作者：肖文键,成杰
出版社：中国华侨出版社
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公文写作实用全书(套装共2册)试读：
前言
公文是国家机关、企事业单位、社会团体在实施管理过程中所形成的具有特定形式并有固定作用的文书，它是行政管理活动中不可缺少的工具，因此，对于公务员以及企事业单位、社会团体人员来说，公文写作是必须具备的一种基本技能，更是一个人能力的体现。
在社会不断进步的今天，随着社会发展的日益现代化、信息化、国际化，各行各业之间、人与人之间、个人与团体之间的交往活动越来越频繁，公文的使用范围也越来越广泛，发挥的作用也越来越大。于是，人们越来越认识到了公文写作能力的重要性。然而，每种公文都有自己特有的格式和内容，适用场合也有所区别，这些繁杂的格式和细微的区别很容易让人混淆不清，从而出现错误。这些问题给很多相关工作人员带来了困扰。快速熟练地掌握公文写作的技巧，成为很多办公室从业人员梦寐以求的事情。
为了让办公室人员快速地掌握公文写作的技巧，针对以上情况，本书结合相关书籍和材料，吸收了公文写作的最新研究成果，对办公室写作中使用频繁的实用文体，进行分类整理，重新编写。全书内容丰富，涵盖了行政公文、综合事务公文、交际礼仪公文、日常商务公文、法律文书以及各种实用讲话稿等近100种文体的写作知识，所有文体都指出要点、列出模式，并精心挑选了每种类型公文中的经典范例，让读者能够一目了然，极具实用性。
本书在编写过程中，参考了很多书刊和资料，特别是从一些相关书籍、网站上引用了大量经典范例，旨在帮助广大读者对各类公文写作形成具体的认知，并提高写作水平，对上述作者，我们表示最衷心的感谢！
凡被本书选用的材料，我们都将按出版法律、法规的相关规定向原作者支付稿费，但因为有的作者通信地址不详，尚未取得联系。敬请您见到本书后及时函告您的详细信息，我们会尽快办理相关事宜。
最后，希望此书能够帮助大家赶走拦路虎，使自己的公文写作水平有所提高，谢谢！第一篇第一章 公文概述第一节 公文的含义
什么是公文
公文，全称公务文书，自古以来定义甚多，众说纷纭，见仁见智。公文，在古代指的是处理或联系公务的文件，而在现代一般指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。公文一般格式较为正式，内容比较规范，并且有行政机关赋予的特定的效能和影响力。而根据中国近期所公布的相关法律文件，给予大量公文可浏览的特征和要求，从而使得公众真正有权利了解政治和参与政治，这不得不说是中国政治的又一进步。
取其共识，公文乃公务活动的产物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。换言之，公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书，它能够超越时空的限制，为国家管理提供所需的信息。公文处理是围绕公文形成并产生效力的整体过程，它涉及了国家机关和社会组织的各级各类人员。
广义公文和狭义公文
1. 广义公文
广义公文范围很广，除通用文书之外，还包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查资料、记录、登记表册等。
2. 狭义公文
狭义公文是指国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。第二节 公文的特点
公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有：（1）由法定作者制发；（2）具有法定的现实执行效用；（3）具有规范的体式；（4）履行法定的程序。
公文和其他实用文体相比，具有7个明显的特征。
法定性（1）公文体现着国家的管理职能，因此必须由法定的作者在法定范围内行使职权时制定和颁发。（2）公文具有特定效力，用于处理公务；公文具有行政机关赋予的特定的效能和影响力。（3）公文具有规范的结构和格式，各种类型的公文都有明确规定的格式，而不是像私人文件那样主要靠各种约定俗成的格式。
规范性
公文的内容必须符合党和国家的法律、法规、方针、政策及有关规定。它的格式、行文程序也必须遵循一定的要求。为了更方便、有效地办理事务，公文形成了自身特有的办理程序和写作格式。中共中央办公厅和国务院办公厅对公文的种类、用途、文面都作了统一的规定。另外，多数常用文种在结构、用语等方面，也有着约定俗成的程式。
政策性
公文是党的机关和行政机关行使管理职能、办理具体事务的重要工具，对国家政治、经济和社会生活的各个领域都有着指导作用，是维护和发展社会主义制度、建设物质文明和精神文明的保障。各级党的机关和行政机关制发的公文，都必须用来贯彻执行党和国家的有关政策，执行国家的法律和法令，丝毫不能偏离党和国家的政治目标和政策轨道。因此，公文是观点鲜明的文体，是严肃郑重的文体，是有着充分的权威的文体，要求作者必须有严肃认真的态度。
实用性
公文是用来处理公务的文书，所以它总是根据现实需要，针对实际问题而制发，有着明确的写作目的。国务院办公厅在《国家行政机关公文处理办法》中，对此提出的要求是“各级行政机关要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，行文要少而精，注重效用”。
时效性
公文活动是处于一定时段或时期内的事件过程。公文所针对的问题，总是存在于特定的时间范围之内，一旦时过境迁，公文的实用价值也会随之丧失。公文的时效性主要体现为时代性、及时性、时限性。所以，公文的写作、传递和办理，都要求迅速及时。
可靠性
公文涉及的事实以及所引用的材料和数据，必须真实可靠，不得有任何虚假和错漏。内容真实、准确，这是公文写作最基本的原则。一般文章写作中的虚构手法，在公文中不能使用；合理想象、添枝加叶、移花接木的方法，也同样不能使用。因此，公文写作一定要核准事实和数据，确保材料的可靠性。
定向性
公文都是由特定机关制发的，并且大部分都是写给特定对象阅读的，作者与读者之间有具体、明确的对应关系。公文的这种定向性特点使得写作有着很强的针对性。第三节 公文的作用
颁布法规的作用《国家行政机关公文处理办法》总则第二条在概述公文的作用时，强调公文“是依法行政和进行公务活动的重要工具”。《中国共产党机关公文处理条例》也有类似的表述。对于行政公文来说，大到国家的宪法及刑法、民法、诉讼法等各种法律，小到办理某一具体事务的规定、办法，在制定出来后，都要通过行政公文予以颁布实施。对于党的公文来说，条例、规定等就是用来发布党内规章制度和行为规范的公文文种。行政法规一经发布，任何人都不得违反。党的规章制度和行为规范，则对党组织的所有成员都有约束作用。现在，我们国家正在努力进行完善的法制建设，在人民群众中也在开展深入的普法教育，公文在这方面的作用正在日益强化。
领导和指导作用
党政机关、企事业单位、群众团体，都在特定的范围内担负着组织、指挥、管理的职责，而实施这些职责的基本工具，就是公文。在党政公文中，命令、决定、决议、指示、批复等文种，就属于指挥、管理性的下行公文。这些公文一经下发，下级机关必须执行。大到国家机器的运转，小到一个企事业单位内部工作有秩序的开展，都跟公文的指挥管理作用密切相关，离开了公文的这一作用，各方面的管理工作很可能陷入混乱状态。公文本身也体现了上级对下级的领导和指导作用，因此，我们应该意识到，相当多的公文的起草、定稿过程，实质上就是管理工作的实施过程。
行为和规范作用
正所谓“国有国法，家有家规”，政府工作人员的一言一行、一举一动，直接影响着政府机关功能的有效发挥，甚至影响着国家的声誉和社会的秩序。公文作为管理国家行政事务的重要工具，其权威性和法定性赋予了它规范和制约社会行为和单位职工活动的作用，所以，公文具有规范和制约的作用。如一些公共场所的公告规定等，具有制约人们某一方面活动的作用，同时它们也是保证社会秩序稳定的重要工具之一。
宣传和教育作用
决议、公报、公告、通报、会议纪要等文体，还有着很明显的宣传教育作用。针对现实生活中普遍存在的某一问题或认识的偏差，摆事实，讲道理，进行启发诱导，使大家明白应该确立什么立场，应该坚持什么原则，进而知道自己应该做什么、怎样做。从而使广大人民群众对党和国家的方针政策有所了解，有所领会。如为了加快西部地区的开发，促进西部人民群众的生活水平更上一层楼，国务院就下发了这样的公文《国务院关于加快发展西
部地区的决定》。在这个决定里面就有许多优惠政策，来吸引人才和资金。
联系和知照作用
公文另一个重要作用是交流信息。下行文中的公告、通告、公报、通知、通报，上行文中的报告、请示，还有作为平行文的函，都有交流信息的基本功能。交流信息，一方面是上情下达，一方面是下情上达，另一方面是友邻单位互通情报。有了公文作为信息流通的渠道，上下级机关都有可能做到耳聪目明，不至于闭目塞听。
依据和凭证作用
公文还有明显的凭证和依据作用。上级发布的下行文，是下级机关开展工作的依据；下级上报的公文，是上级决策的依据；一个机关自己制作的公文，是自己履行职能、开展工作的真实记录和凭证。在日常工作中常会遇到这样的情况：对一个具体的事务该如何处理没有把握，就查找相关的公文，看上级或有关职能部门在这方面有哪些规定，然后按照规定行事。对某次会议的有关情况不够了解，就查找那次会议的纪要，即可获得清晰可靠的材料。这些都是公文依据和凭证作用的具体表现。因此，许多重要的公文，都需要归档保存很长时间，以便需要时查找。
有了公文这种书面材料，各项工作的进行才能做到有据可查，有案可考，才能避免采用不讲政策、不讲根据的非正规化的工作方式，也才能防止在工作中犯错误、走弯路。
商洽协调作用
很多工作，单凭一个单位很难顺利完成，往往需要相关单位给以配合、帮助。这样，地区与地区、单位与单位、团体与团体之间，就需要加强联系，互相协商，互相帮助，协调工作。公文实现这一功能的主要文种是“函”，它可以在没有隶属关系的机关之间起到沟通、协调的作用，使各个机关形成一个有机的整体，协同处理完成某项公务。
总之，一份公文的作用，通常情况下不是单一的，而是同时具有很多种作用，它们交叉发挥其功能和效用。所以，认真做好公文处理工作，使公文在社会主义现代化建设中发挥重要作用，是各级机关工作人员的重要工作之一。第二章 公文写作基本知识第一节 公文的主题
公文主题的概念
公文与其他文章一样，也有自己的主旨。公文的主旨就是一篇公文所表达的中心思想或基本观点。它是公文作者在传达政策、发布命令、周知事项、汇报工作、总结经验或反映情况时，通过全文所表达出来的基本意图或主要目的。但公文的主旨和一般文章的主题或中心思想有所不同。如文学作品的主题，从审美的角度看，一般是愈隐愈好。它的主旨是通过对生活的描述，艺术地再现出来。读者通过对作品中所创造的艺术形象加以理解才能领会作品的主旨。公文作为党和国家公务活动中的应用文，都是出于实际的应用目的才写作和制发的。因此，作者要在公文中直截了当、明白显露地反映主旨。
公文主题的特征
1. 合法性
公文主题符合党和国家的路线方针、政策和法律、法规以及有关规定，具有合法性。
2. 正确性
正确是对公文主题的起码要求。所谓正确，就是要符合客观实际，遵循客观规律，切合实际需要，讲求实效。具体说，要能够肯定先进，否定错误，把握现实，预测趋势，还不违反党和国家的政策、法规，有利于实际问题的解决。另外，文章的基本观点要经得起实践的检验，不片面、不过激、不把话说满或说死。
3. 集中性
集中性是指一份公文只能有一个主题，写作的时候要紧紧围绕所提的问题，不能旁生枝节，偏离主题。如果一篇公文有两个以上的主题，有可能一个主题也表达不清，让人不知所云，达不到目的。
公文主题的作用
1. 主题决定着公文的价值
一篇公文，能否对事物或事件做出准确的判断，能否合理地处理事件、解决问题，能否以深刻的理性认识启发读者、教育读者，这些是衡量其价值的标准。衡量公文的价值，关键要看公文所表达的主要思想、意见和主张。公文的主题不能停留在表面现象的判断上，而应该揭示事物的某种本质，反映事物的内部规律。应该站得高、看得远，见凡人之所未见，发凡人之所未发。如果一篇公文只是形式好，而内容粗制滥造，主题不鲜明，甚至存在严重的问题，这样的公文不仅没有多大的价值，而且还会产生不良影响。主题是衡量公文价值的主要标准，所以，在写公文的时候一定要在确立主题这方面多下功夫，争取表达出你所想要说明的基本精神和基本观点。
2. 主题是公文的灵魂和统帅
一篇完整的公文，由五个要素组成：主题、材料、结构、表达方式、语言。在这五个要素中，主题占据核心地位，它是五个要素中的灵魂和统帅。（1）主题决定着材料的取舍。与一个事件、一个问题密切相关的事实材料和观念材料都是十分丰富，甚至是不可穷尽的。这些材料，有的深刻，有的肤浅；有的完整，有的散乱；有的清晰，有的模糊；有的典型，有的一般。那么，哪些材料应该选用，哪些应该舍弃，哪些材料详用，哪些材料略用，这一切，都要根据主题的需要来做决定。（2）主题支配公文的谋篇布局。谋篇布局就是文章结构的安排。一篇文章总要有脉络、框架，要有层次、段落，要有开头、结尾，要有过渡、照应。这一切究竟如何安排，取决于主题的支配作用。表面看起来，主题是内容，结构是形式，但是二者有着极其紧密的联系和内在统一性。主题作为一个思想认识，它如果呈现纵向深入的形态，文章必然要安排成递进式结构，否则无法完成对它的表现；它如果呈现横向拓展的形态，文章必然要安排成横式结构，否则也不可能有效传达出主题来。（3）主题制约着公文的表达方式。公文写作的表达，或者是摆事实，或者是讲道理，或者是作解说。摆事实用叙述，讲道理用议论，作解说用说明。这些表达方式，实质上都是表现主题的手段。摆事实是用实践证明主题；讲道理是用判断、推理的方式来揭示规律；作解说是用科学知识来证明主题的正确性。一个特定的主题，必然要求有相应的表达方式来表现，因此，主题制约着表达方式的选择。（4）主题影响着文章的遣词造句。古人有“言授于意”的说法，意思是语言的运用要由思想内容来决定。一方面，思想要以语言的方式存在，没有词汇，就没有概念；没有语句，就没有判断和推理。另一方面，语言是思想的直接现实，是思想的物质外壳，有什么样的思想，也就必须用与之相应的语言来传达。
公文主题来源和提炼
公文主题的形成来源于实践。主题实际上是一种思想认识，正确的认识只能从社会实践中来，也就是说，主题的形成要依靠写作者直接的社会生活体验和他人的间接经验才能获得。更具体地说，主题源于反映了直接体验和间接经验的各种具体的写作材料，如亲自感受，亲自动手，深入实际获得的调查结果，以及反映他人社会实践结果的各种书籍、文章等。为此，写文章时主题必须立足于全部材料。不做调查研究，不认真学习并占有可靠、翔实的材料，只靠写作者的冥思苦想，是写不出好文章的。
提炼主题时应注意：掌握科学的认识方法，善于从具体到抽象，从个别到一般，从现象到本质，反映出事物的规律性。不能随心所欲，胡乱“拔高”，乱贴“标签”，甚至歪曲事实，割裂事物的本来联系。要善于选取新颖、独特的角度，努力探求事物的新意。要做到：一是有新的观察角度，认真观察写作对象，寻找其最佳侧面和最优部位，尽可能地开掘和表现出最大的主题价值。二是有新的认识角度，尽可能表达出作者自己对生活、对社会的独到见解。
公文主旨的几种表现形式
1. 公文标题，显示主旨
标题是公文的眉目，作用在于揭示公文的主要内容及行文目的，要做到简明扼要，并准确地概括地表明公文的主旨。所以，大部分公文在标题中就显露出它的制发意图、目的。
2. 开门见山，开宗显旨
开门见山是指公文在开头部分就直接亮出观点，点明主题。开宗显旨有两种形式：①使用关键句，开宗显旨。在公文和其他应用文书中，明白准确地表达主旨的句子叫主旨句。公文中常以介词结构“为了……”作为特征。②不使用关键句，开宗显旨。有的公文开宗显旨，首句并不出现主旨句，而单刀直入，直接阐明意图、主张或基本观点。
3. 先写缘由，引出主旨
有的公文在开头直接陈述制文的原委、背景，然后引出公文的观点或写作意图等，显示公文主旨。
4. 段层结合，整合显旨
有的公文的主旨，并不是在公文的开头，或在文中一个地方集中出现，而是通过公文的层次或段落之首句的含义而归纳得出。
5. 头尾呼应，显示主旨
采用这种方式显旨的公文，多是一些内容比较复杂、篇幅较长的公文。如某些决定、意见、报告等，通常在开头提出一个令人关注的问题，而在结尾对之作出明确的回答，或在公文的开端处对某些情况做出多种解释，而将正确的结论放在文尾。还有的公文在正文结尾“卒章显志”，点明写作意图。第二节 公文的材料
公文材料的含义
材料是构成公文的要素之一。凡是在公文写作中用来提炼主题和表现主题的事实和观念，都是材料。没有材料的支撑，主题无法成立，更谈不上说服力。
提炼主题时使用的材料数量众多，它们未必都会被写入公文去表现主题。但是，它们在提炼主题时所起的作用也不应该被忽视。没有充分的材料，正确的主题就不可能产生，这是我们在前面已经讲过的道理。
公文材料的类型
材料可以分为两大类型：事实性材料和观念性材料。
1. 事实性材料
事实性材料指客观存在的现实事物，主要包括人物、事件、事物、现象、统计数字等。事实性材料可以通过直接实践经验获得，也可以通过新闻媒体或其他信息载体获得，如从总结、报告中得到。人们常说，“事实胜于雄辩”，“摆事实，讲道理”，可见在写作中，事实性材料有着重要的地位。
2. 观念性材料
观念性材料是作者从别人那里引用来证明自己观点的理性认识。这些理性认识一般都在实践中经过反复验证，其正确性得到了人们的公认。观念性材料主要包括科学原理、定义、名人名言、格言谚语，等等。观念性材料由作者通过学习、阅读来获得。不论是事实性材料还是观念性材料，都可以因形态、性质、来源的不同，再区分出两两相对的类型来，主要有：（1）个别性材料和综合性材料。单独存在的事实或个人的观点，用作材料时都是个别性材料。综合起来加以认识的普遍现象或公众观点，用作材料时就是综合性材料。在公文写作中，个别性材料显示局部，综合性材料显示整体，一般需要结合起来使用。（2）现实材料和历史材料。与作者的写作行为共有一个时代背景的材料都是现实材料，在以前的历史时期中发生和存在过的事实和观念，都是历史材料。不过，这种区分只是相对的，对不同的文体而言，现实和历史的含义会有所变化。譬如总结类公文，当年的事实和数据是现实材料，往年的事实和数据就会被看作是历史材料。（3）正面材料和反面材料。与作者的观点相一致的材料是正面材料，相违背的是反面材料。不过，由于作者的观点在没有确定之前是不断深化和变动着的，有时甚至会走向反面，因此正面材料和反面材料也会发生转化。即使可以确定是反面材料，也有占有的必要，因为论述时的对比和假设，都需要有反面材料参与。（4）直接材料和间接材料。来源于作者的直接生活经验的是直接材料，通过各种渠道间接得到的都是间接材料。真接材料最为真实、生动、可靠，但数量有限，仅靠直接材料写作，内容必定十分贫乏。公文写作，运用间接材料比直接材料还要多。需要提醒的是，运用间接材料时，要对其真实性进行鉴别，一些道听途说的材料，无法验证其真实性，不能写入公文。
公文材料的作用
1. 材料是观点赖以产生的基础
前面我们提到，主题的提炼基于深入的实践和丰富的材料，那是从主题的角度去看材料在提炼主题时的作用。现在转换为从材料自身的角度去看，不仅主题本身，主题所统帅的所有的观点，也都是通过对材料的分析、鉴别、综合、归纳之后产生的。材料在多数情况下属于对事物的感性认识，“这样的感性认识积累得多了，就会产生一个飞跃，变成了理性认识，这就是思想。”所以，没有材料做基础，观点无从产生。
2. 材料是表现观点的支柱
材料不仅是产生观点的基础，也是表现观点的支柱。已经形成的理性认识，固然可以进行抽象的、孤立的表述，不过，这样表述出来的观点，不能被读者所认可，因为它没有得到证明，它的正确性是可疑的。在具体的文章中，观点不能孤立地、赤裸裸地存在，它们必须由充分的材料来证明、来支持。
往往有这样一种情况：在表达的过程中，思想又有进一步的深化，这种深化必然会造成文章内容的转移、改变，文章的质量在这种转移、改变中得以提高。究其根源，还是由于作者对材料有了新的发现、新的认识。
公文材料的来源
1. 直接材料
直接材料是通过作者自身的观察、体验、感受、调查直接得到的材料。我们要在工作和生活中养成观察、积累的习惯，关心国家大事，留心身边各种事物，掌握所在单位、部门、系统、地区的各种情况。还要深入基层、深入实际进行调查研究。调查研究的形式有普遍调查、重点调查、典型调查、抽样调查等，调查的方法有现场勘察、个别谈话、开调查会、问卷调查等。
2. 间接材料
间接材料是从各种简报、报告、文献资料、书籍报刊中得来的材料。因为它不是从实践中收集的第一手资料，所以叫做间接材料。获取间接材料要大量阅读，勤于查找。要学会利用各种索引（现在特别流行网上搜索）、工具书，学会利用图书馆、资料室、文件室、阅览室等。总之，不管是直接材料还是间接材料，都要靠我们去收集，去整理。任何一个公文写作者，都要牢固地、持久地树立材料收集意识，建立自己的“材料库”。实践表明，这种意识的有与无，甚至浓与淡，效果是大不一样的。
公文材料的选择和使用
材料的收集是从无到有，集于案头；鉴别是除却伪劣，保留当者；选择是平中选优，备钢于刃。鉴别和选择材料要做到以下几点。
1. 公文材料要真实、确凿
在写作学中，材料的“真实”有两种含义。一种含义是在现实生活中真正发生过或者正在发生的事实，这种真实叫做生活真实或者现象真实。另一种含义主要用于文学创作，这种真实并不要求在生活中真正发生过，而要求必须揭示事物的本质，反映事物发展的基本规律，人们称其为本质真实。
一般而言，新闻偏重于第一种真实，文学偏重于第二种真实。那么公文呢？公文要的是哪一种真实？
公文的真实是上述两种真实的统一。也就是说，公文的材料，从生活真实角度看，都是真正发生过或者正在发生的事实（引用别人的观点，也算是曾经发生的事实，只不过观点是以主观的形态出现的罢了），从本质真实角度看，都是能够显示事物本质和规律的。只有两种真实都达到了，公文的真实性才算得到了真正的实现。
确凿，也是属于真实范畴的一个概念。之所以专门提出来，无非是要强化一下真实的观念。确凿是要求公文中的事实、引文、数据，都要准确无误，经得起核实。再具体一些，时间、地点、统计数字，都要精确；引文中的字、词、句、标点符号，都要和原文相符。表述事实时的移花接木，引文时的断章取义，都要坚决防止。
2. 公文材料要有典型性
公文使用的材料，应该具有典型性。简单地说，典型材料就是同类材料中最具代表性、最有说服力的材料。进一步辨析，典型材料应该具有两个特点。（1）典型材料有鲜明独特的个性特征。典型材料一般都是具体的、个别的，而且是新鲜的、奇特的，它容易被人所接受，能够给人留下深刻的印象。（2）典型材料又有明显的共性特征。能够体现同一类事物的本质和规律，因而具有普遍意义。
综上所述，对典型材料应有以下的认识：它是个性和共性的统一、具体性和普遍性的统一，因而具有引人入胜的魅力和广泛的指导意义，并由此产生强大的说服力。
典型材料对主题的表现，能够起到“一以当十”的作用。如果所用的材料不典型，往往堆砌了很多，主题仍然没有得到透彻的表现，文章却已经很臃肿。
3. 公文材料要新颖
有人说，音乐是靠多次重复不断加强审美表现力的，人们一听到熟悉的曲调就感到亲切，就会动情。而文章是靠新鲜来征服读者的，人们对熟悉的文章兴趣不大，很难去集中精力阅读领会。这话说得很有道理。公文也同样需要新鲜感，虽然它在形式上、意象上、语言上不能像文学作品那样讲究创造性，但它所表达的思想、所运用的材料，不能总是老生常谈，不能给人抄袭别人、重复自己的印象。
对于事实性材料而言，要选用新近发生或新近发现的。社会发展日新月异，每天都有新的情况发生，每天都有新的事迹出现，公文作者只要密切关注现实生活，勤观察、多思考，就能及时得到大量的新鲜的事实性材料，在选择材料时，自然左右逢源，游刃有余。
对于观念性材料而言，要选用那些跟现实的最新趋势密切相关的，或者跟新的社会现实相结合能产生新鲜意义的。
公文的价值在于实用，在于处理新发生的事件和新出现的问题，因此公文具有较强的时效性，这在前文已有论述。时效性不仅体现在行文的迅速及时方面，也体现在内容的针对性和新鲜感上。可见，公文材料的新颖性，不只是个阅读效果的问题，它跟公文能否实现自身价值也有紧密联系，不能掉以轻心。第三节 公文的格式和布局
公文的标准格式
公文格式分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（又称隔横线）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含红色反线）以下至主题词（不含主题词）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称为版记。
1. 眉首
眉首一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等要素组成。（1）公文份数序号。公文份数序号用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行，采用红色号码机套印。（2）秘密等级和保密期限。绝密、机密的公文应当标明份数序号。公文如需标识密级，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，并且标识密级的两字之间需空1字，如需同时标识密级和保密期限，则两项同用三号黑体字，并且密级在前，保密期限置后，密级和保密期限之间用★隔开。标注密级的同时应标注保密期限。期限不作标注的一般按保密期20年认定，如机密★3年、绝密★长期。（3）紧急程度。紧急程度分为“特急”、“急件”两种。如需标识紧急程度，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，并且标识紧急程度的两字之间需空1字；如需同时标识密级、保密期限和紧急程度，则密级和保密期限顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。（4）发文机关标识。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成，某些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称，不加“文件”字样，比如“函”；“命令（令）”、“会议纪要”除标识发文机关全称或规范化简称外，还应加上文种。发文机关标识上边缘至版心上边缘一般为25mm；上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。“函”的发文机关标识上边缘距上页边的距离为30mm。发文机关标识原则上应使用小标宋体字和红色标识，字号以醒目美观为原则由发文机关酌定，但一般应小于22mm×15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列。（5）发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号一般在发文机关标识下2行，用三号仿宋体标注并居中排布。“会议纪要”编号置于“会议纪要”标识之下、红色反线之上正中间。联合行文一般只标明主办机关发文字号。机关代字一般可取机关名称前一个或两个字，但要注意与名称相近的其他机关相区别。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括住；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。（6）签发人。上报的公文需标识签发人姓名，签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，“签发人”用三号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用三号楷体字标识签发人姓名。如果是联合行文，则有多个签发人，这时，主办机关签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办机关签发人姓名之下，按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，并使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与其距离为4mm。红色反线一般标印在发文字号之下4mm处，长度与版心等宽（即156mm）。
2. 主体
一般由标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注等组成。（1）标题。公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成；也可由发文机关、文种组成。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。书写批转、转发、印发或贯彻上级机关发出的公文的标题，应将事由写清楚，而不能只写原文发文字号。在公文处理实践中，人们总结出约定俗成的固定用语，比如下发行政法规、规章的公文标题用“发布”，下发隶属机关的公文标题用“批转”，下发上级、同级和不相隶属机关的公文标题用“转发”等。公文标题一般标识在红色反线下空2行处，用二号小标宋字居中排布。如果字数偏多，需要分行排列，分行时注意不要把各行上下对齐排成等长，更不能将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾。（2）主送机关。指公文的主要接受机关，应当使用全称或规范化简称、统称。如主送机关较多，则应按性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或同级别的机关之间用顿号，不同性质或不同级别的机关之间用逗号。主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用三号仿宋体字标识，回行仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。向上级请示只写一个主送机关；向下级部门机关发文，如果发送机关少，可将发送机关名称全部写上，发送机关多，可采用“各有关部门和单位”等办法概写。（3）正文。是公文的主体部分。正文应置于主送机关下一行，用三号仿宋体，每自然段左空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明含义；日期应当写明具体的年、月、日；必须使用国家法定计量单位。文内如果要使用非规范化简称，必须在首次使用全称的同时注明简称，公文中的数字，除成文日期、成语、缩略语等外，一般使用阿拉伯数字。用数字表示多层次结构序数，其标识方法为：
第一层用“一”、“二”、“三”……
第二层用“（一）”、“（二）”、“（三）”……
第三层用“1”、“2”、“3”……
第四层用“（1）”、“（2）”、“（3）”……（4）附件。是正文的附属部分，公文如有附件，应在正文下空一行左空2字的位置用三号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。如有两个或两个以上附件，则应在附件名称前标明序号，序号使用阿拉伯数字。如，附件：①××××②××××。
附件应在公文成文日期之后，另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时还要标识序号，比如“附件1”“附件2”等。如果附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。（5）成文时间。以负责人签发的时间为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发时间为准。公文成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“0”，一般置于正方右下方，具体的上下位置依章来定，左右位置由字数来定。（6）印章。公文除用“令”发布行政法规、规章，按照法定程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项的议案和少数函件用领导同志签名章外，均应加盖发文机关印章。联合上报的公文由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。如需用别的印章代替时，应注明“代”字。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间并加盖印章。成文日期右空4字。联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（7）附注。一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项等情况的说明，比如“此件发至省、军级”“此件发至县、团级”等。公文如有附注，一般用三号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。请示性公文应当在附注处注明联系人和联系电话。
3. 版记
版记一般由主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、份数、反线等要素组成。版记应置于公文的最后一页。（1）主题词。主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组，上行文应按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用三号小标宋体字，词目之间空1字。主题词应先标反映公文内容的词，后标反映公文种类的词。一般情况下，一篇公文可标1~5个主题词。主题词之间不用标点分隔，而是彼此间隔1个字的距离。主题词应置公文最后一页的下半部，即成文时间的右下方以及抄送机关的左上侧。（2）抄送机关。应根据公文内容、发文目的相隶属关系严格控制，其排列顺序一般为：上级机关单排一行，党政机关、军事机关、人民团体、民主党派合排一行，人大、政协、法院、检察院等合排一行，其他单位合排一行。公文如有抄送，则在“主题词”下一行，左空1字用三号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。（3）印发机关和印发时间。印发机关多数不以行文机关名称出现，而只用机关办公室名称。印发机关位于抄送机关之下，占1行位置，用三号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。（4）份数。置于印发时间之下，右空3字，用三号仿宋体字和阿拉伯数字标识。（5）反线。版记中主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素之下分别加一条反线，宽度等同于版心。
4. 公文的用纸格式
公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面为：210mm×297mm。当前很多单位用幅面为184mm×260mm的纸张，应改过来。张贴公文的大小，可根据实际需要确定。
公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm，用纸订口（左白边）为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）
5. 公文的印装格式
公文的排版格式，正文用三号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。公文的印刷要求是，双面印刷。
公文的装订要求是，左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉距钉眼距书心上下各四分之一处。平订钉距与书脊间的距离为3~5mm。
公文的结构和布局
公文的结构，是指公文的内部构造和组织方式。“结构”是用盖房子的间架结构比喻文章的组织安排。盖房要有框架，哪里作厅作堂，哪里立柱安梁，哪里开门留窗。框架一立，公文诸要素便各就其位，各司其职，协调运转了。
1. 公文结构的基本要求（1）完整性。公文要做到开头部分、主体部分、结尾部分齐备，不可无故残缺，就是朱光潜先生所说的“有头有尾有中段”。各个部分要求相对饱满，不能干瘪、空洞，给人局部残缺的感觉。公文还要讲究脉络畅通，贯穿首尾，如有文气不能串联的地方，形成脱节断气，也会影响文章的完整。（2）连贯性。公文的各个部分之间，在内容上要相互连贯，井然有序，在语言形式上要紧密的衔接和合理的过渡。（3）严密性。既不能出现前后内容互不相干，也不能出现前后内容相互矛盾的现象。这个问题最容易忽视。
2. 公文的结构形式
写字讲究间架结构，结构不合理，搭配不妥当，字就写得难看；建筑工程也讲究结构，结构不正确，不严密，就不安全、不实用，也不美观。同一道理，公文也是强调结构形式的。这是谋篇布局的基础，也是写好公文的前提。综合分析各类公文，任何公文都由开头、主体、结尾三部分组成，结构上可以用三种形式来概括：①篇段合一式。也就是说一件公文就一段话。多见于比较简单的公文。如请示、通告、命令、批复和一些通知。这类公文比较容易掌握。②分段式。一篇分几个段落，每一段表达一种或一层意思。多见于总结类的报告、奖惩类的通报以及计划、规划类的通知等。③分项式。多见于内容广泛，篇幅较长的公文。如决定、规划、意见等。
3. 安排公文结构应注意的原则（1）层次和段落。层次是指文章内容的划分和表现次序，是小于篇、大于段（有时也可以等于段）的结构单位。安排层次，或按空间变换，或按认识过程，或按事物的类别和组成方面，或综合运用。公文层次形态，或用“并列式”，各层意思并列进行；或用“递进式”，层层深入；或用“分总式”，先分后总，从分析到综合。当然，有时这些方式可以交互使用。
段落，是文章形式上的基本构成单位，就是我们平常所说的自然段。它有段首空两字，段尾另起行的标志。段落的作用是：反映思维进程中的间歇、停顿、转折，表现层次；体现文字组织上的划分，便于阅读。古人写文章不分段落，给阅读造成的障碍是显而易见的。划分段落的原则是首先要注意段落的单一性和完整性，即一段只有一个中心思想，一个意思集中在一段写完。其次，各段之间要有内在联系。此外，还要适当注意各段的大体匀称。（2）过渡和照应。过渡是相邻层次、段落间的衔接，使得两层或两段能联在一起。过渡可以用过渡段或过渡句，也可以采用关联词语或转折词语（如：总而言之、由此可见、综上所述、但是、然而等等）。照应是指不相邻的层次进行呼应、联系，这叫做“草蛇灰线，伏脉千里”。照应有首位呼应、前后呼应、题文呼应三种。（3）开头和结尾。文章开头起着定调的作用。头开得好，文章容易展开，又可吸引读者。公文开头一般要求开门见山，文笔简练。有根据式开头、叙述式开头、结论式开头、目的式开头等几种形式。结尾是公文发展的结果，一般有总结式、希望式、说明式、套语式几种类型。结尾应是“回眸一笑”，“回马一枪”，而绝不能草草了事，马虎收场，造成虎头蛇尾的印象；更不能尾大不掉，画蛇添足。（4）条理性和固定性。公文需条理清楚，有主有次，有先有后，具有相对固定的程序。各部门的业务都有很多种，体现在公文中，都有内部习惯排列。如残联的文件，都是按康复、教育、就业、文体、扶贫、组织建设的顺序写的。再如最近的发展观教育的文件，是按目的、意义、方法步骤、要求的顺序写的，颠倒了就乱了。所以这个环节要求我们分清楚主要矛盾与次要矛盾，矛盾的主要方面与次要方面，分别着墨，或浓或淡，或重或轻，力求使得公文摇曳多姿，魅力无穷。
4. 公文写作布局要点
了解了公文的结构，在谋篇布局时，就可以从结构的三部分考虑，再加上一个主题，所以布局的要点有四个。（1）确定主题。每件公文都有一个主题，这是这件公文的灵魂，公文要表现什么思想，说明什么问题，集中体现在主题上。主题是否正确，是否深刻有力，关系这件公文的成败。写公文只有确定了主题，才能考虑结构安排、内容取舍和语言的运用。因此，选准、选好主题是需要首先考虑的。
那么，如何确定主题，确定的依据是什么？结合学习有关公文的著述和自己在实践中的体会，我认为有三个方面。
①根据形势的要求。文件的主题必须符合当前形势。这个形势就是当前党和政府所提倡的政治、经济、社会发展的大政方针、政策。
②根据工作需要。单位在工作中遇到什么新情况，需要解决什么问题，是确定文件主题的主要依据。有些文件是为贯彻上级文件精神写的，有些文件是领导授意写的，那么，上级精神和领导意图就是文件的主题。脱离了这些，写作必然失败。
③根据占有的材料。观点的形成，必须以材料为基础；主题不是凭空想出来的，没有丰富而充分的实际材料就无从谈起。要提炼出好的主题，必须熟悉所掌握的材料，认真分析，找出规律性的东西，找出统帅这些材料的思想观点。比如考察报告，有的人只写到了什么地方、看了些什么，却总结不出人家的新经验。这是什么原因造成的呢？原因就在于不了解自己和别人，对比不出好坏优劣，所以也抓不住主题。
有了上面三条，在选主题时，还要注意两点，首先是主题要有思想高度。有高度主题才能深刻，才能吸引领导注意，使人受到启发。换言之才会得到领导重视。有些材料，往往带有一事多意的特点，提炼主题时，就要选择其中最有代表性、典型性的一意，不免数意并列。其次是主题要集中，一份文件只能有一个主题，不能多中心，比如报告一般是一事一报，请示是一事一请示。（2）确定标题。标题是文件的眼睛。好的标题既能传神，显示主题，又能起到导向作用，把读者的注意力吸引过来。在机关工作中，领导那里各种文件、资料常常堆满案头，往往一个标题就能决定文件的命运。如果标题新颖、有震撼力，领导就可能立即处理，“题好一半文”就是这个道理。如果标题含义不清，领导就可能不注意，尤其是请示、报告一类公文，更需要有好的标题。那么，怎样才能拟好标题呢？
①根据文件性质确定。文件的性质是决定文件标题的主要因素。比如，该请示的问题不能用报告，这是人人都明白的，不要犯如此低级错误。但也有这样的标题：《请领导尽快解决工作经费不足的问题》、《必须立即改变企业税收太重的请示》等，你看，这就把请示写成了指示、命令了。
②根据文件格式确定标题。大多数文件，格式就决定了标题的相对格式化，要求标题必须完整地体现文件规定的内容。如，请示、批复、报告、决定、令、通报、通知等，标题组成是严格的。必须是《关于××的请示（批复、决定、报告、命令、通报）》的样式。这些可以称为格式标题。无格式标题，主要指简报、调查报告、会议报告一类，撰写者有自由发挥的天地，但也是需要一定的功力的。确定标题，要注意写实，要简明扼要，精炼贴切。（3）确定开头。好的开头是成功的一半。文界有“龙头、凤尾、猪肚”的说法，强调了开头的重要。但俗话说，万事开头难。写公文也不例外。高尔基对开头有个形象的比喻，他说：“开头第一句是最困难的，好像在音乐里定调一样，往往要费很长时间才能找到它。”托尔斯泰也说过“开头是最难下笔的”。机关公文也是一样，经常是主题确定以后，就是翻来覆去地想如何开头，而一旦有了满意的开头，心就放下一半，文思也随之而来。
公文的开头，没有一成不变的写法。由于文种、内容的不同，作者的功底修养、领导要求的不同，从而决定了开头的写法的不同。但不论是什么情况，基本要求是一样的，就是尽快引出主题。第一句、第一段就要引出所要说明和解决的问题上，尽快地吸引读者，使其一看就欲罢不能，请大家留意重大新闻报道的导语，都是这种写法。又和网文中人们用的噱头相似。往往一句话就吸引你要看下去。我归纳一下，开头大体有六种。
①“起因”式开头。一开始就写问题的缘起，也就是为什么写这个文件。一般使用诸如“由于……”、“随着……”、“鉴于……”的方式开头。
②“目的”式开头。开宗明义第一句就说明本文的目的。一般使用“为了……”，这方面的例文俯拾即是。
③“根据”式开头。一开始就说明制作公文的依据。一般用“根据……”、“依据……”、“遵照……”、“按照……”等开头。
④“时间”式开头。一开始就点明什么时间、什么情况。如：“某年某月某日……”。有的是用“近来”、“最近”、“连日来”，也有用“……之后”的。如“某某会议之后，我们抓紧了传达贯彻工作……”。
⑤“引用”式开头。一开始就引用文件或领导指示中的一段，作为引子，点明主题。如：“××文件规定”、“××领导指出……”等。
⑥“事实”式开头。即一般开头就简明扼要地把事件、情况介绍清楚。如：“经上级批准……”、“自××以来”等。（4）确定结尾。公文的结尾，不能像章回小说和文学作品那样要留有悬念，给人回味、想象。但是，作为公文的三大部分之一，结尾不能忽视。结尾大体有两种。
①“格式”式。较好掌握。比如：请示、报告多用“当否，请批示”；下行文的通知、决定一般用“望按照或参照执行”、“传达到某级范围”、“什么时间上报落实情况”等语。也有“请批转某范围”的。
②自然式结尾。随着文件的问题自然发展，写完问题就收尾。如法规、政策类文件，是几条就几条，最后一条就是收尾。会议纪要，记录完要点就可以打住。关键是工作报告类，结尾要做到精彩就得下功夫。第四节 公文的表达方式
表达方式的含义
表达方式就是作者将内容传达出来所运用的方法和手段。由于社会生活本身是复杂的，对社会生活的认知，也需要有各种各样的认识方式和反映方式。这些认识方式和反映方式，在转换为语言进行传达的时候，就是表达方式。
公文的常用表达方式
对一般文章而言，表达方式是文章体裁的重要标志。叙述描写用得多，就是记叙文；议论用得多，就是议论文；说明用得多，就是说明文。
对于公文来说，所用的表达方式，主要是叙述、议论、说明三种。而且，公文都属于应用文，不能用通常的记叙、议论、说明三大文体的标准去分类。在公文内部，虽然表达方式有时仍可作为区分不同文体的参考因素。如决议，议论成分就比较多；通报，叙事的成分较多。但在多数情况下，公文对表达方式是综合运用的。在一篇公文中，叙述、议论、说明三种表达方式，常常水乳交融，无法绝然分开。
1. 叙述（1）叙述的含义。叙述就是对人物的行动或事件的发展变化过程所作的叙说和交代。理解这一定义时要把握住一个最为本质的特征，叙述的表达对象是动态过程。一个静止不动的事物，我们可以描写它，可以说明它，却不能叙述它。如果反映的对象是事物的运动过程，我们就需要用叙述的方式。
叙述是写作中运用最为广泛的一种表达方式。记叙文要大量采用，无须多说。议论文、说明文，都不可能不涉及事件和行动，也要把叙述作为辅助的表达方式。在公文中，叙述运用得也十分普遍。决议中提供的事实论据，报告中对事件前因后果的汇报，通报中对先进事迹或错误事实的交代，调查报告和总结中对事件和现象的转达，都要使用叙述。（2）叙述的人称。叙述一个事件，必须选择一个观察点或立足点，必须有一个确定的身份和叙事口吻，叙述才能有条不紊地进行。这个观察点、立足点，或者叙述者的身份和叙事口吻，通常叫做叙述人称。
叙述的人称有两种，分别是第一人称叙述和第三人称叙述。
第一人称叙述就是以作者本人或作者所代表的群体（也就是“我”或“我们”）的口吻叙述。
第三人称叙述，叙述者隐匿了自身，读者看不出是谁在观察、谁在叙述。观察者似乎无处不在，叙述者似乎无所不知。这种叙述被人称为“全知叙事”。
在公文中，这两种叙述人称都被广泛采用。报告、请示、总结用的是第一人称叙述，下行公文、调查报告大多用第三人称叙述。（3）叙述的类型。
①概叙。概叙粗略简练，只介绍事件梗概，它的特点是篇幅不长，语言简明，事实完整，但缺少细节。下面就是一段概叙。
1999年1月4日，学校党委召开由中层领导干部、专家学者、优秀中青年教师和离退休职工代表参加的调研会，全面征集对学校党政工作和班子成员的意见和建议。到会代表共77人，收回调研表74份。参加调研的同志以对学校工作高度负责的精神，结合学校的工作实际和个人的切身感受，对学校近年来取得的积极进展和党政班子的工作给予了充分肯定，同时也对学校工作中存在的问题提出了许多中肯的、建设性的意见和建议。
把事件发生所占的时间长度和叙述所占的时间长度进行比较，事件时间要远远长于叙述时间，这是概叙的本质性特征。有时，两者之间的差数会大得惊人，譬如，事件的发生经历了若干年，而叙述这一事件却只用几秒或十几秒钟。在公文写作中，概叙的手法用得比较多。因为公文不是记叙文，不是文学作品，无需制造氛围、渲染细节，叙事的目的只是为了让读者了解有关情况，或者为议论提供论据，概叙完全可以担当这些职责。
②细叙。细叙就是详细叙述，它所叙述的不只是事件的梗概，还有较多的细节。细叙的特点是详尽具体、篇幅较长。例如：
11月3日晚上9时，王××在宿舍里插上电炉下面条，被班长李××看到。李××警告说，工地规定不准私自使用电炉，要王××注意，并要他用完后拔掉电源，但没有当即制止王××的行为。王××刚下完面条，就有人邀他同去看电影。王××在没有切断电炉电源的情况下就离开了宿舍。10时30分左右，电路因负载过大开始自燃，并引着了周围的易燃物质，酿成了火灾。
在细叙中，事件发生所用的时间和叙事所用的时间，比例比较接近，有时甚至可以达到一比一，也就是说，事件的发生用了多长时间，
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