作者：牛马
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通讯礼仪试读：
第一章
一、鸿雁传书——书信礼仪
古代由于交通不便，一封书信在路上要耽搁很长时间，有的时候受条件限制根本无法通信，以致古人想象出“鸿雁传书”的办法。据《汉书苏武传》记载：汉朝使者苏武出使匈奴被扣留，匈奴人命令苏武牧羊，苏武渴饮雪，饿吞毡，牧羊19年。后来匈奴与汉朝和亲，汉朝又派使者来要求释放苏武，匈奴人则谎称苏武已经死了。使者便对单于(匈奴首领)说：汉朝的天子在上林打猎时，打落了一只鸿雁，雁的脚上系有用帛写成的信。信上说苏武等人在某某沼泽之中。匈奴迫不得已只好放苏武返回汉朝。后来人们便用“雁书”、“雁信”、“雁帛”、“雁音”、“雁足帛书”、“雁足书”、“雁足”、“鱼书雁札”等称书信、音讯；用“雁使”、“送书雁”、“传书雁”、“寄书雁”、“上林雁”、“上林鸿雁”等指信使；用“雁足传书”、“寄雁传书”、“鱼来雁去”、“雁来鱼去”等指投寄书信或书信往来；又用“锦书雁断”、“雁杳鱼沉”、“鱼沉雁杳”等谓音讯断绝。
1．信是这样写成的
在礼仪应用文中应用最广泛、最常见的是一般书信。一般书信就是私人间来往的书信，向关心自己的老师、家长、亲友汇报学习、生活的情况；与分别的同学、朋友探讨问题、交流思想；暂时外出向父母及家人报告平安；向远方的朋友、亲人表达思念和问候；请求或委托外地熟人办理事情；回答别人来信提出的问题……这些都离不开书信。
◆信封的写法
信封应按照一定的规格，写明收信人的详细地址和姓名，以及寄信人的详细地址和姓名。
有些同学寄给父母、老师的信封上只写姓名，这样写，犹如直呼父母、老师姓名，是不礼貌的。应该在姓名之后加上“老师”或“先生”，但不要写“×××爸爸”或“×××妈妈”。如是同学、朋友，也应在姓名后面写“同学”或“好友”。
信封的写法可分为以下几个部分：
在左上方(横)或右上方(竖)的小方格里填清楚收信人所在地的邮政编码。
在下一行(横)或右边第二行(竖)写上收信人的详细地址。
在信封中间写收信人的姓名。
在信封的右下方(横)或左边(竖)写寄信人的地址和姓名。
在靠右下方(横)或左下方(竖)的小方格里填上寄信人所在地的邮政编码。
邮票应该贴在信封右上角(横)或左上角(竖)标有“贴邮票处”字样的位置上；若此处贴不下，那么，就应该全部贴在信封背面。
信封是给邮递员看的，因此，收信人的邮政编码以及地址务必写得准确、清楚、具体。邮政编码要写阿拉伯数字，如长沙市雨花亭地区的邮政编码是410007。地名要写全称，如“长沙市”就不能写成“沙市”；“南宁市”就更不能写成“南市”、“京城”、“宁都”等。县的名称前面要写上省的名称，因为全国的县城很多，不同的省份可能有相同名称的县。写地址时，省、地、市、县、街(乡)等名称之间要有适当的间隔，以便使邮递员一目了然。若一行写不完，可以转行接着写，但最好不要将一个完整的名称拆开。
信封上的称谓与信内的称谓通常是有区别的。信封上的称谓是对邮递员而言的，因此，无论你的信是写给父母的、朋友的，还是师长的、同学的，信封上都应在姓名后边酌情加上“同志”、“先生”等字样，而不应该用“×××父亲收”或者“×××外祖母收”这样的写法。收信人的姓名要写常用名，而不应该用外号、别称、乳名等。
信封上的落款一般应写上自己的详细地址及真实姓名。这样做，一是对方回信方便，二是万一投递不成，可以退回。
若是托熟人带交的书信，信封上可不必写地址，只写上“烦交”、“面交”、“请交”；在落款处只要写上“张托”、“李拜托”即可。
◆内页的写法
一般书信的内页包括称呼、问候、正文、祝颂、具名、日期等组成部分，每个部分的书写都应符合礼仪规范。
祝贺同学生日的书信，要写得热切、真诚，使对方感受到远方好友的思念之情。
关于互通情谊的信，答复对方问题的信，向对方提出建议和忠告的信……都要照你心里所想的写，不要虚情假意，自欺欺人。
(1)称呼要合适。写信一开始便要称呼收信人，这同见面说话前先称呼对方是一样的道理。称呼一定要符合写信人与收信人之间的关系，这就是说称呼是否合适主要看信是写给谁的。
如果信是写给老师，那么，就应该按师生关系称呼，平时怎样称呼信中就怎样写。为表示亲热，前面也可加上“亲爱的”、“敬爱的”等修饰语，但切不可直呼其名。
内页上的称呼要写在信纸的第一行，顶格，后面用冒号。
(2)问候要热情。写信好比见面，无论是初次相识还是久别重逢，向对方致以问候总是必不可少的礼节。因此，紧接称呼的应是问候语。
问候语有多种多样的写法，一般多与季节、节日相联系。如：“元旦好!”“春节快乐!”“暑期愉快!”有的问候内容是涉及身体和工作的，如：“近来健康否?”“近来学习忙吧?”问候语如果能针对具体情况，则更显得亲切、热情，如信是写给刚旅游归来的同学，则可问：“旅途平安否?”如信是写给刚参加升学考试的同学，则可问：“应考顺利吧?”
问候语写在称呼下面一行，起行空两格。简短的问候可单独占一行，较长的问候可成一段。（3）正文要简明。正文是信的中心段落，写信人想要说些什么话，要同收信人商量什么事，交换什么意见或委托对方办什么事等，全要在正文中写出来。
正文写作，要求段落清楚，说理叙事层次分明。写信与讲话一样，要讲完一件再讲另一件，内容多的信可以分段去写。
同时，正文写作还应该做到简明扼要。一封信不要写得太长，尤其是给不熟悉的同学写信，更需要简洁。客套话需要说，但要适可而止。
正文每段的开头都要空两格。
(4)祝颂要诚恳。正文写完后，要写上表示敬意、祝愿或勉励的话，习惯上把这类话叫做祝颂语或致敬语。这是对收信人的一种礼貌。
祝颂语的内容要根据写信人与收信人的关系，以及收信人的具体情况而定。一般可用“此致敬礼”、“祝学习进步”、“祝生日快乐”等；写给长辈的信，可写“敬祝安好”；逢年过节，可写“祝节日愉快”、“祝新年好”等。
祝颂语在格式上要符合规范，一般分两行书写。“此致”、“祝”、“敬祝”等词语可以紧接正文书写，也可另起一行前面空两格书写，而“敬礼”、“安好”、“愉快”等词语，则必须另起一行顶格书写，与开头的称呼平齐。
(5)具名要谦虚，祝颂语之后，按书信规范要签署自己的姓名，即具名。一般说来，家常书信，为了体现写信人与收信人之间的关系，并表示写信人的谦虚及对收信人的尊重，写信人还需要在自己姓名前后加上适当的致敬词。如果收信人是比较熟悉的同学朋友，那么，具名可在名字的前面加上一个“弟”字(此处的“弟”字，只表示谦虚，而不表示年龄的大小)；如果收信人是老师或长辈，则应根据双方的关系，在署名时加上合适的致敬词，如“学生××敬上”或“晚生××敬上”等。
(6)日期要准确。日期在书信中是一个重要的细节，不可遗忘，也不可写错。因为信中正文的内容一般都与时间有关，收信人有时需要根据写信的时间来推测事态的发展。如果没有日期或日期不准确，就可能给收信人造成分析的困难或导致推测的错误。
2．书信，你来我往
无论是写给长辈还是写给平辈同学或朋友的信，都应以严肃认真的态度对待。有的同学写信很粗心，字迹潦草，乱涂乱画；写好了也不再检查一遍，错字漏字很多；信中要表达的意思不清楚，颠三倒四。将这样的信寄给对方是不礼貌的，也容易引起误解。一般人写信时常用的一句话是“见字如面”。“见字如面”这几个字包括着丰富的含义，其中也包括从一个人写的信中可以看出他的文化程度水平、学习态度、思想道德修养等。所以，我们应该重视写信，信写好了，要看上几遍，不通顺的句子要反复修改。如果写得过于混乱潦草，应该重抄后再邮寄出去。
见信如见人，收到来信后应及时拆阅并回复。收到别人的来信如果不及时拆阅，就等于将远道而来的客人长时间地拒之门外；如果不及时回复，就等于客人来拜访你，而你却不理不睬，这显然是不礼貌的。
首先，回信时应说明收信的日期，如“×月×日的信，我已于×月×日收悉”。
其次，对对方来信中提出的问题应有明确的答复。即便是办不到的事也应该及时明确地告诉对方，以免对方寄希望于你而久等。总之，对来信置之不理或对信中问题避而不答，都是不合礼仪要求的。
回信中常常有些情况需要说明，如对方来信中托你代向其他人问好；受他人之托代向收信人问好；通讯地址更改；某段时间不在原址……都应加以说明，以免使对方悬念或给下一次通信造成困难。
3． 书信中的小花招
◆选卡片要注意品位
市售的卡片种类与内容琳琅满目，有的非常抢眼、有的机智幽默、有的美感十足、有的令人捧腹。但是千方小心那些太过前卫的卡片，它们可能会带给收件人麻烦，毕竟你无法预测谁会先看到这张卡片。
挑张有品位的卡片就不会有这种问题，也不用担心让你名誉受损。不论寄给谁，都必须亲笔用蓝或黑色笔写下贺词并签名。只有亲笔贺词才能真正表达你对收件者的感情与关怀，贺卡上已印好的漂亮话很难与之相比。
备齐上述基本信笺后，可视个人需要选购或订制以下用品：
特制水印信封，看起来非常高雅。
明信片。明信片用起来非常方便，不需太讲究格式规范，适合新年祝福、旅行纪念、提醒别人尚未处理的杂务或叮嘱某场活动即将到来。不过用明信片写邀请函有些不够正式。
自制明信片，并在上方加印姓名地址。但请记住，明信片上的文字别的人都读得到，所以应避免提到较私密或不欲人知的事，以免给收件人添麻烦。
◆写信要诀
在放松有感觉的时候，一组舒适的桌椅，就着一盏光线柔和的灯提笔。
选一支惯用的黑色或深色墨水的笔。
慎选信纸。应选用高品质的信纸并注意颜色。
手写或打字皆可。
先想好内容拟妥大纲，就不会丢三落四。
言简意赅，信不一定要写得很长。
仔细核对收信人名称、地址与邮政编码等细节。
◆避免低水准信件
不要在疲惫或情绪不佳时提笔，因为体能状况会影响书写心情、方式与信件内容。
不要用漏水、快没水或颜色怪异的笔写信。
不要随便撕一张纸写，因为信纸会影响信函质量。
即使收信人不在乎，也不可以投递一封写得乱七八糟、涂涂改改还沾有墨水印的信。
书信结构必须完整，兼具启承转合，以免收信人认为你心不在焉。
避免错别字、文法错误及误用标点符号。
写信最忌又臭又长毫无组织，甚至令收信人搞不清来信重点。
信件在你未签名之前不可迳自投邮。
◆注意书信写作的礼仪误区
虽然有了电话，但要传情达意，写信仍是不可或缺的方式，因此，对于同学们来说了解一些书信写作中的礼仪误区是很重要的。
通信往来犹如对话，对方问话，你不当场回答，是缺乏礼貌的表现。所以，及时回信是通信的重要礼节。当然，对于一般问候的信，或是无关重要的信，可以稍迟一点回复。但是对方急盼你复的信，一定要及时答复，如有特殊原因耽搁，一定要说清楚，并致歉意。
要选择耐折、耐磨、吸墨、不洇、不残、不破的信笺、信封，切勿不加选择，随意乱用。
要选用字迹清楚的笔具与墨水。在任何时候，都不要用铅笔、水彩笔写信，紫色、绿色等色彩的墨水也最好别用。忌用红色，因红色表示绝交。
书写要工整，字迹应当清清楚楚，切勿潦里潦草，乱涂乱改。字写得好坏不重要，但忌潦草，字迹潦草会影响对方了解内容，也是对人家的不敬。
别人写信、看信、未得到对方允许，不应该凑近去看，或询问信中写些什么，须知这是他人的自由。
私自拆阅别人信件是违法的，千万不要去做。
自己集邮，去撕别人信封上自己喜欢的邮票也不应该。
祝年卡和圣诞卡都有Happy New Year或者Merry Chistmas等印刷字体，这样寄出去并无不可，但在片、卡上各写上一两句话，把自已的情愫简炼地表达出来，此间的情谊就更显得重了。
4．信函沟通技巧
在通信时，除了发信人在写信时要遵守书信程式以外，通信双方在写信、发信以及收信等一系列具体环节上，均有许多技巧与规范应该掌握。
◆写信
在写信时，写信人应注意的主要问题是，要尽可能地使书信礼貌、完整、清楚、正确、简洁。（1）礼貌。写信人在写信时，要像真正面对收信人一样，以必要的礼貌，去向对方表达自己的恭敬之意。其中的一个重要做法，就是要尽量多使用谦词与敬语。
例如，在信文前段称呼收信人时，可使用诸如“尊敬的”、“敬爱的”一类的提称词。对对方的问候必不可少，对对方亲友亦应依礼致意。在信文后段，还应使用规范的祝福语，等等。（2）完整。在写信时，为了避免传输错误信息，必须使书信的基本内容“按部就班”，完整无缺。
例如，在信文中提到收到对方来信，或是在末尾落款时，不可一笔带过，而应准确到具体日期。一般要求写明几月几日，必要时还须写明何年何月何日何时。
在书写信封时，双方的邮编不可缺少。另外，在书写收信人及发信人地址时，要力求其完整，而不宜采用简称。惟有如此，方能确保书信被及时送达，或是因故被退还时不至于丢失。（3）清楚。书写信函时，必须使之清晰可辨。要做到至关重要的一条，在书信里叙事表意时，要层次明、条理清、有头有尾。切勿天马行空、云山雾罩，令人疑惑丛生，不知所云。（4）正确。在写信时，不论是称呼、叙事，还是遣词、造句，都必须认真做到正确无误。
在信中，坚决不要出现错字、别字、漏字、代用字或自造字，也不要为了省事，而用汉语拼音或外文替代不会写的字。
在书写收信人姓名、地址、以及爱称时，不应出现任何差错。
在信封上，于收信人姓名之后书写的称呼，是专供邮递员或带信人使用的，而并非发信人对收信人所用的称呼，因此像“爸爸”、“奶奶”、“小弟”之类的私人称呼，是不宜出现的。（5）简洁。写信如同作文一样，同样讲究言简意赅，适可而止。在一般情况下，写信应当“有事言事，言罢即止”，切勿扬扬洒洒，无休无止，空耗笔墨，浪费时间。
当然应当避免为使书信简洁而矫枉过正，走另一个极端，过分地惜墨如金，而使书信通篇冰冷乏味。比方说，像“爸：没钱，快寄！”这样一封某大学生写给其父的电报式家书，连起码的人情味都没有，便是简洁失当了。
◆发信
写毕书信之后，写信者在准备寄发信件时，还有一系列的事情要做。在发信之时，下述礼仪规范亦不可不知。（1）折叠。写好信后，将信笺装入信封时，不可令其过大或过小。在折叠信笺时，既不要随手乱折，也没有必要搞上缠下绕，边角对插，过分神秘。
折叠信笺的常规方法有四：一是先将信笺三等分纵向折叠，然后再将其横折，并令其两端一高一低。此法叫作“以低示己法”，意在表示谦恭之意。
二是在折叠信笺时，有意将收信人姓名外露。它叫“外露姓名法”，可令收信人产生亲切感。
三是先将信笺纵向对折，随即在折线处再往里卷折1厘米～2厘米宽，最后再将其横向对折。此法叫作“公函折信法”，多用于因公通信。
四是将信笺先横向对折两次，然后再将其纵向折叠到可以装入信封之中的长度。此法称为“随意折叠法”，适用于日常通信之时。（2）装入。折好信笺，将其正式装入信封时，要注意的问题是：一定要将其推至信封的顶端，并且令其与信封的封口之处留有大约1厘米左右的距离。这样做的好处是，收信人将来拆阅书信时，因为发信人早已“留有余地”，信笺便不易被“伤筋动骨”，影响阅读了。（3）附件。有些时候，发信人在信封之内往往还要装入其他一些书信的附件。在处理这一问题时，应当注意三点。
第一，要符合有关方面的具体规定。不要违规，乱装违禁物品。
第二，要保持信封的平整、美观。不要因所装附件过多，而令其膨胀不堪，甚至因而“开膛破肚”。
第三，要向收信人交待明确。在信文之中，要对附件的数量写得一清二楚，必要时还可要求收信人“收到即告”，免得对方“查无实据”。（4）邮资。通过邮局寄发的信件，应自觉按规定交付足够的邮资，不要缺资、欠资，大家都不方便。
需要自己在信封上贴邮票的话，应将其端端正正地贴好，而切勿“见缝插针”，随便乱贴邮票。贴一枚邮票时，按惯例，应将其贴在信封正面（横式信封）右上角的指定之处。
在一般情况下，最好不要在一封信上贴多枚邮票。非得这么做时，则须将其一并贴在信封背面的封口之处。（5）封闭。信笺装入信封后，信封应否封闭的问题，不可不加任何分别地一概而论。
根据现行的习惯做法，通过邮局寄达的信件，其信封必须一律封口。而托请他人代交的信件，其信封则原则上不宜封闭。之所以要这样办，在前者，是为了恪守个人隐私，保障通信秘密；在后者，则主要是表示对托带者的信任与尊重。
◆收信
接到他人来信后，收信人在礼仪方面有下列五点需要认真加以注意的事项。（1）守法。我国现行宪法之中明文规定：“中华人民共和国公民的通信自由和通信秘密受法律保护。”这等于告诉人们：任何扣留、私拆、偷阅他人信件的行为，都是触犯法律的。因此，在人际交往中接触书信，尤其是替他人收取的书信时，务必要具有良好的法律意识，切勿违法。即使自己扣留、私拆、偷阅他人的信件仅仅是为了跟别人开开玩笑，也是绝对不许可的。（2）拆信。收到他人来信，通常先要拆启，才能进行阅读。拆阅他人信件时的具体做法是否得当，不仅涉及来信能否保持完整无缺，而且也间接体现着收信人的个人修养。
拆信时，一要确保信笺的完好，二要注意信封拆启后的美观。拆信的最佳之处，当推信封的封口处。有可能的话，最好利用刀、剪拆信，而不要直接下手去撕。无论如何，都不要把信封拆得“犬牙交错”，“遍体鳞伤”。（3）保存。收到他人来信后，切勿乱扔、乱塞。未经发信人本人允许，千万不要随便将对方的来信公开发表，或是到处进行传阅。这样做，对对方是非常不尊重的。
对于需要长期保存的书信，可整理在一起，或装订成册，然后妥为收藏。对于毋须保留的书信，可集中起来，以火焚毁，或用碎纸机进行破坏性处理。但是不宜将其作为垃圾扔掉，或是当成废纸卖掉。（4）即复。在一般情况下，收到他人来信之后，应当立即去做的头一件事，就是尽可能快地回复对方的来信。应当说，及时复信，不仅仅是一种对对方表示尊重的礼貌，而且也是做人应当具备的一种美德。
对于他人的来信，只收不复，或者能拖便拖，得过且过，不但会令发信人耽心他的来信是否丢失，而且还有可能会延误正事。
有人在回复他人来信时，总喜欢说什么：“因为太忙，迟复为歉，希望见谅”云云。其实，这种说法根本站不住脚。因为只要牵挂对方，再忙的人也能挤出回一封信的时间来。忙不能成为迟复他人来信的理由。
若是对他人的来信一拖了事，干脆不作答复，让对方觉得自己杳无音信，则更是通信之大忌。（5）回应。对于他人的来信，不仅要及时给予回复，而且在复信之中，还应当善解人意地对对方来信中需要回应的问题，一一作答。
特别需要注意的是，对于他人来信之中提及的问题，如有可能，应当及时在复信中给予答复。对于确需延后回答或不能解答的问题，在复信时要说明具体原因，或者是将延后回答所需要的大致时间，及时相告于对方。不要避而不谈，或是含糊作答。
对于他人在来信之中求助于自己的问题，能够出手相助，最好尽力而为。由于种种原因，难于相助于人的话，亦应及时复信，并在信中申明具体困难，向对方致歉，或请求对方予以谅解。
二、电话铃响了——电话礼仪
电话是现代重要的通讯工具。自1876年第一部电话问世以来，因其具有传递信息及时、快捷、迅速，声音真实确切，通达地域广泛等一系列优点，所以，受到人们的普遍欢迎和重视。至今，电话已广泛应用于国际国内、城市乡村、各行各业、千家万户。电话的种类也越来越多，不同种类的电话既具有相同的功能，又具有不同的服务对象和使用方法。因此，我们有必要了解和掌握有关电话的基本常识以及使用电话的方法和礼仪。
1．电话知多少
在世界各地，电话已十分普及，成为人们之间相互联系和相互沟通的重要工具，与远在千里之外的朋友通话，就如同去邻居家聊天一样方便。电话缩短了人们之间的距离，人们也越来越离不开电话。电话人人会用，但打电话的水平却各不相同。电话礼貌同样是不可缺少的，一个礼貌的电话，使双方的心贴近了；而一个粗野的电话却会在相互之间竖起一道新的篱笆。
◆电话使用方法与基本常识
如不知道对方的电话号码，可先在电话号码簿中查找或向查号台询问，查号台的号码是114。
拿起耳机后，听到“嘟——”的长音，这是拨号音，应立即拨号；如听到“嘟、嘟、嘟……”的短音，这是忙音，表示对方电话占线，应挂机稍候再拨；如听到“嘟——嘟——”的振铃声，表示电话已接通；如铃声响了10多次仍无人说话，则说明电话旁无人，应挂断稍候再拨。
使用投币电话，拿起耳机后应立即投入硬币。硬币应适量投入，投多了则无法找回；如拨号后听到忙音，可按动耳机压架再听，也可按动重复键；通话时间过2分钟后，听筒里会发出警号，告诉你还有1分钟，你或者尽快结束谈话或者再投入硬币。如对方无人接电话，挂机后则会自动退币。
使用程控电话，听到拨号音后，应立即连续拨出对方号码。因其速度快，所以，拨每位号码的间隔时间不宜过长，否则将出现忙音，导致先前拨号无效。
◆用自己最好听的声音
美国的尤金埃里克曾经说过：“打电话时有三个因素构成了你的个性：声音、态度及彬彬有礼的言词。”埃里克的意思是，打电话与当面交谈不一样。如果是当面交谈，你可以用表情和动作来弥补声音的缺陷和言词的不周。但在打电话时，声音、态度及言词就显得特别重要了。如果不加以注意，就容易在无意之中得罪对方，或给人留下无礼的印象。我们试举两例：
——王芳打电话给小红。
接通后说：“喂，小红在吗?”
对方：“请问，是男的小红，还是女的小红?”
王芳：“当然是男的小红!”
对方：“对不起，他不在。有什么事需要……”
还没等对方说完，王芳就抢着说：“他哪儿去了，哦，不在，不在算了吧。”“咔嚓”一声将电话挂断。对方接电话的人听到响声，无可奈何地摇摇头，放下了话筒，心里想：“一点礼貌也不懂，冒失鬼。”
你看，王芳两句话还没有说完，就给对方留下了一个“冒失鬼”的印象。
——小明给妈妈打电话。
接通后说：“喂，你好，武棉二厂总机吗?请接细纱车间。”
对方：“好的。”
小明：“喂，细纱车间吗?麻烦您，请叫一下林秀丽同志。”
接电话的李师傅转身一边叫一边说：“林师傅电话，你儿子打来的。一听就知道，客客气气，挺有礼貌的。”
这也只有两句话，却给人留下了一个文明有礼的好印象。
日本的人际传播专家铃木健二先生曾经说过：“不管是在学校还是在家里，凭这个人在电话里的讲话方式，就可以基本判断出其‘教养’水准。我每天除了收到好多封约我演讲的信件外，还接到很多委托演讲的电话。我凭着电话里的讲话方式就能判断其修养如何，凭着对方在电话里的第一句话就可以基本决定我是去讲还是不去讲。”由此可见，打电话时虽然人与人之间没有见面，但仅仅凭借我们自己彬彬有礼的语言和声调就可以给人留下良好的印象。我们应该从中受到启发，并在打电话时加以注意。
◆说一声“哈罗”
当贝尔发明电话机的时候，他曾经设想使用“哈希里”一词来作为应答用语。可是，发明大王爱迪生却建议改用“哈罗”一词。爱迪生的建议是有根据的，他在实验自己发明的第一台留声机时，就使用了“哈罗”一词作为测试信号，结果，在录音媒介上留下了清晰的声音。贝尔便接受了爱迪生的建议。后来，人们逐渐体会到“哈罗”这个发音在长距离的电话通讯中，能够清晰地传播，便纷纷使用它来与对方打招呼。再后来，“Hello”便成了人们日常使用的问候语。
打电话的声音、态度、言词固然重要，但在电话里的第一句话，即起始语则更为重要。这和人际交往中的第一印象一样，对以后的交往具有重要影响。正因为起始语如此重要，所以，便有人对接电话时常用的三种起始语专门作了效果分析。
(1)喂!要几年级?找谁?
(2)雷锋中学。
(3)您好!雷锋中学。
分析认为，第(1)类起始语，是一连串的机械式反馈，不能满足对方首先需要知道的信息——我按的电话号码是否准确?第(2)类起始语，语言最精简，满足了对方的第一要求，即电话号码是对的，但不能使对方产生愉悦感，交际效果欠佳。第(3)类起始语，开头的礼貌语“您好!”会使对方立即产生一种亲切感：接下来“雷锋中学”这句话又使对方得到了准确的主要信息。显然，从交际效果来看，第(3)类是最理想的起始语。而这句起始语之所以能产生理想的交际效果，是其中的礼貌用语起了重要作用。起始语是你与对方接触，给对方留下的第一印象，希望通过电话取得交际成功的同学们，应该重视电话接通后的第一句话。
◆清楚表达自己的要说的话
打电话时，为了使发话方与受话方共同的信息交流得以持续，彼此必须不断地从对方接续语中获取反馈信息，交际才能顺利进展。当同学们打电话时必须牢记这一点，切忌只管自己说个没完没了，而不顾对方是否听得清楚。同学们应该时时刻刻留神听对方的回音，如“嗯”、“是是”、“好的好的”等，一旦觉察到对方的回音有些迟缓，就要问一下对方是否听得清楚?以便决定是否需要重复一遍。
如果同学们没有听清楚对方的话，需要对方再说一遍，那应该等到对方的话告一段落时再提出。突然打断对方的谈话是不礼貌的。
如果要说的话还没有讲完，而电话突然中断，礼节上应该由先打电话的一方重拨电话。
准确与高效是电话通讯的主要特点，也是对使用电话者的基本要求。电话的特点要求我们在拿起话筒之前，应该先想好要和谁讲话?要讲什么话?怎样讲最好?先讲什么，后讲什么?如果这些最基本的准备工作没做好，那么同学们就先不要动话筒。在电话里，吞吞吐吐，颠三倒四，欲言又止，说半句留半句等，这些不礼貌的表现，往往会引起对方的误解或导致对方的扫兴。有了充分的思想准备之后，再接通电话既可以节省时间又能保证通话的效率。
目前，安装电话的家庭越来越多，这为同学们交流信息提供了方便条件。但是，有的同学却有事无事地利用电话聊天。特别是当家中只有一个人的时候，便通过电话与自己的朋友聊起来没完没了，一聊就是10多分钟。用电话聊天，都是背着爸爸、妈妈进行的，背着人做不应该做的事，这显然是一种不符合礼仪的行为。当交电话费的时候，往往还会引起爸爸、妈妈对电话费的怀疑，有时甚至还错怪电信局多记了帐。由于你做了错事不能大胆承认，不符合学生的道德标准。所以，希望同学们以后不要再用电话聊天了。
◆面带微笑打电话
电话交际中，通话人的语调对情感和信息交流起着十分重要的作用。善于运用语气语调是打电话的基本功。为掌握好这项基本功，控制和运用好语气语调，以下两点是不能忽视的。
第一是打电话时，要向着电话微笑。这并不是别出心裁，有意难为你，而是美国贝尔电话公司向员工提出的服务口号，即“带着微笑的声音”。因为我们现在使用的电话多数是非可视电话，双方互相看不到表情。所以，你只能而且必须用你微笑时的声调来传达你的友好态度，对方听了自然会产生亲切的感受。
第二是打电话时，你要适当地调节音量。打电话与面对面说话不一样，面对面说话，你的表情、动作、姿态、眼神都可以传递信息，帮助对方理解你说话的内容，即使偶尔出现听不清的情况，也不太可能影响交际效果。而打电话则不同，即使是最好的电话机也不能原原本本地将你的声音都传达给对方。因此，打电话时你必须改变平时说话的习惯。你要使用一种特殊的节奏和速度，音量也要随着内容有所调整。要语调温和，音量适中，吐字清晰，节奏缓慢。尤其是当说到数字、人名、地名和关键的语词时，要使用具有强调作用的语调，速度要放慢或停顿一下，或重复一遍。这样可帮助对方听得更清晰。
◆礼貌地接电话
如果同学们家里安装了电话，同学们可能会常常接到找爸爸、妈妈的电话。如果爸爸、妈妈在家那事情比较好办；如果爸爸、妈妈不在家，同学们需要代替接听电话。这时，同学们应该怎么办呢?首先是态度必须诚恳，语气要和蔼。接下来要根据具体情况加以处理。如果打来电话的是爷爷、奶奶、外公、外婆或者是熟悉的叔叔、阿姨，那么，同学们应该说明情况，并问清楚有没有重要事情。如果是简单的小事，同学们可以答应转告或自己直接办理；如果是比较重要的事情，则应该告诉对方等爸爸、妈妈回来后再打电话给对方。如果打来电话的是自己并不认识的陌生人，那么，你应该客气地告诉对方，如：“爸爸不在，请您××时间再打来。”或者说：“爸爸不在，请您留下电话号码，等爸爸回来后再打给您。”当然，也可以请对方说明是什么事情，并答应负责转告。这时，同学们就需要一边听一边记下事情的要点。
无论是什么情况，同学们都不应该只简单而又不耐烦地说“不在”或“他们不在，这事我不管”等。
◆打电话注意自报家门
现实生活中，从事教师职业的人有时会接到学生打来的电话。可是，对方却常常只说“我是××老师的学生”，而不再紧接着报出姓名。非得等到老师进一步催问“你叫什么名字”时，才说出“我是×××”。有时，还带点责备或不满的口气反问：“你不记得我了?”遇到这种情况的老师，会不会因为不记得学生的名字，或者是听不出对方是哪位学生而引起自责呢?我们认为，多数情况下是不会的。因为一般说来，教龄越长的老师，他的学生越多，有10年以上教龄的老师教过的学生可能超过千人；有的老师教过的学生成千上万。即使是面对面也不一定都能认得出来，何况是在电话里呢?
作为遇到这种情况的学生，更没有理由责备教师，也不应该有不满情绪。原因在于像“学生”、“同学”、“朋友”这样的一些词都是泛指名词，而不是专有名词。即这些词表示的是多个对象，而不是仅仅指一个人。
那么，同学们该如何做呢？一般说来，正确的做法是，在认定挂通的电话号码无误之后，发话人首先要自报家门。自报家门时可以先说出与接话人的关系，紧接着要说出自己的姓名。例如，给熟悉你的王老师挂电话，你可以听得出来，接电话的确实是王老师，这时，你可以说：“我是您的学生，吴山。”如果接电话的不是王老师而且又不一定认识你，这时，你应该说：“我是王老师的学生××班的，我叫吴山。”
2．打电话的全过程
在日常生活里，被誉为“顺风耳”的电话早已成了现代人重要的、不可缺少的交际工具之一。
对于电话的好处，同学们通常都心中有数。运用电话，不但可以及时、准确地向外界传递信息，而且还能够借以与交往对象沟通感情，维持联络。
有一位科学家曾经说：“一个不会正确地利用电话的人，难说他是一个符合现代社会需要的人。至少，他算不上是一个具有现代意识的人。”就电话的重要作用而言，他的上述观点绝非危言耸听。
正确地利用电话，并不是每一个会打电话的学生都能做得到的。要正确地利用电话，不只是要熟练地掌握使用电话的技巧，更重要的，是要自觉维护自己的“电话形象”。“电话形象”，是电话礼仪的主旨之所在。它的含意是：同学们在使用电话时的种种表现，会使通话对象“如见其人”，能够给对方以及其他在场之人，留下完整的、深刻的印象。一般认为，一个学生的“电话形象”，主要是由他使用电话时的语言、内容、态度、表情、举止以及时间感等等几个方面所构成的。它被视为个人形象的重要部分之一。据此，大体上可以对通话同学的文明礼貌的修养有所了解。
社交礼仪要求：在使用电话时，务必要对维护电话形象的问题备加关注。要做到这一条，必须在打电话、接电话以及使用手机工具时，自觉自愿地做到知礼、守礼、待人以礼。
◆打电话
使用电话，总有一方是发起者。在通话双方之中，发起者被称为发话人，他的通话过程叫作打电话。而被动接听电话的一方，则被称为受话人，他的通话过程则叫作接电话。在整个通话过程中，发话人通常始终居于主动、支配的地位。作为“先发制人”的一方，要使自己所打的电话既能正确无误地传递信息、联络感情，又能为自己塑造完美的电话形象。发话人在打电话时，就必须时间适宜，内容简练，表现文明。在以上三个方面稍有“闪失”，都会使自己塑造良好的电话形象的努力功亏一篑。（1）打电话要选择适当的通话时间。因为弄不好就会给他人带去不便。除非你有十万火急的事情，否则，一般早上7点以前，晚上10点以后是不应该往人家家里打电话的。对于有午休习惯的人，在午休时间也不要给他打电话，影响他人休息不是有教养的人之所为。如果你不得已、吵醒了他人的美梦，请务必在通话开始时向对方道歉，并尽可能地长话短说。打国际长途还请注意时差和生活习惯，打扰外国朋友更是不应该。
要打好一次电话，首先就应当明确：通话惟有在适宜之时进行，才会事半功倍。打电话若是不考虑时间问题，往往便会无事生非。
考虑通话的时间问题，要注意两个要害之点。其一，何时通话为佳？其二，通话多久为妙？
①通话时间。按照惯例，通话的最佳时间有二：一是双方预先约定的时间，二是对方方便的时间。
②通话长度。在一般情况之下，每一次通话的具体长度应有所控制，基本的要求是：以短为佳，宁短勿长。
在电话礼仪里，有一条“三分钟原则”。实际上，它就是“以短为佳，宁短勿长”的基本要求的具体体现。它的主要意思是：在打电话时，发话人应当自觉地、有意识地将每次通话的长度，限定在3分钟之内，尽量不要超过这一限定。
在日常进行的社交活动中，但凡使用电话，就务必要想方设法，把“三分钟原则”付诸实践。身为发话人时，特别要牢记此点。
③体谅对方。发话人在打电话时，应当善解人意，将心比心，对受话人多多体谅。不论彼此双方关系如何，对于这一点都不要疏忽大意。在把握通话时间时，对此尤须关注。
在通话开始后，除了要自觉控制通话长度外，必要时还应注意受话人的反应。比如，可以在开始通话时，先问一下对方，现在通话是
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