作者：赖利君 赵守利
出版社：人民邮电出版社有限公司
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Office 2013办公软件案例教程(第5版)试读：
工业和信息化“十三五”高职高专人才培养规划教材Office 2013办公软件案例教程（第5版）Office 2013 Case Tutorial赖利君 赵守利 主编人民邮电出版社北京图书在版编目（CIP）数据
Office 2013办公软件案例教程/赖利君，赵守利主编.--5版.--北京：人民邮电出版社，2017.8
工业和信息化“十三五”高职高专人才培养规划教材
ISBN 978-7-115-46419-4
Ⅰ.①O… Ⅱ.①赖…②赵… Ⅲ.①办公自动化—应用软件—高等职业教育—教材 Ⅳ.①TP317.1
中国版本图书馆CIP数据核字（2017）第180364号◆ 主编 赖利君 赵守利责任编辑 朱海昀责任印制 焦志炜◆ 人民邮电出版社出版发行 北京市丰台区成寿寺路11号邮编 100164 电子邮件 315@ptpress.com.cn网址 http://www.ptpress.com.cn大厂聚鑫印刷有限责任公司印刷◆ 开本：787×1092 1/16印张：18.5 2017年8月第5版字数：444千字 2017年8月河北第1次印刷定价：49.80元读者服务热线：(010)81055256 印装质量热线：(010)81055316反盗版热线：(010)81055315广告经营许可证：京东工商广登字20170147号内容提要
本书以Microsoft Office 2013软件为环境，通过案例的形式，对Office 2013中的Word、Excel、PowerPoint和Outlook等软件的使用进行了详细的讲解。全书以培养能力为目标，本着“实践性与应用性相结合”“课内与课外相结合”“学生与企业、社会相结合”的原则，按工作部门分篇，将实际操作案例引入教学，每个案例都采用“【案例分析】→【知识与技能】→【解决方案】→【拓展案例】→【拓展训练】→【案例小结】”的结构，思路清晰，结构新颖，应用性强。
本书可作为职业院校学生学习Office办公软件的教材，也可供其他运用Office办公软件的人员阅读参考。第5版前言
近年来，随着我国信息化程度的不断提高，熟练地使用办公软件已经成为对各行各业从业人员使用计算机的基本要求，Microsoft Office系列办公软件随之成为人们日常工作和学习中不可或缺的好帮手。
本书通过案例的形式，对Office 2013系列软件中的Word、Excel、PowerPoint和Outlook等软件的使用进行了详细的讲解。希望通过本书的学习和练习，能提高读者对办公软件的应用能力。
1.本书内容
全书共分为5篇，从一个公司具有代表性的工作部门出发，根据各部门的实际工作情况，介绍了大量日常工作中实用的商务办公文档的制作方法。
第1篇为行政篇，讲解了制作公司文化活动方案、会议记录表、会议室管理表、客户回访函、管理日常工作等与公司的行政部门或办公室相关的典型案例。
第2篇为人力资源篇，讲解了公司员工聘用管理、员工基本信息表、劳动用工合同、员工培训讲义、员工人事档案表等人事部门的典型案例。
第3篇为市场篇，讲解了制作市场部工作手册、产品销售数据分析模型、商品促销管理、销售统计分析等销售部门的典型案例。
第4篇为物流篇，讲解了制作商品采购管理表、公司库存管理表，商品进销存汇总表、物流成本核算等物流部门的典型案例。
第5篇为财务篇，通过讲解如何制作员工工资表、财务报表、公司投资决策分析、往来账务管理，详细介绍了Office软件在财务管理中的深入应用。
2.体系结构
本书的每个案例都采用【案例分析】→【知识与技能】→【解决方案】→【拓展案例】→【拓展训练】→【案例小结】的结构。（1）案例分析：简明扼要地分析了案例的背景资料和要做的工作。（2）知识与技能：提炼出了项目涉及的知识和技能点。（3）解决方案：给出解决实际案例的详尽操作步骤，其间有提示和小知识来帮助理解。（4）拓展案例：让读者自行完成举一反三的案例，加强对知识和技能的理解。（5）拓展训练：补充或强化主案例中的知识和技能，读者可以选择性地进行练习。（6）案例小结：对案例中的知识和技能进行归纳和总结。
此外，本书的每个案例后都有一个“学习总结”表，可以供读者将每个案例操作过程中的心得体会总结下来。
3.本书特色
本书以“实践性与应用性相结合”“课内与课外相结合”“学生与企业、社会相结合”为原则，以培养能力为目标，以实际工作任务引领知识、技能和态度，让学生在完成任务的过程中学习相关知识，培养相关技能，提升自身的综合职业素质和能力，真正实现做中学、学中做的CDIO教学模式。
在本书的编写过程中，参考了相关文献资料，在此向这些文献资料的作者表示感谢。本书及素材中使用的数据均为虚拟数据，如有雷同，纯属巧合。
为了方便读者，本书还提供了电子课件和示例文件，读者可登录人邮教育社区（http://www.ryjiaoyu.com/）进行下载。编者2017年5月第1篇 行政篇
本篇从公司行政部门的角度出发，选择了一些具有代表性的商务办公文档，以实例的方式进行讲解。读者通过本章，可对Word 2013中文档的“创建”“编辑”“页面设置”“格式化”“图形”和“图片”的处理，表格的“创建”“编辑”和“格式化”的处理，“邮件合并”文档的处理，Excel 2013用条件格式实现自动提醒以及Outlook 2013的日常工作管理等知识进行学习、巩固和加强，从而提高对办公软件的应用能力。
学习目标
1.利用Word 2013对文档进行“创建”“保存”和“编辑”。
2.学会对Word 2013文档的“页面”进行“设置”“格式化”。
3.掌握对Word 2013文档中的“图形”“图片”等进行图文处理。
4.在Word 2013文档中进行表格的“创建”“编辑”和“格式化”。
5.在Excel 2013中使用条件格式进行自动提醒。
6.对Word 2013文档中的“邮件”进行“合并”及相关文档的处理。
7.利用Outlook 2013进行日常工作管理。1.1 案例1 制作公司文化活动方案
示例文件
原始文件：示例文件\素材\行政篇\案例1\公司文化活动方案.docx
效果文件：示例文件\效果\行政篇\案例1\公司文化活动方案.docx【案例分析】
公司为丰富员工业余文化生活，营造一种健康、旺盛的团队氛围，激发员工的工作积极性和热情，增强员工满意度与归属感，提高团队的凝聚力和战斗力，需要策划和组织一系列文化活动。本案例利用Word来制作公司文化活动方案。
具体要求：①新建文档并合理保存；②页面设置：纸张为A4纸，页边距分别为上下均为2.5厘米、左右均为2.8厘米；③编辑文化活动方案内容；④美化修饰文档；⑤预览及打印文档。文档效果如图1.1所示，并将该文档打印出来。图1.1 “公司文化活动方案”效果图【知识与技能】
·文档创建和保存
·页面设置
·编辑文档
·插入特殊符号
·设置文本的字体、字号、字形等格式
·设置对齐方式、缩进、行距和间距等段落格式
·使用项目符号和编号
·预览和打印文档【解决方案】
步骤1 新建并保存文档（1）新建文档
①单击“开始”按钮，选择“所有程序”→“Microsoft Office 2013”→“Word 2013”命令，启动Word 2013应用程序。
②启动Word程序后，系统将自动新建一个空白文档“文档1”。
活力小贴士
Word 2013和Word旧版本不同，启动后并不直接是新文档，而是出现图1.2所示的一个开始屏幕，需要先选择文档类型才能进入文档编辑页面。当需要创建的文档较多，这种方法难免有些不便，同时也增大了工作量。图1.2 Word 2013开始屏幕
怎样让Word 2013一启动就创建一份空白文档，进入编辑页面呢？
①打开Word 2013，进入编辑页面。
②选择“文件”→“选项”命令，打开“Word选项”对话框。
③在左侧的窗格中，单击“常规”选项，在右侧窗格中，取消勾选“此应用程序启动时显示开始屏幕”，如图1.3所示。
④单击“确定”按钮。这样，再次启动Word 2013时就直接进入编辑页面了。图1.3 “Word选项”对话框（2）保存文档
在Word中进行文档编辑，一定要保存文档。因为文档编辑等操作是在内存工作区中进行的，如果不进行存盘操作，突然停电或直接关掉电源，都会造成文件丢失。因此，及时将文档保存到磁盘上是非常重要的。
活力小贴士
保存文档时，一定要注意文档的“三要素”——文档的位置、文件名和类型，否则，以后不易找到该文档。
①单击“文件”→“保存”命令，打开图1.4所示的“另存为”列表。
②单击“浏览”按钮，打开“另存为”对话框。
③以“公司文化活动方案”为名，选择保存类型为“Word文档”，将该文档保存在“E：\公司文档\行政部”文件夹中。设置完成后的“另存为”对话框如图1.5所示。图1.4 “另存为”列表图1.5 “另存为”对话框
④单击“保存”按钮。
活力小贴士（1）快速保存文档
①保存文档时，通常单击快速访问工具栏上的“保存”按钮会更加快捷，按钮如图1.6所示。
②为了避免录入的文字丢失，保存操作可以在其后的编辑过程中随时进行，其快捷操作为“Ctrl”+“S”组合键。（2）自动保存文档图1.6 快速访问工具栏上的“保存”按钮
为了避免操作过程中由于掉电或操作不当造成文字丢失，可以使用Word 2013的自动保存功能，单击“文件”→“选项”命令，打开“Word选项”对话框，选择左侧的“保存”选项。在右侧的“保存文档”选项组中，勾选“保存自动恢复信息时间间隔”复选框。然后在其右侧设置合理的自动保存时间间隔，如图1.7所示。图1.7 设置文档自动保存时间
步骤2 设置页面
与用户用笔在纸上写字一样，利用Word进行文档编辑时，先要进行纸张大小、页边距、页面方向等页面设置的操作。（1）设置纸张大小。单击“页面布局”→“页面设置”→“纸张大小”按钮，从下拉菜单中选择A4。（2）设置页边距。单击“页面布局”→“页面设置”→“页边距”按钮，从下拉菜单中选择“自定义边距”，打开“页面设置”对话框，在“页边距”选项卡中根据要求设置页边距，并将纸张方向设为“纵向”，如图1.8所示，单击“确定”按钮。图1.8 设置页边距和纸张方向
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设置页边距时，既可以单击页边距选项卡中的增减按钮调整页边距的值，也可以在设置页边距的文本框中直接输入所需的页边距的值。
步骤3 编辑文化活动方案（1）单击任务栏上的“输入法”指示器按钮，根据需要和习惯选择不同的输入法。（2）按照图1.9所示录入“文化活动方案”的内容。图1.9 “文化活动方案”文档内容
活力小贴士
新建一个Word文档后，一般Word的文档窗口是“页面视图”，如图1.10所示，这种视图是与打印相应纸张一致的视图，在其上进行编辑都是所见即所得的。
如果默认的不是页面视图，可单击“视图”→“文档视图”→“页面视图”来进行编辑。图1.10 文档的“页面视图”
在Word中输入文本时，用户可以连续不断地输入文本，当到达页面的最右端时插入点会自动移到下一选择行首位置，这就是Word的“自动换行”功能。
一篇长的文档常常由多个自然段组成，可以通过按“Enter”键的方式来实现增加新的段落。段落标记是Word中的一种非打印字符，它能够在文档中显示，但不会被打印出来。（3）插入带圈数字序号。在编辑文档时，有的符号是不能直接从键盘输入的，可以使用其他方法来插入，如带圈数字序号“①，②，…”。
①将光标定位在文档正文的第21段文字“员工日常行为规范”之前。
②选择“插入”→“符号”→“其他符号”命令，打开“符号”对话框。
③在“符号”选项卡中的“子集”下拉列表框中，选择“带括号的字母数字”，如图1.11所示。
④在下方的符号列表框中选择要插入的符号“①”，单击“插入”按钮。
⑤用类似的方法，分别在第22、23、25、26、27、28、30、31段之前插入图1.12所示的带圈数字序号。图1.11 “符号”对话框图1.12 在文档中插入带圈数字序号
步骤4 设置“文化活动方案”格式
文档编辑完成后，通过字体、段落、项目符号和编号、对齐等设置可对文档进行美化和修饰。（1）设置标题格式
将标题的字体格式设置为宋体、二号、加粗、深蓝色；段落格式为居中、段前0.5行间距、段后1行间距，格式化的效果如图1.13所示。图1.13 标题的格式化效果
①选中标题文字“公司文化活动方案”。
②单击“开始”选项卡，在“字体”和“段落”工具栏上选择相应的字体和对齐设置按钮，如图1.14所示。图1.14 “字体”和“段落”工具栏
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设置字体格式还可以采用如下操作。
①单击“开始”→“字体”按钮，打开图1.15所示的“字体”对话框进行设置。
②选中要设置的文本，Word将自动弹出浮动的“快捷字体工具栏”，从“快捷字体工具栏”中单击相应的按钮进行设置。
③选中要设置的文本，单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“字体”命令，再在“字体”对话框中进行设置。
③设置标题段落的间距。单击“开始”→“段落”按钮，打开“段落”对话框，设置段前间距为0.5行、段后间距1行，如图1.16所示。图1.15 “字体”对话框图1.16 “段落”对话框（2）设置正文格式
①设置正文字体格式。设置正文所有字体为宋体、小四号，字符间距加宽0.5磅。
a.选中正文所有字符。
b.单击“开始”→“字体”按钮，打开“字体”对话框，在“字体”选项卡中，设置中文字体为“宋体”，字号为“小四”，其余不变。
c.切换到“高级”选项卡，如图1.17所示，设置间距为“加宽”，磅值为0.5磅。
②设置正文段落格式。设置正文所有段落行距为固定值24磅。
a.选中正文所有段落。
b.单击“开始”→“段落”按钮，打开“段落”对话框，设置行距为固定值24磅，如图1.18所示。图1.17 设置字符间距图1.18 设置行距为固定值24磅
③设置正文中，除编号“一”“二”“三”“四”“五”“六”“七”所在标题段外，其他段落首行缩进2字符。
a.按住“Ctrl”键，分别选中正文中除编号“一”“二”“三”“四”“五”“六”“七”所在标题段外的其他段落。
b.单击“开始”→“段落”按钮，打开“段落”对话框，设置“特殊格式”为“首行缩进”“2字符”，如图1.19所示。
④设置正文标题行格式。设置标题行“一、背景”的格式设置为宋体、四号、加粗、段前段后各0.5行间距。并采用格式刷复制到标题行“二”“三”“四”“五”“六”“七”所在标题段落。
a.选中标题行文本“一、背景”。
b.将其格式设置为宋体、四号、加粗、段前段后各0.5行间距。
c.保持选中文本状态，双击“开始”→“剪贴板”→“格式刷”按钮，使其呈选中状态，移动鼠标，此时鼠标指针变成了一把刷子，按住鼠标左键，刷过“二、方案宗旨”，这样“二、方案宗旨”的段落就具有了同“一、背景”一样的文本格式。
d.用同样的方法继续刷过“三”“四”“五”“六”“七”所在标题段落。
e.再次单击“格式刷”按钮取消格式刷功能，鼠标指针变回正常形状。设置后的标题段格式如图1.20所示。图1.19 设置首行缩进图1.20 设置格式后的标题段效果
⑤设置“二、方案宗旨”具体内容的格式。为“二、方案宗旨”具体内容部分添加项目符号，添加后的效果如图1.21所示。
a.选中这部分的3个段落。
b.单击“开始”→“段落”→“项目符号”右侧的下拉按钮，打开“项目符号”列表，在“项目符号库”中，为选中的文本选择需要添加的项目符号，如图1.22所示。图1.21 为“二、方案宗旨”具体内容添加项目编号图1.22 “项目符号”列表
⑥设置“六、公司企业文化的内容”下面具体内容的格式。参照“二、方案宗旨”具体内容的格式设置方法，为“六、公司企业文化的内容”的具体内容添加项目编号，效果如图1.23所示。
⑦为“七、企业文化的系统建设方案”下面含有带圈数字序号所在段落增加缩进量。
a.分别选中含有带圈数字序号的各个段落。
b.单击“开始”→“段落”→“增加缩进量”按钮，为添加了项目符号的段落增加缩进量。效果如图1.24所示。图1.23 为“六、公司企业文化的内容”具体内容添加项目编号图1.24 增加段落缩进量
⑧保存文档。
步骤5 打印文档
文档编排完成后就可以准备打印了。打印前，一般先使用打印预览功能查看文档的整体编排，满意后再将其打印。（1）单击“文件”→“打印”命令，显示图1.25所示的打印界面，在窗口的右侧可预览文档打印的效果。图1.25 文档的打印界面（2）预览完毕，如果对文档效果满意，可在中间的窗格中设置打印份数、打印机、打印范围等参数，然后单击“打印”按钮，对文档进行打印。
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在打印预览中，如果对文档效果不满意，还需修改，可单击“文件”菜单中的返回按钮，回到文档的编辑状态进行修改。（3）关闭文档。完成后，单击“文件”→“保存”命令，或“Ctrl”+“S”组合键，再次确认保存文档或对文档所做的修改，然后关闭文档。【拓展案例】
1.会议记录
会议记录是在比较重要的会议上，由专人当场把会议的基本情况记录下来的第一手书面材料。会议记录是会议文件和其他公文形成的基础。会议记录应包括如下内容：①会议名称要写明召开会议的机关或组织、会议的年度时间或届次、会议内容摘要等；②会议时间；③会议地点；④出席人；⑤列席人；⑥主持人；⑦记录人；⑧议项；⑨会议发言；⑩议决结果；签名。会议记录效果如图1.26所示。
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]