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发布时间:2020-08-13 14:28:20

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作者:严瑾

出版社:电子工业出版社

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出纳理论与实务

出纳理论与实务试读:

前言

高等职业教育是我国高等教育的重要组成部分。最近几年,高职招生人数占高等教育招生人数的50%以上,为社会主义现代化建设和市场经济的发展培养了大批生产、建设、管理、服务等方面急需的高等技术应用型人才。高等职业教育人才培养模式的基本特征,决定了其以应用为主旨、以就业为导向的教学内容体系。因而,加强高等职业教育教材建设,编写适应高等职业教育教学改革并具有一定特色的教材,是非常必要的。

教育部2006年11月16日颁布的《关于全国提高高等职业教育教学质量的若干意见》(教高〔2006〕16号文件)提出:应改革教学方法和手段,融“教、学、做”为一体,强化学生能力的培养。“出纳理论与实务”是实践性和操作性较强的会计专业核心课程之一,根据我国《会计法》的规定,出纳会计是各类企事业单位必设的会计工作岗位。同学们就业的初始岗位往往就是出纳岗位。本教材围绕出纳会计岗位的职业能力组织内容,以出纳岗位中常见的业务为主线,由发生的待处理经济业务引出相关的会计理论业务知识、法律法规、操作规范,让同学们在学习处理出纳岗位的每一笔经济业务的过程中学习相关的会计理论业务知识和操作技能,从中学会用理论、法规去处理会计业务,获得出纳岗位的职业核心能力。教材共设四个项目,项目1“出纳岗位认知”主要介绍出纳岗位的基本工作任务、工作流程,出纳人员的素质要求和业务技能要求,常见原始凭证所反映的经济业务类型,出纳账簿的设置和登记。项目2“出纳岗位基本技能”主要训练学生数字书写技能、票据整点技能、辨别假币技能、业务工具的使用技能。项目3“现金管理与现金结算”主要训练学生现金收付业务、现金送存和提取业务的处理能力。项目4“银行结算业务”主要训练学生对支票、商业汇票、银行汇票、托收承付、委托收款、汇兑和信用卡等业务处理能力。

本教材由严瑾副教授主编,负责拟订编写思路和编写大纲,并对全书进行统稿;由湖南工业职业技术学院的许静老师、湖南理工职业技术学院的李姝娟老师、湖南安全职业技术学院的严品老师担任副主编;湖南理工职业技术学院的彭莉老师、李艳老师、黄芝花老师参加编写;湖南交通职业技术学院胡爱萍担任本书主审。

本教材在编写过程中得到了诸多企业、银行界专业人士的指导和帮助,以及电子工业出版社的大力支持,在此表示衷心的感谢。由于编者水平有限,书中疏漏之处在所难免,敬请提出宝贵意见,以便今后修改和完善。

编 者

2011年7月项目1 出纳岗位认知知识目标

1.熟悉出纳岗位的基本工作任务、工作流程

2.懂得出纳人员的素质要求和业务技能要求

3.掌握常见原始凭证所反映的经济业务类型

4.掌握出纳账簿的设置和登记

5.掌握银行存款余额调节表的编制方法

6.了解出纳移交手续的办理内容及程序能力目标

1.掌握账务处理程序

2.能处理出纳业务涉及的各种原始凭证

3.能正确进行出纳账簿的登记

4.能准确编制银行存款余额调节表任务1 熟悉出纳岗位的基本工作任务、工作流程任务导入

湘潭东风机械股份有限公司的财务部需要招聘一名出纳员,人力资源部经理和财务经理通过对应聘者的几次面试,决定招聘大专毕业生李胜。1月,李胜正式上岗。

财务经理对李胜说:“欢迎你到财务部工作,你的工作岗位是出纳员,由我带你一段时间,希望你认真学习,努力工作。你是会计专业毕业的,现在你能告诉我,企业的出纳员应该做些什么工作吗?”

李胜说:“我知道一点儿。出纳员主要是管理现金的收付,到银行办理各种手续,我在学校里学过做凭证和登记账簿。”

财务经理说:“很好,这是做会计工作最基本的知识和技能,但仅仅会这些是不够的,做出纳员首先应该熟悉自己的基本岗位任务和工作流程。”

请带领李胜了解出纳岗位的基本工作任务和工作流程。知识链接一、出纳的含义“出”是指支出、付出,“纳”是指收入。广义而言,出纳是指收入和支出的管理工作,包括出纳工作和出纳人员两层含义。

1.出纳工作

出纳工作是管理货币资金、有价票据收付的一项工作。具体来说,它是按照有关规章制度办理本单位的现金收付、银行结算和相关账务,保管现金、有价证券、财务印章及有关票据等工作的总称。

2.出纳人员

出纳人员通常简称出纳,它是指按照有关制度要求,办理本单位的现金收付、银行存款结算及有关账务,并保管库存现金、有价证券、财务印章及有关票据的人员。二、出纳工作内容

出纳以企事业单位涉及库存现金和银行存款收付经济业务的会计事项为对象。作为一项重要的会计工作,它具有核算和监督两大职能。核算职能是指对凡是涉及现金和银行存款收付结算的经济业务进行及时处理,发挥出纳的财务管理作用。监督职能是指对单位的现金和银行存款收付业务的合法性、合规性、合理性和有效性进行监督和检查。工作内容具体如下:(1)保管好库存现金、有价证券及银行存款,使其账面记录和相应的实物保持相符。(2)保管好已开出、已注销和空白收据、空白发票、空白支票、银行汇票等有关票据。(3)保管好企业的财务印章及各种银行印鉴卡。(4)做好备用金的核算,保证备用金的数额在法定范围内。(5)保证现金收付符合国家的现金管理条例。(6)正确办理现金收付款业务和银行存款结算业务。(7)负责到银行办理银行账户的开设及撤销工作。(8)负责定期到银行收取回执,传递给相关人员进行账务处理,对于遗失的回执及时补办。(9)负责现金和银行存款日记账的登记工作,做到现金日清日结,银行存款月末与银行对账进行核对,也可以酌情每日核对收支,确保账簿数字准确、账目清楚。三、出纳工作流程

出纳人员每天处理大量的经济业务,协调各方面的经济利益关系,整天与钱打交道,工作琐碎,容易出差错。如何才能提高工作效益,保证工作质量?这就需要制定一个合理有效的工作流程,使得出纳工作有条不紊地进行,满足财务管理的需要。出纳工作流程是指出纳人员在办理收付款业务时规定的业务处理程序。

1.资金收入的处理(1)清楚收入的来源和金额。出纳人员在收到一笔资金前,应当清楚知道收到多少钱,收谁的钱,为什么收钱,再按不同的情况处理。

① 确定收款金额。如为收入现金,应考虑库存现金的限额。

② 明确付款人。出纳人员应明确付款人的全称和有关情况,对于收到的背书支票或其他代付款的情况,应由经办人加以注明。

③ 收到货币资金的原因。出纳人员应当根据有关销售合同确定收款额是当期实现收入还是收回以前的欠款,分别进行处理,保证账证相符。

④ 代收款项。代收的职工水电费、保险费、房租等代收款项应及时核算,及时交付。(2)清点收入。出纳员在清楚收入的金额和来源后,进行清点核对,清点应沉着冷静,不要图快。

在清点收入的现金时,应当面清点,若在清点过程中发现现金短缺、假钞等特殊问题,应交由经办人处理。

在收到收入存入银行时,出纳人员应与银行核对,填制进账单,交由银行盖章后(或取得收款通知),确认收入实现,进行账务处理。电话通知或电话查询只能作为参考,不能作为收款的依据。(3)收入的退回。因特殊原因导致收入退回的,如支票印鉴不清,单位账号错误等,出纳人员应及时通知经办人员或对方,重新办理收款业务。

2.资金支出的处理(1)明确资金支出的金额和原因。出纳员支出每一笔资金的时候,一定要知道准确的金额,合理安排资金。

首先,明确收款人。出纳员必须严格按照合同发票或有关依据记载的收款人进行付款,对代收款的应出具原收款人的证明材料,并与原收款人核实后,方可办理付款手续。

其次,明确付款的用途。对于不合法不合理的付款应坚决抵制,并及时汇报。用途不明的应拒绝办理。(2)检查付款审批手续。经办人员填制付款单证,注明用途,在单据上签名盖章,并对付款事项的真实性和准确性负责;出纳员在付款时还应检查付款的审批手续是否齐全。不同单位,审批手续不一定相同,但都应有财务负责人、单位负责人的签字盖章。(3)办理付款。出纳员在严格检查付款金额和用途、付款手续后方可付款。对于那些不够银行结算起点的小额款项、对个人支付款项,在支付现金后必须在凭证上盖上“现金付讫”的戳记。超过结算起点的款项,必须通过银行结算,不得使用现金支付。任务实施

财务主管王红让李胜在工作中不断学习和实践,了解出纳员工作内容与流程。任务2 保险柜管理及出纳人员综合素质要求子任务1 保险柜管理任务导入

以下为湘潭市东风机械股份有限公司现金保管办法:(1)现金保管的责任人为出纳员。担任出纳的人员必须具备诚信可靠、责任心强、业务熟练、工作主动等政治与业务素质。(2)现金的保管要有相应的保管措施,保险柜应存放在坚固实用、防潮防水、通风较好的房间。(3)保险柜钥匙由出纳员保管,如工作需要可交由其他人保管。(4)出纳员工作变动时,应更换保险柜密码,保险柜钥匙、密码丢失或发生故障,经会计同意后找人修理或修配钥匙。(5)库存现金应存放整齐,保持清洁,如因潮湿、虫蛀等问题发生损失的,由出纳与会计人员共同负责。(6)现金以外的物品,一律不得存放在保险柜内。

请分析东风公司的现金保管办法存在哪些问题,应当如何改进。知识链接一、保险柜的配备与使用

各单位都应配备专用保险柜,专门存放现金、各种有价证券、银行票据、印章及其他出纳票据。一般来说,保险柜的使用应注意以下几点。

1.保险柜的管理

保险柜一般由总会计师或财务处(科、股)长授权,由出纳员负责管理使用。

2.保险柜钥匙的配备

保险柜要配备两把钥匙,一把由出纳员保管,供出纳员日常工作开启使用;另一把交由保卫部门封存,或由单位总会计师或财务处(科、股)长负责保管,以备特殊情况下经有关领导批准后开启使用。出纳员不能将保险柜钥匙交由他人代为保管。

3.保险柜的开启

保险柜只能由出纳员开启使用,非出纳员不得开启保险柜。如果单位总会计师或财务处(科、股)长需要对出纳员工作进行检查,如检查库存现金限额、核对实际库存现金数额,或者有其他特殊情况需要开启保险柜的,应按规定的程序由总会计师或财务处(科、股)长开启,在一般情况下不得任意开启由出纳员掌管使用的保险柜。

4.财物的保管

每日终了后,出纳员应将其使用的空白支票(包括现金支票和转账支票)、银行收据、印章等放入保险柜内。保险柜内存放的现金应设置和登记现金日记账,其他有价证券、存折、票据等应按种类造册登记,贵重物品应按种类设置备查簿登记其质量、重量、金额等,所有财物应与账簿记录核对相符。按规定,保险柜内不得存放私人财物。

5.保险柜密码

出纳员应对自己保管使用的保险柜密码严格保密,不得向他人泄露,以防为他人利用。出纳员调动岗位,新出纳员应更换使用新的密码。

6.保险柜的维护

保险柜应放置在隐蔽、干燥之处,注意通风、防湿、防潮、防虫和防鼠;保险柜外要经常擦干净,保险柜内财物应保持整洁卫生、存放整齐。一旦保险柜发生故障,应到公安机关指定的维修点进行修理,以防泄密或失盗。

7.保险柜被盗的处理

出纳员发现保险柜被盗后应保护好现场,迅速报告公安机关(或保卫部门),待公安机关勘查现场时才能清理财物被盗情况。节假日满两天以上或出纳员离开两天以上没有派人代其工作的,应在保险柜锁孔处贴上封条,出纳员到位工作时揭封。如发现封条被撕掉或锁孔处被弄坏,也应迅速向公安机关(或保卫部门)报告,以便公安机关(或保卫部门)及时查清情况,防止不法分子进一步作案。任务实施

湘潭市东风机械股份有限公司的现金保管办法条款中需要调整增加的内容如下:(1)保险柜存放的房间应有铁栏杆、防盗门。(2)保险柜钥匙必须由出纳员保管,不得交由其他人保管,并应随时转动密码器。(3)保险柜钥匙、密码丢失或发生故障,应立即报请领导批准,不得随意找人修理或修配钥匙。(4)库存现金发生损失,应由出纳员负责。(5)如有有价证券、增值税专用发票等物品需要存放在保险柜内的,必须要办理保管交接手续。(6)应增加“出纳员到银行存取现金,必须有保安员护送,并安排专车接送”条款。子任务2 出纳人员综合素质要求任务导入

财务经理说:“李胜,现在你对出纳岗位的工作有了基本的了解,但出纳是一项专业性很强的工作,对出纳人员素质和业务技能有着较高的要求。”

李胜说:“我知道一些,出纳员管理着企业的资金,因此要求出纳人员思想素质高,工作严谨。”

请带领李胜了解出纳岗位对出纳人员的综合素质要求。知识链接

出纳工作是一项特殊的工作,是一项专业性很强的工作,要求出纳人员具备以下素质。一、政策水平

没有规矩,不成方圆。出纳工作涉及的“规矩”很多,如《会计法》、《现金管理条例》、《支付结算办法》、《会计基础工作规范》,成本管理条例及费用报销额度,税收管理制度及发票管理办法,本单位自己的财务管理规定,等等。如果不熟悉、不掌握这些法规、制度,是绝对做不好出纳工作的。所以,要做好出纳工作的第一件大事就是学习、了解、掌握财经法规和制度,提高自己的政策水平。出纳人员只要刻苦掌握政策法规和制度,明白了自己该干哪些,哪些不该干,哪些该抵制,工作起来就会得心应手,就不会犯错误。二、业务技能“台上一分钟,台下十年功。”这对出纳工作来说是十分适用的。出纳工作需要很强的操作技巧。打算盘、用计算机、填票据、点钞票等,都需要深厚的基本功。作为专职出纳人员,不但要具备处理一般会计事务的财会专业基本知识,还要具备较高的处理出纳事务的出纳专业知识水平和较强的数字运算能力。出纳的数字运算往往在结算过程中进行,要按计算结果当场开出票据或收付现金,速度要快,又不能出错。这和事后的账目计算有着很大的区别。账目计算错了可以按规定方法更改,但钱算错了就不一定说得清楚,不一定能“改”得过来了。所以说,出纳人员要有很强的数字运算能力,不管你用计算机、算盘、计算器,还是别的什么运算器,都必须具备较快的速度和非常高的准确度。在快和准的关系上,作为出纳员,要把准确放在第一位,要准中求快。提高出纳业务技术水平关键在手上,打算盘、用计算机、开票据都离不开手。而要提高手的功夫,关键又在勤,勤能生巧,巧自勤来。有了勤,就一定能达到出纳技术操作上的理想境界。另外,还要苦练汉字、阿拉伯数字,提高写作概括能力,使人见其字如见其人,一张书写工整、填写齐全、摘要精练的票据能表现一个出纳员的工作能力。三、工作作风

要做好出纳工作首先要热爱出纳工作,要有严谨细致的工作作风和职业习惯。作风的培养在成就事业方面至关重要。出纳每天和金钱打交道,稍有不慎就会造成意想不到的损失,出纳员必须养成与出纳职业相符合的工作作风,概括起来就是:精力集中,有条不紊,严谨细致,沉着冷静。精力集中就是工作起来要全身心地投入,不为外界所干扰;有条不紊就是计算器具摆放整齐,钱款票据存放有序,办公环境洁而不乱;严谨细致就是认真仔细,做到收支计算准确无误,手续完备,不发生工作差错;沉着冷静就是在复杂的环境中随机应变,化险为夷。四、安全意识

现金、有价证券、票据、各种印鉴,既要有内部的保管分工,使大家各负其责,并相互牵制;也要有对外的保安措施,从办公用房的建造,门、屉、柜的锁具配置,到保险柜密码的管理,都要符合保安要求。出纳人员既要密切配合保安部门的工作,更要增强自身的保安意识,学习保安知识,把保护自身分管的公共财产物资的安全完整作为自己的首要任务来完成。五、道德修养

出纳人员必须具备良好的职业道德修养,要热爱本职工作,敬业、精业;要科学理财,充分发挥资金的使用效益;要遵纪守法,严格监督,并且以身作则;要洁身自好,不贪、不占公家便宜;要实事求是,真实客观地反映经济活动的本来面目;要注意保守机密;要竭力为本单位的中心工作、为单位的总体利益、为全体员工服务。出纳是一项特殊的职业,它整天接触的是大把大把的金钱,成千上万的钞票,真可谓万贯家财手中过。没有良好的职业道德,很难顺利通过“金钱关”。与其他会计人员相比较,出纳人员更应严格地遵守职业道德。任务实施

财务主管王红让李胜在工作中不断学习和实践,不断提高自己的综合素质。任务3 认识出纳账务处理相关知识任务导入

财务经理:“李胜,你知道出纳工作要进行哪些账务处理吗?”

李胜:“我也了解一些,出纳员会接触到支票、汇票等原始凭证,要序时登记日记账。”

财务经理:“对,出纳要接触到一些原始凭证,要根据审核无误的记账凭证逐笔登记现金日记账、银行存款日记账、有价证券明细分类账等,每天要核对现金与现金日记账,要定期编制银行存款余额调节表核对银行存款,还要定期编制出纳报告。”知识链接一、认识账务处理程序

目前我国各企事业单位的账务处理程序常见的有五种,不管采用哪一种,对于出纳人员来说,出纳业务处理的步骤和方法都是基本相同的。其基本程序如下:(1)根据原始凭证或汇总原始凭证填制收款凭证、付款凭证;对于转账投资有价证券业务,还要根据原始凭证或汇总原始凭证直接登记有价证券明细分类账(债券投资明细分类账、股票投资明细分类账等)。(2)根据收款凭证、付款凭证逐笔登记现金日记账、银行存款日记账、有价证券明细分类账。(3)现金日记账的余额与库存现金每天进行核对,与现金总分类账定期进行核对;银行存款日记账与开户银行出具的银行对账单逐笔进行核对,每月至少一次,银行存款日记账的余额与银行存款总分类账定期进行核对;有价证券明细分类账与库存有价证券要定期进行核对。(4)根据现金日记账、银行存款日记账、有价证券明细分类账、开户银行出具的银行对账单等,定期或不定期编制出纳报告,提供出纳核算信息。二、认识出纳常见原始凭证

1.增值税专用发票

增值税专用发票是增值税一般纳税人在销售货物时开出的原始凭证。增值税专用发票有如下两类。(1)一式三联。

第一联:绿色抵扣联,是购货单位的扣税凭证,此联最终去向是由购货单位交给税务局进行抵扣。

第二联:黄色发票联,是购货单位的记账凭证,此联最终去向是购货单位作为购买物品的原始凭证入账。

第三联:深蓝色记账联,是销货方的记账凭证,此联最终去向是销货单位作为销售产品的原始凭证入账。(2)一式四联。

第一联:蓝色存根联,销货方留存备查。

第二联:棕色发票联,购货单位作为付款的记账凭证。

第三联:绿色税款抵扣联,购货方作为扣税凭证。

第四联:黑色记账联,销货方作为销售的记账凭证。

专用发票作为抵扣税款的法定依据,其记载的信息必须真实、准确、全面、合法。因此,必须按下列要求开具:(1)购销双方的信息必须真实、准确。(2)不得涂改。如填写有误,应另行开具增值税专用发票,并在误填的增值税专用发票上注明“误填作废”四个字。如增值税专用发票开具后,因购货方不索取而成废票的,也应按填写有误的要求办理。(3)项目填写齐全。(4)票、物相符,票面金额与实际收取的金额相符。(5)各项目内容正确无误。(6)全部联次一次填开,上、下联的内容和金额一致。(7)发票联和抵扣联加盖财务专用章或发票专用章。(8)按照所规定的时限开具专用发票。(9)不得开具伪造的专用发票。(10)不得拆本使用专用发票。(11)不得开具票样与国家税务总局统一制定的票样不相符合的专用发票。

开具的增值税专用发票有不符合上述要求者,不得作为扣税凭证,购买方有权拒收。

另外,国家税务局还规定,纳税人在专用发票抵扣和发票联的有关栏目中应加盖专用发票销货单位栏戳记(使用蓝色印泥)。专用发票销货单位栏戳记是指按专用发票“销售单位”栏的内容(包括销售单位名称、税务登记号、地址、电话号码、开户银行及账号等)和格式刻制的专用印章,用于加盖在专用发票“销货单位”栏内。纳税人开具专用发票时,不得手工填写“销货单位”栏,凡手工填写“销货单位”栏的,属于未按规定开具专用发票,购货方不得作为扣税凭证。

2.支票

支票正面分为左右两部分。左边是支票存根,作为减少银行存款的原始凭证;右边是支票票面,提取现金或者转账付款时交银行。

支票在填写时应注意:①时间填写。票面部分用汉字大写时间,存根用小写时间。②付款单位的开户行名称、单位账号。③收款单位名称。④人民币的大写金额、小写金额、人民币小写符号。⑤付款的用途。⑥盖章。应在支票的票面完整地盖上预留银行的印章(出纳私章、法人代表私章、财务专业章)。

收款人和金额如果是授权补记,这两个项目在开票时可以不填,支票背书时应在背面签字盖章。

3.差旅费报销单

差旅费报销单是单位职工出差,报销差旅费时应填制的原始凭证。

出纳员在收到职工的差旅费报销单时,应该审核费用报销单上所列费用(补助除外)与费用粘贴单上的原始票证是否相符。

4.借款单

借款单是借款人借款时填制的原始凭证。借款单是否作原始凭证,在会计实务中有两种处理方法:一是在借款人及时报账还款(当月)时不作原始凭证,退还借款单,直接进行费用核算;二是在借款人跨月报账还款时应作原始凭证,报账还款时开出收据,冲销借支。

5.收款收据

收款收据是企事业单位从财政或税务机关购买,非销售业务收取现金时出纳员应填制的原始凭证。一般是一式三联,分为存根、付款方收据、收款方记账联三联。

已开票的收据存根应在下次购买时交原售票机关验票,如果开票错误,应将一式三联完整保存,不得撕毁。

6.存款单(缴款单、解款单)

存款单是单位将现金存入银行时填制的原始凭证。

单位将现金存入银行时应填制存款单,一联回单由银行盖章后交存款方作原始凭证,另两联留银行。

7.进账单

收款单位收到对方单位的银行票据(如转账支票或银行汇票)时,需填写进账单,并连同票据一起到银行办理进账手续。由收款方填制的进账单一般为一式两联,一联交收款银行,另一联由银行盖章的回单作为收款方原始凭证。由付款方填制的进账单为一式三联,分别给收款方、收款方银行、付款方。

8.入库单(收料单)

入库单是单位购进材料验收入库和产品完工入库时填制的原始凭证。

入库单为一式三联,由仓库在办理入库手续时填制,第一联交财务部门,第二联存根,第三联交业务部门。

9.委托收款凭证

委托收款凭证是销货方发运商品后委托银行收取货款时填制的原始凭证,是因为单位之间商品交易及由此引发的劳务供应款项在异地间的结算而产生的。

委托收款凭证为一式五联。第一联银行受理回单,第二联贷方凭证,第三联借方凭证,第四联收账通知,第五联付款通知。其中:第一联在银行受理后退回委托方,第四联银行收回托收款后通知企业作收款原始凭证,第五联为付款方的付款通知,第二、三联分别给收、付款银行。

10.汇兑凭证

汇兑凭证是付款方将款项汇往外地单位时由单位或个人填制的原始凭证。

汇兑根据汇款的方式不同分为信汇和电汇。现在普遍用电汇凭证,电汇凭证为一式四联,第一联付款方的汇出凭证,第二、三联汇入、汇出行凭证,第四联收款方的收款凭证。三、出纳账簿的启用、登记与更换

1.出纳账簿的启用

出纳账簿是重要的会计档案。为了确保账簿记录的合法性和完整性,明确记账责任,在启用出纳账簿时,应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称,并在账簿扉页上附启用表,表内详细载明:单位名称、账簿名称、账簿编号、账簿页数、启用日期、记账人员和会计主管人员姓名,并加盖有关人员的签章和单位公章。更换记账人员时,应办理交接手续,在交接记录内填写交接日期和交接人员姓名并签章。出纳账簿属于订本式账簿。启用订本式账簿,应当从第一页到最后一页顺序编定页数,不得跳页、缺号。

2011年1月1日,湘潭市东风机械股份有限公司原出纳李丁进行了一年一度的出纳账簿的更换工作,启用了新的出纳账簿,账簿启用表如表1-1所示。表1-1

2.出纳账簿的登记

出纳人员在进行会计处理过程中应设置账簿,主要有现金日记账、银行存款日记账和备查账等。(1)现金日记账的登记。

现金日记账是由出纳人员根据与现金收付有关的记账凭证,按时间顺序逐日逐笔进行登记的账簿,它根据“上日余额+本日收入-本日支出=本日余额”公式,逐日结出库存现金余额,与库存现金实存数核对,以检查每日现金收付是否有误。

现金日记账通常是根据审核后的现金收款、付款凭证逐日逐笔按照经济业务发生的顺序进行登记的,为了加强对企业现金的监管,现金日记账采用订本式账簿。现金日记账是用来核算和监督库存现金每天的收入、支出和结存情况的账簿。由出纳人员根据与现金收付有关的记账凭证,如现金收款、现金付款、银行付款(提现业务)凭证,逐日逐笔进行登记,并随时结记余额。做到现金日清日结,保证账实相符。

登记现金日记账时,除了遵循账簿登记的基本要求外,还应注意以下栏目的填写方法。

① 日期。“日期”栏中填入的应为据以登记账簿的会计凭证上的日期,现金日记账一般依据记账凭证登记,因此,此处日期为编制该记账凭证的日期。不能填写原始凭证上记载的发生或完成该经济业务的日期,也不是实际登记该账簿的日期。

② 凭证编号。“凭证编号”栏中应填入据以登记账簿的会计凭证类型及编号。例如,企业采用通用凭证格式,根据记账凭证登记现金日记账时,填入“记×号”;企业采用专用凭证格式,根据现金收款凭证登记现金日记账时,填入“收×号”。

③ 摘要。“摘要”栏简要说明入账的经济业务的内容,力求简明扼要。

④ 对应科目。“对应科目”栏应填入会计分录中“库存现金”科目的对应科目,用以反映库存现金增减变化的来龙去脉。在填写对应科目时,应注意以下三点:

第一,对应科目只填总账科目,无须填明细科目;

第二,当对应科目有多个时,应填入主要对应科目,如销售产品收到现金,则“库存现金”的对应科目有“主营业务收入”和“应交税费”,此时可在对应科目栏中填入“主营业务收入”,在借方金额栏中填入取得的现金总额,而不能将一笔现金增加业务拆分成两个对应科目金额填入两行;

第三,当对应科目有多个且不能从科目上划分出主次时,可在对应科目栏中填入其中金额较大的科目,并在其后加上“等”字。如用现金800元购买零星办公用品,其中300元由车间负担,500元由行政管理部门负担,则在现金日记账“对应科目”栏中填入“管理费用等”,在贷方金额栏中填入支付的现金总额800元。无对应科目栏则不需要填写。

⑤ 借方金额、贷方金额。“借方”栏、“贷方”栏应根据相关凭证中记录的“库存现金”科目的借贷方向及金额记入。

⑥ 余额。“余额”栏应根据“本行余额=上行余额+本行借方-本行贷方”公式计算填入。

正常情况下,库存现金不允许出现贷方余额,因此,现金日记账余额栏前未印有借贷方向,其余额方向默认为借方。若在登记现金日记账过程中,由于登账顺序等特殊原因出现了贷方余额,则在余额栏用红字登记,表示贷方余额。现金日记账格式如表1-2所示。表1-2(2)银行存款日记账的登记。

银行存款日记账应根据不同开户银行分别设置,通常由出纳人员根据审核无误的涉及银行存款收、付的记账凭证按经济业务发生时间的先后顺序,逐日逐笔进行登记。银行存款日记账采用订本式账簿形式,账页采用收入(借方)金额、支出(贷方)金额和结余金额(余额)三栏,其格式与现金日记账基本相同,如表1-3所示。表1-3

银行存款日记账用来核算和监督银行存款每日的收入、支出和余额。

① 银行存款日记账应按企业在银行开立的账户和币种分别设置,每个银行账户设置一本日记账。

② 登记银行存款日记账时,除了应遵循账簿登记的基本要求外,还应注意以下栏目的填写方法:

日期栏:是指记账凭证的日期,应与银行存款实际收付日期一致,以提高银行日记账对账工作的效率。

凭证字号栏:参照现金日记账。

对方科目栏:参照现金日记账。

摘要栏:简要说明登记入账的银行存款收付业务的内容,要求文字简单精练,同时能说明业务内容。

收支余金额栏:是指现金实际收、付、余的金额。收到银行存款记“收入金额”栏;付出银行存款记“支出金额”栏;每日终了则在“结余金额”栏结出余额,月终要计算出本月现金收付的金额合计,并在“结余金额”栏结出本月余额,即所谓的“日清月结”。

3.出纳账簿的更换

每个会计年度开始时,总账、日记账、明细账都必须启用新账簿,出纳日记账必须每年更换一次,并将其年末余额以同方向直接记入新建设的账簿之中,即在新年度的会计账簿中的第一行余额栏内填上上年结转的余额,同时在摘要栏内注明“上年结转”字样。新旧账簿之间进行的余额结转,不需要编制记账凭证。但对于部分变动较小的明细账,可以连续使用,不必每年更换,如固定资产明细账。出纳备查账可根据需要进行更换。

出纳人员记账后,应根据现金日记账、银行存款日记账、有价证券明细账、银行对账单等核算资料,定期编制“出纳报告单”和“银行存款余额调节表”,报告本单位一定时期现金、银行存款、有价证券的收、支、存情况,并与总账会计核对期末。四、银行存款余额调节表的编制

财务主管王红拿出原出纳李丁的一些凭证、账簿等让李胜学习出纳账务处理,并拿出2011年3月1日收到的2月份的银行存款日记账(见表1-4)和银行对账单(见表1-5),要求李胜编制2月份银行存款余额调节表(见表1-6)。表1-4表1-5(1)由于企业和银行入账时间不同,常会导致“银行存款日记账”和“银行对账单”数额暂时不符,因此编制银行存款余额调节表。此表只起到对账的作用,不能作为记账的依据;银行存余额调节是指在银行对账单余额与企业账面余额的基础上,银行存款日记账余额加上银行已收,企业未收;减去银行已付,企业未付账项。银行对账单余额加上企业已收,银行未收;减去企业已付,银行未付账项。以调整双方余额使其一致的一种调节方法。(2)银行存款余额调节表的编制方法一般是在双方账面余额的基础上,分别补记对方已记而本方未记账的账项金额,然后验证调节后的双方账目是否相符。(3)银行对账单调整后余额=银行对账单调整前余额+企业已收而银行未收账项-企业已付而银行未付账项

企业银行存款日记账调整后余额=企业银行存款日记账调整前余额-企业已付而银行未付账项+企业已收而银行未收账项

银行对账单存款余额+企业已收而银行未收账项-企业已付而银行未付账项=企业账面存款余额+银行已收而企业未收账项-银行已付而企业未付账项(4)银行存款余额调节表调节之后的存款余额才是真正企业可以动用的存款余额。(5)银行存款余额调节表只是用来核对企业银行余额与银行对账单是否一致的凭据,不能用来调整账簿记录,要等取得银行回执才能进行账簿调整。(6)如果调整后双方的余额不相等,则应先查自己的账簿是否登记有误,如果账簿没有错误,则需进一步和银行协商。工作小结

李胜将2011年2月的企业银行日记账及银行对账单的发生额一一核对,找出一方入账而另一方未入账的未达账项。

将银行已收,企业未收;银行已付,企业未付的未达账项,调整企业银行存款日记账的账面余额,并计算调整后的金额。

将企业已收,银行未收;企业已付,银行未付的未达账项,调整银行对账单余额,并计算调整后的金额。表1-6五、出纳报告单的编制(1)出纳报告单的报告期可与本单位总账会计汇总记账的周期一致,如果本单位总账10天汇总一次,则出纳报告单10天编制一次。(2)上期结存数是指报告期前一期末结存数,即本期报告期前一天的账面结存金额,也是上一期出纳报告的“本期结存”数字。(3)本期收入按账面本期合计借方数字填列。(4)合计是上期结存与本期收入的合计数字。(5)本期支出按账面本期合计贷方数字填列。(6)本期结存是指本期账面结存数字。它等于“合计数字”减去“本期支出”数字。本期结存必须与账面实际结存数一致。任务4 出纳工作交接任务导入

2011年3月2日,由于公司业务需要,原出纳李丁要调到销售部门工作,与新出纳李胜移交工作。知识链接(1)《会计基础工作规范》第三十五条规定:“移交人员对移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料的合法性、真实性承担法律责任。”这是对会计工作交接后,交接双方责任的具体确定。移交人员所移交的会计资料是在其经办会计工作期间所发生的,应当对这些会计资料的合法性、真实性负责,即便接替人员在交接时因疏忽没有发现所接会计资料在合法性、真实性方面的问题,如事后发现,仍应由原移交人员负责,原移交人员不应以会计资料已移交为由而推脱责任。(2)《会计法》第四十一条规定:“会计人员调动工作或离职,必须与接管人员办清交接手续。一般会计人员办理交接手续,由会计机构负责人(会计主管人员)监交;会计机构负责人(会计主管人员)办理交接手续,由单位负责人监交,必要时主管单位可以派人会同监交。”出纳人员的交接也要按《会计法》规定进行,出纳人员在调动工作或者离职时,要与接管人员办理交接手续,这是出纳人员对工作应尽的职责,也是分清移交人员和接管人员责任的重要措施。办好交接工作,可使会计工作前后衔接,保证会计工作的顺利进行,也可以防止账目不清,财务混乱,给不法分子造成可乘之机。(3)会计工作的交接强调两点:一是会计人员调离工作岗位必须与接管人员办清手续,二是在交接过程中要有专人负责监交。出纳的交接一般分三个阶段进行:

第一阶段,交接准备。交接准备分六个方面:①将已经受理的经济业务处理完毕;②将尚未登记账目的登记完毕,结出余额,并在最后一笔余额后加盖出纳人员名章;③整理应该移交的各种资料,对未了事项和遗留问题要写出书面说明材料;④编制移交清册,将要办理移交的账簿、印鉴、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、其他物品等内容列清;实行电算化的单位,移交人员还应在移交清册上列明会计软件及密码、数据盘磁带等内容;⑤出纳账与现金和银行存款总账核对相符,现金日记账余额要与库存现金一致,银行存款日记账金额要与银行对账单一致;⑥在现金和银行存款日记账扉页的启用表上填写移交日期,并加盖名章。

第二阶段,移交过程。出纳人员离职前必须将本人经管的会计工作,在规定的期限内,全部向接替人员移交清楚。接替人员应认真按照移交清册逐项点收,具体要求是:①库存现金要根据日记账余额当面点交,不得短缺,接替人员发现不一致或“白条抵库”现象时,移交人员在规定的期限内负责查清;②有价证券要根据备查簿余额进行点收,若出现有价证券面额与发行价不一致时,要按账面金额交接;③出纳账和其他会计资料必须完整无缺,不得遗漏。如有短缺,须查明原因,并在移交清册上注明由移交人负责;④银行存款账户要与银行对账单核对一致,出纳人员在办理交接前,须向银行申请打印对账单,如存在有未达账项,还需编制银行存放余额调节表,调整相符;⑤接交人员按移交清册点收应由出纳人员保管的其他财产物资,如财务章、人名章、收据、空白支票、科目印章、支票专用章等;⑥实行电算化的单位,交接双方应在电子计算机上对有关数据进行实际操作,确认有关数据无误后,方可交接。

第三阶段,交接后有关事宜。①出纳工作交接完毕后,交接双方和监交人员要在移交清册上签名盖章,要在移交清册上注明单位名称、交接日期、交接双方和监交人的职务、姓名、移交清册页数及需要说明的问题和意见等;②接交人员应继续使用移交前的账簿,不得擅自另立账簿,以保证会计记录前后衔接,内容完整;③移交清册填制一式三份,交接双方各持一份,存档一份。任务实施

2011年3月2日,由于公司业务需要,原出纳李丁要调到销售部门工作,现与新出纳李胜移交工作。监交人为财务主管王红。程序如下:(1)出纳李丁在交接之前做好了如下准备工作:

① 将截止到2011年3月1日的出纳账登记完毕,并在最后一笔余额后加盖名章。

② 出纳账与现金、银行存款总账核对相符,现金账面余额与实际库存现金核对一致,银行存款账面余额与银行对账单核对无误。

③ 在出纳账启用表上填写移交日期,并加盖名章。

④ 整理应移交的各种资料,对未了事项要写出书面说明。

⑤ 编制“移交清册”,填明移交的账簿、凭证、现金、有价证券、支票簿、文件资料、印鉴和其他物品的具体名称和数量。(2)在交接过程中,监交人王红全程参与,李丁向李胜交接如下资料:

① 出纳账簿共5本:银行日记账1本;现金日记账1本;备查账3本:分别为支票备查账,应收票据备查账,应付票据备查账;

② 空白现金支票8张(01007号至01014号);

③ 空白转账支票10张(01111号至01120号);

④ 空白的电汇单20份(07801号至07820号);

⑤ 银行对账单1、2月份2张;1月份未达账项说明一份;

⑥ 金库暂存物品明细表一份,与实物核对相符;

⑦ 保险柜一个,钥匙5片:分别为2片保险柜钥匙和3片工作台钥匙。保险柜密码及使用方法私下已授予李胜。

⑧ 银行承兑汇票1张,金额为:5万元,编号为:1547453;到期日为:2011年10月20日,出票人全称为:湘潭市友谊机械公司;

⑨ 清点库存现金共计人民币为:6 553.5元,与账面金额一致。

⑩ 电话查询截止到2011年3月1日银行存款数额为:基本户建行湘潭市支行(账号为:3000298222288015698)余额为:47 652 587.88元,与账面金额一致。

⑪ 方正计算机一台,计算器一个,订书机一台,文件夹 5 个,建设银行网上银行交易卡一张(配读卡器一个)。

⑫ 未了事项共2项,分别做出说明:①红星股份有限公司货款5万元于3月3日到期,请通知对方付款。②于2011年2月8日在长城电机厂购买的钢材付款期限为2011年3月5日,请及时支出。

⑬ 公章2枚:分别为财务专用章1枚,部门章1枚。(3)交接结束,移交清单(见表1-7)一般一式三份,交双方各执一份,存档一份。

移交清单具备了以下内容:单位名称、交接日期、交接双方和监交人的职务及姓名,以及移交清单页数、份数和其他需要说明的问题。表1-7想一想

1.出纳的工作范围是什么?

2.出纳的工作程序包括哪些?

3.你对出纳工作有哪些认识?

4.在移交工作中如果出现了账实不符,能不能进行交接?应如何处理?项目小结

本项目通过介绍出纳岗位的基本工作任务、工作流程、出纳人员的素质要求和业务技能要求、常见原始凭证所反映的经济业务类型、出纳账簿的设置和登记、银行存款余额调节表的编制方法、出纳移交手续的办理程序及相关内容,使学生对出纳工作有个基本认知,为当好一名合格的出纳人员做准备。项目综合训练

一、选择题

1.出纳报告单上的“本期结存”数必须与()实际结存数一致。

A.银行存款日记账 B.银行存款总账

C.库存现金日记账 D.库存现金总账

2.企业“银行存款日记账”与“银行存款对账单”核对时,发生不一致的原因有()。

A.企业账目记录有差错 B.有“未达账项”

C.银行账目记录有差错 D.以上都有可能

二、判断题

1.银行存款日记账的核对中“账账相符”是指银行存款日记账与银行开出的银行存款对账单相一致。()

2.各种会计档案是企业经营管理的重要资料,一般都需要永久保管。()

3.原出纳员移交工作后就可以对其原工作期间的出纳会计资料不负责任了。()

三、实训题

请根据项目1~项目4练习题中的有关凭证登记银行存款日记账及现金日记账。

要求:出纳员按照银行存款日记账登记的规则进行操作,会按照业务发生的日期顺序逐笔登记,月底结账。项目2 出纳岗位基本技能知识目标

1.掌握阿拉伯数字、中文大写数字、大小写金额的标准写法

2.了解点钞机的使用方法,掌握点钞的基本方法

3.了解人民币防伪特征及假钞处理,掌握人民币识别方法能力目标

1.能规范、清晰、流畅地书写数字

2.能准确、快速地清点钱钞并会使用点钞机

3.能准确识别真假人民币并正确处理假钞任务1 数字的书写任务导入

一天,在处理业务时,财务经理问李胜:“你知道数字的书写应注意些什么吗?”李胜答:“虽然知道一些具体做法,但如何正确规范填写数字并不十分清楚。”于是,财务经理原原本本讲解了数字书写的相关知识。知识链接一、阿拉伯数字书写

财政部制定的会计基础工作规范要求出纳人员必须具备数字的书写技能。数字的书写技能具体包括阿拉伯数字的书写技能、中文大写数字的书写技能、大小写金额的书写技能。

阿拉伯数字应当一个一个地写,不得连笔写。字体要各自成形,大小均衡,排列整齐,字迹工整、清晰,如图2-1所示。有圆的数字,如6,8,9,0等,圆圈必须封口。同行的相邻数字之间要空出半个阿拉伯数字的位置。每个数字要紧靠凭证或账表行格底线书写,字体高度占行格高度的1/2以下,不能写满格,以便留有改错的空间,也显得清晰美观。“6”字要比一般数字向右方长出1/4,“7”和“9”字要向左下方(过底线)长出1/4。字体要自右上方向左下方倾斜书写,倾斜度约为60°。图2-1 阿拉伯数字书写二、中文大写数字的书写

中文大写数字一律用零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、圆(元)、角、分、整等。

中文大写数字要以正楷或行书字体书写,不得连笔写。不能使用一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、廿、毛、另(或〇)等字样,不得自造简化字。三、大小写金额的书写

1.大写金额的书写

大写金额数字前应有“人民币”三个字,“人民币”三个字与金额数字之间不得留有空白。如果大写数字前没有印好“人民币”字样的,应加填“人民币”三个字。大写金额数字到“元”或“角”,在“元”或“角”后应写“整”字;大写金额有“分”的,“分”后面不再写“整”字。阿拉伯小写金额数字中有“0”时,汉字大写金额要写“零”字。阿拉伯金额数字万位或元位是“0”数字中间连续有几个“0”的,万位、元位也是“0”,但千位、角位不是“0”时,汉字大写金额中间可以只写一个“零”字,也可以不写“零”字。阿拉伯小写金额数字角位是“0”,而分位不是“0”时,汉字大写金额“元”后面应写“零”字。阿拉伯小写金额数字最高是“1”的,汉字大写金额加写“壹”字。在印有大写金额万、仟、佰、拾、元、角、分位置的凭证上书写大写金额时,金额前面如有空位,可画“”注销,阿拉伯小写金额数字中间有几个“0”(含分位),汉字大写金额就写几个“零”字。

2.小写金额的书写

阿拉伯小写金额数字前应填写货币币种符号,币种符号和阿拉伯数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的,数字后面不再写货币单位。以元为单位的阿拉伯数字,除表示单价等情况外,一律写到角、分;无角、分的,角位和分位应写“00”或者“—”;有角无分的,分位应写“0”,不得用符号“—”代替;只有分位金额的,在元和角位上各写一个“0”字并在元与角之间点一个小数点,如“¥0.06”。元以上每三位要空出半个阿拉伯数字的位置书写,也可以3位一节用“分位号”分开。

3.大小写金额书写示例(见表2-1)

例如:

① 小写:1 058.00,大写为:人民币壹仟零伍拾捌元整;

② 小写:1 008.00,大写为:人民币壹仟零捌元整;

③ 小写:2 000.38,大写为:人民币贰仟零叁角捌分或人民币贰仟元叁角捌分;

④ 小写:15.67,大写为:人民币壹拾伍元陆角柒分;不能只写为:人民币拾伍元陆角柒分。表2-1任务实施

李胜应经常利用业余时间,加强对小写金额数字和大写金额数字的书写练习,在工作中进一步规范数字书写。任务2 点钞的技能任务导入

财务经理想考验一下李胜的点钞技术。李胜没怎么练过手,还有点生疏。于是,财务经理演示并讲解了点钞的各种方法,给李胜上了生动的一课。知识链接

出纳人员最常见且繁重的工作是现金的收入、支付和整点。因此,点钞成了出纳工作的重要组成部分。点钞又称票币整点,是按照一定方法查数票币数额的工作,是出纳工作必备的基本技能。它具体包括手工点钞技能、机器点钞技能。一、点钞方法

按使用的工具分类,可分为手工点钞和机器点钞两大类。

1.手工点钞

手工点钞指将纸币和硬币置于桌面,由人工对其进行清点计数的工作。依据指法不同,手工点钞又可分为手持式点钞、扇面式点钞和手按式点钞。(1)手持式点钞法又分为单指单张点钞、多指多张点钞、四指拨动点钞、来回拨动点钞等多种操作方法。

① 单指单张点钞法,是最常用的点钞法。其操作要点是:将钞票正面向内,持于左手拇指左端中央,二指(食指)和三指(中指)在票后面捏着钞票,四指(无名指)自然卷曲,与五指(小拇指)在票正面共同卡紧钞票;然后,右手三指微微上翘,托住钞票右上角,右手拇指指尖将钞票右上角向右下方逐张捻动,二指和其他手指一道配合拇指将捻动的钞票向下弹动,拇指捻动一张,二指弹拨一张,左手拇指随着点钞的进度,逐渐向后移动,食指向前推动钞票,以便加快钞票的下落速度;在此过程中,同时采用1、2、3等自然记数方法,将捻动的每张钞票清点清楚。一张一张清点时为单张点钞法;若在单张点钞的基础上,持票斜度加大且手指较为熟练时,便可发展到一指两张或两张以上……,其方法也就发展为单指多张点钞法了。

② 多(四)指多(四)张点钞法,是以左手持钞,右手四指依次各点一张,一次四张,轮回清点,速度快,点数准,轻松省力,挑拣残损券也比较方便。此法也是纸币复点中常用的一种方法。其操作要点是:钞票横放于台面,左手手心向下,中指自然弯曲,指背贴在钞票中间偏左的内侧,二指、四指和小拇指在钞票外侧,中指向外用力,外侧的三个指头向内用力,使得钞票两端向内弯成为“U”形。拇指按于钞票右侧外角向内按压,使右侧展作斜扇面形状,左手腕向外翻转,食指成直角抵住钞票外侧,拇指按在钞票上端斜扇面上;右手拇指轻轻托在钞票右里角扇面的下端,其余四指并拢弯曲,指尖成斜直线。点数时小指、四指、中指和二指指尖依次捻钞票右上角与拇指摩擦后拨票,一指清点一张,一次点四张为一组。左手随着右手清点逐渐向上移动,二指稍加力向前推动以适应待清点钞票的厚度。这种点钞法采用分组记数法,每一组记一个数,数到25组为100张。(2)扇面式点钞法的操作要点是将钞票捻成扇面型,右手一指或多指依次清点,如果是一指清点即为扇面式一指单张点钞法;如果是四个指头交替拨动,分组点,一次可以点多张,即为扇面式四指多张点钞法。这种点钞法,清点速度快,适用于收、付款的复点,特别是对大批成捆钞票的内部整点作用更大。但是这种方法清点时不容易识别假票和夹杂着其他版面的钞票的情况,所以不适于收、付款的初点。(3)手按式点钞法可分为单指单张点钞法和多指多张点钞法。

① 单指单张点钞法,是常采用的方法之一。这种方法简单易学,便于挑拣损伤券,适用于收款、付款工作的初、复点。其操作要点是:

将钞票平放在桌子上,两肘自然放在桌面上。以钞票左端为顶点,与身体成45°角,左手小指、四指按住钞票的左上角,用右手拇指托起右下角的部分钞票,用右手二指捻动钞票,每捻起一张,左手拇指即往上推动到二指、三指之间夹住,完成一次动作后再依次连续操作,在完成这些动作的同时,采用1、2、3等自然记数方法,即可将钞票清点清楚。此法与手持式相比,点钞的速度要慢一些,但点钞者能够看到较大的票面。

② 多(四)指多(四)张点钞法,其操作要点是:

将钞票平放在桌子上,两肘自然放在桌面上。以钞票左端为顶点,与身体成45°角,左手小指、四指按住钞票的左上角,右手掌心向下,拇指放在钞票里侧,挡住钞票。二指、中指、四指、小指指尖依次由钞票右侧外角向里向下逐张拨点,一指拨点一张,一次点四张为一组,依次循环拨动。每点完一组,左手拇指将点完的钞票向上掀起,用二指与中指将钞票夹住,如此循环往复。这种点钞法采用分组记数法,每一组记一个数,数到25组为100张。

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