作者：戴愫
出版社：上海译文出版社
格式: AZW3, DOCX, EPUB, MOBI, PDF, TXT
不会写，怎敢拼外企——TCS三级跳 解析商务英语写作经典案例试读：
前言
您是职场里的那位杜拉拉吗？每年都有成千上万个“您”涌入外企，带着玫瑰色的梦想，揣着昂扬的斗志，手脚并用地在职业阶梯上一步步奋力往上攀爬。
杜拉拉们每天的工作中约有70％的时间用在笔头交流上，包括发电子邮件、写工作进度报告、提案、意向书等。于是，杜拉拉们发现，要想平步青云蒸蒸日上，自己不但要会做，更得会写。仅靠埋头苦干便能获得认可的时代早已过去了。现今，写作习惯形成写作性格，写作性格决定一个白领的职业命运。
为了获得在职场上的成功，杜拉拉们可能早已读过教科书里严谨的理论、微博里的励志教训、热销书中的心灵鸡汤、关于成功的正野史故事，并学习过各种职场上可以使用的工具软件。但是，当要撰写重要邮件或报告时，她们还是没法摆脱“Blank-page/screen syndrome”（白页/白屏综合征）—— 面对空白的稿纸或屏幕，脑子里一片混沌。袋鼠老师知道，您就是那位杜拉拉！
其实，这时候您不需要着急写，第一句话或第一段往往是最难写的，因为它要提纲挈领。如果您还没有想明白整篇文章该如何写，又怎能写出合适的开头呢？记住，“To fail to plan is to plan to fail.”（不做任何计划等同于计划着失败。）
所以您该做的是，仔细思考读者是谁，您要达成的目标是什么（这决定了邮件的语气“Tone”），您需要提供什么信息来达成这个目标（这决定了邮件的内容“Content”），以及这些内容应该按什么样的逻辑组织起来（这决定了邮件的结构“Structure”）。做完这一番思考，完成文书的工作就已经做完一半了。当您最终将草拟出来的金字塔结构摆在面前，开始撰写文书的时候，会发现自己下笔如神。这就是TCS三级跳——Tone，Content，Structure第一跳：语气Tone
以下两个因素决定了您的邮件应该采用何种语气：1. 对方的身份（也就是你们的关系）2. 你们正在沟通的这件事情的性质
相较于其他形式的写作，商务写作对语气的要求尤为严苛。小说家在创作的时候，是将读者假定为普通大众，普通大众没有固定的性格特征。而商务文书的读者却具有明显的性格特征。您的读者经常是：上司（supervisors）、经理（managers）、助理（assistants）、员工（employees）、技工（technicians）、学员（trainees）、客户（clients）等等。商务文书语言中所渗透的语气，就像您身上穿的外衣——您不能在打球的时候穿晚礼服，也不能在香槟酒会上着比基尼。为了正确把握语气，在写作的时候，您脑子里浮现的不仅仅是对方的一张脸，而是一个鲜活的人。想象一下，如果此刻您正在与他/她面对面交谈，您会采用什么样的语气呢？如果读者不是一个人，而是一群人，那么您可以从这群人中挑出一个最典型、最能代表这群读者特征的人，假设和他/她面对面交谈。语气恰当与否、语气中应该透露何种情感，将直接决定您的职业形象和沟通效果。第二跳：内容Content
当您决定邮件里该写什么，不该写什么时，以下三个方面是核心：1. 您为什么写这封邮件2. 您想让对方做什么3. 对方为什么应该做
在构思的时候，所有与这三个方面相关的内容，都应该罗列出来。在初始阶段您可以无序地罗列，每个要点用小气泡（bubble）圈起来。这是您发散思维的过程。第三跳：结构Structure
找出这些小气泡（bubble）之间的逻辑关系，用Barbara Minto女士的金字塔结构画出大纲。在用金字塔结构时，您会很容易发现自己知道什么信息，不知道什么信息，以及还需要找到什么信息。
TCS三级跳帮您养成“先想后写”的习惯，您的写作技能将得以快速提升。“Writing is a skill，not a talent.”（与其说写作是一种天分，不如说是一门技能。）写作，就是用有效的技能来整理、组织、提炼思维的过程。写作前您花在思维上的时间最终会缩短您完成全稿的时间，会精简文章的长度，提高文章的条理性。所以，“先想后写”会帮您节约大量的沟通时间。
下面请看袋鼠老师如何带着杜拉拉们做TCS三级跳，混迹拼杀于职场，浴火沐风，将她们从清新唯美的小文艺调教成成熟“邪恶”的老江湖。
最后，感谢袋鼠老师的朋友Mike Oswell先生，他丰富的管理和沟通经验也给袋鼠老师带来不少灵感和启发。
使用指南
目前市面上关于商务英语写作的书分为两大类：工具书类和写作语言教科书类。
工具书类提供各式模版，让读者套用，不免机械呆板。而且白领在日常工作中需要用到模版的时候很少，大多数时候是解决具体的沟通事例，这些是没有模版可循的。
写作语言教科书类则泛泛地谈商务英语写作应该遵循的标准和原则。很多白领认真学习过这些标准和原则，可一旦磨枪上阵，要么用不上，要么不记得用，要么不知道该怎么用。
所以，毫不夸张地说，现在市面上还没有出现一本“介绍方法”的书。所谓方法，即每次在进行商务写作时，都能用得上的“实际操作步骤”。TCS三级跳的方法，就是能适用于不同的职场笔头沟通场景的实际操作步骤。具体来看，这本书给出了近三十个商务沟通的实例，一遍一遍地带读者使用TCS三级跳，读完本书后，读者自身就已形成了TCS三级跳的写作习惯。
同时，为了让本书的可读性更强，袋鼠老师部分借用了李可的职场小说《杜拉拉升职记》（最早出版于2007年）中的故事背景，生动有趣。写作就是一种人与人的沟通，只不过这种沟通表现在书面上，所以书中不可避免地传授了职场沟通的规则和潜规则。
本书分为三章，沿着杜拉拉的职业发展道路，与她共同经历这三个阶段：小兵（
基本技能篇
）、初级主管（沟通执行篇）、中高级主管（高效管理篇）。每个阶段分别应对九个职场沟通的挑战。推荐您按照以下步骤来阅读此书：在看完每节的背景（Background）后，您可以合上书，假设自己是杜拉拉，在如此背景下，会怎样从语气（Tone）、内容（Content）和结构（Structure）这三方面来构思邮件，完成有效沟通。
之后打开书，看看袋鼠老师怎样带领您做TCS三级跳。这时再次合上书，自己试着按照指导来实际撰写这篇邮件。
写完后打开范文对照。在范文的右侧一栏里有经典点评。范文的下方是短语解释（Phrases）。这些短语都是职场英语上经常会用到的短语。
最后再看学习要点（Learning Point）。这些学习要点是从范文中提炼出来的，适合所有商务写作的一般规则。因为与范文紧紧相扣，所以会让您印象深刻。
书中会穿插两种小标签：“Do you know？”和“Tip”，建议您在看完整本书后，可以自己用黄色便签纸做出同样的小标签，贴在每天办公能看见的地方，时时提醒自己。
另外，这本书是专门针对中国的杜拉拉们撰写的，因为他们有着中国人的写作思维惯性和中国式英语的表达特点。本书帮助他们理解并学会英语母语人士对商务文书的写法，彻底摆脱“made in China”的英语。基本技能篇
挑战一 完美笔下的细节——不是因为粗心，而是因为您不知道
在这万恶的周一早晨，与温暖的被窝斗争了二十分钟后，拉拉终于起床了。
打开邮箱，她眼前一亮，世界500强的DB公司给她发工作邀请啦！邮件来自人事部门的李文华。拉拉的职位是华南地区销售助理，月薪四千，下个月一号报到。
拉拉激动得站都站不稳了，这可是欢天喜地的好消息！她轻盈地洗漱完毕，正襟危坐于电脑前，准备写邮件正式接受这个工作邀请，这封邮件标志着她新的职业生涯的开端。Tone直接相关人：人事部门的李文华间接相关人：杜拉拉的顶头上司玫瑰
表达“兴奋”和“感谢”是这封邮件的主基调。“兴奋”传达年轻人的激情，“感谢”的是贵公司对自己的赏识。Content
必须包括的内容：
感谢公司的赏识，表示愿意接受工作邀请，对未来工作的期待
还可以写进的内容：
提条件——不要被飘飘欲仙的幸福感冲昏了头，这个时候是自己提条件的最好时机，否则就要等到很久以后了。DB公司投入了大量时间寻找合适的人才，一旦他们发出工作邀请，他们希望对方会接受。对于拉拉这个步入职场不久的年轻人来说，提的条件不应拘泥于金钱，而是学习和发展的机会。
强调自己和职位很相称（match）——这是与新雇主建立亲近关系（bonding）的开端，招聘经理李文华努力为DB公司找到拉拉来担任销售助理一职，如果拉拉适合这个岗位，说明招聘经理的工作是出色的。如果拉拉不适合这个岗位，她拍拍屁股走人了，倒是轻松；但是对招聘经理会造成不小的、长久的负面影响，他需要重新招人，他本年度的工作业绩报告也会很不好看。所以拉拉在这封邮件里，需要强调自己和这个职位非常相称，算是给公司、给招聘经理一颗定心丸。StructurePhrases
… has been my goal from the beginning：……是我的夙愿（这是与雇主开始建立纽带的一个很好的表达方式。）
check out on：仔细阅读
literature：材料
mutually rewarding and long-lasting relationship：互利而持久的关系（这是每一位雇主都希望与雇员建立的关系。）Learning Point完美邮件的细节
在历经民营企业和港台企业的洗礼后，拉拉终于如愿以偿地进入了通讯行业的著名美资500强企业DB公司。拉拉，您可知道，未来您将有超过一半的工作时间会花在笔头沟通上，您的才能将第一时间展现在这些笔头沟通中，其中做得最多的就是电子邮件。在您上班报到之前，赶紧来袋鼠老师这儿上一堂商务英语电子邮件的速成课吧。写邮件前
想想这封邮件该不该写？或者，在当前情况下，发邮件是不是最好的沟通方式。以下情形请您不要选择邮件来沟通：
* 当您处在激烈的情绪中时（不仅不要写邮件，也不要做出任何重要决定）。
* 当公司里政治气候敏感，邮件又涉及到您的立场时（可以口头沟通，或者简单地推迟邮件沟通的时间）。
* 当此话题需要多方在一起讨论时（电子邮件非常方便使用，因此正在被渐渐滥用。很多情况下，会议或电话会议仍是最有效的沟通方式）。
* 当涉及个人隐私时（邮件有可能被永久保存和不可控地传播）。
* 当事情紧急，您需要立刻回复时（请拿起电话吧）。写邮件中
附件大小控制在3兆以内，避免被对方公司的服务器系统屏蔽，同时不会占据对方邮箱太多的容量。如果一定有大附件，可以放在网络上让对方下载。
能不带附件尽量不带附件，可以将附件的内容编辑一下粘贴到正文中。这样的邮件是适合手机阅读的（smartphone friendly）。
就像球要一个垒一个垒地打，每封邮件只专注解决一个问题。
如果在邮件里发网页链接，请将地址写全。有的软件可以识别“www”开头的网址，有的软件只能识别“http://”开头的网址。
使用留白（white space）让自己的邮件清晰。有三个技巧：1. 每个段落只表达一个意思点（idea），可以有单个句子形成的段
落（one-sentence paragraph）；2. 如果有某个段落超过了六行文字，请尽量把它分成两段；3. 使用小标题（heading）和清单（list）。
哪怕这些方法会让您的邮件看上去更长，但对方会更乐意读到这样的邮件。
使用段首顶格（block style），不需右缩进，使用文本左对齐（ragged right margins），使用单倍行距，段与段之间空一行（single spaced with a double space between paragraphs）。这样的格式更适合对方阅读。写完邮件后
检查、检查、再检查，不要犯拼写和文法的低级错误。不管您的英语水平多么高超，所谓“To err is human.”（犯错是人性。）下笔的时候难免有失误。笔头沟通与口头沟通最大的差异在于，笔头沟通会将您犯的小错误扩大、定格。
不要忘记发附件。有人统计过，在职场上，几乎每个人平均每个月要犯一次的错误是，忘记在邮件里加附件。
定期将重要邮件保存在硬盘上，或刻盘保存，尤其是涉及到有合同或约定的邮件。邮件中永远不要碰的禁区
不要使用太多的大写字母表示强调，似乎您在邮件里对人大呼小叫。
不要用公司邮箱发送私人邮件。您每次发邮件，都是代表公司的公务行为，您发出的每一封邮件理论上都是公司的财产，在服务器上都会存有复件，不管您有没有在自己邮箱里删掉。
不要做邮件的任何背景设计和正文的花样设计，原因是：如果对方电脑不兼容您的设计格式，您的邮件展示出来后会很难看，而且这样的邮件容易被当做垃圾邮件。例如，对方电脑可能会将您的设计显示为HTML形式，您设计的粗黑体，在对方电脑上会读成boldface。
不要使用两个词合成一个词的缩略形式，如：I'd，I'm，we'll，he's，they'll等，请将这些词写全。
如果对方不是与自己做相同项目的行业内人士，请不要使用行业术语。也不要使用俚语，因为这个世界上使用英语沟通的人有一半以上不是英语母语人士（native speaker），他们很可能读不懂某些俚语。
挑战二 有了人手好办事——向上司要资源
上海办公室装修工程即将开始，哪料助理行政经理玫瑰突然请病假。雪上加霜的是，上海的行政主管辞职了。顿时李斯特措手无策。情急之下，他挑中了杜拉拉，这个热情又实干的小姑娘来挑此大梁。
他告知拉拉，公司会因此给她特别加薪5％，以示鼓励。本来5％的加薪与自己对公司的贡献完全不成比例，拉拉却感激得眼里差点涌出了泪花。她满口应承下来。“话说七分满”是初入职场小白领该学会的斗争经验之一。拉拉回家后，有些为自己大胆应承下来这项任务而惴惴不安，一是怕出现不可预测的因素，到时候无法按时按质地完成任务；二是怕拍胸脯承诺太快，给老板留下年轻气盛、不成熟的印象。
拉拉仔细思考过后，觉得装修这个任务不是块好嚼的馍馍。要如期完成，她必须争取到资源，而人力资源是最重要的。于是，她决定向老板要几个帮手。Tone直接相关人：上级李斯特间接相关人：无
要小心措辞，不要写出让老板能轻易回答“No”的问题。
例如，大师兄问师父：“我们抽烟的时候可不可以参禅呢？”师父高兴地说：“参禅无时无刻无处不在，当然可以，我的好徒弟。”小师弟问师父：“我们参禅的时候能不能抽烟啊？”却被师父一顿乒乒乓乓，打得鼻青脸肿。
又例如，和老板约时间谈事，您不要问“May I meet you at 10 a.m. tomorrow？”而可以问“Are you available sometime before next Tuesday？”
尽量用事实说话，以事实服人。因为老板不可能对事实说“No”。
不要在邮件标题或开头就太早蹦出“request”这个词，天下的老板对“request”这个词，以及类似的词，如“proposal”、“suggestion”等，有本能的防疫力。因为他一天中收到的“requests”太多，以至于他没办法对每个“request”都给出肯定答复，他甚至可能都不愿意对每个“request”做出决定。因此，“request”这个词出现得越晚越好，为的是让老板一直带着平和的心态将邮件读完。Content
必须包括的内容：
详细阐述要几个人帮助自己完成这个项目，这几个人的专业素养要求如何，这几个人如何能帮助自己提高工作效率、保证工作质量。这些清晰的内容比一个模糊的需求更容易获得批准。
如何获得这些人手呢？给老板三个备选方案。第一个方案应该是最容易入手、最有把握的做法，也就是先摘好摘的果子。
方案一：从公司内部选人
方案二：从公司外部招聘合同工
方案三：两者结合
还可以写进的内容：
感谢上司的信任，并相信自己在上司的帮助下会圆满完成任务。StructurePhrases
engage my talent：充分发挥我的才能
Her hands are full：她的工作量已经满了
bottom line：底线，基本标准
recruiter：猎头Learning Point邮件中最难写的部分——标题
在职场中，有将近三分之一的邮件是不会被打开的，因为人们，尤其是管理者们，实在太忙了！所以，邮件的标题就起到了决定性的作用，它能吸引读者的注意力，让他们毫不犹豫地打开邮件浏览。
为了达到这个目的，标题该如何拟定呢？
依照这两大要求，请看下面的标题。您认为它们是好标题吗？
Please Don't Smoke Cigarette Any Time in the Cafeteria Area
Travel Update
这是两个烂标题。第一个标题显然太长，不符合“brief”的标准。第二个标题是很多中国员工常写的，那么它有什么问题呢？信息量不够，不符合“informative”的标准。所以这两个标题不如改成：
No Cigarette in Cafeteria
Three Changes in Your Beijing Itinerary
好标题的第一个要求——简洁，这很好理解；第二个要求——有信息，为什么呢？其实，这对作者和读者都有好处。
对作者的好处是：帮助他/她锁定自己的写作目的，使邮件有重点、有针对。
对读者的好处是：帮助他/她快速选择信息来阅读。读者永远关注“WIIFM”问题，即“What's in it for me？”如果标题中透露的信息量足够让读者认为这封邮件和他/她有关，自然会乐意打开它。
例如：
Training Seminar December 3
这个标题含有一定的信息量：12月3日有一场培训。如果对方在12月3日已经做了其他安排，那么这封邮件很有可能不会被打开看。让我们改进一下，让它含有更多的信息量：
December 3 — Learn to Be A Great Business Writer
当对方收到这样标题的邮件时，哪怕他/她在12月3日已做其他安排，但如果他/她对这个话题感兴趣，还是有可能会打开邮件，看看具体是怎么一回事，也许自己可以抽出时间来参加。
如此一来，好标题和烂标题的区别就显而易见了，同时符合两大要求的标题就是好标题。大家可以在下面的比较中进一步学习：
您发现没有，标题最好每个实词的首字母都大写，或至少整个标题的第一个字母大写。全部用小写字母的标题会让人觉得作者不够重视。
此外，回邮件的标题该如何写呢？
当您回对方邮件的时候，标题是自动生成的，也就是在对方标题之前多了一个“Re：”，“Re”是拉丁词，表示“in the matter of”或“as regards”的意思。这样的标题您可以不做任何改变，便于你们以后查找方便。但如果对同一封原始邮件双方或多方已经进行了来来往往多次回邮讨论，并且话题有所改变，袋鼠老师建议您另拟标题作为正标题，将“Re：…”作为副标题。
例如：
Subject：Employee of the Month Application Form；Re：Preparations for the Next Department Meeting
最后，介绍一下EOM式标题。
EOM是“End of Message”的缩写。为了节省对方打开邮件的麻烦，可以把所有信息都放在标题里，末尾标注“EOM”。这样，正文不需要写了。
例如：
8/31 Training，9am，Con.Rm.B，On Business Writing EOM
在上条标题中，时间、地点、事件、主题等信息一览无余。标题即邮件本身。（The subject line is the message.）
EOM式标题尤其适用于紧急情况下，对方只需扫一眼标题便能达到沟通的目的。
例如：
老板忙着上飞机，秘书得赶紧提醒他带上正装去参加会议。这时秘书该发的邮件标题是“Please Bring Business Suite EOM”，而不是“Dressing Code for the Meeting”。
好，标题的知识学完了。下次当袋鼠老师拍拍您的肩膀，问您在干嘛的时候请不要回答“我在写邮件呢”或者“我在给Peter一些建
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]