作者：圣才电子书
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2016年下半年秘书国家职业资格（三级）复习全书【核心讲义＋历年真题详解】试读：
模块一 备考指南
第1章 秘书国家职业资格（三级）备考技巧
一、制定复习计划
古人云：“凡事预则立，不预则废。”制定科学的复习计划并认真执行，有助于养成良好的学习习惯，有效地提高学习效率。在秘书国家职业资格（三级）考试的前几个月，根据自己的实际情况，制定一份切实可行的复习计划，在接下来的几个月中，严格按照计划执行，排除一切干扰，能有效地提高复习的成果。
复习过程中，一定要提出明确目的和要求，围绕目的和要求，集中注意力进行复习。在复习时，要遵循和利用记忆的一般规律，加强新旧知识之间的联系，使记忆强化。另外，可制定阶段性的复习目标，在阶段性目标完成后，进行阶段性复习成果的检验，查漏补缺，强化记忆，加强知识的巩固。
二、抓住复习要点
秘书国家职业资格（三级）考试的主要内容包括商务协调与公共关系、办公室事务管理、会议管理、文书拟写与处理、信息管理、文档管理六大部分，内容复杂，知识点众多，要记忆全部内容，显然是很难的。因此在平常的学习中，一定要善于把握教材重点，讲究方法，这样有助于提高学习效率，巩固知识，做好应试准备。
在复习教材的过程中，要以考试大纲为依据，对教材的重点内容做好标记，重点复习和记忆。最好能对教材的重点内容做摘要笔记，概括其要点，提纲挈领，提炼出全书的内容和逻辑结构，同时，还要结合教材的详细内容，认真研读，做到真正吃透，这样才能巩固强化知识，提高复习成果。
三、掌握考试技巧（一）考试试题类型
秘书职业资格考试试题分为选择题、案例分析题、工作实务题等三种类型。其中选择题又分为单项选择和多项选择题。
选择题采用标准化试题，需用2B铅笔作答；案例分析题采用观看录像的方式，考生根据要求笔答；工作实务题为根据一定的工作背景，完成相应的工作任务。（二）各种题型的答题技巧
1．选择题
在秘书职业资格考试中，选择题（含职业道德部分）共计125题，考试时间为90分钟。选择题题量大，知识点覆盖面广，拟题的随机性强。要求考生掌握的知识点必须全面、系统，在记忆和背诵知识点的基础上要加深理解，注意概念、观点、知识点之间的联系和区别。针对选择题的特点，答题时要注意以下几方面：（1）认真审阅题目，按要求作答
选择题中经常会出现这样的字眼“下面表述正确的一项”“不属于会议基本要素的选项是”等等，在看题目的时候，一定要将题目看完整，不要看了一半就急于作答。在以往的考试中，经常有学生选错项，题目要求选错误的，他选成了正确的，题目要求选不属于会议基本要素的，他选成属于会议要素的。（2）合理分配时间，快速准确作答
针对选择题题量大、时间紧的实际情况，在考试过程中要合理分配时间，快速准确作答。切勿将时间浪费在为数较少、难度较大的题目上。做单项选择题时，要求准而快地确定答案，可采用排除法作答。做多项选择题时，要注意各选项之间的逻辑关系，可采用类比法，将选项中不属于一个类属或范畴的选项去掉，在其余选项中选择。多项选择题要求考生平时记忆知识点时要准确，切勿模棱两可。（3）涂卡时要认真，忌粗心大意
选择题部分采用标准化考试，用2B铅笔将答案涂在答题卡相应的位置。在填涂答题卡的时候要格外认真和细心，千万不能将题目序号涂错、漏涂，如果到最后发现答题卡涂错，再重新修改，时间可能就不允许了。
2．案例分析题
在秘书职业资格考试中，案例分析题共两题，在技能考核卷中占50％的比重，采用观看录像的方式进行，考生要在录像结束后，找出录像中秘书工作环境以及工作态度等方面的正确与错误的地方，并对错误的地方作更正性分析说明。第一题要在工作环境或者秘书行为方面找出10处正确或错误的地方，第二题要求找出15个正确或错误的地方，但是每道录像题中大都有15～20个正确或错误的地方，甚至更多。因此在答题过程中，要在达到题目要求数量的前提下，尽量多写，答对即给分。
案例分析题的难度相对较小，且录像中出现答题点的地方相对固定，因此掌握答题要点对于案例分析题的作答至关重要。案例分析题的复习和答题要点如下：（1）环境问题。如：会议室、会客室、接待室、走廊、办公室布局、办公室布置、办公室的卫生、办公用品的摆放、办公室光线、绿色植物等。（2）职业形象。包括坐、站、走姿等，着装要求，个人化妆，一些生活细节等方面。（3）接待与宴请。环境情况，办公用品的准备情况，接待预约和未预约的来访者，电话接待的要求，接待（包括涉外接待）工作的注意事项、要求，接待中的礼仪，宴请中座次安排、点菜、敬酒等。（4）沟通方面。包括沟通的基本技能，具体技能要求、内容，说话的技巧，倾听的技巧等。（5）接打电话。接打电话的方法、语言，接打电话的注意事项等。如：电话要在铃响三声内接电话；接电话时要用礼貌用语；上班时间不得占用电话聊天；电话是否放在左手边等。（6）会议与商务活动。会议筹备的各项环节，会中的服务工作，会后的善后工作，会议协调，处理会议冲突，商务活动和旅行的工作事宜等。（7）档案信息。收集方法，档案收集流程，档案信息管理，信息开发工作等。（8）办公室事务管理。库存管理，进货保管，紧急事故的处理，办公设备用品的采购等。
3．工作实务题
在秘书职业资格考试中，工作实务题共三题，要求根据题目所提供的背景材料完成相应的工作实务，主要考察考生的思维能力，实际应用能力和文字表述能力。工作实务题偏重于实际操作，包括某项工作的方法、内容、写作的格式等，形式很灵活，这就要求考生掌握多种知识的同时学会灵活运用。做此类题目要注意以下几点：（1）分条列项作答，主题内容简明
答题时，要列出简明要点，务必做到：层次清晰，要点明确，内容清楚，卷面整洁，这样能给阅卷老师留下好的印象，易获得额外的印象分。（2）理论联系实际，结合题目要求作答
工作实务题要求考生理论联系实际，具有将秘书工作的理论转化为实际应用的能力。考生在答题时，一方面要熟悉教材的相关理论，用教材的相关理论答题；另一方面要将理论转化为实际的方案或文案，结合题目设定的具体情景作答。（3）格式要规范，符合相关公文要求
工作实务题的有些题目要求写一份具体的公文，如拟写一份公司因总装车间改造向上级申请划拨经费的请示。这就要求考生熟悉常用公文文种的用途、结构和写法，认真阅读教材中的范文，答题时公文写作格式要规范，符合相关公文的要求。
第2章 秘书国家职业标准
一、职业概况（一）职业名称：秘书。（二）职业定义：从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。（三）职业等级：本职业共设四个等级，分别为：五级秘书（国家职业资格五级，原初级）、四级秘书（国家职业资格四级，原中级）、三级秘书（国家职业资格三级，原高级）、二级秘书（国家职业资格二级）。（四）职业环境：室内、常温。（五）职业能力特征：具备文字与语言沟通能力、综合协调与合作能力、逻辑思维与分析能力等。（六）基本文化程度：高中毕业（或同等学历）。（七）培训要求：
1．培训期限：全日制职业学校教育，根据其培养目标和教学计划确定。晋级培训期限：五级秘书不少于220标准学时；四级秘书不少于200标准学时；三级秘书不少于200标准学时；二级秘书不少于150学时。
2．培训教师：应具有本职业2年以上培训经验。培训五级秘书、四级秘书的教师应具有三级秘书及以上职业资格证书或相关专业中级及以上专业技术职务任职资格；培训三级秘书的教师应具有二级秘书职业资格证书或相关专业中级及以上专业技术职务任职资格；培训二级秘书的教师应具有二级秘书职业资格证书3年以上或相关专业高级专业技术职务任职资格。
3．培训场地：在标准教室内。
4．培训设备：电视机、VCD机、录音机、录像机、投影仪。（八）鉴定要求：
1．适用对象：从事或准备从事本职业的人员。
2．申报条件：（1）五级秘书（具备以下条件之一者）：
①经五级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。
②在本职业连续见习工作2年以上。（2）四级秘书（具备以下条件之一者）：
①取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作2年以上，经四级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。
②取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作3年以上。
③连续从事本职业工作4年以上。
④取得经劳动和社会保障行政部门审核认定、以四级秘书技能为培养目标的中等以上职业学校本职业（专业）毕业证书。（3）三级秘书（具备以下条件之一者）：
①取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作4年以上，经三级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。
②取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作5年以上。
③取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作2年以上。（4）二级秘书（具备以下条件之一者）：
①取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作4年以上，经二级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。
②取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作6年以上。
③取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作4年以上。（九）鉴定方式项目时间考核内容题型与考核方式8:30～9:（1）职业道德标准化考试009:00～9:标准化试卷4010:10～（2）秘书专业情景录像笔答11:1011:10～工作实务笔答12:002:00～3:（3）秘书英语（涉外）听力、选择、写作等30
1．考评人员与考生配比：考评人员与考生配比为1︰20，每个标准教室不少于2名考评人员。
2．鉴定时间：
职业道德：标准化试卷：30分钟
秘书专业：标准化试卷：40分钟
情景录像：60分钟
工作实务：50分钟
秘书英语：笔答：90分钟
3．鉴定场所设备：考试在具备电视机、录音机、录像机、VCD机和投影仪等标准教室进行。
二、基本要求（一）职业道德（二）职业道德基本知识
1．职业道德概述及其价值
2．职业道德规范
文明礼貌
爱岗敬业
诚实守信
办事公道
勤劳节俭
遵纪守法
团结互助
开拓创新
3．《公民道德建设实施纲要》（三）职业守则
谦虚谨慎，文明礼貌；
办事公道，热情服务；
实事求是，讲究时效；
兢兢业业，甘当无名英雄；
忠于职守，自觉履行各项职责；
钻研业务，掌握秘书工作各项技能；
奉公守法，不假借上司名义以权谋私。
三、基础知识（一）文书基础
1．公务文书的含义与制发
2．公文格式
3．文种辨析与拟写
4．文书拟写基础知识（二）办公自动化知识
1．计算机基础知识
2.Windows窗口操作系统
3．办公室常用设备
4．计算机网络常识（三）速记基础
1．速记概述
2．汉字速记
3．拼音速记（四）法律与法规
1．公司法相关内容
2．外商投资企业法相关内容
3．合同法的相关内容
4．劳动法的相关内容
5．知识产权法相关内容
6．世界贸易组织法相关内容（五）企业管理基础
1．企业管理常识
2．财税常识
3．金融常识（涉外秘书外语要求另行规定）
四、工作要求
本标准对国家职业资格五级秘书、四级秘书、三级秘书和二级秘书的能力要求依次递进，高级别涵盖低级别的要求。（一）五级秘书（原初级）职业工作能力要求相关知识功内容能1．能够展示规范姿态和表1．仪容、仪表、仪情态常识（一）商2．能够得体着装2．职业着装常识一务礼、3．能够规范地介绍、握手、3．介绍、握手、使仪商接递名片、问候及引导客用名片、问候及引导务人客人的礼仪要求沟通（二日常接待工作的内容）接能够做好日常接待工作和程序待1．能够正确地倾听和有效1．沟通的概念的提问（三2．客户的概念）沟2．能自信地提出要求和恰通当拒绝3．有效沟通的七个原则3．能与客户进行有效沟通二、（一办）办1．能够维护责任区的工作1．责任区工作环境公公环条件，保持工作环境整洁的基本要求室境的事2．能够识别办公场所及常2．常见办公场所及维护务用设备的隐患设备隐患和管和理管理（二1．文件处理及邮件1．能够处理文件，发放邮）日发放的程序件常办2．电话机的功能和公2．能够正确接听、拨打电注意事项话及处理通话中出现的问室事题3．电话沟通的方法务（三）办1．常用办公用品的公用1．能够使用常用办公用品性能、规格和用途品2．能够发放办公用品2．办公用品发放程的发序放和管理1．时间管理的基本（四1．能够做好自己的日常工方法）办作并按时完成上司交办的公效2．工作日志的编写工作率和方法2．能够协调处理日常事务时间3．协调管理简单事性工作管理务工作的方法三、1．事务文书基本格常用1．能够拟写简单事务文书常式事务用2．能够拟写礼仪文书：邀文书2．邀请信、感谢事请信、感谢信、贺信、请的拟信、贺信、请柬的写务柬写作要求文书1．能够按要求发送会议通1．会议的构成要素知，制发会议证件，发放和常见会议种类会议文件资料、用品2．会议通知、会议（一2．能够预订会议室证件及会议资料的基）会本要求议筹四3．能够做好接站、报到工备、作3．会议室预订知识会4．能够做好签到及座位引4．会议接待工作程议导工作序与商务1．与会人员返程工活作的注意事项（二动1．能够安排与会人员返程）会2．清退会议文件资议的2．能够清退会议文件资料料的基本要求善后3．能够整理会议室工作3．整理会议室的注意事项1．能够做好会见与会谈的1．会见与会谈准备（三准备工作的基本要求）商务活2．能够完成开放参观活动2．开放参观活动的动的准备，并做好接待准备内容与接待要求（四1．常见的商务旅行）商能够完成出差旅行的一般类型务旅性准备工作2．旅行社服务项目行五、（一1．信息的基本知识信1．能够分辨信息的种类）信息2．信息收集的基本息管2．能够准确地收集信息与知识理档案1．档案的概念、作（二用和种类）档能够对文件资料等进行立案收卷归档2．立卷归档的基本集要求（二）四级秘书（原中级）职业工作能力要求相关知识功内容能一1．区分接待规格的原、1．能够区分接待对象，（一则商确认接待规格）接务2．接待计划的基本要待2．能够拟订接待计划沟求通1．横向沟通基本知识1．能够实现双向沟通（二）沟2．纵向沟通基本知识2．能够应对沟通中的冲通突3．冲突产生的原因二、（一办1．能够进行安全检查及）办公基本防范，并对办公室1．办公区域建议及办公环室环境提出改进建议公环境安全的基本要求境的事维护2．能够按要求做好保密2．保密工作措施务和管工作和理管理1．能够安排值班工作，1．值班工作的内容及并编制值班表值班管理制度（二2．能够管理零用现金和2．现金管理和报销的）日履行报销的手续知识常办3．能够按规定进行文书3．文书形成与文书处公室处理理的一般程序事务4．能够管理印章及介绍4．印章及介绍信的管信理要求（三1．办公设备和办公用）办品进出基本1．能够办理办公设备和公用办公用品的进出手续品的要求发放2．能够进行库存管理2．库存管理的基本知和管识理1．能够编制工作时间表（四1．时间表的基本内容）办2．能够管理自己的工作和要求公效日志率和2．工作日志的基本内3．能够根据上司要求，时间容和要求安排并管理上司的工作管理日志三1．能够拟写会议记录1．会议记录的写作要、求常用2．能够拟写双方或多方常事务单位业务的合作意向书2．意向书的写作要求用文书事3．能够拟写商务文书3．订货单、产品说明的拟务（订货单、产品说明书）书的写作要求写文4．能够拟写简报4．简报的写作要求书（一1．能够拟订会议议程、1．会议议程、日程的）会日程内容四议筹、2．能够选择会议地点2．会议地点选择要求备会议与商务1．能够做好会议记录活（二动1．信息沟通的基本要）会2．能够做好会议中的信求议中息沟通的服2．值班保卫工作内容3．能够做好会议值班、务保卫工作（三1．能够做好会议文件资1．会议文件资料收集）会料的收集整理管理的要求议的2．能够做好会议经费结2．会议经费结算的方善后算工作法工作（四1．能够拟订开放参观活1．开放参观活动的注）商动的方案意事项务活2．能够安排宴请活动2．宴请常识动1．能够拟订商务旅行计（五1．旅行计划及日程安划）商排表的内容务旅2．能够完成国外商务旅2．出国旅行常识行行的准备工作1．能够对信息进行系统1．能够对信息进行系整理统整理（一）信2．能够对信息进行有效2．能够对信息进行有息管传递效传递五理3．能够对信息进行有序3．能够对信息进行有、存储序存储信息与1．能够对档案（包括电档1．档案分类、检索知子档案）进行分类、检案识（二索）档2．划分档案保管期限案管2．能够根据档案价值划理3．档案保管的基本要分保管期限并进行安全求保管（三）三级秘书（原高级）职业工作能力要求相关知识功能内容（1．涉外接待礼仪一）能够进行涉外接待商务2．涉外交往常识礼仪1．能够拟订涉外接待工作计划1．外事工作的原则及要一、求（商务2．能够正确安排礼宾二）沟通次序2．迎送外宾的要求接待3．能够指导安排涉外3．涉外宴请常识宴请（能够选择、运用有效三）的网络沟通工具，完网络沟通的特点和形式沟通成内、外部的沟通1．办公环境和办公布局1．能够按照要求设置设置要求办公环境（一）2．办公室人、财、物、办公2．能够实施办公环境信息的安环境的安全管理的管全管理要求二、理3．能够应对办公环境办公3．常见的紧急情况应对中出现的紧急情况室事和方法务和管理（二）1．办公室事务工作流程1．能够提出改进办公办公改进的基本要求室事务流程的建议室事2．文稿审核的方法及相务管2．能够审核文稿关知识理1．办公设备和办公 用品1．能够选择办公设备供应商（和办公用品的供应商三）选择的基本原则办公2．能够进行库存监督用品2．办公设备和办公用品3．能够完成办公设的采收发及库备、办公用购和存管理的监督要求管理品的采购工作3．采购程序及步骤（1．制定和实施办公室工四）1．能够拟订和实施办作计划的办公公室工作计划效率基本要求2．能够建立承办周期和时2．日常办公事务承办周制度间管期的要求理1．能够拟订市场调查1．市场调查报告、述职报告报告的写作要求常用三、2．能够拟写述职报告事务常用2．计划、总结的写作要文书3．能够拟写计划、总事务求的拟结文书写3．招标书、投标书的写4．能够拟写招标书、作要求投标书1．会议方案的内容四、（1．能够拟订会议的筹2．会务机构的分工会议一）备方案与商3．会议预算方案的内容会议务活2．能够提出会议预算筹备4．电话会议及视频会议动知识（1．能够做好会务协调1．会务协调的基本要求二）2．能够辅助引导会议会议2．引导会议进程的方法按计划进展协调（三）会议能够做好会议的总结会议总结工作的内容与的善工作要求后工作1．能够组织签字仪式的准备工作1．签字仪式的程序（四）2．能够完成典礼仪式2．典礼的程序商务的准备与服务活动3．信息发布会的程序3．能够组织信息发布会（五）能够拟订大型团队旅大型团队旅行活动的安商务行计划并组织实施排要求旅行1．能够进行信息的开发1．信息开发的基本要求（一）2．能够进行信息的利2．信息利用的基本特点信息用3．信息反馈的目的及特管理五、3．能够利用信息反馈点信息指导工作与档案1．档案利用的概念、意（义和方法二）能够有效利用档案档案2．档案深层次开发的概管理念（四）二级秘书职业工作能力要求相关知识功能内容1．能够运用商务谈判常识协助主谈者准备谈1．谈判的特征、要素判（一）和种类商务2．能够提出有效建议2．谈判的原则和基本谈判过程3．能够运用谈判技巧，避免陷入误区一、商务沟通1．团队的含义及高效1．能够组织和引导团团队的特征队进行有效沟通（二）2．团队沟通的有效策沟通2．能够解决跨文化沟略通中的实际问题3．跨文化沟通障碍（一）1．能够根据不同需求1．不同办公模式的特办公选择办公模式点及选择方法模式与安2．能够建立并推行安2．组织安全运营的法全运全运营机制律要求营（二）二、能够管理团队，激发效团队团队管理的基本方法办公能管理室管理1．采购大型办公设备的程序和要求。1．能够提供大型或批（三）量办公设备的预算办公2．政府采购与招投标资源程序2．能够调配和利用办管理公资源3．资源的凋配与合理利用的基本要求（四）1．能够根据组织目办公标，提出行政部门的工1．拟订工作计划的方效率作计划法和目2．能够监督推进各项2．目标管理要点标管目标的完成理常用三、1．能够拟写合作1．合作的写作要求事务常用文书2．能够拟写可行性研2．可行性研究报告的事务的拟究报告写作要求文书写四、会议（一）能够审核大型会议的预大型会议预案的审核内与商会议案容务活筹备动1．能够在会议的主持1．主持会议的技巧与（二）中进行有效交流要求会议中的2．能够引导会议决议2．形成会议决议的技管理的形成巧（三）会议会议效果评估要求及方的善能够进行会议效果评估法后工作1．能够组织协调大型1．大型商务活动的程（四）商务活动序与内容商务2．能够做好商务谈判2．商务谈判辅助工作活动的辅助工作的内容1．能够利用信息辅助1．信息决策服务的基（一）决策本要点信息2．能够科学地管理信2．信息资源管理的基管理息资源本要点五、信息与档案1．能够提出本组织档1．不同档案管理模式（二）案管理模式建议的特点档案2．能够拟订本组织的2．档案管理规定的内管理档案管理规定容（五）比重表
1．理论知识五级秘四级秘三级秘二级秘项目书书书书（％）（％）（％）（％）职业道德20202020基本要求职业知识3030151556商务礼仪商务谈判7商务沟通接待5434455沟通办公室事办公环境的54务和管理维护和管理办公环境的6管理办公模式与6安全管理团队管理5日常办公室34事务办公室事务4管理办公用品的455发放和管理办公用品的5采购和管理办公资源管5理办公效率和435时间管理办公效率和6项目管理常用事务常用事务文5555文书书的拟写会议与商会议筹备2456务活动会议中的服3务会议协调5会议中的管5理会议的善后2434工作商务活动3344商务旅行332信息管理4355信息与档案档案收集1档案管理122100100100100合计
2．专业能力五级秘四级秘三级秘二级秘项目书书书书（％）（％）（％）（％）商务沟通商务礼仪95商务谈判6接待9568568沟通办公环境的7维护和管理办公环境的78管理办公室事务和管理办公模式与9安全运营团队管理7日常办公事99事务办公室事务6管理办公用品的78发放和管理办公用品的7采购与管理办公资源管9理办公效率和777时间管理办公效率和项目管理常用事务常用事务文9121212文书书的拟写8988会议筹备会议中的服5务会议与商务活动会议协调7会议中的管8理会议的善后4646工作商务活动6776商务旅行786信息管理6768信息与档案档案收集4档案管理556合计100100100100
模块二 核心讲义
第一部分 理论知识
第1章 文书基础
考点梳理
1．理解应用文书运用语言的标准，学会收集和使用应用文书的材料、确立应用文书的主题。
2．掌握应用文书的概念、制发程序、印装要求和格式。
3．掌握应用文书逻辑的结构法则，掌握叙述、议论、说明文体的特征，学会撰写应用文书。
一、应用文书的基本知识与制发程序
（一）应用文书的基本知识1．应用文书的种类
应用文书即应用文，是指在日常工作生活中，办理公私事务所使用的具有实用价值的文字材料，主要包含公务文书和私人文书两大类。私人文书主要包括私人书信、日记、契约、遗嘱等，考试极少涉及，需要重点识记的是公务文书部分的内容。
公务文书主要分通用公文和专用公文两种。（1）通用公文
通用公文是各级各类机关、团体、单位均可使用的公文，其分类如下：
①法定公文
法定公文是《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》中规定的党内及国家各级机关的常用文种，企事业单位、人民团体也可比照使用，有14种形式：
报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。
公报：党政机关和人民团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文。
规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
函：用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
会议纪要：是指根据会议的主导思想和会议记录，对会议的重要内容、决定事项进行整理综合、摘要、提高而形成的一种具有记实性、指导性的公文，用于记载会议主要精神和议定事项。
决议：党的领导机关经会议讨论通过的重要决策事项。
决定：用于对重要事项作出决策和安排。
批复：用于答复下级机关的请示。
请示：用于向上级机关请求指示、批准。
条例：指国家权力机关或行政机关依照政策和法令而制定并发布的，针对政治、经济、文化等各个领域内的某些具体事项而作出的，比较全面系统、具有长期执行效力的法规性公文。
通报：指上级把有关的人和事告知下级的公文，用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
通知：指发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属的机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
意见：对重要问题提出见解和处理办法。
指示：对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。
②国家行政机关公文
国家行政机关公文包含命令、决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、公告、通告、议案、函、会议纪要共13种形式，与法定公文相比增加了命令、公告、通告、议案，其余均与法定公文形式大同小异。
命令：适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施或嘉奖有关单位及人员。
公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者众所周知的事项。
议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
③管理规章文书
管理规章是机关、团体、企事业单位在其职权范围内制定发布的具有行政效力的实施管理、规范工作的文件，也称规章制度，其形式主要有规定、办法、章程、准则、细则、守则、规则、规范、规程、制度、公约等。
④公关礼仪文书
公关礼仪文书是在公共关系活动中使用的礼节性公文，其目的在于建立友好交往关系、展示自身形象、体现礼仪礼节。公关礼仪文书按照内容不同可大致分为以下几类：
告启类：启事、声明、海报等。
建议类：倡议书、建议书等。
凭证类：介绍信、证明信等。
申请类：申请书、求职信（简历）等。
慰贺类：贺信、慰问信等。
邀约类：请柬、邀请函、聘书等。
致辞类：欢迎词、欢送词、答谢词、祝词等。
⑤办公事务文书
办公事务文书就是处理日常办公事务的公文，其主要形式有计划、总结、简报、述职报告等。（2）专用公文
专用公文是在某一业务、行业领域内，因其特殊需要而具有大量专业内容和特殊规定格式的公文，如外交文书、司法文书、经济文书、军事文书等。
2．公文的分类方式（1）根据行文方向，即文件的去向，可将公文划分为上行文、下行文和平行文。（2）根据公文的机密程度，可将公文划分为密件、普通件和公布件，其中密件又包括绝密、机密和秘密三个级别。（3）根据公文的性质、作用，可将公文划分为指挥性公文、报请性公文、知照性公文、商洽性公文等。（4）根据文件处理的缓急时限要求，可将公文划分为急件和平件，其中急件包括特急件和急件两个级别。（5）根据公文的来源划分，可将公文划分为发文和收文，发文又有对外发文和对内发文两种情况；（6）根据文件办理要求，可将公文划分为办件和阅件；（7）根据文件发送目的，可将公文划分为主送件、抄送件、批转件、转发件等。
3．应用文书的特征（1）明确的工具性（2）直接的实用性（3）客观的真实性（4）极强的法规政策性（5）特定的程式性（二）应用文书的制发程序
1．应用文书处理的含义
应用文书处理是一个动态的连续过程，可依次划分为撰制、传递、办理、保管四个阶段：（1）撰制，是应用文管理中的形成阶段，一般包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等工作环节。（2）传递，是按照规定程序将公文送至对应单位，其具体操作流程包含在撰制与办理中。（3）办理，是指应用文管理中的生效阶段，一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等工作环节。办理与撰制合称为“应用文处理”。（4）保管，是文书工作的最后环节，一般包括立卷、归档、清退、销毁等工作环节。
2．制发程序（1）拟稿
拟稿即起草公文，它是公文形成的核心程序。（2）审核
公文的审核是指将拟成后的文稿交由机关办公部门的领导人进行全面的审查。公文审核的要求可概括为“六查”：
①查行文的名义与必要性；
②查文稿内容是否符合法律、法规和政策的有关规定，与平行机关部门规定是否协调。
③查行文措施是否明确具体，切实可行。
④查涉及其他部门或地区职权范围的问题，是否需要会签或与其他部门的发文一致。
⑤查语言表述是否精准凝练、条理明晰，标点、文字书写是否准确规范。
⑥查公文格式是否符合规定。（3）签发
文件的签发是指机关领导人对文稿的最后审批，签发后文件即从草稿变为定稿并生效。签发公文需要注意以下问题：
①根据公文性质，分层签发
②坚持“先核后签”的原则
③明确签署意见并签署姓名和日期（4）复核
复核是指由秘书部门在领导人已签发的公文在正式印发前进行审核，对不符合要求的文件应退回补充或修正。（5）缮印、校对
缮印、校对指通过缮写、印刷等方式，将已签发的定稿制成正式文件。（6）用印
文件用印是指在印刷好的文件上加盖机关印章。（7）发文登记
发文登记是指以簿册形式对一切发出的文件进行登记，以便于保存和查找。（8）分发
文件分发是文书处理程序的必经阶段和重要环节，应注意以下几个问题：
①文件封装前，先要确认发文稿注明的发送单位、密级、有无附件等，然后按发送份数进行分装，入封时要折叠平整，文件应稍短于信封长度，以免启封时文件被撕破。
②密件、急件、亲启件等特殊文件，若文稿本身没有注明，发文时必须分别注明并加盖密件戳、急件戳，写明“亲启”。文件的封口应用胶水而非订书器，绝密文件盖专用密封章。
3．公文的行文规则（1）统一领导、简政放权、归口处理、分级分工负责（2）问题协调一致（3）同级机关可以联合行文（4）语言精简（5）贯彻党政分工的原则
4．公文的行文方式
行文方式，即机关、单位行文时选择的行文路线及结构形式。常见的行文方式有：（1）逐级行文
逐级行文指按组织系统结构层次逐级进行下达上报，是上行文、下行文的基本方式，多用于有领导、指导关系的机关单位之间。（2）多级行文
多级行文指为提高办文效率同时向上几级或下几级机关、单位行文。下行文采用多级行文并无特殊规定，上行文只有在问题重大且急需使多级上级同时知晓时才能采用多级行文。（3）越级行文
越级行文指超过直接上级或直接下级机关直接向其他上级或下级机关行文，只有在面临重大损失、多次请示未果、上级机关交办、检举、控告直接上级机关等特殊情况时才能采用。（4）直接行文
直接行文是指不相隶属的机关或平行机关之间的行文，也包括直接向基础单位、人民群众传达党和国家重大决策的行文。
二、应用文书的印装要求与格式
（一）应用文书的印装要求1．用纸要求2（1）纸张定量一般为60～80g/m；（2）纸质为胶版印刷纸或复印纸。（3）纸张白度为80％～90％，横向耐折度≥15次，不透明度为85％，pH值在7.5～9.5之间。（4）采用标准A4型纸的幅面尺寸：210mm×297mm。（5）上白边37mm±1mm；左白边28mm±1mm；版心尺寸156mm×225mm。
2．排版规格与印制装订要求（1）正文字体为3号仿宋，一般每面22行，每行28字。（2）版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差在1mm以内。（3）未经说明图文颜色为黑，黑色油墨应达到色谱所标BL100％；双面印刷误差在2mm。以内。正文印刷字面不花、不白、无断划。（4）装订要求
①侧装订，不掉页，封面与书芯不脱落，后背平整。
②两页页码之间误差不超过4mm。
③骑马订或平订的订位为两钉钉锯外钉眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm，与书脊间的距离为3～5mm，无坏钉、漏钉。
④裁切成品尺寸误差±2mm，四角成90°，无毛茬或缺损。
3．公文排版（1）通过word界面的页面设置进行调整。（2）按页面、格式要求将公文首页排好并存为模板。（3）注意下载公文内容中容易出现的接断行问题，去除段落标记。（4）使用word保留版本功能，以便于以后继续使用。（5）注意人名排序。（二）应用文书的格式
1．眉首（文头）部分（1）公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿大量印制时每份公文的顺序编号，至少是两位数，一般在印在版心左上角第1行。公文份数序号多在“绝密”“机密”公文中使用，如图1-1、图1-2所示。图1-1 下行文眉首图1-2 上行机密、急件文件眉首（2）秘密等级、保密期限（3）紧急时限（4）公文版头
①版头由发文单位全称或规范化简称加“文件”组成。
②联合行文时应将“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；
③版头字体为红色小标宋体，字号醒目美观即可，一般使用初号或小初号，居中排列。
④版头上沿距版心上边缘25mm（上行文）或80mm（下行文）。（5）发文字号（6）签发人（7）红色反线（间隔线）
2．主体部分（1）公文标题
标题由发文机关、事由和文种三部分组成，一般不使用标点符号，回行时做到词意完整。（2）主送单位
主送单位按其性质级别和惯例依次排列，位于标题下空1行处，3号仿宋字顶格标记。（3）正文（4）附件（5）成文时间
成文时间右居中，空4字符，使用汉字，“零”写成“〇”，距离正文空一到两行，留出距正文2～4mm 的印章空间。需要盖两个章时，成文时间拉开，左右各空7个字符。（6）印章
①单一发文印章
单一制发机关的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文时间。
②联合行文印章
a．联合行文加盖两个印章，主办机关在前，协办机关在后，印章之间不相交。
b．联合行文需加盖3个以上印章，要将各发文机关名称排在发文时间和正文之间，上压各自公章，每排最多3个，不足3个的排居中处理。（7）附注
附注是对正文中专业术语的解释说明，注明联系人和联系方式也在这一部分。
正文各部分具体位置如图1-3所示。图1-3 主体部分
3．版记部分（1）主题词；（2）抄送；（3）印制单位和印制时间；（4）反线；（5）页码。
版记各部分如图1-4所示。图1-4 版记部分
需要注意的是，公文主体之后的空白容不下版记时应另起一页，使其位于公文最后一面最下端。若公文后面带有附件，版记应置于附件后面（如图1-5、图1-6所示）。图1-5 下行文格式样本图1-6 上行文格式样本（三）信函和会议纪要的特定格式
1．信函的特定格式（1）发文机关名称上边缘距上页边30mm，字体为小标宋，红色，字号自行酌定。（2）发文机关下4mm处为武文线，距下页边20mm处为文武线，两条线均170mm，红色。（3）正文每行28字，居中，其余要素与一般公文相同（如图1-7所示）。图1-7 函的版头
2．会议纪要的特定格式（1）标题为“×××会议纪要”。（2）字体为小标宋体，红色，字号自行酌定。（3）标记方法与一般公文相同，但不需加盖印章。
三、应用文书的要素
（一）材料、主题与结构1．材料（1）材料的分类
①以特点为标准
a．事实性材料，即客观存在的或书文提供的具体事物；
b．观念性材料，即在实践中得到验证的观点。
②以存在时间为标准
a．现实材料，其特点在于新鲜、针对性强，容易引起关注；
b．历史材料，其特点在于厚重，具有纵深感，便于引发联想。
③以材料性质为标准
可分为正面材料和反面材料，但其性质具有相对性，判断依据在于对文章的作用。
④以材料来源为标准
a．第一手材料，即直接得到的材料；
b．第二手材料，即间接得到的材料。（2）材料的功能
①形成并深化主题；
②影响、制约文章结构。（3）材料的积累
材料积累可分为日常积累和定向积累两类，主要方法有观察、体验、调查、检索等。（4）材料的选择
材料的选择要遵循真实、确凿、典型、生动、新颖的原则，以更好的表现主题结构。（5）材料的运用方法
①详略得当，轻重有别；
②组合合理，相互支持。
2．主题
主题是作者在文章中表达的中心思想和写作意图，是文章最核心的部分。（1）公文主题的特点
①约束性；
②旨意性。（2）确立主题的原则
①正确性原则；
②明确性原则；
③单一性原则。（3）确立主题的方法
①理解材料的具体性质；
②把握时代、社会的需要；
③选取适当的切入角度；
④把主题的形成看做一个反复锤炼、深化的过程。
3．结构（1）应用文结构的要求
①反映客观事物的本质联系和规律，依据事件发展的过程、事物的特征构成来安排正文结构，高效、准确地反映通报事实的真相。
②服从表现公文主旨的需要，内容材料详略得当，主旨明确。
③做到层次分明、思路清晰，可采用分层分段写作方式，充分利用小标题。
④适应不同文种的体式特点。（2）公文的结构类型
①篇段合一式；
②三段式；
③两段式；
④多段式；
⑤总分条文式；
⑥分部式。（3）公文结构的基本内容
①标题
公文标题具有较强的程序性，一般表现为“发文机关+发文事由+文种”，此三项也称为公文标题“三要素”。
②开头
③结尾
④层次划分
a．纵向推进；
b．横向展开；
c．总提分承；
d．纵横交叉。
⑤段落
段落是公文布局谋篇的基本单位，其划分需要注意以下几点：
a．统一；
b．完整；
c．有序；
d．合理。
⑥过渡
过渡是段落层次间衔接与转换的关键环节，一般包括过渡词、过渡句、过渡段和无标识过渡四种形式。（4）行政公文正文基本内容模块及结构模式
公文的内容结构相对固定，可以大致分为依据、目的、文种承启语、事项、要求五个模块，而这些模块以不同的方式组合，就形成了变化的结构模式，但正因为公文内容模块是固定的，公文结构模式也具备了稳定性，提高了公文写作的效率。
遇到以下情况时公文的内容模块可以省略：
①利于突出主题；
②适应文种特点；
③服从内容表达需要；
④简明精练。
4．段落展开的方法（1）解释说明；（2）列举实例；（3）由果溯因；（4）时空变换；（5）先总后分；（6）分类展开；（7）差异比较；（8）引用数据；（9）逐层递进。（二）应用文书运用语言的标准
1．应用文语言的总体要求（1）精确恰当，讲求实效；（2）入境随俗，契合环境；（3）量体裁衣，慎用文种；（4）因事而发，言之有物。
2．应用文语言的具体要求（1）准确
①辨明词义；
②适度修饰；
③合理搭配；
④结构完整。（2）简洁
①删繁就简；
②遵循惯例；
③精准概括；
④运用图表。（3）质朴
①切忌矫揉造作；
②省略描写抒情；
③保持结构稳定。（4）得体
①把握文章基调；
②掌握不同分寸；
③选择使用委婉用语。（三）应用文书专用词语
应用文书专用词语，是在应用文不断演变的过程中沿袭下来的惯用语，带有一定的文言成分，具有定型化、规范化的特征（如表1-1所示）。表1-1 应用文专用词语简表类序号作用常用习惯用语别主要用于公文开为、为了、为着、查、接、倾接、根据、开头头据、遵照、依照、按照、按、鉴于、关1用于、兹、兹因、兹有、兹定于、现将、表示语今、随着、由于、近查、据查发语、引据用于表示第一人称：我、我单位、本公司、我们、称人称敝单位（用于函）第二人称：你、你局、谓2或对贵公司、贵方（用于函）用单位语第三人称：他、该公司的称谓表示递文、送上行：报、呈平行：送下行：发、颁发、3物递用颁布、发布、印发、下发、下达送方语向用于引叙悉、收悉、近悉（闻）、欣悉（闻）、接、4复文用语顷接、既接、前接、顷据引据用于拟办：责成、交办、试办、办理、执行审拟办拟5批：同意、照办、批准、可行、同意、批用语办、准、可办、不可审批用于经办经、业经、已经、兹经、拟将、拟定、责6标明用语成进度用于总之、因此、综上所述、鉴于、为此、对过渡7承上此、据此、有鉴于此、为使、对于、关用语启下于、现将……如下、答复如下上行：请、恳请、拟请、特请、报请、即请、务请用手期请表示平行：请、拟请、特请、务请、如蒙、即8用语希望请、切盼请求下行：希、希予、希即、望、尚望、切望、勿误上行：当否，请批示；可否，请指示；如无不当，请批转；如无不妥，请批准；特此报告；以上报告请审核；以上意见如无结尾用于9不当，请批转……执行平行：为盼、为荷、用语结尾特此函达、尚望函复为宜下行：为要、为妥、希遵照执行、此复、……现予公布特此通知、特此公告、特此通告、此令用于征求、询问1征询对有当否、妥否、可否、是否妥当、是否同0用语关事意、如无不妥、如无不当、如果可行项的意见、态度用于对上、1批转下级转上级或不相隶属机关来文：转发转下级1用语来文来文：批转的转发或批转
四、应用文书的表达方式
（一）叙述文的基本知识1．叙述文的六要素
时间、地点、人物、事件、原因、结果。
2．叙述的人称
叙述的人称，即作者叙述的视角在文中的表现，应用文书中常用第一人称和第三人称。
3．叙述形态（1）交代型，即简要介绍有关情况。（2）陈述型，即有条理地陈述事件过程。（3）例证型，即通过事例佐证某种论断。（二）议论文的基本知识
1．议论文的三要素（1）论点，即作者对文中所述问题的见解、主张和态度，它是整篇文章的主导。论点包含中心论点和分论点两种，二者是整体与部分的关系。（2）论据，即用来证实论点的根据，主要包含事实性论据和理论性论据两类。（3）论证，即用论据证明论点的过程。
在议论文的三要素中，论点是统率，论据是基础，论证则是二者间的桥梁。
2．议论的类别（1）立论，即从正面阐明作者的见解和主张。（2）驳论，即以反驳对方的立场进行阐述，以破为主。（3）关系，即交织使用立论和驳论，但一般而言立论仍占主要地位。
3．论证的方法（1）述断法；（2）说断法；（3）论断法。（三）说明文的基本知识
1．公文说明的特点
应用文中的“说明”往往以具体的事务作为说明对象，因而具有明显的事务性特征。
2．说明的方法（1）表白法；（2）告晓法；（3）指令法。
第2章 计算机应用基础
考点梳理
1．理解计算机的产生、发展、分类、应用领域，Windows XP的基本知识和控制面板。
2．理解Word 2003的基本知识、Excel 2003的基本知识、PowerPoint 2003的基本知识。
3．理解计算机网络的分类、Internet的主要功能及如何接入Internet。
4．掌握计算机的信息存储单位、计算机系统的组成、Windows XP的资源管理器的用法和Windows XP的文件及文件夹操作。
5．掌握Word 2003文字处理操作、表格操作和图文混排；Excel 2003工作表基本操作、数据图表化和数据管理；添加幻灯片对象的操作、设计幻灯片外观的操作和设计幻灯片放映的操作。
6．掌握Internet网址的相关知识、浏览器的使用以及电子邮件的应用。
一、计算机基础知识
（一）计算机概述1．计算机的发展历史
1946年2月14日，美国奥伯丁武器试验场为了满足计算弹道的需要，研制出了世界上第一台电子计算机——埃尼阿克（ENIAC）。
2．计算机的特点（1）运算速度快；（2）计算精度高；（3）存储容量大；（4）具有逻辑判断能力；（5）具有自动执行程序的能力。
3．计算机的分类分类标准分类结果数字电子计算机、模拟电子计算机、信息的表示形式和处理方式数字模拟混合式计算机用途通用机、专用机巨型机、大型机、中型机、小型机、微型规模机学习需要微型计算机、服务器、终端计算机（二）计算机的应用领域
1．科学计算
2．数据处理
3．计算机辅助技术（1）计算机辅助设计（简称CAD）
计算机辅助设计是利用计算机系统辅助设计人员进行工程或产品设计，以实现最佳设计效果的一种技术。（2）计算机辅助制造（CAM）
计算机辅助制造是利用计算机系统进行生产设备的管理、控制和操作的过程。（3）计算机辅助教学（CAI）
计算机辅助教学是利用计算机系统做课件来进行教学。
4．过程控制
5．人工智能研究和应用
人工智能是计算机模拟人类的感知、判断、理解、学习、图像识别等智能活动。
6．计算机通信（三）计算机中的数据和编码
1．数据在计算机内部的表示
计算机内部采用二进制形式表示数据，即用“0”和“1”的编码表示数据。此处数据包括数值、文字、图像、声音等多种形式。
2．计算机中的编码（1）数据的单位与存储方式
①位（bit）
位是计算机中表示信息的最小单位，表示二进制信息0或1，用小写字母“b”表示。
②字节（Byte）
1个字节由8个二进制位组成，是计算机中表示信息的基本单位，用字母“B”表示。（2）字符编码
字符编码就是规定怎样使用二进制数来表示字母、数字以及一些专用的符号。
①IBM的扩充二进制码EBCDIC；
②微型计算机系统的美国标准信息交换码ASCII码。（四）计算机系统的组成
1．硬件系统
硬件系统是指组成一台计算机的各种物理装置，它们由各种具体的物理器件组成，是计算机进行工作的物质基础。计算机硬件应具有运算器、控制器、存储器、输入设备和输出设备等5大基本功能。（1）中央处理器
中央处理器简称CPU，是计算机的核心部件,由控制器和运算器两大部件构成。（2）内存储器
内存储器也称主存储器，简称内存，其主要类别如下：
①随机存取存储器RAM
RAM中的信息可以随时读出和写入，用来存放计算机工作时所需要的程序和数据。
②只读存储器ROM
ROM中的内容只能读出、不能写入，它的内容由芯片厂家在生产过程中写入。
③高速缓冲存储器Cache
Cache是位于CPU和内存之间的规模较小但速度很快的一种存储器，主要用来存放当前内存中使用最频繁的程序块和数据块。（3）外存储器
外存储器也称辅助存储器，简称外存，是内存的后备和补充。
①磁盘存储器
磁盘存储器是各类计算机中应用广泛的外存设备，常见的有软盘存储器（软盘）和硬盘存储器（硬盘）。
②光盘存储器
光盘存储器简称光盘，是一种大容量辅助存储器。
③移动存储设备
a．U盘；
b．移动硬盘；
c．存储卡。（4）输入设备
输入设备是指向计算机输入各种信息（如程序、文字、数据、图像等）的设备。常用的输入设备有键盘、鼠标、扫描仪、条形码输入器、光笔、触摸屏等。（5）输出设备
输出设备是把计算机处理后的结果转换成人们习惯接受的信息形式（如字符、图像、表格、声音等）的设备。最常用的输出设备有显示器、打印机、绘图仪等。
2．软件系统
软件系统指管理、控制和维护计算机的各种程序、数据以及相关资料的总称。（1）系统软件
系统软件是用于对计算机软硬件资源进行管理、监控和维护，以及对各类应用软件进行解释和运行的软件。其主要类别有：
①操作系统；
②语言处理程序；
③数据库管理系统；
④支持服务程序。（2）应用软件
应用软件是在硬件和系统软件支持下，为解决各类具体应用问题而编制的软件。（五）计算机的主要性能指标
1．主频；
2．字长；
3．内存容量；
4．存取周期；
5．运算速度。
二、WindowsXP操作系统的使用
（一）Windows XP的基本知识1.Windows XP的启动和退出（1）当计算机安装Windows XP以后，只要接通计算机电源，Windows就会自动启动。（2）执行“开始”菜单中的“关机”命令，以实现Windows的正常退出。
2.Windows XP的桌面环境（1）“开始”按钮“开始”按钮一般在任务栏的最左边，使用该按钮可以打开“开始”菜单。（2）图标
桌面左边的每个图标代表一个对象，这些对象被打开后就成为“窗口”。常见图标有：
①我的电脑；
②网上邻居；
③回收站；
④我的文档。（3）任务栏
任务栏通常位于桌面底部。正在运行的每个应用程序或打开的每个窗口，在任务栏上都会有一个相应的按钮。
3.Windows XP的基本操作（1）鼠标操作
鼠标的基本操作有：
①单击左键（简称单击）；
②双击左键（简称双击）；
③拖放；
④单击右键；
⑤指向。（2）Windows XP的窗口
窗口是Windows应用程序的工作方式，是随应用程序打开在桌面上的一个矩形区域。
①窗口的组成
窗口的组成元素包括：标题栏、控制按钮、菜单栏、工作区、状态栏、滚动条和边框。
②窗口的操作
窗口的基本操作包括：移动窗口；改变窗口大小；排列窗口；切换窗口；关闭窗口。
4.Windows XP的菜单（1）菜单的种类
①下拉菜单；
②上下文快捷菜单。（2）菜单的标志
①菜单中的菜单项往往根据类型和性质等进行分组，不同组之间用灰色的直线段分开。
②在菜单项中，深色显示的表示是可用的菜单项，颜色暗淡的（通常是灰色）表示该菜单项当前是无效的。
③菜单项文本的右边，有时会有一些组合键符号，称为快捷键。
④菜单项右边会有一个圆括号中的带有下划线的字母，这称为加速键。
⑤菜单项文本右边有“…”符号的，说明选择该菜单命令后，会弹出一个对话框，提示用户输入进一步的信息。
⑥菜单项最右边有符号的，表示该菜单项还有下一级的子菜单。
⑦有些菜单项的前面会有一个“√”，这表示该菜单项是一个开关命令。（二）Windows XP的资源管理器
1．“资源管理器”窗口
单击“我的电脑”窗口工具栏上的“文件夹”按钮，窗口分成左右两个窗格显示，称为“资源管理器”窗口。
2．资源浏览（1）在“资源管理器”窗口中，左窗格又称“文件夹”窗格。在该窗格中显示计算机上的文件、文件夹和驱动器的分层结构。右窗格显示的是左窗格中选中对象的内容。（2）在左窗格中，如果某驱动器或文件夹前有折叠标记，表示该对象中含有子文件
夹。单击该标记，可打开该文件夹，并在左窗格中显示该文件夹下的所有子文件夹。同时，其标记变为扩展标记，单击扩展标记可将该文件夹折叠起来。（3）在“资源管理器”窗口中，通过左窗格可浏览本机所能访问的所有资源，所以资源管理器窗口的工作方式比较方便。
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]