作者：(美)兰德尔·博尔滕（Randall Bolten）
出版社：机械工业出版社
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让你的数字会说话：以最有效的数字呈现技巧征服你的观众(实用经济学)试读：
前言
每个人都在谈论天气，但没人对之有所作为。——马克·吐温（Mark Twain）《让你的数字会说话》一书的理念，其实是随着时间的累积而逐渐浮现出来的想法。在硅谷高科技公司担任首席财务官（CFO）的近20年工作经历中，我亲眼目睹了数据呈现中的小技巧是如何给读者理解数据带来巨大帮助的。这种现象一而再、再而三地出现。例如，在金融领域，一份模糊不清的报告可能引发一连串的误会甚至出现过失，导致数百万美元的损失。而对于相同的信息，如果能采取更为恰当的方式进行呈现的话，却常常能让读者眼前一亮，达到事半功倍的效果。
我还忍不住观察人们是如何完成报告的，特别是那些富有能力和智慧的精英，他们通常会忽视这些小技巧以及它们对于读者的影响。尽管事后回忆起来，他们总能快速意识到这当中的某些联系。所以，这一理念渐渐在我脑海中清晰起来，即数字呈现其实是一种交流技巧，而绝不仅仅是由“数字巫师”表演的某种妖术。从写这本书开始，我就一直在不同的场合传达这一理念，其范围涉及会计专业的学生、CEO的行政助理以及公司总裁，而且总能得到他们高度的赞赏与认同。与此同时，我也发现，在与我交流过的人群当中，只有极少数人对于应该如何在一张纸、计算机显示器或投影屏幕上放置数字稍有概念。
回想一下，在我们的学校生涯中，我们将大部分时间都用来培养正确的、清晰的、简洁的以及富有感染力的演讲与写作能力，特别是在小学和中学时期。为此，学校教授了我们语法、词语、措辞、句式结构以及段落组织。即使在完成基础教育后，我们也一直被要求朝着高效读写的目标持续不断地努力，如针对某个特定的主题，就某个特定的目的，与某个特定的交流对象沟通。书店的书架上已经摆满了琳琅满目的书籍来帮助人们获取这方面的能力，这些书籍包括：《风格的要素》（The Elements of Style）、《吃完，开了一枪，走了》（Eat，Shoots ＆ Leaves）、《仔细的作家》（The Careful Writer）、《商务信函手册》（The Business Letter Handbook）、《如何写出价值100万美元的备忘录》（How to Write a Million-Dollar Memo）、《公众演讲：以观众为中心》（Public Speaking:An Audience-Centered Approach）等。
然而，大部分学校却一直把数学当做一门关于计算技巧的课程来教授，而不将其当做一门描述复杂问题与现象的语言。虽然市面上已经有大量的教材教人们如何理解数字、数学原理，甚至教大家识别数字中的骗局，但是至今却还没有一本书专注于如何呈现数字。
由于数字呈现在我们的社会活动中扮演着如此重要的角色，我很感激汤姆·坎贝尔能为《让你的数字会说话》一书作序，同时也对此受宠若惊。他非凡的职业生涯，包括当选立法委员（美国国会议员以及州参议员）、行政部门职员（当加州最后一次出现财政盈余时的州预算办公室主任），经济学博士、律师、法律学教授，以及商学院（加州大学伯克利分校哈斯商学院）和法学院（查普曼大学法学院）的院长。更重要的是，他的演讲与写作兼具精准、优美、幽默的特质且饱含对观众的敬意。
出版《让你的数字会说话》的主要目的在于使你在演讲以及写作中成为数字呈现的高手。如果你常常需要在工作中展示数字，无论你是一名经常要呈现数字的会计、金融或工程领域的专业人士；还是一名偶尔需要呈现数字的公司法务、诉讼、人力资源、市场营销、投资者关系、基金募集者或是别的领域的专家；抑或你是一位政府官员或当选的议员，负责向公众解释在财政、税收、医疗或其他公共政策方面的重要事项；又或者你是一位需要在既定时间内根据现有信息做出一系列决策的高级经理或董事会成员——那么本书正是你的盘中餐。祝你大快朵颐！兰德尔·博尔滕格伦布鲁克，内华达州2012年2月致谢
首先，我要真诚的感谢泰勒·雷（Taylor Ray），一位杰出的编辑，她不仅一开始就领会了《让你的数字会说话》一书的主旨，而且还全程参与了整个出版工作。她不仅源源不断地给予我极大的支持和直言不讳的建议，还不遗余力地付出，以确保本书不辜负读者对我的期望。
作为少数几个为本书的创作做出特别贡献的人，乔尔·奥尔（Joel Orr）帮助我理顺了出版方面的一切事宜，并贡献了他那只能用博大精深来形容的智慧。作为朋友，约翰·卡多佐（John Cardozo）更是放下了其他更重要的事情，逐字逐句地读完了我写下的所有文字。此外，汤姆·坎贝尔（Tom Campbell）不仅采用了本书中的技巧来向选民呈现数字，而且还以他自己的名义推荐本书，他是最一丝不苟，同时也是最有见解和智慧以及提供最多支持的读者——即便在竞选加州参议员期间也是如此。
还有很多人阅读了本书的部分章节并提供了宝贵的意见，他们是斯蒂芬·费恩（Stephen Few）、肖密特·戈塞（Shomit Ghose）、戴娜·亨德里克森（Dana Hendrickson）、卡尔·梅（Karl May）、巴巴拉·麦克默里（Barbara McMurray）、拉里·莫斯利（Larry Moseley）、伊桑·索尔曼（Ethan Thorman）、琳达·威尔逊（Linda Wilson），以及唐娜·温斯洛（Donna Winslow）。我也定期与飞塔公司（Fortinet）的金融小组（Robert Lerner，Tim Emanuelson，Keith Andre，Jim Bray，Daneya Denson，Doug May，Scott Robinson，and Simran Singh）见面，他们贡献了许多来自一线的实战经验和观点。对于未能提到名字的读者，我深表歉意，并表示衷心的感谢。
我还要特别感谢来自国际财务执行官硅谷分会（the Silicon Valley chapter of Financial Executives International）的专业同行。当我谈及本书的构思时，他们当中有许多人都不厌其烦地贡献了自己的观点和想法（有意识或无意识的）。
我还要感谢来自圣奥尔本斯学校（St.Albans School）数学系的教职员工凯利、汉森和伊戈尔（Kelley，Hansen，and Eagles）对于本书提供的建议以及在其高中课程中引入本书中的内容。同时，也要感谢我在圣奥尔本斯学校求学时遇到的老师们，他们明确地教导我们以自有语言或方式来进行自我表达不仅是理所应当的，更是一项神圣的义务——特别是米恩斯、萨尔茨曼、鲁格以及麦克卡尼（Means，Saltzman，Ruge，and McCune）。
在Wiley出版公司的许多人也值得一提。蒂姆·伯嘉德（Tim Burgard）、斯泰西·里维拉（Stacey Rivera）、安德鲁·惠勒（Andrew Wheeler）以及赵海伦（Helen Cho），对我这样一个初次出书的作者提供了莫大的帮助和耐心的引导。娜塔莎·安德鲁斯、诺埃尔（Natasha Andrews-Noel）一直引领着本书以及一位要求苛刻的作者，经历了一段超乎我想象的复杂过程。我还要感谢安妮·福克兰（Anne Ficklen）的引荐，以及迈克尔·卢特考斯基（Michael Rutkowski）为本书所做的装订设计。
我还要感谢一些间接参与本书的人。多年前的一些意见至今依然萦绕在我耳边，促使我完成本书。我要感谢杰夫·沃克（Jeff Walker）、伍迪·雷（Woody Rea）、诺特·拉帕波特（Nort Rappaport）以及范·范奥肯（Van Van Auken）；我要感谢克劳德（Claude）与休（Sue）以及利兰（Leland）的陪伴与宽容，以及在隆冬中提供的美食。我的家人乔舒亚（Joshua）、苏珊娜（Susanna）、蒂蒂（Dede）以及吉米（Jimmy）为本书提供了宝贵的建议并助威呐喊，他们已向我保证会订购数千册本书。
还有一个对于本书中的许多小细节和几个关键部分而言都必不可少的人——佩妮（Petunia），你实在是太棒了！
即使这是一本教你以清晰、精确和准确的方法来表达自己观点的书，它依然难免出错，这些错误将完全由我个人承担。由衷盼望您能将本书的不足之处反馈给我。我也衷心希望您从本书中有所获益。简介这不是一本关于数字的书，真的不是！
一个人的表达方式往往会暴露他的思维模式。——天使投资人埃尔文·费德曼（Irwin Federman）
首先要澄清的是，这并不是一本关于数字的书，而是一本关于如何呈现数字的书。这种呈现并非简单地呈现，而是要做到清晰、简明、优雅以及最重要的——有效呈现！区分数字本身和展示数字的方式是非常重要的。为了让你对本书内容有大致的了解，让我先来问你几[1]个问题。当你在进行量化表述时，是否遭遇过以下情形：[2]
·无论你怎么解释，读者就是无法理解报告的核心内容？
·你花费了大量的时间向读者/观众解释如何阅读与理解报告中的图表/幻灯片，而不是在讨论报告中的实际内容？
·你希望人们能在会议或演讲前阅读你的材料，而一旦他们没有这么做，你便无法达到会议或演讲的目标？
·你发现自己的报告中存在一些低级错误，却来不及修正。更糟糕的是，这些低级错误是被你的读者发现的。
·你的报告/演讲内容里涉及的细节太多，以至于读者无法细读真正的核心内容。更糟糕的是，读者是否会直接放弃阅读理解你的报告？
如果你对以上任一问题的回答是肯定的，那么你一定曾经因为失败的量化表述而感到苦恼、挫败。又如，如果你也是失败量化表述的受害者之一，想必你也了解那种眼睁睁看着演讲人的时间和声誉就这么渐渐消逝的沮丧的感觉。具备“读写能力”
呈现数字与呈现其他任何类型的信息一样，如果对方跟不上你的节奏，无法理解你所呈现的内容，那就是一次失败的交流。无论你是否花费了大量的努力来精心研究、归纳、整理这些数字，也无论这些数字本身是否正确，只要没人能理解你想表达的内容，你的量化表述就是失败的，而你就应该有责任去解决这个问题。
也就是说，为了进行有效的量化表述，你必须具备“读写能力”，但这并不是传统意义上的“会读书写字”。量化表述中所谓的“读写能力”远不止于此，它不仅包括能够理解文字，还包括能够理解以任何形式呈现的任何信息——图像、数字和图表。而且，你还需要知道如何以恰当的方式表达出来。这还不够，除了自己能掌握这些信息外，还要使别人能准确地理解你所传递的信息。也就是说，具备量化表述中所谓的“读写能力”，意味着具备渊博的学识和优秀的演讲能力，从而让人们认识到你是一位知识渊博而且可以信赖的信息传递者。这就是他们在乎的
关于以上内容，我还想要另外强调一下，读写能力包括一个十分重要的部分，那就是让他人也能理解你所掌握的信息。为了帮助你意识到这一能力在现实生活中的重要性，我们不妨思考以下几个问题：
·当你看到作者在文章里混淆了“它的”和“它是”的时候，你是否会怀疑作者的写作水平甚至个人的文化修养？
·你（和绝大多数人一样）是否经常会因为简历中的一个拼写错误而拒绝求职者？
·你是否会因为他人的无心之过而对其形成负面印象？
印象很重要，人们可能会因为一些小细节，对你的文化修养、读写能力、处事能力、专业水平、职业道德形成评价，或者你对他们的尊重程度（等重要的人物特性）形成一个整体评价，而这一评价结论也许是尖酸刻薄的。
关于这些低级错误以及它们引发的尴尬局面，我还想提醒你的是：一个人越重要、越具有影响力，就越有可能做出武断的评价。这些人不仅公务繁忙，并且还以自己处事的效率与决断力为荣。最可悲的是，几乎没有人会告诉你他们已经对你做出了刻薄的评价。这就好比你穿着光鲜地出现在公司晚会上，牙缝间却残留着菜叶。尽管没有任何人当面向你提及菜叶之事，但不用说，这件事绝对会成为第二天[3]同事们茶余饭后的笑谈。
那么你该如何避免此类负面的印象，让自己尽可能显得专业呢？如果你进行文字表述，那你多年的教育已经提供给你了很多利器，如词汇、语法、修辞手法、语句结构以及段落组织。如果你能熟练地运用这些工具，读者一定会觉得你既体贴又认真。但若换成量化表述呢？难道也有关于数字呈现的法则和指南吗？当然有，而这也正是本书关注的内容。那些学校没有教你的内容
那些帮助你呈现数字的法则与实践技巧与那些能够帮助人们提高写作和表达质量的法则与实践技巧是类似的，而不幸的是，我们所接受的教育中几乎没有涉及任何培养量化表述能力的部分，但人们常常需要依据量化表述来做重要的决定。即便你不经常和数字打交道，数字呈现的技巧依然十分重要。因为当你不得不需要呈现数字时，这一技巧通常会扮演不可或缺的角色。
不仅如此，数字呈现的价值与你花费在收集和整理信息上的时间并无直接关系，反而取决于你花费在设计、组织和排版这些信息上的时间，而这些花费在设计、组织和排版报告上的时间往往只占完成报告总时间的20%。这就是每一位MBA学员都熟知的“80/20法则”：80%的成果取决于20%的时间里所投入的精力。简单来说，本书就是要教会你如何最大程度地利用好这20%的时间提高“数字交流”的质量，从而在整体上成为更杰出的交流者。
让我们整理一下到目前为止的重点内容
1.当你在呈现数字的时候，你有责任确保读者能够理解你所表达的信息。他们当然也认为你要对此负责。
2.如果读者无法理解你所表达的信息，你的专业形象和声誉便会受损。而且，你将不得不把时间浪费在解释如何理解这些信息上，从而顾不上本次沟通中更重要的内容。
3.即便是无心之过（无论在语言方面还是数字方面），也会让读者怀疑你的专业水准以及综合能力。
4.越是资深人士，越有可能因为一些细枝末节而对你产生负面的印象（包括对你的表达能力、专业素养或综合能力），而且越资深的人物，他们得到负面结论的速度通常也越快。
5.以上关于呈现数字时的注意事项同样适用于其他的交流形式。不幸的是，我们当中的绝大多数人并未接受过正式的关于量化表述技巧的培训。这真是个遗憾，因为量化表述其实是一种易教易学的技能。
6.如果量化表述是本次沟通任务的组成部分，那么有效的量化表述对于完成这次沟通目的，或是你个人来说都非常重要：
·当你在呈现数字的时候，量化表述往往扮演着比较重要的角色。
·如果你的工作内容涉及大量的量化表述（如会计、财务或是市场分析），那么如何呈现数字会在很大程度上影响着你的职业形象。
·即便你的工作内容没有涉及太多的量化表述，但当你不得不进行数字呈现时，量化表述技巧通常是不可或缺的。
7.在一个包含了收集、总结、组织和呈现数字的项目中，量化表述这部分工作所耗费的时间通常是最少的。但是，如果量化表述这部分完成得不好，那么在这个项目中付出的其他努力都将随之付诸东流；反之，如果完成得好，它就是这个项目里你做得最重要又最具价值的事情了。
8.量化表述并不是关于数字本身的，而是关于如何与人交流的（你没必要像那些成天埋在数字堆里的人一样擅长计算）。本书旨在说明如何完成一份高质量的量化表述报告。“一个人的表达方式往往会暴露他的思维模式。”我之所以引用这句格言作为本章的开篇，因为它涉及了上文中提到的所有观点。也许费德曼先生说这句话时是特指脱口秀和演讲，但我相信这句话也同样适用于任何信息表达的形式，特别是量化表述。因为当你在呈现数字的时候，同时也是在向人们全方位地展示你的思维过程（或思维漏洞）。
请注意：切勿将本书当做烹饪书般按部就班地照做。我的目的是教会你设计出能够达到量化表述目标的报告。接下来，我要举一个例子，它是我在政府办事大厅的桌子上发现的文档。当阅读完本书的时候，你便能够发现这份文档中所有不恰当的地方，并且知道改进的方法。
终极目标
就像任何一位优秀的艺术家或者老师会告诉你的那样，毕业于最好的艺术学院，用上所有的颜色或掌握最先进的绘画技巧，都不能确保你能创造出伟大的作品。事实上，一幅画的好坏取决于以下三个因素：（1）这幅画是否描绘出故事情节？（2）画中是否有线索引导观众注意到这些故事情节？（3）画家是否描绘出了事物的本质？《让你的数字会说话》这本书，便是要教会你以一种简洁、易懂、精炼、优雅以及最重要的——有效的方式去讲述财务和其他领域中出现的数字的来龙去脉。阅读本书的注意事项《让你的数字会说话》中，涵盖了你需要知道的有关高质量量化表述的方方面面。本书分为四个部分：法则、工具、融会贯通以及温故知新。
第一部分：法则
探讨了那些能让你在量化表述时“具备读写能力”的法则与实践技巧。这与你在写作或演讲时，熟练的语法知识能提高沟通效率并显得自己具备读写能力的道理是一样的，而理解这些法则与实践技巧之所以有效的原理也是同样关键的，因此我也会对它们的原理加以探讨。第一部分包含的主题有：
·第1章，数字——描述如何正确使用并发挥阿拉伯数字体系的优势。
·第2章，外观——讲解了如何运用排版方式传递信息，以及如何使用外观设计来增强表达效果。
·第3章，措辞——证明了文字措辞与数字的准确性同等重要。
·第4章，读者——揭示了观众尤其是你的交流对象，是如何接收、处理信息的，这种信息处理方式对有效的量化表述有何启发，以及你呈现信息的方式将如何影响读者的感受（对他们的尊重程度）。
第二部分：工具
探讨了如何在量化表述中最大程度地发挥办公软件的优势。
·第5章，立竿见影的表格小技巧——关于如何使用Excel快速生成高质量的电子表格的技巧，让你的工作不再受时间压力的制约。这些立竿见影的小技巧能帮助你每次制作电子表格时都能快人一步。
·第6章，日积月累的表格小技巧——主要介绍了当需要回顾很久以前创建的电子表格时，如何运用Excel轻松回忆起之前的工作内容，并让他人也能轻松地沿用你创建的电子表格。
·第7章，图表——探讨如何使读者对你报告中的视觉信息一目了然。
·第8章，演讲与PPT——强调了在现场向他人呈现数字时需要考虑的特殊因素。
第三部分：融会贯通
强调了在进行量化表述时专业知识的重要性，探讨了量化表述在实际生活中的应用案例，并示范如何在常见报告中运用本书第一部分的章节中提到的法则与技巧。
·第9章，真正的敬业精神——探讨了当你静下心来潜心编写一份属于你自己的报告，并以同伴的身份与读者进行互动时，你脑海中真正的愿景是什么。
·第10章，关键指标——探讨如何在原始数据的基础上，增加比率指标或其他度量指标让量化表述传递更多的信息，并使这些信息更容易被读者吸收。
·第11章，自然利润表——通过详细分析对于大多数组织来说最重要的报表——自然利润表，审视了管理型财务报告所面临的挑战。
·第12章，一般会计准则（GAAP）——从非技术性的角度探讨了管理型财务报告与按一般会计准则要求编制的报告之间的区别。具有专业会计知识背景以及需要为上市公司编制相关财报的读者可能会对本章内容尤其感兴趣，他们或许还能发现其中的重要参考价值。
·第13章，美国的所得税制度——以美国的个人所得税税制为例，详细审视了量化表述在国家公共政策中是如何发挥作用的。
·第14章，日常生活中的量化表述——讲述了商业和公共政策之外的、更贴近日常生活的量化表述案例，并且指出了量化表述在新闻中以及其他未曾料到之处是如何以出乎意料的方式默默地影响着所有人的生活。
第四部分：温故知新
·第15章涵盖了我对于道德、诚信、人性以及其他事物的一些思考，还有它们和量化表述之间的联系。
·第16章则是对在前15章提到的全部内容的总结，并同时谈到优秀的量化表述该从哪里起步。在附录中，我们集中回顾（并定义）了所有的“致命疏忽”，并补充了一些不那么“致命”的例外情况。
帮助你记忆的重要单元。在《让你的数字会说话》一书中，你将遇到一些结构性的单元，它们的作用在于帮助你领会本书的主要观点。将来若有需要，这些单元便可以被方便地收录成列表，为你今后的量化表述提供参考。主要单元有数字呈现中的“致命疏忽”以及“强烈建议”，你将频繁地看到这两个单元。此外，还有一些只在某些特定章节中出现过的单元，包括“立竿见影小技巧”“日积月累小技巧”以及“设计精良的自然利润表的特征”。
数字呈现中的“致命疏忽”是我自创的，其目的是让你可以深刻领悟“看似小问题背后却潜伏大麻烦”这个道理。在量化表述中，你应该不惜一切代价避免犯这些“致命疏忽”，因为它们：
·会分散读者的注意力或惹恼读者（读者不会轻易放过这些错误）；
·比较常见；
·容易避免；
·会显得你不尊重读者，也不清楚他们想获取什么信息，或者完全不知道该如何帮助他们理解报告中的信息。
作为“致命疏忽”的解药，我会不时将一些建议标记为强烈建议。在本书中我将提到大量的建议，大部分就真的只是“建议”，但是“强烈建议”不同，它们是你每时每刻都应该遵守的忠告。如果你能够严格遵守，它们一定会助你的量化表述更上一层楼。
章节特殊单元则是能帮助你在某些复杂情况下游刃有余的一组建议。“立竿见影小技巧”与“日积月累小技巧”能帮助你更加快速地完成电子表格。实际上，如果你并不经常使用电子表格，也尚未形成自己的固定习惯，并且还未积累太多经验的话，这些技巧能给你的帮助是不可想象的。第11章中的“设计精良的利润表的特征”则会在你需要设计管理型利润表，或者当你需要通过报表来管理公司的时候派上用场。
图表：无需任何会计基础或是绘图天分。本书中的大多数图表例子及其相应讨论都与商务情景有关，但我设计这些图表是为了帮助大家更容易理解相关的讨论，即便是只接触过少量财务报表或者完全没有会计知识背景的读者也能看懂这些案例。另外，图表是用于说明量化表述技巧的，并不是在教授会计知识。所以，当看到具体的数字时，请将自己当做一位“诗人”，用心体会这本为你而作的书。也许你会选择不去关注本书靠后的某些章节，但那只是因为它们与你的工作内容关系不大，并不意味着这些章节对你来说太难了。
阅读和理解本书并不要求你拥有财务与会计背景，而且我也坚信绘制图表也不需要任何绘画基础。本书中的每一个图表都是由我这个艺术外行，用现成的微软Excel 2010和最普通的字体（宋体10号字）创建并复制粘贴到本书中的。换言之，本书中的图表看起来和你自己用Excel创建的报表没有什么区别。鉴于书本的页面空间有限，我尝试让本书中所有的Excel图表大小一致，也就是说，书中有的图表尺寸看起来会比实际打印出来的小一些，但书中的图表内容都是清晰可辨的。对于极个别缩放得比较小的图表，请多多包涵。我要说明的是，呈现这些图表的目的在于呈现其排版方式，而其中的数字能否被看清就不太重要了。关于本书中电子表格设计上的实践技巧，其实也不过是我从第一次接触电子表格至今这30年来所形成的习惯罢了。完成一份看起来漂亮、清晰、高质量的量化表述报告并不需要天分，但它确实需要你关注细节，追求高质量作品，以及（我在本书中一再强调的）培养良好的习惯并制定自己的准则，以便你每次静下心来设计报告时都能呈现出漂亮的信息。
注释：有时是为了提供补充资料，有时是为了乐趣，并不是非常关键。我在全书中都附加了可能会对你有帮助的技术性或其他类型的细节。它们当中有一些是为了补充文中主要观点的历史或理论背景，有一些则是我自己的观点或其他相关人士的见解，希望你们能够从中找到乐趣和价值。我将它们放在章节末尾的注释部分，是因为它们并不是本书正常叙述中必不可少的部分，就算不读这些注释，你也不会错过《让你的数字会说话》一书中的任何核心内容。
注释
[1]量化表述（由量化+沟通拼写组成），是一种关于数字呈现的行为，比如为了告之读者而以电子或手写形式呈现的财务数据。（注：因为并没有现成的合适词汇可用，“量化表述”是我为本书主题创造出来的一个字典里没有的合成词。）
[2]“读者”一词并非仅指演讲中的听众。书中出现的“读者”一词可以指正在读硬拷贝文档的读者，也可以是正在阅读电子邮件信息的读者，或是就坐在你旁边的读者。
[3]请记住一点，如果你在任何情况下不清楚是该选择它的还是它是的话，帮帮你自己吧：请认真学习它们的用法语区别并立即行动。虽然这个错误几乎不影响别人对这句话的理解，但这么低级的错误将会导致别人对你形成愚蠢和缺乏读写能力的印象。同理，如果你对于文书的质量十分在乎，我特别推荐琳妮·图尔斯（Lynne Truss）的《吃完，开了一枪，走了：对错误标点符号零容忍》一书。另一个和它的/它是相似的错误就是你的/你是，同理还有他们的/他们是等容易混淆的词。还有，如果你想依赖文字处理软件内置的纠错功能来避免犯下那些愚蠢的错误，猜猜会有什么结果——本书中提到的所有错误几乎都不可能被软件内置的纠错功能检测出来。第一部分法则第1章数字符号非小事
一副目瞪口呆的表情。
——南美部落表达大于3的数字的方法，因为他们的语言里没有大于3的数字。（1963年吉尼斯世界纪录）
你永远不知道伟大的想法会来自何处。首先，我想向阿拉伯人致以衷心的感谢。接下来，让我们一起来思考，如果历史稍有不同，雾件与软件科技公司（Vaporware and Software Technologies Corp，以下简称VASTCo公司）某6年内的财务数据概要会是怎样的（见图1-1）。图1-1
从图1-1看，你觉得VASTCo公司的表现如何？你会购买它的股票吗？你知道报告1-1想说明什么吗？好吧，让我们尝试换一种方式再次观察同一组VASTCo公司的财务数据（见图1-2）。图1-2
现在，图1-2理解起来要容易得多，对吧？事实证明，VASTCo公司是最热门的公司之一，收入和利润增长越来越快。图1-2更易于理解，这是因为它采用了阿拉伯数字。那么我们不禁要问，是什么原因让阿拉伯数字如此特别？
·你只要知道10个符号。在阿拉伯数字体系中，无论数字大小，你只需要知道0～9的10个数字符号。即便对小孩而言，这10个符号也是易于掌握的。
·容易识别最大（最小）值。数字位数越多意味着数值越大，如果两个数拥有相同的位数，你只需要从最左边开始依次比较两个数字的大小。
·快速浏览就能获取所需信息。借助阿拉伯数字的这个特点，一眨眼的工夫你能就提取出关键信息。
我想强调的是，如果善加利用，数字体系会是我们非常强大的交流工具。这里要再次感谢阿拉伯人！如果你用正确的方法呈现数字，沟通起来便会事半功倍，反之亦然。为了更好地理解这点，下面我将继续举例来说明。对齐数字
图1-3展示了一家公司不同产品的销售情况。A、B、C三列（即三个版本）的数字完全相同，只是展示方法不同。现在请你一次只关注一列，把另外两列遮起来，然后试试看能否快速挑出销售额最高的产品和销售额最低的产品？
几乎所有人都会说A列比B、C列更容易获取信息。为什么呢？
·最大值在视觉上脱颖而出。在阿拉伯数字体系中，位数越多的数的绝对值也越大，Charlie、Echo、Hotel的销售额数字的位数最多，所以最大。同样的方法也适用于最小值，India的销售额数字的位数最少，所以最小。不过，这样的视觉差异在B列就没那么明显了，因为它采取的是居中对齐方式，位数长短的视觉差异在左右各显示了一半。
·那些脱颖而出的恰好是重要的数字。在A列，仅通过最左边的数字就能看出Echo的销售额是最大的，然后依次是Hotel、Charlie（通过比较A列中Echo、Hotel、Charlie的首位数字3、2、1即可）。而C列凸现的是最右边的数字，但是最右边的数字往往是最不重要的。
·只有A列的数位分隔号是对齐的。如果数位分隔符号是对齐的（或者说小数点），那意味着个位数也全部对齐了，以此类推，十位、千位、万位也是对齐的。除此以外，如果数位没有对齐的话，看上去也很奇怪。
·这种格式与我们所学的一致。回想一下老师是怎么教我们将一列数字相加，以及两个数相乘的，是不是要求我们把数字靠右对齐？图1-3
以上事例也就引出了我们展示数字的第一个“致命疏忽”：
致命疏忽#1没有将列数据靠右对齐。
你或许会觉得这个问题很浅显，不值一提，但事实并非如此。在董事会、财务报表以及销售展会这样重要的场合上，我总能发现这样的错误。正如刚才的例子，我们要时刻强调将数字靠右对齐。因为这个排版小技巧可以极大增强信息的可读性，同时使读者更迅速地理解你的信息。度量单位
既然我们讨论了数字的呈现方式是如何影响读者对它们的理解的（以及理解速度），接下来我们一起来看看度量单位的呈现方式会对此有何影响。请继续看报告1-3（见图1-4），三列均有了新变化。这一次，三列均是右对齐的，但是度量单位的呈现方式有所不同。和刚才一样，让我们逐一看每一列数据，同时遮住另外两列，最后确定哪一列最易读。图1-4
几乎每个人都会认同D列是到目前为止最难懂的，因为它需要花额外的力气将货币符号和数字分开。不仅如此，货币符号还使最左边的数字变得模糊，而这个数字恰恰是一串数字中最重要的。如果在货币符号和数字之间加入一两个空格或许会有所改善，但作用也有限。这时候你也许该问自己：真的有必要在每个数字前面加上货币符号吗？
E列采用正式会计报表中常用的方法解决了以上问题：（1）将货币符号置于列的最左侧，与数字保持一段距离；（2）仅在列的顶端数字旁，以及底部的合计值处标注货币符号。这种处理方式看上去不错，但是要耗费额外的精力，因为要采取两种不同的单元格格式——顶端数字所在的单元格与底部合计值所在的单元格，但是它们不同于该列中的其他单元格。
我个人比较偏向于采用F列的方式，即在报告主体部分中的数字旁完全省略货币符号，而仅在列的标题部分标示。我喜欢这种方式，因为它整洁，将多余的字符减到最少，而且还节省了列宽，这在页面空间不是很充裕的时候能派上大用场。（说实话，你通常可以放心地假设每一位读者都知道本国的货币单位！）但即便是采用极简的方式，你也应该牢记以下重点：
强烈建议
务必确保你的读者能判断出你报告中全部数据的度量单位，因为你永远都无法确定谁会看你的报告，以及什么是他们知道和不知道的。
以上关于如何标示度量单位的讨论，特别是货币符号的部分，也许有点像是鸡蛋里挑骨头，但它确实阐述了两大关键点：第一，格式上微小的差别可能会对信息的可读性产生巨大的影响，值得慎重考虑。如果忽略格式的重要性，将会使你的报告变得较为生硬。第二，你拥有选择权。这一主题思想将贯穿本章以及本书。记住，即便是设置单元格格式这种小事，你也是可以有多种选择的，正确地做出选择将帮助你把信息变得更清晰，从而使你的陈述更高效。
课堂笔记
毫无疑问，这些选择会给你的数字呈现打上个人烙印，但这些选择的出发点不应该仅仅为了追求报告的与众不同。不过，你还是有机会通过精心编制又易读的报告来打造“个人品牌标签”（在本书中我们将会遇到很多类似的机会）。最理想的情况是，你的报告得到这样的反馈意见：“我一直喜欢看你的报告，因为我总能明白这些数字的含义，即使报告里反映的并不总是好消息。”精益求精
稍等，我们还有更多选择。你还可以根据表述的需要选择细节的披露程度。首先，让我们一起回顾之前VASTCo公司财务摘要的案例（见图1-1和图1-2）。仔细看这五个内容一样但版本不同的报告（见图1-5），然后判断每个版本的易读程度，以及它们信息的效率。（此处无标准答案，因为每种版本展示的数据是相同的。）
你最喜欢哪一种？就个人而言，我觉得版本A（以百万美元为单位，无小数）没有什么实质意义，因为它一点儿都没有显示出每年的变化情况，而这可能是读者最为关心的重要信息。版本E（金额精确到分）是另一个极端，因为这些额外的数字只会妨碍对报告的理解而没有增加任何有意义的信息。图1-5图1-5（续）
我个人比较倾向于版本C（以千美元为单位，无小数）。细心的观察者会发现它和图1-2是一样的，因为它很好地平衡了可读性与精确性。一方面，多年的财务总监（CFO）经验告诉我，一名CFO要对公司财务数据有深刻的理解，但是公司支付给CFO的高昂薪水并不是要求他们对每一个数字锱铢必较。换句话说，我喜欢这种形式是因为它的精确程度恰好满足了典型的CFO的需求。这也应验了那句谚语：“你的立场取决于你所处的位置。”
从另一方面看，董事会成员可能更喜欢版本B（以$MM为单位，保留一位小数），因为它提供的数据精确度足以反映其主要变化趋势。同理，这种数字精确程度最合适展示于投资人。此外，给投资人的介绍通常会采用PPT演示文稿，所以并没有太多空间展示很多数字和字符，而你当然也不希望将谈话内容引向细枝末节的讨论深渊。
另一个极端情况出现在合并财务报表中，或是基于报表决定佣金报酬的时候。这是因为当你处理工资单时，人们往往希望看到精确的金额。对于这些特定的需求，版本D（精确到个位数）的精确程度是必要的。
在数字精确度的讨论中，有两个重要的经验值得学习。
1.“精确度”和“准确度”是不同的概念。为了阐明这两个概念的区别，假设你现在有一个含有6,037粒果冻糖的罐子，你请两位朋友猜罐子里有多少粒糖。朋友A回答：“8,488粒。”朋友B则说：“大约6,000粒。”。就他们的回答而言，朋友A的答案更精确，但朋友B的答案更准确。具体到图1-5的5个版本来说，每一个版本的精确度有所不同，但是准确度是一样的。
2.你拥有选择权。使用Excel的格式功能就能轻松生成图1-5的这5个不同版本，并不需要你额外花费时间或工夫。根据不同的理由，这5个版本中至少有3个是能够胜任的（某些有强迫症的人可能会觉得版本E也合适）。但是，你的选择应该是基于这样一些因素：读者将如何使用这些信息，交流信息的场所在哪里，以及供演示的时间长短。
课堂笔记
判断精确度的简单规则：一份报告中不应该出现超过5位有效数字的数。目的是为了尽可能选择读者容易理解的表达方式。但是，如果你的目标包括保持一致性，那么这条法则可能不太适用（稍后我们将讨论更多关于一致性的内容）。负数代表什么
有关数字的讨论，没有提及负数概念是不完整的，本书也不例外。借助负数概念，你有机会赋予量化表述更多意义并使其更加清晰。当你看到一列表格，表中的数字可能为正也可能为负，正负的含义究竟有什么差异？在此我们举例说明（请注意第一个和最后一个例子适用于单独数字，但是其余3个例子仅适用于相对比较）。
不同情况下数字的含义：
8.此处引入借贷的概念纯粹是为了叙述的完整性，而不是因为它们与你相关或能引起你的兴趣。在复式记账法的体系中，借表示左边，贷表示右边，仅此而已（或者是反过来，我总是记不清）。反映在电算化会计中，负数表示借方，正数表示贷方。如果账目扎平，正如应该出现的那样，这一大团乱七八糟的东西应该加总为零。在此，没有必要过分解读正负号。事实上，有个关于会计的笑话（确实存在），即使极富经验的会计师偶尔也会搞混借方和贷方。这种现象有助于完全消除专业会计师对此的熟视无睹，让“正”与“负”两个概念回归正常的人类语言。
有时候正确的选择很明显。例如，如果你想展示净利润或现金流，几乎所有人都能理解正数代表盈利或现金流入，负数代表亏损或现金流出。这种情况下“大于零”和“小于零”之间的区别是一目了然的。
接下来，我们通过一些例子来理解上表中正负之间的差异，同时也说明你可以有哪些选择。从图1-6开始。
请注意“年度变化”这一列，我们可以看出，VASTCo公司2001～2002年的营业费用变化值为411,000美元，这是一个正数。这与我们的一贯思维方式一致，因为我们通常这样理解：从2001～2002年，VASTCo公司的营业费用增加了411,000美元，而不是2001年的营业费用比2002年减少了411,000美元。相反地，管理费用在2001～2002年略有下降，这种变化以负数呈现。图1-6
这其实很容易理解。我们总是默认年度变化为较后年份的数据减去较早年份的数据，而不是相反。但是有时候，你应该停下来想一想怎么做算术观众才更容易理解，最好的例子就是预算差异。
预算差异是一段时期内实际结果和预算之间的差值。这是量化表述中好坏并存的灰色地带，因为实际与预算间的差异有时是好的，有时则不然。同时，我们已经赋予了正、负两个词在非数学情景下的多个内涵。所以现在是让你的左右脑亲密无间合作的黄金机会，开动脑筋吧（见图1-6）！图1-7
图1-7的两个版本展示了两种计算预算差异的方法。正如图1-6中的“年度变化”那样，在版本A中，每一行计算差异的方法是相同的：用2002年的实际数据减去2002年的预算数据得到差值。现在我们重点来看收入项目。我们会说2002实际收入的2,910,000美元要好于2,800,000美元的预算，到目前为止一切都还很顺利。但是，在营销费用那一栏，我们看到实际支出为1,387,000美元，而预算为1,125,000美元。实际支出超过预算是好事吗？恐怕不是吧！但是，此处的差值显示为正262,000美元。
图1-7中的版本B纠正了这个“错误”（这里确实要用“错误”这个词），版本B在处理收入和利润的时候用实际值减预算值，但是在处理支出费用的时候用预算值减实际值。通过这种方法，负的差值就代表存在问题（即实际情况要比预算情况差），正的差值就说明运作良好（即实际情况要好于预算情况）。请注意差值F（U）所在列的标题，F（U）通常被用于表示正数是有利的，负数是不利的情况。有时候也会使用B（W），供人判断实际情况是“好于”还是“差于”预算值。这种列标题并不适用于版本A，因为版本A并未主观判断正负号的好坏含义，所以那一列的标题仅是“差值”。
这种使用“错误”的预算差值表述方法的报告并不少见，我在过去几年中经常被这种报告搞得焦头烂额。而且不止我一人如此，几乎每一位与我交流过的高管和总裁都遇到过类似的问题，当他们看到类似版本A那样的预算差异表时就会很恼火，因为他们无法在差值列中快速寻找负数来挑出有问题的部分。
最重要的是，我们只要花费少许精力就能让电子表格公式使用正确的预算差值计算方式。这对于那些分秒必争的大忙人来说是大有帮助的。如果你没有提供这种便利，读者可能瞥一眼就认定你太懒惰，更不用说你还全然不知他们将如何使用这些数据信息。
本章重点回顾
·我们的数字体系是基于阿拉伯数字体系建立的，这种体系极容易向读者展示出从视觉和直觉上都能理解的数据。
·如果你想充分发挥阿拉伯数字体系的优势，请将数字靠右对齐！
·请小心那些度量单位和数字在一起的情况，如美元符号。记得问自己，是否给数据增加了不必要的内容，使得读者更难理解它们。
·精确度和准确度是不同的概念。保留多少有效数字取决于页面空间、受众群体，以及报告的用途。
·正数和负数间的差异传递了重要的信息。请记住其重要性，以及正确运用它们。
·你在量化展示的各个方面均有选择。明智的选择将极大地提高传递信息的效率。
理解如何运用数字进行有效的量化表述是十分重要的，其重要性就好比好的语法和拼写对于写作的作用。没有这些技巧，你将很难成为一位真正高效的文字交流者，因为语法和拼写错误会干扰正常的阅读习惯，还可能使读者难以阅读和理解你的作品。类似地，如果你不知道怎么展示数据才能让读者快速并尽可能多地获取信息，你就不算是一位出色的量化表述者。
也许你担心我的想法过于消极了，为了打消这个念头，让我提供另一种思考角度：数字就是一组由不同字符组成的文字。正如你在写作时为了达到效果而谨慎的措辞，你在展示数字时选用的方法也会在很大程度上影响读者对信息的理解。第2章外观很重要
形式永远服从于功能。
——路易斯·沙利文（1856—1924），被誉为“摩天大楼之父”的美国建筑师。
美只浅及皮毛，丑却深入骨髓。
——多罗茜·帕克（1893—1967），美国作家。
就像外观在生活中的许多方面都起着重要的作用一样，外观在量化表述中也有着举足轻重的地位。第一印象很关键，在呈现数字时，你给人的第一印象就是如何布局页面上的信息。你的读者会根据页面外观判断你是否专业，材料是精心准备还是敷衍了事，你是熟悉你的读者还是对他们一无所知。
此外，页面布局也可以是报告内容的重要组成部分。你可以通过巧妙地“留白”，来告诉读者报告信息是如何分类的，什么信息是重要的，什么信息是不重要的，以及你想让他们首先关注什么。同样的，视觉提示（如字体风格、字体大小、颜色以及阴影）可以帮助你突出显示关键数据点，区分系统计算的结果和由用户输入的数据，对比原始信息与关键指标，区分实际结果和预测结果。
相对于文字，这一切对于数字来说要更为重要。对于文字来说，人们阅读文档的习惯通常是从左到右，从上往下，一段接一段，读完一页再读下一页。文中每一段的第一句话为该段的段落大意，紧接着是支持性论据，最后是总结句。
量化表述则不同，这是因为还不存在关于阅读量化表述文档的标准方法。虽然对于任何类型的书面交流方法来说，其清晰阐述与介绍流程原理都是相似的，但是在处理数字的时候，你依然会面对很多关于页面布局方面的灵活选择。如果你能把握好这些选择，这将是一种很强大的能力，它会成为你的利器。塔布拉·罗萨的决定
让我们从一张干净的白纸开始。在美国，一张标准纸的尺寸是8.5"×11"的长方形。在欧洲和其他地区稍有不同，但差别不会太大。你需要设置合理的页边距，包括页面的上下左右。页边距的作用不仅包括视觉上的外观美化，也包括确保在复印和打孔时文件信息没有丢失。
首先，你要确定演示文稿的页面方向，是纵向（宽8.5"，高11"）还是横向的（宽11"，高8.5"）。下面是每种页面方向可以容纳的最大表格规格：
利用上述信息，你可以聪明地决定如何布局报告页面的方向。你要问自己：哪一种页面方向让你的报告看上去更好，同时无须过分修饰（如改变字体大小或者页边距）就能放下所有内容？
我强烈建议你选择横向作为默认页面方向，原因如下：首先，大多数精心设计的报告不会超过30行，然而仅有8列的可用列数也许会在很大程度上限制你的报告内容。其次，对于那些使用电子文稿而不是打印稿的读者来说，横向页面的可读性是最好的。最后，即使你的量化表述体系中确实有个别报告更适合纵向页面，设置不同的页面方向也只会惹恼你的读者，因为这将导致他们在阅读时必须在不同的页面方向之间颠来倒去。
请记住我的话，保持一致性对于高质量的量化表述是必不可少的，我们将会在第4章对此进行详细讨论。
关于一致性的例子，还有一个小细节能让你的读者感动。这就是将报告中每个典型的“维度”（如时间、组织单位、产品项目、利润表中的项目等）放置在报告中的相同位置，即将表头标题水平置于页面顶部，或者垂直放置。与上文提到的原因一样，你的读者讨厌在不同页面方向之间颠来倒去，也不喜欢在脑子里来回折腾竖轴和横轴。这也意味着，如果你选择了横向页面布局并且报告内容不超过30行和13列，你应该可以放心报告不会超过一页。
课堂笔记
为了保持一致性，你应该总是将时间轴水平置于页面顶部。一份报告展示的月度数据通常不会超过12个月，季度数据通常不会超过两年。因此，我们通常不必担心在列数上的限制（特别是采用横向页面方向时）。此外，由于这已经是约定俗成的做法，所以如果将时间轴设在纵轴反而会让读者感到困惑。“威利在哪里”效应
一页报告中可以包含很多字符（阿拉伯数字以及罗马字母），对于读者来说，它们有可能看上去就像是一大片碳粉污渍。为了说明这点，让我们先来看看VASTCo公司的月度利润表（见图2-1）。图2-1
你觉得图2-1如何？它易读吗？如果现在就要做决定，读者能否快速找到所需的数据呢？恐怕大多数人的回答是否定的。接下来我们将探究这答案背后的原因：
·这份报告仅包含了130个数字，但是读者没法从视觉上区分它们。读者很难从中快速分辨收入与费用、原始数据与合计数据，或者月度结果与年度合计结果。虽然图2-1使用了下划线强调合计值（如总收入、毛利润、总营业费用以及营业利润）对此有一点点帮助，但并没有很大改善。
·这份报告使人没有办法快速找到或校验某个数据。例如，你能迅速找到7月的研发费用数据吗？
阅读这样的一份报告更像是在玩“威利在哪里”的游戏。如果你正坐在车上为一段无聊的旅程打发时间的话，阅读这样的报告还算凑合。但是，当你为了快速做某些重要决定而需要信息支持时，这样的报告就不那么得心应手了。
但是，图2-1确实有一个可取之处，那就是重要信息处于页面的边缘位置。一般来说，在一份数据排列得如此错综复杂的报告中，唯一能让你快速搜索到信息的位置就是页面边缘，更不用说如果有一份报告数据比这还多几十行了。让我们回想一下，在一份数字报告中，表头的文字总是出现在页面的顶端或是最左边，而页面的其余部分均为数字，就像图2-1中展示的一样。这难道是巧合吗？当然不是，这说明表头的文字很重要，如果没有它们，我们根本不知道这些数字所代表的含义。这也是为什么我们通常会把表头的文字放在页面的两端。
我们还可以利用最右边和下方的边缘位置来让报告更易读。试想一下，为什么商务人士经常强调要最大化“首行”（如收入）或“末行”（如利润）？你觉得他们之所以强调这两行数据，是因为这些数
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]