作者：刘恒
出版社：清华大学出版社
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图表表现力：Excel图表技法（第2版）试读：
前言
用数据说话，用图表说话是当代企业的游戏规则，在各种策划报告、商业演示中，随处可见图表的身影。美观、专业的图表，会让你的报告显得更严谨，更容易获得客户和BOSS的信任，而粗糙的图表则会让人对你的专业素质产生质疑。
由于缺少相关培训，很多职场人士只能凭借自己的直觉和经验来运用图表，往往犯下很多错误而不自知。虽然一些Excel教材有提及图表制作，不过大多局限于软件功能的使用上，而缺乏从图表制作的层次去讲解。换句话说，这些教材虽然告诉了我们怎样制作一个图表，却没有告诉我们优秀的商务图表应该是什么样子的，更没有告诉我们如何在商务报告中准确、有效地应用图表。按照这些教材制作出来的图表，往往还是缺乏一点专业的气质，和我们在专业财经杂志和商业咨询报告中看到的图表有明显的差距。
本书将会讲解一套商务图表的制作技法，帮助你制作媲美专业咨询报告和财经杂志的图表，提升数据说服力，树立你的专业形象。之所以打算写这本书，就是想要弥补这个缺陷，这本书会以顶级财经杂志和商业咨询报告中的图表为标杆，解说商务图表的制作规范，以及如何用Excel制作出同样水准的图表。更重要的是，书中还会从起草、构思一份报告开始，讲解商务报告中的图表产生过程，包括明确任务需求，构思整体框架，收集整理数据，确定数据是否需要用图表方式呈现，以及用什么类型的图表来呈现等。
希望读者通过学习，不仅学会使用Excel制作图表的技巧，懂得商务图表的规范，能制作出严谨、专业的图表，更重要的是，懂得怎样用图表准确而高效地呈现数据，让报告产生最大的说服力。
本书适用的读者对象包括：● 经常接触商务报告和商业演示的企业管理人员、职业经理人等● 有需要制作商务图表的办公室白领● 初入职场或者即将进入职场的高校毕业生● 所有希望自我提升的朋友
这本书在写作过程中，借鉴了《用图表说话——麦肯锡商务沟通完全工具箱》（泽拉兹尼著，马晓路、马洪德译）以及《Excel图表之道——如何制作专业有效的商务图表》（刘万祥著）等前辈们的心得体会，在此表示敬意。由于水平所限，书中难免存在谬误之处，还请广大读者朋友批评指正。编者2013年春于广州第1章图表，职场致胜之道● 关于图表的职场故事● 一份让BOSS脸色发黑的报告● 成也图表败也图表● 用图表敲开升职加薪的大门1.1 关于图表的职场故事
K366次列车停了下来，随着熙熙攘攘的人流，张笑天穿过隧道来到无数南漂族的起跑线——广州火车站广场。时值正午时分，35℃的高温伴随着强紫外线阳光，无比热情地招呼着这位来自昆明的男生。离开广场，年轻人小心翼翼地探索着，来到一个邮局附近，并在旁边找到斜斜延伸到地下的地下铁5号线入口。
差不多一个小时，张笑天从岗顶C出口钻了出来，拿起手机，“喂，师兄，我是笑天，我现在就在你说的岗顶C出口”。“可来了！我去接你。”
走进传说中的石牌村，张笑天感觉自己置身于电影中某个场景：繁华的都市被狭小的巷道淹没，横七竖八的电线、网线将楼群间仅有的一线阳光切割得支离破碎，街边各色的小餐厅、小食店不时飘飞出各种味道的油烟，各种出租住房的手写广告见缝插针地张贴在所有当眼的地方，穿着短裤拖鞋的男人与清凉无比的女人穿行其中，仿若整条大街就是他们家的后院。“别愣了！走吧！”师兄引着张笑天穿过迷宫般的小巷，上了一座小楼。“吱嘎”一声防盗铁门打开。双层铁架床和电脑桌，占据了小房子的大部分空间，附带的卫生间超窄。张笑天有点怀疑师兄这种大吨位的壮男进去后，会卡在里面出不来。“喏，‘窝’就这样子，将就……行李放下，咱们先去喝一杯！”
简单的洗尘宴后，张笑天回到了这个号称“窝”的斗室，将智联招聘、51job、南方人才网全都翻了个底朝天，发出三百多封简历后，在双层床上做起了平步青云的美梦。
命运女神似乎对张笑天特别青睐，第二天中午他就收到了四份笔试通知、两份面试通知。这让他兴奋不已，“哈哈……工作！师兄，有公司约我去面试了！”“别太兴奋，只是笔试！面试！机会多得海去，能签下来才成！”“有能力的人，总能抓往机会！”
师兄翻了下白眼，“让无情的资本家狠狠打击你丫N次，你就会明白自己离白骨精还有多远了。”
又是35℃的高温，在春运般拥挤的公交车上前后站了6小时，张笑天感觉自己差不多跑了近半个广州，傍晚时分，他回到了那个“窝”居。“师弟，回来了！”“嗯。”“呵呵，被资本家打击了吧～”“受了点小挫折，明天再来！”事实上，张笑天对这一天的成绩相当不满，花了一整天，结果填了两份答卷，跟三个面试官碰了下头。而这三个不同企业的面试官，脑袋一定被驴踢过，被门夹过或下楼摔过，不然怎么都是问一堆诸如“请介绍一下你自己”、“你主要有哪些优点和缺点”、“谈谈你过往的经历”、“高薪、表彰、晋升，你更看重哪方面呢？”等与工作看似毫无关联的问题。笑天同学腹诽着面试官，蹲坐电脑前泡了个杯面，又开始在人才网站辛勤播种。
尽管有着小强一般顽强的斗志，但每天流水一样的笔试、面试，还是慢慢地冲淡了他青春的激情，动摇了他必胜的信心。一个月后，他终于低下了高昂的头颅，将自己归进了“蚁族”的行列。毕竟自己没有什么有背景的亲戚，也不是名校毕业生，读的又不是什么热门专业，想找一份钱途、前途兼有的工作，难度丝毫不亚于姚明在三米跳板上完成转体翻腾三周半并完美入水。
就在笑天有点失落、觉得人生有点苦闷的时候，命运女神仿佛亲吻了他。在一次笔试后，面试官并没有问“请介绍一下你自己”这一类的问题，而是直接问：“你期望的薪水是多少？”1.2 一份让BOSS脸色发黑的报告“啪！”，在打死第17个蚊子的时候，天已经微亮，张笑天喃喃地转身，换了个更舒服的姿势，期望能再睡上一会儿，好好补充一下与蚊子整晚战斗耗费的精神与体力，让自己有更佳的工作状态。明天，不，应该说是今天，是张笑天在这家公司的第185天了，因为踏实肯干，他第二个月就转了正，顶头上司老周也是昆明人，老乡嘛，对他还是挺关照的。最近老周要他做份业绩报告，对于老周交待下来的工作，张笑天自然不敢怠慢，为了准备这份报告，张笑天可是拿出了六级英语考试的干劲，死啃了一堆Office教材，学习使用Word做公文、用Excel处理数据、用PowerPoint做简报。他发现图表视觉化的呈现方式，比单纯的统计数字更有说服力，而且放在报告中也显得很专业……“我给了你两个星期，就做出这么份东西？”
瞄了瞄老周黑着的脸，再看看摊在桌子上的报告，张笑天自觉地低下头，摆出一副准备挨训的姿势。
半响，老周叹了口气，脸色缓和了一点，“算了，坐下说。”“其实这份报告内容还算是过得去的，看得出你花了心思，不过内容做得再好，别人看不懂也是白搭。”老周从报告中抽出一页，“比如说这个图表，上头最关心的就是亏了多少，赚了多少，你这个图表看起来这么费劲，还不如直接念数字好了。”各月盈亏对比不够鲜明，亏损没有特别标出来“其实这个图表你可以做成这样，”老周拿起笔画了个草图，张笑天看得连连点头。
老周又抽出另一页“你在介绍我们今年与社区开展长期广告宣传合作，带动了销量增长时，是用这两张图没错吧。”关于销售额的图表
张笑天点了点头。
老周接着说：“左边这个图表虽然有问题，但影响不大，我们先不去说它，关键是右边这个，我们的产品销售额受季节变动影响很大，要剔除季节变动的因素，就不应该用环比增长，要用同比增长才对。事实上我们各月的销量比去年同期都有不同幅度增长，但你的图表这么放上去，BOSS只会觉得我们的销售额增长幅度不断下降，原本有功也变成有过了。”“你在报告中提到，从一季度到三季度，我们的会员二次购买率提升了一倍，但你看看这个图，像提升了一倍的样子吗？”
受近大远小的视觉影响，看三维图表时难以准确判断数据系列的值“还有这个，不对着讲稿，你能一眼看出，低价格的纸模型正在呈现增长趋势，传统的塑胶模型、饰物、电动玩具保持稳定，COS道具的销售比重在下降吗？”三个季度的数据分布于三个独立饼图，判断增减变化比较费劲
张笑天继续挠头。
……“工厂每一个晨曦，都有铃声喊你。不管晴天还是下雨，你都别想休息。”“我的钱包一打开，只有三分五毛。起早贪黑不怕风雨，把命搭在这里。天南地北都去闯荡，暂呆在这里。挣钱多少没关系，泡妞是第一…… ”
伴随着这段男男对唱的打工版《北京欢迎你》，宋师兄和张笑天以五分醉的状态出现在“窝”居的楼顶。“不就是挨了顿训嘛，小儿科啦，别往心里去。”“嗯，没事，其实老周挺厚道的了，他不说我还真不知道就这么一份报告还有那么多讲究。”
啤酒易拉罐划着抛物线消失在夜色中，随之激昂的“挣钱不容易！工作都排满期，让我们都加油去赚人民币～挣钱不容易！有工作谁都了不起”的双男狼嚎再次与城中村内的炒菜声、叫骂声、调笑声混响。
……1.3 成也图表，败也图表
用数据和图表说话是职场的“潜规则”，在报告、总结、报表等各种商务文件中，随处可见到图表的身影。很多职场新人也意识到这一点，尝试在商务文书中使用图表来增加说服力，提升专业形象。事实上，一份制作严谨、设计专业的图表固可以让报告锦上添花，增进专业程度及增加机会，然而，用得不当的话却是雪上加霜，像张笑天这样的故事，在职场中屡见不鲜。唯一不同的是，多数情况下你不会幸运地遇到像老周这样厚道的上司为你指点迷津，而是劈头盖脸一通训斥，完了还得自己回去找原因。
同样是图表，为什么差别这么大呢？让我们回到前面的故事，假设笑天能够再熟知专业商务图表制作的一些理念及技法，那么报告便不会是那样了。这里我们不妨为其改进捉刀，读者也可藉此来体认一下其间的不同及差距。公司盈利状况的图表
首先是呈现公司盈利状况的图表。
然后是关于各月份销售额变化的图表。销售额的图表
接着再看会员二次购买率的图表。
最后是反映产品销售比重变化的图表。关于会员二次购买率的图表产品销售比重变化的图表
显然，与前面故事里的图表相比，眼前这些图表看起来要美观、专业许多，更重要的是让阅读者能够清楚地看出它们表达的主题。1.3.1 没能抓住领导需求，输在起跑线上
有些人还没开始动手，就已经输在了起跑线上，因为他还没有真正弄清楚领导需要的是什么。
举个例子，A车间投产半年，领导想了解一下生产状况，如果把产品数量增减、合格率升降、成本变化等等数据一股脑儿全列在报告上，这些碎片化的数据，必然使整篇报告重点零散，领导看完之后仍然一头雾水。
抓住BOSS的需求，认识到BOSS关心生产状况是希望了解资金是否合理运用并产生收益。因此我们可以把零散的数据作进一步分析处理，最终以“投入产出比”为切入点进行汇报。选择正确的切入点1.3.2 用错图表类型，南辕北辙差距越来越远
你怎样确定该用哪种类型的图表？一般人的答案是：凭直觉。例如某公司做了一次用户手机价格的调查，回收了1500多份问卷，统计出各价格区间的用户百分比后，不少人会凭直觉以饼图呈现各价格区间的组成信息，所以在报告上的图表我们通常会看到如右图所示的情形。用饼图呈现的效果
由于价格分布并没有特定的规律，一脸黑线的BOSS恐怕要对着图表看上老半天才能搞清楚，200元以下超低端机是否比200～499元的低端产品更受欢迎，1900元以上的市场反映又是如何。而图表的制作者也理所当然被他归为“笨”员工的行列。
与饼图相比，柱形图和折线图更利于呈现数据的分布趋势，价格由低至高的柱形图，不但符合一般人的排序习惯，更可让BOSS轻易获知哪一价格区间的手机更受欢迎。柱形图更适合呈现数据分布1.3.3 布局凌乱，贻笑大方
在平时工作中，很多人都习惯使用Excel默认的图表，甚至觉得图表本来就应该是这个样子，其实如果你看过专业财经杂志和咨询公司发布的各种报告，就会发现原来Excel默认的图表是多么的粗制滥造，不仅布局松散凌乱，甚至还缺少很多专业图表所必须具备的元素，例如数据来源、单位等。Excel默认图表布局松散凌乱
对Excel默认图表加以修整，谙熟专业商务图表的布局原则从而制作出媲美专业财经杂志的图表，可让商务报告大大增色。商务图表的典型布局1.3.4 配色缺乏美感，难登大雅之堂
许多用户都觉得Excel默认的配色方案不好看，所以自己动手为图表设置颜色。遗憾的是，大多数非美术系毕业的用户都做不好这件事，胡乱折腾配出的方案可能比默认效果还要差，而更糟糕的是，他们通常不会意识到自己配色的问题，将花里胡俏的图表插进自己的报告里去“恐吓”客户与领导，可谓典型的“害人害己”。
虽然作为普通职场人士我们不能像专业美工那样对色彩有很深的了解，但至少可以掌握一些简单实用的配色方法，例如单色搭配、类比色搭配方案、互补色搭配等等，又或者可直接从网站、LOGO或者专业财经杂志的图表中“即取即用”（参见3.2.4节）。信手拈来即有专业水准的Logo取色五花八门的配色难登大雅法1.3.5 差之毫厘，谬以千里
在学习本书之前，你与许多普通用户一样，或者从来没有注意过图表细节方面的处理工作，就像下面这个图表，你是不是觉得已经差不多了？要是把这个图表放到报告里，老板对你的印象肯定是工作态度差，做事马虎。不信？这个图表至少有两个严重的错误。看似正常的图表
首先是单位缺失，这虽然是一个小细节，但在报告演示时会产生一个大问题，观众搞不清楚图中所说的现金流数额单位是元、万元还是千万元；其次缺少坐标轴说明，这个图表有两个垂直坐标轴，因为没有说明，观众无从得知哪组数据对应哪个坐标轴。1.4 用图表敲开升职加薪的大门
这些年职场竞争很激烈，一个职位几十人、上百人竞争也很常见。然而我们从千军万马中，好不容易杀进一家公司，却发现自己也不过是巨型商务机器的一个小螺丝，每天辛苦工作，但是离升职、加薪总是很遥远。于是离开公司A，再找到B公司，重演“高辛工作，月入过慢”的故事。
为了摆脱又苦、又累、又没“钱途”的工作，我们热衷于去考试、去培训，以提升自己的职场竞争力，然而考出来的证书除了在入职时显摆一下之外，大多数时间都沉睡在抽屉里，实际工作能用上的机会少之又少。
我们总是感叹没有表现的机会，其实要看你怎么看待了，如果你幻想的机会是这样：公司遇到某个难题，你临危受命，干净利落地化危为机，然后受到BOSS赏识平步青云……那你的确不太可能有机会，因为这不叫机会，而应该叫“daydream”（白日梦）。先不提恰好你能解决的难题出现的概率有多低，就算真碰上了，要知道你头上还有比你资深的员工、你的上司、你的上司的上司……在BOSS心里你的印象可能只是“工号xxxx”，又怎么可能轮到你唱主角呢。
其实表现的机会不是没有，只是很多人都没有留意罢了。在日常工作中，我们经常要写各种报告、策划、文案、总结、演示，除了一小部分有固定的格式外，大多数都没有严格的规范，能做到什么样的水平，完全取决于你的能力。很多人把这些视为苦差，其实这就是建立你的职业形象的机会，让BOSS觉得你很专业、值得信赖，自然容易受到重用，升职、加薪也就不在话下了。
而要做好一份报告，除了文笔、框架、构思之外，数据的重要性不言而喻，而图表作为数据要表达信息的更直观表现，很多人都知道在商务报告中使用图表来呈现数据会显得更专业。遗憾的是，我们在平时工作中看到的，却多是一些拙劣、粗糙的图表，就如前面故事中的主角张笑天所做的那样，真正专业水准的图表似乎只能在财经杂志和商业咨询报告中才能看到。
本书的目的，就是要告诉你一套制作媲美专业财经杂志的图表的方法，专业的图表会让你的商务报告鹤立鸡群，在BOSS心目中树立专业、值得信赖的职业形象，敲开升职加薪的大门。
Let's go!第2章图表说服力● 认清手中的任务● 整理——远离数据迷宫● 呈现——释放数据能量● 对比——将差距可视化● 说服——强化你的表达主题
很多图表制作类的书籍，只是站在图表设计的层次去讲解图表制作，我们认为这种设计有失偏颇。因为一份成功的商业报告就像一篇优秀的议论文，它会提出明确的论点，并且用充实、可信的论据去支持这一观点，从而让读者信服、接受、认同报告提出的观点。图表作为数据论据的一种呈现，它必须服务于报告，紧密围绕论点，才能产生最强的说服力，一旦脱离了这个层面，再优美、华丽的“论据”，也只能充当浮华的装饰品。所以，在这一章中我们将站在一个全新的高度——以商务报告的策划作为起点，来阐述专业商务图表的制作。本章将首先告诉你怎样明确任务的需求，怎样远离数据迷宫，以及怎样围绕报告主题全面释放数据中蕴含的说服力。2.1 认清手中的任务2.1.1 抓住领导要求的重点“小王，给我上半年公司的运营数据。”“小李，收集一些A公司的业务资料，我马上要用到。”“Y公司的客户明天来访，我准备跟他们谈谈下半年的合作计划，你下午将某某项目的资料整理给我。”我们经常会收到类似的工作任务。然而，我们尽心尽力去准备的资料，十有八九不能令BOSS满意，所以不得不一次又一次“虚心”接受“批评”，然后一次又一次修改，花费数倍时间才能完成接受的任务，为此错过了精彩的世界杯球赛、推掉了亲朋好友的聚会、抱歉地告诉恋人晚上需要工作……
我的一位朋友，在这方面却做得相当出色。他总能在第一时间准确领会领导的意图，颇受领导的器重。领导会议、谈判、决策所需要的资料，只要说一声，他都提前准备得妥妥当当。领导工作省心、高效，自然对他青睐有加。他结婚请假期间，刚走没两天，领导就感到很不习惯，在年会上私下对我说“小李一走，我就像失去一只手，工作真不方便！”，“那些接替他工作的员工，总得我像指导小学生那样，说得一清二楚才能将资料准备得妥当！”。两周后，领导和接替他工作的员工双双松了口气，“小李终于回来了！”。事后，不少人向小李讨要“秘技”，小李也没有藏私，向我们说出了他准确抓住领导要求，快速完成托付工作的三个秘密。跟上领导的思维
许多人认为，自己听不明白领导的工作要求，是听得不够专业、不够仔细，所以很用心地去看《倾听的艺术》、《商务沟通》这一类的书籍，但是回到实际工作中，收效甚微，为什么？事实上，只要听力正常并且没有神游太虚，你跟我一样可以清清楚楚听到领导提出的工作要求。部分用心的助理，还将领导提到的工作任务记在笔记本上。但是，为什么领导对你的执行结果不买账？原因在于你并没真正理解领导提出的工作要求。
要明白领导的要求，首先要跟上领导的思维。除了少数依托裙带关系爬上来的人之外，大多数有资格当你上司的人，肯定有他的一套，有比你厉害的地方。你听不明他们的要求，认为他们提的要求太笼统，太难以抓摸，那是因为你的思维角度、高度都离他们太远了。举个例子，公司最近准备购进一批红茶，领导说“想看看袋泡红茶的抽样结果”。你如果将以下的调查结果直接给领导看，他肯定不满意。为什么？这的确是抽样调查的结果，但是这并不是领导想看的结果。
型号：袋泡极品红茶 规格：150g 抽样1％结果如下所示：未了解领导想法依据数据直接生成的图表
你想想，公司为什么要抽样调查重量？因为，我们想要知道这批产品的重量是否合乎标准。不过上面的调查结果明确回答了这个问题吗？没有。它是否提供了必要数据支持？也没有。看着70%的达标率，不了解统计学的领导就会犯愁，到底要不要这批产品呢。而学过MBA课程的领导，心情好时可能会教教你如何统计、评估抽样结果，心情不咋样时多半让你回去重修报告。
而领导感觉比较“顺眼”的另一份报告里面已经用统计学的知识作了简要的整理及评估：以99.73%的概率估算，此批茶叶平均重量处于150.04～150.56g之间，达到150g的标准之上。有了这份数据参考，领导可以果断拍板签合同了。他感觉顺心省事，自然对你赏识有加了。
只有跟上领导的思维，你才能真正听得懂上司的言语。上司说出一句话，你就能大概猜出他想解决哪方面的问题，这些问题牵涉到什么样的数据、什么的材料、什么样的图表。要做到这一点，你需要做很多准备，花很多时间去详细了解公司的运作，花很多时间去学习各种统计分析模型，花很多时间去收集行业相关信息，不断向你的上司靠拢，才能成为领导眼中的“聪明人”。要清楚信息呈现的层次
当你跟上领导的思维，知道上司需要解决哪方面的问题，这些问题牵涉到什么样的数据和材料时，接下来第二个问题是，你需要了解这些信息是给谁用的？这很重要。
所谓“横看成岭侧成峰，远近高低各不同，不识庐山真面目，只缘身在此山中。”从不同距离、角度看同样的庐山，就有不同视觉效果，同样信息也是立体的，从不同角度或高度切入，就有不同的信息层面。老板、高级董事所需面对的往往是宏观的战略级数据，而合作伙伴、部门之间交流所用是战术层次的数据，具体到办事人员则是具体执行、监控层次的数据。
例如领导透露出公司准备打广告，他将全权负责投放的信息，那么为他准备资料时，就要多关注宏观方面，例如收集各目标受众对不同媒体的关注度数据、各大媒体在不同地区影响力的评估数据，最后附上简要的千次展示费用以供查阅。如果领导透露，公司决定投放网络广告，他负责具体的投放操作，那么为他准备资料时，就要更多关注具体执行层次的数据，例如各网站的流量，弹出窗口广告、横幅广告、流媒体广告、固定图片广告等各种网络广告的效果评估，各家网络媒体点击收费、展示收费情况等具体信息。这样有的放矢，提供领导决策对应层次的数据，你自然也会获得领导的赏识与重视。倾听与复述工作要求
上司通常很忙很忙，他们习惯于用精简的语言表述工作要求，所以只言片语中可能包含着许多信息。在听完工作要求后，你应该在头脑中略作整理，结合自己对上司思路的理解，然后简要复述。这一点很重要，它可以在不足一分钟时间，达成以下目标：● 当面排解你误解的内容，避免你在实际行动上犯方向性的错误，
让你更高效地工作，并树立更佳的正面职业形象。● 在你复述时，他将补充你思考中的不足之处或提点你工作中需要
注意的问题。这样一来，你的工作成果无疑更切实贴合他的需求，
你自然也会从众人中脱颖而出了。● 明确让上司了解你即将开展的工作以及完成时间（如果工作要求
中并没有提及任务完成时间，在复述时需要加上自己预计的任务
完成时间），让他有全局在握的感觉。这有利于建立紧密的信任
关系。
需要注意的是，许多领导在提出要求时喜欢使用略缩语。我们无法更改领导们的表达习惯，但是请务必确定，你正确读懂了这些略缩语，例如上司对你说“我想了解一下PC产品最近三个月的销量情况”。如果你自以为听懂了PC，认为它是指Personal Computer（个人电脑），而上司却在想着Pocket Calculator（掌上计算器）时，那么无论你的报表如何完美，也只能换来一双白眼。
所以在复述上司的要求时，要注意使用完整描述而非略缩语。例如上面的例子，等上司吩咐完毕，复述需要着手处理的报表时，如果说“好的，张总，这份个人电脑产品最近三个月销量情况的报告，预计明天上午我可以准备给您”，如果上司想了解的对象的确是Personal Computer（个人电脑），他自然会点点头，而当他想要的是Pocket Calculator（掌上计算器）的报表时，那么他就知道你理解得不对，会清楚告诉你他想要的是Pocket Calculator。2.1.2 确定哪里会用到图表
报告中哪里会用到图表、会用到什么图表，完全取决于报告中用到哪些数据。因为图表只是数据的一种表现形式，它的作用是直观、生动地表达数据以及数据背后蕴含的意义。
了解报告中图表产生的过程会有助于理解这一观点，这一过程可以用下面的图例来简单表示：
我们用一个实际的案例来加深印象。构思报告整体框架
比如说，公司打算开发一款Webgame（网页游戏），进军网游市场，BOSS要你做一份详细的市场调查报告。清楚BOSS交待的任务之后，你开始构思怎样来完成这份报告。假如你已经有现成的报告模板，并且已经准备好大堆数据，那么你可以跳过这节，直接读下面的内容。假如你手上并没有其他可用的材料，你需要先构造报告的“框架”，例如这样：□ Webgame市场总体情况
市场规模及未来的发展趋势
国内外主要厂商
……□ Webgame产品分析
Webgame与传统网游的差异
Webgame的用户细分
Webgame的类型及代表作
产品生命周期
盈利模式
厂商合作模式
……□ 进入Webgame市场的机会和策略
为什么要进入Webgame市场
竞争对手的策略
进入市场的方式
投入产出比
……□ 其他附件
花一些时间认真地做好这个框架是值得的，因为这是整个报告的“地基”，随后我们将根据这份框架去搜集整理数据、制作图表，如果这份框架的方向有偏差，或者漏掉了一些重点，那么所搜集的数据必然无法完美支持决策，后期花费大量时间制作的图表也将付之东流。假如你的确缺乏相关的经验，建议你多参考一些现成的商务报告模板及他人撰写的商务报告。搜集整理数据
完成这一步后，接下来你将根据报告的框架，去搜集相关的数据，比如说框架中的“Webgame市场总体情况”，需要搜集的数据可能包括：● 近年Webgame市场规模有多大● Webgame近年用户数量增长情况● 国内主要Webgame厂商有哪些，它们的盈利状况如何● 国外主要Webgame厂商及盈利状况● ……
再举个例子。Webgame产品分析方面，你要收集的数据可能包括：● Webgame主要有哪些类型，代表作有哪些● 玩家的学历、收入、性别● 玩Webgame的理由● 不同类型Webgame的生命周期长短● Webgame有哪些盈利模式● 用户对各种收费方式的接受程度● Webgame的合作模式● ……
没有什么“法则”可以帮助你快速而准确地判断哪些数据是必要的，你能依靠的只有你的经验，笔者的建议是尽可能地熟悉要研究的对象。例如接到调查Webgame市场这个任务后，你应该通过所有你能想到的渠道去熟悉Webgame。例如可以通过行业网站、咨询机构了解行业发展动态，向从事该业务的朋友请教，到论坛收集游戏玩家的看法，开展问卷调查等等。你还应该注册几个账号，到时下流行的Webgame中亲身体验一番。
搜集来的数据经过整理、分析后，最终形成报告所需要的形式，并且明确表达某个主题，例如这样：战争策略和角色扮演游戏占据主导地位——各种类型网页游戏所占市场份额统计游戏类型市场份额战争策略42％角色扮演23％模拟经营16％社区养成12％休闲竞技6％其他2％* 数据采用四舍五入方式处理
这就是我们制作图表的素材。制作图表
根据表达的主题，大部分数据都可以归纳到五种基本关系中：成分、项类、时间序列、频率分布、相关性，根据这些基本关系可以很方便地选择合适的图表类型。例如：● 国内主要WebGame厂商的市场份额● 不同类型WebGame所占的比例
这些数据可归纳为成分关系，适合用饼图来表达。
再举个例子。● 2007年至2011年国内网页游戏市场规模● 2007年至2011年国内网页游戏用户数量
这些数据属于时间序列，适合用柱形图和折线图来表达。
关于数据的五种基本关系以及如何根据基本关系选择图表，我们将在2.3节中详细讲解，在这里你只需要简单了解一下就可以了。
除此之外，需要注意的是，并非所有的数据都适合用图表来呈现。
图表的作用是让数据表达更简洁高效，但是如果数据本身已经足够简洁，比如说，网页游戏中92.3％的用户为男性，直接用文字表达就可以了，制作成图表除了增加你的工作量之外，不会有更多的好处。如果你想强化印象，不妨把数字加粗，或者换成醒目的颜色，就像这样：
还有一些数据，大家已经习惯了一种固定的表达方式，特别是一些财务相关的数据，例如资产负债表、损益表、现金流量表等，你最好还是尊重传统。使用图表不仅不能帮助你更清楚地表达，反而有可能造成混乱。2.1.3 商务图表的制作流程
从上司那里接到任务并确定报告中哪里需要使用图表后，接下来就可以着手制作图表了。图表的详细制作过程可以参考下面这个流程：
我们在本书中针对制作图表的各个环节都进行了详细的介绍，不仅仅是说明图表的基本制作方法，更重要的是分享专业商务图表制作的理念。2.2 整理——远离数据迷宫2.2.1 原始数据整理
建构好报告的框架，有了要搜集的数据资料，现在我们就可以正式进入图表制作环节了。原始数据收集完毕后，通常需要整理一番，例如，排除无效的数据，让数据排序或突出显示某些特别的数据，以方便进一步分析或转化成图表。排序整理原始数据
当我们需要将数据按照大小从低到高或者从高到低排列时，可以通过排序功能来整理数据。例如，我们收集到某个行业内几百个公司在上半年的销售数据，如果想要用图表显示排名前五的公司的销售数据，就需要先对原始数据排序。
选择要整理的数据区域，打开排序对话框，然后就可以按照指定的关键字和依据进行降序或者升序排序。自定义数据排序筛选排除空行
当数据区域中存在空行时，生成的图表就会缺失相应的数据系列，影响图表的美观，就像下面的图表。数据源区域存在空行影响图表的美观
假如图表引用的数据较少时，手动删除空行是最直接有效的方法。如果图表引用的数据量较大，那么可以按照下面这种方法筛除空行：
选择数据区域，执行筛选操作，然后将空白行清除，这样生成的数据系列之间就不会存在空白的区域了。筛除空白行剔除多余的数据
当往表格内录入大量数据时，很容易出现重复录入的情况。对于这些重复的数据，如果采用手动检查的方法，显然难度较大，为了帮用户解决这个问题，Excel 2010提供有一个删除重复项的功能，它可以快速清除重复值。
01 选择数据区域。在Excel中选择要编辑的数据区域，然后打开删除重复项功能，检查指定的数据区域。选择要编辑的数据区域
02 删除重复数据。对于重复项，可通过选择列来确定哪些数据符合重复性条件。例如本例要编辑的数据区域中有商品编码、数量、单价（元）三列，全部勾选，只有这三列中的数据都相同的情况下，才辨别这一行数据是重复的。删除重复数据应用条件格式突显主题所需的数据
想要从一堆数据中快速找出需要的数据，用肉眼直接观察是一件很费力的事情，这时可以通过Excel条件格式设置来完成。例如我们手里面有某个行业上百个公司2010年的销售额数据，如果想要从中快速找到销售额排名前5的公司，而又不想改变数据的排列次序，则可以使用条件格式来突出显示。突出显示销售额最大的5个数据
01 找出排名前5的数据。选择数据区域，打开新建格式规则对话框，然后选择仅对排名靠前或靠后的数值设置格式，接着就可以设置为排名前5的数值设置指定格式。选择排名前5的数据
02 对排名前5的数据以指定格式显示。我们可以自定义要突出显示符合条件的单元格格式，如将单元格背景设置为黄色高亮。选择单元格背景色好图表具备的10项统计学指标
统计学是将我们手上的销售报表、库存报表、财务报表、原始调查数据等各种平庸数据点石成金的关键。它将纷繁复杂的企业数据抽丝剥茧，客观地分析、推断、评估企业的生产、管理、销售、研发等各个环节，为企业决策经营提供最直接、最有力的支持。我们来看一个例子。
A工厂里引进50台数控机床，这组机床指派了一个工人专门负责
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