作者：胡森林
出版社：人民邮电出版社有限公司
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公文高手的修炼之道 笔杆子的写作必修课试读：
课前赘语
本书之缘起山羊胡，不知何许人也。
少壮发愤，刻苦攻读，胸有大志。一朝入公文行当，焚膏继晷，兀兀穷年。
其间甘苦，如人饮水冷暖自知。年近不惑，然于文章之道，敢言不惑欤？
尝听人言，“公文，雕虫小技耳，何足道哉？”其未敢妄自菲薄，深知公文虽为小道，亦有可观者焉。
其曰：公文之佳构，有经世之用，绝非八股，乃学养底蕴滋养而得，非止于笔头，能担纲撰写之人，亦可当大任。
有人感其言，故邀其与同道者切磋，将所思所想，做八番讲授。有好事者记录其课堂语言，连缀成篇，即为此书。
第一课 一篇合格公文要过哪五关
我国的公文历史悠久、源远流长。古代不少卓越的政治家、思想家，通过公文上书最高决策层，提出政策主张，为国家治理献言献策，推动了历史的发展和社会的进步。例如，大家熟知的有西汉贾谊的《过秦论》、三国时蜀国诸葛亮的《出师表》、唐代魏徵的《谏太宗十思疏》、明朝海瑞的《治安疏》……这些脍炙人口、流芳百世的好公文，至今读起来仍令人拍案叫绝。
现代社会里，公文的作用更加不容小看。无论是党政机关，还是企业等组织，都要靠公文来表达意志、传递政策、沟通联络，进而推动事业发展，实现组织意图。可以说，公文是一个单位、一个组织乃至一个国家实现良治善治必不可少的工具和手段，一篇篇公文的累加，是国家政治生活的重要组成部分，推动了社会建设与经济的发展。
公文，顾名思义，就是“为公”的“文”，它与公众、公事、公意、公利等直接关联，是以文辅政的重要载体，在所有文章形式中，具有特殊的地位和作用。所以在当下，做好新时代的公文工作，也至关重要。
了解公文的基本特点，是公文写作的基础。首先我们来认识一下一篇合格公文的五个基本要素，即定位准确、格式规范、结构严谨、内容实际、逻辑清晰。
第一关 定位准确
我们知道，公文是具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的主要工具。公文最重要的作用在于“以文辅政”，这是公文最重要也最根本的定位。
所谓“以文辅政”，就是通过文字工作来辅助处理政务。我国古代把公文材料叫作“公牍”，机关文字工作也就称作“治牍”。清朝人许同莘在其著作《公牍学史》中，强调公牍是“临民治事之具”，揭示了公文与政事密不可分的关系。
以文辅政，重在“政”。“政”之大小、轻重，决定着文章的主题与核心，也是评价文章效用的根本准则。古语说：“文可载道，以用为贵”。一篇公文，如果脱离了“辅政”的轨道，即使写得再好，也是无用之文。用来辅政的好文章，不在华辞丽藻，不求出异追新，而在设身处地、为政而谋，为上分忧、为下言事，这样才能经世致用，才称得上美玉良文。
为了说明这个问题，我有两个观点和大家分享。第一个观点，“政”的核心是政治性和政策性。
为什么这么说呢？我们知道，公文作为党政机关、企事业单位上传下达、联系左右的媒介，是为制定和贯彻执行党和国家的方针政策服务的，基本内容是公文所在单位的指挥意图和行政意向，所以，它的内容具有明确的政治意图，即使这种意图没有明确表达，但也一定存在于字里行间，具有某种隐含的逻辑联系。
正因为如此，好的公文首先应该凸显鲜明的政治性。公文的内容不能由个人意志决定，必须代表国家和人民的根本利益，代表领导机关的施政意志，否则，公文就无法发挥应有的效用。这就要求公文起草者必须把握公文的政治属性，站稳政治立场，凸显政治目的，紧扣中央和上级的政治要求建章立意，增强公文的严密性、权威性和说服力，确保各项大政方针执行落实到位。这也是贯彻“讲政治”的要求，这些要求都要体现在一篇篇具体的公文当中。
其次，公文还要突出严肃的政策性。公文的来源和出处与文学作品不同，它有“法定的作者”，通常是领导机关和领导集体。即使是以领导人个人名义发文的公文，也是以其代表的所在机关的身份来发布的，是行使法定职权的表现。所以，符合法律法规、政策规定是公文写作的基本遵循。游离于政策规定之外的公文，无论它的辞藻多么华丽优美、见解多么独到精辟，也是无本之木、无源之水。当然，我们讲符合政策规定，并不是机械地照抄照搬照转，而是要辩证地把握好“时”“度”“效”，既吃透上情、严格遵守，又把准下情、创新实践，做到令行禁止，彰显特色。
我要讲的第二个观点是，“辅”的要义是把握好“意图”。这是由公文的特性和要求决定的，公文的主要功用是上传下达、部署工作、协助决策、解决问题，在这里，“文”只是工具和手段，“辅政”才是目的。那么，“辅”的对象是什么？就是公文行文需要表达的意图。
这就要求，写作公文之前要把握行文目的或发文的行政意图，弄清阅文对象的具体情况，把自己摆到制发公文的主体位置上，围绕主题内容提炼观点，遵循文种既定格式行文，旗帜鲜明地表明支持什么、反对什么，明确具体指出该做什么、不能做什么，而不要模棱两可、含糊其辞。
好的意图从哪儿来？来自对实际情况的研究与分析。这其中，要特别注意研究好三个方面的问题，分别是：一要研究上情。提出的观点、办法和措施，要符合国家的法律规定和上级部门的要求；二要吃透下情。就是研究工作现状，特别是工作中存在的问题。问题看准了，才能提出符合实际的对策和措施，才能找准解决问题的办法。三要了解外情。就是借鉴外地外单位外部门在解决同样问题上的成功经验，完善我们的对策措施。
既然我们说，公文代表领导机关、领导集体的意志，那么行文前第一要做的，就是详细了解意图、弄清要求，站在领导的角度和高度思考问题，谋划未来，安排工作，而不能自己想当然，拍脑袋，或者掺杂个人喜恶。
有人或许会问，我又不是领导，怎么能站在领导的角度去思考呢？大家一定听过“身在兵位，胸为帅谋”这句话，这其实就是对公文写作者的一种要求，要学会“提拔自己”，善于“关起门来当领导”，站在决策者的角度、全局的高度、主讲人的维度，从工作大局出发，来认识形势、分析问题、提出对策，高屋建瓴，力求把问题看得更深一些、思考得更准一些、阐述得更新一些。
这样做，当然不是为了过一过“当领导”的瘾，而是为了更好地把握领导思想，因为它对准确表达意图很重要。除了自己思考和揣摩之外，还要通过搜集和阅读领导的谈话、文章、批示、脱稿讲话等，把领导对同一问题的看法和见解串联起来，加以丰富和完善，提炼出鲜明的论点，提升与领导思想的贴合度。
如果是代表领导个人的文体，如讲话、致辞等，还要尽量体现领导的个性风格，使内容和形式更加有机地统一。文章中多用具有独特风格、体现领导个性的语言和表达方式，会增强文章的吸引力和感染力。那么，写作者就要想办法熟悉领导的性格气质，留意领导的个性风格，揣摩领导的思维方式和用语习惯，善于用领导的语言阐述领导的意图，这样的文章才有独到见解，领导的思想风格才能跃然纸上。
通过以上讲述，我们懂得了公文的根本定位是“以文辅政”，那怎样才能做到呢？这里和大家讲三个方面的原则。
一要言之有理。理就是道，就是规律和逻辑。在工作和生活中，总会有很多的道理在其中，这既是我们符合逻辑的现实判断，也是我们基于规律的正确选择。公文也是如此，要“顺理”才能“成章”。失去了“理”的支撑，不仅不能做到以理服人，更可怕的是，会导致我们在实践中碰钉子，造成工作的被动局面。公文是我们对工作的反应和抽象，没有“理”的公文，难以在实际工作和生活中得到推广和认可。
二要言之有据。说的是文章的严谨性，就是说组成文章的每句话、每段落要有事实依据，这个事实依据不仅仅是现实情况的堆砌，也包括符合逻辑的推导和论述。但不管是事实也好，观点也好，都要真实有据，既不能主观臆断、浮夸鼓吹，也不可矫揉造作、前后矛盾。文章务实可靠，才符合实事求是的基本要求，才能够切合实际、符合实情、切合常理，为文章中心思想服务，提出正确的思路、方法、措施，为辅政打下基础。
三要言之有物。所谓言之有物，对公文来说更多的是要立足现实，有针对性地解决现实问题，写出来的文章要让人感觉现实生活中确实存在这样的问题和现象，也要基于逻辑和现实，提出有针对性、可操作性、具备适度性的解决思路和方法。要避免的情况就是，随着作者感情风起云涌，或者跟着作者主观想法信马由缰，这样写出来的文章就是废稿，起不到现实作用。
第二关 格式规范
看一篇公文，我们最直接接触到的是它的外在形式，也就是它的格式。公文格式，是公文的规格样式，即公文各组成部分在页面上的呈现形式，也叫公文的外部组织形式。
格式是公文非常重要的一个要素。因为公文作为一种应用文，和诗歌、散文等自由式的文学作品不一样，它是一种高度程式化的文体，在长期的实践中，形成了独特的写作格式和一套制发规范，它是规范化、标准化的，并用国家法规予以规定，各级各类机关、事业单位和人民团体，都要共同遵守，不能另搞一套，各行其是。
不仅是我们国家现行公文体系，古今中外的公文都有比较明确、细致的格式规范。老一辈革命家非常重视公文写作工作，他们也同样关注公文的格式问题，许多公文格式是他们确定下来的。那么，我们要问：公文为什么这么强调格式规范？不遵守格式规范的话，会带来什么问题？
总体来说，公文格式的规范化是它的本质要求，反映了它的内在规律和客观需要，也是它的生命力之所在。我们说，要使公文能在最大程度、最大范围内实现有效沟通，不讲规范性、不坚持规范性，是难以想象的。只有形式上规范了、统一了，才能扫清沟通传播中的障碍，才可以使公文的写作、阅读、传递、处理更快捷和更有效。
具体来说，公文格式规范化的必要性体现在几个方面。首先，这是由公文的本质决定的。公文不是一般的文学作品，从本质上说，它是公共政令流转的一个载体。为了确保这些信息在传递过程中不失真、不出错、不被误解，格式上自然要求准确、清晰、严谨，以便于阅读者了解掌握信息。这就是标准公文在格式上要求非常细致、非常规范的原因，有了这些通用的标准，熟悉公文的人据此就能很直观地从相应地方获取相应信息，提高阅读和使用的效率。
其次，这是公文处理工作本身所需要的。公文处理工作是机关的重要工作，也是出现频次最高的一项日常工作。办文部门每天都在制发公文，如果没有一个统一的、细致的格式规范，处理公文的人每天势必要在各式各样、千奇百怪的文件中加以甄别，工作成效必然大打折扣。为保证公文的完整、准确、庄重、有效、合法，便于规范处理，并为立卷和归档提供方便，整体上提高公文处理的制度化、科学化水平，格式的规范化就是重要前提，有了形式上的齐整一致，才能保证公文信息处理的高效、快捷，从而给公文处理工作带来极大方便，提高工作质量和效率。
再次，这还是公文权威性和约束力在形式上的具体表现。对于公文来说，形式不是无足轻重的，它对公文的内容起保证作用。公文的适用范围非常广泛，上到国计民生，下到衣食住行，政治、经济、文化、社会等纷繁芜杂的信息，都要通过公文这个载体实现准确的传递。所以，规范的公文格式不是外在强加给公文的，而是公文本身的一种客观需要，是其写作结构的规律性表现，它不仅能体现公文的法定权威性和约束力，而且还有利于保证政令畅通。公文格式不规范，不仅影响公文的质量和美观，更主要的是影响公文的效力，甚至由于格式不规范而造成各种谬误，直接影响公文的严肃性和作用的发挥，有时还会因此造成重大失误。
第四，公文格式规范化也是信息化时代的必然要求。当前，我们已经进入信息化时代，计算机和现代化文印设备普遍进入办公室，使用计算机进行公文处理的最大好处就是能提高办公效率，改善办公条件，对提升公文的制作水平起到积极作用。有了统一的公文格式标准，就可以由相关的软件开发人员依据标准编制出公文制作模板，通过计算机排版打印，成倍地提高工作效率。所以，公文格式规范化也为办公自动化奠定了基础，做到运行高效，风格统一，易于识别。
公文格式规范性如此重要，因此，它也应该是公文写作者的入门基本功，一些常见公文的标准格式应该熟稔于心，并且在实际工作中严格遵守，不能容许自己写出不合格式的公文来。接下来，我们简要说一说格式规范的基本要求。
公文格式规范主要包含以下三个方面的主要内容。
第一，公文的组成要素及其标注标准。即公文书面格式的构成要素，如份号、密级和保密期限等，以及这些要素在页面上的排列顺序和标识规则、标识位置。
第二，承载公文的介质标准，包括两个方面，一是纸张要求，即公文用纸的主要技术标准。公文用纸幅面一般采用A4型，而且在公文版面、页边与版心尺寸上都有规定；二是排版和印制要求，包括排版的字号规格、印刷装订和图文颜色要求等。
第三，公文数据的表现形式，包括公文中的文字、外文字符、表格、标点符号、计量和数字等的使用规范等。
如果用一句话来概括公文格式的规范要求，我们可以这样说：要素齐全无赘疣，位置得当无偏差，版式正确不混淆，首尾相符不矛盾。
经常写作公文的人，一定都看过中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16日联合发布并于2012年7月1日实施的《党政机关公文处理工作条例》〔以下简称《条例》（2012）〕，以及由中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会于2012年6月29日联合发布并于2012年7月1日实施的《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704—2012）〔以下简称《格式》（2012）〕，这些文件规范对党政机关的公文文体、文面格式和版面形式做了详细、严格的规定和解释。
这些文件是国家法令和国家标准，公文写作必须依照这些特定模式进行，任何机关和单位不能各行其是，独出心裁，另搞一套，否则，不仅有损发文机关的形象，而且更重要的是会给工作造成损失。《条例》（2012）对公文格式作了明确规定，指出：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18个要素组成。这18个要素按其所在的位置，又可分成眉首（文头）部分（前6个要素）、主体部分（中间9个要素）、版记（文尾）部分（最后3个要素）。眉首部分位于公文首页上部，一般占整个页面的1/3左右。主体部分位于眉首部分以下，版记部分之上。版记部分位于公文最后一页下端，其中，印制版记包括印发机关、印发时间两个要素。《条例》（2012）还明确要求，公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。这些都是公文写作的“硬性”要求，需要认真掌握，学透弄懂用好，严格遵照执行，避免发生错误，闹出笑话。《条例》（2012）规定了决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15个文种的撰写规范。大家可以结合自己的实际工作，去参照、学习和消化。
公文格式规范还有一个内在要求，就是文种使用要恰当。南北朝时期的文学评论家刘勰在《文心雕龙》中说：“章以谢恩，奏以按劾，表以陈请，议以执异”，就是说不同的文种，它的目的和功用是不一样的，不能搞混淆了。
不同种类的公文除了作用不同外，还要体现发文机关与受文机关之间关系的不同。例如，有的文种具有指示功能，适用于上级机关向下级机关行文，如决议、决定、指示、批复；有的文种具有陈述呈请的功能，适用于下级机关向上级机关行文，如请示、报告；有的文种具有周知功能，适用于公开发布或在一定范围发布事项，如公报、通报；有的文种具有规范功能，适用于对特定范围的工作或事务制定具有约束力的行为规范，如条例、规定。如果不加以分辨，就容易陷入不知而盲的境地。
错误使用文种，会造成行文关系的混乱，影响公文效能的发挥。我们假设，有人写公文时不分文种，把本来应该作出指示和形成重要意见的决议写成了广而告之的通报，或者把给上级的请示写成了报告，或者如有的人一样把请示报告连缀在一起，那这些无疑都会成为笑话，影响工作。
第三关 结构严谨
我们接着讲结构的要求。结构就是文章的组织方式、排列次序和内部构造，即通常所说的谋篇布局。结构的作用在于，将文章中各个要素通过合理的方式联系到一起，进行梳理摆布，使之排列有序、主次分明、一目了然。
如果说主题和材料分别解决文章“言之有理”和“言之有物”的问题，那么，结构是解决文章“言之有序”的问题。
我国古人写文章很重视结构，有很多相关的论述，也值得我们今天借鉴。古人将选定文章结构称为“谋篇”“布势”“布局”，刘勰在《文心雕龙》中还称为“附会”。《文心雕龙》之《附会第四十三》中说：“何谓附会？谓总文理，统首尾，定与夺，合涯际，弥纶一篇，使杂而不越者也。若筑室之须基构，裁衣之待缝缉矣。”意思就是说：“附会”就是统率文章的义理主题，联系文章的首尾段落，决定材料的取舍，组合衔接文章章节，包举全篇，使内容丰富而不散漫。这就好比建筑房屋必须打好基础，裁制衣服要细针密缝一样。《文心雕龙》还称：“首尾周密，表里一体，此附会之术也。”意思是说：做到文章的首尾结构周密，内外一致，这就是附辞会义的方法。清代诗人陈维英在《论诗》中也有“著色原资妙选材，也须结构匠心裁”之说。曾国藩认为，谋篇布势是写文章的“最大功夫”。古人的这些类比和妙喻，都印证了文章结构安排的至关重要性。
大家也许会想，公文是有固定体例的，按照格式来写就是，结构似乎不那么重要吧？其实并非这样，公文也很讲究文章结构。公文格式只是外在形式，结构则体现内在思路。
公文在形成观点、有了材料之后，还不能成其为一篇文章，必须按照一个内在的脉络，井然有序地组织在一起，构成一个有生命的整体。因此，在动笔之前，对文稿的基本内容、主旨框架、层次段落、重要观点、开头结尾等，进行一番全面考虑和总体设计，这是公文写作中重要的一步。结构未定，就匆忙动笔，是写作的大忌。
我们说，文章结构通常被划分为六个组合要素，即开头与结尾、层次与段落、过渡与照应。但在应用文尤其是公文写作实践中，这六个结构要素的组合方式常常发生变异，要么无须结尾，要么篇段合一，要么层次简单化，要么作细密的层次分割，凡此种种，不一而足。显然，这是由于公文有固定体例和相对稳定的结构模式，在思考文章结构时，需要与之相适应。
例如，“请示”分为请示缘由和请示事项；“通知”分为目的依据、通知事项、执行要求；“法规”分为总则、分则、附则；总结分为基本情况、成绩经验、缺点教训、今后打算等。总之，公文的特殊结构模式就是为了适应不同文种的体式特点。
公文结构有没有一些常用模式呢？这是有的。一般而言，公文写作的常用结构模式有四种。
第一种是“篇段合一”式。即全篇的结构为一段，篇段合一。这种形式多用于内容集中单一、篇幅简短的公文，如发布令、呈报性报告、转发和印发通知，以及简短的公告、任免通知和批复等。如《中华人民共和国主席令（第八十六号）》的正文：《全国人民代表大会常务委员会关于修改〈中华人民共和国招标投标法〉、〈中华人民共和国计量法〉的决定》已由中华人民共和国第十二届全国人民代表大会常务委员会第三十一次会议于2017年12月27日通过，现予公布，自2017年12月28日起施行。
这一则国家主席令，内容概括集中，一文一事，篇幅短小，文字简洁，语言概括，十分典型地运用了“篇段合一”的结构形式。
第二种是分项式。即开头先说明目的、依据、原因，或阐明主旨，然后分项表述有关内容，形成“总说—分述—总说”的结构。这种形式在公文中使用相当普遍，如请示、决定、通知、函、会议纪要等公文，一般采用这种结构。
第三种是条款式，又称条文式。在公文写作实践中，常常需要对纷繁复杂的工作事项进行条分缕析，做出适当的主次、先后排列和结构配置。“条款式”便是这一工作实践的产物。即全文从头到尾采用条文结构，将一个事项作为一“条”，以汉字序数逐条排列（如“第×条”）。条款式专用于法规、规章类公文。条款式也有两种：一是章断条连式，全文分为若干章，章下列条，条目序号不受章的限制，全文条目序号连续编排，这种结构适用于内容多、篇幅长的法规、规章，如《中华人民共和国统计法》就采用这种形式；二是条文并列式，全文不分章，条目序号连贯编排，篇幅较短的规章、制度一般采用这种形式，如《国家统计局巡查工作办法》。有的条文并列式结构可不用“条”标示，直接以汉字序号排列，如《统计上大中小微型企业划分办法》。条文式结构下的款或项应独立成段，段间内容应具有相关性。
第四种是分部式，又称文章式。即将内容分成几个大部分或若干层次，每个部分可用小标题揭示该部分主旨，以相对完整的一个意思组成若干段落，以若干部分或若干段落形成篇章。分部式结构也有两种：一是全文内容分为若干部分，每部分以小标题显示该部分的主旨，下面阐述具体内容。这种形式常在篇幅较长的报告中使用。二是全文按层次直接分段排列，不加小标题和序号，如有的奖惩性通报通常采用这种形式。
掌握了这几种结构方式，我们在工作中可以根据实际情况，灵活使用。一般而言，一些内容比较单一的公文，在长期实践中形成了固定的结构。但对于内容复杂的公文，结构上的变化较多，就需要根据主旨和材料来具体确定。如何安排好公文结构呢？我建议，要把握好三项原则，即层次清晰、段落衔接、内容照应。
先讲层次清晰。所谓层次，是指公文的组成部分的顺序安排。安排层次要注意做到突出主旨，顺序合理，避免交叉，层次清晰、眉清目秀。在层次的安排上，一般有以下三种方式。
一是总分式。即先总后分的形式。开头作总述或综述，接着分别叙述有关事项，最后小结或提出要求。总分式的具体内容安排是：开头对全文内容作总的概括，或简述有关事项的根据或缘由；之后重点分述各有关事项，根据前后、因果、重轻顺序，平行并列叙述；结尾用强调式、升华式、号召式、无尾式或惯用语结束。这种形式在公文中使用的比较普遍，如请示、决定、意见、指示性通知、会议通知、综合性报告、议决型会议纪要等，常用这种形式。法规性公文也基本属于这种形式。
二是递进式。各层次内容层层推进，前后层次有一定关系。递进关系有多种多样，如由表及里、由点到面、由浅入深、由感性到理性等。专题报告、情况通报、工作总结等常用这种结构形式。总分式的分述内容有的也用这种形式。
三是时序式，也叫贯通式。即按事物进程、时间推移来安排结构。叙述的内容如果是一个完整的事件或过程，可用这种形式。此种结构形式常用于情况报告、事故报告、调查报告等。
再讲段落衔接。所谓段落，就是公文结构的基本单位，也叫自然段。它一般小于层次，往往几个段落才构成一个层次，有时也等于层次，即一个段落就是一个层次。衔接指的是层次之间、段落之间的连接和转换，起承上启下的作用。
公文的段落划分和衔接要把握以下几点：一是在段落划分方法上，可以按中心意思（主旨）、条项内容（同类事项、问题和观点）、事物发展阶段等来划分，具有相对独立性的部分或过程中的具有相对独立的阶段划为一段。二是每个段落应准确、简洁地表达一个完整的意思，避免内容零散、杂乱。三是句子、段落之间的组合要有序、合理，注意上下段落间的联系，避免出现逻辑上的跳跃和断层。四是公文的段落应长短适度、匀称得当，不能过于冗长、累赘，特别是请示和法规性公文的段落要力求简短、清晰。五是公文的衔接需要过渡词、过渡句、过渡段，运用过渡手段进行衔接，常见于内容转换时和由总括到分述时。做到各个部分之间“前后连贯，气脉相承，通篇浑然一体”，这就是好的过渡。过渡一般采用关联词、引文、小标题、序数词等进行过渡。
再讲内容照应。照应就是公文的题文、前后内容要关照和呼应，以加强公文的前后内容联系，增强公文的整体感。常用的照应方法有三种：即题文照应、前后照应、首尾照应。题文照应是公文写作的基本要求之一，要做到这一点，关键是公文的标题要鲜明揭示公文的主旨，内容要紧扣标题，即通常所说的题文相符，不能“离题万里”。前后照应就是前面说的内容后面要有着落，后面写的事项前面要有交代。首尾照应就是首尾遥相呼应，以引起读者的思索和回味。
一篇合格的公文，各要素应该组织合理、和谐统一。那么如何安排好公文的结构，使各要素之间相互协调、统一呢？我们应该把握以下几个方面的原则和方法。
第一，本着为主题服务的原则来安排结构。主题是公文的灵魂。公文的结构、材料都为主题服务。在结构上，围绕主题进行布局，使各个环节紧紧围绕主题展开；在材料选用上，对于能突出主题的材料要精心挑选，对重点体现主题的部分，需论证充分、说理透彻。抓住公文的重点后，再统筹考虑全文的结构，对整篇安排哪几个部分、各个部分的先后顺序及详略、层次与层次之间的过渡、各部分之间的照应、材料的选用等都要进行谋划。在行文时做到疏密有致、言之有据、论证有理、连贯通畅。
第二，根据事物发展的内在规律及逻辑关系来安排结构。公文写作时要反映客观事物固有的规律，按照事物发展的进程，有层次、有条理地加以说明和阐述。根据事物的发展规律，一般而言，可以按以下方法来安排结构：一是按照提出问题、分析问题、解决问题、制订措施、得出结论的顺序；二是按照时间的顺序；三是从现象到本质的顺序；四是由简单到复杂、由局部到整体的顺序；五是由起因到结果的顺序。按照这样前后有序、环环相扣、层层递进的方法来安排主体结构，公文表达的意思才能层次分明，简单明了。
第三，根据公文的不同文种来安排结构。文种不同，一般其结构也不一样。例如，请示一般采取“提出问题—分析问题—提出解决的意见和建议—请求批准”的形式；通知一般采取“告知目的—告知事项—执行要求”的形式；工作报告一般采用“背景概述—总述—分述具体做法、体会、经验等—存在的问题和今后的打算”的形式。
第四关 内容实际
结构是公文的骨架，内容就是公文的血肉。公文内容不像文学作品那样要求各种写作手法的运用，不像政论文那样要求理论深度和气势，不像新闻报道那样要求形象和生动，它只需要实实在在地把事情说清楚，把道理讲明白。这是很简单的要求，也是很难的要求，要从头到尾贯彻实事求是的原则，才能真正做到。
公文内容实际，是其有效发挥工具作用为公务活动服务的根本保证。《条例》（2012）第十九条规定，公文起草应当做到“一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行”“深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见”。通俗地讲，公文要求内容实际，就要坚持实事求是，一切从实际出发，注重调查研究，了解和把握实情。
这看起来是很简单的要求，为什么这么重要呢？为什么又常常做不到呢？我们接下来可以分析一下。
公文只有实事求是，才能为公务活动服好务。实事求是，一切从实际出发，理论联系实际，才能制定出符合客观规律的切实可行的政策、措施，形成的公文才能对工作起到推动、促进的作用；反之，如果在公文工作中搞主观主义、本本主义、经验主义，由此形成的公文非但不能推动工作，还会对工作产生副作用，给国家和人民造成损失。例如，上报的公文如果反映情况不实，为上级机关提供了假信息，就有可能造成决策失误；下发的公文在布置工作时如果不尊重客观规律、说大话、凭主观热情办事，或者不具体问题具体分析、照搬照套，就会搞瞎指挥，甚至造成严重损失。在我们过去的历史上，这样的教训也有不少，值得认真反思和汲取。所以，我们要记住一点，在公文工作中只有坚持实事求是，形成的公文才有生命力，才有价值，才能真正起到指导工作、推动工作的作用，才能完成其为公务活动服务的使命。
公文只有内容实际，才能为各级机关实施正确领导提供保证。实事求是，是党的思想路线，是党及党领导下的国家机关制定一切路线、方针、政策的思想基础。公文是各级机关实施领导和开展工作的重要工具，绝大多数路线、方针、政策、方略都是通过公文制定和传达贯彻的。在公文工作中能否坚持实事求是的原则，直接关系到制定的各项路线、方针、政策是否正确，直接关系到各项事业的成败，这是由公文工作的特殊地位决定的。在公文工作中能否坚持实事求是路线，也反映了一个单位的工作作风。
公文内容要求实，也是公文工作提质增效的内在要求。习近平总书记在中央党校2010年春季学期第二批入学学员开学典礼上的讲话中指出，“在一些党政机关文件、一些领导干部讲话、一些理论文章中，文风上存在的问题仍然很突出，主要表现为长、空、假。”当前，在公文工作中，形式主义、文牍主义仍然较为严重，行文过滥、文风不正已成为长期困扰、积习难改的两大顽症。一些地方下发公文时不问实际需要、不讲实际效果，滥发滥转，文件成山；一些公文内容脱离实际，假话、大话、空话、套话多，不能解决实际问题。这两大顽症不仅使公文的权威性降低，而且还严重影响了工作的效率和质量。要消灭文山，改进文风，切实提高公文质量和办理效率，有必要大力倡导实事求是的作风，根除形式主义、文牍主义的思想基础。
我们说，公文作为主观认识的产物，是形成于公务活动中的客观事实的反映，是公务活动系统完整真实的记录。因此，公文要符合实际工作情况，既不能歪曲客观事实的真相，也不能脱离实际工作情况。公文也是处理公务的工具，是应公务活动的需要而产生的。形成、制发公文是为了推动、促进工作，是为了解决实际问题，不为公务活动服务的公文是没有价值的。要使公文内容实际，需要从三个方面加以考虑。
第一，要做到真实准确不虚假。真实就是要做到公文内容忠实于实际情况，这是实施科学决策的基本保证。习近平总书记倡导，写文章要实，他的论述应该成为我们公文工作的根本遵循：“我们的文件、讲话和文章，力求反映事物的本来面目，分析问题要客观、全面，既要指出现象，更要弄清本质；阐述对策要具体、实在，要有针对性和可操作性。要实事求是，有一说一、有二说二，是则是、非则非，不夸大成绩，不掩饰问题。要深入浅出，用朴实的语言阐述深刻的理论。”
公文写作不是搞文学创作，也不能闭门造车，要以老老实实的态度和认真负责的作风，做到事实真实、内容可靠、数字无误、观点准确，有喜报喜、有忧报忧。
具体来说，应该从以下几点入手：首先，如实把客观实在的事实写出来，什么事、什么人、什么时间、什么地点、什么样子、什么缘故，都要准确清楚，不能作任何加工，不能粗枝大叶，道听途说，更不能随意制造事实和数据。其次，观点、结论是从对现实材料的分析中自然引出来的，不能想当然，不允许掺杂任何主观臆造的成分，不能从局部的、个人的利益出发歪曲事实、弄虚作假。再次，选择材料要典型，要能反映事实，以小见大，而不能以偏概全，以次充好，对于第二手材料，要反复验证，引文不能漏字漏句，篡改原文，也不能断章取义，随意曲解。
正如列宁所说：“如果从事实的全部总和、从事实的联系中去掌握事实，那么事实不仅是‘胜于雄辩的东西’，而且是证据确凿的东西。如果不是从全部总和、从事实的联系去掌握事实，而是片断的和随便挑出来的，那么事实只能是一种儿戏，甚至连儿戏都不如。”
第二，做到充实丰富不空洞。公文写作必须占有丰富的材料，有充分的论据，以增强公文的说服力，使接受者知其然并知其所以然。占有材料，是写作公文的基础，要下大力气收集和占有材料，包括各种情况、典型事例、论点（提出问题）、论据（解决问题的实例和理论依据）等。然后认真阅读和分析研究收集来的材料，选用与公文要阐述的问题有关的、真实的、新颖的、典型的、有代表性的、能揭示事物本质的材料，根据需要组合在公文中。
还需要强调的是，仅仅有事实也是不够的，公文还应该有观点，有结论，在事实的坚实基础上得出有说服力的结论，做到“论从事出”。所以，充实与空洞的界线，不仅在于有没有观点和材料，关键在于公文有没有针对性，是否达到了观点与材料的统一。如果公文不提出问题，不解决问题，只罗列一些事实，不作科学的分析与综合，不演绎出规律，不归纳出结论，只是泛泛地重复现成的一般原理、结论、口号，便是苍白无力的。
第三，做到切实可行不浮泛。《条例》（2012）规定，“行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性”。这就是说，公文内容要切实可行，提出的政策、措施必须从实际出发、符合实际工作情况、符合事物的内在规律，能对下级机关的工作起到指导作用。
切实可行也是公文的生命力之所在。一般而言，政策、措施的可行性包括四个方面：一是政治可行性，即某项政策、措施可能被多数政治团体或大多数群众接受，政治风险不高；二是经济可行性，即实施政策、措施必需的资源是能够充分获得的，是不会产生难以承受的经济负担的；三是技术可行性，即将政策、措施付诸实施在技术上是可行的；四是心理可行性，即政策、措施的实施与受文对象及执行者的心理承受能力是相适应的。如果不具备这几方面的可行性，这样的公文必然是行之不远的。
这几个可行性的要求，从本质上说，是要求公文制定的政策、措施要符合现实条件的要求，充分估计各种环境因素对政策的影响与制约。也就是说，政策、措施的制定，要以现实可行为前提，坚持“按照实际情况决定工作方针”的原则，既作深入细致的调查研究，又作周到的科学论证；既要坚持政策制定的原则，又要坚持正常的程序；既要讲速度，更要讲质量；既要考虑需要，又要考虑可能，这样布置工作才能说到要害处、抓到点子上，有针对性地提出解决问题、指导工作的意见和措施，反映情况才能防止主观、片面，才能为上级提供全面、准确的信息。
要做到这一点，在工作要求上，就得有深入实际、联系群众、调查研究、踏踏实实、注重实效的工作作风。高高在上、脱离实际、脱离群众、不亲身实践，就不可能找到解决问题的根本方法，就不可能制定出行之有效的政策、措施。我们回顾一下历史就知道，重视调查研究是我们党的优良传统。“没有调查，没有发言权”是毛泽东同志的名言。习近平总书记进一步深化了调查研究的思想，赋予了调查研究以时代意义，提出“调查研究是谋事之基、成事之道。没有调查，就没有发言权，更没有决策权”。公文写作者在起草前应该花大力气深入实际、到群众中去、踏踏实实地调查研究、全面准确地掌握实际情况，还要对客观情况认真分析研究，对拟定的政策、措施充分论证。
内容实际还要求，撰写公文时要有朴实、务实的文风，写短文、写实文。开门见山、直截了当，不文过饰非、不空话长文。所提的措施和办法要具体，有可操作性，执行者、执行的方法、步骤、责任都应讲清楚，不能太原则、太空泛，造成职责不清、措施不明。
第五关 逻辑清晰
公文写作属于理性化的写作，是逻辑思维的产物。公文的逻辑性，不同于议论文在论理层面的严谨缜密，而表现在文章的写作思路上。一篇好的公文，应该展现语言严谨周密的逻辑魅力，注重概念明确、判断恰当、推理合乎逻辑，熟练运用同一律、矛盾律、排中律等逻辑规律，结构合理、观点鲜明、逻辑合理。
大家都知道，毛泽东同志是遣词造句的大师，他的文章既有思想的力量，也有艺术的感染力，还有强大的逻辑力量。中华人民共和国成立初期，一些报纸、杂志、书籍上的文字以及党政机关的文件在语言运用方面存在着混乱状况，国家相关部门注意到这一点，要求规范语言的使用，强调写文章要讲文法、修辞、逻辑。毛泽东同志说，讲究逻辑，是指使用概念和判断进行推理的时候要有逻辑性，“必须注意各种词语的逻辑界限和整篇文章的条理”，文章“开头、中间、尾巴要有一种关系，要有一种内部的联系，不要互相冲突”。也就是说，要注意文章的准确性、条理性和前后的一贯性。这些观点对我们有很大的启发意义。
那么，公文中的逻辑性究竟如何体现呢？我们可以从三个方面来加以理解。
一是在确立主旨中体现逻辑思维。主旨是公文的灵魂和统帅，是通过文章的具体材料表达出的中心思想或基本观点。公文要形成正确的、新颖的、有价值的观点，不能靠主观杜撰，而是要建立在材料的基础上，靠文章的逻辑来展现。毛泽东同志告诫说，写文章要处理好材料和观点的关系，强调“材料应与观点统一”，要把材料经过大脑的加工，贯通起来，形成自己的系统看法。这种从材料中获得主旨的抽象、概括过程，就是一种严密的逻辑思维过程。只有运用逻辑思维，才能面对杂乱的材料理出头绪，梳成辫子，找到鲜明的主旨，写出规范的公文来。
公文主旨的确立一般靠两种方法：一是归纳法。归纳法是“特殊到一般”的推理方式，根据事物相同点抽象出事物本质特征的方式。例如，许多工作通知、意见等公文的制作，就是根据现实中的共同性问题，及时予以归纳做出的指导性意见。二是演绎法。演绎法是“从一般到特殊”的推理方式，依靠抽象思维的方式，舍弃具体表象，抽取出事物本质特征。演绎法的运作方式是“三段式”，即“大前提—小前提—结论”的推导方式。这种逻辑推理方式，多用于通报的“分析评议”和简报的“评论性按语”写作中，即运用抽象思维的方式，分析出事物（问题）的本质特征，写出切中要害、见解精辟、态度鲜明的话语。运用归纳法、演绎法揭示事物本质特征的逻辑思维能力，对公文写作形成精辟鲜明的观点至关重要，是公文写作成败的关键。
二是在写作思路上体现逻辑性。思考与研究任何一种现象，都有“类”“因”“果”“法”四个角度，在公文的写作思路中也是这样。“类”即“性质、类别”，回答“是什么”的问题，具体而言，在内容上体现为情况、现状、问题；“因”即“原因”，回答“为什么”的问题，在内容上体现为原因、做法；“果”即“结果”“效能”，回答“怎么样”的问题，在内容上体现为成绩、收获；“法”即是“方法”“路径”，回答“怎么办”的问题，在内容上体现为措施、办法、要求等。
这种“类”“因”“果”“法”的思路方向，将文章逻辑结构划分为四个逻辑单元，每一逻辑单元解决解决一个问题，它们分别是“是什么”“为什么”“怎么样”和“怎么办”。在公文的内容结构中，一般要正面回答这四个逻辑问题。但不同的公文，有不同的内容要求，其具体结构也会有所侧重。
我们来看看，在公文写作中，一般有三种主要的组合方式。
第一种，“果—因”（或“因—果”）关系组合。这种文章的内容是一种“果因”（或“因果”）的逻辑形式，即前一部分叙述结果，后一部分叙述原因（或前一部分叙述原因，后一部分叙述结果）。这样的结构形式多用于总结、工作报告中。
第二种，“因—法”或“类—法”关系组合。这种组合一般为两个部分：第一部分说“因”——事情的原因或状况。第二部分说“法”——解决或处理问题的办法。这种形式多见于通知、通告、公告、决定、意见等文体写作中。
第三种，“类—因—法”关系组合方式，多见于调查报告的写作中。这种“三段式”的内容结构，第一段说“类”——“是什么”的现状、情况；第二段说“因”——什么原因导致这种情况的出现；第三段说“法”——解决问题的方法、路径是什么。
三是在段落排序中体现逻辑性。要想整篇公文体现清晰的逻辑性，那么，不仅要在主旨和写作思路上有逻辑性，还要保证内容安排具有逻辑性，具体就是内容的分段以及段落之间的排序。
公文行文的先后顺序，一般有两种：一是时间顺序的逻辑，就是按照时间的先后次序，体现工作进展的过程，如果将其行文顺序加以变动，就不符合逻辑了，这也体现了时间上的逻辑性和严谨性。例如，一个总结某个大型项目建设过程的总结报告，一般按照“项目设计、项目实施、竣工验收”这样的时间顺序来说，如果颠倒次序，既不符合实际情况，也不合乎逻辑要求。
二是意义顺序的逻辑，就是说在内容的排列顺序上，应关注轻重缓急，把最重要的内容放在第一段，把次重要的内容放在第二，依次排列。如一篇《信息化工作座谈会纪要》，内容有三部分，排列顺序是：“一、把握信息化工作的本质规律”“二、明确信息化工作管理的理念”“三、推进信息化工作的具体措施”，文章这三部分内容的关键词是“规律”“理念”“措施”，三项内容相比较，“规律”无疑是最重要的一项，也是文章的主旨所在，它应当放在第一的位置统领全文，“理念”其次，“措施”再往后。
公文写作需要逻辑，但有时由于一些思维上的不足，也常常导致写作中出现逻辑问题，对这些常见问题需要加以辨识，并且纠正。逻辑问题的存在，让公文有了疏漏，会降低公文的格调和严肃性。概括起来，常见的几种逻辑性错误主要包括种属概念之间的混淆使用、违反同一律、违反矛盾律、违反充足理由等。下面我们针对这些逻辑性问题，说一说要注意哪些方面。
第一种情况，要正确判断概念之间的关系。日常生活中常有因为对一些字词的意思和含义不了解，导致在写作时犯概念错误的情况。公文是很严谨、逻辑性很强的文体，不允许犯这种低级错误。在写作过程中，如果遇到对某个字词不认识或者不理解时，需要认真细致地查询并分析它是否可以用到文章中，还要弄清楚概念之间的关系，绝不能混淆，以免犯错误。两个概念之间本该是种属关系的就是种属关系，不能混淆为并列关系，从而降低公文的严谨性。公文写作者在平时要多注意对字词的积累，加强对概念的认知和辨析，丰富自己的知识，为写作打好逻辑基础。举个例子，某单位一名同志给领导写材料时，将一组数字“1×1000”误写为“1000×1”，被领导狠狠地批评了一顿。这个写材料的同志很不服，问领导两者有何不同？领导训道：“你跟一个女孩约会1000次，与跟1000个女孩各约会一次，能是一回事吗？”这是个段子，但很说明问题，这个同志在逻辑上犯了“概念混淆”的错误。
第二种情况，要正确运用同一律。在公文写作中，同一律是指在同一个时间、同一个条件之下要始终保持一种观点或一种概念。它的主要形式是“A就是A”“如果A，那么A”。同一律在一定程度上保证了公文思维逻辑的确定性，确保了文章逻辑严谨。违反同一律的主要形式是偷换概念，也就是说在公文写作中，把大概念和小概念彼此调换了；或者以偏概全，以小代大，以次充好。其共同特点都是一开始说“A就是A”，说着说着就变成了“A就是B”，至于A和B是不是同一个事物，往往就顾不得了。比如，你在写一篇关于海外市场开拓的情况报告，那么在这个既定的主题下，内容的范围就是关于海外市场开拓的，如果写着写着把这个概念扩展到对外合作上，把引进外资的内容也写进去了，那很明显就是混淆了概念。正确运用同一律，要求我们在同一条件下、同一时间内能够确保思维不紊乱和一致，如果要从一个概念跳跃到另一个概念，一定要说清楚二者之间的关系，保持逻辑的完整与周延。
第三种情况，要正确运用矛盾律。矛盾律是指，在写作公文的过程中会用到很多的观点，但是在一篇文章中不能出现观点相互矛盾的。整篇文章在同一个思路下，观点得统一，是什么就是什么，不能前后矛盾，出现“自打脸”的情况。例如，写一篇关于要求加强资金集中管理的文件，那么围绕这个主题，就要说清楚这样做的必要性，加强集中管理有利于提高管理效能、有利于防控风险等，如果说着说着又说到集中管理不利于调动下级单位积极性等观点上来，那观点就互相“打架”了，这篇公文的权威性和说服力就荡然无存。所以，自我否定是公文写作中的一大忌，它不仅会影响公文的严谨性，也会使公文的逻辑紊乱，打乱文章的结构。
第四种情况，要注重充足理由的可靠性。充足理由在公文写作中起到很重要的作用，它的形式是由B可以推出A，如果B是真的，那么我们可以进一步推出A也是真的。这就是说，在一个理由充分的条件下，在判断和推测中有一个逻辑的联系，要推测一个结论，先要保证用来推断的理由是正确的，不然将会出现理由不正确的错误，那么在判断和推测之间的逻辑关系断裂，结论就不能推出来或者不成立。也就是说，只有理由充分和依据正确，才能推断出观点。
所以，我们在写作的时候，一定要有充足的理由去验证观点，才能把这个观点写在公文中。例如，生活中有人说：“我不是法官，我还学什么法律！”对于具备逻辑知识的人来说，就很容易发现其错误所在，而且反驳起来也容易切中要害。我们稍加分析便不难发现，这句话实际上是一个省略的三段论推理，中间那句省略的是小前提：“我不需要懂法”。此推理尽管前提真实，结论却是虚假的。因为它违反了三段论推理规则“前提中不周延的项，在结论中也不得周延”，从而犯了“大项扩大”的逻辑错误。
我们再举一个不久前发生的例子，北京大学举行120周年校庆，校长在庆典讲话时，将“鸿鹄之志”的“鹄（hu）”读成了hao，引起了轩然大波。为了平息风波，两天后，校长发了一封道歉信，为这个错误而道歉，并且解释了自己受时代影响而存在文化缺陷的事实，话说到这里本来也就可以了，大家也不会再深究。可到这封信的最后，校长又说了一句“质疑和焦虑不能创造价值，反而会阻碍我们迈向未来的脚步”，他的本意是希望公众不要揪着这个错误不放，但这么一来，就出现了明显的逻辑错误，无论是从科学的事实来说，还是从一个大学校长应该秉承的理念来说，“质疑和焦虑不能创造价值”这样的观点都是明显站不住脚的，那么由此推导的预期结论，即希望公众不要只盯着一个错字，而应该关注他讲话的总体内容这一意图，自然也就没有任何说服力了。
第二课 常用法定公文写作攻略
第一课讲了一篇合格公文的五个要素，这是对所有公文的共性要求，接下来的两课，我们将分别探讨法定公文和事务性公文的写作。这一课先说法定公文。
法定公文是规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。关于此类公文的定义，《条例》（2012）第三条明确规定，“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”《条例》（2012）中列举了15种法定公文。在这一课中，我们将重点讲述通知、通报、请示、报告、函、会议纪要等几种常用法定公文的写作方法。
公文姓公
从《条例》对公文的定义来看，公文在公务活动中产生，在各项公务活动中发生效力和作用。它属于应用文范畴，是一种特定的应用文，除具有应用文的一般特性外，还有四个显著特定，即法定作者、法定效力、特定格式、特定功能。所以我们说，公文姓公、公文为公。
第一个特点，具有法定作者。一般而言，写文学作品、新闻稿件、学术文章等，都是文责自负，是“谁署名、谁负责”。公文则不同，它的写作是为机关代言、为领导代笔，属于职务作品，归属于单位或使用者所有，文责由最后签发者来承担。公文不能谁想写就写，谁来起草、谁来修改、谁来审核、谁来定稿签发，是由规章制度按照内部分工明确规定的，不是执笔者个人的自主行为。一篇公文，无论是一个人执笔完成的，还是集体讨论、分工合作的，在制发过程中，除了起草人，还有审核人、签发人的贡献。发出去以后，就代表单位的水平和形象。所以，公文的作者不是起草者，而是发文单位，落谁的款、盖谁的章就是谁。这就是“法定作者”的含义所在。
第二个特点，具有法定效力。公文是国家机关依法行政的工具，源于党政机关的管理和公务活动，服务于党和国家的管理，体现党和国家的意志。公文由法定机关或组织制发，代表法定机关或组织的意图，在法定机关或组织的权限范围内具有法定权威性和约束力。发文机关或组织的职权范围越大，公文的权威性就越强，作用的范围就越广。公文具有法定的现实执行效用，也就是说，对受文者及其他有关方面行为具有强制性影响。例如，在规定的时间、空间范围和机构、人员范围内强制执行；强制阅读、办理；强制复文等。公文所涉及的管辖范围内的所有单位和个人必须贯彻执行，不能置之不理，自行其是。
第三个特点，公文有特定格式。公文有自身独特的行文方式和体例要求，这一点我们在前一课已经说了很多，这里再补充一下。首先，公文文体要合乎规范性。文体是指公文的语言体例，也就是语体，包括语言、字词、文种、风格。公文写作要有强烈的文体、文种意识，注意公文的书写格式、语体特点，也要注意公文的附加标识。《条例》（2012）规定，每一种公文适用一定的范围，表达一定的内容，相互之间不能混用。其次，公文结构要有逻辑性。公文写作思维方式主要是逻辑思维，通过概念、判断、推理，通过综合、比较、论证形成写作思路，完成写作任务，多用说明、叙述、议论的表达方式，慎用文学手段。第三，要注重文风的平实性。公文的目的在于表达政策意图，这就要求准确、鲜明、生动，力戒说大话、空话、假话、套话，不能言之无物，也不能哗众取宠，要实实在在，明明白白。第四，要追求表述的简明性。力求结构简约、层次清楚、语言简洁，在把事情、想法写清楚、写明白、写透彻的前提下，文字越简越好。做到情况属实、观点明确、文字精练、条理清楚、文字干净。
第四个特点，公文有着特定功能。公文作为党政机关传递政令、沟通信息、推动公务活动开展的文字工具，具体作用有以下几方面。
一是规制指令作用。公文是用来发号施令的手段，是实施领导和管理的载体，发挥着规范控制、令行禁止、组织协调的作用。在党和国家机关所使用的公文中，有相当一部分用来制定和发布全国或地方性的各种法律、法规和制度，它规范人们的行动，要求必须坚决执行，国家以强制力保证它的权威性，如各种法律和各种规定、条例、决定、通告等。
二是明事通情作用。各级各类领导机关在实施管理职能、开展公务活动时，在上下左右之间，需要经常联系工作、交流信息、沟通情况、商洽问题、凝聚共识、取得配合。公文作为明事通情手段在工作中广为应用。例如，通过制定决议、发布指令、总结工作来统一思想认识，做到步调一致，以提高工作效率；通过发布通知、通告来规范不良倾向，保证公务活动正常有效运转等。
三是参谋决策作用。各级各类领导机关在决策和决策实施过程中，
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]