秘书理论与实务(秘书业务知识丛书)(txt+pdf+epub+mobi电子书下载)

作者：孙芳芳

出版社：浙江大学出版社

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秘书理论与实务(秘书业务知识丛书)试读：

一、中国古代“秘书”的含义

综观历代王朝，“秘书”一词有如下四种意思：

指宫中秘藏之书，即宫中收藏的图书典籍。如汉朝班固的《汉书》中多次提及“御史掌秘书”、“刘歆校秘书”；《汉书·刘向传》有：“诏向领校中五经秘书，讲六艺、传记、诸子、诗赋、数术、方技，无所不究。”《后汉书》、《晋书》也常有“秘书”一词出现。

指谶（chèn）纬图箓之书，即用隐语来预测吉凶、预卜未来之类的书籍。《后汉书·郑玄传》记载：“（郑玄）遂博稽六艺，粗览传记，时睹秘书纬术之奥。”《说文》中有“秘书说曰：日月为易”。段玉裁注：“秘书，谓纬书。”

官职名称。东汉桓帝最初设立了“秘书监”一职，“以其掌图书秘记，故曰秘书”。这一官职相当于今天的国家图书馆馆长。三国曹操曾在其魏王府设立秘书令、秘书左右丞，掌管魏王府“尚书奏事”。晋朝的秘书监、秘书丞、秘书郎，从事典籍修撰，或者掌管文书图籍。唐朝的秘书令掌管经、史、子、集等等。“秘书”一词由最初指“物”发展到指“人”。

官署名称。如晋朝的秘书寺，南朝梁时改为秘书省，下设国史、著作两局，主管国史修编和著作事务，类似今天的国家新闻出版署。清代内三院中的秘书院，掌管撰写与外藩往来的书札和敕谕、祭文，并录写各衙门的奏疏和词状等。

上述四种含义，除了曹操设立的秘书令（秘书左右丞）是名实相符的秘书官职，清朝的秘书院承担了部分秘书工作之外，其余冠以“秘书”二字的官吏和机构大多与秘书工作无关。

二、中国古代的秘书机构和秘书名称

那么，我国历代的秘书工作实际上由什么机构和官吏承担呢？根据历史的发展进程，在这里简要加以介绍。

目前秘书学界多数人认为，我国的秘书工作起源于距今4500至4100年的黄帝时期，最迟启端于尧舜时期。《史记》、《汉书》中都说黄帝不仅设立了分管各项事务的“六相”，而且设置了专门的“秘书官”--史官，有名的如仓颉、诅诵、孔甲等。禹舜时，任命龙为纳言，《尚书·舜典》记载，龙的职守是“为纳言，夙夜出入朕命”。孔氏传说“纳言，喉舌之官，听下言纳于上，受上言宣于下”。传递下情、宣布帝命是秘书工作。

公元前21世纪的夏朝是我国第一个奴隶制国家，有了国家，才有严格意义上的官职。在夏朝重要的官职中，太史令、秩宗属于秘书官职，太史令是辅助夏王处理国政的机要秘书长。

商朝的官职可分为四类：政务官、武官、史官和事务官。史官主要从事秘书工作，除了太史还是商王的机要秘书长外，还有许多名目繁多而分工明确的各类史官，如尹、多尹、乍册、卜、多卜、工、多工、史、北史、卿史等。这些史官可以分成两类：第一类是神职史官，包括贞卜史官和祭祀史官，处理人与神灵、先祖关系的事务；第二类是人事史官，包括作册史官和记事史官，处理统治者和臣民关系的事务。从工作性质上看，人事史官更接近今天的秘书。

西周时期，中央政府形成以卿为首的政务部门“卿事寮”，和以太史为首的事务部门“太史寮”两者并列的局面。太史寮是为王室服务的秘书处，是我国最早的综合性秘书机构。太史和小史、内史、外史、御史合称“五史”，《史通》说：“太史掌帮国之典，小史掌帮国之志，内史掌书王命，外史掌使乎四方”，御史则负责接受四方文书、保管档案和典籍等。等级有高低，执掌有分工，说明“太史寮”是一个组织相当严密的秘书机构。

春秋战国时期，史官数量依然较多，但地位却急剧下降。到战国时期，各国另设秘书官职，例如秦国的尚书、魏国的主书、齐国的掌书、楚国的左徒等等。史官从此成了保管国家档案文献的官职，不再是主要的秘书官职。

秦代中央政府主要秘书机构是御史府，御史大夫与丞相、太尉并称“三公”。御史府是中央政府的办公厅，还兼有监察百官之责。御史府的副官叫御史中丞、下隶御史、典御史等。御史府内分曹办事，各曹中设有令史、下隶吏禄等秘书小吏，处理具体的文书档案工作。同时，皇帝在御史府之外又设了直接为皇帝服务的皇室秘书，分为两类：①为皇帝处理具体事务的秘书官，如尚书、太史令、符玺令等；②谋士性质的秘书官，如博士、给事中、侍中等。

在中央各府衙如丞相府、太尉府中设有长史一职，协助主官处理公务，相当于秘书长，另有主簿一人具体掌管府中秘书业务。在各地方郡县府衙中，郡县的副职郡丞、县丞兼管秘书工作，其下有典领文书和处理日常事务的主簿，负责文书起草、保管和收发工作的记室令史等。

西汉前期御史府为中央政府主要秘书机构。汉武帝为巩固君主集权，启用皇宫所属尚书署掌管中央政府机要，并以宦官为尚书之职。西汉末年，汉成帝将尚书署升为尚书台，以尚书仆射为其主官，哀帝时尚书台已经成为皇帝实际上的机要秘书处。到汉光武帝，中枢机要进一步“政归台阁”，取代了御史府的大部分的秘书职权。汉代皇宫还设有两类秘书官：一类是以参谋言谏为职责的官职，如博士、谏议大夫、光禄大夫等；另一类是由宦官充任的处理日常事务的贴身秘书官，如中常侍、侍中、黄门侍郎、中书令等。

汉代王府、州郡县各级政府和将军幕府中，设有专门的秘书机构“记室”，以及长史、主簿、掌书记、书佐、令史等秘书官职。

魏晋南北朝时期逐渐形成了中书、门下、尚书并列的“三省制”，并一直延续到宋代。三省之间，“中书出令，门下审议，尚书执行”。从分工看，门下省是审议机关，尚书省是执行机关，中书省是典型的中央政府秘书机关。中书省主官是中书令和中书侍郎，实际上是行政长官，而最主要的秘书官是中书舍人（专掌诏书拟制，参与机密），还有通事舍人（负责皇宫礼仪）、起居舍人（负责记录皇帝起居言行）、主书（负责保管文书，抄写诏书）、书吏（负责文书抄录誊写）等中低级秘书职务。宋代中书省内设有“通进银台司”，“掌受三省、枢密院、六曹及寺、监、百司奏牍，文武进臣表疏，及章奏房所领天下章奏案牍、具事目进而颁布于中外”。可见它是宋代上下公文总枢纽机构，是朝廷的咽喉。

三省中，门下省中的给事中、起居郎、符宝郎等属于门下省的秘书官。尚书省内部的办事机构--都省，是其办公厅，尚书省的六部都设有“都事”一职，负责收发文书等秘书工作，是真正的秘书官。

唐玄宗为限制中书省权力，宫中设置翰林院，启用部分翰林为皇帝起草重要文件，翰林学士实际上成为皇帝的机要秘书。宋代称“翰林学士院”，除了起草文件外，还侍从皇帝以备顾问应对，成为皇帝的机要秘书处，取代了中书省的部分职权。

唐中期以后，在宫中设立枢密院，以宦官为“内枢密使”，掌朝廷机密，负责接受表章，向中书省、门下省传达皇帝旨意。宋代废除了内宫的枢密院，在外朝设立了专掌军务的枢密院，它不是秘书机构。

唐朝武则天在中书省设立了我国最早的信访机构--匦使院，主官称“知匦使”。宋代在中央设立两个不同层次的独立信访机构--鼓院和检院，鼓院为初级信访机构，检院为高一级信访部门。

魏晋以后，中央政府其他官署、王府和地方郡县官府之内，设有长史、主簿，负责文书簿记，掌管印鉴。节度使府有专职秘书--掌书记，下属衙门的秘书叫“孔目”，文书人员叫“录事”，高适、辛弃疾都做过掌书记。两宋时期，还出现两种没有官品的低级秘书人员--押司和贴司。

辽、金、元三个王朝都是少数民族建立的军事帝国，在秘书工作方面有相似之处。辽代的“大林牙院”，金代的“翰林学士院”，元代的“蒙古翰林院”，负责为皇帝起草、颁布重要诏书，是皇帝的机要秘书处。这三朝的中书省实际上都不是朝廷的秘书机构。辽代仍然设“三省”，但不掌实权，中书省已经不是朝廷的秘书机构。元代中书省、枢密院、御史台三足鼎立，中书省掌行政，枢密院管军事，御史台掌监察。元代州以上官署中设有特殊的秘书，如专门从事公文翻译的“译史”，充当口头翻译的“通事”。元代尚武，主官多为武将，文化水平较低，不得不选用汉人充任低级职务的“吏员”作为自己的助手。

明太祖朱元璋设立“文渊阁”，是为内阁之始，永乐皇帝登基以后组成内阁。内阁参与机务，充当顾问，出纳帝命，收阅奏章，起草诏诰谕敕，典藏御笔文书、档案、图书及一切文书记录整理材料等，实际上是皇帝的机要秘书处。内阁中设有两级机构。后来内阁权力扩大，内阁“首辅”增加“票拟批鉴（即对奏章提出拟办意见）”的“票拟权”。明朝中期以后，朝廷形成庞大的宦官机构，有十二监、四司、八局共二十四衙门，其中司礼监是总掌朝廷核心机务的秘书处，皇帝通过授予司礼监（代皇帝）“批红权”控制内阁“票拟权”。

清初内阁称“内三院”，即内国史院（记注皇帝起居、诏令、编立史册、纂修实录、拟撰祝文、诰布以及机密文稿）、内秘书院（撰拟国书及敕谕、祭文等，并录各衙门之奏疏等）和内弘文院（注释古今政事之得失、为皇帝进讲、为皇子侍讲，以及颁行制度等）。康熙时在内宫设立的南书房，接管了内阁的部分职能，与内阁并为皇帝的秘书机构。乾隆以后，机要事务转军机处办理。军机处由雍正皇帝设立，原为处理西北战事的临时军务机构，乾隆以后军机处成为常设机构，成为皇帝亲信的秘书处和参谋部。军机处人员精干，办事效率高，高度保密。内阁成为仅办例行事务的无关紧要的秘书机构。

明清两代皇帝自任丞相，直接领导六部，为此皇帝专门设立了协助其处理六部事务的秘书机构--“六科”。六科中设都给事中、左右给事中各一人，给事中若干人，直接对皇帝负责，具体分管与各部的联系，六部奏章必经其手。

明清都设立“通政司”，是中央政府收发公文的总机构，兼信访监察机构。清雍正皇帝大兴密奏之风，在通政司外，又设了专门收受密奏的机构--奏事处，此后，通政司收受例行公文，涉及机密的密奏由奏事处处理。

清代内外各官署中负责文书起草、修改、缮写、收发以及文卷保管的文员通称“书吏”。

另外，中国古代还有非官方秘书，不属于国家公职人员，由主官付给薪酬。如春秋末年一些卿大夫的家臣，如孔子曾为齐国高昭子的家臣，孔子的弟子有许多人做过季氏家臣；战国时期上层贵族养士成风；魏晋南北朝很多手握军权的权臣都有自己的霸府，霸府的中心人物是幕僚和将军，幕僚其实就是霸主的私人秘书；隋代以后，一些有真才实学的文人科举失意，就通过关系到地方官府和节度使府中充当幕僚，特别是清代的幕僚，叫西席，俗称师爷，工作目标明确，专业性很强。第2章现代秘书概念

秘书是什么

英国德布勒·欧科克在他的《老板如何与秘书共事》说：今天的秘书和80年前的秘书在某些方面已经有了很大的差别。然而令人失望的是，很多人仍然对秘书和秘书工作存在误解，即便在秘书工作已经社会化的发达国家也是如此。不少人认为秘书是妇女的工作（妇女的工作：煮饭、打扫卫生和打字），认为妇女对事业没有兴趣，她们工作只是为了在结婚或拥有家庭之前能打发时间。男人和女人对秘书的普遍误解是：

秘书不是一个职业；

秘书是一个填补漏洞的工作；

秘书不需要非常聪明，也不需要任何证书；

秘书最适合非常年轻的妇女；

秘书是一个意味着妇女能遇到未来丈夫的工作；

秘书是金发碧眼、戴着假睫毛、染着长长的红指甲的洋娃娃做的工作。

对秘书认识的误区在我国同样存在。很多人认为，秘书工作似乎没什么难度，每天只是收发、整理文件，接待来访，跟领导开开会、做个记录，连脑子都不用动。有一篇文章《40个理由：秘书不是“东西”》，列举了40个目前我国对秘书的称呼，如花瓶、出气筒、保姆、管家、采办、交际花、小蜜、枪手、卧底、大内密探、美人痣、橡皮泥、灭火器、功夫茶、掌中宝、开胃酒等等。显然这些称呼带有偏见。

思考：为什么说上述说法和称呼是不正确的呢？“秘书”一词虽然是汉语的固有词语，但是现代意义上的“秘书”概念系来源于英文secretary。1894年，孙中山建立兴中会，曾聘请宋霭龄、宋庆龄做自己的秘书，可算是首开聘用现代秘书之先河。清光绪三十三年（1907年），安徽巡抚冯煦上奏，经皇帝批准在总督巡抚衙门设置秘书、助理秘书等职，掌管机密奏折、文电、函牍和处理公文等事宜。这是我国官方首次引进和使用秘书职名。而我国现代秘书工作体制，始于1912年元旦成立的南京临时政府。总统府成立秘书处，政府各部设立专门的秘书机构--承政厅，均设秘书长一人，秘书若干人。秘书处、承政厅实际上是中央政府、各部的总秘书机构。至此，我国秘书的含义发生了质的变化：其一是彻底摆脱图书的含义，完全转变为特指从事秘书工作的人或职位；其二是对从事秘书工作的人或职位正式冠以秘书之称，对秘书的旧式称谓全部退出历史舞台。

既然现代意义上的秘书一词源自西方，因此，我们有必要了解国外的“秘书”概念。

一、国外秘书的含义

国外秘书工作起源也很早。在古埃及法老统治时期，专门有一批掌握书写极其难写的象形文字的书吏阶层；古希腊、罗马时期也有专门管理典籍和从事文书工作的官员。但是秘书演变为一种社会职业，并得到全社会的普遍承认，则是在资产阶级革命和资本主义工商业迅猛发展以后。

秘书一词最早出自拉丁文“secretarius”，意思是“可靠的职员”。英文中的secretary一词，由拉丁文演化而来，由secret（秘密）加后缀“ary”构成的，而后缀“ary”是从事某种职业的意思。作为名词的secretary，其含义有四：①秘书；②书记（the Secretary of a party branch党支部书记）；③干事，文书；④部长，大臣（the Secretary of State［英］国务大臣，［美］国务卿）。欧美以secretary命名的部分官职相当于我国的行政首长，如内务部长称之为“home Secretary”，外交大臣称之为“Foreign Secretary”。而企业主管的办公室通常都聘有clerk（相当于职员、办事员、秘书、店员），其主要工作是接打电话、收发文件、打字速记、接待来访等事务性工作，实际上是初级的秘书人员。

■国际职业秘书协会（pSI）的“秘书”定义是：“秘书是具有熟练的办公室工作能力，不需要上级敦促即能主动负责，积极进取，干练果断，能在授权范围作出正确决定的经理助手。”

■英国《牛津大辞典》对“秘书”的定义是：①受委托处理私人或秘密事务的人；②为他人书写文稿，特别是受聘用为某一个人或某一社团、公司或公共团体处理来往信件，保存记录并通常从事各种其他业务事项的人。该辞典还专门指出private secretary（私人秘书）是受雇于国务大臣或其他高级官员，处理与其官职有关的个人来往信函的秘书，也指受雇于某一个个人的秘书（以区别于为社团服务等的秘书）。

■美国《韦氏大辞典》对“秘书”这样解释：①受委托处理上司的机密事务者。②受雇用为上司处理来往信件和处理日常工作及琐碎事务者。③a.企业中的职员，有权发布通知，保管主管人员与股东的会议文件，监管和保存股票所有权及股票交易的档案以及公司其他事务的档案，并协同公司法律顾问监管公司的合法权益；b.某一组织或会社的职员，负责该组织的档案及信函工作。

■美国《韦氏秘书手册》：“今天的秘书绝不再是单纯的接待员兼打字员”，而应当是“行政管理的助手”，“不仅是经理和工作人员之间的桥梁，而且还应当是协助经理的左右手”。

■苏联卡捷琳娜等编著的《机关秘书》：“秘书是一项普通的职业，其职能主要是为机关提供称作秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。”

■日本《广辞苑》解释“秘书”为：“帮助身兼要职的人掌管机密文件和掌管要务的职位。”田中笃子在《秘书理论与实务》中比较了日本和英美的秘书概念后，得出自己的结论：“秘书是为肩负重任的人提供辅助从而使他们工作顺利的人。”

值得注意的是，鉴于82％的会员已不再使用秘书这一称谓，为与当今不断变化的工作名称和职责增加保持一致，1998年，国际职业秘书协会（pSI）改名为国际行政管理者协会（International Association of Administrative professionals，IAAp）。2000年，国际行政管理者协会宣布将每年4月最后一周的秘书周和该周周三的秘书节更名为行政专员周和行政专员节，这一活动目前已经成为全世界秘书工作者和行政助理一年一度最盛大的职业庆典活动。

二、我国现代秘书的定义

目前我国关于秘书的定义不下百种，但至今没有一个被普遍认同的定义。不同时期、不同研究者对秘书概念的概括和表述，各不相同，争议诸多。下面列举一些有代表性的定义。

■秘书“是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企业事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书”。（王千弓等编著：《秘书学与秘书工作》，光明日报出版社，1984）

■“秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。”（袁维国主编：《秘书学》，高等教育出版社，1990）

■“秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。”［杨永清：《领导·秘书·智囊》，《华中师范大学学报（哲学社会科学版）》1986年第2期］

■“秘书是在管理系统决策者近身，以沟通信息、参谋决策、处理事务的综合职能，辅助决策者有效控制全的工作人员。”［张清明等：《关于秘书定义的思考》，《武汉大学学报（社会科学版）》1986年第6期］

■“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。”（张家仪：《也谈“秘书”的定义》，《秘书》1986年第2期）

■“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。”（史玉峤、陶菊怀主编：《现代秘书学》，青岛出版社，2000）

■“秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。”（劳动和社会保障部《秘书国家职业标准》）

以上定义，各有特点。

范立荣主编的《现代秘书学教程》则把它们归纳为四种类型：

①比喻式概念。即以比喻代定义的方法来揭示秘书概念，比如说秘书是参谋，是助手，是智囊，是管家，是耳目，是喉舌等。

②列举式概念。即界定秘书概念时，采用罗列概念所含的内容来说明秘书概念，这是一种词语诠释的方法。

③指事式概念。即把秘书界定为专指某事，认定秘书是一种职务、一种职位、一种职业。

④指人式概念。即认为秘书是指人，比如认为秘书是公务人员、工作人员、服务人员、执行人员、承办人员、辅助人员、脑力劳动者等某类人员。

司徒允昌在其《秘书学综论》中把众说纷纭的秘书定义分为两类：一类是传统的观点，最大的特点是把秘书工作和文书工作捆绑起来，以文书工作作为界定的核心；一类是现代的观点，通过综观秘书的职能来提出秘书的定义，秘书职责发生变化，秘书的含义也就不同。

由此可见，对于现代秘书的理解存在着不同看法，比较典型的有“职位说”和“人员说”。人员说里又有带秘书头衔和不带秘书头衔的广义和狭义的理解。

有学者从五个方面分析了我国“秘书”概念难以定义的原因。其一，我国开展秘书学研究才二十几年，正在探索过程中，有不同看法是完全正常的，随着研究的深入，近年来观点在逐步接近；其二，对于“什么人属于秘书”，至今还没有一个法定的权威性的确认，也没有一个公众一致的认识，造成秘书称呼的随意性（如称秘书为秘书、助理、文秘、文员、内勤、干事、参谋等）；其三，秘书不是职称，不是职业，不是职位，而是一种职务的认识观，也是难以界定的一个原因；其四，秘书部门是综合部门，它所承担的职责是多方面的，各个岗位工作的性质有所不同，有的甚至差别很大，也给界定带来困难；其五，秘书工作的内容仍在发展变化，要准确判断正在变化中的事物的性质和特点也不容易。

我们认为，探讨秘书的现代定义应该立足于人员从秘书的职责出发。秘书的职责或许会受到所服务组织的性质（如机关、事业单位、企业、个体等）、规模（如特大、大、中、小型企业）、行业（制造业、商贸、IT、医药、学校等）、国家（本土企业、外资企业）等因素的制约，也会受到秘书个人的经验、知识、能力、技能和地位、工作方式等因素的影响，而千差万别，各不相同。但是，把古今中外秘书的职责及其作用综合起来加以考察，就不难揭示出秘书的本质特点。第一，都具有辅助的作用。这就涉及辅助谁的问题。从总统、主席到局长、科长，从董事长、总经理到中下层管理者，包括私人雇主，他们统称领导。领导和组织由于工作需要设置秘书部门，聘用秘书人员，秘书和领导的最大区别是秘书不是决策者，不拥有决策权。秘书工作的产生源于领导工作的辅助需求。所以，我们可以明确得出结论：秘书的直接辅助对象就是领导，辅助性是秘书工作的本质属性。第二，中外秘书都通过事务的管理和办理来辅助领导，具有管理性特点。领导工作到哪里，秘书工作就到哪里。领导的辅助需求依据领导岗位和特殊需要来决定，可以是综合性需求，如总经理助理，也可以是专业性辅助需求，如法律秘书。秘书如何辅助领导呢？无论是综合性辅助还是专业性辅助，秘书通常会通过文书、信息会议、时间、财务等具体事项的管理和操办，来实现领导和组织的意愿或提供必要的支持。

由上我们可以概括出秘书的定义：秘书是辅助领导和组织实施管理和处理日常事务的人员。

这个定义突出了秘书工作的辅助性和管理性的特点，同时揭示了秘书工作的主要内容：一是辅助性管理工作，二是事务性服务工作。最近，网上有文章说，有70％的办公室人员对琐碎的事务性工作感到厌烦。这一现象说明他们对秘书类职业的本质认识不足，缺乏必要的思想准备。国外也有统计显示，50%以上的老板表示他们根本离不开秘书，75%以上的老板会在发生突发事件时，首先给他的秘书打电话。这些情况也反映了秘书的角色和地位。第3章现代秘书的分类及分层

高级秘书高在何处

秘书作为公司承上启下的“万金油”，一向为人所关注。如何扮好这一角色？在“数字时代的秘书”精品研讨会上，阿里巴巴、联想、神州数码等多家企业的高级秘书畅谈了各自的经验。

执行力要高于老板据北京高级秘书学院董事长王世红介绍，目前我国的秘书职业从业人员达2300万人。高级秘书，区别于普通的行政秘书，目前在职场上正扮演着重要角色。高级秘书以自己丰富的工作经验和综合能力协助上司思考，帮助上司决策，代理上司工作，其作用是对上司工作的补充和完善。进一步说，高级秘书是无决策权的总经理、领导团队的编外成员。高级秘书的职责和地位还体现在：经上司授权处理有关业务和人事并参与决策；根据上司的授权，参与企业的经营或管理；妥善处理上司与股东大会、董事会及其他上司之间的关系，创造和谐双赢的效果。

衡量高级秘书的工作能力，主要看他的执行能力。一个出色的高级秘书，其执行能力必高于上司。比如安排上司日程，是一个秘书的主要工作内容。如果上司不需要你帮他安排，那这个秘书就是可有可无的。而那些出色的秘书，则可以使老板无法安排自己的日程。他们对老板的日程安排甚至是带有强制命令性质的。

有自己的想法和思路北京睿德晟企业管理顾问有限公司的懿萌认为，高级秘书的身份就是助手。从目前的秘书职业发展规律看来，转型是多数秘书人才的必由之路。而想要成功转型，用心是首要条件。高级秘书工作的优势在于能接触高端，这无形中扩大了自己的学习面。比如开董事会，虽然作为秘书没有发言权，但可以在旁仔细观察，观察领导对各种问题的反应及应对方式，如果这个时候只知道机械记录，就错失了大好的学习机会。

高级秘书是老板的得力助手。出色的助手不应是鹦鹉学舌式的重复者。有自己的想法和思路，才能被特别器重，并为自己争取到机会。

牢记助手身份隋宁是一位总裁秘书。高级秘书的工作性质决定了她必须在特定场合下表达自己的意见，但又要避免与老板意见相左，否则后果严重。高级秘书作为助手，在某些事情上，尤其是老板已有明确底线的时候，还是需要配合老板，而绝不是和他产生意见分歧。

同时，作为执行者，落实公司精神，团结公司同事是必要事务。要能够提振士气，以未来远景说服、鼓励人心，以聚成一股推动团队前进的力量。还要切记戒骄戒躁，体察下情，以亲切的态度面对众人。

提示：不同层次的秘书，其工作职责和能力要求是有区别的。以上几位著名IT企业高级秘书的感受，对你今后秘书职业生涯的发展有何启示？

随着社会的发展，社会的劳动分工越来越细。社会劳动分工的细化，必然要求秘书工作分类的细化。所以，秘书职业要适应社会经济发展对其服务水平和工作效率的要求，秘书职位的分类分级日益细化是发展的必然趋势。

一、现代秘书的分类

对我国的秘书进行分类，意义有四：一是有益于我国秘书职业化的发展进程，秘书职业化一个重要的标志就是秘书工作的专业化，专业化程度越高，秘书的分类和分级必然越清晰；二是为了具体地展示秘书机构的职能，以便于人们更加清楚地认识秘书机构总体职能的构成情况；三是有利于秘书机构岗位的设置，秘书部门可以根据岗位的不同性质和要求来配备合适的秘书；四是可以使秘书更加清晰地明确自己的职责，主动地做好各项工作。

英、美、日等发达国家都是秘书职业非常成熟和高度发达的国家，对秘书的分类、职位等级、相应职责和就业薪水都有明确的规定，值得我国借鉴。

美国劳工部根据秘书职务的性质，把秘书分为两大类：一类是担任行政性职务的行政秘书（含工商企业），另一类是担任专业性职务的专业秘书。行政秘书包括公司秘书和一般的行政秘书，其职位占了美国秘书的大多数。专业秘书，简称“OT”类，实际上是根据秘书所从事的专业工作（occupational titles）这一标准进行分类的。具体分为：

①法律秘书，指受聘于法院、法官个人、律师事务所或大公司法律部门等的秘书。

②医学秘书，指受聘于各类医院、医生个人、政府的医疗保健部门、大公司的卫生部门、生产医药医疗用品的大公司、医学研究机构和医药图书出版部门等的秘书。

③教育秘书，这类秘书主要受聘于各类教育机构和教授个人。

④财经秘书，也称经济秘书，指受聘于各类企业或企业领导人的秘书，如总经理助理等。

⑤通信秘书（也叫文字处理员）。美国的许多公司都设有文字处理中心。这些公司一般将行政办公室的秘书职位分成两类：一类是一般的行政秘书，另一类就是通信秘书，是专门担任文字处理事务的秘书职位。

⑥科技秘书，也叫工艺秘书，这类秘书主要供职于科学家和工程师，他们通常不是在办公室而是在实验室工作。其他还有：如主要负责协调其上司社交业务和个人事务的社交秘书；供职于各种协会、学会等社会团体的会员秘书等。

我国许多秘书学著作都谈到了秘书的分类问题，但看法分歧明显。原因有二：第一，秘书部门作为一个组织的综合办事部门，其内部有很多分工，如果加上组织的规模、性质、业务等因素，不同的秘书所从事的工作以及所发挥的功能是有很大差别的。对秘书工作内容的认识不同，对秘书的分类自然不同。第二，分类标准的不同导致分类不一，什么样的标准就有什么样的分类，传统的观点是按照秘书的主要工作职责来划分。

下面是我国目前秘书学界比较主流的分类方法。

1.按职业性质划分

秘书按职业性质划分，或更确切地说按聘用关系来划分，可以分为公务秘书和私人秘书。公务秘书指在国家机关、国有或集体企业事业单位担任秘书工作的公职人员；私人秘书指在民营企业、外资企业及私人雇主那里担任秘书工作的雇佣人员。

2.按业务范围划分

秘书按业务范围划分可以分为通用秘书和行业秘书。通用秘书指我国党政机关办公厅（室）担任秘书工作的公职人员；行业秘书指在不同行业中担任专业秘书工作的人员，如法律秘书、医药秘书、外事秘书、商务秘书、教学秘书等。

3.按工作岗位划分

秘书按工作岗位划分可以分为综合秘书和专项秘书。综合秘书指承担全局性秘书工作的人员，如综合部门的秘书、主要领导的秘书、董事会秘书等；专项秘书指专门承担某项秘书工作的人员，如文字秘书、机要秘书、生活秘书、新闻秘书等。董事会秘书为公司高级管理人员，他不仅具有与机关秘书和企业秘书相同的事务处理权，还具有处理公司上层事务的责任和权力。

4.按工作领域划分

秘书按工作领域划分可以分为党政秘书、商务秘书、法律秘书、涉外秘书等等。其中涉外秘书是我国改革开放和经济全球化之后产生的新的秘书类型。它是指在我国“三资”企业、外国驻华机构、我国涉外单位和部门供职的秘书。

5.按辅助对象的多寡划分

秘书按辅助对象的多寡可以分为集体秘书和个人秘书。集体秘书指辅助领导群体的秘书，他们不是只辅助某一位领导。在我国，大多数公务秘书都属于集体秘书，专职为一人服务的较少。这与我国公务系统秘书的群对群主流服务模式有关。个人秘书指辅助某位领导，而不是辅助领导群体的秘书。由于欧美国家的秘书服务模式主要采用一对一服务模式，因此个人秘书在欧美国家非常普遍。这类秘书目前在我国的私营企业中有明显增加，也是涉外秘书的主要类型。

6.按工作方式划分

秘书按工作方式划分可以分为传统秘书和现代秘书。传统秘书指沿用传统工作方式办公的秘书；现代秘书指使用现代工作方式办公的秘书。利用网络平台进行远程办公的网络秘书就是其中最前卫的现代秘书。

二、现代秘书的分层

根据秘书所服务的组织层级、规模、领导职务不同，秘书的职务、职责、作用不同，秘书的资历、学历、能力不同，在纵向上有层次之分。

美国劳工部根据两个不同的标准，对秘书进行分层。根据秘书所服务的管理人员的级别高低进行分级（Level of Secretary's Supervisor），简称为“LS”类，从低到高一共分为四个级别：LS-1级、LS-2级、LS-3级和LS-4级；根据秘书所担负的职责的大小进行分级（Level of Secretary Responsibility ），简称“LR”类，分为两级：LR1级和LR-2级。美国行政管理学会将一般的行政秘书分为三个级别，即B级秘书、A级秘书、经理秘书（也叫行政助理）。

英国政府机关的秘书，有四个等级：

①行政级，政府首脑、各省部长的主要助手和顾问，相当于秘书长或者办公厅主任，其职责为参与政要、草拟政策方案、协调内部事务、组织掌管财务和人员考核等；

②执行级，管理较小范围内的事务，直接指导、处理日常行政、文书、事务工作，相当于办公室主任、秘书处长或科长；

③文书级，按法规记录、撰写、制定文件，统计资料，处理日常行政及事务工作；

④助理文书级，多为打字、速记、缮印、接待等工作人员。企业招聘秘书时会明确等级，薪水也不相同，并对不同等级的秘书的基本职责予以描述。

我国政府机关，从中央机关到地方基层，根据秘书的职务和行政级别，中央机关有政治局候补委员、国务委员和正部级秘书，省部机关有厅局级秘书，地厅机关有处级秘书，县处机关有科级秘书，基层只有科员秘书了。企（大中型国有企业）事业单位、社会团体也有相应的行政级别，秘书的级别与同级政府机关有关人员相当。其他企业根据性质、规模可以分成董事会秘书、董事长秘书、总经理秘书（助理）、总经理办公室（厅）主任、总经办秘书、部门经理秘书和部门办公室秘书等。秘书界有一种说法：高级秘书是动脑子出点子的，中级秘书是动手摇笔杆子的，初级秘书是跑腿办事的。这形象地反映了人们对秘书的工作性质和所起作用的层次划分。

我国劳动和社会保障部颁布的现行秘书国家标准，把秘书分为四个等级：五级秘书、四级秘书、三级秘书和二级秘书。对不同等级秘书应具有的资历、学历、知识和技能提出了不同的要求。这个等级标准，体现了不同等级的秘书从低到高的辅助内容和作用，体现了事务性、技术性、智能性等不同层次工作量及其相应的秘书结构比例（大概在4∶3∶2∶1），体现了不同层次的秘书在知识、经验和能力上和在级别、工资待遇上的级差。

秘书的层次为秘书的发展和晋升提供了方向。第4章面向未来的秘书需求分析“管理型”秘书成职场新宠

秘书向来是职场上供需两旺的热点职位，不少企业管理者发出这样的感叹：“经理好找秘书难求啊！”不过企业急找的不是普通助理，而是集现代秘书职业技能与职业素质于一身、具有高度执行力的“管理型”秘书。

记者在采访中发现，现在的秘书职位要求更强调业务背景。对于秘书职业而言，有专业背景，才有更美好的前景。

承上启下不可或缺Amy担任秘书工作已经八年了，在这八个年头里，经理走了一个又一个，而她却还干着秘书的工作。因为专业，她可以让新上任的经理更快地接手工作；可以把档案整理得井井有条，让自己和其他同事都能快速找到需要的信息。她成为连接上司与下属的桥梁，在公司的地位也逐步提高。Amy觉得，秘书虽是个小职位，但依然可以成为公司不可或缺的角色。

秘书需要五种能力①语言能力。秘书应懂得两国甚至三国以上的语言，具有一定的语言处理能力和计算机技能。②组织能力。秘书应当是一个组织者，他要为各种会议和活动做计划，并落实安排。同时，他还需要应付一大堆的工作日记、计划表、文件和电子档案。③沟通能力。秘书需要和老板、同事以及客户打交道，要善于协调企业内外部的关系。④获取新知识的能力。秘书必须通过继续深造来不断增长知识和提高技能，特别是在办公技能方面，需要跟上计算机应用的发展步伐。⑤团队合作能力。秘书要参加到许多实际项目中去，因此团队合作能力也是秘书工作的一个关键部分。

告别“花瓶职业”，走向专业、管理型

调查一：秘书很难耐得住寂寞。不少企业人力资源部门负责人感叹：在国内找一个有10年从业经验的秘书很难。可锐职业顾问事业集团总裁卞秉彬表示，秘书对自己过低的要求和企业较高的要求，使两者之间难以达到一个平衡点。企业希望秘书不但有一个好的人格基础，还有一个较强的判断力和职业技能。

调查二：男秘书悄然走俏。秘书人才市场由女秘书一统天下的局面已被打破，男秘书正悄然走俏。相对女性而言，男性从事秘书岗位有着不可替代的优势：更擅长抽象思维，分析问题往往较为深刻，女上司一筹莫展时，男秘书的逻辑分析能力可以为她打开思路；做事快速果断、立竿见影、工作适应性强，耐力更强，能身兼体力劳动，这些优势都是女秘书难以企及的。

调查三：秘书并非吃“青春饭”。尽管秘书被看做“花瓶职业”，但是秘书并不是一个吃“青春饭”的职业。在西方国家，年资很长的秘书会更受青睐。像比尔·盖茨的秘书就是一位很老练成熟的秘书。因为他们自身的素质以及对企业文化的认同，使他们在职业生涯中游刃有余。

展望：专业才有更美前景一项关于“秘书是否需要专业背景”的调查显示，有40.41%的人认为好的秘书最好具备本行业的专业知识背景；34.30%的人觉得具备专业知识的秘书更有出路，而只有9.92%的人认为不需要。

记者发现，如今企业招聘秘书的条件也发生了变化，和以往的大学本科、形象气质好、良好的组织沟通协调能力、文笔好、优秀的语言表达能力、能熟练使用电脑及各种办公设备等要求相比，现在的职位要求更强调业务背景，如生产部秘书职位要求有化工或理工科背景；资深秘书职位要求有英语专业八级证书或高级口译证书；公关部门秘书职位要求具备公共关系管理的基础知识和一定的实践经验等。

可见，对于秘书职业，有专业背景，才有更美好的前景。

思考：从这篇报导，你看到了秘书职业怎样的发展变化呢？

秘书职业化是社会发展到市场经济阶段的必然产物，在市场经济发达的国家和地区，秘书职业化的过程早已完成。在我国内地，秘书职业化起步很晚，但发展很快，我国行政机关秘书人员占整个秘书队伍的比例正在逐步缩小，我国秘书工作正在实现从行政职位到社会职业的转变。了解秘书职业的特征，把握国内外秘书职业的发展趋势，可以更加坚定自己的职业理想，明确自己的努力方向。

一、现代秘书的职业特征

秘书职业与其他社会职业相比，有它自己明显的特征。

1.服务领导的直接性

秘书职业是一种服务性职业。秘书部门的主要任务“三服务”，即为本级领导服务，为其他部门服务，为人民群众服务。“三服务”的立足点是为本级领导和组织服务。相对于其他部门和其他服务性职业而言，秘书服务于领导显得更加直接。这种直接性体现在：在行政组织上，秘书机构直接隶属于领导机构或者领导者个人；在岗位设置上，秘书直接在领导者身边工作，即使秘书与领导者级别、地位相差再悬殊也不存在中间层次；在工作程序上，秘书机构和秘书人员直接听命于领导机构和领导人，直接对领导机构负责，直接向领导人提供信息，直接处理领导交办的事项；在工作范围上，秘书工作的内容与领导工作的内容是一致的，即领导做什么秘书也做什么，领导工作到哪里秘书就要服务到哪里。

2.服务对象的稳定性

相对于营销员与顾客、医生与病人、教师与学生等等这种服务对象广泛、服务偶然性强的服务关系，秘书与其服务对象之间却有相对的固定性。秘书服务于领导，短则一年半载，长则几年几十年。秘书这种服务的稳定性，再加上秘书对领导辅助的全方位、全过程，使得秘书和领导之间在“业缘关系”之外，还往往有一层更深的“人情关系”，从而也使得秘书因此增强了在组织内部的影响力。

3.服务要求的专业化和知识化

随着社会政治、经济的不断发展，秘书职业不仅广泛存在于政府机关、社会团体和企事业单位，而且渗透到社会各个角落，私人雇佣秘书的现象日益增多。一方面，秘书职业的社会化使得秘书职业成为一种全新的行业；同时秘书又是任何一个行业所必需的职位。这要求秘书适应社会分工，服务好各行各业，做好不同行业、不同等级的服务工作。秘书职业本身的分类、分层出现了日益细化的要求，充分体现了秘书职业的专业化特点。另一方面，秘书职业服务内容的广泛性和高要求，使得任何一个秘书必须具有较丰富的文化知识和特定的专业知识、掌握先进的现代化办公技术，才能胜任秘书工作。

4.服务人员的年轻化、女性化

从世界范围看，秘书职业的年轻化和女性化是一个显著特征，在我国这个趋势也日益明显。一方面，秘书工作繁忙，对体力、脑力要求较高，尤其是记忆力、灵敏度、准确性等，这些都是年轻人的优势；另一方面，女性的生理和心理特点决定了大多数女性温柔体贴，善于管理，长于形象思维，乐于做程序性、重复性工作，适于体力较轻而技术要求规范、单纯的工作。很多企业认为，在处理复杂事务方面，女性比男性更为迅速、高效，处理事务的效果也更为有序、准确。我国高校秘书专业80％以上都是女生，发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，90％的初中级秘书都是女性，都充分说明了这一特征。

二、面向未来的秘书需求分析

当国民经济发展到一定程度，必然会对服务业提出加快发展的要求。目前第三产业（服务业）占我国国民生产总值的30％多，相对于发达国家服务业占GDp70％的比值，我国服务业还有相当大的发展潜力。加快发展服务业已经写进我国国民经济“十一五”计划之中。秘书职业属于服务业，正是加快发展的最佳机遇。根据人事部发布的人才需求统计，文秘人员的需求量在人才需求排行榜上排名均在前十位。

据调查，秘书人才将在未来的几年内处于需大于求地位。高级秘书的需求量最为突出。高级秘书包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。这些秘书位居高级领导层的要职，他们的领导能力、协调能力、管理能力都需要多年甚至十几年的培养和修炼。

那么，高级秘书需要具备什么条件呢？他们应该是：年龄在35~45岁，有长期的外企工作经历，要有高级秘书的工作经验，良好的中英文沟通能力、协调能力、判断能力、分析观察能力和应变能力，能熟练地草拟日常公文及往来函件，熟悉合同、协议类文件的基本起草框架；精通电脑操作及网络应用；能为决策者快速草拟重要文件；有陪同最高管理者参与国内外企业高层决策者之间谈判的经验；能熟练而准确的翻译英语对话及经贸类英文资料，善于搜集、利用信息资源；能协助决策者高效处理日常公务；有着丰富的职业工作经验；勇于接受挑战和承担责任，身体健康，有良好的职业操守、敬业精神。

秘书将有怎样的发展趋势呢？台北市专业秘书协会的一位资深顾问指出：“毫无专业知识的漂亮宝贝，未来在办公室里可能找不到秘书工作。没有语言能力及电脑相关操作能力的秘书，在办公室不出三年一定被淘汰。”可以说，这即是未来秘书人员将面临的挑战性形势。无论是从秘书工作自身的发展速度来看，还是从社会尤其是企业对于秘书人才的需求状况来分析，现代企业对于传统型秘书的大量需求正逐渐减弱，取而代之的将是介乎经理与秘书之间的办公室主管，他能独立完成这两个角色所承担的一切工作，并成为办公室里的“台柱”。在信息化、网络化的社会环境里，成为“台柱”必须具备如下条件：

①充分了解新型办公室的科技工具，熟悉各种软件；

②必须成为信息检索和利用方面的行家里手，对于诸如老板需要的信息资料要到哪里去找、找到的资料如何判断是否正确可用等此类问题应能作出正确决定，迅速检索，提供使用；

③必须善用管理工具、管理知识，及时协助主管做好一切管理工作。

21世纪将是快速变化的时代，同时也是信息化的时代，电脑科技会帮助人们迅速地进行沟通和联系，因此要求秘书人员能熟练运用电脑科技。因组织的扁平化将使中间层的经理人快速消失约2/3，秘书因其功能的扩大而成为“专业的通才”，将取代中间层经理人员，这正是未来企业急需的人才。作为专职秘书人员，要获得取代中间层经理人员的资本，唯有不断通过学习和开发自身的潜能，才能适应社会发展的要求。这是秘书人员需要努力的方向。

以上的现状也十分符合国内外秘书职业的发展趋势。

第一，秘书职业日益向智能型转化。随着办公自动化水平不断提高，大量事务性工作已经由计算机来处理，这样秘书就有更多的时间和精力来从事高层次的辅助参谋工作，帮助领导综合管理、辅助决策。秘书职能日益向行政管理方向扩张，“国际职业秘书协会”更名为“国际行政管理者协会”是一个很好的证明。另外，秘书接受各种培训的机会越来越多，更新的知识结构对组织的发展和高层决策具有重要意义，秘书正在向智囊型人才转化。难怪有人说，现在的秘书越来越像经理了。

第二，秘书的学历日益提高，秘书职业日趋永业化。办公自动化技术和通讯技术的不断发展，不但改变了秘书的工作方式，极大地提高了工作效率，而且也使秘书得以超越事务性工作，从组织整体运作需要来开展工作，工作内容变得越来越广，作用越来越重要。这就对秘书的学历和专业技能提出了更高的要求。据西班牙《趣味》杂志报道，西班牙43％的秘书有硕士或者多学位的学历背景。秘书学历的提高，说明秘书职业的专业性得到社会公认，秘书的社会地位日益提高，以秘书职业为终身职业者也日益增多，秘书职业的永业化趋势日趋明显。

秘书人员要顺应秘书职业的发展趋势，必须转变观念，树立以秘书职业为终身职业的思想，不断加强学习和培训，提高专业技能，丰富职业历练，努力提高自己的素养，适应秘书工作智能化和国际化的发展要求。第5章现代秘书的素养（KAQ）

专业秘书的时代使命

秘书的角色，在过去十年里，可以说有着极大的转变。以往企业将秘书定位在专业领域者不多，而今天，很多事业体都会很重视秘书工作，并且给予专业的训练。秘书的经验不仅可以传承，而且可以著书立说，为更广泛的社会需要提供知识及技术的服务。今天的秘书，已经成为办公室团队的一份子，为企业提供无微不至的服务。她们也是未来女性经理人的摇篮，是推动办公室资讯化革命的关键人物。

因此，专业秘书的时代使命，就绝对不只是把办公室的女配角或决策者的守门人这样的角色扮演好就行了。他们还必须在企业转型、企业改造，乃至国际化的过程中不断的努力，充分配合组织需要变化，使得转折更加快速与顺利。……

秘书被赋予的任务，将不只是行政的琐碎事务而已；而是以决策为核心的领导性幕僚工作。秘书被要求的条件将更高，所从事的工作将更加复杂及专业。秘书的忠诚度及持久和耐力也将相对地提高。秘书的工作机会将缓慢减少，但有能力的秘书需求量将更为增加。

今天的秘书因此应该比以往更需要充实自己的资讯供应能力，努力学习沟通，扩大自己的视野，增强管理知识的能力。一个全新的时代，正在等待中。

思考：随着历史车轮的转动，秘书角色在不断地发生着变化。台湾石詠琦先生认为，在21世纪的变动中，秘书人员需要努力学习和充实自己，把握机会，承担起历史赋予的重要使命。你认为面对变革的时代和未来的发展趋势，现代秘书需要什么样的素养呢？

任何工作，就其各要素（人、制度、环境、设备用具、手段方法等）而言，人是核心，是关键。秘书工作也是如此。中国现代秘书究竟应具有怎样的综合素质，其KAQ的具体内涵是什么？秘书怎样算是合格，怎样算是优秀？认识这些问题可以更好地确定自己的奋斗方向。

所谓KAQ就是知识、能力和基本素养的总和，它体现的是一个人的全面素质。K（knowledge）代表知识；A（ability）代表能力；Q（quality）代表基本素养或个性质量，包括思想品德、职业道德、心理素质和个人气质等，因此秘书KAQ就是秘书知识、能力和基本素养的总和。不同类型、不同层次的秘书在知识和能力架构上会有要求上的差异，但在基本素养上具有趋同性要求。

一、西方秘书的KAQ要求

对于秘书KAQ要求，西方有一些原则性规定或典型的认识，可供我们参考。

1.“全美秘书协会”对秘书的要求

作为秘书工作最为发达的美国，“全美秘书协会”对秘书的要求有九条：

●像心理学家一样善于观察和理解他人；

●像政治家一样灵敏的头脑；

●像外交官一样潇洒的风度；

●有调查各种棘手问题的丰富经验；

●有良好的速记能力及文字功夫；

●谙熟各种商业往来中的法律关系；

●能熟练地使用各种办公自动化设备；

●具备相当的金融和税务方面的知识；

●能熟练地对各种文件资料进行整理归类。

以上九条几乎是一个“情商+智商+形象+通才+专才=完美的秘书”的理想境界。由此也可以看到美国秘书人员的任职要求是很高的，而且明显体现了对企业秘书要求的倾向性。

2.美国玛丽·A.德弗里斯的认识

美国玛丽·A.德弗里斯在其《涉外秘书全书》序言《新信息时代的秘书》中认为，一个成功的职业秘书应该具备三种素质：（1）基本素质。了解新机器、新系统的工作情况，知道如何正确使用它们，是一个成功秘书必须具备的基本条件。另一个先决条件是更多地了解老板的生意及所在公司在全球经济中的地位。秘书很少单独工作，他们必须学会在日常工作中与其他人相处，学会处理好办公室中好的和坏的人际关系。（2）重要的个人素质。要想在这一不断发展的职业中取得成功，秘书们必须：既能作为小组成员有效开展工作，也能独立地发动和管理工作计划；与人打交道时需善于合作、善解人意；对自己和其他人的工作更加注重细节性、完整性和精确性；在工作中严守秘密，恪守道德；用有条不紊的工作作风和积极乐观的工作态度，树立良好的个人形象和公司形象；恪尽职守，诚恳待人，精干内行。（3）把自己想象成行家。人们常说，你越是把自己想象成行家，你的言行举止就越像行家。这虽然是条古训，但仍然很适合于新信息时代的秘书。

这是美国秘书专家的经验之谈，很有针对性。

3.《韦氏秘书手册》对秘书的技能要求

在全球具有一定影响力的《韦氏秘书手册》对秘书的技能要求做了非常具体的规定。

●掌握速记和速记符号的翻译：要求初任职的秘书每分钟能记录口语的速度为90~100字，并能将其准确翻译；

●打字：要求新秘书在准确的基础上每分钟打出40~60个单词；

●校对与编辑技术：要求秘书能准确无误地校对文书、报表、信函，掌握编辑技能；

●能做商业数学运算：在准备工资单和保险业务上必不可少；

●听辨能力：秘书应十分细致地聆听上司的讲话，非常准确地领会上司的指示，并如实传达；接听电话时，秘书应听清对方姓名、用意，精确地记下内容；会议记录时，秘书应有目的地辨听，去除无关大局的细节，记下必须记录的事项；

●创造力：职业秘书要具有丰富的想象力，并将其发挥到工作中去，如设计吸引人的办公室布局、简化工作程序；

●运用自动化办公设备。

从上述的技能要求可以看到，在美国即使对基层的秘书，在基本技能和素养上也有一定的要求。

4.其他国家的秘书要求

其他国家对秘书的要求也可以从秘书职业培训中得以一窥。比如，设在奥地利的“欧洲女秘书高等专科学院”的学生要通过德国女秘书协会（DSV）和国际商业通信组织（IhK）的考试，德文打字要求达到280键/分，英文打字240键/分，德文速记150词/分，英文速记120词/分，另外还要考核英语、法语、商贸语言、交际语言、德文和英文信函写作等。考核内容的职业特征突出，量化标准具体明确。英国“剑桥秘书证书考试”由文字处理、沟通和项目管理、办公室管理、速记、信息与沟通技术、客户服务、人际商务技巧、组织会议和活动八个模块组成。其中文字处理、沟通和项目管理、办公室管理、速记四门课程是重点考核内容，为闭卷考试；客户服务、人际商务技巧、组织会议和活动三门课程为作业考试。日本东京秘书协会亦将全美秘书协会的条件作为对自己会员的要求，同时把经营学、经济法规、会计财务、生产技术、广告、贸易、国际营销等知识列入考查范围。这说明国外秘书的培训考试主要是适应整个社会的商务环境而针对企业秘书、商务秘书的。

对比西方发达国家，我国秘书工作水平还比较落后，对秘书人员的要求也不太严格。但事物总在发展。我国劳动和社会保障部已开始组织实施“秘书职业资格鉴定考试”，其考核内容涉及职业道德、经济法规、文书、办公自动化、速记、企业管理、财税、金融、商务活动和公关礼仪等基本知识，商务沟通、办公室事务和管理、常用事务文书拟写、会议与商务活动、信息与档案等理论知识与专业能力，分五、四、三、二级四个不同等级，不同等级有不同要求。

二、现代秘书的基本素养

如前所述，现代秘书的KAQ要求由现代秘书的基本素养、知识素养和能力素养构成，其中基本素养是首位的。

试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]

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