作者：林科炯
出版社：中国铁道出版社
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HR如何玩转Excel试读：
前言
PREFACE
HR（Human Resources的缩写）是指人力资源。它的管理职能有6项：人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、劳动关系管理。很多用人单位专门设置了人力资源部门，其中的工作人员被称为人事专员，如常见的招聘专员、培训专员、职业规划专员等。
HR们组成的人力资源部门在实际工作中主要负责人事档案管理、考勤管理、薪资福利管理、招聘管理、培训管理和绩效管理等。这些工作看起来只有几项或几大块，将其展开后，在实际工作中却是非常复杂的。很多人事专员觉得又累又烦琐，但又没有有效的方法来解决。
鉴于此，我们特意编写了本书，将人力资源中的数据整理、管理及分析放在Excel中。而且是以最实用、便捷的方法和技巧进行讲解、演示和操作。将原本复杂和烦琐的工作变得简洁、快速和易操作，让整个人事工作的开展变得轻松自在，游刃有余，为HR们找到了一个良好的解决方法。
在本书中，HR们会发现其中的内容与实际的人事工作是相结合的，在解决实际问题时，也是以最简便和最直接的方法来完成。而且很多时候，为了拓展思路、发散思维，起到举一反三的作用，还会介绍解决当前问题的多种途径和技巧，有时甚至还有相关经验和技巧的补充、延伸和升华，帮助HR们真正玩转Excel，将人事工作与Excel无缝对接、完整融合。
主要内容
本书总共9章，主要从通用技巧、招聘和培训、档案和考勤及薪酬和绩效进行讲解，具体内容如下图所示。
其中“通用技巧”部分主要是对Excel一些常用和通用技巧的介绍和讲解，且这些技巧HR完全适用；“招聘和培训”主要是从招聘和培训方面进行相应的技巧性操作的讲解；“档案和考勤”主要是从人事档案的制作、整理、管理及考勤工作中常见问题的解决和高效操作进行讲解。“薪酬和绩效”主要是对职员的薪酬、业绩绩效及社保、福利和津贴等方面的实际工作入手进行相关实用性技巧的介绍和讲解。
内容特点
读者对象
本书适用于具有一定Excel基础的初级、中级人事专员，以及想要快速提升工作速度和效率的人力资源工作者。无论是对初入职场的新手还是对具有一定经验的HR都非常有帮助。同时也可作为相应培训机构或大学校园的Excel高效培训参考教程。
编 者2017年8月CHAPTER 01这些Excel技巧HR得掌握
作为一名HR要想玩转Excel，让其成为自己整理、管理和分析数据的有效工具，就必须掌握一些必要的和通用的“绝招”，让操作显得更加顺畅和简洁。
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数据录入与保护技巧
数据区域选择，有“妙招”
你还在手动填写序列数据吗
如何正常录入员工身份证号码信息
隐藏那些不想让他人随意看到的数据
让保存与备份同时发生
计算公式，藏起来
高级筛选结果位置，随意放
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表格的制作与编辑快速完成
直接创建出可使用的表格
修复损坏的工作簿
大量相同数据的快速替换
统一上调基本工资，不用手动进行加减
固定标题：方便数据查看
还在手动为数据添加单位吗
一个小动作让相同的格式快速应用
谁说单元格底纹只能是颜色
数据显示不全，那也不行1.1数据录入与保护技巧
数据录入和数据保护是Excel中的基本操作。不过，下面我们介绍的这些技巧，可能是您从来没有使用过的，这些是由Excel使用经验丰富的人员收集而来的，它们将帮助您更快速地玩转Excel，从而提高工作效率和质量。1.1.1 数据区域选择，有“妙招”
通常选择数据区的方法，无非是按住鼠标进行拖动选择，或是按住【Ctrl】键进行不连续区域选择，或是按住【Shift】键进行连续区域选择。但是对于数据较多的区域选择，如行多或列多的情况，这些方法就不太便捷和快速。这里介绍3种数据区域选择的“妙招”：选择单行数据区域、选择单列数据区域和选择整个数据区域。
其中选择单行数据区域，只需选择该行的左侧或右侧的第一个单元格，然后按【Ctrl+Shift+→】组合键或【Ctrl+Shift+←】组合键，如图1-1所示。
图1-1
选择单列数据区域，只需选择该行的数据区域的第一个单元格或最后一个单元格，然后按【Ctrl+Shift+↓】组合键或【Ctrl+Shift+↑】组合键，如图1-2所示。
图1-2
选择整个数据区域，只需选择任意数据单元格，然后按【Ctrl+A】组合键，系统自动将数据区域全部选择，如图1-3所示。
图1-31.1.2 你还在手动填写序列数据吗
在表格中的序列数据，如序号、工作日、周、月份等数据，我们可以通过填充柄进行填充（这种填充其步长默认1为单位，如1天、1周、1月等）。如图1-4所示是填充数字序列数据（1选择目标单元格并将光标移到其右下角，待光标变成加号形状时双击，2单击“填充选项”下拉按钮，3选中“填充序列”单选按钮）。
图1-4
若是需要自定义步长，如相差3个数字、3天、3周等，则可通过自定义序列来快速实现。
下面以在“自定义步长序列数据”工作簿素材中通过快速巧妙的自定义填充步长相隔为3的临时编号为例来讲解相关操作，具体操作如下。
分析案例 填充自定义步长序列数据
素材文件 ◎素材\第1章\自定义步长序列数据.xlsx
效果文件 ◎效果\第1章\自定义步长序列数据.xlsx
Step 01 打开“自定义步长序列数据”素材，1在A2单元格中输入“YGBH-001”，按【Enter】键，切换并选择A3单元格。2输入“YGBH-004”，如图1-5所示。
图1-5
Step 02 选择A2：A3单元格区域，将光标移到选择区域的右下角，待光标变成“+”形状时，双击，系统自动按照步长3的序列数据进行填充，得到间隔为3的零时编号数据，如图1-6所示。
图1-61.1.3 如何正常录入员工身份证号码信息
录入员工身份证号，是人事工作中常见的，特别是在人事档案表中。由于身份证号码是18位，若直接在单元格中输入身份证号码，系统将自动显示为科学计数法，如图1-7所示。
图1-7
我们有两种快速方法来解决：一是事先将单元格数据类型设置为文本类型（1选择目标单元格区域，2单击“数字”组中的下拉按钮，3选择“文本”选项），如图1-8所示；二是在身份证号插入前1输入英文单引号，2输入身份证号，如图1-9所示。
图1-8
图1-91.1.4 隐藏那些不想让他人随意看到的数据
在人事类表格中，若一些数据不想让他人直接看到，同时，又需要这些数据，不能将其删除或转移。此时，我们可以通过隐藏行或列的方法来轻松解决。其操作为：1选择要隐藏的行或列，并在其上右击。2选择“隐藏”命令，将其隐藏。如图1-10所示为隐藏E列不同职务所对应的工资数据。如图1-11所示为隐藏行政部一名员工数据行。
图1-10
图1-11
若是整张工作表中的数据都不想让他人随意查看到，同样的，只需在目标工作表标签上右击，选择“隐藏”命令。如图1-12所示为隐藏“评定表”工作表的操作示意图。
图1-12
要将隐藏的行或列的数据重新显示出来，最快速的方法就是拖动快速调整行高和列宽的方法，也就是将光标移到隐藏行号或列标上双击，如图1-13所示。
图1-13
要将隐藏的工作表重新显示出来，只需1在任意工作表标签上右击，2选择“取消隐藏”命令，打开“取消隐藏”对话框。3选择要取消隐藏的工作表选项。4单击“确定”按钮，如图1-14所示。
图1-141.1.5 让保存与备份同时发生
备份通常被大家理解为手动对文件进行复制粘贴。在Excel中可以自动生成备份文件，在保存时，无须我们手动进行操作。不过这种备份，不是系统默认的，而是需要我们手动进行设置。操作十分简单，而且只需设置一次。作为HR的你会用得上，具体操作如下。
分析案例 通过常规选项生成备份文件
Step 01 打开目标工作簿，按【F12】键，打开“另存为”对话框。1单击“工具”下拉按钮。2选择“常规选项”命令，如图1-15所示。
图1-15
Step 02 打开“常规选项”对话框，1选中“生成备份文件”复选框。2单击“确定”按钮。3单击“保存”按钮，如图1-16所示。
图1-161.1.6 计算公式，藏起来
在人事表格中，我们会经常使用公式或函数来对相应数据进行计算或评估的，如业绩的增减、是否晋级等，为了保证公式或函数不被他人轻易查看到，甚至更改，我们可以将其隐藏起来。
下面以在“业绩考核1”工作簿素材中隐藏“增减”列中的IF（）函数为例来讲解相关操作，具体操作如下。
分析案例 通过“设置单元格格式”对话框隐藏公式/函数
素材文件 ◎素材\第1章\业绩考核1.xlsx
效果文件 ◎效果\第1章\业绩考核1.xlsx
Step 01 打开“业绩考核1 ”素材，1选择E2：E17单元格区域。2单击“字体”组中的“对话框启动器”按钮，如图1-17所示。
Step 02 在打开“设置单元格格式”对话框中1单击“保护”选项卡。2选中“隐藏”复选框，按【Enter】键，如图1-18所示。
图1-17
图1-18
Step 03 返回到表格中，1单击“审阅”选项卡。2单击“保护工作表”按钮，如图1-19所示。
Step 04 在打开“保护工作表”对话框中，保持默认设置不变，单击“确定”按钮，进行无密码保护，如图1-20所示。
图1-19
图1-20
Step 05 返回到表格中，E2：E17单元格区域仍然保持选择状态，在编辑栏中即可查看到原先有IF（）函数被隐藏，如图1-21所示。
图1-211.1.7 高级筛选结果位置，随意放
在Excel中高级筛选的结果有两个放置位置：一是在源数据区域直接显示结果，二是将其放置在指定位置。对于后者，通常情况下都是放置在同一工作表中。但有时，我们需要将高级筛选的结果放置到其他指定工作表中，在操作过程中若按照惯用的方式操作，就会出现如图1-22所示的错误提示框，表示不能这样操作。
图1-22
这时，我们只需采用一点小技巧即可轻松解决，也就是事先选择高级筛选结果放置的工作表，然后再进行高级筛选。
下面以在“业绩考核2”工作簿素材中把“Sheet1”工作表中高级筛选的结果放置到“Sheet2”工作表中为例来讲解相关操作，具体操作如下。
分析案例 在其他工作表中放置高级筛选结果
素材文件 ◎素材\第1章\业绩考核2.xlsx
效果文件 ◎效果\第1章\业绩考核2.xlsx
Step 01 打开“业绩考核2”素材，1单击“Sheet2”工作表标签切换到“Sheet2”工作表中。2单击“数据”选项卡。3单击“高级”按钮，如图1-23所示。
图1-23
Step 02 在打开的“高级筛选”对话框中，1设置结果放置方式和相应的参数（其中，复制参数必须是Sheet2工作表中的单元格位置）。2单击“确定”按钮，如图1-24所示。
Step 03 系统自动将高级筛选结果放置“Sheet2”工作表中，效果如图1-25所示。
图1-24
图1-251.2表格的制作与编辑快速完成
表格的制作和编辑在人事工作中，是无法避免的，但是在制作的过程中我们可以使用一些小技巧让操作变得简洁和快速。下面我们就介绍一些非常实用的制作和编辑表格的技巧。1.2.1 直接创建出可使用的表格
直接创建出可使用的表格，其实就是创建带有内容和格式的表格。在Excel中有3种方法：通过Office模板、个人模板和插入表格（工作表）。
其中，通过Office模板、个人模板创建可直接使用的表格，都是在“新建”界面中实现的。如图1-26所示是根据Office模板创建可直接使用的表格操作示意图。
图1-26
如图1-27所示是根据个人模板创建可直接使用的表格操作示意（1单击“新建”选项卡，2单击“个人”超链接，3双击个人模板图标创建）。
图1-27
通过插入表格的方式创建可直接使用表格，与普通工作表相类似，但也有所不同，其大体操作为：1在目标位置的工作表标签上右击。2选择“插入”命令，打开“插入”对话框。3选择需要的表格选项，然后单击“确定”按钮创建，如图1-28所示。
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]