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作者:何平

出版社:人民邮电出版社

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用友ERP:财务软件培训教程

用友ERP:财务软件培训教程试读:

前言

随着企事业单位信息化进程的加快,会计电算化也快速普及起来了。财政部、教育部也颁布了若干会计电算化培训、考试或教学的大纲。在这种情况,是否能够很好地应用财务软件成为现代会计的一个重要衡量指标。

用友软件股份有限公司推出的用友ERP-U8(V8.50)有以下几个特点:(1)支持新会计制度。(2)后台使用SQL Server数据库,安全性和稳定性较好。(3)支持Windows 2000/XP系统。(4)支持数据自动备份功能。

为了帮助广大社会工作者和院校师生能更好地掌握用友ERP-U8高版本软件的使用方法,我们特意运用用友ERP-U8(V8.50)编写了《用友ERP-财务软件培训教程(第二版)》。

本书共分10章。第1~3章介绍会计电算化基本理论,用友ERP-U8(V8.50)的基本功能、安装方法和基础档案设置;第4~9章介绍用友ERP-U8(V8.50)中总账、报表、应收应付、固定资产、工资、存货系统的具体使用方法;第10章介绍用友ERP-U8(V8.50)的亮点功能。

本书光盘中附赠用友ERP-U8(V8.50)试用版,希望读者在使用本书时边学边练,以便真正地掌握软件的操作方法。

本书在编写过程中,得到用友软件股份有限公司的大力协助,在此深表谢意!

由于作者水平有限,书中难免存在缺点或不足,恳请读者批评指正(可发电子邮件至:book_better@sina.com)。编者2005.4第1章会计信息系统概述1.1什么是会计信息系统

会计信息系统(Accounting Information System)是指利用会计信息技术,对会计信息进行采集、存储、处理及传送,完成会计核算、监督、管理和辅助决策任务的信息系统。

会计信息系统的主要目标是向企业内外部(包括企业内部各个部门,企业外部的工商、税务等政府机构,以及相关的客户、供应商等)的管理者提供需要的会计信息以及对利用会计信息有重要影响的非会计信息(如企业创新能力、市场占有率等表现企业独创性、前瞻性、影响力等方面的指标)。

会计信息系统是企业管理信息系统中的一个重要的子系统,而会计信息系统本身又可以分解为若干子系统。1.2会计信息系统的发展1.2.1 会计信息系统的发展过程

会计信息系统的产生和发展是社会经济、科学技术发展的产物,它大致经历了以下3个阶段:(1)会计数据处理系统——电子数据处理阶段。主要目标是利用计算机模仿手工操作,实现那些数据量大、计算重复次数多的专项会计业务核算工作的自动化。如工资计算、账务处理、固定资产核算、编制报表等,体现在岗位级应用层次上。计算机操作系统主要采用DOS,数据库采用小型数据库。(2)会计管理系统——综合业务处理阶段。主要目标是综合处理发生在企业各业务环境中的各种会计信息,并为企业内外部各级管理部门提供有关的管理和决策辅助信息。

在这一阶段,系统的功能从全面会计核算发展到会计管理。应用层次从财务部门(部门级)到企业内部的各个部门(企业级),直到客户、供应商和政府机构等相关的企业外部实体;操作系统从Windows95/98发展到Windows NT/XP;网络体系结构从文件/服务器(F/S)结构、客户机/服务器(C/S)结构发展到现在的浏览器/服务器(B/S)结构;数据库从小型数据库发展到大型数据库(如表1-1所示)。(3)会计决策支持和专家系统——决策分析阶段。决策支持系统是综合利用各种数据、信息、模型以及人工智能技术、辅助管理者进行决策的一种人机交互的计算机系统。会计决策和专家系统主要目标是在会计综合信息处理的基础上向会计决策系统、会计专家系统、会计高层主管系统等方向发展。会计信息系统的主要功能在于挖掘专家经验,建立各种财务分析和管理的方法库、模型库和知识库。表1-1 会计信息系统的发展一览表

目前,电子商务的广泛应用,使会计信息系统处于一个良好的开放性环境,会计信息系统能动态地、实时地、快速地、准确地获取和处理会计信息,财务信息无纸化、财务与企业内外部业务协同化、财务人员工作方式网络化将变为现实,所有这些将给会计信息系统的发展带来新的生机。1.2.2 会计信息系统的发展趋势

展望未来,随着互联网应用的迅速发展,包括财务管理、生产管理、人力资源管理、供应链管理、客户关系管理、电子商务应用在内的完整的企业管理信息系统将会得到全面发展。对供应链管理(SCM)系统的重视将逐渐超过财务系统;以提高客户满意度、快速扩张市场份额为目标的客户关系管理(CRM)系统将成为热点;企业资源计划ERP(Enterprise Resource Planning)系统将得到广泛应用,将由财务专项管理向全面企业管理转变,从而实现对企业物流、资金流和信息流一体化、集成化的管理。

虽然不同规模和不同类型的企业发展很不平衡,但是主要发展趋势是向着集成化、网络化、智能化方向发展。(1)集成化。做好财务管理工作,不仅需要财会数据,而且还必须有供、产、销、劳资、物资、设备等多方面的经济业务信息。因此,不仅要有会计核算系统,还必须建立以财务管理为核心的企业全面管理信息系统,同时还要建立决策支持系统等。集成化是将一些具有多种不同功能的系统,通过系统集成技术组合在一起,形成一个综合化与集成化统一的信息系统,实现互相衔接、数据共享。(2)网络化。目前在我国会计电算化工作中,已经广泛地应用了局域网,实现了会计数据处理并发操作、统一管理和数据共享。随着互联网在会计中的广泛应用,一方面,会计信息处理将基于网络计算技术;另一方面,财务人员的工作方式将产生巨大的变化。网络化体现在,实现在线办公,互联网上的计算机就是财务人员的工作台,大部分工作均在互联网的计算机上完成;实现移动办公,不管在哪里,不管在何时,只要将电脑连接到互联网上,就可以向公司发订单,查看上级的工作安排,了解市场行情;实现远程传输和查询,远程查账、远程报账、远程审计变得随手可得。(3)智能化。随着市场经济的发展,影响企事业单位生产经营活动的因素越来越复杂,预测、决策、控制、分析和管理的难度越来越大,除了要加大数据的采集和运用,不断提高数据处理、分析、判断能力外,还要逐步实现信息系统的智能化。要利用人工智能研究的新成果,采集专家的经验和智慧,归类存入计算机。在预测与决策过程中,当决策目标确定以后,利用专家系统中的专家经验和智慧,进行辅助决策,以提高决策的可靠性。1.3会计信息系统的功能结构

会计信息系统的功能结构,就是从系统功能的角度,分析会计信息系统的构成及其内部联系。主要考虑的是一个完整的会计信息系统由哪几个子系统(模块)组成,每个子系统完成哪些功能,以及各子系统之间的相互关系等,以使其共同完成会计的任务和职能。1.3.1 会计信息系统的基本职能

会计信息系统具有会计核算、会计管理和会计决策职能,按其职能划分为会计核算、管理、决策三大子系统,分别用于会计工作中事后核算、事中控制和事前决策,用于反映企业的经营活动情况,监督企业的经营活动,参与企业管理。这三部分是相互联系、相互渗透的,共同组成一个完整的会计信息系统,如图1-1所示。图1-11.会计核算

会计核算是会计信息系统最基本的职能,它面向事后核算。运用计算机和会计核算软件,采用一系列专门的会计核算方法,完成会计核算工作,提供会计核算信息。其主要任务是完成记账、算账、编制报表等会计业务处理。主要内容包括总账系统、工资核算、固定资产核算、应收款核算、应付款核算、成本核算、会计报表编制等。2.会计管理

在计算机会计核算的基础上,对会计信息进行深层加工。它是核算型会计信息系统内涵和外延的扩展,它面向管理工作。借助计算机和管理型财务软件,采用会计学、统计学、运筹学和数量经济学等方法,实现会计管理职能,提供管理上所需要的各种财务信息。其主要任务是开展财务分析、预测、计划和控制。3.会计决策

会计决策是决策支持系统在会计领域的应用,是会计信息系统的进一步发展。借助计算机和会计决策支持软件,利用数据库、方法库和模型库,采用人机交互方式,帮助决策者解决决策问题,完成会计辅助决策工作。如:利用成本核算数据和回归分析方法建立成本估计模型等;利用数据、模型并融合会计专家的知识进行会计预测,获得决策方案,直接为上层领导决策提供科学的辅助决策依据,帮助领导决策。1.3.2 会计信息系统的功能模块

会计信息系统的功能模块也称为子系统,是指会计信息系统中具备相对独立地完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分。1.会计信息系统各功能模块的划分

目前,会计信息系统已从核算型发展成为管理型,它涵盖了供、产、销、人、财、物以及决策分析等企业经济活动的各个领域。功能不断完善,子系统不断扩展,基本上满足了各行各业会计核算和管理的要求。但是,由于企业性质、行业特点以及会计核算和管理需求不同,各企业会计信息系统所包括的内容不尽相同,其子系统的划分各有差异。按信息加工的层次和处理经济业务的类型,一个中等规模的会计信息系统一般可分为财务、购销存、管理决策三大子系统,如图1-2所示。图1-2(1)财务子系统。主要用于完成会计核算任务,包括总账系统、应收款管理、应付款管理、工资核算、固定资产核算、成本核算、资金管理、会计报表等模块。(2)购销存子系统。主要用于完成物资采购、存货及销售管理等业务处理任务,包括采购管理、库存管理,存货核算、销售管理等模块。(3)管理决策子系统。主要用于完成会计管理和简单的会计决策任务,包括采购计划、财务分析、行业报表、投资管理、领导查询、决策支持等模块。

以上各功能模块共同构成了会计信息系统的总体功能结构,各模块既相对独立,分别有着较为丰富的具体功能,基本上能够满足企事业单位会计核算和管理的需要,又能融会贯通地结合为一个有机的整体。2.会计信息系统的业务处理流程

会计信息系统的业务处理过程,是以购销存业务处理为基础,以总账系统为核心,最后得到用于分析、决策的信息,如图1-3所示。图1-3(1)业务处理一般流程。

在采购管理模块中输入采购入库单和采购发票,该发票的款项在应付款管理模块中核算,该入库单在库存管理模块中审核并登记出入库台账,再送存货核算模块核算采购成本。

在销售管理模块中输入销售发票和销售出库单,该发票的款项在应收款管理模块中核算,该出库单在库存管理模块中审核并登记出入库台账,再送存货核算模块核算销售成本。

在库存管理模块中填制各种出、入库单,审核后登记出入库台账。(2)会计核算一般流程。

在存货核算模块中生成存货成本的凭证并传递到总账系统,还为成本核算模块提供原材料领料单。

在工资模块中输入工资变动原始资料,进行工资计算,并自动生成工资分配、费用计提等凭证传递到总账模块,还为成本核算模块提供人工费资料。

在固定资产模块中输入固定资产增减、变动原始资料,对固定资产进行管理,并自动计提每月的固定资产折旧,同时自动生成固定资产变动核算凭证、折旧核算凭证等传递到总账模块,还为成本核算模块提供折旧费资料。

成本核算模块接收工资模块提供的人工费资料,固定资产模块提供的折旧费资料,存货核算模块提供的原材料领料单。在成本核算模块中计算成本,自动生成凭证并传递到总账,同时为存货核算模块提供入库产成品成本。

应收账款模块进行销售发票和收款处理,自动生成应收账款和收款结算等凭证传递到总账模块。

应付账款模块进行采购发票和付款处理,自动生成应付账款和付款结算等凭证传递到总账模块。

总账系统接收应收应付、工资、固定资产和存货核算模块生成的转账凭证,直接输入一般业务凭证,审核确认后记账,可随时查询或打印总账、明细账、日记账,月末进行银行对账、总账系统内部转账和结账。

报表模块从总账和其他业务模块中取数自动编制各种会计报表,并进行报表管理。(3)管理决策一般流程。

账务分析模块从总账中取数进行财务指标分析,还可以在财务分析模块中制定各项支出费用等预算,在总账模块中进行控制。

领导查询模块可以从各个模块中提取数据,根据企业的管理要求,编制成领导所需要的图表格式,可通过网络进行传输,供领导使用。

决策支持模块可以从各个模块中取数,采用决策方法和模型,为企业内外部管理者提供有关财务决策信息。1.4用友ERP-U8(V8.50)简介

用友ERP-U8现在的版本为V8.50(以后简称用友ERP-U8为用友V8.50),包含财务会计、管理会计、供应链、生产制造、人力资源、集团应用、Web应用、商业智能、企业应用集成,如图1-4所示。图1-4

用友V8.50支持新会计制度,具有C/S结构,它有3层,即数据层、服务层、应用层。用友V8.50支持Windows 98/NT/2000/XP操作系统。

用友V8.50不仅仅减少了企业运作过程中的手工劳动,而且体现了企业管理中事前计划、事中控制、事后分析的功能。

用友V8.50后台使用的数据库为SQL Server 2000。1.5用友ERP-U8(V8.50)财务会计数据流程

理解用友V8.50的数据流程,是应用好用友V8.50的基础。只有如此,在使用过程中,才会清晰地掌握系统中某一个功能模块所产生的数据将会传递到哪些模块,并对该模块产生什么影响。

用友V8.50的数据流程如图1-5所示。图1-5(1)应收款管理。财务部门应收会计使用。处理客户应收账款、销售发票和应收单审核、收款单填制、应收账款核销等,提供应收账龄分析、欠款分析、回款分析等统计分析,提供资金流入预测功能,根据客户信用度或信用天数的设置,提供自动报警和预警功能。(2)应付款管理。财务部门应付会计使用。处理供应商应付账款、采购发票和应付单审核、付款单填制、应付账款核销等,提供应付款的账龄分析、欠款分析等统计分析,提供资金流出预算功能。(3)存货管理。财务部门材料会计使用。处理由库存管理模块传递过来的各种出入库单据,审核记账,根据预先定义好的成本结转方式(如先进先出、后进先出、移动平均等)自动结转出库成本。可以调整存货的出入库成本,最后生成凭证并传递到总账中。(4)工资管理。财务部门使用(也可以人事部门使用)。核算公司员工工资,可以做到简单的人事档案管理,出具各种工资报表。它可以处理计价工资业务,提供工资的现金发放清单或银行代发工资功能,可以处理员工工资中代扣个人所得税业务。(5)固定资产管理。财务部门使用。管理固定资产业务,将固定资产用卡片形式登记,处理固定资产的维修、自动提折旧、部门转移等业务。它可以处理一个固定资产多部门使用的情况(如复印机多部门使用。多部门使用时,部门数在2~20之间),固定资产卡片还可以关联图片。(6)总账管理。财务部门总账会计使用。处理由各模块传递过来的凭证,也可以自己填制凭证,生成财务报表,进行月底结转、月末处理工作等。(7)VFO报表。提供资产负债表、损益表等报表模板,也可以自定义自己所需要的报表。1.6安装用友ERP-U8(V8.50)

用友V8.50在安装和使用时对电脑的配置有所要求,其中包括硬件配置和软件配置,下面介绍的最低配置是系统运行的起码条件。为了能更好地完成工作任务,用友公司会为该软件提供一个推荐配置。

用友V8.50采用C/S结构(服务器/工作站),最终数据保存在服务器上,所以对服务器的要求会更高一些,因为服务器兼有计算、保存数据等工作,特别是在工作站比较多的情况下更是如此,否则无法很好地完成对各工作站的响应。1.6.1 用友ERP-U8(V8.50)对硬件和软件环境的需求1.硬件环境

● 服务器:主频700MHz以上,内存256MB以上,硬盘推荐在10GB以上。

● 客户端:主频500MHz以上,内存128MB以上,硬盘建议1GB以上。2.软件环境

● 服务器:操作系统为Windows NT/2000 Server/2003,后台数据库为SQL Server 2000。

● 客户端:操作系统为Windows 98/NT/2000/XP。

● 网络协议:TCP/IP。1.6.2 安装SQL Server 2000

用友V8.50的后台数据库是SQL Server 2000。该数据库是Micrsoft公司开发的,是现在比较流行的数据库之一,在安装用友软件之前需要先安装它。

使用单机版的用友软件时,电脑上需要先安装SQL Server 2000数据库;使用网络版用友软件时,SQL Server 2000只需安装在服务器上,各客户端电脑上不用安装。(1)将SQL Server 2000光盘放入光驱中,打开光盘中的\sql 2000文件夹,如图1-6所示。图1-6(2)双击Autorun文件,进入安装界面,如图1-7所示。图1-7(3)单击“安装SQL Server 2000组件”,结果如图1-8所示。图1-8(4)选择“安装数据库服务器”,系统提示使用安装向导,如图1-9所示。(5)单击“下一步”按钮,系统进入“计算机名”对话窗口,系统提示创建SQL Server实例计算机的名称,如图1-10所示。图1-9图1-10(6)选择“本地计算机”项,单击“下一步”按钮,系统进入“安装选择”对话窗口,如图1-11所示。(7)在“安装选择”窗口中,选择“创建新的SQL Server实例,或安装客户端工具”项,然后单击“下一步”按钮,系统进入“用户信息”设置窗口,如图1-12所示。图1-11图1-12(8)在“用户信息”窗口中录入用户姓名和公司名(公司名称也可以不录入),然后单击“下一步”按钮,系统进入“软件许可证协议”窗口,如图1-13所示。(9)单击“是”按钮接受协议,系统进入“安装定义”窗口,如图1-14所示。图1-13图1-14(10)选择“服务器和客户端工具”项,然后单击“下一步”按钮,系统进入“实例名”窗口,如图1-15所示。(11)勾选“默认”项,使用由系统提供的默认实例名,然后单击“下一步”按钮,系统进入“安装类型”选择窗口,如图1-16所示。(12)选择“典型”项,如果需要更改安装的目的文件夹,可单击“浏览”按钮进行更改,最后单击“下一步”按钮,系统进入“服务帐户”设置窗口,如图1-17所示。(13)选择“对每个服务使用同一帐户。自动启动SQL Server服务”项。服务设置中选择“使用域用户帐户”项,密码栏中输入登录本地计算机用户名“Administrator”(系统管理员)的密码,如果密码为空则不用输入。单击“下一步”按钮,系统进入“身份验证模式”窗口,如图1-18所示。图1-15图1-16图1-17图1-18(14)选择“混合模式(Windows身份验证和SQL Server身份验证)”项,勾选“空密码(不推荐)”项,然后单击“下一步”按钮,系统进入“选择许可模式”窗口,如图1-19所示。(15)选择“每客户”项,设置每客户模式的设备数。单击“继续”按钮,系统进入“开始复制文件”窗口,如图1-20所示。图1-19图1-20(16)如果不需要更改前面的安装设置,则单击“下一步”按钮,系统开始执行安装工作,并出现安装进度指示,如图1-21所示。图1-21(17)安装完成后,系统提示安装完成,如图1-22所示。图1-22(18)单击“完成”按钮,结束SQL Server 2000的安装工作。说明:不同的操作系统在安装SQL Server 2000时会有不同的安装界面(但步骤相同),安装时依据安装向导进行操作。本书中所讲的SQL Server 2000安装流程是在Windows 2000 Advanced Server上执行的。(19)安装完成后,单击桌面上“开始”菜单,选择“程序\Micrsoft SQL Server\企业管理器”,如图1-23所示。(20)在弹出的窗口中打开“控制台根目录”,在带有本机电脑名称的实例上,单击鼠标右键,选择“属性”,如图1-24所示。(21)系统弹出“SQL Server属性(配置)”对话框,单击“安全页”选项卡,在“身份验证”处,可以看到系统的默认选择是“SQL Server和Windows”项(如果不是,请选择“SQL Server和Windows”项),如图1-25所示,单击“确定”按钮关闭“企业管理器”。图1-23图1-24图1-25

至此,后台数据库SQL Server安装并配置完毕,之后就该安装用友V8.50了。1.6.3 安装用友ERP-U8(V8.50)(1)将用友V8.50光盘放入光驱中,系统将自动进入安装界面。也可以打开光盘内容进行浏览,如图1-26所示。图1-26(2)双击Setup文件,系统进入安装界面,如图1-27所示。图1-27(3)系统进入到选择安装目的文件夹设置窗口,如图1-28所示。(4)单击“浏览”按钮可重新设置安装的目的文件夹。单击“下一步”按钮继续执行安装操作(此时用友V8.50安装在C:\U850FT下)。安装过程中系统会弹出“安装类型”选择窗口。(5)用友V8.50提供了5种不同的安装方式,如图1-29所示。

试读结束[说明:试读内容隐藏了图片]

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