作者：麓山文化
出版社：人民邮电出版社有限公司
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远程办公全攻略：即时沟通+在线协作+协同管理+移动办公方案试读：
前言
远程办公是一种全新的办公模式，它可以让办公人员不受时间和地点的限制进行工作。但是大多数工具仅能解决员工远程工作的部分需求，而企业需要的是一套安全、可靠、可扩展且经济高效的远程办公方案，这套方案不仅能满足员工灵活办公的需求，提高企业生产力；同时也可以为公司带来额外的营业收入，一举两得。本书就是帮助有相关需求的读者对各远程办公工具有一个大致的了解，并学会如何分析自己的工作需求搭配出适合自己的远程办公方案。主要内容
全书共8章，主要从不同类型的远程办公工具出发，介绍了如何利用各种工具让企业实现高效远程办公，具体内容如下。
第1章：介绍了远程办公的特点以及选择远程办公工具时的几个原则，旨在引领读者正确看待远程办公，并学会分析自己的远程办公需求。
第2章：介绍了以钉钉、飞书、企业微信为主的三大综合性团队工具。综合性团队工具功能齐全，可以一站式解决远程办公问题。
第3章：介绍了腾讯会议、Zoom、TalkLine这三种主流的远程讨论沟通工具，这类工具能帮助企业实现多种形式的远程会议，包括视频会议、语音会议等。
第4章：通过对石墨文档、腾讯文档、WPS Office这三个在线文档类工具的介绍，讲解了如何实现团队的远程协作。
第5章：以Teambition和滴答清单为例，介绍了如何使用这些管理工具将工作信息都转移到线上，实现高效的远程办公。
第6章：介绍了奶牛快传、百度网盘、坚果云这三个传输方式完全不同的传输工具，可根据不同的远程办公情况进行选用。
第7章：介绍了一些远程设计与服务类的工具，包括不需要安装Photoshop就能进行平面设计的稿定设计、不需要安装AutoCAD就能进行室内设计的酷家乐，以及一些可以对计算机和手机进行远程控制的软件。
第8章：以不同行业和规模的企业为例，介绍了在实现远程办公时所采用的方案，供读者学习参考。读者对象
本书适合想要通过即时沟通、文档在线协作、网络会议及文件共享来实现远程办公的企业管理人员、团队负责人及员工阅读，同时也适合设计师、新零售从业员、程序员等可通过线上完成工作的办公人员阅读。编者2020年3月艺术设计教程分享
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随着“互联网+”时代的到来，工作正变得多变且多样化，传统的工作方式已很难适应人们的办公需求。人们的办公习惯正在向移动化和灵活化转变，即跨地点、跨时区、跨设备的灵活办公。试想如果有一份工作对员工来说不需要承受上下班的通勤压力，不需要坐在办公桌前处理堆积如山的办公文件；对于管理人员来说不需要支付昂贵的办公室租金，不需要通过冗长的会议就能掌握公司全盘的工作进度，那么这样的工作大家愿意了解并尝试一下吗？这并不是白日做梦，而是一种新的办公方式——远程办公。1.1 明确自己的远程办公需求
远程办公是一种新的办公方式，具有不受办公时间和空间限制的特点，且聚合了即时沟通、企业社交、文档协作、客户关系管理、人力资源管理、任务管理等多种传统办公的能力，能够帮助企业更加轻松、高效地实现内部人员和合作伙伴间的连接，以及与企业相关的各种办公业务之间的连接。
但需要说明的是，远程办公并不适合所有的工作，无论是基层的工作人员还是高层的管理人员，都应该客观合理地看待远程办公，要结合实际情况去分析自己的办公需求。通常一个企业的工作划分包括以下4个组成部分。
• 职业工作：通俗地讲就是“什么样的人做什么样的事”，比如司机开车、厨师烧菜、设计师画图、程序员编程写代码等，如图1-1所示，职业工作彼此之间具有显著差别。图1-1
• 管理工作：即工作任务的布置分配、成效考核、人员安排等一些管理上的工作，如图1-2所示。不同职业之间的管理工作虽然存在差异，但不像职业工作那样有很大差别，存在部分相同的环节。图1-2
• 流程工作：基本上是一些管理流程上的工作，如考勤统计、审批、报销等，如图1-3所示。不同公司之间的流程工作可能差别非常大，但对个体而言并无太大区别。图1-3
• 辅助工作：辅助工作是企业文化的一种体现，包括组织团队建设活动、加强同事之间日常的互动、做好新员工的入职培训与营造团队归属感等，如图1-4所示。相比于前面的工作组成部分，辅助工作彼此之间的差异极其微小。图1-4提示如果一个公司没有辅助工作，那前面的几个工作组成部分也会大打折扣，因此辅助工作也是近年来公司管理层非常看重的一个环节。
分析了工作的组成，就可以大致判断一下哪些工作适合远程办公了。一些工作场所固定在线下的职业，如司机、厨师、车间工人等，显然就不能进行远程办公，而设计师、程序员这类几乎全程在线上的职业就可以采用远程办公方式。如果公司的主要工作在于管理调度，比如部分跨境电商公司、民宿管理公司，订单的接收与发放都是在线上完成的，就可以远程办公，而自产自销型的电商和主营线下服务的公司就很难。除了上述的分析，还可以通过下面的几个具体问题来判断企业是否适合进行远程办公。1.1.1 是否需要即时沟通
对于远程办公而言，即时沟通的实现并不存在问题。现如今许多的沟通早已发生在线上，几乎每个人都有微信或QQ，许多公司还专门推出了供内部人员使用的工作沟通软件，如百度的百度Hi、华为的eSpace。除此之外，还有钉钉、飞书等众多软件可以选择，这些软件已经比较成熟，既能线上聊天，也支持语音和视频通话，如图1-5所示。图1-5
因此，对于考虑远程办公的公司来说，即时沟通并不存在问题。唯一要考虑的就是公司平时的沟通方式，像一些传统的企事业单位，很多工作沟通都是以面对面的谈话为主，和线上沟通有很大区别，这就需要一个学习和适应的过程，如图1-6所示。图1-61.1.2 是否需要会议讨论
开会讨论对于很多工作来说是必不可少的一个部分。与即时沟通有所不同，开会讨论要更为复杂一些，从人数上来说，可以是几个人的小范围讨论，也可以是上千人的总结和培训；从设备上来说，有时要用到投影仪来展示PPT，有时又只需要一块白板来写写画画，如图1-7所示。因此，不同的公司对于开会的需求是不一样的，在考虑远程办公时要根据自身的实际情况进行考虑。图1-7
如果远程工作时开会的频率比较高，且需要用到白板或PPT，那么可以考虑腾讯会议、Zoom、TalkLine等专门的远程会议软件，它们提供了开会用到的相关工具，如远程桌面、在线白板等，如图1-8所示。如果是一些长周期的工作，如室内设计、建筑设计，方案确定后基本就是按部就班的画图跟进，很少会出现“边做边改边开会”的情况，那么就不太需要远程会议讨论。图1-81.1.3 是否需要文档协作
文档协作是所有团队工作中的高频场景，比如集体签字就是一个典型的文档协作，由发起人起草文件，然后将该文件传至其余合作人员，确认无误后大家在同一份文件上签字，一次文档协作就完成了，如图1-9所示。图1-9
但集体签字这样的传统协作方式已经无法适应当下的协作需求，尤其是一些统计类的工作。假如公司有数千名员工，现在要收集统计过年期间所有人的去向信息，那通常的流程是统计人员先通知各部门管理者；然后各部门管理者再转发到各自的工作群中，要求大家汇报，初步统计后反馈到统计人员那里；后者将各部门的数据进行复制粘贴做最后的汇总，如图1-10所示。过程中如果发现有问题，还得打回重填。整个过程包含了无数次的发送接收、上传下载，不仅繁杂低效，还易出错，各级统计人苦不堪言。图1-10
采用远程办公的文档协作方案后，只需管理人员在文档协作软件上编写一个模板，然后设置好文档的编写权限，再分享到工作群中，这样所有员工只需要打开该分享链接就能自行填写信息，如图1-11所示。这个过程无疑更为简洁高效。因此，对于一些统计类的工作来说，文档协作不仅适用于远程办公，也非常适合于日常的统计管理。目前能满足此类要求的文档协作软件有石墨文档、腾讯文档、WPS Office等。图1-111.1.4 是否有大文件传输
对许多公司来说，文件传输是一项非常常见的事情。得益于公司的局域网架构，文件的传输速度可以达到数十MB/s，如图1-12所示。而如果通过内部共享文件夹，建立资源库或工作文件夹，甚至都不需要进行传输。图1-12
换成远程办公之后，所有人都分散在各地，工作文件只能通过互联网来进行传输，那么彼此之间不同的网络差异将导致非常不好的工作体验。像一些设计、影视类的公司，工作文件往往有数GB大小，平时通过局域网传输可能就几分钟的事情，几乎不会对工作产生影响，但通过互联网传输时速度可能只有几KB/s，如图1-13所示，传完要花上一整天，严重影响工作体验。图1-13
如果平时工作时不怎么需要传输文件，或者只需要传输一些小的文件，那么远程办公时不会有太多阻碍，通过QQ或者文档协作就能解决问题。相反，如果平时有大量的文件需要传输，那么在远程办公前一定要考虑好文件的传输方法，如使用百度云、坚果云、奶牛传输等。1.1.5 是否需要远程审核
审核是一个典型的流程工作，只要公司的组织架构开始出现层级，就自然会有相应的审核工作。不同公司内部的流程也不尽相同，但基本都是低层级的员工向高层级的管理者递交相关的申请，然后管理者批阅后决定是否通过。在线下办公中这个过程会颇为正式，一般会递交专门的纸质文件，如报销申请、调休申请、用车申请等，如图1-14所示。图1-14
如果要在远程办公中实现这一套流程，建议选择钉钉、企业微信、飞书等综合性的软件，这些软件内部提供了一系列的企业标准架构和管理流程，能够满足大多数的审核工作需求。而且针对传统办公模式中审批过程缓慢的痛点，这些软件将请假出差、财务报销等通用流程移动化，待办事项可在移动终端进行处理，管理层和员工可以利用碎片化时间快速完成各项申请和审批，从而大幅提高信息流转的效率，如图1-15所示。图1-151.1.6 是否需要任务管理
现在“任务”一词经常出现在办公环境中，它用来表示一个较小的工作单元，如做开会用的PPT、更新进度表、答复客户的邮件等，这些具体的工作就是一个任务。多个关联任务的组合就称为“项目”，因此，如果要推进一个项目，需要管理人员先对项目进行拆分，然后分配任务给合适的员工进行处理。所以一个好的管理者能合理、准确地对任务进行分配，大幅提升工作效率和员工的工作体验。
当大家聚在线下一起办公时，任务管理显得灵活而高效：如果某个任务出现了问题，只要和同事打个招呼就能马上得到反馈并进行调整，往往几秒或几分钟就能解决；要是出现了重大变故，也可以临时召开紧急会议进行讨论；平时的任务完成情况也可以通过贴纸在看板上进行体现，团队中的任何人都可以直接观看，评估自己的工作进度，如图1-16所示。图1-16
如果转移到线上进行远程办公，除了身边没有同事，工作交流只能通过聊天软件，有可能无法得到及时回复外，其余一切的管理工作都可以实现。比如Teambition就采用了“看板系统”的展现方式，每个任务板可以分成多个任务列表并列排放，列表中的卡片就是一个个任务，通过将卡片拖曳到不同列表，就可以更新此任务的当前状态，这种方式直观且便于操作，所有人都能迅速定位到自己的任务，管理者也能快速掌握任务的当前进度，如图1-17所示。图1-17
其实，如果进行远程办公，或者将远程办公的任务管理工具应用到工作场景中来，那么团队成员的各种工作都可以被分析和量化，以此来作为管理者评估的参考。这就像是手机上的一些运动App，能根据运动的频率、时间、强度，结合手机传感器或者智能手表收集到的心跳、体温来判断运动效果。有了一个高效的管理平台，管理者就能获得更多的量化信息，真正让团队成员的每一次付出都可以被看到。1.1.7 是否需要日常考勤
远程办公是对管理者和普通员工的共同考验。对于管理者来说，远程办公失去了原先的管理场景，甚至很难知道员工是否准时上班，如图1-18所示，而每个人的准时上班，又是一个团队正常工作的基础。对于普通员工来说，有着小孩、宠物、电视机等大量的干扰因素，远程办公也是对个人自制力的极大考验。图1-18
远程办公不是旅行办公，也不是有活就干、没活就休息，远程办公只是换了办公地点，工作时间并没有换，因此，团队应该严格按照正常的工作时间进行工作。有不少工具可以实现远程考勤打卡，如钉钉，在远程打卡时会自动激活手机的拍照功能，只有拍出照片才能进行打卡，打卡完成后会将照片上传至管理者处，这样管理者就能通过照片来判断员工是否已经处于工作岗位，如图1-19所示。图1-19提示除此之外，也可以采取早晚开视频会议的方式来确认是否到岗。
如果要量化员工每天的工作量，钉钉也提供了日报功能，管理者可以自行制作一个日报填写模板，要求大家每日进行填写，通过浏览日报就能实时跟进各员工工作的完成情况，如图1-20所示。图1-201.2 选择远程办公工具的几个原则
目前已推出的远程办公工具类型繁多，从沟通到任务管理、日常考勤，每个领域都有不少选择。因此，在挑选远程办公工具时，为了避免“选择困难症”，可以参考以下几个原则。1.2.1 就近原则——从社交软件中选择
微信和QQ这两个社交软件几乎每个人都有，而且不少公司就是使用它们作为公司内外的沟通工具。这样做的好处是几乎没有任何学习成本，也不需要增加多余的投入，而且微信和QQ除了打字聊天之外，也都支持多人语音通话和视频通话（算上自己最多9人），还能传输文件，对于一些不太复杂的工作来说足以胜任远程办公的需求。
但是相比于一些专门用于办公的软件来说，微信和QQ的功能还有很多不足，一旦负责的项目过多，要处理的工作稍微复杂一点就会捉襟见肘。比如按项目组创建微信工作群，经常会出现打开微信界面一看就是各种红点和“有人@我”，如图1-21所示。根本无法分清轻重缓急，等处理之后再去回想是谁@了自己、交代了什么，又得去各个微信群里找半天，效率很低。图1-211.2.2 简单原则——工具学习成本要低
对于许多公司来说，远程办公只是一个可选项，而不是必选项，因此，远程办公的学习成本不宜太高。如果贸然向自己的团队推荐某个相对复杂、功能繁多的工具，在学习门槛不够低或者不够亲民的情况下，假如没有足够的技术支持或者权威的教程，那么短期内的学习成本才是阻碍团队效率的第一座大山，如图1-22所示。
因此，对于一些小微企业来说，在人数不多的情况下完全可以用QQ和微信来远程交流，没必要花时间去适应钉钉、飞书等工具。如果工作中有其余的痛点，如文件传输、任务管理等，可以单独选用相应的工具来解决。图1-221.2.3 减法原则——远程工具尽可能少
远程办公并不是炫技，不是会的软件越多越好，相反过多的软件还会让信息过于分散，工作量大的时候很容易丢失信息。
比如白天上班时都待在电脑旁边，在PC端的沟通软件上收到了主管发来的消息，如果白天没处理完，晚上拿回家处理后很可能顺手用发微信的方式做了反馈，如图1-23所示。图1-23
这样就造成了两个软件之间的信息差，如果没有及时保留这些信息，时间一久，无论是通过PC端的沟通软件还是微信都很难查找到当时的具体沟通记录，如图1-24所示。因此无论是沟通、协作还是任务管理，都应该尽量统一使用某一个软件，避免出现同类型的工具重叠。图1-241.3 没有最好，只有最适合
现在远程办公工具的选择面是非常广的，基本的远程协作需求都能够得到满足，如果有沟通、共享文件、协同编辑、企业数据分析、远程会议方面的特殊需求，也都有专门的针对性软件可以使用。因此，在工具方面远程办公注重的是选择，要选择最适合自身的远程办公工具。1.3.1 远程办公工具分类及代表产品
为了方便读者快速定位，本书将远程办公用的工具拆分为讨论沟通、文档协作、任务管理、文件传输，以及同时具备上述功能的综合性团队工具5个种类。每个种类均会选择具有代表性的工具进行盘点，读者可以根据自己的工作需求进行定位选择。1. 讨论沟通类工具
TIM
TIM，即QQ的办公简洁版，是一款专注于团队办公协作的跨平台沟通工具。虽然QQ不太适合团队办公，但基于QQ为企业打造的TIM却是不错的选择。作为最早从PC端演进过来的通信工具，QQ保留了大量适合协作的功能，比如大文件传输、稳定的多人通话、屏幕共享演示、聊天记录漫游等，这些都是团队沟通中常用的功能，如图1-25所示。TIM在这些功能上比QQ要更为完善、简洁，每个功能点的完成度也很高，对于以沟通为主要需求的团队来说，值得考虑。图1-25
Zoom
Zoom是一款多人云视频会议软件，可为用户提供兼备高清视频会议与移动网络会议功能的免费云视频通话服务。用户可通过手机、平板电脑、PC与工作伙伴进行多人视频及语音通话、屏幕分享、会议预约管理等商务沟通。与其他远程会议类工具相比，Zoom最多可支持1000名视频会议参会者或10000名观看者，是目前领先的远程视频会议工具，如图1-26所示。图1-26
Talkline
TalkLine是一款实时视频互动交流软件，主要用于在线教育，因此TalkLine提供了非常多的交互工具，比如画笔、画板、文件分享等，可以帮助线上教学的老师像平时上课一样在黑板上进行书写，也能马上看到同学交来的作业，如图1-27所示。基于这些特性，也完全可以将TalkLine当作一个远程会议工具使用。图1-27
Explain Everything
Explain Everything是一个拥有即时操作、即时批注，同时还能够像日常开会那样无限制交流的远程白板工具。它可以将会议转化成一块共享的白板，然后将这块白板分享给参与者进行观看，如图1-28所示。Explain Everything支持网页和App访问，因此无论是在家里、列车上还是公司内都可以随时随地开始演示。图1-28
会议桌
会议桌一个专门根据会议需求定制的本土协作产品，特点是不需要下载安装任何插件，在网页中即可享受便捷的语音、视频服务，非常适合那些讨厌安装多余软件和App的人员。同时提供共享白板、共享文档展示等功能，如图1-29所示。图1-292. 文档协作类工具
石墨文档
石墨文档的设计非常简洁高效，不仅支持多种格式文件的在线协同编辑，也支持多种浏览器设置，因此石墨文档使用起来非常流畅，很少出现无法访问的情况。此外，石墨文档的权限设置功能比较丰富，可以向陌生人分享阅读和编辑权限，也可以设置密码访问，适合不同的需求和场景，如图1-30所示。图1-30
WPS Office
WPS Office默认为每位用户提供了免费的1GB云存储空间，不仅支持实时同步、查看编辑记录，还支持全文检索、历史版本追回等功能，在所有支持标准HTML5的浏览器上登录WPS账号后，就可以在任何场景下实现全平台创作，如图1-31所示。对于平时办公就使用WPS，或使用合同、表格等标准文档比较多的团队，可以尝试用WPS Office来协作，相对Office协作来说，使用门槛比较低。
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]