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发布时间:2020-08-21 13:34:37

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作者:魏建周

出版社:红旗出版社

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新编党政机关公文写作

新编党政机关公文写作试读:

前言

《党政机关公文处理工作条例》已经中共中央办公厅、国务院办公厅印发并于2012年7月1日起正式施行。为了适应新条例提出的新标准、新要求,进一步提高党政机关公文处理质量和效率,进一步提高机关工作人员的写作能力和水平,精心编写了《新编党政机关公文写作》。

本书以《党政机关公文处理工作条例》、国家标准GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》为依据,理论与实践紧密结合,规范与实用融于一体。一是突出系统性,全面系统地讲述公文作用、公文种类、公文格式、行文规则,深入浅出地解析各种常用公文的主要特点、基本结构、写作技法、注意事项,以帮助读者了解公文写作的内涵和思路,掌握公文写作的方法和模式,快速提高撰写公文的能力。二是突出规范性,作者结合长期从事公文写作的丰富经验,同时吸收有关专家学者对公文写作研究的最新成果,力图体现《党政机关公文处理工作条例》对公文写作的新规定、新精神,同时对各类公文写作中容易出现的问题进行了归纳梳理,有针对性地提出了注意事项,有助于提高公文工作科学化、制度化、规范化水平。三是突出实用性,列举大量典型案例,逐篇分析写作规律、精要诀窍,为初涉公文写作的同志提供可资借鉴的蓝本,也为长期从事文字工作的同志提供一份较为系统的资料,同时还可作为党政机关公文写作培训的教程。

第一编 公文写作基础理论

第一章 公文概述

一、公文的概念

按照《党政机关公文处理工作条例》规定,党政机关公文应是:党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。

公文概念可从以下四个方面来解释:(一)公文出自于党政机关

公文是各级党政机关在处理公务和行使职权中形成的文书,既不同于办理私人事务的文字材料,也与其他常规公文有所不同,其制发主体必须是各级党政机关。(二)公文一旦发布实施,就必须执行

由于党政机关是依据党和国家有关法律、章程、条例、决定所建立的正式组织,它所发布的公文体现制作单位的法定权威和意志,有关单位和部门必须遵照执行,即党政机关公文具有合法效用和行政效力。(三)公文是实施领导、履行职能、处理公务的工具

党政机关通过公文管理党务、政务、组织工作,或传达党和国家方针政策,或公布法规和规章,或指导、布置、商洽工作,请示或答复问题,报告、通报和交流情况,等等。(四)公文必须按照规范的体式和程序进行撰写

处理公文与其他文章、文学作品、科技资料等有所不同,它有法定的体式,需要经过一定的处理程序,而且只能在特定范围内使用。

二、公文的特点

机关公文由党政机关按规范的程序、方法制发,具有特定内容、作用和规范的体例与格式,有以下五个方面的特点:(一)权威性和政策性

公文的权威性主要体现在制定者和内容上,党政机关公文是各级党政机关根据法律赋予的权限和职责制作和发布的,表达的内容是党政机关对特定问题的权威意见、看法和要求。党政机关通过制发公文来发挥领导和指导作用,把各级党政机关紧密联结在一起,统一思想,统一认识,使政令畅通,运转灵活,上下合拍,工作步伐整齐一致,以体现党和国家政权组织的权威。同时,党政机关通过制发公文来传达政策,解决问题,推动工作。公文在各项事业中发挥着阐明事理、启发觉悟和提高认识的作用,是治国理政的重要工具,代表着党和政府的执政理念、执政思想,丝毫不能偏离党和国家的政治目标和政策轨道,不能有悖于党和国家的路线方针政策以及法律法规等,具有很强的政策性要求。(二)针对性和指导性

党政机关公文,总是根据现实需要,为解决某个特定问题和指导某项工作而制发的,不仅要体现上级机关的精神,而且要结合本地本部门实际,针对全局或局部工作,对布置的任务、安排的工作、规定的事项、提出的要求,都要交代得比较具体、明确,有鲜明的、现实的针对性和指导性。只有有的放矢,受文者才能知道劲往哪里使,在实际工作中才能行得通,有效果。(三)规范性和约束性

从内容看,党政机关制发公文,语言运用极其规范,其传达的意志不以受文者是否同意为前提。公文一旦发布实施,其法定效力将对受文者及其他有关方面的行为产生不同程度的强制性影响和约束,必须严格遵守或执行,具有极强的约束力。从生成过程看,公文必须严肃庄重,制发单位要严格遵循共同的规范格式,种类名称、体式结构、用纸幅面等都必须执行具体规定,不得随意更改;行文规则、办理程序、整理归档、清退销毁等,也有统一、明确的要求,不得擅自行事。(四)程序性和严密性

公文制发和处理必须履行规定的程序,从起草、审核、签发、校印、发出,到拟办、批办、承办、归档、清退、销毁,环环相扣、步步相接,程序性和严密性极强。公文处理工作必须严格按照相关程序进行;否则,无论在哪个环节上违背了程序,都将影响公文的效果。(五)对应性和定向性

党政机关行文必须根据隶属关系和职权范围确定,也就是说,什么样的公文由什么单位制发、哪一级单位制发,有具体、明确的对应关系。比如,党委、政府的办公厅(室)根据本级党委、政府授权,可以向下级党委、政府行文,其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。同时,大部分公文都是写给特定对象阅读的,公文发送到什么单位,必须明确指定。比如,不同的公文都会根据内容对“读者”进行专门规定,即通过“主送机关”、“抄送机关”和“传达(阅读)范围”等指定“读者”对象。而且,党政机关制发的部分公文,一段时期内,因其内容涉及党和国家的核心机密和暂时不得公开的重要事项,有保密的要求,其“传达范围”更加严格。对此类公文,必须严格保密管理,一旦疏忽大意,出现失密、泄密情况,会带来不良后果甚至严重损失。

第二章 公文种类

一、公文的种类

公文种类,即根据公文功能属性进行的分类,简称文种。《党政机关公文处理工作条例》规定,党政机关公文主要文种有15个,即决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。具体名称及用途见下表。

二、公文的分类

公文从不同的角度,按不同的标准,可以划分出不同的类型。(一)按行文方向,可分为上行文、下行文、平行文

上行文是指下级机关向上级机关报送的公文,如请示、报告、意见。

下行文是指上级机关向所属下级机关的行文,如决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、批复、纪要。

平行文是指同级机关或不相隶属机关之间的行文,如议案、意见、函等。如人民日报社要与北京市政府商洽办理事情,由于相互没有隶属关系,在这种情况下,既不能用上行文,更不能用下行文,只能用平行文,可发商洽函、请求函等。值得注意的是,意见根据其内容,既可作为上行文、下行文,也可作为平行文。(二)按时限要求,可分为特急公文、加急公文、常规公文

公文内容有时限要求,需迅速传递办理的,称紧急公文。紧急文件可分为特急和加急两种。紧急公文应随到随办,时限要求越高,传递、办理的速度也就要求越快。随着社会的发展,对公文的时效要求越来越高,即使常规公文,也应随到随办,以提高办文效率。(三)按机密程度,可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文

绝密、机密、秘密公文又称保密文件,是指内容涉及党和国家的机密,需要控制知密范围和知密对象、规定保密时限的公文。公文的密级越高,传达、阅办、保管的要求也越严。其中:

绝密公文是秘密等级最高的文件,它反映的通常是党和国家的核心秘密。如果失密,将会对党和国家造成特别重大损失。

机密公文是秘密等级较高的文件,它反映的通常是党和国家的重要秘密。如果失密,将会对党和国家造成重大损失。

秘密公文是标有秘密等级公文中,密级最低的文件,它反映的通常是党和国家的一般秘密,但其内容也不允许泄密。

需要注意的是,公文密级的划分和保密时限的确定要十分慎重,应按照《保密法》的有关规定,力求准确、恰当,而不能随心所欲,想定什么就定什么。本来不涉密的若定了密,文件一旦丢失,就会按失密来对待。反过来,该定密的却不定密,或者该定机密的定成了秘密,一旦泄密,会对党和国家的事业造成损失。

普通公文也称非保密文件。但普通公文并非任何人都可以传阅。因此,要防止随意扩大公文发文范围。即使有些需要通过传播工具向社会公布周知的,也应注意内外有别,把握传播的时机。

从广义上讲,除上述常用公文种类外,公文还应包括法律性、规章性、政策性公文的条例、规定、细则、办法,事务性公文的计划、总结、简报、调查报告、述职报告、会议记录、大事记、电话记录等公文种类。需要注意的是,这些公文如要行文,通常要用法定公文文种予以公布、印发、转发。如法规性、规章性公文,要由权力机关用公告文种公布或发布,或由行政机关用令的形式公布。

三、正确使用文种

能否正确选用文种,事关党政机关公文的严肃性和权威性问题。应正确认识文种在公文中的重要地位、作用,掌握文种的含义、适用范围、基本属性和特征,以及各文种之间的相互关系,严格按照《党政机关公文处理工作条例》中的规定和要求正确选用文种。否则,可能会错误使用公文,或者给收文机关的公文处理工作带来很多麻烦与不便。(一)依据法规的规定和要求正确选用文种《党政机关公文处理工作条例》是法规性文件,对各级党政机关公文处理工作具有很强的指导性和普遍约束力。起草公文时不得随意使用《党政机关公文处理工作条例》规定以外的文种(如方案、计划、要点、总结、纲要、建议、答复等)。(二)依据发文机关的职能权限正确选用文种

从《党政机关公文处理工作条例》所列的15个文种的适用范围可以看出,选用何种文种行文是有条件的,要与发文机关的地位和职能权限相符,切不可乱用,不可超越职权。例如,公告虽属于告知性的名称,但这个“公”字包含代表党和国家的意思,也就是只有党和国家才有资格使用它,而目前那些令人眼花缭乱的“招生公告”、“招干公告”、“征订公告”、“开业公告”等,它们的作者或发文单位(如报社、杂志社、出版社、商店、学校等)无权代表国家,不能随便乱用“公告”。(三)依据行文隶属关系或业务指导关系正确选用文种

一个机关在发文时使用什么文种由其所处的组织系统决定,在其所处的组织系统内又由隶属关系或业务指导关系及职权范围决定。行文关系决定着行文方向,行文方向决定着文种选择和使用。党政机关之间的关系可分为四种类型:一是同一组织系统中上下级之间属于领导与被领导关系,如党的系统中的中共中央与各省(区、市)党委,政府系统中的国务院与各省(区、市)人民政府;二是同一组织系统中的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间的业务指导与被指导关系,如中共中央组织部与各省(区、市)党委组织部,教育部与各省(区、市)教育厅;三是同一组织系统中同级机关之间的平行关系,如党的系统中同级组织、宣传、统战等部门之间,政府系统中的财政、教育、公安等部门之间;四是非同一系统中的机关之间(级别相当)的不相隶属关系,如地方党委工作部门与地方政府组成部门之间。以上所列的四种类型的机关之间由于工作需要相互行文,构成了一定的行文主体与受体之间的行文关系、行文走向。如:一个地方党委拟行文请求批准事项,主送机关必须是有隶属关系的上级党的机关,应该使用上行文的请示;若是上级机关向有隶属关系的下级机关行文,行文方向是下行文,应当选择通知、意见、决定、决议、通报等文种。属于平级机关或无隶属关系的机关之间行文,主要选用函。(四)依据行文的目的、要求正确选用文种

根据行文的目的、要求来选择文种,就是在同类的公文种类中,选取有助于实现行文目的、要求的文种。具体地说,行文目的是向上级机关汇报工作的,如按中央的要求,每年地方党委、政府要向上一级党委、政府汇报计生工作、党风廉政建设的情况,应选用报告;行文目的是请求上级机关给予指示、帮助和支持的,应选用请示;行文目的为了推动、指导下级机关工作的,应选用意见或通知(指示性通知);行文目的是就某一重要问题提出见解和处理办法的,应选用意见;行政机关向同级人大常委会行文的目的是审议通过人事任免案的,就应选用议案。(五)按照文种的适用对象正确选用文种

公文文种,既有党政机关通用的,也有属于各自专用的。《党政机关公文处理工作条例》中所列的公文文种有15个,其中通用的文种有10个:决定、公报、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要;党的机关一般不使用命令(令)、公告、通告、议案这4个文种;行政机关一般不使用决议这个文种。(六)按照层级的不同正确选用文种

有的文种适用范围虽然没有明确规定由哪一级使用,但有一个使用层级问题。如公报的种类有会议公报、联合公报、统计公报、环境公报等。会议公报的发布机关属于党的全国代表大会及其中央委员会,规格高,党的其他机关和组织都不宜使用这个文种;联合公报的内容反映的是两个国家的外交事宜,层级高;统计公报、环境公报等一般由国家或省(区、市)有关职能部门发布,层级也较高。(七)按照公文内容的差异正确选用文种

拟制公文选择文种时,往往会出现好像这个文种也行那个文种也可以的现象。如通过会议作出的有关某一重要事项的决策时,是用决定还是用决议?我们知道,决议适用于会议讨论通过的重大决策事项,而决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。那么,在这种情况下,需要综合分析,慎重选用,从公文内容上进行分析判断,如果公文的内容涉及面比较广泛、全面,是全方位并带有指导性的,应选用决议行文;如果公文内容集中、直接、具体,针对性较强并带有指导性的,则应选用决定行文。(八)按照约定俗成的文种使用习惯、做法来选用文种

有时应用以上几点依据、要求还不能最后确定文种,就要按照以往约定俗成的文种使用习惯、做法来选用文种。例如,某党的机关或行政机关拟表彰某些集体和个人,《党政机关公文处理工作条例》规定中的命令(令)、决定、通报这3个文种都可用于嘉奖、表彰,到底选用哪个文种?在这种情况下,应着眼表彰对象的性质、种类、级别、公示范围及社会影响度等具体情况来考量,同时结合长期以来本机关、本系统、本单位文种使用的习惯,恰当地选用相应的文种。例如,在全国范围内表彰劳模,一般都选用决定这个文种行文;省(区、市)党委办公厅(室)系统表彰业务工作先进单位和工作者,长期以来使用通报这个文种。

总之,选用文种应慎重,不可随意而为。只有熟悉各个文种的性质、适用范围,切实把握各个文种的内涵与外延,按照发文机关的职能权限、隶属关系和行文目的、要求,才能准确无误地选好用好文种,充分发挥公文效用。

四、文种使用上存在的问题

目前在文种使用上存在诸多问题,突出表现在以下几个方面:(一)缺少文种

一是公文无标题;二是公文标题三要素不全,有的公文标题只有一个要素,即事由。(二)使用非法定文种

不选用法规中规定的文种,而使用总结、要点、方案、计划、安排、纲要、规划、建议、答复等文种,如:《××市××区人民政府2011年工作总结》,就犯了把非正式文种当正式文种使用的错误。非正式文种要上报或下发时,应从正式文种中寻求一个文种作为它的载体,承载其行文,大都由“命令(令)”、“通知”(下行时)或“报告”(上行时)来担任。此例的正确写法应是:《××市××区人民政府关于报送2011年工作总结的报告》,其后则应附该单位的《2011年工作总结》。作为附件上报的总结,其格式只有标题、正文、落款和日期。(三)文种重叠

如请示报告、意见报告、请示函等,又如转发通知类公文,因转发环节多,经常出现“通知的通知的通知”。(四)生造文种

如情况报告、总结报告、申请报告、任免通知、汇报等,甚至把批转、转发也拿来当文种使用。(五)文种作为公文标题

如将函、通知(会议通知或开会通知)、请示、报告等作为公文标题,违背法规中有关标题拟制的原则要求。(六)文种混用

日常行文的实践中此问题也较多见,主要表现为请示与报告不分、决定与决议相混、公告与通告乱用、决议与会议纪要等同,等等。(七)错用文种

1.拿着“请示”当“函”用,即该用“函”申请批准的却错误地使用了“请示”。如:××市科委关于追加农业科研基金的请示××市财政局:为了做好我市“菜篮子工程”的建设,2011年市财政局拨给我们农业科研基金80000元人民币,使我们的研究工作得以顺利开展,并取得了关键性的成果。现在研究工作进入了后期的试验阶段,但经费已经用完。经测算,后期经费缺口20000元人民币。为使研究工作顺利完成,并把优良品种尽快投产,使我市“菜篮子工程”建设好,满足全市居民生活需要,盼能满足我们的要求。以上,请批准。××市科委××××年××月××日

市科委与市财政局是平级单位,它们之间不是上下级领导关系,也不存在上下级的业务指导关系,因此根本不存在要“请示”的问题。为什么会出现上述情况?一是不清楚平行机关之间不是上下级领导与被领导关系;二是出于对这两个文种使用规范掌握不准;三是明知不对,不得已而为之,出于无奈,因为这样有利于申请事项获得“绿灯”。日常行文中,确有不少申请事项因使用了函而被收文单位退回的现象,而一旦改用了请示,就会马上得到对方的“恩准”。

2.把“报告”当“请示”用

报告是向上级汇报工作、反映情况时使用的文种。在实际工作中经常看到一种合并使用的文种,如《关于××××的请示报告》。实际上它根本不是报告,而是请示。由于作者在“请示”的后面又加了“报告”两字,结果把一个独立的请示文种变为报告,拿着“报告”当“请示”用,这就给公文正式文种的使用造成混乱。

在“请示”后面加“报告”,不仅仅是个文种如何使用的问题,它还给上级机关受文后的处理带来一定困难。按照行文规则,上级机关对报告一般不作批示,更不需要批复,但这类行文实际上是请示,是要求上级机关作出批复的,这种行为往往会给领导机关的工作带来不必要的误会和矛盾。

3.把“公告”当“通告”用。如:××市工商行政管理局公告根据国家工商行政管理局第86号令《广告经营资格检查办法》的规定,我局决定自××××年××月××日至××××年××月××日对我市的广告经营单位进行资格检查。请各广告经营单位在10月31日前持资格材料到注册管辖地工商行政管理局(分局)接受广告经营资格检查。10月31日后仍未报送广告经营资格检查材料的,依照《广告经营资格检查办法》的规定处理。××市工商行政管理局××××年××月××日

这则“公告”不论从其使用者的地位或是从其内容看,都应以使用“通告”为宜。有许多人把“公告”误认为是“公而告之”的意思,实际上,“公告”的“公”有着特殊的政治含义,与“公文”的“公”意义相同,在某种意义上讲是专指党和国家。因此,一般中下级机关或地方行政主管部门发布需要周知和应当遵守的事项时,应使用“通告”而不能使用“公告”。

第三章 公文格式

公文格式是指公文的规格样式及其组成要素,即公文的表现形式。是公文的门面和形象,党政机关的公文必须保持庄重、大方的形象,统一、规范的格式。这不仅是公文法定的权威性、严肃性和特定的效用在形式上的重要体现,也是公文处理手段逐步科学化、规范化的客观需要。

一、通用格式

公文的格式,分版头、主体、版记三部分,共由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18项要素组成。(一)版头部分

置于公文首页红色分隔线(宽度同版心,即156mm)以上的各要素统称为版头。包括份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。

1.份号

份号是同一件公文印制若干份时每份公文的顺序编号。标注份号有利于加强公文的管理和利用,便于掌握公文的去向,有利于公文的分发、清退、查对、借阅、统计和销毁。并不是所有公文都需要编制份号,涉密公文一定要标注份号。如果发文机关认为有必要,也可对不涉密的公文标注份号。

如需标注份号,一般用6位3号黑体阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

在份号标注上存在的主要问题有:一是涉密文件不标注份号;二是份号的数字不按规定标注,随意性大;三是份号标注位置不规范,不是顶格编排在版心左上角第一行。

2.密级和保密期限

涉密公文依据保密法的规定按涉密程度明确标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。标注了密级未标注保密期限的公文,按照《国家秘密保密期限规定》执行:凡未标注保密期限的国家秘密事项,其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。或按“公文密级的变更和解除由原确定密级的机关或者其上级机关决定”的规定执行。

如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

在密级和保密期限标注上存在的主要问题有:一是在确定密级和保密期限上出现过紧或过松两种倾向。过紧的情况是,不该定密的定密,该定低密级的却定高密级;保密期限应该定较短的却定得较长,有的甚至按最长保密期限来设定。过松的情况是,该定密级的不定密,该定高密级的却定了低密级;保密期限该定长的却定得较短。这两种倾向都不利于工作开展。二是密级标注不规范不统一,有的保密期限中的数字使用汉字标注。

3.紧急程度

紧急程度是对公文送达和办理的时限要求,以确保紧急公文的及时传递和处理。对于明确为“特急”或“加急”的公文,需在公文上标注“特急”或“加急”字样。紧急电报应分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”,具体位置按有关电报格式的规定标注。

如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

公文紧急程度标注上存在的问题主要有:一是不急的公文却标注了紧急程度;二是标注位置随意性大,有的在版头区域随意加盖“特急”或“加急”印章;三是公文中未标注紧急程度,发文机关却在公文处理的过程中按紧急公文催办;四是纸质公文标注的紧急程度错用电报格式公文的紧急程度,或将“加急”件标注为“紧急”、“急”等;五是标注有紧急程度的公文却未体现紧急的原因。

4.发文机关标志

发文机关标志是公文版头部分的核心,用套红大字居中印在公文首页上半部,字体要庄重、规范、美观、大小适度(一般应小于上级机关的字体大小)。主要有两种形式:一是发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字;二是发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,可并用联合发文机关名称,一般主办机关排列在前;也可单独用主办机关名称。民族自治地方的公文,其发文机关标志可并用少数民族的文字和汉字印刷,少数民族的文字排在汉字的上方。

发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,字号应不大于上级机关的发文机关标志,以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应使主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布。

发文机关标注存在的主要问题有:一是发文机关标志不规范,有的发文机关的字体、字号大小不规范。二是有的发文机关标志与发文机关署名或印章不一致,如用“××部”的发文机关标志,发文机关署名或印章却是“××部××局”或“××部办公厅(室)”等。三是有的基层单位的发文机关标志字号大于上级机关发文机关标志的字号。

5.发文字号

发文字号是党政机关制发公文的编号。公文标注发文字号,一可表明该公文出自什么单位,二可表明形成的时间及顺序,便于公文的管理和统计,并可有效地利用发文字号进行查询检索,同时方便公文引用,有利于提高公文处理工作的效率。

发文字号由机关代字、年份和发文顺序号加“号”字组成。如“国发〔2012〕12号”,“国发”是国务院机关代字,“〔2012〕”代表年份,“12号”是文件的发文序号。机关代字一般由两个层次组成。第一层次是发文机关代字,第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。如“人厅〔2010〕20号”,“人”是人民日报社代字,“厅”指主办这份文件的是办公厅。机关代字要求准确、规范、精练、无歧义、易识别,并固定使用,避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。年份一定要用全称,不能简化。“10”、“12”等均属标注不正确。序号按文件的形式统一编定,即是哪个部门主办的,只要是同一发文形式,就要统一按顺序编号。发文顺序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。应按“1、2、3、4……号”的顺序排列,而不应按“01号、02号”或“第01号、第02号”排列。多个机关联合行文时,只标注主办机关发文字号;在同一地区,当有些机关发文字号的机关代字容易造成重复时(如政府、政协、政法委三机关的代字都会编成“×政发”),要力求避免。

发文字号编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;需要注意的是,六角括号不是数学公式中的中括号“[]”,因为当引用公文时,标题后面的发文字号要用圆括号“()”括起,如果年份用中括号括起,就违反了低级符号中不得包含高级符号的原则。也就是说,之所以称之为“六角括号”,是需要与数学的中括号相区别。另外,二者形状也略有不同。上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

发文字号标注存在的主要问题有:一是发文机关代字概括不准确。有的机关代字太长,多的达八九个字;有的机关对外发文时,发文字号党政不分,行政机关下发的公文却编党的机关发文字号,如以×省审计机关名义下发的行政公文却标“审党发”,以×市国土资源行政机关名义下发的行政公文,却标“国土党发”等。二是发文字号标注不规范,年份的标注不正确;按规范年份应放在六角括号里的,却使用中括号、圆括号、方头括号等;发文顺序号编虚位,如“01”,前面加“第”字等。如例一:(12) ×财字第017号。排列的次序前后颠倒,而且多一个“字”及一个“第”字,年号被缩简,且用圆括号,此外在顺序号前冠以“0”也是错误的。正确的写法应当是“×财〔2012〕17号”。例二:×电(12)第6号。年份被缩简,且采用圆括号,顺序号前加了一个“第”字,也不符合规范要求。正确的写法应当是“×电〔2012〕6号”。例三:冀×发(2012)4号。近似合乎规定,但年号使用圆括号却是错误的,应当写作“冀×发〔2012〕4号”。三是发文字号的标注位置错误,有的直接与红色分隔线重叠,联合上报的公文有时与红色分隔线相隔很远;有的上行文发文字号居中标注或左侧顶格等。

6.签发人

上行文应当标注签发人姓名,体现机关负责人应当对所签发的公文负责。标注签发人应注意两点:一是只标姓名,不标职务;二是联合行文,须标明所有联署机关签发人即会签人姓名。

签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字标注。如有多个签发人,签发人姓名按发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐,最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并距红色分隔线4mm。

签发人标注上存在的主要问题有:一是按照法规规定,上行文是发文机关的主要负责人或主持工作的负责人签发的,但有些机关却是任何副职都可作为签发人,有的甚至是非领导职务者也作为签发人。二是多个机关联合上行文,有的只标注主办机关主要负责人,而不标注其他机关负责人。三是有些机关上行的“请示”、“报告”应标注签发人的,但没有标注。四是签发人的标注不规范:联合行文时,“签发人”三字应与第一个签发人姓名处在同一行,但有些机关的公文却将“签发人”三字放在签发人姓名的中间行或与最后一个签发人姓名排列在同一行;签发人姓名不用楷体字标注而使用黑体字或宋体字等。

版头中的分隔线。发文字号下4mm处印一条与版心等宽的红色分隔线,其高度一般不小于0.5mm。(二)主体部分

置于公文首页红色分隔线(不含)以下至公文末页首条分隔线(不含)之间的各要素为主体部分,包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。

1.标题

公文标题具有“画龙点睛”的作用,有助于人们对公文的制发机关、内容、性质的了解,便于公文的登记、办理、整理归档等处理工作。标题由发文机关名称、事由和文种组成,如《中共中央国务院关于2010年农业和农村工作的意见》,发文机关是“中共中央国务院”,事由是“2010年农业和农村工作”,文种是“意见”。在发文机关与事由之间要加介词“关于”,在事由与文种名称之间要加一个助词“的”。从语法结构上看,公文标题通常是由一个偏正词组构成,以文种名称为中心词,前面加发文机关名称和事由作限制成分。四个以上(含)机关联合行文时,标题中发文机关名称可简略。公文标题文字要力求简明扼要,准确概括地表明公文的主题。例如,国务院要取消100多项涉及企业的不合理收费项目。发文时如将这些取消项目的内容全部列为事由,显然不可能也没有必要,概括为“取消部分涉及企业的不合理收费项目”,就显得既明确又简洁。标题中可用的标点符号有书名号、引号、顿号、连接号和括号等。

标题一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应使用梯形或菱形,不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。

在标题的拟制和标注上存在的问题主要有:一是冗长啰唆,对标题的事由概述不够简洁、准确、完整。如《中共××省委政法委员会关于请求以中共××省委办公厅、××省政府办公厅名义转发〈中共××省委政法委员会、××省维护社会稳定领导小组办公室、××省解决信访问题联席会议办公室、××省加强社会管理领导小组办公室关于加强社会管理创新、完善社会管理制度、做好社会管理工作有关问题的实施意见〉的请示》。二是转发性文件,文种重复、标题烦琐。如《××市人民政府转发〈××省人民政府转发国务院关于进一步加强安全生产工作的通知的通知〉的通知》。三是对公文主题的表述不确定。如《关于贯彻中发〔2012〕3号文件的通知》,其中的“中发〔2012〕3号文件”主题就不明确,如果改为《关于贯彻中发〔2012〕3号文件做好某某工作的通知》就比较贴切。四是标题与正文不符,标题不能涵盖公文的内容。如春节时某地方政府下发了一份《关于做好节日期间爱国卫生有关工作的通知》,文内除讲做好卫生工作外,还讲了注意道路运输安全、搞好安全生产、文化科技下乡等工作。四是公文标题排列形式不够美观,如排成“金字塔形”、“沙漏形”等,有的标题在回行时词意不完整。五是公文标题中介词使用不规范。有的标题在发文机关后缺少介词“关于”,有的则重复使用介词“关于在”、“关于对”等。如“关于对某某事项的通知”,其中的“关于”和“对”重复,只能用其中的一个,一般情况下,应当将“对”删除;又如“关于某某有关问题的通知”,既然写了“关于”,就不应该再写“有关”,应将“有关”删除。六是公文标题中文种使用错误,如《××市人民政府关于请求解决重大项目建设用地的请示报告》、《××厅关于反馈××省人民政府关于加快国有林场管理体制改革若干意见(征求意见稿)的意见函》。

2.主送机关

主送机关是公文的主要受理机关,它负有对公文内容进行了解、答复或贯彻执行的责任。主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。其中,使用简称要规范、准确;使用统称,包括的地区、部门、单位要齐全,称谓要准确。

主送机关编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记部分。没有抬头的文件,如会议纪要、政府令等,其主送机关应标注在版记部分,位于抄送机关之上;其标注方法与抄送机关的标注方法相同。

主送机关标注上存在的主要问题有:一是多头请示。一种形式是有的机关在上行文中同时向上级党委、政府和上级主管部门报送“请示”;另一种形式是有的机关向上级机关报送请示时,虽只标注一个主送机关,但同一个文件实际上向多个上级机关报送而又不注明分送情况,造成上级机关交叉批示。二是随意编造主送机关的简称。按照规定,机关的规范化简称和统称应由上级机关明确,但有的机关发文时却任意编造机关简称,如“××省住房和城乡建设厅”正确的简称应为“省住房城乡建设厅”,但却错误地简称为“住建厅”,又如“××省地方铁路规划建设管理办公室”,正确的简称应为“省铁路建设办”,却误写为“省铁办”。三是标注位置不正确,有的主送机关不顶格编排却空二字,或主送机关较多回行时空二字,有的发文机关在主送机关位置用手书写主送机关等。四是主送机关标点符号使用不规范。本来同级同类机关之间使用顿号的,却用逗号;同级不同类机关之间用逗号的,却用分号;主送机关结束之后应用冒号,却不用标点符号。

3.正文

正文是公文的主体和核心所在,用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。

正文一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中小标题层次序号依次可用“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”标注;第一层一般用黑体字、第二层一般用楷体字、第三层和第四层一般用仿宋体字标注。

正文中存在的主要问题有:一是每个自然段之间空一行。二是正文中结构层次序号越级使用或错用,如采用“(一)”、“①”、“(1)”、“1.”。三是正文中使用的层次序号过细,有的多达六层甚至七层,如除“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”外,还用“第一、第二”、“A、B、C”、“①、②、③”等。四是在序号之后使用的顿号,与公文正文中表述的内容连接在一起,易使人误解。如“一、二十年代”、“二、三大战役”。五是层次序号中的标点符号使用不规范,如“(一)、”、“1、”、“(1)、”。

4.附件说明

附件说明是公文附件的顺序号和名称。公文正文中的一些内容,如图表、名单、规定等,如穿插在公文正文中,往往隔断公文前后的联系而造成阅读上的不便。需将其从公文正文中抽出来作为公文的附件单独表述,即附件。公文附件是正文内容的组成部分,与正文一样具有同等效力。若公文存在两个或两个以上附件,需要在公文正文之后标注附件的序号和名称。在正文中涉及附件内容处加括号注明“见附件”或“附后”。凡是正文中写明上报、下发、批转、转发、报转、报送、发布××文件字样的,附件说明处不必再注明“附件”字样,以免重复。

如有附件,在正文下空一行左空二字位置编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应与上一行附件名称的首字对齐。

附件说明标注中存在的主要问题有:一是公文中带有附件的却漏标附件说明。二是附件说明标注不规范,有的公文在正文中写明报送、上报、批转、转发等字样,在附件说明处不必再标注“附件”字样的,却标注。如××厅主送省政府的《××厅关于报送2011年工作总结的报告》的“附件说明”却标注有“附件:2011年工作总结(1份)”;有的公文在附件说明处标注“附件3份”或“附件随后”等。三是附件说明编排位置不规范,有的未左空二字而顶格编排。四是附件顺序号用汉字“一、二、三……”来标注。五是附件名称后标注标点符号。六是文字较长的附件说明回行后顶格编排。

5.发文机关署名

发文机关署名应当用发文机关全称或规范化简称。公文一般以机关名义署名,特殊情况如议案、命令(令)等文种需要由机关负责人署名的,应当写明职务。要注意发文机关署名应与标题中的发文机关名称相一致。

单一机关行文时,发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。联合行文时,应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置,并使印章加盖其上。不加盖印章的公文,单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如长于发文机关署名,应使其右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时,应先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。

发文机关署名在标注中存在的问题有:一是发文机关署名与发文机关标志和标题中的发文机关名称不一致,如××部制发的公文,却署名为“××部××局”或“××部办公厅”。二是行政机关联合向下行文时,三个以上机关要署名并加盖印章的,但许多机关却只用印不署名。三是发文机关署名简称不规范,如“××省人力资源和社会保障厅”正确的简称为“省人力资源社会保障厅”,但往往错误署名“人社厅”。

6.成文日期

成文日期是公文的生效时间,是党政机关公文生效的重要标志。成文日期确定的原则是:会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准;经机关负责人签发的公文,以签发日期为准;联合行文,以最后签发的机关负责人签发的日期为准。成文日期在公文中的标注位置有两种:一是会议审议通过的公文,成文日期编排在公文标题之下,写全年、月、日,用“()”括起来;二是成文日期在公文正文或附件说明的右下方标注,写全年、月、日。

成文日期一般右空四字编排,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。加盖签发人签名章时,在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

成文日期标注存在的主要问题有:一是成文日期距正文的行距过大或过小。二是成文日期右侧顶格。三是发文机关署名与成文日期标注的位置上下不对称、不匀称,相互之间错落太大。四是把成文日期当做发文日期。例如有一份文件,领导同志是2011年11月15日签发的,按规定本应将此日期打印在落款之下方,而此文却写作“2010年11月28日”,把文件打印后的发文日期当做成文日期。五是成文日期不齐全。省略“年、月、日”,写作“2010.11.15”,这些都是错误的。

7.印章

印章是体现公文效力的表现形式,是公文生效的标志,是鉴定公文真伪最重要的依据之一。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。上行文,一定要加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。纪要也不加盖印章。联合上行文,发文机关署名只有主办机关时,可以只加盖主办机关印章。联合下行文时,所有联署行文机关均须加盖印章。

单一机关行文时,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应上距正文(或附件说明)一行之内。联合行文时,应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置,并使印章加盖其上,最后一个印章端正、居中,下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应上距正文(或附件说明)一行之内。印章用红色。单一机关制发的公文加盖签发人签名章时,在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章,签名章左空二字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。联合行文时,应先编排主办机关签发人职务、签名章,其余机关签发人职务、签名章依次向下编排,与主办机关签发人职务、签名章上下对齐;每行只编排一个机关的签发人职务、签名章;签发人职务应标注全称。签名章一般用红色。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标注“此页无正文”的方法解决。具体的调整方法是:当正文之后的空白只有一两行时,可以加宽行距,至少将一行文字移到下一页;如果正文之后的空白仅差两行便可容下印章位置时,可以缩小行距或缩小字距,挤出能容下印章的空间。这样,可使印章与正文同处一页,不留任何空白,堵住私加公文也就是变造公文的漏洞。

印章在使用中存在的主要问题有:一是用印位置比较随意,不居中、不端正、不规范。二是两个或两个以上机关用印时,印章相交或相切。三是多个行政机关联合向下行文时,只使用主办机关的印章。四是使用的印章与发文机关标志不符,如发文机关标志是“××总局”,印章却是“××总局××司”。

8.附注

附注是对公文需要注意的事项加以说明,主要标注公文的发布层次、印发传达范围等。请示件应当在附注处标明联系人姓名和联系方式。

如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

在标注附注上存在的主要问题有:一是标注位置不规范,将附注标注在版记上一行;二是有的附注的内容没有用圆括号括起来;三是几个机关联合上行的请示件标注不规范,本来只标注主办机关联系人即可,却将所有联合发文机关的联系人都标注上去,使附注的内容杂乱。

9.附件

附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件说明中附件的序号和名称应与附件的序号和名称一致,以显示附件与正文不可分割的关系。

附件应另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件序号和附件标题应与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订,应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

附件的位置极为重要,装订在一起的附件,必须置于版记部分之前。有的不是将版记部分置于印章和成文日期之后,而将附件置于版记之后,这是不正确的。因为公文由版头、主体、版记三部分组成,公文只要标注了版记,就意味着整个公文的结束,如果将附件置于版记之后,那么这个附件是没有法律效力的。如果这份在版记之后的附件被用作法庭证据,法庭也不予采信。

需要强调的是,公文的附件是正文内容的组成部分,与正文一样具有同等效力,特别是政策性文件。如增加工资的标准,通常都是以附件的形式出现,这时,公文的实质性内容在附件之中。法规性公文往往作为“令”、“通知”的附件下发,从这类公文的行文目的及实际执行的情况看,其附件内容往往比主件内容更重要,主件只起说明、介绍或按语的作用,需要贯彻执行的则是附件的内容。因此,要克服和纠正轻视附件的现象。

在附件的使用上存在的主要问题:一是许多机关将没有作特殊标记的附件装订在版记后,有的附件不齐;二是附件序号和附件标题与附件说明的表述不一致;三是将上级机关文件的复制件作附件时,与正文的页码没有连在一起编排。(三)版记部分

置于公文末页首条分隔线和末条分隔线之间的各要素为版记部分,由抄送机关、印发机关和印发时间等要素组成。版记部分相关规范如下。

1.抄送机关

抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,可以是上级、平级、下级及不相隶属机关。公文的抄送范围应当严格按照工作需要和保密要求确定,不能滥抄,也不能错抄或漏抄。抄送机关的排列顺序一般按机关性质和隶属关系确定。在具体排列上,对于不同级别的机关,应依先上级机关、再平级机关、后下级机关的次序;同级不同类的机关,要按党、政、军、群的顺序排列;人大、政协、法院、检察院应另起一行排列;如文件需抄送各民主党派、工商联的,则应另起一行编排。

如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行,左右各空一字编排。“抄送”二字后标全角冒号,冒号后标注抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记中,既有主送机关又有抄送机关时,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。应将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。

需要注意的是,向上级机关的请示,不要同时抄送同级和下级机关。因为请示事项在未批复前,还不能有效地执行办理。过早地抄送同级或下级机关,容易造成被动。向下级机关的重要行文,可以抄送直接上级机关,使上级及时了解情况,便于指正。

抄送机关标注中存在的主要问题有:一是上行文仍用“抄报”;二是将有些不是领导直接交办的请示、报告类公文直接抄送给领导个人;三是将向上级的请示性公文“抄送”给直属下级机关。

2.印发机关和印发日期

印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期。印发机关是指公文的印制主管部门,一般是各党政机关办公厅(室)或文秘部门的。发文机关没有专门的办公厅(室)或文秘部门的,发文机关就是印发机关。公文的印发日期区别于公文的成文日期。公文的成交日期即公文的生效时间,与送印时间的差别,可以反映发文机关制发公文的效率,也可使收文机关掌握公文的传递时间,有利于公文的办理。

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,年、月、日用阿拉伯数字标全,年份应标全称,月、日不编虚位,后加“印发”二字。此外,翻印公文时,翻印机关和翻印日期用4号仿宋体字编排在印发机关和印发日期之下一行位置。翻印机关左空一字,翻印日期右空一字,年、月、日用阿拉伯数字标全,后加“翻印”二字。

印发机关和印发日期标注存在的主要问题:一是有些机关设有专门的办公厅(室)或文秘部门,但在标注印发机关时,不是标注该机关的办公厅(室)或文秘部门,而是用发文机关作为印发机关;二是把成文日期当做印发日期;三是有些机关的公文在版记中缺少印发机关和印发日期,或标注了印发机关和印发日期但没有标注“印发”二字;四是有些机关印制的公文,在印发机关栏处还额外标注上打字员、校对员姓名及存档等内容。

3.版记中的分隔线

版记中第一要素之上、各要素之间均加一条分隔线隔开,宽度同版心。第一条和最后一条用粗线(0.35mm),中间的分隔线用细线(0.25mm)。这样设计,主要是为显示各要素之间的区别,同时也显得美观。印制时要注意最后一个要素之下要有一条分隔线,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

4.版记的位置

版记应置于公文最后一面,版记的最后一个要素置于最后一行。也就是说版记一定要放在公文的最后即公文的最后一面(公文应双面印刷)的最下面位置。之所以这样规定,是为了保证公文的完整性。因为公文的开始部分很明显,即印有红头的首页,而结束部分就是版记。这样,红头与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分,由此可以准确认定公文是否完整。

需要注意的是,如果公文主体之后的空白容不下版记,此时版记要放在另起一页,即使前一面完全空白,也要将版记置于文末。公文如有附件,而附件最后一面的空白能够容下版记,此时版记应置于该空白处。

版记标注存在的主要问题有:一是版记被错放在公文附件或被批转(转发、印发)文件的前面,致使主件和附件、被批转文件组成的统一整体被分割。二是在被批转文件中,有的主件的版记不仅被错放在被批转文件的前面,而且还继续保留被批转文件的版记。三是版记位置被随意提高或降低,遇到文件末页上端空白地方大一些时,就将版记部分提高,甚至提到文件版面的1/2处。(四)页码《党政机关公文处理工作条例》要求公文标注页码,一是由于页码是公文整体不可或缺的一部分;二是便于对公文进行查阅、统计、检索、印制和装订;三是有助于公文的防伪。

页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

页码标注上存在的主要问题:一是公文首页不标注页码;二是页码标注在版心内;三是页码前加“第”字;四是附件的页码单独标注。

二、特定格式

公文的特定格式是相对于公文的通用格式而言的,是公文通用格式的补充。如信函格式、命令(令)格式以及纪要格式。(一)信函格式

公文的信函格式是被广泛采用的一种公文特殊格式。主要用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项,报送议案,商洽、询问、答复或者说明某件具体事项。

1.发文机关标志

发文机关标志使用发文机关全称或规范化简称,居中排布,上边缘至上页边为30mm,推荐用红色小标宋体字,字号大小由发文机关酌定。联合行文时,使用主办机关标志。

2.红色分隔线

发文机关标志下4mm处为一条红色双线(上粗下细),距下页边20mm处为一条红色双线(上细下粗),线长均为170mm,均以版心为准居中排布。

3.份号、密级和保密期限、紧急程度

如需标注份号,顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下,与该公式的距离为3号汉字高度的7/8。如需同时标注密级和保密期限、紧急程度,密级和保密期限顶格编排在份号下一行,紧急程度顶格编排在密级和保密期限下一行。

4.发文字号

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下,与该公式的距离为3号汉字高度的7/8。

5.标题

标题居中编排,与其上最后一个要素相距二行。

6.页码

信函式公文首页不显示页码,由第二页开始标注。只有两页的信函式公文,第二页可以不显示页码。

7.版记

版记中不加印发机关和印发日期、分隔线,位于公文最后一面版心内最下方。(二)命令(令)格式

1.发文机关标志

由发文机关名称后加“命令(令)”组成,居中排布,其上边缘至版心上边缘为20mm,发文机关名称应使用全称,不能用机关简称包括规范化简称,如国务院令的发文机关名称就是“中华人民共和国国务院”。发文机关标志推荐用红色小标宋体字,字号大小由发文机关酌定,应不大于上级机关发文机关标志的大小。

2.令号

在发文机关标志下空二行居中编排令号,如“第×号”。令号的编制可自发第1号令开始,不受年度限制,也可按年度编排。

3.正文

令号和正文间无红色分隔线,令号下空二行编排正文,正文的内容一般较为简短。

4.签名章

正文下空二行右空四字编排签发人签名章,签名章左空二字编排签发人职务,相对于签名章上下居中;联合发布的命令,应先编排主办机关签发人职务、签名章,其余机关签发人职务、签名章依次向下编排;签发人职务应标注全称。签名章一般用红色。在签发人签名章下空一行右空二字编排成文日期。

5.主送机关

命令(令)的主送机关置于版记中,抄送机关之上。(三)纪要格式

1.纪要标志

纪要标志由“×××××纪要”组成,居中排布,其上边缘至版心上边缘为35mm,推荐用红色小标宋体字,字号大小由发文机关酌定。

2.纪要编号

纪要标志下空二行居中编排纪要编号“第×号”,并用圆括号括入,不受年度限制;也可按年度编排,如“〔2012〕×号”。

3.发文机关和成文日期

纪要编号下空一行编排发文机关和成文日期,发文机关居左空一字,成文日期居右空一字。

4.分隔线

在发文机关和成文日期下印一条与版心等宽的红色分隔线。

5.标题和正文

在红色分隔线下依次标注纪要的标题和正文。

6.出席、列席和请假人

标注出席人员名单,一般用3号黑体字在正文(或附件说明)下空一行左空二字编排“出席”二字,后标全角冒号,冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单,除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外,编排方法同前。

7.纪要不加盖印章。

8.纪要的特殊形式可以根据实际制定。

第四章 行文规则

一、行文总规则

(一)“行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性”这是行文的总规则,是党的实事求是的思想路线、党的优良作风在行文规则中的具体体现。这一行文规则,主要针对党政机关文牍主义、形式主义等不良文风。确立这一原则,对整治党政机关作风尤其是文风,充分发挥公文效用具有重要意义。“行文应当确有必要,讲求实效”。决定是否行文,主要从3个方面把握:一是行文理由、依据充分,行文条件成熟。因工作确实需要,如果不行文,就会影响工作甚至造成损失或重大损失的。例如,党政机关的重要决议、决定,公布法规规章和应当遵守或者周知的事项,宣布施行重大强制性措施,通报重要情况等,这些必须行文。二是不得把行文当成解决问题的唯一手段。可发可不发的,坚决不发,不能为发文而发文;部门管理的工作,应当由部门行文的,不得升格由党委、政府行文。比如,仅表态性的、没有实质性内容的、照抄照转的、能够通过电话等方式解决的、搞形式主义应付上级机关检查的,等等,不要行文。三是经审核认定该发的公文,也应该讲求实效。公文必须紧密结合实际,一切从实际出发,制定的方针政策措施办法等切实可行,能够解决实际问题。文风上要坚持少发文、发短文,做到文约而事丰。“注重针对性和可操作性”,是指公文中所制定的方针政策措施办法等,针对特定的任务,解决某些具体问题;拟制公文必须依法依规,注重调研,发扬民主,科学论证,严格把关。不要顾此失彼,引起攀比。(二)“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关”1.按照隶属关系和职权范围行文。从中央到地方,我国各级党政机关存在错综复杂的关系,也构成各种各样的行文关系。《党政机关公文处理工作条例》强调,确定行文关系应当以隶属关系和职权范围作为依据。隶属关系,是指一个机关隶属于另一个机关。职权范围,是法律法规确定的职责任务、管辖范围和行使权力的界限。隶属关系和职权范围决定行文关系,行文关系决定行文的依据、公文的内容、文种的使用、语言的组织等。

通常情况下,党政机关间的行文关系主要有以下4种:

一是领导关系。这是指有隶属关系的上下级机关之间的公文往来关系。按照我国现行的政治体制、行政管理体制和组织制度,凡有隶属关系的上下级机关之间工作上是领导与被领导的关系。例如,党委与其所属的工作部门、上级党委与下级党委,政府与其组成部门和直属机构、上级政府与下级政府等。上级机关可直接向下级机关发布指示性、指挥性、指令性公文,下级机关也应该向上级机关报告情况、请示工作等。上级机关发现下级机关所发公文有不妥时,有权责令其纠正或者撤销。需要指出的是,行文关系中的领导与被领导的关系,专指行文关系,不是指处于领导地位的党组织与其所领导的人大、政府、政协等机关单位之间的政治领导、思想领导、组织领导关系。在行文关系上,既要坚持党的领导,又要按照各自的职责范围行文,不得以党代政,也不得以政代党。

二是指导关系。这是指同一组织系统内上级机关的部门与下级机关相应部门之间的公文往来关系。这种行文关系没有隶属关系,但有业务指导关系。这种行文关系与领导与被领导关系比较,行文方向一致,但行文方式、所用文种不尽相同。具有业务指导关系的上级机关的部门,向下级机关的相关部门进行业务指导、答复问题、部署工作等,必须受职权范围的约束。下级机关的部门可以向上级机关相关部门请示问题或者联系相关工作,但重大事项,须经本级党委或者政府同意或者授权后,才能向上级主管部门请示、报告。

三是管理关系。这是指党政机关的业务主管部门管理职权范围内的事项与其他部门、单位的公文往来关系。部门之间,在行政级别和法律地位上是平等的,没有隶属关系,但根据部门的职权范围和工作需要或领导机关的授权,对其他部门、单位实施行政管理、归口管理、综合管理、业务管理、属地管理。被管理的部门、单位必须服从管理,不得因本部门、本单位的级别与管理部门相同甚至更高而不服从管理。这是由部门的工作性质、职能决定的。部门之间形成的管理关系,一类是综合性的,比如,党政机关的办公厅(室)、机构编制委员会、发展改革委员会等;另一类是专业性的,比如,教育、农业、林业、卫生部门等。我国还有不少工作实行属地化管理,比如,承担重大的政治任务、抗灾救灾任务、对敌斗争任务、社会公共事务,以及公安、检察、审判、反腐败、卫生、绿化、人口与计划生育、兵役、预备役和军队转业干部安置工作等的机关、单位必须接受所在地党委、政府的统一管理。当地党委、政府及其职能部门必须依法依规在自己职权范围行使管理权,不得越权越位。

四是协作关系。这是指没有隶属关系的机关、单位、部门之间因工作上的相互联系、支持而形成的公文往来关系。包括处于同一组织系统却不相隶属机关之间的协作、处于非同一组织系统与外地机关单位的协作、异地同行业机关单位的协作等。这种工作上的相互联系、支持、协作,是经济社会发展的需要。这种行文关系一般适用商洽性公文文种如“函”等,而不适用指令性公文文种。

党政机关之间的行文关系,是多种关系组成的。有的是一种行文关系,有的有几种行文关系。在行文实践中应当正确把握隶属关系和职权范围,正确处理行文关系,不得滥用职权乱行文。

2.一般不得越级行文。这是由党和国家的领导体制决定的。越级向上级行文,一方面,扰乱了正常的工作秩序,增加了上级机关的负担;另一方面,不利于发挥各级机关应有的职能作用,甚至造成机关与机关之间的矛盾。当然,特殊情况下是可以越级行文的,主要包括:一是遇有重大突发事件,包括重大自然灾害、重大事故灾难、重大公共卫生事件和社会治安事件等,按照逐级行文的方式不利于重大突发事件处理的,在这种紧急情况下,从有利于工作的角度出发,可采取越级上行文的方式行文。二是直接的上级机关乱作为,或者违法违纪的,可以越级行文举报上级机关。

二、向上级机关行文的规则

(一)“原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关”这是指向上级机关请示工作、报告情况、提出意见时,原则上主送一个上级机关,其他上级机关和同级机关需要周知和支持的,抄送该上级机关和同级机关。这样既有利于事项的办理,又有利于上级机关和同级相关机关同时了解情况,提高指挥、决策的准确性,提高领导、管理、履职水平。“原则上主送一个上级机关”,主要是为了明确主办机关的责任,防止推诿、扯皮。当然某些特殊情况或者跨系统的工作,需要同时向上级两个机关请示工作的,下级两个机关联合行文时,可以主送两个上级机关。比如,省委、省政府联合向党中央、国务院请示工作时,可以主送党中央、国务院;省发展改革委员会与省国土资源厅联合向国家发展改革委员会与国土资源部请示工作时,可以主送国家发展改革委员会与国土资源部。“不抄送下级机关”,是指向上级机关的“请示、报告、意见”等均不抄送下级机关。因为,本级机关向上级机关行文,大部分为未定事宜,有的还涉及保密、敏感或不宜向下级机关通报的事项,在上级机关决定前抄送下级机关,容易引起混乱。(二)“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经本级党委、政府同意或者授权;属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门”这是对党委、政府的部门向具有业务指导关系的上级部门行文做出的规定。一方面,如事项重大(例如涉及全局性的工作部署、重要政策的制定、重要人事安排、特殊敏感事项等),应当经本级党委、政府同意或授权,其目的是为了加强党委、政府的集中统一领导,强化本级党委、政府的责任。另一方面,为避免行文升级、升格,属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门,不再经过本级党委、政府行文,这体现了党委、政府与其部门的职权划分和责任范围。(三)“下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关”这一行文规则体现了责权相适应的原则,有助于约束中间部门的行文行为,强化和落实行文责任;有利于提高工作效率和办文质量,发挥各级机关的职能作用,避免机关不作为。处理下级机关的请示事项,是本级机关的职责;对具体问题的处理、具体事项的办理,本级机关比上级机关更了解情况,应充分发挥本级机关的作用;根据政策规定和实际情况提出办理的倾向性意见,供上级机关参考,有利于提高上级机关的办理质量与效率。(四)“请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项”一文一事,即一件请示公文只请示反映一个问题,反映了请示公文专一性,有利于上级机关审阅、批示和答复。向上级机关请示问题,应当附有背景材料、情况说明等,以利于请示公文的办理。目前,一些地方、单位仍然存在“请示”、“报告”不分的现象,在非请示性公文中夹带请示事项,影响了请示事项的办理。上级机关收到此类违反行文规则的公文,可退回来文机关。(五)“除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”公文是在公务活动中产生的,既不得以本机关名义向上级机关负责人行文,也不得以本机关负责人名义向上级机关行文。除上级机关负责人明确交办的个别事项要求报送他本人和确需直接报送审批的敏感绝密事项、重大突发事件以及部分涉外事项之外,上行公文应当以机关的名义报上级机关,由上级机关的办公厅(室),按程序办理。落实上级机关负责人批示办理情况的报告,不属于直接交办的范畴。(六)“受双重领导的机关向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关”“受双重领导的机关”是为有利于开展工作或者同为党委、政府的工作部门设立的。比如,纪检监察机关等。有些部门,在市州盟是一个部门,到县市区是2至3个部门,也有在市州盟是两个部门,到县市区是一个部门。比如,文化体育出版局、发展改革委员会与物价局等。抄送另一个上级机关的目的是为了沟通情况,提高相关机关的决策水平和领导管理水平。(六)“受双重领导的机关向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关”“受双重领导的机关”是为有利于开展工作或者同为党委、政府的工作部门设立的。比如,纪检监察机关等。有些部门,在市州盟是一个部门,到县市区是2至3个部门,也有在市州盟是两个部门,到县市区是一个部门。比如,文化体育出版局、发展改革委员会与物价局等。抄送另一个上级机关的目的是为了沟通情况,提高相关机关的决策水平和领导管理水平。

三、向下级机关行文的规则

(一)“主送受理机关,根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关”向下级机关行文,有指挥性、知照性公文等,根据隶属关系和职权范围,主送受理机关,即需要贯彻执行、办理公文和应当知晓公文内容的机关;根据工作需要,抄送应当执行或者知晓公文内容的相关机关。重要行文,指贯彻上级机关的重大决策、决议、决定等文件精神的实施意见,涉及全局性工作的重要部署、重大决策和重要事项的办理,处置重大事件、突发事件的预案和措施等方面的文件,在下发的同时抄送发文机关的直接上级机关。下级党委、政府涉及全局性工作的重要行文应当同时抄送上级党委、政府。党委、政府的部门涉及全局性工作的重要下行文应同时抄送同级党委、政府。(二)“党委、政府的办公厅(室)根据本级党委、政府授权,可以向下级党委、政府行文,其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需要政府审批的具体事项,经政府同意后可以由政府职能部门行文,文中须注明已经政府同意”这是规范党委、政府的办事机构、工作部门、直属机构及其他单位如何向下级党委、政府行文的规则。党委、政府的办公厅(室)是党委、政府的办事机构和中枢机构,参与政务,管理事务,联系上下,协调各方,党委、政府的决策事项、管理事项等,不宜都以党委、政府的名义行文,党委、政府授权后由其办公厅(室)行文,这是为党委、政府简政。其他部门和单位在履行职能活动中,有工作任务、政策措施等需要向下级党委、政府部署的,应当请示党委、政府,由党委、政府行文或由党委、政府的办公厅(室)行文。党委、政府的办公厅(室)授权行文的文件,也是党委、政府文件,都是要执行的。

在行政机关,由于政府部门的工作任务与党委部门不同,同级政府规定某些事项须经政府审批,仍由职能部门行文,“文中须注明已经政府同意。”这是为了加强政府的集中统一管理,减少政府行文总量,又要做好经济调节、市场监管、社会管理、公共服务等工作作出的规则。政府部门除了以“函”的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府发布指令性公文。(三)“党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文”这是党委、政府的部门如何向下级机关相关部门行文的规则。上级党委、政府的部门向下级党委、政府的相关部门行文,在行文关系中属指导关系,可以下发业务工作规划、计划、工作规范、工作部署、工作任务、批复等。凡超越部门职权范围的事项,应报请本级党委、政府行文。(四)“涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文;擅自行文的,上级机关应当责令其纠正或者撤销”这是向下级机关行文,部门之间应遵循的协商规则与未协商一致、违规行文的处理规则。党委、政府及其办公厅(室)行文,党委、政府的部门行文,包括下发工作部署、政策性规定、规范性文件和规章等,公文内容涉及多个部门职权范围内的事务,必须进行协商,意见一致后才能写进公文;经协商未达成一致意见的,不得写进公文,更不得擅自向下行文。否则,有可能造成工作混乱,让人无所适从,也无法贯彻执行。未达成一致意见就擅自行文,是对工作、对事业、对上下级和人民群众不负责任的表现,上级机关发现后,应当进行批评教育,并责令其及时纠正。如果行文机关不按上级机关的要求落实的,上级机关可以撤销或废止该文,造成严重后果的,要依法依规追究有关人员的责任。(五)“上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时抄送该下级机关的另一个上级机关”这一项规则对应了向上级机关行文规则的第六项,都是为了领导机关之间、上下级机关之间及时了解情况,以便于工作,防止决策失误和指挥失误。

四、其他行文规则

其他行文规则,是指联合行文、部门之间行文、内设机构行文规则。《党政机关公文处理工作条例》对此作了明确的规定。(一)“同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作,不得联合行文”这是联合行文的规则。联合行文的目的是什么?哪些机关可以联合行文?如何联合行文?这是党政机关应当正确认识和解决的问题。

1.联合行文的目的:推动共同贯彻执行党的路线方针政策和国家法律法规,推动共同管理的工作或与联署机关有关的工作。

2.联合行文的机关,即党政机关、党政机关与其他同级机关。

3.各联署机关行政层级相当。比如,同级党委、政府,同级党委、政府与上级党委、政府的部门,同级党委、政府的部门,同级党委、政府的部门与同级军事机关的部门、人民团体机关、有行政管理职能的事业单位等。

4.有共同管理的事项或者有关联的事项。比如,涉及几个机关、部门的职权范围内的事项,涉及几个部门都需要对其进行管理或者从不同的角度进行监管的事项等。

5.联合行文应当确有必要,联署单位不宜过多。

6.联合行文应当明确主办机关。

7.联合行文,主办机关一般排列在前。(二)“党委、政府的部门依据职权可以相互行文”

这是部门之间相互行文的规则。过去,只有政府的部门依据部门职权可以相互行文;现在,党委、政府的部门依据职权都可以相互行文。

部门之间相互行文的条件是:

1.同级党委、政府的部门。

2.依据各自的职权,有行文的必要性,不得超越职权范围。

3.部门之间在各自职权范围内相互发布、传达要求周知或者执行的事项,一般用“函”行文,也可以用“通知”行文。部门之间在各自职权范围内相互联系工作和答复审批事项,应当用“函”行文。

党委、政府的部门应当准确理解和正确贯彻执行这一行文规则,凡超越自己职权范围的,应报请同级党委、政府行文。(三)“部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文”

这是规范部门内设机构行文的规则,是从部门内设机构的职能出发作出的规定,确保部门的领导管理政令统一。规则中“正式”二字,可以理解为代表本部门行使职权、履行职能活动、发布政策性规范性文件的行为。部门内设机构,只有办公厅(室)是部门的办事机构,其他内设机构是业务工作机构。因工作需要,经部门同意或者授权,办公厅(室)可以代表本部门对外正式行文,答复应当由部门审批的事项。部门其他内设机构没有这个职权。部门其他内设机构在各自职权范围内可与相应机关的内设机构以“函”等形式联系工作。

第二编 主要公文文种写作方法

第一章 决议

一、决议概述

(一)决议的概念

决议是某些重大决策事项经过法定会议讨论通过,并正式公布,要求有关单位和人员贯彻执行,具有法规性、指导性的公文文种。(二)决议的特点

1.制发程序上的规范性。决议是典型的会议文件,决议的形成,按照一定的组织程序,它所要贯彻的决策事项,必须经过集体讨论和表决通过后形成。决议以会议名义发布。

2.内容上的针对性。决议的内容主要是针对某一重要工作或重大事项。3.效力上的权威性。决议是用于统一组织、个人思想和行为的号令与准绳,具有权威性,一经发布,就要坚决执行,不得违背和抵制。对组织和个人有很强的约束力和强制性。

4.适用对象上的普遍性。决议一经作出,就适用于所属的每一个组织、团体、个人,任何组织、团体、个人不得例外。

5.思想上的指导性。决议提出的要求、通过的观点和对事物的评价具有指导意义。关于历史问题、个人功过的决议,所作出的结论应成为党和国家工作的指导思想。

6.时效上的长期性。决议具有战略性,不会朝令夕改,其作用往往具有相对的长期性和稳定性。(三)决议的分类

决议按其内容和作用不同划分为四类。

1.审议批准性决议。决议的对象是请求会议审议批准的文件和议案,内容可以是批准负责人在某次会议上所作的工作报告,批准会议上审议讨论的文件,也可以是会议上讨论处理的工作事项等,如《第十一届全国人民代表大会第一次会议关于政府工作报告的决议》。

2.方针政策性决议。着眼于从党的路线、方针、政策上统一人们的思想认识,以确定大政方针。如《关于建国以来党的若干历史问题的决议》。

3.专门问题性决议。主要用于对某些重大问题进行分析说明,提出基本观点,具有极强的针对性和较多的理论阐述,既对一些重大问题进行实事求是的分析,又作出合乎客观实际的中肯结论,带有长期性、战略性的重要文献。

4.公布号召性决议。主要用于宣布某一法规,或者从宏观上提出一些号召,要求人们予以贯彻。

二、基本结构

决议由标题、题注、正文和落款组成。(一)标题

1.由发文机关、事由和文种组成,如《中共中央关于社会主义精神文明建设指导方针的决议》。

2.由会议名称、事由和文种组成,如《中国共产党××市委员会第五次全体会议关于授予×××等二十位党员优秀共产党员称号的决议》。(二)题注

在标题之下,加括号标注于居中位置。如果公文标题中已写出会议名称,括号内只需写明通过日期,即“××××年××月××日通过”。如果公文标题中没有会议名称,括号内要写明会议名称及通过日期,即“××会议××××年××月××日通过”。(三)正文

决议的正文由开头、主体、结尾组成。

1.开头。写决议的依据,写明会议听取了什么、学习了什么、审议了什么、批准或通过了什么、自何时生效等。

2.主体。如果是批准事项或通过文件的决议,要强调意义,提出号召要求;如果是安排工作的决议,写明工作的内容、措施、要求。内容复杂时,要明确分出层次并列出各层次小标题,或者分条撰写;如果是阐述原则问题的决议,要有较多的议论,多采用夹叙夹议的写法,把道理说深说透。

3.结尾。决议的结尾可有可无。有时主体结束,全文就自然结束,不再专门拟定结尾;有时需要写一个结尾,多以希望、号召收结全文。

不同的决议,正文有不同的写法:

审议批准性决议正文。通常第一句话是审批意见,用“大会审议并一致通过……(文件名称)”或“大会审查批准……(文件名称)”之类的句式表述,然后以“会议认为”之类的词语领起,概括文件的主要精神,并点评文件的若干重要内容,较全面地评价文件的作用和意义,最后,用发出号召的方式结束全文。

方针政策性决议正文。一般有三项内容:首先是前言部分,写明决议的依据。包括理论依据和事实依据。理论依据是有关政策、法规或作出决议的目的、意义;事实依据是作出决议的原因、背景或对决议的内容作必要的说明。前言在写法上要求开门见山,然后用“并作出如下决议”过渡下文。其次是主体,即决议的事项,要写明会议通过的决议内容,对有关文件、事项作出的论断和对有关工作作出的部署、安排、要求、措施等。具体写法可分为篇段合一式、分条列述式、分段式、分列小标题式等四种形式。最后是结尾,写清对决议事项的评价和对基本精神的强调以及执行要求,通常用号召、希望的语言结尾。(四)落款

盖公章与写日期。决议的通过日期常以题注列出。

三、写作技法

(一)要吃透会议精神

决议体现着会议的中心思想及结论性的意见,表示了会议参加者群体的肯定与否定态度。要写好决议,首要的是先把会议的中心内容吃准,即了解会议的背景、形势及目的,理解会议所要解决的基本问题以及这个问题的历史,掌握会议的肯定性意见及其他看法、意见与要求,知晓会议决策方案的多种状态及其中的最佳方案。这样才能拟好决议初稿。(二)要定性准确、评价恰当

决议无论是肯定或否定某人某事,都带有定性的意思,要十分慎重,做到准确恰当,符合实际,很有分寸。要着眼于事情和问题大的方面、主要方面,切忌造成定性失当。(三)注意叙议结合,有逻辑性

叙要做到行文简明、定性准确,把真实可靠的材料叙述出来,作为决议的依据;议要做到评价恰当、说理透彻。叙事是为了议论说理,只有把事实叙述清楚,才能把道理讲明白,叙述和议论相结合,就使议论具有较强的逻辑性。(四)交代要清楚,态度要明确

决议以第三人称叙述会议。要交代清楚会议的名称、时间,表明对议题的认识、看法和态度,要通俗易懂,观点明确,便于理解掌握,利于贯彻执行。不能因为对某一问题有少数人持不同意见而出现“多数人认为”、“少数人认为”这种写法。这种自然表述问题的方式,决议写作绝对不可用。(五)语言要严谨,衔接要紧凑

决议中常使用一些惯用语,如“会议审议”、“会议通过”、“会议认为”、“会议强调”、“会议提出”、“会议号召”等,一般是用在段首或句首,既表示了意思的转承,使文章的层次清楚,结构完整严谨,也鲜明地显示了决议表达的整个会议的意志是与会者一致的认识。行文时,注意内容衔接要紧凑、干净利落,不进行过多的阐述和解释。(六)要写好鼓舞号召性的文字

一般文件不要求都有号召性的结尾,但方针政策性、解决工作中某些重要问题的决议,在结尾处都要写一段专门用以鼓舞人心的号召性文字。写好这段文字一是首尾照应,加深认识,给读者一个完整的印象;二是鼓舞士气,有利于决议内容的宣传贯彻与执行。又常常使用短句、排比句以增强气势。

四、案例评析

第十届全国人民代表大会第三次会议关于政府工作报告的决议(××××年××月××日第十届全国人民代表大会第三次会议通过)第十届全国人民代表大会第三次会议听取和审议了国务院总理温家宝所作的《政府工作报告》。会议对国务院过去一年的工作表示满意,同意对今年经济、发展任务和政府各项工作的总体部署,会议决定批准这个报告。会议号召全国各族人民,在以胡锦涛同志为总书记的党中央领导下,高举邓小平理论和“三个代表”重要思想伟大旗帜,认真贯彻党的“十六大”和十六届三中、四中全会精神,全面落实科学发展观,同心同德,再接再厉,为推动社会主义物质文明、政治文明、精神文明建设与和谐社会建设,不断取得改革开放和现代化建设事业新胜利而奋斗!【评析】这是一篇审批文件的决议。该决议要素齐全,由标题、题注和正文组成。决议对提请第十届全国人民代表大会第三次会议审议的政府工作报告作出批准决定,适用“决议”文种。内容结构完整,决议由三个部分组成:一是审议的对象,即政府工作报告;二是表明态度,即“表示满意”、“同意总体部署”、“批准报告”;三是发出号召,提出要求。决议层次清晰严密,语言简明,头尾呼应,浑然一体,具有很强的权威性和号召力。

五、注意事项

(一)不要滥用决议行文

决议是按法定程序和要求,经特定会议如人民代表大会、党员代表大会、职工代表大会、学生代表大会等讨论通过的,不要把非特定会议如董事会议、办公会议、协商会议等所形成的文书写成决议。(二)要强调成文的敏捷性

有的决议时限性很强,即便是事先可拟出提交会议讨论通过的决议稿,也要根据会议实际情况不断修改、补充与调整,以便按时提交会议通过,要求成文迅速、及时。决议撰拟者平时要对这一问题有所了解,不仅了解它的现状、历史,还要了解决策者的倾向性意图,不仅了解肯定意见,还要了解反对意见或不同意见。(三)要有一定的理论准备

拟写理论较强的决议,必须要有理论功底作支撑。要注意叙议结合,既把事实叙述清楚,又要把问题讲透。(四)格式书写要规范

包括标题、通过决议日期、会议名称、决议正文等,都应按决议的规范标准去写。决议是普发性公文,一般没有主送机关和落款。

第二章 决定

一、决定概述

(一)决定的概念

决定用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项时使用的一种公文。是一种重要的指挥性约束性公文。(二)决定的特点

1.指令性。决定产生于决策之中,直接为决策服务,属决策性文件,是比较严肃、庄重的文种。决定作出的安排和决策,具有很高的权威性和很强的约束力,且事关全局,政策性强,执行时限长。特别是对重大问题、重大行动作出部署和安排的决定,通常产生于比较高层次的领导机关,下级机关必须执行。

2.广泛性。决定在公文中使用频率较高,制发机关比较广泛,各级、各类单位当遇有重要问题及重要事项、重大行动而需作出安排及决策时都可使用决定。

3.单一性。决定内容一般只涉及某一事项或某一方面的问题,比较单一、具体,便于贯彻执行。

4.灵活性。从应用范围看,决定既可以对事,也可以对人;从内容上看,既可以用于解决重大的方针、政策、决策、部署等问题,也可以用以处理具体的人和事。(三)决定的分类

决定按其内容和作用,可分为四类。

1.部署指挥性决定。适用于部署某一重要工作或安排某一重要活动,带有纲领性、指令性特点。这类决定侧重于统一认识和确定某一重要事项的方针政策,要求下级认真贯彻执行。

2.决策知照性决定。适用于公布具有特殊意义的重要事项,指导处理某些具体问题,如批准条约、设置和撤销机构、安排人事等。

3.表彰处分性决定。适用于表彰先进或者吸取教训以及处分错误、批评歪风邪气。

4.变更撤销性决定。适用于变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

二、基本结构

决定一般由标题、正文、落款三部分组成。(一)标题

有两种写法:

1.发文机关、事由和文种三要素齐全。如决定系会议通过或批准,在标题下写明日期和经什么会议通过或批准,用小括号括住。

2.只写事由和文种。发文机关和成文时间写在正文结束之后。(二)正文

正文一般包含决定的根据或缘由、决定的事项或处理的问题、执行决定的要求或发出的号召。写法上可采用分条列项式、篇段合一式或部分表述式。

1.决定的依据。即作出决定的根据、原因、目的、意义等,内容可详可略,视不同种类的决定而定。如指挥性决定,需要充分阐述缘由,文字长一些,有的甚至要分段论述;表彰性决定,要叙述基本事实,点明被表彰先进事迹的突出特点及其蕴涵的意义;变更、撤销性决定,则要说明作出变更或者撤销的原因、依据、理由。

2.决定的事项。即决定的主体部分,写清楚决定的具体内容。大致有三种表达形式:(1)篇段合一式。即全文不分段。适用于内容单一、文字较少的决定。(2)分条列项式。即把决定中涉及到的若干问题,按照主次列成若干条项,并用数码标出,或将每条的中心内容归纳成小标题,分列于每一部分之前。这种写法,不仅层次清晰,而且条项的内容突出、明确,适用于涉及具体事项较多的决定。

3.执行决定的要求或发出号召。一般以一个自然段的篇幅发出号召或提出希望。(三)落款

落款包括发文单位和成文时间。如果标题已有发文单位名称,落款处一般不再写。成文时间通常写在标题下的括号内。如果是会议通过的决定,需在括号内写明什么时间和什么会议通过。三、写作技法(一)做好调查研究

要就决定所涉及的问题,广泛听取各方面意见。在此基础上深思熟虑,权衡作出的决定是否切合实际情况,能否妥善解决实际问题。(二)符合政策规定

决定是有指挥性和指导性的,内容必须符合相关的政策和规定,不能与之相矛盾,更不能相抵触。(三)决定事项要明确

决定事项必须严肃慎重,认真负责,同时要条理清晰,结构严谨,对具体事实的分析明白透彻,态度鲜明,表达清楚。(四)详略安排要适当

决定结构多样化,带来了文字的详略安排问题。要做到搭配合理,详略得当。政策知照性决定,应用较多的笔墨去写缘由,而决定的事项部分文字所占比重较少。部署指挥性决定,应把较少的文字置于缘由部分,其余大量文字说明决定内容事项。(五)语言要决断

决定的语言必须要有决断性,不能使用有歧义和有可能引起误解的语句。只有这样,才有利于下级领会决定的精神并遵照执行。

四、各类决定的写法

不同类型的决定,写作重点略有不同。(一)部署指挥性决定

这类决定主要是传达部署对某一具体工作或行动的决策意见,由于内容比较复杂,在表达方式上以说明为主,适当结合议论,说明文字用来表达决定的具体内容、事项与要求,议论文字通常写于全文和每一部分、每一层次、每一段落之首。为了表达清楚和便于执行,多采用分条列项的方法,条与条之间一般是并列的逻辑关系。(二)决策知照性决定

这类决定主要立足于解决具体问题,内容单一,文字简短,一般是一气呵成,不分段落,多采用篇段合一的结构形式。可表达批准意见,如有必要,还可对批准事项的根据和意义予以阐述。(三)表彰处分性决定

这类决定一般采用分段的方法:首先介绍被表彰或被惩处的单位或个人的基本情况;接着写具体的先进事迹或错误事实;然后写奖励或处分的依据;最后写具体的奖励或处分的决定,并就此提出希望、要求或发出号召。(四)变更撤销性决定

这类决定需写明变更或撤销有关事项的原因、依据和决定事项。撤销或变更的依据,应讲明有关的法律、法规或相关的规定与政策,不能离开法律规定随便撤销或变更下级的决定。

五、案例评析

关于开展向×××同志学习活动的决定×××:×××同志生前系××集团军××旅炮兵营二连政治指导员,××省×××市人,1971年12月出生,199×年3月入伍,199×年5月入党,199×年7月毕业于××炮兵学院,历任排长、副连长,199×年1月任指导员,中尉军衔,先后两次荣立三等功,两次被师、旅表彰为“优秀党支部书记”,多次受嘉奖。他任指导员期间,连队党支部连续×年被师、旅和集团军表彰为“先进党支部”。200×年×月×日,×连沿公路组织五公里越野训练时,在地方一农用车突然失去控制向队伍冲来的危急关头,×××同志为救护战士光荣牺牲,年仅29岁。同年×月××日,集团军党委批准他为革命烈士,并追记一等功。×××同志是新时期忠诚实践党的宗旨的优秀基层“党代表”。他把对党的无限忠诚和热爱化作全心全意爱兵为兵……一、要学习×××同志视战士高于自己,强化爱兵为兵的服务观念。×××同志生前把全部的情和爱倾注给战士,用行动实践了“视战士不顾自己、学战士提高自己”的诺言。他像“一盆火”,温暖战士的心窝;他像“一盏灯”,照亮战士的心灵;他像“一座桥”,架起战士的成才路。……他当指导员期间,连队先后有×名战士提干或考上军校,×名战士荣立二等功,××多人参加函授学习……我们学习×××同志,就要自觉实践党的宗旨,牢固确立“士兵第一”的观念,常修爱兵之德,常思育兵之责,全心全意爱兵为兵,竭尽全力育人树人,努力培养适应未来高技术战争要求的军事人才队伍。二、要学习×××同志重事业甘愿奉献,发扬全力投入工作的“极限精神”。×××同志自觉实践“干工作要有一种极限精神,把油门踩到底,全身心投入”的誓言,在他的工作“词典”里只有“忘我”和“奉献”。他患有慢性胃炎和胆囊炎,却很少顾及自己的身体,因劳累过度曾两次晕倒在岗位上;他所在部队驻地离家很近,却很少为家事分心,亲人×次患病住院,家中3次搬迁都没顾得上回去探望和料理。他把本职工作当事业干,任指导员两年零四个月,就上了××堂政治教育课,写了数十万字的备课提纲,积累了×××本业务资料。他锐意进取,勇于创新,潜心研究新形势下官兵的新特点、新变化,积极改进传统的教育方法,增强了教育的针对性和有效性,创造总结出不少独特的带兵之道。他认真履行“班长”职责,注重团结、凝聚和提高“一班人”,努力把党支部建成坚强的战斗堡垒。我们学习×××同志,就要始终以党的事业为重,进一步强化淡泊名利、聚精会神抓工作的奉献精神,勤政敬业、励精图治创一流的实干精神,勇于开拓、锐意创新谋发展的进取精神,力争在本职岗位上多干实事,多出政绩。三、要学习×××同志用正气凝聚兵心,增强维护党的形象的责任意识……四、要学习×××同志对知识执著痴迷,树立不断学习和充实自己的崇高目标。×××同志“求知像深山寻宝一样,执著痴迷,孜孜以求,永不满足”。他对学习如饥似渴,几乎每天晚上自学到深夜,就连野外驻训、探亲休假也不忘带上几本书。他注意学习革命理论和英模事迹,从中汲取营养,生前读过的×××多册书,许多是政治类书籍;留下的××万多字的笔记,多半是理论学习的内容;不少英模事迹,他都有摘录和感悟。他注重提高军政素质,多次被评为优秀政治教员,被官兵誉为“知识型带兵人”。营连干部单兵专业比武也获得过第一名。我们学习×××同志,就要积极适应科技迅猛发展,知识更新加快的时代趋势,把学习作为人生的第一需要,强化终生学习的观念,以时不我待、只争朝夕的紧迫感、危机感,学习新理论,汲取新知识,掌握新技能,不断提高自身素质能力,努力掌握为党工作的过硬本领。各级党委和领导机关要充分认识×××同志先进思想和事迹所蕴涵的时代价值,紧紧围绕忠诚实践党的宗旨这一主题,切实把学习活动作为深入贯彻“三个代表”思想的具体步骤……加强组织领导,采取多种形式,迅速在部队掀起学习热潮。广大官兵要以×××同志为榜样,紧密联系思想和工作实际,自觉对照先进找差距,在学思想、见行动上下工夫,更加牢固地确立“军魂”意识,坚定理想信念,履行神圣使命,刻苦学习求知,努力为党的事业贡献聪明才智。领导干部要带头学习……基层干部要像×××同志那样……通过学习活动的深入开展……为加速我区部队革命化、现代化、正规化建设而努力奋斗!××军区××××年×××月×日【评析】这份表彰性决定具有以下特点:1.立意深刻,与时俱进。决定很好地将烈士的精神与学习贯彻“三个代表”重要思想、保持共产党员先进性密切结合起来,在决定的事项中,列举了四项。不难看出,这是作为一名军队基层带兵人在新时期应具备的几种优秀品质,也正是我党我军目前倡导的,即做一名爱兵为兵的带兵人,做一名甘愿奉献、乐于奉献的带兵人,做一名一身正气、保持共产党员先进性的带兵人,做一名高技术条件下知识型的带兵人。这四点既有理论和事实依据支撑,同时体现了决定的目的,立意可谓既明确深刻,又具有鲜明的时代特点。2.叙议结合,贴切自然。决定中既有对事实的准确叙述,又有高屋建瓴的议论,二者完美地融合在一起,真正体现出了叙述为议论服务,议论以叙述为基础,二者相辅相成,叙得真实,议出了高度。决定的缘由部分,第一自然段主要叙述了烈士生前的主要事迹,分为两个层次,第一个层次从开头到表彰为“先进党支部”。介绍了×××同志的简历,看似平淡无奇,实则为第二个层次的叙述埋下伏笔,正是因为×××同志一贯表现优秀,有良好的思想基础,才能在关键时刻挺身而出。而这两个层次的叙述又均是为下面一个自然段的议论提供事实依据,正是有了这样的事迹,有了这样骄人的成绩,才使这位英雄浮出水面,才使这位英雄的事迹具有了更深的内涵。第二段的议论紧承上文,对英雄的事迹做了深入细致的分析,站在时代的高度发掘出深刻的意义。这段议论对×××的事迹进行了由表及里、由此及彼的提炼,挖掘出了事件的核心与本质,由于叙议结合得贴切自然,显示出了无可辩驳的逻辑力量,同时这一段的议论在行文上起到了承上启下的作用,既使上文的叙述有了一个归宿,又使下文决定的事项顺理成章,水到渠成。3.结构严谨周密,详略得当。决定写作的总体要求之一是必须精练,篇幅尽量简短。在这一前提下,要针对不同类型的决定,恰当地运用笔墨,该详则详,该略则略。这份决定从结构上来讲,可用八个字来概括,即:严谨、畅达、匀称、完整。可以看出,决定的撰写者在结构上是下了一番功夫的,决定事项的四个观点,不仅层次清楚,段落分明,而且注意到了结构的匀称美,四个段落的结构大体一致,都采用了“引用英雄的语言(小观点)+英雄的事迹+英雄事迹蕴涵的意义和价值”这样一个结构模式,既有逻辑上的严密性,又使全文在结构上形成一种对称的美感,使全篇贯通,形成一个有机整体。

六、注意事项

注意决定与其他公文格式的区别。一是决定的主送单位可能作为正文的抬头,也可置于版记部分,排列于抄送机关之上;二是决定的主送机关置于版记部分时其发文时间应用括号括在标题之下,会议通过的决定还要注明会议通过及发布时间。

第三章 命令(令)

一、命令(令)概述

(一)命令(令)的概念

命令(令)是公布行政法规和规章,宣布施行重大强制性措施,批准授予和晋升衔级,嘉奖有关单位和人员时使用的文种。(二)命令(令)的特点

1.强制性。命令(令)以国家法律和有关规定为依据,对重要的工作进行决策性指挥,强制性地统一人们的行为准则。不论在任何情况下,所属单位与人员必须无条件地服从和执行,不得作任何变更或变通处理,不能讨价还价,更不能公然违抗,否则就要受到处罚。

2.权威性。命令(令)是国家权力的集中体现,具有法定的权威性。主要基于两点:一是发布的机关级别高。根据宪法有关规定,只有国家主席、全国人大常委会委员长、国务院总理及所属各部部长、各委员会主任及县级以上地方各级人民政府及其他法定机关和人员,才能依照法律规定的权限发布相关的命令(令),人民团体、企事业单位无权发布命令(令)。二是命令(令)的内容限于依法对国家的各种法律、法令和行政法规的发布,以及对重大事项或重要问题的指挥与处理。

3.严肃性。命令(令)以法律法规为依据,使用很审慎,既不能随意发布,也不能朝令夕改。命令(令)的语气坚定、肯定,不容置疑,不能含糊其辞。

4.专用性。命令(令)的用途主要有两个方面:一是用于发布行政法规和规章及重大行政措施;二是用于任免干部或嘉奖、惩戒、赦免有关人员,撤销下级机关不适当的决定。

5.载体性。命令(令)除单体行文外,在多数情况下充当法规性文件公布的载体,实行复体行文。(三)命令(令)的分类

按照不同的标准,从不同角度,可以作不同的分类。

1.按发布单位来分,可分为国家权力机关发布命令(令)、国家行政机关发布命令(令)、领导人发布命令(令)。个人发布的命令(令),实际上代表相应机关的权力,与机关发布具有相同的效力,只是突出强调领导人个人负责。

2.按是否带附件来分,可分为带附件和不带附件的命令(令)。公布行政法规和规章、宣布重大行政措施、嘉奖的命令(令),一般都带有附件。任免干部的命令(令)一般不带附件。

3.按作用来分,主要分为公布令、行政令、任免令、嘉奖令。公布令,是依照有关法律公布行政法规和规章的命令,如公布法律的国家主席令;行政令,是国务院及其部门、县以上人民政府采取重大强制性行政措施时使用的命令,如国务院中央军委2011年冬季征兵的命令;任免令,是任免领导干部和其他工作人员时使用的命令,如任命国务院总理的国家主席令;嘉奖令,是宣布奖励事宜时使用的命令,如国务院表彰抗震救灾先进单位和人员的嘉奖令等。

二、基本结构

命令(令)由标题、编号、正文、落款等四部分组成。(一)标题

标题有三种拟制方法:

1.标明命令(令)的性质和文种。如《嘉奖令》、《任免令》,其中“嘉奖”和“任免”限定和表明了命令(令)的性质,“令”是文种。

2.由发文机关或人员、事由和文种组成,如《国务院中央军委2011年冬季征兵的命令》。

3.标明发文机关或人员和文种,如《中华人民共和国国务院令》、《中华人民共和国主席令》。(二)编号

命令(令)的编号不同于其他公文。它不按年度编排,而是从国家领导人任职开始编排流水号,至任职期满为止。如政府换届但首脑连任,则不换令号。若政府换届则从下届新的领导人任职开始,重新编号。国家机关命令(令)的编号同此。(三)正文

命令(令)正文由原因(目的、根据)、事项、执行要求三部分组成。

1.原因。即发布命令的缘由,说明为什么发布命令以及发令根据。然后用“为……特命令”,或“为此,发布命令如下”,或“根据……为……特发布此令”引出下文。

2.事项。这是正文的主体部分。不同类型的命令,主体有不同的内容。有的简单到全文只有一句话或一段文字,如公布令:“《中华人民共和国居民身份证法》已由中华人民共和国第十届全国人民代表大会第3次会议于2003年6月28日通过,现予公布,自2004年1月1日起施行。”但有的较复杂的命令,如嘉奖令的正文,应分条列项表述。

3.执行要求。是要求有关单位和人员在执行命令时必须遵守的规定。发布令常用“从××××年×月×日起施行”,行政令常用“以上各项,希遵照执行”。

由于各种命令(令)的内容、性质和用途不同,其结构和写法也各不相同:

公布令的正文一般由公布对象、公布根据、公布决定和执行要求组成。公布令要写得简短、明确。

行政令的正文分三部分。首先,说明发布命令的缘由,要写得理由充足,令人信服;其次,写明执行命令的具体内容,即重大的、强制性的行政措施;第三,写执行要求。行政令要写得具体明确,条目清晰,层次分明。

任免令的正文一般由命令根据和命令内容(包括姓名、职务、时间)两部分构成。任免令以行政机关首长个人名义发布。

嘉奖令的正文分三个方面,即嘉奖的原因(包括事实、分析和评价)、嘉奖的决定、希望和要求。嘉奖令通常以中央机关或首长名义行文,一般不写受文单位。(四)落款

写明发令单位名称或负责人的职务、姓名及成文日期。三、写作技法(一)语言要特别精确

发布命令(令)的机关是高层次的权威机关,命令的内容大多涉及法律的实施,因此,语言特别讲求精确。要言简意赅、文约事丰,使用一些意义凝炼的语言。所言之事要严丝合缝,语气坚决有力,以体现命令内容的不容置疑。(二)辩证把握内容结构

要明确可以做什么,不应做什么。申明不能做什么,是为了把应该做什么廓清和突出起来;申明应该做什么,又需要以不能做什么来充当保证。当然,不是说任何一份命令体公文都要包括正反两个方面的文字要求。由于命令篇幅短小,有时以令行为主题,而禁止是作为潜台词而存在的;以禁止为主题的令文则把令行作为潜台词使用。(三)体现排山倒海的文势

要通过开头、过渡、转折、收合、结尾以及文字的详略安排,通过语言的情调、声调,句子的长短,不同的句式、成语、警句以及辞格的运用,体现命令体公文的排山倒海气势。四、案例评析中华人民共和国国务院令第525号《生猪屠宰管理条例》已经2007年12月19日国务院第201次常务会议修订通过,现将修订后的《生猪屠宰管理条例》公布,自2008年8月1日起施行。总理温家宝××××年××月××日生猪屠宰管理条例(正文略)【评析】这是一则公布令,是公布重要法规和规章的公文。标题由发文机关和文种组成。正文采用篇段合一的形式,简要说明公布的法规名称,通过、批准的机关或会议,通过、批准的时间及施行时间,写得简短、明确。落款写明职务、姓名、时间。后面是所发布的规章。符合公布令的规范要求。五、注意事项(一)要依法发布

一般来说,除根据国家法律规定有权使用命令(令)的机关及首长外,其他机关和其他负责人不能使用命令(令)行文;地方各级政府除处理特别重大的紧急事务和抢险救灾时可破例使用命令(令)来实施指挥外,一般日常工作不得随意使用。无论是根据法律规定的正常使用,还是特殊情况下的破例使用,都必须依照法律的程序与规定制作、发布,任何机关或个人均不得超越职权范围随意发布命令。(二)发文机关要用全称

命令是国家行政机关公文的最高形式,其发文机关标识名称要用全称,不能用简称或规范化简称。

第四章 公报

一、公报概述

(一)公报的概念

公报是用于公布重要决定或重大事项的文书。(二)公报的特点

1.内容上的庄严性。从适用范围看,公报所涉及的内容多是党内外、国内外普遍关心的重要决定和重大事项。使用者是党和国家高级管理机关,内容重大,使得公报具有很强的庄严性。

2.形式上的多样性。从发布形式看,公报多是通过新闻媒体刊发。如果以新闻形式发布,则称“新闻公报”;如果由两个或两个以上的国家、政党、社会团体将会谈达成的协议通过正式文件公之于世,则称为“联合公报”。

3.使用上的习惯性。公布重要会议情况,用公报;公布重大事件,用公报;公布有关人口普查、经济发展和国家计划执行情况,用公报。(三)公报的分类

公报按其内容,可分为新闻公报、联合公报、会议公报、统计公报四类。

1.新闻公报。以新闻的形式将重大事件向党内外、国内外公布的文件。往往在新闻媒介上发布,阅知范围没有限制,要求具有新闻的及时性和真实性。

2.联合公报。政党之间、国家之间、政府之间就某些重大事项或问题经过会谈、协商取得一致意见或达成谅解后,双方联合签署发布的文件。公报中有一些双方认可联合签署的条文,比一般的新闻公报有更多具体的内容。

3.会议公报。党和国家重要会议就会议情况和决定事项发布的公报。最常见的是中国共产党全国代表大会和中共中央全体会议公报。

4.统计公报。国家和政府统计机关发布国民经济、社会发展方面情况的综合性公报。

二、基本结构

公报一般由标题、题注、正文和落款四部分组成。(一)标题

有两种形式:

1.由发文机关、事由和文种组成。如《中华人民共和国国家统计局关于2000年人口普查主要数据的公报》。

2.由会议名称和文种组成。如《中国共产党第十七届中央委员会第六次全体会议公报》。切忌只写文种,单用“公报”作标题。(二)题注

即发布公报的日期或通过事项的日期。会议公报的发布日期,用圆括号括入,标注在标题正下方;其他公报的发布日期可标在标题之下,也可标在正文之后。公报不标注主送、抄送机关;一般不标注发文字号。(三)正文

公报的正文包括开头、主体和结尾三层内容。

1.开头。介绍公报的时间、地点、人物、事件等要素,要写得简明扼要、清楚明白。

2.主体。介绍公报中的议定事项和主要精神,具体详细地说明所作的决议、决定或公布的具体事项。

3.结尾。强调会议或公布事项的重要意义,对有关单位和人员提出要求和希望。(四)落款

有的公报未标题注,正文又未交代日期,则应在正文之后写明发文单位和日期。三、写作技法(一)要周密完整、准确严肃

公报所涉及的都是重大事件、重要会议和重要决定,要保证公报内容真实,符合实际。语言要准确、简练、朴实,语气要严肃、庄重,照顾方方面面。(二)要重点明确,主旨突出

有些公报特别是会议公报和统计公报,内容往往比较繁杂,必须抓住重点,突出主旨。要把写作重点放在对事件的陈述和观点的阐述上,紧扣核心内容来写,切忌杂芜并陈,令人不得要领。(三)要注意用语的准确性和概括性

公报用以公布重大事件或重要决策,必须讲究用语的准确性和概括性。是什么、不是什么,应当怎样做、不应怎样做,必须确切无误地表达,要最大限度地使用概括性语言,做到言约意丰。

四、各类公报的具体写法

公报类型不同,正文包含的内容各异,其写法也有差别。(一)新闻公报

新闻公报的开头部分,概括叙述最核心、最重要的新闻事实,接着具体写明事件的过程以及与此有关的立场、态度、做法、评价等,可以按时间顺序和逻辑顺序来安排层次。结语部分,根据情况可写可不写。(二)联合公报

联合公报的开头部分,写明基本情况,包括时间、地点、人物、事件等。

主体部分,写明双方议定的事项,必要时可分条列项来写。结尾部分,可补充意义、交代会议气氛或双方对会谈的肯定态度。也可不单独写结尾部分。(三)会议公报

会议公报的开头部分,写明会议基本情况。包括会议的时间、地点、出席人员、主持人等。例如《中国共产党第十七届中央委员会第二次全体会议公报》(以下简称“十七届二中全会公报”)开头由两个自然段组成。第一段写什么时间、什么地点、召开了什么会议。公报一开始就写道:“中国共产党第十七届中央委员会第二次全体会议,于2008年2月25日至27日在北京举行。”第二段写出席会议的人数、人员状况、会议由谁主持及讲话、发言情况:“出席这次全会的有中央委员204人,中央候补委员167人。有关负责同志列席了会议。中央政治局主持会议,中央委员会总书记胡锦涛同志作了重要讲话。”

主体部分,介绍会议议定情况和主要精神。还以“十七届二中全会公报”为例,第三自然段写会议的主要活动内容及决定事项。一般要分条说明:“全会审议通过了中央政治局在广泛征求党内外意见、反复酝酿协商的基础上提出的拟向十一届全国人大一次会议推荐的国家机构领导人员人选建议名单和拟向全国政协十一届一次会议推荐的全国政协领导人员人选建议名单,决定将这两个建议名单分别向十一届全国人大一次会议主席团和全国政协十一届一次会议主席团推荐。全会审议通过了在广泛征求意见的基础上提出的《关于深化行政管理体制改革的意见》和《国务院机构改革方案》,同意把《国务院机构改革方案》提请十一届全国人大一次会议审议。”这是会议的议定事项。下面概括阐述了会议主要精神,包括政治体制改革、行政管理体制改革、做好党和国家重点工作等。

结尾部分,提出号召、希望和要求等等。例如上文的结尾:“全会号召,全党全国各族人民更加紧密地团结起来,在以胡锦涛同志为总书记的党中央领导下,高举中国特色社会主义伟大旗帜,坚定不移地坚持中国特色社会主义道路,坚定不移地坚持中国特色社会主义理论体系,坚持改革创新、求真务实、团结奋进,扎扎实实做好各项工作,努力在继续解放思想上迈出新步伐、在坚持改革开放上实现新突破、在推动科学发展上取得新进展、在促进社会和谐上见到新成效,为实现党的十七大确定的各项目标任务而努力奋斗。”(四)统计公报

统计公报的开头,要说明公报的依据,概述取得的成绩和存在的问题;再用“现公布如下”引出主体部分。主体部分应分条列项,列举各方面的情况和数据。

五、案例评析

中国共产党第十七届中央委员会第二次全体会议公报(××××年××月××日中国共产党第十七届中央委员会第二次全体会议通过)中国共产党第十七届中央委员会第二次全体会议,于2008年2月25日至27日在北京举行。出席这次全会的有中央委员204人,候补中央委员167人。有关负责同志列席了会议。中央政治局主持会议。中央委员会总书记胡锦涛同志作了重要讲话。全会审议通过了中央政治局在广泛征求党内外意见、反复酝酿协商的基础上提出的拟向十一届全国人大一次会议推荐的国家机构领导人员人选建议名单和拟向全国政协十一届一次会议推荐的全国政协领导人员人选建议名单,决定将这两个建议名单分别向十一届全国人大一次会议主席团和全国政协十一届一次会议主席团推荐。全会审议通过了在广泛征求意见的基础上提出的《关于深化行政管理体制改革的意见》和《国务院机构改革方案》,同意把《国务院机构改革方案》提请十一届全国人大一次会议审议。全会认为,开好十一届全国人大一次会议和全国政协十一届一次会议,对于全面贯彻党的十七大精神,高举中国特色社会主义伟大旗帜,以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,深入贯彻落实科学发展观,进一步动员全党全国各族人民为夺取全面建设小康社会新胜利、开创中国特色社会主义事业新局面而团结奋斗,具有重大的意义。全会指出,坚持和完善人民代表大会制度和中国共产党领导的多党合作和政治协商制度,加强和改进人大工作和政协工作,是巩固党的执政地位、巩固社会主义政权、巩固爱国统一战线的必然要求,是发展社会主义民主政治的重要任务……全会强调,深化行政管理体制改革是发展社会主义市场经济和发展社会主义民主政治的必然要求,是政治体制改革的重要内容……全会认为,1月中旬以来,我国南方一些地区遭受了严重的低温、雨雪冰冻灾害,给受灾地区群众生产生活造成严重困难……全会强调,党的十七大以来,全党全国认真学习贯彻党的十七大精神,统一思想,明确思路,完善政策,加强工作,全面推进经济建设、政治建设、文化建设、社会建设和党的建设,我国发展形势总的是好的……全会号召,全党全国各族人民更加紧密地团结起来,在以胡锦涛同志为总书记的党中央领导下,高举中国特色社会主义伟大旗帜,坚定不移地坚持中国特色社会主义道路,坚定不移地坚持中国特色社会主义理论体系,坚持改革创新、求真务实、团结奋进,扎扎实实做好各项工作,努力在继续解放思想上迈出新步伐、在坚持改革开放上实现新突破、在推动科学发展上取得新进展、在促进社会和谐上见到新成效,为实现党的十七大确定的各项目标任务而努力奋斗。【评析】这篇党的十七届二中全会情况的“公报”,标题由会议名称加文种组成,题注标注在标题之下,符合会议公报的规范要求。开头用两个自然段介绍了会议的基本情况,让人一目了然。主体部分先是介绍两个建议名单和《关于深化行政管理体制改革的意见》、《国务院机构改革方案》,阐述了开两会的重要意义。接着以高屋建瓴之势,明确提出了坚持和完善人民代表大会制度、中国共产党领导的多党合作和政治协商制度的极端重要意义,强调了深化行政管理体制改革的重要性、必要性、紧迫性,其中既有原则性的论述,又有具体的阐释;明确指出深化行政管理体制改革的途径和方法。结尾处是会议所发出的号召,由于其紧承上文,因而显得贴切自然,富有号召力和感染力。由于是会议公报,涉及的是对会议全部内容的反映,代表全体与会人员的意志,因此文中多次出现“全会认为”、“全会指出”、“全会强调”、“全会审议”、“全会决定”、“全会号召”等标志性语句,并以之提领一项议题内容,这是会议公报常用的表达方式。六、注意事项(一)使用公报要严肃、慎重,防止滥用和乱用

公报要公之于世并作为一种历史性文件,对写入公报中的内容必须认真筛选,严格把关。它应是党和国家的高级机关用来公布重大事件、重要会议、重要消息和重要决策的,或是国家统计部门用以公布国民经济和社会发展重要情况的,非权力机关和一般业务领导部门以及一般的事情,不能使用公报。(二)要注意区别公报与公告,不要混用

公报与公告极其相近,其所涉及的内容均为党和国家的重要事项,而且辐射范围也相同,均是面向国内外发布。但从实际情况看,二者仍然存在差别,在很大程度上取决于使用上的习惯性。诸如公布重要会议情况,多用“公报”;公布党和国家领导人的重要出访活动及人事变动,多用“公告”;公布重大事件,多用“公报”,而公布重要消息,则多用“公告”;公布有关人口普查、经济发展和国家计划执行情况,多用“公报”,公布重要事项,则多用“公告”,等等。

第五章 公告

一、公告概述

(一)公告的概念

公告是一种适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项时使用的公文文种。其中,“重要事项”是指有关国家政治、经济、文化、军事、科技、人事、外交等方面的大事。“法定事项”是指由国家权力机关、行政机关等依据法律法规和法定程序公开的事项。(二)公告的特点

1.特定性。公告的发布仅限于国家权力机关、行政机关,以及被授权的部门。

2.广泛性。公告通常用于公布重要法规,宣告国家领导人任职或逝世,宣布国家领导人出访,以及其他一些国家重大事项等,面向国内外。一般在报纸、电视台、电台等新闻媒介发布,受文者十分广泛而笼统。

3.庄重性。公告大都由国家权力机关或行政机关制定并印发,内容涉及国家大事,体现国家及其权力机关的威严,它的使用还要考虑到在国内外可能产生的政治影响。无论从制发还是从内容来看,都极其庄重、严肃。

4.慎重性。公告宣布的事项比较重大,涉及政治、经济、军事及国家领导人的行动等。一经发布,影响涉及国内外,而且有的公告还是专门对外发布的,这就关系到国家形象、国际影响,制发时必须十分慎重,措辞要严谨准确,既要把公告的内容表达清楚,又要注意维护国家形象。

5.单一性。公告宣告的事项单一,一文一事。(三)公告的分类

公告按其发布范围和作用,可分为四类。

1.宣布重要事项的公告。通常由国家机关向国外宣布。如公布国家领导机构选举结果,宣布国家领导人出访,宣布一些影响国外飞行器、舰船行动的军事演习活动范围,以及重大科研成果等。

2.公布法定事项的公告。如各级立法机构颁布法律、法规等。

3.公布专门事项的公告。政府部门依据法规或有关政策规定,宣布相关专门事项。

4.向特定对象发布的公告。如人民法院无法将诉讼文书交本人或代收时,可发布公告送达;又如法院下达的强制执行公告、公开审理案件的公告等。(四)公告与公报的区别

公告与公报都是用来向国内外公开宣布、告知某一重要事项的非常严肃、庄重的公文,一般都通过新闻媒体公开发布。不同之处在于:公告多用于宣布重大消息,内容一般十分简要;而公报的内容一般是比较具体地公布某一重要会议或重要事项的内容。

二、基本结构

公告一般由标题、编号、题注、正文、落款组成。(一)标题

公告的标题有三种形式:

1.由发文机关、事由加文种组成。如《中国人民银行关于调整储蓄利率的公告》。

2.由发文机关、文种组成。如《全国人民代表大会公告》。

3.只写“公告”二字,而将发文机关名称置于正文之后。(二)编号

是单独标识的顺序号,其位置在标题之下。(三)题注

如果落款处不签署制发公告的日期,可在题注处标明制发公告的年、月、日。(四)正文

公告的正文主要包括告知缘由、具体事项和结语三部分。

1.告知缘由。扼要写明发文的原因、目的和依据。

2.具体事项。或直陈重大事项;或宣布人事任免;或公布政策;或指明应当遵守和办理的重要事项。要写清什么时间、什么地点将要进行或发生什么重要事情等。

3.结语。通常用“特此公告”、“现予公告”等习惯用语作结束。(五)落款

公告的落款一般标在正文之下,发布机关要用全称;如以个人名义发布,则在姓名前写明职务。公告的发布日期标在落款之下,年月日要写全。要注意的是,如果公告标题中已出现发文单位,正文后的落款可以省略,其发布日期可以写在标题之下。重要的公告在发布日期之后连写发布公告的地点。三、写作技法(一)语气庄重,文字规范

公告通常表明的是国家和政府的立场、态度,所以文字要精练,用语要准确。其格式、词语、称谓以及标点符号,必须符合规范,做到庄重严肃,准确无误。(二)篇幅要短,文字要简

公告内容单一,重在说明事项,不必展开论述。要直陈其事,不绕弯子、不兜圈子。可说可不说的不说,可少说的不多说。文风要求客观叙述,尽可能用概括性词语。(三)层次清晰,谨防歧义

应尽量采用分条列项的写法,一条是一个独立的含义与要求,如内容多可在条下以自然段的形式列项。公告涉及政治影响,语言表达要直截了当,做到过目即明,不含糊其辞,特别是要严防出现“歧义”。四、案例评析中华人民共和国全国人民代表大会公告(第2号)第十届全国人民代表大会第一次会议于二○○三年三月十五日选举:胡锦涛为中华人民共和国主席曾庆红为中华人民共和国副主席现予公告。中华人民共和国第十届全国人代表大会第一次会议主席团××××年××月××日于北京【评析】这是一份向国内外宣布重要事项的公告,内容重要,语气庄重。公告的依据、公告事项写得简明扼要。最后采用惯用结语“现予公告”结束全文。五、注意事项(一)把握发布权限,慎重选用公告

公告是具有法定权威性的告知性公文,使用要十分慎重。原则上只能是党和国家的高级机关才能使用公告,地方行政机关不使用公告,一般性事项不宜用公告发布,不得随意将它与广告、启事等同使用。(二)简明扼要,言简意赅

公告一般是客观叙述,少加议论。

第六章 通告

一、通告概述

(一)通告的概念

通告是用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项时使用的文种。(二)通告的特点

1.内容发布的法规性。依法对某些事项作出规定和限制的通告,具有法规的强制性,有关单位和人员必须严格遵守或周知。

2.告知对象的有限性。通告既不像公告那样面对全国范围的广大群众,也不像通知那样只针对特定的机关单位和人员,而是介于两者之间,面对一定范围的单位和群众。

3.发文目的的周知性。它用于要求一定管辖范围内的机关、团体、企事业单位、人民群众了解知晓某些事项,自觉规范自己的行为,共同维护社会公共管理秩序。

4.发文机关的广泛性。它的使用者既可以是行政管理部门,也可以是国有企事业单位,在其内部也可使用“通告”周知有关事项及应遵守的事宜。

5.宣布方式的公开性。一般公文用文本方式送达,而通告则多以传媒形式和公开张贴的形式发布。

6.语言表达的通俗性。通告的内容应当尽量使用明确、流畅、通俗易懂的语言来表达,以达到“周知”与“遵守”的目的。(三)通告的分类

根据用途的不同,通告可分为两种:

1.法规性通告。主要用于公布应当遵守的事项,起行政法规作用,在一定范围内具有较大的强制性。

2.周知性通告。主要用于公布一定范围内的单位或个人需要了解、办理的事项。其行政约束力较小,只需达到使告知对象知晓并遵守的目的即可,如因维修线路、管道而造成停电、停水通告等。

二、基本结构

通告有长有短。周知性通告,事情简单,多采用篇段合一式写法,说明原因、事项即可。法规性通告带有强制性,事情较复杂,多采用条款式写法。其结构包括标题、正文和落款三部分。(一)标题

由发文机关、事由、文种三项组成,如《国务院关于保障民用航空安全的通告》。(二)正文

通告的正文通常由开头、主体、结尾三部分构成。

1.开头写通告依据,要阐明原因或目的、意义,是法规性的还要写清法律依据,用“特通告如下”或“现将有关事项通告如下”引出主体部分。用“为了……”直陈通告的目的,并用“根据……”表明发布通告的依据。

2.主体部分是通告的具体事项,要清楚写明需要遵守或周知的事项。

3.结尾。包括两项要素:结语,一般写为“特此通告”或“以上通告望遵照执行”。(三)落款

通告的落款应视标题内容而定,标题含有发文单位的,正文后面无落款,此时发布日期标注在标题之下;标题无发布单位的,正文之后必须标注发布单位,此时发布日期标注在落款之下。三、写作技法(一)内容合法,有理有据

法规性通告具有约束力和强制性,要求所辖地域内有关人员必须遵守。因此,必须要有法律依据,符合党和国家的方针政策。要有充足的理由,否则通告就会缺乏制约力和说服力,就会影响执行效果。(二)事项完整,要求具体

周知性通告涉及单位和群众的切身利益,要求要写得完整具体,措施要切实可行,什么可以做,什么不可以做,要一目了然。(三)语言简明,概念准确

通告篇幅要力求简短,用语要简明扼要,证据要肯定庄重。有的通告难免会使用一些专门术语,但应尽量选择大多数人熟悉的行业用语,必要时应作出注释,以使群众正确理解,有利于贯彻执行。四、案例评析关于公开招考财务总监的通告××县财务总监管理中心,为全额拨款事业单位。现因工作需要,面向全市公开招考财务总监4名,其中男性3名,女性1名。招考计划数和报名人数的比例不足1∶3的,按比例核减招考计划。一、招考条件、范围、对象(一)坚持四项基本原则,热爱本职工作,遵纪守法,廉洁奉公,原则性强,具有良好的职业道德和敬业精神,社会信誉和工作业绩良好;具有财会专业知识和现代企业管理知识,熟悉国家财经法律、法规和制度,有较高的政策水平和较强的组织协调能力。(二)身体健康,年龄为40周岁以下(1966年1月1日后出生),本市户籍人员。(三)具有大专以上学历和会计或审计中级以上专业技术任职资格,并符合下述条件之一:1.担任过企业总会计师、财务会计机构负责人1年以上;2.具有财经类研究生毕业学历,并从事企业管理或财务会计管理工作2年以上;3.从事会计或审计工作3年以上。(四)对于符合上述条件并具有注册会计师、高级会计师资格的可免笔试直接进入面试。二、招考办法按照公开、平等、竞争、择优的原则,采取公开报名、统一考试、严格考核、择优录用的方式进行。(一)报名1.报名时间:2006年4月3日。2.报名地点:县财政局国资科。3.报名材料:本人身份证、户籍证明、职称证书、学历证书、注册会计师全科合格证书的原件及复印件、工作经历证明以及近期免冠一寸照片2张。4.经资格审查合格者发给准考证。(二)考试1.笔试:笔试内容为专业知识(考试范围:财务会计、国有资产管理、基本建设、经济法规等相关知识),满分100分。笔试成绩不计入总成绩,仅作为进入面试资格的依据。具体笔试时间、地点见准考证。2.面试:参加笔试人员按笔试成绩从高分到低分取男性前6名,女性前2名进入面试;具有注册会计师、高级会计师资格人员直接进入面试。面试成绩满分100分。面试时间、地点另定。(三)体检、考核、录用面试后,按面试成绩从高分到低分按1∶1.5比例确定体检对象。体检标准参照《××省国家公务员录用体检标准》,体检合格者组织全面考察后从高分到低分择优录用。(四)本通告未尽事宜,由××县财政局负责解释(咨询电话:×××××××)。××县人事劳动和社会保障局××县财政局××××年××月××日【评析】这是一篇周知性通告。这类通告用于公布一定范围内的单位或个人需要了解、办理的事项。它以知照为主,让受文者了解情况及内容,文中不提直接的执行要求,让有关人员知道即可,其行政约束力较小。五、注意事项

通告与公告、通知、通报、启事、声明等有类似之处,但又有不同。行文之前,要考虑告知的事项究竟该用通告,还是用公告、通知、通报,或是非公文的启事、声明等,不要错用。

第七章 意见

一、意见概述

(一)意见的概念

意见是在对重要问题提出见解和处理办法时使用的文种。具体而言:

1.意见所涉及的内容必须是“重要问题”。即当前工作中所遇到的涉及全局性、方针政策性的重大事项和主要问题,特别是新出现的问题。

2.意见对重要问题不仅要有所见解,而且要有解决、处理的办法。即对问题要做出全面中肯的分析,提出自己的看法和观点。然后,拿出切实可行的解决办法和措施。

3.意见具有建议和指示性质。下级的意见只有建议性质,一经上级批转或者批准,即从建议性质转化为指导性和约束性。上级机关的意见,其本质含义已不再是参谋建议的性质,而是有了指示性。目前,在实际工作中这种来自上级的意见有增多趋势,它有利于促进机关工作作风的民主化,增强机关公文的公关意识。(二)意见的特点

1.指导性。意见虽然在字面含义上没有指示、批复那样明显的指导色彩,似乎只是对某一工作提出些意见供参考,但实际上意见在用于下行文时,具有批示的性质,对下级机关开展工作具有指导性。

2.原则性。意见的指导性更偏重于原则指导,不是硬性规定;更侧重于从宏观上提出见解和意见,不是具体的工作安排。通常要求受文单位结合具体情况,参照文件精神来办理。下级机关在落实意见精神时,比执行指示有更大的灵活处理的余地。

3.建议性。上行的“意见”,通常分为两种情况,一种是提出的意见需要上级批转或转发;另一种是下级单位和部门处理某些超越了自己职权范围的问题,常常要用“意见”行文。而这个“意见”,对上级批准和认可以及其他部门的工作可起到建议或参考的作用,上级机关一般应按请示性公文的程序和要求办理,并对下级机关的意见作出处理或给予答复。

4.灵活性。意见的行文比较灵活,既可用于上行文,也可用于平行文或下行文。意见文种的使用不受限制,中央机关、地方党政机关、企事业单位等都可以使用,发文的频率比较高。(三)意见的分类

1.规划性意见。是对某一时期某一方面的工作提出的大体构想。它的特点是适用时期长,内容宏观化、整体化,类似于规划、纲要等计划性文体。它指出了一个时期内某项工作的要点、原则和努力方向,但一般没有具体的方法和措施。

2.实施性意见。是为贯彻落实某一重要决定或中心工作所制定的实施方案,它重在阐发上级的有关精神,使下级单位对上级的文件精神有更深入的理解,同时提出较为具体的行动方案和工作安排。

3.指导性意见。上级机关阐述和说明开展某项工作的基本思想、原则、要求,下级机关应遵照执行。如意见中无明确要求的,下级机关可参照执行。

4.参考性意见。是平行机关或不相隶属机关之间就工作中的某些重要问题提出建设性意见或可行性方法,仅供对方参考。属平行文。

5.请示性意见。下级机关对工作中的问题提出建设性意见和处理办法,报请上级机关决定,属上行文。对于请示性意见,上级机关必须对其作出处理或给予明确答复。这类意见现已代替过去报告中的呈转性报告。

6.请批性意见。多由业务主管部门提出、由上级领导机关批准并转发或印发。实际上是业务主管部门为上级领导起草的实施计划。这是上级领导机关或主管部门对开展某项工作作出的部署、安排,其内容包含了一般计划所必须具备的要素,且较为具体明确。(四)意见的适用范围

意见是公文中走向比较模糊的文种之一。一般情况下,意见是下行文,但也可作为平行文、上行文使用。在什么情况下使用意见这一文种,要视具体情况而定。

1.作为下行文的意见,主要是对带全局性的问题提出基本看法和解决问题的办法。一是为统一思想、统一认识,上级机关对有关党和国家大政方针、治国方略、外交事宜等重要问题发表见解;二是针对突发事件或带倾向性的问题,包括政治思想、经济运行、国家安全等问题,向下级机关提出见解和处理办法;三是针对某项工作或局部性问题提出见解和处理办法;四是针对下级机关在开展工作进程中所出现的新情况、新问题,提出带有指导性的意见等。这种看法是宏观的,所提出的办法也是原则性的,下级机关在执行时,可以根据自己的实际情况进行细化、具体化。同时,其语气相对于决定而言,要显得柔和委婉。同样针对重大问题,如果所提出的解决问题的方法相对具体,且对下级规定性较强时,应该用“决定”。如果所针对的问题并非全局性问题,可以用“通知”。

2.作为上行文的意见,主要是向上级机关就有关工作、事项提出建议。与请示的本质区别是:请示更多的是向上级请求解答问题或者请求批准,而意见更多的是因为下级机关认为某些政策不太适宜于某时某事,而向上级机关提出自己的意见和建议,在得到上级机关认可后予以实施。

3.作为平行文的意见,如果是对涉及某一重要问题所提的见解和处理办法仅供对方参考而不需要对方回复时,用意见;如需要对方协助解决并予以回复,则用函。

二、基本结构

意见一般由标题、正文、落款组成。(一)标题

由发文机关名称、事由和文种三要素构成,根据具体情况,可在文种前加上“若干”、“处理”、“实施”等字样。(二)正文

正文由意见的缘由和意见的内容和结尾三部分构成。

1.意见的缘由。写明提出意见的目的、背景、依据或缘由,即针对何种情况及为何提出意见,以利于受文者理解和贯彻执行。意见的缘由一般要求写得简明扼要,概括力强。一般以“现提出以下意见”、“特制定本实施意见”等语句承上启下,引入意见内容。

2.意见的内容。写明对解决问题的具体意见,一般采用分条列项的方式阐述。要既有原则又不空洞,既具体又不琐细。要做到三点:一是全面系统。即对工作的见解和要求,要顾及各个方面,使工作涉及到的各个部门,都能明确地领会工作的原则和要求。二是准确具体。即所提出的措施和办法,用语要准确,表述要具体,以便于受文单位理解与执行。三是层次分明。既有工作的基本原则,又有具体的政策措施,应当分层叙述,不宜交织进行。

3.结尾。进一步强调工作或提出希望和要求。(三)落款

包括署名和日期,标注在正文右下方。三、写作技法(一)观点要鲜明

意见要有针对性、可行性,文字表述要明确具体。要能反映对问题的看法和认识,主张做什么、不主张做什么,要清清楚楚、一目了然。(二)措施要切实可行

意见一般要写明解决问题、处理工作的要求和措施,各项要求和措施应写得实实在在、条分缕析、切实可行。(三)政策性要强

要全面地、深刻地领会和掌握党的有关方针、政策,以此作为提出意见的指导思想,这是写好意见的基础。(四)语言要贴切

要求上级批转或转发的待批性意见尤其要注意表达的语气,这种意见虽然是写给上级的,但目的是经上级批转后交有关部门执行,因此仍应用下行文语气写作,而不能作一般上行文处理。供平行或不隶属机关参考的建议性意见,应根据单位的职能,注意用语准确,合乎身份,表现出平等协商、互相理解、互相支持的作风。四、案例评析中共中央、国务院关于促进残疾人事业发展的意见(××××年××月××日)关心残疾人,是社会文明进步的重要标志。残疾人事业是中国特色社会主义事业的重要组成部分。为贯彻落实党的十七大精神,进一步促进残疾人事业发展,现提出以下意见。一、增强促进残疾人事业发展的责任感和使命感(一)认清残疾人事业发展的形势……(二)认识促进残疾人事业发展的重要意义……(三)明确促进残疾人事业发展的总体要求……二、加强残疾人医疗康复和残疾预防工作(四)保障残疾人享有基本医疗卫生服务……(五)健全残疾人康复服务保障措施……(六)建立健全残疾预防体系……三、保障残疾人基本生活……四、促进残疾人全面发展……五、改善对残疾人的服务……六、优化残疾人事业发展的社会环境……七、加强对残疾人工作的领导……【评析】这篇意见是指导性意见。正文先写缘由,即说明关心残疾人是社会文明进步的标志,残疾人事业是中国特色社会主义事业的重要组成部分。然后用“现提出如下意见”转入具体内容。主体采用分条列项的方式,分增强促进残疾人事业发展的责任感和使命感、加强残疾人医疗康复和残疾预防工作、保障残疾人基本生活、促进残疾人全面发展、改善对残疾人的服务、优化残疾人事业发展的社会环境、加强对残疾人工作的领导等七个方面来阐述,既有总体要求,又有具体政策措施,层次清楚,条理分明,合乎规范。

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