作者：张保忠
出版社：中华工商联合出版社有限责任公司
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机关·企事业单位应用文写作规范与例文(套装共5册)试读：
前言
应用文是各类企事业单位、机关团体和个人在工作、学习和日常生活等社会活动中，用以处理各种公私事务、传递交流信息、解决实际问题所使用的具有直接实用价值、格式规范、语言简约的多种文体的统称。具体包括，日常生活或工作中经常应用的个人简历、调查报告、实习报告、思想汇报、工作总结、求职演讲、企划文案等。
办公室文书写作是办公室文秘的必备技能之一，要胜任这一工作，文秘工作者必须有良好的记忆能力及文字功夫，能熟练使用各种办公自动化设备，能熟练地对各种文件资料进行整理归类，同时还要具备一定的金融、税务、法律方面的知识。针对这一系列复杂的要求，本书为广大文秘工作者提供了数十种文书写作的详细规则、方法和样本。
该书囊括文体种类众多，阐述内容详细，每种文体都先介绍写作范例与规则，再以范文使读者对此类文书的写作有一个直观的认识，因此可作为办公室文秘人员手边案头的一本实用工具参考书。
本书集通俗性和实用性于一体，分为上下两篇。上篇：文秘写作规范与例文，共三章内容，该篇从基本的公文格式开始介绍，到法定公文、常用公文的起草格式及范例，详细地讲述了各种公文的写作要领与范例，简单实用，现查现用。下篇：办公文案写作规范与例文。分三章内容分别讲述了：规章类文书写作，内容包括制度、章程、规则等组织中不可或缺的文书的写作；事务类文书写作，既包括日常事务公文文书，又包含竞聘演讲稿、述职报告以及新闻文书等文体的写作； 民事类文书写作，内容包括欢迎词、欢送词、答谢词、祝词、贺信、贺电、慰问信、慰问电、请柬，以及其他民事文书的写作。
书中所有文体，格式标准，一看就懂；范文规范，即学即用，能够帮助读者快速有效地提高公文写作水平。
本书在编写过程中，参考了大量的公文写作书籍，在此，对这些书籍的作者和为本书的出版给予帮助与支持的朋友们表示衷心的感谢。上篇文秘写作规范与例文第一章 基本公文格式第一节 公文版式
版式系指公文的版头形式。版头用套红大字将发文机关名称居中标印于公文首页上端。
国家机关公文的版头一般由发文机关（作者）名称加“文件”二字组成（见例一）。
中国共产党各级领导机关的版头主要有四种形式：
一是由制发机关加“文件”二字组成，此种版式主要用于发布、传达和贯彻党的方针、政策和作出重要的工作部署，转发上级机关的文件，批转下属地区或部门的重要报告、请示等（见例二）。
二是由制发机关名称加括弧标注文种组成，如《中国共产党××××委员会（××）》。此种版式主要用于通知重要事项，任免干部，批复下级机关的请示，向上级报告、请示工作等（见例三）。
三是《中共××办公厅（室）文件》、《中共××办公厅（室）（××）》。此种版式用于各级党委办公厅（室）根据授权，传达党委的指示，答复下级党委的请示，转发上级机关的文件，批转下级机关的报告、请示，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作。
四是《中共××部文件》、《中共××部（××）》。此种版式用于除办公厅（室）以外的党委各部门发布本部门职权范围内的事项，向上级机关报告、请示工作。
例一
例二
例三
值得注意的是，例三版头后面的括弧内是用来标示公文文种名称的，而不是用以标注部门（如组织部、宣传部、统战部等）名称的。第二节 公文拟稿的要求
公文拟稿就是指公文文件的起草，这是一项具有很强思想性、政策性的工作。公文的内容要符合国家的法律、法规及其他有关规定，拟稿人应主动查询有关法律法规，查阅过去办理的相关文件，做好衔接。具体来讲，公文的拟稿要注意以下几方面内容：
第一，公文文种的选择要根据发文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系来确定。
第二，拟写公文时要注意做到：实事求是；观点明确；表述准确；结构严谨；条理清楚；字词规范；还要力求篇幅简短等。
第三，明确所拟文稿的指导思想、目的要求、政策界限、缓急程度、密级等，体现领导意图。
第四，对公文拟稿人的法律素质的要求是：公文拟稿人一定要懂得国家的法律、法规，要能运用相关的法律、法规指导自己。
第五，内容必须同党和国家的方针、政策、法律、法令相符合；注意政策的纵向连续性和横向一致性，避免顾此失彼，相互抵触；具体办法、措施要周密可行，切合工作实际。
第六，拟稿要简明扼要，层次清楚，文理通顺，字迹工整。
第七，人名、地名、数字、日期、引文要准确、规范。
第八，公文拟稿用纸纸型一律统一为B5纸。
第九，拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；要求上级机关批转公文的请示，应代批转公文的上级机关拟写批转文稿。
另外，公文在拟稿时一定要有逻辑性，语法、标点等一定要准确。文稿还要准确顺畅，简明生动，避免出现错误、不全面、冗长、啰唆和呆板的问题，尽量做到思路清晰、文笔流畅、准确地表达概念、判断，这样才能写出符合实际要求、具有针对性的公文，才能有效地推进与指导工作。第三节 公文印制的要求
公文的拟稿经过有关部门、领导签发后即送交印制部门进行印制，进入印发阶段。拟稿只有通过缮印、校对，才能最终成为正式的文件。缮印与校对工作在文件的处理过程中起着重要作用，是文件处理过程的重要组成部分，关系到文件处理工作的质量与速度，关系到发文的结果与实施效果。
公文的印制工作是非常重要的，具体有如下要求：
第一，公文图文区用字一律从左至右横写、横排。少数民族文字的公文，则按其习惯书写、排印。公文的书写和印刷，必须使用规范的汉字，不能使用异体字、繁体字和未经国家语委公布的简化字。
第二，公文的印制要符合公文格式规范，文件的字数要与用纸的纸幅大小相适应。
第三，公文的标点符号、字体、字号、数字以及计量单位的使用一定要准确、规范。
第四，印制文件时也要认真进行校对，避免出现错误。校对应遵循一人念一稿，一人查印件的原则。如果在校对过程中发现问题，应及时与承办方进行核对，切记不要擅自改动。
第五，公文的字迹要保持清晰、整洁，不能涂抹或损坏。
第六，公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。计量单位须使用国家法定计量单位。
第七，发文机关的版头推荐用黑变体字或初号宋体字，联合行文时，推荐使用小初号宋体字；公文大标题使用二号宋体字，小标题使用三号宋体字；密级、紧急程度和各种标记字符或其他重点字使用三号黑体字；主题词使用三号宋体字；发文字号、主送机关、正文、附件、成文时间、附注、抄送机关、印发说明等一般都采用三号或四号仿宋体字。
第八，页码用阿拉伯数字标注，数字两侧各标一条短横线。单面印刷公文，页码位于每页图文区右下端；双面印刷公文，正面为单数，页码位于每页图文区右下角，背面为双数，页码位于左下角；没有图文区的页面不标页码。
第九，公文一律在左侧装订，不要在天头装订，不要压住文字，也不能只订一颗订书钉。第四节 公文格式
一、公文格式
公文格式专指主要（或称法定）文种外形结构的组织与安排，以及公文的书写、字体、用纸的规格和样式等。公文格式是公文具有法定的权威性和组织约束力在形式上的表现，是区别公文与一般文章的重要标志，也是保证公文的质量和提高办文效率的重要手段。
二、党政公文格式
党和国家行政机关公文格式的组成要素，新《条例》第三章第九条规定，主要包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
三、版头
即公文格式的第一部分，包括“公文份数序号”、“秘密等级和保密期限”、“紧急程度”、“发文机关标识”、“发文字号”、“签发人”等内容。
四、主体
即公文格式的第二部分，包括“标题”、“主送机关”、“正文”、“附件”、“成交时间”、“公文生效标识”、“附注”等内容。
五、版记
即公文格式的第三部分，包括“抄送”、“印发机关和印发时间”等。版记应置于公文的最后一页，版记的最后一个要素置于公文的最后一行。
六、公布性文件格式
法定公文中的公布性文件（诸如公报、公告、通告、公布令等）使用的文件格式与内部运行的公文格式，是有所区别的。它们虽属下行文，但由于行文方式不是在内部运行，而是通过报纸、广播、电视等媒体形式予以公开发布，所以与一般公文格式相比，其主要区别是：一无版头，二无主送，三无发文字号，四无抄送等。也就是说，公布性文件的规格包括：标题、正文、落款、成文日期。
七、公文纸型
公文纸型指公文用纸的幅面尺寸。新《条例》规定，公文用纸幅面采用国际标准A4型即297毫米×210毫米（长×宽）。党和国家公文一律采取左侧装订的形式。公告、通告等公布性公文，其用纸幅面尺寸，可根据实际需要确定。
八、行款
行款即书写或排列文字的行列款式，包括字序和行序。如汉字原来直排时，字序由上而下，行序由右而左；现在横排的行款，字序由左而右，行序自上而下。公文正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。
九、版面尺寸
版面尺寸即公文页边与版心尺寸。公文的版面尺寸规格为：
公文用纸天头（上白边）为：37毫米±1毫米；
公文用纸订口（左白边）为：28毫米±1毫米；
版心尺寸为：156毫米×225毫米（不含页码）。
十、公文中的表格
公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。
十一、发文字号
发文字号又称发文号、发文编号。它是公文格式中一个不可缺少的组成部分，即向外发文的登记编号。发文字号的作用主要体现在以下几个方面：（1）便于文件的发出。通过发文编号，使文件在文书部门挂号登记，文书部门就得履行职责按时将文件组织发出。（2）便于掌握、统计发文的数量。大单位对外发文较多，一看发文编号就知道整个单位及部门向外发出多少份文件。（3）便于查询和引用。（4）利于保管的系统性。
编制发文字号的原则，新《条例》中明确规定：“发文字号包括机关代字、年份、序号；联合发文，只标明主办机关的发文字号。”其具体要求是：①发文字号三个构成要素的排列顺序，应先是机关代字，其次是年份（书写时两面加六角括号），最后是发文顺序号。序号不编虚位（即1不编为001，不加“第”字）。②党政机关的发文字号应以分开为宜。③在机关代字中应明确发文的含义，如“中发”、“中办发”、“闽党发”、“晋汾党发”等。④几个单位联合行文时，不应一文多号，而应只标主办机关的发文字号。⑤在同一地区，当有些机关发文字号的机关代字容易造成重复时（如某县的政府、政协、政法委三机关的代字都会编成“×政发”），要力求避免。⑥在机关代字中，要不要注明承办部门的代字，可视具体情况而定，如大单位可以考虑这样做，一般中、小单位就不甚必要。第五节 公文的主题词
主题词也称叙词，是一些以概念为基础的、规范化的、具有组配性能，并可显示词间语义关系的词和词组。
在单主题公文中，反映中心内容的主题词在前，反映其他方面的主题词在后；在多主题公文中，反映公文整体内容的主题词在前，反映公文其他内容的各主题词按出现的先后次序排列。主题词标引一般应按照《公文主题词表》中的词标引，如果主题词表中确实没有专指的词来标引时，按照主题词的选词原则，可自由选用适当的词来标引，但第一个主题词必须选用主题词表中的词。
主题词的应用也是有一定范围的，具体有以下几方面：凡是以省公安厅或省厅办公室名义行文的公文，除明传电报、密码电报外，都必须标引主题词；本厅主办与其他厅局联合发出的公文也必须标引主题词。
另外，标引主题词还要注意以下几点：
第一，公文主题词是在文件拟稿时标引，它应该根据文件的基本内容，直接全面地、实事求是地揭示文件的主旨，不能只按文件的标题进行标引，同时，各个业务部门的负责人在审核文件时必须要认真审核主题词。
第二，主题词标引在文件、函件末尾、抄送单位之上，两个主题词之间空一格。
第三，每个文件的主题词一般可以有2～4个主题词，最多不能多于7个。
第四，像“敌情”、“社情”、“涉外案件”、“警容风纪”、“装备”等这些词通常是几个部门可以共用的，只编在一个部门里，其他部门在标引时，均可参照使用。第六节 公文的书面格式
一、文件头部分
位于公文首页上端，一般约占16开公文用纸的1/3面积，印有发文机关名称、发文字号、秘密等级、紧急程度、印数编号和上行文签发人等。
二、正文部分（1）标题
标题是公文的基本组成部分。一般由行文机关名称、发文事由和文件种类三部分组成。标题中不使用逗号，标题的最后也不加句号，仅在并列的词或词组中间加顿号或书名号。（2）正文
正文是公文的主体部分，是公文最基本、最重要的内容。正文一般由开头、主体和结语三方面构成、但文种不同，写法各异。（3）附件
附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要组成部分。如果没有说明，其效用与正件相同。主要作用是：使正件的内容具体化和完善化，为受文者正确理解、办理和贯彻执行提供补充说明的依据材料和参考材料。（4）公文签发机关
即公文成文机关名称。落款时要写机关全称，不得滥用简称。如“山东省计划经济委员会”不能写成“山东计经委”。几个机关联合发文，主办机关在先，其他机关按公文内容涉及面大小依次排列。（5）发文日期
即成文的具体年月日。无论哪种书写形式，均要求年月日三者俱全，缺一不可。成文年月日一律用汉字书写，一般不用阿拉伯数字。所落日期，凡一般性公文，以领导签发之日为准；会议通过的文件，以会议通过之日为准；法规性文件以批准日期为准；几个机关联合行文的，以最后一个机关的领导签发之日为准。（6）印章
公文必须加盖签发机关印章，这是证明公文合法性的凭证。印章要盖在公文末尾发文日期处，以印章的下部边缘骑年压月，上大下小。联合发文的排列顺序应与文件头上的排列顺利一致，可不压年盖月。（7）附注
公文如要附加说明发至范围，可否登报等，要用圆括号注明，顶格标在发文日期的左下端。
三、文件尾部分
文件尾部分在公文末页下部，用间隔横红与正文部分加以区别。主要包括主题词、抄送机关、印发机关和印刷份数等。（1）主题词
主题词是公文主题的核心内容，但又不是完全为了表现主题而确立的，可以从全文的整体中筛选、提炼。书写排列一般不用考虑语法结构，不一定表达完整的意思。其位置在文件尾部分横线之上，由左向右排列。词与词之间空一格，不用标点符号。一般由3～5个词或词组构成，准确地反映出全文的内容特征和归属类别。（2）抄送机关
抄送机关是送达的平行机关、下属机关。（3）印刷份数
用阿拉伯数字标明“共印××份”并用圆括号括上。第七节 公文的成文日期
成文日期是指公文的生效日期，一般就是指公文的签发日期，一般标识在图文右侧空4个字的位置或标注于正文右下方。例如联合行文的成文时间，以最后签发机关领导人的签发时间为准；决议的成文日期，用括号标写在标题下方，有时还要包括会议名；会议讨论通过的公文，应以会议通过的日期为准，并写上会议名称及届次，以圆括号括入，标注于公文标题之下。第八节 公文的核稿和把关
一、如何对公文进行核稿
核稿是指公文在送交机关或单位的负责人最后核准签发之前，由部门负责人或经验丰富、水平较高的秘书人员对文稿进行全面审核检查工作。它是公文处理工作的重要组织部分，从一定意义上说，它是修改工作的延续，是确保文件质量，节省领导用于审阅批改文件的时间和精力的重要步骤。公文的核稿，作为公文制作中的重要环节，要求公文核稿人员以高度负责的态度，对文稿从内容、文种、格式到会签手续等方面严格衡量，逐字逐句审核，严格把关，杜绝不准确、不规范的文件印发。
公文核稿的内容主要有以下几点：
•是否确需行文。
•报批程序是否符合规定。
•是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的有关文件精神，有无矛盾之处。
•是否完整、准确地体现发文部门的意图，是否同现行有关公文相衔接。
•涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见。
•所提办法和措施是否切实可行。
•结论是否正确，行文是否符合逻辑。
•结构是否合理，语法、语言是否符合公文写作要求。
•公文的文体是否合适，尤其是行文格式是否符合要求。
•人名、地名、日期、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当。
•汉字、标点符号、计量单位、序数的用法、公文格式是否符合党和国家的有关规定。
二、如何对公文进行把口“把口”是指对公文文稿进行把关。为什么要对发文文稿进行把口呢？主要是为了节省领导耗费在审阅和修改公文上的时间，有利于贯彻集中统一的发文原则，保证公文有较高的质量，便于下级办理或执行。“把口”是由办公室主任（或秘书人员）对机关各职能部门拟定的以机关名义外发文件的文稿，从政策、措施、手续及体式、文字提法等方面进行审核。对于不成熟或质量上有问题的文稿，在征得拟稿单位同意或者请示领导以后可以根据情况采取退、补、改三种方法加以处理。（1）退
对于不需要发布的或者可以由各业务部门自由发布而不需要用本机关名义发布的文稿，退回拟稿单位进行处理；对于内容不成熟或者文字上需要作大量修改的文稿，或者可以合并发布的文稿，提出问题和处理意见后退回拟稿单位修改。（2）补
对于不按照公文处理工作的有关规定办理的文稿，退回原拟稿单位予以补正。（3）改
对于质量上虽然有些问题，但不需要退回拟稿单位修改的，可以根据情况采取以下方式进行修改：
一是内容比较简单，文字修改不大的，可以由秘书工作部门自行修改，也可以请拟稿单位来人修改。
二是急件或特急件，可以请拟稿单位来人共同研究修改。
为了保证公文把口的顺利进行，要求一个单位职能部门拟写的文稿，除指定径直送机关领导同志直接审阅的以外，一般都要归口到办公部门，由办公部门初审认为合格以后再送机关领导同志签发，以确保文稿质量。第九节 公文的签发、封发和归档
一、公文的签发
签发是对文稿的又一次全面核查，是指机关领导对审核的文稿进行最后审定并签署印发，是对公文质量与正式效用的最终确认，更是文件定稿形成的最后环节，也是领导对公文进行严格把关的一项决策性程序。文稿送批前，涉及其他部门或地区的问题，应严格执行会签制度。
签发前必须进行审核，确认公文无误。签发分四种：正签，指签发人在自身法定职权范围内签发公文；代签，指根据授权代他人签发公文；核签，又称加签，指上级领导人签发下级机关或部门的重要公文；会签，指两个或两个以上机关联合行文时，由各机关领导人共同签发公文。
需要注意的是，会签的文稿，必须由每一会签单位的负责人签署意见并加盖公章。凡需会签的文稿，一般应由主办部门与有关单位联系，送请会签。如会签、协调中不能取得一致意见，应将分歧意见如
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