经济应用文写作(txt+pdf+epub+mobi电子书下载)

作者：方有林,娄永毅

出版社：复旦大学出版社

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经济应用文写作试读：

总序

上海，素有“十里洋场”这一蒙垢之称呼，盖源于殖民经济侵略肇致畸形繁华商埠之故。今天，改革开放的春风持续拂煦，沐浴在21世纪金色阳光下的新上海，作为中国最大的港口城市，喜联五大洲，笑迎四大洋。

上海在长大，上海在长高。在频繁的国际友好交流和互惠的经济交往中，上海作为主体经济城市，获得了无数令人惊羡的商机。上海商业亦不断提升出“海”进取的底气，开阔越“洋”巡天的视野。“‘商’眼向洋看世界”。为了积极探索以“商”为各专业内核的高等教育多元发展新模式和路径，为了在专业基础和学术前沿上努力超越某些固有观念和运营程式的阈限，商业高等教育需要“望洋兴‘教’”、“望洋兴‘校’”，借鉴国内外先进教材的成功经验，高起点、高品位、高创意地开展教材建设，以促进科研水平、教学质量的同步提升。

复旦大学出版社作为全国著名的出版机构，策划、指导并推出了与上海“四个中心”建设相呼应并积极为之服务的“商洋”书系，这映示了全体编著人员广纳同道者的创造性睿智、蔚成洋洋大观书系的阳光宏愿；也记录了复旦大学出版社与商业高等院校诚挚而广泛地合作、放飞于重洋的前进航程。

培育现代“儒商”，需要广博的专业结构与深厚的文化素质底蕴。“商洋”书系，突破了“在商言商”的狭隘观念。本书系不仅包括商贸经管类专业教材，还涉及与商贸经管类专业配套的商业文化系列教材，以及适应当代大学生个性和谐发展所需的选修教材和各类自学参考用书。

酝酿本书系时，一个古老而神奇的名称——“商羊”，曾映现于策划者脑际。（西汉）刘向《说苑·物辨》云：“其后齐有飞鸟，一足，来下止于殿前，舒翅而跳。齐侯大怪之，又使聘问孔子。孔子曰：‘此名商羊，急告民趣治沟渠，天将大雨。’于是如之，天果大雨。”考虑到此典甚僻，未克直接名之书系。于此略志数言，则期冀“商洋”书系中的每一种书都能如同未雨先舞之“商羊”，准确预告如何“趣治沟渠”、轻渡“商洋”，实亦为本书系之宗旨所在。

参与本书系的教授专家和全体编撰人员以及准备陆续邀约联袂入盟的各路学者，都纷纷如“商羊”“舒翅而跳”。但愿在社会各界的鼎力扶持下，“商羊”的翅膀日益坚强，“商羊”的预言更能经受检验，“商洋”书系的前景俱臻璀璨。上海商学院院长2006年6月28日

实用文写作教学改革的对策（代前言）

实用文，是以实际应用为目的，有比较固定的格式，语言平实、规范、典雅，直接用于处理公私事务的文章。实用文也叫应用文，这是一个与文学文相对的概念。

目前，我国从初中、中等学校一直到高等学校都开设了实用文写作课。按理说，经过长时间的严格训练，学生的实用文写作水平应该比较高，至少也是合格的。可事实却不尽如人意。除了“大三学生写申请，百字错了二十八”这个格式、文字俱差的特例外，在高等教育阶段受过专门训练而不能写好实用文的大有人在。以大学生为主体考生的公务员招考中，实用文写作部分大多数得分不理想就是例证。为什么会出现如此严重的高耗低效现象呢？笔者以为原因有二：一是，对实用文写作的价值、地位以及与文学文写作的关系认识不清；二是，偏离了实用文要与阅读对象实现良好沟通的主旨，陷入了单纯的为格式而格式的教学模式。对此，笔者在教学中进行了一些尝试，在解决上述问题中有如下心得。

一、树立应世致用、文明生存的实用文写作教学观，提高学习的主动性和积极性中学语文教学中，有一种倾向，就是比较注重文学教育而忽视实用文教育。久而久之，学生形成了一种误解：认为文学写作的含“金”量高，而实用写作没有知识含量。这种想法的直接后果是学生对实用文写作课普遍不重视，“一听就会，一放就忘，一考就错”成为实用文写作教学的写照。对此，我从以下三方面着手改造：

一是，帮助学生认清实用文的真正价值，树立应世致用的实用文写作教学观。文学写作和实用写作的价值孰大孰小？其实难于分辨。可是在教学中如果不讲清楚这个问题，要想引起学生的重视是不现实的。于是，笔者就对两者进行了一系列的比较和分析，围绕实用写作的社会价值不逊色于文学写作进行阐述。

一方面，在不否认文学作品巨大的社会功能和价值的前提下，让学生充分认识实用文不可低估的社会功能和价值。举例如实用文之一的《论持久战》指导中国的抗日战争取得最后胜利的正例，帮助学生认识实用文写作的巨大价值；由于合同签订失当引起的纠纷和诉讼逐年增加的反例，引导学生分析由此带来的经济损失、造成的不安定因素等负面影响。另一方面，让学生在课后收集相关的案例，指导学生体会实用文之一的《中英关于香港问题的联合声明》，对社会进步的突出贡献或是深远影响都不逊于伟大的文学作品。此其一。

其二，引导学生算经济账，通过数字直观地感受实用文的经济价值，让他们自己得出结论：实用文的价值也不逊于文学作品，有时甚至是有过之而无不及的。如，洪昭光的《健康一百岁》的普及读物，其如此大的发行量所产生的稿费（版税）收入一项，就让一些文学作品难望其项背了。文学文能够获到如此经济收益的例证也不多见。

其三，通过分析实用文经典名篇，让学生感受到实用文也一样流传千古，毫不逊色于优秀的文学作品。《中英关于香港问题的联合声明》、《中美联合公报》在世界历史进程中发挥过重要作用，影响的深度和广度也一点不弱于文学作品。从影响的人群来衡量，选入中学语文教材中的实用文《在马克思墓前的讲话》、《陋室铭》、《滕王阁序》等经典名篇成为所有中国孩子的精神食粮，其影响之深远很难估算。对此，我还延伸分析实用文成功的奥秘是与文学文强调的“达”和“雅”紧密相连的，为下一步拓展实用文写作教学内容埋下伏笔。

学生在具体可感的对比中，对实用文的社会价值形成了新的、更为深入的认识，开始逐步重视起来。我趁热打铁，对学生进行实用文与文明生存的教育。

二是，帮助学生认识实用文与文明生存的关系，树立文明生存的实用文写作教学观。首先，分析实用文与文学文的不同性质，引导学生认识两者的不同功能。引用刘半农先生对此作的两个比喻：（1）实用文是青菜黄米的家常便饭，文学文是肥鱼大肉；（2）实用文是“无事三十里”的随便走路，文学文是运动会场上大出风头的一英里赛跑。比如一个人，天天不吃饭，专吃肥鱼大肉（当时是缺少的），是一定要患胃病的；小孩子不教他好好走路，一下子强迫他赛跑，一定会跌断四肢，终身残废的。学生认识到不仅要注重吸收“肥鱼大肉”的营养，更要高度关注家常便饭对于生长发育的重要价值。学生们比较认同这个形象的比喻。

其次，请过来人介绍实用文在求职应聘、工作岗位、日常生活中的重要“角色”，引导学生认识到实用文在今后“愉快生存”、“文明生存”中的重要作用。已毕业的同学给学弟学妹们现身说法，对学生的触动比较大，重视实用文写作教学的学生比例逐步上升。再辅之以大学生实用写作“拖后退”的实例——大学生为主体考生的公务员招考中实用文写作部分得分的调查数据，以及实用文渗透到人们现实生活和未来生存的方方面面、年年月月的事实，强化了学生对实用文与未来生活直接关联的认识。

对实用文应世致用和文明生存两方面价值一旦形成了共识，学生就会经常关注实用文使用的案例。以下是学生收集的例子。如，律师除了按照标的适当比例来收取诉讼费所产生的可观的经济收益，其中有一部分的收益应该归功于实用文写作外，通过各种法律文书减少诉讼、调解双方、稳定社会在精神文明建设中的价值不可低估。又如，倡议书的励志效应、合同书的共识效应、口号的警示效应、广告的倾向效应、消息通讯的覆盖效应等，在构建和谐社会过程中的正效应越来越受到人们的关注和重视。此外，对打架、斗殴的解决，对交往中出现的误会等采用书函来进行调解、消除误会，其效果大受欢迎，等等。学生们自己收集来的事实，不仅是学生自我教育的好材料，而且促进了学生学习实用文的主动性和积极性。

在帮助学生澄清对实用文写作基本问题认识，有效地调动起了学生的学习热情后，随之要着重解决的是帮助学生找到实用文写作水平提高的抓手。

二、架设“达”、“雅”在文学文和实用文之间的立交桥，激活已有的写作能力迁移对两种文体的区别性比较，可以帮助学生重视实用文写作教学的目的，但也容易使学生产生一种错觉：实用文写作不需要有多方面的艺术修养，只需要格式训练。对此，我引导学生找两种文体之间的联系，让学生认识到实用文写作与文学文写作一样，都必须有深厚的文化功底和语言功底。

首先，分析两种文体表达方式的差异，带领学生走出实用文写作不需要有多方面艺术修养的误区。因为实用文表达多用叙述、说明、议论，而这三种表达方式与文学文用得最多的描写相比较，无论是用到的辞藻、句式、词汇等都不如文学文丰富。事实上，要在行文简洁、字数较少的实用文中达到更好的沟通目的，实用文留给作者施展的舞台更小，这样势必对写作者在文化、文学、修养方面的要求更高，有时甚至比对语言学家、文学史家、文化专家的要求还要更高。因此，仅仅看到两者的区别是不够的，更要认识到两者不仅没有鸿沟，而且借鉴文学文巧妙运用多种表达方式使艺术形象栩栩如生的长处，更好地为实用文“达”的表述服务。有例为证，中美能按时签署《中美联合公报》就得益于对台湾问题的恰当的、“达”的表述。基辛格找到了“台湾海峡两岸的中国人”这个中美双方都能接受的表述方式，使充分表达中美双方意见的《中美联合公报》得以顺利、如期地签署，打破了中美对峙的坚冰。同学们意识到，当时在场的都堪称专家，对语言的把握和驾驭也是行家里手，为了“达”尚且花了这样大的功夫。自己就更应该注意锤炼自己的语言，加强多方面的修养，文字表达要主动向文学创作者看齐，将文学文表达的长处为我所用。

其次，找出文学文强调的“雅”与实用文之间的联系，激活学生已有写作能力的转化。让学生明白两种文体都可以、也需要进行包括内容、形式、语言的审美，如，倡议书的内容必须倡导美的事物，海报的书写和装饰必须符合审美的要求才能引起阅读的兴趣，广告的语言必须追求高雅的品位，避免粗俗，才能使读者乐于接受，达到较好的传播效果。媚俗的、恶俗的广告只能“风光”一时，只有优雅的广告才能在老百姓的心中扎根。而优雅的广告表现为艺术性和文学性都比较强的特点。比较两则广告：“老庙黄金，给你带来好运气”、“钻石恒久远，一颗永流传”。虽然前者也曾经是一句很有影响力的广告词，但是，如果后者套用前者的广告词“老庙钻石，给你带来好运气”，因为广告词缺乏艺术性，没有能够把钻石的特性较好地体现出来，很容易就落入了俗套。即使采用“新”形式进行包装，效果也不可能好。反之，仅仅有好的内容，不注意适度的包装，也不可能收到良好的传播效果。立交桥的架设，使文学文写作能力与实用文写作对接，能有效地帮助学生驶上全面提高实用文写作水平的快车道。

三、发掘实现良好沟通的心理效应机制，改变单纯的为格式而格式的教学模式实用文教学中掌握格式固然是重要的。可现状却偏离了实用文写作教学的规律，陷入了为格式而格式的教学模式当中。这制约了实用文写作水平的有效提升。一方面，实用文要与阅读对象实现良好沟通的主要矛盾，仅仅靠格式是无法实现的。另一方面，实用文中的格式会随着时代的变迁而发生相应的变化，不掌握其精髓，不能“保值”，同样学不好格式。

我试图将眼光越过单纯格式教学的思路，从写作心理学的视角来考察实用写作的思维过程，就发现实用写作中的形式和内容都渗透着一种心理效应。所谓心理效应，就是要求写作者要设身处地地为读者对象着想，尽可能地用敏锐的眼光去洞察读者的心灵，注意到实用文的主旨与读者心灵的呼应。这样写出来的实用文才能打动读者的心，也就是我们期待获得的良好沟通的心理效应。

首先，揣摩、理解格式与心理效应的密切关系，引导学生找到实用文写作实现良好沟通的落脚点。格式中蕴含着心理效应的诸多成分，对其正确的理解有助于学生更好地掌握格式。如，书信的格式与心理效应紧密相联：称呼要求顶格写，表明对收信人至高无上的尊重；若是空两格写称呼，尊重的程度大不如前；还有，“此致”要写在正文结束后的中间偏前的位置，“敬礼”要另起一行顶格写，其格式的心理效应类似于献哈达一样，敬献者先从胸口慢慢地向上举起，举过头顶然后献给对方，这样敬献者的殷勤才能表露无余。格式对表达作者的内心尊敬与内容服务的关系清楚了，学生在写作中对格式的把握就更准了。又如，签订合同要将甲方、乙方并列，显然，双方的主体地位通过格式得到体现。这种讲解可以帮助学生对格式联系心理效应进行形象认知，加深理解实用文格式与心理接受的正效应联系。学生也容易在实用文写作中加以灵活运用。

其次，格式与应用紧密相联，围绕达到实现良好沟通的目的可以有所改变和创新。引导学生理解实用文与阅读对象实现良好沟通的关键，使学生意识到，如果注意与读者对象的心灵呼应，即使格式中有一些“变化”，仍然会被认为是一篇好的实用文，从而深化对格式教学的理解。如，通缉令的标题，如果考虑到现代社会的特殊性，现在一般的信息人们不容易引起关注，我们也可以借鉴海报的形式，采用“悬赏十五万，捉拿在逃犯”作为通缉令的标题。这就是把握了实用文的主旨，在日常生活中，进行某些格式创新的例子。其中的创新和突破，不仅没有减弱传播的效果，甚至传播效果还得到了强化。由此看来，实用文写作中最难的、也是贯穿实用文写作始终的是，包括格式处理在内的预期的心理效应的处理。这个心理效应的准确把握、并通过文字实现了有效的表达，决定着这篇实用文质量的高低和价值的最终实现。如，一个父亲寻找出走女儿的寻人启事，也可以在内容上有所创新，除了写上传统寻人启事的主要内容外，用“女儿，爸爸在找你！”开头，将表达父亲对出走女儿思念的一段抒情的文字放在内容当中，可能有助于女儿的早日“回归”。

总之，不同的实用文种类，有着不同的读者对象，就会产生不同的心理效应。那么，学生怎样如愿地去获得这个心理效应呢？这就需要根据不同实用文种类的各异的读者对象之间不同的心理效应来加以确定。一个基本的倾向是，作者对读者对象的心理了解得越深刻，对对方的根底了解得越开阔、越深，写出来的实用文内容就越深刻、形式越得体，就越容易与对方的心理需求高度契合而实现良好沟通。主编　方有林（原载《上海教育科研》杂志，2008年第10期）

绪论

撮要

1.应用文的发生和自古至今变化：历代佳作迭出，比肩文学作品。

2.应用文应有的现实地位与意义：文体各领风骚，聚焦提高效率。

3.应用文写作要则：“应对”、“致用”。

第一节　应用文的历史沿革及其现实地位

纵览人类文明发展的历史，伴随着文字及其载体的诞生、演变与发展，同时也就演绎了一部人们在日益拓展的生活领域中不可或缺、不可中断的应用文写作沿革发展史。

当代大学生在当今激烈的才智竞争与和谐的合作共存社会中，没有理由不去认真地构建并完善自身的应用写作能力。

一、应用文历史沿革概述

如果说，语言的诞生让人类具备了交流思想的工具，从而走出了一般的“动物世界”；那么，文字的诞生，就让人类开始迈步走向人所特有的“文化王国”。（一）我国古代应用文的发生和繁衍

在我国，迄今可以见到的原始形态文字，是殷墟出土的甲骨卜辞。它是商代王室镌刻在龟甲兽骨上的简短占卜记录。这些卜辞记录了当时占卜的内容和结果，多用来卜问国家大事和君王的疑难，可谓上古时期应用文字的历史见证。

其后是商周时期的钟鼎铭文，是用金文，或称吉金文、钟鼎文，铸或刻在钟鼎等青铜器上的文字。这些文字记载主要是实用性的，或标明器主的族氏和祭祀对象，或说明其用途，或表明器物的来历等。

随着”铁技术的发达、铁刻刀具的使用，石刻文字应运而生。初唐出土的《石鼓文》，属战国时代秦国的石刻文字，从内容看，主要是歌颂秦国政事之明、征战之功、将士之猛、田园之美、游猎之盛等，其实又何尝不是“大事纪要”之类的实用文呢？

但是，篆书、金文、石鼓文直至秦朝李斯的小篆，终究是贵族化的工艺美术字。或是凭依铸雕手段使之美化，或是运笔舒缓迂回增其美感，兼以缺少约定俗成的先决条件，便渐渐失去了它们的使用价值；处于社会中下层的刀笔文吏以及民间通行的文字——如竹简书，才是我国文字演变、应用文书载体沿革的主流所在。

孔子用竹简书编纂的《尚书》，则是我国最早的一部上古时代管理国家事务的文献记载和应用性的文件汇编。其分虞、夏、商和周四部分，包括祝辞、誓词、诰言、法令等；也有用以登记土地和财务的会计文书；还有反映各诸侯国之间关系的盟约文书等，为我国公文写作开了先河。

秦统一中国后，应用文逐步成型化。分类和格式已初步确立，有了上行文和下行文之分。上行文有章、表、奏、议，是臣子给皇帝的文书；下行文有制、诏、策、戒，是皇帝给臣子的文书。民间还有书、启、呈、状等。

两汉时期，在文字书写上完成了篆书向隶书的转变；继而，草书、行书、楷书在这一时期得到了孕育和发展；尤为重要的是，造纸术的发明，将文字文化的发展推向了历史空前的转折点，朝野上下，应用性文字的写作，既十分重要，又相当便捷。三国时期，公务性应用文统称公文，在上下左右乃至国与国之间盛行。魏晋六朝出现了研究应用文文体特点和写作要求的文章，在理论研究上有了新发展。其中，曹丕有首创之功。他在《典论·论文》中把文章分为4类8科，前3类6科都是应用文。他还提出了“雅”、“理”、“实”的写作要求，高度强调了文章的实用价值。南朝大文论家刘勰在《文心雕龙》中探讨了35种文体的起源、演变及其代表作品和写作特点，其中大部分属于应用文体，对后世应用文的规范化起了很大作用。

唐宋时期，在应用文方面，更是名目繁多。下行文有制、赦、册、令、教、符；上行文有表、状、启、辞、牒等；平行文有关、移、刺等。其中，牒、关、刺为唐代特有。在宋代，公牍体制也有一些变化，如创设了诰命、御札、呈状、申状等体式。

明清时期，应用文体的种类日趋繁杂。清代学者刘熙载正式提出了“应用文”这一名称。但是，日益庞大而腐败的官僚机构、禁锢而僵化的管理体制，致使文牍主义、繁琐哲学越演越剧。“令多扰民”，且朝令夕改，应用文随着封建国家的衰败逐渐走向下坡路。

不可否认的是，在我国古代应用文的发展历史上，曾经产生过不少传世佳作。如：秦朝李斯的《谏逐客书》；汉代贾谊的《陈政事疏》，晁错的《论贵粟疏》，司马迁的《货殖列传序》、《报任安书》；三国时期曹操的《收田租令》、《求贤令》，诸葛亮的《（前、后）出师表》；西晋李密的《陈情表》；唐代韩愈的《祭十二郎文》，魏徵的《谏太宗十思疏》，骆宾王的《为徐敬业讨武瞾檄》；宋代王安石的《答司马谏议书》，欧阳修的《通商茶法诏》，文天祥的《指南录后序》；明代海瑞的《上世宗疏》；清代林觉民的《与妻书》等。这些优秀的篇章，正如一颗颗璀璨的明珠，也为我国文学史增添了光彩。

纵观千百年来流传至今的我国古代卓越书法珍品，应用性文字作品占了很大比例。现存最早的书法墨迹，西晋陆机（261—303）的《平复帖》，其书体介于章草、今草之间，是陆机当时给友人的信札；书圣王羲之（约321—379）的《兰亭集序》被历代公认为“天下第一行书”，已殉葬于唐太宗墓穴，尔后唐虞世南、褚遂良、冯承素的摹本，竟也像甘泉雨露，化育了一代又一代的书法家，此序实乃王羲之与友人于山阴兰亭流觞雅集的一份“实录”或“纪要”；其子王献之（344—386）的《鸭头丸》，是行草书代表作，共两行十五字：“鸭头丸，故不佳。明当必集，当与君相见。”一望便知是即兴的便札；唐僧人怀素（725—785）的《苦笋帖》仅十四字：“苦笋及茗异帝佳，乃可迳来。怀素上。”墨气精彩，超妙入神，从内容看，分明是一则向友人索取苦笋茶的便条；其他如唐欧阳询（557—641）的《九成宫醴泉铭》，颜真卿（709—785）的《多宝塔碑》、《祭侄文稿》，柳公权（778—865）的《玄秘塔碑》，宋苏轼（1037—1101）的《答谢民诗论文帖》，黄庭坚（1045—1105）的《雪寒帖》，米芾（1050—1107）的《向太后挽辞》、《拜中岳命帖》等等，都不外是记物、述事、示人之类的应用性文字。（二）我国现代应用文的改革与发展

辛亥革命推翻了封建的清王朝，文书的改造主要体现在两个方面。一是规定了新的公文种类，废除了旧的公文名称。1912年，南京临时政府颁布了公文程式条例，规定了新的文种，如：“令”（下行公文，公布法令，任免时用）、“咨”（平行公文，同级官署交往时用）、“呈”（上行公文，向上级陈情报告时用）、“状”（上行公文，百姓向官署陈述时用）等，并废除了历代王朝使用的“制”、“诏”“旨”、“奏”等名称。二是规定了写作中不准再用“老爷”、“大人”之类的词语。但在当时，公文用的语体仍是文言文。

1934年，国民党政府曾颁布过公文程式条例，将公文规定为9类，即令、训令、指令、布告、任命状（包括特任、简任、荐任、委任）、呈、咨、公函、批等。但是，这些公文从内容到形式依然建立在“上下尊卑”的封建礼法基础上，在体式上逐渐形成了一套繁文缛节，谈不上有什么民主作风，应用效率不高。

中国共产党在建设人民新政权的过程中，逐步对应用文进行根本性的改造，革除了旧公文的封建衙门恶习，给各类应用文都注入了民主的新气息，越来越受到人民大众的欢迎。苏维埃政府、边区政府张贴的布告，红军、中国人民解放军发布的命令，都体现了人民的利益是最高利益，从内容到形式都为老百姓着想。从1951年到1981年的30年中，党和政府先后发布了十多个关于机关公文写作的文件，使我国公文写作逐步走上规范化、科学化、系统化的道路。1987年，国务院办公厅公布了《国家行政机关公文处理办法》，1993年11月对此做了修订，规定国家行政机关的公文为12类13种。经过进一步的完善，2000年8月24日，国务院又发布了新的《国家行政机关公文处理办法》，使应用文写作发展到一个新的阶段，提高到一个新的水平。这主要表现在以下几个方面：（1）具有鲜明的时代特色，反映了为人民服务及为两个文明建设的新内容，体现了人与人之间平等互助的新型关系；（2）在形式上删繁就简，灵活求实，摒弃了形式主义的陈规陋习；（3）在语言上改变了文言连篇、套话泛滥的现象，使用了大量群众所喜闻乐见的新鲜词汇，文风为之一新。

在现代应用文发展的过程中，我国老一辈领导人起了率先垂范的作用。他们在写作实践中，撰写了很多优秀的范文。如：毛泽东的《湖南农民运动考察报告》、《三个月的总结》，朱德的《八路军抗战两年来的经验教训》，陈云的《青浦调查》等等。这些文章不仅有力地推动了革命和建设事业的发展，同时也为应用文体的不断进步奠定了基础。

二、应用文的现实地位与作用（一）应用文应有的现实地位与意义

应用文在现实生活中的重要意义，应该是有目共睹的。早在五四前夕，我国早期的著名语文学者刘半农先生，就把他在北京大学预科国文改革的经验，以《应用文教授》为题，发表于《新青年杂志》。他精辟地指出：

应用文与白话文，性质全然不同。有两个比喻：（1）应用文是青菜黄米的家常便饭，文学文却是个肥鱼大肉；（2）应用文是“无事三十里”的随便走路，文学文乃是运动会上大出风头的一英里赛跑。

接着，就对“新八股”式的国文教学发问：

第一，现在学校中的生徒是否个个要做文学家？有无例外？第二，与“着围棋”“打诗钟”价值相等的“新八股”，是否为人人必受之教育？

继之，又言正词严地追问：

第一，现在学校中的生徒，往往有读书数年，能做“今夫”“且夫”，或“天下者天下人之天下”的滥调文章，而不能写通畅之家信，读普通之杂志文章者，这是谁害他的？是谁造的孽？

第二，现在社会上，有许多似通非通一知半解的学校毕业生，学实业的，往往不能译书；学法政的，往往不能草公事，批案件；学商业的，往往不能订合同写书信；却能做些非诗非马的小说诗词，在报纸上杂志上出丑。此等“谬种而非桐城，妖孽而非选学”的怪物，是谁造就出来的？是谁该入地狱？

对照当前社会与学校的某些不当言论与教育现状，半农先生在上一世纪初期这番大声疾呼的宏论，仍然能启迪我们深思。如果说当年半农先生是从个人普遍发展的意义上论及了应用文与文学文的长短，那么，我们今天就更有必要从“聚精会神搞建设，一心一意谋发展”的高度，来确立并张扬应用文（特别是经济应用文）的现实地位，诠释并开发应用文（特别是经济应用文）写作教学在今天学校教育和社会生活中的现实意义。（二）当代应用文的作用和发展趋势

应用文，是与时代和社会联系最为紧密的文体。

20世纪70年代末，党的十一届三中全会，果断地停止使用“以阶级斗争为纲”这个不适用于社会主义社会的口号，作出了把全党工作的着重点和全国人民的注意力转移到社会主义现代化建设上来的战略决策。一切作为阶级斗争工具的所谓应用文种，如大字报、大批判文章、勒令、认罪书等，都一一退出了历史舞台。十四届三中全会以来，以建立社会主义市场经济体制为目标的各项改革不断深化，取得了重大进展；党的十六大又进一步提出，把完善社会主义市场经济体制作为重要任务，以解决国民经济和社会发展中的深层矛盾，促进生产力发展，从制度上保证全面建设小康社会。于是，一系列适应市场经济发展的新应用文种不断地涌现问世。

概而言之，随着时代前进、社会进步、文化昌明、科技发展，当代应用文及其写作呈现了如下发展趋势：

1.原有应用文体朝着共建和谐公平社会的方向，朝着加强民主和法制建设的方向，朝着巩固并继续推进改革开放的方向，正在并不断地发生着相应变革。（1）一些不合时宜的应用文种，功能衰退、消失乃至产生负面作用或消极影响，纷纷自行淘汰。如“保证书”、“挑战书”、“讲用稿”等。（2）一些与国家行政和司法工作紧密联系的应用文种等，亟须加强科学、合法的管理，提高办事效率，一律由以往个人随意书写改变为强制性的规范化书写。如“民事诉状”等。（3）一些曾受到冷遇的文体，重新受到社会重视，有的甚至成了高频率使用的文体。如“遗嘱”、“法庭辩护词”等。（4）一些原来表现方式较为一般化的应用文体，开始适当地借用某些艺术化的表现手段、融入相关文体的某些长处，从而产生相得益彰的表现效果。如“广告式说明书”等。

2.由于世界时代潮流的影响、多元文化的促进、市场经济与人才竞争的推动，不断产生新的应用文体，在当代社会交际中积极地发挥着作用。（1）国家因势利导而推出的新文种。如：“专利申请书”、“专利说明书”、“权利请求书”等。（2）各类市场快速发展而引出的新文种。如：“国际交流意向书”、“商务合作咨询书”、“科技情报”、“市场预测报告”等。（3）与引进科学管理体制等配套而衍生的新文种。如：“自荐书”、“述职报告”、“审计报告”、“辞退（聘）文书”等。

3.进入e时代，IT产业崛起，写作和信息传播手段更新，运用电脑写作，在网络上广泛交流，成了当代应用文写作的发展方向之一。

现代科技的迅猛发展，让现代人的生活方式和工作方式加快了节奏，突破了空间。中国人的手机普及率有了惊人的发展。据2006年10月信息产业部官方网站数据调查，中国手机用户达到4.43亿，平均每三个中国人就拥有一部手机，而且还在以每个月500万户的速度增长。北京为中国手机普及率最高的城市，人均手机超一部。上海手机普及率达到每百人88部，广东全省普及率达到每百人77部。过去有急事就连夜赶电信局去打电报、打长途电话的情况，已成了昨日黄花。20世纪80年代高考语文卷中，还有拟电报稿的应用文写作题；如果今天再出这类试题，显然就不合时宜了。

网络在中国的覆盖率也是十分惊人的。截至2005年，中国已有96%的部委单位拥有网站，81.3%的地方政府拥有网站，其中省级政府门户网站的拥有率为90.3%。2006年1月1日，中央政府门户网站的正式开通，成为中国电子政务建设的重要里程碑。中国政府网站信息内容日趋丰富，服务功能逐步增强，逐渐成为政府部门发布政务信息、提供办事服务、实现政民互动的主要渠道，从而，推进了相关应用文的改革与规范，极大程度地提高了相关应用文的实效。

当然，进入新时代的应用文写作也会遇到许多新的问题和挑战。当代大学生的语言文字功底、纷繁的社会关系与人际关系的相处与协调能力、公私事务的分析与处理能力、所择专业相关的一定文化底蕴，如是等等，都在经受着未来职业与社会发展的考验。

第二节　应用文写作要则

应用文写作与文学写作在性质上有所不同，因而在表现方法与语言运用上也会有所不同，从而在不同领域、对不同受体产生不同的作用。从总体上看，应用文写作应注重如下要则。

一、应用文写作的“应对”要则“应用文”说到底是“应……而用”的文体。这个“应”字的内涵便是“应对”和“对应”的意思。应用文写作必须明确自己应对的对象，并由此来确立与对象相对应的身份。

在应用文写作的任何环节上，只要对“应对的对象”和“对应的身份”稍有忽略，就往往可能产生事与愿违或事倍功半的后果。

在日常生活中，亲族师友的关系大致可以分为小辈—长辈、平辈—平辈、长辈—小辈三个层面。由我国几千年文明史积淀而形成的伦理关系，有时很难简单地以年龄作为区分的依据。这也就往往会给我们日常应用文的写作带来一定的麻烦。忽视既有的伦理关系，就很可能表现为无礼，辱没我们民族的文化与文明。

在日常工作中，所有工作机构及成员都会与上级、平级及下级的部门、单位与个人构成一定的工作关系。与自身工作相关的公文写作，也就相应地形成上行、平行、下行的行文体例。

上行文指下级机关、组织向其所属的上级机关、组织行文，也可以是向有业务指导关系的上级部门行文。上行文的文种有“请示”、“报告”、“意见”。向上级机关报送公文，是一件非常严肃的工作。如果一份上行文陈述不清，请示事项不明确、具体，往往会给上级机关批准、答复带来一定难度。

平行文是指同级机关或没有隶属关系的机关之间往来的各类公文，如工作通知书、协商文书等，一般以“工作联系单”形式出现。内部行文可按业务种类和性质，以部门名义行文。

下行文是指上级机关向所属下级机关发送的各类公文，如命令、决定、决议、布告（公告、通告）、通知、通报、批复及会议纪要等，下发形式有红头文件和网络公告等。

总体上说，我国现有的上行、平行、下行的行文，都打破了“上尊下卑”等级森严的藩篱，体现了民主平等的关系。然而，上行文中“下”对“上”的尊重，平行文中“平”对“平”的互惠，下行文中“上”对“下”的关切，都必须在上述“应对”与“对应”的关系中具体地予以体现。

二、应用文写作的“致用”要则

任何文章和其他形式的文字作品都有其特定功用，但是，应用文的“用”更为直接、及时，能充分体现其写作目标的针对性。

一般认为，应用文的作用表现在如下几个方面：（1）宣传策令规章的载体；（2）传播、沟通信息的载体；（3）工作的重要“帮手”；（4）成为凭据、档案和契约。

三、应用文的基本写作类型和格式

人们对事物的分类会有不同的依据。上述第一项原则，依据发文者与收文者的关系，将应用文分为三类。上述第二项要则，按照功用将应用文分成了四类。

如果从表达方式看，应用文主要可以分为条据类、信函类、合约类、图表类、文章类等。根据这样的基本分类，各种应用文就会有所归属（有的文种可能会有交叉归属），具有大致相应的基本格式。“格”与“式”是表达的规格有必要的规格要求。应用文根据施受双方的关系，必然会要求；而为了有效地达到预期目的，对一系列约定俗成的表达方式踿踿化和范式踿踿也切不可忽视。下面按应用文写作五大类就其基本格式作些概要的说明。（一）条据类

条据可分为说明性和凭据性两大类，是各类便条与一般凭据的统称。

便条的特点在于“便”：方便，简便。如：留言条、传话条、请假条等。其实，就是最简便的信，连信封也不必开，没有什么特定的格式要求，但必须简明准确，便于及时沟通、及时处理。

凭据性的条据主要是指一般性的凭据。如：收据、借据、欠条、领条、发条等。这类凭据，在涉及施受双方关系的性质、施受所及事物的质与量以及双方制约的关键性要求等处，必须严格无误，明白确认。（二）信函类

信函是生活、学习和工作中用得最广泛的一种应用文。它是人们普遍使用的一种交际工具。根据内容和用途的不同，信函类应用文大体上可以分为一般书信和专用书信两类。

一般书信，多为私人书信；专用书信，往往是与专门机关打交道的书信。“信”的主要目的是“告知”，所期许的要求是“可信”，其灵魂是“真实”。广义而言，公务文书和经营书函等，都是信函类的应用文。

信函类通用的格式一般包括称谓（或称“上款”）、问候、正文、结束语具名（或称“下款”）、日期、信封随之不同，略有增减而已。（三）合约类

合约类应用文是个体与群体、群体与群体之间达成某些共识或促成某些关联行为的约束性文字表现形成。互为信任与互相制约是确立这类应用文格式的前提。为了鲜明地突出合约的必须共同执行的内容，采用条款的格式最为适切。在和谐社会的构建过程中，无论何种合约，都应遵循平等的规格原则，废弃“霸王”条款。（四）文章类

计划、总结、调研报告、论文等应用文，大多已不拘一般应用文的格式。归之为文章类的应用文，往往在文章的标题中标示了采用的“文种”。（五）图表类

为了便于快捷醒目地传达、处理信息，便于及时分类归档、查阅调用，这类说明性、统计分析性、资料性很强的应用文字越来越多地用格式化的图表来表现。

四、应用文写作的语体文字要求和相关规范（一）语体文字要求

应用文写作不同于文学创作，它们在语体文字表达上有许多明显不同之处。应用文的语言特别强调：准确、简洁、质朴、得体。

1.准确

应用写作是一种实用写作，是为了解决社会生活中的各种实际问题而写的，因此对语言准确的要求特别高。

应用写作中使用的语言概念，要求十分准确。例如在一份关于利润核算的通知中有这样一段话：

国营企业收入是国家积累的主要来源。在核算利润时，要检查生产计划（运输计划、商品流转计划）、成本计划（商品流转费用计划）和销售计划是否符合增产指标和降低成本指标的要求以及检查销售价格是否合乎规定的标准。

这里，“生产计划”这个概念一般包括许多项目，但用括号限制为运输计划、商品流转计划，从而缩小了“生产计划”这概念的外延，使各国营企业单位明确了“生产计划”的检查范围。同样，将“成本计划”这概念用括号限制为商品流转费用计划，也使各国营企业单位在核算利润时对“成本计划”的检查项目更加明确。

应用写作语言中的判断，十分讲究分寸感。比如在写总结时，一个单位在某段时间内取得的成绩，是“很大”、“较大”还是“一些”，都要再三斟酌，力求准确反映实际情况。

应用写作语言中运用推理，要合乎事物与事物之间的内在联系，要合乎事物的发展规律，也就是要合乎逻辑。有一篇谈“勤奋”的思想评论中有这样一段话：

李贺作诗的“天才”，司马迁写作的“天才”，爱迪生发明的“天才”，盖叫天表演的“天才”，鲁迅文学创作的“天才”，中国女排球艺的“天才”，以及所有成功者的“天才”，都证明了一条朴素的真理：没有勤奋这个伟大的母亲，成功这个骄子就绝不会诞生在世上。

这里用的是归纳推理。它通过几位天才人物各自的表现和不同的业绩，归纳出他们身上的共同点：“没有勤奋这个伟大的母亲，成功这个骄子就绝不会诞生在世上。”这个归纳具有普遍的意义，也是一条真理。

2.简洁

应用文体的语言，要求文字简短，节约用字，简洁明了。

列宁在给苏维埃最高国民经济委员会供给总局局长的信中要求“给中央委员会委员或全俄中央执行委员会主席团委员写简短的‘电报式的’、但明白而确切的报告”。他强调：“请写得简短些，采用电报文体，如果必要的话，可以另加附件。写长了我根本不看，一定不看。”“如果有确实可行的建议，可以写在另一张纸上，要像电报那样写得极其简短，并附一份副本给秘书。”（《列宁全集》第35卷，第523页）毛泽东1948年为中央起草的《关于建立报告制度》的指示，要求“综合报告内容要扼要，文字要简练”，还规定“报告文字每次一千字左右为限，除特殊情况外，至多不要超过二千字”（《毛泽东选集》一卷本，第1263页）。中共中央在1951年2月发出的《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》中也指出：“必须注意文字的简明扼要”，“必须以负责的精神，至再至三地分清条理，压缩文字，然后发出，否则应受批评”。2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》也明确要求公文“篇幅力求简短”。

应用文体为了使语言简洁，经常使用一些专用词语与固定的习惯用语，如“业经”、“遵照”、“收悉”、“为要”、“照办”等。

应用文体为了精炼地概括事实或分析认定问题的性质，还常常使用富有概括力的成语或熟语。如江泽民同志2002年5月28日在中国科学院第十一次院士大会和中国工程院第六次院士大会上的讲话中，就用了“辛勤耕耘”、“顽强拼搏”、“开拓创新”、“与时俱进”、“奋力攀登”、“茁壮成长”、“率先垂范”、“实事求是”等数十个成语与熟语，使语言简洁有力。

简洁要以明白为前提，如果只是为了简洁而压缩字句，应该说的话不说，应该用的词不用，弄得语气不连贯，意思不好懂，那是不可取的。

3.质朴

应用文体是为了解决实际问题而写的，内容必须真实可靠，语言必须平实质朴，一般不需要运用“文学笔法”，不必运用描写、抒情的表现方法，不用深奥古僻的词语，力求用人人易懂的普通话词语。质朴的语言应该达到“三易”的要求，那就是易看、易读、易懂。如国务院在2004年2月20日发布的《关于2003年度国家科技奖励的决定》的最后一段：

全国科学技术工作者要向刘东生、王永志同志以及全体获奖者学习，发扬中国载人航天工程中形成的“特别能奉献”的载人航天精神，团结协作，顽强拼搏，奋力攀登，勇于创新，不断加强研究开发，大力推动技术创新，加速科技成果向现实生产力转化，为不断提高我国的综合国力和国际竞争力、加快实现全面建设小康社会的奋斗目标作出更大的贡献。

这里使用语言，都是明明白白的，一点也没有华丽的词藻，一切都显得非常质朴通俗。应用文体所需要的，就是这种语言。

但是，应用文体的语言也并不全是枯燥无味的语言，有些文体的语言，还有着感人的一面。比如有些书信，写得情意真挚，意味深长，感人至深。我国古代南北朝时期丘迟写的《与陈伯之书》，是他以个人的名义写给陈伯之的劝降书，虽然陈伯之是个叛国者，但他在信中并不过多地在大义上责难他，而是体察他的苦衷，分析他的处境，解除他的疑惑，指出他的前途，用循循善诱的语言，引导他冲出思想的迷谷。这封信中促膝谈心式的说理，正是这篇书信最动人的地方。

4.得体

应用文体一般都有特定的读者对象，其语言还要讲究得体。如给上级的公文，用词要谦恭诚挚；给下级的公文，用词要肯定平和；给平级单位的公文，用词要谦敬温和。公告、通告一类公文，需登报或张贴，语言要深入浅出。如在电台广播或当众宣读的公告、命令、通知等，语言应庄重流畅，便于朗读。总之，应用文体的语言讲什么和怎样讲，往往受到对象、场合的制约，必须准确把握，这就是所谓得体。（二）相关规范

1.标题

应用文写作通常都使用标题，位置在正文上方居中。涉及标题内容主要分如下几类：（1）简称标题，只写上该文种的名称即可，如，“请柬”、“申请书”、“求职信”、“招标书”或“民事起诉状”等字样；（2）全称标题，将该文的主要内容概括反映在标题中，如，经济公务文书：“关于禁止用白条子报账的通知”，经济管理报告文书：“关于建立钛白粉厂的可行性研究报告”，经济活动告示和策划文书：“2007年马鞍山出口商品交易会策划方案”；（3）文章式标题，有主标题和副标题之别，其副标题中常标示“文种”。如《为扭亏转盈而努力奋斗——××工厂引进国外技术实现产业结构改造的三年计划》。

2.称谓

称谓要求在标题下顶格写，包括称呼或姓名，后加冒号。如“×××先生：”。公文中的上款，大多是对应的群体称谓。

3.正文

正文，从称谓下一行空两格处写起，可以是一段，也可以是多段。正文内容要求将所要表达的意思或需对方办的事情全部写出来。

4.结语

结语，内容写完后，接下来的就是结语。应用文写作中的结语不是可有可无的，而是必须根据不同的文种有比较严格的区分。一般不同的文种，有不同的要求。如，凭据类文书，一般比较简略，或者不写。

5.落款

落款包括署名和写作日期两项。

署名写在正文右下方，署名的方式视与称谓者的关系而定，有比较明确的应对性。以单位名誉写作的应用文，一般同时要求盖公章，以示正式；正式发出的公文文书必须盖章，否则无效；以个人名誉写作的应用文，一般用亲笔签名，也可以盖私章；新闻类的落款一般有特殊的要求，放在消息头的位置。

在署名的下方还要写明具体的成文日期。一般文种，可以用阿拉伯数字书写，时效要求不严格的，甚至还可以用简写，但是经济公务文书只能用汉字书写，并且不得简写。

第三节　经济应用文范畴及其写作教学体例

一、经济应用文范畴（一）个人经济生活中的一般应用文

个人生活中需要写作的，大多为应用文。经济生活是个人生活的重要组成部分。在平时经济生活中需要个人写作的，就是一般的经济应用文。（二）经济工作中的特定应用文

学会一般经济应用文的写作，是一个普通公民文化素质的一个侧面；同时，也是学会相关专业特定经济应用文的基础。相关经济专业的特定应用文写作，则是专业性经济应用文。因而它既是公共必修科，同时又不失为是一门专业性的基础学科。在不同的经济专业中，如何探讨这门学科及课程建设的专业特色，则是一个很有现实意义的重要课题。

二、经济应用文写作教学体例（一）构建由一般到特殊、逻辑关系明晰的教学内容框架

前述五大类应用文，各由相近的若干应用文种所构成。在以往的教学实践中，往往是平行地一个一个文种细大不捐地进行繁琐讲解，不断地重复同类应用文中许多“共性”的内容，未免枯燥而令人生厌。如果先介绍一类应用文的共性要求，而后有重点地阐解其下位文种中的典型特征与要求，效果就会比较好些。（二）重在明确应用文写作内容与形式的内在联系，组织师生互动的教学过程

应用文本身是一个载体，教学中不可能完全不顾及其所承载的思想内容。然而，开设“应用文写作”课程的主要目的，不在于去深究它们的思想内容。教材中的范例，首先是作为“应用文”读写训练的文本而选用的。师生要在这个课程的根本目的和基本要求上建立共识，构建互动的教学过程，从而切实提高与经济应用文相关的文化素养和相应的读写能力。（三）统筹各类文种难易繁简的写作要求，探求循序渐进的写作训练体系《经济应用文写作》，顾名思义，就应该在相当程度上是一门实践性很强的可操作课程。其可操作性无疑应该建筑在科学的训练序列基础之上。在现有的林林总总应用文教材中，有些固守某种“知识分类”的教材，由于迁就所谓的理论框架，出现了训练失序或乱序的尴尬。我们的这套教材，对此有了一定的防范思想准备。但，构建整部教材循序渐进的科学序列，依然还有不少力不从心的欠缺及失误，诚挚地希望在教学实践中不断予以总结、予以完善，并冀盼关爱本书的所有人士给予坦率的批评与帮助。

实践练习

1.简述应用文的历史沿革，举出5篇以上古代应用文的佳作。

2.试述应用文的现实地位及其作用。

3.如何理解应用文写作中的“应对”和“致用”原则。

4.应用文写作中的语体文字有哪些要求。

5.体会本书对应用文分成五大类的思路，及与教和学之间的联系。

第一编　经济生活和公关活动中的条据与信函

第一章　条据、短柬和致辞

第一节　事务条据（请假条、留言条、托事条）

撮要

1.事务条据虽是简易文书，但制作时不能随意，以体现作者立身处世的良好素质。

2.事务条据内容一般是一条一事，与此无关的事情不须提及。

3.事务条据要尽可能言语简洁，篇幅短小，但必须将所说的事写清楚，尤其是涉及时间、地点等关键信息时，务必准确，使他人一看便知。

一、事务条据扫描

事务条据，也叫说明性条据，是人们在日常生活和经济交往活动中经常接触和使用的一些应用文，它和我们的生活、学习和工作的关系最为密切。虽然事务条据涉及的是一些小事，却一点也马虎不得，轻者伤害感情，重者贻误工作，严重的时候，还会引起诉讼纠纷。日常应酬写作，反映一个人立身处世的基本素质，是一种最基本的生活能力。

事务条据是一种以传递信息、介绍情况、表达意愿为主的简明信函。在日常生活中，如果我们有什么事情要告诉另一方，或委托他人办什么事时，在不能面谈的时候，可使用这种形式进行联系。

常见的事务条据，有以下几种：

第一，写给单位或者有关组织负责人的便条。如“请假条”。

第二，有事情要告诉对方而又不能面谈时写的条据。如“留言条”。

第三，委托他人办事而又不能当面交代时写的便条。如“托事条”。

二、事务条据写作指要

1.事务条据内容一般很简单，只就某一件事情而行文，所以通常都是一条一事，不像书信则一般较长，而且可以写到许多件事。

比如写托事条，只需把托别人办什么事交代清楚就可以，与此无关的事情不需提及。

2.事务条据要将所说的事写清楚，使他人一看便知，所以要尽可能言语简洁，篇幅短小，切忌长篇大论。

比如写请假条，只需要写清什么人，因为什么（因事或因病）请假，请多长时间就可以，不需要详细描述事情经过或病情状况。

三、事务条据的结构和写法

事务条据的写作格式同一般书信大致一样。通常由标题、称谓、正文、落款四部分组成。

1.标题

事务条据的标题通常是省略的。如果使用标题，即在正文上方中间写上“请假条”、“留言条”或“托事条”等字样。

2.称谓

称谓要求在标题下顶格写上收条人的称呼或姓名，后加冒号。如“×××先生：”。

3.正文

正文从称谓下一行空两格处写起。正文内容要求将所要表达的意思、需对方办的事情全部写出来。内容写完后，结尾问候语可视情况而定，写下“谢谢”、“敬礼”、“特此拜托”等礼貌性的话语，也可不写。

4.落款

事务条据的落款包括署名和写作日期两项。署名写在正文右下方，署名的方式视与收条人的关系而定。在署名的下方还要写明具体的成文日期。

四、实用示例【例文一】请假条李主任：

本人因参加注册会计师考试，须请假一天（5月12日），请批准。

此致

敬礼！职工：张力2007年5月10日【简析】因事因病不能按时上班，要给有关负责人写请假条，说明原因和请假时间。【例文二】留言条小张：

来家找你未见，听说你在写一篇关于市场经济方面的论文，我们单位邀请著名经济学家××明天上午九点在二楼报告厅作市场分析报告，可能对你有帮助，希望你来听听。小莉2007年6月8日【简析】这则留言条将来访目的交代得非常清楚，简洁明确。【例文三】托事条小刘：

我因要去总厂开会，请你将已经做好的2007年度固定资产登记表，今天上午一定交给财务处张会计，拜托。四车间保管：×××××年×月×日【简析】这则托事条将所托事项和完成的时间交代得很清楚，符合托事条的要求。

由于事务条据使用起来极其方便，因此在人们的日常生活中扮演了重要角色，也形成了品种丰富的便条形式。这里所选的三则例文，提供了便条写作的基本样子，读者可以比照着写出不同内容的便条来。

第二节　钱物条据（收条、领条、借条、欠条）

撮要

1.书写钱物条据要字迹工整、清楚、容易辨认。要用钢笔或毛笔书写，不能用铅笔或圆珠笔书写，以防变色或涂改。

2.钱物条据中涉及的款项金额、物品数量，要用大写，款项金额后要加个“整”字。

3.钱物条据写成后，不得涂改。确实须涂改时，出据单位或个人要在改动处盖章，以示负责。

一、钱物条据扫描

钱物条据，也叫凭证式条据，是人们在社会交往中，要办理某些事情或发生经济往来时所写的一种简便文体。它一般包括：收条、领条、借条、欠条等。

二、钱物条据写作指要

收条是收到钱物时写给被收方的；领条是领取钱物时写给被领方的；借条是借用他人或单位钱物时写给被借方的凭证；欠条是拖欠他人或单位钱物时写给被欠方的。各种钱物条据，目的不同，写法各异，不能混用。

这些条据有的是个人之间的凭证，有的是个人与单位之间的凭证，有的是单位与单位之间的凭证，因涉及经济利益，稍有不慎，很容易引起矛盾纠纷。因此，写作时要特别注意：

1.字迹清楚，用语明白，不要含糊其辞，模棱两可。

2.用钢笔或碳素笔书写，不要随意涂改，如有改动要加盖印章，不要代签名。

3.钱款写明币种，数字一律要大写，后面写上量词，再加“整”字，为保险起见，钱数大的要把双方所在单位的地址或经手人身份证号写上；物品要写明名称、种类、数量和型号。后面可写上“此据”，以防添加内容。

4.涉及集体的，单位名称必须是全称，而且要有具体经手人的签名。

5.日期要用汉字，写全具体日期。

6.借条和欠条要写明归还的日期。

7.条据的语言要做到简洁准确。

三、钱物条据的结构和写法

1.标题，表明条据性质。有两种写法：（1）第一行中间写上“领条”、“收条”、“借条”、“欠条”等字样。（2）第一行中间写上“今领到”、“今收到”、“今借到”、“今暂欠”等字样。

2.正文，写明条据内容。（1）第一种标题形式下，第二行空两格写正文。（2）第二种标题形式下，第二行顶格写正文。

3.落款，在条据的右下方写清单位名称和经手人姓名，并加盖印章。

4.日期，要具体准确，写在经手人的下方。

四、实用示例【例文一】收条

今收到金胜乡小井峪大队刘保田、牛富贵二同志送来的蔬菜大篷技术承包合同资金人民币叁仟圆整。此据。××市农业科学研究所（章）经手人：董明学二〇〇八年三月五日【简析】此例标题标明了条据的性质，正文部分写明了收到何单位、何人的多少资金，用于什么，言简意赅，表述明确。【例文二】今领到

办公室新发办公用品钢笔伍支、拖把两把、打印纸两包、蓝墨水拾瓶。计财科：张红霞二〇〇八年七月四日【简析】此例采用第二种标题方法，其实这是一种省去标题的借据的写法。因而正文部分顶格写起，所领物品的名称、数量交代得很清楚，注意了数字的大写要求。【例文三】今借到

刘红梅同学的《小说月报》（2007年第一、二期）贰本，一月后送还。此据。借书人：李娜二〇〇七年六月十一日【简析】本例采用第二种标题的写法，在第一行正中写上“今借到”，而正文的其他内容放在下一行顶格写，正文部分不仅写清了所借杂志的名称，而且写明了期号、数量和归还日期，简洁、明白。因为是熟悉的同学，所以落款比较简单。【例文四】借据

今向财务处借到人民币叁仟元整，用于购买办公用品，购回后按规定报销。此据。后勤处张××（经手）××年×月×日【简析】本文直接由文种名构成，即在第一行中间写上“借条”或“借据”字样，是第一种标题的写法。正文部分另起一行空两格，写明向何部门，借到什么币种、多少数量、用途和归还方法，详细准确，让人一看就很清楚。落款因为是一个单位的不同部门，故不需写单位全称。

需要注意的是：借据（条）是人们在日常生活中常用的一种凭证，借钱物一方在写好借条时，务必要认真清点好所借东西的数量，以避免一些不必要的麻烦。【例文五】欠条

原借三益电子公司人民币叁佰万圆整，现已还壹佰伍拾万圆整，尚欠壹佰伍拾万圆整，两个月内还清。此据。红光电子仪表厂（章）经手人：牛玉喜××年×月×日【简析】这则欠条的特殊之处在于所借钱款未全部还清，只给剩余部分打欠条，故要写清楚原借多少，已还多少，还欠多少，何时还清。落款部分也特别注意写上单位全称和经手人的姓名。

第三节　请柬（开业柬、会庆柬）

撮要

1.请柬的语言要求清楚明白，措辞讲究。

2.请柬要使用敬语，以体现恭敬热情的态度。

3.请柬的制作宜精美大方，以示对邀请者的尊重。

一、请柬扫描

请柬，也称请帖，是指企事业单位、社会团体或个人为邀请他人参加某种会议、宴席、庆典、聚会等活动时所使用的一种礼仪类应用文。简而言之，就是为请客而发出的通知书。采用请柬方式邀请，显示举办者或主人的郑重态度。

我国乃文明古国，礼仪之邦，官方和民间交际应酬有着悠久的历史和优良的传统。随着社会的文明进步，人们的礼尚往来活动越来越频繁，请柬的应用也越来越多。

在经济活动当中，一般开业柬和会庆柬使用较多。

二、请柬写作指要

请柬作为较庄重、正式的一种礼仪文体，在写作上是很讲究的。它主要具有三个特点。

1.严谨、准确

请柬作为一种为请客而发出的通知书，具有告知性，要通知被邀请者参加活动的时间、地点、内容，所以不能有任何差错。

2.庄重、礼貌

请柬虽属于书信类文书，但主要是表明对被邀请者的尊敬，同时也表明邀请者对此事的郑重态度，所以比一般书信更显庄重，用于较重要的事情或庄重的场合。即便邀请双方近在咫尺，也必须送请柬，切忌随便口头招呼。同时作为一种礼仪类文书，要根据具体的场合、内容、对象、时间，做到措辞礼貌得体，字体工整规范。

3.简洁明白，优美畅达

请柬是一种简短的信札，文字容量有限，所以务必做到简洁明确，不要堆砌辞藻或长篇大论。请柬又是礼仪交往的媒介，要讲究文字美，并尽量用口语，做到文雅大方、热情恭敬，要摒弃那些繁冗造作或干瘪乏味的语言。整体布局要匀称美观。

须注意的是请柬与邀请信的区别。邀请信是一种比较复杂的请柬。同请柬一样，邀请信也具有邀请的功能，可以直接送达，可以间接传递，可以作为入场券和报到的凭证，要讲究礼仪。但它没有请柬的庄重严肃，更朴实一些，用语上比请柬随意，但却也礼仪周到，受到人们普遍的喜爱；邀请信要求有较详细的邀约内容，除活动内容、时间、地点、参加人员外，还可以有行车路线、携带钱物、食宿安排、预先要做的准备等。

三、请柬的结构和写法

请柬从形式上有横式写法和竖式写法两种。竖式写法从右边向左边写。横式写法与一般书信相同，但从内容上看，又有其特殊的格式要求。

请柬一般有标题、称呼、正文、结尾、落款五部分构成。

1.标题

在第一行的正中写“请柬”（请帖）二字，若在封面上写，一般要做一些艺术加工，可用美术体的文字，文字的色彩可以烫金，可以有图案装饰等。需说明的是，通常请柬已按照书信格式印制好，发文者只需填写正文而已。封面也已直接印上了名称“请柬”或“请帖”字样。

2.称呼

要顶格写出被邀请者（单位或个人）的姓名和身份。如“某某先生”、“某某单位”等。称呼后加上冒号。

3.正文

要写清活动内容，如参加宴请、会议、各种庆典、剪彩仪式、生日派对、婚礼、寿诞等。写明时间、地点、方式。如果是有入场券还应将入场券附上。若有其他要求也需注明，如“请准备发言”、“请准备节目”等。

4.结尾

要写上礼节性问候语，如“致以——敬礼”、“顺致——崇高的敬意”、“敬请光临”等，在古代这叫做“具礼”。

5.落款

署上邀请者（单位或个人）的名称。发出请柬的时间，要用汉字，并写全年月日。

四、实用示例【例文一】开业请柬××先生：

我店定于五月一日上午八时正式开业，三楼客厅同时接待业务洽谈。届时敬请光临赐教。

致以

敬礼

地址：（略）

电话：（略）××服装商店二〇〇八年四月十九日【简析】开业请柬专用于邀请宾客参加企业、公司、厂、店开业仪式的请柬。它除了按请柬款式要求书写外，最主要的是交代清楚开业、开幕的内容、地点、时间和邀请单位或个人。

本请柬采用了横式写法。【例文二】

请柬×××先生：

兹定于七月四日上午九时，在本公司行政楼五〇三室举行新产品发布会。敬请光临。

地址：（略）×××公司（章）二〇〇八年六月二十五日【简析】这是用竖式写法的请柬。按我国传统习惯自右至左书写。时间、地点和具体内容清楚，简洁明确。【例文三】邀请信××集团公司：

根据省委宣传部关于今年重大活动宣传的统一部署，我厅将举办“五月的鲜花——纪念‘五·四’运动八十周年大型歌咏会”。由××电视台等单位负责承办。本活动时间拟定于五月二日下午，在××工业大学室外演出并电视直播。因演出活动的需要，经编导与贵单位领导初步协商落实，今正式向贵单位发出参加活动邀请书。请将回执单填好传真给××电视台节目编导组。因本次演出纪念活动为全省电视直播，恳请贵单位认真抓好节目的整体质量。节目审查时间为四月二十日左右。具体事宜请与编导组联系。

联系电话（传真）8077××—33××。联系人：王×、周××、陈×。

另外，请贵单位领队及导演于本月二十三日（星期二）下午2:00到××电视台四楼会议室参加节目协调会。

此致

敬礼

交通：（略）××广播电视厅（章）××年三月十九日【简析】这是一封邀请某集团公司参加电视台大型歌咏会的邀请信，活动的主题和内容非常清楚，活动的时间、地点、对参会者的要求等，表述明确详细，语言平实得体。还有交通方面的提示，显得周到。

第四节　致辞（迎宾送客致辞、庆典致辞、商务会致辞）

撮要

1.致辞要根据关系亲疏添加适当的称呼修饰语。

2.致辞要特别注重语言表述的分寸：礼貌适宜，真诚感人，语言简洁。

3.根据时间、地点、对象不同，撰写出与场合相宜的致辞。

一、致辞扫描

致辞是行政机关、企事业单位、社会团体或个人对宾客表示欢迎、欢送，或在举行某种庆典和商务活动时表示祝贺的言辞。喜庆性是致辞的基本特点，多用褒扬、赞美、激励之词。

致辞从表达内容上看有欢迎辞、欢送辞、庆典致辞、商务会致辞等，以及与之相对应的答谢辞。

二、致辞写作指要

1.看对象说话

致辞多用于各社会组织的对外交往活动，所面对的宾客可能是多方面的，如上级领导、考察团、外国友人、合作者等。活动的目的不同，致辞的情由也应不同，因此要有针对性，根据不同的对象说话，表达不同的情谊。

2.看场合说话

致辞的场合、仪式也是多种多样的，有隆重的欢迎大会、酒会、宴会、记者招待会；有一般的座谈会、展销会、订货会等，所以要看场合说话，该严肃则严肃，该轻松则轻松。

3.热情而不失分寸

致辞应出于真心实意，热情、谦逊、有礼。语言亲切，饱含真情。注意分寸，不亢不卑。

三、致辞的结构和写法

致辞通常由标题、称呼、正文和落款四部分组成。

正文的写作是重点，一般由三项内容构成。

1.开头

通常应说明现场举行的是何种仪式，发言者代表什么人向哪些来宾表示欢迎。如向受辞方致意，要说明自己代表何人或何种组织向受辞方及其何项仪式或活动祝福贺喜。

2.中段

说明致辞的情由，可概括评价受辞方已取得的成就；可叙述彼此的交往、情谊，说明交往的意义；对初次来访者，可多介绍本组织的情况。

3.结尾

用敬语表示祝愿；展望未来美好前景；再次向受辞方表示衷心的祝贺。

四、实用示例【例文一】

欢迎词女士们、先生们：

值此×××厂30周年厂庆之际，请允许我代表×××厂，并以我个人的名义，向远道而来的贵宾们表示热烈的欢迎。

朋友们不顾路途遥远专程前来贺喜并洽谈贸易合作事宜，为我厂30周年厂庆更添了一份热烈和祥和，我由衷地感到高兴，并对朋友们为增进双方友好关系作出努力的行动，表示诚挚的谢意！

今天在座的各位来宾中，有许多是我们的老朋友，我们之间有着良好的合作关系。我厂建厂30年能取得今天的成绩，离不开老朋友们的真诚合作和大力支持。对此，我们表示由衷的钦佩和感谢。同时，我们也为能有幸结识来自全国各地的新朋友感到十分高兴。在此，我谨再次向新朋友们表示热烈欢迎，并希望能与新朋友们密切协作，发展相互间的友好合作关系，发展相互间的友好合作关系。“有朋自远方来，不亦乐乎”。在此新朋老友相会之际，我提议：

为今后我们之间的进一步合作，

为我们之间日益增进的友谊，

为朋友们的健康幸福，

干杯！×××厂厂长××二〇〇×年×月×日【简析】全文充满热情与真挚，标题写清文种。称呼使用了礼貌性用语。正文首先表示欢迎。主体部分，致词者面对的是参加厂庆活动的合作伙伴，所以侧重赞美双方的友谊和合作。结束语恰到好处地引用了名言名句，增添了文采，增强了表达力度，同时也增加了欢迎词的感情色彩。【例文二】欢送词同志们、朋友们：

刚好在两个星期以前，我们愉快地在这里欢聚一堂热烈欢迎×××博士。今天，在×××博士访问了我国的许多地方之后。我们再次欢聚一起，感到特别亲切、高兴。×××博士将于明天回国。

×××博士的访问虽然短暂，然而是极其成功的。在北京期间，他会晤了有关方面的领导同志，参观了工厂、农村、学校，与各界人士进行了谈话，并认真研究了我国的政治、经济、文化和教育。

在向×××博士告别之际，我们真诚地希望×××博士给我们提出宝贵的指导意见，以便我们改进工作。同时，我们想借此机会请他转达我们对××国人民的深厚友谊，请他转达我们对他们的亲切问候和敬意。

祝×××博士回国途中一路平安，身体健康！【简析】这篇欢送词突出了三方面的内容：一是写与客人欢聚及欢送的原因；二是写客人访问我国的行程情况和收获；最后是写主人的希望、祝愿。全文感情诚恳，语言精练，分寸适当地表达了主人热情、友好的态度。【例文三】保险公司开业致辞尊敬的各位领导、各位来宾、各位朋友：

上午好！

今天，是一个喜庆的日子：在你们的大力支持下，经过全体伙伴数月的紧张筹备，经中国保监会批准，太平人寿张家港支公司正式开业了！

首先，请允许我代表太平人寿保险有限公司苏州分公司总经理室，对各位领导、各位来宾、各位朋友光临张家港支公司开业庆典表示最热烈的欢迎！向张家港市政府、苏州保险行业协会、张家港各大银行以及社会各界对太平人寿及张家港支公司的支持和厚爱表示诚挚的感谢！同时我也向参与张家港支公司筹备的全体伙伴说一声：你们辛苦了，太平人寿感谢您！

张家港，这座位于长江下游南岸的港口工业城市，近年来，以经济、社会和谐发展的特色为世人瞩目。2004年，全市人均GDP超过8000美元，财政收入85亿元。在经济快速发展的同时，张家港市锲而不舍地打造最适宜人居的城乡环境，并成为首批国家卫生城市、全国环保模范城市，2004年又成为“国家园林城市”、“全国环境综合整治优秀城市”，并获得中国人居环境范例奖、全国生态示范区等荣誉称号，初步实现了经济与社会、资源与环境、人与自然相和谐的发展目标。进军张家港保险市场、服务张家港经济发展、造福张家港人民，是太平人寿保险有限公司苏州分公司机构发展战略的重要组成部分。太平人寿保险有限公司张家港支公司从今天起将正式担负起这一光荣而艰巨的使命。

太平人寿历史悠久，1929年始创于上海，1956年移师海外专营寿险业务，是中国近现代史上实力最强、规模最大、市场份额最多的民族保险企业。

2001年11月，太平人寿全面恢复经营国内人身保险业务。公司注册资本金23.3亿元人民币，总部设在上海，目前已在全国16个省、直辖市开设22家分公司和两百余家三、四级机构。

太平人寿以中国保险（控股）有限公司、中保国际控股有限公司和富通国际股份有限公司为股东。复业以来，太平人寿规范经营，持续创新，连续三年实现跨越式发展，总资产过百亿元，赢得了业界和社会各界的广泛赞誉。2003年和2004年国际权威评级机构惠誉国际（Fitch）连续两次为太平人寿做出BBB评级，这是国际著名评级机构首次为中国保险企业做出的最高评级。2004年12月，由太平人寿作为主要发起人申请设立的太平养老保险股份有限公司获准开业，“太平人寿”品牌，在新的历史时期，获得了新的内涵，并得以延伸。2005年1月，太平人寿品牌荣获全球华人竞争力品牌大会评选的“2004年度中国最具影响力保险行业十佳品牌”称号。

自2004年12月29日太平人寿苏州分公司开业以来，一直以社会公众利益为己任，热心公益事业。截至目前，太平人寿苏州分公司已累计完成保费近亿元。

我衷心希望，张家港支公司全体同仁能把开业作为创造辉煌业绩的新起点，继续弘扬“用心经营、真诚服务”的公司理念，以“为人们的生活增添祥和与安宁”为己任，在现代化港口城市树立起太平人寿品牌，为太平人寿保险有限公司的发展壮大、为张家港市保险市场的繁荣昌盛、为张家港市的改革开放和现代化建设事业做出应有的贡献！同时我也恳请张家港市的各级领导和有关部门能一如既往地关心和支持太平人寿保险有限公司在张家港的起步和发展，我们有信心、有能力，与张家港市社会各界和广大人民一道，共同创造更加美好的明天！

凝七十年之专业精神，创新世纪之太平盛世。请允许我用八个字来结束我今天的发言：愿“盛世中国，四海太平”！

最后，祝张家港支公司开业大吉！

祝张家港支公司的全体员工们马到成功！

祝各位领导、各位来宾和朋友们身体健康、工作顺利！

谢谢大家！【简析】本文在开场中首先表明了这是太平人寿张家港支公司正式开业的仪式，并代表苏州分公司总经理室向到场领导和来宾、朋友表示感谢，向支持太平人寿张家港支公司工作的各界人士表示感谢，向太平人寿张家港支公司的建设者表示感谢。中段介绍了张家港的概况和太平人寿的历史，鼓励张家港支公司全体同仁弘扬公司理念，以社会公众利益为己任，为公司的发展壮大，为张家港市的改革开放和现代化建设事业做出应有的贡献，并恳请各级领导和有关部门继续支持张家港支公司的工作，最后用“盛世中国，四海太平”八个字结束发言。尾部表达对公司、员工、各位来宾的良好祝愿。全文层次清楚，结构合理，针对现场人员的具体情况，采用了热情真切、礼貌得体的语言，符合致辞要求。【例文四】在“俄罗斯年”开幕式上的致辞（2006年3月21日）中华人民共和国主席胡锦涛尊敬的普京总统：

女士们，先生们，朋友们：

今天是中国农历春分。在这个充满春天气息的美好夜晚，我很高兴同普京总统一起出席“俄罗斯年”开幕式。这是中俄两国人民的共同节日。首先，我谨代表中国政府和中国人民，向普京总统，向俄罗斯代表团全体成员，向参加今晚演出的俄罗斯艺术家们，表示最热烈的欢迎！向伟大的俄罗斯人民，致以最诚挚的祝福！

中俄是山水相连的友好邻邦，中俄两国人民的友谊源远流长。在漫长的岁月里，我们两国人民相互理解、相互支持，结下了深厚的友谊。我们尤其不会忘记，在中国人民抗击日本军国主义侵略的伟大斗争中，许多英勇的俄罗斯儿女在中国的土地上献出了宝贵生命。我们尤其不会忘记，在新中国成立之初，俄罗斯人民伸出友谊之手，为中国人民建设新国家提供了多方援助。这种用鲜血和真诚凝结的友谊，牢牢铭记在两国人民心中，成为中俄关系发展的重要力量源泉。

10年前，中俄两国根据冷战结束后国际形势的深刻变化和两国关系发展的战略需要，高瞻远瞩，决定建立战略协作伙伴关系，揭开了中俄关系发展的新篇章。10年来，我们两国本着相互尊重、平等互利、密切协作、相互支持的精神，签署了《中俄睦邻友好合作条约》，提出了“世代友好，永不为敌”的和平思想，加强各领域的务实合作，密切在国际事务中的相互配合，为两国人民带来了实实在在的利益，为促进世界的和平、稳定、繁荣作出了重要贡献。

中国和俄罗斯都有着悠久的历史和灿烂的文化，都正在大力发展经济、改善人民生活，都肩负着维护世界和平、促进共同发展的重大责任。加强中俄两个伟大民族的交流，加强两国各领域的合作，有利于增进两国人民的相互了解和传统友谊，有利于促进两国关系全面发展。中俄互办“国家年”活动，是我们双方为推动两国关系不断发展和两国人民世代友好而采取的重大步骤，目的是深化友谊、密切合作，推动中俄战略协作伙伴关系迈上新台阶。今晚的开幕式之后，丰富多彩的“俄罗斯年”活动将在中国全面展开。我相信，在两国政府大力支持和两国各界广泛参与下，“俄罗斯年”活动一定能够取得圆满成功。

俄罗斯伟大作家列夫·托尔斯泰曾经说过，朋友是永久的财富。我和普京总统都认为，中俄应该永做好邻居、好伙伴、好朋友。让我们共同努力，推动中俄友好事业不断向前发展，造福两国人民，为人类和平与发展的崇高事业做出新的更大的贡献。

谢谢大家。【简析】本文重点阐述和回顾了中俄两国之间的交往和深厚的友谊，特别是在抗日战争时期和建国初期对中国人民作出的贡献。改革开放后，中俄又揭开了发展的新篇章，在共同的领域、共同的立场、观点、目标、原则下，指出互办“国家年”活动的意义。结尾引用俄罗斯作家列夫·托尔斯泰的话指出中俄友好事业光辉的前景。感情真挚，语言精练，不落俗套。

第五节　导介词与演说词

撮要

1.导介词要实现给观众视听上的补充作用，对事物进行准确的描述和解说时，要突出使观众了解事物的性质、产品的特点、事件的来龙去脉等要素。

2.高水平的导介词写作要适当顾及到不同年龄、职业、文化程度等观众因素，方便讲解员临场时能尽量灵活机动地调整出繁简不一、深浅有别的讲解词来。

3.演说词要根据听众的年龄、接受习惯和判断标准来调整所要演讲的内容和表达方式，以取得良好的效果。

4.演说词最终通过人们的听觉体现它的优劣，因此，演说词要注意书面语与口头语的不同，如同音字词在表达上的处理。

一、导介词与演说词扫描

导介词就是把陈列的物品、展销的产品或旅游的景点、影视新闻记录片的画面、人物生平事迹等向来宾做介绍的一种文稿，它也是经济活动中一种应用很广泛的文体。它通过对事物的准确描述、词语的渲染，来感染观众或听众，使其了解事物的来龙去脉和意义，收到宣传的效果。

导介词有补充视觉和听觉的作用，可帮助观众观看实物和形象的过程中，让其在发挥视觉作用的同时，也发挥听觉的作用。

在公众面前表示自己对某一问题的主张或阐说某一事理、抒发某种情感的活动称为演讲，它是一种书面与口头艺术的结合体。演说词是为演讲而准备的书面文稿，出色的演说词是演讲的依据，也是演讲成功的前提。在社会经济活动中，常见的是岗位竞聘演讲、商务礼仪活动演讲等。

二、导介词与演说词写作指要（一）导介词的写作要求

导介词的写作形式多样，方法灵活，可用平实的语言，也可用文学的语言；可用散文形式，也可用韵文形式。无论何种形式，都具有以下四个特点。

1.注重针对性

要有意识地引导受众群体留意到某个事物的性质、特点，并有重点地予以介绍，起到给观众视听上的补充作用，使他们对所听到或看到的事物有更深入的了解。要针对观众的不同年龄、职业、文化程度调整出繁简不一、内容深浅不同的讲解词来。

2.把握跳跃性

导介词是按照实物陈列或画面推移的顺序编写的，陈列的物品和画面有相对的独立性，反映在导介词里，就使导介词的叙述、说明具有跳跃式的特点，呈现出节段分明的特点。每一个画面和每一件实物都有一节或一段文字说明，以实物或形象为写作依据而起承转合，因而，全篇结构不苛求严谨紧凑。

3.体现生动性

导介词是配合实物和画面而作的文字说明，既要便于讲解，又要吸引观众，所以不是干巴巴的说明和说教，而是通过形象的语言对实物和形象进行描绘，文艺性很强。从某种角度上看，它是说明和诗词的结合。一篇好的解说词，就是一首感人的诗词。

4.突出口语化

导介词是供群众听的，是通过语言的表达来宣传和教育群众的，为此要求读起来上口、听起来顺耳。语言简洁利索，生动形象，用不多的文字把实物介绍给观众，使观众在观看实物或图画时，借助于简明的文字介绍，对实物或图画获得深刻的认识。（二）演说词的写作要求

1.有明确、新颖的主题

演说词要从头到尾贯穿一条主线，所选材料要有较强的针对性，有时代感，有新意，才能使演说集中、新颖并“言之有物”，比较容易抓住人心，引起共鸣，产生比较好的演讲效果。通常，演讲的主题用一个判断句表达，可以反复强调，对听众产生听觉上的冲击力，在心理上产生认同感。

2.掌握听众的心理

演讲者的一切行为都是围绕听众进行的，所以，要了解听众，注意听众的组成，掌握他们的性格、年龄、受教育程度，分析他们的观点、态度、希望和要求，从而确定演讲方式和演讲内容，达到吸引听众、说服听众、感染听众的目的。

3.动之以情，晓之以理“感人心者，莫先乎情。”只有在感染人、打动人的基础上，才能起到教育鼓舞人的作用。有情还要有理，既要有热情的鼓动，更要有冷静的分析，抒情和说理有机结合，才能真正体现演说词的鼓动性。

4.语言通俗易懂、生动流畅

演说词主要是用来口头表达的，要“上口”、“入耳”，口语化突出，应多用短句和双音节词，才能达到通俗易懂的目的；为力求语言生动感人，要多用比喻、排比、拟人、夸张等手段，把抽象的道理具体化，把概念的东西形象化，以幽默、风趣的风格，增强演说词的表现力。

三、导介词与演说词的结构和写法

导介词与演说词的结构基本相同，都包括标题、称谓和正文三部分。（一）导介词

标题可根据导介的内容来确定。如：“天龙山旅游景点导介词”，“好山好水出奇石”。在实际解说时，导介标题可以省略。

称谓根据现场听众情况确定。

正文是导介词的重点，写作时一般有三部分。

1.前言

前言可用简短的语言表示对光临者的欢迎。“欢迎光临××××会展中心，对××公司的产品进行指导。”“希望这次旅行给你带来乐趣。”也可以对所展示物品或举行活动的意义、价值、背景作概括介绍。

2.主体

主体是内容的具体解说。要把最能体现客观事物本质特征的内容介绍出来，把观众最需要了解、最感兴趣的内容介绍出来，努力做到知识性、趣味性相结合，增强导介的效果。

3.结语

结语可以总结对解说事物的总的感受，也可以归纳主题，提出要求、号召等。如某生物馆导介词的结尾：“在这个世界上，人与动物、植物应该是和睦相处的好邻居，而不应该成为弱肉强食的天敌。假如有一天人类将地球上的生物斩尽杀绝了，那么地球的互相依存的生物链也就断了，人类也就走到了尽头。”（二）演说词

1.标题

标题可以标明性质和文种，也可以揭示主题、用象征手法、比喻手法、设问手法、名言警句等，好的标题要有感召力、鼓动性，能引起听众注意，抓住听众心理。

2.称谓

称谓应自然、亲切、得体。本着先外（外宾）后内（国内朋友），先高后低（职务或职称），先女后男，先疏后亲的顺序。

3.正文

正文一般分为开头、主体、结尾三部分。（1）开头。“好的开头是文章成功的一半。”主要有点明主旨，自然领起下文，引起听众关注的作用。常见的开头方法有：情景入题法，即结合演讲当时的气氛和情景，发表感想，拉近与听众的距离；事例衔接法，从个人经历、新闻事件等与演讲主题相关的事例导入正题；设问入题法，提出问题，设置悬念，启发听众，导入正文；引用入题法，引用诗歌、谚语、名言警句等切入正题；开门见山法，先直截了当揭示主题，给听众留下深刻印象，再逐步引导听众接受、消化后面的论证。

开头的方法很多，要增强演讲效果，一定要因人、因地、因事而异，没有固定不变的程式。（2）主体。这一部分是演讲内容的核心所在，要针对演讲主题从多方面去阐明和印证主题，使听众得到一个明晰深刻的印象。首先，在选材上要注意代表性和说服力，选能够表现事物深度的典型事例，才能说清讲透，突出中心。其次，安排好层次和段落，尽可能做到张弛有度，起伏有变。可采用递进式，步步推进，层层深入；也可采用并列式，从不同角度、不同侧面论证主题；还可采用复合式，横向纵向分析综合运用。

无论采用何种结构方式，切忌平铺直叙，要通过深刻的分析、多种修辞手段的运用、感人事迹的叙述等，增强语言的生动性，体现演讲的鼓动性。（3）结尾。这是演讲词最重要精彩的部分，可进一步调动现场情绪，强化现场反映的作用。结尾有总结式、号召式、启发式、抒情式等，要做到简洁明快，恰到好处，激励人心，令人回味。

四、实用示例【例文一】省“一法三卡”现场会参观导介词（煤矿）（节选）各位领导、各位来宾：

大家好！

首先我代表葛店矿全体员工欢迎你们的到来！对于你们从百忙中抽出时间来我矿指导工作表示衷心的感谢！非常荣幸，我能有这样一个机会为大家解说，愿我的解说能给大家留下良好的印象。望各位领导专家能对我矿工作多提宝贵意见。

这里就是被誉为“豫东第一矿”的葛店煤矿，46年前，有一群不畏艰辛，勇于进取的开拓者，在这里开始了光荣的创业，经过几代人的不懈努力，我矿已由原来的十几万吨的生产能力发展成为今天年产九十万吨的国家中型矿井。我矿现有职工2933人，年赢利3000多万元。

各位领导现在看到的这块牌版是我矿的生产调度日报表。我们职工上下班时可以通过这个表及时了解到当日生产任务的完成情况。

这是省级文明单位标准。我矿于2001年荣获河南省省级文明单位光荣称号。放这块牌板的目的是把保持省级文明单位的目标变成职工的自觉行为。

这里是我们神火人的企业精神——“团结奋进、创业发展、技高质优、务实争先”。多年来，我矿深入贯彻落实党的“安全第一、预防为主”的安全生产方针。有效的发挥了职工群众在安全生产的主体地位。在职工中广泛普及安全生产知识，取得了精神文明建设和物质文明建设的协调发展，连续十年保持了“国家行业级质量标准化矿井”的称号。先后荣获了“全国模范职工之家”、“全国安康杯竞赛优胜企业”、“省文明单位”、“省治安模范单位”、“省民主管理优胜企业”、“省厂务公开先进单位”、“省五一劳动奖状”、“市花园式单位”等荣誉。

这里是我矿的综合办公楼。这里面有安全生产调控中心，安全生产培训中心以及机电、生产、地测等管理科室。

请各位领导先到我们的电教化教室。

我们的电教化教室采用先进的微电脑调控的教材演示系统，完全实现了无需粉笔手写板书，结束了粉末飞扬的历史。今天大家在电教室里不仅可以看到我们制作的专题宣传片，而且我矿党委书记张凤旺同志将为大家作精彩的汇报。

各位领导听过我们张书记的汇报，相信你对我矿已有了更进一步的了解了。下面请随我参观一下我们的安全教育展室，我们矿领导把安全工作放在各项工作的重要位置，在经费比较紧缺的情况，抽出数十万元筹建了安全教育展室，为广大职工学习安全知识营造了良好的环境。

这里就是我们的安全教育展室，各位领导首先看到的是各级领导对煤炭事业的关怀，这说明我们煤炭事业是项光荣的事业。

这里是展室的第二部分：安全生产基本常识。可以让我们的职工了解井下的五大自然灾害的成因，加深对井下环境的认识。

这里是展室的第三部分：事故预防及应急处理。由于井下生产的特殊环境，事故发生在所难免，但发生事故后如何把损失减小到最低，这一部分进行了详细的介绍。

这里是展室的第四部分：事故案例。我们为让广大职工时刻绷紧安全弦，自揭伤疤，把曾经发生在我矿的伤亡事故摆出来让职工时刻警醒，引以为戒。这里面的当事人有的是现在职工的同事，有的就是自己的父辈。这是我们在长期安全生产中积累的宝贵经验，也是在实践中摸索出的一些降低事故的方法！

这两块牌板是我矿的危险源点分布图，分井上井下。我们于2003年10月份经上级领导的安排，借鉴外地的成功经验，结合我矿的实际，在全矿范围内开展了“一法三卡”的推广工作。在排查评估的基础上我们确认了51个危险源点，并对其重点监控。其中井上14个，井下40个。这样我们职工在工作中时时有人查，处处有提醒，检查的针对性更强了，咱们工会的监督检查更有实效了，体现了专管与群防的统一。截止到今天，我们已实现安全生产1182天。“一法三卡”工作对于我们来说还有许多努力的空间。相信在上级领导和上级工会组织的关怀和指导下，我矿的“一法三卡”工作能取得更明显的效果。

……

通过我的讲解，相信各位领导对我矿一定有了一些了解，欢迎你们提出宝贵意见。我们将继续发扬煤矿工人特别能战斗的优良作风，务实拼搏，开拓进取，在以后的工作中再接再厉，努力把葛店煤矿建设的更加美好。谢谢大家！（注：“一法”即事故隐患和职业危害监控法，“三卡”指《危险源（点）警示卡》、《安全检查提示卡》、《化学有毒有害化学物质信息卡》）【简析】本文是一篇现场会参观的导介词，面向对象是检查工作的领导和参观的来宾。前言以对来参观指导工作的领导表示欢迎开始，平实简单有礼貌。主体部分按参观顺序依次进行介绍，用“这是……”、“这里是……”等进行衔接，没有刻意的过渡。先是葛店煤矿的概况介绍，随后是生产调度日报表、省级文明单位标准、神火人的企业精神三块宣传排版的介绍，初显管理的严谨，重点介绍内容是安全教育展室，这也是煤矿工作的重中之重，符合现场会的主题。结尾部分照应开头，恳请参观领导提出宝贵意见，并表示了今后努力的方向。全篇针对性强，节段分明，语气恰当。【例文二】我们用数字写诗篇尊敬的各位领导、各位评委、各位同行：

骏马驮来新世纪第二个火热的夏天，朝阳擎起统计人最喜庆的节日，当新中国政府统计机构成立50周年纪念日来临之际，在全市统计人（代表）欢聚一堂的隆重场合，首先，请允许我这个来自基层的年轻统计工作者，向为了统计事业辛勤工作、无私奉献的所有老领导、老专家、老同事表达我深深的敬意，向义无反顾加入统计战线的同龄人以及刚加入统计战线的新兵表示我由衷的赞佩。

因为我选择了统计，统计也选择了我，所以，我衷心地热爱自己的职业，也衷心地热爱所有志合道合的人们；所以，我更要为我们曾经彷徨过、正在热爱着、还要更执着的统计事业献上最深情的赞歌！

说句实在话，我是在不经意间走进咱们统计门槛的。少不更事的多梦时节，和所有同龄人一样，我对未来有许许多多与统计不相干的憧憬。闲暇的时候，我伏在自家青石板的窗台上，两手支着下颏，望着天上忽忽飞过的大鹰和悠悠的白云，痴痴地想着；上了高中以后，我最浪漫的理想是做一个无拘无束的女诗人，背上行囊，浪迹天涯，纵情地感受阳光雨露，陶醉于湖光山色的秀美，洋洋洒洒，写出一行行、一首首、一本本催人泪下、流芳千古的诗篇。十二年前，当我脑子里装着这梦想，衣袋里揣着大学文凭、跨出校门走进我们统计机关之后，我忽然发现，现实与梦想形成巨大的反差，我们从事的工作与当初的向往几乎没有丝毫的联系。手里，“没有钱，没有物，只有几个干巴数”；眼前，没有鲜花，没有令人心醉的闪光灯，只有枯燥的表格；耳旁，没有雷鸣一样的掌声，没有海潮一样的欢声，只有时钟磨蚀的嘀嘀嗒嗒声；心里，没有荣耀感，没有成就感，只有委屈的失落感。然而，随着工作的不断深入和投入，在领导的开导下，在同事们的熏陶下，我对统计工作和统计人有了全新的认识，渐渐产生了喜欢，产生了深深的爱。手下的键盘不再是冷冰冰的工具，屏幕上的数据不再是没有灵性的抽象符号，飞来飞去的鼠标甚至唤起昔日诗情的灵感。我从内心深处感觉到：我们统计人正是醮着心血和汗水，在书写着感动自己、感动社会的优美诗篇！

我们不是政治家，更没有设计整个国家建设和发展蓝图的宏大气魄，但是，我们统计人以求实的精神、严谨的作风，用准确的数据记录着经济建设、文化建设的得与失，记载着人民生活水平的起伏与变化，为决策者提供着深化改革的科学依据，新中国迅猛发展激情澎湃的政治抒情诗中，有我们饱含真情的笔墨！

我们不是工人，不是农民，不能亲自去车间挥汗，不能亲身在田野耕耘，但是，我们统计人通过一笔笔数字，同样体验着增产与丰收的快乐。一排排数据，就是一箱箱上市的成品；一串串数字，就是一担担金澄澄的粮食。我们统计人用数字写出一首又一首的田园诗！

我们不能像谢灵运一样，遍访江南塞北的名山大川、青灯古刹，写出空灵优雅的名句力作，但是，我们统计人通过翔实的数据，了解到祖国丰富的宝藏、富饶的物产、传世的名胜，还有谢灵运忽略的河流污染、水土流失！我们用数字抒发着对秀美山河的挚爱，创造着别开生面的山水诗！

我们没有与日俱增的天文数字存款，也没有一步一个台阶直至高高在上的升迁，当然，我们也不会遭遇一旦破产、人为财死的厄运，也不会受到因贪污而锒铛入狱、因渎职而一夜人仰马翻的惩罚。我们统计人过着平平常常、普普通通的日子。房子不大，足以遮风避雨，骑车、步行上班，可以沐浴阳光、承接雨露。安安静静地工作，和和睦睦地生活。夫妻互相理解，亲子温情融洽。还记得去年人口普查的那些紧张日子，我的爱人为了支持咱们的工作，减轻我繁重的工作压力，把全家的家务琐事独自承担起来，使我在紧张工作的同时，深深体味了家的温暖、爱的温馨，还有生活的美好！有时，为了搞准一个统计数字，我们不辞辛苦深入到厂矿、车间、乡村、地头；为了写出一份有价值的统计分析，我们查阅资料，夜以继日，笔耕不辍。当领导用统计数字在大会上总结工作成果的辉煌时，我们统计人感到无比自豪；当领导用统计数字实施决策时，我们统计人深感肩上的担子沉重。我们统计人用平凡的劳动、普通的情感，谱写了人生隽永的情诗！

中国已经加入了世贸，经济已经与国际接轨，世界已进入新世纪，进入全新的高科技时代！严密、准确的数字统计，将在科学的宏观决策和微观调控中，发挥越来越重要的作用。民族振兴、人类进步的宏伟诗篇，还要咱们统计人辛勤奉献。谢谢大家！【简析】本文的标题紧扣演讲内容，贴切生动；正文开头既以对称的语句指出演讲时间和场景，表达对参会者和统计战线同行的敬意，趁势引入演讲主题。主体部分叙述自己进入统计行业的经历，在工作中看到现实与理想的反差，以及在领导帮助、同事影响下自己对所从事工作的全新认识和热爱，阐述了统计工作的意义和统计工作者的艰辛、平凡，真切自然，层层推进。表达上多处排比句、排比段落、记叙、抒情、议论等多种手法的运用，生动形象，加强了语言的气势。结尾简洁明快，有激励人心的作用，易于与听众取得感情的共鸣。

实践练习

1.晚上要开班会，同宿舍的周浩同学突然生病胃疼，不能参加，请你代他给班主任写张请假条。

2.你的妹妹在家乡某中学上高中，你在省城为她购买了一些高考复习资料，想托老乡高峰带回去，但去高峰家送书时，他恰好不在，请写张条子，告知所托事项。

3.周日朋友来邀约一起去爬山，恰好父母不在家，为了不让家长担心，写张留言条，告知自己的去向和回来的时间。

4.评改下列条据。借条

今向财务处借到现金五佰元整。×××××年×月×日收条

今收到捐助的图书二千册，人民币二万元，此据。××××××学校××年×月×日领条

因为下周要参加园林专业植物课实习，所以特向实训中心领取实习用品，需要标本夹十个，五人一组，每组一个，修枝剪20把，每组两把，水壶五十个，每人一个，工作服五十套，每人一套。实习回来后一起归还。园林系5310班郭志强××年×月×日

5.某班级参加义务劳动，生活委员要到后勤处领取劳动工具，铁锹30把，镐头5把，平车3辆，请用两种方式各写一张领条。

6.学校开运动会，作为班长的你要从小卖部给运动员买水，暂时未付现金，写张欠条，待运动会结束后，一并结算。

7.每人收集请柬若干份，集中交流一次，重点体会请柬的格式和语言特点。

8.根据下面的内容，写一封请柬。

××高职学院将于2007年9月29日举行“迎国庆”歌咏比赛，邀请××电视台记者进行采访和报道。

9.评改下面的请柬。（1）小徐：

兹定于十一月十日上午举行信工系班级辩论赛。敬请光临指导。

致

敬礼××学院信工系团总支××年十一月十日（2）请柬全院教职工：

兹定于1月20日上午8:30，在院多功能厅举行迎春团拜会，届时请务必光临，勿误。××学院办公室××年1月18日（3）邀请书×××先生：

听闻您对生态循环农业问题研究颇深，我公司拟于2006年9月20日上午举办公司及下属各单位全体干部群众参加的专题报告会，特邀请您到会做报告，恳请您务必准时。××市××局（公章）2006年9月3日

10.某厂30周年厂庆，除本厂职工参加外，还有多年合作的生意伙伴，有洽谈贸易的新朋友，请以厂长的名义写一篇欢迎词，表示对大家的感谢和欢迎之情。

11.请你以学院的名义，为2007届毕业生写篇欢送词。

12.写一篇向新生介绍校园环境的导介词。

13.以本地区的某个旅游景点为对象，收集资料，写一篇导介词。

14.学生会要竞选主席，请根据自身情况，写一篇竞选演说词。

15.学校要举办消夏晚会，你作为校学生会文艺部的负责人，是晚会的组织者，（1）你需要邀请校领导出席消夏晚会，请你写一份请柬。（2）你需要到后勤处借一套音响设备，请你写张借条。（3）你分配文艺部干事张丽去学校的小卖部购买了一些晚会用的小礼品，因所带现金不够，还差150元，故请以张丽的名义写张欠条。（4）张丽将买好的礼品交给你，请你清点后，写张收条。（5）学生会干部崔鹏因踢球扭伤了脚，不能参加晚会，请你代他写张请假条。（6）因有部分家长和外校贵宾参加，请代校长写一篇简短的欢迎词在晚会上宣读。（7）为了帮助家长更好地了解本校，你分配给社联部干事陈红收集了校园若干图片并制作了电子演示文档，请你就此写一篇介绍校园环境的导介词。

第二章　私信和公函

第一节　介绍信与推荐信

撮要

1.凭据作用是介绍信的突出功能，收信者从介绍信里就可以了解来者何人、任何职务、办理何事、有何具体的要求等。

2.推荐信有很强的针对性，表现为：写信人针对求职者的自身条件和用人单位的岗位需求予以推荐。

3.推荐信是推荐人基于对被推荐人的充分了解，向用人单位推荐，对被推荐人的基本情况、工作能力如实陈述，具有一定的担保作用。

一、介绍信与推荐信扫描（一）介绍信

介绍信，是机关团体、企事业单位介绍、派遣相关人员前往其他单位、部门去联系工作、商洽办理事情、参观学习、出席会议等所写的一种公务信函。它具有介绍和证明的双重作用。持信人可以证明自己的身份、表明事由；收信单位可以知道来者的姓名、身份、人数以及需要办理的相关事宜。

介绍信通常有固定的模本和规范的格式，只要将具体内容填入即可。固定模本的介绍信一般有介绍信和存根两联，存根上有该联介绍信的基本信息，比如姓名、人数、事宜、时间、前往的地点等，存根在发信单位保留，以备查询时用。（二）推荐信

推荐信，是一种向用人单位荐举人才的书信，常用于求学、求职、入党、工作事务往来等场合。推荐信要有一定的权威性和可信度，一般是由学校、有关单位或者具有推荐资格的个人撰写的。

推荐信要比介绍信写得更具体、完整，要写出被推荐者的才能和优点，但应针对用人单位的需要，突出重点。推荐信具有建议性、针对性、担保性等特点，在现代工作和学习生活中，推荐信使用频率还是比较高的。

二、介绍信与推荐信写作指要（一）介绍信

1.任何介绍信的开具，必须事先经主管领导批准。重要的介绍信要经领导过目，并在存根上签字，以示负责。

2.如实写清派遣人的姓名和身份。一封介绍信只能写给一个单位，严禁开“××、××等单位”、“各有关部门”之类的介绍信。内容要简明，所联系办理的事情必须填写具体，以防介绍信被滥用。

3.向对方提出要求时语气要谦和，一般使用“请接洽”、“请予协助”等，不能使用命令式的口吻。

4.书写工整，一般不能随意涂改。如果发生书写错误，必须在涂改处加盖更改章或单位公章，以示有效。介绍信禁止使用铅笔或红色的墨水笔书写。（二）推荐信

1.推荐信必须如实反映被推荐人的真实情况，不能杜撰成绩、奖项，以欺骗的方式博得对方的好感。

2.要写清楚推荐的理由，对被推荐人的业绩评价要适当，切勿夸大其词。

3.推荐的态度要诚恳、谦虚，不能用强制的口吻，甚至是以势压人。

三、介绍信与推荐信的结构和写法（一）介绍信

1.标题。标题位于首行正中，印（写）明“介绍信”三字，字体可以比正文大一号。

2.称呼。在信件开端处顶格书写对方单位的名称或相关负责人、接待者的姓名和职务，后面加冒号。

3.正文。另起一行空两格写具体内容，通常用“兹”、“今”、“现”开头。然后写明被介绍人姓名、身份、人数以及具体办理的事项和要求。所写内容必须核实无误，以防他人假冒顶替，损害单位名誉和利益。

4.结语。结语一般是表示祝愿、敬意、感谢的语言。如“请予接洽，谢谢配合”、“此致敬礼”、“请予以协助办理”、“顺致敬礼”等。

5.署名、日期。结语下方署上开具介绍信的单位全称、加盖公章。署名的下一行书写日期，一般具体到年、月、日。如果是模本式的印刷的介绍信还要填写存根联和有效期。天数一般用汉字大写数字，因为阿拉伯数字笔画简单，易于涂改，没有安全性。（二）推荐信

推荐信包括标题、称呼、正文、祝语、署名和日期。其中标题、称呼、署名和日期等项可参照介绍信的写法。下面重点介绍正文的写法。

正文部分是推荐信的主体部分，必须把推荐的理由写充分，理由越充分推荐成功的可能性就越大。具体可写明如下内容：

1.先作自我介绍，说明与被推荐人的关系等，以增强可信度。

2.介绍被推荐者的基本情况，包括姓名、性别、年龄、政治面貌、学历、职称、职务等。

3.阐述值得推荐的理由和事实，包括被推荐者的工作经历、工作作风、工作能力、业务专长、工作业绩等。

4.提出推荐的职业岗位或希望对方考察、录用的意见等。

除了文章形式的推荐信外，另一种是表格形式，按要求填写即可。

四、实用示例【例文一】介绍信××公司负责同志：

兹介绍我所高级工程师×××同志前往贵公司洽谈有关合作的具体事宜，请予接洽。

此致敬礼（有效期天）××技术研究所（盖公章）××年×月×日【简析】这是常用的书信式介绍信的格式。本例将派遣人的真实姓名、身份、所联系办理的事情交代得清楚简洁。这是一份写得十分规范的介绍信。【例文二】推荐信×××文学研究所：

欣闻贵所最近要招收一批学以致用的年轻研究人员，我谨推荐高峰同学到贵所工作。

高峰同学××年毕业于××大学中文系古典文学专业。在校期间各科成绩优良。毕业后在××大学任教，于××年考入本校中文系古典文学专业攻读博士学位，跟从×××教授专攻秦汉文学。在校期间，学习刻苦，成绩优良，发表论文共11篇，计21万字。其中《×××××》曾引起学术界很大重视。

高峰同学对中国古典文学尤其是秦汉文学有较深的理解，具备一定的研究能力，富有刻苦钻研精神，最近刚通过博士论文答辩。高峰同学有志于中国古典文学的研究，希望能学以致用。恳请贵所能采纳我的推荐意见，招收他为贵所研究人员。

顺致

研安××大学校长：×××××年×月×日【简析】本例的推荐人就求职者的学习态度、学业成绩、研究能力等向用人单位作了详细介绍，针对性很强。行文语气谦和，格式规范。落款突出了推荐人的权威性，给用人单位可靠、可信的印象。

第二节　自荐信与应聘信

撮要

1.分清自荐信与应聘信之间的差别，为突出写作的针对性作知识准备。

2.分析第一读者的考察心理，明确岗位能力要求的几个主要方面。

3.选择好介绍内容的侧重点构思，写作时注意语言简明与阅读者的心理期待。

一、自荐信与应聘信扫描

求职信函，是求职者向用人单位或雇主介绍自己，并求取某一职位的信函。针对性强是求职信最重要的特性。

为了增加求职的成功几率，要区分自荐信和应聘信两类求职信的不同侧重点。（一）自荐信

自荐信是无明确单位的求职信函。因为写信时无确定的求职单位或岗位，只能根据自己的求职意向、个人专长和技能等，根据一般用人单位通常的用人标准和要求来进行针对性写作。（二）应聘信

应聘信是有明确单位的求职信函。求职者获得了用人单位和具体岗位的确定信息，意欲在此用人单位谋取该职位。应聘者侧重根据该单位的用人情况和要求，明确地介绍自己的优势和专长，在满足用人单位岗位条件要求的同时，还可以适当地展示自己的其他相关优势，争取获得该职位。

二、自荐信与应聘信写作指要（一）定位准确，既不好高骛远，也不随意降低要求

寻求理想的职业特别需要注意择业策略。定位准确，是首要的一点。尤其是写自荐信时，要针对自身所寻求的工作目标，结合自身的优劣条件，根据自己的文化程度、专业能力、个性等因素做到定位准确，既不好高骛远，也不随意降低要求。这可能不是一个具体的写作问题，但是不可否认，定位问题是个事关求职能否成功的首要问题。（二）要充分了解用人单位和岗位的信息，做到知己知彼

首先要对用人单位有所了解；其次是对所应聘的职位有所了解；再次要对自己有所了解。求职者要从用人单位的特点、招聘岗位的要求、自身条件等方面进行具体的分析和归纳，认真、客观分析自己的优势和劣势，突出重点，有的放矢地加以表达，强调自己所具备的相关资历，并分析所谋求职位的要求，投其所好。与求职无关的话，坚决删除。（三）要注意选择好内容的侧重点，突出针对性

一是要针对所求的职位。例如，所求的职位是编辑，就要围绕编辑写：学过什么有关的专业、课程，经过什么样的编辑培训，有过什么编辑工作的经历等等。二是要针对用人单位的第一读者来写。用人单位的第一读者往往是该单位的人事干部。他们一般握有最初的淘汰权，为了获得面试机会，求职信函要在结构、语言等方面充分考虑第一读者的阅读特点和阅读习惯。（四）情文并茂，语言简明

求职信函的情，一是内容上的真情，二是语言上的表情。内容上的真情，就是如实写出求职者想从事某项工作所具备的条件以及选择该职位的原因，语言上要简洁明了，措辞要得体，用语不卑不亢。求职信函的读者是用人单位的领导，因为公务繁忙，求职者众多，所写的信要达到最大限度的简明，使对方能充分了解求职者的意图和情况。但简洁不是简单、不是草草了事，求职信函是通过语言来表达的，所以措辞要特别讲究，整个求职信函的语言始终要准确、坦诚，同时也充满自信，不浮言巧语。

三、自荐信与应聘信的结构和写法

求职信函的格式与一般书信相同，包括称呼、问候语、正文、敬语、落款以及附件六部分。但求职信函一般会加标题，而且附件的提示不可少。

这里主要介绍“正文”和“附件”的写法。（一）正文

正文是求职信函的主体，一般包括以下三个方面。

1.连接语。用来说清写信的缘由，写明所要申请的工作、职位以及自己是如何获知该招聘信息的。

2.主体。主体可从三个方面来写。（1）概括介绍自己，即写一份自传，介绍自己的姓名、性别、出生年月日、所学专业、最高学历，读书、工作的几个阶段和性格特点特长等内容。有时因为附件中有详细的介绍，也可略写或不写，以利于信函的简洁和主要信息的突出。（2）重点详细介绍自己的能力，说明并阐述自己将如何满足对方的要求。对刚毕业的学生来说，重点介绍在校期间最突出的、能代表自己水平的专业及成绩，尤其是与招聘单位对口或接近的专业成绩，介绍自己学习的深度及广度。若是已参加工作者，侧重介绍自己的工作经历，在本岗位上的突出贡献，如参加过什么项目，研制过什么产品，解决过什么难题等。重点介绍的另一内容是自己的特点、爱好、擅长。比如，自己身体健康、高大，酷爱体育运动，参加过篮球、排球、乒乓球比赛；或擅长文艺演出；或有组织策划大型活动的经验；或喜欢书画艺术等等。社会非常需要业余爱好广泛而精通的人才，人无我有，人有我优，这样比较容易使自己在众多应聘者中脱颖而出。（3）表示自己想获得这份工作的愿望。说明自己对本工作的喜爱和迫切心情，并谈谈入选后的想法、打算或计划，使主管人仿佛看到新鲜血液在汩汩流淌，增强他录用的信心。

3.结束语。求职信常用的结束语有“如蒙赐复，不胜感谢”，“若认为本人条件尚可，请惠予面试，本人将准时赴试”，“敬盼佳音”，“若被招聘，将十分荣幸”等等。（二）附件

附件是求职信函的附属部分，主要是个人简历，包括个人基本资料、教育背景、工作经验和其他方面。个人简历无固定写法，主要是能充分显示自己的优势。个人简历后通常附上有关证件、学历证明、单位证明及各种获奖证书的复印件等。如有推荐人还要附上推荐人的姓名、身份，以此加深用人单位的印象。

附件的作用有时比求职信的正文所起的作用更大，千万不可忽略。尤其是在设计和排版中要多动脑筋，以方便第一读者获取主要信息。

四、实用示例【例文一】自荐信××总经理：

打扰了！

我是广州××大学中文系即将毕业的涉外企业秘书专业学生。贵厂是闻名遐迩的中外合资企业，总经理知人善用，我慕名已久。最近听亲友说，贵厂因扩大业务经营而需要增加文职人员。我现在向您自荐，渴望能为贵厂效劳。

本人在校期间，注重思想品德的修养，严格要求自己，积极参加社会实践活动，努力提高思想政治水平，两次获得优秀学生奖学金。两年来，我系统学了秘书学、管理学、应用文写作、公共关系学和外语等20多门专业课程，熟悉文章写作和公文处理知识，曾获学校征文比赛三等奖。还较熟练地掌握了中英文打字和电脑操作技术，能适应现代化办公室的工作要求。

本人性格开朗，热情真诚，通晓普通话、广州话，会听一些潮州话、客家话。日常英语的听力和口语也较好。曾代表中文系参加学校的中文演讲比赛。我的爱好广泛，课余特别喜欢文娱、体育活动。多次参加文艺演出，曾获学校第二届卡拉OK歌唱大赛第三名，还多次代表系参加篮球比赛。本人历任班长、系学生会宣传部长，工作热情肯干，交际较广。曾利用寒假搞社会调查，并连续两年在本市××公司做暑假工，积累了一些实际工作经验。

我喜欢做秘书、公关或宣传工作。如能录用，一定为公司竭尽全力工作。请给我一次机会。谨候回音。

祝

生意兴隆！自荐人：××敬上××年×月×日

附：

1.通讯地址、电话、邮政编码

2.本人简历表及近照一张

3.各科成绩登记表【简析】这是一封自荐求职信。第一行正中写标题，文种清晰。称呼顶格写。正文部分主要针对文秘人员的素质要求，介绍了自己所学的专业知识、实际能力和个性特长，以加深用人单位对自己的了解。最后呼应前文，再一次表达对工作岗位的渴望。全文语气诚恳自信，格式完整规范，语言简洁，是一篇值得借鉴的自荐信。【例文二】应聘信尊敬的××经理：

您好！

我很高兴在招聘网站得知你们的招聘广告，并申请应聘贵公司招聘的经理助理职位。我一直期望能有机会加盟贵公司。

本人于两年前毕业于××经济贸易大学国际贸易专业，在校期间学到了许多专业知识，如国际贸易、国际贸易实务、国际商务谈判、国际贸易法、外经贸英语等课程。在大学期间，我多次获得各项奖学金，而且发表过多篇论文。我还担任过班长、团支书，具有较强的组织和协调能力。

毕业后，我就职于一家外贸公司，从事市场助理工作，主要协助经理制订工作计划、一些外联工作，以及文件、档案的管理工作。本人具备一定的管理和策划能力，熟悉各种办公软件的操作，英语熟练，略懂日语。我深信可以胜任贵公司经理助理之职。

我迫切希望能尽快收到面试通知，我的联系电话：13900000000

现附上我的个人简历表及身份证、毕业证书、获奖证书、论文等相关资料复印件，请察照。

敬送

安祺！应聘人：×××××年××月×日【简析】这是一位历届大学毕业生的应聘信。称呼得体，礼貌用语规范。文章开宗明义写出了求取的职位。接着阐述了自己胜任这个职位所具备的知识、能力方面的条件，特别是大量相关的实践活动，这是很有竞争力的。应聘信字里行间充满热情和自信。正文末了附上相关资料和证件的复印件，十分必要。

第三节　感谢信与表扬信

撮要

1.普发性感谢信内容要求概括，使之适合所有的感谢对象；专用感谢信内容应写得具体些，使之适合个别感谢对象。

2.感谢的事项必须真实。字里行间所流露出的感激之情应是由衷的、真挚的，切忌虚伪、应付、客套。

3.表扬信侧重对对方高尚、突出的举动的赞扬，侧重在表彰，不同于感谢信适合于可大可小的平常之举、礼仪惯例。

一、感谢信与表扬信扫描（一）感谢信

感谢信是个人或单位因受到对方某种关心、帮助、支持或恩惠，而表达感恩之情的信函。如受到邀请、接待、慰问，收到礼品及得到帮助之后。

感谢信是一种礼仪文书，一方受惠于另一方，应及时地表达谢忱，使对方在付出劳动后得到心理上的收获，它是一种不可少的公关手段。感谢信分为两种：一种是用大纸书写公开张贴的，另一种是用信笺写上寄给对方的。感谢信的内容如具有新闻价值和宣传意义，也可以在报刊上登载。（二）表扬信

表扬信是褒扬某些单位、集体、个人的先进思想、风格、事迹的书信。

表扬信主要有两种类型：一种以领导机关或群众团体的名义表彰其所属的单位、集体个人，这种表扬信可以在授奖大会上由负责同志宣读，也可以登报、广播；另一种是群众之间的互相表扬，这种表扬信不仅赞颂对方的好品德、好风格，也有感谢的意思。如果双方互相熟悉，可直接寄给本人或所在的单位。如双方并不熟悉，可以将表扬信寄给报社，请编辑同志帮助转寄或刊登在报纸上。

二、感谢信与表扬信写作指要

感谢信和表扬信有某些共同的特征：一是对象明确，不管是感谢信还是表扬信都必须写明确切对象，不能空泛无所指；二是感情真挚，感谢和表扬都必发出自内心，由衷地表达谢意；三是事实具体，感谢和表扬都必须通过对事实的陈述来表达，如果不把具体事实说清楚，读者就无法去判断对方行为的价值和意义。但从使用范围来看，感谢信使用的范围更广，重在表达谢意，其事件可大可小；表扬信则是对对方高尚、突出的举动的赞扬，侧重在表彰，而感谢信可以是针对平常之举、礼仪惯例。（一）感谢信

1.对收信人为自己或单位做的好事了然于心，不要忘了什么，要把对方给你带来的好处都写清楚，不要含糊其辞。

2.字里行间所流露的感激之情应是真挚的，必须出自真心、真情，既要突出“谢”字，同时也要强化“感”字，有感而发，由衷地表达谢意。

3.表达谢意的行动或允诺对方什么，要说到做到，切实可行。

4.注意语气不应过于卑屈。（二）表扬信

1.要实事求是，叙述表扬的缘由要突出重点。

2.语言要真诚得体，感情要自然而然。文字也要相对精练，长短适宜。措辞不能太主观，要避免过分文学化的倾向。

3.应表达作者的心愿、态度，使被表扬者受到鼓舞，使更多人受到教育。如果是写给被表扬者所在单位或领导的，可提出建议，“在×××中加以表扬”、“×××同志的优秀品德值得大家学习，建议予以表扬”等。如果是直接写给本人的，则要适当谈些“深受感动”、“值得我学习”等方面的内容。

三、感谢信与表扬信的结构和写法

如前文所述，感谢信和表扬信在性质上比较接近，因而结构和写法上大体相同。感谢信与表扬信一般包括标题、称呼、正文、结语、落款五部分。这里主要介绍正文部分的写法。

正文一般应包括下列内容：

1.交代感谢或表扬的事由，即为什么而感谢或表扬。一般需要交代感谢或表扬事宜发生的时间、地点、原因、经过、结果，重点叙述对方所给予的关心、帮助、配合等。要让事实说话，少讲空道理。

2.在叙述的基础上，可加上适当的议论、评价，给予当事者热情的赞扬，并表示要向当事者学习的意愿。但不要夸大人物或事件的影响和意义，评价要恰如其分。

四、实用示例【例文一】感谢信

江苏××电缆有限公司于××年××月×日在南京举行隆重开业典礼。此间收到全国各地许多同行、用户以及外国公司的贺电、贺函和贺礼。上级机关及全国各地单位的领导、世界各地的贵宾、国内最著名的电缆线路专家等亲临参加庆典，寄予我公司极大的希望，谨此一并致谢，并愿一如既往与各方加强联系，进行更广泛、更友好的合作。江苏××电缆有限公司董事长：×××总经理：×××××年×月×日【简析】这是一封商务活动中的普发性感谢信。为了适合所有的感谢对象，全篇内容概括，中心突出，语言得体，格式规范，值得借鉴。【例文二】表扬信××招待所：

本人因公至贵县，投宿你所。×月×日晚×时左右，我突然患病，浑身发凉，冷汗不止。幸亏×××同志闻讯赶到，立即用车把我送医院急诊。经医生诊断是胃出血。如不及时抢救，后果不堪设想。事后，×××同志不仅来医院照顾我，关怀我，而且还把我的脏衣服洗干净了。病愈时，她还亲自来接我出院。

不是亲人胜似亲人，×××同志这种助人为乐的精神真是令人感动。今特意写此信请领导对她的可贵精神进行表扬和宣传。

此致

敬礼××市××局职工×××××年×月×日【简析】这份表扬信写得比较朴实。首先概括地说明为何写表扬信，然后对这件事作了发自内心的真挚评价——“不是亲人胜似亲人”，简洁地揭示了对方的崇高精神，最后是写此信的目的。结构完整，层次清晰，给人以教育和鼓舞。

第四节　祝贺信与慰问信

撮要

1.祝贺信的用语多为正面褒义，传达的情感要真挚、不能客套话连篇，切忌华而不实。

2.祝贺信在现代社会中，扮演着沟通、传情、礼仪的作用。措辞适宜、时机适宜的祝贺信能让对方感到快乐，受到鼓舞。

3.情感性与励志性是慰问信的重要特征。写信者要富有情感，富有感召力，充满真诚的关怀和体恤。要表达真正的感激和问候，或希望对方再接再厉，或鼓励对方摆脱困境，或表达诚挚的祝愿。

一、祝贺信与慰问信扫描（一）祝贺信

祝贺信是用来表示庆贺的书信的总称，通常是对个人或单位取得某项成绩、获得晋升或重大发展、工程竣工、会议开幕、企业成立、重要人物的寿辰、诞辰等的书面祝贺，可以是书信的形式，也可以用电报的形式，即贺电。

祝贺信在现代社会生活中，扮演着沟通、传情、礼仪的作用。措辞适宜、时机适宜的祝贺信能让对方感到快乐，受到鼓舞。（二）慰问信

慰问信是以组织、群众或个人的名义在他人处于特殊的情况下（如战争、自然灾害、事故），或在重大节假日来临之际，向对方表示问候、慰藉、鼓励和关心的应用文书。它能体现组织的关怀和人与人之间的温暖，给人以安慰和鼓舞。慰问信一般有三种类型：一是重大节日的慰问；二是对作出贡献的单位或个人表示慰问；三是向由于某种原因而遭到重大损失或巨大困难的单位或个人表示慰问。

慰问信的特点：一是亲切性，慰问信用语亲切、以情动人才能传达出给予对方的关怀、抚慰；二是鼓舞性，慰问信以安慰、鼓励、问候对方为目的，既让对方感到亲切，也让对方受到感染、鼓舞。

二、祝贺信与慰问信写作指要（一）祝贺信

1.祝贺信应该喜庆饱满，用语多为正面褒义。传达的情感要真挚、浓烈，给人以鼓舞。不能客套话连篇，华而不实。

2.给对方的评价要适当而有新意，避免陈词滥调，不言过其实。

3.祝贺信的语言要简练、朴素。不堆砌华丽辞藻或空喊口号。同时，要注意称谓合体，行文规范。（二）慰问信

1.写慰问信首先要明确慰问的对象。要根据不同的对象确定慰问的内容。如果慰问对象是有重大贡献的集体或个人，内容应侧重于赞颂他们的成绩和精神。如果慰问对象是遇到困难的集体或个人，那内容就应侧重于向他们表示关怀和慰问。

2.感情真挚诚恳是写好慰问信的另一要诀。感人心者，莫先乎情。无论是赞颂、慰勉、安抚或者是同情，感情表达一定要流露真情，给收信人以精神的鼓舞和情感的打动。

3.慰问信的语言要亲切生动，可以适当运用抒情的表达方式。

三、祝贺信与慰问信的结构和写法（一）祝贺信

祝贺信一般包括标题、称呼、正文、结语、署名和日期，要求文字凝练，篇幅短小。这里主要介绍正文、结语部分的写法。

1.正文

一般包括：对方取得的成绩和重大意义；表示热烈的祝贺和殷切的希望。如系会议，要指出它的重要性；如系同级单位，除表示祝贺外，还应提出向对方学习的内容；如系下级单位给领导机关的贺信，除表示祝贺外，还应表示自己的决心和态度；如系给个人的贺信，应着重写明有供群众学习的品德和意义。

2.结语

以祝愿词结尾，如“谨祝取得新的、更大的胜利”、“祝愿贵公司来年再创佳绩”等。假如正文中“希望”的内容写得很详细具体，也可不用祝愿词结尾。（二）慰问信

慰问信由标题、称谓、正文、结束语、落款五个部分组成。这里主要介绍标题和正文部分的写法。

1.标题

慰问信标题可以有三种形式：（1）第一行居中写上大字“慰问信”，一般大于正文字体。（2）“致”加受文单位（或个人姓名），如“致××部队”。（3）发文单位名加“致”，加受文单位（或个人姓名），再加文种。如“××市人民政府致××部队的慰问信”。

2.正文

一般包括三个方面：一是开门见山地说明写慰问信的背景和缘由；二是概略地叙述对方所做的工作和贡献，或在灾难与困难中抗争的事迹，不怕困难、不怕牺牲、舍己为人的高贵品质，并向对方表示亲切的慰问和鼓励；三是向对方表示共同的愿望。

四、实用示例【例文一】致新乐计算机厂建厂20周年的贺信新乐计算机厂全体同志：

喜闻9月5日为贵厂建厂20周年纪念日，谨此向你们表示热烈祝贺！

20年来，贵厂在党的领导下，发扬了自力更生、艰苦奋斗的精神，为开创我国的计算机事业做出了重大贡献。特别是在经济体制改革以来，贵厂锐意改革，积极引进国外先进技术，结合我国实际情况，研制了一批具有中国特点的居于国内先进水平的新型电子计算机，为现代化经济建设事业作出了新的贡献。贵厂在对内搞活、对外开放，提高经济效益，实行厂长责任制和各种生产责任制等方面，都走在同行业的前面，并提供了可供借鉴的宝贵经验。我们为你们取得的重大成绩，再一次表示衷心的祝贺！

我们两厂之间有着传统友谊。我们自建厂初期，就得到了贵厂在人力、物力尤其是在技术人才方面的大力支援。令人难忘的是，去年上半年，由于我厂领导班子更换频繁，管理不善，信息不灵，产品质量不过硬，一度处于十分困难的境地。在此危难关头，贵厂派出了强有力的管理干部和高水平的技术人员，无私地给予我们真诚的、兄弟般的援助，使我厂终于摆脱了困境，一举跨进先进行列。我们深知，我厂的兴旺发展，是与贵厂的支持、帮助分不开的。在此向你表示由衷的感谢！

最后，祝贵厂在研制名优产品方面更上一层楼！在四化建设中再立新功！

此致

敬礼！新兴计算机厂××年×月×日【简析】这是一篇写得较规范的祝贺信。正文包含三层意思，一是写致贺的事由和致贺；二是热情赞扬对方在多方面取得的成就；三是叙述两厂友谊，感谢对方的支持，同时预祝对方再创辉煌。【例文二】春节慰问信第一客运公司全体员工同志们：

在我国人民的传统节日春节即将来临之际，我们向辛勤工作在客运战线上的同志们表示亲切的慰问并致以崇高的敬意。

过去的一年，在以江泽民同志为核心的党中央领导下，我国社会主义事业蓬勃发展，经济建设成就辉煌，客运建设得到全面加强。我们第一客运公司，在上级部门和各级首长的领导帮助下，圆满完成了各项工作任务，公司党支部的建设又迈上了新的台阶，被全国客运系统评为安全运营先进单位；党支部也被上级部门评为先进党支部。这些成绩的取得与你们——全体员工的共同努力是分不开的，你们为公司的建设跨入先进行列作出了积极的贡献。当然，这些成绩中，也包含着每位员工家人的支持和贡献。为此，我们再一次向各位尊敬的员工家属同志们表示诚挚的感谢。同时，也希望大家继续共同努力，再创工作新佳绩。

最后，祝全体员工身体健康，家庭和睦，春节愉快！第一客运公司党支部××年×月×日【简析】这封春节慰问信写得条理清楚，感情真挚，语言精练，格式规范。标题表明了慰问信的种类；正文开头阐述了慰问信的主旨——向对方表示慰问和敬意；主体部分通过回顾总结成绩，最后提出希望和祝愿。

第五节　倡议书与聘请书

撮要

1.公开是倡议书的显著特点。倡议的目的是让更多的人知晓、参与，从而有助于工作的开展，往往通过媒体或公开张贴的形式向公众传播。

2.倡议是提出合理化的建议和措施，希望公众或某些部门能够响应。因为面向人群的广泛性，无法强制让公众和社会接受，因而具有较弱的约束力。

3.聘请的对象、担任的职务、承担的工作、基本要求、聘请期限等，这些聘请书中的重要元素不能含糊其辞，模棱两可。

一、倡议书与聘请书扫描（一）倡议书

倡议书，是由个人或集体带头提出建议，发动、鼓励大家完成某项任务或开展某项公益活动而使用的书信。倡议的事项一般都是健康并有积极意义的，它有助于营造一个良性有序、和谐发展的社会。比如《八荣八耻倡议书》、《环保倡议书》、《保护动物倡议书》、《节约用水倡议书》等。

倡议书具有公开性和广泛性的显著特点。它面向一个部门、一个系统、一条战线、一个地区，甚至全国，具有广泛发动群众，调动大多数人积极性，团结互助，群策群力，共同奋斗的作用。它往往通过报纸、杂志等媒体公开张贴的形式向公众传播。使用倡议书，是传达贯彻上级组织和有关领导指示精神的一种有效途径。（二）聘请书

聘请书简称聘书，聘，是聘请的意思，是用于聘请某些有专业特长或有名望、有权威的人完成某项任务或担任某种职务时所使用的书信体文书。聘请方以此作为向被聘请者担任某项工作而出具的凭证。同时，聘书能增强被聘任者的责任感和荣誉感。

聘请书的特点：一是慎重性。聘与被聘双方都是经过慎重考虑达成协议的。发给聘书，表示聘任单位的郑重；接受聘书，表示被聘者的承诺。二是凭证性。通常，聘书是受聘者能力、水平或威望的一种证明，因此，聘书有凭据性。用人单位可以从聘书中了解受聘者的学术水平、业务能力等情况，作为录用人才的参考依据。

二、倡议书与聘请书写作指要（一）倡议书

1.倡议内容一般要具有全局性，有实践指导意义。

2.倡议书要提出合理化的建议或措施。（二）聘请书

1.聘请书的内容要完整、清晰。

聘请谁，为什么聘请，聘任何职，一定要说清楚。否则被聘者无法应聘，即使接受聘书，也只能是盲目应聘，影响责任感。

2.聘请书的文字要庄重、简洁。

聘书是对应聘者的敬重，行文要庄重礼貌。一般专用书信要求具体详尽，交代周全。而聘书只需简要说明聘请的理由和职责即可。

3.聘请书必须加盖公章。

聘书是以单位的名义发给受聘者的，加盖公章后方能生效。

三、倡议书与聘请书的结构和写法（一）倡议书

倡议书一般由标题、称呼、正文、结尾、落款五个部分组成。

1.标题，可以居中标明“倡议书”三个字，也可在“倡议书”三个字前概括倡议的内容，如“讲文明迎世博倡议书”。称呼，可以根据受倡议对象选用不同的称谓，也有的不另起行写受倡议对象，而是在正文指明。

2.正文，先总述倡议的根据、原因、目的和意义。然后，分条开列倡议的具体内容。（二）聘请书

聘请书一般有封面和内芯。封面多采用印制“聘书”字样，制作美观、大方、醒目的聘书。内芯由标题、正文、结尾、落款四部分组成。

1.印制好的聘书，有标题和聘书编号。

2.正文，一般采用直陈式写法或书信式写法。（1）直陈式写法：第一行顶格写，写聘请人姓名、称呼，如“×××先生”、“××同志”等；接着写被聘请者担任什么职务，承担什么工作，期限多久。有的还须注明待遇等。（2）书信式写法：第一行空两格写“兹聘请××同志”。接着写被聘请者担任什么职务，承担什么工作，期限多久。有的还须注明待遇等。

3.结尾，写“此聘”。有的写表示致谢、祝愿的礼貌用语，也有的不写任何内容。

4.落款，聘任单位一般写全称、签发日期，并加盖公章。

四、实用示例【例文一】节约用水倡议书广大市民朋友：

今天是第13个“世界水日”，3月22—28日是第18届“中国水周”。今年的“世界水日”和“中国水周”的主题分别是“生命之水”、“保障饮水安全，维护生命健康”。1993年第47届联合国大会通过决议，将每年的3月22日确定为“世界水日”，旨在唤起全世界人民对全球水危机的关注。

水是生命之源，是人类赖以生存和发展的最重要的物质基础和环境要素，水资源是经济社会发展的基础性自然资源和战略性经济资源。历史上，温州是一个美丽的江南水乡，境内河网密布，水资源总量相对丰富。但是，随着经济社会的快速发展和城镇化、工业化以及人口的急剧增加，加上全社会在水资源节约、保护方面的滞后，温州水资源紧缺逐步显现。据统计，全市人均水资源为2000吨，相当于全省人均的五分之四，世界人均的四分之一。2003—2004年上半年我市遭遇了历史罕见的特大干旱、长旱，全市多数地区遭遇水危机。目前，我市缺水的主要表现：一是资源性缺水；二是水质性缺水；三是工程性缺水。据预测，全市到2010年，将缺水7亿吨。因此，把节水工作作为一项战略方针长期坚持，全面推进节水型社会建设显得十分紧迫和重要。为此，我们向全市人民倡议：每人每天节约3公斤水，全年节约1吨水，全市常住人口和外来人口每年将节约1000万吨水。这笔水账的概念换算是：国家将减少投入1亿元，少建1个中型水库；全市每年节约制水成本2000万元；全市每年减少污水排放1000万吨，节约污水治理费用1000万元；更为重要的是，通过节水将增加生态环境用水1000万吨，相当于增加约100个九山湖公园水量。

敬爱的市民朋友们，你的不经意间的点滴节约用水行为，将能够产生如此巨大的经济、社会和环境效益。为了实现这一目标，我们建议在全社会推广节水器具和节水技术，人人从早到晚在生活用水的每一个细节，都能够做到节约用水。如在洗脸的时候注意水的二次利用，洗碗、洗菜改冲洗为盆洗，尽量少用洗衣机，洗澡的时候避免水龙头持续不停出水，一天少用一次抽水马桶（二次用水替代）。我们相信，只要全社会增强节水意识，人人参与节约用水，家家坚持节约用水，打造温州节水型社会的目标将能够实现，也必将能够以水资源的可持续利用保障温州经济社会的可持续发展。

市民朋友们，让我们赶快行动起来吧！温州市水利局、温州市总工会、共青团温州市委温州市妇女联合会、温州晚报社、温州市节水办公室2005年3月22日【简析】本文针对“节约用水”的社会热点问题，让数据、事实说话，分析了“水危机”的现状和原因，提出了操作性很强的建议，向全市人民发出倡议，具有很强的时代紧迫感，令人深思。全文主题突出，条理清楚，格式规范，堪称倡议书的典范之作。【例文二】聘请书尊敬的李××教授：

为了提高我校的健美操教学质量，本校成立了大学生健美操教学研究会。特聘请您为该研究会第一任会长，指导本校的大学生健美操教学工作和科研工作。

此聘××职业技术学院（公章）××年×月×日【简析】该聘请书以书信式的写法，将聘任的职务、任期、职责等方面，明确表示。这是一种较为常见的写作方法。文章格式正确，书写规范。

第六节　手机短信与电子邮件

撮要

1.手机短信和电子邮件同纸质信函一样具有凭据作用，写作时不能忽视语言表达的准确，应用时不能忽视使用场合的恰当和适宜。

2.手机短信和电子邮件只是应用文写作、传输的“电子”手段和方式，涉及的任何一种应用文文种的内在特点和要求“仍然有效”。

一、手机短信与电子邮件扫描（一）手机短信

手机短信，是通过手机发送短小信息（包括文字、图片等）达到告知、实现沟通目的的写作方式之一。手机短信的快速发展与其特点密切相关：（1）“短、平、快”，传递信息快捷；（2）内容广泛，有鲜明的时代感；（3）作者大众化，非常时尚，颇得年轻人的青睐；（4）易于接受与传播，影响面广；（5）语言优美，有创意的短信具有韵律美，兼有文学性；（6）使用成本低廉。（二）电子邮件

电子邮件（E-mail），是指通过一定的通讯网络（Internet、局域网）在两台或两台以上计算机或终端之间进行电子文本信息传输与交换的一种技术。电子邮件传输速度快，即写即发，不用贴邮票，跑邮局；使用费用较低；开放性广，即使是一些非Internet用户也可以通过一些称为网关（Gateway）的计算机与Internet上的用户进行电子邮件的收发。

与传统信函相比，电子邮件文本的写作体现出下列特点：

1.行款格式的简约化。

由于传统信件中的许多成分如寄信人、收信人、写信时间等都可以由电子邮件系统自动完成，我们写电子邮件就不必像传统信件一样要有强烈的行款格式的意识。收发双方其实达成了一个共识，即不用像传统信件一样去计较严格的格式。双方看重的是文本的内容，甚至只是看重那个附件。所以，即使文本部分没有一个字，收信人也不会太在意，只要附件传来了就行。

2.附加信息的多元化。

虽然目前免费电子邮件的服务系统一般只提供4M—10M的附件长度，但人们已经可以利用这4M—10M空间传递许多信息，文字、图片、声音都可以跻身其中。而付费用户就能利用更多空间了。随着服务的完善与收费制度的普及，电子邮件所能加载的信息容量与品种越来越多。

3.文本内容的个性化。

电子邮件文本的写作可以说完全体现了“自由”这一特点。你可以长篇大论（一般来说，较长的文字或专门的文稿以附件形式发送比较好），也可以寥寥数语，甚至只当写个便条。在表达上，可以是比较正式的书面语，也可以是很随便的口语，甚至是隐语、悄悄话。但是，我们还应该看到，这种电子邮件所带来的联系快捷的功能正在逐渐受到手机短信的挑战（虽然目前一条短信一般只支持70个左右的汉字）。

电子邮件可分为公务类、商务类、私密类、垃圾类、病毒类等。

二、手机短信与电子邮件写作指要（一）手机短信

手机短信写作的基本要求是：

1.语言要精练、明白、通俗、风趣。

2.一般要有标点，否则会产生歧义。内容特别短小的，也可不用标点或用空格代替标点。（二）电子邮件

发送电子邮件时要注意以下几点：

1.电子邮件语气相对一般文件语言可以更为随意些。

2.不要发送虚假和欺骗的信息。不要发送垃圾信息，净化邮箱，不给他人增加不必要的麻烦。

3.电子邮件要适合对方的计算机系统。若是先在word文档中写作编辑信函文稿，再拷贝到电子邮件中发送，要注意页面格式。

4.回信时，可以部分或全部保留对方的来信，但保留的原文应在回信之后。

5.电子邮件宜简短。如果需要长篇大论，可以事先以其他形式编辑好，用“附件”形式粘贴、发送。

6.电子邮件和其他任何形式的文件一样都可以成为法律诉讼中的证据，因此，一定要持慎重态度。

7.所有信函的写作原则和方法均适用于电子邮件的写作。

三、手机短信与电子邮件的结构和写法（一）手机短信

手机短信因其便捷而写法各异，主要有下述不同。

1.问候类

问候类短信多用于日常工作、生活中，需要经常和朋友、师长、客户、兄弟单位等进行联络，互通有无，传达友好感情，保持联系。如，向对方送去节日、生日等的祝福；在节假日、庆典日等特殊日子送上真挚祝福等。

2.慰问类

措辞适当、时间适宜、长短适中成为慰问类短信的主要要求。这类短信在表达对接受方的慰问之情时，要注意及时发送慰问短信，慰问措辞要体现一定的个性和适切程度。以补发送电报所需时间较长的弱时间性；以补拨打固定电话或手机交谈时语气、场合等细节体现的场合因素；语言要根据接受方与自己关系的亲疏、熟悉程度选择不同侧面和重点体现个性和特殊性等。

3.日常联系类

手机短信方便、快捷，比通话节约时间、降低费用，因此，上下级之间、同事之间、亲人之间、朋友之间，以及业务单位之间都选用短信的方式完成。这类联络根据不同的对象、事项、场合有不同的写法要求，一般以满足需要、提高效率为基本原则，并根据具体要求灵活处理。如提示性告知的短信：“各位员工，新的工资卡换卡工作已经开始，请于14日上午九点至15日下午三点之间到办公室办理。届时请携带旧卡和本人身份证。”可以群发给所有员工，提高传播速度和工作效率。“××局长：您所需要的2006年度创新奖的候选人名单已放至3号文件柜，敬请查收。”不影响、中断领导开会、办公等工作。

4.参与类

在现场直播的文艺节目、体育比赛中，手机短信以鼓励表演者、比赛者，或发表看法评价，或以竞猜的方式出现。如，央视“幸运52”、“非常6+1”、“星光大道”、“足球之夜”等节目，都有手机短信互动活动，主要写法要符合对方提出的具体要求。

5.宣传类

向公众或某一特殊群体发送时效性、指导性很强的信息。例如，新闻短报、股市行情、交通信息、天气预报等。（二）电子邮件

下面以WWW.26xmail.com为例子说明电子邮件的使用方法。

1.登录（1）过点击“开始”——“程序”——“Internet Explorer”，或者点击桌面图标，打开浏览器，在地址栏输入服务器网址，如：www.26xmail.com，回车。（2）“登录域名”窗口填入公司用做企业邮件的域名，如：TTS.263.net，点击“确定”。（3）进入页面，输入“用户名”和“密码”。注意，这里输入的用户名，是用户的邮件地址@前的部分。例如，用户邮件地址为：guest@prnddem04.263.net，那么只要输入“guest”即可。（4）完成输入，点击“登录”按钮，进入邮箱。

完成以上步骤后，我们看到，登录进入的主界面分为左右两部分，左边红色部分是功能区，列表显示用户可以使用的各项功能；右边显示相应功能的操作窗口。功能区中：点击“收邮件”，将命令邮件服务器显示收到的所有邮件；点击“发邮件”，将进入“撰写邮件”的功能；点击“地址本”可以编辑修改地址本；“文件夹”表示邮件分类存放的位置，其中“收件箱”表示收到的邮件，“发件箱”表示已经发出的邮件，“垃圾箱”表示删除不用的邮件，“草稿箱”表示保存的邮件草稿；点击“配置”，可以看到一些功能设置，包括修改密码、修改个人资料，设置过滤器查看、设置签名档、设置邮件转发、设置邮件自动回复、设置邮件显示格式等。

2.阅读邮件（1）点击“收件箱”。主界面分为三个部分，上面是广告区、左下方是功能列表区，右下方是邮件列表区。功能列表区列出了主要功能清单，点击相应的链接，可以进入相应的功能界面；右边是邮件列表显示，显示每个文件夹中邮件的数量，是否已经阅读，所占用的存储空间等信息。（2）点击某个邮件的主题。这时可以看到该邮件的详细信息，正文、附件等，也可以选择使用不同的汉字编码标准来显示邮件，这样可以兼容简体、繁体中文（电脑需要安装繁体中文字库）。须注意的是，显示正文区上端有个“加入地址本”链接和一个“拒收”链接，一个是将发件人地址加入本人的地址本，另一个是将发件人地址列入拒收列表。此外，功能条可以进行回复、全部回复、转发、删除、永久删除、保存等操作。

3.撰写发送邮件（1）点击功能区的“发邮件”，则进入下面的窗口。（2）根据界面的提示，可以填入收件人的邮件地址，在多个收件人的邮件地址中间可以用逗号分隔；也可以点击收件人输入框右边的地址本链接，进入地址本窗口，并选择收件人。如果需要附件，则点击附件，选择“浏览”，“粘贴”，完成文件的上传，点击“完成”后回到本页面。信件内容完成后，点击立即发送，完成信件发送。（3）本编辑方式。可选“纯文本”和“HTML格式”。（4）HTML格式，是指对文字进行剪切、复制、粘贴以及进行段落设置、字体设置、文字位置、插入图片、文字颜色设置等。

4.地址本（1）邮箱页面，点击“地址本”，进入地址本页面。（2）从地址页面上，我们可以看到，地址本分个人地址本和团体地址本两类，左侧默认的是个人地址本，右侧为团体地址本。点击增加，进入个人地址本编辑。按照页面提示，添加个人地址本资料，如“姓名”、“电子邮箱地址”等。完成后，点击页面下方的“确定”，即成功添加一个地址。（3）团体地址本的建立步骤与上述类似。在地址本页面，点击右侧的“团体地址本”，进入团体地址本编辑页面。点击页，面左侧的“添加”，进入下列界面：在“团体名称”栏输入名称，如“销售部”；在“说明”栏简单填写说明，如“公司内部”；在“电子邮箱地址”中输入地址名单，可以一次输入多个，注意地址用“，”号隔开。输入完成后，点击“确定”，完成团体地址本“销售部”的建立。

实践练习

1.学校的广播台即将成立，请以全班同学的名义，写一封推荐信，推荐×××同学为广播台台长。

2.根据下列材料，写一份介绍信。假如你是某高校实习处主任，现要安排一部分学生去某实习基地实习，请你写一份带存根的介绍信，让实习学生带去。介绍信要说清楚对象、人数、时间和需要接洽的事项及有效期限等。

3.阅读下列求职信，并回答信后问题。求职信××公司总经理：

您好！

从某某日报招聘启事上，看到贵公司急需几名通信工程方面的人员，我非常高兴，真心希望能成为贵公司的一员，尽自己的微薄之力。

我叫某某，男，1982年4月6日出生，是某某邮电学院电信工程系06级毕业生。

我学习的专业是“通信工程”，与贵公司专业对口。附表是我所学的课程及成绩，希望贵公司满意。

为了拓宽自身的知识面，弥补专业的局限性，我自学了邻近专业和相关学科的一些课程。主要有《数字信号处理（二）》、《随机过程》、《数值分析（一）（二）》、《移动通信》、《数字图像处理技术》、《纠错码》等课程，并广泛涉猎了《锁相同步理论》、《编码调制课论》、《综合业务网》、《卫星通信》等多方面的指示，使自己能够适应现代技术的发展，为从事不同方面的工作打下一个良好的基础。

在技术实践方面，除了圆满完成学校所规定的实习和设计课程外，还参加了学校科技协会。作为一名科技协会的会员和负责人，我组织参加了协会的各项科技活动，如电子小制作竞赛、校外无线电维修等。曾经亲自设计和制作过数字报时钟、抢答器、电子门锁、无线对讲机等多种电路，在实践中积累了较多的经验。在参加“全国第一届电子设计大赛”的活动中，我有幸获得了“某某生赛区三等奖”证书。

我的业余爱好比较广泛，尤其喜好体育运动及书法艺术。踢足球和打篮球是我的专长。自上高中起我便多次获得校、市书法大赛的一等奖和特等奖，作品曾在市里展出。大学期间曾任电信系《点新绿歌》的责任编辑，该报在校内受到广大师生的好评。

希望以上资料能引起归单位的兴趣并得到回复。企盼佳音。

谨祝

顺达王某某××年×月×日

联系地址：×××邮电学院男生公寓315室

电话：××××××××

附表：在校四年学科及成绩一览表

问题：（1）从格式上讲，本求职信由_______、_______、_______、_______、_______、_______、；从内容上讲，体现了求职信的_______性、_______性和_______性。（2）这封求职信正文的连接语是_______。（3）此求职信主要写了哪几方面的内容？（4）简述这封求职信语言上的特点。（5）有人说：“求职信不一定要包装得多么精美，而是要注意许多细节”，对这句话你如何理解？

4.刘先生由江苏淮安来沪探望即将毕业的小刘，在××路招了一辆××出租汽车公司的出租车去火车站，车到目的地，他忘了拿发票就匆匆离去，没走出多远，他猛然发觉随身携带的皮包不见了踪影，里面装有8万元现金和一份价值不菲的工程承包合同，无奈，他只能心事重重地返回淮安。不料，刘先生刚到家中，××出租汽车公司的一个电话，解了他的燃眉之急。原来司机在清理车厢时发现了皮包，立即交到公司，经过仔细清点，工作人员找到在某校住宿的发票。于是他们根据上面的电话号码，四处联络。几天后，终于找到了失主。刘先生接到电话后，立即赶到上海，从出租汽车公司领取这只皮包。他十分感激，向公司员工连连道谢，并决定给报社写一封表扬信，表扬这位出租车司机拾金不昧的高风亮节和公司为乘客排忧解难的优良服务态度。小刘同学实习在外，请你为刘先生起草这封表扬信。

5.××地区暴雨成灾，大部分地区被淹，交通受阻，许多人的生命和财产受到威胁和损失。毕业班T班不能前去抗涝救灾，决定捐些钱和衣物寄去。在寄钱和衣物的同时，还准备寄去一封慰问信。请代为起草这封慰问信。

6.运用所学知识，试比较下列两篇感谢信的优劣。（1）感谢信××民政局：

我院秘书系×××等四名学员，前不久在贵局毕业实习两个多月，得到了贵局领导和办公室人员政治上的热情关怀，业务上的耐心指导，生活上的悉心照顾。实习的时间虽然不长，他们却取得了很大的成绩，达到了预期的实习目的。为此，我们特向贵局表示衷心的感谢！

此致

敬礼！××××学院××年×月×日（2）感谢信××部队全体指战员：

我县上月遇到了特大洪涝灾害，许多地区被淹，人民生命、国家财产受到了严重的威胁。在这危难之际，你部全体干部、战士连夜赶赴我县，投入到紧张的抗洪抢险之中。十几个日日夜夜，你们发扬“不怕牺牲，排除万难”的献身精神，始终冒雨战斗在抗洪抢险的第一线，谱写了许多可歌可泣的动人事迹。你们的奋力救援，有力地保住了我县人民的生命和财产，使我县上万亩良田和几百座房屋免于洪水冲毁，使我县最后战胜了洪涝灾害，赢得了抗洪斗争的胜利。你们这种急他人所急、助人为乐、无私奉献的精神值得赞扬和学习。为此，特向你们表示衷心的感谢！

我们决心向你们学习，在党的领导下，积极恢复生产，重建家园，以实际行动报答你们的关怀和帮助。

此致

敬礼！××县人民政府××年×月×日

7.请根据下述情况，代刘××写一封感谢信。

××省××县××镇刘××，××年×月患甲状腺动脉瘤，在天津市某医院做了切除手术，于今年6月感到浑身不适、咳嗽。到县医院检查，县医院让其到××医院进行治疗。刘××及其家属又到天津某医院检查，结果是甲状腺动脉瘤转移为肺癌，无药可治，并婉转告诉刘××家属最多能活一年，于是其家属只好带刘××回家。后病情加重，又经过多方打听到北京有一家医院专治肿瘤，于是刘××就赶到此医院就诊。该医院的李大夫为其详细检查并开出药方，结果刘××在服药两个月后，病情大有好转，4个月后症状基本消失。刘××及其家人都非常高兴，同时，也特别感谢北京××肿瘤医院和李大夫。

8.下列慰问信有多处错误，请找出，并加以改正。给春节期间坚守工作岗位的全体职工及其家属的慰问信全体职工及其家属同志们：

值此新春佳节之际，向你们致以节日的问候和崇高的敬礼！春节是中华民族的传统节日，历来受到人们的高度重视。在此期间，千家万户陶醉在节日的欢乐气氛之中。可是你们——全体职工同志，为了抢时间，主动提出春节期间不休息，仍然坚强战斗在生产第一线；还有你们——我厂职工家属同志们，放弃节日休息，不仅没有怨言，有人还把饺子亲自送到车间，并帮助工厂做些力所能及的工作……所有这些，都充分显示了中国工人阶级的胸怀和崇高境界！虽然你们没能休息，没能同家人很好地团聚，但你们的春节却是过得最有意义的！

此致

敬祝春节好！××厂××年××月××日

9.实习期间，实习同学以切身体验感受到说普通话、写规范字的重要性和必要性。校语言文字周报主编获悉后希望实习同学就此事在全校加以倡导，此时恰逢校周报第×期出版，请M同学就此写一封倡议书。

10.M同学在某校就业指导中心实习，经常需要写作不同类型的应用文，请你根据所提供的若干事实代笔。（1）Y班10位学生要去某报社实习，请你代写一份带存根的介绍信，让实习学生带去。介绍信要说清楚人物、人数、时间和要接洽的事情及有效期限。（2）A公司在某报登载招聘启事，拟招聘通信工程岗位人员若干名，请结合W班张三同学的情况，写一份符合要求的求职信。字数控制在500字左右。（3）为了增加G班李四同学应聘的成功率，应李四同学的请求，请你为远在外地指导实习的班主任代写一封推荐信，推荐李四同学应聘。（4）B公司对指导本校学生实习尽心尽力，使实习的20名同学的实际操作能力得到快速提高，实习归来的同学请M同学以中心名义写一份感谢信以表谢意。（5）人事处闻讯后，征得校长同意，决定聘请该公司H、F两技师担任兼职教师。请M同学代为制作两份聘书。

第三章　经营专用书函

第一节　经济函件（询价函、确认函、催款函、索赔函）

撮要

1.询价函要求语言简洁、切题。开门见山、清楚、具体地写出你想了解的问题，语气要体现诚恳，但无须过分客气。

2.确认函采用惯用格式便于提高效率，语言准确、无歧义，当涉及数据或者具体的信息时，要精确。

3.优秀的催款函要兼顾既达到收回欠款的目的，又仍然能够保持与客户的合作与信誉。

4.索赔函写作：一要将事实交代清楚；二要提供有效的证据；三要既坚持原则，又灵活巧妙。争取达到既尽量减少损失，又有利于今后业务开展的目的。

一、询价函（一）询价函扫描

询价函，是指交易一方预购买或出售某种商品，向对方发出的探寻买卖该商品及有关交易条件的一种信函。按询价内容不同，询价函一般可分为两类：（1）一般询价函，是买方仅仅为了了解情况向卖方索要商品目录、价目单、样本等等的信函。（2）具体询价函，是买方有做买卖的要求，指定商品要求卖方报价时而写的信函。

询价函的目的是请对方报价，因此询价函对交易双方都没有法律上的约束力。（二）询价函写作指要

1.信函内容明确。写询价函的目的是为了了解情况，而其收信者又需马上了解信函的内容，因此，要把询问的问题和要求写清楚、写具体。

2.结构简单、篇幅不长。询价函正文部分的结构明晰紧凑，层次分明，便于受函者阅读和理解。

3.语言表达简洁。询价函在语言上要求以简洁和切题为原则，最好在信的开头就写出你想问的问题。切忌用语繁琐和词不达意。

4.平等交易，语气诚恳。询价函通常由买方发出，询价只表示一个意愿，没有必须购买的义务；卖方也没有必须回答的义务，但一般卖方应尽快答复，以免错失机会。询价函对买卖双方都不具有法律约束力，询问双方是平等交易的主体。因此，询价函也无须写得过分客气，但语气要诚恳。（三）询价函的结构与写法

询价函的结构与写法和各种商函的写法大同小异，包括标题、称呼、正文、结束语和落款等几项。这里主要介绍正文部分的写法。

正文，是询价函的主体，一般由四个部分组成：1.表明自己对对方产品的兴趣；

2.表达订货意向；

3.向对方询问价格；

4.提出一些其他要求，比如要对方开列所需货物的品质、规格、款式、型号、单价、数量、样品、产品说明书、交货日期、结算方式等。

须提出你所需信息日期的下限以便对方及时回复的，可以在结束语中写明。（四）实用示例询价函××××出版公司：

我们为出版商提供编辑与排版服务，我们大部分的工作是在MNO型文字处理机上或者MNO个人计算机上用UP型专门文字处理软件完成。通常我们用通行的排字代码编制最终版本，然后把书送到排字机上最终照排。

请将你们的页码组织软件的有关材料寄来，我们需要了解它对MNO设备是否适合，需要花多少代价，最重要的是它能给我们创造什么。我特别感兴趣的是连字符连接程序、整版程序如何与各种排版系统配合使用。我意识到不同卖主的同一类型的活字不尽相同，你们的系统如何处理我公司因使用几家卖主的不一致的产品而产生的问题。

如果你们已经解决了这些问题，欢迎来做个示范。下个月我们要上几个大项目，在这些项目开工前（本月底），我期望得到这些信息。×××××××年×月×日【简析】这是德国一封为商家使用的询价函。首先，撰写者向对方交代了本方的服务范围。接着，以极简洁的语言向对方提出了明确的要求。最后，撰写者还为对方提供信息的日期作了限定，并说明了这样做的原因。如此，撰写者既表明了自己的要求，又不会得罪对方。

在这封询价函中，撰写者并没有单纯的询问商品价格，而是根据需要向对方打听很多自己想知道的信息，这样对对方了解得越多，就越可能在以后的交往中掌握主动权。

另外，撰写者在信函中一再强调这封信只是征求的意思，而没有轻易许下订货诺言，这样，不管结果如何，都不会对双方以后的正常交易形成障碍。

比较而言，我们国内商家通用的询价函处理问题比较直接，一发函，即向对方询价，表达订货欲望。若是因故而不能购买对方的产品，这就会造成往后交易中的障碍。而国外商家通用的询价函则不是轻易地许下订货诺言，而是注重借助询价函征求信息，信息越多，对商品和服务了解得越全面，到真正订货的时候才会越少麻烦。

二、确认函（一）确认函扫描

确认函，是指在商品经营活动中，当买方收到对方寄来的有关价格、样品、规格等，或是卖方收到对方的报价、还价、订购单，必须回复确认时所写的信函。通常，随函告诉货物的办理程序、货款的支付方式、是否有其他要求等有关事项。（二）确认函写作指要

确认函讲求实效，要简洁朴实，应开门见山、简洁明了的直接说明要点，要写得简明扼要，短小精悍，切中要点，读起来简单清楚，容易理解。确认函写作应遵循正确、清晰、简明、完整和礼貌的原则，具体应注意以下几点：

1.目的要明确，内容要具体。确认函的目的是为了对对方的来函加以确认，使对方了解知道发函方的意图，从而使双方建立业务关系，因此，必须具体明确，切中要点，简单、清楚，便于理解，不能含糊其辞。

2.格式规范，结构完整，层次清晰。确认函一般采用惯用、规范格式，惯用格式可以有效保证层次清晰，明白易懂；结构完整，便于对所要确认的事情表达清楚、准确。凡不符合主题或对函的目的不能产生利益的内容，则坚决删去。

3.语言准确、简洁、平实、得体、典雅、自然，符合商函的语体风格。要求采用书面用语，礼貌用语。语言准确、无歧义，所提供的实物、数据准确，当涉及数据或者具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等等，要做到精确。这样才会使交流的内容更加清楚，更有助于推进商务合作的进程。

4.态度诚恳，谦恭有礼。态度要真诚，要体现一种为他人考虑，多体谅对方的心情和处境的态度。讲求礼貌，便于对方接受，从而达成交易。不要过于谦卑；语言注意礼节性，但不需要像私人书信那样寒暄、叙旧以及客套。只需对确认的事情表达清楚即可，有时为赢得客户或很希望与对方合作，可用一些比较委婉的词语，语句表达，显得客气与诚恳，如“我们盼望能成为贵公司的……供应商”、“我们确认向贵方购买……随函附上订单确认书共参照”等。

5.回复及时。如果回复不及时，就可能因为抢不到先机而丧失商机。（三）确认函的结构与写法

确认函由于针对性强，结构也比较简单，其写法也比较明确，一般包括标题、称呼、正文、结束语、落款等。这里主要介绍正文的写法。

正文内容包括收到对方信函的时间、对方需要反馈的信息等。如，“你方4月20日600台电动车的订单已收悉”等。若是确认订购的信函，还应告诉对方货物即将发出，请对方注意查收。同时，要告知对方货款如何支付等等。（四）实用示例确认订购函×××先生：

非常高兴收到贵方5月5日第23号100台打印机的订单。我方即速予办理，货物将在贵方要求日期内运抵指定地点。

根据商业汇票的规定，我方通过××银行开出以贵方为付款人的银行承兑汇票，面额为×××万元，承兑期限为三个月。我们相信此汇票必得承兑。

贵方对此货还有何要求，请即函告。

感谢贵方的惠顾，希望我们能保持经常的贸易联系。×××公司××年×月×日【简析】此函标题内容正确，是关于订购的确认函。正文书写规范、工整，语言表达清楚明确，将收到对方订单的时间、将要办理的事情都写得很具体，而且把银行账号、承兑期限都交代得很明白。“我们相信此汇票必得承兑”一句，表达得恰到好处，使受函者容易接受从而顺利的汇款。本函的另一个特点是语气诚恳委婉，结尾写明若对方还有何要求，可来函告知，并感谢对方的订货，不失礼貌而又保持了双方的友好关系。落款处署名和日期写的完整规范，是一篇典型的确认函的例文。

三、催款函（一）催款函扫描

催款函，是催款单位对超过规定期限尚未交款的单位（或个人）进行查询和催交现款的一种专用文书，是只限于发生拖欠款项，并且是超过规定期限的拖欠款项现象时才可使用的专用信函。

催款函的催收功能显而易见，此外，还有其他两方面的功能：（1）查询作用，及时了解对方单位拖欠款项的原因，沟通双方信息，以便于采取相应的对策和措施，协调双方的关系；（2）凭证作用，当催款单位在向有关方面提出追查对方的经济损失时，催款函则可以作为一种有力的凭证。（二）催款函写作指要

催款函是写作难度较高的文种之一。难度在于必须同时达到两个目的：（1）要收回欠款；（2）仍能保持与客户的良好关系。既要能够收回欠款，又要尽可能少刺痛对方，但又不能过于宽宏大量，还要不因为催讨频繁而流失客户，损害公司良好声誉。

催款函有不同的分类，写作时要区别对待，区分处理。便函式写作难度大，针对性强容易收效；表格式写作方便，个性特点稍弱影响效果。非正式催款函侧重提醒；正式催款函强调略施压力，并询问欠款原因，帮助和督促对方承担义务。

1.标题简明、清楚。催款函标题要能概括出信函的主要内容，并且简单明了，如“催交房租通知单”、“某某公司逾期贷款催款函”等。

2.结构简单、写法灵活。催款函不同于一般经济应用文，它结构简单，一般不分段，直接写欠款原因、欠款数额、欠款凭证、还款期限、处理意见等内容即可。同时为使其发挥应有的作用在写法上要注重灵活性，或晓之以理，或动之以情；或告诉对方自己的困境，使对方了解自己催款的苦衷；或是提醒对方欠款的时间很长，使对方理解自己催款的举动。总之要以灵活的写法，既起到催款的效果，又不致弄僵双方关系。

3.内容具体、清楚。明确告知对方或提醒对方，哪些权利已经或将要超越己方的权限，哪些是其必须立刻要做的，这些都应严格对照以往的约定或有关法律法规，在达到目的同时也保护自己的权益。

4.所列事实确凿，处理意见切中要害，切实可行。既应有催促作用，又要符合国家有关的财经政策，做到合情、合理、合法。即在催款函的写作过程中，列举罗列商务活动中的具体事实，一定注意所列事实的确凿和真实，一旦出现捕风捉影的所谓事实，由此得出的任何结论、要求都是不成立的。

5.行文庄重、严肃。催款函采用信函向别人传递信息进行催款是非常正式的，因此其行文要严肃，明确给欠款方一个合理的期限，郑重地告诉对方按双方约定的时间付款。因此，催款函不必像私函那样有谦恭的语言，而是要庄重严肃地行文。

6.语气坚决，措辞严谨。催款函时写作态度要不卑不亢，恰到好处，口气绵里藏针，软硬适中，太硬容易造成对方的逆反心理，但也不要过多地使用“很抱歉”、“在您百忙之中打扰您”等语言，而是语气坚决，有说服力，做到公正有力，同时又不失礼貌、亲切。语言准确，不使用模糊语言，含糊其辞，以免引起歧义。文中所涉及的数字、证据、日期、账号等要准确无误，万无一失，以免引起不必要的争端。（三）催款函的结构与写法

不论是便函式还是表格式的催款函，一般都应包括：标题、称呼、催款单位的名称及账号、催款内容、处理意见、结束语以及落款等。这里主要介绍正文部分的写法。

正文，即催款内容，这是催款函的主体部分。正文一般包括三个部分：摆明事实，要求付款和催促付款。一定要交代清楚买卖双方交易的日期、交易商品名称、买方发票号码、欠款金额、拖欠货款情况、催款单位的银行账号及地址、联系人姓名等。

另外，在正文还要写明催款方的意见，一般是再确定一个付款期限，希望对方从速交付。同时还可以把再次逾期将要采取的做法、措施告知对方，如继续拖欠，将收取一定比例的逾期罚金或诉讼仲裁等，以加强催款函的分量和效果。（四）实用示例催款函×××先生：

这是我们第三次向您催收您欠我方的6500美元款项。这笔欠款是19××年×月×日发往贵方的那批货物的款项。

我们认为如果我们曾在运输或财会方面有什么错误的话，到此时为止我们也该收到您的回音了。因此，我们只能认为运输情况良好，我们的财会记录正确。

那么，您能否让您的会计给我们一张6500美元的支票或将款项直接汇入我们的银行账号上来结算这张账单。为您回信方便，我们随函附寄上一个印有我们地址的信封。我们的开户银行及账号如后。开户银行：建行某某市支行，账号：12345678。×××单位××年×月×日【简析】此函是由标题、称呼、正文、落款等组成，省略了结束语。最明显的特点有两点：一是简明，所欠款数额，到底是哪一笔款项都写得很明确，文字简洁，内容清晰；二是委婉，此催款函虽要求对方归还欠款，但口气十分委婉，没有以命令的口气强硬索取，而以商讨的语气与对方商谈，这样一来，无疑会获取对方的好感，从而使此函充满人情味，既起到催促对方的作用，又不会影响双方的关系。

四、索赔函（一）索赔函扫描

索赔函，就是指买卖中的任何一方，以双方签订的合同条款为依据，具体指出对方违反合同的事实，提出要求赔偿损失或其他权利，同时又为妥善解决问题所写的信函。

索赔函明确给欠款方一个合理的赔偿要求，郑重地告诉对方按有关条款予以赔偿。索赔函不像私函那样有谦恭的语言，更强调庄重严肃。（二）索赔函写作指要

索赔函是正规的经济信函，写作要求比较严格，主要注意以下几点：

1.依据事实，说理充分。撰写索赔函，一要叙事清楚，将事实交代清楚；二是提供有效的证据；三是要坚持说理，分清是非。写索赔函的一个重要原则是实事求是，要重事实，重证据。在掌握充分事实、理论依据的基础上，充分说理，分清是非，明确责任。

2.庄重行文，注意策略。写索赔函，不仅要尊重事实，充分说明，还要注意策略，行文要庄重。要认真分析有利与不利等因素，考虑到双方的利益，信函措辞要灵活巧妙，既要尽量减少损失，又要有利于今后业务的开展。

3.态度严肃，坚持原则。索赔函要体现出据理力争，争取合法权益的严肃性、公正性。对于违约方给己方造成的损失必须坚持原则，据理力争，及时提出索赔。在写索赔要求时，要将各项损失分别具体列出，不能笼统地说“赔偿我利息、仓租、保险费等损失”。（三）索赔函的结构与写法

索赔函一般由标题、称呼、正文、附件、结束语和落款等部分组成。这里主要介绍正文和附件两方面的写法。

1.正文

索赔函的正文由缘起、索赔理由、索赔要求和意见等组成。要写明索赔条款，主要包括索赔的依据、期限、赔偿损失的办法和金额等内容。（1）缘起。正文的开头，为引据部分。一般简述事由和陈述违约事实。这部分的写法要求简明扼要，为主体部分的要求或分析辩驳引路，开好头。（2）索赔理由。正文主体部分，在开头引路的基础上，陈述对方给自己造成的损失，并具体指出其合同项目的违约事实。（3）索赔要求。根据合同及有关的商法、条例，向违约一方提出索赔要求。

2.附件

为有效和顺利解决争议，提供有关的说明材料、证明材料作为附件，附在索赔函正文后，以增强说服力。（四）实用示例索赔函×××建筑材料公司：

随函附上××市×检验所的检验报告[××]×号一份。报告证明贵方出售的楼房建筑材料，有三分之一的质量与样品不符，针对这一情况，我厂要求凡不符合标准的货物，一律按原成交价的30%折扣。

特此函告，候复×××厂采购部经理×××××年×月×日【简析】例文标题采用简略式，整篇索赔函就主要的索赔依据、索赔标准作出清楚的表述。以“特此函告，候复”作为结束语，自然明了。全文井然有序，语言简明、准确。

第二节　招标书与投标书

撮要

1.招标项目、要求、条件以及完成时间和招标时间等都要表述得具体、清晰，以便投标者了解投标项目具体的内容和招标的时限要求。

2.投标书要针对招标单位所提出的条件来“应答”：报价、工期、质量等内容应具体明确，而且撰写必须非常务实，突出可操作性。

一、招标书（一）招标书扫描

所谓招标是招标者为承包建设项目，购买大宗商品或合作经营某项业务，承包或租赁企业等，事先对外公布标准和条件，提出价格等待投标者前来投标承建、承包或承办，从中择优选取投标者的行为。招标书是指在招标过程中使用的书面材料。

一般将招标广告和招标文件都成为招标书。有时，招标书也单独指招标文件。

招标广告，是招标单位在承包某项目任务或购买大宗商品或合作经营某项业务前，通过报刊、广播、电视等公共传媒，用发布广告的形式吸引投标者前来竞标的公开周知性文件。招标广告也称招标公告、招标通告或招标启事等。

招标文件，是指招标单位编制的对外出售的招标书。（二）招标书写作指要

1.要熟悉招标程序

要写好招标书，首先要熟悉招标的一般程序，了解招标的全过程，弄清招标的来龙去脉。招标的一般程序是：（1）招标单位组织有关人员编制招标文件并报请有关部门审批；（2）公开发布招标公告或送发招标邀请通知书；（3）进行投标人前期资格预审，必要时，还可发售资格预审文，对愿意参加投标的公司进行资格预审；（4）发售招标文件；（5）投标者递交投标书，密函报价，并交纳投标保证金；（6）开标；（7）评标，确定中标人，并发出中标通知书；（8）双方签订合同，中标人交纳履约保证金；（9）履约合同。

2.招标方案应切实可行

在编写招标文件之前，必须经过大量的市场调查研究，掌握充分的信息资料，制定出公正、合理的数据、指标，以保证招标方案的切实可行。

在招标书中要明确具体地写明招标的目的及基本情况、招标内容及要求、招标程序、投标须知等内容。这些内容是保证招标单位目标得以实现的基础，是投标者填制投标文件的依据，切不可抽象笼统或含糊其辞，模棱两可，以确保招标的顺利进行和招标单位目标的有效实现。

3.表达必须准确无误

招标文件是投标者填制投标文件和编写答辩词的依据，是双方签订合同的基准。因此，招标文件的内容要明确具体，其表达一定要准确无误，能量化的尽量用数字量化。招标书中关于技术规格的说明是非常重要的部分，如果投标单位在规定的时间内提供的物资或工程项目等，其技术规格与招标文件的说明不符，则应承担相应的法律责任和商务赔偿。因此，招标文件关于技术规格等的说明必须准确，如果规格数据等允许有误差，也应写明误差的上下幅度，而不应写“近似”或“大约”等模糊词语，避免产生歧义，发生误解，引起不必要的纠纷。

4.内容要合法合规、真实可靠

编写招标文件必须认真贯彻国家的有关政策、法律、法规、维护国家和公共利益。不能弄虚作假，欺骗投标者，内容要真实可靠。（三）招标书的格式与写法

招标书中的招标广告和招标文件，都由标题、正文、落款三部分构成。本部分侧重介绍标题和正文。

1.招标广告（1）标题。

一般由三个部分构成，即“招标单位名称+招标内容+文种”，如《××酒店招标选聘经理通告》；有的可由“招标单位+文种”或“事由+文种”构成，如《××公司招标中心公告》、《××工程施工招标广告》；也可以只写文种“招标启事”等。（2）正文。

正文由前言和主体组成。

①前言。包括招标缘由和根据，工程名称或产品名称，工程的面积或产品的数量等。

②主体。这是招标广告的重点部分。首先写清招标项目，如项目名称、地址、各项技术指标、总工程量或物资产品名称、数量、质量、时间要求等。接着写明招标范围、招标方法步骤、招标时限、招标地点、标书的售价以及投标方法与要求，并注明开标与评标的时间地点和具体办法等。如果是国际招标公告，还应在招标范围中，写明哪些国家，用什么货币，付款办法等。（3）落款。

写明招标单位名称、地址、发文日期、邮政编码、电话号码、传真号及联系人等。

2.招标文件，一般由标题、正文、落款三部分构成（1）标题。

招标文件的标题有四种表现形式。

①三要素式——招标单位+招标内容+文书名称。如《××集团公司经营管理招标书》。

②二要素式——招标单位+文书名称。如《××公司招标书》。

③简明性标题——只写文书名称“招标书”即可。

④广告性标题——在标题中，除写明招标项目、招标形式等内容外，还加入一些广告性字样，如《请您经营××集团公司——招标书》。

招标文件的内容很多，一般都要装订成册，并把标题写在封面上。（2）正文。

一般由前言、主体两部分构成。

①前言部分，用简练的语言写明招标目的、依据及招标项目名称等内容。

②主体部分，是招标书的中心，详细写明招标项目、条件、要求及有关事项，构成招标文件。不同类型的招标，招标文件的构成也有所不同。

大宗商品交易类招标文件主要由投标须知、需求表、技术规格、合同条款及格式、附件等内容构成。

招聘企业经营者类招标文件主要由招标范围、招标程序、企业基本情况、合格投标者标准、承包期限、承包内容及指标、中标人的权责、中标人的收入、合同变更中止的原则等内容构成。

工程项目类招标文件主要由投标须知、招标工程项目介绍、工程技术质量要求、包工包料情况、合同条款、合同格式及附件等内容构成。

科技项目类招标文件由项目名称、任务由来、研究开发目标、研究开发内容、经济技术指标、研究开发的进度要求、研究开发成果要求、研究开发经费要求、承包单位的条件及要求、投标截止时间等内容构成。（3）落款。

写明招标单位名称、发文时间、地址、电话号码、传真、邮政编码及联系人姓名等。（四）实用示例【例文一】××××大桥工程施工招标广告

为加快我省公路工程建设速度，降低工程造价，缩短工期，确保工程质量，提高经济效益，促进公路建设管理体制的改革，决定对××××大桥，实行施工招标，要求如下：

一、工程地点。本工程位于××——×××。

二、工程规模与工程结构。大桥上部为普通钢筋混凝土T型支架，跨径20米、计7孔，桥面行车道宽9米，两侧各设1米宽人行道；下部结构为钢筋混凝土钻孔灌注桩基础，双柱式桥墩，框架式桥台；桥梁全长144米。此外尚有截水坝等防护工程（详见施工设计）。

三、工程开竣日期。××年×月份开工，当年12月竣工。

四、工程建设实行五包。即包工程数量、包工程造价、包工程质量、包工期、包工程材料。

五、凡省内交通系统驻××××内的各施工企业以及几年来参加交通系统公路桥梁建设水利三、四工程处或市政一、二公司等单位，欢迎参加投标。

六、参加投标者，请携带本单位介绍信于××年×月×日上午9时到省交通厅办公室报名登记，领取招标文件及施工图，收工本费500元。逾期不予办理。定于××年×月×日上午9时在××地点当众开标。××省交通厅办公室（招标办）××年××月××日【简析】这份招标广告，标题由事由+文种构成。前言主要写招标目的和招标工程名称，一至四条是招标项目内容，即地点、技术指标、开工、竣工日期，“五包”要求。第五条是招标范围，第六条是招标步骤。此文的不足是落款部分，只写了招标单位和发文日期，遗漏了单位地址、电话号码、联系人等重要内容。【例文二】×××学院教材招标书

为加强学院教材的采购管理，经学院决定，现对××年秋季学生教材采购进行招标。为确保采购教材的质量和及时供应，维护招、投标双方的合法权益，特制定此标书。

一、招标项目

××年秋季所用全部教材。具体招标种类、版本、数量见所附《××年秋季教材征订一览表》。

二、招标方式

××省内公开招标。

三、投标人资质条件及证明

1.投标人必须具有一般纳税人的企业资格；具有从事大中专教材经营权及相关教材代理权（国家有规定的按照国家规定），须直接由出版社购进者，无中间环节；遵纪守法，无经营盗版教材、劣质教材及偷漏税等不良记录的，且具有良好服务信誉；且具有较大的经营规模，具备承担投标项目的能力；同时符合国家有关规定的资格条件。

2.投标人必须提供下列证明材料：营业执照、图书经营许可证、法人代表证明、税务登记证、代理商具有的出版社授权证明或委托书、投标方参与人身份证；其他有关的资信证明（复印件需加盖红章）。包含投标人单位性质、供货能力、经营特色、服务保障人员及主要业绩等的投标人简介（A4幅面）。投标人在送达标书时，应提供以上材料的原件或复印件壹份（原件备查）。法人因故不能亲自参加投标而委托他人的，需有法人委托证明。

3.投标人具备提供最新教材目录和教材发展动态的能力，主要包括新华书店总店编的《全国大中专教学用书汇编》、《高校教材图书征订目录》及高教、经济科学、东北财大、中国对外贸易、西安电子科技大、北京师大、机工、电子、财经、人大、清华、上海外教等国家大型出版社的当季的各类目录。目录套数按需方要求而定。

四、评标标准

在符合投标条件的情况下，强调价格优势、投标人资信优势和服务优势。

五、供货时间及方式

购方最迟至××年×月×日前发出订单，订单中标明各种类、版本的订购数量。

供货方接到订单后必须及时组织落实书源，若有不明或不确定之处，应尽快电话联系，中标者为拖延时间而假托出版社临时无货者，每种教材罚款1000元。供货方自中标之日起至××年×月×日，所订教材分批到货。所有教材由供货方免费及时地送货到需方指定的库房，并在包装上分类标明教材名称，经需方查验无误后，由供货方负责搬放到指定的书架，由需方在两联单上签字确认。

六、价格条件

各种教材价格不高于出版社定价的80%。

七、中标方须做到

1.投标人不得相互串通招标报价，不得排挤其他投标人的公平竞争，损害招标人或其他投标人的合法权益。

2.中标人必须保证教材的质量。如果教材有质量问题，由中标人负责解决；中标人必须保证所供教材为正版优质教材，否则，由此引起的一切法律后果由中标人承担，并加倍赔偿由此造成的经济损失。中标人按招标人指定的书目提供，不得擅自夹带盗版书、劣质书和非招标方预订书。

3.所供教材如发现版本有误，装订、印刷、污渍等质量问题，保证在10个工作日内退换完毕；因招生数量变动、学生专业调整等因素造成的教材种类数量的变化，中标人要按变动后的教材订单执行；必须保证对近一年所定教材中多余及残缺教材及时退换，不得以任何理由推诿。

4.由于中标人漏订、迟订等原因影响教学的，由中标人赔偿需方所订教材书款三倍的罚金，并解除供货合同。

5.按招标人提供的订单，到书率须达98%以上。中标人供书发货差错率低于2译。

6.中标人送书到招标人指定地点，并附有微机打印准确（含订单的所有项目）的一式两联的送书清单。

7.中标人应当按照合同约定完成中标项目，不得向他人转让中标项目，也不得将中标项目分包他人。

8.中标人不履行合同时，每涉及一种教材扣应付教材款1000元，以此累加，且合同保证金不予退还。造成损失的按有关规定处理。

9.采购实行信用一票否决制。招标人有下列情况之一的，一经招标人或相关业务主管部门发现，该投标单位参加投标的，投标无效；中标的，招标人有权立即终止与其签订的合同，并要求其赔偿因此造成的一切损失和费用；给招标人造成损害的，应承担相应经济责任与法律责任。且今后不得参加我院此类项目的招标。（1）提供虚假材料的；（2）采用不正当手段诋毁、排挤其他投标人的；（3）与其他投标人恶意串通的；（4）中标后，无正当理由不与招标方签订合同的；（5）其他违反法律法规给招标方造成损害的；（6）中标后在履约过程中没有严格按照招标文件、合同等要求保证质量的；（7）中标后转包项目的；（8）提供的教材有较大规模质量问题的；（9）违反国家法律法规其他规定的。

八、开标

投标人应在××年×月×日上午9:00时前，将投标书密封、并加盖单位印章交招标办公室，同时缴纳投标保证金叁万元整（30000.00）。定于××年×月×日上午9:00时在××年×月×日上午9:00时××地点开标。未中标者保证金原数退还；中标者保证金转为合同保证金。

九、本招标书解释权归教务处。××学院教务处××年×月×日

地址：××××××

电话：××××××

传真：××××××

邮政编码：××××××

联系人：×××

附：×××学院××年秋季教材征订表【简析】这是某院校教材招标文件（招标书）。标题采用三要素式——招标单位+招标内容+文种名称。正文由前言、主体组成。前言写明招标的目的、依据及招标项目名称等内容。主体部分分别写明招标项目、招标方式、投标人资质条件及证明、评标标准、供货时间及方式、价格条件、对中标方的要求、开标时间及相关事项等。落款写明招标单位名称、发文时间、地址、电话号码、传真、邮政编码、联系人等。本招标书的格式规范，内容具体明确，语言表达简洁而准确。

二、投标书（一）投标书扫描

投标书，是投标者根据招标单位提出的招标条件，对自身的投标条件进行自我审核后，向招标单位提出自己的投标意向的书面材料。

投标书与招标书相对应，投标书的编制是否合适，直接关系到投标者能否中标。

投标书具有以下特点：

1.真实性。投标者通过投标书真实、客观地反映自己的基本情况。中标的标书具有法律效力。

2.基础性。投标书是投标招标双方签订合同的基础，是投标者在中标后履行职责的依据。招标书中的规定只是框架和格式，而合同内容还是要依据双方认可的投标书来写。

3.竞争性。投标书是投标者战胜竞争对手，成为中标人的有力武器，充满竞争性。

4.针对性。投标书是针对招标条件而有的放矢，是根据招标文件要求来填制投标文件和编写答辩词等。（二）投标书的种类

1.按投标项目分，有建筑工程投标书、大宗商品交易投标书、招聘经营者投标书、企业承包投标书、企业租赁投标书等。

2.按投标方身份划分，可分为以下几种：（1）个人投标书，招聘企业经营者、承包企业的投标书一般属个人投标书；（2）合伙投标书，指两人或两人以上合伙参加投标时使用的标书；（3）法人投标书，指投标者是法人资格。大宗商品交易招标或工程招标一般要求投标方必须有法人资格；（4）联合投标书，指几个法人组织联合投标时所用的标书。

3.按形式分，有投标申请书、招标答辩书、投标书等。（三）投标书写作指要

1.熟知招标程序

投标一般程序为：（1）及时掌握招标信息，必要时可与业主或用户取得联系，了解招标项目、工作进度、设备选型和采购倾向等情况；（2）向招标单位递交投标申请书，介绍自己情况，通过招标单位的前期资格预审；（3）购买招标文件并认真研究，根据自己的技术经济实力，决定投标项目和投标方案；（4）填制投标文件，编制答辩词；（5）按规定期限递交投标书；（6）派人参加开标会；（7）参加澄清会，回答业主提出的各种问题；（8）若中标，持中标通知书按期与招标单位签订合同，并交纳履约保证金或开保函，数额一般为合同价的10%；（9）中标者执行合同，组织生产或施工，按期交货或交工。

2.用语要准确无误，不可使用模糊词语，避免产生歧义和误解。

3.要体现出自身优势，重点突出“我有他无，他有我强”的竞争能力。

4.要在规定的有效期内递交投标书。（四）投标书的格式与写法

投标书一般由标题、招标单位称呼、正文、落款、附件五部分构成。

1.标题

由投标方名称、投标项目和文种构成。如《××公司承包×××工程投标书》；也可由投标方名称和文种构成或由投标项目和文种构成，如《××公司投标书》、《租赁××企业的投标书》；有的只写文种名称“投标书”等。

招标单位称呼：顶格写明招标单位。

2.正文

正文包括前言和主体两部分。（1）前言。主要写明投标的目的、依据，点明投标的项目和内容。（2）主体。投标项目不同，投标书的内容也不相同。

①建筑工程投标书的主要内容：工程总报价及分项费用标价；保证达到的工程质量；工程项目开工、竣工日期；施工技术组织措施；工程进度安排；附件等。

②大宗商品交易投标书的主要内容：商品总报价及分项报价；投标方如何组织生产招标方要求的商品；商品规格、型号及质量等要求；交货方式、交货时间、交货地点；对交纳银行担保书和履约保证金的承诺；附件。附件包括投标报价表、技术规格、技术差异修订表、制造商资格声明、投标保证金保函及履约保证金保函等。

③招聘企业经营者投标书的主要内容：经营管理方案，主要说明要达到的技术经济指标及其实现的依据、步骤及措施等；个人简历，包括学习、工作履历；业务经验及证明材料；学历及其他证明材料；其他。

④企业租赁投标书主要写明在租赁期间如何达到招标方的各项要求。

⑤企业承包投标书主要写明投标方在承包期内希望达到的技术经济指标及实现的步骤、措施等内容。

投标书内容各有不同，但不管哪一类投标书在编写中，都要按照招标文件中的有关规定和要求写清以下内容：（1）投标的具体指标，这是标书的关键内容，是招标单位评定、定标的重要依据。这部分一般内容很多，且通常以表格形式出现，一般把其中的表格部分放在投标书的后面，作为附件问题处理，而在前面只说明投标总报价等总体性指标。（2）若为大宗货物贸易投标，写明投标方对应履行责任义务做出的承诺；如为建筑工程项目投标则写明项目开工、竣工日期。（3）说明此投标书的有效期限。（4）说明投标方将按招标文件要求交纳银行担保书和履约保证金。（5）最后说明对招标单位不一定接受最低价和可能接受任何投标书表示理解。

3.落款

写明投标单位名称、地址、授权代表人姓名、电话号码、传真号、邮政编码等内容，便于双方联系。其中，单位名称和授权代表人要分别盖章签名。最后还须注明投标日期。

4.附件

其内容主要包括：（1）投标报价表；（2）货物清单；（3）技术差异修订表；（4）资格审查文件；（5）开户银行开具的投标保证金保函；（6）开户银行开具的履约保证金保函等。

附件中的表格和文书都必须按招标单位的招标文件中规定的要求和格式认真编制、填写。（五）实用示例×××公司投标书××进出口总公司招标公司

诸位先生：

经研究×××号招标文件后，我公司决定参加××桥梁工程项目所需货物的投标，并授权下述代表人×××、×××，代表我公司提交下列投标文件，其中正本一份，副本五份。

投标报价表。

货物清单。技术规格。

技术差异修订表。

投标资格审查文件。

××银行开具的金额为×××万元的投标保函。

××银行开具的金额为×××万元的履约保证金保函。

开标一览表。

签名代表人兹宣布同意下列各点：

1.投标保价表列拟的供货物的投标总报价为×××万元。

2.投标人将根据招标文件的规定履行合同的责任和义务。

3.投标人已详细审查了全部招标文件的内容，包括修改条款和所有供参阅的资料及附件，投标人放弃要求对招标文件做进一步解释的权利。

4.投标书自开标之日起两个月内有效。

5.如果在开标之后的投标有效期内撤标，贵公司可以没收投标人的投标保证金。

6.如果中标后，我方未能忠实地履行所有的合同文件或随意对合同文件作出修改、变动，贵公司可以没收我方许诺的履约保证金。

7.我们理解贵方并不限于只接收最低价，同时也理解你们可以接受任何标书。投标单位：中国×××桥梁公司（公章）××年×月×日

地址：×××××××

电话：×××××××

传真：×××××××

投标者姓名：×××（签章）

投标代表人姓名：××（签章）

附件：

1.投标报价表（略）。

2.技术规格（略）。

3.技术差异修订表（略）。

4.投标资格审查文件（略）。

5.投标保证金保函（略）。

6.履约保证金保函（略）。

7.开标一览表（略）。【简析】这是中国××桥梁公司的一份投标书，是根据进出口总公司招标公司为××桥梁工程项目所需货物向社会发出招标书而写的投标书。题目由投标单位名称和文种构成，顶格写上招标单位的全称，以示尊敬。称号一般用敬称，不宜直呼其名，在国际性招标活动中尤应注意。前言写明投标的依据，点明投标的项目和内容。主体部分按招标文件一一列写，表明态度，保证事项。落款写明投标单位名称、地址、授权代表人姓名、电话号码、传真号、邮政编码、投标日期等。共有7个附件，该投标书能紧扣要求进行编写，格式规范。

第三节　预算书与决算书

撮要

1.财务预算书和决算书的实质是单位财务方面的计划和总结。

2.充分发挥财务预算和决算报告的管理、调节功能，可以对单位内部的资金进行有效的优化配置，有针对性地改进单位的财务工作。

3.预算书与决算书一般采用分条列项或条款式两种形式拟写。

一、预决算书扫描

预算决算文书都是经济独立核算的企事业单位、团体和组织，基于一定的管理需要，定期拟定的财政、财务方面的预期计划或者决算总结的书面文件。预决算书一般向财务主管部门呈交或者以资该单位管理层进行参考和规划。

预决算书与预决算报告既有区别，也有联系。预决算报告是经济独立核算的企事业单位、团体、组织或法人向财经主管部门、股东大会（股份制企业）或者代表大会（团体、组织或者政府机构）所作的书面形式报告。所以预决算报告是公开的书面报告，具有报告的一般结构形式，标题后须有称谓，而预决算书是一般的财务方面的文书材料。

预算书与计划、决算书与总结有区别。计划是机关、团体、企事业单位和个人对将要进行的工作和活动所作的设计与安排的书面材料；总结则是回顾和检查前一阶段的工作完成情况，进行分析研究，得出经验教训，在此基础上形成的书面材料。所以计划和总结涉及面比较广泛。预算书是对财务方面未来的预期计划，也是针对未来进行的设计与安排；决算书是对过去一段时间的财物收支情况所作的分析和总结，并为今后的预算安排提供参照。虽然预决算书具有一定的计划和总结的功能，但应用范围就小得多，内容也比较特定。（一）预决算书的特点

1.约束性。机关部门的预决算书需要根据有关法规依法编订并执行，以《中华人民共和国预算法》以及《中华人民共和国预算法实施条例》为依据。而企事业单位的预决算书也应符合预决算文书基本的规范，并按照一定的流程进行编制，主体部分的内容各不相同，但结构形式有规律可循。

2.应用性。预决算书是为了让经济独立核算的单位能够正常运转，财政收支平衡，收支项目更为合理，最终提高效益而加以编制的。所以无论对企事业单位或团体，还是对机关部门或组织而言，具有非常实际的价值和意义。因此非常强调实际的应用性。

3.综合性。一般而言，预决算书都以年度为计算单位，对该年度本单位的各项经济活动的情况都要考虑周全，避免疏漏。因此，预决算书的全面性综合化程度比较高。企业预决算书涉及生产、流动、销售环节的支出和收益各个方面；财政机关部门的预决算书则要考虑到基本建设、农林、城市维护、环保、科教、卫生等社会生活的各个方面。（二）预决算书的种类

预决算书根据主体内容的不同，可分为如下两种类型。

1.单位预决算书。这是经济独立核算的活动单位的预决算书，主体内容是该单位定期的财务收支情况的综合规划和总结。可以是企事业单位，也可以是机关部门。这种预决算书的内容一般比较多，涉及的面比较广，综合性程度高，没有特殊情况的话，形式较为固定。

2.单项经济活动预决算书。这类预决算书针对一些相对比较重要的或重大的项目。由于规模大，资金投入多，绩效分析也要考虑多方面的原因，所以要专门制订预决算书。重要的单项经济活动预决算书一般经股东大会或代表大会讨论，并须获得有关部门的审批。

二、预决算书写作指要

1.数据翔实。预算书应以客观情况为依据，制定切实可行的预算方案，而决算书也基于实际数据和现实情况和预算书加以比对。严忌弄虚作假，性质不同的预决算收支的内容要严格分开，避免混淆。

2.语言严谨。预决算书需要参照充足的数据材料，所以语言要有紧凑感，以免影响客观材料和数据的表述。同时，也须注意用词的分寸感，尤其是决算书中对整个预决算工作的总结分析部分，要言之有物，切实可行，忌假话、套话。

3.阐述有条理。预决算书多采用叙述和说明，涉及面较广，所以内容安排须有条理，按照一定的逻辑顺序进行具体表述。

三、预决算书的格式与写法

预算书和决算书一般由标题、正文、落款构成。（一）标题

标题的写法比较固定，一般采用公文式的标题。在标题中标明时间、单位、内容、文种等信息。如《国家高技术研究发展计划课题2006年预算书》、《××公司2004年度财务工作决算书》。（二）正文

1.预算书

预算书的正文基本上可分为三个部分：（1）表述预算安排及与此相关的内容。这部分内容是整个预算书的重点内容，一般可按照实际情况分别表述。企业的预算可分为：上年度的预算工作总结；本年度预算工作的组织情况；本年度预算编制的基础；预算年度内生产经营的指标情况；主要预算指标的分析说明等几个部分。

这部分内容比较详细，通常需要制订预算表格附在文末。（2）提出拟采取的措施和要求以保证预算任务的完成。要求和措施大多比较偏于原则性，多见于机关部门的预算文书。这部分内容的篇幅不长，涉及的一些措施和要求只需简单说明，有时也可以省略。（3）需要说明的问题和情况。这是对可能影响预算指标的事项加以说明，有时也补充一些需要特别指出的问题。预算书是对未来的收支情况的财务计划，总有一些不确定因素影响预算的执行效果，所以需要在此说明，以免特殊情况影响决算时的评价。

2.决算书

决算书的情况和预算书相似，正文也可分为三个部分：（1）表述决算情况及预算的执行效果。决算情况以年度为基准，在预算的基础上进行决算分析，所以一般和预算相比较，大多分为收入和支出（或者收益和成本）两大方面阐述数据的增减，分析原因，表述预算的执行情况。（2）总结整个预决算工作。比对预决算书之后，对单位的整个预决算工作进行总结和评述，肯定成绩，指出不足，为以后的预决算提供经验和教训。（三）落款

落款包括署名和日期。如标题中已出现单位名称，落款可以标注具体责任部门的名称，日期可注明具体的成文日期。

四、实用示例【例文一】广东省2004年预算执行情况和2005年预算草案的报告（摘要）广东省财政厅厅长　刘昆各位代表：

一、2004年预算执行情况（略）

二、2005年预算草案（一）2005年全省一般预算草案。

2005年我省财政收支预算安排的指导思想是：以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，全面贯彻党的十六大、十六届三中、十六届四中全会、中央经济工作会议精神，以及省委九届五次、六次全会要求，牢固树立、全面落实科学发展观，继续深化财政改革，进一步健全公共财政体制框架。坚持依法治税理财，做到“生财有道、聚财有方、用财有规”；坚持“两个务必”，大力增收节支；坚持量入为出，确保收支平衡。继续推行激励型财政机制及其配套措施，缓解县乡财政困难，努力促进财政增收与经济增长速度相协调，提高财政收入质量；优化财政支出结构，增强财政调控能力，坚持保运转、保重点、保稳定、促发展，促进全省经济社会各项事业全面发展。（二）2005年省级一般预算草案。

1.2005年省级财政收入。（略）

2.2005年省级财政支出。

2005年省级财政支出安排的具体情况如下：（1）逐步加大支农力度，支持农业和农村经济发展，增加农民收入。安排农业投入47.59亿元。（2）保证社会保障投入，完善社会保障体系，安排资金33.69亿元。（3）保证教育投入，建设教育强省，安排资金63.06亿元。（4）保证科技投入，提高科技竞争力和自主创新能力，安排资金13.79亿元。（5）保证文化投入，建设文化大省，安排9.4亿元。（6）加大计生投入，确保国家计划生育政策的落实，安排资金2.34亿元。（7）保证卫生投入，建立健全公共卫生体系，安排资金18.6亿元。（8）加大环境资源保护投入，推进循环经济，建设“绿色广东”，安排资金10.7亿元。（9）加大转移支付力度，推进区域协调发展，安排转移支付资金80.62亿元（不舍农村税费改革转移支付补助），增加13.54亿元。（10）保证行政政法部门（含省垂直管理系统）正常运转支出，安排71.96亿元。其中，安排公检法（含监狱、劳教）支出28.83亿元。（11）预备费安排5亿元。（12）防范化解金融风险准备金安排23亿元，其中农村信用社改革扶持及化解金融风险准备金4亿元。（三）2005年省级政府性基金预算草案。（略）（四）2005年省级部门预算草案。（略）

三、认清形势，坚定信心，努力完成全年财政预算任务

2005年是“十五”计划的最后一年，也是进一步巩固和发展宏观调控成果、保持经济社会发展良好势头的关键一年。做好2005年的经济财政工作，圆满完成2005年预算任务，对于全面实现“十五”计划目标，为“十一五”期间经济社会发展奠定坚实基础，具有十分重要的意义。全省各级财政部门要以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，全面贯彻落实党的十六大和十六届三中、四中全会精神，按照省委第九次党代会的部署和省委九届四次、五次、六次全会提出的要求，紧紧围绕全省中心工作，认清形势，统一思想，坚定信心，切实做好如下几方面的工作：（一）坚持发展是执政兴国的第一要务，充分发挥财政职能作用，促进经济社会协调发展。（二）坚持以科学发展观为指导，强化收入管理，确保财政收入增长与经济增长相协调。（三）坚持集中财力办大事，调整优化财政支出结构，确保重点支出需要。（四）坚决落实科技、教育、人才发展战略，不断增强全省综合竞争力。（五）坚持改革创新，继续深化各项财政改革。（六）加快制度建设，进一步加强财政监督。

各位代表：新的一年，我们将高举邓小平理论的伟大旗帜，以“三个代表”重要思想为指导，全面贯彻十六大和十六届三中、四中全会、中央经济工作会议精神，以及省委九届四次、五次、六次全会要求，在中共广东省委的正确领导下，在省人大的监督支持下，与时俱进，开拓创新，规范管理，扎实工作，圆满完成全年财政预算任务，为我省加快发展、率先发展、协调发展和当好排头兵作出新的更大的贡献！（录自http：//www.gdczt.gov.cn，本书收入时有改动。）【简析】预算报告部分首先阐明预算安排的指导思想。指导思想的阐述从国家大政方针、本省工作要求、财政体制框架、具体工作方法等多个方面层层展开，提纲挈领，要言不烦。

预算报告第二部分具体陈述本年度省级财政收支的安排计划。这是预算报告的主体部分，因篇幅原因，此处仅保留了原文的基本框架，删去了具体的预算内容。

完成预算任务的措施是预算报告的重要内容，本文将其单独列为一部分详加陈述。同样由于篇幅的原因，我们对原文作了许多删节，但特意保留了本部分首段和尾段的内容。这两段中的不少文字和前面指导思想部分中的文字是相同的，行文方式既起到了首尾呼应的作用，更体现了预算、决算报告对原则问题用墨如泼的特点。【例文二】××公司××年度财务决算书

××年度，我公司生产经营和财务状况好于上年。由于产品销售收入和利润增长幅度较大，成本费用得到了有效的控制，企业经济效益已呈现由低转高的势头。现对本年财务决算情况和有关内容说明如下：

一、生产经营和主要财务指标的实现情况

××年，由于我公司在完成技术改造的基础上，生产出新型的××产品等，工业总产值达到××万元，比上年（××万元）增长××%；产品销售收入达××万元，比上年（××万元）增加××%；实现纯利润××万元，比上年（××万元）增加××倍；可比产品成本比上年降低××%。

二、利润指标实现情况

××年，我公司利润计划为××万元，实际完成××万元，超过计划××%，销售收入利润率达到××%，利润增加的主要因素是：

1.因改型的××产品在国内各地打开销路，销量增加，比上年增利××万元。

2.在我公司技术改造和产品改型之后，物耗减少，从而使成本降低××万元。

3.外协加工部件一律改为自行加工，增利×万元。

4.营业外收入增加×万元。

以上4项共比上年增利××万元。扣除因销量增多、税率提高形成的税金增加和部分原材料价格调整、煤水电运费提价、各种补贴标准提高等减利因素××万元，实现净利润××万元。

三、成本费用情况

××年度全部商品总成本为××万元，可比产品成本为××万元，按上年平均单位成本计算为××万元，下降××%。

四、固定资产与流动资产的增减情况

1.固定资产

年末企业固定资产原值××万元，净值为××万元。百元固定资产（原值）利润率为××%；百元固定资产（原值）利税率为××%。均比上年高出较多。

2.流动资产

本公司流动资产年末占用额为××万元，比年初（××万元）增加××万元。周转天数为××天，比上年（××天）加快××天，比原计划的××天多××天。但从总体上看，资金占用过多、周转期过长的状况，仍未很好解决。

五、其他需要说明的问题

××年企业经济效益虽好于上年，但公司过去遗留的滞销积压产品过多的问题，并未彻底解决，经过清仓压库以后，必将抵消一部分利润。由于这部分亏损尚不能列入决算，故本年决算中，不包括这笔数字。××公司××年×月×日【简析】这是××公司的一份决算书的范文样式。采用公文式标题，标明单位、时间和文种。正文内容比较详尽。除了比对预算指标的实现情况之外，还对利润实现、成本费用和资产增减三方面加以说明。文末交代了特别需要说明的问题，结构严谨，叙述有条不紊，便于他人在很短的时间内了解该公司的决算情况。

第四节　申请书

撮要

1.申请书在日常生活中使用非常广泛，在经济活动中也大量使用。

2.申请书写作强调申请理由要充分，申请的事项要明确，语言表达简洁流畅。

一、申请书扫描

申请书是个人或单位因某种愿望、要求，需要向有关部门、组织提出书面请求时使用的一种文书。

申请书的使用极其广泛，个人如入党、入团、入会、参军、转学、开业、调动、住房、出国探亲或留学等，企事业单位向上级机关要求增加经费、添派干部和专门技术人员等，均可以申请书的形式，向上级提出。在经济活动中，也大量使用申请书，如商务贷款申请书、企业所得税减免申请书、仲裁申请书、专利申请书、再审申请书等等。

二、申请书写作指要

1.申请事项要一事一书。申请时不要将几件事情写进同一份申请书里，以便接受申请书的组织、领导批准。

2.申请理由要实事求是。申请理由不能虚夸或杜撰。讲理由，要充分、具体、全面。特别是最有说服力的理由，更要讲清楚。

3.语言文字要准确朴实。申请书切忌浮夸冗长、东拉西扯、故弄玄虚和故意渲染。语言要准确，文字要朴实，交代要简洁明了。

三、申请书的结构和写法

申请书使用广泛，特别是经济活动中申请书大量使用，不少部门印制了有固定格式的申请书，只需要按照相关的要求加以填写就行了。本节只对“非格式化”申请书加以介绍。

申请书的结构比较固定，通常由标题、称呼、正文、结尾、署名和日期五个部分构成。

1.标题

页前第一行居中写上名称：申请书。常用的有两种形式，一是只写“申请书”三字；二是在“申请书”的前面标明“事由”，如“开业申请书”、“专利申请书”。

2.称呼

称呼又称为“抬头”。即在标题下空一行顶格处写上接受申请书的组织、机关、团体、单位的名称或有关负责人的姓名。称呼后用冒号。

3.正文

正文是申请书的主要内容，要写明申请的事情和理由。申请能否达到目的，主要看这一部分写得怎么样，因此一定要下工夫写好。正文的内容应该写清楚如下四点。（1）要先交代申请人的基本情况。（2）要写清楚申请的理由。理由是提出申请的重要依据，理由写得清楚充分，便于组织或领导了解和把握申请者的意愿和动机。（3）要把申请的事情写明白。（4）最后还要写出保证或承诺。

4.结尾

申请书的结尾一般写感谢、祝颂的言辞，常见的是写“此致”、“敬礼”之类表示敬意的话。

四、实用示例开业申请书市工商局：

我是待业青年，二〇〇三年七月高中毕业后没考上大学，一直在家闲居。我不甘心过悠闲无聊的生活，就抓紧时间刻苦钻研家用电器知识，并拜有技术专长的老工人为师，学习家用电器修理技术。现在我已掌握了国产和进口家用电器的修理技术。为了减轻家庭负担，改变依靠父母养活的状况，也为了给社会作点贡献，我申请开办个体家用电器修理门市部。请考核我的技术，审查我的资格。

开业后，我保证严格遵守国家的政策、法令，自觉维护市场秩序；服务热情周到，价格公平合理，让顾客满意，并按章交纳税金。

此致

敬礼申请人：×××二〇〇六年三月六日【简析】这是一份较为典范的申请书。除了格式规范外，内容精练、感情真挚是其突出特点。申请书的正文部分，先简明扼要地介绍了申请人的基本情况，申请书用“我是待业青年，二〇〇三年七月高中毕业后没考上大学，一直在家闲居”一句话，就把申请人的身份交代得清清楚楚，并且传达出这样一个信息：待业青年经济上无着落，属于社会的弱势群体，是就业政策应该照顾的对象。这就从感情上获得了工商局领导的同情与支持。接着叙述申请的理由，从“我不甘心过悠闲无聊的生活”谈起，讲述了学习家用电器知识和修理技术的情况，然后又说明了自己具有的技术能力，最后强调了申请的意愿和动机。理由写得真切、充分而有条理。入党申请书敬爱的党组织：

我时常在想中国共产党为什么可以总站在正确一方呢？通过学习我明白了正是因为中国共产党坚持马克思辩证唯物主义和历史唯物主义，并把它作为自己认识世界和改造世界的强大思想武器、作为推进建设有中国特色社会主义伟大事业的根本指南、作为自己的精神支柱和立党立国的根本。因此中国共产党才能够保持较高的科学性和先进性，才能够领导广大人民群众破除愚昧迷信，走向文明幸福。

我加入中国共产党的愿望由来已久。这种愿望不是一时冲动，而是发自内心深处的一种执著与崇高的信念。因为从小我就认为只有共产党员才是最应敬重的人，在革命战争年代无数革命英烈为了保卫党和人民的利益甘愿抛头颅洒热血，在和平建设时期有着像焦裕禄、孔繁森等这样的好干部，我发现他们以及身边许多深受我尊敬的人都有一个共同的名字——共产党员；我发现在最危急的关头总能听到一句话——“我是共产党员，跟我来”。因此，一个声音不断在我中心呼唤：“我要像他们那样，我要成为一名共产党员！”

我决心用自己的实际行动接受党对我的考验，我郑重地向党提出申请：我志愿加入中国共产党，拥护党的纲领，遵守党的章程，履行党员义务，执行党的决定，严守党的纪律，保守党的秘密，对党忠诚，积极工作，为共产主义奋斗终身，随时准备为党和人民牺牲一切，永不叛党。

我深知按党的要求，自己的差距还很大，还有许多缺点和不足，比如我的政治理论水平还不是很高、在工作中有时处理问题还不够成熟等。希望党组织从严要求，以使我更快进步。我将用党员的标准严格要求自己，自觉地接受领导和群众的帮助与监督，努力克服自己的缺点，弥补不足。争取早日在思想上，进而在组织上入党。

请党组织在实践中考验我！

此致

敬礼申请人：×××××年××月××日【简析】本申请书的正文部分，从自己的思想出发，通过思考，逐步加深了对中国共产党的认识，并在此基础上萌生出加入这一组织的迫切愿望。从身边的共产党人平凡而伟大的言与行中得到教益、获得启迪，思想认识的转变有说服力。表明自己加入中国共产党组织的坚强决心，有比较，明差距，求进步。

本入党申请书虽然在开头部分未对自己的情况作介绍，但因为提交申请者与同级组织的密切关系，有时从略也可。

实践练习

1.阅读并分析下面询价函，回答问题。询价函×××先生：

我方在《经济时报》上看到贵公司的广告，对贵公司的皮箱和各类皮鞋，甚感兴趣。

请贵方将附表内各货品货价来函告知，并请贵公司将产品详细情况、最快交货日期及经常订购的折扣告诉本公司。

本公司对各类皮革日用杂货需求量甚大，请贵方惠赠一份目录及详细说明书。×××公司××年×月×日

问题：（1）此询价函由（）、（）、（）、（）、（）等几部分组成。（2）询价函按询价内容分为（）和（），本文属于（）。（3）本询价函语气委婉诚恳，主要体现在（），内容上要求明确，语言简洁，主要体现在（）。（4）在主体正文中，撰写者一共询问了（）、（）、（）、（）等几项内容。

2.阅读下面询价函，判断是否正确完整，找出其病因。询价函××××：

我们从九龙商厦获悉，贵公司日前用上好的原料生产了一种供出口的手工制鞋。这种类型的高档商品，工艺精美，颜色也相当鲜艳。我方十分需要。今请贵方给我们寄份资料。

盼赐复××年×月×日

错误及改正：（1）_________________________________（2）______________________________（3）__________________________

3.A公司向新加坡客户G公司发出一份订货单：童装兔毛衫200打，货号CM034，每打CIF新加坡100美元，8月份装运，即期信用证付款，25日货到有效。G公司表示愿意为A公司供货，并及时发一封确认订购函给A公司。

根据以上情况，假设你是A公司代理负责人，请你写一份确认函，要求格式规范，内容完整。

确认函作为一种商业信函，与一般书信相比较有什么不同？

5.找出下列函件的错误，并予以改正。催款函××××百货公司：

贵方于××年×月×日向我厂订购真丝衬衫60件，货款金额计××万元，发票编号为××××。可能由于贵方业务过于繁忙，以致忽略承付。故特致函提醒，请即解行结算，逾期按银行规定加收百分之零点二的罚金，如有特殊情况，请予我厂财务科联系。

特此函告××年×月×日

6.分析下列信函，回答问题。×××信托投资有限公司逾期借款催款函×××钢铁公司：

你单位1994年7月20日向我公司借款400万元，根据贷款合同规定，借款期限为一个月，于1994年8月20日到期。现已逾期两天，你单位尚欠逾期本金400万元，利息55万元。接到本通知后，请于1994年9月1日前来我公司办清还款手续。如到期仍未还款，我公司将主动从你单位存款账户中扣收，并对逾期借款按规定加收利息，依照合同规定及法律约定处理担保（抵押）书，收回贷款本息或由担保人偿还本息。

请积极筹措资金，抓紧予以归还。否则我公司将按《经济合同法》和《借款合同条例》及有关规定进行处理。

我公司地址：××区××路××号

开户银行：中国银行××支行

账号：××××××××××

经办人：××××××××信托投资有限公司××年××月××日

问题：（1）催款函按形式分可以分为（）和（）两种，本文属于（）催款函。（2）催款函主要组成部分有（）（）（）（）（）。（3）本函中简要地说明了借款单位的借款时间、数额和预订的还款期限，体现了催款函的（）性质。

7.假定你是B建材公司的经办人，请依据下述事实给A公司写一份催款函。

2004年5月3日，A公司从B建材公司订购一批建筑材料，双方达成协议后，B建材公司于一周后发货给A公司。A公司查无质量问题并签收，并承诺按合同约定于5月17日前将购货款汇入B建材公司银行账户，现在已是5月20日了，A公司仍未向B建材公司交付货款。

8.请从结构、内容、语言上分析下面这份函件的写作特点。ACROPLIS轮磷酸盐短量索赔函××化工出口公司：

第×号合同磷酸盐第一批货已由“ACROPLIS”轮于3月16日运抵青岛。结算发票重量为21540.175公吨，根据青岛商品检验局鉴定，实际重量为21468.5公吨，短重35.675公吨。另抽样化验水分为1.75%，高于结算发票中所注的水分1.515%。由于水分增高而发生的短重为49.145公吨。共计短重84.82公吨。根据合同规定向你方提出索赔，你方应赔偿我方损失金额如下：（1）货价（按每公吨12美元计算）：1017.84美元（2）运费：2377.50美元（3）保险费：535美元（4）检验费：538.29美元共计：3938.98美元

随函寄去青岛商品检验局第73/1205号检验证明书正本一份及水分鉴定记录一份，请接受此项索赔，速汇款结账。

特此函告

附件：（1）检验证明书正本一份（2）水分鉴定记录一份×××化工进出口公司××年×月×日

9.分析下列案例，然后回答问题。镀锌铁皮品质索赔函××××国××公司：

3EERXXXD镀锌铁皮由“斯帕马多利海员”轮装运，于××年×月×日运抵大连港，计××××吨。我商品检验局从中抽检20件，逐件进行检查，发现每张镀锌铁皮板的底面，顺着轧制方向，有贯通整张版面的划痕10—20条，断续划痕50—60条，深度2—6微米。有的还有穿孔、露铁、破边和锌块黏结（见照片）。

从检查结果看，该批镀锌铁皮的缺陷，实系生产因素造成和发货前造成的，其品质与合同规定的标准不符。应贬值15%，合×××××，商检费×××，共计应赔偿××××。

附商检证书连（21）第5号正副本名一份。请迅速处理，候复。

附件：

商检证书连（21）第5号正副本名一份

中国×进出总公司

××年×月×日

问题：（1）此索赔函的标题是由（）和（）组成，属于全称写法。（2）此索赔函在索赔要求中提出了索赔的（）、（）、（）等。（3）为充分说明对方货物对我方造成的损失，文中随函附了（）和（）加以说明。（4）索赔函写作的一般步骤包括（）、（）、（）、（）、（）、（）。

10.阅读下列文字，然后回答文后问题。建筑安装工程招标书

为了提高建筑安装工程的建设速度，提高经济效益，经（建设主管部门）批准，（建设单位）对建筑安装工程的全部工程（或单位工程、专业工程）进行招标。

一、招标工程的准备条件

本工程的以下招标条件已经具备：

1.本工程已列入国家（或部、委，或省、市、自治区）年度计划；

2.已有经国家批准的设计单位出的施工图和概算；

3.建设用地已经征用，障碍物全部拆迁；现场施工的水、电、路和通讯条件已经落实；

4.资金、材料、设备分配计划和协作配套条件均已分别落实，能够保证供应，使拟建工程能在预定的建设工期内连续施工；

5.已有当地建设主管部门颁发的建筑许可证；

6.本工程的标底已报建设主管部门和建设银行复核。

二、工程内容、范围、工程量、工期、地质勘察单位和工程设计单位：__________________。

三、工程可供使用的场地、水、电、道路等情况：____________________________。

四、工程质量等级、技术要求、对工程材料和投标单位的特殊要求、工程验收标准：__________________________。

五、工程供料方式和主要材料价格、工程价款结算办法：________________________。

六、组织投标单位进行工程现场勘察、说明和招标文件交底的时间、地点：______________________。

七、报名、投标日期、招标文件发送方式：

报名日期：　年　月　日；

投标期限：　年　月　日起至　年　月　日止。

招标文件发送方式：___________________________。

八、开标、评标时间及方式，中标依据和通知：

开标时间：　年　月　日（发出招标文件至开标日期，一般不得超过两个月）。

评标结束时间：　年　月　日（从开标之日起至评标结束，一般不得超过一个月）。

开标、评标方式：建设单位邀请建设主管部门，建设银行和公证处（或工商行政管理部门）参加公开开标，审查证书，采取集体评议方式进行评标，定标工作。

中标依据及通知：本工程评定中标单位的依据是工程质量优良，工期适当，标价合理，社会信誉好，最低标价的投报单位不一定中标。所有投标企业的标价都高于标底时，如属标底计算错误，应按实予以调整；如标底无误，通过评标剔除不合理的部分，确定合理标价和中标企业。评定结束后五日内，招标单位通过邮寄（或专人送达）方式将中标通知书送发给中标单位，并与中标单位在一月（最多不超过两月）内与中标单位签订建筑安装工程承包合同。

九、其他：_________________________。

本招标方承诺，本招标书一经发出，不得改变原定招标文件内容，否则，将赔偿由此给投标单位造成的损失。投标单位按照招标文件的要求，自费参加投标准备工作和投标，投标书（即标函）应按规定的格式填写，字迹必须清楚，必须加盖单位和代表人的印鉴。投标书必须密封，不得逾期寄达。投标书一经发出，不得以任何理由要求收回或更改。

在招标过程中发生争议，如双方自行协商不成，由负责招标管理工作的部门调解仲裁，对仲裁不服，可诉诸法院。

建设单位（即招标单位）：地址：联系人：电话：　年　月　日

问题：（1）这篇招标书属何种类型？其标题属（）式标题。（2）前言写明哪些内容？（3）主体由哪几部分构成？（4）落款分别包括哪几项？

11.阅读下列投标书，然后回答问题。投标申请书×××公司：

根据贵公司的招标要求和本人的自身条件，我决定参加承包××宾馆经理的投标，并保证遵守招标文件的各项有关规定。

一、我的设想（完成指标）

1.床位综合利用率：68%其中，客房利用率：70%会议室利用率：40%

2.营业收入（年）：130万元

3.上缴费用：（1）折旧费；（2）企管费；（3）工资附加费；（4）营业外支出；（5）其他有关费用；（6）各种税金。

二、承包方案

……

三、我的措施（一）请智囊团

……（二）改革分配方案

……（三）改革用人制度

……（四）推行目标管理（五）加强培训，提高人员素质（略）（六）重视民主管理（略）

特此申请。投标人：×××××年×月×日

问题：

这是一封针对某公司招聘承包宾馆经理而撰写的投标书。（1）本投标书的标题属（）式标题。（2）前言概述了（）。（3）主体分别写了哪几大方面？（4）落款部分遗漏了哪些内容？

12.根据自己的实际情况，从公共传媒上找一份招标书，针对招标书，写一份投标申请书。

13.阅读下文，然后回答问题。

宾馆自2004年10月至2005年4月装修停业，故本年度营业时段为5—12月份，共计8个月。

一、费用预算：本年度费用预计1866793元，具体情况如下：（一）客房费用：791378元（二）车队费用：330415元

1.车辆费用：

2.司机工资福利：124415.00元

详见司机工资福利预算表（略）（三）接待费用：预计本年接待费用430000元（四）还停业期间办事处借款：共计315000元

二、收入

1.客房收入

说明：装修后宾馆房间共计27间，其中3间为接待领导用房，预计不对外出售（可售房间为24间比装修前减少14间）。装修后房间价格，按照以前类似标准房间价格适当予以适当增加估算（估算价格为实际房价）。套间（2间）580元——相当于装修前商务套间原价。大标准间、两人间、三人间、单人间（共22间）380元——相当于装修前的标准套房的实际住房价。

2.餐厅承包费40万元

3.理发室承包费4万元

4.商品部承包费6.7万元，年总收入约为237.3万元

三、税金：147213元

237.3万×5.5%+50.6万×33%=130515元+16698元=147213元

四、利润：35.89万元

问题：（1）这是一份预算书还是决算书？（2）请为该文书加上一个合适的标题。（3）表述上该文书有哪些特点？（4）宾馆支出和收益拟得比较粗略，你能再说出几个项目支出或收益吗？请试着补充，使这份预决算书更为完善。

14.东临市江川区副区长周亦群将代表区人民政府在区第五届人民代表大会第一次会议上作区2005年财政决算报告。会议召开的日期是2006年1月20日。请根据以下材料代拟该决算报告。

2005年，我区的财务工作在党的方针政策指引下，坚持“统一领导”、“分级管理”的原则，在管好区财务经费方面做了大量的工作。

年初，我们根据实际情况及各方面收入的预算情况，遵照上级有关规定，做到统筹安排、合理使用、量入为出、留有余地。一年当中，对财务工作中的重大问题和重大开支项目，都经过集体讨论决定。坚持严格的经费审查、审批制度，保证了我区财务工作正常而有秩序地进行。下面我汇报一下各项经费的收支情况。

一、收入情况

2005年资金的来源主要有：市府增拨的专项资金，我区2004年专项资金结转到2005年继续使用的，2004年能源、交通重点建设基金超收分成，集中使用的企业上缴折旧基金，以及排污费、水资源费、城市维护建设税金等资金。

二、支出情况

2005年，我区经费总共支出××××万元。主要用于以下几个方面：

1.用于基本建设方面×××万元。

2.用于农林水事业和支援农村生产×××万元。

3.用于城市维护和环保治理×××万元。

4.用于科学、文教、卫生等事业费×××万元。

5.用于行政管理×××元。

6.用于行政事业单位工资改革和价格补贴×××万元。

以上各项，全年决算总支出为××××万元，比预算节约×××万元。

第二编　经济公务文书

第四章　经济行政公文

第一节　经济行政公文的特殊要求

撮要

1.了解经济行政公文的特性，明确经济行政公文与一般文章的区别。

2.掌握经济行政公文的格式，树立公文行文的规范意识。

3.领会经济行政公文的写作要求，为写作合格公文做好准备。

行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。通知、通报、报告、请示、批复、意见和会议纪要等是在经济领域中应用广泛的公文，因而可称之为经济行政公文。

经济行政公文不仅为行政机关所用，也为依法成立的企事业单位、社团组织所用。经济行政公文的收发也由专门的文秘部门（如办公厅、秘书处、办公室等）负责办理。经济行政公文与一般文章有很大的区别，下面分别从文种特性、特殊格式、语言风格和写作要求四方面阐述经济行政公文的特殊要求。

一、经济行政公文的特性（一）鲜明的政治性

经济行政公文是国家进行经济建设和管理的一种重要工具。在我国，经济行政公文具有传达党和国家有关经济工作的方针政策、处理单位公务的重要职能，它的内容与党和国家的政治、政策密切相关。各级政府和各有关单位通过公文执行、贯彻党和国家的方针、政策，维护和体现国家和人民的利益。显然，经济行政公文具有鲜明的政治色彩。（二）高度的权威性

经济行政公文的制作者和一般文章的作者身份有所不同，必须是依法成立的机构组织及其代表人，非法定的组织或个人均不能制作印发公文。因此，经济行政公文具有高度的权威性和行政约束力。有关政策、法规一经制定并发布，受文单位及相关人员都必须严格遵守，做到有令必行，有禁即止，不得违反。（三）严格的程式性

经济行政公文有统一的格式和行文规则等。每种公文只适用于一定的范围，表达一定的内容，使用一定的格式，不能任意混用。如经济行政公文的格式（下文将详细述及），每一部分的写法都有一定的要求，任何单位、任何个人在撰写时都必须严格遵守。另外，它还有严格的使用范围和特定的处理程序。（四）明显的时效性

任何一份经济行政公文都具有一定的时效，一般公文都以“成文日期”为生效时间，也有的则另注明生效、实施日期。公文的时效有长有短，短则数周、数月，如一些请示、批复、会议通知等；长则一年、数年，如一些法规性的文件。显见的时效，有利于相关单位或人员在有效期内执行、遵守或办理、解决有关事项，以达到行文的目的。

二、经济行政公文的特殊格式

经济行政公文的格式，是指经济行政公文的各组成部分在文面上所占的位置、相互关系及排列的规定。经济行政公文的格式，包括结构格式和外观形式两部分。

结构格式指的是经济行政公文的各个组成部分。一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、上行签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送报机关、印发机关和时间等部分组成。下面分文头、主体、文尾三大部分，对经济行政公文各组成要素作一简介。（一）文头部分

文头又叫眉首，由文件名称、发文字号、秘密等级、紧急程度、文件份数号码等内容构成。

1.文件名称

经济行政公文的首页上方一般都印有发文机关的名称，它是公文制发机关单位的标识。发文机关名称应当写全称或规范化的简称。联合行文，主办机关应排列在前。发文机关名称通常用大号红字，下行文的发文机关名称后常加“文件”两字，如“××公司文件”。

2.发文字号

即发文单位的代号和文件的登记编号，又称发文号。发文字号由“机关代字”、“年份”、“序号”三部分组成。机关代字是发文机关的代称，年份是发文的年度，序号是发文的顺序号，如“沪府办发[2007]1号”，其中“沪府办”即“上海市人民政府办公厅”的代称。发文字号置于公文名称之下正中位置。

3.秘密等级

对于保密性强的经济行政公文应当在首页右上角标明秘密等级。秘密等级分为三等：绝密、机密和秘密。绝密性的公文，是指具有国家核心秘密内容的文件，如泄密，将会严重损害国家的安全和利益。机密性的公文，是指具有国家重要秘密内容的文件，如泄密，将会使国家的安全和利益受到较大的损害。秘密性的公文，是指具有国家一般性秘密内容的文件，如泄密，会使国家的安全和利益受到一定程度的损害。绝密、机密公文的制发，还应当标明份数和序号。

4.紧急程度

对一些急须处理的经济行政公文，应当在首页的右下角（秘密等级之下）标明紧急程度。紧急程度分“特急”和“急件”两种。其中，电报应当分别标明“特急”、“加急”、“急件”、“平急”，有的则在公文的标题中加以表示，如“××市关于严禁××××的紧急通知”。

5.文件份号

这是指同一文稿印制出来的若干份正本，一份一份地编排出来的顺序号码，也叫“编号”。如果一个文件印发1000份，份号就是从1号到1000号。其目的是便于发文和查对。份号位为文头的左上角，一般的写法是：“编号：00028”或“No：00028”。

6.上行签发人

上行签发人是指在核准公文文稿后同意发文的机关单位负责人的签名。上行文应当注明签发人姓名，签发人姓名印在发文字号的同行右端。（二）主体部分

主体部分是公文的核心部分，由公文的标题、主送机关、正文、附件、发文机关、印章、发文日期、发文范围等内容构成。

1.标题

公文的标题一般由发文机关、发文事由及文种三部分组成，如《国务院办公厅关于印发全国打击传销专项行动方案的通知》（国办发[2006]60号）。其中，“国务院办公厅”是发文机关，“关于印发全国打击传销专项行动方案”是发文的事由，“通知”是文种。发文事由一般由介词“关于”引出，并应当准确、简要地概括公文的内容。标题中除法规、规章名称加书名号以及并列的几个机关名称之间可加顿号外，一般不用标点符号。

2.主送机关

主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范的简称、统称。又称受文机关，也称文件的“抬头”、“上款”。上行文和非普发性的下行文一般只写一个主送机关。而普发性的下行文，如通知、通报等则可写若干个主送单位。主送机关的名称通常置于标题之下正文之上，顶格写。

3.正文

正文是经济行政公文的主要部分，它叙述文件的内容，表达发文机关的意图。一般由三部分组成：一是发文缘由，即因何而发，或者是强调目的，或者是引用依据，或者是说明原委，或者是概述情况等；二是发文的事项，即这份公文主要解决什么问题，或是提出请求，或是提出建议，或是交代布置任务，或是直陈意见、要求，或是商洽有关事情等；三是结尾部分，不同的文种有不同的结束用语，如请示常用“当否，请批示”、“妥否，请批准”等，通知常用“特此通知”、“请遵照执行”等，也有的公文直接在正文最后一段收结，不另写结束用语。

4.附件

附件是随主文一起附送的文件材料，是整个公文的重要组成部分。附件有两种：一种是用于补充说明或证实正文的文件材料，包括一些图表、凭据及有关资料；另一种是随通知等发布、批转或转发、印发的文件材料。公文如有附件，应当在正文之下（间隔一行，空两格）、成文日期之上标明附件的顺序和名称，或在正文相关处用括号注明“见附件”等字样。如正文标题中已标明所批转、转发、印发、发布的文件的，则在正文之下不加附件说明，文中也不用标注“见附件”等字样。

5.发文机关

发文机关也称“落款”、“下款”，其名称位置在正文的右下方，日期上方。发文机关落款时当写全称或规范简称。以领导人名义行文的落款要注明其职务和姓名。有些下行文件可不写发文机关名称，而盖以发文机关的公章取代。

6.发文日期

发文日期是经济行政文件的生效日期。发文日期以领导人签发日期为准；会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；法规性文件则以文件批准日期为准；联合行文的，以最后签发机关领导人的签发日期为准。成文日期位于发文机关名称之下，并应用汉字书写，如“二〇〇七年五月九日”，不能写成“2007年5月9日”，也不能简写成“〇七·五·九”。

7.印章

经济行政公文上的印章是经济行政公文生效的一种标志。公文上的印章有两种：一种是发文机关的印章，亦称公章；另一种是机关单位负责人的印章，亦称签名章。公文中除会议纪要和以电报发出的文件以外，都须加盖印章。用印应当端正、清晰，要做到骑年压月，上大下小。

8.发文范围

一般用来确定文件的发送范围和阅读对象，如“此件发至县团级”、“此件可登报”等。位置一般在文件末成文日期之下，主题词之上，加括号注明。（三）文尾部分

文尾部分是文件附加部分，对文件印发情况加以说明，包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印发份数等项的内容；函件只包括主题词、抄报送机关、份数等项；会议纪要要用“分送”，以示不分机关大小和职务高低。

1.主题词

经济行政公文的主题词是指从文件中抽象出来，能够概括文件基本内容并经过规范化处理的名词或名词性的词组。公文的主题词是为适应办公室自动化的需要及方便文件检索归类的需要而设立的。主题词置于公文末页抄送栏之上，词目之间应当有一个字的空格。上报的经济行政公文应当按规定的主题词表标注主题词。一件公文所标注的主题词一般为三至五个，最多不超过七个。主题词的标引顺序为先标类别词，再标类属词，最后标上该份公文的文种词。如《上海市人民政府办公厅关于调整上海市公积金管理委员会组成人员的通知》，其主题词为“机构任免通知”。其中“机构”为类别词；“任免”为类属词；“通知”是文种词。类属词可有若干个，范围由大到小。

2.抄送机关

抄送机关是指除主送机关以外须执行的或知晓公文的其他机关，应使用全称或规范的简称、统称，如向下级机关的重要行文，应同时抄送给主管上级。抄送机关一般只了解公文的内容而不负责答复和办理。抄送机关名称置于主题词栏之下。

3.印发机关和印发日期

印发机关是指负责印发文件的机关，一般是发文机关的办公部门，例如，市政府的文件印发机关是市政府办公室。印发日期指办公部门接稿后送往印刷的时间。印发机关栏置于抄送栏下，左端署公文印发机关的全称，右端署印发日期。如“二〇〇七年三月十八日印发”。翻印文件在印发机关栏下署名翻印机关名称和翻印日期，用横线与原印发机关及日期栏隔开。

4.印刷份数

印刷份数是指该份文件的总印数，置于印发机关及日期栏横线右下一行。如，“共印××份”。翻印文件份数置于翻印机关日期栏横线右下一行。函件、会议纪要的共印份数放抄送、分送栏右下一行，不用横线隔开。

公文的外观形式，包括公文的纸张尺寸、规格、书写形式和公文各组成部分的排列顺序、区域划分、字体字号等。各机关单位都应按照国家统一标准制发公文，不得任意改变。（1）公文用纸一般用16开型，长260mm、宽184mm、左侧装订。也可使用长297mm、宽210mm的国际标准A4型纸张。（2）公文的文头、正文和文尾三大部分，每一部分的项目内容和区域位置，都必须按规定的标准安排。机关正式文件用固定的套红版头，标明机关的全称或通用简称，后面加上“文件”二字，并用间隙红线（有的在红线中间加五角星）将文头与正文部分隔开。（3）文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排版。公文印刷时，各部分项目选用固定的不同型号的字体印刷。公文标题使用二号宋体，小标题使用三号宋体。正文一般用三号或四号仿宋体字。

三、经济行政公文的语言风格

经济行政公文有其语言材料和表述方法的特殊要求，形成了独特的语言风格。

经济行政公文的表达方式以记叙为基础、议论为手段、说明为目的，三者综合运用。其语言要求周密规范，简明扼要，符合逻辑，能准确地表达公文的政策性和思想性，更好地传达政策法令和办理公文。（一）庄重得体的语言要求

经济行政公文写作要以规范的书面语言为基础，一般不用口语、方言、俗语俚词。语词的概念要清楚，概括性要强，词义准确，理解划一。经济行政公文一般不用描绘性、比喻性语词，不追求辞藻华丽、声调节律。同时，要十分注意准确使用标点符号。（二）约定俗成的习惯用语

由于经济行政公文的写作必须开门见山，鲜明突出，所以在用语上形成了若干固定的习惯用语。如公文标题的事由部分一般都用介词“关于”和表达中心内容的动宾短语或偏正短语组成介词结构作公文文种名称的定语。又如，在不少文件的开头常用“根据”、“为了”、“鉴于”、“现将”等习惯用语。经济行政公文中适当运用专用语词，可以使公文显得严谨平实。如敬语：请、承蒙、谨遵；雅语：妥否、欣悉、业经；强调语：须即、应当、要、务必，等等。（三）体现特色的专业术语

经济行政公文涉及的面很广，如财政、金融、保险、税务、外贸等领域，这些领域各有其专用术语。比如资金、净资产、利润、负债、损益、信托、抵押、索赔、免税、预算、投资、费用等。只有熟悉、掌握本系统范围内的专业用语，才能更好地反映本行业情况，写好经济行政公文。（四）言简意赅的文言词语

经济行政公文为实用而写，讲求时效，注重语言的简洁、典雅，这在客观上使它保留了某些文言词语。如“业经、兹将、顷奉、谨悉、惠鉴、接洽、定夺、稽迟、函达、此复、尚希、恕不、查照、洽商”等词语。经济行政公文中适当使用一些文言词语，可以起到白话文不能起到的语言效果。

四、经济行政公文的写作要求

根据国务院2000年8月24日发布、2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》第五章第二十五条规定，草拟经济行政公文应当做到如下事项：

1.符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。

2.情况属实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述缘由，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。

3.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。

4.结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

5.必须使用国家法定的计量单位。

6.用词用字准确、规范。文内使用非规范化的简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

7.公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余均应使用阿拉伯数字。

第二节　通知与通报

撮要

1.通知是各类公文中使用频率最高的公文文种，适用范围宽，涉及内容广，类型较多。

2.通知是时间性最强的公文，告知的事项或要求办理的事情，一定要用语准确，绝不可模糊。

3.通报兼用叙述、说明、议论等，措辞要注意分寸，充分估计可能产生的“副作用”。

一、通知与通报扫描（一）通知

通知是机关单位向特定的受文对象告知有关事项的晓谕性公文。它适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和有关单位应周知或者执行的事项，任免人员。

通知是各级党政机关、人民团体、企事业单位在经济活动中使用极为频繁的公文。其主要特点：一是适用范围广泛。它不受发文机关级别高低的限制，且事项无论大小，均可用通知行文；二是晓谕功用明显。通知有所告晓，有所要求，即包括“晓”和“谕”两重功用；三是时效要求突出。在所有的公文中，通知的时间性最强，告知事项或要求办理的事情，往往有很强的时间要求，一般都要求立即办理、执行或知晓；四是种类繁多（详见下文）；五是使用频率很高。由于通知的适用范围宽，涉及内容广，种类又多，因而它是目前各类公文中使用频率最高的公文文种，一般要占各级机关收发文总量的一半以上。

根据通知的内容与作用，大致可分为以下几种类型：

1.指示性通知。它主要用于上级机关根据工作需要和本机关的权限范围，传达要求下级机关办理或与有关单位共同执行的事项。有关行政法规和规章、办法、措施，不宜用命令（令）发布的，也可使用这种通知行文。如《中共中央办公厅、国务院办公厅关于严禁在公务活动中接受和赠送礼金、有价证券的通知》。

2.批示性通知。用于发布某些行政法规、转发上级、同级或不相隶属机关的公文，以及批转下级机关的公文。这类通知包括批转性和转发性两种。批转性通知，适用于上级机关对下级部门的文件加批语下发，批转性通知须在标题中加“批转”两字；转发性通知是“转发”非下级机关的有关文件的通知，亦须在标题中注明“转发”字样。前者如《国务院批转＜人民银行关于调整银行存款贷款利率报告＞的通知》，后者如《上海市人民政府转发＜国务院关于在全国进行消费基金检查的通知＞的通知》。

3.发布性通知。这是用于发布或印发法规、规章或其他规范性文件的一种通知。如果是发布重要的法规或规章，发文事由用“颁布”或“发布”；如果是发布一般性的规章，则可用“印发”。被发布的法规、规章应当用书名号括上。例如《国务院关于发布＜工商企业登记管理条例＞的通知》。

4.周知性通知。即用于告知某一事项或某些信息的通知，诸如庆祝某节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用新印章，更改电话，更正文件差错等，都可用这种通知行文。如《××公司关于年终财产清查的通知》、《国务院关于成立物价小组的通知》。

5.会议通知。当召开比较重大的会议而不宜用电话或其他形式通知时，可用“会议通知”。这类通知，在行文时不仅要明确会议名称、会议内容、开会的时间、地点、参加会议的范围，而且要把会议的目的、要求、会议安排等各项工作交代清楚。如《上海市教育委员会关于召开普通高校毕业生就业工作会议的通知》。

6.任免与聘用通知。即告知有关单位或个人有关人事任免事项的通知。此类通知只需写明何机构（会议、领导人）决定，任命（聘任）何人担任何职务或免去何人何职务即可，不必说明原因。如《上海市人民政府关于吉××同志免职的通知》。（二）通报

通报是经济工作中广泛使用的下行公文，它适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和情况。通报的特点有三：一是真实性。真实是通报的生命。通报的任何情况、事实都必须真实，不能有差错，更不能编造假情况。对正反方面的事实要认真核实，做到准确无误，没有水分。二是晓谕性。表彰先进的通报，行文目的是告晓有关单位或人员受表彰的情况；批评性通报的目的则是让人们知道错误，吸取教训；交流情况的通报，是让人们了解通报的事项。三是典型性。通报的事情，无论是正面的还是反面的，或是一般的，都要求有一定的典型意义，能产生较大的影响。通报可以起到弘扬正气，总结经验，吸取教训，推动工作的积极作用。根据通报的作用和适用范围，可将通报分为以下三类：

1.表彰通报。用来表彰先进的个人和单位，宣传先进事迹，总结成功经验，树立典型及学习榜样，做好本职工作。正文一般由通报事由、总结出来的经验以及表彰决定等部分组成。

2.批评通报。用来批评错误，通报事故或反面典型，归纳教训，以此教育广大干群，引以为戒，改进工作，加强管理，防止类似的事件再度发生。此类通报事项的具体叙述较略，内容以议论为主，突出结论和对受文者的要求。

3.情况通报。主要用来在一定的范围内，就当前政治、经济、社会治安等方面的重要情况或动态，及时传达，沟通消息、互通情报，提请所属单位或有关部门关注重视，使之更好地开展工作。情况通报的目的主要是传递情况，掌握动态。

通报和通知的共同点是两者都具告知性。但两者也有许多不同之处，为了正确使用这两种公文，要清楚两者的区别。一是行文目的不同。通知是要告知受文单位什么事，做什么，怎样做，何时去做，做到什么程度等等；而通报的重点是要告知受文单位是什么事，上级对这件事是什么态度以及怎样评价的。从行文目的来看，前者对受文单位的要求重在执行，而后者重在教育。二是涉及的内容不同。通知所涉及的内容通常为两部分：做什么事，怎样做，受文单位能理解，能认真执行通知的要求就可以了。而通报在涉及告知事项的同时，还要分析其实质、产生的原因及其意义（或危害），但一般不提出非常具体的工作要求和实施意见。三是表达方式不同。通知的表达方式主要是叙述，而通报兼用叙述、说明、议论等，有一定的感情色彩。

二、通知与通报写作指要（一）通知

1.规范选用通知种类

通知使用范围广泛，种类较多，功能不同，使用时不可混淆。如使用转发、批转类通知，可以让一些具有指导性、规范性的公文发布生效，也可以借此扩大公文的影响力，使其在更大范围内发生效用。但要注意，批转类通知所批转的文件只能是下级机关来文，与转发类通知有严格分工，不可混用。又如发布性的通知不能等同于批转或转发性的通知。即使在发布性的通知中，也有发布与印发两种形式。再如对不相隶属的机关只能发知晓性的通知，而不可以提出带有“指示”性的要求。

2.通知内容要有针对性

通知的写作无论是发布规章，还是传达上级的指示，或是阐释方针政策、部署工作等，都是为了回答和解决一些工作、生产中的实际问题。因此，撰写通知必须从实际出发，使内容具有针对性。首先，要针对特定的受文对象制发通知，要切实解决受文对象需要解决的实际问题，提要求要符合受文对象的实际。其次，要针对客观存在的问题和实际情况下发通知，反映的情况既符合实际，又带有普遍性，提出的意见要实事求是，解释与回答要合法、合理又合情。

3.通知事项要明确具体

通知的事项，除周知性通知只须受文者了解外，通常都须接受单位和有关人员认真办理。为了便于受文者迅速准确领会其精神，按照要求办理好通知的事项，通知事项的阐述不得有半点含糊。在写作形

试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]

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