极简工作(套装共2册)(txt+pdf+epub+mobi电子书下载)

作者：[德]约根·库尔兹

出版社：中国人民大学出版社

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极简工作(套装共2册)试读：

版权信息

极简工作Ⅰ——工作中的断舍离，效率提高20%

极简工作Ⅱ——打败拖延和焦虑，从整理电脑开始

目录

序 |preface 告别杂乱无章

自测 |test 给自己定位

第1部分 持久整洁的基础知识

1 本书宗旨：助你取得持续进步

2 Kaizen理念：持续优化

3 正确使用本书：你会极大受益

第2部分 持久整洁的五级阶梯

1 第一级：整理与清洁

2 第二级：约法三章

3 第三级：优化工作流程

4 第四级：加强自我责任意识

5 第五级：目标与指标

复杂的世界渴望简单化。大多数人在审视自己的工作场所时，总会清楚地意识到这一点。

让我惊讶的是，工作场所几十年来并无实质性变化——即便技术革新，无纸化办公有望实现（有些甚至已经实现），组织管理方面的研究发展惊人，办公室里还是会一如既往地出现堆积如山的纸张，贴着“加急”标签的文件夹，写着电话号码、邮箱地址、日程表、待办事项、宣传广告、工厂样品的黄色便利贴，从DVD到U盘等各式各样的存储器，还有免费样品、杂物……为什么会这样？

因为工作场所不仅仅意味着工作的地点，它更是一个象征，就像是我们转移到外部的大脑。你脑中的东西会以一种近乎不可思议的方式复刻在你的书桌上。在这一二平方米的小天地里，面对日益复杂的工作生活和持续增长的压力，你仿佛置身于拼贴画中，每日处于进退两难的窘境。

好消息是，一旦你开始有意识地改变和简化你的整体思维，你的工作日常也会随之简化。这一了不起的经验被约根·库尔兹总结成简单的方法论，并在实践中进行了无数次测试。本书中，库尔兹会让你信服，怎样才能把你工作场所的垃圾清理干净。每个独立的步骤都浅显易懂，一步一步做下来，你的办公室将会从杂乱无章变为井井有条。

约根·库尔兹是我认识的这一领域中最有经验的实践家之一。他彻底改造了单独的工作间、部门乃至整个公司，并由此赢得了许多粉丝。他的理念经过了大量试用者的筛选，取其精华，去其糟粕。

这本书将告诉你，拥有整洁的办公室比你想象的要容易得多，这将大大提高你置身工作场所时的生活质量。今天就和杂乱无章告别吧！别担心，你可不会再怀念过去的生活。韦尔讷·提基·昆斯特马赫自测 |test给自己定位阅读本书之前，你可以先完成以下自测。它可以帮助你初步判断，你的办公室整理得如何。请选择：1. 你的办公桌上是不是只放着每天都会使用的物品？　□是　□否2. 你的办公桌上是不是只放着你正在进行的一项工作的材料？　□是　□否3. 工作时你是不是只用一个信箱？　□是　□否4. 你有没有设置可靠的再次发送提醒，确保有时间期限的材料不会被淹没在成堆的文件或资料库中，费很大工夫才能找出来？　□是　□否5. 你的系统能否确保在运行项目的剪贴板中，一分钟之内找出每个需要的文件？　□是　□否6. 你不在时，你的同事能否从你的工作材料中顺利找到他想要的文件？　□是　□否7. 你是否通过列清单简化工作？　□是　□否8. 你是否随时都清楚应当把材料存放在哪里？　□是　□否9. 你有没有为你的办公室工作约法三章？　□是　□否10. 你的公司是否包含管理费用且该费用被纳入组织管理的总经费中？　□是　□否■分析你选了几个“是”？10个你已经很会整理了，并且知道该使用哪些技巧。工作中你会优先成为合作伙伴。尽管如此，我仍想提一些你不知道的小建议。本书后几章针对进阶者的内容尤其适用于你。7~9个你已经知道一些整理办公桌和工作的方法。若你能认真研习本书，必能收获一系列建议，帮助你显著提升办公室优化技能。3~6个和许多人一样，你还有很多需要深入学习的地方。本书中的许多方法供你充分利用。我们将帮助你显著提高效率和工作乐趣。1~2个当你深入学习办公室整理的知识并将这些建议付诸实践之后，你会惊喜地发现一些积极的转变。该自测题帮助你初步找到自己的定位。同时，无论定位在哪个阶段，分析中都指出了你的上升空间：每一道选“否”的题，都留给你改进空间。祝你成功！第1部分持久整洁的基础知识1本书宗旨：助你取得持续进步“没人有时间整理东西，但人人都有时间找东西。”这句话在办公室中得以验证。在生产制造时，思想的持续优化已经成为常态，然而众多企业在优化过程中却忽略了办公室优化。那些最容易犯的，最难发现的，产生最大影响的和最不容易改正的错误，其实往往并非出现在生产制造的过程中。

尽管如此，绝大部分优化的对象依然是制造，而非管理。因此，当车间已经取得长足进步时，办公室优化的巨大潜能却没有被开发。也正因为如此，尽管许多企业有好的产品，却因办公室的浪费和低效而影响发展。员工必须克服持续增加的工作压力，这往往会带来不满、劳累和过重的负担。

如今，全球化毫无疑问地影响着各行各业。因此，为了确保公司能够幸存，避免浪费已经不是一种选择，而是不容商榷的前提。

那么工作日常究竟是什么样的呢？很多企业都会有以下场景：

办公室工作没有标准，每个人按照自己认为对的方式完成任务。

运行时间过长。

存在弯路和阻碍。工作运行并非通畅顺利，而是曲折迂回。

致力于生产技术和自动化研究的夫琅和费学院用数据对这些情况加以说明。由该学院发表的一份研究报告表明：办公室工作人员平均浪费了他们32%的工作时间（Lean Office 2006, S. 5f.）。细分这些浪费的时间，约三分之一是浪费在自己的办公区，只为找一份需要的文件；一半是由于办事过程协调不周造成的，这可能会引发过长的等待时间和办公运行的停滞；剩下的则归咎于办公室其他低效的工作。

细究这份报告的数据一定让人瞠目结舌：居然浪费了32%的工作时间！把这些浪费的时间加起来，相当于一年中有70天，员工只是来到公司，一整天无所事事，接着下班回家，什么正事儿都没做。

20年前恐怕这并不是个问题。以前流行“以大欺小”，现在却变成“以快欺慢”。你现在的速度只能在下一个比你更快更廉价的竞争者出现之前被接受。扪心自问，如果你的竞争对手完成同样的工作比你好20%，快20%，还便宜20%，会怎么样呢？你认为顾客还会继续选择你，只因为他们去年与你作过吗？

如果你觉得这个例子太不现实了，那就问问在汽车工业这一行工作的人。那儿的供应商在数年前就被要求降价30%，如果他们还想继续接到订单的话。

关于本书主题的重要性，如果你还想更近一步证明的话，就想想知识爆炸吧：知识每四年翻一倍。四年后30封邮件变成60封，再过四年后再翻一番，即120封，总共翻了两番。然而八年过后，要等再次翻倍可要不了四年了，因为翻倍的速度越来越快。

如果你袖手旁观的话，你办公桌上的2个文件夹虽不会变成16个，但很可能会变成至少8~10个。自然，未完成的项目资料也会随之增加。

无论你是干哪行的，很明显，你必须得做点儿什么，否则将会遭受身心疾病的困扰。近年来，这种情况越来越严重并逐渐发展成一种现象：职工因工作压力而崩溃、患病（心身耗竭综合征）。

解决的方法是：即使在办公室中也要重视并充分调动生产力。谁能成功提高自己的办公效率，谁就能胜任更高要求的工作。

当你只是听到或看到“整理”这个词的时候，再联想到你之前的种种经历，恐怕要翻白眼。当你把你的地下室、存储器或车库整理干净后，这种整洁清爽的状态并不能保持很久。这种情况我隔一段时间就能从我研讨会和报告的听众中听到。只有极少部分人能够长时间保持井井有条。整理出效率

因此，本书的目标是：手把手地教你方法，给你建议，帮助你长期维持办公桌和办公室的整洁。

如果你现在问我这是否可行，那么你应当知道：这些方法来自实践，而且已经在数百张不同行业的办公桌上得到证实。我这些方法既适用于5个员工的小作坊，也适用于2万员工的上市公司。本书中，我总结了通用法则，到哪儿都能用上，只要单位里有行政管理的工作，也就无关乎是工业企业还是服务行业了。

通过本书的指导建议你会发现，只需很短时间，你在办公区明显更加如鱼得水。你预期会有哪些成效呢？当我在指导结束后问起我的客户，他们如何评价自己的改变时，统计出以下几条：

效率提高10%~20%

空间节省20%

找东西的时间缩短40%

运作时间缩短25%

随之而来的其他改变：

同事满意度显著提升

办事过程中阻碍减少

满足客户要求更快

竞争力提高

近年来，随着综合性和动态的持续增强，公司更快、更好、更经济地运行显得尤为重要。因此，员工除了对自己的办公桌了如指掌之外，还得熟悉同事的工作进程。如今，在管理中行之有效的代班制度依然十分罕见。出于这种原因，我在本书中不仅仅聚焦于自己单独的工作区域，而是延伸至整个部门甚至全公司。

由于本书给出的建议旨在更快、更好，尤其是更轻松地工作，工作人员大都从此获益，并出现积极转变。

学习本书后，除了上文提及的持久整洁之外，你还会有其他收获：

你将熟悉适用于你工作岗位的规定。

除此之外你还会了解跨岗位规定。大家既能更有效率地完成自己的工作，帮同事代班时，也不会手足无措。

业务运行时间显著缩短。

效率提高：同一公司，同一团队却能胜任更多。

工作人员更多为内部和外部的客户着想。2Kaizen理念：持续优化

本书中，经过实践检验的方法、建议和措施的基础是Kaizen理念。尽管书中这一理念仅作为背景知识，还是建议你理解其核心思想。2.1 什么是“Kaizen”“Kaizen”这一概念源自日语，由两部分组成：“Kai”（=改）和“Zen”（=好或更好）。“Zen”的“Z”发音不是［ts］，而是浊音［z］。

Kaizen是一个持续改进的实用过程，由多个小步骤累积而成。相较而言，单个措施很容易施行，因为它不涉及昂贵的技术改造，不需要高额投资费用，而且风险一目了然。

如果你想记住这个概念的含义，有以下两条妙招：（1）联想到“节省”。通过“Kaizen”可以节省所有浪费的东西。（2）在施瓦本地区方言中，这个词的发音接近“无意义”，所以“Kaizen”就意味着丢掉所有无意义的东西。

20世纪90年代初，一份关于汽车厂商对比的国际研究报告使持续改进过程广为人知。这一时期，相较于全球各国，受益于Kaizen过程的日产汽车制造速度快20%，价格便宜20%，质量高20%。德国、美国纷纷借鉴后也得到类似的改善。

我曾做过几年的商务主管，也是tempus分公司drillbox的领导层成员。在这一职位上，我致力于研究改进的各种可能，并接触了Kaizen理念。之后我们开始试着理解Kaizen，并应用于实践中。结果公司的改进达到了我们曾觉得遥不可及的高度，毕竟我们在推行Kaizen之前就已经是收益颇丰的世界市场引领者了。Kaizen让我们挖掘了许多改进的潜能。

后来我遵循“适用于生产也能适用于管理”这一原则，开始把这些理念运用到办公室中。当成功如期而至并流传开来后，我接到了举办讲座和研讨会的邀请。后来我又在一些公司中加入了实践指导，同样妙趣横生。

下文中介绍的并非新方法，而是将生产制造中的改进潜能转移到办公室中。创新的是，Kaizen理念被运用到了管理领域。这并不奇怪，因为管理中隐藏着加速运行、加强客户友好的巨大潜能。

无论是在生产还是在管理中，你会发觉Kaizen揭示了你之前从未意识到的问题。如果你成功地解决了各种积压的事务，便能迎接新的挑战。Kaizen让过去那些存在而未被察觉的问题变得透明化。

Kaizen理念的特别之处在于，它既适用于公司也适用于员工：员工能够更快、更好，尤其是更轻松地工作，同时，公司也会更有竞争力。2.2 登上Kaizen阶梯

办公室Kaizen的宗旨是阶梯状的、持续的改进，共由五级紧挨着的阶梯组成。

本书第2部分的五个章节分别对应这五个梯级。

为了能更好地理解五级持续改进的功效，请你先想象五个梯级

一个沉重的大球。在管理业务的组织工作中，你看到的问题越多，球就越沉。如果你想把球推上一个斜坡，需要费很大力气。在办公室里也一样。第一步，为了整理干净，以及清除你工作环境中所有干扰你注意力和打断你工作的东西，你必须投入时间和精力。

下图对应第一级的任务。第一级

如果你在这一阶段就放弃努力，后果必定十分严重：球会滚回来。而且还不只是回到原位——球甚至会倒退一段距离。类比到办公室中，这意味着短时间内又会像以前一样杂乱无章，而且你不再良心不安，因为反正努力了也是白费。

因此第二级的内容是约法三章。规定可以帮助你维持秩序。所有你立了规矩的地方都不用重新整理了。规定就像一个楔子对球加以固定，防止其滚落。第二级

你现在应该满意了，因为你已经取得一定进展并能长期维持。但是Kaizen理念致力于更进一步的优化，因此第三级的内容是优化工作流程，也就意味着把球再向上推一段距离。第三级（向上推一段距离）

实现这一步的前提是，你能够遵守规定。第三级（球变小）

因为未解决问题的数量减少了，所以球也相应变小了。

第四级的意义在于，让同事也能更强地意识到优化的可能性。在Kaizen思维中，同事被定义为他们工作区域内的专家。因此现在的目标是，加强同事的自我责任意识和行为。现在，大家应合力把球向上推。第四级

第五级的任务是，通过制定目标给优化行动指明一个方向。这些目标关系到企业的战略定位。在行政管理中制定的指标可以帮助检测目标完成的进度。3正确使用本书：你会极大受益

本书并非强行灌输某种万能法则，而是提供多种方法供读者选择——就像点菜一样。你可以根据自己的“口味”选择适合自己的方法。

要求是：请你试用文中给出的建议。有些建议需经过时间的检验才能看出是否适合你。请更换不适合你的方法，切勿盲目以免徒劳。

笔者不想强制你按照某种固定的文件整理系统工作。如果你在整理文件夹时已经井井有条，请继续保持，不一定非要（如后文所提）使用文件支架。请把注意力更多地集中在你做得不好的方面。

本书既可以帮助你改善办公环境，也可优化整个部门的工作。只有当整套环环相扣的步骤应用于实践后，才能充分发挥本书的功效。

本书的所有方法都在日常工作中试验过。如若你还是在工作中遇到问题或有更好的建议，请通过邮箱jkurz@tempus.de联系我。和你商定后，我们会把你的建议和姓名发布在我们的主页以及我们的免费实事快报上——正如Kaizen理念的宗旨一样，所有的事情都能变得更好。第2部分持久整洁的五级阶梯利用时间，它转瞬即逝，秩序则教会你们争取时间。——约翰·沃尔夫冈·冯·歌德，《浮士德》，悲剧第一部分1第一级：整理与清洁

一个聪明人曾说过：“上帝制造下一个洪灾时不再用水，而是用纸。”放眼望去，不难发现，许多办公室已经面临灾情。“纸”洪灾

到底怎样才能在杂乱无章的办公室中做到高效办公呢？在处于国际竞争重压下的时代中，用来找东西的每一分钟都觉得可惜。

在我的职业生涯中，我曾帮助许多人建立更多秩序。在我的记忆里，没有一个人为获得清爽整洁的办公环境、节约的时间和流畅的办公流程而后悔。原因很简单：堆积使人心烦——办公桌清爽了，头脑自然也清晰了。

奥地利诗人、作家恩斯特·弗莱赫尔·冯·福伊希特斯莱本（1806—1849）曾颇有深意地说：“在整洁的房间中灵魂也得到了净化。”我个人达不到这样的深度，我说：“人们把自己的桌子整理成什么样，也就是脑子整理成什么样。”

秩序与整洁不仅能让个人感觉舒适，工厂里也遵循这样的理念：“谁能有纪律地维持秩序与整洁，谁就能高效生产。”毕竟这是让客户满意，也是公司经营成功的前提。

本书的主题为“持久整洁”。在你的办公桌能够维持长期整洁之前，你首先得建立起秩序。

这就是第一步的目标。我将手把手地教你一些亲测过的手段和处理方法，它们将清除你在集中精力创造效益时的一切障碍。

通过这些方法，你将（第一部分中提及的）球往坡上推一段距离。整理就是第一步。向上推球

你因为没时间整理而愁眉不展？这样的话你应当从沉重烦琐的日常工作中解脱出来并迈出第一步。办公室Kaizen的绝妙之处在于能够立刻做到节省时间，提高效率。只需几天，你用来整理的时间便又赚了回来。如果你接下来能顺着台阶（第一部分所示）一步一步向上爬，那么你赢得的将不仅是更多的时间，还有前所未有的自信感。登上第一级

当你整理完你的办公桌和办公室之后，你的同事可能会嘲笑你。当他们看到你空荡荡的办公桌后，可能会问：“你是没事可做了吗？”

不必理会这些嘲笑。很快这帮人又会回来，因为他们很想知道你到底是怎么做到的。1.1 拍下现状

每当我陪着我的客户开始整理工作时，我们总是先从认清自己的现状开始。这一步骤收效奇佳，所以现在我也把它推荐给你。请你拿起一部数码相机，在开始整理之前拍几张照片。■操作方法

拍下你的办公桌：办公桌

以及整个工作区域，包括地板和窗台：包括地板和窗台的工作区域

请拍下公用橱柜：

橱柜

以及细节：细节

你会有有趣的发现。■这样做的好处

你在照片上看到的办公桌和你用肉眼直接看到的不同。照片产生的距离打开了你的视野。这种“休克疗法”非常有用。

当你采纳了本书的建议后，很快你就认不出自己的办公室了。这些照片将告诉你到底有多少惊人的改变。这会使人备受鼓舞！■注意

请注意，别用这些照片让任何人难堪。

照片的目的不在于揭发同事的杂乱无章。杂乱无章更多地表示未经缜密规划的、缺乏标准化的工作流程。你在照片上看到的每一处凌乱的地方，同时都能被看成持续改善的起点。

这些照片帮你认识到外界是如何看待你的工作环境的。为了加强这个效果，你可以将照片打印后挂起来，并配上标题：“在顾客、来访者、同事、供货商等的眼中，我们就是这样的。”1.2 系统分类

记录完现状之后，现在我们开始分类。请将所有不需要的东西分离出来。■操作方法

规则如下：清除所有不需要的东西。抽屉里、柜子里、架子上的大量物品，虽被主人视为“心头肉”，却已被冷落多年或从未启用。所有这些不需要的东西都应当被清除。清除所有不需要的物品

归类时堆积的的纸、储物盒等类似物品的数量惊人。大量物品堆积■这样做的好处

这样做的结果是显著节省了空间和占地面积，缩短了找东西的时间。■注意

不要苛求自己，一开始就把整间办公室设为目标。你最好能够循序渐进。如果你的办公桌是工作的核心，那就从办公桌开始。时间管理中最基础的法则之一就是：在空的办公桌上办公比在堆满东西的办公桌上更有效率。

请从你的办公桌开始，首先清理你的直接工作环境中的杂物。以下清理顺序供你参考：（1）办公桌（2）办公桌抽屉和移动货架（3）桌肚，地板（4）边柜、书架或柜子（5）窗台等其他台面■附加建议

这一个步骤需准备废纸篓、不可回收垃圾桶，如有需要，还应准备废旧电器回收桶。

另外，整理是会传染的。在我教学期间曾多次发现，准备好的垃圾桶在未经同意的情况下被其他部门的同事塞满了。

准备容器1.3 如果你没有时间整理，该怎么办

当你在整理格层的时候，可能会出现时间不够的问题。乱七八糟的橱柜■操作方法

在橱柜门上贴上便利贴并编号。贴上便利贴

将未完成的事宜整理到待办事项清单中，给每一项事宜规定一位负责人和期限。把待办事项清单挂在所有同事都能看见的地方，等到所有任务完成之后再摘去。

将待办事项清单挂在醒目的位置■这样做的好处

你一眼就能从待办事项清单中看出还有哪些事情未完成。

你也可以用照片形式记录并通过邮件发送给所有负责人，但这种邮件发送的清单很快就会被人遗忘。而贴上纸质清单能够长期标示出未完成的任务。

你把整理这一大目标细分为小型、易行的步骤。如果你的办公室里有太多未整理的橱柜和书架，这种方法可以帮你缓解整理前无从下手的困惑。■附加建议

当你在整理时不能擅自决定某样物品是否能丢弃时，你也可以使用贴纸。将不能决定的文件和物品登记到待办事项清单中，待问清之后再做决定。

请在贴纸上写下同事名字的缩写，以便迅速找出对应事项的负责人。

请在贴纸上另用一层胶带固定，以免贴纸几天之后脱落。1.4 尝试丢弃

人类是天生的猎人和收藏家，因此当人们扔东西的时候，心里也许会不舒服：“万一这些材料还能再用一次呢……”在达到“断舍离”这一境界前，有一个十分有用的过渡步骤——“尝试丢弃”。■操作方法

把你在办公区不需要却又不想扔掉的材料和物品放进纸箱。

把旧材料置于纸箱

这些纸箱可以存放在档案室、地下室或仓库中。■这样做的好处

你在你的直接办公区中获得了更大的空间。

试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]

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