电子文件管理100问(txt+pdf+epub+mobi电子书下载)

作者：冯惠玲

出版社：中国人民大学出版社

格式: AZW3, DOCX, EPUB, MOBI, PDF, TXT

电子文件管理100问试读：

前言

为加强电子文件管理，国家电子文件管理部际联席会议办公室于2012年2月委托中国人民大学编写电子文件管理知识读本（后定名为《电子文件管理100问》）。该读本主要面向负责电子文件形成、管理和利用的工作人员、信息技术人员和领导干部，旨在普及电子文件管理领域最基础和关键的知识，帮助读者了解国内外电子文件管理的发展情况，掌握电子文件管理的基本技能，增强电子文件管理意识，提高电子文件管理能力。

作为我国电子文件管理领域的第一本科普性读物，本书在内容选择、写作风格、编排方式等方面都与一般的教材有所不同。在内容方面，本书选择了与电子文件管理相关度最高的问题，让读者切实了解电子文件及其管理的概念、原理、方法、现状和政策要求。在写作风格上，作者尽量以简洁、平实、通俗的语言深入浅出地阐述，减少学术研讨和理论探究，注重实际操作，辅之以实例示范和相关图表，以适应不同读者的要求。在编排方面，本书采取“题目问答”的形式传播知识，各问题按照“篇”归类展开，各篇下的问题按照从总到分、由浅入深的顺序设置，所有103个问题大流水排列，读者们既可以从前到后线性阅读，也可以根据问题直接寻找答案。

全书由4个篇章组成。“

概述篇

国家电子文件管理部际联席会议办公室作为我国电子文件管理的协调指导机构，高度重视本书的编写工作。中国人民大学信息资源管理学院、中国人民大学电子文件管理研究中心的研究团队承担了本书的编写任务。中国人民大学常务副校长、中国人民大学电子文件管理研究中心主任冯惠玲教授担任本书主编，中国人民大学刘越男副教授、钱毅副教授、张宁副教授、夏天副教授、马林青博士以及中共中央办公厅信息中心的谭啸宇参加了本书的研讨和编写。本书第一篇由冯惠玲、马林青和刘越男执笔，第二篇由刘越男、钱毅、张宁、夏天和马林青执笔，第三篇由钱毅和刘越男执笔，第四篇由钱毅、马林青、谭啸宇执笔。冯惠玲、张宁设计了本书的框架，全书由刘越男统稿，冯惠玲审定。国家电子文件管理部际联席会议办公室及有关专家任守信、张景瑞、蔡学美、方昀、姚思远等承担了本书的编审。祁天娇同学协助进行了一些文字整理工作。中国人民大学出版社的潘宇女士、宋义平先生对本书的出版给予了大力支持，并付出了辛勤劳动。在此一并表示诚挚的感谢！

世界范围内电子文件管理理论和实践发展迅猛，新的情况和技术方法不断涌现，本书编写任务重，时间紧，很多方面不尽完善，部分内容甚至可能存在谬误。恳请读者提出宝贵意见，作者将努力跟随、追踪前沿，及时修订此书，使其日臻完善。冯惠玲2013年6月概述篇

1．什么是电子文件

准确而全面理解电子文件的内涵和外延，是对其展开科学管理的前提。理解电子文件的概念，最重要的字眼在“文件”而非“电子”上。

国际标准ISO 15489—1：2001《信息与文献文件管理第1部分：通则》（已被采纳为国家标准GB／T26162.1—2010）3.12条款指出：“文件”是指“机构或个人在履行其法定义务或开展业务活动过程中形成、接收并维护的作为凭证和具有查考作用的信息”。在这个概念的基础上，我国颁发的规范性文件《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）又结合了电子文件的特性，定义如下：“电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。”上述两个概念一脉相承，后者对机构和电子文件信息的具体形式予以了细化。因《电子文件管理暂行办法》的适用范围是机关、团体、企事业单位和其他组织，故而将个人文件排除在外。本书主要阐述的对象也是组织机构的电子文件。

通过上述概念，我们可以作出如下理解。（1）电子文件是电子化业务活动的产物

判断计算机中的信息或数据是否为电子文件的首要标志是这些信息或数据是否应业务需要、在业务活动中产生。比如，网络办公会产生电子公文，计算机辅助设计（computer aided design，CAD）会产生CAD文件，网上购物会产生电子订单、电子划账文件等。（2）电子文件是内容稳定的信息凭证

其稳定的内容忠实地记录了特定的业务活动的过程和结果，因而电子文件也被誉为“业务凭证”，这样的业务凭证一般要由固化的形式来支持。在管理工作中，通常需要采取一定的措施来固定文件的内容和形式，如将.doc格式转化为.pdf格式就是一种比较简单的固化方式。（3）电子文件的信息表现方式是多样化的

只要是在业务活动中产生的信息记录，无论其信息表现方式如何，都属于电子文件。其具体表现方式包括但不限于文字、图表、图像、音频、视频等。

2．电子文件有哪些特点

电子文件第一次使用了人工不可识读的记录符号——数字代码，即人无法直接识读和理解的经过复杂编码的“比特”。此外，数字信息在传输、存储中有时会经过压缩、加密等处理。只有通过计算机特定的程序解码、解压或解密，才能人工识读它。（2）系统依赖性

电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现，不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到很大困难。当生成一份文件的软件而运行该软件的操作系统和硬件更新换代以至与原系统不兼容时，我们只有采取格式迁移、仿真等措施，才能确保该份文件的可读性。（3）信息与特定载体之间的可分离性

电子文件中的信息不再对原记录载体“从一而终”，不再具有物理意义上的固定实体状态，也不再具有固定的物理位置，而是可以在不同的载体上同时存在或相互转换，却不影响其内容的真实。（4）信息的易变性

操作的方便性使得文件信息的改动较为容易，比如气象观测图形在不同的时间段会有不同的结果。此外，电子文件载体性能的不稳定性，新的信息编码方案、存储格式、系统软件的不断出现，都可能导致原有文件信息在读取时产生变化。信息的易变性对于电子文件的识别、真实性维护都提出了挑战。（5）信息存储的高密度性

电子文件的信息存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质。随着技术的进步，数字介质的存储密度还将继续加大。根据国际商业机器（IBM）公司2011年的预计，到2020年，1U机架硬盘的容量可能达到1PB，即可以容纳现在1250个相同规格硬盘的容量。（6）多种信息媒体的集成性

电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式加以有机组合，图、文、声、像并茂，能够更加真实地再现当时的活动情况，从而强化文件对社会活动的记忆和再现功能。

3．电子文件的要素是什么

关于文件的构成要素，国际文件、档案管理领域有多种观点。其中被广为接受的是国际档案理事会电子文件委员会于1997年在《电子文件管理指南》中提出的文件三要素观，即文件由内容（content）、结构（structure）和背景（context）三要素构成。（1）内容

内容指的是文件中所包含的表达作者意图的信息。（2）结构

结构指的是文件内容信息的组织方式和表达方式，组织方式如正文和附件，表达方式如格式、载体等。（3）背景

背景指文件所处的环境。文件的背景信息包括文件之间的相互关系、形成文件的业务活动、文件的技术环境等。

以一份总经理办公会议的电子会议纪要为例，会议纪要所记载、传达的总经理办公会议情况和议定事项是其内容；该会议纪要的页面布局是其结构信息；会议纪要的发布时间是背景信息，总经理办公会议通知、会议材料等构成了该会议纪要的文件关系背景，总经理办公会议是形成该会议纪要的业务活动背景。

再以一份向部门领导请示工作的电子邮件为例，该请示的具体事项是其内容；电子邮件的附件是其结构信息；该电子邮件的发送时间、发信人地址、收信人地址等是其背景信息，部门领导的回复邮件构成了该请示邮件的文件关系背景。“文件是其内容、结构、背景的统一体”的观点对于识别电子文件很重要。一份完整的电子文件应具备内容、结构、背景三要素。

4．什么是电子文件生命周期

电子文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的、不可割裂的运动过程，这个过程被称为电子文件生命周期（life cycle）。

电子文件生命周期可以根据文件的功能和价值形态的变化划分为若干阶段，如现行期、半现行期、非现行期。不同阶段的电子文件管理措施的侧重点不同，对不同阶段的管理需求应予统筹满足。

电子文件在每一阶段因其特定的功能和价值形态而具有不同的服务对象和服务方式，但电子文件运动的阶段性与其物理位置、保存场所没有必然的对应关系。

对电子文件生命周期全程的管理和监控措施由相关的管理系统实现，因此电子文件管理活动应该向前延伸到管理系统的设计阶段。

5．电子文件的常见种类有哪些

按信息表现形态，电子文件可以分为文本文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、数据文件和多媒体文件等。随着计算机技术的不断发展，不同类型文件之间的融合存储现象也越来越多，文件类型之间的界线日益模糊。比如，Word格式的文件是典型的文本文件，但当文件中内嵌了图像、声音、视频等内容后，也可以看作多媒体文件。

按生成方式，电子文件可以分为原生性电子文件和数字化电子文件。前者在计算机系统中直接形成，其信息的最初形态是数字形式的，例如在办公自动化（OA）系统中起草、发布、流转的发文，电子邮件、计算机辅助设计（CAD）文件等；后者的原始形态是模拟文件，经由数字设备从源文件（如纸质文件、模拟录音文件等）转换形成。

按生成系统，电子文件可以分为电子公文、数据库文件、电子邮件、网页文件等。随着社会媒体的广泛应用，政府机构与公众进行互动的微博信息在有些国家（如美国、加拿大、澳大利亚等）已经被当作电子文件。

按业务领域，电子文件可以分为通用电子文件和专门电子文件。前者主要形成于行政管理、财务管理、人力资源管理等各机构都具有的通用业务领域；后者主要形成于机构所特有的业务领域，如保险公司的保险业务、房地产公司的工程项目建设等。

6．电子文件与计算机文件的关系

计算机文件是为操作系统所知的、已命名的、有序的字节序列，是计算机操作系统管理信息的基本单位，如2G的电影、一份空白的.doc文档都是计算机文件的形式。计算机文件和电子文件是两个角度、两个专业领域的术语，不能将两者等同。

只有应业务需要、在业务活动中产生的计算机文件才可能是电子文件。两者可能一一对应，比如一张拍摄单位重要活动的数码照片、一份电子发文、一封不带附件的商业邮件等；也可能不一一对应，比如一份包含HTML、CSS、JPEG图片的对外公告网页，一份嵌入外部音频、视频的年度报告，包含被转发件的转发件等。

7．电子文件与电子档案的关系

在我国文件、档案管理领域，对于文件有两种理解：一种是狭义的理解，也称为“小文件观”，即“文件”特指还在业务活动过程中的业务记录，而归档之后的文件则被称为“档案”，这种观点在实际工作中比较普及，甚至在有些单位，“文件”更被缩小为仅指称归档之前的公文；另一种是广义的理解，也称为“大文件观”，这个概念涵盖文件从产生到最终永久保存或销毁的整个过程，其中具有保存价值的文件被称为“档案”，在这种观点中，文件包含档案。

电子文件的概念以“大文件观”为基础，涵盖文件生命周期全过程。其中具有保存价值（也称档案价值）的称为“电子档案”、“电子归档文件”或“电子档案文件”。电子文件和电子档案的关系如图1所示。图1 电子文件和电子档案的关系

电子文件和电子档案的区别如下。（1）价值的区别

电子档案除了强调凭证价值之外，还强调档案价值，即超出业务周期的保存价值。在业务结束之后，不再有保存价值的电子文件不是电子档案。电子文件的概念则侧重于凭证价值，不论其保存期限的长短。电子文件可以只有临时的保存价值，在业务结束之后便失去保存价值，如会议通知、设计草稿等。（2）时间的区别

电子档案这个概念只涵盖归档之后的文件生命阶段，这个阶段基本上都在业务活动结束之后。而电子文件则可以涵盖整个文件生命周期。

全程使用电子文件的概念，可以促进各项文件（档案）管理活动的集成，以及文件（档案）管理与业务管理的集成，提高整体效率。当然，我们也应该注意，文件管理和档案管理本身就是一个学科、一个专业。中外实践概莫能外。

8．电子文件的作用是什么

人类在开展社会交往、实践活动的过程中，需要进行信息的传递。文件不是零碎的信息片段，而是完整的业务凭证；不是任意剪辑的信息，而是业务过程和结果的真实记录。可以说，离开了电子文件，信息社会就失去了可信的信息基石。然而，目前很多数字信息的管理，仅着眼于眼前操作的方便，未从文件管理的角度加以思考，导致信息社会发展的根基不牢。（2）电子文件是业务活动高效、持续开展的助推器

作为业务活动、社会交往的工具，电子文件能够促使机构或个人以有序、高效、负责的方式开展业务活动。电子文件也是开展业务活动所需的重要信息源，这些信息可以为业务决策及其后续活动提供有力支持，并能在机构运作遭遇突发事变时，提供持续运作的可能性。（3）电子文件是维护机构合法权益、规避风险的保护伞

电子文件忠实记录了业务活动的过程和结果，证明机构业务活动对法律、法规的遵从，满足外部审计、监督的要求；并为法律诉讼提供证据支持，降低法律风险及其连带的经济、名誉等其他风险，从而维护机构及其员工、客户等的合法权益。（4）电子文件是人类社会记忆和文明的新型载体

人类的历史文化、社会记忆传承，很大程度上依赖于个人文件和机构文件的归档和留存。数字环境下，电子文件已成为社会记忆和文化传承的重要载体。电子文件的流失，将严重损害社会记忆的延续性，造成历史的空白。在电子文件管理的短暂历史上，已经发生过不少这样的教训。比如：民主德国（东德）产生的包括行政文件、农业文件、劳工资料、监狱登记册、人事案卷在内的成千上万份电子文件，在德国统一之后，由于诸多原因不能读取，虽经全力抢救仍无法挽回，造成了东德历史的一段空白。

9．电子文件作为法律证据的依据是什么

我国顺应信息时代证据形式的发展趋势，通过法律法规的制定与更新，为电子文件法律证据地位的确立提供了依据，主要见于《中华人民共和国电子签名法》、《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国民事诉讼法》、《中华人民共和国刑事诉讼法》等。

1999年10月1日施行的《中华人民共和国合同法》明确规定了电子合同是书证的一种形式。

2003年国务院办公厅颁布的行政规章《电子公文传输管理办法》（国办函〔2003〕65号）对特定条件下电子公文的凭证作用予以明确，该规章指出：国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据与相同内容的纸质公文具有同等法定效力。

2005年4月1日施行的《中华人民共和国电子签名法》规定了“数据电文不得仅因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用”。

根据2012年3月14日第十一届全国人民代表大会第五次会议《全国人民代表大会关于修改〈中华人民共和国刑事诉讼法〉的决定》以及2012年8月通过的《全国人民代表大会常务委员会关于修改〈中华人民共和国民事诉讼法〉的决定》，我国两大诉讼法均将电子证据作为一种新的证据类型，与当事人的陈述、书证、物证、视听资料、证人证言、鉴定意见、勘验笔录等共同构成证据体系。这次法律的修改与最高人民法院十年前的司法解释相比，对于电子证据的证据类型做出了重大修改。2002年4月1日起施行的《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》以及2002年10月1日起施行的《最高人民法院关于行政诉讼证据若干问题的规定》，都将计算机数据归入视听资料的证据类型。

所以，我国的法律是承认电子文件的证据地位的。

10．电子文件管理的基本目标是什么

根据《电子文件管理暂行办法》，电子文件管理的基本目标是维护电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。（1）真实性

文件的真实性表现在两个方面：一是文件在形成过程中的真实，即某一份文件客观反映和真实记录了机构业务活动；二是文件在形成之后的真实，表现为文件在业务结束之后的生命周期里未被更改，仍然保持其在产生时的本来面貌。（2）完整性

电子文件的完整性主要包括两个方面的含义：第一，每一份电子文件的内容、结构和背景信息都没有缺损；第二，作为记录机构活动真实面貌的、具有有机联系的多份电子文件及其他形式的相关文件数量齐全，文件之间的有机联系得以揭示和维护。（3）可用性

文件的可用性指的是文件可以被查找、检索、呈现或理解。电子文件的可用性表现在三个方面：第一，电子文件是可以查询到的。用户借助于特定的途径和工具可以查找到有关文件的信息，定位是准确的。第二，电子文件信息是可以利用的。即用户可以通过下载、浏览、打印、复制等合法手段操作电子文件，达到利用的目的。第三，电子文件是可读的，也称可再现的、可还原的。即电子文件经过存储、传输、压缩、加密、载体转换、系统迁移等处理后，能够以人可以识读、可以理解的方式输出。（4）安全性

电子文件的安全性指的是电子文件在产生、传输、使用等过程中载体和信息的安全性。这意味着电子文件的载体未被破坏，其内容、结构、背景信息等未被非法访问、非法获得、非法操作等。

11．电子文件管理理念是什么

国内外最佳实践表明，电子文件管理应坚持全程管理、前端控制、业务驱动、集成管理、动态管理、注重效益、风险管理、资产管理等先进的管理理念。（1）全程管理

全程管理指的是在电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期中进行的全面的、系统的、过程的管理，涉及电子文件的流程、管理规则、管理方法以及质量要求，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾。（2）前端控制

也称前端介入。在电子文件生命周期中，文件的形成是前端，归档保存或销毁是后端。前端控制要求对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在文件形成阶段实现。例如，机构将电子文件的归档范围和归档要求设计在电子文件形成系统之中，属于该范围的电子文件一经生成就被加上归档标识，系统具备防止非法修改和删除的功能，并生成相应的描述信息，从而确保其安全留存和内容真实。（3）业务驱动

业务驱动即文件管理以促进机构业务活动的持续开展为目的。该管理理念要求从形成文件的业务活动出发，关注形成文件和使用文件的业务背景，将文件流与业务流相集成。业务驱动的管理理念支持基于业务的文件捕获、分类、鉴定、处置、元数据管理、权限管理，支持全程管理和前端控制的实现。（4）集成管理

电子文件的集成管理是将与电子文件形成、归档、保存等管理活动有关的要素进行合理的互联与组合，从而实现最佳整体效益。集成管理要求实现各项文件管理活动的集成，实现文件管理与其他信息管理的集成，实现文件管理与业务管理的集成。（5）动态管理

从绝对意义上来看，电子文件处于不断变化的过程中，比如从一个载体到另一个载体，从一种格式到另一种格式，从一个系统环境到另一个系统环境。在这个环境中，电子业务凭证的管理面临巨大挑战，必须也只能“以动制动”，即对电子文件全程加以监控，以动态适应性的管理措施实时应对电子文件形成、归档、保存过程中发生的变化和对管理工作提出的新要求，以保证管理目标的实现。（6）注重效益

机构在电子文件管理中要注意对其全过程的投入产出比进行分析，以此评价电子文件管理系统或管理过程的效益状况，力求使效益最大化。权衡电子文件管理的投入产出，既要考虑当前的支出和收益，也要考虑未来的日常支出和长远效果。另外，也不应只做财务上的成本核算，还应综合考虑法律、文化、名誉等软性因素。（7）风险管理

文件管理过程中存在很多风险，如信息失存、失真、失密、不可读取等，电子文件管理风险的危险程度和发生频率远大于纸质文件。这要求将风险管理的理念、方法应用在电子文件管理领域，比如通过风险评估来判断文件的保存价值，即将失去文件后导致的风险大小作为判断文件价值大小的重要依据。（8）资产管理

电子文件既是机构重要的信息资产，也是国家重要的信息资产。应用资产登记、资产审计等资产管理的方法对文件进行管理，使属于机构的资产通过有效的方式为机构所掌握，而不是分散在个人电脑中，使属于国家的资产通过有效的方式为国家所掌控，而不是仅为部门所拥有，仅服务于部门利益。

12．电子文件管理的基本原则是什么

电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持下列基本原则。（1）统一管理

对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。电子文件的统一管理强调的是管理要求的一致性，而非实体存储的集中。（2）全程管理

对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。全程管理原则和统一管理原则互相呼应，要求各单位注重电子文件生命周期各阶段管理行为的连续性和衔接性。（3）规范标准

制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。本书“标准篇”中较为详细地罗列了国内外电子文件管理制度建设的情况，各单位可以根据自己的需要选择应用。（4）便于利用

发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。（5）安全保密

按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。电子文件被保护的安全程度应与其综合价值一致。应根据技术的变化对安全防范体系进行相应的改变，动态地、实时地对电子文件进行保护。在保证电子文件机密安全的情况下，应能够方便快捷地使用电子文件。

13．电子文件管理有哪些基本内容

电子文件管理可以分为宏观和微观两个层次。宏观层次的电子文件管理指国家相关主管部门对所有机构电子文件管理工作的管理，包括建立电子文件管理体制，制定电子文件管理法规、标准，监督检查法规、标准的执行等。微观层次的电子文件管理指的是文件形成机构内的电子文件管理，包括业务层、系统层、支撑层三个相互依存的层次。（1）业务层

即电子文件管理活动层。电子文件管理活动涵盖其整个生命周期，主要包括电子文件的识别、版本控制、捕获、分类、鉴定、处置、移交、长期保存、检索、利用等。电子文件形成单位和保存单位（如档案馆）的电子文件管理业务有所区别。（2）系统层

指电子文件管理的系统建设工作。包括电子文件形成系统（业务系统）、电子文件管理系统、电子文件长期保存系统的设计或采购、系统实施、系统的运营维护等。电子文件的管理只有在系统中才能够实现，电子文件管理的业务方法要依赖系统才能实现。（3）支撑层

该层为电子文件管理业务和系统建设提供支撑，其主要工作内容包括制定文件管理规划、建立文件管理制度、设置合适的组织结构、开展文件管理培训等。

14．我国电子文件管理经历了哪些阶段

我国电子文件管理大致经历了三个发展阶段。（1）起步阶段

我国电子文件管理起步于对信息化发展的积极回应，时间跨度大约从1990年至2000年。20世纪80年代末90年代初，信息化走在前面的业务领域，提出了电子文件管理的要求，相关部门积极应对。1992年国家科学技术委员会在推动我国“计算机辅助设计（CAD）应用工程”的过程中，突出“甩掉图板、甩掉图库”的“双重甩”目标。这意味着设计文件将以电子的方式产生和保存。为了应对这一挑战，1996年国家档案局成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组，集合有关力量开展相关研究，陆续开展CAD电子文件和办公类电子文件管理试点，1999年出台档案领域的第一个国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB／T17678.1～2—1999），同年编著出版了《电子文件归档与电子档案管理概论》等教材。（2）发展阶段

21世纪之后，随着信息化进程的深入，相关制度规范不断出台，《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894—2002）的颁布引发了地方制定相关实施细则的高潮，行政、建筑、航天、测绘、核电等领域也先后将电子文件归档作为规范的切入点，推动了电子文件归档管理的实践。然而，在很多政策法规为电子文件产生、处理、交换提供越来越全面的保证的同时，我国继续沿袭纸质文件形成和归档分段管理、各自为政的模式，涉及归档管理的大多政策仍然强调电子文件打印成纸质文件双套归档、双套保存。电子文件全程管理的不衔接成为制约电子文件管理的瓶颈。这样被动而保守的策略，使得电子环境下精细化的文件管理方法显得复杂而多余。电子文件管理实践陷入一种进展迟缓的黏着状态。（3）统筹阶段

2007年，以中国人民大学信息资源管理学院教师为主体的中国档案学会课题组承担了中国科学技术协会重点课题“电子文件管理机制”研究，提交了《关于加强我国电子文件科学管理的报告》。2008年7月26日，时任国务院总理温家宝同志对该报告给予了充分肯定，并做出专门批示，要求有关部门认真参考、研究这一研究成果。2008年9月，中共中央办公厅牵头成立了包括国务院办公厅、工业和信息化部、国家档案局、国家保密局、中国人民大学信息资源管理学院等单位组成的《电子文件管理暂行办法》领导小组与工作小组，全程参与全国调研与文件起草工作。2009年12月8日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布了《电子文件管理暂行办法》。作为规范性文件，《电子文件管理暂行办法》兼具政策与法规的双重属性。它表明了国家重视电子文件管理的基本立场，首次在中央文件中确立了电子文件全程管理原则，并从信息化、档案、保密等多个业务角度对电子文件管理过程予以规范。这是党政协调办公机构首次就电子文件管理问题联合发文，标志着我国电子文件管理进入国家战略视野，开始了自顶向下的整体设计和整体推动的新阶段。

15．我国电子文件管理现行体制是什么

在宏观层面上，我国于2009年年底根据《电子文件管理暂行办法》建立了国家电子文件管理部际联席会议制度，负责统筹规划和组织协调全国电子文件管理工作，研究制定电子文件管理方针政策，审定电子文件管理规章制度、重要规划、重大项目方案，组织起草相关标准等。目前，国家电子文件管理部际联席会议成员单位包括中共中央办公厅、国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国有资产监督管理委员会、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会等。国家电子文件管理部际联席会议办公室设在国家密码管理局。

在地区部门层面上，各地区各部门相继成立电子文件管理议事协调机构或指定电子文件管理承办机构，统筹规划本地区本部门电子文件管理工作。

其中，各级地方信息化行政管理部门将电子文件管理工作纳入信息化发展规划，为电子文件管理工作提供信息化保障。各级发展改革、机构编制等部门负责为电子文件管理工作提供政策保障，各级财政部门为电子文件管理工作提供资金保障。各级国家综合档案馆负责接收和保管本馆接收范围内各单位形成的具有永久保存价值的电子文件，并依法提供利用。

在微观层面上，电子文件形成单位应当对本单位电子文件管理工作进行统筹规划，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，落实保障措施。各单位文秘和业务部门负责电子文件日常处理，档案部门负责归档电子文件管理，信息化部门负责为电子文件管理提供信息化支持，保密部门负责涉密电子文件的保密监督管理。

16．近期我国电子文件管理的主要任务有哪些

根据“十二五”时期我国电子文件管理工作规划，近期我国电子文件管理的主要任务包括如下七个方面。（1）建立健全电子文件管理体制机制

完善国家电子文件管理部际联席会议制度，充实成员单位，健全工作机制，加强工作机构建设。强化中央和国家机关有关部门的电子文件职能，落实电子文件形成单位的管理职责，强化档案部门管理责任。（2）加强电子文件管理法规制度建设

深入分析电子文件在经济社会活动中的立法需求，明确立法原则和思路，适时启动电子文件管理立法工作。研究建立电子文件管理制度体系，颁布电子文件管理制度建设指南。完善电子文件形成与办理、归档与移交、保管与利用等管理制度。制定电子文件管理系统、设备的认证测评、风险评估、装备采购、规范使用等制度，保证其与信息化管理制度的衔接性。（3）加快制定完善电子文件管理标准规范

制定电子文件管理标准体系框架，健全电子文件管理国家标准规范，制定电子文件管理术语、格式、标识、分类、元数据、系统建设等标准规范，积极推动涉及国计民生、国家安全等领域的电子文件管理行业标准规范制定。（4）规范电子文件管理技术支持系统

将规范电子文件管理系统作为信息化工作的重要任务，规范电子文件形成办理的业务系统、电子文件归档的管理系统、电子文件长期保存的管理系统，同时强化电子文件管理系统的安全保密措施。（5）开展电子文件管理的认证测评工作

按照国家质量管理认证认可统一要求，充分利用现有认证管理资源，开展电子文件管理服务机构认可工作。由认证许可的测评机构开展电子文件管理系统的标准符合性测评工作。建立电子文件管理能力评估体系，有针对性地开展电子文件管理能力评估工作。（6）加大电子文件管理宣传教育的力度

利用互联网、宣传片、科普书刊、专题论坛、工作研讨会等形式，宣传电子文件管理工作，增强社会各界电子文件管理意识，探索管理规律，交流工作经验。制定电子文件管理专业人才培养计划，加强电子文件管理教材建设，开展电子文件管理专业教育。（7）组织电子文件管理理论研究与技术攻关

充分利用高等院校、科研院所和企业的资源，开展电子文件管理的基础理论、应用理论、管理和服务方法的研究，积极开展电子文件标识、元数据管理、信息封装、长期保存等关键技术研究，促进研究成果转化和推广应用。

17．近年来我国主要开展了哪些电子文件管理工作

国家电子文件管理部际联席会议自2009年成立以来，主要开展了如下工作。（1）逐步完善体制机制

经党中央、国务院领导批准，2009年年底成立了国家电子文件管理部际联席会议制度，充实了联席会议成员单位，建立了部际联席会议办公室，设立了专门的电子文件管理处。绝大多数省部按照中央要求建立了电子文件管理议事协调机构（或指定专门机构负责）。为加强决策咨询，2011年成立了国家电子文件管理专家委员会。（2）初步建立规章制度

按照急用先行的原则，抓紧制定急需的规章制度。国务院国有资产监督管理委员会印发了《国资委关于推进中央企业电子文件管理工作的指导意见》，填补了中央企业电子文件管理规章制度的空白。国家档案局以部门规章形式发布了《电子档案移交与接收办法》，加强了电子文件的后端管理。《党政机关电子公文处理暂行办法》和《电子文件管理规章制度框架体系》等规章制度正在起草中，各地区各部门也纷纷建章立制，内容涵盖《电子文件管理暂行办法》实施细则、电子文件移交与接收办法、电子文件管理系统管理规范等。（3）抓紧制定标准规范

成立国家电子文件管理标准总体工作组，负责相关标准的审批、立项和发布工作。《电子文件管理系统通用功能要求》已作为国家标准发布。《电子文件管理标准体系框架》已印发各地区各部门，元数据规范、存储交换格式、归档管理规范、装备规范、测试规范等标准已提交国家标准化管理委员会走发布程序。（4）扎实推进试点工作

选择天津、吉林、江苏、山东、广东等省（市），中央机构编制委员会办公室、国土资源部、卫生部、审计署、海关总署、国家知识产权局、国家档案局等部门（系统），以及中国石油化工集团公司、国家电网公司等14家单位开展试点工作。各试点单位结合实际，以行业管理的核心业务为主开展试点工作，目前国家电网试点项目已通过最终验收，国土资源部已通过初步验收，其他单位正在抓紧准备验收工作。（5）深入开展工作研究

开展电子文件基本理论问题研究，对电子文件一些基本理论进行了深入研究。书面调研了各地各部门电子文件管理情况，进行了汇总分析作为工作决策依据，加强了标准协调、认证认可、人员培训、产学研用等工作机制研究，初步形成了工作思路。（6）积极开展宣传培训

成功举办了各类电子文件管理培训班，建设了电子政务内网网站，引进了一批高质量的信息资源。各地区各部门开展了形式多样的学习宣传活动，广泛宣传电子文件管理的重要性和必要性。

管理业务篇

18．电子文件管理主要业务活动有哪些

对电子文件管理有狭义和广义两种理解。狭义的电子文件管理仅指电子文件形成单位的电子文件管理工作。一些西方国家采用狭义的电子文件管理概念。广义的电子文件管理除了电子文件形成单位的电子文件管理工作外，还包括档案馆等电子文件长期保存单位的工作。本书采用广义的电子文件管理概念。

电子文件管理通常按照其实施时间被分为电子文件形成阶段的管理、电子文件归档阶段的管理和电子文件长期保存阶段的管理。其中电子文件形成阶段的管理业务主要包括版本控制、处理流程设定和控制、编号、分类、元数据管理等，电子文件归档阶段的管理业务主要包括电子文件的识别、捕获、分类、鉴定、利用、处置、元数据管理等，电子文件长期保存阶段的管理业务主要包括收集、格式转换、迁移、利用、元数据管理等。根据全程管理、前端控制、集成管理等原则，在信息系统的支撑下，三个阶段的管理活动正在走向交叉融合，一些归档阶段和长期保存阶段的管理活动被提前到形成阶段统一完成，如编号、分类、格式转换等。

19．电子文件的形成包括哪些工作内容

形成是一个概括度比较高的词，用以描述电子文件从无到有的过程。总的说来，电子文件的形成过程就是业务活动的过程。不同专业、行业领域内的业务活动往往有比较大的区别。我们可以根据业务活动处理文件的目的归纳出一些具有普遍意义的文件形成工作，包括创建、接收、流转、更改、分发、交换等。其中只有创建或接收是每一份电子文件必经的形成活动。（1）创建

创建又称产生、编制、制作等，是指业务人员根据业务活动的需要，借助于一定的工具生成文件的过程。如编写Word文件、拍摄数码照片、通过光盘接收外单位的来文等。（2）接收

接收是接收其他单位发送过来的文件的过程。接收手段包括通过网络接收、通过脱机介质（如光盘）接收等。（3）流转

流转又称办理、审批、审签、会签等，是指电子文件由形成单位内部多个部门、多个人员处理生效的过程。如一份电子发文，在拟稿之后，一般需要经由处室负责人、单位负责人审批。（4）更改

更改即按照一定的原则、制度和要求，应用特定的方式修改、补充或变更某文件某些内容的过程。文件的更改，主要发生在工业产品设计、研制、生产和设备管理领域，以及建设工程项目规划设计、施工和管理领域。（5）分发

分发即将电子文件向其形成单位的使用者发送的过程，在网络环境中，这种分发也可表现为文件访问权限的分配和管理。（6）交换

交换也称传输、交付等，是指不同单位根据约定的规则，将电子文件由一方向另一方传递的过程。比如工程设计单位根据合同在规定时间内向建设单位交付设计图纸。

20．电子文件形成过程的管理要求是什么

从管理视角来看，电子文件形成过程的管理要求有两个方面：一是业务的要求，包括顺利完成业务目标、提高业务效率等；二是档案管理的要求，主要包括保证业务活动的过程和结果得以完整留存和充分利用。纸质环境中两个视角容易脱节，电子环境中两个视角的衔接非常重要。

电子文件形成过程中的具体管理要求包括如下几个方面。

第一，确保应该生成的文件及时生成。比如纸质环境中，会议文件主要包括会议通知、参会人员名单、会议纪要等；电子环境中，还可以产生会议音频、视频、数码照片等多种形式的文件。

第二，确保电子文件形式规范、内容完备。应按照法律法规和操作程序的要求，创建文件的内容和形式。比如电子病历录入应当使用中文和医学术语，通用的外文缩写和无正式中文译名的症状、体征、疾病名称等可以使用外文。

第三，为电子文件选用恰当的存储格式。应当尽可能选择开放的、应用广泛的存储格式，以利于维护电子文件的长期可读性。

第四，为需要在多个部门、岗位之间流转办理或处理的电子文件选择恰当的流转路径。

第五，对电子文件进行恰当的权限控制。

第六，完整记录电子文件的形成背景。

第七，对电子文件进行必要和恰当的版本控制。

第八，提供必备的描述信息，如公文的主题词、关键词，数码照片的事件描述等，以方便文件信息的管理和利用服务。

21．如何识别电子文件

识别，是指在数字环境中将文件与其他信息相区别的过程，其结果是电子文件身份的确立。电子文件的识别在概念上与传统文件无异，但识别手段却有很大程度的不同。在纸质环境中，由于业务活动相对稳定，不同业务职能之间边界相对清晰，且文件具有与之一一对应的、稳定的载体，因此人们很容易识别记录业务活动的文件；识别也并未成为一项独立的文件管理活动，而是包含在分类方案的建立中。数字环境中，业务活动的稳定性和易界定性受到冲击，很多电子文件不再与传统文件高度对应，载体也不再成为判断独立文件的助手，失去这些依托，电子文件的识别就会变得困难，也不能再被其他文件管理活动所包含。因此，识别成为电子文件管理的首要任务。

随着国际电子文件管理研究的深入，识别电子文件的手段有了长足的进展，其中最具代表性和权威性的是“电子系统中文件真实性永久保障国际合作研究项目”（InterPARES3）的研究成果。该项目通过对大量不同系统、应用环境的研究，建立了数字文件身份鉴定学（digital diplomatics）应用模板。该模板包括文件的五个要素，或文件的五个构成条件。这五个要素如下。

第一，具备固定的内容和成文形式，并且以固定在载体上的方式存在。

第二，参与一个由拥有相应权限的机构或个体发起的，旨在制造、改变、维护或中止某种状况的行为。

第三，具备档案联，即同一业务活动中形成的文件之间的关联，通常由其在分类方案中的位置来揭示。

第四，最基本的文件形成人员（如作者、接收者、拥有者、网络地址提供者等）共同参与文件形成。

第五，具备五个可识别环境，即司法—行政环境、来源环境、程序环境、记录环境和技术环境等。

数字信息体必须具备所有这五个要素才能被视为文件。

识别是电子文件管理不可或缺的基础。没有这个基础，电子文件管理的对象就会不确定，电子文件管理的目的也会难以实现，遑论政策、策略、技术、系统等措施应用的效率了。

22．什么是电子文件的版本

电子文件版本是指为完成同一业务目的，经过一定流程而形成的并在内容、形式、作用上有所不同的电子文件。常见的电子文件版本有：电子公文的草稿、修改稿、送审稿、定稿，软件Beta版、标准版、专业版等。

版本的标识号是版本号（version number）。每一个版本号可以分为主版本号、次版本号、内部版本号和修订号。主版本号和次版本号是必选的；内部版本号和修订号是可选的，但是如果定义了修订号部分，则内部版本号就是必选的。如：DOS4.0，主版本号是4，次版本号是0。

严格地说，电子文件的每一个版本，不管其存在时间或保管时间多长，都是独立记录业务活动状态的一份文件。

23．为什么需要开展电子文件的版本控制

业务活动过程中产生的电子文件版本繁多，不进行版本管理会造成电子文件难以整合，版本不统一会经常导致使用错误版本现象，版本无法恢复会造成知识流失。电子文件版本控制的意义如下。（1）追踪同一业务目的活动的过程

即追踪文件的变化，允许多人合作开展业务，整合同一业务活动的文件，使用并掌握最新版本。（2）实现文件修订过程追踪，理解业务决策过程

比如一份国家规划，可能来回修改上百遍，若要了解最终的规划目标和任务是如何形成的，就要到早期版本中寻找答案。（3）为未来相关活动提供借鉴和参考

业务活动过程中的有些想法、思路会发生改变，通过分析各版本的变化，可以总结归纳出变化过程，而这些变化会对日后工作有所参考。

24．如何进行电子文件的版本控制

首先，要确定需要开展版本控制的电子文件种类；其次，应明确每类文件版本控制的基本规则，要求将重要的版本留存下来而不是覆盖原有版本，包括版本访问控制权限、版本号编号规则、版本冲突解决机制、各版本的保管期限等；最后，应选择合适的版本控制方式及控制工具。

可选的版本控制方式如下。（1）本地式

即由用户在本地计算机上通过手工的方式来控制各种版本，用户产生或是接收的版本全部保存在本地。在这种本地控制方式下，一般通过文件名来区别不同的版本，常用的方法是在文件名中加入版本号或日期，比如Record＿V1.pdf，Record20120716.txt。（2）集中式

即由集中管理的服务器保存所有文件的版本，而协同工作的用户都通过客户端连到这台服务器，取出最新的文件或者提交更新。具体包括软件工具共享文件夹和版本控制系统两种方式。后者占用存储空间少，支持对文件的版本更新进行详细的描述。（3）分布式

这种方式与集中式的不同之处在于，除了一个集中的公共存储库之外，文件版本还会完整地保存在多个本地存储库中。这种方式访问速度快，适合地理分散的项目组协同工作。

25．什么是电子文件的分类

电子文件的分类，是指根据文件分类方案（也称分类体系）规定的逻辑结构、方法、程序规则，对电子文件进行系统的识别和整理，将其归入相应的类别。分类是基础性的、核心的电子文件管理活动。机构内所有的电子文件都应纳入分类体系中。

在将电子文件捕获进入电子文件管理系统（ERMS）时，应对电子文件进行分类，归入到文件分类方案的相应类别。电子文件分类方案（通常是其子集）也可嵌到业务系统中，在文件产生时就赋予其分类号。

通常地，电子文件长期保存单位继承各电子文件形成单位对文件的分类；也可根据利用的需要，对相关主题的电子文件进行重新聚类，但这不会影响到其原有分类。

26．电子文件分类的作用是什么

作为基础性的、核心的文件管理业务活动，电子文件分类是对机构业务活动的重要支撑，也是其长期保存的重要基础。具体来讲，电子文件分类的作用主要包括以下几方面。（1）支持业务的有序开展

文件是业务运行的工具和产物，按照业务活动开展方式对文件进行分类，能够记录并反映业务活动轨迹，及时准确地为业务活动提供支持和参考信息，支持其有序开展。这对于业务精细化程度较高， ；或者多种业务并存以及多人跨部门开展同一项活动的情况而言尤为重要。（2）支持文件现行和长期的可理解性

分类是建立和维护文件之间有机联系的关键手段。通过分类，可以建立同一个业务活动中形成的多个文件之间的关联，也可以建立跨部门、跨业务形成的文件之间的关联，从而完整反映产生文件的业务背景，保证其现行和长期可理解性。（3）支持检索与一个业务活动相关的所有文件

良好的分类能够支持“基于业务”的“族性检索”，使检索更为准确和高效，从而帮助员工利用所需文件顺利完成日常工作，保障业务活动持续开展。（4）帮助机构全面掌控电子文件资源

分类是文件管理的智能控制工具，它能帮助员工了解应当形成哪些文件，确保机构的职能活动被完整地记录下来，有效地避免电子文件的失存。（5）支持按类开展的文件管理，如鉴定、处置

按类开展文件管理不需逐份判断文件的价值和保管期限，可以提高文件管理的效率。国际上日益提倡将基于职能分类法的文件分类方案和基于职能鉴定法的保管期限与处置表相集成，在文件形成时判断其类别，通过类别判断文件的保管期限和处置方式，可以支持按类自动地处置和采取相应的保管策略。

试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]

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