每天最重要的3件事(txt+pdf+epub+mobi电子书下载)

作者:张永锡、李瑞文

出版社:文化发展出版社

格式: AZW3, DOCX, EPUB, MOBI, PDF, TXT

每天最重要的3件事

每天最重要的3件事试读:

前言

从个人开始研究时间管理到成为时间管理培训师,我花了八年的时间。

从开设“幸福行动家”公开班课程和建立社群,到进入企业做时间管理培训,我又花了八年的时间。

我的愿景是影响100万人成为追求幸福的行动家,所以我以写书的方式来实现,写出书,让100万人读到就可以。

这本书写给此刻需要它的人,我想你可能是这样的读者。导读只讲解决方案

你可能会说希望有自己的事业、家庭,想要实现梦想,想要有行动力、正能量,迎着太阳奔跑。可是你跑着跑着忽然发现,梦想很丰满,但现实很骨感。你的痛苦总结起来就三个字:忙、盲、茫。

你总觉得年轻的时候忙碌一点儿,年纪大了就不忙了;能者多劳,过了这个阶段就好了,以后就不忙了。但真的是这样吗?事实证明,生活往往只会越来越忙。

你常说目标导向,使命必达,不管这个目标是学习上、职场上,还是生活上的。有时候还特意加快脚步,披星戴月地冲刺。

等你终于实现了目标,却发现生命没有任何实质性的变化。犹如在地图上移动,但没有GPS,已经回到了原点,你却浑然不知,此时就会很沮丧。

你想要和一群人一起战斗、一起赢,但是每次只有自己在学习、自己在加班、自己在担当;你希望有一群人组成社群,相伴追寻成功和幸福,但是每次只能单枪匹马、单打独斗……

你的问题,我都知道。所以这本书不讲问题,只讲解决方案。怎样阅读本书

本书推荐两种读法。如果你觉得自己没有太多时间管理方面的基础,并且是个一板一眼的学生,可以采取第一种读法;如果你已经有一定的时间管理习惯,甚至有自己的系统,可以采取第二种读法。

第一种读法

按照本书的顺序阅读,每天早上读一篇,遵循课后练习进行巩固。这样练习21天,你的时间管理习惯就会有所改变。

第二种读法

先翻到本书144页,按照指引填写《时间管理帝王表》空白表格。

这张表格的目的是让你重新检视自己的工作系统,找出原有系统的不足,并且通过表格构思改进方法。

我建议你在阅读此书之前填写一遍表格,存档记录;在做完21天练习后,再填写一次。通过对比,你会更清晰地看到自己的成长。本书的栏目设置

时间管理是“知行合一”的过程,因此本书除了永锡的讲解,还穿插了“本章练习”“Just do it”“延伸阅读”等环节。“本章练习”是针对正文所述内容的练习方法,促进大家学而时习之。要真正提高自己的时间管理能力,阅读本书占20%,亲身练习则占80%。“Just do it”是幸福行动家们在实践相关内容时的真实案例和经验。我所讲授和所写的,也只是我的个人经验,大家在我的基础上于实践过程中完善自己的体系,这正是幸福行动家独有的魅力。“延伸阅读”是和正文内容相关,可以拓展阅读的书籍。我是一个热爱阅读的人,但不爱教科书,近几年在时间管理这个议题上,几乎读遍了这个领域的中文书籍,甚至包括很多英文、日文书籍。心智成长于我,很大程度上是基于阅读的,因此我也要把这些源头的宝贵资料推荐给你。一起养成每天最重要的三个习惯

本书分为三个部分,对应了三个习惯。

第一个习惯是“先吃掉那只青蛙”,第二个习惯是“清空收件夹”,第三个习惯是“每日重开机”。三个习惯共同构成最小化的时间管理系统,这是一个所有人都能上手的系统。

有一位学员分享了他学习这套系统后的心得:“永锡老师的时间管理,不像一般坊间那样谈些奇思妙想的成功哲理,也不只是介绍时间管理的技巧,说些拼拼凑凑的经验而已。永锡老师是用自己的生命去实践,真诚地体验分享,以时间管理为主轴延伸的对生命、生活、人生的思考。这是一场关于时间管理的研讨,时间生命、追求幸福的分享,更是串联起一个个幸福行动家的社群,值得用心思考人生、体验生命的人参与。”

时间流逝,时间也永驻。时间是过去、未来和当下,是整个宇宙,也是你我的。通过阅读本书,我们将重塑时间管理,也将重塑自身。玩法建议

找队友

如果你觉得一个人练习书中的内容很孤单,那么就借助群体的力量。推荐你的家人或朋友一起阅读本书,在阅读完一章后,第二天把内容复述给对方听,并在一周后分享实践心得。

去打怪

把你在阅读时发现的最让你怦然心动的知识点以及实践后发生的改变,撰写成读书笔记,发布在豆瓣、简书上,将链接及联系方式发送至黑天鹅图书官方微信,你的心得将有机会在再版时刊登在本书中。

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回复“3件事”,获取本书各类工具电子模板第一部分先吃掉那只青蛙

整个夏天,蚂蚁都在为储备过冬的粮食而忙碌,像陀螺一样转个不停。蟋蟀是一位将小提琴视作伴侣的艺术家,每天听着自己的弹奏感动得眼泪都快要流下来。当雪花亲吻大地,蚂蚁端着热巧克力在洞穴里享受着自己的劳动成果时,蟋蟀则因为没有食物被饿死了。

这个故事原意是教小朋友们要勤劳。不过,让我看这则故事,反倒觉得我们既可以不像蚂蚁那么辛苦,也可以不像蟋蟀那么命运悲惨。只要学会了“吃青蛙”,我们就可以既储备足够多的过冬粮食,又用剩下的时间拉小提琴、跳华尔兹。

时间管理不是让人变得一味忙碌,而是让人变得轻松,有时间享受生活。第一章FAST四部曲:成为高效之人

如果人在死神突然降临前得到五分钟的警告时间,可以用这五分钟向他人诉说最有意义的话,那么,所有的电话亭都会被挤爆。因为这些人都想赶快用电话说出心里对他人的爱。——克里斯托弗·莫利(Christopher Morley)

天下武功,唯快不破。那什么是真正的快?

很多刚刚接触时间管理的人,以为时间管理就是做事情快。只要做一件事情所需要的时间越来越少,同样时间内做完的事情就会越来越多,就等于跑赢了竞争对手,等同于胜利。但如果细细观察真正的“高手”一天的生活,你会发现他们既不需要做事比别人快,也不需要每天比别人做得多。

在古龙笔下,李寻欢凭着最快的飞刀,杀死了武功不逊于自己的对手。李寻欢所做的,不仅仅是快。他全程只用了一刀,一刀击中要害。

先完成最重要的事,这正是你在本书前七章将要反复读到的一点。

某次我受邀针对创业者进行时间管理培训。上课前,主持人做了个暖场,问参加的学员“为什么来上课”。“作为创业者,一周7天,一天24小时不够用。”“每天一进公司大门,就有超过3个人的工作量等我完成,恨不得生出三头六臂。”“最无奈的是,常常整个公司的人忙碌一个月,却发现没有收获。”“其实我昨天晚上加班,几乎一夜没睡,而且这种情况每星期都发生不止一次。”

听完大家来上课的原因,我缓缓说道:“对于创业者,辛劳加班或许的确无法避免,大家为此疲惫痛苦,但如果每天都清楚最重要的事,这种痛苦就能解决一半。”

当天演讲的主题,就是本书介绍的第一个习惯——先吃掉那只青蛙。我将在七篇连续的文章中,详述理论、工具、心得、练习。你可以顺着F、A、S、T流程一口气读完,再一天天地练习,也可以按照本书的结构,分步骤练习。用FAST原则吃青蛙

F:先吃掉那只青蛙

F是英文单词“Frog”(青蛙)的缩写,是本书第二章会详细介绍的概念。你看到这里也许会想:“吃青蛙?好恶心!”放宽心,这里不是魔法学校,并不是真的要大家吃什么青蛙。“青蛙”的概念是博恩·崔西(Brian Tracy)在《吃掉那只青蛙》这本著作中提出的,代表的是需要完成的工作。

博恩·崔西也可以算作一个魔法师,不过他擅长的不是降服巨龙,而是激发人类的潜能。他是世界级潜能训练大师。博恩·崔西重要的观点之一就是,如果每天早晨你先做最有挑战性的事情,一天中其他的事情都会显得无比轻松。

高效的人并不是每天做很多小事,而是把时间花在最重要的几件事情上。所以,我们要勇敢地吃掉“最丑”的青蛙。同时,吃青蛙不能只靠生吞活剥,要有方法地吃,一口一口吃掉青蛙,进入高效的工作状态。

9:00排出今天最重要的三只青蛙,到了18:00青蛙都吃完了,这样无论今天还有哪些琐事没有完成,起码完成了三件重要的事。你已经具备了高效能的基本分数,这样一来每天无论怎样都能保持效能了。

A:列出行动清单

A代表“Action List”,英文中的行动清单。把今天要做的事情列成清单,之后就专注地一项一项做完。

每天早上花点儿时间,列出包含1~3只青蛙、5~7只蝌蚪的每日行动计划。青蛙之后的其他任务就是“蝌蚪”,就是我们所说的琐事或小任务,相对来说不是非常重要的事。蝌蚪意味着如果今天做不完可以适当舍弃。这份清单除了自己使用,还可以和团队共享,让队员互相了解彼此的进度。

熟练使用行动清单对于践行FAST原则的重要性,犹如凡·高随身的调色板、小泽征尔手中的指挥棒,第三章将花很大篇幅分享具体的操作方法。

S:拆解青蛙

S是“Slice”的缩写,代表切成小片。有些青蛙,不是一口能吃完的,需要分成几天甚至几周才能吃完,那么就需要切成小片。

在你的人生中,是否有过这样的体验:一项工作庞大且重要,但恰恰因为其庞大且重要,所以总觉得还没有做好准备,明日复明日地踌躇满志却裹足不前。生死线临近时,我们惊呼一声,手忙脚乱,最终事情将将完成。这样的情形,可能出现在你写论文、考职业资格证、筹备婚礼或计划换个工作时,更可能在你的人生中屡次出现。

当你面对那些很有压力、复杂的高难度任务时,如果将它们切成小片,找到合适的下一步行动,执行起来就会顺畅得多。

如何把青蛙切小,如何把难事拆分呢?在第四章中,我将介绍思维导图和九宫格两种方法。大家灵活使用,可以将复杂任务拆解成行动清单,让吃青蛙变得容易。

T:训练自己的时间感知能力

T代表“Time”,也就是时间。在惊涛骇浪和塞壬的歌声中,时间感可以帮助航海家们保持速度和方向感。在每天吃青蛙的过程中,时间感知能力也可以帮助我们合理地制订并遵守日程。

第五章介绍的番茄工作法和SWEET原则会使我们面对日程更从容。掌握了这两种方法,只要利用简单的倒计时,就可以帮助你制订合理的日程或计划,让你做事井井有条,准时下班。让重要的事来得及

世界上速度最快的人是谁?2016年里约奥运会上,南非健将范尼凯克的400米田径成绩是43秒03,创下新的世界纪录。

不过,如果漫画中的人物也能参加奥运会的话,这个成绩就算小巫见大巫了。在漫威的漫画里,若论速度,排第一的非快银莫属。用“来无影,去无踪”形容快银,绝不是一种夸张,因为普通人根本看不见他的运动轨迹。他,甚至能用手抓住子弹。可是在《X战警》系列电影里,正是快银说出了这样一句台词:“虽然我很快,但有时候我也会来不及。”

英国管理学家查尔斯·汉迪曾经在书里讲过这样一个故事:他想去看望一位住在洛杉矶的朋友,但是总觉得下个月再去也行,明年去也行,拖了一年又一年。直到有一天洛杉矶发生了大地震,汉迪惊慌地拨打朋友的电话,一直无法接通。他立即买了一张机票,飞往洛杉矶。好在他的朋友全身的器官一件也没丢,两个人得以相见。

人类无法奢求时间永驻,更休想在奔腾的时间之河中逆行。不管我们有多快,生命中总有些事情来不及做,也总有些事情的错过令我们感到遗憾。所以,在加快脚步的同时,先做最重要的事,或许是尽可能让重要的事情还来得及的最好保障。做最重要的事情,让我们从吃掉今天的青蛙开始吧!第二章F吃青蛙:要事为先的三个关键

我一直重复同样的事以求精进,我会继续向上,努力达到巅峰,但没人知道巅峰在哪儿。即使到我这年纪,工作了数十年,我依然不认为自己已臻至善。——寿司之神 小野二郎

2008年,时任谷歌全球副总裁的李开复在接受《青年心理》杂志采访时,提及时间管理。记者问道:“你觉得自己最好的习惯是什么?怎样养成的?”李开复这样回答:“有效率地管理我的时间,我深信‘要事为先’这个准则。”之后他慢慢说,“每天清晨,我会把今天要做的事情整理出来,做一个排序。我会依事情的‘重要性’而不是‘紧急性’来排序。我会对自己做承诺,哪些事情这一天一定要做完,然后我会实现这个承诺。”李开复所说的“要事为先”,原理其实就是吃青蛙,而且强调了,吃重要的青蛙。如果不强调重要性,我们很可能忙于应付蝌蚪。

很多上班族觉得自己一天都很忙,但是一年到头在工作总结上却没有什么业绩可写。因为他们一直忙于应对如潮水一般的琐事。主管交代的任务不分轻重缓急、一视同仁地处理。这就是李开复与一般上班族的本质区别,好的职业经理人、创业者、时间管理者,懂得“要事为先”的准则,只选择重要的事情作为青蛙。《吃掉那只青蛙》是时间管理领域经典的书之一,轻薄短小,所以很多人都知道“吃青蛙”这个概念。也正是因为这本书太轻薄短小,所以很多人并没有真正弄懂这个概念。在本章中,我仍要像喜欢念叨往事的老头子一样,不厌其烦地述说“吃青蛙”的概念。如何选择青蛙

我喜欢利用中午的休息时间去户外散步,活动筋骨。这时候脑袋清醒,一些可以激励自己的话语便不请自来地飞入脑海。很多次,我都想到《寿司之神》里的一句话,“我一直重复同样的事以求精进,我会继续向上,努力达到巅峰,但没人知道巅峰在哪儿。即使到我这年纪,工作了数十年,我依然不认为自己已臻至善。”作为培训师,我不能只讲课,也要写书、开办沙龙把知识分享给更多人,我不断重复这些,同样追求继续向上和精进。继续向上和精进不是和别人对决,而是和我们自己的惰性对抗,这是场不进则退的战役。

每一届时间管理研习会的参与学员中,在实践吃青蛙的过程里,几乎都会有人问同一个问题:“有一些青蛙明明并不难做,但就是放着不愿意做,拖拖拉拉,同时又非常焦虑,这要怎么办呢?”

我回答:“第一步需要确定这件事和你的目标、价值观、愿景的相关性,看到做这件事能给自己带来什么好处。”这里就涉及一个问题,如何选择青蛙?人做任何事都是有目的的,对于自讨苦吃的事情便不会有动力。

无论个人管理还是企业管理,管的其实既不是时间也不是人,而是人的精力。前者管理个人精力,后者管理一群人的精力。能力越大责任越大,管理者决定了精力的去向,将有限的精力花费在哪里带来的将是不同的结果、成果或者后果。人的精力有限,但功不唐捐。

我参加过这样一个心理游戏,说来有点儿残酷。假设你现在乘坐的飞机遭遇引擎熄火,马上就要坠落在太平洋里,还有最后五分钟的时间,请你写封遗书。你会写下什么?你心中有什么遗憾?

当时在场的很多人都泪流满面,其中不乏事业有成的企业家。他们有的后悔没有多陪陪父母;有的遗憾从未去看儿子的钢琴演出;有的顿悟坚守的事业方向远非自己创业之初的梦想……也有一位浪漫的企业家说,他不写遗书了,如果此时妻子在他身边(参加这次体验时刚好是他们夫妻一起在现场),他要对她说“我爱你”,然后长长拥吻,直到一起沉入海底。

假如你只剩下五分钟的时间,你所看重的事是否不一样?有些非常重要的事情,由于你觉得时间还很多,所以总是会被无限期地放在“明天”。只有清晰地规划好未来的目标、愿景,才能从事情的银河中摘取重要的星星。

在我们的生活中,很多重要的事情可能不紧急,但如果一直拖延,最终就会变成紧急事件,甚至变成需要亡羊补牢的事件。比如,花时间梳理公司战略的这只“青蛙”不被吃掉的话,当意识到时公司可能已经错过了市场转型的时机;和某个员工谈心的这只“青蛙”不被吃掉的话,忽然有一天他说要离职了你才发现措手不及;带喜欢火车的儿子去探访铁路的这只“青蛙”看似不起眼,但是如果一直不去做,说不定当你想做时,儿子已经成长到不愿意和老爸一起旅行了。(1)把青蛙切成刺身,一口一口吃

君子之道,辟如行远必自迩,辟如登高必自卑。——《礼记·中庸》

台湾著名建筑设计师姚仁禄说过:“生活就像迈克尔·乔丹打篮球,看起来是非常快速地运球上篮,实际上‘快’是由无数个‘慢’组合起来的。”这是什么意思呢?其实就是吃青蛙的技巧——看似复杂的工作,实际上可以分解成许多小的行动。

以我为例,我每天早晨都撰写关于时间管理的文章。因为早晨妻儿都在睡梦中,我足足有两个小时属于自己的时间。我会按照例行程序,清空收件夹、规划每天的青蛙蝌蚪,接着便按下倒数计时器,提醒我持续不断地写文章。完成文章大纲,绘制思维导图,阅读参考资料,开始写文字,编排矫正,重点颜色标记,附加相关链接,然后贴到博客和各社交媒体上,以上过程一气呵成。

可以看出,写文章的这只青蛙被我切割成了“青蛙刺身”。把大事情分解成许多小动作,那么行动时我们就可以掌握小动作的重点,循序渐进,让自己跟着时间的节奏,通过每个小动作保持专注状态,持续推进大事情。

当我们想要做大事情时,复杂的细节与压力会让我们变得焦虑。可是如果把大事情分解成小动作,小动作相对具体简单,就能让自己心无旁骛地专注在小动作上,这样大事情看起来也变得简单了。

大事情看起来难以一下子完成,不便搬运,就像一面巨大的墙壁,似乎给人无法完成的压力。但是如果切割成一件一件小事呢?墙壁变成了一个一个砖块,看起来就很好搬运了。借助青蛙,进入心流状态

心流(Flow)出现时,一个人可以投入全部的注意力,以求达成目标。这时候没有脱序现象需要整顿,自我也没有受到任何威胁,因此不需要分心防卫,我们把它称为“心流”。——积极心理学大师 米哈里·希斯赞特米哈伊

很多人都幻想过工作像玩电子游戏那么开心吧?玩电子游戏使人开心的原因很多,但是大多数电子游戏都有一个共同之处——非常容易使人沉浸其中,有一定挑战性,不会因为过于轻松而乏味。

吃青蛙的一个好处就是,借助挑战激发我们兴奋投入的工作状态。英文中有一个单词flow,中文译作心流,指的就是这种人们完全沉浸在某种活动当中,无视其他事物存在的状态。这种状态本身会带来莫大的喜悦,使人愿意付出巨大的代价。

如果我们每天早晨集中精神,把最难的部分推动起来,通过吃大青蛙获得充分的“工作兴奋”,就像汽车的引擎被发动起来,我们的动能得以持续积累,一天的工作反而越做越轻松。

进入心流状态四步法:

Step1:热身时间

先做一些容易的工作,轮替一下不同的小事,这就好像典礼开始时的暖场。

Step2:专注青蛙

进入每天最重要的事(吃青蛙)本身。别忘了一口一口吃的技巧,心如止水,顺流而下。

Step3:适时休息

记得要在疲倦之前就休息。我在后面的章节会讲到番茄工作法,番茄工作法使我们每25分钟就有一次休息的时间。

Step4:每日检视

我会在第二天早晨写日记检视,从检视中找出哪些做法可以改善,下次要吃类似的青蛙时,可以有更好的方法。

一个轮子,推动时最费力,一旦转起来往往就轻松多了。每天早晨我们开始工作时也面对同样的过程。如果因为畏难情绪,迟迟无法开始,只会挫伤自信心。如果提起一口气,把最难的部分推动起来,通过吃大青蛙获得充分的“工作兴奋”,动能得以持续积累,反而会越做越轻松。

每个开始练习“吃青蛙”的人都会渐渐发现,这不仅是一个实用方法,也是一个克服心魔的过程。因为,在此之前我们没有发现——挑战最难的事情,正是生活中最有趣的部分。本章练习1.每天早晨找出最重要、最难的那件事。假如你需要吃掉两只青蛙,先吃最丑的那一只。2.把这件事分解成一个个小动作。如何吃完一只大青蛙?答案是:一口一口吃。3.让自己专注于小动作,依序行动,进入flow状态,吃的青蛙越大,你所获得的成就感越大。延伸阅读《吃掉那只青蛙》(Eat That Frog)博恩·崔西著非常薄的一本书,相信你很快就能看完。书中有关于吃青蛙的若干具体行事原则,有兴趣的朋友可以作为日常吃青蛙的补充知识。本书前四分之一值得精读。

(1)刺身:刺身就是指鱼脍、鱼生、生鱼片之类的东西,指将新鲜的鱼贝类生切成片,蘸调味料直接食用的菜品。第三章A行动清单

列一份清单,工作效率可以提升25%。——博恩·崔西

20世纪初,当时资产超过亿万美金的伯利恒钢铁公司总裁查理斯,接受了企业管理顾问艾维·李的建议:如果艾维·李能够用三个月的时间提高公司内其他高层主管的效率,查理斯将支付一笔费用给艾维·李,费用多少由查理斯决定。

三个月后,艾维·李在家中查看信件时,收到了查理斯寄来的一百万美元的支票。

一百万美元支票的故事讲完了,那么问题来了——艾维·李用了什么方法才让伯利恒钢铁公司高层主管的效率大幅提升呢?方法其实很简单,他只要求主管们做一件事情。“我要你们向我保证,在未来的90天内,每天离开办公室前,列出第二天要做的最重要的六件事情,并按照优先次序排列。第二天上班就开始执行,第二天下班前没有完成的事情,继续写在之后的清单上。”

什么,只是列清单?是的,就这么简单。而且这是一个非常有效的方法,也就是FAST中的“A”:列出每日的行动清单。通常一天可以列出1~3只青蛙,针对要事努力推进,一天可以列出5~7只蝌蚪,在吃掉每天最重要的青蛙之后也可以兼顾小蝌蚪。青蛙加上蝌蚪,这样就有了一个完整的每日行动清单,接着就开始努力地吃青蛙和蝌蚪。

和艾维·李一样,我也会要求跟我学习时间管理的学员坚持打卡一百天,打卡内容就是每日行动清单。在这样的练习中,你可能会遇到一些难题,例如任务常常一列就一大堆,一看就处理不完怎么办?为了让行动清单更有效并可以完成,我总结了帮助清单完成的三个咒语。列出能做完的清单的咒语

苗爸一家和我们家相识多年,苗爸是室内设计师,有一次邀请我去他公司做培训。过了几个月,再次碰面时,他迫不及待地与我分享培训后的收获。“永锡,听了你的课程后,回去检视我的工作习惯,发现一个大问题。以前我每天都会列出一个二十几件事的清单,但每天只能完成五六件。”苗爸带点儿无奈地说。“后来,你做了什么改变呢?”我好奇地问。“我改成每天只列出六件要做的事情,这样做之后还不小心多做了几件事情呢。”苗爸露出得意的笑容。

苗爸和伯利恒钢铁公司的例子是一样的,每天先列出要做的行动清单,接着努力去执行,但重点是“列出够少的事情”,这样反而效率大增。

咒语一:列出够少的事情,行动清单就能完成。

在每日清单上列出1~3只青蛙,5~7只蝌蚪。

对于时间管理的初学者,每天只需要列出脑袋里想的今天要吃的青蛙和蝌蚪就可以了;对于进阶的时间管理者,他会在每天清空收件夹后,再规划每天要吃的青蛙和蝌蚪。所谓收件夹,就是昨天积累的电子邮件、笔记、电子文档、工作日志,检视并加入下一步行动中,这部分在后面的章节会重点展开。但无论如何,有一个法则很重要,这个法则就是“列出够少的事情”,这样你就必须思考:什么才是最重要的事情?什么才是我能做到的事情?

一个人每天的时间是有限的,纵然我们想要完成100件事情,却根本不可能做到。所以我主张在清单上列出1~3只青蛙,5~7只蝌蚪。真正思考过自己24小时内能完成哪些事情的人,才能对自己与他人做出言必行、行必果的承诺。让清单更容易执行的咒语

列出来的事情,如何才能更容易地执行呢?在这里我们需要对行动清单做一些小小的加工。

从2002年到现在,我和数万人讨论过时间管理的问题,在互动中我意识到“加工”的重要性。为了方便大家理解,我总结出了“将杂事加工成行动”的语法,用英语语法造句的概念来加工杂事。

举例来说,某天上班路上,我刚把车子停在公司停车场就发现轮胎没气了,于是我就在笔记本上写下“轮胎”两个字。这就像一个英文单词,接着,我们就用上面所提到的语法将杂事加工成行动。

第一个问题:这件杂事是什么?

早上开车我听到“砰”的一声,到停车场后发现轮胎瘪了,恐怕是爆胎了,需要更换轮胎。

第二个问题:你希望达成什么结果,为了这个结果你需要采取什么行动?

天啊,我后天还要开车出远门,希望后天可以平平安安出门,所以车需要去4S店维修。

第三个问题:下一步行动是什么?

所以我的下一步行动是打电话给Kris,问4S店的电话号码(他刚换了一组新轮胎)。

通过这三个问题,我把一件杂事“轮胎”加工成了预期结果“后天平平安安地开车出门”和下一步行动“打电话给Kris,问4S店的电话号码”。

所以我的每日清单上应该写下的行动是“打电话给Kris问4S店的电话号码”。常常问自己“下一步行动是什么”,这是我们要养成的一个时间管理习惯,可以帮助我们完成每日的行动清单。

咒语二:下一步行动是什么?

为了让清单中的行动更容易完成,必须时常问自己这个问题。不想行动时的咒语

一般而言,一个作息正常的人,每天刚起床时是精力最好的时候,此时应该先吃青蛙。我们应该用最有精力的状态,面对最困难的事情,这样才能事半功倍。但是如果此刻你情绪低落、缺乏干劲,什么都不想做,或许就应该先吃蝌蚪。

蝌蚪大多是十分钟内就可以解决的事情,先用一个番茄钟的时间(25分钟)专注吃掉一堆蝌蚪,之后若精力恢复了,再开始吃青蛙。利用番茄钟吃蝌蚪可以帮助你回归心流状态,作为对吃青蛙的热身。

咒语三:不想行动时,先来只蝌蚪尝尝。

时间管理,就是精力管理,在精力不好的状态下,还能够继续推动某些项目,这会让我们更加高效。让每日行动清单运转起来

学会列出行动清单,犹如拥有了一台石磨。从此你不用发愁再吃整颗的小麦,终于迎来了可以通过一道道程序加工,慢慢品尝馒头、面包的新时代。不过,要想让石磨日复一日地运转,还需要配套的“风车”推动。

下面请你思考,如何推动每日行动清单的运转?从收件夹中找出每日的青蛙,更好地推动行动清单

当一天的工作开始时,一个优秀的时间管理者要做的第一件事,就是清空收件夹。我的收件夹包括笔记、电子邮件、电子文档、日记,这些都是所谓的“杂事”。这些杂事正张开双臂,等待我用前面学到的“将事加工成行动”的语法,分批予以处理加工。

笔记

我会回顾昨天在笔记上记录下来的事情。把需要执行的部分移到行动清单中,剩下的保存在笔记资料库中。上班族会有会议记录、谈话记录(和主管、下属、客户等),学生有课堂笔记,都应该浏览一遍,并从中找出需要有下一步行动的任务,放入自己的行动清单。

电子邮件

一封信一封信地依次检视,每看完一封信,你可以选择存档、立刻回信、授权他人处理,或者转寄到行动清单作为下一步行动。持续这个动作直到所有的邮件都处理完。

电子文件

我们经常在微信中收藏很多文章、图片、句子,在电脑上使用浏览器时也会使用收藏夹。但是被收藏的内容往往像偶然招进宫的妃嫔,以后不会再被你多看一眼。

我每天清空收件夹时,会把前一天收藏的网页资料快速浏览一下,加上标签并储存到个人的资料库中,比如印象笔记或OneNote。在公司工作时,则有许多Word文档或PDF,应该阅读并修改之后,寄给负责人或上传到公司的资料库。除此之外,我也会写文章、制作讲义、做幻灯片、写各种文案等,这些都是数码文件资料,应该好好整理、收集。

个人日记或工作日志

我写晨间日记的习惯已经坚持了将近十年,每天记录前一天发生的事情或心情,对于了解自己有莫大帮助。在公司中则应该检视工作日志,看看昨天哪些事情已经完成,哪些留到今天需要继续努力。而这些日志也是一种收件夹,我们应该从这些收件夹出发,去找出自己的行动清单。

维护好一个行动清单的方法,就是每天清空收件夹。这个过程就像风车在运作,不仅推动了石磨的运转,同时产出了脱壳的谷物。将杂事加工成行动,并从收件夹中找出今天的青蛙,这样才能将工作及生活继续向前推进。整理清单的工具

清空收件夹后,接着看当天该做的事情、自己负责的专案的下一步行动,并看看日程表。

浏览过后,就从今天的收件夹中抓出青蛙及蝌蚪。之后便列出一个每日行动清单,有些人是用笔,写在笔记本或者我发明的八页小书上(见P87);有些人喜欢用电脑或手机APP,维护一个电子版的每日行动清单,这些都是很好的选择。

另一方面,在清单上留有“空当儿”,这样才能够面对突发状况。如果你把自己的时间都排满,那么每天遇到意外时要怎么缓冲?那样你的清单就会一直处于混乱状态。因此,与其看着很多事情发呆,不如“列出够少的事情”,并全部完成。

选择每日行动清单工具的原则

便于检视:青蛙、蝌蚪,一目了然。

便于使用:很多APP能把青蛙设为周期性,方便拖动条目顺序等。

便于分享:未来的时代,要让团队的其他人看到自己做的事情。

随身移动:可以带在身边,随时拿出来看。

推荐四个数字化清单应用

除了把清单写在笔记本上,现代人应该懂得善用“数字化清单”工具,这里我先做一个简单推荐。

OmniFocus是老牌又专业的清单工具,效率非常高,美中不足的是只能在Mac和iOS系统下使用,没有PC版。

Wunderlist,又称奇妙清单,有很漂亮的界面与亲切的使用流程,目前属于微软旗下的服务。

滴答清单,基础功能免费,比较符合大陆用户的使用习惯,可以语音输入,还可以把微信的内容直接复制到清单里。共享清单,减少干扰

维护一份高效率行动清单并不是件容易的事情,但它带来的好处绝对让你感到物超所值,这些好处中最显著的就是减少干扰,获得专注。专注工作最大的敌人就是“干扰”,如果我们检查一下工作中受到的干扰,通常会来自以下几个地方:

老板

老板一讲话,本来专注的工作状态立刻被打破了,员工必须完成老板交代的事情后,才敢回来做自己的事情,又需要再一次进入专注的暖身时间。

下属

如果身为主管,下属也会常常来干扰你,而且往往都是紧急状况,因为他无法处理才来找你。

客户

客户的消息通常必须马上回复,却大多是“紧急但不重要的事情”。

同事

同事问东问西,索取信息,耗费了彼此的时间。

自己

有时候明明很想专注,却肚子饿、感到身体不舒服,这是来源于自身的干扰。

要如何抵御这些干扰呢?有些团队会利用“每日立会”的方式,每天早晨花10分钟让每个员工决定今天的青蛙及蝌蚪,接着就开10分钟的站立会议,各自讲今天需要吃掉的青蛙,讨论需要他人协助的地方,之后就设定番茄钟开始专注工作。

这样做的好处是,工作中老板不会再打扰员工,同事之间也能知道彼此在忙什么,使干扰降到最低。对于来自客户的干扰,如果同事可以形成一个小团队,某些人专门负责接客户电话,让今天有“大青蛙”需要吃掉的同事得以专注工作,也不失为一个好办法。

放暑假的时候,两个儿子都待在家里,我就让他们每天列出行动清单,写下一天要做的事情,例如游泳、跳绳、写作业、阅读,这样其余时间他们就可以去玩游戏。我也可以专心工作,只要设几个闹钟,提醒他们看书、带他们去游泳即可。我的行动清单可以顺利推动,孩子也做了该做的事情。无论是家庭还是企业,人们互相知道彼此的“青蛙”,就可以相互保护,获得不受干扰(或减少干扰)的工作空间,让彼此的事情更加顺利地向前推进。

过去,你可能以为专注是“一个人的事”,但事实并非如此。仅仅列出清单是不够的,如果家人常常干扰你,同事在上班时间一直丢给你额外的任务,即使自己的清单列得再好,也无法发挥效用。专注是需要大家共同维护的事,知道彼此的青蛙,才能互相支援。当你想通这一点,就会知道维护行动清单的重要性——这是从个人清单维护到团队清单维护的过程。本章练习1.像平常一样列出你今天要做的任务清单。2.用“将杂事加工成行动”的语法进行加工。3.写出下一步的行动清单。4.找出行动清单里的1~3只青蛙,其他都是蝌蚪。5.先专注吃掉青蛙。你可以在每天早晨完成这个练习,如果能够坚持100天,一定会有更大的收获。Just do it龚攀-北京一个互联网运营工作者,书呆子,研究游戏化/认知科学/社会心理学/行为科学。用滴答清单之后,最喜欢的是6A5ACD它的重复定时提醒功能。比如每月3号的信用卡还款日,或者每周给花浇水一次,都可以记录下来,不用惦记。最需要定时提醒的,其实是习惯培养。在思考过习惯培养之后,我明白了几件事:习惯是一个金字塔,由一个个小习惯积累而成。比如先养成早起习惯,再早起运动,再早起写晨间日记,再早起做清单,按照清单工作,等等。而人与人的差距,绝对不是一蹴而就的,而是一个一个小的工作习惯、生活习惯、思维习惯日积月累产生的。习惯是一个频率问题,贵在重复:很久以前我早起的频率是每周1~2天,如今我早起的频率是每周5天。以前我记录清单的频率是每周1~2次,如今我基本能做到每天都用清单。那么如何提高这个频率?《习惯的力量》将它分为三步:固定暗示、固定行为、固定奖励。意识到习惯才是人与人之间差距的根源,意识到习惯贵在固定地重复,我就给自己列了一个清单:【习惯在于重复】利用它的重复定时提醒功能,使我不会忘掉该做的事情【早起】每天起床,顺便晒太阳【运动】做7分钟的运动【写字】每晚8点在公司写20分钟文字【学习】在上下班的公交车上学习【看书】每天至少看30页书【早睡】每天11点洗漱,12点前睡觉【少吃】每天3顿饭都只吃八分饱【得到】每天1篇万维钢专栏【聊天】每周约1人其中,早起、运动、晒太阳,都可以刺激血清素的分泌,提高人的快乐程度。吃八分饱,一可以保持体重,二不会因为吃得太饱而使大脑供血不足,导致人的思维和效率降低。交流、学习和写作是我追求智慧和个人发展的方式。希望你也能使用清单这种方式,培养更多的好习惯,过好这一生。第四章S拆解青蛙:思维导图与九宫格

要完成一件伟大的事情,两样东西必不可少:一是完美的计划,二是紧凑的时间。——美国指挥家 伦纳德·伯恩斯坦(Leonard Bernstein)

第四章让我们学习“FAST”流程之“S”。S是拆解、组织、切分的意思,是把大青蛙切成小任务,并且转化成下一步行动的具体做法。作为一名讲师,我每年都在台湾、北京、上海、深圳之间飞来飞去,每次出差都是行程满档。那我是怎样做到在忙碌中还能有条不紊,清楚地知道自己要做什么的呢?关键就在于虽然行程忙碌到不可思议,但是在出行之前我早已对事项进行了规划,排好了清单。事多但是心不杂乱,手快心明。

我的一位学员在医疗器械行业做市场工作,她第一次出差时还真有点儿手忙脚乱。职场小妹这次去南京本来是为了参加展会,工作之余还想忙里偷闲去几个景点游玩一番。此外领导安排她拜访南京的合作机构,其中一家代理商需要做一场针对销售人员的关于产品性能的培训。同时,职场小妹的大学闺蜜嫁到了南京,职场小妹也想找她聚聚。

于是,职场小妹在纸上写写画画南京行的日程:

4月13日~17日展会,13日布展,17日晚撤展,必须在现场。中间几天同事在现场,自己可以离开。地点:国际展览中心(玄武区)

14日、15日拜访孙总、张总。孙总公司地点:世界之窗创新产业园(江宁区)。张总公司地点:南京大学

18日、19日张总公司培训

想去的地点:夫子庙、玄武湖、中山陵、总统府、秦淮河

闺蜜家地点:江宁区

需要做的事:订酒店、订往返高铁票、准备培训内容、查找旅游攻略……

其实职场小妹早就养成了每日更新行动清单的习惯。但是比起日常工作中的青蛙,出差旅行就是一头“哥斯拉”,职场小妹一时理不出头绪。于是她拿起手机,用微信向我求助:“永锡老师,有什么好方法可以规划出差的行程吗?”

下面就是我向职场小妹推荐的方法:思维导图

思维导图又被称为心智图,是一种图形思维工具。简单地说就是对一个主题展开发散性思维,在纸上或电脑上用关键词、图形把事物之间的关系理顺,再配以图像、颜色等辅助记忆。

思维导图最重要的功能就是用来梳理脉络。对于知识工作者来说,梳理脉络是一项很重要的能力,例如,写某篇文章时,一开始脑中有很多相关的观点、案例,但唯独不知道该采用什么结构,所以先画了一张思维导图,把想到的点子都放上去,这就是写文章的素材。接着,重新排列思维导图的各个分支,找出自己想要呈现的脉络。最后再动手,在结构的骨架上添加血肉,形成真正的文章。

我和一些幸福行动家的朋友常常举办时长半天的活动,也是利用思维导图来思考活动的流程,编辑修改,做出一张简单扼要的思维导图。活动前,用这张思维导图可以让参与的成员迅速了解活动的流程。

回到开头的故事,职场小妹因为出差的事情向我求助,我简单地向职场小妹介绍了思维导图的原理后,请她按以下步骤对出差的日程进行分析。

Step1 确定主要事项

职场小妹本次出差要完成的事项包括:行业展会、经销商销售员培训、拜访客户、私人游玩。想了想,她将出发前的准备工作和回来后的收尾工作也加了进去,一共六大项。

Step2 展开所有事项,确定下一步行动

用思维导图思考日程的一大优点是无遗漏,针对每一项重要事项,列举其相关信息。职场小妹想到自己容易复发鼻炎,如果在出差时生病就麻烦了,要去医院的话也会耽误正常的工作安排,所以在出发前要去医院开一周的抗过敏药备用;还有,布展前应该提前联络物流公司,确保物料已经抵达南京,以免在现场时手忙脚乱;私人游玩时别忘了购买土特产,等等。

Step3 整理所有行动,并寻找其中的联系,制订日程表

此时,职场小妹绘制的思维导图,已经可以帮她俯瞰出差这件事的全局,接下来要做的是把思维导图“翻译”成日程表。

先把花费大块时间且时间、地点不能调整的事项填在日程表上,诸如“布展”“撤展”“经销商销售员培训”这几项的时间、地点是不能改动的。拜访孙总、张总的时间相对灵活,需要和对方提前预约,可以填充间隙。

举办展会的国际展览中心和职场小妹想游览的玄武湖非常近,夫子庙、秦淮河的夜景也非常棒。每天展览结束后,职场小妹可以抓紧时间游览一两个景点。闺密家距离孙总公司比较近,如果将拜访孙总和去闺密家做客定在一天,能大大节约花在路上的时间。

按照我的方法,职场小妹很快就制订了一份合理又舒适的日程,兴高采烈地向我汇报。不过,聪慧的她又提出了一个问题:在执行的过程中,画完的思维导图会一直拿出来看吗?其实,在最终执行的过程中,我们可能会偶尔回顾一下思维导图,但这并不是必要的。换句话说,在思维导图画完的那一刻,它的任务就已经完成了。思维导图的使命是对于思考过程的辅助,让职场小妹完成更深入的、全面的架构。九宫格

除了思维导图,九宫格是寿司师傅手中的另一把钢刀,可以用于制作“青蛙刺身”。九宫格又称为曼陀罗思考,可以用九格或八十一格,对每天的青蛙进行分析及处理,为我们顺利进入下一步行动提供方便。

职场小妹看我常常运用九宫格来进行青蛙拆解,于是便要我教她用九宫格来思考南京之行的行程。“将纸用两横两纵的线,切成九个区域,这样子就可以开始写笔记了。“中央格子填入要思考的主题名称,接着在外部的八格中填入想到的点子,或者记录别人的演讲内容。“九宫格四周的内容越写越多,对中心主题的思考就越来越清晰。”我一面讲解九宫格的画法,一面把职场小妹南京行程的六个行程安排放进九宫格中。

Step 1:确认主要事项(1)

我的九宫格绘制是依照日本松村宁雄先生的九宫格绘制法,由下、左、右、上、左下、左上、右上、右下的次序,写入行业展会、经销商销售员培训、拜访客户、私人游玩。想了想,她将出发前的准备工作和回来后的收尾工作也加了进去,一共六大项,这样还有两个空格。

Step 2:展开所有事项,确定下一步行动

由九宫格延展到八十一格也很简单,就是在每个九宫格中,继续绘制两横两纵的线,这样就有八十一格。

我教导职场小妹,先绘制八十一格的空格,依序填入她南京行的详细行程,在填写的过程中,她也想出了许多新的下一步行动。

最后,我也和职场小妹说明,使用九宫格可以方便写下我们目前零散的思考,并抓住一个贯穿的主轴。比起思维导图的发散,九宫格提供了严谨的框架,填写九宫格是一种在给定框架下思考的训练。因此在笔记中画出九宫格,然后通过从中心发散到四周的脉络,在一个“聚焦中心点的视觉图形”中整理自己的混乱思绪,有助于让自己的思考更加专注。

思维导图,九宫格,哪一种方法最适合拆解青蛙?没有最好的选择,只有最适合的选择。思维导图适合任务很大很复杂时,做出有鸟瞰效果的梳理;九宫格思考法则适合对有条理的东西进行快速记录与深入思考。本章练习1.在纸张上画出九宫格(或八十一格)或思维导图。2.把你最近思考的问题写在中心。3.在四周方格中写下延伸的想法。4.某个想法需要更深入地思考时,可以继续填写更多的细节。延伸阅读《思维导图》东尼·博赞(Tony Buzan)著东尼·博赞写了很多书,其中这本是最基础、最值得看的,堪称思维导图的经典教科书,可以通过阅读本书初步掌握思维导图这个工具。《曼陀罗九宫格思考术》松村宁雄著九宫格思考术入门作,但是目前只有繁体中文版,简体版在计划出版中。

(1)日本知名专业管理顾问,著有《曼陀罗九宫格思考术》。第五章T训练自己的时间感知能力

对于时间来讲,因为它有可以被度量的运动,所以它可以用数字来说明。——马克西姆(Maksim)《神学和哲学诸问题》

前面几章的练习,我们分别进行了“FAST”吃青蛙流程里的前三个步骤。接下来,我们要进入“T”部分,通过训练时间感知能力和时间提醒来督促自己吃青蛙。

下面我将介绍番茄工作法来帮助大家提高时间感知能力。番茄工作法

2011年9月19日是我开始运用番茄工作法(Pomodoro (1)Technique)的日子。当时在上海听好朋友邹鑫的分享,了解到番茄工作法能营造出工作中的专注与休息交替的节奏,我当即决定认真使用。从此之后,再也没有放下这颗可爱的“番茄”。

番茄工作法的基本原则是最高强度地专注于一件事情上25分钟,例如看书、背诵、写作、思考或进行各种工作任务,然后让自己精神放松5分钟,例如站起来走走、刷网页、聊聊天。只要一直重复这个循环过程,可以让自己掌控时间并维持最佳专注力。专注与休息的节奏

番茄工作法最棒的一点,就是设定明确的计时单位:25分钟工作,5分钟休息,就是一颗番茄。不用思考一件事情要做多久,只要想做这件事情需要用几颗番茄。

25分钟冲刺工作,5分钟休息。

工作时,我们只要想到“努力25分钟就会得到5分钟的休息时间”,便不会觉得那么有压力。并且我只要想到只有25分钟时间,那真的是一刻也不能浪费了,因此能更专注地去工作。这种全力冲刺,之后完全放松的方式,会让人产生一种特别的快感,让人想要“吃下更多的番茄”,又不觉疲倦。

专注25分钟后,番茄工作法“强迫”你休息5分钟,而休息最低程度是“站起来,离开座位至少两米远”。适当的休息,能够让自己从工作中获得喘息的机会,也能顺便做一下锻炼,舒展筋骨,等下才能够更加专注地工作。番茄工作法提供给我们一个切实可用的“专注”“休息”节奏,只要遵守这个循环,工作时间长也不会太过疲倦,反而常常可以获得更长的休息放松时间。我自己长时间实践后,有一些使用上的秘诀和大家分享。

秘诀一:晨间清单与番茄工作法结合

我自己有一个早上起床后会固定进行的仪式。所谓仪式,就是一连串的固定任务。所以我每天早上起床的第一件事情,就是设定番茄钟并打开计算机调出晨间清单,开始一项项照着清单做。

晨间清单包含哪些事情呢?首先是写晨间日记,检视过去的一天。接着是看看日程表及待办清单,抓出今天要做的事情的重点。然后是运动、洗衣服、喝水、帮家人买早餐、检查出门要用的钥匙、和网友互道早安,等等。还有打开今天要用到的软件,准备开始工作,并关闭不必要的软件等,照着晨间清单去处理一件件事情。

一下子,两个番茄钟就过去了,而我的晨间仪式也已经完成,开始进入我的“心流”工作状态。

由于有番茄钟的控制,又有晨间清单,我的晨间时间可以运用得更加高效。不仅可以养成好习惯(规划行程、写日记、运动等),而且可以当个好爸爸(洗衣服、买早餐等),甚至可以提升做事效率(关闭不必要的软件)。

我在美国搭乘飞机时,看见机长和副机长会拿着一张检查清单做飞行前的检查,运用清单降低飞行过程中出现错误的可能,当时亲眼看见他们仔细地做程序检查,心中增加了许多安全感。后来,我也会对例行事情做各种清单,例如旅行的打包清单、每周检视的工作清单等。

秘诀二:番茄钟节奏最适合吃青蛙

前面提到每天早上列出的青蛙与蝌蚪清单,就可以利用番茄工作法的时间节奏顺利吃下去。博恩·崔西认为每天都应该要选出我们认为最重要的事情并将之完成,这样每天就没有能难得倒我们的问题了。一旦开始运用,就会发现吃了青蛙的一天,就是高效的一天。如果没选出青蛙,或是选出青蛙却逃避去做,基本上那天做的都是不重要的琐事。这个简单的时间管理概念真的非常重要。

学会番茄工作法后,我进一步发现番茄工作法和吃青蛙两者简直是天造地设的一对。因为大部分的青蛙都需要专注工作一两个小时以上才可能彻底解决。但专注很难,所以利用番茄工作法来帮助我们专注地吃青蛙。

每个人每天都应该选出最重要的事情,并设定几个番茄钟来面对这只青蛙,一口口地吃下去。

在前几天的吃青蛙练习中,你可能已经感受到了,吃青蛙是一件需要一定体力、专注力、意志力的差事。所以,通常我会利用上午的时间来吃青蛙,这是我一天中工作效率最高的时段。到了下午,我的精神已经疲惫,不适合吃青蛙,就处理一些比较轻松的工作,这样才能劳逸平衡。如果可以做得到,那么晚上回家后,就专心和家人相处,尽量不管工作的事情。

秘诀三:善用番茄钟的休息时间

年轻时,我不是很爱运动的人,但是过了四十岁后意识到:

如果不做运动,精力管理不可能做得好。最初,我也常常苦恼于时间已经不够了,哪还能空出工作时间做运动?朋友曾建议我做些健身操,这些体操动作简单、耗时不多,听起来不错,但我还是难以坚持。直到后来我发现可以用番茄工作法的休息时间来健身。

以前,休息时间用来喝水、上厕所、检查e-mail、散步,这些都是轻松休闲的方式,但是无法达到运动的目的。

现在,我会利用这五分钟做俯卧撑、倒立、深蹲等健身动作,并且记录次数。以前总是烦恼没有时间健身,现在我每半个小时健身一次,一次做几个简单动作,不会有太重的负担,而且能有效地切换工作情绪。

最近许多朋友都说我的体态改变了,我自己也觉得比以前更有精力、效率更高。因此建议大家善用番茄钟的休息时间多做运动,除了利用番茄钟提高工作效率,也能借助休息时间的运动做好精力管理,正所谓一举两得。推荐几款番茄钟软件

在手机或计算机上使用现成的番茄钟软件,优点就是它已经帮你设定好了每25分钟加5分钟的循环,这样直接计时即可,省去自己设定时间的麻烦。

番茄土豆:结合任务清单与番茄钟,有各平台的APP与网页版,是很适合吃青蛙的番茄钟工具。

Focus:有Mac和iOS版,好处是可以列出待办事项。

Focus Booster:有Windows与Mac版本,可以在桌面上使用的番茄钟计时工具。

认识你自己。——苏格拉底(Socrates)

在时间管理上,认识自己就是了解自己平时是怎么运用时间的,了解自己会在哪些时候浪费时间,又会在哪些时候善用时间。而充分认识自己的具体方法,就是“为自己的时间使用方式留下记录”。

有没有什么方法既可以满足认识自己具体的时间运用的目的,又可以轻松做到不干扰工作本身呢?番茄钟或许可以帮我们做到这件事。通过番茄工作法的计时,了解自己每天花了多少时间专注于工作,在每个任务上要花掉多少个番茄的时间,渐渐地,我们也就能掌握自己完成事情的时间了。本章练习1.找一件需要一两个小时完成的事情。2.找一个闹钟、闹钟APP或番茄钟工具。3.设定25分钟工作,5分钟休息的循环时间。4.计时开始后,专注于事情上25分钟。5.25分钟后,休息5分钟,完成一个番茄循环。6.计算自己用了多少个番茄钟完成这件事情。

(1)时间管理讲师,《小强升职记》作者。第六章设一个好闹钟

含羞草不需要看见阳光,也能感觉阳光的存在。——法国天文学家Jean-Jacques de Mairan

其实早在古希腊,哲学家、医生希波克拉底就注意到了生物过程的节律性。人类的核心体温、皮质激素和学习记忆等均具有明显的节律性。我们需要顺应身体的节律,集中注意力、休息放松,保持规律的生活、充足的睡眠。保持节律,只靠大脑是不够的,我们还需要一个闹钟。现代人习惯用手机、电脑、实体倒计时器作为闹钟。这些形态的闹钟都可以使用,更重要的是如何有效地用好它们。

我们在FAST练习中强调的吃青蛙,其实可以搭配SWEET闹钟来执行,这样能获得更好的效果。我们可以将今天重要的任务排一个处理时间,例如早上10点至12点,然后设定一个闹钟提醒自己开始吃青蛙。可是,我们的闹钟应该设定在10点吗?这样的话,我很可能10:20才进入工作状态,12点多才把工作完成,结果后面的其他工作也跟着拖延了。所以,最好的方法是设定9:40的闹钟,告诉自己这时候就要开始准备吃青蛙了。如果你的闹钟提醒都包含SWEET时间,你就更不容易拖延。帮闹钟加上SWEET时间

SWEET是“Stop Working on Everything Else Time”的首字母缩写。它的意义用中文完整地表达就是“设定一个提醒自己切换的闹钟,在真的去做下一件事情之前停下现在的工作”。

如果想搭乘10:00的高铁,我必须在9:00出门,但如果我把闹钟设定在9:00会发生什么?我可能听到闹钟声之后开始进行手头工作的收尾,开始换衣服,去卫生间,然后过了10分钟才出门,这样的结果常常就是赶不上高铁。

所以在出门前,我应该预留10分钟的缓冲时间,提前做前一项工作的收尾,因此,我应该设定出门搭乘高铁这件事的SWEET时间是8:50。

可以使用SWEET原则的地方很多,例如可以设定出门时间、提醒自己接送孩子、提醒开会时间等。SWEET原则的好处之一就是减少迟到,并且避免因为意外而有所拖延的情况。经过事前的规划及闹钟设定,我们可以在闹钟响起时,带着微笑,从容不迫地停止手头的工作,安心切换到下一个任务。这不是很SWEET吗?

如何使用SWEET时间闹钟?

试读结束[说明:试读内容隐藏了图片]

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