作者：文轩
出版社：古吴轩出版社
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办公室文秘写作精要与范例实用全书试读：
前言
随着社会现代化、信息化和国家化的加速，各类文书已经成为社会生活中不可或缺的交际工具。无论你正在从事什么职业或者你将来要从事什么职业，都会或多或少接触到公文。随着我国社会主义市场经济的逐步完善，我们的经济生活变得空前繁荣，科学文化事业也日益发达，人们的交际活动也变得更加频繁，因而公文写作的作用也日益突出。
公文是公务文书的简称，是国家行政机关在进行行政管理、处理各种公务过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行各种公务活动的重要工具。而规范的文书写作也是企事业单位和行政机关执行规章制度和步入规范化管理的一个重要的依据。要看企事业单位和行政机关能否达到标准化、规范化和高效化，只要看其是否具有一套完备而科学的文书系统做支点即可。
文秘作为最广泛的社会职业之一，对社会发展起着十分重要的作用。在我国，秘书被视为为组织和领导提供辅助性管理服务的工作人员，凭借其对文字的驾驭能力，以文字作品进行组织、协调，并依据领导的指示开展相关活动的工作者。无论是何种类型的秘书工作者，其在工作中都是无法离开文字的，而文秘则更是专职或主要从事文字工作的。办公室文秘工作是综合性的文秘工作，因此文秘必须具有深厚的写作功底，同时还需要掌握各类文书的写作技巧。
本书在编写的过程中，以《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》为依据，积极体现出当前公文学研究的最新成果，因此具有较高的指导价值和现实效用。
本书并未在开篇就介绍不同类型的公文及其具体的写作方法与格式要求，而是先从公文的含义、作用特点、类型以及表达方式等方面切入，让读者能够对公文有一个全面且直观的认识与了解。当读者在掌握了这些内容之后，其思路会变得更加清晰，观念也会因此而得到更新，对夯实自身的公文写作基础有着极大的帮助。
当具备了较高的专业素养之后，再进一步掌握公文写作的基本技巧和写作格式，就是一件轻而易举的事情，写出高质量的公文也就自然而然了。
在本书中，既有公文的基本知识，又有不同类型公文的写作技巧。本书所选的各个实例（注：《党政机关公文格式》国家标准GB/T 9704—2012中要求公文成文日期中的数字用阿拉伯数字，因此本书中的实例的成文日期在2012年7月1日之后的，成文日期中的数字采用阿拉伯数字，成文日期在2012年7月1日之前的，保留原日期格式），都力求体现内容的新颖和对现实的指导意义。本书的所有知识都能即学即用，能够提高读者的公文写作水平。
如果本书能让您觉得实用、有用、能用，那么这将是我莫大的荣幸。
对于书中的纰漏和不成熟之处，恳请读者和专家提出宝贵的批评和建议，以帮助我们在日后完善此书。第一章公文写作基础知识公文的布局
公文的布局就是公文的结构，在对公文进行布局的时候要遵循一定的逻辑，要有规则、有次序地依据公文主题的需要和要求，对手中的材料进行加工，重新对其进行排列组合，以便使公文能成为一个有机的整体。公文的布局要求大致有四个，即严谨性、完整性、连贯性和匀称性。（1）严谨性
严谨性是指公文的各个部分之间有着十分严密的逻辑关系，公文的前后内容既不能出现互不相干的现象，也不能出现相互矛盾的现象。公文的纲目一定要清晰，而且材料之间的关系一定是缜密又周严的。只有这样，人们才能感受到公文的严谨性。
公文各部分之间会呈现出不同的关系，例如因果关系、主次关系、并列关系或者表里关系，不论彼此之间的关系是什么样的，各部分都必须是相互弥补、相互协助的，而不能是相互矛盾的。（2）完整性
公文的完整性主要体现在三个方面：
首先，公文要做到开头部分、主体部分和结尾部分齐备，即“有头有尾有中段”。而且文章的开头要有交代，在结尾处要有相应的照应说明，文章的各部分不可无故残缺。
其次，公文在撰写的时候，各个部分都要相对饱满，不仅要有头、有尾，还要有起承转合。这样才能让文章看起来不显干瘪空洞，否则，就会给人一种残缺不全的感觉。
最后，公文的脉络一定要通畅。如果有文气不能串联的地方，那么文章就会给人脱节断气的感觉，不仅影响文章的饱满度，还会影响发文机关的阅读。（3）连贯性
公文写作的连贯性不仅体现在文章各部分之间，还体现在内容上保持连贯，语言形式上紧密衔接、合理过度。公文是由若干层次构成的，公文的开头、主题和结尾就是公文的三大层次，而主体中通常不会只有一个层次，它通常是由既有区别又有联系的几个部分组成的。这些层次之间，不管是在内容上还是在文风上，都要有内在的联系。而在语言形式上，不论是采用序号衔接，还是采用自然过渡的方式，也都要保证自然流畅。（4）匀称性
公文的匀称性指文章在撰写的时候要注意疏密相间、详略得当、将主体文字置于中间分多层多段展开，并对其进行详细论述，此谓之密笔。在进行公文写作的时候最忌讳的就是将所有的中心内容都压在一头，这样不仅文章看起来是一团乱麻，而且收文机关也很难读懂公文想要传达的内容。
在大致了解了公文布局的特点之后，我们还需要了解公文布局的方式。通常公文有以下五种布局方式。（1）并列式
并列式是指在公文一开头的时候就开宗明义，在之后的正文中则使用若干并列的句子，有的句与句押韵，以诗歌或顺口溜等形式表述出来，这种公文布局的方式常见于守则这样的文种。（2）转发转述式
用批转、转发、转述的方式，把上下级或平级的有关公文转印给下级单位，通常在文首以“现将××转发给你们，望遵照执行”的形式以文载文。通常批转性通知、转发性通知、简报等都是采取这种方式的。（3）章、条、款分列式
这种形式是把全文分成几章，章下再分条，条中有款，条目清晰，款项明了。通常章程、规定、规则、办法、细则等法规性公文采用此方式者较多。（4）分列小标题式
全文分若干段，然后根据每段内容归纳出一个小标题。这种布局方式通常应用于指示性通知、调查报告、决定、简报、通报等文种。（5）分块式
全文分成几大块，然后每一块都能独立成章，块中可有自然段，每块前面正中可以加（一）、（二）、（三）等序号。通常调查报告、工作总结、会议记录等文种会采用这种布局方式。公文的格式和特点一、公文的格式
公文的格式相对其他文体而言较为正式，且内容规范，并且有些还具有行政机关赋予的特定的效能和影响力。公文格式基本上可以分为三大部分，即版头、主体和版记。版头是公文首页红色分隔线以上的部分，主体就是公文首页红色分割线（不含）以下、公文末页首条分割线（不含）以上的部分，公文末页首条分割线以下、末条分隔线以上的部分被称为版记。下面我们具体介绍一下公文版式各部分的内容。
1．版头格式
版头包括份号、密级、保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等。（1）份号
份号指公文印制份数的顺序号。凡是涉密公文都应当标注份号，份号通常都是由6位3号阿拉伯数字组成，编号从“000001”开始，顶格排在版心左上方的第一行。（2）密级和保密期限
通常而言，密级和保密期限会标注在发文机关标志的左上方，顶格排在版心左上方第二行。同时根据《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）和国家《中华人民共和国保守国家秘密法》（以下简称《保密法》）的规定，密级可以划分为绝密、机密和秘密三个级别，对于公文密级和解密时间，都需要按照国家的有关规定来进行确定。通常而言，保密公文都要标注保密期限，例如“绝密★3年”“保密★3年”“秘密★3个月”等，如果没有特殊要求的话，通常会用3号黑体字进行标注。（3）紧急程度
紧急程度是指公文送达和办理时间的限度。通常分为“特急”和“急件”两种，一般用3号黑色字体标注，并顶格编排在版心左上方。如果一份公文需要同时标注份号、密级、保密期限和紧急程度的时候，那么要按照份号、密级、保密期限和紧急程度这样的顺序，在版心的左上方，自上而下进行排列。还有一些公文可以在标题中标注出紧急程度，例如《关于转发鲁安监发〔2013〕52号文件进一步加强烟花爆竹安全监管的紧急通知》。对于已经标明紧急程度的文件，标题中就不需要另行标注。根据《条例》规定，紧急电报的紧急程度可以分为“特提”“特急”“加急”和“平急”四种，在电文首页稿头中标注。（4）发文机关标志
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关的全称或规范化简称。发文机关的标志居中排列，通常使用小标宋体字，套红，以醒目、美观、庄重为原则，例如“北京市人民政府文件”。在此需要注意的是，联合行文时需要标注联署发文机关的名称，主办机关的名称排在最前面。（5）发文字号
发文字号简称文号，由机关代字、年份和发文顺序号三者组成，而且年份、序号等都是用阿拉伯数码进行标注。例如“湖北〔2011〕5号”，其中“湖北”是湖北省人民政府的机关代字，“〔2011〕”是年份，“5号”是序号。在发文字号中，年份不能简写，要标全称，并用六角括号“〔〕”括入。此外，发文字号不编虚位，如“5号”不编为“05号”，也不加“第”字。发文字号通常都会排在发文机关标志下方，如果没有发文机关的标志，那么就排在标题的右下方。为了能更加方便地识别，机关代字在选用上最好是选择能直接体现本机关特征的代字，并且能固定使用。如果有几个机关联合行文，那么发文字号就要使用主办机关的。发文字号的作用在于统计发文数量，同时也便于引用和查询。
值得注意的是，上行文的发文字号要居左一字编排，与最后一个签发人的姓名同处一行。（6）签发人
签发人指核准并签发公文或会签的发文机关负责人。签发人的姓名通常标注在发文字号左侧适当的位置。按照《公文处理办法》的规定，上行文应当注明签发人和会签人姓名。其中，“请示”和“意见”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。在上行的公文中注明签发人，是为了督促各级机关负责人认真地履行职责，对行文负全责，有利于提高公文质量。
2．主体格式
主体包括公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关和成文日期、印章和附注等。（1）标题
标题是公文的眉目。完整的标题由发文机关名称、事由和文种组成，例如《中共中央、国务院关于抗震减灾紧急指示》，“中共中央、国务院”是发文机关的名称，“抗震减灾”是公文的事由，“指示”是文种。
标题在某些情况下是可以省略的，通常标题省略的情况有三种：一是省略发文机关名称，仅由事由与文种组成，如《关于罢免×××市委办公室主任的决定》；二是省略事由，如《中华人民共和国国务院令》；三是省略发文机关名称与事由，如果只有文种名称，如《通告》，在这种情况下，通常就会将发文机关的名称置于正文末尾落款处。
公文的标题在排布的时候应当居中，如有回行的情况，一定要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。（2）主送机关
主送机关即公文的主要受理机关。主送机关应顶格写，并且使用机关的全称或规范化简称或同类型机关统称。应根据受理机关的职能权限与行文目的选准主送机关，这是公文发出后能否得到及时处理的关键。在上行文中，通常只写一个主送机关，切记避免多头主送，以免延误公文处理的时机，同时也要注意，千万不可越级主送。在下行文中，除了普发性公文（如省政府给“各市、县人民政府、省直各单位”的文件）外，一般也只写一个主送机关。有些公文，如公告、通告、纪要等，不需要写主送机关。（3）正文
正文是公文的主体或核心内容，正文用来说明公文的内容和制文意图。公文的首页必须显示正文内容。不同文种的正文在写作上面会稍有不同，但是整体的结构都是相同的，都是由开头、主体和结尾三部分构成。在公文的开头，要简明扼要地说明制文的根据、目的、原因或重要性。主体是内容事项，或提出解决问题的措施、意见、办法，或请求指示与批准，或询问或答复问题，或商洽和联系工作，要求具体明确、层次分明。结尾主要表述发文机关对公文办理的要求，其形式一般采用尾语惯用式、希望号召式等。（4）附件
附件是随文附上的有关照片、图表、统计数字以及文字依据材料、参考材料，对正文内容作补充、说明和印证。如果公文要使用附件，那么应当在正文下空一行，左起空两字编排“附件”二字，后标注全角冒号和附件名称。如有多个附件，应使用阿拉伯数字标注附件的顺序号（如“附件：1.×××××”），附件名称后不加标点符号。
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。通常“附件”二字以及附件顺序号使用3号黑体字顶格编排在版心左上方第一行。附件标题居中，编排在版心第三行。附件序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。（5）发文机关
发文机关指发文机关的署名，即落款，是公文的法定作者，应写全称或规范化简称。当几个机关联合发文时，主办机关要排在前面；当以机关领导人的名义发文时，要同时冠以领导人的职务。（6）成文日期
成文日期指公文发文的年月日，通常就是公文的生效期。成文日期是公文生效和查考的重要依据，它通常位于发文机关名称的右下方，年月日的填写必须是完整的，不可简写。成文日期主要是以负责人签发日期为准。如果是联合行文，那么就要以最后签发机关负责人的签发日期为准；如果是电报，那么就以发出日期为准；如果是会议通过的公文，那么就以会议通过的时间为准。
同时，要注意的是日期的编写，当用阿拉伯数字对日期进行标注时，应当标注年月日的全称，在编写的时候不可以编虚位。（7）印章
通常印章是加盖在公文成文时间的上方，印章主要是起证实公文合法效力和信用的作用，是对公文生效负责的凭证。加盖印章，要用红色，要求上不压正文，下“骑年盖月”。根据《条例》的规定：“公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机构相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报，可以不加盖印章。”印章一定要与正文同处一页，即不得在没有正文的空白页内盖印章，不得采取“此页无正文”的标志。（8）附注
附注指需要附加说明的其他事项。附注内容，有的是需要加以解释的名词术语；有的是确定公文发送范围和阅读传达对象，例如“此件发至省军级”；有的则注明使用方法，例如“此件可自行翻印”。
附注都是居左空两个字加圆括号编排在成文日期的下一行。
3．版记格式
版记格式包括抄送机关、印发机关、印发日期、印制份数、页码等。（1）抄送机关
抄送机关是除主送机关外其他需要执行或知晓公文内容的机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关不宜过多过滥，同时也要注意不要漏报漏送。（2）印发机关和印发日期
一般编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年月日标全，月、日不加虚位，后加“印发”二字。（3）页码
通常编排在公文版心下边缘之下，数字的左右两方各有一条一字线；单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
除此之外，我们再来了解一下公文的用纸规格及印装要求。（1）用纸规格
公文用纸幅面规格，一般采用国际标准的A4型（长297mm，宽210mm）。不过对于需要张贴的公文，例如通告、通知等，其用纸大小则需要根据实际情况来定。（2）印装要求
公文排印，文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以用汉字和通用的少数民族文字（按其书写习惯进行排版）。公文一律左侧装订。二、公文格式的特点
1．公文格式的美观和庄重性
格式的美观和庄重性是公文格式的一大特性，它是反映不同层级、不同用途的公文经约定俗成后形成的不同的表述形式。
公文格式的美观和庄重性主要体现在三个方面：第一，公文要素的设置和在公文中的排列位置要体现出美观和庄重性；第二，公文传递所采用的介质纸的质量和印刷质量、装订质量的好坏，都会影响公文的美观与庄重性；第三，公文撰写人员在撰写公文过程中以及办公人员在办公过程中的态度，也会影响公文的美观与庄重性。
2．公文格式的层次性
在现代社会中，不论哪个国家都会使用公文这种简便快捷的方式进行国家管理。但是每个国家的内部又会分出很多政府部门来进行管理。这样就会形成由国家内部公文构成的国家公文体系，它时刻反映着国家机构的状况。每个内部机关的公文都会成为国家公文的一个子系统，所有的公文子系统汇总到一起就构成了国家行政机关公文体系。这一构成情况就反映出了公文格式的层次性。
3．公文格式的规范化
公文的作用决定了公文写作是一项普遍性和基础性的工作，因此公文的作用和能力不能削弱，只能不断地改革和加强。这样一来，公文格式的规范化和处理工作的制度化就提到议事日程上来了。
所谓规范，是指约定俗成或是明文规定的规格标准。公文格式的规范化就是制定公文的全面系统的规格标准，使人们的工作行动合乎这些规格标准。
所谓制度，就是大家共同遵守的办事规程和行动准则。处理工作的制度化，是对公文处理的全部活动都定出具体的处理规范，并且保证这些规范正确顺利地实施，使公文处理依法进行。
4．公文格式的法定性
在不同的历史时期和不同的社会制度中，公文写作的要求也不完全相同。在封建社会时期，公文是为少数封建统治阶级和官僚资产阶级服务的工具，他们通过公文来巩固自己的统治地位，变相剥削和压迫广大人民群众。公文的这种性质一直到新中国成立以后才得以改变。新中国成立以后，党和国家领导人经过几十年的改革，将公文变成了管理国家，服务广大人民群众，推动社会进步发展以及经济发展的工具。公文写作的基本要求及要领一、公文写作的基本要求
1．简练、明确
要想把公文写得简练、明确，首先，要对工作情况，存在的问题，采取的措施和步骤等进行清楚地分析和概括；其次，要会炼字和炼句，学会用最简练的文字进行最准确的说明。当初稿拟定后，一定要进行反复修改，将赘述删除，这样才能尽可能地缩短句子，精简文章。
公文写作的开头切记不要使用形式化、口号化的套语，要遵循“开门见山”的写作原则，即以“根据……”“为了……”“目前……”等作为开头，这样就能精简语言，能直截了当地提出问题。在首段点明主题后，才便于下文分清段落或列出条目，这样全文的层次才会更加清晰、主题鲜明，便于收文机关阅读。
2．准确、实际
公文是机关或企业解决问题的工具，不论是党和国家各级行政机关还是企事业单位都要用公文来指导工作和处理问题，而公文的这一性质就决定了公文在撰写时必须秉承实事求是的原则，一就是一，二就是二，公文的内容不能凭空想象和捏造，更不能夸大或者缩小事实，讲假大空的话。公文在进行撰写时，用词一定要朴实，贴近生活，贴近群众，而且还要把握用词的分寸。在引用或涉及事实、数字、人名、地名的时候，一定要认真仔细核对，避免出现差错和出入。
3．生动、及时（1）生动
生动具体包括两个方面。一方面是指公文能够生动地指导实际工作。在运用公文进行指导和推动工作时，既要坚决遵循上级精神，又要善于发现和创造本单位典型经验，指导工作和创新局面，不能只是一味地照抄、照转上级指示，千篇一律地转发通知。
另一方面，是指公文在语言的使用和材料的选用方面也要尽量做到生动活泼，能够吸引人的目光并且具有说服力。公文的语言力求朴实、精确，不过这并不等于呆板枯燥。特别是写工作简报、讲话稿、经验总结等文件，要注意在比较抽象概括的叙述中穿插一些具体的数字、事例和思想反映，选用一些适当的比喻、群众性的语言等，使叙述的语言适当形象化，有感情、有趣味，生动真实，具有说服力，让人读后留下深刻的印象。（2）及时
无论是反映情况还是指导工作的文件，都得及时发送，否则会影响问题的解决和处理。行文拖沓不仅会耽误时机还会使人们的工作很被动。
4．符合规定体式
公文在进行撰写的时候要符合统一规定的体式，切不可随意而为，以免使公文看起来不伦不类。二、公文写作的要领
1．要规范格式，严密布局
公文是收文机关工作的依据，因此其写作格式必须是规范的。在《条例》和《党政机关公文格式》中，明确规定了不同文种的公文在进行撰写时的格式标准。公文只有严格依照国家规定的格式进行制发才具有法定效力。所以，在进行公文撰写的时候，尤其要注意这一点。
除此之外，在撰写公文之初，选择正确的文种也是十分重要的。在选择文种的时候，要根据不同的公务需要选择最适合的文种，同时也要考虑到参考文件的内容、发文的性质和发文机关的权限等具体情况，结合这些实际的问题最终确定公文文种，一定要避免出现文种混用、乱用的情况。同时，还要明确行文关系。
公文在写作的过程中，讲求布局严密。要在整体布局上确定全文的关系，是总分、对比、并列、因果还是对比，要做到心中有数、层次分明、中心突出。只有这样才能最全面地表达出领导的意图，成为收文机关工作的依据，进而达到制发公文的目的。
2．明确发文的主题和目的
所谓公文的主题，是公文内容所表达的基本意见和中心思想。公文主题的产生大致有三个途径。一是主题在成文前确定，即“主题先行”。公文的主题并非通过提炼产生的，它是根据领导的意图、上级有关文件精神等预先确定的，这是公文有别于其他文体的主要特征之一。二是主题产生于调研后。在拿到材料后，经过分析、整理和归纳，最终得到的结论即为主题。三是调研后主题的改变。在经过调研后，又得到了丰富的材料，这样一来肯定与既定主题有差别，因此再根据材料重新确定主题。
发文的目的主要包括以下几个方面：
第一，公文的中心内容要写什么？着重抓住哪些问题？而解决这些问题的主要意见和措施是什么？在请示时，应该拟请上级机关主要解决哪些问题？
第二，在进行公文撰写时应选择什么样的文种？公文文种不同，在写法上也会有所不同，所以选对文种十分重要。
第三，发文时的具体要求是什么？例如，制发的公文是要求对方了解、贯彻执行还是仅供对方参照执行。
第四，收文机关的范围是什么？例如，一份工作总结是要上报领导机关还是要向下属单位介绍工作经验？同样一份公文，针对的读者对象不同，在写作的语气和详简程度上也会有所区别。
3．收集相关材料，表达清晰准确
在确定了发文的主题和目的之后，就要围绕主题收集材料了，不过这一步并不是对每个文种的写作要求，例如通知、请示等就不需要进行材料的收集工作。但是对于较为复杂的公文而言，还是需要进行材料的收集和调研的。一定要尽可能多地收集材料，然后从中挑选出符合所写公文需要的材料进行加工和作文。公文撰写人员主要收集以下三种材料：（1）理论材料
理论材料的来源多是党和国家的路线、方针、政策和法律法规，或者是名人的言论。在进行公文写作的时候，可以利用这些来源可靠的理论作为文章的主要观点，这样一来文章就会更具说服力，同时也会变得更加权威。（2）总结材料
这种材料是在众多材料的基础上总结概括出来的，它可以是具有对普遍性事例的概括，同时也可以是对某些数据的统计。总之，这种材料是用来佐证说明观点的。（3）典型材料
这种材料是极具代表性的，它既具有其他材料的共同性，同时也有自己的个性。在公文写作中，如果选择典型材料，就一定要具体描写，要把事件或事实发生的时间、地点、人物以及经过交代清楚。但是，在选材时一定要注意，不要选择偶发事件作为材料，偶发事件尽管有其独特性却并不具备代表性，无法说明普遍问题。
公文写作在选材方面要遵守以下四点：（1）真实
在公文写作中所引用的材料，必须全部都是真实的。要用认真严肃的态度多方面、多角度地去核实材料的真实性，例如去征求权威人士的意见、亲自计算甚至现场核对等。（2）适当
在公文写作中所引用的材料要符合要求，切合主题，这样公文才会具有说服力。（3）典型
在公文写作中所选用的事例必须具有高度的代表性，一定不能是偶发事件，因为它并不具备代表性，但同时也不能选择千篇一律、毫无特色的事例。公文写作中选取的材料要与全局紧密相连，能够客观地反映事物的本质和规律，具有极强的代表性、说服力和感染力，并且对主题的表现能起到推进的作用。（4）新颖
当今社会的发展十分迅速，每天都会有新情况、新事物出现。所以，公文在材料选择方面要紧跟时代步伐，体现时代精神。这就要求公文写作者要善于发现和发掘新材料，并且在创新上多下功夫。在公文写作的时候能不用旧材料就尽可能不使用，如果是非得使用旧材料不可的情况，那么也应该试着变换一个角度，争取写出新意，提高公文的可读性和感染力。
4．拟写提纲，认真起草
公文提纲的拟定需要由公文篇幅的大小来确定。通常来说，较为简短的公文不需要拟提纲，可以直接进行写作，也可以在写作之前安排一下正文结构，先写什么，再写什么，要分几个段落、几层意思等。但如果是篇幅较长的公文，则需要先拟一个写作提纲，包括正文分为几个部分，每部分要讲几个问题，各部分的问题需要用什么材料进行具体说明等，通过这样的方式将公文的主要框架勾画出来，不仅便于公文写作，还能避免因思路不清而返工。对于重要的领导指导文件，在拟出提纲之后，还需要进行反复地讨论修改和补充，以确保无误。如果是几个人共同写的文件，拟定一个提纲能够有效避免前后重复、脱节或相互矛盾等问题的出现。
在提纲拟好之后就可以起草文件了。这其实就是分析主题、确定方向、选取材料和初步着手的过程。文秘在接到一项写作任务以后，要明确领导的意图是什么，把握主题，确定文章的方向，选择适当的文种，然后汇总收集到的资料，从中选取恰当的材料来组织文章。
在起草文件的时候，一定要突出想要表达的观点，同时选取的材料与观点相贴合，只有观点和材料相贴合，才符合公文写作生动性、准确性以及鲜明性的要求。此外，还要注意文字的简练程度，无论什么问题都要交代清楚，但一定不要有所赘述。关于什么机关、什么时间、什么地点、什么问题、什么情况、什么原因、自己有什么处理意见、对对方有什么要求等问题都要写得清楚明白。
5．反复检查，认真修改
通常而言，拟定好的初稿不可能十分完美，所以还需要反复阅读几遍，不断地对其进行润色、修改，最终完成全文。修改主要从两方面着手：
首先是从整体方面。对于一篇文章而言，修改要先从整体着手。因为公文写作的主题是确定的，所以，通常情况下，只要领导或机关不要求更改，一般就不会被彻底推翻。既然主题不需要有所顾忌，那么就要检查文章是否清晰明确地传达出了领导的意图，是否紧贴公文主题，语言是否简练等问题。当这些都没有问题的时候，就可以对文章的结构进行调整了。这时候需要关注的重点是文章的起承转合是否自然妥帖、段落方面的安排是否得当、文章的主次结构是否分明等。
此外，选用的材料是否可靠、公文的结构是否完整清晰、公文中语言的使用是否准确都是在修改公文时需要注意的地方。
公文细节方面的修改主要从小处着手，例如检查文章语言是否通顺，有无错别字，耐心仔细地逐字逐句检查修改，甚至连一个标点都不能马虎，一边阅读一边考虑是否需要增删或替换词语。公文的表达方式
公文既要记述概要，又要发挥议论，同时还要解释说明，提出要求。可以看出，公文的主要表达方式有叙述、议论和说明，其中叙述是基础，议论是手段，说明是目的。由此可知，不能用通常的叙述、议论、说明三大文体的标准去分类公文。在大多数情况下，公文的表达方式是综合运用的。
由于公文的内容制约了表达方式的采用，因此当公文的主要内容不同时，其表达方式的侧重点也不尽相同。如果公文是以反映情况为主的，那么在表达方式上就会侧重于叙述；如果公文是以阐述道理为主的，那在表达方式上就会侧重于议论；如果公文是以提出要求为主的，那在表达方式上就会侧重于说明。一、叙述
在公文写作中，叙述运用得十分普遍，不论是决议中提供的事实论据还是报告中对事件前因后果的汇报都需要用到叙述。和记叙文的表达方式相比，公文的叙述带有明显的概括性。公文中叙述的事物，不能像记叙文那样进行断面特写、细节刻画等，而是要直接表述其本质，并力求做到准确无误。公文中记述事件不同于记叙文，公文中不会详细描述事情发展变化的具体过程，更不会描绘复杂、曲折的情节，而是概括并反映事件的全貌。公文中关于情感的表达也不同于记叙文的奔放和细腻，而是庄重和鲜明的。
叙述有六要素，分别为：时间、地点、人物、事件、原因和结果。在公文写作的过程中，要对这些要素进行灵活把握。
叙述的人称有两种，分别是第一人称叙述和第三人称叙述。在公文写作中，这两种叙述人称都会被使用到。通常情况下，报告、请示、总结等文种多采用第一人称叙述，而下行文、调查报告等多用第三人称叙述。根据不同的分类方法，叙述的类型可以分为很多种。
1．按照叙述次序分类
按照叙述次序的不同，叙述可以分为顺序、倒叙、分叙和插叙四种类型。（1）顺序
顺序又称正序，是叙述的手法之一。顺序就是指按事件发生、发展的时间先后顺序来进行叙述的方法，讲究“先来后到”，即先发生的先说，后发生的后说。顺序是叙述中最常见、最基本的叙述方式。这种叙述方法的优点是能将事件从头到尾梳理清楚，文章次序井然，文气自然贯通，文章条理清楚。缺点是容易平铺直叙，文章呆板、平淡、缺乏新意。
不过，公文中的叙述，只求能将事件表述清楚和完整，对于新鲜、生动并没有要求，而且顺序合乎人们认识事物的习惯，便于掌握和理解，所以在公文写作中，大部分的叙述都是顺序。（2）倒叙
倒叙并不是将事件的时间顺序完全倒过来叙述，而是根据表达的需要，把事件的结局或某个最重要、最突出的片段提到文章的开头，然后再从事件的开头按事情的发展顺序进行叙述的方法。其实，倒叙只不过是顺序的局部变异或调整，其事件的整体叙述顺序还是按照顺序的方式进行表述的。倒叙的优点是能够突出结果，进而造成悬念，引人入胜。但这同样也是它的缺点，因为如果把握不好的话就会给人造成故弄玄虚的感觉。倒叙在文学作品中的运用十分广泛，但是在公文写作中极为少见。在此提出这一叙述方式是为了规避它的出现，以免给公文的文体本性造成伤害。（3）分叙
分叙法是根据文章内容和表达中心思想的需要来确立叙述线索的，它是对同一时间发生在不同地方或单位的事件，先后分别进行叙述的方法，不仅要交代清楚每个事件发生的时间，还要明确事件发展的时间。分叙的优点是将头绪纷繁、错综复杂的事情，写得眉目清楚、有条不紊。在进行分叙的时候，可以先叙述一件事，再叙述另一件事，也可以几件事情同时进行，交叉叙述。
在公文写作中能用到分叙的情况也并不多见，但是需要使用的时候也不得不用。例如，表彰性通报在叙述不同单位在事件中的积极作用时，就可以用分叙来呈现。（4）插叙
复杂的事件往往都是事件牵起事件，此物引出彼物。因此，要把所有的内容都贯穿在一条线索上进行有条不紊地叙述是一件非常困难的事情。那么，此时就需要中断原来的叙事线索，插入对另一事件的交代或对另一事物的介绍。这种中断对主要事件的叙述而插入另一段相关事实的叙述，就是插叙。在叙述完插入的相关内容后，通常还是要回到原来中断的主线索的地方继续向下叙述。
在公文写作中，叙述只需要交代清楚事件的基本情况就可以了，而且主要线索单一，因此插叙在公文写作中使用的频率也并不是很高。
2．按详略程度分类
按照详略程度的不同，叙述又可以分为概叙和细叙两种类型。（1）概叙
使用简练的语言介绍事件梗概的叙述就叫作概叙。概叙的特点是篇幅不长，语言简明扼要，事实完整但缺少细节。
如果把事件发生所占的时间长度和叙述所占的时间长度进行比较，事件时间要远远长于叙述时间，这是概叙的本质特征。有时，两者之间的差距会大得惊人，例如，事件的发生经历了很多年，但是在叙述的时候却只用十几秒钟。
概叙是公文写作中较为常用的手法。因为公文不是记叙文，更不是文学作品，不需要制造氛围、渲染细节，叙事的目的只是为了让读者了解有关情况或者为议论提供论据，概叙完全可以担当这些职责。（2）细叙
所谓细叙就是详细叙述，和概叙相比它所叙述的不仅仅只有事件的梗概，同时还有更多的细节。细叙的特点是篇幅较长，内容详尽具体。
在细叙中，事件发生所用的时间和叙事的事件比例较为接近，也就是说，事件发生用了多长时间，叙述这件事情大概也用了这么久的时间。这种叙述在公文中并不常用，多会在表彰或惩戒性的决定和通报中采用。二、议论
议论就是对某件事或者某一问题发表意见和见解，表明自身的观点和态度，并佐以充分的材料来证明自己观点的正确性。这种表达方式在议论文中运用得十分普遍，在公文中的运用也极为广泛。不过与议论文的表达方式相比较，公文中的议论带有直接的目的性。不论是什么方式的议论都是为了得出相应的结论、证实某一问题的，它们都带有目的性。不过，议论文的论述并非是针对某一具体事项而提出的，它旨在影响读者，带有泛论的属性。而公文中的论述则是为了解决实际工作中的某一问题而提出来的，所有的议论都会围绕既定的要求而发，不允许偏离目的，更不得放言空论。
下面介绍公文中论证的几种基本方法：
1．立论的基本方法（1）例证法
例证法就是通过列举事实来证明论点的方法。由于人们最相信的永远都是摆在眼前的事实，这种方法最有说服力，也最容易被读者接受。所以它也是公文议论中使用最频繁的论证方法。（2）对比法
对比法就是把两个特征相反的事物或者一个事物截然不同的两个侧面加以比较和对照，目的是使那些彼此不同的性质和特点显现得更加鲜明突出。在公文写作中运用对比，便于肯定先进，否定落后，发扬成绩，纠正错误。（3）因果推论法
由原因推导结果，或者反过来由结果推导原因的论证方法，就是因果推论法。通常而言，有些原因必然就会导致某种结果；而当某种结果出现时，也不难推断出导致其出现的原因。（4）引证法
引证法就是运用理论论据时采用的一种论证方法。所引用的多是公认的真理、名言和警句，具有一定的权威性，因此具有很强的说服力。最常见的就是在议论性的文章中引用马列主义经典语录，孔孟、老庄及一些西方哲人的名言的情况，都属于这种论证方法。（5）类比法
类比法和对比法都是比较法，但是彼此的特点不尽相同。类比法是将性质特点相近的事物放在一起比较，从而达到准确认识事物的目的。在公文写作中，把一些规模、条件彼此相似的单位、企业进行比较的时候，运用得较为普遍。
2．驳论的基本方法（1）反驳论点
运用以上方法，直接证明所反驳的论点是错误的。在反驳论点的时候，较多采用的是例证、引证、因果推论等具体方法。（2）反驳论据
不直接反驳对方的论点，而是指出对方赖以产生论点的论据不可靠。论据不能成立，它所支持的论点自然就不攻自破。（3）反驳论证
这种方法也不直接反驳论点，而是寻找对方论证过程中的逻辑漏洞，从而指出对方的推理不能成立。例如，指出对方概念不清、偷换概念、自相矛盾等。三、说明
说明就是以简明扼要的文字来解说事物、阐明事理，通过对实体事物的解说，或对抽象事理的阐释，使人们对事物的形态、构造、性质、种类、功能、关系或对事理的概念、特点、来源、异同等有所认识。如果说叙述表达的是感性认识，议论表达的是理性认识，那么说明表达的就是知性认识。例如对某一概念进行解释、介绍科学知识等，所运用到的表达方式就是说明。在公文里，说明也是主要的表达方式。
1．说明的类型
说明主要分为事物说明和事理说明两大类。（1）事物说明
凡是以某一客观存在物为对象的说明，都是事物说明，例如介绍某一产品，介绍某一地区的历史状况。（2）事理说明
凡是以抽象的概念或科学道理为对象的说明，都是事理说明。例如，通过宣传有关宇宙形成的原理来说明世界上并不存在鬼神。尽管事理说明并不是直接指向某一具体事物的，但是所介绍的知识都是客观事物的基本特征和规律，仍有很强的客观性特点，跟思想和感情等主观认识有明显不同。
2．说明的基本要求（1）保持客观的态度
由于说明的对象都是客观的事物及其事理，这些都不会以人的意志为转移。所以，说明的内容只具有对客观事物发现认知的性质，而没有主观创造的性质。可是，人的思想和感情会受到客观世界的影响和支配，因此不乏有很多主观创造的因素存在其中，而这也正是议论、叙述和说明的本质区别。如果作者在说明的时候态度不够客观，掺杂有个人感情，那么就会妨碍说明的准确性和科学性。（2）内容必须科学
所谓科学就是能够准确把握客观事物的本质、特征以及规律，并且这些特征、本质和规律能够经得起时间和实践的检验。（3）表达精确
表达精确主要体现在两个方面：一方面是对事物的阶段、层次和构造等都要把握精确，这样才能在说明过程中一直保持脉络的清晰、内容结构的层次分明；另一方面是在说明的过程中用词要精确，这样才能明晰、准确地将信息传达出来，并且不会产生歧义，能恰当地表现出客观事物的本来面目。怎样才能写好公文一、公文写作的理论知识
写作是一种技能，而技能是需要经过反复实践才能获得的。不过，公文写作也是有理论可以参考的。
1．有写作的基本功
这一点是公文写作的基础。尽管应用文写作有其自身的特点和格式，但是在写作的过程中还要遵守一般文章的写作规律。例如，提炼观点、安排结构、锤炼语言、起草修改，以及根据目的、内容采取记叙、议论、说明等表达方式。如果自身不具备写作基础知识和基本功的话，就会失去写好应用文的基础，因此必须练好写作的基本功才行。
2．具备逻辑思维的能力
要想写好公文就要掌握公文写作的思维特点，这是由公文写作在思维过程中的规定性所决定的。
公文写作是以逻辑思维为主的应用文写作，是在认知的过程中借助概念、判断、推理去反映现实，用科学抽象概念揭示事物本质，表述认识实现的结果。逻辑思维在运动的过程中，会努力把握自身的内在本质，舍弃思维对象的外在感性形态；会积极地把握思维对象之间的必然联系，而舍弃它们的偶然联系。逻辑思维与形象思维既存在差异同时又相辅相成，不过在公文写作的过程中，逻辑思维是占据主导地位的。
3．提高政策水平
从某种意义上来讲，公文的撰写过程就是执行政策、依靠政策、理解政策、表达政策的过程。因此，文秘必须具有较高的政策水平，不仅要了解有关的方针政策，同时还要熟悉有关的法律规定，善于把握政策的动向。否则，是无法写出出色的公文的。
4．精通业务知识
公文的主要作用是为了解决生活和工作中的实际问题。不同的单位和部门有着不同的业务与工作要求，只有熟悉和精通了业务知识，才能在撰写公文的时候将事情叙述清楚，把道理讲明白，把要求提出得更加明确。如果一个文秘对行政机关的实际并不了解，自身又不精通行政管理的规律，很难想象他能写出符合行政实际的公文。
如果上级要求文秘拟定一份购销合同，那么这个文秘就一定要具备以下的素质：
了解《中华人民共和国合同法》，熟悉销售方的情况，例如销售地点、店面分布、价格、库存等情况，同时还要了解生产方的情况，例如产品质量、规格、发货地点、运输情况以及售后等。因此，如果文秘没有丰富的业务知识储备，那么他将很难拟定出一份合格的合同。
5．拓宽知识领域
公务活动涉及社会生活的很多方面，其形成的因素也是复杂多样的，文秘工作者需要具备多方面的知识储备，否则就无法适应公务活动的需要。这就要求文秘工作者要尽可能地通晓政治、经济、哲学、管理等各方面的知识，甚至还要对社会学、心理学、公关学、行政学等较为深奥晦涩的知识有所了解。如果文秘工作者的知识面过窄，那么就不要期望他能写出出色的公文。当然，要求文秘具备多方面的知识储备并不是说要让他们成为各方面的专家，只要对其有所涉及和了解就可以。文秘工作者要从实际出发，尽量拓宽自身的知识储备，打好并打牢知识基础，构筑合理的知识结构体系。
6．学以致用
公文写作的主要目的是为了解决实际存在的问题，换言之，公文写作的主要目的其实是在于“用”。在学习公文写作时，既要掌握应用文写作的理论，又要联系现实生活中实际存在的问题，进行思考、研究和探讨，迅速找到解决问题的最优办法，学以致用。
尽管公文写作的理论是指导公文写作的基础，但是最重要的还在于实践。只有实践才能让理论转化为技巧。要想写出出色的公文一定要多加练习，在练习时可以结合日常遇到的事情进行写作，例如会议记录、会议简报、演讲稿、学习计划等。只有多加练习，掌握公文写作的技巧，才能成为一名合格且出色的文秘。二、公文写作的语言特点及要求
语言既是表达思想的工具，也是构成文章的基础。所有的文章，从内容到形式，都需要通过语言对其进行支撑，可以这样说，如果没有语言，就不会有文章。对于公文而言，其语言的运用是否实在是行文目的能否达到的决定因素。公文与文学作品不同，文学作品如果出现问题，讲究的是“文责自负”，受损的只是作者的个人声誉，可是如果公文的质量出现问题，那么受到损害的是发文机关的声誉。所以，公文用语一定要慎之又慎。
1．公文语言的特点
公文语言是一种规范化的使用语言，而且公文的特点及其作用，要求公文的用语必须具有以下几方面的特点：（1）公文语言具有客观性与规范性
公文语言的客观性是由公文内容的客观性决定的。公文的性质决定了其具有现行的指导性和效用性，公文内容不能含有虚假成分，用来表述这些内容的语言也必须是客观真实的，不能虚构和杜撰。
公文语言不同于文学作品，文学作品因其“来自生活但高于生活”的特点，其语言可以适当夸张，表述方式也可以是极具个性化的。但是公文语言因其特性，必须使用规范的书面语，并且要严格地遵守语法规则和组合规则。为了使行文更具庄重性，不得使用口语、方言和俗语，也不能像文学作品那样使用个性化的语言。（2）公文语言具有模式性
公文本身就是模式化的作品，因此其语言也具有模式性。可以说，模式性是公文语言最显著的标志之一。公文语言与结构的模式性是由公文作为办理公务的书面工具这一性质决定的。公文的模式性主要体现在以下三个方面：
①每个公文文种都有相对固定的结构层次以及写作方法。例如，事务性通知通常由发文缘由、具体任务以及执行要求三部分组成，请示通常由请示缘由、请示的事项以及尾语三部分组成。
②公文拥有一套适用于不同情况和身份地位的专门用语。例如“遵照执行”“特此通知”“请批示”“原则同意”“收悉”等。
③公文具有一些较为常用的固定句式。例如“为……特作如下通知”“经研究，现……如下”“以上报告，如有不当请指正”等。（3）公文语言具有严肃性与庄重性
公文，尤其是党政公文具有反映发文机关的意志及承担社会管理的职能，特别是下行文，还具有规范下级及公众行为的作用。因此，公文必须具有鲜明的权威性，而公文的权威性离不开公文内在的严肃性与庄重性。
公文语言的严肃性，是指公文在述说事理时一定要做到严密周全、合乎逻辑，并且要前后连贯，内容无懈可击。要预防疏漏并防止自相矛盾的现象出现。
公文语言的庄重性，是指公文在遣词造句的时候要保持端庄持重，摒弃虚饰浮华。公文是处理公务所用，其代表某一机关立言，具有法定权威性和行政约束力。因此，公文的用语一定要做到严谨庄重。
公文的严肃性和庄重性主要体现在以下几个方面：
①适当使用文言词语及简洁凝练、寓意深刻的成语。在公文中较为常见的使用文言词语的情况有很多，例如用“拟于”代替“打算在”，用“收悉”代替“收到并了解”，用“业已”代替“已经”。公文中使用成语的情况就更为常见了，公文写作中较为常用的成语有“发人深省”“责无旁贷”“行之有效”“欲盖弥彰”“身体力行”等。
②使用严谨的书面语言，摒弃儿化音、叠音后缀、拟声词、感叹词等，尤其要注意的是，在公文写作中一定不要使用方言。在公文写作中常会用“届时”取代“到时候”，用“与会”取代“参加会议”，用“无视”取代“不认真对待”等。而且在公文中，像“一会儿”“米粒儿”“金灿灿”“黑乎乎”“稀里哗啦”“噼里啪啦”“哈哈”“哎呀”“旮旯”“糖油粑粑”等词，是不允许出现的。
③公文的语气是坚定严肃的，具有威严的。例如，国务院在批复城市的总体规划时，都会强调指出“任何单位和个人不得随意更改”，以此表明城市总体规划的严肃性，同时也表现了批复语言的庄重性。（4）公文语言具有明确性
公文语言的明确性主要体现在以下三个方面：
①体现在公文内容上。每篇公文的事由都必须交代得十分明确清楚，例如需要转发什么文件、部署什么工作、请示什么事项、解决什么问题等，都必须能让收文机关在看完公文后一目了然。
②体现在公文的用语上。公文的遣词造句都要逐字逐句地斟酌，以确保表述明确无误，在用语上不可出现模棱两可、含糊不清的现象。而且公文中所用的词语概念及其内涵，是能被社会群体共同认可和统一理解的，它所指的含义即实际事物的含义，具有词典上的意义。公文语言并非文学语言，所以它并不具备文学语言上的“能指性”特点，无法传递出丰富多样的审美信息。
③体现在收文对象和发送范围上。一旦确定了公文的行文关系，那么收文对象以及发送范围就会以主送机关、抄送机关以及附注等形式标注出来。
2．公文语言的基本要求
由于不同体裁的文章写作目的不同，因此对语言的要求也不尽相同。为了能使公文更好地体现其语言特点，确保公文用语的规范化，在运用公文语言的时候一定要达到以下要求：（1）用词要得当
词语作为构成句子的最小单位，使用得是否得当，直接关系到语言的表述是否得体，公文语言也不例外。在公文中，遣词造句要注意与公文的语体风格、行文关系、行文目的以及语言环境保持一致。公文的用词要想做到得体就必须注意以下几个方面：
①用词要符合公文的语体风格。语言的使用是与语体密切相关的，公文不同于文学作品，不需要通过或华丽或标新立异的辞藻来凸显文章的特点。公文用语需要的是简明精确、符合公文语体风格的词语。
②用词要符合行文关系和行文方向的需要。实际上符合行文关系和方向的需要就是行文语气的问题，这就要求文秘在行文用词的时候一定要符合发文机关的身份和地位，要能正确体现出发文机关与收文对象之间的特定关系。在制发上行文时，尽量选择使用谦辞和敬辞，以表示对上级机关的尊重。在制发平行文时，应尽量使用谦虚和商量的口气，以表示对收文机关的礼貌与客气。在制发下行文时，用语通常多为严厉的、不容置疑的语气，要体现出上级机关的严肃和郑重。
③用词要符合行文内容和目的需要。公文的内容和行文目的不同，在制发公文时选择的语言也不相同，因此公文的语言色彩一定要符合特定的行文目的及文章内容的性质。例如，颁布政令要庄重严肃，通报错误要义正词严，申请、请示等则要平和委婉。再如，同样是下行文，在制发命令时，用语要坚定严肃；在转批下级机关文件时，用语就要平缓慎重一些；制发公告时，语气要平和谨慎。
④用词要与语言环境相协调。随着社会的进步，时代的发展，语言中的词也在不断地更新和发展，即便有些词仍保持原貌，但是其内涵及社会评价已经发生了极大的变化。公文用词要与时俱进，与周围的语言环境相协调。就目前的语言环境而言，改革开放之前的很多词都应该摒弃，例如“大搞”“大办”“打倒”“走资派”“阶级斗争”“投机倒把”等。这些词因带有鲜明的时代色彩，已经不适用于现在的社会情况。对于那些在新形势下被赋予新意的老词，应站在不同于以往的角度去选用，例如，“私营业”“雇工”“包产到户”“自留地”等。而对于那些带有时代色彩的新词，如“房改”“低保”“扫黄打非”“反腐倡廉”等，要大量吸纳和采用。公文主要针对的是当前的事项和当前的现实问题，这就决定了公文不能使用过时的公文语言的特性。因此，公文语言要与周围的语言环境相协调，具有时代特色。
⑤用词可以使用婉曲等表现形式。公文写作虽然倡导直述直白，但是这并不代表公文写作不讲求语言艺术。而“婉曲”就是公文语言艺术的体现。婉曲是一种修辞方式，它所指的是不直截了当地表达本意，而是通过委婉曲折的方式、含糊闪烁的言辞，流露或暗示想要表达的本意。在公文中，必要而妥帖的婉曲既得体地表达了发文机关的观点或看法，又让对方易于接受。在公文写作时，有以下两种情况会经常使用婉曲的表达方式：
第一，不宜直白的情况。在公文写作的过程中，经常会遇到出于某种原因而不宜直接表述的词句，此时就可以采用婉曲的表达方式。此种情况在公文中常见的表达有很多，例如“低收入者”（贫困者）“民营企业”（私营企业）“鼓励留学人员以适当的方式为祖国服务”（难以细分类）等的表述，都是在不宜直白的情况下，采取的婉曲的表达方式。
第二，对外交往的公文。外交公文经常会使用婉曲词语来表达一些众所周知、不便或无须再述的情况。其中较为常见的婉曲表述有“发展中国家”（指经济发展相对落后的国家）“众所周知的原因”（指不便于直说的原因）“缩小南北差距”（指缩小国家间的贫富差距）“双方就……坦率地交换了意见”（指双方意见存在严重分歧，并未达成一致）等。（2）语言要准确
语言准确是公文语言的基本要求。这里所指的准确是意思表达真实、明确，没有含糊不清、言过其实和褒贬不当的地方。公文语言准确，才能将事情表述清楚。不确定的语言会带来理解上的错误，这样就无法达到制发公文的目的。准确在词语的运用方面主要体现在以下几点：
①区分词意的大小和轻重，准确选词。汉语词汇丰富，同一个词语的同义词、近义词有很多，它们的意义存在细微的差别。同一个意思，即便可以使用很多词语进行表达，但是只有一个词语是最为准确的。在进行公文写作时，遇到这种情况时一定要再三斟酌，如果不严加区分，就极易造成表意不准确的现象。例如，在公文中常会看到“损失严重”和“损失惨重”，这两者看起来意思相近，但还是有一定的差别的。“损失严重”表示财产或经济损失程度较重，而“损失惨重”表示的则是财产或经济损失的程度十分严重。在下行文中，时常会看到“请认真贯彻执行”或“请参照执行”的字样，两者看起来似乎差别并不大，但是如果仔细阅读就能发现其中的不同。“贯彻执行”就意味着必须按照公文中的要求执行，不可走样；而“参照执行”则允许收文机关结合本地的实际情况，在执行的范围和程度上可以较为灵活地掌握。再如，“逐步”与“深入”“进一步”之间，“工作”与“活动”“运动”之间都存在着不同程度的差别，在选用的时候一定要认真推敲，仔细琢磨。
②讲究语法，合乎逻辑。如果语法和逻辑上出现问题，必然会影响语言的准确表达。为避免此类错误的出现，要做到以下几点：
第一，保证句子结构的完整性。汉语的句子成分主要有主、谓、宾、定、状、补六种，在表达的时候，可以省略其中的某些成分，但是必要的成分不能欠缺，否则句子的结构就不完整，这样不仅影响阅读，有时还会造成歧义。
第二，保证句中词语搭配适当。在写每一个句子的时候，都要考虑词语之间在意义上、逻辑上以及习惯上是否搭配得当。例如“有待解决的任务有很多，我们要努力工作”，这句话中的“有待解决”和“任务”在使用习惯上并不搭配，按照正常的搭配应当是“有待解决的问题”或“有待完成的任务”。在公文写作的时候，如果忽略了词语的搭配问题，那么在阅读公文的时候就会感到十分拗口，在表达上也显得十分怪异。
第三，注意语言的逻辑关系。一旦语句出现逻辑错误，在事理上就会讲不通，有时甚至会使判断出现错误。正确的语言逻辑关系，不仅可以使语言条理清晰，而且能够反映出事物的内部规律，将事物的概念表述得清清楚楚，使判断准确无误。
第四，注意关联词语的使用和句式的选择，以使句子间关系紧密，语气贯通。同时还要注意避免句式杂糅。通常来讲，一个完整的句子只用一种句式。如果一个句子同时使用两种不同的句式，就会造成句子结构的混乱。
③表达准确，避免歧义。一词多义是汉语的一大特点，为了确保
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