作者：刘平青 等
出版社：电子工业出版社
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会议沟通巧技能试读：
内容简介
本书强调实用性、系统性和趣味性，从巧技能的角度介绍会议沟通，旨在帮助读者提升会议沟通水平和效率。全书共4章：第一章会议需要沟通巧技能，介绍了会议的本质和自我角色，以及沟通巧技能在会议中的重要作用；第二章至第四章分别从会前、会中、会后介绍了沟通巧技能的运用，既强调了会议沟通的系统性，又从细节入手阐述了不同时间、不同角色沟通的技巧。
本书可作为沟通类课程的培训教材，也可供想提高沟通水平的读者阅读参考。前言人生在会中
2017年3月16日，只是漫长时光中很平常的一天。
这一天，联合国正在召开关于政府间组织“妇女地位委员会”第61届会议。
在地球的另一边，中国全国“两会”结束后第二天，国家主席习近平在人民大会堂同沙特阿拉伯王国国王萨勒曼举行会谈，两国元首一致同意推动中沙全面战略伙伴关系不断取得新成果。
苏州工业园区金鸡湖畔，第十四届苏州国际工业博览会正在召开。
在南京，东风悦达起亚KX7举行上市发布会，意图冲击中大型SUV市场。
在北京理工大学，管理学院正在对参加硕士研究生统考的2017届考生进行面试，遴选优秀人才入学。
中关村某个写字楼上，作为部门经理的张扬正在会议室参与公司近期项目进展的会议讨论，脑袋里想的却是回家后要在家庭会议上讨论婚育事宜。
……
当今社会，各种名目的会议每时每刻都在进行着，大到国与国之间、企业与企业之间，小到同事之间、朋友之间、家庭成员之间，其目的或是为了开展政治、经济、科技、教育、文化等方面的合作与沟通，或是为了人与人之间协调关系、交流思想、联络感情、解决矛盾。会议已经成为人类社会活动中不可或缺的一种沟通方式，正如下文中“巴比伦塔”的故事。这则摘自圣经中的故事告诉我们，在会议中没有团队沟通，就没有团队默契；没有团队默契，就不能发挥团队力量；不能发挥团队力量，就无法达成团队绩效。高效的会议沟通无疑会使思想激流碰撞，解决团队分歧，统一团队思想。高效的会议沟通会为个人工作提供“主心骨”和“助力器”，也会为组织和集体发展提供“源动力”和“发动机”。【案例】巴比伦塔与语言
圣经《旧约》上说，人类祖先最初说的是同一种语言。他们在底格里斯河和幼发拉底河之间，发现一块异常肥沃的土地，于是就在那里定居下来，修起城池，建造了繁华的巴比伦城。后来，日子越过越好，人们为自己的业绩感到骄傲，于是决定在巴比伦修一座通天的高塔，来传颂人类的赫赫威名，井作为集合全天下弟兄的标记，以免分散。
因为大家语言相通、同心协力，阶梯式的通天塔修建得非常顺利，很快就高耸入云。上帝耶和华得知此事，立即从天国下凡视察。上帝一看，又惊又怒，因为上帝是不允许凡人达到自己的高度的。他看到人类这样统一强大，心想：能建起这样的巨塔，日后还有什么办不成的事情呢？于是，上帝决定让人世间的语言发生混淆，使人们之间的言语互相无法理解。
于是，人们开始讲不同的语言，彼此很难进行有效沟通，无法统一思想，并且开始互相猜疑，各执己见，争吵斗殴。这就是人类之间误解的开始。
修建通天塔的工程因语言纷争而停止，人类的神奇力量消失了，通天塔最终也因为人类无法沟通而半途而废。（案例来源：依据《圣经》整理）
会议更像是人生的坐标点，串联着人们一生当中重要的时刻。对于普通人张扬来说，更是如此。张扬出生时，患有较为罕见的新生儿呼吸疾病，专家通过会诊确定了治疗方案，让他得以健康成长；上学前，他常常坐在爸爸旁边“参与”家庭会议；在学校里，他当了多年班长，不仅要主持自己班级的会议，还要参加老师组织的班长会议；毕业庆典大会上，他穿着学士服结束了自己的学生生涯；后来进入公司，从刚入职的小职员开始，他从会议室的角落挪到更显眼的位置，一步步升到了部门经理；他对工作十分认真，常常出差参加行业交流大会，获取行业前沿知识和资讯；现在他组建新家庭了，不仅要在家庭会议上接受来自长辈的婚育教育，还要参与计生部门组织的生殖保健培训会。
这么多的会议，有来自公司的、来自家庭的、来自政府的、来自协会的，等等。有时张扬也会很迷茫，真的需要参加这么多会议吗？更多的时候，无休止的会议真让他厌烦。不同类型的会议、不同风格的人和会上不同角色的自己，让他对自己的能力产生了怀疑，总有些时候处理不好这些错综复杂的会议：又忘了在会前给下属发会议资料、在会上又说错话了、开完会发现目的又没达到……张扬觉得，真的有必要针对会议沟通进行一次系统的学习了，他需要一本让自己快速成长的会议“武林秘籍”，掌握会议沟通巧技能，在会议上游刃有余。
同样身处职场的你是不是也在面临和张扬一样的处境呢？会议太多、害怕开会、会议组织混乱、会上发言激怒了领导、会后没落实……本书通过丰富的案例和详细的讲解，为您提供会议沟通的巧技能。
本书是团队成员共同合作的成果。刘平青进行整体设计、观点提炼和布局谋篇，王迪、程波、吴玉珅进行了细致的有价值的工作，尤其是王迪协助统稿，并同时参与组织了“深化制造业与互联网融合发展”厅局级研修班等多次高层次的会议，做到理论与实践的有机结合。感谢每一位读者的支持！感谢众多朋友的支持和帮助！刘平青于北京第一章会议需要沟通巧技能
会议中每个人都扮演着不同的角色，有的人是主持人，有的人负责会务，还有的人是参与者。不论哪一种角色，都应当在会议中掌握沟通巧技能，做好会议管理工作。第一节认清会议本质，把握自我角色
当前，国际上往往将会议划分到会展（MICE）行业中，即包含会议、奖励旅游、大型企业会议、活动展览和节日活动等在内的会展活动。作为会展业的重要组成部分，会议的重要作用就是通过沟通交流解决问题。人们在社会交往过程中，经常会遇到一些个人能力难以解决的问题。这时候，人们会聚在一起，相互启发，共同商讨；或是协调关系，分工合作，用集体的力量解决问题、战胜困难。会议的本质就是通过沟通来解决问题的一种方式。一、明确会议的类型
会议类型多种多样，根据会议的性质、规模、模式、地点、方式和会议的公开程度等不同的划分标准可以对会议进行不同分类（如图1-1）。（一）按会议的性质
1.法定会议
法定性的会议即根据有关法律与法规规定必须参加的会议，以及特定组织为履行法定职责而举行的会议。前者如各级人民代表大会、企业的董事会议和股东大会等，后者如法定组织的领导人办公会议等。图1-1 会议类型
2.非法定会议
非法定会议即法律和法规允许的、法定会议以外的会议，如学术研讨会、新闻发布会、经贸洽谈会等。（二）按会议的规模划分
按会议规模划分：即以与会人数的多少进行划分，分为以下四类。（1）小型会议。人数少则三五人，多则几十人，一般不会超过一百人。（2）中型会议。人数在一百至千人之间。（3）大型会议。人数在一千人至数千人以上。（4）特大型会议。人数在数万人以上，如节日集会、庆祝大会等。（三）按会议的模式划分
1.正式的、非正式的会议
对于企业会议来说，大部分在企业内召开的都是正式的会议。不同类型的会议，参加会议的人员不同。正式的会议，由谁担任会议主持人、会议的主办人、联络人也是有规定的。有些公司组织会议有一套完备的程序，各种会议都有相应规则，这对于一个企业来讲是不可缺少的一环。
一个企业召开的会议中除正式会议之外，还有许多非正式的会议。非正式会议大多在各部门内举行，有的在现场举行，形式灵活多样。可以在发生问题时随即开会研讨。参加会议的人员也可以视具体情况做较机动的安排，这是举行非正式会议的优势。由于非正式会议可以随机举行，所以在时间安排上较为自由、灵活。如果会议能够开得及时、有效，那么比起无效的正式会议，非正式会议对企业的发展更有积极影响。
2.定期的、临时的会议
股东大会、董事会、常务董事会、干部会议，这些一般都是定期举行的。其中，股东大会、董事会是法律规定的。这种法定的会议事前通常都做了充分的准备和细致的安排。
有些会议不是法定的会议，而是例行性的，所以也很容易流于形式。但是，换一个角度来想，有的会议虽然没有特别重要的问题要讨论，可是在大家见面闲谈之间，常能萌发出有价值的意见和想法。
有了突发问题可以召开紧急会议，这是不定期会议的典型情况。通过会议，问题可以得到详尽的讨论。但是必须要强调的是，不要因为课题紧急就不做任何准备，那样开会通常不会有实际意义。前面所提的非正式会议大多是属于不定期的。也有些会议是以一周开一次或每月开两次为惯例的。这种会议如果不加留意，也会因为某些人的疏忽造成一再延期，以至于最终变成不定期会议。
3.协商型会议
协商型的会议从形式上看似乎没有那么隆重、严肃。但这种会议与其说是一种形式不如说是一种目的。例如，业务员每天早上投入工作前要做10分钟或15分钟的情况交流或预定行动报告等，或者在前一天工作结束前对第二天要做的事进行预估，确定各自的工作重点等。短时间的集中交流，常常对与会人员的工作产生意想不到的效果。这种会议通常是非正式的、不定期的，但也有定期的协商会。
4.教育指导型的会议
教育指导不一定都用研习的形式来进行。真正的教育指导要配合实践进行才能取得最好的效果。开会是一种有效的实践活动，通过听取参加者的发言，可以知道他们各自的知识结构和能力。因此，会议组织者会利用这种场合，适时陈述自己的意见，或通过讨论的形式，来教育指导参加会议的人员。同时也为与会者彼此启发或相互了解提供了机会。
5.创意开发型会议
创意开发型会议一般通过会议形式达到开发创意的目的。会议的目的虽然很明确，但如果真的要通过会议形式来求得开发创意，也不是一件容易的事。应该明白，要在完全循规蹈矩的会议中产生创意是很难的。创意开发的必要条件是有可以畅所欲言的轻松气氛，同时还需要会议组织者的启发和鼓励，使与会人员敢于发表任何哪怕是不成型的见解。这就如同进行“脑力激荡”，对他人的创意，不要当场给予任何评判或制止。参加者自由地发表意见。（四）按会议的公开程度划分
1.公开性会议
公开性会议即公开发表会议的所有文件、允许公众旁听、记者可以自由采访并可完全公开报道的会议。
2.半公开性会议
半公开性会议即只允许公开报道其中一部分信息的会议。
3.内部性会议
内部性会议即会议内容涉及组织内部事项的会议。这类会议的内容尽管未涉及党和国家的秘密，但也不做公开报道，可以根据需要在组织内部进行传达。
4.保密性会议
这类会议的内容涉及党和国家的秘密，必须采取严格的保密措施，将与会人员和传达范围控制在一定的范围之内，并且通过签署保密协议等方式保证会议的时间、地点、参加人员及内容不得泄露。（五）按会议的地点划分
按照会议的地点划分主要有实地会议和虚拟会议两种。
1.实地会议
实地会议即设有集中会场（包括设主会场和分会场）的会议。如每年在人民大会堂召开的全国“两会”就属于实地会议。
2.虚拟会议
这是随着近年来网络技术的发展和现代化远程会议的兴起而出现的一种新名词。比如，在举行计算机会议、电话会议或电视电话会议时，与会者一般不需要集中在某一个会场，可以在一个任意的地方，只要这个地方具有联网的条件就可以参加会议。在这里，传统会议中实地会场的概念已经不再存在，取而代之的是以网络相连接的虚拟会场。（六）按会议的方式划分
根据会议召开的方式进行划分，可以有以下几种。
1.普通会议
普通会议即会场中专门设有主席台的会议。
2.现场会
现场会即在事件发生现场召开的会议。现场会有助于说明会议主题，强化会议效果。
3.招待性宴会
招待性宴会即以宴请的方式招待客人：商谈工作或发表演说的会议，如欢迎宴会、早餐会、午餐会、晚餐会等。
4.座谈会
座谈会即以围坐交谈的方式召开的会议。
5.观摩会
观摩会又称演示会。即通过观摩操作演示相互切磋交流的会议。
6.茶话会
茶话会即略备饮料、水果、茶点的会议，这是一种偏重社交的非正式会议。
7.电视会议
电视会议分为两种情况：一种是单向传播电视会，即利用电视实况转播组织各分会场的与会者收听收看，分会场无法参与主会场的活动；另一种是双向传播电视会，即通过电视电话系统将主会场和分会场连接起来，实现图像和声音双向传递和多向传递，任何一个会场的图像和声音都能传递到其他所有会场，又称电视电话会议。
8.电话会议
电话会议即利用电话系统连接各分会场而召开的会议。
9.广播会议
广播会议即通过有线或无线广播召开的会议。
10.网络会议
网络会议即以计算机和通信网络为技术手段的会议。
上述会议类型是根据一定的标准从不同角度划分的。在实际运用中，各种会议类型可以相互交合，产生无数种类的会议。随着会议技术手段的不断更新和人们对会议功能认识的不断拓展，会议的具体种类将会越来越丰富多样。二、明确开会的必要性【案例1-1】会议教育从娃娃抓起
李嘉诚非常注重对儿子商业头脑的培养。当李泽钜和李泽楷还是孩子的时候，李嘉诚召开董事会，就让儿子坐在专门设置的小椅子上列席会议。
开始兄弟俩觉得新奇好玩，瞪大眼睛，认真听父亲和各位董事讨论工作，有时大家争得面红耳赤，吹胡子瞪眼睛，兄弟俩吓得哇哇直哭，李嘉诚说：“孩子别怕，我们争吵是为了工作，正常现象，木不钻不透，理不辩不明嘛！”
有一次李嘉诚主持董事会讨论公司应拿多少股份的问题，他说：“我们公司拿百分之十的股份是公正的，拿百分之十一也可以，但是我主张只拿百分之九的股份。”董事们有的赞成，有的反对，争论不休。这时李泽钜站在椅子上说：“爸爸，我反对您的意见，我认为应拿百分之十一的股份，能多赚钱啊。”弟弟李泽楷也急忙说：“对，只有傻瓜才拿百分之九的股份呢！”“哈哈，”父亲和同事们忍俊不禁，他说，“孩子，这经商之道学问深着呢，不是1+1那么简单，你想拿百分之十一发大财反而发不了，你只拿百分之九，财源才能滚滚而来。”（资料来源：根据网络资料整理）
开会到底有没有必要呢？这在李嘉诚看来无疑是非常重要的。他从儿子们很小的时候就让他们跟着开会，学习商业知识。被誉为“影响世界的100件大事”之一的威斯特伐利亚和约，改变了欧洲政治力量的对比，确定了国际关系中应遵守的国家主权、国家领土与国家独立等原则，对近代国际法的发展具有重要促进作用。可以看到，会议在现代社会中起着非常重要的作用，是解决问题必不可少的工具。
会议是集思广益的渠道，是群体的沟通方式，会议的召开都有一定的目的性。一般来说会议的目的可分为四种：（1）解决问题，开会的目的是解决遇到的一个或几个问题；（2）制订计划，开会的目的是确定由谁去制订计划；（3）信息传达，开会的目的是把详细信息传达下去；（4）利益调整，开会的目的是重新分配利益。下文例子中，“盐铁之议”很大程度上解决了两位政敌的对立问题，还确定了今后的治国计划，明确了利益分配，是一场非常成功的会议。【案例1-2】盐铁之议
汉昭帝时期，为了保证“与民休息”政策的实行、进一步稳固自己的政治地位，辅臣霍光组织召开了一次讨论国家现行政策的辩论大会——盐铁之议。
始元六年（公元前81年）二月，霍光召集抵达京师的“贤良”“文学”（“贤良”是已经取得功名的儒生，“文学”是在某种学问上有一定成就的名士）商议罢黜盐、铁、酒等专营政策，会议在京师隆重召开。历时五个多月，七月会议结束。
参加会议的主要有三类：以御史大夫桑弘羊为代表的政府官员，以茂陵唐生、鲁国万生等“贤良”“文学”为代表的民间人士，以及负责折中调解的中间方丞相田千秋。
盐铁会议的中心议题是“民所疾苦，教化之要”。在会议上，从民间来的“贤良”“文学”对盐铁官营等财政措施进行了全盘否定，并进而攻击汉武帝时期的内外政策；作为这些财政措施的经办人，桑弘羊坚决捍卫汉武帝的内外政策，不仅就盐铁等政策的存废与“贤良”“文学”展开了激烈论辩，而且充分肯定了诸如抗击匈奴、加强中央集权、大力抑摧豪强和农商并举政策的作用。此外，还涉及农业的基本政策、对社会现状的估计和伦理道德观念的理解，以及如何看待古与今的关系等问题，这次会议已成为汉武帝一代政治得失的会议。
会议争论双方的观点对昭宣时期汉王朝的统治政策产生了积极的影响。从主流上看，大权在握的霍光基本上坚持了汉武帝“轮台罪己诏”中所制定的政策，推行“与民休息”的措施，将公田给贫民耕种，贷给农民种子、口粮，免除部分赋税、徭役，降低盐价，与匈奴保持友好关系，对昭帝、宣帝时期社会经济的恢复和发展起了重要的作用。这些措施符合“贤良”“文学”提出的“行仁政，以德治国”的意见。“贤良”“文学”也受到统治者的重视，成为政治舞台上一股活跃的力量。（资料来源：根据网络资料整理）
会议虽然在解决问题方面具有非常重要的作用，但是也不是说开会次数越多越好，很多时候不开会反倒比开会要好。这一点，可以从会议花费的角度来权衡会议该不该召开。
这样计算一下，开会的成本委实不菲。因此，需要会议的组织者再三考虑是否有必要开会，最后再做决断。巧技能1如何判断该不该开会？
一般情况下，开会需要有充分的理由。比如当你：
√需要整个团队就某一个问题提出他们的想法和建议时；
√需要团队参与决策或解决问题时；
√需要团队来解决一个仅通过一对一的交流方式无法解决的问题时；
√需要和整个团队一起共享信息、分享成功或排忧解难时，或是想要每个团队成员都意识到这是一个特殊时刻时；
√需要来自不同团队的那些有着各不相同的观点和日程安排的团队成员集思广益来解决一个问题时；
√需要明确由谁来对所出现的问题、所造成的麻烦或所涉及的领域负责时；
√发现团队成员觉得非常有必要开会时。
但当下列情况出现时，就没有必要开会：
×要讨论的是私人问题，比较适合采用一对一的方式解决；
×你没有足够的时间去准备会议；
×其他的沟通方式能收到与会议相同的效果，或者比会议更好的效果，如通过备忘录、电子邮件或者打电话的方式等；
×问题已经有了答案；
×会议的议题不值得浪费所有与会者的时间；
×团队上下一团糟，需要些时间来调整，还不是找出产生矛盾或挫折根源的时候。三、会议角色构成
明确个体在会议中扮演的角色，有助于个体根据自身角色找准定位、做足准备、高效沟通。（一）会议组织机构角色
会议的组织机构负责会议的筹备、召集、引导和解散等的会议组织工作，常见的会议组织机构有主办方、承办方、协办方和赞助方四类机构（如图1-2所示），在会议召开过程中履行不同的职责。但是一般中小型会议的组织机构往往只有四类机构中的主办方，包揽会议组织的全部工作。如张扬每周参加的公司会议，其组织机构只有主办方一类机构。图1-2 会议组织机构
1.会议组织机构（1）主办方
会议的主办方一般指出资举办会议的机构。大型会议的主办方一般是政府机构、专业协会及公司等。（2）承办方
承办方即具体落实会议组织任务的机构或个人。承办方可以是主办方内部或外部的人选。如果一名内部承办者（主办会议组织中的成员）受命承办会议，他可能在筹备和会议期间增加一个不同于本职的头衔。外部承办者通常是会议或相关行业中的专业人士，如越来越多的会议选择专业会展公司提供会议承办服务。（3）协办方
协办方即协助会议主办方和承办方组织会议的单位或个人。这类机构常常出现在需要多方机构共同参与组织会议的大型机构中，除主办方和承办方之外的一些机构，就是协办方。（4）赞助方
赞助方是指出资赞助会议费用的单位或个人，目的在于通过赞助会议，达到提高知名度的广告宣传效果。
2.组织机构的职责
组织机构在会议实施过程中，主要负有三方面的职责，具体包括秘书和文书、宣传和公关、安保和后勤（如图1-3所示）。图1-3 会议组织机构的职责（1）秘书和文书
会议秘书主要负责会议前后的文书工作，包括：
✧收集会议议题，安排议程；
✧发放会议通知，负责会议报到；
✧准备会议材料，协助领导撰写会议报告和其他文件；
✧对与会人员进行编组，布置会场，安排座次；
✧印发会议证件，负责会场签到；
✧印发会议文件，负责文件的会后回收和处理；
✧做会议记录，会后整理议案卷。（2）宣传和公关
会议中应专门设置负责会议的宣传、报道以及对外联络和公关工作的会务机构。其主要任务是负责会议宣传提纲的编制，新闻报道的组织安排，会间的采访、录像、录音、摄影，以及包括标语、口号在内的会场环境布置。（3）安保和后勤
会议中大概有60％左右的人负责会议服务和后勤工作，包括会议安保、差旅、医疗卫生、会议客房和餐饮等工作内容。他们的职责是安排客房、餐饮、视听设备、交通和财产保管等。（二）与会者角色
会议最核心的部分就是会议进行讨论的过程（即会中），在这个沟通过程中，参与会议的人员主要有四类角色：主持人、嘉宾、演讲者和听众（如图1-4所示）。这四类角色有时候会交叉，如嘉宾同时负责担当主持人等。小型会议中，一般只有主持人和听众两种角色，所有人都参与会议讨论，自由发言。
1.主持人
会议中主持人的角色是非常重要的，引导着会议的讨论思路、议程，还要负责控制时间、解决争端、传递信息。图1-4 参与会议的人员角色巧技能2会议主持人7项工作
✧做好会前的准备工作，充分了解会议的各项安排；
✧掌握会议主持礼仪，保持恰当的穿着、良好的仪态；
✧口齿清楚，思维敏捷，用词礼貌，活跃会场气氛；
✧维持会场秩序，并遵守会议规则；
✧引导会议内容不偏离主题，巧妙处理冷场、离题、争执；
✧控制会议议程，保障会议依照计划进行；
✧传递信息，具有处理突发事件的能力。
2.嘉宾
会议嘉宾一般有两种：一种是礼节性嘉宾，一般指应邀出席会议开幕、闭幕或颁奖仪式，但不发表演讲的权威人士或重要人物；另一种是议程或议题参与性嘉宾，一般指应邀担任会议主持、演讲、对话或颁奖的权威人士或重要人物。
3.演讲者
大型会议中，往往会安排演讲者进行正式发言，围绕会议议题阐述自己的观点。
4.听众
听众是会议活动的主体，在自由发言中与其他听众进行互动，共同探讨会议内容。第二节缺乏沟通巧技能，寸步难行
害怕开会、会上表现差，常常是因为自身缺乏会议沟通的技巧，不了解基本的会议常识。一、不了解会议常识
很多事情都是通过会议来进行沟通、协商解决问题的。如果我们缺乏会议沟通的能力，就真的是寸步难行。就像以下案例中的张楚一样，在会议中，明显处于弱势的一方，面对比自己权限大的同事们，如何组织会议、引导会议达成一致的结论，成为他面临的最大的问题。【案例1-3】张楚的苦恼
张扬的表弟张楚刚毕业两年，在一家小型工程公司工作，因为工作出色，领导提拔他担任公司一个项目组的负责人。张扬得知消息后很为他高兴，还拉他出来一起喝酒庆祝。可饭桌上的张楚显得闷闷不乐，张扬问询之下得知，原来是因为张楚刚刚毕业，在人员管理上还没什么经验，每次项目组会议上与同事的沟通都十分力不从心。
总经理安排张楚每周召开2次项目交流会，协调各单位现场工序穿插问题。通过工序削项计划表管控各单位各工序的进度和完成时间，并根据项目进度进行二次时间调整。与会人员是各个分包单位主管，年龄处于30～60岁之间。一开始大家都还按照总经理的指示参加会议，但是大家看到总经理不出席，对张楚有了敷衍之心。久而久之，张楚发现会议越来越难进展，这个请假那个偷偷跑了，还有直接不来的，更别提会议成效了，参会的人扯皮、推卸责任、模糊表态等。一场会议下来，基本上还是各说各话，很难达成一致。“我也知道，自己太年轻，项目经验和知识技术都远远不够，相比那些参加会议的主管们，自己没什么权力。”张楚继续说道：“可是总这样也不是办法，总经理已经对自己组织会议的工作产生不满了。当务之急就是要采取措施，保证会议的正常进展。哥，你说我该怎么办？”
听完张楚的话，张扬很有感触。自己也是从小职员一步步走来的，深知张楚目前的两难境地。“不瞒你说，我最近也有这方面的苦恼，虽然我开会一般都是和下属交办任务，但是也发现自己在开会的时候，欠缺游刃有余的沟通能力。”正处在事业上升期的张扬做事很是积极，出于自己对于学习会议沟通的决心，制订了一系列的学习计划，还从网上买了几本关于会议沟通的书籍，开始了对会议沟通的系统学习。说着张扬掏出手机，给他看自己制订的会议沟通学习计划，还给张楚推荐了本《会议沟通巧技能》的书，哥俩儿要“一起学习、一起进步”。（资料来源：根据网络资料整理）
缺乏沟通技巧，对于公司整体来说都是非常痛苦的。比如，开会时七嘴八舌，漫无边际，议而不决，决而不行；会议冗长拖沓，沉闷低效，对员工无异于酷刑折磨；会议越开越无聊乏味，越开越人心涣散。甚至有人指出，不少公司其实是开会开垮的。【案例1-4】美国上班族开会效率调查
在一份关于美国经理人“会议效率”的调查问卷中，有以下5个题目，您可以根据贵公司的实际情况，来进行评估和对比。
✧您每周平均参加______个会议。
✧约占每周工作时间中的______小时。
✧经理人每周有______％的时间在开会。
✧______％的上班族开会前心情紧张。
✧您认为______％的会议时间是浪费的。
调查结果是：10个；24～36小时；50％；57％；50％。巧技能3提高会议效率8步走
列宁曾专门为人民委员会倡导和制定了开会的纪律，具体内容是：（1）只请与讨论问题有关的人参加；（2）不许迟到，无故迟到半小时罚款五卢布，迟到半小时以上罚十卢布；（3）开会有事只许递纸条，禁止说“小话”；（4）给报告人的时间是十分钟；（5）给发言人的时间，第一次是五分钟，第二次是三分钟；（6）发言不得多于两次；（7）对议程赞成或反对的每次表决，占一分钟；（8）例外情况按人民委员会的特别决议处理。二、会议沟通要变革
一般情况下，会议过程中如果沟通出现问题，会导致以下的情况发生。（1）发了会议通知才发现与会者时间不能统一，导致反复发通知。（2）发通知之后没有跟催、提醒，导致会上见不到人。（3）与会者收到通知以后不重视，不能参加不事先请假。（4）与会者本来想参加，但到开会时间因为正忙其他事情忘记参会或者迟到。（5）投影设备调不好，大家坐着干等。（6）参会人员太多，七嘴八舌，经常偏离主题，导致时间无限延长，最后草草收场。这种情况在与会者中没有绝对权威的时候尤甚。（7）参会者对议题背景不了解，导致会上花大量时间解释背景。如果背景复杂，一时难以解释清楚，往往出现上面第（6）个问题中描述的情况。（8）会前没有相对成熟的方案，寄希望于会上大家讨论出解决方案，而实际情况是往往因为时间紧迫，讨论出的并不是最优方案。（9）会前没有沟通，等会议开始讨论了才发现与会者不能代表本部门做出决定或承诺——更有甚者，会议结束会议纪要发出之后才发现这个问题。（10）会上得出的决议缺乏可执行性，职责、流程没有确定，导致要么会后没有人执行，要么执行过程中反映出一堆问题，执行不下去。
因此，会议沟通成为会议成功与否的重要因素，基于这一点，许多企业制定了相应的会议规定，为沟通营造良好的会议氛围。【案例1-5】日本企业的“会议革命”
日本有很多企业也曾经因为会议的低效而苦恼，结果不得不启动“会议革命”，典型的举措有：
✧砍掉不必要的会议；
✧排除不需参加会议的主管；
✧强调准时开始、准时结束；
✧重视会议结论；
✧提高会议生产力，强化企业竞争力。
丰田公司为了“节省成本、加快决策速度、更有创意”的会议目的，办公室里贴了以下三句话标语：
✧只开有实际效果的会议；
✧准时开始，最好在一小时内结束；
✧重在实际行动。（资料来源：根据互联网相关资料整理）第三节掌握沟通巧技能，事半功倍
当今社会，无论是个人间还是组织间，无论是国内竞争还是国际竞争，只要有两人及两人以上的地方，往往就会形成强弱之分。强者掌握资源、制定规则、控制局面，弱者则处于相对被动的地位，对于社会规则体系只能服从遵守。但强弱也是一种相对关系，正所谓“三十年河东，三十年河西”，当强者因称霸而分崩离析时，弱者因用心而厚积薄发时，强弱关系也会发生倒置，关键在于处理好强者和弱者的关系。正如【案例1-2】中所述，张楚虽然是会议沟通中的弱者，但是弱者也能通过沟通巧技能（如图1-5所示）化解会议沟通的障碍。图1-5 沟通巧技能——巧妙地处理强者和弱者的关系一、强而不霸，弱却有心
有人的地方就有江湖，就分强弱。强者具有较高的能力和较强的自信心，与之相反，弱者占有较少的社会资源，缺乏足够的能力和信心。强者固然有其不俗的实力，但若以此炫耀称霸而不知收敛，必然将面临着内外受困的局面。对内走向膨胀，自以为是无所畏惧、注重享乐目光短浅，如此便走上了盛极而衰的道路，历史上的王朝更替无不是此理。对外人霸道，人们自然会慢慢疏远，甚至于群起而攻之。内忧外患之下，强者的光环也将渐行渐远。【案例1-6】渑池之会
秦王派使臣告诉赵王，打算与赵王和好，在西河外渑池相会。赵王害怕秦王，想不去。廉颇、蔺相如商量说：“大王不去，显得赵国既软弱又怯懦。”赵王于是动身赴会，蔺相如随行。廉颇送到边境，跟赵王辞别时说：“大王这次出行，估计一路行程和会见的礼节完毕，直到回国，不会超过三十天。如果大王三十天没有回来，就请允许我立太子为王，以便断绝秦国要挟赵国的念头。”赵王同意廉颇的建议，就和秦王在渑池会见。
秦王喝酒喝得高兴时说：“我私下听说赵王喜好音乐，请赵王弹弹瑟吧！”赵王就弹起瑟来。秦国的史官走上前来写道：“某年某月某日，秦王与赵王会盟饮酒，命令赵王弹瑟。”蔺相如走向前说：“赵王私下听说秦王善于演奏秦地的乐曲，请允许我献盆缶给秦王，（请秦王敲一敲），借此互相娱乐吧！”秦王发怒，不肯敲缶。在这时蔺相如走上前去献上一个瓦缶，趁势跪下请求秦王敲击。秦王不肯敲击瓦缶。蔺相如说：“（如大王不肯敲缶），在五步距离内，我能够把自己颈项里的血溅在大王身上！”秦王身边的侍从要用刀杀蔺相如，蔺相如瞪着眼睛呵斥他们，他们都被吓退了。于是秦王很不高兴，为赵王敲了一下瓦缶。蔺相如回头召唤赵国史官写道：“某年某月某日，秦王为赵王击缶。”秦国的众大臣说：“请赵王用赵国的十五座城为秦王祝寿。”蔺相如也说：“请把秦国的都城咸阳送给赵王祝寿。”
直到酒宴结束，秦王始终未能占赵国的上风。赵国又大量陈兵边境以防备秦国入侵，秦军也不敢轻举妄动。
渑池会结束后，回到赵国，因为蔺相如功劳大，赵王任命他做上卿，位在廉颇之上。（资料来源：根据《史记·廉颇蔺相如列传》整理）“渑池之会”这一典故将秦王的强且霸描述得淋漓尽致，可是在弱势一方的赵国面前却并没有讨到好处。蔺相如运用自己的聪明才智，保全了赵国的声誉，真算得上是“弱却有心”的典范了。
在发展环境急速变化的新时代，永恒的“强”与“弱”早已不复存在，留下的仅仅是相对的“强”与“弱”。与其说当今的社会正在向多级化发展，不如说社会正在向“无极化”转变。单纯的“强”已不再适应当今时代的发展，我们必须转向“巧”的凝练，掌握沟通技巧变得尤为重要。尤其是在作为团队活动的会议当中，把握自己的角色，做到“强而不霸，弱却有心”是好开会、开好会、开会好的决定性因素。二、沟通系统，细节感人
沟通是一个系统，需要有章法、有逻辑。从会议前的准备、会议中的议程，到会议后的跟踪，会议管理要做好闭环管理，形成一个完整的系统。可以对照下面案例中会议管理的11个“凡是”，做好会议管理系统工作。【案例1-7】会议管理的11个“凡是”
凡是会议，必有准备；
凡是会议，必有主题；
凡是会议，必有纪律；
凡是会议，必有议程；
凡是会议，必有训练；
凡是会议，必须守时；
凡是会议，必有记录；
凡是会议，必有跟踪；
凡是会议，必有结果；
凡是结果，必有责任；
凡是责任，必有奖罚。（资料来源：根据互联网资料整理）
会议沟通的过程要巧妙地处理整体和细节的关系。既要充分调动与会人员的积极性，又要保证会议的目标得以实现。这就需要通过细节来打动与会者，促进会议目标的实现。三、尊重差异，展示特色
一天，哲学家苏格拉底在课堂上拿出一个苹果对学生说：“请大家闻闻空气中的味道。”一位学生很快便举手回答说“是苹果的香味儿”。苏格拉底走下讲台，举着苹果慢慢地从每位学生身旁走过，并要求大家仔细地闻一闻，空气中是否有苹果的香味儿？这时已经有半数的学生举起了手，苏格拉底回到讲台上，又重复刚才的问题。这一次，除了一名学生外，其余的学生都举起了手。苏格拉底问那位没有举手的学生说：“难道你真的什么气味也没有闻到吗？”那位学生肯定地回答：“我真的什么气味也没有闻到！”这时，苏格拉底对大家宣布：“他是对的，因为这是一只假苹果。”这学生就是后来大名鼎鼎的哲学家柏拉图。
人生而不同，而会议的功能就是把不同的人聚集在一起，碰撞出新的火花。因此，一方面，会议的管理者和主持人应当学习苏格拉底，尊重少数的差异；另一方面，会议的参与者和与会者应当学习柏拉图，敢于说出不同的意见，展示自己的特色。【案例1-8】乔布斯特别的开会方式
苹果公司已故联合创始人兼前首席执行官乔布斯是一个极富个性的领导者，在开会方面也具有与众不同的“三招儿”。
1.开会禁止使用PPT
乔布斯非常憎恶正式的演示式陈述，他喜欢自由自在的面对面的会议。每周三下午，他与他的营销及广告团队召开一次精简议程的会议。乔布斯往往禁止这些会议使用幻灯片，因为乔布斯希望他的团队能够进行激烈的争辩和批判式思考，而不要依赖这样的技术。
乔布斯不喜欢人们使用幻灯片而不思考。人们在展示幻灯片时往往会面临一些问题。他希望他们参与进来，在会议桌上把问题弄清楚，而不是展示一连串的幻灯片。他认为那些知道他们自己谈论话题的人并不需要幻灯片。
2.尽可能缩小会议规模
有一次，乔布斯准备与苹果的广告机构召开周会议。会议前夕，乔布斯看到了一位新人，于是他盯着这位新人。他突然停了下来。双眼紧盯着房间里那些看上去让人感到不适的东西，然后指着这位新人说：“你是谁？”
这位新人非常平静地解释称，她是被要求参加这次会议的，主要是由于她也参与了营销项目的部分事务。乔布斯听了她的解释之后，然后就礼貌地请她出去了。与此同时，乔布斯还表示，“××，我认为，我们不需要你参加此次会议。多谢。”
事实上，乔布斯对他本人也几乎采取同样无情的态度。当美国总统奥巴马邀请他参加一场科技巨头的小型聚会时，他拒绝了，主要是因为在他看来，奥巴马是按着他自己的喜好而邀请了诸多人参加这一聚会。
3.确保每人负责会议一项议程
乔布斯的精神核心就是“责任思维”——这就意味着要安排适当的程序，以便每个人都知道他们自己的责任是什么。
苹果公司内部甚至还起了这样一个名字，即“直接负责的个人（DRI）”。通常情况下，DRI的名字会显示在会议日程之中，这样每个人都知道谁是负责人，该负责什么样的议程。苹果公司的一位前员工表示：“苹果公司召开的任何一次有效的会议都会制定一份行动表。与每个行动事项紧邻的就是DRI名字。”苹果公司经常听到的一句话就是，总有人想知道某一项目的负责人是谁。总会有人问：“那个项目的DRI是谁？”
乔布斯这种特别的开会方式，能够最大程度地调动每个人的参与程度，让所有与会成员进行充分的思考和激烈的讨论，有助于更全面地分析问题、解决问题。这可以鼓励每个人发出不同的见解，展示自己的思考。四、角色明确，换位思考
会议是跨部门、跨岗位甚至跨企业、跨国际进行团队沟通最常见的方式。懂得站在对方的角度考虑问题，学会换位思考，是促使会议高效沟通不可或缺的一部分。
根据【案例1-9】，看看这次会议中，有哪些角色懂得或不懂得换位思考。【案例1-9】“民主生活会”
一天上午大家正工作着，赵总秘书突然跑来通知大家，要求各部门负责人下午两点钟到会议室开会，商讨增加员工福利事宜。
1点40分，人力资源部职员小李、小韦到达会议室，把桌椅板凳擦了一遍，然后坐下，边等待边聊天。“最近物价上涨得利害，连方便面都涨了。”“论涨价的幅度，猪肉，这个天天都要吃的东西，竟然涨了差不多三成。”“是呀，我们这种小职员的生活是越来越难了。”“还是那些经理们好，除了职务工资，还有物价补贴费。”
过了一会儿，张扬进门刚好听到他们的谈话，随口答道：“说什么呢，难，谁不难？这两天看婚房，都贵得要死，动不动就三万起步，住不起了。”
2点钟，赵总的秘书进门说：“请大家耐心地等一等，赵总刚到18层，突然内急，现在正在紧急处理，稍等，稍等。”说话的同时，用手指了指空调机，又说：“把空调的温度下调2度，今天的气温邪门了，那么热。”小李边用遥控器调温度边嘀咕：“气温高？你刚进来，当然感到热了，也不体谅我们这些来得早的人。”
2点20分，赵总终于走进了会议室，刚一落座，用目光向四周闪了一圈儿，说：“大家不感到热吗？是不是有点在阳光下的感觉？”秘书一听，马上抢过遥控器，又把气温下调2度。一旁的生产部王经理拿着茶杯的手，有些微微在抖动，因为他这个人对冷气特别敏感，只要气温低于他适应的度数，那么拿东西的手就有点稳不住，但是在这种情况下，他得强行坚持。
张扬附和着说：“是有点儿热，不过，这两天为了买房的事，忙得把天气的情况都给忽略了。”“怎么，问题还没有解决？买房可是大事呀。”赵总享受着空调带来的惬意说：“我认识一个房产销售经理，过几天帮你咨询咨询。”
张扬也笑着说：“那敢情好，只要问题能解决，我立马请客。在座的都有份儿。”说着把手向众人一挥。
小李忙答道：“去，一定去，不过张经理能多请几次就好了。”
张经理说：“真是人心难满足，刚开口，就要请几顿大餐，撑大了吧。”
小韦解释说：“小李的意思是说，现在物价那么高，薪水又那样低，经理应该多请客。扶贫，扶贫嘛。”
王经理眨巴了一下眼睛说：“这个问题，那要看赵总的意思。”
赵总哈哈大笑：“看来大家的生活是有些困难。这样吧，人力资源部打个报告来，拨点款给大家补贴补贴。”
大家听了赵总的话后，像无数的鸟儿突然聚拢在树上一样，整个会议室立即沸腾起来……
这时，王经理赶忙制止了大家：“好了，好了，请大家静一静，下面正式开会……”
赵总说：“还开什么会，刚才不是开过了吗？我看这个会开得很成功嘛，解决了不少民众的生活难题。”
王经理见赵总这样一说，马上附和着：“是呀，是呀，我们的思维还停留在形式上，被固有的模式束缚，在这一点上，大家要向赵总学习。”（资料来源：根据相关资料整理）
在会议中，我们常常将会议相关者简单地分为组织者和参与者两类，根据角色的不同和会议进程的不同阶段，所要沟通的内容也有所不同，具体要求如巧技能4所示。巧技能4不同角色的沟通要求第二章会前沟通巧技能“机遇只偏爱那些有准备的头脑”。对于一个人来说，在做任何事情时，如果事前没有做好充足的准备，那么等待他的必然是失败。对一次会议而言，高效率的会议其实在正式宣布开始之前就开始了。即便是细小的事情，也应毫无遗漏地进行准备。这样做不仅给召集并主持会议的领导者带来召开会议的自信感，而且提高了会议参加者的满足感和满意度，从而轻而易举地达成团队的目标。第一节强且霸的种种表现及后果
无论是组织还是个人，强而不霸方能可持续发展。从古至今，因强大而目空一切的“强而霸”之流大有人在，依仗着自己的能力、地位与权势，目中无人，不把他人放在眼里，对人缺乏基本的尊重，不沟通不交流。体现在会议中，就表现为缺乏系统思考、缺乏有效沟通、不遵守会议约定等方面，这种霸道实际上只能是阻碍自身的发展。一、缺乏系统思考【案例2-1】糟糕的项目招标大会
张扬的公司最近接到一个大型项目，需要购入大量原材料，为此公司专门召开了一场针对供应商的项目招标大会。
此次会议邀请了为数众多的供应商，包括一些没合作过的企业，齐聚会场。助理小韦负责会议的信息宣传工作。她因事先对情况估计不足，会场选择过小，座位不够。当许多供应商向她索要宣传资料时，也无法满足对方的要求。张扬向她询问各供应商到场情况和反馈意见时，她也没有做好资料的收集工作，无法及时为领导提供适用的信息。（资料来源：笔者根据相关资料整理）
在举办会议之前就应该考虑到举办会议是一个系统性的工作，要时时刻刻把握这个系统性工作的每一个环节，不能马虎。小韦作为会议信息宣传工作的负责人，却不能把会议所需要的相关资料准备好，最后也没有做好会议的记录和会后的跟进工作，对会议系统缺乏思考，这就会使会议的效果大打折扣。
会议是团队沟通最常用也是最重要的形式，通过会议可以比较直接地沟通团队的状况、存在的问题，并及时加以解决。沟通是一个系统，同样会议也是一个系统，在这个系统里面，需要明确会议的意义及目的，确定会议的类型，落实与会人员、时间、地点，编制会议议程，发送会议通知和相关资料，做好会议记录，会后跟踪反馈。下面详细介绍一下开会需要做好的几件事，“明确会议的意义及目的”不做介绍。
1.确定会议的类型
会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。不同类型的会议需要确定的开会地点也会不同。
2.确定与会人员、时间、地点
确定参加会议人选要先看会议属于哪种类型。对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好采取“宁可邀请而不排斥”的原则，以免遗漏。还有在会议中，参加的人越多，发言所占用的时间就越长，会议的时间也就越长，因此，会议时间的长短与参加人数成正比。可以以此来确定开会的时间和地点。
3.编制会议议程
议程就是会议的程序表，是需要提出并讨论的问题或项目的清单。编制的原则一般来说要使议程尽可能的简短，每一个议题所需的时间需要标注，先从重要的开始，还应事先通知与会者。
4.发送会议通知及相关资料
关于会议的通知及相关资料应提前送达与会者，在面对规模较大、较为重要的会议时应以书面形式通知，更值得一提的是如果需要与会者做大量的准备工作（如发言），正式通知之前还可发会议预备性通知。
5.做好会议记录
会议记录是团队的航海日志，看似简单的会议记录，需要分析问题、解决问题、时间管理、会议管理、统筹规划等诸多技能。会议记录应确保准确而清晰，并保证记录的顺序与议程上的顺序一致。
在做会议记录的时候要写成笔记形式，简短且观点明确；应当记录会议的时间和地点、与会者姓名（如果适当）、提出的全部团队工作（可不必包括讨论的细节），以及做出的全部决定、协议和任命。在会议过程中做笔记，然后及时整理出完整的记录。会议记录必须公正、风格简明、清晰准确。准备很重要，特别是当会议记录可能作为以后辩论的依据时。当会议内容量大、要点较多时，可以用数字标出每一个新要点，这样可以明确显示出一个要点的结束及下一个要点的开始。如果会议记录特别长，应为其做简单的索引。
6.会后跟踪反馈
一份份的会议记录连起来就好似团队的生命线。只有会后切实地跟踪和落实，团队沟通才会推进。会议记录会清楚地指出每项工作应完成的最后期限，以及由谁负责执行。经过一段适当的时间，但必须在下次会议之前，追踪所记录团队工作的进展情况，敦促大家把需要完成的内容抓紧完成。如果在预定的时间段不能完成，就要考虑拆分成小项，以便于跟踪进展。
跟踪会议记录是一件持之以恒才能见到成效的事。开始的时候，总会有人不重视，不放在心上。如果这种状况持续的话，那么以后有没有这个形式都无所谓了。会议记录不起眼，却又很麻烦，即使写了，也不一定会有人看，即使有人看了，也不一定照着做。但如果因为这个，就觉得它不重要了，那是一种损失。坚持做好会议记录，并进行跟踪和反馈，会推动团队工作破浪前行。
上述会议环节是每次会议都应该考虑的，下次会议也会根据上次会议召开，如此循环。而对整个会议考虑周到全面，做到整体规划，有头有尾，环环相扣，就能对会议的掌控游刃有余。相反，如果对系统把握不好，缺乏相应的思考就会虎头蛇尾，使会议效率大打折扣。就像下面案例中的“战士型”开会模式，一个企业如果总是采取紧急会议的方式，时间一长，什么事情都不紧急了。【案例2-2】“战士型”企业的开会模式
张扬的老婆潇潇在一家快速消费品公司上班。公司总裁在创业初期抓住市场机遇，实现了企业的快速成长，这样的“战士型”企业，在广大的地域分散作战，要求管理简化、指令清晰、步调一致、反应迅速、集中精力奋勇作战。
随着企业规模的扩大，当企业营业额增长到10个亿的规模时，已经在全国建立了30多个分支机构，一支500多人的工作队伍。然而，企业的管理方式并未从原先小规模的状态中调整过来，尤其是在开会这件事上——老总在总部的时候习惯随时要求高管来开会，高管们也不得不“听宣上奏”。
会议一般情况下只有一个小时左右，有些在外地出差的分公司经理，即使有三四个小时车程，也得终止工作往总部赶。实在没有办法赶到的，也需要在分公司参加视频会议。
这样的会议，事先并无规划，议题和思路都在老总一个人的脑袋里，会议内容常常“跑偏”。参加会议人员的计划被打乱，对会议的内容也无法提前思考，往往会议结束了，他们还是摸不着头脑。这家公司的高管曾经大倒苦水：“下班后开会，一谈就是四五个小时，开到深夜是常事儿。”这样下来，人乏马困，连白天工作的精力都被消耗不少。（资料来源：根据相关资料整理）二、缺乏有效沟通
一个企业内部工作信息的传递速度将直接影响企业各部门工作效率的提高。信息的传递越快、越丰富、越准确、越充分，工作的效率就越高，失误率也会随之降低。虽然我们都知道沟通的重要性，但在实际工作中，往往不能够很好地去沟通，或者不能够积极主动地去沟通。会议相关信息的传递发生障碍，将阻碍会议组织方和参与方的信息交流，相互之间容易产生误解。组织会议的目的之一就是集合众人的智慧解决问题，如果会前没有顺畅的沟通，就会影响会议的召开，甚至影响会议中问题的解决，最终导致会议无效。
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