地上凌乱地摆着电线及插座。这天，其他部门一位穿高跟鞋的女士兴高采烈地走进办公室，边走边和同事打招呼，因地板滑险些跌倒，桌旁的小李赶紧扶住了她。同屋的小刘去文件柜里取文件，回来时差点被地上的电线绊倒。小李为大家冲咖啡，不小心把热水洒到旁边同事的身上，办公室顿时乱作一团。快下班的时候，天色忽然暗了下来，一位客户匆匆走进公司大门，也许是心急，也许是天暗，客户径直走了进来，头重重地撞在了玻璃门上，后被送到医院缝了6针。当时玻璃门擦得很干净，从门外往里看好像没有玻璃门一样，而且上面没有任何警示标志。
请根据案例分析办公环境常见的安全隐患有哪些，并说明有关注意事项。（3）凌力是一家咨询公司的经理，一天他来到老朋友丁辉的公司，看到朋友的公司非常凌乱，显然没有清扫整理过。于是他问朋友，为什么会这样，是不是公司遇到什么难题了？朋友说那倒还没有，只不过今天保洁公司的员工有事未能及时前来打扫而已。听了朋友的这番话，凌力觉得很诧异，问道：“那秘书呢？她也没在吗？”
丁辉说：“在啊。”“那她为什么不打扫呢？”凌力觉得无法理解。
没想到，丁辉一脸苦笑地说：“她说她是秘书，不是清洁工。”
正说着呢，电话响了。透过玻璃窗，凌力看见秘书向文站起身来走到位于窗户附近的公用话机前去接电话，电话是找经理助理的。这会儿助理没在，对方要留言，只见小向回到办公桌旁的抽屉里翻找用来做记录的纸张。记录完毕，小向把这张纸压在了经理助理的水杯下面。刚在电脑前坐下，公关经理进来要一份资料，小向又赶忙起身走到文件柜前找资料。拿着文件走向公关经理的时候，小向的高跟鞋带住了有点脱落的电脑电源线，只见电脑屏幕闪了几下，小向也差点跌倒，亏得公关经理手快扶了她一把。不长的时间里，小向已经在屋里转了好几个圈，真是够忙乱的。
看到这里，凌力对朋友意味深长地说道：“秘书固然不是清洁工，但创造一个整洁、舒适、方便、安全的办公环境却是一个秘书应尽的职责，你应该让她好好学学。”
请根据案例情景作如下分析：
①秘书应如何为上司提供良好的工作环境？
②案例中的安全隐患是如何形成的？如何管理办公室的安全？任务3 易耗品管理学习目标
学习办公用品采购、发放、使用及管理的程序，掌握库存管理的方法，有效利用办公资源。任务描述
新年伊始，天宇广告策划公司准备采购一批低值易耗的办公用品，包括中性笔、铅笔、橡皮、胶水、胶带、墨盒、档案盒、档案袋、复印纸、笔记本等。
请为其制定一套办公用品采购、发放及管理的方案。工作处理一、任务分析
办公用品分为消耗性办公用品和非消耗性办公用品。消耗性办公用品包括笔、纸、墨盒等。非消耗性办公用品包括桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、复印机等。在日常办公过程中，无论是消耗性还是非消耗性办公用品，都要严格遵守资产采购、发放及管理的相关制度。二、任务处理
1．采购方案（1）根据公司的实际情况，制定需求数量。（2）因消耗性办公用品既零散、采购费时，存放起来又占用较大的空间，应集中采购，以每季度采购一次为宜。（3）制定办公用品的采购、核验、登记、入库、报销等相关制度，按章办事。
2．发放方案（1）按各部门使用计划，适时适量发放。（2）贵重用品如计算器等，如需再次领用时，应凭原物件领取。（3）制定办公用品使用制度，厉行节约，杜绝浪费。
3．管理方法（1）员工个人用办公用品由个人负责，部门公用办公用品由部门秘书或主管负责。（2）公私分明，禁止将办公用品带出办公室作为私用。（3）部门主管协助办公用品管理人员每半年核对低值易耗品的购买、库存及领用情况。发现问题，及时纠正。相关知识一、办公用品的采买（1）各部门应于每月25—30日根据工作需要编制下月的办公用品需求计划，由部门主管填写《办公用品申购单》（见表1-3）交公司指定采购部门。表1-3 办公用品申购单（2）采购部门统一汇总、整理各部门的采购申请，并经核查各部门办公经费预算和库存状况后填写《办公用品采购计划表》（见表1-4），呈报主管领导审核同意后实施采购任务。表1-4 办公用品采购计划表（3）各部门若需采购临时急用的办公用品，由部门主管填写《办公用品申购单》，并注明急需采购的原因，经采购部门审核报主管部门批准后由采购部门实施采购任务。（4）对专业性物品的采购，由所需部门协助采购部门共同进行采购。临时急需物品可经采购部门同意后使用部门自行采购。（5）要正确选择办公设备和办公用品的供货商。二、办公用品入库（1）办公用品入库前须进行验收，对于符合要求的，由办公用品管理人员登记人库；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。（2）物品采购发票应由财务部办公用品管理人员签字、确认入库后，方可报销。三、办公用品发放（1）严格按照制度、适时适量发放，保证重点。（2）由部门主管填写《物品领用申请表》（见表1-5），经主管经理签字，到办公用品管理处领取，再发给员工。员工领用办公用品应在《物品领用登记表》“领用人”栏中签名。表1-5 物品领用申请表（3）员工领用单价在100元以上的物品，须经部门主管核准同意。（4）正常消耗性用品如计算器、文件夹、剪刀等再领用时，需以旧换新，否则不予核发。（5）办公用固定设备由财务部统一建立台账。四、库存保管注意事项（1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失，储藏需要的面积取决于单位对所需物品储存量的大小。（2）各类物品要清楚地贴上标签，标示类别和存放地，以便能迅速找到物品。（3）新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，保证不会因过期而不得不销毁。（4）体积大、分量重的物品放在最下面，减少从架子上取物时发生事故的危险。（5）小件物品、常用的物品，如订书钉盒，应放在较大物品的前面，以便于取用。（6）要经常检查库房的温度、湿度、通风、隔热、防火、防水等的措施，防止霉、虫、鼠等各种有害因素的侵蚀。（7）储藏办公用品的房间应有良好的照明，以便容易找到物品。（8）加强库存记录和库存监督，即时填写《库存控制卡》（见表1-6）。表1-6 库存控制卡（9）建立严格的领用审批登记制度，保证账、物、卡的统一。五、办公用品使用管理（1）制定有效的办公用品节约制度。（2）办公用品如分配给个人使用的，由个人负责管理，如计算机、笔、尺、橡皮等；如给部门共同使用的，由部门主管指定专人管理，如文件架、打印机、复印机等。（3）财产发生损坏时，使用人或责任人需负相应的责任。（4）主管级以下人员未经允许不能私自使用非己负责设备。（5）员工要爱护公司所有的公共设备，离开办公室，要检查关闭所有设备电源及容易发生危险的器具，保证安全。（6）任何人未经领导批准，不能将专用办公设备带出办公地点，否则一切后果自负。实训演练一、训练目标（1）能够制定办公用品的采购程序。（2）掌握办公用品使用、管理的基本要求。（3）学会库存管理建档及运行记录。二、知识要求（1）制定办公用品采购流程。（2）制定办公用品管理制度。（3）掌握库存管理方法。三、训练要求（1）办公用品采购流程符合规范，明细、具体，可操作。（2）办公用品管理制度责任明确，提倡节约。（3）库存管理科学、到位、高效。四、操作说明（1）利用2学时，分小组进行。由组长负责组织本组学生根据“任务描述”中的情景，对其中提及的关于办公用品的工作作出具体说明。（2）对任务中所涉及工作，制定具体的工作方案。（3）各小组制订方案后，分组交流。（4）结束后，教师引导学生对每一个任务进行点评。五、操作提示（1）可引导学生把这项任务视同本学期学习用品或班级活动用品的采购。（2）制定各项制度时要充分考虑单位的业务性质。六、任务描述（1）钟苗刚刚成为办公室秘书的时候，在管理办公室物品时曾经手忙脚乱：同事急着要复印明天参展的资料，却发现储物间的复印纸已所剩无几；每次购买办公用品时，不知道到底该买多少才能既够用又不造成闲置；有的同事三天两头来领同一种物品……后来，钟苗认真学习了有关库存管理的相关知识，为每类办公用品制作了库存控制卡，加强了办公用品的管理和监督，成为办公设备和办公用品库房的好管家，深得好评。（2）某公司办公室秘书李丽发现各部门在购买办公用品时较为随意，经常自作主张，而且有时甚至没有进行登记就直接发放了。为规范办公用品的采购，李丽制定了办公用品采购的流程，经领导签发，以文件的方式下发到各部门。任务4 办公设备的使用与维护学习目标
学习常用办公设备的使用与维护，掌握常用办公设备的使用方法，熟悉常用办公设备的使用注意事项。任务描述
某单位需要从DELL公司邮购一个服务器电源。按照DELL公司的工作流程，首先由DELL公司通过电子邮件发送一份报价单，然后单位通过银行汇款到DELL公司指定账户，并把签字盖章的报价单和汇款底单通过传真机回传给DELL公司，最后等待DELL的发货。收到货物后，整个任务就完成了。工作处理一、任务分析
在完成这个任务的过程中，一共用到了两个办公设备：复印机、传真机。复印机用来复印汇款底单和有单位红色印章的报价单，传真机用来回传单据。二、复印和传真过程（一）复印机的使用
所有办公设备在初次使用前都要仔细学习设备说明书，按照说明进行规范操作。在遇到常见问题时也可以查阅说明书，说明书会给出解决办法或提示。图1-4为理光MP1801复印机。图1-4 理光MP1801复印机
复印机种类虽多，但其一般操作步骤如下。（1）检查设备。在复印前要检查是否接通电源，是否有符合标准的纸张，确保机器能够正常运行。（2）打开电源开关。操作面板上的电源指示灯亮起，复印机在进入复印就绪状态前有预热的过程，预热时电源指示灯为红色，预热完成后变成绿色，此时，复印机就可以开始工作了。（3）检查原稿。要注意检查原稿的纸张尺寸、质地、颜色、装订方式、页数以及有无图片等。原稿如果有些地方不清晰，在复印前可以描写清楚。可以拆开的原稿应拆开，以免复印件出现阴影。（4）放置原稿。打开曝光玻璃上的盖板，将原稿正面朝下放在曝光玻璃上，根据原稿的尺寸放在曝光玻璃的适当位置，曝光玻璃的周围会有定位标记和刻度可以作为放置原稿的依据。最后轻轻放下盖板。（5）复印设置。设置包括复印缩放比例、复印纸尺寸、图像浓度、原稿类型、复印份数等。复印机一般放大缩小倍率多以A3-A4、B4-B5或百分比表示。了解了复印纸的尺寸就比较容易选择缩放比例了。根据原稿尺寸和缩放比例选取复印纸尺寸。根据原稿字迹适当调节浓度。根据原稿中是否有图片来选择复印类型，只有文本选择文本类型，包含图片则选择图片类型。使用复印机的操作面板上的数字键输入份数，如果输入错误可以按清除键清除后重新输入。（6）复印。按下复印键，机器开始复印。（7）本复印任务应注意的问题。
本次复印任务，汇款底单由于是手写复印件，字迹会不太清楚，复印时要适当增加图像浓度。其他材料的复印不使用缩放，复印纸尺寸选择A4，原稿类型为文本类型，份数就一份。整个过程较为简单。（二）传真机的使用
传真机的种类繁多，不同的品牌型号操作方法也有很大区别，因此，传真机的使用应按其购买的机型的说明书进行操作和管理。图1-5为佳能FAX-L100普通纸激光传真机，图1-6为松下KX-FT992CN热敏纸传真机。图1-5 佳能FAX-L100普通纸激光传图1-6 松下KX-FT992CN热敏纸传真机真机
下面以普通纸激光传真机为例，来完成本任务。
1．发送传真步骤（1）发送传真前的检查工作。第一，检查发送文件的纸张质量。为了避免卡纸，发送的文件纸张不能折叠，不能太薄或太厚。如果文件纸张尺寸不同，也不能同时发送。另外还要把文件上的曲别针、订书钉等杂物去掉。一次发送的文件张数一般不超过20张，如果一次发送的比较多，要等发送出去几张后再添加。第二，检查发送文件的分辨率和对比度。当发送的文件纸张发黄、字迹不清时则需要调整分辨率和对比度。（2）打开传真机，并根据文件质量设置分辨率、对比度等。（3）放置文件。根据传真机的指示方向正确放入文件，调整文件导板使文件两侧紧靠纸槽两边，文件要放置到传真机能够检测到的位置。（4）发送传真。发送传真的方法一般有四种：自动发送；通话后发送；预约发送；定时发送。当接收方的传真机处于自动接收状态，只要正确放置文件，然后拨通对方传真号码，当听到对方的信号后，按确认键开始发送文件，发送完成后挂机。通话后发送传真时，首先放置好文件，然后拨通对方的号码与对方通话，对方同意并给出接收传真的信号后，按发送或确认键开始发送传真。预约发送和定时发送传真属于传真机的高级应用，要阅读说明书，根据说明书上的提示操作。
2．接收传真
接收传真的方法有自动和手动接收两种。接收传真前要完成接通电源、装入传真纸等准备工作。自动接收传真，要把传真机模式调整为自动模式，当有传真来时，传真机就会自动接收。手动接收方式，接收传真前先把传真机调整到电话模式，电话铃响时，拿起电话与对方通话，对方有发送传真要求时，按确认键，对方就可以发送了。
3．本传真任务的说明
如果接收传真一方的传真机为自动接收方式，只要正确放置传真文件，拨通对方传真号码就可以发送了。最后，不要忘记与对方确认是否收到传真。相关知识
下面介绍复印机和传真机的日常维护与保养，以及其他常用办公设备的使用。一、复印机的日常维护与保养
复印机在复印达到一定数量后或质量明显下降时，需要进行维护和保养。适当的维护和保养才能保证复印的质量和复印机的使用寿命。（1）选择合适的地点安装复印机，要注意防高温、防尘、防震、防阳光直射。同时，要保证通风换气环境良好，因为复印机会产生微量臭氧，而操作人员应该每工作一段时间就到户外透透气，休息片刻。平时尽量减少搬动，要移动的话一定要水平移动，不可倾斜。为保证最佳操作，至少应在机器左右各留出90cm，背面留出13cm的空间（如机器接有分页器，则大约需要23cm的距离），操作和使用复印机应小心谨慎。（2）应使用稳定的交流电源。（3）在使用前，应预热半小时左右，使复印机内保持干燥。（4）要保持复印机玻璃稿台清洁、无划痕、不能有涂改液、手指印之类的斑点，否则，会影响复印效果。如有斑点，要使用专用的玻璃清洁剂清理。（5）在复印机工作过程中一定要盖好挡板，以减少强光对眼睛的刺激。（6）复印机的清洁保养。在日常保养中注意做到以下几项工作。
①盖板的清洁。由于接触各种原稿和被手触摸，洁白的塑料衬里或传送带会变黑，导致复印件的边角出现黑色污迹。用湿棉纱布反复擦拭，然后用干棉纱布擦干即可。注意不要用酒精、乙醚等有机溶剂擦拭。
②稿台玻璃的清洁。稿台玻璃容易受到稿件和手的玷污，同时也容易被划伤，所以应定期清洁保养才能保证良好的复印效果。在工作中要避免用手直接接触稿台玻璃，复印前，应将原稿上的大头针、曲别针、订书钉等拆掉，并放在指定位置。涂改后的原件一定要等到涂改液干了以后再复印。清洁稿台玻璃时，应避免使用有机溶剂擦拭。
③机器内部的清洁。复印机因长时间在高压下工作，吸附了大量的粉尘，从而造成电子元件间的电阻率降低，引起电流击穿电子元件，烧毁线路板。应定期按照操作说明清洁机器内部部件。操作时，应首先切断电源，以免触电或烧毁机器。二、传真机的日常维护与保养（1）传真机的环境及摆放位置。传真机要避免受到阳光直射、热辐射，远离强磁场、潮湿、灰尘多的环境，也不要放在接近空调、暖气机等容易被水溅到的地方。同时要防止水或化学液体流入传真机，以免损坏电子线路及器件。为了安全，在遇有闪电、雷雨时，传真机应暂停使用，并且要拔去电源及电话线，以免雷击造成传真机的损坏。在摆放位置上，应当将其放置在室内的平台上，左右两边和其他物品保持一定的空间距离，以免造成干扰，并且有利于通风，前后方应保持30cm的距离，以方便原稿与记录纸的输出操作。（2）使用时应注意的事项。要减少开、关机的数量，因为每次开、关机都会使传真机的电子元器件发生冷热变化，而频繁的冷热变化容易导致机内元器件提前老化，每次开机的冲击电流也会缩短传真机的使用寿命。另外，传真机在打印过程中，不要打开纸卷上面的合纸舱盖，如果真有需要，必须先按停止键，以避免发生危险。同时打开或关闭合纸舱盖的动作不宜过猛，因为传真机的感热记录头大多装在纸舱盖的下面，合上纸舱盖时动作过猛，轻则会使纸舱盖变形，重则会造成感热记录头的破裂和损坏。（3）传真纸张的选择。传真纸张的选择十分重要，需参照传真机说明书，选择推荐的传真纸。劣质传真纸的光洁度不够，容易损坏感热记录头和输纸辊。记录纸上的化学染料配方不合理，会造成打印质量不佳，保存时间短。并且记录纸不要长期暴露在阳光或紫外线下，以免记录纸逐渐褪色，造成复印或接收的文件不清晰。（4）保持传真机内、外部的清洁。要经常使用柔软的干布擦拭传真机，保持传真机外部清洁。对于传真机内部，除了每半年将合纸舱盖打开使用干净柔软的布或使用纱布沾酒精擦拭打印头外，还有滚筒与扫描仪等部分需要清洁保养。因为经过一段时间使用后，原稿滚筒及扫描仪上会逐渐累积灰尘，最好每半年清洁保养一次。当擦拭原稿滚筒时，同样必须使用清洁的软布或沾酒精的纱布，需要注意的是，不要将酒精滴入机器中。三、打印机的使用与维护
打印机是日常办公中最为常见的输出设备，常见的打印机有：针式打印机、喷墨打印机、激光打印机。图1-7、图1-8、图1-9为几款常见的打印机。图1-7 爱普生图1-8 佳能腾彩图1-9 HP Laser Jet LQ-1600 KIIIH针式打PIXMA iP4880喷墨打5200激光打印机印机印机（一）打印机的安装
打印机的安装一般分为两步：打印机与计算机的硬件连接；安装驱动软件。
1．硬件连接
打印机一般有信号线和电源线两条连接线，信号线用来连接计算机，目前打印机与计算机相连有并行口和USB接口两种。在连接前确保打印机和计算机电源处于关闭状态，连接好后就可以进行下一步驱动的安装了。
2．安装驱动软件
不同品牌的打印机安装驱动软件也不太一样。一般分为Windows XP系统自带驱动程序和打印机附带驱动程序两种安装。Windows XP系统自带驱动程序的安装步骤如下。（1）打开计算机控制面板，找到“打印机和传真”，双击打开“打印机和传真”窗口，点击左边窗格中“添加打印机”，打开“添加打印机向导”对话框，点击“下一步”，打开“本地或网络打印机”选择连接对话框。（2）选择第一项“连接到此计算机的本地打印机”，勾选“自动检测并安装即插即用打印机”。点击“下一步”，打开“新打印机检测”对话框。（3）检测后，点击“下一步”，打开“选择打印机端口”对话框，点选“使用以下端口”，在右边的下拉列表中选择推荐的打印机端口“LPT1”。点击“下一步”，打开“安装打印机软件”对话框。（4）在“厂商”列表中，点击厂商名；在“打印机”列表中，选择打印机型号。点击“下一步”，打开“命名打印机”对话框。（5）在“打印机名”文本框中输入打印机名，点击“下一步”，打开“打印机共享”对话框。点击“下一步”，打开“打印测试页”对话框。点击“下一步”，出现“正在完成添加打印机向导”对话框，点击“完成”按钮完成安装。
如果Windows XP系统中无法找到适合该打印机的驱动程序，可用打印机附带的光盘驱动软件进行安装，一般按照安装向导就能完成安装。（二）打印机的使用
打印机使用简单，下面以打印Microsoft Word文档为例说明。（1）打开需要打印的文档，点击“文件”菜单，选择“打印”命令。（2）在“打印”窗口中选择打印机，设置打印范围、份数等，点击“确定”按钮，打印机就开始打印了。（三）打印机的日常维护与保养（1）打印机与传真机类似，要避免受到阳光直射、热辐射，远离强磁场、潮湿、灰尘多的环境，也不放在接近空调、暖气机等容易被水溅到的地方。（2）保持打印机内、外部的清洁，要经常使用柔软的干布擦拭打印机，保持打印机清洁。（3）打印纸要保持干燥，避免使用潮湿的打印纸在打印时出现卡纸现象。（4）使用并行口接计算机连接打印机不能带电插拔信号线。四、扫描仪的使用与维护
扫描仪作为计算机的输入设备，已逐步成为日常办公中必不可少的外设。它能够把图片、文件等快速地输入到计算机中。图1-10、图1-11为两款常见扫描仪。图1-10 爱普生V200扫描仪图1-11 佳能CanScan 5600F扫描仪（一）扫描仪的安装
一般来说，只要将扫描仪与计算机连接好，再根据向导提示安装好驱动程序和扫描软件，就完成扫描仪的安装操作了。
1．连接扫描仪
扫描仪在与计算机连接时要注意先关闭计算机以及扫描仪等设备，然后根据扫描仪的说明书上的提示，将扫描仪与计算机用扫描仪配套的信号线连接。接好信号线后再接通扫描仪电源。最后打开扫描仪电源，启动计算机。
2．安装驱动程序
与计算机相连的设备一般需要安装驱动程序，扫描仪在出厂时随机附件中会带有软件光盘或软盘。扫描仪的随机软件应有驱动程序、扫描软件和文字识别软件（Optical Character Recognition，即光学字符识别，简称OCR）。这三种软件的安装一般来说按照安装向导，点击“下一步”就可以安装完成。如果驱动软件盘丢失，可以到生产厂家的官方网站去下载，注意要根据扫描仪的型号去查找配套的驱动程序。
3．不同接口类型的扫描仪的安装
目前扫描仪与计算机的连接有三种接口：普通接口、USB（通用串行总线）接口、SCSI（小型计算机）接口。（1）普通接口扫描仪的安装。
普通接口扫描仪是最为常见的一种。在安装时，先连接硬件，将扫描仪连接线的一端连接到扫描仪背部标有“Port A”标志的端口上，再将扫描仪连接线的另一端连接到计算机中的LPT打印口上。连接好硬件后，先接通扫描仪的电源并打开扫描仪，扫描仪启动几秒钟后，再接通计算机电源启动计算机系统，随后计算机也会检测到已经连接的扫描仪。接下来就可以安装扫描仪驱动程序，安装完驱动就可以测试扫描仪了。（2）USB接口扫描仪的安装。
USB接口扫描仪非常常见。USB接口的特点是支持热插拔，使用起来也比较方便。不同品牌型号的USB接口扫描仪安装基本相同，一般会遵循下面的几个步骤：首先进行硬件连接，将USB连接线的一端插入扫描仪，另一端与计算机的USB接口连接好；接着检查一下扫描仪的CCD扫描元件是否被固定住，如果已经固定应该将扫描仪开锁；然后接通扫描仪和计算机的电源，计算机会自动检测到USB接口扫描仪，再根据安装提示来完成扫描仪驱动程序和扫描软件的安装。（3）SCSI接口扫描仪的安装。
SCSI接口扫描仪也是目前很常见的一种扫描仪，该扫描仪在安
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