作者：孙晓南
出版社：中信出版社
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如何高效办公：Excel表格制作-文秘与会计应用试读：
版权信息书名：如何高效办公：Excel表格制作-文秘与会计应用作者：孙晓南排版：Clementine出版社：中信出版社出版时间：2016-12-16本书由中信联合云科技有限责任公司授权北京当当科文电子商务有限公司制作与发行。— · 版权所有 侵权必究 · —专题1文秘与行政管理表格在企事业单位中，行政部门的职责是做好公司或单位各部门之间的沟通和协调工作，同时负责内外信息的收集和处理工作，从而保证日常工作能够正常进行，作用十分重要。本章将为读者介绍文秘与行政管理工作中的常用Excel表格。
本章要点：
·文书档案资料管理
·公司领导日程管理
·财产物资管理
·安全保障管理
·后勤服务管理1.1 文书档案资料管理
文书档案资料管理包括：档案资料管理、收件管理、发件管理等。行政部门在文书档案资料管理上做到了高效和快捷，才能有效地提高行政办公效率。为此，行政人员需要制作各种表格提高工作效率，如，档案索引表、收件登记表、发件登记表、资料借阅管理表等。1.1.1 档案索引表
公司中存 有的档案资料通常不少，要在繁杂的档案资料中快速查找到所需的那一份，就需要用到“档案索引表”了。
下面介绍制作“档案索引表”的具体操作方法。
01 新建一个工作薄。 在Sheet1工作表中的A1单元格中输入工作表标题“档案索引表”。在“开始”选项卡的“字体”组中设置字体为“汉仪粗黑简”，字号为“24磅”，颜色为红色。
02 切换到“文件”选项卡，单击“另存为”命令。在弹出的“另存为”对话框中，设置文件名为“档案索引表”，保存类型为“Excel工作薄”，选择保存路径。然后单击“保存”按钮，避免丢失工作进度。操作技巧
在Excel 2010中，新建空白工作簿的方法主要有以下几种：单击“文件”按钮，在展开的“文件”选项卡中单击“新建”命令，在打开的子选项卡中双击“空白工作簿”选项；在桌面或“计算机”窗口等位置的空白区域单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“新建”命令，在打开的子菜单中单击“Microsoft Excel工作表”命令；在Excel 窗口中按下“Ctrl+N”组合键。
03 选中A1:E1单元格区域。在“开始”选项卡“对齐方式”组中，单击“合并后居中”按钮，将该单元格区域合并为一个单元格。
04 依次在A2到E2单元格中输入“档案编号”、“档案名称”、“建档日期”、“存放位置”、“档案内容”，作为工作表的列标题。设置字体为“宋体”，字号为“14磅”，颜色为深蓝，对齐方式为“居中”。适当调整列宽行高。操作技巧
将光标移动到行（列）号处，当光标呈或形状时，按住鼠标左键拖动，即可调整该处行高或列宽。
05 选中A2:E10单元格区域，在“开始”选项卡的“字体”组中单击右下角的功能扩展按钮。
06 弹出“设置单元格格式”对话框，切换到“边框”选项卡，在“样式”列表框中选择边框线条样式，在“颜色”下拉列表框中选择“深蓝”，在“预设”栏中单击“外边框”和“内部”按钮，设置表格边框样式。完成后单击“确定”按钮即可。
07 返回工作表，选中A2:E2单元格区域。再次打开“设置单元格格式”对话框，切换到“填充”选项卡，选择一种背景色。完成后单击“确定”按钮即可。
08 返回工作表，切换到“文件”选项卡，单击“选项”命令，在弹出的“Excel选项”对话框中切换到“快速访问工具栏”选项卡，在“从下列位置选择命令”下拉列表框中选择“不在功能区中的命令”，然后在下方的列表框中找到“记录单”选项，将其添加到快速访问工具栏”中。
09 返回工作表，选中A2:E2单元格区域，在“快速访问工具栏”中单击“记录单”按钮，然后在打开的系统提示对话框中单击“确定”按钮，将选定单元格区域中的数据信息用作标签。操作技巧
自定义快速访问工具栏的方法为：打开“Excel选项”对话框，在“快速访问工具栏”选项卡左侧的列表框中找到并选中需要添加的命令，单击“添加”按钮将其添加到右侧的“自定义快速访问工具栏”列表框中，然后单击“确定”按钮即可。
10 弹出“Sheet1”对话框，系统自动将该工作表的列标题作为记录单的字段名，在个字段名文本框中输入相应的数据信息，然后单击“新建”按钮即可。
11 此时系统自动将输入的数据信息显示在工作表的相应单元格中，记录单自动清空文本框，用户可以继续输入新的数据记录，输入完毕单击“关闭”按钮即可。操作技巧
在记录单中输入数据信息时，按下“Tab”键或者“Shift+ Tab”组合键可以在哥哥字段之间切换，单击“Sheet1”对话框中的“上一条”按钮或“下一条”按钮，可以查看工作表中的上一条或者下一条数据记录。
12 此时，选中A2:E4单元格区域中的任意单元格，在“快速访问工具栏”中单击“记录单”按钮，即可弹出“Sheet1”对话框中，然后单击“新建”按钮，即可继续输入数据记录，完成后，根据需要适当调整行高和列宽。
13 选中工作表中任意一个含有数据的单元格，然后在“数据”选项卡“排序和筛选”组中单击“排序”按钮。
14 此时，选中A2:E4单元格区域中的任意单元格，在“快速访问工具栏”中单击“记录单”按钮，即可弹出“Sheet1”对话框中，然后单击“新建”按钮，即可继续输入数据记录，完成后，根据需要适当调整行高和列宽。
15 选中工作表中任意一个含有数据的单元格，然后在“数据”选项卡“排序和筛选”组中单击“排序”按钮。
16 弹出“排序”对话框，在“主要关键字”下拉列表框中选择“建档日期”选项，在“排序依据”下拉列表框中选择“数值”选项，在“次序”下拉列表框中选择“升序”选项，然后单击“确定”按钮即可。
17 返回工作表，即可看到工作表中的数据按照“建档日期”升序排列后的效果。1.1.2 收件登记表“收件登记表”用于管理来件的登记和签收，便于及时地把来件分发到相关的部门或个人，进行高效的、规范的管理。
下面介绍制作“收件登记表”的具体操作方法。
01 打开“收件登记表”原始文件，其中已经输入“文件编号”、“收件时间”、“来件单位”、“来件事由”、“保密级别”、“收件部门”、“签收人”等基本项目。
02 选中A3:A11单元格区域，在“开始”选项卡的“字体”组中单击右下角的功能扩展按钮。打开“设置单元格格式”对话框，切换到“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“自定义”选项。在右侧的“类型”文本框中输入“000000”，然后单击“确定”按钮。操作技巧
发件登记表：与收件登记表类似，用于管理发出文件的登记和签收，参考收件登记表的制作方法，将收件改为发件即可制作发件登记表。
03 返回工作表，在A3单元格中输入“120001”。将光标移动到A3单元格右下角，当光标呈 形状时，按住鼠标左键拖动至A11单元格。
04 释放鼠标左键，单击出现的“自动填充选项”按钮，在打开的子菜单中选择“填充序列”选项。操作技巧
通过拖动填充柄输入有规律的数据：在起始单元格中输入数据，如在A3单元格中输入“120001”，在下一个单元格中输入规律的数据，如在A4单元格中输入“120002”，然后选中A3：A4单元格区域，将鼠标指针移到A4单元格右下角的填充柄上，当鼠标指针将变为形状时按住鼠标左键不放并拖动至需要的位置，释放鼠标即可。
05 选中F3:F11单元格区域，切换到“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“数据有效性”按钮，为单元格区域设置数据有效性。
06 弹出“数据有效性”对话框，在“设置”选项卡的“允许”下拉列表框中选择“序列”选项，在“来源”文本框中输入“秘书处,行政部,人事部,客服部,财务部,销售部”，各部门间用英文状态下的逗号隔开。
07 切换到“输入信息”选项卡，勾选“选定单元格时显示输入信息”复选框。在“标题”文本框中输入“收件部门”，在“输入信息”文本框中输入“请在以下部门中选择”。
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]