作者：刘一平
出版社：电子工业出版社
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Outlook时间管理秘笈试读：
前言
“我很忙，忙到连休息的时间都没有。”如果一位总裁这样对你说，那只能说明他虽然勤奋，但缺乏有效的时间管理。如果一位老板对你这样说:“我正在陪客户吃饭，最近的应酬搞得我团团转。”那你应该对他说，你在做你的客户经理要做的事情。在过去的一年里，几位中国优秀的知名企业管理者都在他们的壮年过早地谢幕了：均瑶集团年仅38岁的董事长王均瑶因肠癌去世；爱立信(中国)有限公司总裁杨迈在健身房的跑步机上骤然离去；52岁的大中电器总经理胡凯因心脏病突发逝世。江苏雨泊集团董事长祝义才悲痛地说，王均瑶是累死的。青春宝集团董事长冯根生的反应是不要做拼命三郎。美国一位投资家说过：我宁可少赚一些钱，但我要一个快乐。在中国，有些富人却过得潇洒自在，登山、玩车、拍广告、做明星、驾飞机……有钱、有闲、快乐和钱一样多。本书由来我们怎样理解快乐和钱一样多的生活状态？是什么使我们不快乐？我们怎样认识工作事务处理和生活平衡的关系？古人云：“工欲善其事，必先利其器。”有效的工具可以帮助我们很好地进行时间管理，实现大家都向往的快乐和钱一样多的生活状态。微软出品的Outlook就是其中的利器之一。Outlook能够为繁忙的现代人士提供高效事务处理，包括邮件处理、事务提醒、会议安排等方面的整套解决方案。高效是一种非常有价值的东西，也许你目前从事着十分重要、妙趣横生或者值得赞扬的工作，又或许并非如此，但是你仍不得不面对这一切。在第一种情况下，你希望所投入的时间和精力收获尽可能丰厚的回报。在第二种情况下，你希望能够尽快地投入到其他工作中去，同时不遗留任何令你念念不忘的问题。Outlook这套解决方案包含着邮件、日历、便签、任务、日记等子工具，通过它们之间的巧妙配合和协作，有效地帮助使用者面对繁杂的事务，有条不紊地安排时间、分配任务，最终高效、高质地处理完各项事务。现在习惯使用微软Outlook的高效一族，很难想象如果没有Outlook，他们如何面对大堆大堆的邮件、约会、会议等烦琐事务。Outlook的功能很多，可以用它来收发电子邮件、管理联系人信息、记日记、安排日程、分配任务。实用才是硬道理，因此本书中着重就如何使用微软Outlook收发电子邮件提高信息处理的效率做了详细的介绍和指导，并且吸收了GTD的思想。GTD（Getting Things Done）被人们总结成为一种将繁重超负荷的工作生活方式变成无压力高效的时间管理系统，其内容包括：搜集记录所有您在操心的事情；定义出可以付诸实施的行动及其结果和具体的实施步骤；根据您需要获取的方式和时间，按照合适的分类，以流水线的方式组织整理备忘录和相关信息；对您的承诺从目的、远景、目标、关注的范围、项目和行动几个方面保持及时和合理的回顾评估。本书主要内容结合微软Outlook在提高个人事务处理方面的功能，本书将突出以案例分析的方式向大家介绍了微软Outlook贯彻GTD思想提高工作效率、制订行动计划等方面的知识和技能。希望这本书抛砖引玉，给大家一些启示，在使用微软Outlook的过程中，发现更多有关提高工作效率、节约时间方面的使用技巧。书中的内容共分为3大篇，第1篇包括第1章和第2章，主要是讲解微软的Outlook这款强大的工具，告诉您用它的优点与好处，紧接着讲解微软Outlook支持下的高效事务管理，重点是讲解几种常用的方法与工具；第2篇从第3章到第9章，以基本操作的形式展示了Outlook的奥妙所在；第3篇则包括第10章与第11章的内容，侧重点在于教会您如何用Outlook来进行高效时间管理。本书内容全面，结构合理，由浅入深，从一般理论到案例实践，具有鲜明的知识结构体系,适合需要提高工作与学习效率，科学合理安排时间和事务的人群使用。本书技术支持希赛是中国领先的互联网技术和IT教育公司，在互联网服务、图书出版、人才培养方面，希赛始终保持IT业界的领先地位。希赛对国家信息化建设和软件产业化发展具有强烈的使命感，利用希赛网（www.csai.cn）强大的平台优势，加强与促进IT人士之间的信息交流和共享，实现IT价值。“希赛，影响IT”是全体希赛人不懈努力和追求的目标！希赛网以希赛顾问团为技术依托，是中国最大的IT资源平台。在国家权威机构发布的《计算机图书出版市场综述》中，称赞希赛丛书为读者所称道，希赛的图书已经形成品牌，在读者心目中具有良好的形象。本书由刘一平老师构思编写，赵虎、代昌杰参与了部分内容编制工作，王韵老师负责了部分章节的校稿和编辑工作。唐平、王勇、梁赛、周泉、米安然、王冀、顿海丽、谢顺、唐强、黄婧、张爱民、周进、周玲、黄豪、左南、彭欢、文梅、张小英等参与了本书的部分编写工作。致谢感谢希赛顾问团的邓子云老师和梁赛编辑，就此选题给予了积极的支持和帮助，特别是在时间紧、相关资料匮乏，编写工作遇到困难时给予了热情的鼓励和肯定！借此还向我的夫人宋媛女士致敬，她一直默默地支持我的书稿写作工作。正是因为这么多人的大力支持和辛勤汗水，本书才得以出版。由于编者水平有限，错误在所难免，欢迎广大读者和专家提出宝贵意见，余将不胜感激，并将不断改进。有关本书的意见反馈和咨询，读者可在希赛网社区（http://bbs.csai.cn）“书评在线”板块中与作者进行交流。刘一平2008-3-1第1篇 高效事务管理工具：微软Outlook
内容导入第1章 认识微软Outlook 2007第2章 微软Outlook高效事务管理方法第1章认识微软Outlook 2007
【内容导入】
微软Outlook是微软Office办公家族里的一个产品。微软Outlook和其他微软办公系列产品的用途一样，用来提高人们的办公效率，为人们提供文字、表格、幻灯片，以及邮件等一系列日常办公事务处理的简单易用且功能全面的工具。Outlook是一套包含客户端应用程序、服务器产品和服务的综合性解决方案，以使他们可以更加高效地完成相关工作。在本章里我们将来了解一下微软Outlook的基本功能和应用领域，更好地了解如何使用微软Outlook提高我们的工作效率。【情景设置】
小明参加工作不久，担任公司经理助理。从学校步入职场，迎面而来的繁杂事务，特别是火烧眉毛的限期让小明焦头烂额，无所适从。邮件往来、会议安排、计划日程等理不出个头绪，常常遗忘事情或者不能按时完成领导交给的任务。为此小明很是烦恼。【问题领域提示】1．有没有一种工具可以统筹管理电子邮件往来，会议安排，各种事务提醒？2．在具体事务将要发生时，有恰当的方式来提醒，从而不会遗忘？1.1 微软Outlook简介
微软Outlook通信和协作客户端提供了一个整合的解决方案，用于帮助用户更好地管理日程和信息，与团队建立超越边界的连接，同时保持整个管理流程的安全性。功能全面的信息和日程管理工具可帮助用户组织并快速定位到所需信息。利用微软Outlook你可以很安全地将信息共享给位于其他地理位置的用户，如同事、朋友、家人。同时，用户还可以轻松对日程进行管理与控制，从而将更多的精力投入到关键问题的处理上。比如，也许你经常为收发邮件或查看已收到邮件一次次地登录邮件服务商网站而感到烦恼。其实大可不必。使用微软Outlook就可以让你轻松通过安装在个人计算机上的客户端软件使得收发邮件变得十分简单。微软Outlook是专用软件，收发电子邮件十分方便、快捷。在使用前要设置好账号，其中包含与电子邮件服务商提供的账户密码一致等内容，然后经过测试，登录即可。单击“接收／发送”，即可进行收发电子邮件。同时微软的Outlook可以脱机浏览，这是非常突出的特点，如果你是拨号上网，可以省去很多费用。另外微软Outlook还可设置新闻组，利用新闻组，分专题地进行交流和学习，十分便捷。最为重要的一点，微软Outlook作为Office家族的一员和其他兄弟产品，像Word，Excel等兼容性特别好。1.1.1 微软Office的发展历程1．微软经典版本介绍微软的Office家族进入中国差不多有十个年头了，自其先锋产品Word 97把金山WPS逐出办公软件产品阵营后，几年来不断推出新的产品，并且在原有产品上升级换代，给予广大用户崭新体贴的使用体验。直到今天在办公软件这个巨大的市场上，微软一直独占鳌头！下面介绍一下Office经典版本的特点：Microsoft Office 2005中文版于2005年11月13日正式发布，Microsoft Office 2005产品中包括Word，Excel、Outlook、PowerPoint和Access产品组件， 以及两个新的Office附加产品，Microsoft Office InfoPath和Microsoft Office OneNote。而Microsoft OfficeFrontPage、Microsoft Office Publish也包含在不同的产品版本中，当一起使用这些产品时，更可以体会到提高生产效率的优势。全新的Microsoft Office 2005应用程序套件可以大大提高信息工作者的工作效率。用户可以在任何时候访问当前数据，也可以从几乎任何数据源中提取数据。工作组成员可协同工作并协调一致，而不管他们每个身在何处。并且Microsoft Office 2005提供了允许创建解决方案的构建模块，来帮助企业实现有效的操作，并且提供了新的方法实现相互之间的通信、创建和共享文档，以及组织利用信息。Microsoft Office 2005与同样占据大部分市场的Microsoft Windows Server、SQLServer、Exchange Server，SharePoint Server等后台服务器产品或服务进行整合。开始由单纯的桌面办公软件向网络协作，协同办公发展。Microsoft Office 2005为知识工作者提供了丰富而强大的功能，使其在捕获信息、处理信息、组织信息和共享信息的过程中，充分体验信息化带来的工作体验。在Microsoft Office 2005中收件箱是管理邮件的中心，用户对邮件的很多处理过程都是在收件箱文件夹里完成的。Microsoft Office 2005中的收件箱不仅可以提供用户想要阅读的邮件材料，还可以对邮件信息进行有效的组织和管理．Microsoft Office 2005最大的改变是增强客户之间的协同工作以及深度驾驭客户关系的能力，“互动协作”的概念渗透到所有组件，成为新版Office的核心理念。特别是到了Microsoft Office 2007，协同、共享、搜索等个性化功能进一步深入体现到产品中，从而更大程度地提升了用户的体验。2．Outlook Express与微软Outlook的区别Outlook Express是属于Windows XP系统所附赠的软体，功能比较简单。微软Outlook是属于Office家族中的一员，它比Outlook Express的功能多，比较适合办公室人员使用。表1-1说明了两者的区别。表1-1 Outlook Express与微软Outlook功能比较1.1.2 微软Outlook的适用人群Office Outlook 2007 面向需要时间和信息管理解决方案的任何人。例如：（1）每天接受大量邮件，不仅需要及时回复，还需要根据邮件的内容处理事务的职场人士。（2）每天通过电脑来处理各类事务往来，特别是要通过软件来记录、管理、提醒自己行程及工作安排的IT人士。（3）每天接收大量信息，譬如邮件、上级工作安排、各类资讯等，同时要在规定的时间内，和同事协同完成的人们。（4）那些在家中需要和Internet 电子邮件服务商提供程序配合使用的人们，以及在工作中需要与 Microsoft Exchange Server 配合使用的协调工作组的人们。1.1.3 微软Outlook的应用领域为什么要考虑使用微软Outlook？微软Outlook可以帮助你组织电子邮件、日历、联系人和任务，并进行快速查找。使用微软Outlook可以：（1）与你所属组织的内部和外部人员建立联系。（2）快速搜索微软Outlook的信息。（3）对任务和带标记的邮件项目加以组织。（4）共享日历和联系人信息。（5）与 Windows SharePoint Services 数据建立联系，并使用这些数据。（6）简化跟踪敏感信息或恶意信息的方式。总体来说，微软Outlook可以实现如下两个功能：1．提高事务处理的效率通过使用微软Outlook，可以让你在整个工作日内，保持井然有序。高效完全集成的收件箱可帮助你在日历和任务列表所在的同一个视图中查看电子邮件和语音邮件。你可以轻松地将任务拖放到日程表上，更快地完成所有任务。微软Outlook 2007提供了一个用于管理时间和信息的集成解决方案。你几乎可以与同事、客户、朋友和家人共享所有类型的信息。通过共享你的日历信息可以让你的同事或者家人了解你在什么时间段有空，从而可以安排他们的行程，这样你和你的朋友、家人就可以高效地处理日常事务，不会有相互冲突的现象。通过预览、打开、更改和保存附件，可以实现文件的共享。将即时消息服务与Outlook配合使用，可以让资讯快速传递。从SharePoint网站打开、编辑和更新文件，在 SharePoint列表或库中搜索项目或文件，使用Outlook在SharePoint网站上查看和创建任务，可以让你的同事通过广域网在全球范围内与你协同工作！2．团队协作微软Outlook 2007可不仅用做收发电子邮件的日常程序，而且它在需要集成多种信息的更高级的应用场合中也可以表现得同样出色。利用微软Outlook 2007可以实现：（1）随时随地使用Windows SharePoint Services中存储的数据。（2）通过多种机制（如Microsoft Office Online、日历快照和发布Internet日历）共享和发布日历。（3）同事之间可以通过 Exchange 共享请求，轻松共享信息。另外微软Outlook 2007和 Exchange Server 2007 的集成不仅简化了通信、改进了信息共享方式，而且让你在消息更加安全和遵从性选项更好用的情况下，与他人建立联系。微软Outlook 2007与 Exchange Server 2007 的组合为你提供了一个综合性的时间和信息管理解决方案，它可以让你更好地与员工、客户以及合作伙伴进行协作。1.2 为什么要使用微软Outlook
身为现代社会的职场人士，事情总是多得让人焦头烂额，每天本来就有那么多工作，领导还不断传来新指示，布置新任务，有些任务明明记在便笺本上了，但是经常在忙碌中忘点什么。如果你善于利用Outlook的计划任务来安排工作，再多的事情也不怕！打开Outlook，从“动作”菜单下选择“新建任务”，打开“任务设置”窗口，例如本次任务的主题是“下周四组织外出参观”，设置好这个任务的开始日期和截止日期。单击工具栏上的“重复周期”按钮，在对话框中选择定期模式和重复范围，比如选择“按天”和“每个工作日”。在重复范围中设置好结束日期，免得任务结束后仍然每天弹出这个提醒框，将结束日期设置为任务结束后的一天。这样可比用一些专门的日程管理软件方便多了。我们首先看一下微软Outlook 2007的基本功能。1.2.1 微软Outlook的基本功能之快速查找所需信息Microsoft Office Outlook 2007提供集成的解决方案，帮助你管理时间和信息、跨越界限进行联系，同时又能让你始终控制所收到的信息。利用Office Outlook 2007中的革新技术，你可以快速搜索通信、组织工作并更好地与他人共享信息。所有这一切都可以在一个位置完成。世界各地的信息工作者日常处理的邮件和其他信息量在不断攀升。很多人被大量的邮件信息和邮件内容的查找弄得不堪重负。另外，还有很多任务包含在了邮件中，这使得任务的跟踪与管理工作变得更加困难。项目所包含的任务会存储在多个地方，分散的信息将大大延缓决策的制定。为了帮助用户更好地管理时间和信息，Office Outlook 2007提供了一系列新的功能和特性，从即时搜索功能到任务与日历的整合。这些新的功能与特性使用户可以轻松地完成对日常工作中大量邮件信息的管理、规划、排序、定位等操作。如图1-1所示。图1-1 更好地组织信息，以帮助你节省时间和提高工作效率1．即时搜索Office Outlook 2007提供了一系列新的功能与特性使用户可以轻松查找所需信息，从而节省宝贵的时间。利用功能强大的即时搜索功能，用户可以方便、快捷地在邮件、日历、联系人和任务中找到所需信息。输入关键字，即时搜索功能将快速搜索Outlook的数据，并将搜索到的信息突出显示。即时搜索功能“逐字”进行，这意味着结果将在用户输入搜索条件之后以最快的速度显示出来。如图1-2所示。即时搜索功能将会在Outlook所有的文件夹中进行内容搜索，或者你可以特别指定一个给定的搜索位置。即时搜索还可以在邮件的附件中检索关键字。当然还可以在Outlook中非常灵活地自定义搜索条件，如发送时间、发件人、标记状态、重要性等，即时搜索功能会根据用户的条件设置将搜索结果显示出来。图1-2 即时搜索的功能可以帮助用户迅速定位到所需信息2．颜色类别全新的颜色类别功能使用户可以非常直观、快速地区分不同的项目，并使信息的定位变得更加容易。假设，你需要将与某个项目相关的所有信息以同一种颜色进行标注，你可以将相同的颜色类别应用到与项目相关的邮件、日历、任务中，这样就可以很容易地将所有项目信息定位到同一个视图中。如图1-3所示。当你需要进行信息查找的时候，你可以根据颜色类别来快速、直观地查找出所需要的信息。图1-3 添加颜色类别可以简化信息的组织与搜索3．以结果为导向的用户界面经过重新设计的Office Outlook 2007用户界面，可以使用户以更加简便和直观的方式来完成对邮件的排版、格式设置等操作。现在，可以充分利用Outlook中所有强大的功能与特性，而且在电子邮件中就可以轻松地找到它们。如图1-4所示。图1-4 在Office Outlook 2007全新、改进的用户界面中撰写邮件，变得非常轻松4．附件预览对附件进行存取操作通常是一个要经过多个步骤的烦琐过程。在先前Outlook版本中，不打开附件是无法浏览到邮件信息的。利用全新的附件预览功能，用户只需要单击一次鼠标即可在阅读窗格中阅读附件，如图1-5所示。为用户可以直接在邮件环境中完成附件的浏览，节省大量宝贵的时间。图1-5附件预览功能可以让用户轻松完成对邮件附件的查看1.2.2 微软Outlook的基本功能之轻松完成日程管理Office Outlook 2007为用户提供了管理日常待办事项列表的工具，并将任务的排序和分类功能整合到了用户界面中。1.待办事项栏由于任务通常会暗含在邮件中或存储在不同的位置，由此导致了任务跟踪工作会耗费用户很多时间。全新的待办事项栏将用户的任务、标注后续标记的邮件、近期约会和日历信息整合到了同一个视图中。此外还可以整合来自于Microsoft Office OneNote 2007、Microsoft Office Project 2007以及Windows SharePoint Services Web站点中的任务。待办事项栏将用户每天要完成的任务集中到了统一的视图中，所以用户不需要再花费时间检查多个位置来安排自己的日程了。如图1-6所示。图1-6 待办事项栏为用户的待办事项提供了统一的视图2. 将邮件标记为任务任务经常会包含在邮件中，因此将任务放置到任务列表中往往就意味着需要手动输入信息。Office Outlook 2007中全新的邮件标记功能，完全消除了以往用户的手工操作。将邮件标记为任务，你只需要通过非常简单的步骤就可以将邮件创建为一个任务。右键单击邮件信息标记，为该信息指定一个完成日期。如图1-7所示。这样，该项目就被添加到待办事项栏中，同时到期时间也被自动整合到日历中了。3. 整合任务于日历中以前用户需要在日历中创建一个虚拟的约会来代表一个任务，也只有这样才可以将任务整合到日历中。Office Outlook 2007将任务整合到了日历中，并显示在日常会议和约会下方的任务列表中。在为任务分配时间的时候，用户只需要将任务拖放到日历中即可。当用户在指定日期完成了某项任务以后，已经完成的任务会“停留”在完成日期上，这样就为用户的工作提供了一个可视化的记录。没有完成的任务会自动滚动到下一个工作日，直到用户将任务标注为完成状态。如图1-8所示。图1-7 通过标记的方式可以轻松地将邮件信息转换为任务图1-8 在集成的环境中浏览并管理任务和日历信息4. 改进的日程安排功能Office Outlook 2007和Exchange 2007改进的日程安排功能可以帮助用户更加方便、快捷地设置会议日程。Exchange 2007会列出参与者列表并推荐一个理想的会议时间和会议地点。Office Outlook 2007经过改进，使用户在利用Exchange Server 2003或Exchange 2007进行日程安排的时候可以更加轻松。当会议的日程和地点发生改变时，参与者可以收到更新的会议信息，这样可以避免重新安排会议。另外，Office Outlook 2007会将会议中变更的信息进行重点标注，用户可以很容易地分辨出更新的信息。如图1-9所示。上述所介绍的这些增强功能，使得会议在安排、调度的过程中为会议组织者和参与者提供了更多的便利。图1-9 用户利用Outlook 2007安排会议的过程中，可以参考Exchange 2007推荐的会议时间从而提升会议安排的效率1.2.3 微软Outlook的基本功能之跨越界限进行联系当今社会企业中的雇员常常会分散在世界各地，他们需要一个新型、可靠的方式来与同事和客户进行信息共享。交换日历信息和联系人信息是一个缓慢而烦琐的过程——尤其当用户工作在不同平台的时候，这样的情况更为明显。有时候在没有视觉提示（照片或公司徽标）的情况下寻找联系人信息是很困难的。并且也无法轻松地从其他用户那里获取Outlook数据。此外，用户无法指定文件夹或采用简单的方法来管理、规划不同类型的信息，如RSS订阅、共享文档或其他共享信息。Office Outlook 2007进行了重要的改进，从日历共享到本地RSS支持，以及与Windows SharePoint Services信息的整合，这些功能与特性可以帮助那些处于不同地理位置同时还工作于不同平台上的用户建立相互之间的连接。因此，用户可以轻松实现超越边界的连接，不仅节省了宝贵的时间，而且还增强了与同事、朋友以及家人的信息共享和相互协作。最为引人注目的改进就是增强了与同事、朋友和家人之间的信息共享。利用OfficeOutlook 2007的日历和联系人设计功能，用户可以进行跨平台的连接，从而节省宝贵的时间并增强相互的协作。1. 随时获取相关信息Office Outlook 2007可以将用户所需信息直接传送到收件箱中，以此来帮助用户随时获取日常所需的信息。主要体现在以下三个方面：（1）与Windows SharePoint Services信息的整合在繁忙的工作日中，很难将所有接收到的邮件、任务或信息进行注解或审批。旅途中，无论是在飞机还是火车上，正好为你提供了一个好时机来落实这类工作。Office Outlook 2007现在与Windows SharePoint Services进行了深度整合，所以用户可以在任何时候与存储在SharePoint站点中的信息进行交互。你可以连接到WindowsSharePoint Services中，共享Office Outlook 2007中的日历、联系人或任务，并且无论处于联机还是脱机状态下都可以对这些信息进行编辑。你可以在Outlook中连接到团队SharePoint站点中的共享日历，并直接为团队日历添加一个项目，而不需要切换应用程序。当下次Outlook进行日历同步的时候，SharePoint服务器也会被自动更新。如果团队成员订阅了该日历，那他们的Outlook日历会直接收到来自SharePoint服务器的更新信息。用户也可以将SharePoint文档库和列表的副本同步到本地Outlook文件夹中，这样用户可以在Outlook中很轻松地完成文档的浏览和规划，就如同在处理邮件一样。同时你还可以在Outlook中利用相关的应用程序来处理这些SharePoint文档，即便你是处于脱机的状态下。当你将SharePoint站点中的Word文档连接到Outlook的时候，你可以在Outlook中利用Word应用程序打开该文档并进行相关处理，和其他文档没有什么区别。为了使用户可以更加方便地存取这些可编辑的文档，Outlook将这些文档存放到单独的文件夹中。当处于联机状态时，用户可以很容易地识别出这些编辑过的文档，并将文档的更新同步到服务器中。（2）RSS订阅Office Outlook 2007支持本地的RSS订阅，用户可以利用该功能获取最新的站点新闻和博客信息。订阅各种类型信息的提醒，可以使用户保持对相关商业和产业信息的关注，或者是获取与个人兴趣爱好相关的一些最新信息。在Office Outlook 2007中管理RSS订阅的方法与处理邮件没有什么差别，用户可以为订阅的信息标注后续标记，指派颜色类别，或者利用规则来自动化处理流程。与现有的邮件账户进行整合，使用户可以非常方便地在Outlook中管理这些信息。同时Outlook 2007为RSS与邮件工作流的整合提供了最佳方案。如图1-10所示。如果你以前从未使用过RSS订阅，Microsoft Office Online内置了RSS向导，并给出了在Web中应用订阅的示例，用户根据向导的步骤可以很快学会订阅的相关操作。（3）自动完成账户的配置用户可以在Office Outlook 2007界面中设置、访问所有的邮件账户。邮件账户的自动化配置使一切工作都变得非常容易。在Office Outlook 2007中配置Exchange Server、POP、IMAP邮件账户的时候，用户只需要输入邮件地址和密码就可以了。Office Outlook 2007会自动完成账户配置的其余工作。你无须记住服务器的名称或其他任何信息，也无须对端口等选项进行配置。利用Exchange 2007，用户的账户保持动态更新，因为与Exchange Server的连接本身就是动态的。因此，当用户的邮箱从一个服务器转移到了另一个，Office Outlook 2007会自动对账户信息进行更新处理，不会影响到用户的日常工作。图1-10 Office Outlook 2007支持本地RSS源，用户可以很轻松地管理这些信息，并在邮件工作流中整合这些信息2. 随时随地与他人进行信息共享以前实现信息共享是非常困难的事情，除非每个用户都使用Outlook和Exchange Server。随着Office Outlook 2007在功能与特性上的改进，这已经不再成为问题了。这主要体现在以下几个方面：（1）增强日历共享功能Office Outlook 2007增强了日历共享的功能，现在你可以将日历信息共享给公司内或公司外的其他用户，使重要的联系人可以随时浏览到你的日程安排。随着Internet日历功能的引入，用户可以在Office Outlook 2007中轻松创建Internet日历并将其发布到Microsoft Office Online中。安全的身份认证机制使用户可以对访问者进行授权，这样，每一个拥有访问权限的用户都可以随时掌握最新信息。或者你也可以将HTML格式的日历快照通过邮件进行发送，以使得会议日程的安排更加方便、快捷。如图1-11所示。图1-11 发送日历快照可以方便快捷地安排会议日程，即使对方现在没有在公司中（2）日历平铺视图当你以平铺的方式浏览日历时，可以对多个日历同时进行查看，这样就可以比较容易地将自己的日程安排与同事或团队的日程安排进行对比，从中找到适当的协作时间。如图1-12所示。图1-12 日历平铺视图可以轻松浏览多个日历（3）电子名片Office Outlook 2007允许用户创建并共享自定义的电子名片，这样用户就可以通过个性化的方式来展现个人信息。用户可以通过附件或邮件签名的方式来共享名片。同时还可以在电子名片中加入自己的联系方式、公司的徽标以及照片，使名片变得更加个性化而且也便于其他用户查找，如图1-13所示。图1-13 电子名片通过徽标或照片的视觉效果可以帮助用户快速找到所需联系人信息通过邮件的方式可以很容易地与对方交换电子名片，并将名片保存到联系人文件夹中。通过与Windows SharePoint Services的整合应用，用户可以将团队在SharePoint站点中的联系人信息连接到Office Outlook 2007中。建立在Office Outlook 2007与WindowsSharePoint Services之间的连接是动态的，所以每当有新的联系人被添加到团队联系人文件夹中时，Outlook的联系人也会同步更新，反之亦然。你可以直接通过Outlook来更新联系人信息，这样，当联系人信息发生变动时其他连接到该联系人文件夹的用户会同时接收到更新信息。3. 与InfoPath 2007的整合应用在以前的Outlook版本中，向同事发送请求信息并不是一个很直观的流程。现在Office Outlook 2007与Office InfoPath 2007经过全面整合，你可以将InfoPath表单嵌入到邮件信息中，并将其发送给其他用户，同时明确要求其他用户填写所需信息。接收到邮件的用户只需要答复你的邮件并完成表单的填写就可以了。当你收集到接收者的反馈信息以后，可以将数据导入到Office Excel 2007中进行分析，也可以将所收集的表单信息合并到同一个表单中。这主要体现在以下几个方面：（1）共享请求在利用Exchange Server进行工作的过程中，共享请求可以帮助用户简化与他人进行个人信息共享操作的流程。你可以将共享请求发送给其他用户并授予这些用户读/写OfficeOutlook 2007中除邮件文件夹以外任何信息（如日历、联系人、任务、便笺等）的权限。同时，你可以请求对方共享某个文件夹中的信息。共享请求是从他人那里共享和获取信息的操作，只需要一个步骤就可以完成。如图1-14所示。图1-14 共享请求简化了个人用户之间信息共享的操作流程（2）改进的外出时功能Office Outlook 2007改进了Exchange 2007外出时的功能。你可以为公司内或公司外的人员设置不同的自动回复信息，这样，重要的联系人就可以清楚地了解到你现在不在办公室中。另外，为了能够更加有效地控制信息，你可以在指定的时间范围内开启或关闭自动回复信息的功能。（3）借助Exchange Server 2007统一通信环境利用Exchange 2007和Office Outlook 2007，用户可以在收件箱中接收语音邮件和传真，从而获得更多的便利。Exchange 2007功能空前提升，统一的通信环境使用户可以不再将时间浪费在电话语音信箱的收听上，也不需要再利用传真机收发传真了。这些通信的方式与邮件工作流进行了紧密的整合。另外，在接收语音邮件的时候，还可以利用便笺的功能将重要的信息记录下来，以便于今后查看。Office Outlook 2007为用户提供了一个功能全面的时间和信息管理工具。利用全新的功能，如即时搜索和待办事项栏，用户可以组织并快速定位到所需信息。利用全新的日历共享功能、Exchange 2007技术和改进的Windows SharePoint Services信息存取功能，用户可以将存储在Office Outlook 2007中的数据共享给同事、朋友或家人，无论他们身处何地。Office Outlook 2007可以轻松对日程进行管理和控制，从而使用户可以将更多的精力投入到关键问题的处理上。
1.3 微软Outlook 2007的新增功能
1.3.1 微软Outlook 2007的优势Office Outlook 2007可以帮助用户更好地管理时间和信息，跨越各种界限实现联系并且有助于保持安全和控制。下面是Office Outlook 2007帮助用户提高工作效率和加强协作的 10种主要方式。1．即时搜索所有信息是否在查找所需的信息时遇到问题？在Office Outlook 2007中你可以通过搜索关键字、日期或其他灵活的条件来找到电子邮件、日历、联系人或任务中的项，从而节省宝贵的时间。Office Outlook 2007 中的“即时搜索”完全集成到界面中，因此不必离开Outlook就可以找到所需的信息。2．轻松管理日常事务的优先级和信息通过查看待办事项栏检查日常事务的优先级，带标记的邮件和任务在待办事项栏中清楚地排列。待办事项栏还可以将存储在 Project、OneNote 等其他 Microsoft Office 程序和Microsoft Windows SharePoint Services 技术中的任务联系起来。最后，待办事项栏项可以集成在日历上，这有助于你轻松地安排并抽出时间进行后续任务。3．使用Microsoft Office Fluent 用户界面，更快地获得更好的结果Office Outlook 2007对消息界面的外观进行了重新设计，从而使得撰写信息、设置信息格式和处理信息成为更简单、更直观的体验。Outlook中的所有重要功能都放置在便于访问的位置，使你更便于在各选项间导航。4．轻松高效地与他人联系新增的Office Outlook 2007日程安排功能提供了一些简易的方法，可以用来与组织内外的任何人共享日历，这样你的重要联系人就可以立刻访问你的信息。可以创建Internet日历并将其发布到Microsoft Office Online上，添加和共享Internet日历订阅，以电子邮件形式发送日历快照，甚至向你的某个客户发送自定义的电子名片，这一切使你可以方便地与任何人之间的通信。5．Microsoft Exchange Server 2007 带你体验增强的功能和协作Office Outlook 2007与Exchange Server 2007结合使用可以提供一种丰富全面的Outlook 体验。用户可以从以下功能中受益：全新的日程安排助手，它可以自动执行耗时的日程安排任务；安排和自定义外出通信的功能；满足遵从性要求的托管文件夹。Office Outlook 2007与Exchange Server 2007的组合还将安全协作提高到了新的级别，为用户提供了多个更安全的消息传递方式，这些方式不仅易于使用，并且可以确保用户消息的安全性。6．在一个界面中管理共享的信息和内容Office Outlook 2007使用户可以随时以多种方式与存储在 Windows SharePointServices 技术中的信息进行交互。可以将Windows SharePoint Services 文档、日历、联系人、任务和其他信息连接到Office Outlook 2007，使得你可以在一个集中位置管理信息。另外，你还具有完全的编辑能力，这样，对存储在Office Outlook 2007中的信息所做的任何更改都将反映在服务器版本上。7．利用新方法帮助你免受垃圾邮件和恶意网站的侵扰Office Outlook 2007已经采取了一些新方法来帮助你免受垃圾邮件和“网络仿冒”网站的侵扰。为了防止你将个人信息泄露给存在威胁的网站，Office Outlook 2007提供了改进的垃圾邮件筛选器和一些新功能，这些功能可以禁用链接并针对电子邮件中的威胁性内容向你发出警告。8．只需一次单击即可轻松从Office Outlook发送文本消息Outlook Mobile Service是Outlook 的一项功能，通过该功能，你可以在Office Outlook 2007与任何移动电话之间收发文本消息和图片消息。Outlook Mobile Service还能将Outlook电子邮件、联系人、约会和任务作为文本消息转发给你自己或其他人。你甚至可以将Office Outlook 2007设置成自动将电子邮件、提醒和日历作为文本消息发送到你的移动电话。9．以多种全新的方式组织信息通过Office Outlook 2007中的颜色类别，可以轻松地对类别进行个性化处理并将其添加到任何类型的信息中，这些信息包括电子邮件、日历项、联系人或任务。颜色类别提供了一种简单、直观的方式来区分项目，使你能够更容易地组织数据和搜索信息。10．在一个界面中管理所有通信通过Office Outlook 2007，现在可以直接在Office Outlook 2007中阅读和管理真正简单的整合（RSS）源和博客。使用Office Outlook 2007中对RSS源的集成支持，你不必离开Outlook就能阅读最新的世界新闻，获得你喜爱的球队的信息，随时了解感兴趣的博客上的更新。使用Office Outlook 2007中Office Online提供的内置主页，可以很容易地着手添加这些订阅。1.3.2 微软Outlook 2007的新增功能Office Outlook 2007 为用户提供了一个新工具以帮助他们管理时间和信息。使用待办事项栏和即时搜索功能，可以迅速找到所需信息并对它们加以组织。利用新的日历发布和共享功能、电子名片以及更容易获取的Microsoft Windows SharePoint Services技术信息，无论你的同事、朋友和家人身在何处，你都可以更加安全地与他们共享Office Outlook 2007中存储的任何数据。Office Outlook 2007 让你可以更加轻松地安排优先次序和支配自己的时间，以便将精力集中在最重要的事务上。经过进一步的完善，微软Outlook 2007在手机信息服务方面又有了新的突破。首先，什么是Outlook 2007手机信息服务Outlook 2007 手机信息服务是Microsoft Office Outlook 2007的一项功能，使用该功能，你可以在 Office Outlook 2007与任何移动电话之间收发短信。通过对Outlook 2007移动信息服务进行设置，使其将针对任务或联系人的SMS提醒，甚至包含日历的短信直接发送到你的移动电话上，你不必再担心错过重要的会议了。使用Outlook 2007手机信息服务，无论你外出还是会见客户，都可以灵活自如地接收紧急的重要信息。Outlook 2007手机信息服务提供了增强的连接功能，从而提高了客户满意度，改善了工作组之间的交流并减少了麻烦。它所提供的通信工具是你跟上当今日新月异的工作环境所必需的。Outlook 2007手机信息服务易于使用，除了普通的移动电话，它不需要其他软件或硬件。Outlook 2007移动信息服务要求你向Outlook 2007手机信息服务提供商进行注册。然后，为什么需要Outlook 2007手机信息服务在繁忙的一天中，可能包括与客户和同事进行协调，拜访客户或者进行演讲和演示。你整天都在忙于管理紧张的日程。Outlook 2007手机信息服务可帮助你有条不紊地完成工作，你不需要去办公室查看你的Outlook信息，因为这些信息会直接发送到你的手机上！你可以立刻与联系人、同事和员工联系：● 可以从Office Outlook 2007向任何移动电话（包括你自己的移动电话）发送短信。● 在Office Outlook 2007收件箱中接收他人对你所发送短信的答复。● 将电子邮件以短信形式从Office Outlook 2007转发到任何移动电话上。● 基于所设置的规则，自动将电子邮件作为短信接收到移动电话上。● 将一封电子邮件发送到多个收件人的手机上。● 自动将Office Outlook 2007提醒作为短信接收到移动电话上。● 将日历约会、联系人或任务以短信的形式从Office Outlook 2007发送到任何移动电话上。● 自动将日历作为短信接收到移动电话上。【本章小结】
本章主要介绍了微软公司Office办公软件的发展历史、使用人群以及应用领域，着重介绍了微软Outlook的基本功能，并结合几个实例初步介绍了微软Outlook使用的基本方法，什么情况下用、为什么用、用了之后有什么效果，为读者提供了基本思路。最后进一步介绍了微软Outlook 2007的新功能。【情景解决】
小明遇到了个人信息和时间管理方面的问题，微软公司的Outlook办公自动化软件可以有效地解决这一问题，它的功能和工具为“职场人士”有效地管理往来邮件、会议安排提供了一套科学、简便、实用的解决方案。针对提醒，我们可以用约会或者任务等来解决，进一步设置时间和内容，让我们不遗漏任何重要的事件。第2章微软Outlook高效事务管理方法
【内容导入】
我们每个人都希望工作与生活变得更加轻松自如，事半功倍，希望自己既出色地完成工作，也期待着品味生活的幸福滋味。不幸的是，在竞争激烈的现代社会，这逐渐成为一种奢求。然而人类在自身发展的过程中，从来没有停止学习和前进的脚步，越来越多的专业人士和公司不断研究各种理论、方法、工具甚至具体产品来帮助我们高效率地处理公司事务，同时拥有时间和心情快乐地享受生活。微软的Outlook就是典范之一。微软Outlook的设计和使用很好地贯彻了当前比较流行的时间管理或者高效事务管理方面的理论和方法，在本章内容中让我们一同了解一下与微软Outlook相关的方法和理论。【情景设置】案例 幸福富人的标准生活：快乐和钱一样多“我很忙，忙到连休息的时间都没有。”如果一位总裁这样对你说，那只能说明他虽然勤奋，但缺乏有效的时间管理。如果一位老板对你这样说:“我正在陪客户吃饭，最近的应酬搞得我团团转。”那你应该对他说，你在做你的客户经理要做的事情。在过去的一年里，几位中国优秀的知名企业管理者都在他们的壮年过早地谢幕了，均瑶集团年仅38岁的董事长王均瑶因肠癌去世，爱立信(中国)有限公司总裁杨迈在健身房的跑步机上骤然离去，52岁的大中电器总经理胡凯因心脏病突发逝世。江苏雨泊集团董事长祝义才悲痛地说，王均瑶是累死的。青春宝集团董事长冯根生的反应是不要做拼命三郎。美国一位投资家说过:我宁可少赚一些钱，但我要一个快乐。在中国，有些富人却过得潇洒自在，登山、玩车、拍广告、做明星、驾飞机……有钱、有闲、快乐和钱一样多，如果福布斯在明年要搞一个中国最具知名度的潇洒富豪排行榜的话，他们是当仁不让的热门候选人。潘石屹、汪延：喜欢就去做享受生命、轻松自在，潘石屹说他正努力实现从商人到人的转变。“要什么钱啊，人家觉得你不错，我也喜欢，做就做吧。而且我又不是什么明星，也不值什么钱。只要不让我当马桶的形象代言人就行了。”潘石屹不在乎钱，只要乐在其中，于是他陆续为摩托罗拉、LG、 Sony、IBM等世界知名品牌当形象代言人，更使他和他的企业一起名声四起。这位被人们戏称为第一个拍广告的老板还跃上银幕当上了明星。享受生命、轻松自在，潘石屹说他正努力实现从商人到人的转变。知名品牌请知名企业管理者做广告似乎已成为了一个趋势，过去的几个月，新浪CEO汪延在广告界也很抢手，频频出任形象代言人的角色。他一会儿挥舞着联通手机，大谈“世界风”多么方便，一会儿驾驶着“毕加索”轿车，感慨雪铁龙的天窗就是敞亮……汪延有长时间在法国求学的经验，对于雪铁龙所代表的法国文化早就有了深切的体会与认同。在拍片时，汪延完全不像一个跨国公司的总裁，反而更像一个演艺界的新人，不仅认真地与导演讨论表演方式，更不辞辛苦地按导演要求一遍遍重来，只求能有最好的表现。在片中——汪延悠然惬意地双手垫于脑后，躺在新萨拉·毕加索的全景天窗下。汪延2004年的心情也确实是惬意的，在奠定新浪门户网站龙头地位之后，汪延的自在悄然而至。王石：是领悟，不是作秀不要把我当个工头来要求！如果一旦王石离开万科，万科就稀里哗啦，那这就是一个病态的企业。很多人都说，2003年王石抛下公司几个月不管去登山的行为是“作秀”，其实这恰恰是王石对生活状态的一种领悟。“1995年我被诊断为腰椎血管瘤压迫神经，医生警告有下肢瘫痪的危险。我意识到可能要在轮椅上度过下半生时，才感受到健康的宝贵。所以，我要在身体还健全时去做一些还没来得及做的事情。1997年7月，我约了几个山友，去了梦魂萦绕的西藏，生平中第一次爬了雪山。从此一发不可收拾，登山已经成了我的一种生活方式，就像舞者脚上的红舞鞋，脱也脱不下来了。”于是，52岁的王石作为中国业余登山队队员成功登上8848米的珠穆朗玛峰峰顶，成为中国年龄最大的登顶者，他那张脸由此被更加强烈地关注。作为一家上市公司的董事长，王石一年中有近113天的时间在外登山、跳伞、玩极限运动等，由此有股民批评他“不务正业”。“不要把我当个工头来要求！不要这样要求一个董事长。”王石大力反击“不负责任说”、“不务正业说”，“作为董事长要扮演三种角色：第一，在决策上要确定公司的方向；第二，决策监督；第三，有责任去培养新人。如果一旦王石离开万科，万科就稀里哗啦，那这就是一个病态的企业。”王石表示，以后如果有自己喜欢的产品，在对万科品牌没有任何负面影响的前提下，他还会将他的形象代言人“计划”进行到底。王石的个人目标是2006年之前完成“7+2”。所谓“7十2”，即七大洲的最高峰，加上南极点和北极点。张朝阳：“中国最炫的CEO”成熟不是变老，而是越来越轻松，这种将工作与娱乐结合在一起的方式实在是很快乐。正如张朝阳所说的，在过去的一年里，尽管面临着移动运营商的打压和诸多不利，他确实让大众感受到了他的成熟和轻松自在，被称为“中国最炫的CEO”。这源自于这位40岁的男人，自信地脱去上衣，成为时尚杂志的封面人物，继而同样以半裸的姿态与亚洲巨人姚明、潘玮柏两位体育界、娱乐圈的明星一起出现在NBA中国赛宣传页上。都说张朝阳擅长作秀，他曾像骑士一样出发，以纪念之名攀登珠峰；他在广州和网友玩滑板，还一身古代侠士装扮出现在居庸关长城，舞刀弄剑地发布了国产网游运作大片《刀剑Online》。“这种将工作与娱乐结合在一起的方式实在是很快乐，我近来的性格正变得更加张扬，随着搜狐回归时尚，类似这样的机会还会很多。”张朝阳对《时代人物周报》说。资料来源：《新快报》石玉、文娟【问题领域提示】1．我们怎样理解快乐和钱一样多的生活状态？2．是什么使我们不快乐？3．我们怎样认识工作事务处理和生活平衡的关系？放松精神的技巧和使其远离烦恼与忧虑的力量，很可能就是我们那些伟人的秘诀。——J﹒A﹒哈特菲尔德（J. A. Hatfield）Outlook能够为繁忙的现代人士提供高效事务处理，包括邮件处理，事务提醒，会议安排等方面的整套解决方案。高效是一种非常有价值的东西，也许你目前从事着十分重要、妙趣横生或者值得赞扬的工作，又或许并非如此，但是你仍不得不面对这一切。在第一种情况下，你希望所投入的时间和精力收获尽可能丰厚的回报。在第二种情况下，你希望能够尽快地投入到其他工作中去，同时不遗留任何令你念念不忘的问题。Outlook这套解决方案包含着邮件、日历、便签、任务、日记等工具，通过他们之间的巧妙配合和协作，有效地帮助使用者面对繁杂的事务，有条不紊地安排时间、分配任务，最终高效高质地处理完各项事务。本章的主要内容是：让你了解高效事务管理的真谛。在你对提高做事效率、平衡工作生活有需要或期望，以及达到高效和轻松的最佳境界之前，我们希望通过本章内容的介绍让你了解在高效事务管理过程中最重要的是什么，和我们的工作生活的关系，以及我们如何认识和把握高效事务管理的真谛。随着社会经济的发展，很多专家学者或者从业者研发出一系列相关软件产品、一流的个人计划手册或者个人使命的宣言来提高个人时间管理事务管理方面的工具和方法，从而希望帮助人们简化工作或者代替做出选择。但从长远来看这些都不是放之四海亘古不变的最佳方案。当你刚刚掌握如何在某一个层面提升办事效率和决策能力时，又会不知不觉地接受一批新的任务和富于创意的目标。由此所产生的新的挑战，公然否定了任何一个促成你达到目的、解决问题可以套用的简单公式或者人们最近流行的某种方法。不过，即使不存在一种通用手段，我们还是可以通过采取某些措施来不断提高效率和完善个人管理。本书就是通过结合Outlook，时间管理以及高效事务管理等方面的知识和方法，提供给你一套操作性较强的方案。试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]