作者：赵军等
出版社：机械工业出版社
格式: AZW3, DOCX, EPUB, MOBI, PDF, TXT
Word排版技巧必学必会试读：
前言
对于上班族或学生来说，使用Word处理办公文件或研究报告是必须掌握的基本工作技能。无论是通知书、会议记录、表格、图表、宣传单、卡片、价目表、手册、网页还是书面报告，大多数人都会使用Word来制作与编排，但完成的作品美观度却参差不齐。
文件的编排能否给人既专业又清新的感觉，文件的呈现是否具有视觉效果且易于阅读，文件层级结构的表达是否清楚而统一，使得读者与作者之间的沟通无障碍，错误的修正是否万无一失，既迅速又准确，等等，都是大家在使用Word时所遇到的问题。本书将为上述问题提供具体的解答和说明。
本书除了让大家对Word的熟悉度达到“炉火纯青”的地步外，更着重于讲解如何使用Word进行“专业”的排版，目的在于协助读者使用已熟悉的Word高效率地制作出具有专业水准的文件。因此，我们从印刷流程、纸张开本、版面结构、装订裁切、文件类型、排版原则、页面布局、文本结构、样式设置、模板制作、图文编排、内容图形化、快速修正错误等各项上班族和学生必备的知识中归纳出许多既简单又实用的使用技巧和要诀，辅以实际范例进行解说，让读者能够一目了然。再加上读者已熟悉的Word功能，就能快速和轻松地制作、编排具有“专业质感”的文件。
本书秉持深入浅出、活学活用的风格，将Word排版概念与运用技巧融入各个章节中，使读者把握正规的编辑和排版方法，并且掌握各种设计要领，让繁复的编排工作变得轻松而高效，即便是别出心裁的效果与匠心独具的版面也能轻松展现。
另外，各个章节中规划了“实践”单元，让读者真正从无到有地完成一本书的排版，包含文字处理、版面布局和编排、格式设置、样式应用、模板制作、图文设置、目录设置、封面处理、主控文档处理等，亲自体验排版工作所遇到的各种问题以及解决问题的方法。
读者可从如下网址下载本书用到的所有范例及其辅助文件：
https://pan.baidu.com/s/1GWKWQrLzgAHsh_XppoMqZg（注意区分数字和英文大小写）
也可以登录机械工业出版社华章公司的网站（www.hzbook.com）下载，搜索到本书，然后在页面上的“资料下载”模块下载即可。
本书主要由赵军编著，同时参与编写工作的还有卞诚君、施妍然、王国春、王金柱、王叶、周晓娟、王然等。如果读者在学习过程中遇到无法解决的问题，或者对本书持有意见或建议，可以通过邮箱booksaga@126.com直接与编者联系。
由于编者水平有限，疏漏之处在所难免，恳请广大读者批评指正。
想用Word进行专业排版吗？本书绝对是你理想的选择！编者2018年6月第1章认识数字排版“数字排版”是指通过计算机将文字和图像等素材融入排版软件中，使用软件所提供的各项功能和命令（如版面布局、文件格式、插入、文字/段落样式等）将文件内容编排成册，如图1-1所示。由于是通过计算机辅助设计的，因此添加和删除文字内容或修改图形和图像都非常容易。图1-1
早期，文件和书籍的编辑与排版相当费时费力，必须由美术设计人员先将文稿内容输入并照相，再将相纸输出，利用美工刀来切割文本块，然后修剪、拼贴到终稿纸上，而线条图形则必须用黑色的马克笔来绘制，插图也必须经由照相处理，然后通过美工设计人员的美感与巧思，实时将照片粘贴到终稿纸上，经过如此繁复的步骤才能完成一张页面的编辑和排版。一旦稿件中的文字内容有所增减，就必须以美工刀切割移除错误的区域再进行修补，所以没有一双灵巧的手与细致的心，要完成完美的稿件是难以想象的。
如今，文件的编辑和排版已经数字化，只要计算机中安装了数字编辑和排版的应用程序，熟悉这项软件操作的任何人都能轻松按照个人的想法来编排图文，而且能将编排完成的文件通过打印机以纸质书的形式输出，甚至可以直接将文件转化成电子书的形式。
数字出版时代的来临让同一份文稿能够印刷成书，同时也可以以电子书的形式发行。不过，无论如何，“美术编排”还是一样重要，能够通过软件所提供的功能与命令快速将书中的大纲和重点清楚地表达出来，同时让读者在阅读时有赏心悦目的感受。本书的内容就是探讨文件和书籍的编辑与排版技巧，让读者学会如何轻松自如地使用自己熟悉的Word程序来进行数字化的书籍编排。1.1 印刷出版流程
采用数字排版，如果要将编辑的文稿出版成书，就必须对印刷出版的流程有所了解。图1-2所示为出版流程的大致说明。图1-21.1.1 作者定稿
一本书的规划与出版通常都是由作者向出版社提出构想，列出书的大纲后，等出版社确认通过大纲，作者即可动工编写稿件。有的则是由出版社先行规划主题，再寻找该领域的专业人才进行编写。无论是哪种方式，写作内容完全是由作者或作者群决定的，出版社大多处于辅助的角色，例如对文句加以润饰，若稿件内容有表达不清楚的地方，则会和作者先行讨论，再请作者进行修正。1.1.2 美术编排与校正
当书稿内容编写完成后，出版社就会针对印刷方式、版面大小、印刷用纸、印刷色数等进行规划，同时指定负责的美术设计师或编排人员。如果作者提交的是手写稿件，除了必须事先请人打字输入文稿外，若需要绘制插图或照相摄影，则必须事先协调相关人员进行制作。
若作者提供的是电子稿件，则可以省下打字输入文稿的时间，直接把电子稿件转换成纯文本类型，方便将来应用新设置的字体格式与样式。书中的插图通常使用TIFF图像格式，若是彩版印刷的书，则会将图像文件预先转换成CMYK模式，再存储成TIFF格式。
接下来，美术设计人员会按照出版社的规划来进行版面的设计与编排，包含页面方向、版面尺寸、页边距、章名页、书名、章名、页码等的设置。另外，还有段落样式与字体格式的设置，以便快速应用到大小标题与正文之中，让书页看起来条理分明又易于阅读。
在编排人员用编辑软件将书稿编排完成之后，会进行三审三校，美术设计人员也会对封面进行设计，而出版社则进行出版物的ISBN申请。若所编排的文稿只需进行少量印制，如毕业论文、研讨会资料等，则直接使用激光打印机打印输出即可。1.1.3 制版厂制版
稿件编排与校正完成后，接着会提供给制版厂进行制版或拼版。当排版文件导出成PostScript或PDF文件后，经光栅图像处理器（Raster Image Processor，RIP）进行点阵化处理，把文件转换成1-bit格式的网版文件，之后就可以进行打样了。“打样”就是最后印刷成品的样本，此阶段是稿件的最后确认阶段，一般会送给客户做校稿，校稿后如果有错误还要再进行修正定稿，若稿件校对完毕，则称为“清样”，确认无误即可进行晒版和印刷。1.1.4 印刷/裁切/装订
印刷的方式有很多种，就印刷的特性来分，有凸版印刷、平版印刷、凹版印刷、网版印刷（丝网印刷）4种。教科书、杂志、海报、报纸、彩色印刷等通常选用平版印刷，因为平版印刷的制版简便、成本低廉、套色装版精确，且可承印大数量的印刷。一般四色机、双色机、单色机、快速印刷机等都属于平版印刷。
由于技术上的推陈出新，出版印刷行业的工艺技术也发生了很大的变化，新的CTP（Computer to Plate）技术可以将电子文档直接由电脑传送到印刷机，从而取消了分色、拼版、制版、试车等传统的印刷步骤，能够实现按需印刷、无版印刷。
就书籍的印刷来说，包含内页与封面的印制。通常封面会使用彩色印刷，有的还会在表面加工处理，如局部上光，使封面显现不同的质感。内页按颜色可分为单色印刷、专色印刷、彩色印刷等，要选择哪种颜色印刷要看书的内容或从价格上考虑。
对于重要的印刷项目，印刷厂还会请客户看印，如果没有问题，就会进入后面的加工阶段。装订厂会通过折纸机折叠印刷好的纸张，经配页处理把页码排定，接着就会进行裁切、上胶、装帧、糊封等处理，最后送上裁纸机裁切书口和上下端，完成一本书的制作。1.1.5 入库与上架
书籍制作完成后，出版社或经销商会先将成书入库，接着寄送样书到各渠道商，渠道商采购下单后才会将成书上架，而从入库、铺书到网络书店和实体书店的上架，通常需要3～4周的时间。
在数字出版时代，书籍的出版已经变得容易许多，如果大家有独到的观点想要宣传给其他人，想通过出版物的流通与他人分享自己的创作，那么也可以考虑自费出版。尤其是当你懂得使用编排程序来编排书页时，可以省下编排费用，同时成书出版发行的速度会更快。1.2 印刷排版的基础知识
了解了印刷出版的流程后，下面来介绍一下排版的相关知识，如印刷用色、纸张规格、书的结构等。1.2.1 印刷用色
在印刷颜色方面，大致上可分为彩色（四色）印刷、专色印刷、单色印刷等。彩色（四色）印刷
彩色印刷又称为“四色印刷”，是指使用C（青色）、M（洋红）、Y（黄色）、K（黑色）4种标准油墨来印制颜色，每一种油墨的数值由0%到100%，这4种油墨会因颜色比例的不同而呈现不同的色彩。一般来说，如果印刷的内容包含多种复杂混合的颜色或有渐层的颜色，那么大多会选用四色印刷的方式，而一般印刷品大多以四色印刷为主，除非是有特别的设计或成本的考虑，才会选择单色、双色或专色印刷。专色印刷
专色不同于CMYK四种油墨调和的方式，它是加入特殊成分调和而成的颜色，印刷上指的专色几乎是以PANTONE作为基准，这是因为绝大多数PANTONE色卡是无法使用CMYK四色来取代的，必须通过人工特别调制才能产生，如金色、银色、荧光色都属于专色。
选用专色在输出制作过程中会产生一张色片，利用单色印刷机印刷就可完成单色印刷。若需要使用单色印刷机印刷两次，则是双色印刷，如果印刷品中只需要1、2种颜色或指定特别的颜色，大多选用PANTONE色卡。单色印刷
顾名思义，单色印刷就是使用一块色板，也就是使用一种油墨印制印刷品，其中包括使用CMYK其中的一色进行单色印刷，也可以使用单一的专色来进行印刷。
在印刷上，多加印一种颜色就要多付一次的印刷费，而选用单色或双色印刷的最大考虑就是“省成本”，通常应用在简单的DM、传单、文具用品、包装盒上，或使用在企业LOGO的标准色上，一般书籍的正文也是以单色印刷为主，而且多是以黑色为标准的印刷色。1.2.2 纸张规格
印刷用的纸张规格主要分为两种（国际标准），一种是ISO A，另一种是ISO B。其中全开规格以A1（全开）作为代表，将A1规格的纸张对折就变成A2（2开）的规格，以此类推，如图1-3的左图所示。同样的纸张切割方式，ISO B的全开规格为B1，对开的规格则为B2，以此类推，如图1-3的右图所示。图1-3
通常在进行书的规划或版面设计时，大多会配合纸张通用的标准尺寸来进行书页的编排设计。以出版界为例，“开本”或“开数”是对书大小的通称，如16开尺寸为190×260 mm，32开尺寸为130×190 mm。如果要使用特殊的尺寸比例，就要参考上面的纸张规格，避免裁切过后剩下的纸过多而造成浪费和成本的增加。1.2.3 书的结构
一本书通常由好几个部分构成，从事书刊相关的工作当然要对书的内外结构有所认识。这里先对书的外部结构简要说明，如表1-1和图1-4所示。表1-1 书的外部结构图1-4
书的内部结构如表1-2和图1-5所示。表1-2 书的内部结构图1-51.2.4 版面结构
在版面结构方面，有“跨页”和“单个页面”两种形式，每个页面又可划分为天头、地脚、内、外等区域，页眉和页脚区域用以放置书的名称、章节标题、页码等相关的必要信息，中间则为正文（内文）编辑区域，又称为“版心”，用以放置正文和解说的插图。版面形式又简称为“版式”，通常在书的编排前就会预先设置完成。如图1-6所示便是跨页的版面形式。图1-6
图1-6所示的“版心”就是文稿编排的区域，此区域除了大小标题用来让读者了解章节的重点外，每个段落都由一行行文字组成。段落与段落之间可插入解说的图片和说明文字，这样在长篇文字的阅读中，视觉效果会更好，如图1-7所示，Word“文件”便是由这一个个页面所组成的。图1-71.2.5 出血设置
当印刷品或书的页边界并非是白色时，在设计稿件时就会将该色块加大到页边界以外的区域，通常是增加0.3～0.5厘米的长度，好让纸张在进行裁切时，不会因为对位不够精确而在页边界处显示未印刷到的白色纸张，这样画面才能完整无缺。所以只要是设计满版的出版物，一般都必须加入出血的区域。如图1-8所示的灰色区域，比纸张的边界要大些。注意：出血是一种印刷业的术语，纸质印刷品的“出血”是指超出版心部分印刷。图1-81.2.6 刊物版面计划
刊物出版前，出版社通常会先拟定刊物出版计划，例如刊物的目标对象、发行量、印刷方式、发行方式、总页数等，接着美术编辑会考虑刊物的版面形式，如刊物尺寸、封面风格、各单元的设计、内页编辑、字段设置、文字排列方式、标题/正文的样式设置等，以作为发行前的版面核验或确认，并作为刊物编辑时的依据。1.3 用Word进行排版的优点和缺点
对于上班族或学生来说，大家都会使用Word程序来编排简单的文件，例如履历表、菜单、信件、信封、封面、报告、贺卡、邀请函、折页册子、名片等。使用Word处理办公文件或研究报告更是人人必会的工作技能。由于Word所提供的功能相当多，对于图文的编排而言易如反掌，只要熟悉Word程序的功能，大多数人都可以轻松通过鼠标的操作来编排出具有专业水平的文件。
然而，提到专业图书或杂志的排版，很多人对Word程序倒是不屑一顾，认为当今要完成专业的数字排版就应该使用Adobe公司的InDesign。早期被广泛使用的排版软件还有Quark XPress、CorelDRAW、PageMaker等，因为这些排版软件大多是美术系或设计相关专业必定教授的软件，能与绘图软件整合运用，适合用于彩色印刷，而且印刷的颜色精确度较高，所以从事美术设计的人员会选用这些软件作为数字排版软件，而把Word程序定位为文字处理软件。
使用Word程序来进行数字排版有什么优点和缺点呢？下面简要说明一下。1.3.1 用Word进行排版的优点
由于Office办公软件相当普及，几乎所有安装Windows操作系统的计算机都会安装Word程序，Word和其他专业排版软件相比更容易获得。此外，Word排版还具备以下优点。
·Word和PowerPoint、Excel、Outlook是微软Office软件包之一，由于操作界面大致相同，因此只要熟悉其中的一套，其他软件也能够快速上手。
·Word以选项卡方式显示各项功能和命令，图标按钮式的功能清楚易懂、易操作。
·Word拥有较优的文字处理能力，执行速度比其他排版软件快。
·Word拥有宏的功能，对于Word并未提供的排版功能，用户可自行使用VBA来处理。
·Word的“视图”菜单提供多种视图模式，“大纲”模式可方便查看文件的完整结构，“页面视图”则显示所见即所得的页面。另外，还有“导航”窗格，想要通过标题或页面进行搜索更是易如反掌，通过不同模式能以多重角度来查看文件，如图1-9所示。图1-9Windows里新的用户界面大量采用Tab形式替代以前的菜单方式，本书统一把Tab称为“选项卡”，市面上有些书将Tab称为“标签”，在这个语境下其实是一个意思。不过，为了避免混淆，本书的标签有其他意思，要特别注意。1.3.2 用Word进行排版的缺点
和InDesign、Quark XPress等其他专业排版软件相比，Word提供的颜色选择较少，而其他专业排版软件拥有较好的组织版面与页面控制功能，且颜色功能较强，适合进行多颜色的编排，也可分色输出。另外，页面尺寸如果稍大些，Word也无法处理。除此之外，Word的颜色模式为RGB模式，较适合在计算机屏幕上显示，而一般四色印刷则是采用CMYK颜色模式，因此以Word输出成彩色文件时，容易发生偏色或不饱和的情况，黑白印刷则无影响，因此采用黑白颜色印刷的书籍选用Word程序来排版最合适。1.4 Word文件类型
Word文件是由文字和图片、表格、图表等元素所组成的，因此预先了解要编辑的文件类型与具体编排任务，可以选择最恰当的排版方式，让编辑过程更快、更完美。下面具体介绍Word文件类型。1.4.1 简单的文件
大家最初学习Word程序时，通常都是用Word来编辑简单的文件，如会议记录、说明文件、个人简历、日常任务记录表等（见图1-10），因此只要会输入、编辑和修改文字，接着选取文字内容进行字体格式或段落的设置，最后使用Word表格功能来建立与设置表格外观，就可以完成这类简单文件的制作与编排。图1-101.4.2 图文并茂的文件
使用Word程序可以制作和编排产品价目表、宣传单、卡片、名片等图文并茂的文件，也可以在文件中加入组织架构图、统计图等图表。这类文件的特点在于文件中有插入的图片或绘制的图案，同时要注意图文之间的排列效果，才能使其内容吸引阅读者的目光。
因此在编排此类文件时，除了必须掌握图片插入的各种方式外，也要知道如何使用各种基本形状来组合成复杂的造型。对于图片的尺寸、位置、角度、剪裁方式、艺术效果及图案对象的填充、对齐、重叠、位置等格式的设置都要有所了解。此外，还必须学会图片和文字间的环绕方式，这样才能达到排版的要求。如图1-11所示为这类文件中的一些例子。图1-111.4.3 邮件处理与邮件合并
在办公文件处理方面，经常需要寄发一些内容格式相似的文件，如录取通知单、会议邀请函、会员通知信函等。制作这类批处理文件，通常会使用Word的邮件合并功能，只要预先制作好一份包含相似内容和格式的主文档以及一份列有收件者信息的文件，就可以将两份文件进行邮件合并，进而自动产生多份文件，如图1-12所示。图1-121.4.4 长文件的排版
在学术界或出版公司，使用Word来编辑和排版（简称编排）长篇文件是常有的事，少则十多页，多则数百页，如图1-13所示。针对论文或书籍的编排，如果想要加快编排的速度，对于页面设置、样式设置、页眉和页脚信息、目录、索引、模板、查找和替换等功能就要多花一些时间来了解，如此才能让排版之路变得简单、容易。图1-131.5 Word排版原则与应用
使用Word进行排版时，为了提高文件排版的效率，同时让整份文件具有统一的风格，“重复”“一致性”“对比”原则是不可或缺的。“重复”原则“重复”是指页面中某个元素反复出现多次，这样就可以营造页面的统一感，并增加吸引力。“一致性”原则“一致性”就是要确保同一层级或同类型的内容具有相同的格式，文件就会整齐划一。“对比”原则“对比”是指元素与元素之间的差异性要明显一些，这样才能显而易见。例如，大/小标题的字体、颜色或大小的对比要强烈一些，这样就比较醒目且易于识别。标题、正文、页眉和页脚信息也要明显不同，让阅读者可以清楚辨别。
事实上通过Word的“模板”“样式”“主题”等功能就可以快速实现这3个原则，同时省下许多编排的时间。1.5.1 使用模板快速创建文件
模板是文件的基本模型，格式为*.dot或*.dotx。模板中可以预先设置好文件的版面布局、字体格式、段落样式、快捷键等内容，只要存盘时将“保存类型”设为“Word模板”就可以生成模板。当用户使用模板创建新文件时，新文件就会自动包含所有已设置好的格式内容，省去重新设置的麻烦，也能确保所有文件的一致性。所以在编排整本书时，大家要善用“模板”功能。
除了自己设置的模板外，在Word新建文件时，也提供了各种联机模板可以选用（见图1-14），借助这些模板可以加速各种图文并茂的文件的编排。图1-141.5.2 应用样式快速格式化文件
编排长篇文件时，文件中会通过大小标题来显示文章的大纲与段落的层级，如果每个大小标题都要从无到有设置格式，就会增加很多机械性的重复步骤而降低工作效率。而应用Word“样式”功能，只要设置一次，之后就可以直接应用（或称为套用），而且最大的优点就是一旦修改样式，分布在文件各处的同一样式就会自动同步修改，如图1-15所示。图1-151.5.3 使用主题快速格式化文件
当我们要应用联机的各种模板时，在“设计”选项卡中还会看到“主题”功能选项，每一个主题功能都会使用一组独特的颜色、字体和效果，让用户可以建立一致的外观与风格。这套完整的主题颜色与格式集合可以快速建立既具有专业水平又具有个人风格的精美文件，如图1-16所示。图1-16
另外，单击“设计”选项卡中的“颜色”按钮就可以更改主题的颜色。如图1-17所示，下拉列表中提供了各种不同的调色板，单击调色板即可快速更改文件中使用的所有颜色，以使文件的外观协调、美观。图1-171.6 Word环境概览
当大家对Word排版的优点和缺点、Word文件类型以及Word排版原则与应用有了深一层的认识后，下面继续为大家说明Word环境的外观，这样无论是新手还是老手，当笔者在说明某处功能时，大家就能快速找到。单击Windows的“开始”按钮，打开后从中找到并单击“Word 2016”，即可启动Word程序。其窗口界面如图1-18所示。图1-181.6.1 选项卡与命令按钮
选项卡替代了早期的菜单，以选项卡方式显示用以区分不同的核心工作，如开始、插入、设计、布局等。选项卡内又按功能分别将相关按钮组合在一起，例如“开始”选项卡将最常使用到的功能放在最明显的位置，让用户在编辑文件时可以更快速地找到所需的命令按钮（或称为功能按钮），如“剪贴板”功能分组包含剪切、复制、粘贴、格式刷等命令按钮。每个命令按钮都采用直观的图标，即使没有选项卡的提示，用户也可以“按图会意”，如图1-19所示。图1-19
在默认状态下，选项卡及其下方的功能区按钮会同时显示出来，如果想要有更多的编辑空间，单击选项卡右下角的按钮，就可以隐藏选项卡下的命令按钮，让窗口只显示出选项卡的名称。或者直接双击选项卡名称，即可隐藏或显示下方的功能区，如图1-20所示。
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]