办公软件高级应用实践教程(txt+pdf+epub+mobi电子书下载)

作者:吴卿

出版社:浙江大学出版社

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办公软件高级应用实践教程

办公软件高级应用实践教程试读:

版权信息书名:办公软件高级应用实践教程作者:吴卿排版:吱吱出版社:浙江大学出版社出版时间:2010-05-01ISBN:9787308074421本书由浙江大学出版社有限责任公司授权北京当当科文电子商务有限公司制作与发行。— · 版权所有 侵权必究 · —前  言

微软公司的Office系列软件是目前世界上最流行的办公自动化软件,在社会各行各业中的应用非常广泛。提高办公自动化软件的应用能力,特别是Office系列软件的应用能力成为各类办公人员的迫切要求。本书是为《办公软件高级应用》编写的配套教学用书,以案例的形式介绍和讲解了Office系列常用软件的高级应用方法和技巧。

全书共分为5个篇章:

第1篇,Word高级应用。本篇以4个案例为基础,介绍了利用Word软件制作长文档和特殊文档的方法和技巧,主要包括页面设置,样式的使用,注释和交叉引用,目录、模板、域的概念和使用,文档修订和文档保护等内容。

第2篇,Excel高级应用。本篇以4个案例为基础,介绍了利用Excel软件对数据进行管理和分析的方法和技巧,主要包括数据的输入方法、函数和公式、数组、常用函数、数据排序、数据筛选、分类筛选、数据透视表和数据透视图等内容。

第3篇,PowerPoint高级应用。本篇以2个案例为基础,介绍了利用PowerPoint软件开发演示文稿的方法和技巧,主要包括模板和配色方案、母版、背景设置、动画效果、放映方式、多媒体、文档转换、表格、艺术字等内容。

第4篇,Access高级应用。本篇以2个案例为基础,介绍了利用Access建立小型数据库的方法和技巧,主要包括数据库的分析、设计、构架和组织,数据的有效性规则,查询的建立,窗体平台构建和报表输出,数据透视图表,与Word结合的邮件合并等内容。

第5篇,综合应用。本篇以2个案例为基础,介绍了利用Visio制作图表和VBA宏的使用方法,主要包括组织结构图和流程图的制作、Excel函数的使用、宏和VBA等内容。

本书在编写过程中注重理论知识与实践操作相结合,以实际操作方法为讲解的重点。每一个案例的介绍包括“问题描述”、“解决思路”、“知识要点”、“方案步骤”、“总结”5个部分组成。【问题描述】介绍案例的基本情况和需要解决的问题。【解决思路】介绍如何根据案例的要求,将我们已学习过的相关知识点与要解决的问题联系起来,提出解决问题的方法。【知识要点】集中介绍与案例相关的知识点,便于读者复习有关内容。【方案步骤】针对每一个要解决的问题,按操作步骤介绍解决的方法和技巧。【总结】对案例所涉及的知识点和解决问题的方法和技巧进行复习与回顾。

本书由杭州电子科技大学吴卿博士任主编,参加编写人员还有浙江工商大学金海卫,浙江理工大学庄红、金蓉,浙江工业大学潘建,浙江大学城市学院张琦,杭州电子科技大学郭艳华、胡志凌等。具体分工如下:第1篇由张琦老师、庄红老师、金蓉老师负责编写,第2篇由胡志凌老师、潘建老师负责编写,第3篇由金海卫老师负责编写,第4篇由郭艳华老师负责编写,第5篇由吴卿老师负责编写。全书由吴卿老师统稿。

另外,杭州电子科技大学胡维华教授、浙江海洋学院徐光明老师等对本书的编写提出了不少宝贵意见,在此向他们表示衷心的感谢。

由于办公软件高级应用技术范围广、发展快,本书在内容取舍与阐述上难免存在不足,甚至谬误,敬请广大读者批评指正。作者邮箱:wuqing@hdu.edu.cn。编 者2010年4月第1篇 Word高级应用 知识要点★ 运用节、栏、样式、表格运算等完成小论文排版★ 综合运用节、样式、项目符号和编号等完成长文档排版★ 使用水印、文档保护、审阅、模板等完成合同模板制作★ 使用邮件合并完成邀请函制作1.1 Word案例应用(一)1.1.1 问题描述

全真学院是一所面向省内招生的职业技术学院。对全真学院而言,每年的生源质量直接关系到学校的社会声誉和未来发展。所以全真学院决定利用寒假假期,向省内的各所中学分别派出一支招生宣传小组。招生宣传小组通过发放调查问卷等形式向中学生们宣传全真学院,让中学生充分了解全真学院的优势和特点,也以此提高全真学院在各所中学的知名度,从而进一步加强全真学院的招生宣传针对性。为了鼓励更多的同学参与到此次招生宣传活动中,学校规定寒假结束后,将根据学生上交的调查报告情况评选出若干篇优秀报告,并予以表彰。

黄蓉、郭靖和尹志平三名同学都曾经毕业于桃花岛中学,这次他们自告奋勇前去母校作招生宣传。在组长黄蓉的带领下,小组向高三年级250多名同学发放了问卷,获取了宝贵的招生信息。回到学校之后,根据分工,尹志平和郭靖就开始准备撰写调查报告,但调查报告该怎么写让他们发愁不已。1.1.2 解决思路

所有的问题到了组长黄蓉那里似乎都不再是问题,黄蓉耐心向他们讲解了社会调查报告的框架和要素。社会调查报告应该交代清楚三大部分内容:调查背景、问卷分析和调查结论。调查背景包括调查主题、调查目的、调查的时间地点、调查对象等;问卷分析需要交代清楚问卷的发放情况,并对问卷数据进行分析。全文最关键的部分就是最终得出的结论,这直接体现了本次调查的价值所在。

为了让数据分析更具条理性,在调查报告中应当多使用表格和图表;为了增强报告的真实性,应该在报告中添加一些调查过程中拍摄的图片。

如果希望报告最终被评为优秀调查报告,还应该重视调查报告的排版,整个版面整洁美观能够给评审老师留下较好的印象。调查报告的排版和科技论文的排版比较相似,包括为作者姓名添加脚注、为图片表格等添加题注、用样式规范正文等,可以参照科技论文的要求进行排版。1.1.3 知识要点

使用Word 2003撰写调查报告,需要了解以下知识点。

1.内容撰写:涉及报告中的各个元素(1)正文内容的把握;(2)插入图片、使用绘图画布;(3)绘制表格、进行表格运算;(4)创建图表、图表美化;(5)插入日期和时间。

2.使用样式:页内元素的规范化(1)标题样式设置;(2)手动换行符替换;(3)表格样式和列表样式设置;(4)图片格式设置;(5)正文的多种样式设置。

3.添加注释:脚注题注的引用设置(1)添加脚注;(2)脚注的交叉引用;(3)添加题注。

4.版面设置:分节和分栏(1)使用下一页分节符;(2)分栏和分栏符;(3)插入页码。1.1.4 方案步骤

1.撰写报告(1)正文撰写

在页面视图中,根据调查报告的思路将全文分为八章,拟定每章的章标题分别为调查主题、调查目的、调查时间、调查地点、调查对象、调查背景、问卷分析、调查结论,并用收集整理的相关材料充实每部分内容。以下要点需要注意:

· 寒假社会调查报告的篇幅一般不长,无需按照一篇长文档的要求采用文档结构图+页面视图的模式撰写,只需在页面视图中编辑即可。

· 文档编写过程中,建议在页面视图中打开“常用”工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”,由此可以显示在页面视图中不默认显示的各类编辑标记,如空格、各类分隔符、域等。

· 除换行外,不建议在文档编写时进行任何的格式化操作,即无需先对字体、行距等进行事先设定。在正文撰写完成后,文档中最好只有一种样式:正文样式。对于文档所采用的格式和样式,可以打开“格式”→“样式和格式”,在下方选择“使用中的格式”,查看目前使用中的格式,如有除正文样式以外的格式,建议选择“清除格式”,如图1-1所示。图1-1 正文样式(2)插入图片

插入单张图片“校园丽景”,可选择“插入”→“图片”→“来自文件”。插入多张图片可以使用绘图画布,以保持多张图片的同步。单击“插入”→“图片”→“绘制新图形”,文档中出现绘图画布以及绘图画布工具栏。在绘图画布中重复插入单张图片,保持多张图片都置于绘图画布中。为文档美观,可将绘图画布中的图片设为相同大小,单击图片,在图片格式中,将图片高度设置为统一,都设为5cm。在“绘图画布”工具栏中点击“调整”和“扩大”可自动缩放绘图画布大小,也可通过移动绘图画布边沿手动调整绘图画布大小,如图1-2所示。图1-2 绘图画布使用(3)表格绘制与运算

根据数据统计情况需要制作两张表格,“2004—2008年桃花岛中学报考全真学院情况分析表”与“2008年桃花岛中学高考情况统计表”。

第一张表格为7行6列,第二张为3行6列,可通过“表格”→“插入”→“表格”设置新建表格的行列数。表格建成后,将表格的单元格对齐方式设为水平垂直均居中,并输入相应数据。

在“2008年桃花岛中学高考情况统计表”中,第一行最后一栏为合计数,Word 2003可以在表格中自动求和。方法一:在需要求和的单元格中,在“表格和边框”工具栏中选择自动求和工具,点击后即可自动求和。若没有找到“表格和边框”工具栏,可以在“视图”菜单的“工具栏”中选取。方法二:在选择“表格”→“公式”,在公式一栏中输入“=SUM(LEFT)”,意思是将该单元格左侧的全部单元格求和,也可起到与点击“自动求和”按钮的相同效果,如图1-3所示。同理,若求和项在表格的最下方,只需要将SUM函数括号中的内容改为(ABOVE)即可实现将上方单元格求和。图1-3 单元格求和

表格的第三行需要计算百分比,如表1-1所示,同样可以通过表格中的公式来自动运算。与Excel表格相同,Word表格同样可以看作是一个通过纵向为数字、横向为英文字母标注的二维表格。相对应而言,若一本人数“6”对应的单元格名称是“B”,合计人数“626”2对应的单元格名称为"F",要求得各类本科人数占全校的百分比可以2通过如下方法计算:表1-1 2008年桃花岛中学高考情况统计表

如图1-4所示,若需获得E3单元格的数值,可点击“表格”→“公式”,在公式栏目中输入“=E2/F2*100”,将数字格式设为保留两位小数的百分比模式,即可获得所需答案。以此类推,计算二本学生占总人数的比例,公式即为“=C2/F2*100”。图1-4 使用公式进行表格运算

事实上,表格的运算都是域的运算,运算结果可以通过+切换到域代码显示方式。通过“插入”→“域”,选择“=(Formula)”后,点击右侧的公式按钮,同样可以显示出公式对话框。

在“2004—2008年桃花岛中学报考全真学院情况分析表”中,可以为最左上方单元格绘制一个斜线表头。方法是“表格”→“绘制斜线表头”→选择行标题为“中学”、列标题为“年”,表头样式和字体大小为默认,即可查看绘制出的斜线表头,如图1-5所示。分析表最后一行的平均值计算可以通过“表格”→“公式”→“=AVERAGE (ABOVE)”自动运算所得。图1-5 斜线表头绘制

事实上,对于复杂的表格运算,使用软件Excel会比Word更为方便。可以使用Excel先对数据分析处理,再将Excel表复制到Word文档中。方法是:先在Excel中选中想要引用的部分,右键点击复制;再将光标转至Word中需插入链接的位置,进行选择性粘贴。在对话框中选择“粘贴链接”,并选择Microsoft Office Excel工作表对象,点击确定,如图1-6所示。粘贴链接的优势在于,当Excel更新且保存后,Word文档中的数据也跟着一起更新。图1-6 插入Excel数据(4)绘制图表

在问卷分析章节需要添加两张图表,分别是柱形图“历年桃花岛中学考入全真学院的学生人数统计”以及饼图“2008年桃花岛中学高考情况分析”,制作方法如下:

方法一:通过输入数据生成图表

选择“插入”→“图片”→“图表”出现柱形图模板,在模板中根据需要输入相应数据,图表形状自动发生改变。清除“桃花岛中学”图例。在图表编辑状态中,选择菜单栏“图表”→“图表选项”,打开“图表选项”对话框,在“标题”选项卡中分别输入图表标题、分类(X)轴、数值(Z)轴的标题,生成图表如图1-7所示。图1-7 绘制图表

方法二:根据现有表格数据生成图表

选中“2008年桃花岛中学高考情况统计表”中除合计列之外的5列,选择“插入”→“图片”→“图表”,同样出现柱形图模板,但选中的数据内容均出现在数据表中,无需重复输入。在工具栏中选择图表类型为“三维饼图”。同样进入“图表选项”对话框,在“标题”选项卡中设置图表标题,在“图例”选项卡中不要勾选“显示图例”,并在“数据标签选项卡”中,选取“类别名称”、“百分比”,并要求显示引导线,即可生成如图1-8所示的图表。图1-8 三维饼图

图表创建完成后,可对图表的背景墙、分类轴等进行美化。选取系列“桃花岛中学”即选中了柱形图形,点击工具栏上的设置数据系列格式,在图案选项卡中设置填充效果为“垂直”;设置背景墙的填充效果为“纹理”,即可实现如图1-9所示的图表美化效果。图1-9 图表美化(5)插入时间和日期

在报告的最后,需注明撰写报告的日期,可以通过“插入”→“日期和时间”,选择合适的格式,Word会自动插入系统时间。一般情况,“二〇〇九年*月*日”此类日期格式在正规公文中才会被采用,而调研报告中对日期格式没有严格限定。

2.样式和格式(1)标题样式设置

主标题样式设置:将“桃花岛中学寒假招生宣传调研报告”文字设为加粗、三号、居中,段前1行、段后1行。选中该标题,点击“格式”→“样式和格式”→“新样式”,在“新建样式”对话框中将该样式命名为“主标题”,样式类型为段落,样式基于正文,如图1-10所示。请注意,主标题样式建成后,还需选中文字“桃花岛中学寒假招生宣传调研报告”,套用主标题样式。此时,在样式和格式任务窗格中,选择“使用中的样式”,可以看到目前使用的样式为正文和主标题。图1-10 主标题样式设置

对章节标题进行样式设置。先将每部分的章节标题设为自动编号项标题样式,再选中文字“一、社会实践主题”,右键选择“项目符号和编号”,在编号选项卡中,选择合适的编号样式,并将文字大小设定为加粗、小四,如图1-11所示。图1-11 章标题样式设置(2)手动换行符

在套用章标题样式的过程中,如果前一段落采用手动换行符换行,就无法套用段落样式。一般而言,段落间换行,最常使用的是键盘上的回车键,在Word中显示为一个弯曲的小箭头,习惯称这种回车为硬回车。在社会调查报告的撰写过程中,经常会到网上去摘写部分资料,这部分内容中的段落标记经常会显示为一个向下的箭头,这种标记被称为手动换行符,习惯称这种回车为软回车。软回车不是段落标记,虽然在形式上换行,但换行而不换段,换行前后段落格式相同,且无法设置自身的段落格式。如果软换行符数量不多,可以直接删除软换行符,输入回车键。如果软换行符数量较多,可以使用“编辑”→“替换”,在“查找内容”选择“特殊字符”中的手动换行符(L),在“替换为”中选择“特殊字符”中的段落标记(P),点击全部替换即可。(3)列表和表格样式设置

Word中内置了四种样式:文字、段落、表格和列表。在社会实践调查报告中,可以选择表格样式和列表样式来规范文中的表格和列表。选中所需调整格式的表格,进入“样式和格式”任务窗格,切换到“所有样式”,可以查看到模板带有的所有样式,样式后带有田字形图案的即为表格样式,带有列表行图案的是列表样式,如图1-12所示。将文中的两个表格套用典雅型样式,将三处列表套用随后的1.1/1.1/1.1.1样式,如图1-13和图1-14所示,套用样式之后,文中的列表均改为自动编号,表格边框均为典雅型的双线边框。最后,在表格属性中将表格的对齐方式设为居中。图1-12 四类样式图1-13 套用列表样式图1-14 套用表格样式(4)图片格式设置

图片、图表以及绘图画布的格式,Word并没有使用定义默认的样式来规范,它们的格式设置只需右键单击格式设置即可。

①校园丽景图片格式:在图片上点击右键→“设置图片格式”→“版式”→“四周型”“左对齐”,并将图片移动到报告内容的第四部分“实践地点”。

②绘图画布格式:在绘图画布边沿上点击右键→“设置绘图画布格式”→“版式”→“嵌入型”。

③图表格式的设置方式与前两者相同,只是点击右键后可选择的文字变为了“设置对象格式”。(5)正文样式设置

顺利完成以上设置之后,“使用中的格式”栏目中已有五种样式:列表样式、典雅型表格样式、两级标题样式以及未进行任何操作的正文文本样式。可以统一在“样式和格式”任务窗格中,对于正文样式的格式进行调整。点击正文样式右侧的下拉菜单,选择应用正文样式的所有实例,可以看到全文文字除主标题、章标题外都被选中。即,虽然表格和列表都套用了各自的样式,但是表格和列表中的文字仍然是正文样式的。选中实例后,可直接点击修改,将正文中的文字设为小四,段落行间距设为1.5倍行距,如图1-15所示。图1-15 修改样式 注意:在实际使用中由于表格中的正文与段落中的正文格式要求不同,段落一般要求首行缩进,而表格的单元格对齐方式是水平垂直居中,建议根据需要新建不同的段落正文样式和表格正文样式满足不同的需要,如图1-16所示。图1-16 新建多种正文样式

3.脚注和题注的引用设置(1)添加脚注

在报告的主标题下方,需要以正文样式输入作者名称,并在该页面下方添加作者的所在班级,可以通过添加脚注和交叉引用的方式实现,如图1-17所示。图1-17 添加脚注

将光标置于“黄蓉”名称右侧,选择“插入”→“引用”→“脚注和尾注”,选择插入位置在页面底端的脚注,其余设置都是用默认,点击确定后,Word 2003会在光标所在位置插入标记1,并在文档底部打开一个脚注或尾注窗口,在窗口中可以输入黄蓉同学的学校班级信息。同样方法,可以为尹志平同学也添加一个脚注,因两个脚注在同一页面中,插入的标记会自动按照对应文本在文档中的顺序编号,Word会自动为插入的脚注标记套用“脚注引用”样式,为脚注的说明文字套用“脚注文本”样式。

若郭靖同学与黄蓉同学在同一个班,则无需为郭靖同学再次添加脚注,可以通过引用脚注实现。在郭靖名称右侧,选择“插入”→“引用”→“交叉引用”,选取引用类型为脚注,引用内容为脚注编号,如图1-18所示。点击插入后,自动在插入点插入黄蓉脚注的编号1,但该编号并非上标形式,可以通过“右键”→“字体”→勾选上标,或者直接使用快捷键++“+”,将该文字改为上标。图1-18 添加交叉引用

通过插入脚注创建的脚注标记与通过交叉引用创建的脚注编号虽然表现形式均为上标数字1,点击后都能够跳转到脚注,但本质有所不同。如图1-19所示,将光标置于插入的脚注上会出现插入的注释文字,而将光标置于插入的交叉引用上,交叉引用呈现出灰色的域底纹,且只是通过插入超链接的形式实现跳转。图1-19 脚注与交叉引用(2)添加题注

为图片、表格等添加能够自动编号的注释文字,可以通过插入题注实现。选中要添加题注的校园风景图片,点击“插入”→“引用”→“题注”,“题注”自动显示为“图表1”,如图1-20所示。若希望显示图片注释为“图1”,则需新建标签。点击“新建标签”,输入标签名为“图”,点击确定回到“题注”对话框,此时题注显示为“图1”,继续输入完整的题注内容“校园丽景”,并确认题注位置显示“在所选项目下方”,点击确定后完成。图1-20 添加题注

为绘图画布添加题注的方法与上述方法基本相同,只是在插入题注前选取图片时不要选取单张图片,而是选取绘图画布外围边框。

为表格添加题注的方式也基本相同,一般情况下图片和图形的题注设置在其下方;表格的题注在其上方,如图1-21所示。图1-21 表格的题注创建

4.文档分节和分栏(1)文档分节

由于实践报告中的两张表格和两张图表占据了一页多的篇幅,很容易出现表格跨行断页的状况,为此,可将文中该页面设定为横向,将表格和图表都置于一个页面中。页面横向设置的方法如下,在第一张表格前和最后一张图表后,分别插入一个“下一页”分节符。注意:分节符在页面视图中默认不显示。如需显示,可切换到普通视图,或点击“常用”工具栏上的显示/隐藏编辑标记,在插入分节符的位置可显示出一条双点线,在中央位置有“分节符(下一页)”字样。文档被分为三个节,表格和图表被置于一个单独的节中。将光标置于该节(第二节)中,选择“文件”→“页面设置”→“页边距”选项卡→方向“横向”→应用于“本节”,点击确定后可将该页单独设为横向,如图1-22所示。图1-22 分节文档的横向页面设置(2)文档分栏

同样,在这个横向页面中也无法容纳多张表格和图表,可通过将页面分栏解决这个问题。分栏可将一篇文档分成多个纵栏,而其内容会从一栏的顶部排列到底部,然后再延伸到下一栏的开端。

将光标置于第二节中,选择“格式”→“分栏”→预设“两栏”→应用于“本节”,点击确定后页面被分为两个纵栏。默认情况下设置栏宽相等,但本例中由于表1宽度较长,可取消勾选“栏宽相等”,增大左栏的宽度,系统会自动减小右栏的宽度。

一般情况下,在设定文档分栏时,Word 2003会在适当的位置自动分栏。如果希望手动选择分栏的位置,可通过插入分栏符来实现。分栏符表示指定文档中一栏结束、另一栏开始的位置。选择“插入”→“分隔符”→“分栏符”,在需分栏处插入分栏符。图1-23为分栏与分节的综合应用。图1-23 分栏与分节的综合应用(3)插入页码

选择“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令,此时系统会自动切换至“页面视图”,并且文档中的文字全部变暗,以虚线框标出页眉区和页脚区,在屏幕上显示“页眉和页脚”工具栏。

点击“页眉和页脚”工具栏上的“插入页码”按钮,即可在页脚中插入页码,在页码边上插入短横,将页码显示为--1--,如图1-24所示。图1-24 页码设置

至此,寒假社会调查报告排版完成。

试读结束[说明:试读内容隐藏了图片]

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