作者：张发凌,水一舟,吴祖珍
出版社：人民邮电出版社
格式: AZW3, DOCX, EPUB, MOBI, PDF, TXT
精通Office 2003技巧600招试读：
前言
Microsoft Office是人们日常办公的首选软件，Office 2003较之以前的版本又增添了诸多新的功能。
在使用过程中，人们对Office的繁多功能还知之甚少，只是停留在简单的应用上，未能发挥出它的潜能，以至于工作效率得不到提高。同时，由于缺乏了解，人们在使用过程中也会遇到各种各样的问题：能否将常用功能移到工具栏中（第10招）？能否将常用功能移到右键菜单中（第11招）？如何创建自己的办公型菜单（第25招）？如何保护Excel中的公式不被随意修改（第201招）？如何让Excel中的标题信息在每页中都显示（第233招）？如何将Word文档转换为PowerPoint文件（第349招）？如何让Flash动画“闪”在PowerPoint中（第402招）……
为了解决人们在使用过程中遇到的这些问题，本书从实际应用出发，介绍了Word 2003、Excel 2003、PowerPoint 2003、Outlook 2003及Office 2003其他工具等方面的600多招实用技巧，用简练的文字，让读者在有限的篇幅中学习到更多的知识，从而使得Office 2003的功能发挥得淋离尽致。
Microsoft Office 2003功能非常强大，本书所揭示的应用技巧只是冰山一角，希望起到抛砖引玉的作用，通过本书能给读者一些提示，引导读者发现更多简便易用的操作方法，提高办公效率。
本书由张发凌策划，张发凌、水一舟、吴祖珍编写。马立涛、郭本兵、邓建钟、管文尉、王丽莉、刘芳等参加了书稿的校对及整理工作，在此对他们表示深深的谢意！
由于作者能力有限，书中难免存在一些疏漏，希望读者不吝赐教！联系方式：maxueling@ptpress.com.cn，也可发信至：
北京市崇文区夕照寺街14号 人民邮电出版社503室
邮编：100061
邮寄时请在信封上写明书名。编者2005年1月第一篇精通Word2003技巧第1章Word设置第1招：让Word2003随Windows系统一同启动（1）启动“我的电脑”，依照路径“x:\Documents and Settings\All Users\「开始」菜单\程序\启动”来打开“启动”文件夹。
”表示当前系统所安装的盘符，本例以Windows XP为例。（2）打开Word 2003所在的文件夹，用鼠标将Word 图标拖到“启动”文件夹或复制到“启动”文件夹中。这时Word 2003的快捷方式就被复制到“启动”文件夹中，如图1-1所示。下次启动Windows XP时，就可以一同启动Word 2003了。图1-1第2招：增加Word中最近使用文档的数目
Word中的“文件”菜单下显示了最近打开的4个文档列表，用这种方式可以非常轻松地打开最近使用过的文档。可以通过以下设置来改变列表中显示的文件个数，具体操作如下。（1）单击“工具→选项”命令，在打开的“选项”对话框中，选中“常规”选项卡。（2）在“列出最近所用文件”复选框中将默认值“4”改为“8”或更大，如图1-2所示。图1-2（3）设置完成后，单击“确定”按钮即可。
提示：最近所用文件个数最多不能超过255个。第3招：设置自动保存时间
若在编辑Word文档时，遇到突然断电或出现其他特殊情况，那么就有可能丢失没有及时保存的数据。利用“自动保存”功能，可以让数据丢失的可能性减少到最低。更改自动保存时间的间隔操作如下。（1）单击“工具→选项”命令，在打开的“选项”对话框中选中“保存”选项卡。（2）在“自动保存时间间隔”复选框中将默认的保存时间间隔“10分钟”改为“1分钟”，如图1-3所示。设置完成后，单击“确定”按钮即可。图1-3第4招：设置文档打开和保存位置
企业文档都放置在特定的盘符目录中，为了提高文档的打开和保存速度，可以将Word 2003的打开和保存位置指定为该目录中。具体设置操作如下。（1）单击“工具→选项”命令，在打开的“选项”对话框中选中“文件位置”选项卡。（2）在“文件类型”框中选中“文档”选项，如图1-4所示。图1-4（3）单击“修改”按钮，打开“修改位置”对话框。在对话框中选中企业文档所放置的盘符目录位置，如G:\办公文档（如图1-5所示）。图1-5（4）单击“确定”按钮，返回到“选项”对话框中，此时“文档”的“位置”即改成设置后的位置。再次单击“确定”按钮即可。第5招：自定义文档的纸张大小
默认的Word 2003纸张有时不能满足实际的应用需要，这时就需要进行纸张调整。（1）单击“文件→页面设置”命令，在“页面设置”对话框中选中“纸张”选项卡。（2）在“纸张大小”框中选中“自定义大小”选项，如图1-6所示。图1-6（3）在“宽度”和“高度”框中，分别设置应用中实际的纸张宽度和高度，如“15.7”和“26”（如图1-6所示）。设置完成后，单击“确定”按钮即可。第6招：将特定的页面设置应用于所有打开的文档
设置文档页边距是排版的必备工作，若要改变当前文档的上、下、左、右页边距的大小，并希望将其应用到所有打开的文档，可以通过下面的操作来完成。（1）单击“文件→页面设置”命令，在“页面设置”对话框中选中“页边距”选项卡。（2）在“页边距”栏下，分别对上、下、左、右的页边距按照实际需要进行设置，如2.25、2.25、0.44、0.44（如图1-7所示）。设置完成后，单击“确定”按钮。图1-7（3）单击“文件→保存”命令，在弹出的“保存”对话框中将保存位置定在“C:\Documents and Settings\witren（用户名）\Application Data\Microsoft\Templates”，并在“类型”框中选中“文档模板”，再将保存文件名设置为“Normal”。设置完成后，单击“确定”按钮即可。第7招：将文档中的文字大小设置为特定值
在文档的编辑过程中有时需要将文档的字体设置为特定大小，如8.5、9.5、11.5等，但是在字号设置框中没有提供这些特定的字号。可以使用以下方法来实现以上字号的设置。（1）在文档中选中需要设置的段落或句子。（2）在“格式”工具栏中将光标定位到字号设置框中并输入“11.5”，如图1-8所示。图1-8（3）设置完成后按回车设置即可生效。第8招：让段落自动缩进两个字符
当输入完一篇文档后发现所有段落的首行都没有空出两个字符，利用传统的方法来实现段落首行缩进两个字符比较麻烦，这时可以利用下面的设置操作快速实现。（1）在文档中选中除标题之外的所有内容。（2）单击“格式→段落”命令，在打开的“段落”对话框中选中“缩进和间距”选项卡。（3）在“缩进”栏下的“特殊格式”框中选中“首行缩进”选项，并且“度量值”中的默认设置为“2字符”，如图1-9所示。图1-9（4）设置完成后单击“确定”按钮，这时发现文档中所有的段落首行都缩进了两个字符。第9招：将段落之间的间隔设置为0.5（1）将光标定位于第一个段落中的任意位置。（2）单击“格式→段落”命令，在打开的“段落”对话框中选中“缩进和间距”选项卡。（3）在“间距”栏下将“段后”设置为“0.5行”，如图1-10所示。图1-10（4）设置完成后单击“确定”按钮即可，这样第一段和第二段之间的间距即为0.5行。
提示：如果将光标定位于第二个段落也可实现段落间距设置，只是要在图1-10中将“段前”设置为“0.5行”。第10招：将常用功能移到常用工具栏中
在文档编辑操作时若想要快速地选用“选择性粘贴”、“插入→来自文件”、“交叉引用”等命令，可以将这些命令移到“常用”工具栏中，具体移动设置操作如下（这里以“选择性粘贴”为例）。（1）单击“工具→自定义”命令，在打开的“自定义”对话框中选中“命令”选项卡。（2）在“类别”列表框中选中“编辑”选项，即可激活右侧的“命令”列表框。（3）在“命令”列表框中选中“选择性粘贴”选项，按住鼠标左键不放，将其拖到“常用”工具栏中的任意位置处，如图1-11所示。图1-11（4）松开鼠标左键，这时可以看到“选择性粘贴”选项已经移到常用工具栏中，如图1-12所示。图1-12（5）单击“关闭”按钮。下次使用“选择性粘贴”命令时可直接在“常用”工具栏中选用。
提示：如果要删除移动到工具栏中的命令，必须进入如图1-11所示的“自定义”对话框中，选中常用工具栏中需要删除的命令并单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选中“删除”命令。第11招：将常用功能移到鼠标右键菜单中
下面以将“删除线”命令添加到鼠标右键菜单为例进行介绍。（1）单击“工具→自定义”命令，在打开的“自定义”对话框中选中“工具栏”选项卡。（2）在“工具栏”列表框中选中“快捷菜单”复选框，并激活“快捷菜单”工具栏，如图1-13所示。图1-13（3）单击“命令”选项卡，在“类别”列表栏中选中“格式”选项，再在“命令”列表栏中选中“删除线”命令。（4）按住鼠标左键，将“删除线”命令拖到“快捷菜单”工具栏中的“文字”菜单中，此时“文字”菜单自动打开下拉菜单。继续拖动鼠标至下拉列表的“文字”处，子菜单又被打开，再拖动鼠标到子菜单中的任意处，如图1-14所示。图1-14（5）松开鼠标左键，关闭“自定义”对话框。在文档中单击鼠标右键，可以发现右键菜单中多了一个“删除线”命令，如图1-15所示。图1-15
利用相同的方法，可将其他经常使用的命令移到鼠标右键菜单中。第12招：让文档中行首的符号自动压缩
当在段落行首输入符号时，会发现输入的符号与正文的内容不对齐（中间有一点间隔）。要让行首符号与正文内容对齐，可以通过下面的设置来完成。（1）单击“格式→段落”命令，在打开的“段落”对话框中选中“中文版式”选项卡。（2）在“字符间距”栏下选中“允许行首标点压缩”项，如图1-16所示。图1-16（3）设置完成后单击“确定”按钮即可。第13招：调整汉字与英文字母间的距离
在中文Word 2003中汉字与英文字母和数字之间一般都存在一小段间隔，这个间隔一般有一个空格大小，并且无法删除掉。如输入“中文Office 2003的新特性”，在“中文”和“Office”之间以及“2003”与“的”之间都有这段间隔。有时也需要关闭此功能，关闭的具体操作如下。（1）按“Ctrl+A”组合键，选定全部文档。（2）单击“格式→段落”命令，在打开的“段落”对话框中选中“中文版式”选项卡。（3）取消“字符间距”栏下的“自动调整中文与西文的间距”和“自动调整中文与数字的间距”复选框。单击“确定”按钮即可。第14招：将文字、表格直接转换成图片（1）在文档中选中需要转换的文字或表格，并单击“复制”命令。（2）单击“编辑→选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框。（3）在“形式”列表框中选中“图片（Windows 图元文件）”或“图片（增强型图元文件）”选项，如图1-17所示。单击“确定”按钮即可。图1-17第15招：以自动更正方式快速输入特定的词语和句子
在文档编辑中，经常需要输入特定的词语和句子，如“雏志电脑资讯有限责任公司”等。为了提高输入速度，可以将这些特定的词语和句子以缩写或简单的词语来代替。（1）单击“工具→自动更正选项”，在打开的“自动更正”对话框中，选中“自动更正”选项卡。（2）在“替换”框中输入词语和句子缩写形式，如雏司（如图1-18所示）。（3）在“替换为”框中输入词语和句子的全称，如“雏志电脑资讯有限责任公司”（如图1-18所示）。图1-18（4）单击“添加”按钮，将设置添加到列表中。单击“确定”按钮。
当在文档中需要输入“雏志电脑资讯有限责任公司”时，只需要输入“雏司”，然后按空格键即可。第16招：设置自己的文档签名
采用默认设置安装Office 2003后，在文档编辑过程中进行“修订”、“批注”等操作时，默认显示的不是自己的签名，而是Office 2003默认的签名。这给多人协作文档编辑操作带来不便，可以通过下面设置操作来改变默认的文档签名。（1）单击“工具→选项”命令，在打开的“选项”对话框中选中“用户信息”选项卡。（2）在“用户信息”框中输入签名的姓名，如“零边缘”。在“缩写”框中输入签名姓名的缩写，如“零”。在“通讯地址”中输入相应的地址，如图1-19所示。图1-19（3）设置完成后，单击“确定”按钮即可。第17招：让文档首页、奇偶页的页眉、页脚不同
在编辑企划书、方案计划书等文档时，需要将文档的首页、奇偶页以不同的页眉页脚来显示。若要达到这样的效果，可以通过下面的操作来实现。（1）单击“文件→页面设置”命令，在“页面设置”对话框中选中“版式”选项卡。（2）在“页眉和页脚”栏下将“奇偶页不同”和“首页不同”复选框选中，如图1-20所示。图1-20（3）设置完成后，单击“确定”按钮。然后分别再为文档设置奇数页与偶数页的页眉和页脚即可。第18招：显示过宽文档
当利用大纲或普通方式打开文档时，有时文档内容过宽，屏幕上不能全部显示出来，每看一行就要拖动一次水平滚动条。遇到这样的情况，可以利用下面的设置来解决。
方法一：（1）单击“工具→选项”命令，在打开的“选项”对话框中选中“视图”选项卡。（2）在“大纲视图和普通视图选项”栏下选中“窗口内自动换行”复选框，如图1-21所示。单击“确定”按钮即可。图1-21
方法二：也可以通过改变显示比例，使文字适用于大纲视图或普通视图中的文档窗口。（1）单击“视图→显示比例”命令，打开“显示比例”对话框。（2）在“显示比例”栏下选中“页宽”复选框，如图1-22所示。单击“确定”按钮。图1-22第19招：对文档进行分栏设置（1）在文档中选中要分栏排版的段落。（2）单击“格式→分栏”命令，打开“分栏”对话框。在“预设”选项中选择分栏的具体设置数，如两栏（如图1-23所示）。（3）在“宽度和间距”中可以调整栏与栏之间的间距，也可使用默认值作为分栏间距。（4）若要想栏与栏之间使用“分隔线”隔开，选中“分隔线”复选栏。（5）设置完成后，单击“确定”按钮即可。
提示：分栏排版后，如果对栏与栏之间的间距不满意，还可以将光标移到水平标尺的左、右页边距分界线上，当光标变为双向剪头形状时按下鼠标并拖动就可以完成调整。第20招：让Word2003“常用”、“格式”工具栏功能始终可见
使用Word 2003时会发现“常用”工具栏和“格式”工具栏的功能始终混合在一栏中，有的常用功能经常因为工具栏的拥挤而不能显示，这样给文档的编辑带来不便。这时可以通过下面的设置操作，让“常用”工具栏和“格式”工具栏中的功能始终可见。（1）单击“工具→自定义”命令，在打开的“自定义”对话框中选中“选项”选项卡。（2）在“个性化菜单和工具栏”栏下将“分两排显示‘常用’工具栏和‘格式’工具栏”复选框选中，如图1-24所示。关闭“自定义”对话框。图1-23图1-24
提示：当选中“分两排显示‘常用’工具栏和‘格式’工具栏”复选框时，此设置将会影响所有的Microsoft Office 2003程序。第21招：让鼠标移到工具栏上时自动弹出屏幕提示信息
在Microsoft Word 2003默认设置下，当鼠标指针停留在工具栏任意功能按钮上时，都会提示此按钮的功能名称；如果未弹出提示信息，必须激活以下设置。（1）单击“工具→自定义”命令，在打开的“自定义”对话框中选中“选项”选项卡。（2）在“其他”栏下将“显示关于工具栏的屏幕提示”复选框选中，即可显示工具栏的屏幕提示。关闭“自定义”对话框。第22招：在Word2003中方便地访问经常使用的文档“工作”菜单在Word 2003中具有重要特性，利用它可以方便地访问经常使用的文档，便于管理和提高文档的打开速度。具体的设置操作如下。（1）单击“工具→自定义”命令，在打开的“自定义”对话框中选中“命令”选项卡。（2）在“类别”列表栏中选择“内置菜单”选项。（3）在“命令”列表栏中选择“工作”选项，并把它拖动到菜单栏或工具栏中。（4）设置完成后，关闭“自定义”对话框。（5）若要将当前编辑的文档如“服务与产品”文档添加到“工作”菜单中，单击“工作→添加到‘工作’菜单”即可，如图1-25所示。
下次若要打开“服务与产品”文档，在“工作”菜单中单击该文档即可。图1-25第23招：让文档内容自动断字来增加美观性
用“自动断字”功能可以避免在两端对齐的文本中出现大片空白，或在窄行文本中保持相同的行宽。可以通过下面的设置操作激活“自动断字”功能。（1）单击“工具→语言→断字”命令，打开“断字”对话框。（2）将“自动断字”复选框选中，如图1-26所示。图1-26（3）在“断字区”框中输入一行最后一个单词末尾距右页边距的距离。（4）设置完成后，单击“确定”按钮即可。第24招：自行定义功能的快捷键
为了提高办公效率，可以自行定义一些常用功能的快捷键，具体设置操作如下。（1）同时按下Ctrl+Alt+“+”（“+”为小键盘中的加号键）组合键，这时光标会变成一个中国结形状。（2）将这个中国结形状的光标移动到菜单上或工具栏上，左键单击想要自行定义的菜单命令或工具栏上的命令按钮，如字体下划线命令按钮。弹出“自定义键盘”对话框，将光标定位在“请按新快捷键”框中，在键盘上单击新快捷键，如“Ctrl+1”（如图1-27所示）。（3）单击“指定”按钮，将加入的新快捷键添加到“当前快捷键”框中，如图1-28所示。单击“关闭”按钮即可。
提示：①在定义新快捷键时，要注意避免与Word 2003默认的快捷键重复；②定义新快捷键时一定要同时按下组合键，否则Word不予承认。
此后，在文档中要为字体添加下划线时只需要将字体选中，按下“Ctrl+1”键即可。图1-27图1-28第25招：创建自己的办公型菜单
为了提高办公效率，可以将常用的命令和功能创建一个新的菜单，具体操作如下。（1）单击“工具→自定义”命令，在“自定义”对话框中选中“命令”选项卡。（2）在“类别”列表框中选中“新菜单”选项，并在“命令”列表框中选中“新菜单”选项。（3）选中后，按住鼠标左键不放，将其拖到菜单栏任意位置处。松开鼠标左键，这时在菜单栏中创建了一个“新菜单”菜单。（4）将光标移到创建的“新菜单”上，单击鼠标右键，在弹出的下拉菜单中的“命名”处，将默认的“新菜单”改为“办公型菜单”，如图1-29所示。图1-29（5）“办公型菜单”创建完成后，接着就是在该菜单下添加一些常用的子菜单，即功能命令。在“类别”列表框中选择相对应的选项，（如编辑），在“命令”列表框中选中需要添加的子菜单（如“查找下一步”选项）。（6）按住鼠标左键，将其拖到“办公型菜单”下，松开鼠标右键即可。再次利用上面的方法，将其他常用功能拖入到“办公型菜单”中，设置后的效果如图1-30所示。图1-30
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]