作者：杨顺勇,施谊
出版社：复旦大学出版社
格式: AZW3, DOCX, EPUB, MOBI, PDF, TXT
会展项目管理试读：
第一章 导论
学习目标
学完本章，你应该能够：
1.了解项目；项目管理的概念与特征；
2.掌握会展项目；会展项目管理的概念与特征；
3.理解会展项目管理过程；
4.熟悉会展项目管理的发展趋势。
基本概念
项目 项目管理 会展项目 会展项目管理
第一节 项目
什么是项目？项目的特征有哪些？
一、项目的概念与特征“项目”一词的应用十分广泛。大到一个国际集团（如世界银行）或者一个国家、一个地区，小到一个企业、一个职能部门，都会参与或接触到各类项目。
我国经济高速发展的显著标志之一就是项目随处可见：国家有许多重点工程项目，如京九铁路、三峡工程、国道主干线等；各个地区都有区域性项目，如高技术开发区项目、高速公路项目等；各种形式的社会项目，如希望工程、申办和举办奥运会等；国家和地方的各种科技和发展项目；各种军事和国防工程项目；各种企业的新产品开发项目等等。所以，项目的应用领域十分广泛，当今社会的任务与工作越来越具有项目的特征。“项目”有很多定义，最常用的定义是1964年Martino（德国）的定义：“项目为一个具有规定开始和结束时间的任务，它需要使用一种或多种资源，具有许多个为完成该任务（项目）所必须完成的互相独立、互相联系、互相依赖的活动”。但是，这个定义还不能将项目与人们常见的一些生产过程相区别。所以还需要对项目的特征描述予以定义。例如ISO10006定义项目为“具有独特的过程，有开始和结束日期，由一系列相互协调和受控的活动组成。过程的实施是为了达到规定的目标，包括满足时间、费用和资源等约束条件”。
德国国家标准DIN69901将项目定义为“项目是指在总体上符合如下条件的具有唯一性的任务（计划）：具有预定的目标，具有时间、财务、人力和其他限制条件，具有专门的组织。”
根据上述定义及其他资料，我们对项目的定义是：项目指某种一次性的任务。它具有一个明确的目标，包括数量、功能和质量标准；要求其执行者按照限定的时间和财务预算完成任务所规定的目标。因此，项目具有如下特征。
1.项目的一次性（单件性）
项目的一次性即没有与此项目完全相同的另一项任务，因此要针对性地根据项目的特殊情况和要求进行管理。
2.项目成果性目标和约束性目标的明确性
成果性目标是根据项目的功能性要求，如一条公路的设计车速、通行能力及其技术指标。约束性目标是指限制条件，如施工工期、承包单价或总价、质量要求等方面的限制条件。
3.项目作为管理对象的整体性
一个项目，在按其需要配置生产要素时，必须以总体效益的提高为标准，做到数量、质量、结构的总体优化。由于内外环境是变化的，所以管理和生产要素的配置应是动态的。
工程项目是最为普遍，也是最为重要的项目类型。例如公路工程项目又属于工程项目的一种，它通常必须经过项目构思、批准立项、设计、招标、施工和运营（使用）这样的全过程。
二、项目的分类
如图1-1所示，项目可以作以下分类。图1-1 项目分类
1.按照项目的应用领域进行划分
按照项目的应用领域进行划分，可以分为工程项目、信息技术项目、高科技项目、软件开发项目、金融项目、农业项目、制造业项目等等，不同应用领域的项目有各自不同特点。
2.按照管理特点进行分类
按照管理特点进行划分，项目可分为以下四类。（1）工程建设项目：以有形产品——技能、工艺活动为主。（2）业务运作项目：以无形产品——技能、工艺活动为主。（3）新产品开发项目：以有形产品——智力活动为主。（4）技术研究开发项目：以无形产品——智力活动为主。
在实际工作中，不同类型的项目对项目管理提出了不同的要求。
三、项目的要素
企业内部开展的工作可以分为两部分：一个是日常运作；另一个是项目。日常运作和项目的主要区别在于：日常运作是连续不断和重复的，而项目是一次性和独特的。那么，怎样判定哪些是项目，哪些是非项目？如提高产品质量，建设一流大学，团队建设，提高劳动生产率等等，所有这些任务都不是项目。项目和非项目的关联是：一些非项目工作可以由多个项目构成。
一个项目无论大小、特点如何，一般包括下列要素。（1）具体的结果（产品或结果）。（2）明确的开始与结束日期（项目工作开始日期和它的结束日期）。（3）既定的预算（包括人员、资金、设备、设施和资料总额等）。【案例1-1】 成功项目经理人的秘诀
1.不断协调
项目经理没有固定的团队组合，在没有项目的时候更没有实权，有项目的时候需要从别的部门借调人力，最后得到的资源未必一定是项目所需的，往往是经验不足，或者是技术不到位的次等人员。
同时，项目的范围在接收的时候通常含糊不清，需要跟客户和业务人员确认，又或者项目范围太广，远远超出项目的财务和时间预算，这一切都要不断地跟项目赞助人，各部门的主管和客户协调才能够建立可交付的项目指标和资源来进行项目的交付。
在项目进行的过程中，还需要不断地跟客户；主管，或者是组员的领导进行协调来有效地管理范围变更的要求，或延长组员借用的时间。能够有效地跟各方面进行协调是项目管理很重要的一环。
2.不要做老大
很多项目经理认为在进行项目的时候，便有全权去进行与项目有关的决策。于是把自己放在项目组织架构的最高位置上，害怕别人不知道自己是这个项目的经理。其实这是对项目管理最大的误解。当你接收项目的时候，每一个项目涉及人都已经知道你是项目经理，成功地完成项目的时候当然最理想，但经验告诉我们有些项目的失败率达到70%，所以失败的时候，你也将负全责。
聪明的项目经理会借助领导的权力来达到自己的目标。让客户的领导和自己的领导来做整个项目的监管，有重要决定的时候让他们去替你做主，替你去推动你要推动的工作或目标。项目成功的时候，你还是那个众所周知的项目经理。万一失败的时候，也有这帮领导替你分担一部分的责任，何乐而不为呢？
3.让组员投入而不是参与
有一只母鸡和一头猪走过一家孤儿院，看到里面的小孩很瘦，好像很多天没有好好地吃一顿的样子，那母鸡和小猪便起了恻隐之心，互相商量如何提供一些帮助。想了一会儿，母鸡对小猪说：“我们让那些可怜的小孩好好地吃一顿吧，我可以生些鸡蛋来让他们做炒蛋，你也可以从大腿上割一块肉来让他们炒肉丝，你说可好？”小猪看了母鸡一会儿，然后对母鸡说：“能够帮助那些小孩是一件好事，你生一些鸡蛋，对你来说是‘参与’，我要从大腿上割一块肉出来，那可是全面的‘投入’啊”。换句话说，要能够让组员和项目涉及人全面投入，才能够让项目成功。这当然不能用恐吓的手段，而是要让项目涉及人理解项目对他们将来业务和运作上的重要，使大家能够同心协力地去完成项目，有效利用这一策略能提高士气和团队的凝聚力，减少组员和各方面的纷争和指责，共同为目标而努力。
资料来源：http：//www.226e.net。
第二节 项目管理
什么是项目管理？项目管理有哪些特征？
一、项目管理的概念与特征
有些人认为，项目管理就是完成工作，项目管理就是按计划进行管理。也有人说，项目管理就是目标管理，项目管理就是风险管理。这些说法都有一定的道理，但都不全面。
英国建造学会编写的《项目管理实施规则》对项目管理的定义是：“为一个建设项目进行从概念到完成的全方位的计划、控制与协调，以满足委托人的要求，使项目得以在所要求的质量标准的基础上，在规定的时间内，在批准的费用预算内完成”。所以项目管理的目标有三个最主要的方面：专业目标（功能、质量、生产能力等）、工期目标和费用（成本、投资）目标，它们共同构成项目管理的目标体系。
需要特别指出的是，由于项目的一次性，项目只能成功，不许失败，要求项目管理具有程序性、全面性和科学性，要运用系统工程的观念、理论和方法进行管理。管理学的一般原理在项目管理中也是适用的，项目管理的目标就是项目的目标。该目标界定了项目管理的主要内容，即“四控制、二管理、一协调”，即进度控制、质量控制、安全控制、费用控制，合同管理、信息管理和组织协调，以及与上述“四控制”相适应的配套管理工作（如物资、设备、技术、劳务等方面的管理工作）。
项目管理主要是基于目标开展管理，它是把项目从大项目分解到子项目，再分解到每个工作包，依据不同层次的工作包来制定各自的目标，来实施目标管理。
目标管理是一个范围更大、更抽象的管理模式，而项目管理本身是针对具体的一个项目。项目管理可以采用目标管理模式。
项目管理和企业管理不同，企业管理的范围更大。企业的很多工作都可以看成一个个子项目，按照项目来进行管理，而项目管理的系统较小，它是当前企业管理当中的一种新的管理模式，它所指的系统是一个项目，而企业是一个整体，在企业管理当中可以按照项目管理模式进行企业管理。
因此，我们对项目管理的定义是：项目管理就是将各种知识、技能、手段、技术应用到项目中，以满足或超过项目干系人的要求和期望，它是指导某个项目从开始、执行，直至终止的过程。
项目管理与其他管理活动相比具有以下显著特征。
1.项目经理是项目管理的核心
在项目实施过程中，要建立以项目经理部为主要组织管理形式的生产管理系统，实行项目经理负责制；项目管理要求实行企业内部承包制，用以确立项目承包者与企业、员工之间的责、权、效、利的关系；企业总经理一般要授予项目经理较大的权力，以便处理项目同社会各方面的关系。
2.项目管理对象是一次性的
项目管理组织是临时的，按项目的任务设置项目管理机构，组建队伍；项目完成后，其组织机构随之撤销。【案例1-2】 有效地推行项目管理
许多跨国公司都认为，企业的成功在于有效地推行项目管理。IBM公司指出：掌握和使用项目管理是对其未来发展起关键作用的因素，它计划在未来5年内，将整个企业的运作管理变成基于项目的管理。摩托罗拉（中国）公司是我国唯一一家通过CMM五级评审的企业，CMM五级评审实际上反映了这个企业在项目管理方面的能力和成熟度。
除此之外，其他的跨国公司像朗讯；诺基亚；惠普等在其公司运营的核心部分都采用了项目管理模式。
20世纪90年代末期以来，美国的一些金融组织，包括花旗银行；摩根斯坦利；美国国家储备银行；美国国家税务局等，也在大力开展关于项目管理的培训。这些项目管理培训和过去人们观念上的投资项目管理完全不同。这些项目管理完全随着信息技术的变化而变化，它们是基于信息技术的变化而产生的一系列大大小小的项目，是整个企业运作中的一个重要构成部分。
越来越多的企业引入了项目管理，一些跨国企业也把项目管理作为自己主要的运作模式和提高企业运作效率的解决方案。由此可见，项目管理在当今经济社会中的重要性。
资料来源：http：//www.longjk.com。
二、项目管理的基本职能（一）计划
计划是对未来活动的一种事前安排。它包括确定未来活动的目标和方向，行动的程序和工作步骤，有效的执行方法，完成的时间，人、财、物、资源的合理分配和组织等。计划的要求在于把握未来的发展，有效地利用现有资源，以获得最大的经济效益。（二）组织
组织是把生产的各要素、各个环节和各个方面，从劳动分工和协作上，从生产过程的空间和时间的相互联结上，科学地组织成一个有机的整体，从而最大限度地发挥它们的作用。组织职能所要解决的问题主要包括：确定科学的管理组织，建立合理的生产结构，正确配备人员以及规定他们之间的相互关系，使组织机构得以协调运转。（三）管理
管理是重新确认人员所期望的工作，所采取的监督行为和所取得的结果，应付所遇到的各种问题，与有利害关系的人共享信息。
在企业组织和政府部门中，经常遇到的问题均涉及：组合项目，群项目（项目群），多项目计划管理。
项目有时涉及资源数量巨大，范围很广。例如：三峡工程，西部大开发，上海世博会和北京奥运会，这些大的项目都可以看成一个项目组的管理。
在企业的运作过程中，一个企业经常同时进行着多个项目。企业运作也可以划分成一系列的项目，企业管理可以按照项目管理模式来开展，也就是说，用项目管理来取代过去的运作管理，这样就形成一套所谓基于项目的管理。这种基于项目的管理模式，不仅适用于大的项目，同时也可以把这种管理模式应用到企业的运作当中。
那么，项目管理包括哪些因素？如图1-2所示，项目管理主要包括外部的和内部的因素，即包括人和物的因素。项目管理离不开人，离不开项目团队、人的激励、团队建设、沟通以及领导艺术、谈判等等。人的作用发挥的好坏对项目的成功至关重要。图1-2 项目管理系统
在人的基础上，还有项目的管理方法、企业的文化和项目组织。文化包括人的价值观念以及信念、态度、行为，组织包括授权和职责。
项目管理还包括计划和信息管理。计划包括工作定义、工作策略和战略以及工作的时间安排、进度计划；信息管理包括信息的沟通、历史信息以及工作进展、现状和对未来的预测。
有了项目计划，还需要对项目进行控制，通过对比、检查、评审和纠正等一系列工作来控制项目，使其按照既定的目标和既定路线前进。
三、现代项目管理的发展历程（一）第一阶段：1960年以前
通常认为，现代项目管理作为管理学的重要分支，最早出现于20世纪30年代的美国，现代项目管理是伴随一些大型建设工程的需要逐渐发展起来的。在二战时期，项目管理已经开始运用到一些军事工程、规划工程、航空航天、科学研究等大型项目当中。
此阶段特点：按计划进行管理，主要关注工期、成本，在一些非传统的项目环境下应用。（二）第二阶段：1960—1985年
到了20世纪60年代，美国的阿波罗登月项目通过应用现代项目管理方法，证明了现代项目管理的科学性和使用价值，同时也使项目管理通过不断实践获得了很大发展，初步确立了它的科学地位。
20世纪80年代，我国开始提出项目管理知识体系，在这期间项目管理开始从一些大型的工业工程管理及军事方面的应用向民营企业转移并推广，应用范围逐步扩大，与此同时，项目管理在世界上也越来越受到重视。
此阶段特点：出现了大量优化技术的应用，开始关注组织和质量问题；项目管理主要运用于军事、航天和建筑施工项目的管理。（三）第三阶段：1985—1995年
20世纪90年代以后，科学技术飞速发展，在整个管理科学内部出现了知识结构重组和一些新的内部核心，项目管理也以全新的面目出现在很多企业，包括一些政府部门、各级组织，都认为项目管理是一种新的管理科学，一种新的管理模式。项目管理越来越多地被各行各业广泛采用，项目管理也成了一个热门的行业和职业。
此阶段特点：突破人们传统概念上对项目的理解，并开始进入普及阶段。（四）1996年至今
这个时期是知识经济时代。项目管理在非传统项目环境下取得了巨大成功，各种企业和组织纷纷采用项目管理模式。
表1-1把这四个阶段的特点和应用领域进行了归纳。【案例1-3】 项目管理的发展趋势
一；项目管理的应用范围扩大
20世纪90年代以来，项目管理的应用迅速扩展到所有的工业领域（行业），应用范围从单一项目环境扩展到整个组织环境，有些项目管理从单一的项目管理转变为多个项目管理，或者一种项目的组合管理。
二；从偏重技术管理到注重人的管理
项目管理重点开始转移，从偏重技术管理转移到注重人的管理，从简单的考虑工期和成本控制到全面综合的管理控制，包括项目质量；项目范围；风险；团队建设等各方面的综合管理。
过去，项目管理片面强调技术。如建筑业，过去有技术方面的经验就可以胜任项目经理的工作，现在要求项目管理者和项目成员不再仅仅是项目的执行者，他们要能胜任更为广泛的工作，他们被要求掌握更加广泛的专业技术；经营管理知识和技能。
三；项目管理被作为组织结构扁平化的解决方案
项目管理作为一种新的管理模式，可以调整原来非常臃肿的纵向职能部门管理或类似军事化的组织结构，使之变成一种扁平化，更有效率的组织。
20世纪90年代以后，国家之间；企业之间的竞争越来越激烈，一个组织；一个企业管理效率的高低直接影响这个组织的生存或者企业的经营效益。在这种情况下，项目管理被看作是一个可以用来应对激烈竞争环境的解决方案。
资料来源：http：//www.longjk.com。
第三节 会展项目管理
会展项目管理的发展趋势有哪些？
一、会展项目（一）会展项目的概念与特征
在经济全球化的影响下，世界各国和地区之间的经济、文化交流异常频繁，一种新型经济形态——会展经济已成为世界上许多发达国家国民经济的新的增长点。会展业不仅可以为会展举办城市带来巨大的直接和间接经济效益，而且能加强城市与外界的商贸、文化交流，推进城市基础设施建设，提高城市的知名度以及优化地区经济结构，因而受到了世界各国和地区的广泛重视。
会展业作为新兴的第三产业的重要代表，必将在21世纪发展成为大部分先进国家国民经济的支柱产业之一，它本身所具有的污染少，利润高，涉及面广，参与性、关联性强等显著特点，决定了其必将成为带动包括中国在内的世界众多发达国家与新兴发展中国家经济持续增长和社会和谐进步的主要推动力量之一。
会展项目作为一种新兴的项目形式，具有自身的项目特色，与其他项目存在着明显的差异。会展项目是以会展活动为管理对象的新型项目形式，其特征主要体现在以下几个方面。
1.顾客导向性
会展项目是以提供令客户满意的服务为目标的。会展业属于第三产业，也是一种有着自身特点的服务业。从服务业的本质出发，要求会展的从业人员围绕人来工作，以人的需求为导向，最终要使客户满意。因此从目标上看，会展企业引进项目管理的运作方式可以使企业最大限度地实现会展目的，服务好参展商及观众。
2.项目连带性
实施一个会展项目往往会涉及服务、交通、通讯、建筑、装饰等诸多部门，能直接或者间接地带动一些相关产业的发展。因此以城市为依托的会展项目的开展，往往关联性地连带整个城市的治理与建设，提高城市综合竞争力。
3.客户广泛性
会展项目以客户群体而非个体为对象。会展项目的服务对象是以参展商和观展商为主的客户群，会展项目的构思与启动要以充分调研两个客户需求市场为基础。一个成功的会展项目往往把会议、展览和文化、旅游等活动有机结合起来，一方面吸引大量的参展商参展，丰富展会内容；另一方面也增强对观众的吸引力，扩大参展规模。
4.效益整合性
会展项目的投资收益是整合性的。这种整合性体现在：使会展项目取得经济效益的同时，也取得了巨大的社会效益；另一方面，项目的连带性也决定了项目收益由多方构成，具有整合性的特点，是高收益、高利润的项目。（二）会展项目的分类
会展活动是指在一定的地点和一定的日期和期限里，通过展示达到产品、服务、信息交流的一种活动形式。它包括各种类型的会议、展览（包括交易会、博览会）、体育赛事、节庆等。因此，会展项目就是以各种会展活动为管理对象的新型项目形式。从不同的角度出发，可以把会展项目分成不同的类型，不同类型的会展项目又有不同的特征，在此，首先应区分展览和会议的概念。
1.展览项目分类（1）按展览项目目的分类，可以分为展示类展览项目和交易类展览项目。（2）按展览项目性质来分类，可以分为贸易类展览项目、消费类展览项目和科技类展览项目。贸易类展览项目是为产业及制造业、商业等行业举办的展览活动，展出者和参观者主体都是商人，参展商可以是行业内的制造商、贸易商、批发商、经销商、代理商等相关单位，参观者主要是经过筛选邀请来的采购商，一般的观众被排除在外。展览的最终目的为交易。消费类展览项目是为社会大众举办的展览活动，这类会展项目多具有地方性质，展出内容以消费品为主，通过大众媒介比如电视、电台、报刊、网络等吸引观众，观众主要是消费者，一般来说，消费者需要购买门票入场，这类项目非常重视观众的数量。科技类展览项目主要是以科技和技术成果为展出内容，该类展会科技含量高，专业性较强，适合专业参展商和专业观众参展和参观。（3）按展览项目内容来分类，可以分为综合类展览项目和专业类展览项目。综合展览是指包括全行业或数个行业的展览会，也被称作横向性展览会，比如重工业展、轻工业展；专业展览指展示某一行业甚至某一项产品的展览会，比如钟表展。
2.会议项目的分类
会展活动中重要的部分就是会议，对于会议的分类主要是以会议的目的来划分：可分为以专项研究为目的的会议和以产品发布为主要目的的会议。
会议项目主要是指以重要城市为中心而举办的综合性的国际会议及大型论坛活动等，如APEC会议、亚洲博鳌论坛等等。这类会议项目具有以下特征。（1）重复性强。会议洽谈型项目一般是定期举办的会展项目，重复性强。尤其是一些大型的国际会议，每年定期举行，但每届的举办地一般安排在不同的洲、不同的国家、不同的城市，在同一城市举办的可能性较小。（2）服务全面。会议和展览不同，服务范围更加全面。一次大型的会议，从音响、通讯、信息系统、场地布置到会间服务都要全面到位。比如餐饮服务，一般的展览型项目要求比较简单，只提供基本餐饮，而会议洽谈型项目通常要提供包括早餐、中餐、晚餐等的全方位服务，开会期间一般还有茶点服务。（3）参与人数少。会议洽谈型项目与前几种展览项目不同，与会人员有一定的人数限制。一般的展览会项目都有上万的人流量，而会议型项目有上千人就算很大规模了。同时高规格的会议对与会人员有较高的专业与其他条件要求。（三）会展项目生命周期
每个阶段会展项目通常都规定了一系列的工作任务，设定这些工作任务使得管理控制能达到既定的水平。对会展项目过程进行排序，可以确认一个会展项目的生命周期，大多数会展项目生命周期具有以下共同的特点。（1）对成本和工作人员的需求量最初比较少，在向后发展过程中需要越来越多，当项目结束时又会剧烈地减少。（2）在项目开始的时候，成功的概率是最低的，而风险和不确定性是最高的。随着项目逐步地向前发展，成功的可能性也越来越高。（3）在项目起始阶段，项目设计人员的能力对项目产品的最终特征和最终成本的影响力是最大的，随着项目的进行，这种影响力逐渐减弱。这主要是由于随着项目的逐步发展，投入的成本在不断增加，而出现的错误也在不断纠正。（4）通过项目生命周期通常我们确定一个会展项目、每个阶段所需做的技术性工作（如宣传资料的印刷是在筹展阶段还是在扩展阶段）、每个阶段所涉及的人（如宣传策划人员、拓展人员、展会现场服务人员等）。
二、会展项目管理（一）会展项目管理的概念与特征
会展项目管理是会展项目管理者根据会展项目运营客观规律的要求，运用系统的观点理论和方法，对执行中的会展项目发展周期中的各个阶段工作进行计划、组织、控制、沟通与激励，以实现其目标的各项活动的总称。
其总体特征是：服务目标性、客户广泛性、项目关联性、收益综合性的相关信息。会展项目管理是一个系统工程，其包含的内容颇为广泛。按照其核心内容来讲，主要包括会展项目计划管理、会展项目进度管理、会展项目质量管理、会展项目信息管理、会展项目人员管理和会展项目财务管理，每一项内容对于整个会展项目的实施都是至关重要的。例如同其他行业的质量管理一样，会展项目质量管理也是讲求产品的内在品质与合格程度，其最重要的部分是满足顾客（消费者）需求的内在属性。会展业产品主要有：会议组织者与承办者为与会人员提供的各项配套服务，会议所需场地、设备的租用，餐饮娱乐，交通通讯之便利条件及展会参展商为观众特别是专业观众提供的一些产品展示，展台搭建，宣传资料，导游解说，奖品礼物，表演介绍及展后相关的买卖合同订立所需要的配套便利服务等。【案例1-4】 招聘会展项目经理的职位要求
一；上岗条件（1）本科以上文化程度，男女不限。（2）具有良好的职业道德和敬业精神。（3）具备广泛的人脉网络。（4）从事会展相关岗位工作三年以上。（5）具备会展项目策划及实施经验。（6）具有较强的项目策划；组织；协调能力。（7）具备较强的方案及报告撰写能力。
二；岗位职责（1）严格遵行公司《项目管理制度》。（2）策划项目总体实施方案。（3）做好项目可行性分析，包括市场调研，制定可行性研究报告。（4）做好项目的立项和审批，并跟进整个审批过程。（5）做好项目组织；实施；执行等项目活动的管理。（6）保障项目目标利润的完成。（7）对已完成的展会的执行过程；收益；影响进行系统客观的总结，为新项目的决策及实施提供经验。
资料来源：http：//www.00105.net。（二）会展项目管理的过程
会展项目管理过程是指会展项目生命周期中产生某种结果的行动序列，基本管理过程可归纳为如下5个阶段，如图1-3所示。图1-3 项目管理过程（1）会展项目启动阶段：确认一个项目或者一个阶段应当开始并付诸行动。（2）会展项目规划阶段：为实现启动过程提出目标而制定计划。（3）会展项目执行阶段：为计划的实施所需执行各项工作，包括对人员和其他资源进行组织和协调。（4）会展项目控制阶段：监控、测量项目的进程，并在必要的时候采取纠正措施，以确保启动阶段时提出的目标得以实现。（5）会展项目结束阶段：通过对项目或项目阶段成果的正式接受，以使从启动阶段开始的这一周期有条不紊地结束。
每个会展项目都要经历以上5个阶段的管理过程。这些并非独立的一次性事件是按一定的顺序发生，工作强度有所变化，并互有重叠的活动。会展项目各阶段要完成的工作如表1-2所示。
一个会展项目阶段的结束通常以对关键的工作成果和项目实施情况的回顾为标志，作这样的回顾有两个目的：决定该项目是否进入下一个阶段；尽可能以较小的代价查明和纠正错误。这些阶段末的回顾，通常被称为阶段之口、进阶之门或是关键点。（三）会展项目管理涉及的知识领域
会展项目管理涉及九大领域的知识：范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、风险管理、人力资源管理、沟通管理、采购管理及整体管理。
1.会展项目范围管理
由于会展项目的特殊性，招展、招商等过程的不确定性，会导致会展项目范围的不断扩大。作为会展项目经理，在会展项目开始时，就要对项目范围拿出项目关系人都认可的、理解无歧义的范围说明文档——会展项目章程。然后为了保证会展项目的实施，明确项目组成员的工作责任，还必须分解会展项目范围，使之成为更小的项目任务包——工作分解结构（WBS）。会展项目范围管理包括会展项目启动、范围规划、范围定义、范围核实、范围变更控制等内容。要认识到会展项目本身不是孤立的，因此有时范围的变更也是必需的，关键是当变更发生时，如何加以控制。
2.会展项目时间管理
会展项目的时间管理，就是确保会展项目按期成功举办的过程。首先要制定会展项目的进度计划，然后是跟踪检查进度计划与实际完成情况之间的差异，及时调整资源、工作任务等，以保证会展项目的进度实现。在跟踪过程中，要及时与组办方、承办方、参展商等项目关系人进行交流，以及时发现范围的偏差而产生时间与进度上的差异，预防项目组成员有意或无意识地虚报了项目完成情况，导致进度的失控。具体包括以下内容。（1）会展活动定义：通过WBS分解而来。（2）会展活动排序：明确活动之间的依赖关系。（3）会展活动历时估算：估算每项活动的时间。（4）对于大中型会展项目可以利用Project2003等工具软件，协助会展项目的时间管理：如利用甘特图帮助跟踪项目进度，利用网络图及关键路径分析协助确定完成日期上的重要性或调整工期对项目工期的影响以及处理关注的焦点活动等。
3.会展项目成本管理
会展项目成本管理就是要在批准的预算内努力减少和控制成本，满足项目关系人的期望。其过程包括以下几个方面。（1）项目资源计划：制定会展项目资源需求清单。（2）成本估算：对会展项目所需资源进行成本估算。（3）成本预算：将整体成本估算配置到各个单项工作，建立成本基准计划。（4）成本控制：控制项目预算的变化，修正成本的估算，更新预算，纠正项目组成员的行动，进行完工估算与成本控制的分析。
4.会展项目人力资源管理
会展项目的人力资源管理就是有效发挥每个参与项目人员的作用的过程。其过程包括以下几个方面。（1）组织计划编制：形成会展项目的组织结构图。（2）获取相关人员：其中重点是业务相关人员。（3）团队建设：明确每个项目关系人的责任，训练与提高其技能，实现项目团队的合作与沟通。
会展项目是通过团队共同努力实现的，注意充分发挥团队的作用，使团队成员各尽所能是项目经理的挑战。在处理过程中，争取做到对事不对人，通过有效的会议来帮助项目实现沟通、检查以及目标实现。
5.会展项目质量管理
会展项目质量管理是为了保证会展项目能够满足原有设定的各种要求。其过程包括以下几个步骤。（1）质量规划：确定哪些质量标准适用于本会展项目，应如何达到这些质量标准。（2）质量控制：对会展项目的各种结果进行监督，确定这些结果是否符合有关的质量标准，力求消除造成不良后果的原因。（3）质量保证：对会展项目进展情况定期进行全面的评价，以便有把握使会展项目达到有关的质量标准。如会展项目的布展阶段，需要特装的展台必须达到一定的质量标准。
6.会展项目沟通管理
会展项目沟通管理是保证会展项目信息及时、准确地提取、收集、传播、存贮以及最终进行处置。其过程包括：沟通规划、信息发布、收集并传播会展项目的进度信息、提取并分布传播会展项目收尾善后的资料等。沟通的复杂程度随着对象的增加而快速增加，因此要通过适当的工具和手段，使面对面的沟通控制在一定范围之内，尽量减少因无效沟通而给会展项目管理带来的负面影响。如招展、招商的信息发布；展会会刊信息的及时搜集；新闻媒体发布会展项目的进度信息、展后的信息反馈等。
7.会展项目风险管理
会展项目风险管理要把有利事件的积极结果尽量扩大，而把不利事件的后果降低到最低程度。其过程包括：风险识别、风险量化、提出应对措施及应对措施控制。会展项目的风险计划的制定主要是为提高项目关系人的风险意识，实际工作中，可能识别到存在的风险，但却不能及时加以正确处理，风险就这样被层层传递，要注意从风险的源头抓起，防止风险的层层放大。如对可能发生的自然灾害和人为破坏进行预测，并做好应对方案；利用计算机信息技术管理的组织者还要防止信息管理风险，以防网络服务器被攻击，信息资料被盗窃；对进出活动现场的证件进行管理，防止不法之徒持假造证件，蒙混进入场馆所带来的安全隐患；当有意外事故发生时，组织人员疏散，减少人员伤害和财产损失；重点加强参加活动的高级政府官员和嘉宾的安全保护，做好安全预案，确保万无一失。
8.会展项目采购管理
采购就是从外界获得产品或服务。有效的会展项目采购管理包括以下过程。（1）编制合理有效的采购计划：即确定会展项目的哪些需求可以通过采购得到更好的满足，在采购计划中首先决定是否需要采购、如何采购、采购什么、采购多少、何时采购等内容。（2）编制询价计划：即编制报价邀请书或招标书。（3）询价：进行实际询价。（4）开标：评估并选择供应商。（5）管理：对采购合同进行管理。（6）收尾：对采购合同进行收尾。如一个会展项目涉及的视听设备、灯光照明、旗帜、鲜花、食品、印刷、酒店服务、停车服务、装饰装潢服务、礼仪服务、保洁服务等采购管理，都要做好结束工作，做到善始善终。
9.会展项目整体管理
会展项目的整体管理是综合运用其他八个领域的知识，合理集成与平衡各要素之间的关系，确保会展项目成功完成的关键。其主要过程包括以下几个步骤。（1）会展项目计划制定：即收集各种计划编制的结果，并形成统一协调会展项目计划文档。（2）会展项目计划执行：通过执行会展项目计划的活动，来实施计划。（3）整体变更控制：控制会展项目的变更。会展项目经理主要负责会展项目的整体管理，这也是会展项目成功的关键。（四）会展项目管理的发展趋势
1.人性化管理
人性化管理强调在管理过程中更注重人的价值和尊严，强调对企业内部人力资源的合理、有效利用。（1）对企业内部员工的管理。实施人性化管理就是在充分了解会展企业各员工个性的基础上，遵循“先动之以情；后晓之以理；情和理都讲不清时，再绳之以法”的原则，注意原则实施的度及灵活机制的运用，调动员工主观积极性来完成会展企业必需的专业性、服务、接待等工作。（2）对各级客户群体的管理。会展专业公司对上必须加强与会展承办方间的沟通，要采取谦虚、谨慎的态度，以完成委托任务为宗旨，重视并关注承办方的有关建议，了解客户需求，加强合作；对下必须对分包商实施有效管理，注意发挥他们的主观能动性，尊重其劳动成果，在平等、友谊、互助的关系下加强与他们的合作。
2.网络化管理
电子商务时代的到来为会展项目管理发展提供了新方向，会展作为第三产业中的一员，具有服务性的特点，因此人与人间的沟通显得尤为重要，而互联网信息传输迅速、空间范围广泛等优点恰好能满足会展项目管理过程中的需求。会展项目网络化管理表现在以下几个方面。（1）沟通方式网络化。互联网的引入突破传统面对面的沟通方式，会展企业在进行展会管理工作中，内部员工之间、员工与各级客户间、客户与客户间以及企业与政府、行业组织等机构间沟通都会借助网络。（2）宣传方式网络化。宏观层面看，会展承办方在项目设计前通过互联网进行的一系列宣传工作，这需要专业人员进行有效管理；微观层面看，会展企业对外宣传企业整体形象，可通过在互联网上发布相关信息以使客户更了解企业，达到宣传的目的。
3.规范化管理
随着会展业逐步与国际化接轨，项目管理作为一种新的领域正朝着规范化的进程发展。它是我国会展项目管理适应新形势、新发展的客观要求和必然结果，具体表现在以下几个方面。（1）项目设计规范化。会展项目实施前规划设计全面、合理、专业，宏观总体的规划在相关专家的指导下完成，既有一定的前瞻性，又有一定的实际操作性，同时符合会展项目管理国际化行业标准，并参照借鉴同类项目管理的先进经验进行设计。（2）项目实施规范化。会展项目实施过程中在兼顾效益最大化前提下，引入新型灵活的管理机制，注意吸收国外先进的会展项目管理经验，在实施中同时注意人力资源的合理开发和利用，充分调动实施者及相关利益群体的积极性和创造性，使实施流程、实施手段、实施方法等符合国际化标准化水平。【案例1-5】 2008上海广印展SWOT分析
2008年7月2—5日，第十六届上海国际广告印刷包装纸业展览会暨2008上海国际印刷包装产品交易会（以下简称上海广印展）在一片期待声和赞誉声中成功落下了帷幕。本届展会由世博集团上海现代国际展览有限公司；上海广告协会；上海广告设备器材供应商协会主办，上海新格雷展览服务有限公司；英国TARSUS集团；中国上海国际展览会日本事务局协办，展会共汇集了1400余家国内外顶尖广告；印刷；包装设备领域的供应商，吸引了来自全球97个国家和地区的102800万余人次的专业观众，其中海外买家21588万多人次，展出面积更是达到了15万平方米的历史之最。
参加本次展会广告领域的主要参展企业有：HP；EFI VUTEK；GANDI；3M；EPSON；ROLAND；DGI；飞阳联合；金恒丰；锐颜；上海永享；雅色兰；润天智；工正；中野科技；璐彩特；力宇；飞行船；中港；耐斯数码；合肥嘉臣；洛克；同兴；昂世数码；博业激光；鼎鸿激光；国顺；SKYLINE；灵通；秀创；霍克；邦美；至正；SPACE；OSRAM；PHILIPS；大峡谷；派璐斯；蓝普；水晶石等，代表了国际最高水平的数字UV喷墨印刷设备；材料及各种户外广告新技术；新设备；新材料。参加德鲁巴印刷展的世界前五位数字喷墨印刷设备行业巨头悉数以庞大展位参加了今年的上海广印展，也使“2008上海广印展”成为目前为止技术含量最高的一届国际展。
品牌优势：上海广印展保持了其一贯的“国际化；品牌化；专业化”的特点，通过15年品牌发展壮大，已在广告设备行业中，获得极高赞誉和极大支持，成为同行业展览会中的“新航标”。
时间优势：7月份是一年中各大制造商；代理商；经销商钻研新技术，研制新产品后寻找并开拓新商机的最繁荣期，上海广印展适时地抓住这一黄金采购期为买卖双方搭建专业商贸平台，从而备受追捧。
地理优势：以上海为中心的长江三角洲是中国经济发展的重镇，历来是海外商家和买家重点关注的地方，自然而然地形成了中国广告设备及耗材的生产制造的集散地和买卖销售的重心地带。
作为2010年世博会的主办地，上海会展业的发展不仅出于对国际大都市形象展示的考虑，而且也具有实际的工业生产；展示；交易的需要。上海的个性在于是整个长三角中重要的经济出海口；金融中心，具有强大的经济实力，因此，对区域内其他中小城市的经济辐射作用远大于经济竞争作用，从更深的层次上分析，上海申办2010年世博会的成功无疑对上海城市等级的提升，起到有力的促进作用。
由于上海具有沿海城市中最高的城市地位，因此大量国外会展品牌首先选择在上海登陆，很多在上海召开的国际会展已经是在国外运作成熟的会展，其市场定位及所针对的客户群体十分明确，而且这些国际会展的运作很多也是由国外展览公司直接操作完成。可以说，上海不仅是国际展览的第一登陆地，也是国外展览公司在中国的第一登陆地。
就发展模式来说，欧洲各国的著名会展公司大多是地方政府投资控股，在当地具有垄断性质，如德国的汉诺威公司。而在美国，主要的展览大都由行业协会与大型商业展览公司举办，如著名的消费电子展（Consumer Electronics Show, CES）即由美国消费电子协会（CEA）主办。而中国会展业普遍管理手段落后，以政府主导为主，行政干预过多。
另外，上海会展内涵建设有待加强。展览规模；档次；质量不高。在这些展览会中，国内外具有影响力的名牌展览和精品展览较少，更无法跻身世界十大知名展览。
资料来源：http：//www.ledcac.com。
本章小结
项目指某种一次性的任务。它具有一个明确的目标，包括数量、功能和质量标准；要求项目执行者按照限定的时间和财务预算完成项目所规定的目标。因此，项目具有如下特征：项目的一次性（单件性）、项目成果性目标和约束性目标的明确性、项目作为管理对象的整体性。项目无论大小、特点如何，一般包括下列要素：具体的结果（产品或结果），明确的开始与结束日期（项目工作开始日期和它的结束日期），既定的预算（包括人员、资金、设备、设施和资料总额等）。项目管理就是将各种知识、技能、手段、技术应用到项目中，以满足或超过项目关系人的要求和期望，它是指导项目从开始、执行，直至终止的过程。项目管理与其他管理活动相比具有以下显著特征：项目经理是项目管理的核心，项目管理对象是一次性的。项目管理离不开人，离不开项目团队、人的激励、团队建设、沟通以及领导艺术、谈判等等。在人的基础上，还有项目的管理方法、企业的文化和项目组织。项目管理还包括计划和信息管理、项目的控制。项目管理和企业管理不同，企业管理的范围更大。企业的很多工作都可以看成一个个子项目，按照项目来进行管理，而项目管理的系统较小，它是当前企业管理当中的一种新的管理模式，它所指的系统是一个项目，而企业是一个整体，在企业管理当中可以按照项目管理模式进行企业管理。
会展项目是以会展活动为管理对象的新型项目形式，其特征主要体现在顾客导向性、项目连带性、客户广泛性和效益整合性上。会展项目管理是会展项目管理者根据会展项目运营客观规律的要求，运用系统的观点理论和方法，对执行中的会展项目发展周期中的各个阶段工作进行计划、组织、控制、沟通与激励，以实现其目标的各项活动的总称。其总体特征是服务目标性、客户广泛性、项目关联性、收益综合性。会展项目管理是一个系统工程，其包含的内容颇为广泛。按照其核心内容来讲，主要包括会展项目计划管理、会展项目进度管理、会展项目质量管理、会展项目信息管理、会展项目人员管理和会展项目财务管理，每一项内容对于整个会展项目的实施都是至关重要的。会展项目管理过程是指会展项目生命周期中产生某种结果的行动序列，基本管理过程可归纳为五个阶段：会展项目启动阶段、会展项目规划阶段、会展项目执行阶段、会展项目控制阶段和会展项目结束阶段。会展项目管理的发展趋势是人性化管理、网络化管理和规范化管理。
复习与思考
1.项目的概念与特征是什么？
2.项目如何分类？
3.简述项目的要素。
4.项目管理的概念与特征是什么？
5.简述项目管理的基本职能。
6.论述现代项目管理的发展历程。
7.会展项目的概念与特征是什么？
8.简述会展项目管理的概念与特征。
9.简述会展项目管理的过程。
10.请结合实际，论述我国会展项目管理的发展趋势。
案例分析 会展项目管理的创新思考
一、会展项目规划阶段（一）会展项目设计创新化
会展项目设计是指依据一定的理念对项目未来发展做出计划、安排、说明等，以指导整体项目完成。其创新首先指项目设计理念知识化、绿色化，即项目的完成必须注意充分挖掘人力资源的作用，注重现有人员知识的运用，并将其知识转化为推动项目发展的原动力。同时，注意在不同阶段项目资源的最大化的合理利用，引入可持续发展的理念；其次是项目主题设计的创新化。要在充分市场调查基础上，找准会展项目所在地的资源优势，据此选出最能突出地方竞争力和特色的主题。（二）项目融资规模化
资金筹措是任何项目可持续发展的重要保障，如何实现规模化融资是项目规划阶段要考虑的主要问题。因此项目承办方获取大额资金应把握以下原则：首先是宣传推广多面化，即针对潜在项目赞助方，进行全方位、多层次的广告宣传推广，以使客户全面了解会展项目情况，为其投资提供基础；其次是融资渠道多元化，即会展举办者在向参展商收取展会费用的同时可向观众、广告推广者等群体收取一定费用，同时对于公益性或地方扶持型会展项目可向政府要求融资，据此实现项目融资规模化发展。
二、会展项目实施阶段（一）机制管理创新化
机制管理是保障会展项目顺利进行的重要条件，它包括适应项目发展而制定的一系列制度、体制等。其创新化首先表现在沟通机制，即要突破原有的沟通方式和方法，建立新型的适合市场发展的灵活沟通机制；其次表现在协调机制，即会展专业管理公司要处理好其与会展承办方、会展分包商之间的关系，使会展项目在健康、稳定的环境下逐步发展；最后是组织机制，要建立和谐、公平的组织机制，会展项目涉及的各组织内部、组织与组织之间突破传统的组织方式，在先进理念指导下进行创新。（二）管理方式国际化
管理方式国际化主要是指在传统管理方式基础上，会展项目管理走品牌化、国际化的发展道路。首先表现在网络化管理方式上，传统的项目管理是面对面的管理交流方式，如会展企业与政府、广告商、分包商之间以及会展承办方与其他相关组织机构之间，这样会浪费大量的人力、物力及财力，互联网的管理方式极大地节约了资源并推动了资源的合理化配置；其次是信息化管理方式，传统的管理方式是信息资源独享，而现代管理方式推行区域合作、信息资源共享。这是区别于传统的又一历史进步。（三）项目监控动态化
项目监控是指对会展项目管理不同阶段进行动态的、有效的管理，以反映管理实施力度，并据此进行适当调整。它是推动会展项目发展的必要条件和重要保障。其动态化项目监控要注意：首先是目标控制，即对任务实施情况进行有效控制，以保证会展项目总体目标的实现，同时注意对成本目标控制，以保证会展项目执行成本控制在预算之内；其次是项目调整，即在目标控制过程中发现存在的问题，并不适时机地依据现实情况来调整和完善项目管理，以保障效益目标、成本目标及其他目标的实现。
三、会展项目反馈阶段（一）效益评估综合化
效益是衡量会展项目管理的重要指标之一，传统的会展效益评估带有一定局限性，即忽视会展项目对相关行业的拉动作用及其对当地的形象推广作用。创新化的会展效益评估主要包括以下两方面：直接效益，即会展项目实施过程中的直接收入，如会议与展览业中参展商的订单收益；间接收益，即会展业对其他相关行业的拉动效益，如酒店业、运输业、邮电业、通讯业等收入。（二）客户管理创新化
会展项目结束后，会展专业公司以及会展承办方应加强与客户间的沟通和联系，实施客户创新化管理。首先是建立完善的客户管理系统，会展企业在项目完成后，应注意及时统计客户相关资料，并将各不同类型的客户纳入管理体系；其次是引入创新化的客户管理手段，要根据不同客户的特点，实施不同的对策以提高顾客忠诚度，为将来进一步合作打下基础。（三）信息反馈及时化
会展项目完成后，会展专业公司、会展承办方以及其他相关组织机构之间存在着信息反馈的过程，及时而有效的信息反馈将有利于会展项目的进一步发展。首先是会展专业公司与参展商之间的信息交流，即会展企业应在展会结束后及时与参展商沟通，并听取其有关建议，以更好地完善和改进会展项目；其次是会展承办方与会展专业公司之间的信息反馈。会展企业作为承办方的委托机构，有义务和责任办好会展项目，因此在项目结束后应及时与之沟通，并将效益评估有关结果传达给承办方，同时收集反馈意见，并进一步提高项目管理的专业化程度和管理质量。
资料来源：龚维刚：《会展实务》，华东师范大学出版社2007年版。
讨论题
1.在会展项目规划阶段，如何进行会展项目的创新管理？为什么？
2.在会展项目实施阶段，如何在先进理念指导下进行创新？
3.会展项目结束后，会展专业公司以及会展承办方如何加强与客户间的沟通和联系并实施客户创新化管理？
参考文献
1.杨顺勇：《中国会展：创新与发展》，化学工业出版社2009年版
2.施谊等：《展览管理实务》，化学工业出版社2008年版
3.龚维刚：《上海会展业发展报告》，上海人民出版社2008年版
4.马勇：《会展项目管理》，重庆大学出版社2007年版
5.胡平：《会展运营管理》，旅游教育出版社2007年版
6.龚维刚：《会展实务》，华东师范大学出版社2007年版
7.罗松涛：《会展管理实务》，对外经济贸易大学出版社2007年版
8.应丽君：《会展运营管理》，机械工业出版社2007年版
9.卢晓：《会展项目策划与管理》，上海人民出版社2006年版
10.刘大可：《会展经济理论与实务》，首都经济贸易大学出版社2006年版
11.程爱学：《会展全程策划宝典》，北京大学出版社2008年版
12.JackGido：《成功的项目管理》，机械工业出版社2006年版
13.王起静：《会展项目管理》，中国商务出版社2004年版
14.华谦生：《会展策划与营销》，广东经济出版社2004年版
15.王云玺：《会展管理》，上海交通大学出版社2004年版
16.卢有杰：《现代项目管理学》，首都经济贸易大学出版社2004年版
17.[美]乔·戈德布拉特：《国际性大型活动管理》，机械工业出版社2003年版
18.光华管理网，http：//www.guanghuaguanli.com
第二章 会展项目识别与启动
学习目标
学完本章，你应该能够：
1.了解和掌握会展项目立项与报批的概念与特征；
2.熟悉会展项目需求分析与选择应坚持的原则；方法；
3.掌握会展项目经济评价的概念与功能；
4.掌握会展项目的财务评价与国民经济的评价的内容；方法与步骤。
基本概念
会展项目 立项会展 项目报批 会展项目 需求分析 会展项目 经济评价
第一节 会展项目的立项与报批
什么是会展项目的立项？
一、会展项目的立项（一）会展项目立项的概念
会展项目立项，是指承办会展活动的相对人，以书面报告形式向相关行政主管部门进行项目申请，并最终获得相关行政主管部门批准或承认的过程。（二）会展项目立项的特征（1）会展项目有一个明确界定的目标——一个期望的结果。一个项目的目标通常依照工作范围、进度计划和成本来确定。例如，一个展销项目的目标可能是在一个星期内完成签约10亿元合同，而且期望工作范围能够高质量地完成，使参展商、参展客户和参展观众都满意。（2）会展项目可能是独一无二的，是一次性的努力。有些会展项目是以前从未举办过的，如人造UFO展示会。且大多数会展项目都是一次性的努力，无须重复。（3）每个项目都有参展参会客户。客户是提供必要的资金或经费，以达到目标的实现，它可能是一个人，或一个组织，或由两个或更多的人构成的一个团队，或是许多个组织。当一个承约商为某一会展公司搭建展台时，这一会展公司就是资助这一项目的客户。当一个公司从政府那儿获得资金开发一种处理放射性原料的自动化设备时，客户就是政府机构，当某个公司提供奖金给一组雇员，来升级公司的管理信息系统，客户这个词将具有一个更广泛的含义，不仅包括目标资助人（公司管理层），而且包括其他利害关系方。（4）会展项目还有一定的不确定性。一个项目开始前，应当在一定的假定和预算基础上准备一份计划。用文件记录这些假定是很重要的，因为它们将影响项目预算、进度计划和工作范围的发展。项目以一套独特的任务、任务所需的时间估计、各种资源和这些资源的有效性及性能为假定条件，并以资源的相关成本估计为基础。这种假定和预算的组合产生了一定程度的不确定性，影响项目目标的成功实现。例如项目可能到预定日期会实现，但是最终成本可能会由于最初低估了某些资源的成本，而高于预计成本。（三）会展项目立项的内容
会展项目立项的内容包括：会展活动的名称，会展活动举办的地点，会展活动举办的时间；会展活动的举办机构；会展活动的定位；会展活动的范围、规模；办展的频率；参加会展活动的价格及举办会展活动的财务预算；人力资源的分配；招展招商和宣传推广计划；会展进度计划；现场管理计划和相关活动计划等。
1.会展活动的名称
会展活动的名称对会展项目的成功立项具有十分重要的意义，因为它确定了会展活动的基本内容和基本的价值取向。会展活动的名称通常由三个部分组成，即基本部分、限定部分和附属部分。（1）基本部分，是指用于说明会展性质与特征的元素。如博览会、论坛、交易会、洽谈会、学术研讨会、展销会、晚会、运动会等。（2）限定部分，是指用于说明会展举办时间、地点、规模以及内容的元素。它包括举办的届次或时间、地域名称或范围，大小规模和主要活动内容等。（3）附属部分，它是限定部分的补充，用于具体说明会展的时间、地点等细节。它可以是具体举办日期、地点、组织单位的名称或会展的缩写等。
如第136届中国农产品博览会。它的基本部分是“博览会”，限定部分是“中国”和“136届”，而“农产品”则是行业标志。再如，2009年湖南省中学生田径运动会，它的基本部分是“运动会”，限定部分是“湖南省”、“中学生”和“2009年”，“田径”则是体育运动专业标志。
2.会展活动举办地点的选择
会展活动在哪个国家或地区的哪个展馆举办，是在不同地方轮办还是在一个地方举办等问题，需要在会展立项期间由粗到细逐步确定。首先，选址要符合会展活动的性质、定位、会展活动所涉及的产业和行业以及地方政府的态度、政策等；其次，选址要考虑与会展活动相关的地理环境，如作为贸易性的展会活动，宜选择在对外开放程度比较高的沿海城市，而像作为奖励旅游性质的展会活动，宜选择在以风景秀丽著称或名胜古迹较多的城市。最后，选择还要考虑会展定位以及会展项目的成本预算等因素。
3.会展活动的时间安排
举办会展活动的时间涉及四个方面的含义，即展会的具体开展日期、展会的筹展日期、展会对观众开放的日期和展会撤展的日期。
一般情况下，会展活动的日程安排具有不可变更的特性，因此，在会展项目立项阶段筹划时间安排时，要慎重考虑。严格按日程、时间安排进行会展活动，是一个会展项目举办成功的前提条件之一。因此，在设计每项工作时要明确每项工作的工作期限，并且还要安排好总协调人及具体办事人或联系人，同时，还要有应当准备，并定期对照检查，以便及时调整。
4.会展活动的举办机构
会展活动的举办机构，是指负责会展组织、策划、招展和招商等相关事宜的有关单位。会展举办机构一般包括主办单位、承办单位、协办单位和支持单位或赞助单位等类型。（1）展会举办单位，是指具有国家主管部门批准的、有报批会展项目资质的单位。一般情况下，这种单位应具有法人身份。（2）展会的承办单位，是指不一定要具有报批会展项目资质，但与主办单位一样具有招商、招展能力和举办展会的民事责任承担能力，并设有专门从事办理展会的部门与相应的专业工作人员，以及具有完善的办理展会规章制度的单位。（3）展会的协办单位，是指协助主办或承办单位负责展会的部分策划和组织工作的单位。其主要任务一般集中于部分的招展、招商和宣传推广工作。（4）展会的支持单位或赞助单位，是指对展会活动起直接或间接支持作用的单位。如新闻媒体主要承担一些招商、招展等宣传工作，而交警部门则主要承担展会活动期间的道路畅通，以及人身、财产的安全保卫工作等。
5.会展活动的举办频率
会展活动的举办频率，是指会展一年举办几次还是几年举办一次，或者是不定期举办。举办频率受制于会展题材所在领域的特征。如产品展销会或博览会，就受到产品生命周期的影响。相同或不同领域的行业，都有各自的发展规律与特征，产品也一样，因此，对会展项目进行立项时，要考虑会展主题所在领域的特征。
6.会展活动的规模
会展活动的规模是指所举办的展会在形式上的大小程度。它一般涉及以下几个因素。（1）会展的展览面积是多少。（2）参展单位的数量是多少。（3）参观会展的观众有多少。
因为涉及招商、招展计划的宣传推广，在进行会展立项时，对上述内容进行预测和规划是十分必要的。
7.会展定位“定位”一词，最初是由美国人艾·莱斯和杰克·特劳在1972年提出并加以推广和应用的。在他们合著的一本关于定位的书——《心战》中，特劳和莱斯提出：定位是针对现有的产品的创造性的思维活动，它不是对产品采取什么行动，而是主要针对潜在顾客的心理采取行动，是要将产品定位在顾客的心中。通俗地说，定位就是要将自己的意向清晰地递给他人的一种印象化过程。根据定位这一概念，我们认为所谓的会展定位，就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况，通过建立和发展会展的差异化竞争，使自己举办的会展在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而独特的印象过程。会展定位要明确会展的目标参展商和参展观众、办展目标、展会主题等。
8.会展价格和会展初步预算
这里的会展价格，主要是指会展展位的价格，它包括室内展场和室外展场的价格，室内展场的价格又分为空地价格和标准展位价格。在制订会展价格时，一般遵循“优地优价”的原则，即那些便于展示和观众流量最大的展位的价格往往要高一些。在策划举办展会时，要根据市场情况给展会确定一个合适的价格，这样对吸引目标参展高参加展会十分重要。会展初步预算是指针对会展项目所需要的投入、支出与收益的预测。它包括会展项目资金的拨款数额、赞助数额、会展展位收入、各种会展活动的支出费用等。
9.人员分工、招展、招商和宣传推广
人员分工计划、招展计划、招商和宣传推广计划是会展的具体实施计划。所谓的人员分工计划是对会展工作人员的工作进行统筹安排，招展计划主要是为了招揽企业参展而制定的各种策略、措施和办法，宣传推广计划则是为建立会展品牌和树立会展形象，并同时为会展的招展和招商服务。这四个计划在具体实施时会相互影响、相互制约，因此，在进行立项策划时，应充分考虑这四个计划的关联性。
10.展会进度计划、现场管理计划和相关活动计划
展会进度计划，是指在时间上对展会的招展招商、宣传推广和展位划分等工作进行统筹安排。它明确在展会的筹办过程中，到什么阶段就应该完成哪些工作，直到展会成功举办。展会进度计划安排得好，展会筹备的各项准备工作就能有条不紊地进行，否则，将会加大展会活动的成本，或为会展举办单位带来巨大的经济损失与信用损失。
现场管理计划，是展会开幕后对展会现场进行有效管理的各种计划安排，它一般包括展会开幕计划、展会展场管理计划、观众登记计划和撤展计划等。现场管理计划安排得好，展会现场将井然有序，展会秩序良好。
展会相关活动计划，是指对准备在展会期间同期举办的各种相关活动做出的计划安排。与展会同期举办的相关活动最常见的有技术交流会、研讨会和各种表演等，它们是展会的有益补充。（四）会展项目立项书的撰写
会展项目立项书又称会展项目立项报告，是会展项目承办单位或会展项目法人，根据市场情况或社会某一重大问题等提出的某一具体会展活动的建议文件，是对拟举办会展活动提出的框架性的总体设想。它包括如下主要内容。
1.举办这个展会的市场环境分析
市场环境分析包括对宏观市场环境和微观市场环境进行的分析。宏观环境包括人口环境、经济环境、技术环境、政治法律环境、社会文化环境等；微观市场环境包括办展机构内部环境、目标客户、竞争者、营销中介、服务商和社会公众等。
2.提出这个展会的基本框架
基本框架包括展会的名称、举办地点、办展机构的组成、展品范围、办展时间、办展频率、展会规模和展会定位等。
3.会展价格及初步预算方案
会展价格主要是指会展展位或参会的价格。会展初步预算是指对会展项目投入、支出与收益的预见性计划。
4.会展工作人员的分工计划
会展工作人员的分工计划是指依据会展项目的子项目进行人员的具体安排方案。
5.会展招展计划
会展招展计划是指展会的展区或会议区如何安排、展位如何划分、如何招揽企业参展、非企业性质单位参会的计划。
6.会展招商计划
会展招商计划，即招揽展会商户的计划，它是指会展举办方将自己的服务、产品面向一定范围进行发布，以招募商户共同办展。会展招商计划是指会展举办方将采取什么的方式和方法吸引其他商户加入到所举办的项目活动中来的方案。
7.会展宣传推广计划
会展宣传推广计划，是指会展举办或承办单位以怎样的方式、方法或手段向与会展项目有关的企业或单位传递信息，并吸引他们和其他对该会展项目感兴趣的民众来参展的具体方案。它包括特定的新闻报道、深度文章、付费短文广告、案例分析等。
8.会展筹备进度计划
会展筹备进度计划是指会展项目在进行立项时，说明哪些工作必须于何时完成或完成每一任务所需要的时间等预设方案。其目的是为控制时间和节约时间。因为会展项目的主要特点之一即是有严格的时间期限要求的，因此，筹备进度计划在会展项目管理显得十分重要。常用的制定进度计划的方法有关键日期表、甘特图、关键路线法（CPM）和计划评审技术（PERT）等。
9.会展服务商安排计划
会展服务商安排计划，即指会展举办或承办方为前来参展的企业或单位、个人提供诸如交通、住宿、旅游、餐饮、娱乐等方面的服务性单位的方案。
10.会展开幕和现场管理计划
会展开幕和现场管理计划包括会展开幕仪式的程序、礼仪等的时间、人员安排，会展现场的安保、卫生、紧急情况预案等的安排计划。
11.会展期间举办的相关活动计划
会展期间举办的相关活动计划即与展会直接相关或不直接相关的一些活动安排。如展览会后关于与展会相关的研讨会，与展会不相关的娱乐活动或旅游活动等。
12.会展的结算计划
会展的结算计划是指会展举办或承办单位对举办会展活动而产生的商品交易、劳务供应或资金调拨等原因所发生的货币收、付业务的清算方案。会展结算的方式有两种，即现金结算和转账结算。会展结算的内容包括业务货款支付的地点、时间和条件，商品所有权转移的条件，结算凭证及其传递的程序和方法等。
二、会展项目的报批（一）会展项目报批的概念
所谓的会展项目报批，是指会展举办或承办单位针对会展活动的主题、时间、地点、所需的人力、物力、财力以及预计产生的经济效益与社会效益等以书面形式向上级主管部门申请批准，以获得该会展项目的开展。其与批准有本质的区别，报批是指另一种还不确定的情形，而批准是指处于确定的状态。（二）会展举办单位的资格
1.国内商品展销会举办单位资格的规定
根据《商品展销会举办单位资格》规定，商品展销会的举办单位应具备的条件包括：具有法人资格，能够独立承担民事责任，具有与展销规模相适应的资金、场地和设施，具有相应的管理机构、人员、措施和制度。
2.国内举办对外经济技术展览会主办单位资格的规定
根据国务院2003年文件规定，撤销原经贸部的《关于举办来华经济技术展览会审批规定》，对原经营企业资格的审批放开，只有在工商管理部门颁发的营业执照中的经营范围内，注明有主办或承办会展内容的企业，才可以申报举办会展项目。
3.出国（境）举办经济贸易展览会组办单位资格的规定
根据2006年8月颁布的《出国举办经济贸易展览会审批管理办法》修订版的规定：出国办展须经中国国际贸易促进委员会审批。组展单位应当向中国国际贸易促进委员会提出出国办展项目申请，项目经批准后方可组织实施。
组展单位应具备以下条件。（1）依法登记注册的企业、事业单位、社会团体、基金会、民办非企业单位法人，注册3年以上，具有与组办出国办展活动相适应的经营范围。（2）具有相应的经营能力，净资产不低于300万元人民币，资产负债率不高于50%。（3）具有向参展企业发出因公临时出国任务通知书的条件。（4）法律法规规定的其他条件。（三）会展项目报批的程序
1.向主办单位的主管部门申报立项
会展举办单位在向上级主管部门申报会展项目立项时应提交如下材料。（1）项目申请报告，包括纸版和电子版。（2）按规定填写的《出国举办经济贸易展览会申请表》原件及电子文本。（3）我国驻赴展国使领馆商务机构同意函复印件。
在上述三个条件中，国内展会项目只需要满足第一个条件即可，国外展会项目必须满足上述三个条件。如果是首次提出项目申请的组展单位，除应提交上述申请材料外，还应提供以下材料。
①项目可行性报告及与国外展会主办者或展会场地经营者联系的往来函件复印件。
②法人登记证书复印件（验证原件）。
③会计师事务所出具的验资报告、财务年度报告、资产负债表复印件。
④税务机关出具的完税证明原件。
⑤事业单位批准成立机关或社团、基金会、民办非企业单位业务主管单位出具的同意出国办展的批准原件。
⑥有因公出国任务审批权的部门和单位出具的同意向参展企业发出因公临时出国任务通知书的证明函件。
⑦其他相关材料。
2.向会展举办地工商行政管理机关申报登记（1）主办或承办单位应向所在地工商行政管理局提出举办会展登记申请。根据《商品展销会管理办法》，展销会的主办或承办单位必须向举办地工商行政管理机关申请办理登记。若干个单位联合举办的，应当由其中一个具体承担商品展销会组织活动的单位向举办地工商行政管理机关申请登记。（2）申请登记时需要出具的材料包括：举办人具备法人资格的证明材料，举办会展项目申请书，内容包括会展项目的名称、起止时间和地点；参展商品类别；举办单位银行账号；举办单位负责人名单；会展筹备办公室地址；当地政府批准立项的批文；会展的组织实施方案；场地使用证明材料等。（四）会展项目的审批
1.国内普通商品展销会的审批
在我国，对于普通商品展销会的审批分为两种情况：一种是非涉外经济贸易性质的展销会，只需到举办地工商管理局登记即可；对于在国内举办的涉外经济贸易性质的展销会，还需要经过我国相关部门的审批。
2.在我国境内举办对外经济技术展览会的审批
根据国务院办公厅《关于对我国境内举办对外经济技术展览会加强管理的通知》，对展览面积在1000平方米以上的对外经济技术展览会，实行分级审批管理。其中以国务院部门或省级人民政府名义主办的，报国务院审批；国务院部门所属单位及境外机构主办的，报商务部审批；地方单位主办的、由所在省、自治区、直辖市外经贸主管部门审批，报外经贸部备案；以科研、技术交流、研讨为内容的，由科技部审批；贸促会系统举办的，由贸促会审批并报外经贸部备案；其次，面积在1000平方米以下的对外经济技术展览会，可由主办单位自行举办，报相应的审批部门备案。
3.出国举办经济贸易展览会的审批
在我国，对于凡出国举办经济贸易展览会的都实行审批制。根据《国务院办公厅关于出国举办经济贸易展览会审批管理办法》中的第三条、第四条的规定，中国贸易促进委员会负责出国办展的审批和管理，对外贸易经济合作部负责出国办展的宏观管理，对组展单位进行资格审查，对出国办展工作进行监督检查。
4.非贸易性展会的审批
对于非贸易性的，诸如文艺晚会、体育运动会等展会的审批，凡涉及商业性质的经营活动，除要在举办地的工商行政管理部门进行登记外，还须向举办地的业务主管部门进行登记或审批，凡不涉及商业性质的公益性活动，则无须在举办地工商行政管理部门进行登记。
5.对台经济技术展览会的审批
审批举办对台湾地区经济技术展览会除需经上述四项审批类型的部门进行有关内容审查外，其审查的标准更为严格，尤其是涉及政治内容的审查更为严格。其审查的主要内容包括：政治内容、展览会名称、展品内容、展出面积、时间、地点、筹组方案和计划、申请报批的单位应按要求向商务部提交有关文件和资料等。
第二节 会展项目需求分析与选择
会展项目需求的原因是什么？
一、会展项目需求的产生与分析（一）会展项目需求的产生
随着社会的发展，人们的需要日益增长和多样化，人们生活、社会发展和国防建设的种种需求常常通过项目来满足。比如，为解决我国某些落后地区脱贫，国家实施了一个又一个的扶贫项目；为了解决城镇人口的居住问题，国家实施大量的扩建和旧城区改造项目等等。由此可见，项目的产生是来自市场、社会、公众的各种需求。会展项目产生的主要原因是因为国家、市场、社会和公众等的各种需要。而要满足国家、市场、社会和公众的各种需要，并且为社会创造价值，就必须对项目需求进行分析来避免投资损失。
所谓的会展项目需求分析是指会展项目投资者通过对会展项目的市场需求、社会需求、公众需求以及投资者自身发展需求的综合分析，确定项目的方向以及项目投资的必要性，是投资决策必需的准备工作。（二）会展项目需求分析的主要内容
1.国家和地区需求分析
国家和地区的经济长期发展规划和经济政策，一般反映了国家和地区对该会展项目的需求程度。这一层次上的需求分析是会展项目需求分析中最重要的一项，它直接决定了会展项目的前途和命运。
2.社会需求分析
任何一个会展项目的举办不仅要考虑到会展项目的经济效益，还要考虑到项目的社会效益。任何一个偏离社会效益的会展项目，不仅会给举办单位或企业本身带来负面影响，而且甚至会给社会带来灾难性的矛盾或问题。因此，在进行会展项目需求分析时，要尽可能地为两者找到一个均衡点。会展项目的社会需求分析一般包括四个部分：社会经济发展的需求分析；社会人文环境需求的分析；自然、生态环境的需求分析；经济、社会可持续发展需求的分析。
3.消费群体需求分析
会展项目的特点决定了会展消费群体的定位，而会展消费群体定位的范围则决定了会展项目需求的广度。因此，在确定会展项目时要考虑会展举办地消费者的风俗习惯、经济收入水平、对产品的需求等。会展项目的消费群体需求分析一般包括会展项目面向对象的分析、会展项目的需求量分析、需求价格分析和产品的需求规律分析等四个部分。在这一层次上的会展项目需求分析，直接决定了会展项目建设的市场前景。
4.会展项目举办方的需求分析
会展项目举办方筹建一个会展项目除了要考虑国家和社会的效益外，考虑更多的是会展企业的长远规划和眼前的经济利益，所以举办方在会展项目的初选阶段就能决定会展项目的取舍。
5.会展项目实施中的需求分析
会展项目在实施中的需求是广泛的，如场地、技术与设备、人才、资金的需求等。对这一过程中需求的认真分析，将有利于会展项目实施的顺利进行。
二、会展项目的选择（一）会展项目选择的概念
会展项目选择是指在执行和控制会展项目前，或运用一定方法从众多已有的会展项目中慎重选择出符合自己目标的项目，或根据对所处地内外条件的分析策划出新的会展项目。
会展项目选择的同时也是一项具有调查研究性质的信息搜集工作，需要组织者依据从外部环境和自身搜集的各种相关信息，并遵循一些特定原则做出决策，如果在决策中搜集的信息缺乏真实性，考虑的因素不够全面，或是没有遵循适当原则，都有可能对会展项目的运行结果产生副作用，影响项目目标的实现。因此，了解在会展项目选择过程中要考虑的因素和要遵循的原则是妥善高效地管理和运营一个会展项目的前提。（二）会展项目选择应坚持的原则
1.效益性原则
一般认为，效益是选择会展项目的逻辑起点与归宿，因此，在选择会展项目时，必须首选那些能够为会展项目主办者创造效益的项目。当然，这里所说的“效益”是广义的概念，即会展项目活动所产生的经济效益和社会、文化、生态等方面的效益。有基于此，这就要求组织者既要追求微观效益与宏观效益的统一，又要追求近期效益与远期效益的统一。只要从会展组织者自身到整个国民经济看，以及从当前到今后一定时段来看，该会展项目所创造的效益都能达到均衡，才能真正体现效益性原则，才能延长会展行业的生命周期。
2.可行性原则
项目选择行为本身属于决策行为，科学的项目决策就是在科学的理论和知识的指导下，通过科学的方法和程序所做出的符合客观规律的决策，项目的可行性则是项目决策的前提。在坚持可行性原则时，会展举办者首先要分析会展项目所涉及的财务、人员、场馆设施、政策法规等是否能满足会展活动的需要。其次，应当根据系统论的观点，全面考核与该会展项目有关的各方面信息，并充分研究该项目所涉及行业的竞争能力、发展潜力，并评估项目对行业原有状况的影响，以避免一叶障目，不见森林的行为。最后，在选择项目时，应当注重效率，尽量选择投入产出比高、时间周期短的会展项目。
3.创新性原则
创新是会展项目的灵魂，因此，会展项目的选择必须清晰地体现出该会展项目的与众不同之处，否则就难以引起参展商和目标观众的兴趣，难以为项目策划注入生命力，因此，所选择的会展项目必须能体现出创新性。会展项目的创新性既可以表现为会展主题的创新，也可以表现为会展活动过程中任何一个具体环节的创新。
4.灵活性原则
环境是影响会展项目顺利进行的重要因素之一。无论是内部环境还是外部环境，只要与会展有关的因素都可能对会展活动产生不可预知的影响，即使是经过认真分析和精心策划的会展项目，也难免会碰到意外事故和风险，使会展项目无法按计划举行或不能达到预期效果。因此，主办者在选择会展项目时应当保证项目的灵活性，使所策划的会展项目能根据实际情况随时调整方案，从而确保会展项目能够收到最好的效果或能将损失降到最低。（三）会展项目选择时应注意的几个因素
1.社会环境因素
社会环境因素包括政治、经济、社会、时代等内容。由于会展项目主要是为与会人员或参观者就某一热点问题提供交流合作的平台。因此，会展项目的主题通常是社会关注的焦点和热点问题，唯有密切结合当时的政治局势和区域经济状况，深入探讨或真实表现社会的会展项目才能充分引起大众的关注，并产生较广泛的影响。因此，这些反映政治和经济状况、具有鲜明时代和社会特色的环境因素是前期信息搜集工作中必须获取的信息资源，也是在会展项目的选择过程中必不可少的决策依据。
2.行业因素
会展项目的选择与项目所涉及的行业密切相关，不了解该行业的发展状况而盲目介入一个项目，则具有很大风险。因此，会展组织者在选择或策划项目时必须从会展项目所涉及的行业发展现状、会展项目相关的行业发展潜力以及未来的市场潜力和会展举办地的产业政策导向等相关因素认真考虑和分析，以此减少投资或介入的风险。
3.市场因素
在进行会展项目选择时，市场需求是举办单位或企业应着重考虑的一个因素。这里所说的需求包括两个部分：一是参会者或参展商要有参加会展的需求；二是会展为产生预期影响所要吸引的观众的需求，包括专业观众和普通观众对该会展的需求。这两部分市场因素是决定一个会展项目成功举办的关键因素。具体而言，对参会者或参展商的考虑包括了解和统计分析他们所关注的主题；可能提出的要求；在某地区或某行业的影响力和辐射力等。尤其对于展览项目的举办而言，可以通过向前几届举办者索取参展商的信息，了解并分析这些公司经营的状态，在行业内的业绩表现以及是否连续参展等，以估算本次展览的规模、成交额区间和参展商的特定目标等。对会展目标观众的考虑包括参观者的总数、行业分析数、地域分析数等。通常认为目标观众的数量越多，会展的质量和效果就越好。因此，观众可算是决定会展项目质量的最重要因素之一。通过了解观众和总体规模，是否来自会展项目主办者所期望的行业，对订货的决策权和影响力有多少、来自哪些地区等情况，为选择会展项目的决策提供依据。
4.项目举办地条件分析
会展项目的举办需要较好的基础设施，如交通、住宿、城市建设、会展中心或场馆等，同时也需要完善的社会服务，如咨询、旅游、餐饮、设计等。因此，会展举办地的基础设施和社会服务体系建设情况也是选择会展举办地的决策依据之一。
5.举办者自身因素
会展项目的举办是一项耗费财力、人力和精力的工作，因此，在选择会展项目时必须结合项目主办者自身的条件量力而行。自身因素主要包括财力因素（即举办者是否有充足的资金支持所举办的会展项目）、人力因素（即项目团队成员的素质是否能达到会展项目的要求）、时间和精力因素（即工作人员是否具备足够的时间和精力做充分的筹备工作）和管理因素（即组织者是否具备举办所选择会展项目的管理经验和水平）等等。
第三节 会展项目的可行性研究
会展项目可行性分析报告的内容；分析方法包括哪些？
一、会展项目可行性研究的概念及任务
会展项目可行性研究是指在会展投资决策之前，对拟建项目进行全面的技术经济分析论证并对其作出可行或不可行明确评价的一种科学方法。在投资项目管理中，可行性研究是指在项目投资决策之前，调查、研究与拟建项目有关的自然、社会、经济、技术资料，分析、比较可能的投资建设方案，预测、评价项目建成后的社会经济效益，并在此基础上，综合论证项目投资建设的必要性、财务上的盈利性和经济上的合理性，技术上的先进性和适用性以及建设条件上的可能性与可行性，从而为投资决策提供科学依据的工作。会展项目的可行性研究报告至少包括三个方面的内容：一是分析论证投资该会展项目的必要性；二是该会展项目投资的可行性；三是该会展项目投资的合理性。其中，项目会展项目投资的合理性分析是会展项目可行性研究中最核心的问题。
会展项目可行性研究的主要任务是通过对拟办项目进行投资方案规划、工程技术论证、经济效益的预测和分析，经过多个方案的比较和评价，为会展项目决策提高可靠的依据和可行的建议，明确回答该项目是否应该投资和怎么样投资。由此可以看出，会展项目可行性研究是保证会展项目以一定的投资耗费取得最佳经济效果的科学手段。通过会展项目的可行性研究，可以避免和减少会展项目投资决策的失误，强化会展投资决策的科学性和客观性，从而提高会展项目的综合效益。
二、会展项目投资分析的一般原理（一）时间价值原理
1.资金时间价值的含义
资金时间价值是指等额货币在不同时间点上具有不同价值。随着时间的推移，投资资金也将增值。很明显，现期的一定资金相对将来同等数额的资金来说，其价值更大。
2.资金时间价值的度量——利息和利率
资金的时间价值通常用利息和利润来表示。利息是指占用资金所付出的代价。如果将一笔资金存入银行，这笔资金就称为本金。在一定时期内所得利息额与本金的比值，就是利率，通常用百分数表示。
3.资金等值的概念
资金等值是指在考虑时间因素的情况下，不同时间点发生的绝对值不等的资金可能具有相等的价值。也就是说，不同时间的两笔资金或一系列现金，可按某一利率折算至某一相同时间点，使之彼此相等。
利用资金等值的概念，可以把在一个时点发生的资金金额换算成另一时点的等值金额。
在项目评价中，为了考察投资项目的经济效果，需要对项目寿命期内不同时间发生的全部费用和全部效益进行计算和分析，这就需要依据资金等值的理论把它们折算到同一时点上进行分析。（二）价值分析原理
价值分析也称为价值工程，它是一种运用集体智慧的有组织的活动，通过对产品进行功能分析，力求用最低的寿命周期总成本，实现产品的必要功能，以提高产品价值的现代管理技术。
这里的价值，指的是反映费用支出与获得之间的比例，用数学公式表达如下。
价值=功能/成本（三）成本效益分析原理
成本效益分析也称费用效益分析、获利性指数。它是一种国内外通用的技术经济分析办法，主要用于公共项目的费用和效益量化后，通过效果指标的计算、分析和判断，对该拟建项目做出较全面的估价和决策的一种分析方法。（四）方案比较法原理
1.方案比较法含义
方案比较法是运用多方案评价的指标及综合评价方法，对方案进行优选的统称。方案比较法可以对项目机会研究和可行性研究中提出的众多方案进行比较分析，从中选出技术先进，经济合理的方案，作为详细论证的基础。
2.方案比较法的可比原理
运用方案比较法，必须使不同的方案具有可比性。（1）满足需要可比。不同的方案必须向社会提供同等价值的服务才可以对其投资、费用等方面进行比较。（2）消耗费用可比。比较不同方案的产出价值大小，只有在它们消耗的劳动价值相等的基础上才进行。（3）价格可比。在计算项目的经济效益时，必须采取合理一致的价格，所谓合理一致是指价格能够反映产品价值，各种产品之间比价合理。（4）时间可比。在对项目的技术经济方案进行比较时，必须同时考虑计算期和资金时间价值这两个可比条件。对经济寿命不同的项目做经济效益比较时，必须以相同的计算期为比较基础，对项目在不同时间内发生的效益和费用，应折算成同一时间因素的货币价值后才能进行比较。
三、会展项目可行性研究的内容、方法与步骤（一）会展项目可行性研究的内容
1.市场环境分析
市场环境分析是会展立项可行性分析的第一步，它是根据会展立项策划提出的会展举办方案，在已经掌握的各种信息的基础上，进一步分析和论证举办会展的各种市场条件是否具备，是否有举办该会展所需要的各种政策基础和社会基础。市场环境分析不仅要研究各种现有的市场条件，还要对其未来的变化和发展趋势做出预测，使立项可行性分析得出的结论更加科学合理。它包括以下几个方面。（1）宏观市场环境，包括人口环境、经济环境、技术环境、政治法律环境、社会文化环境等。（2）微观市场环境，包括办展机构内部环境、目标客户、竞争者、营销中介、服务商和社会公众等。（3）市场环境评价，SWOT分析法，即内部优势、内部劣势、外部机会和外部威胁分析。
2.会展项目生命力分析
市场环境分析是从计划举办的会展项目的外部因素出发来分析举办该展会的条件是否具备，会展项目生命力分析则是从计划举办的会展项目本身出发，分析该展会是否有发展前途。分析会展项目的生命力，不是只分析会展举办一届或两届的生命力，而是要分析该会展的长期生命力，即要分析如果本会展举办超过五届以上，本会展是否还有发展前途的问题，它包括以下几个方面。（1）项目发展空间，即分析举办该会展所依托的产业空间、市场空间、地域空间、政策空间等是否具备。（2）项目竞争力，包括会展定位的号召力、办展机构的品牌影响力，参展商和观众的构成、会展价格、会展服务等。（3）办展机构的优劣势分析。
3.会展执行方案分析
会展执行方案分析是从计划举办的会展项目的本身出发，分析该会展项目计划准备实施的各种执行方案是否完备，是否能保证该会展计划目标的实现。会展执行方案分析的对象是该会展的各种执行方案，分析的重点是各种执行方案是否合理、完备和可行。对计划举办的会展的基本框架进行评价，它包括以下几个方面。（1）会展名称和会展的展品范围，会展定位之间是否有冲突。（2）办展时间、办展频率是否符合展品范围所在产业的特征。（3）会展举办地点是否适合举办该展品范围所在产业的会展。（4）在会展展品范围所在产业里能否举办如此规模和定位的会展。（5）会展的办展机构在计划的办展时间内能否举办如此规模和定位的会展。（6）会展定位与会展规模之间是否有冲突。（7）招展和宣传推广计划评价。（8）招展计划评估。（9）招商计划评估。（10）宣传推广计划评估。
4.会展项目财务分析
会展项目财务分析是从办展机构财务的角度出发，分析测算举办该会展的费用支出和收益。会展项目财务分析的主要目的是分析计划举办的会展是否经济可行，并为即将举办的会展指定资金使用规划，它包括以下内容。（1）预测、估算和分析会展项目的基础数据。（2）编制和分析财务报表。（3）进行财务评价。（4）进行不确定性分析。（5）得出财务评价结论。
5.风险预测
从会展可行性分析的角度看，风险就是办展机构在举办会展的过程中，由于一些难以预料和无法控制的因素的作用，使办展机构举办会展的计划和举办会展实际收益与预期发生背离，从而使办展机构举办会展的计划落空；或者是即使会展如期举办，但办展机构有蒙受一定的经济损失的可能性，它包括市场风险、经营风险、财务风险与合作风险等。
6.存在的问题
通过以上可行性分析，发现会展项目立项存在的各种问题，研究人员在可行性分析以外会发现可能对会展产生影响的其他问题等。
7.改进建议
针对上述问题，提出对会展项目立项策划的改进建议，指出要成功举办该会展应该努力的方向等。
8.努力的方向
根据会展的办展宗旨和办展目标，在上述分析的基础上，针对存在的问题，提出要办好该会展所需要具备的其他条件和需要努力的方向。【案例2-1】 广西车展的夭折
经商务部批准；由中国机械工业联合会举办的“2004中国（南宁）国际汽车展览会”因主要承办方——广西南宁海韵景天文化广告有限公司与国际名车提供商——中联桂政国际汽车贸易有限公司存在纠纷，谈判破裂，导致车展夭折。
广西南宁海韵景天文化广告有限公司（以下简称海韵景天）与中联桂政国际汽车贸易有限公司（以下简称中联桂政）为举办这次车展签订了一份合同，海韵景天出资400万元请中联桂政提供世界名车到南宁参展。展前，海韵景天已经支付给中联桂政200万元。合同还约定，参展车辆到南宁展出后，海韵景天再支付余款给中联桂政。
由于客观原因，中联桂政没有完全兑现合同将法拉利；凯迪拉克等世界名车拉到南宁参展，但也来了50多辆；价值共4000万元左右的名车，基本履行了合同；而海韵景天认为，中联桂政所到名车与合同约定有差异，不愿按合同支付余款，双方发生纠纷。经过多轮谈判，中联桂政同意海韵景天在车展结束后只支付160万元即算履行合同，但需在13日前预付50万元。双方同意以此方案执行，并就此签订了补充合同。补充合同规定，海韵景天不再追究车型；数量不符问题。后期实际运作时海韵景天没有实际兑现承诺，中联桂政决定撤展。
资料来源：http：//bbs.vsharing.com。（二）会展项目可行性研究的方法
会展项目可行性研究综合应用多种科学、有效的方法进行分析、研究和论证，其中较常用的有以下几种。
1.战略分析
战略分析方法是保证会展项目既能在宏观上满足社会或国民经济发展的需求，又能使其建立在国家的财力、物力、技术水平及自然资源的基础上。
对会展项目进行战略分析，就是根据国民经济发展战略方针和总目标，在进行国民经济短期、中期和长期预测的基础上，结合资源和国民经济布局的研究，选出时域上和空间上布局最理想或最满意的方案。由于项目战略布局总体的分析是极其复杂的，而且影响重大，涉及因素众多，难度也相当高，通常是由智囊机构协助领导和决策机关来完成。
2.调查研究
调查研究是项目可行性研究过程中获取有关资料、数据和信息的有效手段。它不同于一般的调查研究，它的任务是搜集与项目可行性研究内容有关的各种情报和信息，并对涉及会展项目的技术、经济、社会等全局性的关键问题进行调查，使会展项目可行性研究的方案和结论建立在完备、可靠的信息和情报基础之上。调查研究的基本内容主要包括历史背景调查、环境因素调查、现状调查和趋势调查几个方面。
3.预测技术
预测是人们利用科学文化知识、经验和技术手段，对事物的未来或未知状况预先做出的推知或判断，现代预测建立在现代科学理论基础之上，运用现代科学的方法与手段，对未来做出科学的预见，预测分析的基本要素由预测者、预测依据、预测方法和手段、预测对象和预测结果等构成。预测方法分为定性预测法和定量预测法。
4.模型方法
模型是抽象地描述现实系统特征和变化规律的一种表示方式。由于模型是描述现实的，它必须反映实际，但是它又具有抽象的特征，因此又高于实际。模型方法在各种研究领域有广泛的应用，特别是在无法进行现实实验的情况下，可采用模型方法进行模拟实验。即使对现实可以进行试验，使用模型往往比现实实验更简便、容易操作、易于理解，同时还可以节约时间和经费，模型方法具有更具体、更集中、更深刻地反映客观实体的特点，是会展项目可行性研究中运用的基本方法之一。
5.智囊技术
智囊技术是在邀请专家拟制多种咨询方案时运用的一种方法。在会展项目可行性研究中运用智囊技术对产生方案的多少和优劣关系重大。智囊技术很多，常用的有头脑风暴法、哥顿法、对演法、缺点列举法、希望列举法等几种。（三）会展项目可行性研究的步骤
1.调查研究与搜集资料
项目组在清楚了解会展意图和要求的基础上，查阅会展项目举办地区的经济、社会和自然环境等情况的资料，拟订调查研究提纲和计划，由项目负责人组织有关专业人员赴现场进行实地调查和专题抽样调查，收集整理所得的技术经济资料。
2.方案设计与选优
根据项目建议书，结合市场和资源的调查，在搜集整理了一定的设计基础资料和技术经济基本数据的基础上，提出若干可供选择的方案，进行比较和评价，从中选择或推荐最佳方案。
3.经济分析和评价
按照项目经济评价方法要求，对推荐的方案进行详细的财务分析和国民经济分析，计算相应的评价指标，在经济分析和评价中，还需进行不确定性分析。
4.编写项目可行性研究报告
在对会展项目方案进行技术经济论证和评价后，会展项目负责人组织项目可行性研究工作组成员，分别编写详尽的项目可行性研究报告，在报告中可推荐一个或几个可行的方案，也可提出项目不可行的结论意见或项目改进的建议。
5.调整资金筹措计划
会展项目资金筹措的可能性，在可行性研究之前就应有一个初步的估计，这也是进行财务、经济分析的基本条件，如果资金来源得不到保证，可行性研究也就没有存在的意义。在这一步骤中，应对项目资金来源的不同方案进行比较分析，并对拟运行项目的实施计划做出决定，此外，由于项目实施情况的变化，也可能导致资金使用情况的改变。因此，编制相应的资金筹措计划是很有必要的。（四）会展项目可行性研究报告的撰写规范
会展项目可行性研究报告应包括以下内容。（1）总论。（2）项目背景和发展情况。（3）项目SWOT分析与定位。（4）项目规模与客源分析。（5）项目营销思路。（6）项目选址与建设内容。（7）项目组织管理模式与运营安排。（8）投资估算与资金筹措。（9）项目风险与对策分析。（10）财务、经济和社会等效益分析。（11）结论和建议。
第四节 会展项目的经济评价
为什么要对会展项目进行经济评价？
一、会展项目经济评价的概念及进行评价的作用
所谓会展项目经济评价，是指办展机构从微观（会展项目的生产成本）和宏观（会展项目所产生的效益）角度出发，考察会展项目主观和客观发生的经济效果。它是可行性研究的重要组成部分，内容包括国民经济评价和财务评价。
会展项目经济评价的主要作用包括如下几个方面。（1）它是认识会展项目活动的规律性，用以指导项目有效运行，提高效益的有效方式。（2）它对提高会展举办单位素质，增强会展活动的活力具有极大的推动作用。（3）它有助于会展举办单位自觉运用价值规律，加强经济核算，提高举办单位的经营效果。（4）通过分析与评价，为举办会展单位的项目决策提供主要依据。
二、会展项目经济评价的原则
会展项目经济评价涉及面广，内容复杂，为提高评价的质量，准确分析客观实际，在进行评价时应坚持如下原则。（1）局部效益与整体效益相统一。（2）眼前效益与长远效益相结合。（3）价值与使用价值的统一。（4）定性分析与定量分析相结合。（5）技术上的先进性、经济上的合理性与实际上的可行性的统一。
三、会展项目经济评价的主要方法（一）比较分析法
比较分析法是指把在会展项目运作过程中通过调查、统计所取得的资料或数据进行加工整理，按可比性原则分类、归纳，进行对比分析，以此得出项目效益大小，并为项目决策提供依据的一种常用方法。比较分析法又分为平行比较、分组比较和动态比较三种，一般是根据评价的对象和要求，分别采用不同的比较方法进行比较分析和评价。（二）试算分析法
试算分析法又称预算分析法，一般用于预测和决策分析。进行试算分析的过程也就是对会展项目方案或措施的经济效益做预测性评价的过程。它根据会展项目的定额资料，历史数据进行试算分析，预计方案或措施的经济效益。（三）因素分析法
因素分析法又称连环代替法，是分析多种因素对会展项目的经济效益影响程度的一种方法，采用因素分析的办法确定会展项目的各个因素变动对指标影响的程度，运用这种方法时，把各个因素，按照顺序逐一替换、对比分析。（四）历史考查法
历史考查法是利用现有统计资料和文献材料，对与某一会展项目相类似的会展项目在不同时期的经济效益进行对比分析，以评价经济效益的水平，这一方法是通过一系列的指数来反映基础、报告期与历史发展水平或最高水平进行对比，这种方法直观简明，只需从历史数据资料中就可找到评价的依据，这是一种事后评价方法，也是评价会展经济效益的主要方法。（五）专家评价法
专家评价法是一种定性分析与定量分析相结合的评价方法。它是根据不同的会展项目来确定评价标准，并对评价标准分别用五级方法或百分法计算，最后由参加评价的专家对评价项目或方案进行打分后得出会展项目或会展方案的总分，以得分多少为序决定会展项目有效与否或项目可行与否的一种评价方法。
除了以上五种较为常用的评价方法外，还有投资回收期评价法、利润率评价法和综合评价法等。
四、会展项目经济评价的主要内容（一）会展项目的财务评价
1.会展项目财务评价的概念及其意义
会展项目财务评价，又称为会展项目财务分析或会展经济效益评估，它是指在财务预测的基础上，根据国家现行价格和现行经济、财政、金融等制度的各项规定，在筹备会展时所确定的价格基础上，分析预算项目的效益和费用，考察项目的获利能力、清偿能力及外汇效益等财务状况，以判别会展项目在财务上的可行性的经济评价方法。它是会展项目经济评价的主要组成部分。
对会展项目进行财务评价的主要意义在于以下几个方面。（1）会展项目财务评价是会展项目决策的依据，因为它有助于选择经济效益最佳的会展项目，增加会展举办机构的经济效益与社会效益，实现会展举办机构的扩大再生产和建设更多的项目。（2）搞好会展项目的财务评价，提高会展项目的经济效益，是满足人民物质和文化生活的需要，实现社会主义生产目的的重要保证。
2.会展项目财务评价的主要内容及步骤（1）选取财务评价基础数据与参数，包括主要投入物和产出物财务价格、税率、利率、汇率、计算期、固定资产折旧率、无形资产和递延资产摊销期限，生产负荷及基准收益率等基础数据和参数。（2）计算销售收入，估算投入成本费用。（3）编制财务评价报表，主要有：财务现金流量表、损益和利润分配表、资金来源与运用表、借款偿还计划表。（4）计算财务评价指标，进行营利能力分析和偿债能力分析。（5）进行不确定性分析，包括敏感性分析、盈亏平衡分析和概率分析。（6）编写财务评价报告。将计算出的会展项目经济效果评价指标值与国家有关部门公布的基本值加以比较，结合确定性分析的结果进行综合分析，最后从财务角度对会展项目可行与否做一个结论性的评价报告。
3.会展财务评价的要点（1）预测、估算和分析会展项目的基础数据。在选取基础数据时，主要注意采集如下数据。
①会展项目价格。合适的会展项目价格是提高会展竞争力，获取更多市场份额的先决条件之一，同时，它也是会展进行财务分析的一个重要基础。
②会展项目成本费用估算。会展项目成本估算（costestimating）是为完成会展项目各项任务，根据资源计划中所确定的资源需求（包括人力、设备、材料等），以及市场上资源的信息，对所需要的资源成本的近似估算。简言之，项目成本估算就是会展项目形成过程所耗用的各种费用的总和。会展项目的成本估算通常包括：展览场地费、宣传推广费、招商招展费、技术交流活动费、研讨活动费、会展现场布置费、礼品或纪念品费、嘉宾接待费、酒会费、会展现场布置费、礼品费、纪念品费和外请会展临时工作人员费、办公费与人员费和税收以及意外费用等等。
③会展项目收入估算。举办一个会展的收入包括：展位费收入、门票收入、广告和企业赞助收入以及其他相关收入。（2）编制和分析财务报表。首先，编制辅助报表，辅助报表是编制财务评价基本报表的基础，包括固定资产投资估算表、总成本费用估算表、流动资金估算表、投资计划与资金筹措表、单位展位成本估算表等。然后在此基础上编制基本财务报表，包括现金流量表、损益表、资金来源与动用表以及资产负债表。（3）财务评价。依据财务基本报表计算各项评价指标。会展财务评价指标可以分类项目赢利能力分析指标和清偿能力分析指标。
①会展项目赢利能力分析。该项目分析包括以下几个方面。
第一，静态投资回收期（Pt），又叫投资返本期或投资偿还期。它是指用项目净收益抵偿全部投资所需的时间长度，即收回办展总投资所需要的时间。投资回收期越短越好，当它小于等于基准静态投资回收期时，项目可以接受。
第二，动态投资回收期（Pd），它是指在考虑货币的时间价值的情况下计算的投资回收期。当它大于基准动态投资回收期时，项目应予以拒绝。
第三，净现值（NPV），它是指会展项目计算期内，按行业基准收益率或其他设定的折现率，将方案寿命期内各年的净现金流量折算到期初的现值的代数和。如果净现值大于零，该会展就值得办，否则反之。
第四，净现值率（NPVR），其反映了投资资金的利用效率，常作为净现值的辅助指标。净现值率是指按基准收益率要求得出会展项目计算期内的净现值与其全部投资现值的比率。如果净现值率大于零，该会展就值得举办。否则反之。
第五，内部收益率（IRR），也称内部报酬率，是指能使会展项目的净现值等于零时的折现率。如果内部收益率大于基准收益率，该会展就值得办。
第六，投资利润率，它是指一个正常年度办展所获利润占投资总额的比例。投资利润率越高越好，且不能低于无风险投资利润率。
第七，投资利润率，它是指一个正常年度办展的利税占投资总额的比例。
第八，资本金利润率，它是指一个正常年度办展所获的年利润占投资本金的比例，它反映投入项目的资本金的赢利能力。
②会展项目清偿能力分析。会展项目清偿能力分析包括以下几个方面。
第一，资产负债率。即项目负债总额与资产总额的比率，是反映项目各年所面临的财务风险程度及偿债能力的指标。
第二，流动比率。项目流动资产总额与流动负债总额的比率，是反映项目各年偿付流动负债能力的指标。
第三，速动比率。即指速动资产与流动负债总额的比率，是反映项目快速偿付流动负债能力的指标。其表达式为
速动比率=（流动资产—存货）/流动负债【案例2-2】 基于现金流量表的财务评价
某企业拟建设一个会展场馆，以承接和举办国内外的各种展会，各项基础数据如下。（1）该项目的建设期为1年，运营期为8年。（2）建设期间固定资产投资为700万元（不含贷款利息），其中有300万元从中国银行贷款，贷款利率为10%。700万元全部形成固定资产。固定资产使用年限10年，残值率为5%，按照平均年限法计算折旧。（3）投产当年投入资本金200万元，作为流动资金。（4）运营期，正常年份的展会收入为500万元，经营成本200万元，年总成本费用为300万元。运营期第一年使用负荷为80%，第二年达到设计使用能力。投产的第一年所举办展的收入和经营成本均按正常年份的80%计算。（5）运营收入税金及附加税率为6%，所得税税率为33%。（6）该行业基准收益率10%，基准投资回收期为7年。（7）折现系数取4位小数，其余计算结果保留2位小数。问题：（1）计算销售税金及附加；所得税。（2）编制该项目全部投资现金流量表（见表2-1）及其延长表。（3）计算项目的静态投资回收期；动态投资回收期。（4）计算项目财务净现值和财务内部收益率。
资料来源：http：//www.jst-cn.com。（二）会展项目的国民经济评价
1.国民经济评价方法的含义
国民经济评价也称经济评价，是与财务评价方法相对照的评价方法。会展经济的国民经济评价是会展项目经济评价的核心部分，是会展项目决策的主要依据。它是从国家角度考察项目的费用和效益，用影子价格、影子汇率和社会折现率计算和分析对国民经济的净贡献（净效益），以评价项目经济上的合理性。这种方法是从宏观角度出发，考察会展项目客观发生的经济效果。通常运用影子价格、影子汇率、社会折现率、贸易费用率、影子工资等工具或通用参数，计算和分析项目为国民经济带来不定期的净效益，从而决定项目取舍。
2.会展项目国民经济评价方法的特点（1）使用独特的一套价格体系——影子价格。影子价格是经济评价中的一个十分重要的概念。影子价格既非政府价格，也不是现实的市场价格，而是根据经济分析的需要人为产生的一种计算价格。从理论上讲，影子价格是在完全竞争市场条件下，资源得到充分利用时的市场价格。它反映了生产要素和商品的真实价格，也反映了它们的稀缺程度。影子价格的概念最早源于线性规划，用线性规划求解资源最优分配方案时，其对偶解相对于一组价格，运用这组价格进行经济分析，可达到资源最优分配的目的。由于这组价格并非真实的价格，故称影子价格。影子价格是实现资源最优分配的理想价格体系，国民经济评价方法中用变通的办法寻求影子价格的近似值，用来代替理想价格进行项目的经济效果评价。（2）采用全国统一使用的参数。国民经济评价方法中运用的参数在一定时期内是一个研究值，任何建设项目做国民经济评价都适用。这些参数包括社会折现率和修正汇率等。
①社会折现率。社会折现率是国家根据经济建设的需要，由有关部门制定的统一的折现率。它是同国家规定的把将来各种费用折算成现值并适用于各行各业的统一的折现率。它用于国民经济评价中净现值、内部收益率等的计算或分析，是以全社会平均收益水平为基础，根据风险报酬率和资金供应状况等做定期调整、修正而确定的。
②修正汇率。国家公布的外汇兑换率叫官方汇率。官方汇率能否真正代表其真实的社会价值一般与这个国家当时的外汇收支密切相关。如果国家的外汇收入情况好，而且长期处于“顺差”状态，其所规定的外汇汇率大体上能反映外汇的社会价值和市场价值。这时项目经济评价就可以直接使用官方汇率。反之，如果长期处于“逆差”状态，则官方汇率一般都高于其社会价值。这时项目经济评价就不能直接使用国家规定的官方汇率而应进行必要的调整。这种调整后的汇率就称为修正汇率或非官方汇率（AER）。
3.会展项目国民经济评价方法的程序。
会展项目国民经济评价方法的程序如下。（1）根据国民经济评价指标所要求的基础数据，列出需进行调查和调整的内容。（2）针对需调查和调整的内容，逐项确定其影子价格。（3）将影子价格引入后测算出项目的费用和效益。（4）计算国民经济评价的费用、效益、各项评价指标及现金流量表，包括静态指标和运用资金时间价值计算的动态指标。（5）选定评价基准。（6）评价和决策。
4.项目经济评价结论的处理
不同的会展项目对评价的要求不同，有些会展项目只需做国民经济评价，有些会展项目只需做财务评价，有些会展项目则必须同时做财务评价和国民经济评价。如果两评价兼做，按照我国的规范，只有国民经济评估可行，会展项目才可行。如果财务评价可行，而国民经济评价不可行，会展项目也不可行。
本章小结
会展项目立项，是指承办会展活动的相对人，以书面报告形式向相关行政主管部门进行项目申请，并最终获得相关行政主管部门批准或承认的过程。会展项目需求分析是指会展项目投资者通过对会展项目的市场需求、社会需求、公众需求以及投资者自身发展需求的综合分析，确定项目的方向以及项目投资的必要性，为投资决策提供必要的依据。其主要内容包括国家和地区、社会需求分析；消费群体、会展项目举办方和会展项目实施中的需求分析等。
会展项目选择应坚持的原则有：效益性原则、可行性原则、创新性原则和灵活性原则等。会展项目投资分析的一般原理有：时间价值原理、价值分析原理、成本效益分析原理和方案比较法原理等。会展项目可行性研究的内容包括：市场环境分析、会展项目生命力分析、会展执行方案分析、会展项目财务分析等。会展项目经济评价，是指办展机构从微观（会展项目的生产成本）和宏观（会展项目所产生的效益）角度出发，考察会展项目主观和客观发生的经济效果。会展项目经济评价的原则包括：局部效益与整体效益相统一；价值与使用价值的统一；定性分析与定量分析相结合；技术上的先进性；经济上的合理性与实际上的可行性的统一。会展项目经济评价的主要方法有：比较分析法、试算分析法、因素分析法、历史考查法、专家评价法等。复习与思考
1.会展立项和审批的概念是什么？请举例说明报批与审批之间的联系与区别。
2.会展项目选择时要考虑哪些因素？
3.会展项目立项策划的具体内容包括哪些？
4.会展项目可行性研究的主要内容是什么？
5.会展项目国民经济评价的概念与财务评价的概念是什么？它们之间的联系与区别是什么？
案例分析 西湖博览会给杭州带来了什么？
2000年，杭州市恢复举办了尘封71年的西湖博览会（以下简称西博会）。这一年的西博会共有23个会展项目，吸引了30多个国家和地区的2500多家企业前来参展，总成交额近70亿元，招商引资总投资170多亿元。
2001年，西博会的项目翻了一番；其中展览交易活动有23个，包括国际茶博会、国际女装展、国际教育展和人居展、旅游交易会等。在这次西博会上，还有14个高层次的会议和论坛，其中有中药与植物药、计算机技术、有机农业科学、国际旅游区域合作等方面的国际性论坛会议，也有光机电技术、计算机与网络、高新技术成果发布等方面的全国性会议；至于列入本年度西博会项目的“百名海外博士浙江·杭州行”，其意义、影响，以及个中显现的主办者的巧妙心思，显然更不是几组数字能够描述的。正如杭州市委书记王国平所说，两届办下来，西博会已经成为杭州的一张金名片。
俗话说：“一个篱笆三个桩，一个好汉三个帮。”我们知道，仅仅靠政府的力量来打造这张金名片，那是远远不够的。2001年的西博会一个极大的成就，就在于它充分利用了一切可以利用的资源。共有49个国家、省、市行业机构，35家专业展览公司和其他企业，7家科研院所直接参与了本届西博会项目的主承办。八方参与的方针在这里得到了体现。
而此前收集的各种资料显示，在此基础上，2002年的西博会又将会向前跨出一大步，它的运作将向专业化发展。其中，项目承办单位将逐步由政府向专业公司过渡，市府申明以后原则上将不再担任西博会具体项目的主办单位，而是鼓励会展中介机构和企业参与项目运作，以促进会展的发展。西博会的一些项目如家具展等在2002年也已引入竞争机制，试行公开申办，选择高素质的承办单位，有迹象表明这将成为趋势。此外，西博会商业资源的市场化运作也在静悄悄地进行中。可以说，这次西博会将是3年来市场化程度最高的。
市场化不等于政府撂挑子。众所周知，杭州最主要的两个展览场馆是世贸中心和浙江展览馆。前者室内展览面积为14000平方米左右，在浙江目前算是一流的，而后者仅有5000平方米，只能容纳240个国际标准展位，有些展览往往就会移到门口的广场上举行。正因为如此，西博会的许多展览不得不分散在其他展馆举办，有的项目还不得已安排在开幕之前和闭幕之后，交通也不便利，市民对此意见不小。在此之前，1997年的国内旅游交易会，1999年的全国医疗器械展也因这个缺陷，难以花落杭州。基于此，2002年3月26日，杭州西湖国际会议中心在钱塘江畔的之江国家旅游度假区正式奠基。该项目规划用地980亩，建筑面积49万平方米，总投资达20亿元。据说，此项目4年内建成后将成为我国规模最大、设施最全的国际会议中心之一。这为杭州会展业的发展提供了更大的空间。在国外，由于会展场馆投资大，回报时间长，一般都是由政府操作。杭州的这项举措，在根本上是切合市场经济的原意的。
西博会之于杭州的意义，在于它潜移默化地改变了这个城市。祁女士现在是一家展览公司的老板，此前她曾经在浙江世贸中心干过五六年，是杭州会展业这几年发展的亲历者。祁女士说，她之所以放弃北京的工作来到杭州，是因为西湖的水太迷人了。在这样一汪碧水边工作，无疑是非常惬意的，但工作本身又无疑是非常繁杂的。祁女士来杭州工作的时候，正是世贸中心筹建的时候。那时候杭州大型的会展基本都集中在浙江展览馆，她到企业去推介会展，企业往往会拒绝，理由是世贸中心太远了。在北京上班时每天都要坐一个多小时汽车的祁女士无论如何也不能接受这个理由，太远，不就是1千多米的路程吗？招展难很令人烦心，更令人烦心的是一些展览公司的短视行为。明明只有300个展位，对客户宣传则变成了500个；明明只印了2000册会刊，转身就变成了5000册。客户来了一次就不会再来第二次，自己赚了钱，毁了整个行业的名声。但西博会的召开就改变了这一切，世贸中心不仅一期吃饱了，连二期都非常红火。顺带着，在杭州就诞生了许许多多的专业展览公司，祁女士的公司就是这样诞生的。祁女士觉得自己的公司诞生得正是时候，别的不说，由于西博会的历时性，大家都自发地起来抵制欺骗行为，行业正有序地繁荣起来，这是公司发展的最好环境。问起公司的前景，祁女士说，就两三年吧，再过两三年，西博会的影响更大了，公司也成熟了，杭州的会展行业也成气候了。
行业在自律，西博会的招展工作也在规范着这个行业。他们在选择承办单位时，往往会从企业的规模、办展历史以及办展经验、客户意见等多方面进行审核，实施“竞投标”式的选择，这促使了全行业的良性循环。
如果我们谈西博会对于杭州的意义，只是局限于它为会展业的发展提供的平台，那么我们的思路就是残缺的。举办会展是一个城市建设发展的契机。我们常提会议经济，是指除了会议能够带动商贸、旅游外，还有一个重要作用，就是对城市“硬件”、“软件”建设的推动。当然，这种推动也有变了味的。几年前，某市为了举办一个全国性大型运动会，拓宽市中心道路，把许多生长了几十年的大树砍掉。数年之后，为了另一个国际性会议的举行，该市又重新举起绿化大旗，鼓励种树植草。有报道说，单是装点城市街道、广场的盆栽花卉，就多达200万盆。
这样的拍脑袋工程没有出现在杭州。以举办西博会为契机，杭州市把加快城市化进程作为推进经济社会新一轮发展的重要载体和突破口，在优化城市空间布局结构、提高城市环境品位、增强城市综合竞争力等方面取得了较大进展，城市面貌焕然一新。
下大决心大规模拆除违法建筑，是杭州市改善城市环境的突破口。从1999年6月以来，杭州市在全市范围对违法建筑进行清查，当年拆违达112万平方米。杭州还大力开展城市环境综合整治行动。这几年杭州市共投入了65亿元多，先对环城北路、解放路、延安路等12条主要道路及武林广场进行道路综合整治，后又完成了对北山路、环城东路、南山路等数十条道路的整治。整治后的道路拓宽拉直，建筑立面粉刷一新，绿化带也基本建立。特别是环城西路和环城北路，拓宽到近60米，绿化率全路段超20%，已跻身浙江省不多的街容达标路之列。与一些“推土机”不同的是，杭州市在城建过程中尤其注重对历史人文景观的开发保护，近年来分别对胡雪岩旧居等大型古建筑进行了抢救性维修，并对南宋皇城遗址等重点文物进行了保护，其中清河坊历史文化街区正式开街更是引起众多反响。前些日子，为了杭州城内一座无名古建筑，媒体大幅连续报道，阮仪山教授也特地亲临，市府还专门组织人员核查，从而修改了城建计划。
虽然有资料显示，依然有26.7%的游客认为杭州“环境卫生差”，但迅速变大变美的杭州，使原先的“杭州到，马路跳”、“西湖美，城市旧”之类的印象，逐渐变成了历史，而生活在这座城市中的居民，也敢自称生活在“天堂”里了。
实实在在地为民之心得到的回报是民心的凝聚。从2000年7月开始，西博会面向社会公开招募志愿者，短短一个月时间，报名者就近万名，他们当中年龄大的有八旬老人，年龄小的有两岁孩童。不同年龄、不同职业、不同性别、不同学历，为了西博会，他们走到一起来。有人这样说：“志愿者来自普通市民，正说明了在百万市民中蕴藏着这样的力量。一旦把这股力量激发出来，凝聚起来，怎样的艰难都能度过。”切中题意许多企业也在默默地向西博会表心意。杭州知名企业娃哈哈集团就在它们外省投放的广告中直接打上了宣传西博会的字幕。有调查显示，在前两届西博会中，市民的参与热情都很高，66.2%的市民参加了西博会的展项和活动，其中一半以上的市民参与了1—5个项目活动。76.1%的市民热切希望2002年能继续参加西博会。
尽管有人说，数字是没有太大说服力的，但我们在这里还是想提一些数字。直接参与2000年西博会的人数达到573.72万人，总成交额69.61亿元；2001年西博会现场内贸成交人民币56.8亿元，外贸成交美元2.1亿元，创造增加值9.85亿元，直接拉动杭州当年GDP增长0.67个百分点。2001年杭州旅游业收入同比增长25.3%，等于多做了一个季度。
资料来源：http：//brand.icxo.com。
讨论题
1.成功的会展活动对城市经济发展的促进作用主要表现在哪些方面？
2.举办该活动的市场分析应从哪些方面进行？
3.结合这一项目，谈谈会展项目可行性研究的特点。
4.结合本案例，谈谈评价会展活动的综合效益应从哪些方面入手？
参考文献
1.马勇、吴虹：《会展项目管理》，重庆大学出版社2007年版
2.王起静：《会展项目管理》，中国商务出版社2004年版
3.石广义、夏自谦、毛志毅等：《投资项目管理》，机械工业出版社1995年版
4.刘大可、陈刚：《会展经济理论与实务》，首都经济贸易大学出版社2006年版
5.卢有杰：《现代项目管理学》，首都经济贸易大学出版社2004年版
第三章 会展项目组织管理
学习目标
学完本章，你应该能够：
1.掌握会展项目管理组织机构设置原则；
2.理解会展项目组织结构的类型；
3.掌握会展项目团队建设的方式；
4.理解会展项目经理的角色定位；
5.了解会展项目人力资源管理。
基本概念
会展项目 组织会展 项目团队 会展项目经理
第一节 会展项目组织
什么是会展项目组织？
一、会展项目组织的概念
会展项目组织是为完成会展项目而建立的组织，一般也称为会展项目班子、会展项目管理班子、会展项目组等。一些大中型会展项目组织叫会展项目经理部，由于会展项目管理工作量很大，因此，会展项目组织专门履行管理功能，具体的技术工作由他人或其他组织承担。而有些会展项目由于管理工作量不大，没有必要单独设立履行管理职责的班子，因此，其具体技术性工作和管理职能均由会展项目组织成员承担。
会展项目组织的具体职责、组织结构、人员构成和人数配备等会因会展项目性质、复杂程度、规模大小和持续时间长短等有所不同。会展项目组织可以是另外一个组织的下属单位或机构，也可以是单独的一个组织。会展项目组织的一般职责是会展项目规划、组织、指挥、协调和控制。会展项目组织要对会展项目的范围、费用、时间、质量、风险、人力资源和沟通等多方面进行管理。
二、会展项目管理组织机构设置原则（一）目的性原则
会展项目组织机构设置的根本目的，是为了产生组织功能实现会展项目目标。从这一根本目的出发，就应因目标设事，因事设岗，因职责定权力。（二）精干高效原则
大多数会展项目组织是一个临时性组织，会展项目结束后就要解散，因此，会展项目组织应精干高效，力求一专多能，一人多职，应着眼于使用和学习锻炼相结合，以提高人员素质。（三）会展项目组织与企业组织一体化原则
会展项目组织往往是企业组织的有机组成部分，企业是它的母体，会展项目组织是由企业组建的，会展项目管理人员来自企业，会展项目组织解体后，其人员仍回企业，所以会展项目的组织形式与企业的组织形式密切有关。
三、会展项目组织结构的类型
会展项目组织结构类型有许多，常见的有工作队式、部门控制式、项目型和矩阵型等类型。（一）工作队式
1.特征
工作队式的会展项目组织结构其特征如下。（1）会展项目经理在企业内抽调职能部门的人员组成管理机构。（2）会展项目管理班子成员在会展项目工作过程中，由会展项目经理领导，原单位领导只负责业务指导，不能干预其工作或调回人员。（3）会展项目结束后机构撤销，所有人员仍回原在部门。
2.适用范围
适用于大型会展项目，工期要求紧，要求多工种、多部门密切配合的会展项目。
3.优点
工作队式的会展项目组织结构其优点如下。（1）能发挥各方面专家的特长和作用。（2）各专业人才集中办公，减少了扯皮和等待时间，办事效率高，解决问题快。（3）会展项目经理权力集中，受干扰少，决策及时，指挥灵便。（4）不打乱企业的原有结构。
4.缺点
工作队式的会展项目组织结构其缺点如下。（1）各类人员来自不同部门，具有不同的专业背景，配合不熟悉。（2）各类人员在同一时期内所担负的管理工作任务可能有很大差别，很容易产生忙闲不均。（3）成员离开原单位，需要重新适应环境，也容易产生临时观点。（二）部门控制式
1.特征
按职能原则建立会展项目组织，把会展项目委托给某一职能部门，由职能部门主管负责，在本单位选人组成会展项目组织。
2.适用范围
一般适用于小型的，专业性较强，不需涉及众多部门的会展项目。
3.优点
部门控制式的会展项目组织结构其优点如下。（1）人事关系容易协调。（2）从接受任务到组织运转，启动时间短。（3）职能专一，关系简单。
4.缺点
不适应大会展项目需要。（三）会展项目型
1.特征
企业中所有人都是按会展项目划分，几乎不再存在职能部门。
2.优点
会展项目型组织的设置能迅速有效地对会展项目目标和各户的需要做出反应。
3.缺点
资源不能共享，成本高，会展项目组织之间缺乏信息交流。
4.适用范围
适用于同时进行多个会展项目。（四）矩阵型
1.特征
矩阵型的会展项目组织其特征如下。（1）会展项目组织与职能部门同时存在，既发挥职能部门的纵向优势，又发挥会展项目组织的横向优势。（2）专业职能部门是永久性的，会展项目组织是临时性的。职能部门负责人对参与会展项目组织的人员有组织调配和业务指导的责任。会展项目经理将参与会展项目组织的职能人员在横向上有效地组织在一起。会展项目经理对会展项目的结果负责，而职能经理则负责为会展项目的成功提供所需资源。
2.适用范围
适用于同时承担多个会展项目的企业。
3.优点
矩阵型的会展项目组织其优点如下。（1）将职能与任务很好地结合在一起，既可满足对专业技术的要求，又可满足对每一会展项目任务快速反应的要求。（2）充分利用人力及物力资源。（3）促进学习、交流知识。
4.缺点
矩阵型的会展项目组织其缺点如下。（1）双重领导。（2）各会展项目间、会展项目与职能部门间容易发生矛盾。（3）会展项目组成员不易管理。
四、会展项目组织结构的设计与选择
除了上述这几种常见的组织结构之外，还有其他组织结构形式。每一种组织结构形式都有其优点、缺点和适用条件，没有一种万能的，最好的组织结构形式。对不同的会展项目，应根据会展项目具体目标、任务条件、会展项目环境等因素进行分析、比较，设计或选择最合适的组织结构形式。一般来说，部门控制式的组织结构适用于会展项目规模小、专业面窄、以技术为重点的会展项目；如果一个组织经常有多个类似的、大型的、重要的、复杂的会展项目，应采用会展项目式的组织结构；如果一个组织经常有多个内容差别较大、技术复杂、要求利用多个职能部门资源时，比较适合选择矩阵式组织结构。如果要完成一个大型的、重要的、复杂的要求利用多个职能部门资源的会展项目则可采用工作队式。【案例3-1】 人在会展项目和工程技术项目的角色差异
会展项目的工作大都是人具体做的，其中的隶属关系；指挥关系；配合协调关系；衬托呼应关系；责任关系都是人与人（或执行者与执行者；责任者与责任者之间）；人与事；人与时间；人与空间的关系体现出来的，是人与人（或部门与部门）的互动和协同，是人或部门对责任的履行，是指在预定事项可能发生也可能不发生的情况下的责任伴随过程。特别是在几乎完全由人执行的“软性活动”的计划中，如活动安全计划；宣传推广计划；活动期间卫生及环境保障等，更加体现这一特点。
而工程技术项目中，有些作业纯粹是工程技术顺序；工艺关系使然，或者是人与技术；工艺；工具；作业对象一起发挥作用。比如大坝浇注；生产线运行；管道包扎；编写程序；主体吊装；系统调试等等，无不是人与客观对象或资源的共同过程。而机械运转；承重梁养护；干燥；降温；自动检测等过程则不需要人力资源。
这个“本质的不同”使工程技术项目和会展项目的管理带来很大的差异。资料来源：http：//www.mypm.net。
第二节 会展项目团队
如何组建会展项目团队？
一、会展项目团队成员应具备的素质
会展项目的运作由若干细节和目标组成，这些目标的实现取决于会展项目的复杂程度、风险、大小、时间限制、会展项目团队的经验、资源的多少、历史信息的多少、各个组织部门对会展项目管理的熟练程度等等，因此会展项目管理要求管理团队成员必须具备以下素质。（1）遵守“职业道德”，遵守“职业行为规范”。会展项目的管理团队，其组织文化与作风对会展项目的影响至关重要。组织文化包括共同的价值观、规范、信念、期望、工作方针和办事程序、工作道德、工作时间等等，比如一个进取心较强或具有开拓精神的团队往往可以促进会展项目的良好运作；一个等级界限分明的组织，作风官僚、专横的领导可以使会展项目团队和运作受到消极影响。（2）会展项目管理团队成员对会展项目背景的理解、研究是会展项目成功运作的关键。管理团队成员对会展项目背景理解得越多、越透彻，就可以更具体和更好地进行会展项目的运作和管理。否则，会对会展项目的目标、结果造成一定的负面影响。管理团队应综合考虑的背景情况有：会展项目所处的文化、社会、国际、政治和自然环境以及这些环境之间的关系；文化与社会环境涉及经济、人口、教育、道德、种族、宗教状况等等；国际与政治环境需要熟悉相应的国际、国家、地区形势和当地的法律习惯、商务习俗，以及影响会展项目的政治气候等等。总之，对会展项目背景的充分理解和研究对会展项目本身的成功运作起到至关重要的作用。（3）会展项目管理团队成员应具备会展项目管理知识体系与技能，如会展专业应用领域知识、标准、规章制度、基本的外语知识、组织能力等等。（4）会展项目管理团队成员需要掌握和处理好人际关系的沟通技能，具备在国内、国外能够有效沟通、交流的能力；能够对相关组织和部门施加影响以取得领导支持的能力；作为会展项目管理的领导还需要具有构建远景和战略，激励下属团队实现目标的能力；掌握谈判与冲突管理的能力：与有关会展相关人及单位商讨、取得一致或达成协议的能力；解决问题的能力，即识别、分析、解决问题和及时做出决定的能力。
需要注意一点，很多人认为在学习会展项目的时间管理工具及方法以后，就以为可以实现对会展项目的跟踪控制了，其实不然，这些工具都是通过人来发生作用，活动也是由人来完成的，因此会展项目经理不能把太多心思花在工具上，而是学会利用工具来协调人与资源的矛盾冲突。
二、会展项目团队成员的选择标准
会展计划和执行的成功很大程度上取决于会展项目经理和会展项目团队，组建一支高效的会展项目团队不仅是一项技术，更是一门艺术。会展项目团队成员选择的标准有以下几种。（一）尽职尽责
会展项目经理必须明确每位团队成员都会优先完成他们在会展中的职责，团队成员必须积极主动地行使职责，不需要会展项目经理不断地提醒进度和可交付成果。（二）分担责任
这意味着团队成员要荣辱与共，共同分担成功与失败。当会展项目中出现问题时所有人应尽可能的提供帮助，如果一位团队成员遇到难题，其他人应提供无私的帮助。（三）灵活
团队成员必须适应多变的环境，在会展项目工作中不能说“这不是我的责任”。进度可能会在最后1分钟因为意外而改变，优先考虑的应是会展项目的成功，而不是会展项目团队成员每个人的工作进度。（四）任务导向
团队成员必须以结果为导向。（五）依据进度和约束完成工作的能力
以结果为导向意味着在计划的时间框架下完成分派的任务，而不是寻找种种不能完成的托词。人们很容易将自己工作延误归咎于他人工作的延误，团队成员需要按照计划完成他们的工作。（六）互相信任与支持
互相信任与支持是一个高效团队的灵魂，这意味着每个团队成员必须贯彻精诚合作的精神。通过观察团队成员与其他成员的互动，就能明显地看出团队成员是否具有这一品质，缺乏这一品质的成员很难在团队内有效地工作。（七）团队导向
团队导向是指优先考虑团队的利益。（八）能够接受不同观点。
能够接受不同观点的团队成员在遇到问题时能欢迎和鼓励其他成员阐述他们的观点和解决方案。成员的目标是团队的成功，而不是个人的荣誉。（九）跨越部门和权限工作的能力
在临时组织中，会展项目通常跨越组织界限，跨部门团队很普遍，这要求有着不同商业理念的人一起工作，很多成员有着不同的价值观和做事风格，成员的适应性、灵活性和开放性是团队的宝贵财富。在确定了会展项目团队成员之后，要给予团队成员相应的权限与责任，并确定团队工作的规则，这些对会展项目的顺利完成起着非常重要的作用。
三、会展项目团队建设
团队建设涉及很多方面的工作，如会展项目团队能力的建设、团队士气的激励、团队成员的奉献精神等。团队成员个人发展是会展项目团队建设的基础。
通常情况下，会展项目团队成员既对职能经理负责，又对会展项目经理负责，这样会展项目团队组建变得很复杂。对这种双重汇报关系的有效管理经常是会展项目成功的关键因素，也是会展项目经理的重要责任。
进行会展项目团队建设时通常会采用以下几种方式。
1.团队建设活动
团队建设活动包括为提高团队运作水平而进行的管理和采用的专门的、重要的个别措施。例如，在计划过程中由非管理层的团队成员参加或建立发现和处理冲突的基本准则；尽早明确会展项目团队的方向、目标和任务，同时为每个人明确其职责和角色；邀请团队成员积极参与解决问题和做出决策；积极放权，使成员进行自我管理和自我激励；增加会展项目团队成员的非工作沟通和交流的机会，促进团队成员之间的了解和交流。这些措施作为一种间接效应，可能会提高团队的运作水平。团队建设活动没有一个确定的定式，主要是根据实际情况进行具体的分析和组织。
2.绩效考核与激励
绩效考核与激励是人力资源管理中最常用的方法。绩效考核是通过对会展项目团队成员工作业绩的评价，来反映成员的实际能力以及对某种工作职位的适应程度。激励则是运用有关行为科学的理论和方法，对成员的需要予以满足或限制，从而激发成员的行为动机，激发成员充分发挥自己的潜能，为实现会展项目目标服务。
3.集中安排
集中安排是把会展项目团队集中在同一地点，以提高其团队运作能力。由于沟通在会展项目中的作用非常大，如果团队成员不在相同的地点办公，势必会影响沟通的有效进展，影响团队目标的实现。因此，集中安排被广泛用于会展项目管理中。例如，设立一个“作战室”，队伍可在其中集合并张贴进度计划及新信息。在一些会展项目中，集中安排可能无法实现，这时可以采用安排频繁的面对面的会议形式作为替代，以鼓励相互之间的交流。
4.培训
培训包括旨在提高会展项目团队技能的所有活动。培训可以是正式的（如教室培训、利用计算机培训）或非正式的（如其他队伍成员的反馈）。如果会展项目团队缺乏必要的管理技能或技术技能，那么这些技能必须作为会展项目的一部分被开发，或必须采取适当的措施为会展项目重新分配人员。培训的直接和间接成本通常由执行组织支付。
在会展项目管理中，团队建设的效果会对会展项目的成败起到很大的作用，特别是某些较小的会展项目，会展项目经理可能是由专业骨干转换过来的，对于团队建设和一般管理技能掌握得不是很多，经常容易造成团队成员之间的关系紧张，最终影响会展项目的实施。这就需要掌握更多的管理知识以适应会展项目管理的需要。【案例3-2】 项目团队的发展阶段
一；形成阶段
在这一阶段，项目组成员刚刚开始在一起工作，总体上有积极的愿望，急于开始工作，但对自己的职责及其他成员的角色都不是很了解，他们会有很多的疑问，并不断摸索以确定何种行为能够被接受。在此阶段，项目经理需要进行团队的指导和构建工作。（1）应向项目组成员宣传项目目标，并为他们描绘未来的美好前景及项目成功所能带来的效益，公布项目的工作范围；质量标准；预算和进度计划的标准和限制，使每个成员对项目目标有全面深入的了解，建立起共同的愿景。（2）明确每个项目团队成员的角色；主要任务和要求，帮助他们更好地理解所承担的任务。（3）与项目团队成员共同讨论项目团队的组成；工作方式；管理方式；一些方针政策，以便取得一致意见，保证今后工作的顺利开展。
二；震荡阶段
这一阶段是团队内激烈冲突的阶段。随着工作的开展，各方面问题会逐渐暴露。成员们可能会发现，现实与理想不一致，任务繁重而且困难重重，成本或进度限制太过紧张，工作中可能与某个成员合作不愉快。这些都会导致冲突产生；士气低落。在这一阶段，项目经理需要利用这一时机，创造一个理解和支持的环境。（1）允许成员表达不满或他们所关注的问题，接受及容忍成员的任何不满。（2）做好导向工作，努力解决问题；矛盾。（3）依靠团队成员共同解决问题，共同决策。
三；规范阶段
在这一阶段，团队将逐渐趋于规范。团队成员经过震荡阶段逐渐冷静下来，开始表现出相互之间的理解；关心和友爱，亲密的团队关系开始形成，同时，团队开始表现出凝聚力。另外，团队成员通过一段时间的工作，开始熟悉工作程序和标准操作方法，对新制度，也开始逐步熟悉和适应，新的行为规范得到确立并为团队成员所遵守。在这一阶段，项目经理应注意：（1）尽量减少指导性工作，给予团队成员更多的支持和帮助；（2）在确立团队规范的同时，要鼓励成员的个性发挥；（3）培育团队文化，注重培养成员对团队的认同感；归属感，努力营造出相互协作；互相帮助；互相关爱；努力奉献的精神氛围。
四；执行阶段
在这一阶段，团队的结构完全功能化并得到认可，内部致力于从相互了解和理解到共同完成当前工作上。团队成员一方面积极工作，为实现项目目标而努力；另一方面成员之间能够开放；坦诚及时地进行沟通，互相帮助，共同解决工作中遇到的困难和问题，创造出很高的工作效率和满意度。在这一阶段，项目经理工作的重点应是：（1）授予团队成员更大的权力，尽量发挥成员的潜力；（2）帮助团队执行项目计划，集中精力了解掌握有关成本；进度；工作范围的具体完成情况，以保证项目目标得以实现；（3）做好对团队成员的培训工作，帮助他们获得职业上的成长和发展。
资料来源：http：//www.aura.cn。
第三节 会展项目经理
如何成为一名合格的会展项目经理？
一、会展项目经理的角色定位
对于一个成功的会展项目，会展项目经理是不可或缺的主要因素。除了对会展项目的计划、组织、实施、控制方面发挥领导作用外，会展项目经理还应具备一系列技能来激励会展项目人员来完成工作，赢得客户信赖。培养员工的能力、非凡的沟通技巧、良好的人际交往能力、处理压力和解决问题的能力以及管理时间的技能，都是一个卓有成效的会展项目经理所必须具备的能力。作为会展项目经理常常要扮演如下的角色。（一）领导者
会展项目经理对会展项目行使管理权，也对会展项目目标的实现承担全部责任，他（她）所要扮演的角色是任何其他人所不能替代的，会展项目经理是会展项目团队的最高领导人，负责沟通、协商，解决各种矛盾、冲突和纠纷，制定各项明确的目标、目标重要性的排序以及达到各项目标的先后顺序；以项目目标与目标的排序为衡量标准，对于下属的各种建议和意见作出反应；谨慎从事，以身作则，身体力行为下属树立典范；领导语言的通俗化，使组织中最基层的人都明了自己的作风和想法。（二）协调者
一个会展项目会涉及许多的组织、群体和个人的利益，这些组织、群体或个人都是这一项目的相关利益主体和相关利益者。一个成功的会展项目经理必须协调好与组织内部和组织环境各相关利益者之间的关系。在会展项目管理当中，一个项目的主要相关利益主体通常包括下述几个方面。（1）会展公司，会展公司是会展项目的投资人和所有者，是会展项目的最终决策者。（2）会展项目客户，主要是参展商和采购商。（3）会展项目经理，负责管理整个项目的个人，一个项目的领导者、组织者、管理者和项目管理决策的制定者，也是项目重大决策的执行者。（4）会展项目团队，从事项目全部或者部分工作的组织和群体，是由一组个体或几组个体作为成员，为实现项目目标而协同工作的群体。（5）会展项目的其他相关利益主体，如政府主管部门，行业协会，会展场馆，会展项目直接或间接涉及的市民，搭建商、运输、餐饮、住宿、交通、旅游服务商等等。（三）资源分配者
资源分配者的职责包括对诸如“谁应该得到什么，以及得到多少”进行决策。或许一位经理所能分配的最重要的资源是他的“宝贵时间”。要演好这一角色必须做好以下工作。（1）要有众所周知的分配资源的明确标准。（2）资源通常都按目标的先后次序分配。（3）合理的工作分类，适当的授权。（4）合理细分会展市场，划分下属的业务范围和业务区域。（5）合理地为会展项目团队的时间排定先后顺序。（6）对于各种事物不抱成见，应以开诚布公态度来观察。（四）谈判者
与其他项目的管理不同，会展项目经理始终处在一个谈判场里面，如制定公司的目标，组成一个会展项目团队，与参展商、采购商交流，甚至争取政府有关部门的支持等等，几乎每项工作都是一个谈判、讨价还价的过程。对整个会展项目来说，每一个展位的销售都是经过谈判而来的，都是和参展商讨价还价的结果，会展项目经理需要特别注意授权问题，即需要明确“什么样的谈判情况才需要项目经理亲自出场，什么样的情况则留给下属自行处理即可”，否则能力再强、精力再足的项目经理也分身乏术。（五）危机管理者
会展行业是在一定产业基础上发展起来的，受到社会环境多方面因素的影响。制度条件和政治经济形势变化、突发性事件都有可能带来致命的打击，如2003年的SARS疫情等事件给我国会展业带来了巨大冲击，许多会展项目被迫延期、取消，许多会展公司难以为继，危机事件直接影响到会展公司的生存状况，这就要求会展项目经理在突发事件面前能保持清醒的头脑，冷静决策，转危为安。
二、会展项目经理的责、权、利（一）会展项目经理的职责
在一个项目团队中，项目经理的身份是领导者，应该对项目的实施和目标的实现负有最高责任。通过合理组织、周密计划和有效控制，把费用和进度控制在计划目标以内。会展项目经理最根本的职责是确保会展项目目标的实现，满足会展项目有关各方面的要求和期望。
1.科学的组织和协调
会展项目经理应选择合理的组织形式和组织结构，使会展项目团队运转顺畅；明确会展项目团队中费用、进度和质量的控制者及其责任，使会展项目的控制落到实处；还应对会展项目团队不同部门之间的关系进行协调。
2.制定周密的会展项目计划
会展项目经理应提出多种会展项目实施方案和计划，在分析比较后确定最优会展项目计划。会展项目经理要和会展项目团队就会展项目目标与具体计划进行交流，以便达成共识，利用内部和外部条件，充分发挥各种资源的作用。
3.有效控制费用、进度和质量
会展项目经理应对会展项目实施过程进行同步跟踪、收集反馈信息，进行动态调整和控制，尤其是展前的招展、招商工作。
4.争取会展项目所需资源
会展项目经理必须将所有应当用于本项目和项目班子的资源置于自己的控制之下。在确定会展项目所需资源时，应该详细、具体、理由充分。
5.及时决策
会展项目经理需要亲自决策的问题包括实施方案、人事任免及奖惩、进度计划安排、计划调整、合作伙伴选择、合同签订和执行等，要根据会展项目的规模、性质和特点及时做出决策。（二）会展项目经理的权力
1.决策权
会展项目经理有权按照项目总体目标，根据会展项目随时出现的人、财、物等资源变化情况进行指挥调度，如决定何时召开会议，怎样分配工作等。又如对于会展规模和展出内容，也有权在保证总目标不便的情况下进行优化调整。
2.人力资源管理权
对会展项目团队组成人员的选择、考核、聘任和解聘，以及对团队组成人员的任职、奖惩、调配、指挥、辞退，都是会展项目经理的权力。
3.资源支配权
掌管、支配会展项目资源的权力也许是会展项目经理所能拥有的最有效的控制手段，如果能够控制预算，在财务制度允许的范围内，会展项目经理有权安排项目费用的开支；有权在工资基金范围内决定会展项目团队组成人员的计酬方式、分配方法、分配原则和方案，推行刺激性的奖励制度。（三）会展项目经理的利益
会展项目经理的最终利益主要表现为经济效益和社会效益，一方面，通过岗位工资和业绩提成等方式取得经济效益；另一方面，通过成功组织了会展项目来反映其工作能力，可以在业内树立良好的社会形象，为今后的职业生涯提供更广阔的发展空间。
会展项目经理的最终利益是会展项目经理行使权利和承担责任的结果，也是市场经济下责、权、利相互统一的具体表现。会展项目经理按规定标准享受岗位效益工资和奖金，会展项目结束时按利润比例提成予以奖励（初创项目应该规定在允许亏损数额以上提取奖金）。
三、会展项目经理应具备的素质
现代项目经理是项目管理的中心。项目经理的素质对项目管理的绩效举足轻重，会展行业的特殊性决定了对会展项目经理的素质有更高要求。会展项目经理需要具备下列三种能力。（一）团队领导能力
会展项目经理首先必须是一个合格的团队领导者，他所肩负的责任就是领导他的团队准时、优质地完成全部工作，在不超出预算的情况下实现会展项目目标。这就需要会展项目经理具备良好的信誉，使会展项目团队成员觉得他是一个有诚信、有效率、有能力的项目经理；他必须具有灵活的人际关系，善于在各团队成员之间和公司各支持部门之间进行协调；他必须有广泛的经营常识（不要精通，但要全面），知道各个团队成员所负责工作的功能和经营管理方法，能够正确确定哪些工作应由团队内部的哪些人员完成，哪些工作应交给承包商完成；他必须有卓越的指导能力，能够协助团队成员解决问题，或者懂得什么时候需要聘请外部专家来解决问题；他必须有高度的学习意愿与创新意图，因为他是团队内部营造创新环境、推动创新观念的关键人物；最后也是最重要的一点是他还必须具备激励团队士气、为团队成员创造工作意义的能力。（二）会展项目经营能力
很多会展项目经理认为自己是一个执行者而不是计划者，当接受一项任务时，第一个反应就是着手开始解决这个问题。然而在会展经济不断国际化、全球化的今天，会展项目的成功必须依靠创新精神与创新能力，因此，会展项目经理必须有与高层一同研拟策略、设定目标并排列目标优先顺序的能力。会展项目经理还是会展项目的设计师，他必须正确设定会展主题、精心设计节目。会展项目经理必须善于着眼于“大画面”的事务，例如会展项目的生命周期、工作分工结构的开发、管理流程变动的实施等等。（三）会展项目管理能力
会展项目经理进入项目执行之前，首先要制定一份完备的工作进度表，对展前、展中、展后各个阶段，在什么时间完成什么事进行详细的规划，并在会展项目实施过程中监督执行。会展项目的各项工作是环环相扣的，哪些工作可以“并行”，哪些工作必须“串行”，哪些工作需要多少资源，都必须认真规划，并在执行过程中做到任务、进度、资源三落实。同时，要知道再完美的计划也会时常遭遇不测，会展项目经理应该能够预测变化并且能够适应变化，在会展项目发生变化时能够及时作出调整。
一个会展项目经理最重要的特质就是辨识和解决问题的能力。这同时也决定了会展项目经理要有风险管理能力，能够在信息不完备的情况下做决定，预先进行风险确定、风险冲击分析以及风险应对计划，并在危机事件发生时正确进行处理。另外会展项目经理还要有质量管理能力，熟悉基本的质量管理技术，例如制作和说明质量控制图，尽力达到零缺陷等；合同管理能力，要求掌握较强的合同管理技巧，了解签约中关键的法律原则；交流能力，能与他们的经理、客户、厂商及属下进行有效的交流；成本管理能力，处理诸如成本估计、计划预算、成本控制、资本预算以及基本财务结算等事务；国际事务处理能力，了解国际惯例和相关国家的语言、文化、习惯、法令规章等等。
四、选择会展项目经理的标准
选择合适的会展项目经理是会展能够成功举办的重要因素，会展企业可以根据会展项目经理应具有的素质选择会展项目经理，选择的标准主要包括以下几个方面。（1）会展项目管理的背景和经验。（2）领导才能和战略眼光。通常会展项目经理需要在缺乏直接管理权限的情况下，取得会展项目团队成员的合作与支持，这就意味着会展项目经理的领导技巧对他的工作特别重要。作为领导者，会展项目经理的成功还要看他能否将项目和公司战略联系起来，这通常是会展项目经理应处理关系的核心，也是他处理团队成员关系的一个砝码。（3）专业技术。会展项目经理不需要知道会展所涉及的所有细节，但是他确实需要足够的知识知道提出什么问题、如何解释回答、是否已经有足够的信息来进行决策等。（4）人际关系。会展项目经理的工作迟早要体现在成功的人际交往上。在会展的整个筹办过程中，会展项目经理需要与项目团队、其他项目经理、职能经理、高层经理、客户、外部承包商和供应商交往，所有这些交往都是对会展项目经理交际能力的挑战，如谈判、处理冲突和解决问题等。（5）管理才能。如战略规划、预算计划、员工计划、质量管理、业务过程重构和人事开发等。
除此之外，会展项目经理还应热情、乐观、精力旺盛、坚韧、勇敢和有成熟的性格。学习和发展是伴随一生的活动，没有止境。人不可能天生具有成为一名优秀会展项目经理的各种能力，必须通过多种方法来培养，如尽可能多地参加会展项目以获取经验；和一些具有你想学习的技能的会展项目经理进行探讨；参加会展培训项目；善于自我批评总结，改正错误；阅读学习相关资料等。【案例3-3】 如何提高会展项目经理的能力
一；学校的正规训练
目前我国已经有20余所大专院校开设了会展专业或会展方向的学历教育，并且有专科；本科；研究生各个层次，绝大多数院校是以会展管理类，会展项目经理是其主要培养目标。但是，作为会展专业在校就读的学生来说，最重要的还是要学好基础课程，搞好基础训练，研修或选修管理；营销；法律；经济等相关课程，不能只重视实用性的课程。有了牢固的基础，各种实用科目在工作后能够在正规与非正规的在职培训中学到。应该说，大学并不是学习管理实务的最佳场所，特别是对于没有实际工作感性认识的在校学生，把工夫花在实用课程上，往往事倍功半。
二；职业训练班和职业继续教育
在职会展项目经理，特别是外国语学院毕业的会展项目经理，应该通过参加各种职业训练班或职业继续教育补充与会展项目管理有关的课程。研究表明，缺乏基础训练的项目经理，在接受企业内部在职训练时效果往往不佳，自我学习时也缺乏吸收能力。
三；在职训练
在工作过程中不断学习新知识；增加新能力，是受过任何教育的会展项目经理成长的必要条件。正规的在职训练是指企业内部设立的有讲师；有讲义；有正规课程的训练班。现在有越来越多的会展企业开始重视正规训练，会展项目经理要争取每一个接受正规训练的机会，吸收最新知识。企业内部还有大量的非正规训练的机会，包括观摩他人作业；聆听他人的经验介绍；听取他人意见等。不要因为工作忙而推辞参与其他会展项目的讨论，善于帮助别人就是帮助自己。一个一到下班时间就盯着表看的人和一个主动找工作做的人，很快就能分出高下。
四；自我学习
自我学习是会展项目经理提高自身能力的重要方式。有人说，一个人的成就关键看他的业余时间用来做什么。自我学习的方式主要是：阅读相关书籍和专业杂志。会展行业的杂志仍然非常少，并且多数都是信息性的，最近创办的非信息性杂志以及一些报纸的会展专刊，则是会展项目经理自我修炼的必读材料；选择你认为值得作为学习模范的人，主动拜访他，请他担任你的导师，定期不定期请教他工作上的各项事务，由他介绍你认识行业前辈，指引你的发展道路；建立广泛的人际网络，在需要时可以获得专业帮助。如果能够在企业内部或者同行业中结交一些能够敞开讨论问题的同仁，经常进行沙龙式聚会，形成一个“智慧圈”，则极有利于会展项目经理的在职提高；经常上网，寻找新知识；新技术，利用电子邮件向其他专业人士请教；沟通；交换意见，在相关BBS上交流，对工作有很大的助益。
资料来源：http：//www.56en.com。
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]