作者：张丹珏
出版社：中国铁道出版社
格式: AZW3, DOCX, EPUB, MOBI, PDF, TXT
办公软件高级应用试读：
前言
本书作为“普通高等院校计算机基础教育‘十三五’规划教材”之一，系统地介绍了Office 2010中的Word、Excel和PowerPoint三大常用组件的使用，在内容编排上侧重于应用，用案例将知识点进行串联，以期达到提高学生的学习兴趣、增强实践动手能力的目的。
全书共有三章，分别为：文字处理软件Word 2010、表格处理软件Excel 2010和演示文稿制作软件PowerPoint 2010。
本书的特点如下：
· 参考全国计算机等级考试二级MS Office高级应用考试大纲（2013年版），并结合Office 2010三大常用组件的特点编写而成。
· 注重理论和实践相结合，选取生活和工作中的常用案例进行实践，帮助读者更深地理解和掌握Office 2010办公软件的高级应用。
· 为了拓宽读者的知识面和应考全国计算机等级考试，在附录中安排了算法与数据结构习题解析、程序设计与软件工程习题解析和数据库设计习题解析。
· 凝聚多位一线教师多年的教学经验和心得。本书的编写人员是多年从事高校计算机基础教学和等级考试培训的优秀教师，具有扎实的理论知识和丰富的教学培训经验，善于总结，勤于实践。
· 本书适合作为普通高等院校各专业学习办公软件高级应用的教材，也可作为全国计算机等级考试（二级MS Office高级应用）的辅导用书和计算机爱好者的自学用书。
本书由张丹珏任主编，施庆、张文晓任副主编，顾顺德任主审，其中第1章和附录A由张丹珏编写，第2章和附录C由施庆编写，第3章和附录B由张文晓编写。本书中用到的素材可到中国铁道出版社教学资源网http://www.51eds.com中下载。
在本书的编写过程中，得到了许多老师的大力支持和热情帮助，中国铁道出版社对本书的出版给予了大力支持，在此一并表示衷心的感谢！
由于时间仓促，加之编者水平有限，书中难免存在疏漏或不足之处，恳请读者批评指正，以便我们及时修改和完善。编 者2016年3月第1章文字处理软件Word 2010
本章概要
Word是Microsoft开发的Office办公软件中的文字处理软件。Word通过将一组功能完备的撰写工具与易于使用的用户界面相结合，来帮助用户高效创建专业而优雅的文档。
本章介绍如何使用Word文字处理软件。
学习目标（1）熟练掌握Word的文档编排和版面设计；（2）熟练掌握Word的表格与图表；（3）熟练掌握Word的邮件合并；（4）熟练掌握Word的样式与引用；（5）熟练掌握Word的长文档排版。1.1Word 2010概述
Word 2010是Microsoft开发的Office 2010办公软件中的文字处理软件。一直以来，Word是最流行的文字处理软件之一，它的最初版本开发于20世纪80年代，发展至今，已经历了数十个版本，功能也越来越强大。1.1.1 用户界面
Word 2010的用户界面注重实效、条理分明、井然有序，如图1-1所示。
Word 2010在功能区中存放了大量的常用的操作功能按钮，而针对某个特定类型对象的个性化操作功能按钮将在用户使用相应对象时自动出现，这使得操作界面更为简洁和智能。图1-1 Word 2010用户界面1.1.2 选项卡
Word 2010功能区中的操作功能被归纳为多个选项卡，每个选项卡里的操作功能进一步分成多个选项组，每个组的右下角设置有对话框启动器，单击后可显示包含更多功能的对话框或者任务窗格。
Word 2010选项卡分为两种，标准选项卡和上下文选项卡。
标准选项卡是启动Word后会默认出现的选项卡，主要有以下8个：“文件”选项卡、“开始”选项卡、“插入”选项卡、“页面布局”选项卡、“引用”选项卡、“邮件”选项卡、“审阅”选项卡和“视图”选项卡。用户也可以根据需要自定义选项卡。
自定义选项卡可以单击“文件”|“选项”按钮，弹出“Word选项”对话框，在该对话框的左侧功能列表中选择“自定义功能区”，如图1-2所示，在右侧的“自定义功能区”中通过勾选相应的选项来选择所需要的选项卡。
上下文选项卡是指只有在选择相应操作对象时才会自动出现的选项卡。上下文选项卡提供用于当前所选对象的操作功能，根据所选对象的不同，出现的选项卡也会有所不同。例如，在工作区选中图片后，图片工具选项卡会以高亮形式出现在功能区。
Word中的大部分功能都能在选项卡中找到，所以，熟练快速地使用选项卡是高效使用Word的必备途径。为了快速使用选项卡并定位相应的操作功能，建议使用快捷键方式，每个选项卡以及选项卡中的操作功能都有相应的快捷键。
按【Alt】键，选项卡中会出现快捷键提示，如图1-3所示，使用相应的快捷键组合可以快速定位到指定的选项卡，例如，按【Alt+H】组合键，可以切换到“开始”选项卡；按【Alt+N】组合键，可以切换到“插入”选项卡。切换到相应选项卡后，选项卡内的操作功能也会出现快捷键提示，如图1-4所示，例如，按【Alt+H】组合键后，再按【Alt+1】组合键，可以将当前所选文字设置为加粗，再次按【Alt】键或者在工作区内任意位置单击，快捷键提示就会自动隐藏。图1-2 自定义选项卡图1-3 选项卡快捷键1图1-4 选项卡快捷键21.1.3 文档的新建与保存
启动Word 2010，系统会自动新建一个空白文档，默认文件名为“文档1.docx”，用户也可以根据需要自定义新建Word文档。
自定义新建文档可以单击“文件”|“新建”按钮，如图1-5所示，在该界面中，用户可以新建空白文档，也可以利用模板创建报告、简历、信函等文档。Word 2010提供了大量的模板，用户可以根据需求选择不同的模板进行创建，这样可以大大提高文档的处理效率。图1-5 新建文档
在对Word文档进行新建和编辑后，要对该文档执行“保存”操作才能使用户编辑的内容保存到计算机硬盘中。Word提供的保存操作可分为手动保存和自动保存两种。
手动保存文档可以单击“文件”|“保存”按钮，如果需要在保存文档时更改文档保存位置或者文档名字等，可以单击“文件”|“另存为”按钮。
自动保存文档是Word提供的一个智能功能，该功能可以在用户编辑文档时，每隔指定的时间（默认为10分钟），Word会自动把用户的编辑内容进行保存。
如果需要更改与保存操作有关的属性，可以单击“文件”|“选项”按钮，在弹出的对话框中选择“保存”选项，如图1-6所示。图1-6 保存设置
注意： 如当前文档为只读文档，则用户不能以原文件名在原位置保存修改结果。可以将该文档另存为其他文件名，或者更改保存位置后再执行保存操作。
在编辑文档的过程中一定要养成经常保存文档的好习惯，这可以在发生意外情况时，避免丢失正在编辑的内容。意外情况有死机、断电、意外退出Word程序等。1.1.4 文档打开与打印
文档编辑完成后，用户可以将文档再次打开编辑或阅读，也可以将文档打印输出到纸张上面，以方便文档的传阅与存档。
1.文档打开
用户可以在文件夹中找到所需的文档，双击即可打开该文档。用户也可以在打开Word应用程序的情况下，单击“文件”|“打开”按钮，弹出“打开”对话框，在对话框中指定所需文档的存储位置和文件名，然后，单击“打开”按钮即可。
一般情况下，Word会自动将最近打开过的文档添加到“最近所用文件”列表中，单击“文件”|“最近所用文件”命令，在列出的文件列表中单击所需的文件即可打开该文档。
2.文档打印
单击“文件”|“打印”按钮，如图1-7所示，面板最右侧部分为文档的预览区，在打印前可以先看一下文档编排是否满意，面板中间部分为文档的打印设置区，在打印设置区中可以设置打印的份数、打印范围、打印方式等。图1-7 文档打印
注意： 在输入打印页数时，如需打印不连续的页，可在各个页面序号之间用英文状态下的“，”隔开，例如，打印第一页和第三页，可以使用“1，3”。如需打印连续页可用“-”连接，例如，打印第一页、第二页和第三页，可以使用“1-3”。
3.缩放打印
打印文档时，用户可以根据需要调整每张纸上打印的页数（默认一张纸打印一页）。用户可以在打印选项面板中单击“每版打印1页”下拉按钮，如图1-8所示，在下拉列表中选择所需要的设置，例如“每版打印2页”等，通过缩放打印，可以将多页打印在一张纸上面，也可以选择“缩放至纸张大小”，打印机会根据纸张的实际大小自动匹配文档内容。
4.拼页打印与折页打印
一般情况下，默认使用A4纸打印，所以，Word提供的默认页面视图也是A4大小，但有时也需要打印试卷、杂志、书籍等内容，由于打印纸张的大小与A4不同，在不重新排版的前提下，用户可以使用不同的打印方式达到不同的打印效果。
例如，用户需要在一张A3纸上面打印2张A4页面，可以单击“页面布局”选项卡“页面设置”组右下角的对话框启动器按钮，弹出“页面设置”对话框，如图1-9所示，设置纸张方向为“横向”，页码范围为“拼页”，然后，单击“确定”按钮关闭该对话框。如果要打印书籍杂志，可以使用“书籍折页”功能。图1-8 缩放打印图1-9 “页面设置”对话框1.1.5 文档的保护
1.文档加密
在Word 2010中可以对编写的文档加上密码，使别人在没有密码的情况下无法打开该文档，以确保文档的私密性。
给文档加密可以单击“文件”|“信息”|“保护文档”|“用密码进行加密”按钮，如图1-10所示，在弹出的对话框中输入密码，如图1-11所示，输入两次相同的密码后，系统会出现如图1-12所示的界面，表示当前文档加密成功，经过加密后的文档必须使用密码才能打开。
如希望可以允许其他用户查看，但禁止修改该文档，那么可以为文档加上修改权限密码，用户可以单击“文件”|“另存为”按钮，弹出“另存为”对话框，单击下方的“工具”按钮，在下拉列表中选择“常规选项”，弹出“常规选项”对话框，如图1-13所示，将所需设置的密码输入“修改文件时的密码”文本框，然后，勾选“建议以只读方式打开文档”复选框即可。该密码设置后，其他用户只能以“只读”的方式查看该文档。图1-10 文档加密1图1-11 文档加密2图1-12 文档加密3图1-13 文档加密4
2.文档限制编辑
如果用户允许其他用户查看文档，但却要限制其对文档的编辑权限，可以使用Word的限制编辑功能。单击“文件”|“信息”|“保护文档”|“限制编辑”按钮，打开“限制格式和编辑”任务窗格，窗格中的属性设置参照图1-14，然后点击“是，启动强制保护”按钮，弹出“启动强制保护”对话框，如图1-15所示，在该对话框中可以选择文档的保护方法，一般使用“密码”保护方式，在对话框中输入两次相同的密码，单击“确定”按钮即可完成文档的保护。
如需取消保护，可在“限制格式和编辑”任务窗格中单击“停止保护”按钮，如图1-16所示，然后输入正确的密码即可。图1-14 “限制格式和编辑”任务窗格图1-15 设置密码图1-16 取消限制
3.文档检查
文档完成后，用户可以使用Word的“文档检查”功能检查文档是否包含个人信息，以保护个人的隐私信息。单击“文件”|“信息”|“检查问题”|“检查文档”按钮，弹出“文档检查器”对话框，如图1-17所示，用户可在该对话框中勾选要检查的项目，然后，单击“检查”按钮，Word检查完毕后，会在该对话框中显示检查结果，如图1-18所示，用户可根据需要删除相应的信息。图1-17 “文档检查器”对话框图1-18 文档检查结果
4.标记文档的最终状态
文档完成后，用户可以将文档标记为最终状态，通过该操作可以将文档设置为只读状态。单击“文件”|“信息”|“保护文档”|“标记为最终状态”按钮，即可完成标记操作。1.2文档编排和版面设计1.2.1 文本编辑
1.输入文本
创建了新文档后，在文本编辑区中将出现一个闪烁的光标，它表明目前可编辑的位置。用户可使用系统中已经安装的输入法输入文本。
注意： 安装Office后，“微软拼音”输入法会自动安装，在该输入法中可使用【Shift】键切换中英文输入法，也可以使用输入法自带的手写功能（即输入板）输入文本，输入板如图1-19所示。图1-19 输入板
2.选择文本
选择单行文本时，将鼠标指针移动到需要选择的文本行左侧空白处单击，即可选择该行文本。
选择整段文本时，将鼠标指针移动到需要选择的文本段左侧空白处双击，即可选择该段文本。
选择整篇文档时，将鼠标指针移动到文档左侧空白处连续快速单击三次，即可选择整篇文档，或者使用快捷键【Ctrl+A】选择整篇文档。
选择连续文本时，将鼠标指针移到需要选择的文本的第一个字符前，按住鼠标左键拖动到需要选择的文本的最后一个字符处释放鼠标左键即可。
选择非连续文本时，按住【Ctrl】键的情况下，再按住鼠标左键拖动选择各个文本即可。
选择矩形文本块，按住【Alt】键的情况下，再按住鼠标左键拖动即可选择一块矩形的文本。
3.复制文本
在编写文档时，经常需要在不同的地方使用相同的文本，这时可以使用Word的复制功能，复制功能是通过“剪贴板”来完成的。
单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“复制”按钮，可将当前选中的文本复制到剪贴板中。
单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“粘贴”按钮，可将剪贴板中的内容复制到光标所在位置。
剪贴板是Windows系统中的信息共享区域，它不仅可以保存文本信息，还可以保存图形图像等多媒体信息，在Word 2010中，剪贴板中最多可以存放24个内容，查看剪贴板中的内容可以单击“开始”选项上“剪贴板”右下角的对话框启动器按钮，打开“剪贴板”任务窗格，在该窗格内可以看到剪贴板中保存的所有内容。
使用快捷键可以提高工作效率，“复制”的快捷键是【Ctrl+C】，粘贴的快捷键是【Ctrl+V】。
注意： 使用“粘贴”功能时，Word默认将原有文本格式一起复制，如果需要粘贴不带格式的文本，可以在“粘贴”下拉列表中选择“只保留文本”，或者，在“粘贴”下拉列表中选择“选择性粘贴”，弹出“选择性粘贴”对话框，如图1-20所示，在该对话框中，用户可以选择更多的粘贴形式。图1-20 “选择性粘贴”对话框
4.移动文本
当需要将文档中一部分文本从一个地方移动到另一个地方时，可以使用Word的移动功能。
单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“剪切”按钮，可将当前选中的文本复制到剪贴板中，并在当前位置删除该文本。单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“粘贴”按钮，可将剪贴板中的内容复制到光标所在位置。用户也可以在选中文本的情况下，直接按住鼠标左键，将文本拖动到目标位置。
5.查找文本
使用Word提供的“查找”功能，可以方便快捷地找到用户所需的文档内容。单击“开始”选项卡“编辑”组中的“查找”|“高级查找”按钮，弹出“查找和替换”对话框，如图1-21所示。在“查找内容”文本框中输入要查找的文本，然后，单击“查找下一处”按钮即可。图1-21 “查找和替换”对话框
Word在查找时可以使用通配符功能，通配符是一种特殊符号，主要用来进行模糊查找，详细功能如表1-1所示。表1-1 通配符
6.替换文本
在Word文档中可以使用“替换”功能来实现用某个指定文本批量替换另一个指定文本。单击“开始”选项卡“编辑”组中的“替换”|“高级查找”按钮，弹出“查找和替换”对话框，如图1-22所示，在“查找内容”文本框中输入要查找的文本，即被替换文本；在“替换为”文本框中输入替换文本，单击“替换”按钮即可替换当前位置后的第一个满足条件的文本；单击“全部替换”按钮可以替换当前文档中所有满足条件的文本。
替换功能还可以实现批量设置文本格式的功能，在“替换”选项卡中单击“格式”按钮，弹出格式设置菜单，如图1-23所示，使用该菜单可以设置文本的格式。单击对话框中的“特殊格式”下拉按钮，可以指定Word文档中不方便使用键盘输入的一些特殊符号，如图1-24所示。图1-22 替换图1-23 替换格式图1-24 特殊格式
7.格式化文本
在Word文档中可以对输入的文本进行格式设置，例如，文本的字体、字号、颜色等，与文本的格式有关的设置都集中在“开始”选项卡的“字体”组中，如图1-25所示。图1-25 “字体”组
如需要更多的格式设置功能，可单击“字体”组右下角的对话框启动器按钮，弹出“字体”对话框，Word提供的所有文本格式设置都包含在该对话框中，如图1-26所示。
当多处文本使用同一格式时，可以使用“格式刷”功能。用户可以先选择源文本，然后，单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“格式刷”按钮，这时鼠标指针会变为带有小刷子的形状，用该小刷子刷到目标文本上，即可把源文本的字体、字号等格式设置应用到目标文本上，鼠标指针会恢复原来状态。在“格式刷”上双击，可以刷多个目标文本，直到再次单击“格式刷”取消该功能为止。
部分字符格式设置效果如图1-27所示。图1-26 “字体”对话框图1-27 部分字符格式设置效果
8.撤销操作
在编辑文档时，有时会出现误操作，例如，删除了不该删除的内容等，这时，Word提供了撤销功能，可将文档恢复到执行该操作之前的状态。
用户可以在快速访问工具栏中单击“撤销”按钮，即可撤销前一次的操作，撤销操作的快捷键是【Ctrl+Z】。
如需撤销连续的多个操作，可以连续多次使用该功能，也可以单击快速访问工具栏中“撤销”下拉按钮，在弹出的下拉列表中列出了此前的一系列操作，最新的操作排列在最上方，单击需要撤销的多个连续操作中最下方的操作即可恢复。
9.自动更正
自动更正是Word的一个非常自动化的功能。它能自动修正用户文档中的一些错误，也可以使用“自动更正”功能将词组、字符等文本替换成特定的词组、字符或图形，从而提高输入和拼写检查效率。除了默认的自动更正项目，用户也可以根据实际需要设置自定义的自动更正项目。
例如，在英文输入法状态下输入“-->”可以自动更正为“”，输入“<=>”可以自动更正为“”，输入“：）”可以自动更正为“☺”。
如果用户不希望保留Word自动更正的结果，可以使用【Backspace】键删除自动更正效果并还原初始的输入文本。
在Word中设置“自动更正”选项属性可以单击“文件”|“选项”按钮，在弹出的对话框中选择“校对”，如图1-28所示，单击“自动更正选项”按钮，弹出“自动更正”对话框，如图1-29所示，在该对话框内可以对该功能进行相应的设置。图1-28 选择“校对”选项
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]