会计电算化:T3用友通标准版(光盘内容另行下载,地址见书封底)(txt+pdf+epub+mobi电子书下载)

作者:会计从业资格考试辅导教材编写组

出版社:清华大学出版社

格式: AZW3, DOCX, EPUB, MOBI, PDF, TXT

会计电算化:T3用友通标准版(光盘内容另行下载,地址见书封底)

会计电算化:T3用友通标准版(光盘内容另行下载,地址见书封底)试读:

前言

根据《中华人民共和国会计法》和《会计从业资格管理办法》等有关规定,会计从业资格考试是我国会计人员的准入资格考试,从事会计工作的人员,必须取得会计从业资格证书。当前,我国会计从业资格实行无纸化考试,即在计算机考试平台上,财经法规与会计职业道德、会计基础和会计电算化(或者珠算)三科联考180分钟,每科60分钟,中间不休息,连续完成所报科目的考试。

2014年4月4日,财政部印发了《会计从业资格考试大纲(修订)》(财办会[2014]13号),自2014年10月1日起施行。为适应和配合财政部对考试内容的调整与变化,更好地提升会计从业人员的专业技术水平,我们组织了有关专家、教授,根据财政部新修订的《财经法规与会计职业道德考试大纲》、《会计基础考试大纲》、《会计电算化考试大纲》,编写了这套“会计从业资格考试辅导丛书”。

编写组采取统一策划、分工负责的方式完成有关编写工作,主要分工如下:《财经法规与会计职业道德》由梁刚、李歆、欧理平、王海兵负责撰写;《会计基础》由孔庆林、乾惠敏、梁刚、李国兰、弋建明负责撰写;《会计电算化》(金蝶KIS专业版)由毛华扬、陈丰、毛川负责撰写;《会计电算化》(畅捷通T3标准版)由毛华扬、陈丰、毛川负责撰写。

限于时间和水平,书中可能还存在许多不足之处,欢迎读者和专家指正。联系邮箱:cuiwei80@163.com。

在编写过程中,我们还参考了有关文献,在此对这些文献的原作者表示感谢。

在《会计电算化》的编写过程中,得到了金蝶国际软件集团有限公司(www.kingdee.com)、畅捷通信息技术股份有限公司(www.chanjet.com)的大力支持,对此深表谢意。

需要注意的是,在各省、自治区、直辖市具体组织会计从业资格考试的过程中,会根据本地区的实际情况做一些调整,如考试内容所占比例、选用的会计软件等都可能有所不同。因此,考前应咨询当地财政部门,以适应所在地的具体要求。会计从业资格考试辅导教材编写组2014年9月第一章 会计电算化概述基本要求1. 了解会计电算化和会计信息化的概念2. 了解会计电算化的特征3. 了解ERP及ERP系统与会计信息系统的关系4. 了解XBRL的发展历程、作用和优势5. 了解企业会计信息化工作规范6. 熟悉会计软件的配备方式7. 熟悉会计软件的功能模块内容摘要本章首先介绍了会计电算化的主要概念和会计电算化特征,然后对会计软件的配备方式和会计软件的功能模块进行了详细介绍。同时,对会计软件和服务规范、企业会计信息化工作规范、会计信息化的监督管理进行了宏观和微观讨论。第一节 会计电算化的概念及其特征一、会计电算化的相关概念(一)会计电算化

会计电算化有狭义和广义之分。狭义的会计电算化是指以电子计算机为主体的电子信息技术在会计工作中的应用;广义的会计电算化是指与实现电算化有关的所有工作,包括会计软件的开发应用及其软件市场的培育、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划和管理、会计电算化制度建设等。“会计电算化”一词是1981年中国会计学会在长春市召开的“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”上提出来的。它是指将电子计算机技术应用到会计业务处理工作中,用计算机来辅助会计核算和管理,通过会计软件指挥计算机替代手工完成手工很难完成的会计工作,即电子计算机在会计应用中的代名词。

会计电算化在我国从启蒙到现在,已经走过了30多年的历程,取得了很大成效。实施会计电算化的企业数量逐步上升,形成了商品化通用会计软件产业,同时政府的管理和调控作用也得到加强,这些都体现了会计电算化带来的新思想、新方法和新作用,使会计工作的作用和地位得到很大的提升。(二)会计信息化

会计信息化是指企业利用计算机、网络通信等现代信息技术手段开展会计核算,以及利用这些技术手段将会计核算与其他经营管理活动有机结合的过程。

相对于会计电算化而言,会计信息化是一次质的飞跃。现代信息技术手段能够实时便捷地获取、加工、传递、存储和应用会计信息,为企业经营管理、控制决策和经济运行提供充足、实时、全方位的信息。

1999年4月在深圳举行的“会计信息化理论专家座谈会”上,根据当时会计电算化的发展状况,会计理论界的专家提出了“从会计电算化到会计信息化”的发展方向,首次明确提出“会计信息化”这一概念。

会计信息化是指采用现代信息技术,对传统的会计模型进行重构,建立信息技术与会计学科高度融合的、充分开放的现­代会计信息系统。这种会计信息系统将全面运用现代信息技术,通过网络系统,使业务处理高度自动化,信息高度共享,能够主动进行和实时报告会计信息。它不仅仅是信­息技术运用于会计上的变革,更代表的是一种与现代信息技术环境相适应的新兴会计思想。

会计信息化与会计电算化的主要区别如下。(1)目标

会计电算化是立足于会计核算业务的计算机处理,会计信息化是为了实现会计业务全面信息化,充分发挥会计在企业管理中的核心作用。(2)理论基础

会计电算化是以传统会计理论和计算机技术为基础的,而会计信息化的理论基础还包含信息技术、系统论和信息论等现代技术手段和管理思想。(3)功能范围

会计电算化以实现业务核算为主,会计信息化不仅进行业务核算,还有会计信息管理和决策分析,并能够根据信息管理的原理和信息技术重组会计信息处理的流程,与ERP、电子商务等构成一个一体化的信息管理系统。(4)信息输入输出方式

信息输入方面,会计电算化强调由会计部门自己输入,而在会计信息化下,大量的数据可以从企业内外其他系统中直接获取;信息输出方面,会计电算化强调由财务部门自己打印输出,并且报送其他机构,而在会计信息化下,企业内外的各个机构、部门都可以根据授权直接从系统当中或从互联网上获取财务信息。(三)会计软件

1. 会计软件的概念

会计软件是指专门用于会计核算、财务管理的计算机软件、软件系统或者其功能模块,包括一组指挥计算机进行会计核算与管理工作的程序、存储数据以及有关资料。

任何一个会计软件都是由模块、数据库和会计软件文档三大部分组成的。

模块是程序的集合体,一个或数个程序组成一个模块,完成一个相对独立的功能。例如,凭证输入模块、总账打印模块、报表编制模块等。数个相互联系又相对独立的模块装配在一起形成一个独立的会计软件,如账务处理子系统、工资核算子系统等。一个模块完成的功能可多可少,通常也可以将“账务处理子系统”称为一个功能模块。

数据库是数据的集合体,用于存放各种数据,如凭证、账簿、报表等。数据库由多个数据文件或表组成,任何一个会计软件都必须有数据库,用于存储相关数据。

会计软件文档是对会计软件模块和数据库所作的文字说明,包括用户需求说明书、概要设计说明书、软件测试报告、用户手册等技术文档和使用文档。

2. 会计软件的基本术语(1)会计主体与账套设置

会计主体也称会计个体,是指会计工作为之服务的一个特定单位。进行会计工作,首先应当明确会计核算的空间范围,即为谁核算、核算谁的经济业务。会计主体既可以是企业,也可以是事业单位、机关团体,但是这些单位在经济上应是独立或相对独立的。这些单位应拥有一定数量的资产,能独立进行生产经营或业务活动,能独立编制财务会计报告。

在手工会计下,会计主体的界限很容易划分。在会计电算化下,会计主体的界限划分主要是通过账套设置进行的。一个独立核算的单位具有一套独立的账簿体系,称为一个账套。目前,各会计软件开发商开发的会计软件均能同时处理数百家(甚至更多)会计主体的会计账,即可以同时设置数百个账套。这一功能拓宽了会计软件的应用范围,使一套会计软件可同时为多个单位或部门共享,同时还能实现各个账套之间的数据传输和共享。单位在首次使用会计软件时,应为本会计主体设置相应的账套,至少应包括账套编号和账套名称,它相当于手工会计下的单位编号和单位名称。(2)会计期间

企业的生产经营活动在时间上是连续不断的,为了能及时报告企业的财务状况和经营成果,就需要将企业持续不断的经营活动人为地划分为一定的时间段落,以便能及时地为企业提供会计信息。这种分段进行会计核算的时间区间就称为会计期间,如果以一年为一个会计期间,则称为会计年度。会计年度有不同的划分方法,可以是以12个月份为终止的历年制,也可以是以某个月份为终止的营业年。《中华人民共和国会计法》(以下简称《会计法》)规定,以公历年度作为会计年度,即以每年的1月1日起至12月31日止作为一个会计年度。有些国家的会计年度是以头年的7月1日至第二年的6月30日或以头年的10月1日至第二年的9月30日终止。此外,会计期间还分为半年度、季度、月度,为了能更及时了解企业的经营情况,企业还要对不同的会计期间分别编制对应期间的财务报告。(3)货币计量

会计核算是连续、系统、全面、综合的一种记录方式。为了满足综合性这一要求,会计核算必须有一个统一的计量尺度,即货币。一个会计主体的会计核算以什么货币作为统一的计量单位,一般应由企业会计准则规定。我国《企业会计准则——基本准则》规定,会计核算应当以人民币为记账本位币。业务收支以人民币以外的其他货币为主的单位,也可以选定其中一种货币作为记账本位币,但编报的财务会计报告应当折算为人民币。在选择折算汇率的时候,一般可选择期初汇率或业务发生当日汇率来折算。目前,国内各大会计软件开发商开发的会计软件一般都有专门设置记账本位币和折算汇率的功能。(4)会计分工

配备与单位会计工作相适应的会计人员是完成会计工作的先决条件。同时,根据内部控制制度的规定,还需对会计人员进行合理的分工和职责权限划分。在会计电算化下,为体现不同会计人员的职责划分,主要是通过设置权限的方式来加以控制的。为此,应根据内部管理制度的规定,对不同的会计人员设置相应的职责权限,并不定期地更换密码来限制越权操作。

3. 会计软件的分类

会计软件按其适用范围不同,可划分为通用会计软件和专用会计软件;按提供信息的层次不同,可分为核算型会计软件和管理型会计软件。(1)通用会计软件与专用会计软件

通用会计软件是指在某一特定范围内普遍适用的会计软件,通常又分为适用于各行各业的全通用会计软件和适用于某一行业的行业通用会计软件。通用会计软件的特点是含有较少的会计核算规则和管理方法,需由单位根据具体情况自行设定,较为灵活。但是,由于通用会计软件没有考虑不同用户的会计核算个性,企业初始化的工作量较大,且操作起来有一定的难度,需要得到软件开发商的帮助才能顺利实施。

专用会计软件是指仅适用于处理个别单位会计业务的会计软件。专用会计软件通常是由企业根据自身会计核算和经营管理的特点自行开发或委托他人开发研制的,将会计核算规则和管理方法固化在程序中,其优点是适合本单位会计电算化工作的需要,针对性强,但灵活性较差,如会计政策一旦发生变更就需要通过修改程序来满足会计工作的需求。(2)核算型会计软件与管理型会计软件

核算型会计软件是指专门用于完成会计核算工作的应用软件,它面向事后核算,通过采用专门的会计核算方法,实现会计数据处理的电算化,提供会计信息资料,从而完成会计电算化基础工作。核算型会计软件的主要功能包括对账务、工资、固定资产、成本、应收款、应付款、存货、往来账款等内容的核算以及会计报表处理等。

管理型会计软件是对核算型会计软件功能的延伸,它利用会计核算软件所提供信息以及其他生产经营活动资料,采用各种管理模型和方法,对企业的经营状况进行分析和评价,具有事前预测、事中控制和辅助决策等功能。在核算型会计软件完成会计核算基本任务的基础上,管理型会计软件具有分析、预算和控制等扩展功能。其中,分析功能主要包括对各种财务报表和预算报表的财务结构、财务指标进行定比和环比等多项比较分析;预算功能提供从一般经营活动到投资、筹资、资本支出、收入、成本和现金流量等方面的预算;控制功能包括对固定成本、变动成本、预计流动比率、预计投资收益率、保本点等的计算控制,通过预算报表和实际执行中的反馈结果进行控制。

4. 会计软件的基本功能

会计软件的基本功能是指会计软件必须具备的功能和完成这些功能的基本步骤。

手工会计账务处理的基本流程是将原始凭证进行加工生成记账凭证,然后将记账凭证分类登记在会计账簿中,根据会计账簿数据编制财务报表,从而完成整个会计核算过程。使用会计软件的根本目的是替代手工进行会计核算,因此,会计软件首先必须满足会计核算的需要,各功能的设计应符合我国会计法律、法规和规章的规定,以确保会计数据的合法、真实、完整、准确。为确保会计核算工作正常进行,会计软件应具备会计数据输入、会计数据处理、会计数据存储和会计数据输出这四个方面的基本功能。计算机会计数据处理的流程如图1-1所示。图1-1 会计数据处理流程(1)会计数据输入

会计核算所需要的文字、数值、计算公式的字母及符号等统称为会计数据,将它们传送到计算机内,进行分类、归集的过程称为会计数据输入。会计软件的会计数据输入可以采用键盘手工输入、U盘光盘输入和网络传输输入等多种形式。为了保证会计数据处理结果的正确性,会计数据输入环节的防错变得非常重要。因而,会计软件一般只提供一个数据入口,并且还设置有对入口处的数据源进行校验的功能。一般情况下,会计数据的输入包括以下内容。

①会计软件初始化数据输入

企业首次使用会计软件,需对系统进行初始化,其目的是在会计软件中根据企业实际情况设置一个特定的工作环境。初始化的主要内容包括:确定操作人员的财务分工;设置总账、明细账的编码和名称,输入期初数据;选择会计核算方法,如固定资产折旧方法、成本核算方法等;定义自动转账凭证,如期末对成本费用进行分配、期末各损益的自动结转等。

②原始凭证和记账凭证的输入

原始凭证的输入有两种方式。方式一,输入记账凭证的同时,输入相应的原始凭证。输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不符时,应当给予提示并拒绝通过;在对已输入的记账凭证进行审核的同时,应对输入的所附原始凭证进行审核;输入的记账凭证通过审核或登账后,对输入的相应原始凭证不能直接进行修改。方式二,记账凭证未输入前,直接输入原始凭证,由会计软件自动生成记账凭证。

记账凭证的输入是会计人员编制并审核凭证后将其内容输入计算机的过程,包括记账凭证的日期、经济业务摘要、会计科目或编码、金额、附件张数等项目。软件将对进入系统的凭证进行正确性、合法性的校验,拒绝错误凭证的进入。(2)会计数据处理

将输入系统审核无误的会计数据,按照会计核算要求进行分类、计算、汇总的过程称为会计数据处理。会计数据处理包括以下内容。

①根据审核无误的会计凭证登记会计账簿

在会计软件中,有形的账簿已经不复存在,系统内的账簿是一些数据文件,登账过程即是数据文件的处理过程。系统可根据用户的需求,适时生成各种形式的会计账簿,且处理速度快、准确性高。

②银行对账

将输入的银行对账单与机内银行存款日记账进行核对,从而完成银行对账,并自动生成银行存款余额调节表。

③编制会计报表

用户通过定义报表格式、项目、各报表项目的取数公式,以及表内和表间的数据运算和勾稽关系后,会计报表系统自动从会计账簿数据等文件中取数,生成所需的会计报表。(3)会计数据输出

会计数据输出就是将机内的会计数据提供出来,以满足核算和管理需要。会计数据输出有屏幕显示输出、打印输出和储存介质或网络数据传输输出等几种方式。(4)会计数据存储

会计软件所生成的各种会计数据的存储方式与手工会计不同,所有数据都以文件形式保存在储存介质中,必须借助于计算机才能查看,并且对会计数据的篡改变得非常容易且不留痕迹。因此,会计软件应设置确保会计数据安全的措施,以防数据文件被非法篡改。

5. 会计软件的功能(1)为会计核算、财务管理直接提供数据输入。(2)生成凭证、账簿、报表等会计资料。(3)对会计资料进行转换、输出、分析、利用。(四)会计信息系统

会计信息系统(Accounting Information System,AIS),是指利用信息技术对会计数据进行采集、存储和处理,完成会计核算任务,并提供会计管理、分析与决策相关会计信息的系统,其实质是将会计数据转化为会计信息的系统,是企业管理信息系统的一个重要子系统。

会计信息系统根据信息技术的影响程度可划分为手工会计信息系统、传统自动化会计信息系统和现代会计信息系统;根据其功能和管理层次的高低,可以分为会计核算系统、会计管理系统和会计决策支持系统。

在整个会计信息系统中,会计信息处于核心的地位,从会计信息的收集、处理到会计信息的输出,最终传递给决策者和使用者,都是一个信息流动的过程。而在这个过程中,伴随着对会计活动的管理与控制。(五)ERP和ERP系统

ERP(Enterprise Resource Planning,企业资源计划),是指利用信息技术,一方面将企业内部所有资源整合在一起,对开发设计、采购、生产、成本、库存、分销、运输、财务、人力资源、品质管理进行科学规划,另一方面将企业与其外部的供应商、客户等市场要素有机结合,实现对企业的物资资源(物流)、人力资源(人流)、财务资源(财流)和信息资源(信息流)等资源进行一体化管理(即“四流一体化”或“四流合一”),其核心思想是供应链管理,强调对整个供应链的有效管理,提高企业配置和使用资源的效率。

在功能层次上,ERP除了最核心的财务、分销和生产管理等管理功能以外,还集成了人力资源、质量管理、决策支持等企业其他管理功能。会计信息系统已经成为ERP系统的一个子系统。

1. ERP的发展过程

20世纪40年代,由于计算机系统还没有出现,不可能利用计算机系统解决库存问题,为解决库存控制问题,人们提出了订货点法。到了20世纪60年代,随着计算机的出现和发展,使得短时间内对大量数据的复杂运算成为可能,人们为解决订货点法的缺陷,提出了一种库存订货计划方法,即物料需求计划阶段(Material Requirements Planning,MRP),简称时段式MRP或基本MRP阶段。

随着人们认识的加深及计算机系统的进一步普及,到了20世纪70年代,MRP的理论范畴也得到了发展,为解决采购、库存、生产、销售的管理,发展了生产能力需求计划、车间作业计划以及采购作业计划理论,出现了闭环MRP阶段(Closed-loop MRP),作为企业的一种生产计划与控制系统。

到了20世纪80年代,伴随着计算机网络技术的发展,企业内部信息得到充分共享,闭环MRP集合了采购、库存、生产、销售、财务、工程技术等子系统,发展成为了MRPⅡ理论,即制造资源计划阶段(Manufacture Resource Planning,为了区别于基本MRP而记为MRPⅡ),作为一种企业经营生产管理信息系统。

进入20世纪90年代,随着计算机网络技术的迅猛发展,统一的国际市场已经形成。针对国际化的销售和采购市场以及全球的供需链环境,企业MRPⅡ面临需求的挑战。由于MRPⅡ系统仅仅包括制造资源,而不包括面向供需链管理的概念,因此无法满足企业对资源全面管理的要求。在这种环境下,从20世纪80年代MRPⅡ主要面向企业内部资源全面计划管理的思想,逐步发展成为20世纪90年代怎样有效利用和管理整体资源的管理思想,ERP随之产生。

ERP是由美国加特纳公司(Gartner Group Inc.)在20世纪90年代初期首先提出的,是一种面向企业供需链的管理,可对供需链上的所有环节进行有效的管理,这些环节包括订单、采购、库存、计划、生产制造、质量控制、运输、分销、服务与维护、财务管理、人事管理等。

2. ERP软件的基本构成

ERP扩展了业务管理的范围及深度,包括质量、设备、分销、运输、多工厂管理、数据采集接口等。ERP的管理范围涉及企业的所有供需过程,是对企业运作实施的全面管理。ERP的基本结构如图1-2所示。图1-2 ERP的基本构成

在实际应用中,ERP的含义往往泛指企业管理软件。ERP本身是一个动态的发展过程,针对具体的软件,其包含的内容比ERP所包含内容少或超越原有内容都是正常的。

将ERP的经营业务充分简化,以信息流、工作流、资金流、物流、增值流抽象出ERP的工作原理图,如图1-3所示。图1-3 ERP的工作原理图

ERP理论所表示的企业生产经营运作过程如下:客户将对产品的需求传递给企业的销售部门;销售部门又将客户的需求传递给企业的生产部门安排和组织生产;生产部门将生产所需的原材料需求信息传递给企业的采购部门;采购部门将企业的材料需求传递给供应商。供应商将原材料供给企业,企业将原材料投入生产,生产出产品销售给客户。在整个过程中还贯穿着财务和成本管理,客户的资金流向企业,企业将资金投入到销售、生产和采购等各项事务中,企业还将一些资金作为原材料货款付给供应商。这是一个企业的简单运作过程,企业的实际工作由于受各种各样内外部环境的影响要比这复杂得多。

3. ERP与会计信息系统的关系

总的来说,会计信息系统是ERP系统的一部分,但这里面又分为多种情况,使它们之间存在很大差别。就小单位而言,会计软件也就是指账务、报表、工资、固定资产等最基本的模块,一般称为会计核算软件。在规模稍大一点的单位,则要用到进销存模块和应收应付模块的软件,但这里的进销存主要还是立足于财务角度,一般把账务、报表、工资、固定资产、进销存、应收应付等一起称为会计软件。ERP软件则还要包含生产制造等模块,也称为企业管理软件。实际上,独立的会计软件和ERP软件在设计思想、功能、技术、实施、应用、维护等方面存在很大不同,对管理的提升也大大不同。会计软件与ERP模块之间的关系如图1-4所示。下面就主要方面进行说明。图1-4 会计软件与ERP模块之间的关系图(1)从范围上看,会计软件是ERP的一部分。ERP软件一般按照模块可以分成财务管理、销售管理、后勤管理(采购管理、售后服务管理和库存管理)、生产管理和人力资源管理等。因此,ERP涵盖的管理范围比会计软件广,它对企业的整个资源进行有效的整合,使企业的资源能够得到最有效的利用。会计软件是ERP中的一个组成部分,可以单独使用或与其他模块紧密集成使用。(2)从工作原理的角度,会计软件因为主要是针对企业业务进行核算和管理,因此核算前提是对各项业务单据编制凭证手工输入系统,系统再进行汇总和分析。会计人员大部分的时间仍然要面对繁琐的凭证录入工作而无法将时间用在管理工作上。而ERP中企业的业务是以流程为导向,会计模块通过ERP中的自动凭证制作系统将这些流程紧密集成在一起,针对不同的业务类型自动触发会计业务事件,而这些会计业务事件对应的凭证已经预先定义会计科目和相关参数,所以当业务发生时,系统自动产生会计凭证,并自动记录有关账簿。会计人员的工作内容就是对这些凭证进行审核或由系统自动审核,这样就大大减轻了会计人员的工作量,将时间集中在管理工作中。(3)从会计软件与ERP核心的角度,会计软件的核心是总账,以此为中心设置了许多分类账,如往来账、存货账、销售账等,它从财务的角度将企业的活动资金化。财务信息十分重要,它是经营的成果数据,体现了一个企业的业绩和价值。财务信息的“结果”来源于供、产、销等活动。制造企业的核心价值是将低价值的原料通过生产加工,产出较高价值的符合市场需求的产品,通过市场的分销渠道以适当的营销方式使用户接受其产品。制造企业通过物流的增值来体现自身的价值,围绕整个物流增值过程的供应链管理的核心基础是产品的属性(有关生产、计划、成本、财务、库存等)、产品的结构(BOM)和产品的生产工艺。ERP软件正是以此为核心,进行整个供应链的管理和规划,并通过凭证接口等方式与财务集成,将供、产、销等业务数据及时、准确地转化为会计上所需要的信息,从而对企业的经营过程进行控制。(4)从功能上看,目前会计软件主要以核算为基本目的,从表面上已经能够满足企业的会计核算要求,但是从管理角度来看,管理人员或决策高层更需要的是对各项业务进行分析,如通过财务部门提供的销售收入、成本和销售毛利,希望能从多角度(如客户类型、产品、销售流向区域、销售部门、业务员业绩、计划等)来分析销售情况,单纯对会计数据进行加工无法完全满足这些要求。ERP软件是以业务流程为导向,因此发生的各种会计数据能够与业务联系在一起,在分析时就能够与业务联系起来,进行不同层次的分析。(5)从实施角度,会计软件实施相对较为简单,一般由开发商的分支机构或代理实施,或者由使用单位直接实施。实施周期较短,单体企业一般一两个月就可完成。而ERP的实施则很复杂,一般由咨询服务机构等第三方实施,实施时间少则几个月,多则半年、一年甚至几年,实施费用很高,甚至超过购买ERP软件本身的费用。从实施的风险角度,会计软件由于规范性较强,变化相对较小,所以实施的成功率很高,一般只存在应用深度问题,而不存在无法应用的问题。但ERP软件则不同,由于涉及企业的各种业务,而且关联性非常强,业务的变化往往引起整个应用模式的变化,实施的风险就很大。就算是现在应用了,由于市场、业务、管理的变化也可能导致ERP软件无法运行下去。(6)从应用角度,会计软件一般是区间性要求,如一天、一月、一年,而ERP软件则是实时性要求。如生产是24小时的连续生产,则各环节也要求同步。在实际应用过程中对人员的要求也不一样,会计软件涉及的人员较少,要求操作人员对计算机和自己的业务比较熟悉就可以了。而ERP则基本上涉及整个企业的员工,还要求使用者对企业的整体情况很了解,才能实现内部的协同工作。在应用成本上,会计软件应用费用主要是消耗材料和较少的服务费,而ERP软件一般有按年收取的软件更新费用,服务费用也比会计软件高得多。(六)XBRL

XBRL(eXtensible Business Reporting Language,可扩展商业报告语言),是一种基于可扩展标记语言(Extensible Markup Language)的开放性业务报告技术标准。

1. XBRL的作用与优势

XBRL的主要作用在于将财务和商业数据电子化,促进了财务和商业信息的显示、分析和传递。XBRL通过定义统一的数据格式标准,规定了企业报告信息的表达方法。XBRL的主要作用如下:

第一,XBRL利用统一的信息技术标准,简化了财务报告的编制、传输和分析过程,在不改变任何会计原则、会计假设的前提下将之转化为统一的数据标准。由于在大范围内使用相同的标准,加上计算机技术,会使数据传输速度更快,从而帮助管理层能够及时获取相关的信息。

第二,采用XBRL系统后,由于会计信息元素标准从交易类型、账簿记录、报告披露等会计环节实现统一,并要求企业必须将采用的会计概念、遵循的会计准则、执行的会计政策等规范进行定义,而且这些定义必须注明来源和出处,从而形成一个概念清晰的具有约束力的定义文件。这样,XBRL可以使企业采用的会计准则和执行的会计政策处于可检查的状态。

第三,采用XBRL的企业可以非常方便地建立相应的信息平台,将企业的定期报告、临时报告、重大交易和主要财务数据,以及会计准则和会计政策等定义文件放置于该平台之上,数据对比就会变得简单方便。监管部门据此可以方便地了解、监督企业对会计准则的执行情况。在受到有效监管的情况下,企业通常会采用高标准、普遍认可的会计准则。

企业应用XBRL的优势主要有:(1)提供更为精确的财务报告与更具可信度和相关性的信息。(2)降低数据采集成本,提高数据流转及交换效率。(3)帮助数据使用者更快捷方便地调用、读取和分析数据。(4)使财务数据具有更广泛的可比性。(5)增加资料在未来的可读性与可维护性。(6)适应变化的会计准则制度的要求。

2. 我国XBRL的发展历程

我国的XBRL发展始于证券领域。2003年11月,上海证券交易所在全国率先实施基于XBRL的上市公司信息披露标准;2005年1月,深圳证券交易所颁布了1.0版本的XBRL报送系统;2005年4月和2006年3月,上海证券交易所和深圳证券交易所先后分别加入了XBRL国际组织;2008年11月,XBRL中国地区组织成立;2009年4月,财政部在《关于全面推进我国会计信息化工作的指导意见》中将XBRL纳入会计信息化的标准。

2010年10月19日,国家标准化管理委员会和财政部在北京举行“可扩展商业报告语言(XBRL)技术规范系列国家标准和企业会计准则通用分类标准发布会”,该标准从2011年1月1日起执行。《可扩展商业报告语言(XBRL)技术规范》系列国家标准分四个部分。(1)GB/T 25500.1-2010 可扩展商业报告语言(XBRL)技术规范 第1部分:基础。(2)GB/T 25500.2-2010 可扩展商业报告语言(XBRL)技术规范 第2部分:维度。(3)GB/T 25500.3-2010 可扩展商业报告语言(XBRL)技术规范 第3部分:公式。(4)GB/T 25500.4-2010 可扩展商业报告语言(XBRL)技术规范 第4部分:版本。

财政部还专门制定了《企业会计准则通用分类标准》,它是按照我国企业会计准则规定编制XBRL格式财务报告(实例文档)所需遵循的标准,符合XBRL系列国家标准。二、会计电算化的特征(一)人机结合

在会计电算化方式下,会计人员填制电子会计凭证并审核后,执行“记账”功能,计算机将根据程序和指令在极短的时间内自动完成会计数据的分类、汇总、计算、传递及报告等工作。(二)会计核算自动化、集中化

在会计电算化方式下,试算平衡、登记账簿等以往依靠人工完成的工作,都由计算机自动完成,大大减轻了会计人员的工作负担,提高了工作效率。计算机网络在会计电算化中的广泛应用,使得企业能将分散的数据统一汇总到会计软件中进行集中处理,既提高了数据汇总的速度,又增强了企业集中管控的能力。(三)数据处理及时准确

利用计算机处理会计数据,可以在较短的时间内完成会计数据的分类、汇总、计算、传递和报告等工作,使会计处理流程更为简便,核算结果更为精确。此外,在会计电算化方式下,会计软件运用适当的处理程序和逻辑控制,能够避免在手工会计处理方式下出现的一些错误。(四)内部控制多样化

在会计电算化方式下,与会计工作相关的内部控制制度也将发生明显的变化,内部控制由过去的纯粹人工控制发展成为人工与计算机相结合的控制形式。内部控制的内容更加丰富,范围更加广泛,要求更加严格,实施更加有效。第二节 会计软件的配备方式及其功能模块一、会计软件的配备方式

企业配备会计软件的方式主要有购买、定制开发、购买与开发相结合等方式。

其中,定制开发包括企业自行开发、委托外部单位开发、企业与外部单位联合开发三种具体开发方式。(一)购买通用会计软件

通用会计软件是指软件公司为会计工作而专门设计开发,并以产品形式投入市场的应用软件。企业作为用户,付款购买即可获得软件的使用、维护、升级以及人员培训等服务。

采用这种方式的优点主要有:①企业投入少,见效快,实现信息化的过程简单;②软件性能稳定,质量可靠,运行效率高,能够满足企业的大部分需求;③软件的维护和升级由软件公司负责;④软件安全保密性强,用户只能执行软件功能,不能访问和修改源程序。

采用这种方式的缺点主要有:①软件的针对性不强,通常针对一般用户设计,难以适应企业特殊的业务或流程;②为保证通用性,软件功能设置往往过于复杂,业务流程简单的企业可能感到不易操作。

1. 商品化会计软件选择的步骤

商品化会计软件的选择方法本质上与会计软件的开发方法是一致的,因为其要达到的目标相同。一般采用下述步骤。(1)进行初步的需求分析,确定对软件的功能、安全性、可靠性及其他性能的要求,如确定账务模块应有建账、科目及编码增删改、记账凭证录入及复核、记账、结账、年终结账、账簿查询、数据备份与恢复、凭证及账簿打印等功能。(2)对商品化软件供应商进行调查,了解有关商品化软件供应商有哪些定位的会计软件品种和功能模块,以及这些软件对设备、系统环境的要求、使用情况和维护情况。(3)选择几家商品化软件供应商进行调查,了解其产品。首先通过网站了解相关的初步情况。然后通过阅读产品简介、观看产品演示和询问、讨论等方式,观察其是否满足本单位的需求,如对会计业务岗位的设置、会计科目的编码方案、业务处理模式等。(4)确定1~3家的产品,争取到其用户单位参观,详细了解产品的使用情况、对客户的服务情况、本地代理的维护能力等。(5)了解具体的招标或谈判方式,确定选择的对象。具体确定软件模块、价格、付款方式、试用条件、后续维护、人员培训等问题。

2. 商品化会计软件的评价

虽然对商品化会计软件的评价没有固定的指标,是一项比较复杂的工作,但客户需要了解的问题、范围及要求是相对固定、可以考查的,主要包括以下几方面。(1)符合国家有关法规、制度要求的情况

会计工作要遵循国家统一会计制度和其他财经法规中的有关规定,会计软件作为其重要组成部分也不例外。同时,作为一种技术产品,会计软件还应满足国家相关部门对会计软件的管理规定。(2)适用性

适用性主要是指会计软件适于本单位会计业务处理的性能,是否适用主要根据所作的需求分析来确定。一般应主要评价:软件的功能是否满足本单位的需求;软件输出的信息是否满足本单位的要求;本单位是否能提供软件需输入的信息,是否方便;软件提供的接口是否能满足本单位会计信息化工作进一步开展的要求,软件提供的数据接口是否满足会计软件数据接口国家标准的要求,是否满足我国XBRL标准的要求。如使用单位是一大型企业,由于业务量大,不可能一人多岗,所以岗位设置是一人一岗,因此就要考查该软件是否能达到此要求。(3)通用性

通用性是指会计软件满足不同的企事业单位、不同的会计工作需要及单位会计工作不同时期需要的性能,其包括纵向与横向两方面的通用性。纵向的通用性指会计软件适应单位不同时期会计工作需要的性能;横向的通用性是指会计软件适应不同单位会计工作需要的性能。对商品化会计软件的这两个方面都应考虑。在通用方面主要应考查以下几个方面。

①各种自定义功能是否能满足使用单位的要求。对于会计工作中不十分规范、变化较多的处理,通用软件一般都是通过自定义功能来实现通用的。例如,通用报表生成系统中,就应由使用人员定义数据来源、报表项目的算法、打印格式等。

②各种编码方案是否具备由使用人员自定义的功能,即编码规则定义和增删改等维护功能。例如,会计科目的分级数和每级科目的长度及编号就应由使用人员按有关会计制度的规定自行设置,且对会计科目及其编码应有增删改功能,以保证适应核算内容的变化。

③对一些无法直接实现通用的功能是否设有可选功能,是否满足通用要求。在一些功能无法直接实现通用的情况下,应增加可选功能,由使用单位选择组合以满足其具体要求。例如,成本核算就可设置定额核算法、平行结转法、分步法等各种可选方法,具体由单位自行选择。

④对一些变化较多的算法可由使用人员进行自定义。例如,由使用人员自定义成本核算中的产品费用归集公式。

⑤软件的系统初始设置及维护功能是否能充分设置本单位所需的各种初始数据。如建账的科目余额,是否能适应单位不同时期的要求进行各种非程序性的维护。

⑥会计软件是否提供了对外符合有关标准的数据接口。如哪些数据提供了数据输出和输入接口,提供了哪些形式的接口等。(4)安全可靠性

安全性是指会计软件防止会计信息被泄漏和破坏的能力。可靠性是指软件防错、查错、纠错的能力。评价会计软件的安全可靠性主要包括:软件提供的各种可靠性保证措施结合起来,是否能有效地防止差错的发生,在错误发生时是否能及时查出并进行修改;安全性保证措施是否能有效地防止会计信息的泄漏和破坏。具体应从以下几方面进行考查。

①是否有数据备份与恢复功能,并能有效地备份与恢复各种历史数据。

②是否有权限设置功能,并能最大限度地保证各有关人员只能执行其权限范围内的工作。

③是否采用了各种容错技术,保证会计人员操作失误时,能及时发现和纠正错误。

④是否将会计业务存在各种勾稽关系的特点融于软件中,随时检查各种生成数据的正确性。

⑤对各种上机操作是否留有记录,以便随时追踪查询各种失误与安全隐患。(5)易使用性

易使用性是指会计软件易学、易操作的性能。对它的评价主要从以下几个方面着手:用户操作手册内容是否完整,通俗易懂;联机帮助是否充分;软件操作是否简便易学;软件操作过程中的难点是否设有辅助功能,辅助功能是否实用;软件提供的界面是否清晰,并符合会计人员的习惯;对操作的关键环节是否具有特别控制,如结账、删除往年数据等;软件是否按会计工作的需要,由易到难等。(6)先进性

先进性是指该软件在同类产品中的先进程度,包括安全性、可靠性、功能的完备性、通用性、运行效率、软件技术平台的先进性和软件设计的优良性等,先进性是单位选择商品化会计软件的因素之一,但对于会计工作,主要应考虑其实用性,即前5个评价标准。(二)自行开发

自行开发是指企业自行组织人员进行会计软件开发。

采用这种方式的优点主要有:①企业能够在充分考虑自身生产经营特点和管理要求的基础上,设计最有针对性和适用性的会计软件;②由于企业内部员工对系统充分了解,当会计软件出现问题或需要改进时,企业能够及时高效地纠错和调整,保证系统使用的流畅性。

采用这种方式的缺点主要有:①系统开发要求高、周期长、成本高,系统开发完成后,还需要较长时间的试运行;②自行开发软件系统需要大量的计算机专业人才,普通企业难以维持一支稳定的高素质软件人才队伍。(三)委托外部单位开发

委托外部单位开发是指企业通过委托外部单位进行会计软件开发。

采用这种方式的优点主要有:①软件的针对性较强,降低了用户的使用难度;②对企业自身技术力量的要求不高。

采用这种方式的缺点主要有:①委托开发费用较高;②开发人员需要花大量的时间了解业务流程和客户需求,会延长开发时间;③开发系统的实用性差,常常不适用于企业的业务处理流程;④外部单位的服务与维护承诺不易做好。因此,这种方式目前已很少使用。(四)企业与外部单位联合开发

企业与外部单位联合开发是指企业联合外部单位进行软件开发,由本单位财务部门和网络信息部门进行系统分析,外单位负责系统设计和程序开发工作,开发完成后,对系统的重大修改由网络信息部门负责,日常维护工作由财务部门负责。

采用这种方式的优点主要有:①开发工作既考虑了企业的自身需求,又利用了外单位的软件开发力量,开发的系统质量较高;②企业内部人员参与开发,对系统的结构和流程较熟悉,有利于企业日后进行系统维护和升级。

采用这种方式的缺点主要有:①软件开发工作需要外部技术人员与内部技术人员、会计人员充分沟通,系统开发的周期较长;②企业支付给外单位的开发费用相对较高。二、会计软件的功能模块(一)会计软件各模块的功能描述

完整的会计软件的功能模块包括:账务处理模块、固定资产管理模块、工资管理模块、应收管理模块、应付管理模块、成本管理模块、报表管理模块、存货核算模块、财务分析模块、预算管理模块、项目管理模块、其他管理模块。

不同行业在具体模块使用上有所差异,如它要对购进的商品(原材料)进行加工,使之成为产成品,然后进行销售。工业企业的特点决定了工业企业的会计信息系统主要对其供、产、销过程进行核算、反映和控制,因此,必然需要建立与生产过程有关的会计子系统。尽管不同的生产特点要求不同的核算方法,但其核算的内容却大同小异,因此,其子系统划分的方法基本一致,如图1-5所示。图1-5 工业企业会计信息系统的结构

这种子系统的划分方法也有一些差异,如有的会计软件将账务处理系统中有关现金银行的功能独立出来,专门设立现金银行或出纳管理子系统,以加强对现金和银行存款的管理。报表子系统是为适应软件通用化和商品化的要求而设计的,报表的主要数据一般来自账务处理、成本核算和产成品及销售核算等子系统。

1. 账务处理模块

账务处理模块是以凭证为数据处理起点,通过凭证输入和处理,完成记账、银行对账、结账、账簿查询及打印输出等工作。目前许多商品化的账务处理模块还包括往来款管理、部门核算、项目核算和管理及现金银行管理等一些辅助核算的功能。

2. 固定资产管理模块

固定资产管理模块主要是以固定资产卡片和固定资产明细账为基础,实现固定资产的会计核算、折旧计提和分配、设备管理等功能,同时提供了固定资产按类别、使用情况、所属部门和价值结构等进行分析、统计和各种条件下的查询、打印功能,以及该模块与其他模块的数据接口管理。

3. 工资管理模块

工资管理模块是进行工资核算和管理的模块,该模块以人力资源管理提供的员工及其工资的基本数据为依据,完成员工工资数据的收集、员工工资的核算、工资发放、工资费用的汇总和分摊、个人所得税计算和按照部门、项目、个人时间等条件进行工资分析、查询和打印输出,以及该模块与其他模块的数据接口管理。

4. 应收、应付管理模块

应收、应付管理模块以发票、费用单据、其他应收单据、应付单据等原始单据为依据,记录销售、采购业务所形成的往来款项,处理应收、应付款项的收回、支付和转账,进行账龄分析和坏账估计及冲销,并对往来业务中的票据、合同进行管理,同时提供统计分析、打印和查询输出功能,以及与采购管理、销售管理、账务处理等模块进行数据传递的功能。

5. 成本管理模块

成本管理模块主要提供成本核算、成本分析、成本预测功能,以满足会计核算的事前预测、事后核算分析的需要。此外,成本管理模块还具有与生产模块、供应链模块,以及账务处理、工资管理、固定资产管理和存货核算等模块进行数据传递的功能。

6. 报表管理模块

报表管理模块与其他模块相连,可以根据会计核算的数据,生成各种内部报表、外部报表、汇总报表,并根据报表数据分析报表,以及生成各种分析图等。在网络环境下,很多报表管理模块同时提供了远程报表的汇总、数据传输、检索查询和分析处理等功能。

7. 存货核算模块

存货核算模块以供应链模块产生的入库单、出库单、采购发票等核算单据为依据,核算存货的出入库和库存金额、余额,确认采购成本,分配采购费用,确认销售收入、成本和费用,并将核算完成的数据,按照需要分别传递到成本管理模块、应付管理模块和账务处理模块。

8. 财务分析模块

财务分析模块从会计软件的数据库中提取数据,运用各种专门的分析方法,完成对企业财务活动的分析,实现对财务数据的进一步加工,生成各种分析和评价企业财务状况、经营成果和现金流量的信息,为决策提供正确依据。

9. 预算管理模块

预算管理模块将需要进行预算管理的集团公司、子公司、分支机构、部门、产品、费用要素等对象,根据实际需要分别定义为利润中心、成本中心、投资中心等不同类型的责任中心,然后确立各责任中心的预算方案,指定预算审批流程,明确预算编制内容,进行责任预算的编制、审核、审批,以便实现对各个责任中心的控制、分析和绩效考核。利用预算管理模块,既可以编制全面预算,又可以编制非全面预算;既可以编制滚动预算,又可以编制固定预算、零基预算;同一责任中心,既可以设置多种预算方案,编制不同预算,又可以在同一预算方案下选择编制不同预算期的预算。预算管理模块还可以实现对各子公司预算的汇总、对集团公司及子公司预算的查询,以及根据实际数据和预算数据自动进行预算执行差异分析和预算执行进度分析等。

10. 项目管理模块

项目管理模块主要是对企业的项目进行核算、控制与管理。项目管理主要包括项目立项、计划、跟踪与控制、终止的业务处理以及项目自身的成本核算等功能。该模块可以及时、准确地提供有关项目的各种资料,包括项目文档、项目合同、项目的执行情况,通过对项目中的各项任务进行资源的预算分配,实时掌握项目的进度,及时反映项目执行情况及财务状况,并且与账务处理、应收管理、应付管理、固定资产管理、采购管理、库存管理等模块集成,对项目收支进行综合管理,是对项目的物流、信息流、资金流的综合控制。

11. 其他管理模块

根据企业管理的实际需要,其他管理模块一般包括领导查询模块、决策支持模块等。领导查询模块可以按照领导的要求从各模块中提取有用的信息并加以处理,以最直观的表格和图形显示,使得管理人员通过该模块及时掌握企业信息;决策支持模块利用现代计算机、通信技术和决策分析方法,通过建立数据库和决策模型,向企业决策者提供及时、可靠的财务和业务决策辅助信息。

上述各模块既相互联系又相互独立,有着各自的目标和任务,它们共同构成了会计软件,实现了会计软件的总目标。(二)会计软件各模块的数据传递

会计软件是由各功能模块共同组成的有机整体,为实现相应功能,相关模块之间相互依赖、互通数据。(1)存货核算模块生成的存货入库、存货估价入账、存货出库、盘亏/毁损、存货销售收入、存货期初余额调整等业务的记账凭证,并传递到账务处理模块,以便用户审核登记存货账簿。(2)应付管理模块完成采购单据处理、供应商往来处理、票据新增、付款、退票处理等业务后,生成相应的记账凭证并传递到账务处理模块,以便用户审核登记赊购往来及其相关账簿。(3)应收管理模块完成销售单据处理、客户往来处理、票据处理及坏账处理等业务后,生成相应的记账凭证并传递到账务处理模块,以便用户审核登记赊销往来及其相关账簿。(4)固定资产管理模块生成固定资产增加、减少、盘盈、盘亏、固定资产变动、固定资产评估和折旧分配等业务的记账凭证,并传递到账务处理模块,以便用户审核登记相关的资产账簿。(5)工资管理模块进行工资核算,生成分配工资费用、应交个人所得税等业务的记账凭证,并传递到账务处理模块,以便用户审核登记应付职工薪酬及相关成本费用账簿;工资管理模块为成本管理模块提供人工费资料。(6)成本管理模块中,如果计入生产成本的间接费用和其他费用定义为来源于账务处理模块,则成本管理模块在账务处理模块记账后,从账务处理模块中直接取得间接费用和其他费用的数据;如果不使用工资管理、固定资产管理、存货核算模块,则成本管理模块还需要在账务处理模块记账后,自动从账务处理模块中取得材料费用、人工费用和折旧费用等数据;成本管理模块的成本核算完成后,要将结转制造费用、结转辅助生产成本、结转盘点损失和结转工序产品耗用等记账凭证数据传递到账务处理模块。(7)存货核算模块为成本管理模块提供材料出库核算的结果;存货核算模块将应计入外购入库成本的运费、装卸费等采购费用和应计入委托加工入库成本的加工费传递到应付管理模块。(8)固定资产管理模块为成本管理模块提供固定资产折旧费数据。(9)报表管理和财务分析模块可以从各模块取数编制相关财务报表,进行财务分析。(10)预算管理模块编制的预算经审核批准后,生成各种预算申请单,再传递给账务处理模块、应收管理模块、应付管理模块、固定资产管理模块、工资管理模块,进行责任控制。(11)项目管理模块中发生和项目业务相关的收款业务时,可以在应收发票、收款单或者退款单上输入相应的信息,并生成相应的业务凭证传递至账务处理模块;发生和项目相关采购活动时,其信息也可以在采购申请单、采购订单、应付模块的采购发票上记录;在固定资产管理模块引入项目数据可以更详细地归集固定资产建设和管理的数据;项目的领料和项目的退料活动等数据可以在存货核算模块进行处理,并生成相应凭证传递到账务处理模块。

此外,各功能模块都可以从账务处理模块获得相关的账簿信息;存货核算、工资管理、固定资产管理、项目管理等模块均可以从成本管理模块获得有关的成本数据。

数据传递关系是指一个子系统的数据输出作为另一个子系统的数据输入,供其加工处理,实现数据共享。会计软件各子系统的数据联系如图1-6所示。图1-6 会计软件各子系统的数据联系第三节 企业会计信息化工作规范一、会计软件和服务的规范(一)对会计软件服务的要求

1. 合法性要求(1)会计软件应当保障企业按照国家统一会计准则制度开展会计核算,不得有违背国家统一会计准则制度的功能设计。(2)会计软件的界面应当使用中文并且提供对中文处理的支持,可以同时提供外国或者少数民族文字界面对照和处理支持。(3)会计软件应当提供符合国家统一会计准则制度的会计科目分类和编码功能。(4)会计软件应当提供符合国家统一会计准则制度的会计凭证、账簿和报表的显示和打印功能。

2. 标准化要求(1)软件供应商在会计软件中集成可扩展商业报告语言(XBRL)功能,便于企业生成符合国家统一标准的XBRL财务报告。(2)会计软件应当具有符合国家统一标准的数据接口,满足外部会计监督需要。

3. 会计信息可追溯性要求(1)会计软件应当提供不可逆的记账功能,确保对同类已记账凭证的连续编号,不得提供对已记账凭证的删除和插入功能,不得提供对已记账凭证日期、金额、科目和操作人的修改功能。

信息化条件下,对数据的增、删、改操作非常便利。但便利性是把双刃剑,它能提高会计工作的效率,同时也对会计核算过程的可信赖性、可追溯性造成威胁。如会计软件提供反审核、反记账、反结账等各种逆向操作功能,导致会计核算过程失去严肃性,核算结果随意可变。这种变更数据的情况不符合会计信息化的要求。(2)会计软件应当具有会计资料归档功能,提供导出会计档案的接口,在会计档案存储格式、元数据采集、真实性与完整性保障方面,符合国家有关电子文件归档与电子档案管理的要求。(3)会计软件应当记录生成用户操作日志,确保日志的安全、完整,提供按操作人员、操作时间和操作内容查询日志的功能,并能以简单易懂的形式输出,以满足企业内部监督的需要。

操作日志应当满足以下要求:

一是完整性。会计软件必须能保证日志记录的完整,将所有对会计核算结果可能形成影响的用户操作记录下来,包括对核算结果有直接影响的数据录入、修改、插入、删除,对核算工作所依赖的基础数据(如会计科目表、银行账户信息、辅助核算项目信息、人员信息)的维护。

二是安全性。会计软件应当采取技术手段,保证用户操作日志中的信息不被用户以任何手段修改和删除。

三是可查询性。用户操作日志必须提供对各类操作的查询,以便会计监督人员筛选出想要的信息。否则,庞大的记录数据就是信息垃圾,没有实用价值。查询应当可以按照操作人员姓名或者用户名、操作的时间范围、操作内容等各种条件分别或者组合进行。这里的操作是业务层面的概念,如记账凭证的录入、修改,记账会计期间的打开、关闭,会计科目的增加,尚未记账凭证的删除,对凭证审核的取消等。

日志功能应当记录具体的操作内容、操作人以及精确到分秒的操作时间。对于不同的操作,需要记录的操作内容是不一样的。例如,对于科目的增加,系统应当记录增加的科目名称、代码以及属性。对于记账凭证的修改,应当记录修改的项目以及修改前后的内容。对于已结账期间的重新开启,应当记录开启期间的起止日期。(二)会计软件服务(1)以远程访问、云计算等方式提供会计软件的供应商,应当在技术上保证客户会计资料的安全、完整。对于因供应商原因造成客户会计资料泄露、毁损的,客户可以要求供应商承担赔偿责任。(2)客户以远程访问、云计算等方式使用会计软件生成的电子会计资料归客户所有。软件供应商应当提供符合国家统一标准的数据接口供客户导出电子会计资料,不得以任何理由拒绝客户导出电子会计资料的请求。(3)以远程访问、云计算等方式提供会计软件的供应商,应当做好本厂商不能维持服务的情况下,保障企业电子会计资料安全以及企业会计工作持续进行的预案,并在相关服务合同中与客户就该预案作出约定。(4)软件供应商应当努力提高会计软件相关的服务质量,按照合同约定及时解决用户使用中的故障问题。会计软件存在影响客户按照国家统一会计准则制度进行会计核算问题的,软件供应商应当为用户免费提供更正程序。(5)软件供应商应采用呼叫中心、在线客服等方式为用户提供实时技术支持。(6)软件供应商应当就如何通过会计软件开展会计监督工作,提供专门教程和相关资料。二、企业会计信息化的工作规范(一)会计信息化建设

1. 企业应当充分重视会计信息化工作,加强组织领导和人才培养,不断推进会计信息化在本企业的应用。

2. 企业开展会计信息化工作,应当根据发展目标和实际需要,合理确定建设内容,避免投资浪费。

3. 企业开展会计信息化工作,应当注重信息系统与经营环境的契合。

4. 大型企业、企业集团开展会计信息化工作,应当注重整体规划,统一技术标准、编码规则和系统参数,实现各系统的有机整合,消除信息孤岛。

5. 企业配备会计软件,应当根据自身技术力量以及业务需求,考虑软件功能、安全性、稳定性、响应速度、可扩展性等要求,合理选择购买、定制开发、购买与开发相结合等会计软件配备方式。

6. 企业通过委托外部单位开发、购买等方式配备会计软件,应当在有关合同中约定操作培训、软件升级、故障解决等服务事项,以及软件供应商对企业信息安全的责任。

7. 企业应当促进会计信息系统与业务信息系统的一体化,通过业务的处理直接驱动会计记账,减少人工操作,提高业务数据与会计数据的一致性,实现企业内部信息资源共享。

8. 企业应当根据实际情况,开展本企业信息系统与银行、供应商、客户等外部单位信息系统的互联,实现外部交易信息的集中自动处理。

9. 企业进行会计信息系统前端系统的建设和改造,应当安排负责会计信息化工作的专门机构或者岗位参与,充分考虑会计信息系统的数据需求。

10. 企业应当遵循企业内部控制规范体系要求,加强对会计信息系统规划、设计、开发、运行、维护全过程的控制。

11. 处于会计核算信息化阶段的企业,应当结合自身情况,逐步实现资金管理、资产管理、预算控制、成本管理等财务管理信息化;处于财务管理信息化阶段的企业,应当结合自身情况,逐步实现财务分析、全面预算管理、风险控制、绩效考核等决策支持信息化。(二)信息化条件下的会计资料管理

1. 对于信息系统自动生成、且具有明晰审核规则的会计凭证,可以将审核规则嵌入会计软件,由计算机自动审核。未经自动审核的会计凭证,应当先经人工审核再进行后续处理。

2. 分公司、子公司数量多、分布广的大型企业、企业集团应当探索利用信息技术促进会计工作的集中,逐步建立财务共享服务中心。

3. 外商投资企业使用的境外投资者指定的会计软件或者跨国企业集团统一部署的会计软件,应当符合会计软件和服务的规范的要求。

4. 企业会计信息系统数据服务器的部署应当符合国家有关规定。

5. 企业会计资料中对经济业务事项的描述应当使用中文,可以同时使用外国或者少数民族文字对照。

6. 企业应当建立电子会计资料备份管理制度,确保会计资料的安全、完整和会计信息系统的持续、稳定运行。

7. 企业不得在非涉密信息系统中存储、处理和传输涉及国家秘密、关系国家经济信息安全的电子会计资料;未经有关主管部门批准,不得将其携带、寄运或者传输至境外。

8. 企业内部生成的会计凭证、账簿和辅助性会计资料,如果同时满足所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务、由企业信息系统自动生成且可查询和输出、企业对相关数据建立了电子备份制度及完善的索引体系等这些条件,可以不输出纸面资料。

9. 企业获得的需要外部单位或者个人证明的原始凭证和其他会计资料,如果同时满足会计资料附有可靠的电子签名且电子签名经符合《中华人民共和国电子签名法》的第三方认证、所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务、可及时在企业信息系统中查询和输出、企业对相关数据建立了电子备份制度及完善的索引体系等这些条件,可以不输出纸面资料。

10. 企业会计资料的归档管理,遵循国家有关会计档案管理的规定。

11. 实施企业会计准则通用分类标准的企业,应当按照有关要求向财政部报送XBRL财务报告。三、会计信息化的监督管理(1)企业使用会计软件不符合《企业会计信息化工作规范》(以下简称《规范》)要求的,由财政部门责令限期改正。限期不改的,财政部门应当予以公示,并将有关情况通报同级相关部门或其派出机构。(2)财政部采取组织同行评议、向用户企业征求意见等方式对软件供应商提供的会计软件遵循《规范》的情况进行检查。省、自治区、直辖市人民政府财政部门发现会计软件不符合《规范》的,应当将有关情况报财政部。(3)软件供应商提供的会计软件不符合《规范》的,财政部可以约谈该供应商主要负责人,责令限期改正。限期内未改正的,由财政部予以公示,并将有关情况通报相关部门。同步测试题一、单项选择题

1. “会计电算化”一词是中国会计学会于( )在长春会议上提出来的。

A. 1989年

B. 1990年

C. 1981年

D. 1995年

2. 我国会计电算化的开始时间,一般认为是从( )开始的。

A. 1979年

B. 1990年

C. 1981年

D. 1994年

3. 我国会计电算化的管理体制是由( )管理。

A. 国务院

B. 中国注册会计师协会

C. 审计署

D. 财政部

4. 使用会计软件的最基本目的是( )。

A. 提高单位的总体管理水平

B. 替代手工进行会计核算工作

C. 简化账务处理流程

D. 减少财务部门的人员编制

5. 发展会计电算化的瓶颈是( )。

A. 硬件

B. 人才

C. 制度

D. 软件

6. 会计电算化是通过( )替代手工完成或手工很难完成的会计工作。

A. 操作系统

B. 计算机

C. 会计软件指挥计算机

D. 系统软件指挥计算机

7. 会计软件是以( )和会计方法为核心,以会计制度为依据,以计算机及其应用技术为基础,以会计数据为处理对象的软件系统。

A. 会计理论

B. 税务制度

C. 计算机及其应用技术

D. 会计数据

8. 学习会计电算化的过程中,重要的是( )。

A. 计算机基本知识

B. 会计知识

C. 将会计和计算机知识有机结合

D. 会计和计算机的区别

9. 实现会计电算化的最终目的是为( )服务。

A. 管理、决策

B. 税务

C. 会计监督

D. 审计

10. 我国会计软件市场形成的重要标志是( )。

A. 有自主开发的会计软件

B. 具有一套完善的会计软件管理办法

C. 有一批较成熟的商品化会计软件

D. 商品化软件多由专业软件公司开发

11. 按照会计软件的服务层次和提供管理的程度划分,会计软件可分为( )。

A. 核算型和管理型

B. 通用型和专用型

C. 单用户型、网络与多用户型

D. 以上全不是

12. 开展会计电算化工作第一步要做的是( )。

A. 购买计算机硬件

B. 会计核算电算化

C. 会计管理电算化

D. 培训会计电算化人员

13. 目前,大多数会计软件是在( )操作系统下运行的。

A. MS-DOS

B. Linux

C. Windows

D. UNIX

14. ( )是应用电子计算机对会计业务进行处理的通俗称谓。

A. 财务处理模块

B. 电算化会计

C. 会计电算化

D. 会计核算软件

15. ( )是一切会计电算化工作的基础。

A. 会计管理电算化

B. 会计核算电算化

C. 会计决策电算化

D. 会计流程电算化

16. 会计电算化系统由( )直接使用。

A. 会计人员

B. 计算机人员

C. 软件维护人员

D. 单位负责人

17. 会计软件是由一组程序及( )组成的。

A. 数据库

B. 加密卡

C. 模块

D. 会计软件文档

18. 会计软件中最基本的功能模块是( )。

A. 账务处理与成本处理

B. 工资计算与应收、应付处理

C. 账务处理与会计分析决策系统

D. 账务处理与报表处理

19. 固定资产核算模块自动编制的固定资产分配、折旧转账凭证要传递给( )子系统。

A. 成本

B. 账务

C. 材料

D. 报表

20. ( )是整个会计软件数据交换的桥梁,它把其他子系统有机地结合在一起形成了完整的会计软件系统。

A. 账务处理系统

B. 报表系统

C. 工资核算系统

D. 固定资产系统

21. 工资核算系统是会计核算系统中的( )。

A. 大系统

B. 子系统

C. 总系统

D. 分析系统

22. ( )模块为报表处理提供数据。

A. 账务处理

B. 出纳管理

C. 财务分析

D. 账簿处理

23. 固定资产模块通过会计软件的转账功能,将折旧凭证转入( )。

A. 账务处理子系统

B. 财务分析模块

C. 工资核算模块

D. 往来账款核算模块

24.  ( )一般不是应收账款子系统的模块。

A. 供应商管理

B. 发票管理

C. 客户管理

D. 付款管理

25. 就大多数企业而言,开展会计信息化工作一般应选择( )。

A. 商品化软件

B. 自行开发软件

C. 委托软件公司开发软件

D. 定点开发软件

26. 一般情况下,账务处理子模块不具备( )功能。

A. 记账

B. 期末转账

C. 商品入库

D. 结账

27. 专用会计软件与通用会计软件的最大区别是( )。

A. 会计软件的功能不同

B. 不需要设置账套

C. 能满足单位特殊业务处理的需要

D. 操作更简单

28. 在会计核算软件中,其核心子系统是( )。

A. 报表子系统

B. 账务处理子系统

C. 财务分析子系统

D. 成本核算子系统

29. 按照会计软件的服务层次和提供管理的程度划分,会计软件可分为( )。

A. 核算型、管理型、决策型三种

B. 通用型和专用型

C. 单用户型、网络与多用户型

D. 以上全不是

30. ERP软件的核心是( )。

A. 会计核算

B. 财务分析

C. 财务决策

D. 对企业物流、资金流和信息流进行全面一体化管理二、多项选择题

1. 商品化会计软件与专用会计软件相比,( )以及准确性等各项性能指标较高。

A. 安全性

B. 可靠性

C. 稳定性

D. 易学性

2. 在开展会计电算化工作过程中,应着重作好( )等方面的工作。

A. 会计电算化管理和制度的建立

B. 建立电算化会计信息系统

C. 会计人员培训

D. 计算机审计

3. ( )的正确选择与配置,是开展会计电算化工作的一个重要前提。

A. 会计档案

B. 计算机硬件设备

C. 计算机软件

D. 会计人员

4. 进行会计电算化的费用主要由( )等部分组成。

A. 硬件费用

B. 软件费用

C. 准备费用

D. 运行维护费用

5. 会计电算化的费用项目主要是( )。

A. 硬件费用

B. 软件费用

C. 运行维护费用

D. 人员招聘费用

6. 会计软件是由一组程序及( )组成的。

A. 数据库

B. 加密卡

C. 数据

D. 会计软件文档

7. 使用对象为会计软件的用户文档是( )。

A. 需求说明书

B. 概要设计说明书

C. 维护手册

D. 用户手册

8. 商品化会计软件一般具有( )特点。

A. 通用性

B. 先进性

C. 进行了加密

D. 必须进行初始化

9. 会计软件的一个子系统具备相对独立完整的会计数据( )的功能。

A. 输入

B. 初始化

C. 处理

D. 输出

10. 应收账款子系统的业务处理功能往往和( )子系统相关。

A. 成本

B. 账务

C. 库存

D. 销售

11. 应付账款子系统的功能往往和( )子系统相关。

A. 成本

B. 账务

C. 采购

D. 销售

12. 单用户版会计软件也能在( )上运行。

A. 服务器

B. 手机

C. 客户机

D. 笔记本

13. 选择通用型会计软件的优点有( )等。

A. 费用低

B. 见效快

C. 使用可靠

D. 维护有保障

14. 内部控制的目标是( )。

A. 会计资料的真实与完整性

B. 财产物资的安全与完整

C. 保证国家法规的有效执行

D. 保证会计人员的合法权益

15. 以下对会计软件的描述正确的是( )。

A. 会计软件是一种应用型软件

B. 会计软件能自动登记账簿

C. 会计软件能自动编制会计凭证

D. 会计软件是一种系统软件三、判断题

1. 会计电算化之所以促进了会计工作的规范化,是由于会计电算化对会计数据的输出提供了一系列规范化的控制和格式。( )

2. 会计电算化是进行会计核算的人机相结合的控制系统。( )

3. 不同会计软件中基本模块的功能大致相同。( )

4. “会计电算化”是对用电子计算机处理会计业务的通俗称谓。( )

5. 会计软件可以划分为若干个子系统,每个子系统可划分为几个功能模块。( )

6. 会计软件的每个模块都有相对独立的功能。( )

7. 固定资产核算模块生成的固定资产分配、折旧转账凭证要传递给账务模块。( )

8. 账务处理模块是会计核算软件系统的核心模块,主要负责凭证处理、账簿处理、出纳及银行对账,以及系统初始化、系统管理等。( )

9. 按会计信息系统的共享方式划分,会计软件可分为单机结构会计软件和网络结构会计软件。( )

10.  ERP软件中用于处理会计核算数据部分的模块,也属于会计核算软件范畴。( )

11. 电算化会计核算流程与手工会计核算流程基本相同,在核算流程中各环节的工作内容没有差别。( )

12. XBRL是数据输入的格式标准。( )

13. 手工会计系统与信息化系统,虽然信息载体不同,但会计档案资料同样应当妥善保管。( )

14. 一个单位只要有了计算机及会计软件,就能实现会计电算化。( )

15. 会计软件中的数据库是软件开发单位设计的,所以会计数据由使用单位和开发单位共享。( )第二章 会计软件的运行环境基本要求1. 了解会计软件的硬件环境2. 了解会计软件的软件环境3. 了解会计软件的网络环境4. 了解计算机病毒的特点、分类、防范措施、检测与清除手段5. 了解计算机黑客常用手段及其防范措施6. 掌握安全使用会计软件的基本要求内容摘要本章首先介绍了会计软件应用所需的硬件环境,主要包括硬件的设备和结构,以及会计软件的类型、安装会计软件的前期准备等会计软件的软件环境。其次是会计软件的网络环境。最后详细介绍了安全使用会计软件的基本要求、计算机病毒防范、计算机黑客防范等会计软件的安全问题。第一节 会计软件的硬件环境一、硬件设备

硬件设备一般包括输入设备、处理设备、存储设备、输出设备和通信设备(网络电缆等)。(一)输入设备

输入设备(Input Unit)用于计算机中各种信息的输入,是计算机信息的入口。让计算机执行指定的任务就必须向计算机提供相应的数据和信息,不同的输入设备将有不同的信息表现形式(如数字、字符、图形、图像、声音),并将它们转换成计算机能识别的形式(如电信号、二进制编码)存放在内存中。

计算机常见的输入设备有键盘、鼠标、光电自动扫描仪、条形码扫描仪(又称扫码器)、二维码识读设备、POS机、芯片读卡器、语音输入设备、手写输入设备等。

在会计软件中,键盘一般用来完成会计数据或相关信息的输入工作;鼠标一般用来完成会计软件中的各种用户指令,选择会计软件各功能模块的功能菜单;扫描仪一般用来完成原始凭证和单据的扫描,并将扫描结果存入会计软件相关数据库中。(二)处理设备

处理设备主要是指计算机主机。中央处理器(Central Processing Unit,CPU)是计算机主机的核心部件,主要功能是按照程序给出的指令序列,分析并执行指令。

中央处理器是计算机系统的核心部件,主要由运算器和控制器组成,用以完成计算机的运算和控制功能,并对其他各部件进行统一协调和控制。CPU的型号常用来表示计算机的等级。CPU外形如图2-1所示。图2-1 中央处理器(1)运算器

运算器是指在控制器控制下完成加减乘除运算和逻辑判断的计算机部件。运算器是计算机的核心装置之一,在计算过程中,运算器不断从存储器中获取数据,经计算后将结果再返回存储器。(2)控制器

控制器是整个计算机的指挥中心,它负责从存储器中取出指令,并对指令进行分析判断后产生一系列的控制信号,控制计算机各部件自动连续地工作。(三)存储设备

存储器(Memory)是指计算机系统中具有记忆能力的部件,用来存放程序和数据。存储器分为内存储器和外存储器。

1. 内存储器

内存储器简称内存,又称为主存储器,一般只存放急需处理的数据和正在执行的程序,其安装在主板上,与CPU直接相连,存储容量较小,但速度快。它由半导体器件组成,因此读(取出)写(存入)速度快。内存的外形如图2-2所示。图2-2 内存外形图

内存储器按读写功能,可分只读存储器(Read-Only Memory,ROM)和随机读写存储器(Random Access Memory,RAM)两种。只读存储器中已由厂家固化了一些管理机器自身的系统程序和服务程序,用户只能读出使用,而不能任意改写,断电后ROM中的程序不会丢失。随机读写存储器可以由用户随时对其进行读写操作,断电后RAM中的程序和数据将会全部丢失,因此不能用于长期保存数据。

计算机采用二进制的形式来存储信息,二进制中只能有两个不同的数码——0和1。二进制中的一个位就是1bit,这是计算机中数据的最小单位。八位二进制组成一个字节,是计算机中数据的最基本单位。存储容量是指存储器可容纳的二进制位信息量。度量存储容量的常用单位还有千字节(KB)、兆字节(MB)和吉字节(GB)等。具体换算关系如下:1B=8bit101KB=2B=1024B2021MB=2B=1024B=1024KB3031GB=2B=1024B=1024MB1TB=1024GB

2. 外存储器

外存储器简称为外存。外存一般存储容量大,价格低,但存储速度较慢,通常用来存放大量暂时不用的程序、数据和中间结果,需要时可成批地与内存储器进行信息交换。

常见的外存储器有硬盘、U盘、光盘等,如图2-3所示。会计软件中的各种数据一般存储在外存储器中。图2-3 常见的外存

固态硬盘(Solid State Disk,SSD)是用固态电子存储芯片阵列而制成的硬盘,由控制单元和存储单元(FLASH芯片、DRAM芯片)组成。固态硬盘在接口的规范和定义、功能及使用方法上与普通硬盘的完全相同,在产品外形和尺寸上也完全与普通硬盘一致。但其读写速度数倍于机械硬盘,由于其优越的性能正在得到逐步应用。(四)输出设备

输出设备(Output Unit)是将计算机中的数据信息向外部传送的设备,是计算机信息的出口。输出设备可以将计算机中的二进制编码信息转换成为人们需要的信息形式(如字符、曲线、图像、表格和声音)表现出来,使人们得以利用。

计算机的输出设备种类很多,如显示器、打印机、绘图仪、音响装置等。在会计软件中,显示器既可以显示用户在系统中输入的各种命令和信息,也可以显示系统生成的各种会计数据和文件;打印机一般用于打印输出各类凭证、账簿、财务报表等各种会计资料。二、硬件结构

硬件结构是指硬件设备的不同组合方式。电算化会计信息系统中常见的硬件结构通常有单机结构、多机松散结构、多用户结构和微机局域网络四种形式。(一)单机结构

单机结构属于单用户工作方式,一台微机同一时刻只能由一人使用。

单机组织模式是在一台计算机上运行会计软件,这种模式的优点是维护简单、投资很少,适用于业务量不大的单位使用。该模式的缺点比较多,包括:①每次仅能一人上机处理数据,集中输入速度低;②不能同时处理多项业务,实时性差;③已生成的会计信息,仅能在一台计算机上利用,信息的共享性差;④不能进行分布式处理,对业务量大或需要多项会计业务同时开展会计信息化的单位不可行。因此,单机模式只适用于业务量少的小企业。(二)多机松散结构

多机松散结构是指有多台微机,但每台微机都有相应的输入输出设备,每台微机仍属单机结构,各台微机不发生直接的数据联系,仅通过磁盘、光盘、U盘、移动硬盘等传送数据。

多机松散结构的优点在于输入输出集中程度高、速度快;其缺点在于数据共享性能差,系统整体效率低,主要适用于输入量较大的企业。(三)多用户结构

多用户结构又称为联机结构,整个系统配备一台计算机主机(通常是中型机,目前也有配置高档微机的主机)和多个终端(终端由显示器和键盘组成)。主机与终端的距离较近(0.1千米左右),并为各终端提供虚拟内存,各终端可同时输入数据。 其结构如图2-4所示。图2-4 多用户结构

多用户结构的优点在于会计数据可以通过各终端分散输入,并集中存储和处理;缺点在于费用较高,应用软件较少,主机负载过大,容易形成拥塞,主要适用于输入量大的企业。(四)微机局域网络

局域网(Local Area Network,LAN)是将一个区域内的各种通信设备互联在一起的通信网络。局域网的主要特点有以下几个方面。(1)局域网是一种通信网络。它将连接到局域网络的数据通信设备加上协议和网络软件组成计算机网络。(2)联入局域网的数据通信设备是广义的,包括计算机、终端和各种外部设备等。(3)局域网覆盖的地理范围较小,一般在几十米到几千米之间,如一个办公室、一幢大楼等。

微机局域网络(又称为网络结构),是由一台服务器(通常是高档微机)将许多中低档微机连接在一起(由网络接口卡、通信电缆连接),相互通信、共享资源,组成一个功能更强的计算机网络系统。 其物理组织的逻辑模式如图2-5所示。图2-5 微机局域网络组织模式

这种模式的缺点是投资相对较高,维护难度相对较大。其优点有:①处理的所有数据都存放在服务器内,可以共享;②可多人同时操作,对一项业务或多项业务进行处理,实时性好;③可将会计业务之间的联系体现在一套会计软件系统中,充分体现了会计是一个信息系统的特点;④工作站的数量可以达到几百甚至上千个,适应性较强;⑤可通过互联网或专线实现局域网之间的连接,实现一个较大的网络数据处理系统。对于大型单位和跨地区的单位来说是一种比较好的组织模式。

微机局域网络通常分为客户机/服务器(Client/Server,C/S)结构和浏览器/服务器(Browser/Server,B/S)结构两种,主要适用于大中型企业。

1. 客户机/服务器结构

客户机/服务器(C/S)结构是把数据库内容放在远程的服务器上,而在客户机上安装相应软件。客户机/服务器结构由两部分构成:前端是客户机(Client),即用户界面结合了表示与业务逻辑,接受用户的请求,并向数据库服务提出请求,通常是一个PC机;后端是服务器(Server),即服务器将数据提交给客户端,客户端将数据进行计算并将结果呈现给用户。服务器还要提供完善的安全保护及对数据的完整性处理等操作,并允许多个客户同时访问同一个数据库。在这种结构中,服务器的硬件必须具有足够的处理能力才能满足客户的要求。

客户机/服务器结构模式下,服务器需配备大容量存储器并安装数据库管理系统,负责会计数据的定义、存取、备份和恢复,客户端安装专用的会计软件,负责会计数据的输入、运算和输出。

客户机/服务器结构的优点在于技术成熟、响应速度快、适合处理大量数据;其缺点在于系统客户端软件安装维护的工作量大,且数据库的使用一般仅限于局域网的范围内。

2. 浏览器/服务器结构

浏览器/服务器(B/S)结构是只安装维护一个服务器,而客户端采用浏览器(Browser)运行软件。它是随着互联网技术的兴起,对C/S结构的一种变化和改进。B/S结构主要利用了不断成熟的WWW浏览器技术,结合多种script语言(VBscript、Javascript等)和ActiveX技术,其优势明显,目前已被广泛应用。

在B/S结构系统中,通过浏览器向分布在网络上的许多服务器发出请求,服务器对浏览器的请求进行处理,将所需信息返回到浏览器。而其余如数据请求、加工、结果返回以及动态网页生成、对数据库的访问和应用程序的执行等全部由Web Server完成。随着Windows将浏览器技术植入操作系统内部,这种结构已成为当今应用软件的首选体系结构。显然B/S结构应用程序相对于传统的C/S结构应用程序是一个非常大的进步。

例如,通过浏览器进行大量的数据输入或进行报表的应答、专用性打印输出都比较困难和不便,相对于发展已非常成熟的C/S系列应用工具来说,这些技术开发复杂,并没有完全成熟的技术工具供使用,这需要将来的技术创新来实现。

浏览器/服务器结构的优点在于维护和升级方式简单,运行成本低;其缺点是应用服务器运行数据负荷较重。

在具体的企业中,往往是根据实际需要,综合了不同的模式和技术,集团企业的网络构成模式如图2-6所示。这种模式较为复杂,可能多种模式共存。图2-6 集团企业网络构成模式图第二节 会计软件的软件环境一、软件的类型(一)系统软件

系统软件是用来控制计算机运行,管理计算机的各种资源,并为应用软件提供支持和服务的一类软件。系统软件是计算机系统必备的软件。系统软件主要包括操作系统、语言处理程序、支撑服务程序、数据库管理系统等。如目前许多会计电算化软件采用的Windows操作系统,即属于系统软件。

1. 操作系统

操作系统是最底层的系统软件,它是对硬件系统功能的扩充,也是其他系统软件和应用软件能够在计算机上运行的基础。

操作系统实际上是一组程序,它们用于统一管理计算机中的各种软、硬件资源,合理地组织计算机的工作流程,协调计算机系统各部分之间、系统与用户之间、用户与用户之间的关系。由此可见,操作系统在计算机系统中占有特殊的地位。通常,操作系统具有五个方面的功能:内存储器管理、处理机管理、设备管理、文件管理和作业管理。这也就是通常所说的操作系统的五大任务。DOS、Windows、UNIX、Linux等都是常用的操作系统。

2. 数据库管理系统

数据库是将具有相互关联的数据以一定的组织方式存储起来,形成相关系列数据的集合。它具有数据冗余度小、可共享等特点。随着计算机在信息管理领域中日益广泛深入的应用,产生和发展了数据库技术,随之出现了各种数据库管理系统(Data Base Management System,DBMS)。

DBMS是计算机实现数据库技术的系统软件,它是用户和数据库之间的接口,是帮助用户建立、管理、维护和使用数据库进行数据管理的一个软件系统。目前常用的数据库管理系统有Oracle、Sybase、Visual FoxPro、Informix、SQL Server、Access等。

数据库系统主要由数据库、数据库管理系统组成,此外还包括应用程序、硬件和用户。会计软件是基于数据库系统的应用软件。

3. 支撑软件

支撑软件是指为配合应用软件有效运行而使用的工具软件,是软件系统的一个重要组成部分。它主要包括环境数据库、各种接口软件和工具组。著名的软件开发环境有IBM公司的Web Sphere、微软公司的Studio.NET等。

4. 语言处理程序

人们要利用计算机解决实际问题,首先就要编制程序。程序设计语言就是用户用来编写程序的语言,它是人与计算机之间交换信息的工具。程序设计语言是软件系统的重要组成部分,而相应的各种语言处理程序属于系统软件。语言处理程序包括汇编程度、解释程序和编译程序等,其作用就是负责把用汇编语言或高级语言编写的程序翻译成能被计算机直接识别和执行的机器指令代码。(二)应用软件

应用软件是为了解决计算机各类问题而编写的程序,分为应用软件包(Package)与用户程序。它是在硬件和系统软件的支持下,面向具体问题和具体用户的软件。随着计算机应用的日益广泛深入,各种应用软件的数量不断增加,质量日趋完善,使用更加方便灵活,通用性越来越强。有些软件已逐步标准化、模块化,形成了解决某类典型问题的较通用的软件,这些软件称为应用软件包。目前常用的软件包有文字处理软件、表格处理软件、会计软件、图形图像处理软件、统计软件等,如表2-1所示。表2-1 常见的应用软件举例

1. 用户程序

用户程序是用户为了解决特定的问题而开发的软件。充分利用计算机系统各种现成的软件,在系统软件和应用软件包的支持下可以更加方便、有效地开发用户专用程序。各种票务管理系统、人事管理系统和会计软件等都属于用户程序。

2. 文字处理软件

文字处理软件主要用于对输入到计算机中的文字进行编辑并能将输入的文字以多种字形、字体及格式打印出来。常用的文字处理软件有Microsoft Word、金山WPS等。

3. 表格处理软件

表格处理软件用于处理各式各样的表格并存盘打印。目前常用的表格处理软件有Microsoft Excel、金山表格等。

4. 图形图像处理软件

随着计算机硬件和软件技术的飞速发展,以及用户对图形图像处理的需求越来越大,利用计算机创作图形图像已经成为计算机应用的一个重要分支。利用图形图像处理软件可以对图像进行加工、处理,能满足不同用户的各种要求。二、安装会计软件的前期准备

在安装会计软件前,技术支持人员必须首先确保计算机的操作系统符合会计软件的运行要求。某些情况下,技术支持人员应该事先对操作系统进行一些简单的配置,以确保会计软件能够正常运行。

在检查并设置完操作系统后,技术支持人员需要安装数据库管理系统。

会计软件的正常运行需要某些支撑软件的辅助。因此,在设置完操作系统并安装完数据库管理系统后,技术支持人员应该安装计算机缺少的支撑软件。

在确保计算机操作系统满足会计软件的运行要求,并安装完毕数据库管理软件和支撑软件后,技术支持人员方可开始安装会计软件,同时应考虑会计软件与数据库系统的兼容性。第三节 会计软件的网络环境一、计算机网络基本知识(一)计算机网络的概念与功能

随着计算机技术的迅猛发展,计算机已经在各个领域得到广泛的应用,人们对信息的处理不再局限于单机的数据归纳和计算,还要进行大量的信息传递,因此计算机网络应运而生。1969年美国国防部研究计划局(ARPA)主持研制的ARPAnet计算机网络投入运行。在这之后,世界各地计算机网络的建设如雨后春笋般迅速发展起来。

计算机网络是现代计算机技术与通信技术相结合的产物,它是以硬件资源、软件资源和信息资源共享以及信息传递为目的,在统一的网络协议控制下,将地理位置分散的许多独立的计算机系统连接在一起所形成的网络,如图2-7所示。图2-7 计算机网络示意图

计算机网络连接的方式(介质)可以用电缆、光纤、微波、无线和通讯卫星等,网络中的计算机是相互独立的。它们之间没有明显的主从关系,即一台计算机不能强制启动、中止或控制网络中的另一台计算机。

计算机网络的功能主要体现在资源共享、数据通信、分布处理三个方面。

1. 资源共享

在计算机网络中,各种资源可以相互通用,用户可以共同使用网络中的软件、硬件和数据。这里所讲的资源是指构成计算机网络系统的所有元素,包括计算机硬件设备、软件和数据资源等。资源共享是指网上的用户能部分或全部地享用网络系统中的资源,从而大大提高系统资源的利用率。

2. 数据通信

计算机网络可以实现各计算机之间的数据传送,可以根据需要对这些数据进行集中与分散管理。信息传送功能是计算机网络最基本的功能,主要完成计算机网络中各个结点之间的系统通信。强大的网络系统为人们提供了高速的通信手段,人们可以在网上传送电子邮件、发布新闻消息、进行电子商务、远程教育、远程医疗等活动。

3. 分布处理

当计算机中的某个系统负荷过重时,可以将其处理的任务传送到网络中较空闲的其他系统中,以提高整个系统的利用率。所谓分布式,就是指网络系统中若干台计算机可以互相协作共同完成一个任务,或者说,一个程序可以分布在几台计算机上并行处理。这样就可将一项复杂的任务划分成许多部分,由网络内各计算机分别完成有关的部分,提高了系统的可靠性,使整个系统的性能大为增强。(二)计算机网络的分类

按照覆盖的地理范围进行分类,计算机网络可以分为局域网、城域网和广域网三类。

1. 局域网

局域网(Local Area Network,LAN)是一种在小区域内使用的,由多台计算机组成的网络,覆盖范围通常局限在10千米范围之内,属于一个单位或部门组建的小范围网。例如,把分散在一个办公室、一座楼、一个大院内的许多计算机连接在一起相互通信组成的计算机网络。局域网通常是用特殊电缆线把个人计算机和电子设备互连起来,使得用户可以通信、共享资源,还能访问远程主机或其他网络。(1)局域网的特点

局域网的主要特点如下。

①局域网是一种通信网络。它将连接到局域网络的数据通信设备加上协议和网络软件组成计算机网络。

②联入局域网的数据通信设备是广义的,包括计算机、终端和各种外部设备等。

③局域网覆盖的地理范围较小,一般在几十米到几千米之间,如一个办公室、一幢大楼等。(2)局域网拓扑类型

由于局域网设计的主要目标是覆盖一个公司、一所大学或两幢办公大楼等“有限的地理范围”,因此局域网在网络拓扑上主要采用了星型、总线型、环型结构,在网络传输介质上主要采用双绞线、同轴电缆和光纤。

①星型拓扑。在局域网的星型拓扑中存在一个中心结点,每个结点通过点对点线路与中心结点连接,任何两个结点之间的通信都要通过中心结点转接。

典型的星型拓扑如图2-8所示。图2-8 星型拓扑

②总线型拓扑。总线型拓扑是局域网主要的拓扑构型之一。图2-9给出了总线型局域网计算机的实际连接情况。图2-9 总线型拓扑

总线型拓扑结构的特点是:所有的结点都通过相应的网卡直接连接到一条作为公共传输介质的总线上;总线通常采用同轴电缆或双绞线作为传输介质;所有结点都可以通过总线传输介质发送或接收数据,但一段时间内只允许一个结点利用总线发送数据。当一个结点利用总线传输介质以“广播”方式发送数据时,其他结点可以用“收听”方式接收数据。

由于总线作为公共传输介质为多个结点共享,就有可能出现同一时刻有两个或两个以上结点利用总线发送数据的情况,因此会出现“冲突”,造成传输失败。

总线型拓扑的优点是:结构简单,实现容易,易于扩展,可靠性较好。

③环型拓扑。环型拓扑也是共享介质局域网最基本的拓扑构型之一,如图2-10所示。在环型拓扑中,结点通过相应的网卡使用点对点连接线路构成闭合的环型。环中数据沿着一个方向绕环逐站传输。图2-10 环型拓扑

需要指出的是,以上是从局域网基本技术的分类,以及构成局域网基本组成单元的角度讨论了局域网拓扑问题。任何实际应用的局域网系统都可能是一种或几种基本拓扑的扩展与组合,但是无论局域网络系统的结构有多复杂,构成它的基本局域网单元都符合以上讨论的基本特征。

2. 城域网

城域网(Metropolitan Area Network,MAN)是作用范围在广域网与局域网之间的网络,其网络覆盖范围通常可以延伸到整个城市,借助通讯光纤将多个局域网联通公用城市网络形成大型网络,使得不仅局域网内的资源可以共享,局域网之间的资源也可以共享。

3. 广域网

广域网(Wide Area Network,WAN)是一种远程网,涉及长距离的通信,覆盖范围可以是一个国家或多个国家,甚至整个世界。由于广域网地理上的距离可以超过几千千米,所以信息衰减非常严重,这种网络一般要租用专线,通过接口信息处理协议和线路连接起来,构成网状结构,解决寻径问题。 广域网一般采用无规则的网状形拓扑结构,速度慢、延迟长。二、会计信息系统的网络组成部分(一)服务器

服务器也称伺服器,是网络环境中的高性能计算机,它能够侦听网络上的其他计算机(客户机)提交的服务请求,并提供相应的服务,控制客户端计算机对网络资源的访问,并能存储、处理网络上大部分的会计数据和信息。服务器的性能必须适应会计软件的运行要求,其硬件配置一般高于普通客户机。

服务器通常分为文件服务器、数据库服务器和应用程序服务器。它的高性能主要体现在高速度的运算能力、长时间的可靠运行、强大的外部数据吞吐能力等方面。服务器的构成与普通计算机基本相似,有处理器、硬盘、内存、系统总线等,它们是针对具体的网络应用特别制定的,因而在处理能力、稳定性、可靠性、安全性、可扩展性、可管理性等方面存在很大差异。(二)客户机

客户机又称为用户工作站,是连接到服务器的计算机,能够享受服务器提供的各种资源和服务。会计人员通过客户机使用会计软件,因此客户机的性能也必须适应会计软件的运行要求。

客户机和服务器都是独立的计算机。当一台连入网络的计算机向其他计算机提供各种网络服务(如数据、文件的共享等)时,它就被叫做服务器。而那些用于访问服务器资料的计算机则被叫做客户机。(三)网络连接设备

网络连接设备是把网络中的通信线路连接起来的各种设备的总称,这些设备包括中继器、网桥、交换机、路由器和网关等。网络连接设备的构成如图2-11所示。图2-11 网络连接设备

1. 中继器

中继器(Repeater)是一种放大模拟信号或数字信号的网络连接设备,通常具有两个端口。它接收传输介质中的信号,将其复制、调整和放大后再发送出去,从而使信号能传输得更远,延长信号传输的距离。中继器不具备检查和纠正错误信号的功能,它只负责转发信号。

2. 网桥

网桥(Bridge)的主要功能是将两个相同类型的局域网连起来,根据MAC(网卡的硬件地址)地址来转发帧,网桥可以看做一个“低层的路由器”。最简单的网桥是在一台计算机中插入两块网卡,每一块网卡与一个局域网连接,再在这台计算机上运行相应的网桥软件而形成的(即这一台计算机具有网桥功能)。

网桥分为内部网桥(简称为内桥)和外部网桥(简称为外桥)两种。内桥由服务器担任,即在服务器上插入一块网卡并运行相应的网桥软件而构成的网桥。外桥可用一台单独的计算机来担任,即在计算机上插入两块网卡并运行相应的网桥软件而构成的网桥。

3. 集线器

集线器(HUB)使网络上的计算机可以进行通信。使用以太网电缆将每台计算机连接到集线器后,从一台计算机发送到另一台计算机的信息就会通过该集线器。集线器无法识别所接收信息的来源或预期目标,因此它会将信息发送到与其连接的所有计算机(包括发送该信息的计算机)。集线器可以发送或接收信息,但不能同时发送并接收信息。

4. 交换机

交换机(Switch)又称交换式集线器,在网络中用于完成与它相连的线路之间的数据单元的交换,是一种基于MAC识别,完成封装、转发数据包功能的网络设备。在局域网中可以用交换机来代替集线器,其数据交换速度比集线器快得多。这是由于集线器不知道目标地址在何处,只能将数据发送到所有的端口。而交换机中会有一张地址表,通过查找表格中的目标地址,把数据直接发送到指定端口。

利用交换机连接的局域网叫交换式局域网。在用集线器连接的共享式局域网中,信息传输通道就好比一条没有划出车道的马路,车辆只能在无序的状态下行驶,当数据和用户数量超过一定的限量时,就会发生抢道、占道和交通堵塞的现象。交换式局域网则不同,就好比将上述马路划分为若干车道,保证每辆车能各行其道、互不干扰。

5. 路由器

路由器(Router)是一种连接多个网络或网段的网络设备,它能将不同网络或网段之间的数据信息进行“翻译”,以使它们能够相互“读”懂对方的数据,实现不同网络或网段间的互联互通,从而构成一个更大的网络。目前,路由器已成为各种骨干网络内部之间、骨干网之间、一级骨干网和因特网之间连接的枢纽。

路由器的工作方式与交换机不同,交换机利用物理地址(MAC地址)来确定转发数据的目的地址,而路由器则是利用网络地址(IP地址)来确定转发数据的地址。另外,路由器还具有数据处理、防火墙及网络管理等功能。

6. 网关

网关(Gateway)又称网间连接器、协议转换器。网关是最复杂的网络互联设备,既可以用于广域网互联,也可以用于局域网互联。与网桥只是简单地传达信息不同,网关对收到的信息要重新打包,以适应目的系统的需求。第四节 会计软件的安全一、安全使用会计软件的基本要求

常见的非规范化操作包括密码与权限管理不当、会计档案保存不当、未按照正常操作规范运行软件等。这些操作均有可能威胁会计软件的安全运行。(一)严格管理账套使用权限

在使用会计软件时,用户应该对账套使用权限进行严格管理,防止数据外泄;用户不能随便让他人使用电脑;在离开电脑时,必须立即退出会计软件,以防止他人偷窥系统数据。

设置操作员权限是从内部控制的角度出发,对系统操作人员进行严格的岗位分工,严禁越权操作的行为发生,保证系统使用的安全性。

系统管理员和账套主管都有权设置操作员权限,不同的是:系统管理员可以指定或取消某一操作员为一个账套的主管,也可以对各个账套的操作员进行授权;账套主管的权限局限于他所管辖的账套,在该账套内,账套主管默认拥有全部操作权限,可以针对本账套的操作员进行权限设置。

按照内部控制制度的要求,企业不同的角色及不同的会计人员应具有不同的操作权限,因此在增加了系统的操作员之后,紧接着是要进行角色的权限及操作人员权限的设定,即会计分工。

会计软件的权限管理一般分为三个层次:①功能级权限管理;②数据级权限管理;③科目、金额级权限管理。(二)定期打印备份重要的账簿和报表数据

为防止硬盘上的会计数据遭到意外或被人为破坏,用户需要定期将硬盘数据备份到其他磁性介质上(如U盘、光盘等)。在月末结账后,对本月重要的账簿和报表数据还应该打印备份。对于应该打印哪些账表、什么时候打印,应根据具体单位的情况来确定。一般应打印的账簿有现金日记账和银行日记账、明细账、总账等。

会计报表是指由计算机根据主管部门统一规定设计格式打印出的外部报表。根据人员职责的规定,由主管报表的人员统一收集、整理和保存。年终将全年的会计报表交与档案管理员办理存档手续。在检查无误后,按时间顺序加封面后装订成册。封面要逐项写明报表名称、页数、日期等,经会计负责人审核盖章后,可归档保存。(三)严格管理软件版本升级

对会计软件进行升级的原因主要有:因改错而升级版本;因功能改进和扩充而升级版本;因运行平台升级而升级版本。经过对比审核,如果新版软件更能满足实际需要,企业应该对其进行升级。

会计软件随着计算机技术、软件开发工具和业务的变化,会不断推出新的版本。具体推出的频度,依据不同的软件和厂家有所不同。软件升级即意味着错误的纠正、功能的增强,也可能是有重大的创新。对于会计人员来讲是新技术的进步和功能的进一步增强,将会进一步提高会计工作效率。

1. 会计软件升级的作用(1)纠正软件中存在的错误

由于种种原因,原有的软件可能存在某些错误,这些错误往往是在具体的应用中才发现的。软件厂家会不断地完善原有的软件,进行升级软件就可以把以前的缺陷解决。软件中存在的错误,一般分为程序错误和功能错误。(2)更新功能

根据新的业务或管理的需要,升级软件会增加新的功能。例如在新的版本中增加了一些管理分析报表等。(3)界面和易用性的改进

有些软件虽然可以应用,但界面不美观,流程不清晰,甚至影响应用的效果,为此进行的改进就是对界面的设计和优化。对于有些功能,虽然能用,但用起来不方便,这类改进就属于易用性的提高。

2. 软件更新带来的问题

当我们使用一个软件后,即会养成特定的操作习惯,因人而异,不尽相同。如有的人习惯在菜单中寻找命令,有的人则直接利用快捷键,有的喜欢使用流程图方式。在软件升级过程中,往往会加入一些新的功能,很可能有些以前已经适应的习惯到新版本中会变得不适应。当这种情况发生后,就必须放弃以前的习惯,去适应新的操作方式。

3. 软件升级的种类(1)程序补丁

根据用户对新功能的需要,或者是要解决原软件中的一些问题,会计软件研发单位会针对自己的产品开发一个补丁程序。不同版本的会计软件,或者不同的系统平台,补丁程序可能会有差异。用户得到补丁程序之后,只需要在一定条件下简单地执行一些操作就可以获得新的功能。

一般来讲,程序补丁只是做一些小的功能改进,或修改一些小错误。当错误较多或新增功能较多时,一般都会发布一个新的版本。(2)程序升级

当补丁较多,或者是打补丁需要对数据进行一些复杂的操作时,会计软件研发单位一般都会提供升级程序,方便用户自动完成升级工作。

4. 升级的具体方法

获取升级程序,一般是登录会计软件研发单位的网站,了解相关的信息。一般来说,对于会计软件的重大升级,在软件开发单位的网站上都会有相关的披露,并提供软件补丁的获取方式,供会计软件使用单位自己升级。用户也可以跟会计软件的销售服务商联系,获取升级程序。

在下载补丁时,要特别注意以下问题:(1)自己使用的会计软件属于哪个种类。软件研发单位一般都针对不同类型的使用单位,开发有针对低端、中端、高端的相关产品,而且往往还有针对行业的会计软件。(2)下载本单位所使用版本的补丁程序。对于同一种软件,由于新版本的不断推出,往往在实际中本单位使用的并不一定是最新的版本,或者因为某种原因(如在该版本进行了专项开发)不能进行升级,所以就要特别注意所使用的版本号,如果不清楚,应该主动询问软件服务机构。(3)安装新的补丁程序。用户得到补丁程序之后,应该仔细核对补丁程序所适用的版本、适用环境等信息,严格按照补丁程序的操作说明进行操作。在给使用中的会计软件安装补丁之前,一定要做好充分的系统备份和数据备份。第一步是复制一个完全独立的测试系统,然后安装补丁程序。第二步是测试原来会计软件的各项功能是否能够正常使用。第三步是测试新提供的功能是否能够正常应用。第四步是在以上过程测试完毕后,对运行中的系统安装补丁程序,安装完成后,同样要进行原有功能的测试和新功能的测试。如果运行正常,则可启用新的系统。若测试出现异常,则恢复原来的系统,并与研发单位或服务单位联系处理。

由于软件升级涉及许多复杂的技术问题,如果本单位实施升级有困难,应要求软件研发单位的服务人员来进行升级。二、计算机病毒的防范

计算机病毒是指编制者在计算机程序中插入的破坏计算机功能或数据,影响计算机使用并且能够自我复制的一组计算机指令或程序代码。简单地说,计算机病毒是一种特殊的危害计算机系统的程序,它能在计算机系统中驻留、繁殖和传播。(一)计算机病毒的特点

1. 寄生性

病毒可以寄生在正常的程序中,跟随正常程序一起运行。一旦程序被执行,病毒也就被激活,开始编制或者在程序中插入破坏计算机功能或者数据的一组计算机指令。

2. 传染性

病毒可以通过不同途径传播。计算机病毒不但本身具有破坏性,而且具有极强的传染性,一旦病毒被复制或产生变种,其速度之快令人难以预防。传染性是病毒的基本特征。只要一台计算机染毒,如果不及时处理,病毒就会在这台机器上迅速扩散,计算机的大量文件(一般是可执行文件)会被感染。被感染的文件又成了新的传染源,再与其他机器进行数据交换或通过网络接触时,病毒会继续传播。

试读结束[说明:试读内容隐藏了图片]

下载完整电子书

若在网站上没有找合适的书籍,可联系网站客服获取,各类电子版图书资料皆有。

客服微信:xzh432

登入/注册
卧槽~你还有脸回来
没有账号? 忘记密码?