新编公务员应用文全书(txt+pdf+epub+mobi电子书下载)


发布时间:2020-10-12 11:40:31

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作者:吕双波

出版社:黑龙江科学技术出版社

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新编公务员应用文全书

新编公务员应用文全书试读:

前言

应用文,我们的日常生活中处处可见。比如书信、请假条、借条、通知、申请书,包括在本书当中一一为大家介绍的公文,都属于应用文的范畴。熟练掌握应用文的基本写法,对我们的学习、工作、生活都会有所帮助。

事实上,应用文在人类社会生活的各个方面都有很明显的直接应用价值:在管理国家、治理社会方面,它是传达和贯彻方针、政策,发布法规和规章制度,实施行政措施,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的工具;在发展生产和经济的实践中,它可以传播知识、推广技术、总结经验、介绍方法、改进管理、提高效益;在日常生活领域,它可以用来畅谈友谊、表白心迹、委托办事、互通信息、增强团结、促进协作、建立良好人际关系等。

虽然应用文的运用十分广泛,但专门为公务员撰写的有关写作的书籍,倒是并不多见。而公务员作为社会活动中的特殊群体,对写作知识的需求较为强烈。因为公务员承担着各机关、机构大量的文牍工作,这些工作完成得如何,直接关系到治理国家、管理社会的效果。因此,为了适应公务员这种实际工作的需求,我们编写了《新编公务员应用文全书》,希望对公务员写作能力的提高能有所帮助。

本书的最大特点就是实用性强,写作理论与写作实践结合紧密。

首先,我们从众多的文体中选择了公务员在具体工作中经常使用的文体,来阐述它们的写作方法,探讨它们的写作规律。

其次,每一种文体后,我们都配以从浩如烟海的资料中精选的例文,来给读者提供感悟“应该怎样写”的范例。《新编公务员应用文全书》一书立足于公务员文稿写作的特点与要求,融汇了作者多年来对公文写作的切实体会与心得,全书针对各类公文体例的基本要求与主要步骤进行了深刻而细致的阐述;特别是大量鲜活工作实例的选取,增加了全书的可读性和可借鉴性;而每个小节的篇尾又以“点睛提示”的形式,简单精辟地对公文范例和体例进行了生动总结。总的来说,该书选题精练、实例充分、概括精辟、分析到位、思想观点与实际操作相互映衬,对于初学公务员写作及长期从事公务员写作的读者,具有很好的借鉴参考价值。

本书力求从实践中来,到实践中去,并以实用性取胜,以可操作性见长,范例选材标准精确。通过学习本书,您将能够:

1.掌握公文写作的一般技巧。

2.了解公文写作领域的必备知识。

3.更灵活、更准确地处理工作中遇到的各类公文写作。

也许您的职务范围并不需要您掌握所有公文的写作知识,那么对于您而言,本书就是一个绝佳的工具箱,为您随时提供“体贴入微”的帮助。但对于热爱公文写作和从事公文写作的人而言,本书将会使公文写作再不会是一件枯燥乏味、令人如履薄冰的苦差事。第一部分公务员应用文写作总论第一章 公文概述第一节 公文的概念

公文是应用文体中的一种,应用文是非常庞大的文章类,我们生活中应用非常广泛,如私人信件、留条一类的短文,都属于应用文。而公文则是应用文中特殊规范的一种。从把握公文这一事物本质、并从确定公文在应用文的坐标以及辨别公文自身种类等角度出发,对公文进行准确的定义是必要的。

从称呼上来理解,公文就是机关团体、企事业单位等依法成立的社会组织用来办理公务、有一定格式的应用文。公文办理公务,就是以文字的形式实施管理。公务,应该包括内务即内部管理和外务即处理其他社会组织的关系。公务还分为政务和事务:政务是社会组织领导所主管的人员安排和组织发展的大事;事务是社会组织全体成员从事的业务性、日常性的工作。第二节 公文的特点

从公文的概念中可以提取出公文的特点来。作为客观事物的公文特点和作为客观事物运动的公文写作特点是密切相联的:

1.权威性

首先,由法定的作者制成和发布。其次,无论是事实、数字还是各种意见、结论,一旦进入正式公文,就不能任意更改、解释、否定。第三,公文是机关、团体、组织的喉舌、意图,是开展工作的依据。

2.规范性

公文的撰写和处理,从起草到成文,到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等,都有一套规范化的制度。另外,公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。

3.工具性

公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多,而最科学最正规的方法是利用公文。第三节 公文的作用

公文是作为传达和贯彻党和国家的各项方针政策,联系和处理各级机关公务的一种工具。具体来说,它有以下几方面的作用:

1.领导和指导作用

公文的领导作用体现为:上级机关通过制发公文,传达党的路线方针政策,颁布国家的法律法规,组织开展各种公务活动,责成下级机关严格执行或予以贯彻。

公文的指导作用体现为:上级机关通过制发公文,对本行业、本系统的业务工作提出原则性的指导意见,要求下级机关结合本地区、本部门的实际情况贯彻执行。

2.规范和约束作用

党政机关制定的条例、规定、办法以及根据党的路线、方针和政策制定的法律法规,具有明显的规范和约束作用。

3.宣传和教育作用

党政机关通过制发公文对广大干部群众进行宣传教育,以便统一思想认识,增强贯彻执行的自觉性。如带有奖励或批评性的通报、决定等。

4.联系和沟通作用

党政机关、企事业单位、人民团体等组织通过制发公文联系和商洽工作,传递和反馈信息,介绍和交流经验。如部分函、报告等。

5.依据和凭证作用

公文作为处理公务的专门文书,反映了发文机关的意图,具有法定的效力,是收文机关作出决策、处理问题、开展工作的依据和凭证。如决定、通知、指示、批复、报告、意见、请示和部分函等。因此,许多重要的公文,都需要归档保存很长时间,以便需要时查找。第二章 公文写作基本知识第一节 公文的主题

公文的主题就是公文作者为写作目的需要,通过公文的全部内容所表达的主要观点、基本主张、政治倾向和政策期求。它是一篇公文的“灵魂”和“统帅”。在写作过程中,主题一经确立,即对材料的组织、结构的布局、语言的运用以及表达方式等起到制约和调控作用。因此,正确确立主题,使之合乎要求,是写好公文的关键。

公文与一般文章虽然不同,但在写作上也同样要求突出中心意思。现在,对于一般记叙性文章的中心意思,人们通常称为“中心思想”;对于论说性文章的中心意思,通常称为“基本观点”或“中心观点”;对文艺作品的中心意思,通常称为“主题思想”;而对公文的中心意思,则通常称为“主题”。

公文作为文章的一种,与其他体裁的写作规律有共同之处,就主题而言,不论公文长短,内容多少,也不论作者是谁,一件公文总有一个“主题”。这个“主题”像其他文章的主题、中心思想、中心论点一样,是公文的“灵魂”和“统帅”,也同样应该贯穿首尾,统摄全文。但公文作为一种独立的文体,其主题有其独特之处。

1.公文主题反映的对象是公务活动

公文主题主要通过反映公务活动表现出来,所作的判断是什么事该(不该)办,或如何办,办得怎么样,它只对公务事务作出判断,一般不涉及公务事务以外的问题,也不需要塑造人物形象,或进行系统的理论阐述。

2.公文主题的表达方式比较直接

公文主题通常采用议论、说明的方式表达,偶有叙述,不需要描写、抒情。很多公文标题就说明了主题。较长篇幅的公文,篇首的导语是对全篇内容的撮要,就是主题。即使没有导语的公文,其主题也是毫不隐讳直接告诉读者的,它不像文艺作品的主题,隐含在艺术形象的塑造中,需要读者体味揣摩。

3.公文主题有直接的社会价值

公文主题是对某项公务活动的判断,体现着决策、行动和经验。一旦人们了解了主题,即领会了公文的基本精神和基本观点,马上会采取相应的行动,由此,体现了主题的直接社会效用。这一点,同文艺作品主题通过潜移默化来感染、教育人不同,与议论文的中心论点直接教育人的作用也不同。

4.一份公文只有一个主题

一份公文只能写一件事或一个问题,即“一文一事”,因此一份公文只能有一个主题,不能搞多中心。例如下级行政机关针对某一问题向上级行政机关提出的“请示”,以及上级行政机关对此的“批复”,又如平行行政机关就某一问题进行商洽而写的“函”,在写作时必须紧紧围绕所提的问题,不能另生枝节,离题别议。如果一篇公文有两个以上的主题,就可能什么也表达不清,什么目的也达不到。因此,切忌主题不明或多主题。第二节 公文的材料

一篇公文所依据的事实和道理,就是材料。材料之于公文,如同血肉之于人。

1.材料的作用

主要有两点:首先,是观点赖以产生的基础。材料在多数情况下属于对事物的感性认识。“这样的感性认识积累得多了,就会产生一个飞跃,变成了理性认识,这就是思想。”(毛泽东《人的正确思想是从哪里来的?》)没有材料作基础,观点无从产生。我们通过收集某一专题的全部材料,并且经过深入研究,得出结论,观点便会跃然而出。其次,是表现观点的支柱。公文的观点不能孤立地、赤裸裸地存在,它们必须由充分的材料来证明、来支持。党政干部有这样的经验,即使是写一份简报,写一则请示,没有材料也是万万不行的。

2.材料的来源

一是直接材料。即通过作者自身的观察、体验、感受、调查直接得到的材料。我们要在工作和生活中养成观察、积累的习惯,关心国家大事,留心身边各种事物,掌握所在单位、部门、系统、地区的各种情况。还要深入基层、深入实际进行调查研究。调查研究的形式有普遍调查、重点调查、典型调查、抽样调查等,调查的方法有现场勘察、个别谈话、开调查会、问卷调查等。

二是间接材料。就是从各种简报、报告、文献资料、书籍报刊中得来的材料。因为它不是从实践中收集的第一手资料,所以叫做间接材料。获取间接材料要大量阅读,勤于查找。要学会利用各种索引(现在特别流行网上搜索)、工具书,学会利用图书馆、资料室、文件室、阅览室等。总之,不管是直接材料还是间接材料,都要靠我们去收集,去整理。任何一个公文写作者,从步入文秘这一领域那天起,就要牢固地、持久地树立材料收集意识,建立自己的“材料库”。实践表明,这种意识的有与无,甚至浓与淡,其效果是大不一样的。

3.材料的鉴别和选择

材料的收集是从无到有,集于案头;鉴别是除却伪劣,保留当者;选择是平中选优,备钢于刃。

鉴别和选择材料要做到:

一是真实可信。就是指客观实际是怎样就是怎样,真有其事,不能信口开河,不问真假。据1997年第9期《秘书》杂志载,某乡在大草甸子上投资建成牛舍,搞养牛小区。可是,牛未养起来,“经验”已出笼。文件上报后,县里即组织参观,乡领导部署各村借牛入栏,粉饰现场。可见,用虚假材料堆砌公文的后果是恶劣的。

二是表现主题。观点和材料统一,是公文的根本性要求。要选择那些恰当地支持观点、有力地证明观点、科学地说明观点的材料,使其达到水乳交融的程度。

三是典型有力。就是材料要有代表性,能反映事物的本质、主流和规律。毛泽东说得好:“材料是要愈多愈好,但一定要抓住要点或特点(矛盾的主导方面)。”恩格斯《在马克思墓前的讲话》首句:“3月14日下午2:45分,当代最伟大的思想家停止思想了。”寥寥两句,便交代了时间、人物、事件,此即古人倡导的“文约事丰”“贵乎精要”。第三节 公文的格式

在应用文书中,公文是最讲程式化的文种。公文的程式化,在很大程度上通过书面文字材料形成的相对固定的格式表现出来。

法规与规章文书在文面上表现为章条式,诉讼文书和部分经济文书(如合同)在文面上也有一定的格式性,其余的应用文书在文面上相对来说具有较强的灵活性、多样性。一份完整的公文,由文头、主文、文尾三部分组成,公文格式主要是这几部分内容的组成与写作规定。

一、文头格式

公文的文头,又称版头,包括文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。位于公文首页上端,一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。(一)文件名称

文件名称,由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。如“××省人民政府文件”“××公司文件”。(参见图1)

×××××文件(图1)(二)发文字号

发文字号又称发文号、文号、文件字号,是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。位于发文机关标识下空2行处、间隔线上面居中位置,紧靠间隔线。发文字号使用与正文相同的字体。

发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。发文字号中三个部分的书写顺序是:先写发文机关代字,接着是年份,最后是序号。如“粤科院字〔2006〕14号”,表示的是广东省科学院在2006年度内发的第14号文。发文号中的年份,要用阿拉伯数字完整书写,用括号括起来。不能把“2006”简化为“06”,括号须用六角括号“〔〕”,不能用半圆括号“()”。联合行文的发文字号,只标主办机关的发文字号。(参见图2)(图2)

发文字号的作用主要有三个:一是便于登记;二是便于分类、归档;三是便于查找、引用。(三)签发人

上报的公文需在首页标识签发人姓名。“签发人”是指批准发出公文的机关领导人,标明在发文字号右侧空两字位置处。(参见图3)(图3)(四)秘密等级(密级)

秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。秘密等级分为“绝密”“机密”“秘密”三级。秘密等级标注在版心右上角第1行,两字之间空1字。如需同时标识秘密等级和保密期限,则顶格标识在版心右上角第1行。秘密标志为★,无密不标。★前标密级,★后写保密期限,如“机密★1年”。(参见图4)(五)紧急程度(急度)

紧急程度是指送达和办理公文的时限要求,分“特急”“急件”。紧急程度顶格标识在版心右上角第2行,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行。(参见图4)

000001

机密★1年

特急(图4)(六)份号

份号,又称份数序号,是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。(参见图5)000001

机密★1年(图5)

二、主文部分

公文的主文,包括标题、题注、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、签署、印章和成文年月日等。(一)标题

公文的标题即公文的名称,是公文内容和作用的高度概括。

完整的公文标题由发文机关名称、公文事由(或公文主题)、公文种类三部分组成。

概括事由是公文拟题的关键。事由要避免意义含混,令人不知所云,要体现概括性,不能面面俱到,臃肿庞杂。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

公文标题的三个组成部分一般要写完整,也有部分省略的情况:一是单位内部使用的公文,标题中可省略发文单位;二是省略事由,如《××××××市关于××××××的通知》。(参见图6)

×××××关于××××××的通知(图6)(二)题注

题注即注释、说明标题的文字。它位于标题之下、主送机关以上,一般用来注明法规性文件或经过讨论通过文件的法律程序、会议时间、地点。有的题注用括号括上,有的用破折号标识。(三)主送机关

主送机关,又叫做“抬头”“受文机关”或“上款”,是指公文的主要受理机关。位于正文之前,标题之下,顶格写。(参见图7)

×××××关于××××××的通知

××××××××:

×××××××××××××××××××××(图7)

如主送机关不止一个时,同类型、相并列的机关之间用顿号间隔,不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔,最后用冒号。如人事部《关于开展国家公务员普通话培训的通知》的主送机关:

各省、自治区、直辖市人事(人事劳动)厅(局),教委(教育厅),语委(语言文字工作机构),国务院各部委、各直属机构人事(干部)部门,新疆生产建设兵团人事局:

普发性下行文,主送机关较多,一般使用泛称,如“校各直属单位”。上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。一些行文方向不定,没有特指主送机关的公布性公文,如公告、通告及一部分通知,则不写主送机关。(四)正文

正文是公文的核心部分,用来表述公文的具体内容,除个别极简短的公文外,正文内容分开头(又称原由或引据)、事项、结尾三部分。(五)发至级限

发至级限指文件发至层次,一般写在正文后,落款的左上方,也可将其放在主题词上面、落款的左下前部附注的位置。发至级限要用圆括号括上。(六)附件

附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。附件是公文的组成部分,指随文发送的文件、报表、材料等,作为正文的补充说明或参考材料。不是所有公文都需附件,根据需要而定。附件必须写所附内容的标题或名称,附件若不止一件,则应标序号。序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.××××”)。附件名称后不加标点符号,“附件”写在正文下一行,左空两字,加冒号。(参见图8)

附件:1.×××××××××××××××

×××××

2.××××××××××(图8)

有的公文是专为报送一份材料或专为批转、转发、颁发某个文件而拟制的,被批转、转发的文件是公文的主体,正文只起按语或说明、批准、发布的作用,正文文本已写清这些文件、材料的名称,因此不必再标“附件”。(七)发文机关

发文机关,是公文的作者或发出单位。发文机关要写全称或规范化简称。若是联合行文,主办机关排列在前。(参见图9)

×××××××

××××

2012年7月1日(图9)(八)签署

签署是签发文件的领导人在公文正文落款处的签字或盖章。签署在发文机关位置、领导人职务名称后空一格书写。(参见图10)

××××××××××××××××××

×××××××××××××××.

部长:×××

2012年7月1日(图10)(九)成文时间

一般文件,以领导人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准;会议通过的公文,以通过日期为准;法规性公文,以批准日期为准,或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准。(参见图10)

成文时间关系到公文的时效。成文时间要用汉字将年、月、日标全;“零”写为“O”。不能用阿拉伯数字书写。成文时间,一般位于正文尾发文机关名称下一行右侧位置,会议通过的文件,则标在公文标题下。(十)印章

公文,除会议纪要和以电报形式发出的以外,都应加盖印章。印章要盖得端正,合乎规范。上不压正文,下要压年、月、日。联合上报的非法规性文件,由主办机关加盖印章。联合下发的公文,联合发文机关都应当加盖印章。(参见图11)(图11)

三、文尾部分

文尾部分格式,包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、附注和页码等内容的规定。(一)主题词

主题词,是指标识公文主题、文件类别的并经过规范化处理的名词或名词性词组。标引主题词必须使用有关主题词表(如《国务院公文主题词表》《教育类公文主题词表》等)。主题词的位置在附注下方、文尾横线上端。一份文件选用2~3个主题词,最多不超过5个,词与词之间,不写标点,空1个字的间距。(参见图12)(图12)(二)抄送单位(抄送机关)

指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。应当使用全称或规范化简称、统称。公文如需抄送,则在主题词下一行写明抄送单位。抄送机关之间用逗号隔开。(参见图13)(图13)(三)印发机关、印发日期和印数

印发机关,即印发公文的机关,要写全称。印发日期,以公文付印的日期为准。

印发机关和印发日期位于末页页码上端,同置一行。前面左空1字写印发机关,最后写印发日期。印发日期右空1字。(参见图14)(图14)

印数,是指公文的实际印制份数,位于印发时间的正下方,写“共印××份”有的,用圆括号括上。(参见图15)(图15)(四)附注

附注用于说明其他项目不便说明的事项。如说明有关引文的出处;解释有关名词术语。发至级限,有时也以附注的形式来说明。“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。附注应当加括号标注。位置居左空2字,在成文时间下一行。(五)页码

页码,即公文的页码顺序,在一页公文的最下端。(参见图14)(六)书写与用纸

文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排版。在民族自治地方,可并用汉字和通用的少数民族文字。

公文用纸一般采用国际标准A4型纸(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

有关公文的其他格式规定,请参见《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》。(具体样式参见图16、17)(图16)(图17)第四节 公文的布局

公文的布局主要体现在开头与结尾的展开方式。(一)开头方式

1.概述情况 即在开头简明扼要、切题地介绍有关情况或背景。简报、报告、会议纪要、总结等常用此法开头。

2.提出问题 即在开头提出问题,提示应用文书的主旨或主要内容,以引起阅读者的注意与思考。调查报告常用这种方式开头。

3.直陈目的 即在开头以“为了”“为”等介词构成的主旨句领起下文。法规、规章、决定、通知等应用文书常用此方式。

4.引述来文 即在开头引述对方来文、来电的标题、文号,然后引出下文。应用文书中的复函、批复普遍使用此方式开头。

5.阐明观点 即在开头先提出观点,或者点明主旨,接着加以解释说明,以引起读者的重视。

6.表明态度 即在开头直截了当地对批转、转发或发布的文件或者有关的事项、会议表明态度,做出评价,提出看法。批转、转发性通知多如此开头。

7.交代原因 即在开头以“由于”“因为”“鉴于”等词领起下文,也可直接陈述发文原因。

8.说明根据 即在开头引用有关法律、法规或上级指示精神,具体来说,是以“根据”“遵照”“按照”等词语领起下文,标示出行文有据。通知、批复、规章文书等常用这种方式开头。

应用文书的开头,有时是多种方式结合运用。(二)结尾方式

1.作请求。即在结尾请求上级批复、批转、批准或请求对方帮助之类的话语。公文中的请示、函等普遍使用此方式结尾。

2.作强调。即在结尾对文中的主要问题作强调说明,以引起阅读者的重视。

3.作要求。即在结尾提出要求、希望或发出号召。

4.作总结。即在结尾对文中的主要观点或问题做出归纳或总结,使读者对全文有一个较完整的印象。

5.显文种。以模式化的方式把名词性文种作动词用,并以此结尾,如“特此通告”“特此通报”“特此通知”“特此报告”等。

6.作补充。即在结尾补充交代有关事项、事宜。通知、法规、规章等常用这样的结尾。

除上述几种结尾方式外,还有祝贺、慰问式的结尾,以及主体部分意尽即文完,不再另写结尾等方式。第五节 公文的表达方式

公文的表达方式,就是公文作者运用语言文字把思想内容表达出来的方法和手段。在文章的五种基本表达方式(叙述、描写、抒情、议论和说明)中,公文常用的有三种,即叙述、议论和说明。

1.叙述

叙述就是对人物或事件的发展变化过程进行客观反映的一种表达方式,是用来说明问题、反映情况、交流思想、阐明观点的一种最常用的方法。除法规性、指示性公文外,通知、通报、报告、请示、会议纪要、调查报告、简报、讲话稿等公文一般都以叙述为主。

公文中的叙述以叙事为主,采用概叙、顺叙的手段,开门见山地陈述事件的全貌,也可以根据实际需要,恰当地运用倒叙、插叙、分叙、补叙等多种方法。

2.议论

议论就是议事论理,对客观事物或问题进行分析评述,作出判断或评议,表明观点和态度的一种表达方式。

公文中的议论为了给受文者提供理解公文精神的理论依据,不是贯通全文的主要方法,而是从属于叙述和说明的一种方法。无须旁征博引,常用简单的结论性、论断性的语言,论述较客观、冷静,不带或少带感情色彩,常结合叙述、说明使用。议论具有论点、论据和论证三要素。

3.说明

说明就是用简明扼要的文字,对事物的形状、性质、特征、原理、规律、作用等进行阐释的一种表达方式。

公文的说明范围主要限于党的路线方针政策和社会管理方面的事物,以治理国家和管理社会为主要目的,说明比较抽象、概括和简要。

上述三种表达方式中,以反映情况为主的公文侧重叙述;以阐明道理为主的公文侧重议论;以提高要求为主的公文侧重说明。第三章 公文写作常见病例及修改第一节 公文标题病例分析

公文标题是公文内容的撮要,在发挥公文效能上起着举足轻重的作用。但受诸多因素的影响,公文标题时常出现一些毛病,笔者归纳总结出了以下八个方面,并作粗浅分析。

一、要素不全

完整的、规范的公文标题,一般应具备“三要素”,即发文机关名称、事由、文种,以标明由谁发文、为什么发文和用什么文种发文。

常见的病例有三种:一是随意省略事由。如《××县人民政府决定》,由于省略事由,受文者看不出标题所反映的主要内容、事项和基本观点,不利于学习、贯彻、领会、落实文件精神。除一些非重要的、极其简短的通知、通告和特殊机关发出的特定公文外(如中华人民共和国国务院、司法部门发出的国务院“公告”“主席令”“布告”等),一般情况下不得省略事由。二是随意省略发文机关。如:一份没有版头的文件标题《关于加强农村党支部建设的报告》,待上级看完文件后,才从落款处知道文件是哪个机关发出的,既不庄重,也不严肃,更不利于公文运转和办理。具有重大决策和事项的下行文不得省略发文机关;没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关,但有版头(发文机关标识)的,也可不标明发文机关。三是随意省略文种。使受文者不得要领,失去公文的严肃性。如《××乡人民政府关于召开春耕生产会议的有关事宜》。

二、乱用文种

主要表现在三个方面:

一是混用文种。如《关于××县××乡换届选举问题的请示报告》,这里把“请示”“报告”两个不同的文种混淆在一起使用,明显不妥。从该“请示报告”的内容看,应使用批转式“报告”这一文种。报告一般分为两种:一种是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”所使用的“汇报式报告”,这类报告,只要把情况汇报、反映清楚即可,目的是让上级和领导了解发展情况,掌握工作进度,做到心中有数,不需要回复;另一种是提出建议、要求“批准转发”的“批转式报告”,这类报告,多是立足本部门的职能,主动向上级提出一些具有全局性、建设性的意见、建议,本部门又无职权直接行文,只有报告上级,经研究、同意、批转方可实施。第二种报告(批转式报告),今后应改用“请示”文种,这是2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》中的新规定:“向上级机关请求指示、批准”用请示。

二是错用文种。有的该用“请示”的,却用了“报告”,而该用“报告”的反而用的是“请示”;有的该用“函”的却用“通知”;有的把没列为文种的公文种类作为文种使用,如“条例”“规定”“办法”“总结”“计划”等,以上这些,都不可作为文种使用,不可直接行文,但可作为“印发”“颁发”式“通知”的“附件”行文。

三是生造文种。如《关于调整工资的补充说明》《关于机构改革中有关问题的解释》等,这里的“补充说明”“解释”均不应作为文种使用,以上两个标题可修定为《××(发文机关)关于印发调整工资补充说明的通知》《××(发文机关)关于印发机构改革中有关问题解释的通知》。还有的把“安排”“要点”“细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文,是错误的。

三、隶属不清

不该用“批转”的,用了“批转”;该用“批转”的却用了“印发”“转发”,分不清三者之间的隶属关系和词性。如《××县政府办公室关于批转××市长在××会议上讲话的通知》,这里的“批转”使用不当,应该使用“印发”或“转发”。因为“批转”具有“批准转发”之意,是上级对下级报告的认同并转发下去贯彻落实的。下级对上级机关的文件和上级领导同志的讲话、批示等不可使用“批转”,否则将混淆了上下级的隶属关系。

四、提炼不精

主要表现在标题冗长上。如《×××(发文机关)关于招收退休退职职工子女就业,进行合理安排,确保社会稳定的通知》,可修改拟为《×××关于妥善安排退休退职职工子女就业的通知》或《×××关于妥善安排退休退职职工子女就业有关问题的通知》。

五、题不达意

表现在四个方面:一是事由偏跑。如《×××关于草原灭鼠的请示》,从题意上看,是请示开展灭鼠运动,而此文实际上是请求上级给予解决“灭鼠经费”的请示。应改写为《×××关于要求解决草原灭鼠经费的请示》。二是题大意小。如《关于企业技术、人才开发的若干规定》,而文件内容中就如何进行技术、人才两项开发,却未作具体规定,标题“帽子”太大,使题文不完全相符。三是题小意多。如《关于做好争取人民满意基层站所活动筹备工作的通知》,标题的事由主旨是“筹备”二字,而正文中不仅详细介绍了“争创活动”的意义、内容、方法,还谈到了组织领导、活动步骤、管理制度等,显然,标题题意过小,难于表达和带动正文,此标题可改写为《×××关于开展争创人民满意的基层站所活动的通知》。四是题义不清。如《××县人民政府关于粮食问题的通知》,其中就缺少“价格”“收购”等词语来限制中心词“问题”,造成事由过于笼统不具体、不清楚,不能准确反映表达公文的主要内容。

六、用词重叠

多出现在转发、印发式公文方面。如“××县人民政府关于转发《××市人民政府关于转发〈××省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知〉的通知》的通知”,这里介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现,在一个标题内重复使用,造成标题冗长,令人不知所云。解决用词重叠问题,避免介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现,可采用“省略法”“替代法”“直转法”三种技术处理办法。

七、滥用符号

如“××县人民政府办公室关于印发《××同志在××会议上讲话》的通知”“转发《××省公安厅关于实施社区警务战略意见》的通知”,以上两例中的“《》”符号都不应该使用,应改为:“××县人民政府办公室关于印发××同志在××会议上讲话的通知”“转发××省公安厅关于实施社区警务战略意见的通知”。2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号”。

八、标注不规范

主要表现在以下两个方面:

一是回行题式不规范。《国家行政机关公文处理办法》明确规定:公文标题“回行时,要做到词意完整”。而在实际排印时,却往往做不到这一点。如:

中共××县委××县人民政府

关于进一步整治和改善经济发展

环境的实施意见

此题回行时,将“经济发展环境”一个完整的词和词意拆开、拆断了,应改为:

中共××县委××县人民政府

关于进一步整治和改善经济发展环境的

实施意见

二是摆列布局不规范。有的左右摆布不居中,不是偏左,就是偏右;有的标题第一行与“红色反线”距离不是相间过大,就是过小;有的标题中行与行之间距离不是过旷,就是过紧。规范的摆布应是:红色反线下空2行开始排列标题的第一行,行与行之间相间“以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离”;左右摆布时,要居中。居中排列并不难做到,使用电子设备打印时,按“居中”键即可。

三是字号字体使用不规范。就字体而言,有的用黑体,有的用宋体,有的用仿宋,有的甚至用楷书;就字号而言,有的用2号字,有的用3号字,有的甚至比2号更大、比3号更小,等等。规范的用法是:公文标题用2号小标宋体字(正文用3号仿宋体字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或3号黑体字)。第二节 公文在正文写作中常见病例分析

目前,在党政机关和企业事业单位中,相当一部分同志因缺少公文写作基本功的训练,很难从静态和动态两个方面把握公文写作的特征和规律,致使写出的公文不够规范,其中不少方面有违背公文管理法规。这种现象若不尽快解决,要实现公文管理的科学化是根本不可能的。在正文写作中比较常见的问题有以下几个方面:

1.词语使用不规范

一是滥用副词。不少文稿为了加重语气,强调某项工作的重要,加上一大堆副词,如“进一步坚决落实”,又是“进一步”,又是“坚决”,其实“坚决”本身就已经很确定、很有力度了,所以要么用“进一步”,要么用“坚决”,不宜将二者重叠起来使用。当然,有时可以重叠运用某些副词,但要根据需要,而且要用得恰当,比如某项工作过去要求“加强”,但进展的情况不太理想,就可以用“进一步加强”。

二是滥用指令词。作为公务文稿,“要”怎样这类词肯定经常会用到,但用得太多太滥也不行,如有些讲话稿、文件,满篇都是“要”字,让人觉得烦。更有甚者,有些不适宜用“要”字的文稿也没完没了地“要”,比如工作汇报中使用“要”字,就好像是向上级下指令似的;工作总结,本来是谈情况和体会的,也老是用“要”字,就好像是谈未来的打算了。

三是重复用词。同一篇文稿中多次出现公务文稿常用词是不可避免的,但我们应该而且可以做到的是,短距离内尽量不要重复,尤其是在一句话中不要重复。

四是乱用时髦词汇。时代在前进,知识在更新,公务文稿的常用词汇也需要不断注入新鲜气息,但新词汇也有一个潜移默化、约定俗成的过程,不能过于“前卫”。如把“网络时代”说成“宽带时代”就不适宜,因为除了业内人士,没有多少人能懂。

五是混用词。如“其它”和“其他”经常混用。关于这两个词的使用,省政府办公厅专门咨询过国家语委专家,为规范一致,自上世纪90年代中期以来,国务院办公厅就规定,在法律法规和公文中统一用“其他”。又如“按照”和“遵照”在使用上的区别。“按照”是中性词,通用于各种文体;“遵照”有遵奉依照之意,后面的名词多为上级、长辈的指示、教导等。这些细微之处,应注意区分。

六是用词不当。这个毛病在许多文稿中俯拾即是,好像也“约定俗成”了。如“公开曝光”,曝光本来就是公开的意思,难道还有什么不公开的曝光?如此等等,不一而足。

七是滥用模糊词。用的最多的就是“有关规定”。这里要提醒的是,在草拟文稿尤其是规范性文稿时,我们应尽可能把“有关规定”写具体。因为2008年5年1日国务院颁布的《政府信息公开条例》就要正式施行,要求与社会公众息息相关的政府信息都要依法公开,其中最主要的就是行政公文的公开。公开方式有三类:首先是主动公开的信息;其次是依申请公开的信息,这类信息使用是要收费的;第三是不得公开的信息。按照信息公开的要求,我们制发公文的政策、法规依据是什么必须交代清楚,否则就有吃行政官司的可能。

2.名称表述混乱

公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有:(1)单位名称不准,应以公章名称为准或用规范化的简称。(2)同一名词在一篇公文中几次出现时表述不一致。(3)随意用简称。领导讲话稿中用简称可以节约词汇,但这种简称必须是符合规范、大家都已接受、一说就明白的,比如“三个代表”大家都知道。而有些简称只有某系统、某行业的干部职工知道。如要写进文件或领导讲话中,就不能用简称了,要应在首次出现时用括号作附注说明,要不就会让人有莫名其妙的感觉。

3.数字使用不统一

公文使用数字概念模糊,书写形式杂乱和不准确。具体说来,公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,其他均应使用阿拉伯数字。

4.上报公文错误较多

主要存在以下问题:(1)来文份数不够的(不得少于5份);(2)不属特殊情况的越级行文;(3)发文字号不统一、不规范;(4)未标注签发人姓名;(5)应由单位主要负责人签发;(6)应注明所有会签人;(7)文种使用不当;(8)请示和报告混用;(9)“请示”应当一文一事;(10)请示未注明联系人和联系方式;(11)“报告”中夹带请示事项;(12)多头主送;(13)文件涉及事项应由报文机关自行解决的;(14)应直接报送有关主管部门;(15)应附有关部门意见一并上报;(16)仍采取“此页无正文”;(17)正式行文为白头或未加盖印章;(18)成文时间距报送时间过长(平川、县、区不超过7天,山区、县不超过10天);(19)主题词标注不规范;(20)其他不符合公文格式和行文规则的问题。有上述情形之一的,市政府办公室将退回报文单位规范完善后再报,并记录在案,每半年向市政府领导和在全市通报一次。

5.办文缺乏计划性

一些单位工作没有前瞻性和计划性,对一些可预见的会议材料和上报文件,不到临近开会或上报的时候不着急。事到临头又急得不得了,而市政府办公室对发文件又毫无准备。为了不误事,办文的同志常常不得不到重要会场、调研现场请领导审阅。遇到特殊情况,还不得不在征得领导的同意后,先发文,再补签,给工作带来很大的被动。如果主办部门提前计划准备,及早按程序送审,类似情形是完全可以避免的。第三节 公文中常用错的词语辨析

有许多读者在日常公文处理过程中,经常遇到一些同义词、近义词、异形词等词语使用不当的语句,这不仅会影响到公文的权威,有时候可能还会造成错误,导致在工作落实过程中出现差错。所以我们应该注意掌握这些词的差异,准确使用,提高工作质量和效率。

1.“二”与“两”

使用“二”的地方:①自然数。②序数、小数、分数。

使用“两”的地方:①一位数的基数。如“两台机器”。②概数。如“三两天”。

2.“倍”的运用“倍”虽是一个比较简单的词,但在公文写作中误用的情况却是多见的。一是与“增加了”合用时的误用。“增加了”是在原数基础上,向上增加若干个原数。二是与“增加到”合用时的误用。“增加到”是包括底数,指增加后的总数。三是把“倍”用在降低、减少上。如有的公文中出现“降低×倍”或“减少×倍”的提法,这是不妥的。因为“倍”只能用于增加,不能用于降低或减少。如果说用于减少,就应该加“负”字。

3.“以上”与“以下”的运用“以上”“以下”等词与前面的数字连用,这种表达方法的数目概念,习惯上应包括前面的本数在内,百人以上即含百人、千人以下即含千人,不应把本数排除在外。但是,为了使界限的划分清晰准确,应注明本数是否包含在内。如:“十四岁、十四岁以上儿童不得入内”或“十四岁以下(包括十四岁在内)儿童不得入内”。

4.“制定”与“制订”的运用“制定”即制作、定出。公文中习惯用在较大场合,以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等,如:“党的第十六次代表大会,为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。”“制订”即制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。如:“我们单位相继制订了防火、门卫等安全管理制度。”

5.“物质”与“物资”的运用“物质”即能触及、能见到的客观存在的东西。该词多用于哲学和物理学上的抽象概念。“物资”即指具体的财物资源。

6.“需要”与“须要”的运用“需要”即对“缺乏”而言,还有“要求”的意思。词性为及物动词,后可带宾语。“须要”即说明“应当”“必须”的意思。词性为能愿动词,修饰限制动词。

7.“权力”与“权利”的运用“权力”即可以管辖、统治、支配别人的权柄,受其管辖者必须服从。“权利”即指一定的人被规定赋予的可以享受的权益。如:“公民有监督公共权力正确行使的权利。”

8.“截止”与“截至”的运用“截止”即到期停止。“截至”即到……为止。

9.“违反”与“违犯”的运用“违反”即不遵照,反着方向做。“违犯”即违背,触犯。

10.“以至”与“以致”的运用“以至”即到、直到。用于时间、数量、范围的延伸或扩大。“以致”即弄得,由此而造成,用于下半句的开头,表示结果。

11.“象”与“像”的运用

在公文写作中重点要注意,当“像”作为比喻词或作为其他系动词时不能写作“象”。

12.“的”“地”与“得”的运用“的”“地”“得”是结构助词,在口语里都念“de”。“的”用在名词前,是定语的标志;“地”用在动词和形容词前,是状语的标志;“得”用在动词和形容词后,是补语的标志。

13.“部署”与“布置”的运用“部署”即指全局重大工作的安排。“布置”即指全局具体工作和事项的安排。

14.“既”与“即”的运用“既”是并列连词,通常与“又”配对使用。“即”相当于判断词“是”的用法。另有“即使”的含义。

15.“和”“与”“及”的运用“和”口语色彩比较浓;“与”带一些文言色彩,常用于比较郑重的场合;“及”连接的成分虽然也是并列,但表达的意思上有轻重的分别,即前重后轻。

像这类的字和词还有很多,在这里就不一一表述了。需要提醒大家的是,如果遇到自己不懂或模棱两可用词时,一定要翻阅一下词典,切莫想当然落笔下文。第四节 怎样起草公文

在公文的写作中,如何写出一篇词意表达准确、铲除时弊、力求精短的公文呢?

1.力求主旨单一,切忌内容混乱

有一份××市税务局主送××区税务局关于免税的批复是这样写的:“你区灯泡厂生产的汽车灯泡,由于引进技术和上交管理费等原因,造成亏损。同意你局意见,对该项产品20××年再继续给予免征工商税一年的照顾。期满后立即恢复征税,不得再报减免照顾。”接着,第二段又写道:“希协助该厂采取有效措施解决生产中的问题,改善经营管理,加强经济核算,扭转亏损。”这个批复显然是一文多旨。本来中心是对××区灯泡厂申请免税的批复意见,在第一段已明确表明了市局的态度,此文即应结束。第二段与主旨无关,应该删去。

写作公文要一文一事,主旨单一。如果公文的内容混杂,一文多旨,必然使收文者不得要领,影响公文效力。因此,公文写作者必须在立意、炼题上多下工夫。

2.力求开门见山,切忌绕山弯水

目前,有些基层单位的公文套话连篇,开头大段不着边际,动辄“在党中央、国务院有关政策的指引下,在省、地、县各级领导的亲切关怀下,在×××、×××领导的亲自指挥下……”好像不这样写就不足以显示政策的威力和领导的重视,简直就像茹太素“万言挨板子”那样滑稽可笑。这样绕山弯水,还叫什么公文?别林斯基说过:“假如第一行落笔太远,那么这篇论文一定是废话连篇,离题万里;假如第一行就接触事件,那么这篇文章就是好文章。”这个道理,对公文写作同样适用。“开门见山”是使公文写得集中、精练、明快的基本技法之一。“开门见山法”又叫“倒悬法”,其特点是先论点、后论据,即从公文的开始,就把结果、结论、目的提出来,然后再讲过程、情况、理由。这种技法,不仅公文一开头要用,而且凡有若干层次或段落的公文,在每个层次或段落也要使用。如果只在公文开头用,而每个大的层次或段落却如“十月怀胎”,经过一个很长的过程才出现结果,这样,公文开头的“开门见山”效果也会大为逊色。

3.力求干明叶茂,切忌十干一叶

相传北宋诗人王琪年轻时很自负,一天,他来到竹园赏玩,但见青竹丛丛,枝叶翠翠,不由得望竹生意写出一联:“叶垂千口剑,干耸万条枪。”写后仔细玩味,颇觉得意,便拿给朋友看,得到夸奖后更是自鸣得意,于是将其挂于中堂,并夸下海口:“有能挑剔我一字者,愿以十金相酬。”几天过去了,竟无一人挑剔;王琪见状更是神气万分。谁知到了第八天晚上,苏东坡突然前来串门,看完此联后沉吟不语。王故作谦逊地说:“久仰尊师大名,如雷贯耳,晚生诚望指教一二。”苏轼开门见山地说:“好虽好也,十干一叶。”王琪一听,瞠目结舌,羞愧地摘下了对联。“十干一叶”的故事虽系传说,但苏东坡的批评却发人深省。

如今,在公文写作中,仍然不乏那种空讲道理、空提任务、空表决心、空下结论的文稿。类似有干无叶或干多叶少,使人看来干瘪无味,摸不着头脑。所以写作公文一定要处理好“干”与“叶”的关系,做到干明,即主旨明确,脉胳清晰;叶茂,即有血有肉,富有生机。这种“叶”,应是充分显示活力的绿叶,要对所占有的材料,无论是整体材料、典型材料还是背景材料和对比材料,都下一番精心筛选、裁剪、搭配、装点的工夫。切忌罗列现象,开中药铺。如能这样,即可消除“十干一叶”之弊,达到“干明叶茂”之效。

4.力求语言简明朴实,切忌种种套路

在一些基层单位的公文中,令人头痛的是套话太多。如像泛滥成灾的“在……下”,层出不穷的“结合”,没完没了的“依据”。言过其实的“亲自”,屡见不鲜的“大力”“狠抓”“认真”“十分”……某刊物上曾有这样一则关于某电站施工指挥部工程进度简报的《报道》的笑话:“在张指挥长的亲自带领下,整个工地热火朝天,进度加快。工程师、技术员亲自下工地,搅拌工亲自搅拌灰浆,浇注工亲自浇灌坝基,驾驶员亲自运送物资,炊事员亲自炒菜做饭,并将热腾腾的饭菜亲自送到工地……”此虽是笑料,但在实际中类似的赘语常不乏其例。

莎士比亚曾说:“模拟算得了什么,猎犬也会追随它的主人,猴子也会效法它的饲养者,马儿也会听从它的骑师。”郑板桥也说过:“学者自当树其帜”。撰写公文,不可能不参考手头占有的各种资料,但不能照抄照搬,只能重新“组装”,寻求文字的最佳组合方式,即自己的东西。公文写作,就是要下一番这样的工夫,而不是老在书报、文件、资料堆里打转转,爬格子,满足于照抄照套,尽搞些“童叟谈五经,白发死章句”。

5.贵善遣词造句,切忌叠床架屋

在公文写作中,常见的另一种现象就是叠床架屋,重复累赘。归纳起来,大致有如下几种情况:一是内涵不明导致的叠床架屋,如“各位同志们”“涉及到”“必须要”“大浩劫”“继续进一步”等等;二是外延不明而导致的叠床架屋,如“反映了情况和问题”“学习有关政策的规定”等等;三是语法意义不清导致的叠床架屋,如“最最坚决拥护”“非常非常热爱”“对重大问题要尽快查处”等等;四是非语病的叠床架屋,如“通过学习以后他已认识到……”“仅一年时间内就实现……”“截止五月底为止已完成……”等等。这些叠床架屋现象,其病因就是在遣词造句上欠精度和力度。

有两句老话说:“关门闭户掩柴扉,一个孤人独自归。”这话念起来上口,听起来顺耳,造句巧妙,用意幽默。但前后两句各三个词组仅分别说明了两个意思:“关门”“一个”。它是专门用来讽刺那些行文叠床架屋、重复累赘的,而这种弊端实乃公文写作之大忌。

6.力求一字千钧,切忌洋洋洒洒

有些文字秘书总是习惯于写长文,一下笔总是洋洋数千言、数万言,仿佛不长就说得不透彻,讲得不全面,不能解决问题,就显不出自己的开阔思路和写作才华,因而不被上级部门重视和得到领导的青睐。无产阶级的革命导师列宁,对冗长繁杂的文章是深恶痛绝的。他曾给伊克叶诺夫写过这样一段话:“你是否可以设法,送一份关于你们机关情况的简短报告……和你们的简单工作计划。请写得短些,采用电报文体,如果必要的话,可以另加附件。写长了,我根本不看,一定不看。”这句话,应该作为秘书工作者写作公文的座右铭。

古往今来,我国许许多多名人在写作上都十分注意精心推敲,力求一字千金。欧阳修的母亲去世后,他的弟子苏轼前去吊丧,写了一篇后被世人传颂的祭文,曰:“孟轲亚圣,母教之也;夫人生子如轲,虽死勿憾。尚飨。”祭文用恰当的比喻,高度概括和赞颂了其母的教子有方。全文除去惯用的“尚飨”二字结尾外,正文只有18个字,且措词得体,意味深长,足使死者含笑于九泉而使生者欣慰。“一字入公文,九牛拔不出。”公文语言应当平实、质朴、准确、精当,这就要求公文写作者精心遣词造句,反复推敲权衡,下一番精雕细刻的工夫,以严实、严谨、严密的科学态度,竭力删去一切可有可无的字、句、段,写出言简意赅、短小精当的公文来。

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