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作者:吴良勤,雷鸣

出版社:华中科技大学出版社

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信息工作与档案管理

信息工作与档案管理试读:

前言

《信息工作与档案管理》是教育部高职高专文秘类专业教学指导委员会文秘专业核心技能“十二五”规划教材之一。

2010年7月,教育部高职高专文秘类专业教学指导委员会部分委员、多教材主编在华中科技大学出版社召开教材编写会议,讨论丛书的编写情况,并分配写作任务。

在领受编写《信息工作与档案管理》一书主编任务后,我深感责任重大,原因有二:其一,编写教材不难,编写出一本好的教材,适用于当今高职教育的教材却十分困难;其二,目前市场上文秘类教材很多,要想在文秘界前辈、学者的成果的基础上有所创新也很难。

为了编写好本教材,增强本教材的实用性和针对性,在编写过程中,我专访了国内知名的秘书学专家和南京建邺区档案局的有关领导,以及一些知名企业的总裁和总裁秘书,除此之外还让我的学生和钟山职业技术学院秘书事务所成员走访了南京及周边地区近200家机关和企业,了解现代行政机关、企业对信息工作和档案管理工作的要求。

本教材与当前市场上的档案管理教材相比,有以下特色:内容充实,将信息工作与档案管理工作有机地结合在一起,更符合现在高职文秘教学的需要;体例新颖,采用任务驱动型模式进行编写,实现了“教学练”一体化,打破了一般教材的传统模式;附录翔实,附录中有现行主要的档案管理法律法规、行业标准,特别是工业企业档案管理方面的法规、标准,旨在引导档案管理法治化、规范化。

参与本教材编写的大都是来自高职高专院校秘书专业教学第一线、具有丰富教学经验和工作实践经验的专业教师。吴良勤、雷鸣担任本教材的主编,任孝珍、余红平、吉晶任副主编,伍丹、尹友任编委。具体分工如下:吴良勤(钟山职业技术学院)负责编写第一、四单元,并负责全书组织和统稿工作;雷鸣(郑州牧业工程高等专科学校)负责编写第二、五单元;任孝珍(扬州环境资源职业技术学院)负责编写第三单元;余红平(浙江丽水职业技术学院)负责编写第六、八单元;吉晶(钟山职业技术学院)负责编写第七章、附录。

本教材在编写过程中,参考了大量的文献资料,吸收了秘书学研究的最新成果。因此,特对本教材编写有过帮助的方家大作,恭谨地列于书后的参考文献中,表示致敬和感谢!

须要特别说明的是,在本教材申报选题、编写、出版过程中,教育部文秘教指委主任孙汝建教授及华中科技大学出版社,给予了很大的支持,对于孙汝建教授和华中科技大学出版社编辑的信任与支持,我只能以勤奋的工作加以回报。在编写过程中,钟山职业技术学院文秘专业学科带头人史振洪教授,我的授业恩师、苏州港大思培科技职业学院副院长、秘书学家黄月琼教授等,给予了悉心的指导与帮助,在此对所有帮助和支持本教材编写的领导、同事、家人表示衷心的感谢。

由于学识、时间等因素,教材中错漏肯定犹存,诚恳地期望秘书学界专家、前辈,使用本教材的广大师生,提出真诚而宝贵的意见和建议(发送至:wulq_003@126.com),使本教材有机会更趋完善。谢谢!吴良勤2011年3月于南京第一章秘书信息工作和档案管理认知项目一 认识信息工作和档案管理【学习目标】

了解信息的概念、特征、主要工作内容和工作的程序;了解企业信息工作的重要性和企业信息内容;了解档案管理的概念、特征和主要工作内容;了解企业档案管理的重要性。【任务描述】

学意公司招聘行政部秘书1名。该岗位职责主要是负责公司相关信息的收集和处理,行政部资料和档案的管理。文秘专业毕业生吴芳准备去应聘这个职位。她查阅了大量资料,了解和熟悉了秘书信息工作及档案管理的相关知识。【任务分析】

信息工作和档案管理是秘书日常工作中非常重要的两项工作。秘书首先要了解信息的内涵、特征,以及信息工作的主要内容和程序,才能为上司提供高效、优质的信息服务。其次,秘书还应熟悉档案管理的概念、特征和主要工作内容,才能做好档案的收集和管理工作。任务一 了解信息工作和档案管理一、信息的含义“信息”一词来源于拉丁文“information”,意思是解释和陈述。一般来说,信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出的信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身,而是表征事物消息和信号等的内容。

人们常常把信息、信号和消息相混淆,其实,三者的含义是不同的。信号可以用来传递某种约定的声音、光线和标志等,其最大的特点是约定性,它只是信息的一种表现形式,信息是信号的内容;消息是指传播某一事物的音讯和新闻,其主要特点是传播性,容易发生失真现象,消息只是信息的外壳,信息才是消息的内核,只有揭去外壳,才能捕捉内核。平常说的语言、文字、图形和符号,它们本身也不是信息,只是信息的载体而已。二、信息的主要特征(一)真实性

信息强调的是客观存在的一切事物通过物质载体发出的有关内容,因此,任何信息都要求能如实反映客观的事实,凡不符合事实的东西,不具有任何使用价值。(二)价值性

信息强调的是各种事物通过物质载体发出的一切有价值的内容,因此,信息或多或少会对完成某项工作有所帮助。当然,信息的价值度有高有低,凡具有较高价值的信息往往是在对大量原始信息进行加工处理后才取得的,那些未经过正确取舍与筛选的信息往往比较分散,其价值度也要低很多。(三)多变性

由于客观事物的复杂多变,反映其状况的信息也会随之变化,且信息一般都滞后于事实,因此,有价值的信息总是处于不断更新、矫正、扬弃、变化的过程中。(四)共享性

信息资源与其他物质资源不同,物质资源在使用时具有一次性的特点,信息资源则不然。当信息的拥有者把信息传递给他人时,他仍然保有信息的使用权。可见,除了需要保密的少量信息外,其他一切信息都不具有独占性。三、信息工作的内涵

所谓信息工作,是信息工作人员有组织、有目的、有计划地进行信息的收集、整理,并将形成的信息文稿报送相关决策者的过程及其所需要从事的相关工作。对于信息工作的基本概念,应当把握下面几个层次的问题。

一是信息工作的主体。所谓信息工作的主体,是指信息工作的启动者和实施者,也就是在组织中具体负责信息工作的部门或个人,具体来说就是信息工作者。信息工作的主体一般由信息工作的决策者、组织者和实施者三部分“人”组成。信息工作的主体在信息工作中始终处于主动地位,他们的素质高低对信息工作影响极大。

二是信息工作的客体。所谓信息工作的客体,是指信息工作所要服务的对象,或者称为信息工作的受益者。信息工作的服务对象主要是决策者,他可能是某个拥有决策权力的个人,也可能是具备相应决策职能的集体或组织。信息工作能否顺利开展,信息工作成果能否被服务对象接受,在很大程度上与信息工作的客体密切相关。

三是信息工作的影响效应。所谓信息工作的影响效应,是指信息工作的目标经过信息工作实施的一切有组织的活动而得以实现的程度,它是信息工作成效的体现。它主要表现在两个方面:①作为信息工作客体的决策者,对作为信息工作主体的信息工作者的工作是否持积极肯定的态度;②信息工作是否对决策者的决策行为直接或间接地产生了积极的影响效应。

上述信息工作的三个构成要素,对信息工作有着直接的影响作用。做好信息工作,必须把握好信息工作的相关基本要素,并弄清它们之间相互作用、相互制约、相互依存的内在关系,从而进一步掌握信息工作的基本规律。四、信息工作的程序

信息工作的程序包括收集、整理、传递、反馈、存储和利用这几个环节。各个环节相互连接,密不可分,形成完整、高效的信息工作流程。(一)信息收集

信息收集是指通过各种方式获取所需要的信息过程。信息收集是秘书信息工作的基本内容,也是信息工作关键的一步。(二)信息整理

信息整理就是将所获取的信息分门别类地加以归纳,使原来分散的、个别的、局部的、无系统的信息,变成能说明事物的过程或整体,显示其变化的轨迹或状态,论证其道理或指出其规律的系统的信息。这是一个“去伪存真,去粗取精”的过程。去掉信息中虚假的、不确切的成分,留下真实可靠、有用的信息;去掉信息中粗糙的、相关性不大的成分,留下有价值的信息。对精选后的信息要分类,分项加工整理,可以按重要程度或信息用途来分类,也可以按信息来源来分类。总之,整理信息的目的在于更好地保存、使用信息,信息加工整理的过程同时也是信息消化、吸收的过程。(三)信息传递

信息传递是借助一定的载体,通过一定的渠道,将经过加工整理的信息传递给需要者。(四)信息存储

信息存储是将有查考利用价值的信息存放保管起来,以备利用。信息按程序存储后,便完成了变原始信息为有用信息、变单一信息为综合信息、变无序信息为有用信息、变低层次信息为高层次信息、变零散信息为系统信息的过程。(五)信息利用

信息利用是将经收集、整理、存储的信息资源提供给企业决策层利用,满足其信息需求的过程。开发和利用信息,可以使信息不断增值,发挥更大的效能,最终达到服务于决策,提高工作效率这一根本目的。(六)信息反馈

通俗地说,信息反馈就是将信息先输送出去,又把其作用结果返送回来,并对信息的再输出产生影响,以达到预定的目的。任务二 认识企业管理中的信息工作

早在两千多年前,中国古代军事家孙子就提出了“知己知彼,百战不殆;不知己知彼,每战必殆”的观点。这不仅适用于军事战争,同样适用于市场经济中的企业竞争。一家企业或其管理者,在商业竞争中,要做到知己知彼,实质就是要展开全面的信息工作。信息和信息工作对置身于这个时代的企业来说其重要性不言而喻。一、企业信息工作的重要作用

在现代社会条件下,正确无误的战略,行之有效的战术,无疑是每一家企业努力追求的理想目标。好的结果取决于好的行动,好的行动取决于好的决策,而好的决策取决于准确地、全面地获取信息,这是一个科学的因果关系,是经实践证明了的获胜途径。企业信息工作就是为企业制定或选择正确的战略和战术服务的,在现代企业发展中发挥着至关重要的作用,主要表现在以下几个方面。(一)信息是企业决策的基础

企业管理的核心就是决策,而决策的成败关系到企业的存亡。决策在本质上就是一个信息处理过程,由信息的收集、分析、判断、拟订方案、选择方案等一系列步骤组成,每一个步骤都离不开信息的支持。决策失败的根本原因是判断错误,是对信息的错误分析,是信息的不准确或缺少造成的盲目,是我们说的“情况不明”。只有积极主动地了解和掌握环境信息,全面、实时地搜集与企业发展相关的宏观经济趋势、产业政策、行业信息和市场信息,挖掘和利用信息体系资源,建立快速反应机制,才能把握市场脉搏和机遇,提高企业的风险预警能力和企业整体决策水平。(二)信息可以增强企业的竞争力并使其掌握主动权

信息被人们称为除技术、资金、人才之外的第四大管理要素。企业要想在激烈的市场竞争中占据优势,适应市场实效经济的要求,在竞争中掌握主动权,只有借助于企业的信息工作。通过有效的企业信息工作,密切了解竞争对手的产品策略和市场动向,及时跟踪产业技术发展方向和趋势,不仅可以为企业制订产品战略、市场战略等提供决策的依据,始终保持企业的产品开发和市场竞争处于优势地位,还可以主动地根据市场的需求变化及时调整企业的市场对策,抢占先机。(三)信息帮助企业密切保持与客户的沟通

市场竞争的核心工作之一就是如何获取消费者的青睐和认可。因此,注重倾听消费者的心声,密切保持与消费者沟通是企业市场工作的重中之重。企业通过信息反馈,可以加强与消费者的紧密关联,更多地了解消费者的消费感受及需求,准确掌握市场需求及其变化趋势,以便正确地调整产品或市场策略,充分满足消费者的各种需求,改进客户关系和客户服务水平,从而提升企业的品牌形象,最终加强消费者对于企业品牌的忠诚度。(四)信息有效提升企业风险防范能力

由于市场千变万化,各种风险皆有可能发生,对企业构成潜在威胁。通过信息的搜集、整理及挖掘,可以前瞻和预测未来行业发展趋势和变化,有效地躲避或降低企业的运营风险,避免大量的人力、物力和资金的浪费,提高新品开发项目的准确率和成功率,使企业的发展趋利避害,未雨绸缪,确保企业持续发展。(五)信息有利于企业在公众中树立良好形象

在企业的经营管理中,沟通协调是非常重要的,特别是企业在面对公众时,如果能够坦诚相待,及时、真实公开企业经营管理过程中的信息,将极大促进企业与公众之间的沟通工作,树立企业在公众中负责、上进等良好的形象,提升企业的品牌价值。二、企业信息工作的主要内容

企业的信息工作主要是管理信息的收集和处理,具体来说包括以下几项工作。(一)建立企业信息收集网络,收集各类管理信息

企业信息收集网络是企业信息工作的基础。在现代通信技术发展背景下,建立企业信息收集网络主要是在原有企业局域网的基础上,用Internet技术改造成内联网(Intranet)和外联网(Extranet),这是企业信息工作的基础。(二)发展与利用信息资源,实现企业各种资源的优化组合

采用各种手段,收集、整理、加工以市场信息为重点的各种信息,建立企业生产、经营、管理决策所需要的各种数据库,进行数据分析与挖掘,结合深化改革进行企业业务过程重组(BPR),理顺信息流程、资金流程与物料流程,进行体制、机制与管理模式创新,推动企业各种资源的优化组合,这是企业信息工作获得成功的关键。(三)利用信息资源,发展企业

企业应该在生产、经营、管理等各个方面充分利用自身的信息资源,提高经济效益和服务质量,发展企业。这是企业信息工作的核心内容和宗旨,包括利用信息开发出适销对路的新产品、提高科学化管理水平、开展电子商务等,以此降低经营成本,增强市场竞争力。(四)开展信息教育,提高职业信息文化素质和增强全员信息管理意识

通过各种形式和途径强化在职培训,开展信息技术、信息化知识普及教育,各级领导、管理干部、科技人员、业务人员、普通职工的信息意识,提高他们的文化素质,培养既懂信息技术又懂业务的复合型人才,这是企业信息工作顺利开展的保证。任务三 认识企业中的档案管理

当今世界已进入知识经济和信息时代,信息已成为比资产更为重要的战略资源。档案管理工作作为信息业的组成部分,档案作为一种信息资源,真实地记录企业生产、技术、科研和经营等活动,并成为企业的一项基础性工作,同时也作为与企业同步发展的无形资产,在企业管理等各方面正积极地发挥着应有的重要作用。规范化、科学化的档案管理是企业必须做好的一项基础性工作。在企业发展的同时档案工作不被削弱,建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系,使得档案工作的发展不滞后于企业发展的速度,它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件,对躲避和抵御各种风险起到一定的防范作用。一、档案与档案工作

档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

档案工作是管理档案和档案事业的活动。档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。

企业档案是现代企业在生产经营活动中直接形成的具有保存价值并经过整理的原始记录和历史资料,是企业经营活动的基础信息资源,也是企业无形资产的重要组成部分。它包括各个时期和各项业务运作过程中形成并记录下来的具有保存价值的文件、账册、合同、图表、照片、证书、统计资料、音像资料等。二、企业档案工作的主要内容

企业档案工作的主要内容是负责本企业综合档案管理工作和开发利用工作,为企业生产经营管理工作服务。具体说有下列几个方面。(一)宣传执行档案法律法规

宣传执行国家档案有关的法律、法规、标准,宣传执行党和国家、行政区域内的地方政府及上级主管部门关于企业档案工作的方针、政策,执行上级主管部门有关企业档案管理的标准、制度、规定、办法等。制定本企业综合档案工作管理制度并实施。制订本企业综合档案工作的现代化管理计划并组织实施。(二)档案业务管理(1)对本企业科技档案、文书档案、会计档案、音像照片档案、荣誉实物档案、磁盘和光盘等特种载体档案、科技图书、科技情报等进行管理工作,即对档案材料进行收集、整理、鉴定、分类、编目、保管、统计、借阅、开发利用和销毁工作。(2)对下属部门二级网络的综合档案、资料、台账管理工作进行指导、监督、检查和考核。(3)对本企业科技情报的管理工作。(4)对科技图书的征订、登记、造册、编目、发放和提供借阅等工作。(5)对各类技术标准、规范、规程的征订、编目、发放和提供借阅等工作。(6)对来往的工作及技术联系单、电传、传真的收发、登录、保管和提供利用等工作。(三)档案保管(1)档案库房 要求库房(如图1-1所示)、办公室、阅览室三者分开,库房面积要达到要求并留有一定的空间。图1-1 档案库房(2)档案保护设施设备 档案库房要求配置“八防”设备,包括空调、除湿机与加湿机(如图1-2所示)、温湿度测试仪(如图1-3所示)、消防设备、换气扇、吸尘器、防光窗帘、防盗报警器等。根据实际需要配备档案保护设备,如防磁声像柜、臭氧杀菌灭虫消毒装置、微波杀菌灭虫消毒装置、电冰箱、复印机、缝纫机(如图1-4所示)等。图1-2 除湿机与加湿图1-3 温湿度测试仪图1-4 缝纫机机(3)档案装具 档案要求装盒保存。档案盒尺寸根据国家规定的规格订购,使用无酸卷盒(如图1-5所示)。图1-5 元酸卷盒(4)现代化管理设备 要求引入专用的电子档案管理系统,配备计算机、扫描仪、绘图仪、打印机等现代化管理设备。(四)档案开发利用

档案开发利用包括下面几个方面:(1)检索工具的编制;(2)档案的利用;(3)档案编研开发工作;(4)档案学术研究。(五)档案管理现代化建设

充分利用现代化管理手段,应用电子计算机档案管理系统改善综合档案管理工作,提高工作效率和管理水平。(六)企业档案目标管理升级达标

根据国家档案局下发的《企业档案工作目标管理考评标准》,企业应积极开展升级达标工作。三、企业档案工作的作用

随着现代社会科学技术的不断发展,信息日益成为人们日常生活中不可或缺的重要资源。特别是对现代企业来说,谁占有丰厚的信息资源,谁就会在激烈的市场竞争中处于主动地位。因此,档案作为信息的重要形式,对企业有着重要的作用。(一)企业档案是维护企业合法权益可靠的法律凭证

市场经济是契约经济,是法治经济,但是,市场经济又带有一定的自发性和盲目性。特别是在不完善的市场经济条件下,各种不讲道德、不讲诚信的现象,甚至互相欺诈的行为泛滥,严重地扰乱了正常的市场经济秩序,违背了竞争的公平性原则,在这样的条件下,一家合法经营的企业,难免遭到不合法的侵害,难免陷入经济纠纷之中。这时,受害方只有拿起法律的武器,才能维护自己的合法权益,才能保证企业正常的生产经营。然而司法部门讲究以事实为依据,以法律为准绳。如果企业没有健全的商务档案作保证,拿不出可靠的原始凭证作依据,就可能陷入“有理说不清”的窘境。(二)企业档案是企业管理层开展各项工作的重要依据

在改革开放和建立社会主义市场经济的新形势下,企业经营管理活动中会不断出现新情况、新问题,企业领导想要完全靠自己获取信息满足企业管理、发展企业的要求是不可能的,必须从档案渠道来获取信息。这就要求企业档案工作者将各种信息及时归整为档案资料,为领导提供多渠道、多角度、全方位的档案信息服务,使领导始终保持“耳聪目明”,及时采取对策解决问题,把各项工作始终建立在科学的基础上。例如,企业要制订发展规划,必须摸清现有设备能力和装备水平的底数,分析市场和企业经营管理的潜力,同时对自己的有利条件、不利因素和发展空间做到心中有数,这就一定要依赖于档案的支持;企业要开拓市场,选择合作伙伴,必须考察对方的信用档案,了解对方的信用状况;企业要进行资产评估或会计核算,必须凭借会计档案核算企业的应收款项和应付款项,并根据商标档案、专利档案等估算企业的无形资产。总之,离开企业档案,企业的经营管理活动就可能寸步难行。(三)企业档案是企业无形资产的重要组成部分

无形资产是企业资产的重要组成部分,是指企业长期使用但没有实物形态的资产,包括专利权、商标权、非专利权、土地使用权、著作权、商誉等。企业档案是企业在各项商务活动过程中形成的、具有保存价值的原始性的历史记录,是企业无形资产的重要组成部分。同企业的商标权、商誉等资产一样,档案的历史越久,其价值就越大。现在,许多行政法规已将国有企业的档案列入国有资产的管理范围。(四)企业档案是企业文化的重要体现和反映

企业文化有广义和狭义之分。广义的企业文化是指企业的物质文化、行为文化、制度文化和精神文化的总和。狭义的文化是指以企业经营理念和价值观为核心的企业意识形态。企业档案是企业经营者和全体员工在生产经营活动中形成的历史记录,从内容到形式上都留有他们辛勤劳动和创造的烙印,从一个侧面反映了企业的行为文化。企业档案中有关工艺流程、员工手册、操作指南、职务说明书等规章制度方面的记载是企业制度文化的直接体现。企业档案是企业的“史记”,是一部企业的“编年史”,它记录了企业发展的历史轨迹,这其中蕴涵了企业的价值观和伦理观,是企业精神、企业文化的重要反映。项目二 秘书的信息工作【学习目标】

了解秘书信息工作的内容、特点和常用信息工具,使学生理解秘书的信息意识,能够明确秘书信息工作职责,能够树立正确的秘书信息意识。【任务描述】

学意公司行政部新招聘的秘书吴芳第一天到公司上班,行政部经理就要求她不仅要做好市场信息的收集,还要做好日常的信息收集,每天都要把收集到的信息及时整理好交给经理审阅。【任务分析】

信息工作是秘书日常工作中非常重要的一项内容。秘书首先要了解信息工作的内容、特点,其次要熟悉收集和处理信息工作的工具和方法。任务一 熟悉秘书信息工作的主要内容

秘书信息工作是指秘书部门或秘书个人采集、处理信息的一切活动。企业秘书信息工作实际上包含了企业秘书部门对信息的收集与处理及对市场信息的调查处理两部分。前者指的是企业秘书的日常信息处理,后者是根据企业运营的需要,为了解决经营、销售、新产品开发、制定价格战略等问题,主动进行有目的、有要求、有特定市场范围的市场信息调查。前者是企业秘书机构作为企业信息网络中枢的信息处理,后者是指企业秘书协调企业营销、策划及专职的市场调查员和推销员所做的市场信息调查和综合处理。两者虽然各有分工,但其都是为企业经营决策服务的,这是企业秘书信息工作的根本宗旨。因此,两者相互补充,相互配合,形成一个整体,共同构成企业经营决策不可缺少的支撑系统。一、秘书日常信息工作的主要内容

秘书是为企业决策层或上司个人服务的,通过向上司提供有效信息,从而辅助上司决策是秘书分内的工作。秘书日常信息工作的主要内容包括下列几个方面。(一)日常中的信息工作

秘书日常事务工作包括值班、接打电话、接待工作、安排活动。在处理这些办公室日常事务工作中,必须按照特定工作内容的需要,做好信息工作。(二)会务工作中的信息工作

会议是信息沟通、信息处理的重要手段。开会的过程就是信息交流、信息处理的过程。秘书的会务工作实际上是确保会议信息有效流动,实现会议想要达成的目的。因此,秘书要做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作,做到多听、多记、多想,全面地收集并掌握第一手资料。(三)文书处理中的信息工作

办文是秘书的重要工作,文书是领导了解信息的重要传递载体。秘书每天都要处理大量的文书,从文书的起草、制作到文书的分发、收文、传阅、归档就是信息工作的整个流程。二、秘书市场信息工作的主要内容

秘书通过商情、广告、报表、凭证、合同、货单、文件、书信、语言、图像等途径广泛收集反映市场上商品生产、交换、流通、消费等有关方面的数据和资料,比如股市行情、银行利率变化、市场需求、原料价格等。三、秘书信息工作的特殊性(一)服务的特定性

信息是人类的财富,所有人都可以利用信息。但是不同的人利用的目的是不一样的。秘书的信息服务具有特定性,信息工作主要是为上司或领导团体服务,这是秘书信息工作的根本出发点和落脚点。(二)内容的全面性

秘书信息的搜集要满足企业发展各个时期、各个环节的信息需求,包括市场、行业、对手、经济、政治、环境等多层面的信息。信息系统的目的是构建企业“竞争全息图”、消除“信息孤岛”。因此,信息搜集要制订完整的计划,信息数据也要分门别类,使企业内部各个管理层面都能分享有关联的信息。因此,信息收集的内容要具有全面性。(三)渠道的多样性

信息工作的关键是要全方位注重信息资源的有效整合。人际网络关系往往能得到公开渠道所无法获得的信息,而这些信息能对企业快速反应产生影响。如融洽地保持与行业专家、权威人士、商务机构的商业往来,互通有无;定期与合作伙伴举办气氛轻松、主题聚焦的沙龙会议;在公共社交场所,如各类展销会、订货会、新闻发布会、学术研讨会等是行业企业汇聚的平台,也是获取信息情报最重要的机会与场所,通过参加这些会议可以获取大量文献资料、人际信息等。另外,不同层次的人,包括领导、职员,甚至清洁工人都可能成为获取重要信息的来源。(四)时间的全天性

信息无处不在,无时不在。秘书人员随时随地都应该做好信息收集的准备。即使是在工作之余或节假日期间,都可以关心并搜集与企业相关的信息,并及时与企业信息管理者进行沟通和反馈,需要持之以恒,如此必有成效。全天候的工作要求秘书要有较高的信息工作责任意识。四、秘书常备的信息资料

秘书在工作中经常要查阅和利用信息,所以在办公室中应备有常用的信息资料,以便随时翻阅。

秘书常备的信息资料有参考书(包括工作用参考书、手册、百科全书、字典与词典、年鉴)、报纸期刊、统计资料、地图册、内部文献、人名地址录、广告材料和宣传品,以及有关政府出版物、法律法规汇编、政策汇编等。任务二 树立秘书信息意识一、信息意识概念

同样重要的信息,有的秘书善于抓住它,有的秘书却漠然视之。这就是秘书信息意识的强弱不同造成的。秘书人员要做好信息工作,要有一定的信息知识和信息处理能力,更为关键的是要树立正确的信息意识。因为信息技能的掌握在很大程度上取决于信息意识的增强。

所谓信息意识,简单地说,是人们利用信息系统获取所需信息的内在动因,具体表现为对信息的敏感性、选择能力和消化吸收能力。秘书信息意识就是秘书人员对各种信息的敏感程度,是秘书人员对自然界和社会的各种现象、行为、理论观点等,从信息角度的认识、理解、感受和评价。通俗地讲,就是面对不懂的东西,能够积极主动地去寻找答案,并知道到哪里、用什么方法去寻求答案,这就是信息意识。

有无信息意识决定着人们捕捉、判断和利用信息的自觉程度。现代企业秘书没有科学的信息意识,就不能正确对待大量的信息,就可能淹没在信息的海洋里,成为信息的奴隶。现代企业秘书必须具有强烈的信息意识,善于从无数的信息中主动地挖掘、搜集、整理和应用有利于领导决策和秘书工作的信息;善于敏锐地洞察别人尚未注意的信息,发现问题、分析问题和解决问题;善于将各种信息和自己所关心的问题、须要解决的问题结合起来思考,从而更好地开展秘书工作。二、信息意识的表现(一)对信息具有特殊的敏锐的感受力

这是信息意识的突出表现,是一种自觉的心理倾向,能够敏锐地捕捉信息,并善于从他人看来是司空见惯的、微不足道的现象中,发现有价值的信息。(二)对信息具有持久的注意力

这是信息意识的另一种突出表现,对信息的态度成为一种习惯性倾向。具有信息意识的人,对信息的关注不受时间和空间限制,无论是在工作范围以内,还是在日常生活中,他都习惯用情报的眼光,从情报的角度去观察周围一切事物,去思考问题,把这些信息和自己要解决的问题联系在一起。对这些信息的长久注意力是一个人事业取得成功的必要条件,也是科研、情报工作突发灵感的基础。(三)对信息价值有较强的判断力和洞察力

这在某个时刻可能成为事业成功的关键。一个具有强烈信息意识的人,对信息的敏感性,除了他对信息的心理倾向外,更重要的是他对信息价值的判断力和洞察力。在面对浩如烟海、杂乱无序的信息时,他须要去粗取精,去伪存真,进行识别,并做出正确选择。三、秘书信息意识的培养(一)秘书的信息意识

秘书的信息意识一般表现为对秘书工作中的情报信息具有较高的敏感度,深透的洞察力和大胆的快速分析、反馈、判断和使用能力。实践中体现为秘书在工作中搜集信息,利用信息的自觉行为。秘书的信息意识包括信息价值意识、信息安全意识、信息消费意识和信息道德意识四个方面。

1.信息价值意识

信息价值意识是信息意识中最核心的部分。价值是信息被人们重视的根源,也是人们能够主动进行信息活动的根本动力所在。在信息社会中,秘书应该具备这样一种观念:为了企业的发展,我们需要信息。每天我们都有海量的信息,秘书要能够从中提炼出有价值的信息为领导服务,为公司所用。

2.信息安全意识

信息社会中信息特有的价值属性决定了一个生活在信息社会里的人要有信息安全意识。秘书更应具备安全意识。每家企业都有一些秘密信息是不允许或不适合公开的。一旦秘密信息公开会危及企业的利益。秘书要有安全意识,既要做好个人信息的安全防范,又要做好企业信息的安全防范。

3.信息消费意识

既然信息是有价值的,那么使用信息便是一种消费行为。事实上,我们每天都在进行信息消费,从报纸上获取信息就要花钱买报纸,看电视获取信息就要交收视费,上网获取信息要交上网费,打电话要交电话费,等等。在现代社会中,信息消费投入已经成为工作、学习、生活、生产、管理系统中最重要的投入,有投入才能有产出,秘书要树立信息就是商品的观念,抵制那些使用盗版软件、剽窃他人信息成果等不好的信息消费行为。

4.信息道德意识

所谓信息道德意识是指一个人在获取、处理、应用、创造信息时要有道德观念,要自觉接受行为准则和规范的约束,要有遵守有关法律、法规、公约的自觉行动。秘书作为信息工作者应该在信息工作中遵守相关法律法规,不出卖企业信息,不制造、不传播有害信息、假信息,不参与违法信息活动。秘书的信息道德既是秘书做好信息工作的前提,也是秘书职业道德的内在要求。(二)秘书信息意识培养

培养秘书人员的信息意识是提高秘书信息工作质量的有效途径。秘书人员提高个人的信息意识的主要方法有以下几个方面。

1.多学

多学就是加强秘书信息工作知识的学习,不断拓宽知识面,提高秘书的信息理论水平。理论来自于实践。秘书信息工作中理论、信息工作的专业知识是对实践的总结和概括。秘书学习这些理论知识,既是一个间接的实践过程,又是一种理论升华的思维活动。通过这些理论知识的学习,可以从根本上提高秘书人员对信息工作的重要性和必要性的认识,还可以使我们熟悉秘书信息工作的工作原理,掌握企业管理活动中信息工作的基本规律,从而使我们利用信息去解决实际问题的主动性和自觉性得到增强。所以,加强秘书信息工作的理论学习是培养秘书信息意识的捷径。

2.多看

多看就是培养秘书人员敏锐的信息洞察力。信息工作涉及面广,知识性强。面对错综复杂、扑朔迷离的各种信息资料,秘书不可能把所有信息全部接受过来,只能细心地观察。通过敏锐的观察力来捕捉各种能为领导决策提供依据和参考的信息。须要真正做到不为繁杂的信息所困扰,不为万变的现象所迷惑,能够抓住那些对领导决策有用的东西,这就需要秘书人员从两个方面来培养这种能力。一是多阅读各类文件和新闻报刊,提高政策理论水平和鉴赏能力。要及时阅读一些各级党政机关的文件、各类新闻报刊和来自基层的简报、信息等。二是多接收来自外界的各类信息,提高社会认识水平及辨别是非的能力。要做到“眼观六路,耳听八方”,从自然知识到社会科学都应猎取,力争做到上知天文地理,下谙世风民情,广泛接收来自各地区、各单位、各部门的信息,深入观察进而做出灵敏的反应,及时向领导提供准确、新颖、适用的信息。

3.多思

多思就是培养秘书人员灵活的信息收集和捕捉能力。秘书人员不应该只对现实生活中所反映出的情况被动地进行接受和利用,应该主动地、广泛地收集和捕捉信息。在捕捉信息的过程中,一是位置要找准。要站在领导的位置看问题,多思索哪些是为领导服务的,哪些是为部门服务的,哪些是为一线员工服务的。要预测到上司决策的需要,主动地对各种信息进行比较。只有这样才能对原始的、零星的信息进行分析、归类,由小到大,由低到高,由点到面,整理出较为完整的信息。二是内容要新颖。要立足于新,不保留人人都知道的陈旧信息,删除不真实的信息,对一些有疑惑但有价值的信息,结合情况进行查清补充。三是角度要选好。要突出特色,要针对领导分管工作展开信息工作,以便使领导了解具体情况,增加信息为领导服务的针对性。只有具备了这些超前的捕捉信息的意识,才可以通过不同渠道、不同层次、不同方法、不同人员猎取到各种有用的信息。只要处处留心、广闻博记,就可以挖掘出那些潜在的有用信息,起到主动服务的作用。

4.多练

多练就是培养秘书人员准确筛选信息、整理信息的能力。在日常接触到的信息资料中,有时很难迅速分辨出哪些信息有用,哪些信息无用。有用的和无用的、正确的和错误的、落于俗套和含有新意的、个别现象和普遍存在的信息,常常混杂在一起。一些内容对领导决策可能是不需要的,显得多余;一些内容对领导决策是需要的,却叙述不清,显得太少;一些内容甚至是错误、片面的。总之,各种情况都可能出现。这就需要信息工作人员能够熟练地对这些原始信息进行多次分析、识别和判断,去伪存真,去粗取精,增强信息筛选和整理的熟练程度,从众多的一般信息中抓住最有价值的信息。一是筛选要细致。信息工作人员要对信息资料加以分析,把一些个别的、零碎的、不系统的信息过滤出去,使模糊度和多余度降到最低限度,以编写出形式可读可用,符合领导要求的信息。二是整理要准确。信息工作人员要经常对筛选出来的信息资料进行有序的、系统的、综合性的融合,通过归纳、排序、分析研究等方法,提炼、推导出一些新的有价值的信息,使经过整理后的信息更加精练、系统,具有较高的准确性和适用度,能够真正揭示和反映事物的内在联系和内在规律,成为领导决策的依据。实训任务 熟悉企业的信息和档案工作【训练目标】

了解企业信息工作和档案管理工作的主要内容;了解企业信息工作程序;了解企业文件材料归档情况及日常管理情况。【实训内容】

在本市选择3家企业进行调研,最终成果以调查报告的形式体现。主要调研内容包含下列两个方面。(1)企业信息工作的主要内容及信息工作的程序。(2)企业档案工作的主要内容、归档情况及日常管理情况。第二章信息收集与整理项目一 信息收集【学习目标】

了解信息收集的概念、范围;掌握企业信息收集的方法;能够正确地选择收集信息的方法;能够完成上司交代的信息收集任务;能做好日常信息收集工作。【任务描述】

吴芳是学意公司市场部商务秘书。这几天市场部经理赵东要求吴芳收集服装行业的相关信息,并写一个介绍我国服装行业基本情况的调查报告,为公司开发新项目做好前期工作。吴芳马上着手开始收集相关信息。【任务分析】

收集信息是秘书人员最常见的工作,也是非常重要的一项工作。秘书人员首先必须了解信息收集的范围及收集信息的原则和方法,并能选择正确的方法去收集信息,才能完成上司交办的工作任务。任务一 确定信息收集的范围和原则

信息收集是指通过各种方式获取所需信息的过程。信息收集是秘书信息工作的基本内容,也是信息工作的关键一步。

在市场经济条件下,竞争成为企业生存的常态。知己知彼,方能百战不殆。信息成为我们展开市场竞争的基础,信息的收集更是重中之重。作为企业员工,要清晰认识到信息的重要性,树立主动收集信息的意识。秘书人员更是要肩负起收集信息的重任。秘书收集信息的多少、质量的高低等都直接影响到信息工作的质量,进而影响企业的决策。一家企业只有收集了大量正确、全面的信息,领导层才能做出科学的企业发展决策。

市场经济环境下,任何企业每天都要面对生存、发展所带来的各种问题。在今天的商业竞争中,谁掌握了充分的信息,谁就能在商战中掌握主动权。日本企业在世界范围内都有重要影响力和强大的竞争力,与其重视信息工作是紧密相关的。一、确定信息收集的范围

在现代市场经济条件下,企业所面临的生存环境越来越复杂多变。面对企业周围存在的各类信息,秘书只有明确信息收集的范围和收集重点,才能做好信息工作。

从宏观角度分析,秘书收集信息的范围包括以下几个方面。(一)企业信息(1)企业基础资料:企业历史、基本状况简介、规章制度、经营业绩、科研成果、各项荣誉等。(2)企业概括:包括企业名称、性质、地址、电话及传真、网址、业务范围、主要产品、近年业绩情况。(3)企业财务状况:包括企业注册资本、负债情况、盈利状况等。(4)企业信誉与信用等级情况。(5)企业背景:企业历史、企业组织结构、股东情况及股东变化、企业领导层及主要领导人情况。(6)企业经营活动信息:企业开展各类经营活动的动态信息,包括产品研发、生产、上市、销售等环节信息;生产工艺革新、生产设备更新;公关宣传活动、企业文化建设活动等。(二)合作伙伴信息

企业的合作伙伴主要包括以下几种。(1)为公司提供原材料、技术、能源、生产设备的供应商。(2)从事公司产品或服务代理、批发、零售业务的销售商。(3)为公司经营管理提供物流、金融、咨询、市场推广、研发等各项服务的服务商。

秘书应收集企业所有合作伙伴的信息,包括合作伙伴的企业或组织概括、财务状况、誉与资信、企业经营状况、企业背景等。(三)市场信息

企业市场信息包括以下几个方面。(1)行业信息 公司主要业务或产品所处行业的市场消费动态、供需趋势、各种会展机会、技术发展趋势、价格趋势、产品功能发展趋势等。(2)本公司产品信息 公司产品基本情况、生产销售情况、市场占有率、消费者满意情况、与同类产品比较等。(3)客户及消费者信息 客户的资信、经营方式与范围、经营能力、市场营销特点、市场占有率及客户有关背景方面的信息。消费群体基本情况、主要特征、消费趋势等。(4)竞争对手信息 竞争对手基本信息、产品与技术信息、新产品研发、营销战略与特点、重要公关活动等。(四)法律政策信息

任何一家公司都必须在国家相关法律和政策下开展经营管理活动。正确理解和执行国家法律法规,充分利用国家政策,既能够保障企业利益不受侵害,又能改善企业与政府之间的公共关系。秘书不仅要收集我国现有的法律、政策、规定,还应注意收集与公司有业务往来公司所在地的法律政策。(五)宏观经济金融信息

随着我国外向型经济不断发展,我国企业参与国际商务活动日益频繁,我国经济与世界经济关系日趋紧密。2008年因美国次贷危机导致的世界金融危机也严重影响了我国经济发展。在长三角、珠三角等区域,很多从事对外贸易的中小型企业纷纷破产。2008年10月,一些大型公司也出现破产等情况。现代企业发展与世界经济局势已经密不可分。因此,秘书应收集国内外宏观经济信息和金融信息。经济信息包括宏观经济动态、国家经济政策、经济发展导向等;金融信息包括国内外金融动态、外汇汇率变化、国际国内证券市场行情、贸易对象国利息汇率、投资、信贷信息等。(六)交际活动信息

凡是企业领导要参加的各种交际活动,秘书都要及时掌握相关方面的信息。秘书要迅速掌握会见活动的内容、时间、地点、具体要求等情况;设法掌握对方背景材料、生活习惯、饮食特点、嗜好、忌讳等情况;明确领导对这次会见的指示或批示。二、秘书信息收集的重点

秘书的信息收集范围比较广泛,因此在实际工作中,秘书人员必须根据自身所处企业的组织规范程度、规模大小、岗位职责等来确定信息收集的重点。秘书在把握信息收集重点时,必须围绕服务领导来展开信息收集。(一)与领导业务有关的信息

秘书应围绕领导的中心业务工作(即领导所分管的工作)收集信息,服务领导决策。对于组织管理比较规范、结构健全的企业,信息收集的任务会分解到具体的部门。比如发展战略部负责收集与公司发展相关的政策信息、行业信息等;市场部负责收集市场信息、消费者调查信息等;研发部收集有关新技术的信息。因此,秘书应根据所服务领导的中心工作开展信息收集工作,重点突出,才能提高信息收集的效率和质量。(二)领导交际活动信息

秘书收集信息的另一个重点是领导的交际活动信息。为领导安排交际活动是秘书工作的一项重要内容。在“人情即商情”的现代社会,老板的人脉范围将直接影响其“财脉”的发展,而作为领导左膀右臂的秘书,当之无愧地为老板安排商务宴请等活动。在安排领导交际活动中,为领导收集相关信息,能提高交际活动的针对性、有效性。秘书要做好为领导在交际活动中收集信息的工作,必须在日常生活中做有心人,注意积累诸如各类餐厅位置、特色、环境特点等信息。三、信息收集的原则

信息,是企业决策的基础和依据,是竞争的先导,是制胜的法宝。信息收集要有目的、有计划、有组织地进行,并遵循以下几点原则。(一)针对性原则

在商品经济条件下,信息存在的范围极广、内容复杂、形式多样,而企业在某一时期的信息需要总是特定的、有限的。如果信息收集工作没有明确的方向,毫无边际地漫天撒网,就会白白浪费人力、物力、财力,因此,信息收集工作应当从企业的实际需要出发,针对其当前和今后一段时间内的科研、生产、市场经营活动的需要,按照各种不同专业和课题特点,有目的、有选择地进行。只有这样,才能把有限的人力、物力、财力用在最需要的地方。(二)及时性原则

市场情况瞬息万变,在市场竞争中开展经营活动的各个企业,信息是否灵通,对市场的变化反应是否敏捷,能否及时地抓住各种有利机会并迅速地采取相应的措施,直接关系到竞争的成败和整个企业的兴衰。因此,开展企业信息收集工作要有高度的时间观念,一旦发现与企业有关的信息线索,就应立即追踪,迅速获取。只有这样,才能及时地满足企业的信息需要,使企业能适时地做出各种相应的决策,在竞争中立于不败之地。如果秘书对市场信息反应迟钝,行动缓慢,经常提供一些过时的市场信息,就会使企业因决策落后于市场变化的形势而在竞争中失败,甚至遭遇到破产的命运。因此,日本经济信息专家古场常昭在《技术情报收集和应用》一文中这样强调:“往往有这种情报,一个准确程度百分之百的情报,其价值还不如一个准确程度百分之五十但赢得了时间的情报。特别在激烈竞争之际,企业采取对策慢了一步,就可能遭毁灭性的命运。”(三)可靠性原则

可靠性是信息收集过程中必须严格遵循的一条基本原则,它要求收集各种数据、图表、描述性资料或检索文献等,都必须确实有据,要坚决剔除捕风捉影的传闻或假信息,否则,将会使用户深受其害。这是因为收集市场信息是为了给企业的决策提供可靠的依据,如果信息不准确,就可能导致企业决策失误,在经营中遭到失败。因此,我们的信息收集工作必须力求准确可靠。我们不应忽视各种道听途说的消息,但也不可把它们都当做可靠的信息,而只能把它们作为线索顺藤摸瓜地追寻这些信息的确切来源。对于所获得的每一种情报,尽可能地弄清楚它的出处、产生时间和具体情况,取得必要的旁证,才能充分地保证市场信息的准确性。(四)系统性原则

系统性原则是指所搜集的情报不能是片面的、支离破碎的,而必须是比较全面的,具有内在联系的。一方面从信息收集的总体来看,决不可孤立地去获取某一方面或片段的信息,而应当系统地收集企业决策所需要的不同方面、不同层次的信息,从而为企业进行各种决策提供比较充分的信息依据。另一方面,就每一种具体问题的信息来说,也应当避免片面性,只有系统地去收集有关这一问题的历史、现状和变化趋势的信息,才能比较全面地把握这一问题的本质和规律性。(五)道德性原则

信息工作是在一定的理论基础上的科学创造工作,而不是商业间谍活动,在收集信息时应注意到不要违反道德准则。任务二 利用各种方法和渠道收集信息一、收集信息的方法

秘书在信息收集时,应根据所收集信息的分布范围、流通渠道及实际收集过程中人、事、地的不同采用不同的收集方法,主要包括以下几种。(一)观察法

观察法是指人们直接用感官或借助其他工具认识客观事物,获取信息的方法。观察法是收集、获取信息最基本的方法。秘书在采用观察法收集信息时,往往要亲自到现场,借助听觉、视觉或录音机、摄影机、摄像机等设备记录客观对象的活动。

1.观察法的优点(1)方法简单、灵活;(2)获得较为客观的第一手信息材料;(3)适用于对环境、人、事件实际状况的了解。

2.观察法的缺点(1)不易收集到深层信息;(2)获得信息量有限;(3)观察效果受秘书观察能力的影响。

它适用于新产品的宣传和促销及跟踪调查,有利于掌握客户对新产品的第一感觉和评价,以便及时回馈相关信息。(二)阅读法

通过阅读书刊等获取信息。书刊等公开出版物是目前人们运用最普遍的信息载体,兼有宏观信息和微观信息,信息周转快。

1.阅读法的优点(1)获取信息方便;(2)获得信息量大,适用性强;(3)能全面提供工作需要的参考信息。

2.阅读法的缺点(1)书刊的信息来源多,信息可能失真,有杂质;(2)需要筛选,判断信息的真实性。(三)询问法

询问法是秘书通过提问请对方作答来获取信息的方法,是询问者意图完全公开的一种方式。询问的形式有人员询问、电讯询问、书面询问。人员询问是进行面对面交谈获取信息的形式;电迅询问是借助于电话和传真等信息传递工具收集信息的形式;书面询问是根据信息需求,设计制成有一定结构的大纲或统一格式的问答调查表收集信息的形式。

1.询问法的优点(1)应用灵活、实用;(2)直接交流、互动沟通;(3)能获得大量有价值的信息;(4)能获得语言信息和非语言信息。

2.询问法的缺点(1)要求秘书具有一定素质和能力,能很好地运用询问技巧;(2)书面询问较复杂、难掌握;(3)费用较高、时间较长、规模小。(四)问卷法

问卷法由收集者向被收集对象提供问卷(精心设计的问题及表格)并请其对问卷的问题作答而收集信息的方法。

1.问卷法的优点(1)避免主观偏见,减少人为误差;(2)节省时间、人力和经费,效率较高;

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