作者：诺立教育
出版社：机械工业出版社
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Excel在人力资源和行政管理中的应用试读：
前言
对于人力资源与行政管理人员来说，Excel是我们工作中必不可少的助手。它不仅能帮我们创建管理工作中的各类表格，而且能够对各类工作数据进行处理、计算、统计与分析，如创建公司招聘制度表、创建考勤制度表、创建人事管理表、统计分析应聘人数与学历层次情况、统计分析培训考核排名、统计分析员工考勤情况与考勤率、使用Excel向领导汇报上半年的人力资源经费使用情况等。如果读者能熟练掌握Excel，那么这些问题与操作都会迎刃而解；反之，可能就会焦头烂额。
鉴于此，我们组织了多位在Excel人力资源与行政管理方面具有丰富实际工作经验的专家，精心为读者编写了本书，相信读者学完本书的内容后，也可以使用Excel轻松完成工作中遇到的各类操作与问题。
本书内容
夯实全面的基础知识：本书前5章围绕人力资源与行政办公中最为常用的Excel基础内容进行讲解，如人力资源是干什么的、学会HR表格高效编辑、学会HR数据快速整理、学会HR数据高效分析、学会HR图表商务化处理。通过具体实用的多个例子来逐一讲解各基础功能的使用，为初学者学习打下坚实基础。
拿来就用的行业案例：本书后7章结合行业应用实际问题，有针对性地讲解办公软件在行业应用中的相关案例，如公司员工招聘/甄选/面试与录用、员工培训统计/分析与成果评估、员工人事信息数据创建/统计与分析、员工考勤和请假表创建/出勤统计与奖惩、员工加班申请与记录/加班费统计、员工值班安排/值班人查询与自动提醒、员工工资统计/工资条生成与工资分析。具体的行业案例，便于读者拿来就用、举一反三。
本书特色
突出讲解，拓展思维：对一些常常困扰读者的功能特性、操作技巧等会以“专家提示”“公式分析”“应用扩展”等形式进行突出讲解，不但为读者排忧解难，更能拓展读者思维，使读者对学到的知识应用自如。
图文解析，易学易懂：本书采用图文结合的讲解方式，读者在学习过程中能够直观、清晰地看到操作过程与操作效果，更易掌握与理解。
专业的专家团队：本书由多位在Excel人力资源与行政管理方面具有丰富实际工作经验的专家来撰稿，并由在行业办公领域创作了《办公高手“职”通车》系列畅销书的组稿人来完成最后的组稿。可以说本书是一本定位明确、内容夯实的人力资源与行政管理用书。
赠送丰富的学习资源：赠送200多套经典办公模板及大量的多媒体教学视频，下载地址为：http://pan.baidu.com/s/1dEDM9ah（注意区分数字和英文字母大小写）。
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本书由诺立教育编写，包括吴祖珍、曹正松、陈伟、徐全锋、张万红、韦余靖、尹君、陈媛、姜楠、邹县芳、许艳、郝朝阳、杜亚东、彭志霞、彭丽、章红、项春燕、王莹莹、周倩倩、汪洋慧、陶婷婷、杨红会、张铁军、王波、吴保琴等。
由于时间仓促，错误在所难免，希望广大读者批评指正。如果在学习过程中发现问题或有更好的建议，欢迎发邮件与我们联系。编者2017年5月第1章人力资源是干什么的
本章概述
※本章对人力资源的概念、职位及其工作职责进行了简单介绍，使用户对人力资源有一个新的认识。
※本章概述了Excel在人力资源领域中的应用。
学习要点
※了解人力资源和人力资源部的定义
※了解Excel对人力资源的重要性
※了解Excel在人力资源领域中的具体应用
※了解正确使用Excel应该树立的习惯
学习函数
※返回当前日期和时间函数：TODAY函数、NOW函数1.1人力资源综述
人力资源（Human Resource，简称HR），指一定时期内组织中的人所拥有的能够被企业所用，且对价值创造起贡献作用的教育、能力、技能、经验、体力等的总称，也指一个人具有的劳动能力。人力资源是一种特殊而又重要的资源，是各种生产力要素中最具有活力和弹性的部分。1.1.1 人力资源部简介
人力资源部的概念是在20世纪末从美国引入的，在此之前，我国企业中的人事管理部门称为人事部。人力资源部是对企业中各类人员形成的资源（即把人作为资源）进行管理的部门。人力资源管理是企业的基础，对企业经营发展起着至关重要的作用。
按工作类别分类，人力资源部的主要职责包括招聘、选拔、配置、培训、开发、激励、考核企业所需的各类人才（如图1-1所示），制定并实施各项薪酬福利政策及员工职业生涯计划，调动员工的积极性，激发员工的潜能，满足企业持续发展对人力资源的需求。按工作内容分类，人力资源部的主要职责包括人力资源管理制度的建设、组织结构设计、人事管理、绩效考核体系设计、薪酬福利体系设计、培训与开发、劳动关系及人力资源管理信息系统建设，如图1-2所示。图1-1 人力资源部主要职责PPT效果图1图1-2 人力资源部主要职责PPT效果图21.1.2 人力资源部常见职位及工作任务
人力资源部常见的职位主要包括人力资源部经理、人事专员、招聘专员、薪酬专员、培训专员、绩效考核专员、劳动关系专员等，其中人力资源部经理负责企业人力资源发展整体规划、指挥部门各项工作并负责与公司其他部门进行工作协调；其他专员各司其职，分别负责公司人事招聘、员工培训、人事制度设计、人事变动、考核及指定劳动合同、协调劳动关系等。下面详细介绍一下各职位的工作任务。
一、人力资源部经理岗位工作任务（1）企业人力资源发展规划；（2）企业各部门人力资源需求预测与控制工作；（3）指挥、协调、控制部门内各职能体系的工作；（4）处理人力资源部与其他部门的内、外部关系，如图1-3所示。图1-3 人力资源部常见职位分配PPT效果图
二、人事专员岗位工作任务（1）日常员工行为管理工作；（2）员工考勤管理工作；（3）员工档案管理工作；（4）员工录用、离职管理工作。
三、招聘专员岗位工作任务（1）人员招聘与甄选；（2）员工编制管理；（3）岗位设置与职位分析。
四、薪酬专员岗位工作任务（1）定期核算一线人员、管理人员及营销人员的工资；（2）各工资体系要素控制与信息收集分析；（3）员工养老、失业保险等四险一金的核算；（4）员工薪酬与激励；（5）员工福利管理；（6）薪酬工资体系建设与完善，如图1-4所示。图1-4 人力资源部岗位工作PPT效果图
五、培训专员岗位工作任务（1）根据各部门的培训需求，结合企业现有情况拟定培训并组织实施；（2）新入职员工的培训和跟踪评价；（3）培训课程的设置和开发工作；（4）员工奖惩审核；（5）其他宣传工作；（6）企业文化建设工作。
六、绩效考核专员岗位工作任务（1）建立健全、科学、合理的绩效综合测评指标体系；（2）完善考核制度，有序地组织绩效考核工作；（3）反馈考核结果，对人员调整提供建议，提高组织整体工作效率。
七、劳动关系专员岗位工作任务（1）定期或不定期做好员工调查活动，了解一线员工生产和生活情况；（2）处理员工投诉，审核各类员工纠纷处理结果；（3）协调劳资关系，处理工伤事故；（4）深入了解员工的思想活动，定期或不定期组织各项活动，丰富员工的业余生活，提高生产积极性，如图1-5所示。图1-5 人力资源部岗位工作PPT效果图1.2Excel对人力资源的重要性
Excel在人力资源领域的应用十分广泛，在Excel中可以制定规章制度，可以及时有效地分类记录信息，还可以利用Excel强大的数据处理功能计算分析薪资、员工年龄、学历等数据，对企业全面实现自动化管理。1.2.1 制度表格离不开它
为了使公司的管理更规范化，经常需要制定各种规章制度，使用Excel表格可以使输入的章程更规范美观。如图1-6和图1-7所示分别为面谈记录表和员工试用期鉴定表，都是一些常规的人员招聘面试所要用到的表格。图1-6 面谈记录表图1-7 员工试用期鉴定表1.2.2 信息记录离不开它
在进行人事管理时，需要记录各种人事信息，如员工档案、通讯录、员工出勤情况、值班登记、员工考核成绩等。使用Excel既可快速记录这些人事信息，也可以为后期的人事分析提供数据，例如，可以在员工档案基础上统计员工的年龄、性别、学历情况，分析公司员工年龄、性别结构以及学历分布情况；在出勤及值班信息基础上可以计算员工的工资及奖金，并且分析每位员工工作的积极性等。如图1-8所示的员工档案统计表，如图1-9所示的员工加班记录表及如图1-10所示的员工考勤表。图1-8 员工档案统计表图1-9 员工加班记录表图1-10 员工考勤表1.2.3 数据处理离不开它
Excel的强大功能主要体现在数据的处理上，使用函数可以进行各种运算。例如，使用SUMIF函数统计缺勤人数、自动判断员工档案中的身份证号码是否正确、计算员工工龄工资、设置员工合同到期提醒、生日提醒等；利用“设置单元格格式”的功能可以快速将员工工资设置成大写人民币值的形式，使工资条更规范；使用“筛选”功能，筛选出员工成绩考核的前3名等。如图1-11所示的员工工资查询表，通过公式设置改变查询标识即刻返回查询结果；如图1-12所示的工资统计表是通过公式将各个表格的数据统计起来进行运算，免去了复杂的计算。图1-11 员工工资查询表图1-12 工资统计表1.2.4 数据分析离不开它
Excel的强大功能还体现在数据分析上，例如：使用数据透视表分析员工学历分布情况、调查员工薪资构成、进行员工离职原因分析；使用图表创建员工年龄结构分布图、目标与实际业绩比较图、员工健康与个人习惯关系图等；使用SmartArt创建企业管理人员替换图、公司组织结构图、员工申请休假流程图等。
如图1-13所示的培训成果评估表，其中用折线图和柱形图分析了对课程和讲师的满意程度，形象地说明了课程的特点和对讲师的态度。如图1-14所示为员工健康与工作环境关系图，比数据分析更直观。图1-13 培训成果评估表图1-14 员工健康与工作环境关系图1.2.5 实现自动化管理离不开它
在数据管理中，会需要复杂的数据输入、烦琐的统计与分析，有时还可能无法保证数据的及时与准确，而Excel自动化管理是其强大功能的一部分。自动统计分析、数据图表的自动生成，可以有效地解决数据更新等问题。如图1-15所示为通过向界面控件中输入相关信息，对数据执行“修改/添加”“删除”等命令得到的不同结果。图1-15 客户管理信息输入界面1.3树立正确的Excel使用习惯
为了使Excel更好地服务于人事管理，在使用Excel时，必须养成正确的使用习惯。1.3.1 区分数据源表与报表表格
对于一些简单的数据（即不涉及数据加工），可直接将数据录入表格中。注意保持结构合理、层次清晰，方便阅读与打印。如图1-16所示为使用Excel制作的普通表格。图1-16 普通表格
另一种是清单型表格，此类表格主要用于存储基础数据，其数据来源可能是直接录入，也可能是外部数据导入。因为清单型表格是数据统计分析的基础，所以清单型表格与报表要分开在不同的表格中。其具体要求可归纳为以下几项：
·流水账式的数据清单；
·数据区域第一行为列标题；
·有列标题且列标题名不重复，列标题为非数字；
·数据区域中不能有空行和空列；
·数据区域中不能有合并单元格；
·每列数据为同一种类型的数据。
我们用Excel进行数据处理的目的主要有两个：一是制作报表、图表；二是利用Excel强大的数据分析功能进行数据分析，提炼出报表。与报表输出环节相对应的是报表型表格，数据量较大时，用此类表格来进行信息输出，它反映的信息都是经过加工处理后的，如各种汇总表、财务报表等，其使用对象就是信息的最终用户。
通常很多制表者将表格建立成如图1-17所示的样子。图1-17 不利用数据统计的表格
表格中布满小计、合并单元格让人一头雾水，如果将表格建立为清单型表格（如图1-18所示），就会清晰很多。
有了这张表格，想要哪种统计结果都可以通过此表作为源数据表进行统计计算得到。例如，统计各部门的人数，如图1-19所示；统计各部门中男女人数，如图1-20所示；统计各年龄段的人数，如图1-21所示；统计不同部门中各年龄段的人数，如图1-22所示。图1-18 标准的清单型表格图1-19 统计各部门人数图1-20 统计各部门中男女人数图1-21 统计各年龄段人数图1-22 统计各部门中各年龄段人数1.3.2 表格制作的统一意识
整个公司要有统一的用表理念，公司业务流程越长，每个环节的表格就越多，正确的表格设计原则是一种理念，一种意识，也可以理解为一种正确的方向，只要方向对了，就会事半功倍。
同物同名称：也就是说，对象只能有一个名称，同一对象的名称在任何表格、任何人员、任何部门中都要保持一致，以便数据引用，如图1-23和图1-24所示的表格中，数据保持一致。
同表同格式：相同的表格其格式必须保持相同，以便统计汇总数据。图1-23 基本工资管理表图1-24 加班统计表
另外，同一类工作簿/工作表的名称也应保持相同的格式，以方便批量修改公式，如工资表名称为“2017年1月工资统计表”，那么其他月份的名称应分别为“2017年2月工资统计表”……，而不是“2月工资统计表”或“某某公司17年2月工资表”等。1.3.3 表格制作的可“复制”意识
由于有些表格每期都需要建立，因此在建立此类表格时要具有大局意识，保障表格的可“复制使用。如图1-25所示，建立考勤表时，使用多项公式创建表头，下个月只要复制此表格并更改日期，即可自动返回多项数据，如图1-26所示。图1-25 考勤表图1-26 更改考勤表月份
编辑的公式应有良好的扩展性，单元格引用时，应正确使用相对引用、绝对引用，以便快速填充公式。如图1-27和图1-28所示的表格中都是使用了公式的“复制”命令以实现快速返回的批量结果。图1-27 公式批量计算工龄图1-28 公式快速查询员工的信息第2章学会HR表格高效编辑
本章概述
※表格的编辑包括不同类型数据的输入、数据的复制/粘贴、替换定位查找、表格行列的相关操作、设置数据的录入规则等。
※本章内容为表格的基本操作，是进行其他数据处理与分析的基础。
学习要点
※掌握不同类型数据的输入方法
※掌握数据粘贴及选择性粘贴的方法
※掌握数据定位与查找的方法
※掌握表格的行列操作方法
※了解数据验证规范录入数据的设置方法
学习功能
※设置单元格格式
※数字格式
※向下填充
※增加小数位数
※复制粘贴
※选择性粘贴
※查找、替换、定位
※数据验证2.1不同类型数据的输入
表格中出现的数据分为多种类型，如文本型数据、费用金额数据、日期数据、百分比等。由于不同类型数据的输入方法不同，为了使表格数据的输入工作更高效，下面介绍一下不同类型数据的输入、数据的复制/粘贴、查找替换及数据验证等的技巧。2.1.1 输入文本数据
输入到单元格中的中文汉字、字母等均默认为文本型数据。特殊情况下，还需要将输入的数字设置为文本格式。下面举例说明，实战实例1：输入形式为“0001”的序号
本例需要在“序号”列中输入形式为“0001”的序号，直接在单元格中输入“0001”（如图2-1所示），按下Enter键确认输入时返回结果为“1”（如图2-2所示），为了正常显示，可按以下操作进行。图2-1 输入“0001”
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]