作者：黄霄羽
出版社：中国人民大学出版社
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文件、信息商业化服务机构建设研究(当代档案学理论丛书)试读：
前言
2010年，笔者荣获教育部“新世纪优秀人才”，以“我国文件、信息商业化服务机构的建设依据和策略研究”为题开展项目研究，项目号为NCET-10-0794。项目历时三年，形成的最终研究成果便是本书。
选择“我国文件、信息商业化服务机构的建设依据和策略研究”作为研究论题，具有十分重要和迫切的选题意义。在国外，尤其是发达国家，文件、信息商业化服务机构是迎合文件管理领域迫切市场需求应运而生的产物，其1941年起源于美国的文件中心，因经济高效的优点被誉为“现代最富有生命力的新型档案机构”。1948年在美国最早建立的商业性文件中心继承了文件中心的优点，成为国外文件、信息商业化服务机构的源头。近年来，我国社会主义市场经济迅猛发展，经济成分日趋多元。国有企业纷纷改制、非国有企业大量涌现、私立组织和私人的文件保管需求不断增强，这些因素均促使文件、信息商业化服务的社会需求日益强烈。在这种需求的推动下，我国从20世纪90年代初起逐渐涌现了档案事务所、文档服务中心、文件寄存中心等档案中介机构，虽然大部分机构还隶属于行政机关或事业单位，但部分机构已开始涉足提供文件管理的商业化服务，迫切需要理论指导和实践经验借鉴。
中外文件、信息商业化服务机构的实践发展存在较大差距。在国外，商业性文件中心历经60余年发展相对成熟，形成较为先进的发展模式和运营策略，也具备十分明显的经营特色和优势。而在我国，文件、信息商业化服务机构的建设才刚刚起步，学界对其建设的必要性和可行性的理论探讨尚不系统，实际部门的建设实践还处在摸索阶段。如何借鉴国外的成功经验，如何建设适合我国国情的文件、信息商业化服务机构，这种机构如何运作，都是迫切需要研究的问题。
可见，本书的选题意义包括三点：第一，在理论上能够阐明建设文件、信息商业化服务机构的依据和原因。第二，在实践上能够依据我国的现实情况，借鉴国外成功经验，帮助我国切实建立适应社会主义市场经济发展的文件、信息商业化服务机构，找到这种机构建设的科学方式和有效策略。第三，选题意义突破文件管理专业领域，上升到更为宏观的社会层面。更重要的是，本书选题还具有明显的前沿性，因为文件、信息商业化服务机构无论在国内还是国外，都是一种新型机构，具有更专业、更安全、更优质和更高效的特点和优势，代表着文件、信息服务机构发展的新方向。
本书内容丰富且体系完整，结构设计具有内在逻辑严密的特点。第一部分是“导论”，在文献综述和概念说明的基础上，阐述了全书的研究内容、结构和创新点。第二部分是“文件、信息商业化服务机构的历史梳理和现状述评”，分析了国外文件、信息商业化服务机构的发展历史、现状特点、典型代表和行业状况，也分析了国内文件、信息商业化服务机构的发展历史、现状特点和主要典型。第三部分是“文件、信息商业化服务机构的理论解读”，对国内外文件、信息商业化服务机构进行概念界定，解读其定义、含义、性质、特征和类型。第四部分是“文件、信息商业化服务机构的建设依据”，探讨国外文件、信息商业化服务机构产生的理论依据和实践原因，总结我国文件、信息商业化服务机构建设的理论依据和实践条件。第五部分是“文件、信息商业化服务机构的建设方式和发展定位”，分析研究国内外已有的文件、信息商业化服务机构的建设方式，区分其不同特点，并立足国情提出我国文件、信息商业化服务机构更合理的发展定位。第六部分是“文件、信息商业化服务机构的建设策略”，重点阐述我国文件、信息商业化服务机构的“三化”建设策略——以专业化为根基，以商业化为手段，以社会化为目标，这也是国外建设文件、信息商业化服务机构的有效策略。第七部分是“文件、信息商业化服务机构的建设意义”，概括国外文件、信息商业化服务机构的专业优势、形象优势和社会价值，归纳我国文件、信息商业化服务机构建设的专业意义和社会意义。可见，本书的结构设计是“导论—历史梳理—现状评析—概念解读—建设依据—建设方式(发展定位)—建设策略—建设意义”。它们环环相扣，使本书具有严密的内在逻辑。
本书的学术价值首先在于填补了国内外对文件、信息商业化服务机构系统研究的空白，导论部分的文献综述对这一问题的国内外研究状况做了述评，指出：国外理论研究严重不足，研究内容单一，理论研究落后于实践的发展；国内虽有对档案中介机构、商业性文件中心的研究，但均未从宏观角度对文件、信息商业化服务机构进行系统研究。为此，本书是研究文件、信息商业化服务机构的系统成果，具有前沿性和新颖性，学术价值显而易见。它明晰了文件、信息商业化服务机构的概念，挖掘了建设文件、信息商业化服务机构的理论依据，辨析了我国文件、信息商业化服务机构的发展定位，从理论高度总结出建设文件、信息商业化服务机构的专业意义和社会价值。这些丰富内容对文件、信息商业化服务机构的建设、运作和科学发展具有重要指导价值。
本书也具有突出的实践应用价值。这一来基于文件、信息商业化服务机构是实践应用性较强的课题，二来因为笔者主持的课题组在项目研究中运用了实践调查和典型调研手段，使获得的数据和材料具有原始和可靠的特点，凭借实践调研的优势，有助于提升本书内容的应用价值。本书对我国文件、信息商业化服务机构建设的实践条件、机遇和风险的科学总结，对我国文件、信息商业化服务机构发展定位的冷静思考，对我国文件、信息商业化服务机构建设策略的理性归纳，均有助于我国文件、信息商业化服务机构的实践发展和规范运作，特别是每一部分对国外经验的归纳总结，有助于帮助我国吸取经验，扬长避短。
基于选题的新颖性和前沿性，本书的学术思想具有颇多创新点。(1)首次提出并阐释“文件、信息商业化服务机构”这一概念，通过文件概念限定了这种服务的领域和范围，通过信息概念凸显了这种服务的内容和特征，既包括针对文件实体及其信息内容的服务，也体现信息技术支撑的服务。同时，强调机构的商业行为和商业化服务手段，淡化商业属性和特征。这种概念厘清有助于为机构正名。(2)首次提出我国文件、信息商业化服务机构应确立企业制定位，坚持市场化经营和运作，以市场和客户需求为导向，提供安全、高效服务，赢得生存和发展空间。这种科学定位有助于明确我国文件、信息商业化服务机构的发展目标。(3)首次提出文件、信息商业化服务机构建设的“三化”策略——专业化、商业化和社会化。专业化是机构建设的基础，也是机构的核心竞争力所在；商业化是机构建设的手段，是机构的优势所在；社会化则是机构建设的目标，是机构价值的升华。这些论述有助于为我国文件、信息商业化服务机构找到科学的建设策略。(4)首次从专业和社会角度阐述文件、信息商业化服务机构的建设意义。从专业角度看，文件、信息商业化服务机构能提供安全、高效和优质的服务；就社会角度而言，文件、信息商业化服务机构有利于安全保管社会证据和记忆、降低社会管理成本、完善信息法制建设和推动社会和谐规范发展。这些观点有助于确立国内外文件、信息商业化服务机构的存在价值，进一步推动社会的良性发展。
本书的写作依托丰富的素材和翔实的资料，遵循理论联系实际的指导思想，运用实践调查、数据分析、文献研究、网络调研、专家访谈等研究手段，结合使用归纳、综合、比较等方法加以完成。本书还具有观点鲜明、述论结合、文字流畅等特点。
本书由于兼具理论性和实用性，读者对象既包括高校档案专业学生(博士生、硕士生、本科生)和档案教学研究人员，又包括档案专业的实践同行，还包括文件、档案、信息商业化服务行业的从业者及利益相关方等。
本书由黄霄羽规划和设计框架，并执笔完成。刘守芬、韩静、朱敬敬、白璐参与项目研究而形成的阶段性成果成为部分章节的初稿基础，钱红梅和马树芬参加了文献综述、参考文献和部分内容的整理工作，赵传玉进行了全书的格式编排和文字润色。
本书完成之际，感谢教育部新世纪优秀人才支持计划为课题研究提供的立项支持，也感谢中国人民大学信息资源管理学院提供的出版资助。感谢所有指导、帮助和参与项目研究的人员，也感谢在项目研究中被引用或参考的所有文献作者，他们的智力成果为本书的写作做出了贡献。
本书的出版得到了中国人民大学出版社的大力支持，感谢人文分社社长潘宇编审对选题的肯定和出版支持，感谢宋义平编辑、汤慧芸编辑在编辑出版中付出的努力。
本书的不足之处，欢迎读者批评指正。黄霄羽2014年1月8日第一部分导论1选题意
当前，我国正处于经济高速发展时期。据统计，2012年中国注1GDP达到51.9万亿元，同比增长7.8%，保持了强劲的增长势头。GDP的增长从一个侧面反映出企业在不断发展壮大，信息化进程在注不断加速。然而，企业在发展过程中面临的挑战之一是文件管理2。文件数量的巨幅增长、载体的日益多样以及管理方式的愈加复杂，不断冲击着传统的文件管理方式，如何经济、高效、安全地管理好文件，成为企业高度重视的问题。
近年来，我国社会主义市场经济迅猛发展，经济成分日趋多元。国有企业纷纷改制、非国有企业大量涌现、私立组织和私人的文件保管需求不断增强，这些因素均促使文件、信息商业化服务的社会需求日益强烈。在这种需求的推动下，我国从20世纪90年代初起逐渐涌现了档案事务所、文档服务中心、文件寄存中心等档案中介机构，虽然大部分机构还隶属于行政机关或事业单位，但部分机构已经开始涉足提供文件管理的商业化服务，迫切需要理论指导和实践经验借鉴。
在发达国家，文件、信息商业化服务机构正是敏锐洞察到文件管理领域的市场需求，才逐步产生直至盛行。20世纪40年代初起源于美国的文件中心因其经济高效的优点被国外誉为“现代最富有生命力的新型档案机构”。1948年在美国最早建立的商业性文件中心继承了文件中心的优点，成为国外文件、信息商业化服务机构的源头。它是独立核算、自负盈亏的营利性、服务型机构，大多借助高科技手段为客户(含企业、机构、组织和个人)提供商业化、专业性和社会化的文件、信息服务。
中外文件、信息商业化服务机构的实践发展存在较大差距。在国外，商业性文件中心历经60余年，发展相对成熟，形成了较为先进的建设模式和运营策略，也形成了十分明显的经营特色和优势。而在我国，文件、信息商业化服务机构的建设才刚刚起步，学界对其建设的必要性和可行性的理论探讨尚不系统，实际部门的建设实践还处在摸索阶段。如何借鉴国外的成功经验，如何建设适合我国国情的文件、信息商业化服务机构，这种机构如何运作，都是迫切需要研究的问题。为此，选择文件、信息商业化服务机构的建设依据和策略进行研究，具有重要的理论意义和突出的实践价值，主要表现在以下三点：
第一，在理论上能够阐明我国建设文件、信息商业化服务机构的依据和原因。
从分析我国档案中介机构的发展历史和现状入手，可深入总结我国建设文件、信息商业化服务机构的理论必要性和实践可行性。在研究我国文件、信息服务需求与现状的前提下，研究国外文件、信息商业化服务机构的发展进程，可明确文件、信息商业化服务机构产生的理论和实践条件。国外文件中心尤其是商业性文件中心之所以盛行，得益于文件生命周期理论(Theory of Records Life Cycle)提供的坚实理论基础，这一理论揭示的是文件运动的科学规律，具有普适性。最后通过中外的比较研究，可发现科学的理论和先进的理念在文件、信息商业化服务机构的建设发展中具有重要指导作用。
第二，在实践上能够依据我国的现实情况，借鉴国外成功经验，帮助我国切实建立适应社会主义市场经济发展的文件、信息商业化服务机构，找到这种机构建设的科学方式和有效策略。
我国目前已经建有一些文件、信息服务机构，但大部分不以商业化的模式存在。国外文件、信息商业化服务机构的建设实践虽已积累丰富的经验，但因国情有别，我国不宜机械照搬国外经验，因此需要在参考国外经验的基础上，合理吸取其有益成分，帮助我国确定文件、信息商业化服务机构的建设目标，确立文件、信息商业化服务机构的建设方式，提出文件、信息商业化服务机构的建设策略。这些实践研究内容对优化我国文件、信息服务，完善文件、信息管理体制，提高文件、信息服务水平都具有重要的现实价值。
第三，这一选题的研究意义不仅仅局限在文件管理专业领域，还有着更为宏观的社会意义。
因为文件产生于社会活动的各个领域，与社会发展的方方面面紧密相关。当前社会的行政管理、经济建设、法制构建、文化发展都需要妥善留存文件作为活动的证据，需要有效利用文件提高管理效率和服务水平。国外文件、信息商业化服务机构对于安全保管社会证据、精简政府职能、降低企业管理成本、提高社会服务水平起到了良好的作用。我国目前政府部门的职能精简、企业的效益追逐、私人组织以及个人对文件的托管需求，都凸显了建立文件、信息商业化服务机构的必要性和迫切性。对文件、信息商业化服务机构的建设依据和策略进行系统研究，不仅有利于我国专业实践的发展，更重要的是能够提升到更宏观的社会发展层面来明确和显现文件、信息服务机构建设的价值——建立良性的经济秩序、提高行政管理效率、完善信息法制建设、优化社会服务。这种研究意义超越了文件管理领域，对整个经济社会发展都具有重要的帮助。2文献综述2.1 国内文献综述
2.1.1 文献调研概览
笔者认为目前与“文件、信息商业化服务机构”直接相关的机构主要是国外的商业性文件中心和国内新兴的档案中介机构，因为它们均是以有偿方式为社会提供文件管理专业性和社会化服务的机构。为此笔者决定把与商业性文件中心和档案中介机构有关的文献作为文献调研的“抓手”。为确保调查质量，笔者以中国期刊全文数据库、中国博士学位论文全文数据库、中国优秀硕士学位论文全文数据库、中国人民大学学位论文全文数据库为文献检索来源。另为保证文献检索的全面性，笔者选择检索词除“商业性文件中心”和“档案中介”以外，还适当选择它们的上位词、同位词或下位词作为检索词。具体包括“商业性文件中心”、“档案中介”、“档案事务所”、“档案咨询服务中心”、“档案咨询机构”、“档案寄存中心”、“档案托管机构”、“档案托管中心”等。最后笔者采用题名检索，将检索时间范围限定注3为1990—2012年，共检出文献213篇。对检索结果处理(去重及无关)后得出195篇。处理后具体的文献检索结果如表2—1所示。表2—1 相关文献统计表
2.1.2 商业性文件中心研究综述
商业性文件中心最早在国外产生并不断成熟，国内对商业性文件中心的理论和实践总结分析也在不断增多。笔者主要从研究历程、文献数量和文献内容三方面分析相关研究成果。
2.1.2.1 研究历程
笔者以“商业性文件中心”为检索词(精确匹配1990—2012年)进行题名限定的跨库检索，共得到文献31篇。为探究我国学者对商业性文件中心的研究历程，笔者对31篇文献进行了定量分析，得出图2—1。从图2—1中可看出：我国学者对商业性文件中心的研究始于1997年；在20世纪90年代，共发表文章4篇；而在21世纪的前5年，论文发表数量为0；到2005年，论文的发表数量开始增长，特别到2009年，数量达到最大，即7篇；而在2005—2012年的8年里，论文的发表总数达到27篇，占整个论文发表数量的87%。据此可分析出我国学者对商业性文件中心的研究阶段，即20世纪90年代属起步阶段，2000—2004年属停滞阶段，2005—2009年属发展阶段，2010年至今属繁荣阶段。
图2—1 1997—2012年发表论文数量
为探究商业性文件中心研究历程中的研究者，笔者对31篇文献进行了定量分析，得出论文发表作者统计表2—2。从表2—2可看出，发表过相关论文的作者较多，但高产作者较少，大多数作者只发表了1篇。但也涌现出一些对此领域特别关注的学者，其中最引人注目的是黄霄羽，共发表论文14篇，其中独著10篇，合著4篇。表2—2 发表论文作者统计表
续前表
2.1.2.2 文献数量
从文献数量方面来看，商业性文件中心相关文献的数量较少。自20世纪90年代末开始对商业性文件中心进行研究以来，尤其是2005年以来，学界对商业性文件中心的研究未曾间断过，但每年研究成果(主要指论文)非常有限，仅有2~5篇相关文章发表。借助上述文献调查发现，商业性文件中心相关文献共有31篇，数量较少。与商业性文件中心实践发展的成熟度相比，国内在理论上的研究还远远不够。
2.1.2.3 文献内容
从文献内容方面来看，商业性文件中心的相关研究主要集中在两方面：一方面是对国外商业性文件中心的介绍和分析；另一方面是对商业性文件中心在我国建立的可行性及必要性的论述，即对商业性文件中心本土化的研究。以前者居多。
首先，国内对国外商业性文件中心的研究中，学者分布较为集中。学者中以黄霄羽为代表，对国外商业性文件中心的研究最为系统和深入，自2007年起相继发表了14篇相关论文，参见表2—3。围绕国外商业性文件中心的发展历史、演变特点、现状特征、考虑因素、运作模式、理论依据、实践原因、专业优势和国际化发展等方面，黄霄羽进行了全面深刻的解读。表2—3 黄霄羽发表论文统计表
续前表
此外，还有其他一些学者从某一方面对国外商业性文件中心进行研究，如汪洵的《国外商业性文件中心的产生和发展》论述了商业性［1］文件中心的产生背景、发展趋势、特点和功能；陆阳的《欧美国家商业性文件管理机构研究初探》阐述了商业性文件中心的性质、类［2］型、行业特点等；王晓琳的《浅析档案业务外包的历史渊源——以商业性文件中心为视角》将商业性文件中心与“外包”理念结合，从“外包”的成本效应解读商业性文件中心的经济性，从“外包”整合优势的角度解读商业性文件中心的“精简、高效”，从而论证了商［3］业性文件中心的特点与“外包”理念的一致性；韩静在硕士学位论文中针对国外商业性文件中心的行业管理之领导机制、保障机制、［4］监督机制进行了全面研究；刘守芬在硕士学位论文中针对商业性文件中心的跨国建设进行了案例述评、背景分析、特点归纳、影响因［5］素总结。由上可见，对国外商业性文件中心的研究内容较为集中，相关论文主要侧重于对国外商业性文件中心的解读和分析、对商业性文件中心发展成功经验的总结，但其中不乏新颖的研究角度。
其次，国内对商业性文件中心本土化的研究方面，研究内容偏重于论述我国建立商业性文件中心的必要性与可行性。如吴品才的《谈商业性文件中心建立的必要与可能》，就商业性文件中心这一新兴事物在我国建立的必要性与可行性进行了初步分析，并提出商业性文件中心作为一种新兴的档案机构有其优势，应该得到不断完善和推广［6］。之后，随着我国在实践上对文件中心的探索，又有一些专业人士对这一问题进行深入研究，提出了在我国建立商业性文件中心的构想。如陈香在硕士学位论文中对商业性文件中心的本土化进行了专门研究，着重探讨商业性文件中心本土化的发展模式、建设目标和运作
［7］方案。
笔者通过上述分析，认为目前国内对商业性文件中心的研究呈现出以下三个特点：
第一，国内对商业性文件中心研究的总体情况相对薄弱，主要体现在相关文献数量偏少，1990—2012年，国内对商业性文件中心的研究论文仅有31篇，主要还集中在2005年之后。
第二，国内对商业性文件中心研究的内容不够全面。目前相关研究偏重于对国外商业性文件中心的分析评述，对商业性文件中心本土化建设问题的研究存在不足。对商业性文件中心在我国建立的条件和存在的障碍缺乏系统全面的认识，建设的理论依据论述不够充分，建设策略更缺乏深入探索。
第三，国内对商业性文件中心在我国建立的合理性存在观点分歧。特殊的国情导致我国并没有出现土生土长的商业性文件中心，实践上的局限使得学界对商业性文件中心本土化建设的问题见仁见智，未能达成共识。这种分歧再加上我国对商业性文件中心重视不够，阻碍了商业性文件中心研究的深入。
总体而言，上述文献调查和分析说明，国内对商业性文件中心已有一定研究，已取得的研究成果为本项目提供了一定的研究基础；但目前的研究还比较薄弱，恰恰体现出本书的研究价值和意义。
2.1.3 档案中介机构研究综述
中介服务是我国社会经济发展到一定阶段的必然产物。1993年，十四届三中全会通过的《中共中央关于建立社会主义市场经济体制若干问题的决定》指出，要“发展市场中介组织，发挥其服务、沟通、公证、监督作用”。“中介组织要依法通过资格认定，依据市场规则，建立自律性运行机制，承担相应的法律和经济责任，并接受政府有关部门的管理和监督。”1997年，党的十五大再次提出，要“把综合经济部门改组为宏观调控部门，调整和减少专业经济部门，加强执法监督部门，培育和发展社会中介组织”。在这样的社会背景下，20世纪90年代初，全国一些档案部门根据自身的专业特点，充分发挥在人员、技术、设备等方面的优势，陆续建立起档案中介机构，提供档案中介服务。档案中介机构产生至今，经历了从无到有、从少到多的发展过程，并呈日益增长的趋势。笔者从发文时间、发文数量、文献主题等方面对国内档案中介机构的研究论文进行统计分析，试图全面概述国内的研究现状。
2.1.3.1 论文统计分析
论文时间分布统计分析
笔者以“题名”为检索项，分别以“档案中介”、“档案事务所”、“档案咨询机构”、“档案咨询服务中心”、“档案寄存中心”、“档案托管”为关键词，对发表在中国期刊全文数据库、中国博士学位论文全文数据库、中国优秀硕士学位论文全文数据库、中国人民大学学位论文全文数据库中的文献进行了检索。笔者发现研究档案中介机构的文章最早出现在1992年，因此选择1992—2012年为检索统计的时间段，以期对我国档案中介机构的研究情况做一个历史性的回顾。由此检索到论文174篇，剔除无关文献后得到164篇，其年度分布情况如图2—2所示。
图2—2 1992—2012年发表论文数量
从图2—2可以看出，我国对档案中介机构进行研究的文章最早出现在1992年，1998年开始有快速上升的趋势，2002年、2003年达到最高峰，2005年略有下降，随后其增长走势日趋平缓。据此可以看出，我国在该领域的研究可分为三个阶段：1992—1998年初露端倪，1998—2003年为快速增长期，2004年以后基本稳定。
论文主题特征分析
通过对164篇文章进行归类整理，笔者发现研究集中于理论和实践两个方面。其中理论研究侧重于阐述档案中介机构的理论基础(定义、性质、功能等)、现状、趋势等。实践研究主要剖析档案中介机构的业务内容或工作内容、当前遇到的一些问题及具体解决措施。此外，除了对档案中介机构的宏观研究外，不少学者还从微观角度对档案中介机构的具体形式(如档案事务所、档案咨询服务中心、档案寄存中心等)进行研究。
2.1.3.2 论文内容分析
依据文献调研，尽管我国第一批档案中介机构(浙江省建德市、湖州市的档案事务所)早在1992年9月就已经诞生，但对档案中介机构的理论研究跟进得并非特别及时。1998年之前多为零星研究，直到1998年3月12日，《上海档案》杂志社和上海市档案咨询服务中心联合召开了“档案中介机构理论与实践研讨会”，才由此拉开了档案中介机构理论研究的序幕。在研讨会上，专家、学者以及专业主管部门的工作人员，围绕建立档案中介机构的必要性、紧迫性及其性质、功能、任务与行政管理机构的职能分工和今后的发展趋势等问题展开了［8］研讨，为档案中介机构的理论研究搭建了基本框架。
笔者对文献内容进行分析后，发现相关论文的内容主要分为以下五个方面：
档案中介机构的定义和内涵
对档案中介机构进行概念界定最早见于陈智为、张晓丽2000年发表的论文《论新时期的档案中介机构》，作者认为档案中介机构“是由档案行政管理部门主管的、介于政府与企事业单位之间的、以［9］档案和档案工作为对象的、以经济为纽带的社会性服务机构”。随后学者也从不同角度给出各自的定义，但到目前为止仍未形成统一的定义。笔者梳理了我国档案界对档案中介机构的代表性定义，并归纳为三种类型：
一是强调属概念，认为它是一种中介组织或媒介组织。如贺吉元认为，“档案中介机构是指档案局(馆)为了转变职能和强化功能而建立的为机关企事业单位及个人提供档案事务服务的具有法人资格的媒［10］介组织”。韩玲玲等认为，“档案中介组织是社会中介组织的一种，指在政府、企事业单位和个人之间架起沟通的桥梁，是为社会提供档案业务技术服务及档案信息咨询的各种组织、机构的总称”［11］。欧其健认为，“档案中介服务机构是介于政府与社会之间，专门从事档案技术和事务服务的一种社会中介组织，是按照国家法律法规、档案行政管理部门规定和专业技术要求，提供档案法律咨询、档案专业服务、档案业务评估及鉴定和档案信息服务的社会中介机构，［12］具备独立法人资格”。
二是强调组织功能，认为它是起沟通、协调作用的社会服务组织。如陈智为等认为，“档案中介机构，简单地说是由档案行政管理部门主管的、介于政府与企事业单位之间的、以档案和档案工作为对象的、［13］以经济为纽带的社会性服务机构”。张燕认为，“档案中介机构也就是以其特有的社会服务功能在档案行政管理部门与个人、企业间［14］提供档案事务服务，起监督、沟通、协调作用的法人组织”。
三是强调独立性和法人地位，认为它是直接提供档案服务的社会服务机构。如张宝兴认为，“档案中介机构是由档案管理部门主管的、自收自支、独立核算的全民所有制企业或事业单位，是直接为机［15］关、企事业单位及其个人代办档案事务的社会性服务机构”。赵莉认为，“档案中介机构的独立性较强。不是档案行政管理部门的附属机构，而是具有法人地位的，自主经营、自负盈亏的实行独立核［16］算的企业，即实行企业化经营，以有偿服务为主”。
对档案中介机构的界定存在着多样性，可从不同角度去阐释：或者强调档案中介机构某一方面的特征，或者诠释档案中介机构的内涵，或者只强调档案中介机构的属概念，抑或是介绍档案中介机构的狭义概念等。需要指明的是，尽管学者从不同角度赋予档案中介机构不同的定义，却不能否认它们的共性，而这些共性恰恰诠释了档案中介机构的基本内涵：第一，档案中介机构是一种社会中介组织；第二，档案中介机构为社会各界提供档案专业化服务；第三，档案中介机构是连接档案行政管理部门、企业、个人的桥梁，具备中介组织的“中间性”。
在最新的文献中，黄霄羽等借助对档案中介机构定义的理论分析和功能的实践考察，指出当前我国这种机构存在名不副实的局限，并非真正意义上的档案中介机构。理由在于，在理论层面，学界的定义并未明确揭示档案中介机构的基本属性——“中介性”；在实践层面，绝大多数档案中介机构的业务内容也不具备“居间服务”功能。因此，［17］档案中介机构应当正名为“档案服务机构”。
档案中介机构的性质和功能
在1998年“档案中介机构理论与实践研讨会”上，上海市浦东新区档案馆馆长、副研究馆员张宝兴首次归纳出档案中介机构的性质［18］——社会服务性、技术知识性、商业经营性。随后陈智为、张晓丽在《论新时期的档案中介机构》一文中对上述性质做了进一步剖析。2005年宗培岭的《档案中介机构的社会定位》将档案中介机构［19］的性质归结为中介性、服务性、营利性、自律性。吴加琪在《档案中介组织：理论、实践及发展前景》、《档案中介机构的现状及其发展方向》中均阐释了档案中介机构的性质，概括如下：独立性、［20］［21］沟通性、专业性、有偿性、公益性、社会性、权威性。
综上，对档案中介机构性质的研究具有两大特点：一方面，研究经历了一个由片面到全面、由浅及深的过程。另一方面，由于大多数学者是从社会中介组织的角度来研究档案中介机构性质的，因此其性质分为与中介组织性质相符的一般属性(如中介性、服务性、自律性、专业性等)和档案中介机构的特有性质或者说特性(技术知识性、客观性、保密性等)。遗憾的是目前的文献并未对档案中介机构的特性进行深入细致的研究。
档案中介机构的功能与职能是两个不完全相同的概念，两者是有区别的。档案中介机构的职能是其在社会分工中的职责，功能则是指它通过自己特有的活动而起到的作用。对档案中介机构功能问题的研究可追溯到1998年的“档案中介机构理论与实践研讨会”。上海市档案局教育处处长邹伟农在谈到档案中介机构的功能时提出，“档案中介机构的功能除了咨询、服务这两个大家谈得比较多的功能外，还有［22］一个法定的功能，就是开展档案鉴定、评估的业务”。尽管他没有对相关功能作详细的阐释，却为学界的研究开辟了路径。目前，学界对档案中介机构功能研究得较系统全面的当属宗培岭。他在《档案中介机构的社会定位》一文中，将档案中介机构的功能凝练为沟通［23］功能、改革功能和效益功能。这是对档案中介机构作用、价值高度概括和提炼的结果。此外，在笔者统计的文献中，虽然有许多并未出现“功能”等词语，却用相当大的篇幅阐述了档案中介机构的“作用”或“影响”。从本质上说，这些论文也是在研究档案中介机构的功能问题，只不过是将这些功能具体化了，可谓是异曲同工。这方面的文章大多是从内(档案行业)外(社会)两大角度来阐述档案中介机构作用(功能)的。代表性的论文有王娜娅的《档案中介机构的法律地位与作用》、张文利的《档案中介机构的生成及对行业的影响》等。
档案中介机构的发展问题
这里所说的档案中介机构的发展问题具体包括三方面：档案中介机构的发展条件、发展现状及发展趋势。其中发展条件是档案中介机构发展的原动力，发展现状是档案中介机构不断发展的助推剂，发展趋势是档案中介机构深入发展的行动指南，它们都是档案中介机构完整发展过程的支撑点。
档案中介机构的发展条件是指推动其产生和发展的条件总和。就档案中介机构的产生条件而言，可参见吴加琪、李广都的《档案事务所的现状分析及业务展望》。论文对档案事务所的产生条件作了详细阐述——政治体制改革和政府职能转换是档案事务所产生的先决条件；经济体制改革与发展是档案事务所的催生剂；现有的其他社会服务中介机构的成熟运行是档案事务所产生的现实依据；档案寄存中心［24］的健康发展与合理改制将是档案事务所发展的动力和希望。尽管作者是在论述档案事务所的产生条件，然而事实上，这些条件对所有档案中介机构都具有普遍意义。后来，苗华清在硕士学位论文《档案中介机构研究》中对档案中介机构的产生条件作了更加系统全面的［25］论述，将其产生条件归结为经济条件、政治条件和社会条件。综合相关文献，笔者认为学界在探讨档案中介机构的产生条件时有如下特点：(1)既论述档案中介产生的必要条件，又论述其产生的可行条件；(2)绝大多数学者是从社会实践角度来探讨档案中介机构的产生条件，仅有少数学者从理论角度阐述档案中介机构的产生条件，且这种理论层面的探讨还停留在初步探索阶段，与实践方面较为深入的探析不在同一水平。(3)就实践方面的条件而言，多数学者认为政治经济体制改革是档案中介机构产生最重要的可行性条件，而社会需要是其产生的关键的必要条件。
档案中介机构的发展现状主要指当前档案机构的客观存在状态，笔者认为档案中介机构目前取得的成绩及存在的问题也应该包括在发展现状之内。对此做出系统、全面阐释的当推苗华清的《档案中介机构研究》。论文从人员机构、服务方式、业务范围、组织模式出发，对当前档案中介机构的客观存在状态进行了细致的描述。此外，论文还做了档案中介机构成果综述：“形成了繁荣的市场”；在经济效益方面，为当地经济、文化发展贡献了力量；在社会效益方面，有利于缓解就业压力、促进创业、推动档案事业向产学研方向发展等。［26］当然，由于目前档案中介机构仍是一种新生事物，其发展道路不可能一帆风顺，必然会存在这样或那样的问题，有关这方面探讨的文章不在少数，对这一问题的分析，笔者会在下文再作细述。在浏览了档案中介机构现状的相关论文后，笔者发现：(1)学界对档案中介机构的组织模式方面的探讨比较热烈，绝大多数学者赞同档案中介机构属于社会中介组织的一种，然而当前我国的档案中介组织还不完全具备其他一般社会中介组织成立的要件，尤其是独立性。它们多数不是真正意义上的中介机构，只能说是档案局(馆)对社会服务的新形式，必须在今后得到更大的发展。(2)档案中介机构的存在类型也是一个研究热点，档案中介机构的类型是多元化的，按不同标准可以划分不同的类型。其中，按照档案中介机构的主要职能划分(档案事务所、档案寄存服务中心、档案科技信息服务公司等)是学界探讨的重点。
档案中介机构的发展趋势是指档案中介机构的发展动向，它是当前档案中介机构深化改革、不断拓展生存空间的航标。因此，吴玲、郑金月在《档案中介机构的定位和发展问题》一文中为档案中介机构的发展方向奠定了基本框架：多元化趋势(档案中介机构的经济成分)、多功能化趋势(档案中介机构的服务功能日益全面化)、市场化趋势(独立的市场主体)、规范化趋势(健全管理机制)、规模化趋势(规模化经［27］营，如联合、重组等)。之后，吴加琪又在《档案中介机构的现状及其发展方向》一文中增加了经营网络化(建立网站，发展网络经济)、合作国际化(与国外商业性文件中心或文件信息机构接轨)、布局［28］合理化(与我国各地经济发展水平匹配)等。戴文波在《论我国档案中介机构的发展现状及发展方向》一文中提出了我国档案中介机构的四大发展方向：业务多元化、发展规模化、信息共享化和人员素质［29］综合化。总体而言，目前绝大多数学者为我国档案中介机构的发展前景叫好，档案中介机构的发展空间具有较强的拓展性。
档案中介机构的业务内容
档案中介机构的业务内容，是档案中介机构建设的核心。档案中介机构的性质必须通过其业务内容才能得以体现；档案中介机构的功能、发展也必须通过业务工作良好运转才能最终实现。离开了业务内容，档案中介机构的生存和发展便成了无源之水、无本之木。于是在1998年“档案中介机构理论与实践研讨会”上，上海市浦东新区档案馆馆长张宝兴率先提出档案中介机构的七大业务：(1)咨询服务；(2)传授档案工作理论知识和技能；(3)承接委托档案的整理业务；(4)技术中介，就是在档案或技术的转让过程中发挥中介作用，收取介绍费；(5)开展档案法律事务咨询服务；(6)代查和代保管档案；(7)计算［30］机辅助档案管理系统的建设和推广应用等。之后虽有许多学者涉足该方面的研究，但他们的研究并未突破张宝兴提出的业务范围。唯有吴加琪、李广都的《我国档案中介组织的现状分析及业务展望》从更宏观的视角将档案中介机构的具体业务概括为七个方面：档案委托保管、咨询服务及有关档案业务服务；档案的价值认定和有关档案权利认定服务；档案技术服务和档案信用服务；档案所有权的变更登记和有关档案出租、复制的公证服务；自有档案拍卖相关服务；企业［31］单位档案工作代调研和指导服务；其他档案业务。目前来看，他们的业务内容研究不仅最齐全，还具有强大的包容性，为档案中介机构的业务拓展留下了足够的空间。综合相关文献，业务研究有如下特点：(1)由具体到抽象、由简单到复杂；(2)专业性、技术性日益凸显；(3)业务领域不断拓展。
档案中介机构问题对策研究
档案中介机构是市场经济的产物，是一种新生的事物，有待进一步完善。当前档案中介服务机构尚处于发展时期，仍不成熟，存在的问题还很多，如果处理不好，一定程度上会影响档案事业的健康发展。因此浙江省湖州市档案事务所的郑金月2000年发表了《档案中介服务机构存在的问题及其对策》，首次系统阐明了当时档案中介机构存在的具体问题——认识不清(观念)、关系不顺(与档案行政管理部［32］门)、机制不活(内外管理)、路子不宽(服务范围)。之后，王郁萍、刘晓春的《档案中介组织规范发展刍议》提出档案中介机构存在的体制和服务弊端——中介挂靠运营，档案行政管理方式无法转变；中［33］介组织成了档案部门的“创收”机构；档案中介服务滞后。宗培岭的《档案中介服务业的现状分析》增加了规模效应小、发展不平［34］衡、市场不规范三大问题。吴加琪的《档案中介机构的现状及其发展方向》强调了档案中介机构立法问题和人员的业务素质问题。［35］而左宏嫄的《我国档案中介机构的生存状况及发展对策》指出了档案中介机构建设现代化水平低的问题，如档案中介机构不注重网［36］站建设，数字保管技术及个性化服务理念等较为落后。针对这些问题，学界提出了许多对策。比如：转变观念，加大对档案中介服务机构的支持力度；理顺关系，明确档案中介机构的基本职能；活化机制，激发档案中介服务机构的生机和活力；开拓创新，增添档案中介服务机构的发展后劲。2011年，贾玲在《档案中介机构的经营策略分析》一文中提出：以市场机制为动力，以企业化管理为手段；着力打造优势服务项目，增强档案中介机构的核心竞争力；不断拓展服务领域，增强服务能力；建立高水平、专业化的档案中介服务队伍；［37］采用现代高科技手段，占领档案中介服务的高科技领域。2012年，杨雅婷《档案中介机构品牌创建的SWOT分析及策略应对》中对档案中介机构品牌创建进行了SWOT分析，并提出树立正确的品牌创建的观念，建立具有专业营销知识的品牌创建队伍，创建特色服务，［38］提高服务质量。这些方面的探索都为档案中介机构的发展提供了思路和指导，具有重要的价值。由此笔者认为：(1)学界对档案中介机构存在问题的认识也是一个由浅入深、由偏到全的过程。(2)这些问题既包括档案中介机构留存的历史问题(独立性、法制等)，又有档案中介机构在发展中遇到的新问题(技术观念薄弱)。(3)在这些问题中，档案中介组织的体制弊端和法制弊端是档案中介机构建设的难点。(4)档案中介机构建设对策研究也是学界的研究热点和重点，并且呈现出多层次、多角度的特点。既有宏观层面的体制机制研究，也有微观层面的机构自身建设探讨；既有专业领域的对策，也有对其他领域方法手段的借鉴和运用。
2.1.3.3 研究评论
综上所述，国内对档案中介机构的研究取得了一定成果，但也存在不足。
研究成果
总体而言，国内对档案中介机构的研究进入了比较稳定的阶段并趋于成熟。学界关于档案中介组织的学术研究，经历了一个从摸索到认识、再到思考的过程：首先是研究建立档案中介机构的必要性、可行性和优越性等问题，阐释和综述其理论基础。然后对档案中介机构进行深入分析和论证。近年来，学者对档案中介机构的研究日益精细化，并注重分析国外商业性文件中心等类似机构的经验，找出改革和发展我国档案中介机构的途径。由此，档案中介机构的研究进入了比较稳定的阶段，日渐成熟。具体表现为：在理论方面，突出表现为档案中介机构基础理论研究日益成熟完善，学界对档案中介机构的定义、内涵、性质和功能的认识较为全面和深刻，对其发展前景的探析也较为客观。在实践方面，学界已开始认识到，档案中介机构业务内容必须紧跟时代的脚步，凸显其专业性、技术性、服务性，以社会需求为中心不断拓展其业务范围。此外，学界对档案中介机构问题对策方面的研究持续关注，基于理论指导的机构实践发展日益成熟。
研究不足
客观地说，国内对档案中介机构研究的不足归纳起来就是理论研究水平相对较低，实证研究匮乏。依据笔者的文献调研，可以看出我国档案中介机构的理论研究总体上还处在初级阶段，主要是针对档案中介机构基础理论方面展开研究，如档案中介机构的定义、性质、功能等，而对档案中介机构的运营机制、组织模式等工作原理方面的研究、客户研究等涉及不多。这种相对较低的研究水平很大程度上是由当前我国档案中介机构的发展阶段决定的。与此同时，借助文献调研，笔者发现实证研究较为匮乏。实证调研性的文献为数不多，甚至可以说是寥寥无几，绝大多数学者只从理论思辨的角度阐述问题，却少有立足档案中介机构的实际情况做实证分析。2.2 国外文献综述
2.2.1 文献调研概述
文件、信息商业化服务机构最早在国外出现，也在那里发展得更为成熟，在国外这类机构被称为商业性文件中心。随着信息社会的迅速发展，商业性文件中心的职能日益丰富和完善，服务内容日渐全面而精细，从最初提供简单的文件存储业务发展到具备信息管理服务职能。从职能和业务范围来说，商业性文件中心可以称为文件、信息商业化服务机构。此外，成立于1980年的商业性文件中心协会(Association of Commercial Records Centers,ACRC)与时俱进，在1996年与美国国家安全数据保险库协会(National Association of Secured Data Vaults，1981年成立)合并，组成了现在的国际文件与信息管理服务行业协会(Professional Records & Information Services Management，PRISM International)。尽管机构名称有所变化，但实质不变，仍然是一种提供文件、信息商业化服务的机构。因此，为使文献查找结果更加全面，笔者在外文文献检索过程中所使用的检索词不仅包含commercial records center，还包括records management organization、archives management organization等相关的检索词，但由于本书是针对机构本身进行的研究，因此文献调查结果只选取针对机构的研究成果。笔者选择ProQuest作为外文文献研究的数据库，为保证高查准率，使用了题名检索方式，经过去重及去除不相关处理后，得到的最终检索结果如表2—4所示。表2—4 ProQuest外文检索结果
2.2.2 文献研究综述
根据文献调查结果，检索出的文献列表如表2—5所示。表2—5 检出文献列表
从文献数量方面来看，国外对文件、信息商业化服务机构的理论研究较少。从20世纪70年代至2012年，仅有7篇文章对这一机构进行研究，总体数量少，文献发表时间分布较为分散，而且截至2012年，近十年来并未有相关研究文献。可见，在文件、信息商业化服务机构理论研究方面，国外研究同样较为薄弱。
从文献内容方面来看，国外相关研究成果集中于以下几个方面：
第一，对商业性文件中心可行性和必要性的探讨。20世纪70年代发表的三篇文章都集中探讨这一问题，此时，商业性文件中心处于刚刚起步阶段，因此，理论研究多探讨可行性之类的问题。1974年发表的“Using underground vaults & commercial records centers”一文分析了地下储藏室的建筑特点，认为商业性文件中心与地下储藏室类似，兴起于二战之后，并具有几大优势，包括存储成［39］本低，查找利用快、准、效率高，工作人员专业性强等优点。1977年发表的“Costs & questions about commercial records centers”一文认为商业性存储中心与室内存储中心相比更具优势：节省办公空间，节省设备、工资、维修、报警系统等方面的费用。［40］1978年发表的“The commercial records center”一文总结认为一个专业的商业性文件中心应该至少具备五项优势：存储成本低；保管安全；检索利用精确高效；拥有远程空间计划；具备内部复［41］制的专业知识。
第二，如何选择商业性文件中心。进入20世纪80年代后，商业性文件中心进入持续发展阶段。作为一种文件保管机构，商业性文件中心已获得广泛认可，这一时期的理论研究集中于企业等客户如何选择合适的商业性文件中心。1982年发表的“Commercial file centers provide viable records maintenance alternative”一文提出了几点建议，以帮助公司和信息管理人员选择一个异地保管的商业性文件中心，包括：明确公司的信息需要；控制信息；检查存储区域；确保空间被高效地利用；确保利用方便；确保中心的工作人员是［42］专业的；决定什么样的文件需要保管以及划定保管期限。1997年发表的“Selecting an offsite commercial records center”一文则从库房、员工、服务、技术和费用五个方面分析了客户在选择［43］商业性文件中心时考虑的因素。1997年发表的“It's time for another look at commercial records centers”一文认为将半现行文件交到商业性文件中心并不像说起来的那样简单，实际上，文件管理仍然是所有者的责任，选择一个合适的存储中心并不简单，这一过程需要一系列对文件存储条件的评估，包括安全、防火保护、客［44］户服务和条款等方面的评估。
第三，商业性文件中心的发展历程。2001年发表的“The evolving commercial records center industry”一文系统梳理了商业性文件中心的发展历程，将其划分为起源、早期发展、快速发展、持续快速发展、爆炸性增长等几个发展阶段，并总结了每个阶段影响商业性文件中心发展的主要因素，对商业性文件中心的发展历程进行［45］了系统的总结归纳。
通过文献调查和分析，笔者认为国外在文件、信息商业化服务机构研究方面呈现出以下特点：
第一，文件、信息商业化服务机构理论研究严重不足。国外文件、信息商业化服务机构起步早，在实践上发展得已相当成熟，与实践发展成熟形成强烈对比的是理论研究的缺乏。通过文献调查我们不难发现，相关研究数量极少，从成立到现在，文件、信息商业化服务机构已走过60多年的发展历程，但文献数量仅为7篇，由此可见，相关理论总结和归纳较为薄弱。
第二，文件、信息商业化服务机构研究内容单一。通过对已有研究成果进行分析后发现，研究内容单一，仅关注商业性文件中心的优势以及如何选择商业性文件中心。商业性文件中心内容十分丰富，对其研究应该是系统而全面的，而实际上国外对于商业性文件中心的定
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