作者：俞红蕾
出版社：中国人民大学出版社
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物业管理应用文写作(教育部中等职业教育专业技能课立项教材)试读：
前言
随着中等职业教育的迅速发展，建设有中等职业教育特色的教材成为越来越迫切的需要。本教材紧紧围绕中等职业教育人才培养的目标和要求，以物业管理应用文写作为主体，根据物业管理工作实际，围绕各种应用文体的写作格式及特点，辅以相应的案例，并对案例进行剖析点评，对学生的写作能力进行强化训练。本教材理论简要，内容翔实，格式规范，范例精当，易教易学，可仿可鉴，有助于中职物业管理专业学生运用所学的知识解决实际工作中遇到的难题。
本教材在编写中以服务物业管理行业为宗旨，力求突破以往的学科体系，重点突出应用文写作实用性功能，淡化理论，注重实践，强化应用，通过例文和写作实训来激发学生的学习兴趣和内在潜力，从而提高学生的实际写作能力。
与同类教材相比，本教材在编写中力求突出以下几个特点：
1．教材内容具有针对性
本教材是面向中职物业管理专业编写的，故在编写过程中，结合物业管理工作实际，针对该行业工作流程中所面临的任务，并根据中职学生的层次与特点来确定教材体系，有针对性地编排教材内容。
2．教材例文具有新颖性
例文力求新颖，具有较强的时代感。在编写的过程中，我们所选取的例文大多是近两年形成的，并且具有典型意义，尽量做到每一篇例文都来源于当今物业管理工作中所运用的文本。
3．编写体例具有创新性
与传统教材注重理论讲解不同，本教材借鉴案例教学模式，以例文分析为最大亮点和主要特色，每个项目开头都以典型的“案例导入”引出教学内容，使学生在感性认识的基础上学习新的理论知识，激发学生学习的积极性。另外，项目结尾的实训练习既丰富了教材的内容，又巩固了所学知识。
本教材由袁劲果（南京钟山职业技术学院基础学院院长）任主审，俞红蕾任主编，沈惠参与了编写。
由于编者水平有限，书中难免有疏漏之处，我们期待着教材使用者的意见和建议。编 者2018年9月项目一 物业管理应用文写作基础理论
问题引入
在物业管理活动中，会涉及各种文书的写作。但物业管理应用文如何写作？主题如何确定？材料如何准备？结构如何设计？语言如何表述？这些都是物业从业人员需要掌握的内容。本项目主要介绍物业管理应用文写作的基础知识。
任务导读
学习目标
知识目标
☆了解物业管理应用文的性质和特点。
☆熟悉物业管理应用文的语言要求和表达方式。
☆掌握物业管理应用文的结构、语言、表达方式的特点和要求。
能力目标
能理解分析材料的处理与表达、结构的类型、语言和表达方式的运用。
案例导入
上课啦！上课啦！
应用文写作课上，李老师开始点名，班长递上某同学请假条一张，李老师看完这假条就笑了，当场宣读：请假条
亲爱的老师，昨天我和几位同学上街去玩，一路上，大家说说笑笑，打打闹闹，好不热闹。这时，我突然想起，昨天我去医院打了耳洞，今天发现发炎了，有点痛，因此要请假去看。请老师准假。××2017年2月17日
教室里乐翻了天，李老师说：“既然大家都觉得此假条很萌，那我们看看谁能帮忙改改。”教室里顿时安静下来……
问题与思考
1．李老师看完假条后为什么笑了？
2．如果是你，你会怎么写此假条？
知识探究
应用文书是应用文写作的表现形态。物业管理应用文写作，是应用文写作的一个重要分支。所谓物业管理应用文写作，是把在物业管理和服务过程中对客观事物的感受、认识，用语言符号有选择地记录、表达出来。本项目着重介绍物业管理应用文书写作的基础理论知识，如物业管理应用文的主题、材料、结构、语言、表达方式等，这对于后面章节的学习具有指引作用。任务一 物业管理应用文概述
一、物业管理应用文的概念
应用文是应用文写作的文字表现形态。
根据国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》，应用文的定义应为：应用文是机关团体、企事业单位以及人民群众在日常工作、生产和生活中办理公务以及个人事务时，交流情况、沟通信息，具有直接实用价值和惯用格式的一种书面交际工具。
物业管理应用文是在物业服务活动中涉及运用到的各类应用文书，是应用文的一个组成部分。物业管理应用文具有应用文所具有的所有特点，同时由于领域的局限性，它又有自身的特点。
二、物业管理应用文的特点
作为一种“应用”文体，与其他文学作品的写法相比较，物业管理应用文除具有一定的共性外，还有其独特的个性。一般来说，物业管理应用文主要有下述几个特点。（一）专业性
物业管理应用文作为物业服务实践工作的重要组成部分，反映的是物业管理和物业服务领域里的各种现象、活动和工作，解决的是物业管理领域里的实际和理论问题，专业范围十分明确。同时，物业管理应用文除部分具有广泛性外，大部分具有明确的指向性，如报告、请示是给领导看的，学术论文、市场调查则是给同行或专家看的。（二）实用性
物业管理应用文是在实际应用中产生的，实用性是其最大的特点。一般文学作品的创作是“有感而发”，而物业管理应用文则是为解决实际问题或达到某种目的而写的，对象明确。例如，写请示是为了向上级请求指示或批准办理某一事项；写求职信是为了谋求工作；写广告则是为了宣传、推销产品等，这些都是为了解决实际问题而写的。（三）规范性
物业管理应用文的格式是在长期的写作实践中形成的，这些格式，有的是长期以来约定俗成的，有的是由国家、有关部门统一制定的。应用文书格式的规范性，决定了每一种应用文包括哪些内容、哪些在前、哪些在后、分几部分，都应严格遵守，不得随意标新立异，也不能像文学创作那样，自由联想，随意编排。规范性是物业管理应用文特有的属性之一。（四）真实性
文学作品来源于生活，又高于生活，是对生活的艺术化写真。而物业管理应用文是为了反映现象和解决实际问题而写的，这就要求写作时必须实事求是地反映问题，一切从实际出发，按照客观规律行文，事实确凿可信，统计数据准确无误，有根有据，这是物业管理应用文书写作对真实性的基本要求。（五）时效性
由于物业管理应用文是为了解决实际问题而写的，所以它的时效性很强。一旦出现问题，就必须及时反映，拖延时间就会给生活、工作带来影响。当今社会是竞争的社会，也是信息化的社会，信息传递的快慢往往对工作开展的效率甚至企业的发展起着极为重要的作用。
三、物业管理应用文的分类
应用文书的种类繁多，由于标准不同，分类结果也不尽相同。本书综合考虑应用文书的特点、作用、写作规律以及教学规律，把物业管理应用文书分成物业管理公务文书、物业管理事务文书、物业管理经济文书、物业管理日用文书、物业管理礼仪文书五大类，后面将会分别予以介绍。任务二 物业管理应用文的主题
一、主题的含义“主题”一词来源于德语，是翻译过来的词。它最早用于音乐乐章，作为乐曲的核心。后来，人们把它意译为“主题”，替代“中心思想”“基本要点”“主要论点”等词语，成为通用术语。
应用文的主题就是解决问题的方法、建议。主题的确立大多不是写作者有感而发，而是应客观实际的需要，为解决实际问题而产生的，由此可以说，应用文主题就是解决问题的具体方法。
物业管理应用文的主题是作者在文章中所要表现的基本思想或核心观点，是作者对客观事物的评价和态度，又称主旨、立意、中心思想等。
二、主题的特点（一）主题先行性
文学作品的主题是从生活中、从已获取的材料中提炼出来的，往往反对主题先行。而物业管理应用文主题的确立在全文写作之前，因为应用文总是先产生了具体问题后产生写作的需求，而解决这一问题的方法、结论往往也产生在文章写作之前；同时执笔者的写作行为往往也是被动的，是应解决问题而动笔，写作的过程更是确切地体现主题。如《董事会关于同意行政科人员调整的批复》一文就是为答复《行政科人员调整的请示》而写的，是为了表示同意请示提出的请求事项而作，主题一定是确立在写作之前。（二）主题单一性
一般来说，文学作品的主题具有复杂性，对主题的理解更呈多元化。然而物业管理应用文要求内容单一、明确，一文一事，它的主题理应集中单一，“意多必乱文”。
只有主题集中，文章才容易被对方理解，有关事项才便于处理，有关规定才便于执行。如：《关于小区物业服务的调查报告》一文从服务态度、服务水平、服务质量、服务满意度结构四个方面，展开调查，尽管涉及面广，材料丰富，但文章紧紧围绕“小区物业服务”这一中心，内容集中，主题单一、明确。有些内容比较复杂的文章，如会议报告、工作总结、会议纪要等，在构思时，就要统观全局，在更高层次上确立主旨，做到中心明确、突出。（三）主题鲜明性
文学作品的主题要求含蓄、曲折，令人回味。而物业管理应用文写作就不同，要求清楚、明白地点明主题，表明态度。对文章所涉及的各类问题，无论赞成或反对、提倡或禁止、肯定或否定，都使人一目了然；提出解决问题的措施和办法，应该怎么做、解决什么问题、达到什么目的，都要明确地表达出来。（四）主题正确性
物业管理应用文的主题要符合事物的客观实际情况，能真实反映事物的本质规律，不捏造事实。同时物业管理应用文的观点必须正确，主题必须符合国家的法律、法规，符合党的路线、方针、政策。如条文有违法违规之处，公之于众，极可能引发或激化社会矛盾，产生消极甚至是破坏性的作用。
三、主题的作用
主题的作用主要表现在下述两个方面。（一）主题是灵魂
物业管理应用文的主题一经确立，就成了全文的中心。主题决定着应用文书的价值、质量和影响，全篇文章会因它而有灵魂。如果主题没有选好，材料再典型、结构再完善、语言再标准，也不可能具有生命力，也不可能是好文章。因此，主题的正确与否、深刻与否，决定着文章的质量、作用、影响和价值。（二）主题制约行文
下笔前先确定主题，材料取舍、结构安排、方法运用、语言调遣都要为表达、突出主题服务。可见物业管理应用文的材料取舍、布局谋篇、技巧运用，乃至拟订标题、遣词造句等，都受到主题的制约，并服从表现主题的需要。
四、主题的表现方法（一）标题显旨
标题显旨，就是在文章的标题中直接点明主题。如“××物业年终总结”，便在标题中概括点明了主题，让人一看就大致明白了文章的主要内容。这不失为是一种使主题显现的好方法。（二）开头点旨
这种方式是在文章的开头或每一段落的开头用简短的语句陈述主题，使主题凸显出来。可以在正文开头使用主旨句点题，一般主旨句以介词结构“为了……”为特征。通知、通报、通告、报告、意见以及规章文书等常用此方法。如：“为了增强业主之间的联系，现业主委员会决定召开元旦联欢晚会，具体事项通知如下。”也可以直接阐述意义、主张或基本观点，如一份求职信的开头：“欣闻贵公司招聘人才……”（三）结尾点旨
这种方式是在文章的结尾之处点明主题，这有利于加深人们对文章的印象，一般用于总结、调查报告、通报等。如一份物业工作总结结尾：“虽然，我们的工作取得了一定成绩，但还有很多地方需要改进和完善，如……针对以上几点，在未来的工作中，我们将努力提高员工的管理水平和服务技能，把工作做得更好。”任务三 物业管理应用文的材料
一、材料的定义和分类
物业管理应用文的材料是指为写作应用文而搜集的一系列的事实和事理。材料是文章的血肉，是文章思想、意义的支柱和凭借，是文章内容的构成要素之一。应用文的材料一般包括原因、根据、对象、情况、资料、数据、要求等。
应用文书的材料有两类：一类是事实性材料，即作者在写作前搜集、积累的各种事实、数据、意见、观点、经验、问题，以及上级有关指示精神等；另一类是观念性材料，即经过选择，写进文稿中的表现主旨的所有材料。
二、材料的获取
常言道“巧妇难为无米之炊”，应用文写作对材料是十分依赖的。材料是观点形成的基础，为了表现主题我们需要搜集一系列材料。材料获取的途径与方法有以下几种。（一）观察
观察是指用眼睛仔细地察看、了解客观事物或客观现象。观察是获取第一手材料的重要方法。在观察时要做到实事求是，防止主观武断、先入为主。要全面、系统、动态地进行观察，以获取真实、广泛、完整的材料，同时要比较差异，筛选特征，抓住典型，给写作提供基础。（二）调查
个人的实践和视野总是有限的，观察也不可能做到深入细致，这样就需要走向实际、走向社会，向有关人士了解情况，做一些调查，以扩大自己的视野，获取材料上的补充。经济类的应用文，调查是必不可少的步骤，如市场调查报告、市场预测报告都需在调查之后才能动笔。（三）查阅文献
应用文写作常常从有关文件、正式出版物，以及会议资料中获取材料，因此大量查阅文献资料来获取材料，是应用文写作经常采用的方法。
获取材料是写作的第一步。总的来说，获取材料要求以多为好、以全为贵。材料多了，便于比较、鉴别，更有选择的余地；材料全面，观点才能不至于偏颇。因此，动笔之前，应当围绕主题，获取详尽而充实的材料。
三、选材的要求（一）真实
应用文要求真实，也就是说，所有写进文章中的材料要确凿无误。在材料的选用过程中不能改变材料本身的性质，从大的事件到具体细节，都不允许有丝毫的虚假，必须保持材料的真实性，对材料中的时间、地点、数据、事实过程及结果都不能任意改动。（二）切题
切题，是指写进应用文的材料和文章主题要统一。选用的材料必须有针对性，能紧扣写作主旨，同时能准确地说明观点，坚决不能让材料和观点相脱节，与主旨无关的材料，再生动也不能选用，离题万里、与主题南辕北辙的材料更不能使用。（三）典型
所谓典型是指那些能够反映事物本质，具有广泛代表性，最能支持主题和说明问题的材料。典型材料可以是一个具体的事例，也可以是一些有说服力的数据和一些带有普遍性的现象。它既是现实中个别的、特殊的例子，又具有普遍的代表性，对事物的共性具有很强的说服力，因此在应用文写作中能起到“以少胜多”的作用。特殊的、没有代表性的材料是没有说服力的。（四）新颖
新颖，是指写进应用文的材料是新近发生的、有时代特点的材料，或虽是旧闻却能在一定程度上翻出新意的材料。一方面，要尽量挖掘出新人、新事、新举措；另一方面，对于比较普通的材料要力求从一个新的视角去表现。
案例《中共××市委、××市人民政府关于在全市开展向何国治烈士学习活动的决定》中对于实际材料的介绍
××××年5月26日下午5时44分，我市3名儿童在锦江河九眼桥下踩水玩耍时，不慎失脚跌入水深湍急的回水凼，生命危在旦夕。青年工人何国治听到呼救，毫不犹豫地第一个跳入河中抢救，奋力将溺水儿童推向浅处。何国强等几名青年也随后相继跳入河中，齐心协力救起3名儿童。在抢救中，何国治英勇牺牲。他们见义勇为、舍己救人的英雄事迹，谱写了一曲社会主义精神文明的壮丽凯歌，受到全市人民的热情赞扬。
何国治同志生前是××市房地产经营公司职工，共青团员。他热爱祖国、热爱人民，时时处处学雷锋、树新风，工作勤奋，埋头苦干，勤俭节约，珍惜国家财产，勇于同坏人坏事做斗争，在平凡的岗位上做出了不平凡的事迹，表现了一个共青团员献身社会主义事业的崇高信念和优秀品质。【评析】此文选取了具有典型意义的英雄事件，以简明扼要的文字概述了何国治的英雄事迹，主题明确。300多字已经浓缩了英雄光辉的一生和舍己救人的英雄事迹，具有很强的教育意义，也体现了应用文书材料的写作特征。任务四 物业管理应用文的结构
一、结构的含义
物业管理应用文的结构是指文章各部分按一定的组合关系连接而成的序列形式。结构也称组织、布局、章法、格局、文序等。
具体来说，结构所要解决的问题就是文章的脉络层次和发展顺序，即文章怎么写，先写什么，后写什么，开头怎样写，结尾怎样写，分为几个段落，划几个层次，段落、层次怎么衔接与过渡等。物业管理应用文的结构是形成文章的骨架，也是文章内在逻辑的表现形式。
二、结构的特点
物业管理应用文具有较强的专业性和适用性，它的结构安排具有自身的特点。（一）格式固定，趋向统一
物业管理应用文格式的规范性，决定了每一种应用文包括哪些内容、各部分的先后顺序都是相对固定的，不能自由联想、随意编排。格式的稳定性是物业管理应用文特有的属性之一。随着经济的发展和社会的进步，物业管理应用文写作的格式逐渐趋向统一。（二）逻辑严密
客观事物本身有它的存在形式、特点以及运动规律。文章表现的对象是客观事物，其结构形式应取决于内容，体现客观事物本身的内在本质联系。应用文书写作中，要特别注意根据主旨的需要安排好层次、段落，以清晰地展示作者的思路。如写事件，一般包括发生、发展、结局，这就要求作者遵循事物发展的逻辑顺序安排层次。（三）服务于主题
物业管理应用文无论选用什么样的结构，都要服从和服务于文章表达内容的需要。材料的详略与先后、层次段落的划分等，都必须紧紧围绕主旨，让主旨贯穿全文始终。例如写请示，顺序上应先写理由，再叙事项，最后提出请求。详略上，理由部分应简明扼要，概括性强；请示事项部分包括意见与要求，是全文重点，要详写，要写得具体明确。应用文结构的安排恰当与否会影响效果。
三、结构的类型
应用文书的结构类型，是指应用文书的文章结构在外部形态上所表现出的形式。应用文书的外部形态尽管各有不同，但大体有六种类型。（一）一段式
正文全文内容包容在一个完整的自然段内，即一个段落就是一篇完整的文章。这是内容简单、篇幅较短的应用文书常用的形式。如写在商品外包装上的说明文，公文中的函、批复，常用一段文字来进行写作。（二）两段式
正文内容用两个自然段来表达。内容简单、不需每层内容都分段的应用文常采用这种结构。这种结构模式，一般有以下几种情况：（1）把结语部分内容和主体内容分开写，单列一个自然段，成为两段式。即行文的缘由和行文事项为一段，希望、要求等结语为一段。（2）把三段式中的结语部分省略，写作目的、行文事项各为一段。（3）在转发、发布性公文中，将发布或转发的文件名和发文意见列为一段，执行要求另为一段。（4）答复性公文如复函、批复等文种中，将表示收到对方文件的内容列为一段，而答复事项另为一段。（5）没有开头、结语部分，将主体内容列为两段。（三）三段式
这是短篇应用文比较规范的结构模式。正文部分把写作目的、写作事项、结尾分为三个层次来写。（四）多段式
多段式用于内容较多、篇幅较长的应用文书，总共有四个或四个以上自然段，如短文式的说明书、简单的市场预测报告等。一般是开头概述基本情况，说明原因、目的、依据，结尾单独成段或省略结尾，主体部分内容较多，分为若干段，各部分都不分条列项。（五）条款式
用分条列项的形式安排结构。规章制度、计划、合同和职能部门的一些文书，较多使用这种形式。全文从头到尾都用条款组织内容，给人以眉目清楚、排列有序的印象。（六）不成文式
这是物业管理应用文书，特别是其中的告启类文书所特有的一种外部形态。它不像一般文书那样有完整的结构内容，开头、结尾、层次、段落、过渡和照应都不一定齐备或有明显标示，从其外部形态来看也不像传统的文章样式，通常运用图文相间的形式或者图表形式。典型的不成文式多是一些广告、海报等告启文书，有的还图文相映，很具吸引力。它看似不成文，没有传统文章的形式，但表达效果往往比成文好。
四、结构的基本内容
物业管理应用文的结构，一般包括六个方面：开头、结尾、层次、段落、过渡、照应（见表1-1）。表1-1（一）开头
应用文书的开头担负着统领全文、揭示主题的作用。开头必须直截了当、开门见山，愈简洁愈好。开头应当点题或揭示应用文书的内容走向，并领起下文。常见的开头方式有下述几种。
1．概述式
这种方式要求用简明扼要的语言，围绕主题介绍有关情况或背景。报告、会议纪要、总结等常用此法开头。
这种方式要求用简明扼要的语言，围绕主题介绍有关情况或背景。如一篇题为“加强民族团结 繁荣民族事业”的总结开头：“××省××市是少数民族居住比较集中的地区之一，有回、满、蒙古、朝鲜、土家等27个民族，2．6万余人，占全市人口的2．5%。近年来，××市积极加强民族团结，繁荣民族事业，有力地推动了全市经济和社会各项事业全面发展。”
2．说明依据式
这种方式开头引用上级指示精神或有关法律、法规，标示行文的依据，常以“根据”“按照”“遵照”等词语领起下文。这种方式常在通知、批复、通告、规章等文种的开头使用。
3．陈述目的式
这种方式的开头以简明的语言，直接说明写作的目的和意义，常用介词“为”“为了”等构成的主题句领起下文。法规、规章、决定、通知等应用文书常用此方式开头。如《关于成立小区业主委员会的通知》一文开头写道：“为适应小区建设的新形势，加强小区业主间的沟通联系……”
4．说明原因式
这种方式的开头常用“由于”“鉴于”“因为”等词领起下文，也可以简述发文原因，再引出写作目的。如《××小区绿地整治通告》的开头为：“因建设的需要，经有关机关批准，××小区绿地整治工程将于今日开工。为便于整治工程顺利进行……”
5．议论式
开头用议论的表达方法，表达作者的看法，做出评价，提出观点。这种方式开头先提出观点，或者点明主旨，接着加以解释说明，以引起读者的重视。
6．提问式
这种方式开头先提出问题，提示应用文书的主要内容，然后引出下文。这种开头方式能引起读者的注意和思考，常见于调查报告、学术论文的写作。（二）结尾
物业管理应用文常见的结尾方式有下述几种。
1．强调式
正文结束时，对文中的主要问题做强调说明，以引起阅读者的重视。
2．结论式
正文结束时，对文中的主要观点或问题做出归纳或总结，加深读者对全文的印象。
3．说明式
对与主体内容有关但性质不同的问题或事项做补充交代、说明，以保证内容的完整性。如公文结尾交代施行日期、执行范围、传达对象、与该文规定不符的原有规定如何处置等；论文结尾处说明尚未解决而应另做讨论的问题。
4．号召式
提出要求、希望或发出号召，展望未来。如通报、市场预测、计划等常用这种结尾形式。
5．建议式
针对设定的施行目标、产生的问题提出意见和建议。
除了上述几种结尾方式，还有请求式、责令式、表态式、慰问式、祝贺式等，在这里不一一列举。有的应用文书则没有结尾，自然收尾。（三）层次
每篇应用文书都是反映一定事理的逻辑体系，它包含着若干层次。层次，也称为“意义段”，是文章中各层意思表现的次序，标志着文章内容展开的步骤。层次是作者思路的展开步骤和应用文书内容阶段性的逻辑体现。
应用文书层次划分的方式主要有并列式、递进式、因果式、连贯式等几种。（四）段落
段落，又称自然段。段落是文章布局谋篇的基本单位，是作者为了表达文章思想内容而做出的划分。
段落是文章的思想内容出现转折、停顿、强调、间歇等情况时所造成的文字的停顿，具有换行、空两格的明显标志。应用文书正文分段的目的在于清晰而有次序地把内容展示出来，它着眼于表达的效果。
应用文书正文写作中，划分段落时应该遵循以下三个原则：（1）单一。在一个自然段里只表达一个意思，不把呈并列关系的两个段意混杂在一起、放在一个自然段里。（2）完整。一个自然段要把一个意思说完全，段意要表达完整、透彻，不留尾巴，内容要完整。除为了特殊的表达效果，一般不把一个意思分散在几段中表述。（3）有序。一个自然段内的各个句子之间、各段落之间的组合关系要合理，要有逻辑性与连贯性。（五）过渡
过渡，指文章中相邻层次、段落间的衔接。过渡是文章中各层次、各段落之间的桥梁，使文章内容转换更自然、联系更紧密、文气更通畅，起承上启下的作用。
过渡的方式有三种：（1）用过渡词，如“为此”“总之”“但是”“由此可见”“综上所述”“相反”等。（2）用过渡句，一般使用总结上文、提示下文、设问句等起承上启下作用的句子过渡，这些句子一般放在前段的段尾，或放在后段的段首。（3）用过渡段，即用一个相对独立的自然段来承转过渡。（六）照应
照应是指文章前后内容上的关照和呼应。可以是文中不相邻层次的呼应，也可以是段落间照应，它的作用是加强文章前后内容的联系，增强文章的整体感。
常见的照应方式有两种：（1）首尾照应。这种照应使文章首尾吻合，结构严谨。（2）文题照应。应用文书的标题往往体现其主旨，正文照应标题有突出主旨的作用。任务五 物业管理应用文的语言
一、语体的含义和分类（一）语体的含义
人们在运用语言时，由于表情达意的方式不一样，就形成不同的语体特征。所谓语体，就是在一定的语言环境中形成的，具有特定的表达风格、色彩和语感的语言体系。（二）语体的分类
根据语言传播方式的差异，语体分为口头语体和书面语体两大类。其中口头语体又可分为谈话语体和演说语体：用于日常交谈的，为谈话语体；用于宣讲、演说的口语体系，为演说语体。
二、语言的特点（一）准确性
应用文的语言的准确性，要求使用最恰当的语言表达作者需要表达的思想内容，使读者能够准确理解，可以说是一种直白而循规蹈矩的语言。
应用文的语言要合乎语法规则，在遣词造句时把握好度，使用最贴切、最准确的词语表现特定的事物和现象。这里的语言也包括数据语言，数据语言的书写要规范，如在同一篇文章中序数数字的体例要统一。
在修辞上，应用文的语言要适当运用比喻、对偶、排比等常规修辞格，尽量不用夸张、通感、暗示等可能使事物有较大变形的或曲折达意的修辞格。
在叙述上多用直叙和直接证明等表达方式，以免表述观点时含糊其词、模棱两可，引起歧义。（二）平实性
语言的平实性是指平易、朴实无华。应用文中的叙事贵在求实、周全，说理贵在平易、严谨；说明贵在质朴、清晰。这就要求：一方面作者的写作态度要诚实，不捏造事实；另一方面在语言表达时使用朴素的语言，做到“少做作，勿卖弄”。（三）简洁性
应用文的语言要求准确无误，朴实无华，简洁有力，尽量用较少的语言表达丰富的内容，做到言简意赅。这不仅能给读者以阅读享受，也反映了作者思维的缜密。
要使文章简洁，在行文时用各种简洁的表述方法，从特定目的、特定对象出发，根据需要写最重要的。在公文中忌讳用带有浓厚文学色彩的语言，否则不仅拖沓且也有失真实。（四）得体性
得体，即根据行文目的、内容、对象，有分寸地、恰当地使用语言，做到文实相符、内容和形式相统一，这是由应用文书特有的语体风格所决定的。
这就要求在行文时，要适合发文者的身份，注意发文机关的隶属关系；要适合题旨，语言的色彩要体现出文章的题旨；语言的表达方式要适合发文的对象，如上行文的语言应尊重，下行文的语言应谦和，而与平行机关往来函件的语言，则应以诚以礼相待，多商量；文章的感情色彩适合语境，如惩戒坏人坏事的通报，语言应言之确凿、义正词严，表彰好人好事的决定，语言则应热情、朴实。
应用文语言的上述四个特点，常常是相辅相成、难以分割的。任务六 物业管理应用文的表达方式
表达方式，即古人所称的“笔法”，现在将其称为“表达手法”“表现方法”。
通常，人们使用的文章表达方式有五种，即叙述、说明、议论、描写、抒情。受应用文的作用（或写作目的）的制约，其主要表达方式为叙述、说明和议论。这三种表达方式在不同的应用文书中，或交替使用，或以一种为主。
一、叙述（一）叙述的含义
叙述是有次序地将人物的经历、言行和事件的发生、发展变化的过程叙说交代出来的一种表达方式。完整的叙述包括时间、地点、人物、事件、原因、结果六要素。
叙述是物业管理应用文书的基本表达方式。它可以作为以叙说情况为主的情况报告、表彰或处分通报、市场调查报告等文种的主要表达方式。交代背景，介绍文章涉及的人、单位或事件的基本概况、事物发展变化过程以及相互关系，都离不开叙述。为议论提供事实依据，也要用到叙述。（二）叙述的方法
1．顺叙
顺叙是根据人物经历或事件的起因、经过和结果的时间先后顺序进行的叙述。这是最基本的叙述方法，用得最多、最普遍。
2．倒叙
倒叙是把事件的结局或事件中最突出的片段提到前面来叙述，然后再以时间的先后顺序来叙述事情发生、发展的过程。倒叙可以在文章一开头就造成悬念，引起读者的阅读兴趣。
3．插叙
插叙是在叙述主要事件的过程中，因为需要，暂时中断叙述主线，插入与中心事件有关的内容的叙述。在叙述时，插叙只能作为顺叙的一种补充，本身不能成为文章的主要叙述方法。（三）叙述的人称
人称是指作者叙述的观察点、立足点，可以分为第一人称叙述、第三人称叙述、第二人称叙述。
第一人称叙述一般是直接叙述自己的所见、所闻、所感、所想，会让人产生一种直观、真实、亲切的感觉。第三人称叙述，是作者站在旁观者的角度，用第三者的口吻进行客观叙述，不受时空和是否亲身经历限制。第二人称叙述，有直接对话的亲临感，让读者感觉到像面对面在交流，在实际写作中，这种叙述方式用得相对比较少。
物业管理应用文写作对人称的使用有特定的要求。如撰写总结、拟订计划，必须采用第一人称；写市场调查报告则主要使用第三人称。而有些文种的写作，三种人称还须同时使用，如涉及第三单位的来函、去函、情况通报，就常出现“我们”“你们”“他们”。
二、说明（一）说明的含义
在应用文中，说明是主要的表达方式之一。应用文中的说明常与叙述同时使用。
所谓说明，是用简洁明了的文字，对事物或事理的性质、特征、形状、成因、结构和功能等，进行客观的解释和介绍的表达方式。
说明在应用文书写作中使用比较广泛，如总结、调查报告、表彰、通报等对有关情况的介绍，规章制度的制定，介绍信、证明信等的写作，常用说明的表达方式。（二）说明的方法
1．比较说明
比较说明是将相似或不同的事物进行类比、对比来说明事物特征的方法。
例如：2017年××物业服务公司生产总值为1．3亿元，比上年增长19．4%。
通过例文不难看出，在应用文中，用于比较说明的事物之间一定要有可比性，且比较的标准要一致。否则，对客观事物的说明就会出现片面性甚至错误。
2．举例说明
举例说明是列举具体的例子以说明事物特征的方法。通常有典型举例和列举性举例两种。
举例说明要求所选例子真实、具体，有代表性，否则不能达到变抽象为具体、变复杂为简明的目的。其作用是把比较抽象、复杂的事物和事理解说得更加具体而明晰。
3．数字说明
数字说明是用确凿的数据来说明事物、事理的方法。用数字来说明事物，能更科学、精确、简洁地勾勒出事物的客观面貌，给读者十分具体的直观感，具有说服力。
例如：自改革开放以来，在市场力量和国家政策的双重作用下，中国各种经济要素和生产力布局正在逐步向珠江三角洲和长江三角洲集聚。从经济地位的变化来看，长江三角洲以只占全国2．2%的土地面积（约21．1万平方千米）和占全国10．9%的人口，创造了占全国近四分之一的国内生产总值，这一比重呈逐年增长态势。从发展趋势来看，在今后一段时期内，这种区域极化的趋势仍有可能得到进一步的加强。
4．分类说明
分类说明是对事物或问题按同一的标准，划分为不同的类别或不同的方面，逐一加以说明的方法。
5．定义说明
定义说明是对事物的概念或本质属性做简要说明的方法，其重点是讲明事理、事物的质的规定性。定义说明“是”的前面和后面的内容可以互换。
例如：《现代汉语词典》给“业主”下的定义：“产业或企业的所有者。”
6．引用说明
引用说明是引用一些有关的论述、文件资料来说明事物的形状、特点、本质和规律的方法。
除上述说明方法外，应用文写作还偶尔使用比喻说明、描写说明等。
三、议论（一）议论的含义
议论是作者对某件事情或某个问题进行分析、推理、评论，表明自己的立场、观点和态度的一种表达方式。
在物业管理应用文书写作中，议论是一种不可缺少的重要的表达方式，对人或事做出自己的评价、判断，阐明在某些活动或社会事务中的立场、观点、决策主张等，都离不开议论。（二）议论的构成
完整的议论由论点、论据、论证三要素构成。
1．论点
论点是作者提出的观点、主张、看法、态度，通常由作者以判断的形式表现出来，如“实践是检验真理的唯一标准”。
论点分为中心论点和分论点。中心论点是文章论述的核心，也被称为基本论点；分论点是围绕中心论点的小论点。
2．论据
论据是用以证明论点的材料。论据包括事实论据和理论论据。事实论据指客观存在的事实等。理论论据指被实践证明了的真理，如定律、公理、格言等。
论据支撑论点，论点统帅论据，两者相辅相成。
3．论证
论证是组织和运用论据证明论点成立的过程和方法。论点是核心，论据是基础，论证是连接论点和论据的桥梁。
论证有两种方式：一是立论，即用论据直接或间接证明论点的方式；二是驳论，即用论据反驳对方观点或驳斥对方论据的方式。在论证过程中，这两种方式常综合运用，共同完成对论点的证明。（三）物业管理应用文常用的论证方法
1．例证法
例证法是用事实作论据，举例直接证明论点的论证方法。用作论据的事实，不仅要典型，而且量要适度。列举的事实过少显得单薄，过多又会淹没、冲淡论点。
如：磨难，能历练人生。贝多芬双耳失聪，却能在这样的磨难下创造出不朽的交响曲，撼人心灵；司马迁遭受宫刑，却能在这样的耻辱中写成《史记》，汗青溢光；一代体操王子李宁泪洒汉城后黯然退出体坛，却又另辟天地，让“李宁”牌系列运动用品风靡中国的体育用品市场。磨难，能带领人冲破黑暗，绽放光彩。
分析：这一段采用了总分总的结构。中间列举贝多芬、司马迁和李宁三个例子来证明论点。
2．对比法
对比法是将性质相反、相对或有差异的两种或几种事物做比较，以证明论点的论证方法。
有比较才有鉴别，这种方法可使论点更加鲜明突出，文章更有说服力。在运用对比法时，要注意事物之间是否具有可比性。
3．引证法
引证法是引用经典性言论、党和政府的文件、科学的定义、公理、格言、谚语等来直接证明论点的论证方法。
如：列宁曾经说过：“忘记过去，就意味着背叛。”因此我们不能忘记先烈们为解放全中国的浴血奋战，不能忘记为探索社会主义建设规律所走过的曲折道路，不能忘记改革开放以来的奋斗历程。
引证法具有极大的权威性和鲜明的理论性，在物业管理应用文中被广泛使用，在引用原文时，要完整、准确地把握原义，不能断章取义，要做到引用的语句、标点都完全正确。只有这样，才能使引证为文章增强表现力和说服力。
4．因果法
因果法是通过分析事物的前因后果，揭示论点和论据之间的因果关系来证明论点正确的方法。
因果分析是论证的重要方法，因为事物发展没有无因之果，也没有无果之因，因果联系是事物的客观联系，采用这种论证方法便于阐明道理。
如：随着大批设施齐全、环境优美的住宅小区落成，紧接着是大量物业公司的进入。消费者在改善居住环境和居住面积的同时，也对居住软件和物业管理有了更高的要求。因此吸引了大批现代物管企业进入市场。一份资料显示，近几年的总建筑投资已达到1 800亿元，加上现有房产价值，估计房产总价值将达到5 000亿元。如此巨大的资产，若管理得好，每延长使用寿命一年，就可以为国家节约投资100亿元。如此巨额的资产，要什么样的人才能管理好呢？“物业管理员”责无旁贷。
案例评析
请假条是因公、因私、因病不能上班、上课、参加活动时使用的一种应用文。请假条是应用文写作中常见的文种，有其特定的写作格式，文章虽小也要遵循应用文自身的写作规律和要求，否则要闹出笑话。项目小结
本项目重点介绍了物业管理应用文写作的基础知识：主题、材料、结构、语言、表达方式。通过本项目的学习，重点了解主题的确立、材料的处理与表达、结构的类型、语言和表达方式的运用，了解它们的概念和特点，掌握它们的结构和写法，并能根据材料写出符合要求的应用文。实训练习
一、选择题
1．应用文书不具有的特点是（ ）。
A．实用性 B．真实性 C．稳定性 D．文学性
2．下列没有歧义的句子是（ ）。
A．因父病故请假三天
B．物业管理和商务管理班的部分学生迟到了
C．新学生的宿舍建在新城区内
D．几个市的领导人视察了蛇口工业区
3．“中年知识分子一般都是中坚力量，担负着较重的工作任务。他们平均每天工作和上下班路途时间为9小时20分，比同时调查的625名其他职工多4．8%。其中，大中小学教师工作时间比工人多11．1%，女教师达10小时30分钟。南京市的调查显示，教师工作时间比工人多15．4%。他们在校加班加点；校外要辅导、访问学生；回家要备课、批改作业。”这段文字没采用的说明方式是（ ）。
A．引用说明 B．数字说明 C．举例说明 D．比较说明
4．“物业管理是指业主对区分所有建筑物共有部分以及建筑区划内共有建筑物、场所、设施的共同管理或者委托物业服务企业、其他管理人对业主共有的建筑物、设施、设备、场所、场地进行管理的活动。”这句话用的说明方法是（ ）。
A．举例说明 B．分类说明 C．诠释说明 D．定义说明
二、分析题
1．论述“勤能补拙”可以用如下哪些材料。（1）姚明作为世界体坛巨星，已成为全世界年轻人的偶像。与其他NBA球员相比，姚明身体条件偏差，在弹跳、肌肉方面没法和黑人比。但姚明相信勤能补拙。每次训练前，他都要自己先练上两个小时的体能。负责给他们洗衣服的师傅说：姚明训练可真刻苦，大冬天也出那么多汗，鞋子里都倒得出水来。（2）我国第一个电子学女博士韦钰在德国进修期间，没有空暇到繁华的街头漫步，没有精力去剧场、影院欣赏艺术，她一心扑在专业学习上，就连生病也拒绝休息。正是刻苦，才使她为祖国赢得了荣誉。（3）王羲之经常在自己的衣服上写字，甚至将衣服划破，终于成为一个有名的书法家。（4）梅兰芳小时候口吃，为了弥补这一缺陷，他坚持每天早上含沙练唱，最终改掉了口吃的毛病，成为一位闻名中外的艺术大师。
2．根据下列故事，发散思维，尽可能多地列出主旨。
有一次，苏东坡游山累了，到山中小庙歇息。主事的老道见来了一位衣着简朴的陌生人，就淡淡地说：“坐！”并对道童喊：“茶！”两人坐定交谈后，老道发现对方句句珠玑，才华横溢，料想此人来历不凡，就请进厢房，客气地说：“请坐！”又叫道童：“敬茶！”再一打听，方知来者是赫赫有名的苏东坡，忙作揖打躬，引进客厅，说：“请上座！”并吩咐道童：“敬香茶！”苏东坡临走时，应请题对联留念。上联是：“坐请坐请上座”，下联是：“茶敬茶敬香茶”。老道阅后，羞愧满面。
故事中有三人，至少可从三个角度立意：（分析材料，联系实际，确立论点）（1）（贬）老道：趋炎附势，以貎取人，该批。（2）（贬）苏轼：（态度）明知不对，安然受之。（3）（贬）道童：对敬茶盲目听命，不辨是非。（4）（赞）老道：尊重人才，尊重知识。项目二 物业管理公务文书
问题引入
物业管理公务活动是物业管理公务文书写作的发源地和目的地。公文写作涉及每个具体单位职能与利益的实现。在物业管理活动中会涉及各种公务文书的写作。公文的格式有什么要求？通知、通报、报告、请示、函、批复和纪要的结构有何区别？写作通知、通报、报告、请示、函、批复和纪要要注意什么？这些都是物业从业人员需要掌握的知识。本项目主要介绍物业管理公务文书的相关知识。
任务导读
学习目标
知识目标
☆熟悉公文的格式及常见的几种问题。
☆掌握通知、通报、报告、请示、函、批复和纪要的结构。
☆掌握通知、通报、报告、请示、函、批复和纪要的写法。
能力目标
能根据需要写作相应的公务文书。
案例导入
中秋节前，××省××市各部门跟往常节日前一样，相继收到政府办公室关于放假通知的内部传真。以前没什么人细看的例行通知，这次却引起轩然大波。
这份9月9日发出的《关于2018年中秋节放假安排的通知》，由××市人民政府办公室主任签批，其中有这样一段内容：
各县（区）人民政府，市级各部门，市经济开发区商贸园、工业园管委会：
根据《××省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于2018年部分节假日安排通知的通知》安排，2018年中秋节放假三天……节假日期间，各地各部门要妥善安排好值班和安全、保卫等工作，遇有重大突发事件发生，要按规定及时报告并妥善处置，确保人民群众度过一个祥和平安的端午节。
明明是中秋节的放假通知，怎么结尾时变成了“端午节”？看到通知的办公室工作人员都非常诧异，纷纷打电话到政府办询问，才知道通知出错了。
9月10日，××市人民政府办公室工作人员立即重新发布更正后的放假通知。9月11日，××市机关行政效能建设办公室下发了“问责通报”，上任才一个多月的办公室主任被停职反省。市政府办公室也即刻召开会议，综合科科长王××，副科长王××、何××被免职。
错了两个字，4个人被问责，3个人丢了官。9月12日，××市多个市级部门都向工作人员宣读了这份问责通报。
问题与思考
1．错了两个字，为什么多人被问责甚至丢了官？
2．你认为拟写公文有哪些要求？
知识探究
物业管理公务文书是物业管理人员在工作中运用最广泛的文书之一。本项目主要阐述了公文的基本格式、写作方法及常见的问题，着重介绍了在物业管理过程中经常用到的通知、通报、报告、请示、函、批复和纪要等公文的写法，并附有丰富的案例，使学生可以通过模仿，在实际工作中提高自己的写作能力。任务一 公文概述
一、公文的概念
公文是人类社会特有的一种沟通工具，它依托一定的社会环境、技术手段、制发单位、工作缘由、制度规范形成。正确认识公文，是规范地拟写公文和有效地管理公文并发挥公文作用的前提，也是更好地管理其他信息材料的前提。
公文，即公务文书，是一种特殊的文体形式，其作为人们在社会实践活动中为处理各种公务的需要而形成的具有规范体式、法定效用和特定使用范围的信息记录材料，伴随着经济社会活动的日益频繁而越来越受到广泛的重视。
公文是机关、团体、企事业单位等社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面文件。本书所讲的公文并非是国家党政机关公文，而是社会组织在公务中形成的文字材料。从定义上可以看出，公文产生于社会活动之中，因而，公文的制作与发布具有法定性和法定效力；公文具有规范体式；公文是法定组织记录、传递和储存公务信息的工具。
二、公文的种类
不同公务活动的内容、要求、方式，公务信息的传递渠道以及收发文双方的关系等因素，使公文形成了适用于各种场合或情况的不同文种，并有不同分类方式。为了能够根据需要正确使用公文，物业管理人员应该全面掌握有关规定和相关知识。（一）根据性质、适用范围分
根据2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔2012〕14号）中规定公文种类为15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。（二）根据行文方向分
根据行文方向，可将公文分为上行文、下行文和平行文。上行文是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门发送的公文，如报告、请示等。下行文是上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门发送的公文，如批复等。平行文是同级机关，或者不相隶属的、没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间相互往来的公文，如函等。（三）根据紧急程度分
根据紧急程度，公文可以分为特急、急件和一般文件。（四）根据秘密等级分
根据秘密等级，公文可分为绝密、机密和秘密文件。
三、公文的格式
公文有一定的体式，原则上有统一的、规定的要求，各机关不能标新立异、自行其是。公文只有遵循统一、科学的体式，才能保证文件结构的完整、识别标记的鲜明准确，文件才能有效，才能便于文书处理，提高机关的工作效率。行政公文的各要素可以分为三大部分：眉首、主体和版记。
置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。（一）眉首
眉首部分包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。
1．份号
公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。一般在“绝密”和“机密”文件中才标识公文份数序号。
2．密级和保密期限
涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。密级用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空1个字；如需同时标识密级和保密期限，则均用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，密级在前，保密期限在后，两者之间用“★”隔开。
3．紧急程度
公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
4．发文机关标志
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
5．发文字号
由发文机关代字、年份和序号组成。位于发文机关标识下2行，3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位，不加“第”字。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
6．签发人
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1个字，签发人姓名居右空1个字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。（二）主体
主体部分包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、印章、附注等。
1．标题
公文标题应当准确、简要地概括出公文的主要内容，一般应标明发文机关，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。一个完整的公文标题通常应由“发文机关＋事由＋文种”构成。事由是公文主要内容的概括，一般由介词“关于”和表达主要内容的词组组成介词结构，作为公文种类的定语，这样能使事由更加明确、突出。公文的标题一般有以下四种组成方式：（1）发文机关＋事由＋文种。
例如，在“××小区业主委员会关于优化小区物业管理和服务的几项决议的通报”这一标题中，“××小区业主委员会”是发文机关名称，“关于优化小区物业管理和服务的几项决议”是事由，“通报”是文种。（2）事由＋文种。
例如，“物业管理工作章程”中“物业管理工作”是事由，“章程”是文种。（3）发文机关＋文种。
例如，“业主委员会章程”中“业主委员会”是发文机关，“章程”是文种。（4）文种。
例如，“通知”“通报”等，发文机关置于落款处。
2．主送机关
主送机关指公文的主要受理机关。标识机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。如“××省人民政府”的规范化简称为“省政府”。
其位置在公文标题之下，顶格。但要注意不能把主送机关写成领导人的姓名。
主送机关是负有办文责任的机关，非普发性的下行文及上行文、平行文，在一般情况下其主送机关只有一个，即这份文件的接受办理者。只有普发性的下行文，才可以有若干个主送机关。认准、认定公文的主送机关，是文件发出后能否得到及时贯彻处理的关键性问题。
在确定主送机关时，要防止多头主报和越级主送。
3．正文
正文是指公文发文的主要内容，是一篇公文的发文目的与核心所在。其位置是在公文主送机关之下，空两格。正文一般由开头（导语）、主体和结尾三部分组成。（1）开头。
公文的开头类似新闻的“导语”，要求简明直接。一般来说，较常用的有以下几种形式：
1）根据式。用“遵照”“根据”“按照”等介词同与其相关的法令法规、上级精神、领导指示等组成介词结构。例如，《关于××住宅小区前期物业管理收费问题的批复》的开头：“根据《××市物业服务收费管理实施办法》的有关规定……”这样可增强文件的说服力，达到“言之有理”的效果。
2）目的式。用“为了”“为”等介词同与其相关的发文目的组成介词结构。如《关于××物业管理问题的通报》的开头：“为了更好地管理××小区，为小区业主创造一个和谐、安全、优美的居住环境，在原业主委员会成员辞职后……”这个开头交代了发通知的原因，说明发文的目的，达到“言之有据”的效果。
3）原因式。在正文的开头或用议论，或用叙述，或用夹叙夹议的方式把发文的原因陈述清楚，接着用“为此”来过渡，以“特作如下通知”或“特向领导请示”等进入正文的主体部分。如《商品住宅委托管理维修协议书》的开头：“根据《××市出售商品住宅管理办法（试行）》与实施细则等有关规定，为做好商品住宅的管理维修工作，经甲、乙双方协商，签订协议如下……”（2）主体。
主体部分重点说明公文的具体事项。如若事项较多，注意分条列项，做到观点突出、层次清楚、文字简洁。（3）结尾。
通常在正文的末尾以结束语来收束全文。由于公文的严肃性和统一性，结尾可用一些习惯用语。如请示类的上行文文体可用“当否，请批示”；平行文则可用“特此函告”；下行文则要用要求性的“特此通知”“希遵照执行”等。总体要求是与正文的开头相照应，与文体的种类相对应。
4．附件
附件是指随文转发或报送的文件，是公文的组成部分。常见的附件有两类：一是下行文中要求发布、转发、批转的文件，实际上成了主要件；二是上行文或平行文中为了补充说明正文主体中的某一内容的有关说明、图表、数据、名单等材料。如《业主委员会章程》中的附件“业主委员会名单”。
附件标注，在正文下面一行空两格处用“附”“附件”字样领起，加冒号，随后注明附件名称和件数。若附件较多，可用“附件一”“附件二”排列。
5．发文机关
发文机关，是公文的作者或发出单位。发文机关要写全称或规范化简称；若是联合行文，主办机关排列在前。
6．成文日期
署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。公文发文的日期一律写全称，写在文件末尾、发文机关之下，与正文之间空数格。成文日期的书写方法必须按照国家的有关规定，年月日的数字用中文数字的方式表述，而不能用中文汉字的方式表述。如“2017年8月30日”，不能写成“二零一七年八月三十日”，也不能写成“二○一七年八月三十日”。
不同的文体成文日期也有所不同。一般性的公文，如通知、报告等以实际发出日期为准；下行文的公文，如指示、批复等则以签发的日期为准；会议通过的文件则以会议通过的日期为准。
7．印章
印章是公文制发机关对于自己所发公文生效负责的凭证。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。加盖印章的位置，应在公文正文之下、发文日期之上。印章的底线应当将发文日期的“月份”包括在内，要求印章清晰，不得漏盖或把印章倒盖。
8．附注
附注是指需要说明的其他事项，在行政公文中如需附注，则用3
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