作者：袁伟东
出版社：东南大学出版社
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财务会计软件应用试读：
前言
《财务会计软件应用》是为高等院校财务管理、会计学等专业学生编写的教材，也可供高等院校工商管理、经济学、市场营销专业的学生、教师以及财务管理、会计从业工作者参考。本书从财务管理、会计学专业学生的基础和需求出发，比较系统、全面地阐述了财务软件的基本理论和基本知识，注重实际操作性，兼顾理论性和实践性，科学性和可读性，提供了丰富准确的内容。在本书的编写过程中，我们力求文字准确，叙述简洁，资料丰富，通俗易懂；阐述的方式尽可能灵活多样。
本书共分八章，分别为财务、会计软件及会计信息系统概述、财务、会计软件下的会计风险与职业道德、会计电算化信息系统的试运行与转换、账务处理系统（一）、账务处理系统（二）、报表管理系统、其他核算子系统、用友会计管理软件的操作技术。每章配备一定数量的操作演示图片。使用本书的教师可根据教学计划的课时要求和学生的实际情况，在教学时对内容作适当的取舍。
我们衷心感谢东南大学出版社对本教材编写工作的大力支持，三江学院等单位对本教材的编写工作给予了大力支持，张燕、孙燕、徐慧亮及其他编审人员付出了艰苦劳动，参加了本书初稿的审阅工作，为提高本书的质量付出了辛勤的劳动，从而使本书顺利出版，谨表示真诚的感谢。
在编写过程中，编写人员参阅了本书各章所列参考文献，在此，编者对原作者表示衷心的感谢。由于时间仓促且编者水平有限，书中错误和不妥之处希望广大读者批评指正。
第一章 财务、会计软件及会计信息系统概述
第一节 财务、会计软件的基本概念与特征
一、会计数据与会计信息（一）会计数据
数据是用来反映客观事物属性的符号，一般有数字、文字、图形、声音等表现形式。会计数据是指用于描述各种经济业务属性的数据，例如：银行存款100万元、固定资产800万元、注册资本5000万元和利润总额130万元等。（二）会计信息
会计信息是指按照会计特有的方法和要求对会计数据进行加工处理后所形成的有用数据，例如记账凭证、会计账簿和会计报表中记录的各种文字和数字。会计信息从其加工程度和使用层次来看，可分为财务信息、管理信息和决策信息三大类。
财务信息是指企业已经发生的经济活动信息，即凭证、账簿和会计报表中所反映的内容和数据。例如：“应收账款”的余额，“净利润”的金额等。
管理信息是指企业管理所需要的特定信息，它通常是在财务信息的基础上进行汇总、分析、计算等形成。例如：资产负债率、流动比率、成本利润率等。
决策信息是指为企业预测、决策活动提供的有关信息，它通常是在财务信息和管理信息的基础上，结合其他信息（如市场调查），运用一定的管理方法，得到决策未来经济活动的有关信息。例如：预测资金需要量、生产计划、投资计划等。（三）会计数据与会计信息的关系
会计数据与会计信息之间存在着既相互联系，又相互区别的关系。从根源上来讲，先有会计数据，后有会计信息，会计数据属于原始数据，会计信息属于再生数据。同时，会计信息还可以根据财务管理的需要进一步加工生成新的会计信息，被加工的会计信息相对于新生成的会计信息就是会计数据，可见，会计数据和会计信息是一组相对的概念。例如：记账凭证相对于原始凭证就是会计信息，但对会计账簿来说，它则是会计数据；会计账簿相对于记账凭证就是会计信息，但对会计报表来说，则是会计数据。会计数据与会计信息之间的关系如图1-1所示。图1-1 会计数据与会计信息的关系
二、会计信息系统（一）会计信息系统的概念
系统是指为实现某种特定目的而建立的由一系列彼此相关、相互联系的若干要素组成的一个有机整体。信息系统就是对数据进行处理，生成特定信息的一种系统。虽然各种信息系统提供的信息有所不同，但都具有采集数据、存储数据、加工数据和传输信息四个基本功能。
1.采集数据
这是指把经济业务产生的有关数据通过一定的技术手段首先要收集、记录和检验，再按照信息系统要求的格式和形式来整理数据，然后将数据采用有关方法和措施录入系统。
2.存储数据
这是指信息系统中的数据量不仅很大，而且数据的输入与加工、加工与输出等在时间上存在着不一致的操作。信息系统的存储数据功能，实现了数据一次录入，多次多用户使用。存储数据的介质有纸张、磁盘、光盘等。目前最为先进的存储形式是建立数据库文件。
3.加工数据
它是实现信息系统目标的中心环节，其任务就是把输入系统内的数据，按照一定的步骤、方法进行加工处理，具体包括：核对、变换、分类、合并、更新、检索、分配、生成、计算等。
4.传输信息
它分为传递信息和输出信息两方面的功能。其中：传递信息是将数据从一个系统传送到另一个系统。通常，信息系统内部各子系统之间是通过数据接口技术来传递或交换数据，达到数据汇总与共享的目的。例如：将工资核算系统中的记账凭证在期末传递到账务处理系统中；成本核算系统与账务处理系统之间的数据交换等；输出信息是指信息系统将加工处理的信息输出以供用户使用。为了满足用户的不同需要，信息系统输出信息的方式和格式有多种多样。例如：通过查询和打印的方式向用户输出记账凭证、账簿和会计报表等信息。
会计工作就是对经济业务发生后产生的有关数据进行一系列处理的过程，包括取得和审核原始凭证、编制记账凭证、登记账簿、编制会计报表和进行财务报告。上述各项会计活动之间相互依存，环环紧扣，形成了一个有序的会计数据处理和信息生成的过程，每一项会计活动都是对会计数据或会计信息的某种作用。因此，会计本身就是一个信息系统。
综上所述，会计信息系统就是组织与处理会计业务并为用户提供会计信息的一种信息系统，其英文缩写为AIS（Accounting Information System）。（二）会计信息系统的特征
会计信息系统是管理信息系统的一个重要子系统，它与管理信息系统中的其他子系统相比，具有以下五个特征：
1.数据量大
货币资金、债权债务、材料物资和固定资产的增减变动等每一笔经济业务产生的数据都要纳入会计信息系统之中。同时，为了满足经济管理的需要，这些数据不仅要进行总分类核算，而且还要进行明细和序时核算，并且保持相互一致，长期存储。一般占管理信息系统总数据量的70%左右。
2.数据结构复杂
会计数据不仅要划分为资产、负债、所有者权益、成本和损益五种性质，而且在复式记账方法下，既有同一性质内部的纵向联系，又有各种性质之间的横向联系，从而形成了会计数据增减变化的网状结构。
3.数据加工处理的方法规范性强
任何单位对经济业务的会计处理都必须严格遵守财政部颁布的有关准则、制度和方法，不能随意更改。例如，固定资产折旧、存货计价、成本计算、收入确认、利润分配和报表编制等。
4.数据的全面性、真实性、准确性和及时性要求高
无论是资金的投入与退出、还是资金的耗费与收回；无论是原始数据的收集、还是中间数据的产生与最终信息的输出，数据都要求是全面、真实、准确和及时的反映。在数据输入、处理和输出等核算过程中，必须按照财务管理制度加强审核与监督。
5.数据的安全可靠性要求严格
会计信息系统的数据是反映企业财务状况和经营成果的重要依据，不得随意泄漏、破坏和遗失。因此，单位应采用各种各样的有效措施，加强管理，保证会计信息系统的安全可靠。
第二节 会计电算化信息系统的产生与发展
一、会计电算化信息系统的产生（一）会计数据处理技术的重大变革
1946年2月电子计算机产生后，时隔八年，电子计算机就在会计工作中的应用取得了成功，即在1954年10月美国通用电器公司（GE）首次利用电子计算机计算职工工资的举动，促使了会计数据处理技术的革新，开创了利用计算机进行会计数据处理的新纪元，它是会计发展史上又一次重大革命。（二）会计电算化信息系统的产生
会计数据处理技术的发展将会计信息系统分为手工会计信息系统和会计电算化信息系统两种形式。它们在处理数据的规模、效率和质量等方面存在着很大的差别。
在手工会计信息系统中，所有会计数据的处理完全靠手工操作来完成。其基本工具是笔墨、纸张、算盘、计算器等，会计数据要在凭证、账簿和报表之间进行大量重复的抄写，还存在着会计数据处理速度慢、容易出错、工作量大等缺点。
在会计电算化信息系统中，主要是利用电子计算机及其辅助设备来处理会计数据，与手工会计信息系统相比，它具有速度快、准确性高和处理量大等优点。（三）会计电算化信息系统的含义
会计电算化信息系统按其包括的内容有狭义和广义之分。狭义的会计电算化信息系统只包括电子计算机在会计工作中的具体应用，其基本含义是指用电子计算机代替手工完成记账、对账和报账等会计核算工作，强调会计电算化信息系统是一门技术，注重实务操作。广义的会计电算化信息系统是指在会计工作中应用电子计算机技术有关的所有工作。含义认为会计电算化信息系统是一项复杂的系统工程，包括有许多会计管理工作，例如：会计软件的开发、会计电算化的宏观管理、会计电算化的实施、会计电算人员的培训、会计电算化内部制度的建立等。
二、会计电算化信息系统的发展
随着电子计算机技术的迅速发展，会计电算化信息系统也经历了一个从产生到逐渐成熟的发展过程。会计电算化信息系统的发展情况可从以下两个方面来分析：（一）会计电算化信息系统功能的发展
1.单项业务电算化
单项业务电算化是会计电算化的起步阶段（发达国家从1954年到1965年；我国是从1979年到1991年）。这一阶段，会计人员利用电子计算机模仿手工处理方式，主要解决一些数据量大、计算简便但重复次数多的专项业务，例如：工资计算、材料收发核算等。其特征是手工会计业务只是被局部替代，由于数据接口技术不过关，因此，一种会计核算程序只能对应处理某项会计业务。
2.会计核算电算化
会计核算电算化是会计电算化本质性变化阶段（发达国家从1965年到1969年；我国是从1992年到1995年）。这一阶段，在单项业务电算化基础上，实现了固定资产核算、成本核算、销售核算、往来核算和报表编制等会计业务电算化，利用电子计算机能够对各项会计核算业务的数据进行加工处理，形成了比较完善的电算化会计核算系统。其特征是财务核算全面电算化，并且在各个核算模块之间实现了数据一次录入共享使用的机制。
3.会计管理电算化
会计管理电算化是会计电算化发展的最高阶段（发达国家从1970年开始；我国是从1996年才刚刚起步）。这一阶段，在全面会计核算电算化的基础上，运用系统集成技术，开发了会计辅助决策支持系统，建立了以财务核算为核心的企业管理信息系统，从而实现了会计工作在事前、事中和事后三个阶段的管理工作。其特征是不仅会计核算电算化，而且与之相关的管理、决策也实现了电算化，使会计信息在更大范围内得到共享与使用。（二）会计电算化信息系统应用的发展
从20世纪80年代至今，日本、美国及西欧各国较为普遍地实现了会计电算化信息系统。我国会计电算化的发展从工作开展程序、组织管理和软件开发等方面来看，经历了以下四个阶段：
1.研制试点阶段（1979—1983年）
这一阶段的重大事项主要有：1979年财政部给长春“一汽”拨款500万元进行会计电算化的试点；1981年8月在财政部、原第一机械工业部、中国会计学会的支持下，中国人民大学和长春“一汽”联合召开了财务、会计、成本应用计算机专题学术讨论会，并第一次提出了“会计电算化”的概念。在这一阶段存在的主要问题是：会计电算化人才奇缺；设备缺乏，价格昂贵；汉化的工具软件很不齐全，操作很不方便。
2.自发发展阶段（1983—1987年）
这一阶段的重大事项主要有：1983年国务院成立了“电子振兴领导小组”，从此我国电子技术进入了一个新的发展阶段；1984年一些研究院所和高等院校招收了“会计电算化”研究生。在这一阶段，虽然电子计算机的数量大幅度增加，硬件技术逐步成熟，功能/价格比不断上升，计算机汉化技术有所突破，这一切都为会计电算化提供了重要的物质保证。但存在着各自为政，低水平重复开发的现象，造成很大的浪费；没有形成商品化软件等问题。究其原因有两个：一个主要原因是开发经验不足，技术不过关；另一个是我国的财务制度经常补充和修订。
3.有计划发展阶段（1987—1998年）
这一阶段的重大事项主要有：1987年中国会计学会成立了“会计电算化研究小组”，负责解决和研究我国会计电算化发展中的有关问题，并指导全国会计电算化的发展；1988年中国会计学会在吉林首次举行了“会计电算化”学术讨论会，会议的主题是：如何避免会计软件低水平、重复开发的问题；在财政部门支持下，成立了一批专业会计软件开发公司（例如安易、用友、万能等）；1987—1996年，财政部为了规范会计电算化工作的开展，颁布了许多规定和通知（有些目前已经废止），它标志着我国会计电算化工作走向正轨。
4.竞争提高阶段（1999年至今）
随着各类会计软件的成功开发和评审，形成了一批国产的商品化会计软件，同时还有国外的一些优秀会计软件（如SAP、Oracle等）进入国内市场，在会计软件市场上出现了竞争的势态，从而促进和提高了我国会计软件的质量，使会计软件的功能进一步拓展。这一阶段的重大事项主要有：专业会计软件公司迅速发展壮大；许多经济管理类院校开设了会计电算化专业来培养专业人才；会计核算软件的开发技术趋于成熟；会计管理软件成功开发；ERP软件的研制、试点与推广；会计电算化的开展与管理更加规范和标准等。
我国会计电算化事业虽然起步较晚，但发展速度很快，发展现状主要表现为：（1）大力发展会计电算化事业，不仅对会计软件市场进行直接管理，而且还对企事业单位实施会计电算化信息系统进行宏观引导。（2）通过各种方式进行会计电算化人才培训，进一步推广和普及会计电算化工作，大中型企事业单位基本上都实现了会计电算化。（3）各级财政部门评审了一大批会计软件，软件市场基本形成，软件不断改版升级，质量逐步提高。Windows版本的会计软件已取代了DOS版本的会计软件。（4）会计软件的开发和应用从“核算型”向“管理型”过渡转化，为实现以财务管理为核心的全面企业管理信息系统奠定了基础。（5）随着计算机技术和经济全球化的发展，会计电算化信息系统逐步向网络化、集成化和智能化方向发展。
三、会计电算化信息系统的作用
实施会计电算化信息系统对于提高会计核算质量，增强会计职能，提高企业经济效益等具有重要作用。具体包括以下五个方面：（一）减轻会计人员的劳动强度，提高会计工作效率
实现会计电算化信息系统后，人工只要把采集的原始会计数据按照规定的格式和要求输入计算机，剩下的大量数据计算、分类、存储、传输、输出、检索等工作，便可由计算机自动、高速地来完成。这样，不仅可以使广大的会计人员从繁杂琐碎的记账、对账、编报等工作中解脱出来，而且也提高了会计工作效率。（二）促进会计工作的规范化，提高会计工作的质量
在会计电算化信息系统中，为了保证会计数据输入、处理的正确性，采用了大量的技术手段对会计数据进行检测，从而对会计数据的来源提出了一系列规范化的要求，不符合要求的数据将不能被接收。数据处理过程是在严格遵循《会计制度》规定编制的程序控制下进行的。这在很大程度上解决了手工操作中的不规范、易出错和易遗漏等问题，促进会计基础工作更加规范化，使会计工作质量得到进一步提高。（三）增强会计职能，提高会计人员综合素质
会计电算化信息系统中大量的会计工作已由电子计算机自动来完成，一方面使会计人员有更多的时间和精力参与经营管理；另一方面也要求广大会计人员学习和掌握有关计算机与会计电算化的基本理论和技能，以便适应会计工作的新要求。这必然使广大会计人员的知识结构得以更新，综合素质得到提高。（四）促进会计理论研究，推动会计管理制度的改革
会计电算化信息系统不仅是会计数据处理手段的变革，而且还对会计核算对象、结算周期、账务处理程序、凭证编制方法、账簿登记要求和审计程序等方面产生了深远的影响。这就提出了许多新问题，开辟了会计研究的新领域。（五）为实现管理手段现代化奠定了基础
会计电算化信息系统的实施，为企业管理手段现代化奠定了重要的基础，将带动和加速整个企业管理现代化的最终实现。局域网络和广域网络的建立与开通，为整个企业实现经济信息资源共享，提高经济信息的使用价值提供了良好的技术条件。
第三节 会计电算化信息系统的特征与数据处理流程
一、会计电算化信息系统的特征
会计电算化信息系统与手工会计信息系统相比较，在会计方法、会计规范、会计主体和会计目标等方面都基本相同，但二者之间也存在着显著的区别，主要表现在以下五个方面：（一）处理工具电算化
手工会计信息系统处理会计数据的工具主要是算盘和计算器等。会计电算化信息系统是以计算机和网络通信技术为主要工具来处理会计数据，具有速度快和精度高等特点。使用工具不同正是会计电算化信息系统其他特征产生的根源。（二）信息存储隐形化
手工会计信息系统存储信息的介质是纸张，表现为一沓沓凭证、一本本账簿和一张张报表，保管难度大，占用空间较多，查找不便。会计电算化信息系统是用磁性介质（硬盘、优盘）或光盘来隐形化存储信息，具有体积小、易保管和查询方便等特点。（三）核算程序综合化
在手工会计信息系统中，根据登记总账的依据不同，通常有记账凭证、汇总记账凭证、科目汇总表和日记总账等各种会计核算程序，各单位应根据会计业务的繁简程度和财务管理要求从中选用。在会计电算化信息系统中，会计核算程序集成了手工多种会计核算程序（即手工各种核算程序可立体交叉实现），适用性强，被称为综合会计核算程序。（四）数据处理集中化
手工会计岗位是按照会计业务的不同性质分成一系列专业组，分别对业务进行核算，一般设立工资核算组、材料核算组、成本核算组、账务处理组和销售核算组等，对数据采用分散收集、分散处理和重复登记。电算化会计岗位是按数据加工处理的流程进行分工组织，通常划分为数据收集审核组、凭证编制组、数据输入组、数据输出组和系统维护组等，实行了数据集中收集、统一处理和信息共享使用。（五）内部控制全面化
在手工会计信息系统中，为了保证会计数据的真实性和准确性，主要采用试算平衡、账实核对、账证核对、账账核对和账表核对等方法，进行多人员和多环节的组织控制。实施会计电算化信息系统后，大量的会计业务处理是在会计软件程序控制下由计算机系统自动来完成，手工控制的有些方法已经取消，不可见的机内数据处理，不仅增加了程序控制方式，而且还增加了操作控制内容，从而使单纯的组织控制扩展为操作控制和程序控制相结合的全面内部控制。
二、会计电算化信息系统的数据处理流程
在会计电算化信息系统中，会计数据处理具有“集中化”和“自动化”的特点，会计数据处理的一般流程如图1-2所示。图1-2 会计电算化信息系统数据处理流程图（一）输入会计数据
经济业务产生的有关数据，先要通过一定的技术手段进行收集、记录和检验，再按照系统要求的格式和形式来整理数据，然后将数据采用有关方法和措施录入系统。在会计电算化信息系统中，会计数据输入的方式通常有以下三种：
1.直接输入
这是指软件操作员通过键盘把会计数据直接录入计算机的一种方式。在实际工作中具体有两种情况：一种是操作员直接根据原始凭证在计算机中编制记账凭证；另一种是操作员将手工已编制好的记账凭证再输入计算机。直接输入凭证的过程与手工填制凭证很类似而被称为人工凭证。人工凭证的输入难免产生各种各样的错误，因此，会计软件都具有数据检测功能，能够利用逻辑判断、借贷平衡等方法对输入凭证的正确性、合法性进行检查，及时发现与修改错误，保证人工凭证的正确性。
2.间接输入
这是指在多机分别处理会计业务的情况下，将“辅机”中人工编制的记账凭证卸出（即脱机处理）后，再通过移动存储器和网络形式传输到账务处理“主机”内的一种方式。“主机”利用这种方式增加的记账凭证，也属于人工凭证。
3.自动输入
这是指计算机根据用户事先进行的系统设置（例如定义自动分录等）自动编制记账凭证的一种方式。这种方式产生的记账凭证不需人工干预被称为机制凭证，具有正确、高效的特点。（二）存储会计数据
由于会计数据的输入与加工、加工与输出等操作存在着时间上的差异和数量上的累积过程，因此，会计电算化信息系统只有具备存储会计数据的功能，才能实现数据一次录入，多次多用户使用。
在会计电算化信息系统中，所有的会计数据都是以数据库文件的形式保存在磁性介质中。为了管理与保存会计数据，会计电算化信息系统中有许多数据库文件，例如：记账凭证库文件、科目余额库文件、往来客户库文件、对账单库文件等，这些相互关联的数据库文件共同组成了会计电算化信息系统的数据库。（三）处理会计数据
输入会计电算化信息系统内的数据，还要按照一定的步骤、方法进行加工处理，具体包括：核对、变换、分类、合并、更新、检索、分配、生成、计算等，它是会计电算化信息系统的中心环节。会计数据处理的方式一般有以下两种：
1.成批处理
这是指会计数据进行定期收集，成批处理，其工作效率很高，在会计电算化信息系统中应用最为广泛。例如：记账凭证和编制报表等。
2.实时处理
这是指会计数据输入计算机在保存的同时，系统就立即进行有关处理，这种方式对系统的响应时间、可靠性和安全性的要求较高，但其工作效率很低，例如：银行必须及时办理存取款业务，对结账过程中产生的机制凭证进行及时记账等。（四）输出会计信息
存储在磁介质中的会计信息只有按照一定的方式输出，才能满足用户对各种会计信息的需要，实现会计信息的汇总与共享。会计数据输出的方式主要有以下四种：
1.显示输出
这是指将存储在磁介质中的会计数据，按会计人员的需要临时输出到显示器上。这种方式迅速、准确，但由于所得到的信息不能长期保存，所以，一般用于随机查询信息。
2.打印输出
这是指将存储在磁介质中的会计数据，按会计人员的需要通过打印机打印在纸张上，分为套打和非套打两种形式。这种方式能够长期保存取得的会计信息，但其成本较高，所以，一般用于重要会计信息的定期输出。
3.复制输出
这是指将计算机硬盘上的会计信息拷贝到优盘、光盘等存储介质上。这种方式不仅能够方便、准确、长期的保存与报送会计信息，而且当硬盘上数据被破坏时，还可以用来恢复数据。
4.网络输出
这是通过计算机网络直接将会计信息从信息的提供方传送到信息的使用方。这种方式方便、快捷，但安全性和保密性相对较差。
第四节 会计电算化信息系统的功能结构
会计电算化信息系统是由计算机硬件、计算机软件、会计人员、会计规程和会计数据等部分组成的一个人机交互系统，要完成大量的、不同要求的数据处理任务。了解会计电算化信息系统的功能结构，有助于分析各功能子系统的要求和特点及其之间的联系，有利于用户建立、操作和维护会计电算化信息系统。
一、会计电算化信息系统功能结构的划分（一）功能结构
根据会计工作各部分的相对独立性，整个会计电算化信息系统按其职能可划分为会计核算、会计管理和会计决策三大功能模块，分别由会计核算系统、会计管理系统和会计决策系统来实现。
对于不同行业的各个单位，其会计核算、管理和决策的需求不同，划分的子系统及其模块结构也就不相同。但作为一般的会计电算化信息系统，其功能结构如图1-3所示。图1-3 会计电算化信息系统基本功能结构（二）各子系统的基本功能
1.会计核算系统
该系统的基本功能是对具体经济业务进行会计核算，反映企业的经营活动情况，它是会计电算化信息系统的重要组成部分。只有会计核算的财务信息及时正确，才能为管理者和决策者提供真实可靠的依据。会计核算系统一般可分为：账务处理系统、工资核算系统、固定资产核算系统、材料核算系统、成本核算系统、销售核算系统、往来核算系统和报表编制系统等八个基本功能模块。
2.会计管理系统
该系统的基本功能是汇总和分析财务信息，取得和反馈管理信息，监督企业的经营活动。会计管理系统一般包括：资金管理系统、价格管理系统和利润管理系统等。
3.会计决策系统
该系统的基本功能是总结和检索财务信息和管理信息，结合其他信息（如市场调查），运用一定的管理方法，得到决策未来经济活动的有关信息，以便参与企业经营管理。会计决策系统一般包括：量本利分析系统、投资决策系统和质量评估系统等。
二、会计核算系统中各个子系统之间的相互关系
会计核算系统中各个子系统之间的相互关系主要表现为数据传递关系，它是整个系统实现数据共享的前提和基础。（一）数据传递方式
会计核算系统中各个子系统之间的数据传递方式有以下三种：
1.账务处理中心方式
这是指各业务子系统以转账机制凭证为接口向账务处理系统传递数据，各子系统之间如果需要数据则统一到账务处理系统中寻找并获取数据。这种方式是以账务处理系统为核心来汇总和交换会计数据和会计信息，它是目前主要采用的一种数据传递方式，如图1-4所示。图1-4 账务处理中心方式
2.集中传递方式
这是指各业务子系统的数据传递由一个专门的转账处理系统来实现。在这种方式下，需要专门建立一个自动转账系统，各业务子系统一旦需要转账数据，就必须启动该系统进行数据传递，如图1-5所示。图1-5 集中传递方式
3.直接传递方式
这是指各子系统将自行编制的数据传递到需要数据的各个子系统，其特点是各个子系统根据需要可以直接从某一子系统中获取数据，这种方式的数据接口较为复杂，如图1-6所示。图1-6 直接传递方式（二）数据传递的类型
从上述三个数据传递方式的图来看，会计核算系统中各个子系统之间的数据传递类型有以下三种情况：
1.单向发送数据
这类子系统只向其他子系统传递数据而不接收数据。如直接传递方式的工资核算系统、固定资产核算系统和材料核算系统等。
2.单向接收数据
这类子系统只接收其他子系统传递的数据而不向外部发送数据。如上述的报表编制系统等。
3.双向传递数据
这类子系统既向其他子系统传递数据，又接收来自其他子系统的数据。如上述的账务处理系统、成本核算系统、销售核算系统等。
第二章 财务、会计软件下的会计职业道德
第一节 会计电算化实施中存在的问题
在会计电算化被普遍使用的情况下，计算机代替人工记账、算账、报账以及对会计信息进行加工、处理、分析、判断，以满足单位经营管理、经营决策的需要。近年来，随着计算机技术的突飞猛进，电子计算机数据处理技术在会计领域得到了广泛的应用，改变了会计数据的处理方法。在手工条件下，会计核算工作要由许多人共同完成，实现会计电算化后，输入会计凭证，会计电算化系统可自动进行记账、汇总、转账、结账、出报表等一系列工作，复杂的会计核算工作不仅变得简单、迅速，而且大大提高了会计资料的准确性。会计电算化不仅提高了会计工作效率，还提高了会计工作质量。但会计电算化是一把双刃剑，高效、快捷的同时也存在极大的风险和问题。
一、计算机系统的安全问题（一）会计电算化系统授权存在安全隐患
传统手工会计授权下，对于每一项业务的每个环节都有相应工作人员的签名或印章，签名或印章的仿写、仿造具有一定的难度。会计电算化系统授权方式是口令，口令授权存在于计算机系统内部。口令对于具有计算机操作知识的人来说算不上什么秘密，因为可以绕过财务软件的相关控制措施，通过打开计算机财务数据库进入财务报表等系统，所有的财务秘密将一览无遗。同时，业务人员可以利用特殊的文件或口令，获得某种权利或运行特定程序进行业务处理，从而给企业造成经济损失。（二）会计电算化系统数据执行主体和保存介质存在安全隐患
会计电算化系统数据执行主体是计算机，计算机系统由硬件和软件构成。由于硬件系统存在物理易损性，一旦硬件系统出现故障或因停电等其他非人为原因，将导致数据不能被处理，会计工作不能进行。数据处理得准确、高效主要依赖于财务软件的质量和性能。一旦软件质量出现问题将会影响到数据处理的准确和速度；一旦程序中出现严重的病毒，将会严重危害系统的安全，若不能及时排除病毒很有可能扩大损失。会计数据主要保存在计算机的硬盘或者光盘中，一旦磁介质由于受热、受潮、折损等原因出现损坏，保存的会计数据将会丢失。如果没有进行备份的话，将会给会计电算化系统造成严重的损失，严重影响到企业的会计工作。磁性介质以磁信号存储信息，如果数据被人为恶意修改不会留下任何痕迹。（三）网络安全问题
目前，电算化会计不仅仅是进行日常核算，它的涵义和应用范围在扩大和延伸，网络会计成为电算化会计发展的方向。所谓网络会计，是指在互联网环境下对各种交易和事项进行确认、计量和披露的会计活动。它是建立在网络环境基础上的会计信息系统，是电子商务的重要组成部分。信息的交互性、资源的共享性和传递的网络性是网络会计的特点；资源共享是网络会计特有的优越性。网络会计主要依靠自动数据处理功能，而这种处理功能异常集中，自然或人为的微小差错和干扰，都会造成严重后果。会计信息安全与否直接关系到企业经营管理活动的科学性和其他要素（系统资源、资金、财产物资）的安全性，是电子商务安全交易的关键，是网络会计安全的核心，是会计监督的安全保障。然而，由于下列一些因素的影响，网络会计信息的安全性存在隐患：①网络系统间的数据流动性和交互性很大，易使计算机感染病毒。②网络黑客的蓄意破坏或者病毒的感染，将可能使整个系统陷于瘫痪。③计算机硬件的故障、用户的误操作等都会危及网络系统的安全性。
二、会计电算化操作中存在的问题
虽然会计电算化与手工会计相比有很多优越性，但是，在实施会计电算化中确实存在着诸多问题，这些问题不但表现在计算机系统本身，在操作方面也会出现一系列问题。（一）电算化会计暴露会计的职业道德观念淡漠
任何一个单位的财务部门均为经济核心，而任何一个单位均面临着相关的利益。在利益的驱动下，会计人员可能会发生被授意、指使、强令篡改会计数据，假造凭证、账外设账、偷逃税款、粉饰经营成果等行为。由于小集体的利益，会计人员执法意识淡化，成为假账的制造者，假信息的提供者，会计人员往往会冲破会计道德的底线，违背自身应遵循的会计职业道德，这些都突现了会计职业道德教育环节的薄弱。（二）操作人员舞弊问题
会计电算化系统的舞弊行为是指某些人员为了达到个人目的，利用业务便利或者不按操作规程或未经允许上机操作，对会计电算化系统进行恶意破坏、修改、电子偷窃和人工偷窃等故意行为。
舞弊者大多具有相当高的计算机知识一般采用高技术、高智能的计算机手段，通过对程序和数据的修改来实现其作案目的，作案后对计算机硬件和程序一般不造成损害具有很强的隐蔽性，案发时间长，所带来的经济损失一般较大。究其原因有：会计软件设计上的缺陷，各类软件的水平参差不齐，在安全性与保密性上存在着诸多的问题和不足，再加上软件研发人员和营销人员出于种种目的，在有意或无意中留下了各种各样的“后门”，这些“后门”一旦被不法分子所掌握，后果将不堪设想。企业内部控制制度的缺陷，单位实施电算化后，原先手工会计时行之有效的相互牵制制约机制已经不能完全适应新的要求了，必须建立一套与之相配套的内部控制制度，对相关人员加以约束。为保障各类信息数据的安全，所有的工作站不装软驱、光驱，禁用U盘。防止病毒的侵入和别有用心的人破坏系统，非操作人员严禁操作计算机，信息数据资料由专人保管，严防丢失。要建立职能分隔制度使系统维护员、操作员和数据管理员合理分工，相互制约，相互监督；建立授权控制制度使各级人员、每个工作人员都得到一定的授权，并以密码加以控制，防止非法操作和越权操作；建立操作日志制度，定时与不定时的查阅上机日志。一旦出现问题，顺藤摸瓜，可以查清责任者。（三）会计电算化系统内部控制制度存在的问题
具体表现在以下两个方面：一是职务相分离、职权不相容原则的重要性下降。传统手工会计信息处理的一条重要原则就是职务相分离，职权不相容原则，这使会计进行核算和监督有了质量的保证，但实施电算化会计后这一原则的重要性下降甚至得不到贯彻。由于系统操作的高度集中，许多岗位可以合并，许多手续合并到计算机上统一执行，会计工作人员大大减少，从而使一些不相容的职务得不到分离，降低了会计工作人员之间相互牵制的效力。如：一是有些会计人员既从事数据的输入、输出工作，又负责数据的报送，这样就增加了他们在未批准的情况下直接对使用中的数据和程序进行修改、复制或删除等操作的可能性，从而使会计数据的准确性及安全性受到威胁，也增加了造假的可能性。二是系统管理员人员范围及职能扩大，滥用会计电算化中的反记账、反结账功能，使计算机系统内部控制与约束形同虚设。所谓反记账是指记账凭证已记账，由于种种原因使其返回记账前状态，以便操作人员不留痕迹地对记账凭证进行修改的功能；反结账是指对已经完成操作的月份的账目返回到结账前状态，使操作者可以对已操作的数据进行修改或调整的功能。笔者在实际工作中，多次使用过这两项功能，在修改账目、调整数据时与手工账相比，确实感觉到有无比的优越性，但在会计电算化中使用反记账、反结账功能确实会带来一系列的问题，尤其是滥用这些功能。众所周知，在手工会计条件下，会计数据和信息记录在账页、凭证上，修改困难，修改时会留下明显的痕迹，而会计电算化中数据处理不但不会留下任何痕迹，而且还不用计算、调整因修改数据而引起的其他地方的相应变化，一系列相关数据自动生成。这为以后的自我查验、外部审计均增添了难度，使计算机系统内部控制与约束遭到破坏。
第二节 加强财务、会计软件下的会计职业道德建设
针对以上诸多问题，我们有很多的防范措施必须加强，有计算机硬件、软件、网络方面的，而更为重要的是加强会计职业道德。
一、会计职业道德
会计职业道德是指在会计职业活动中应遵循的、体现会计职业特征的、调整会计职业关系的行为准则和规范。由于会计职业道德具有一定的强制性并较多的关注公众利益，会计人员在遵循会计职业道德的过程中，往往会受到利益因素的驱动。由于会计人员的利益取决于会计主体的利益，因此，当集团利益与国家利益、公众利益出现矛盾时，便产生了会计职业道德危机。要使会计人员不被集团利益所驱动，关键在于加强会计职业道德的教育，使会计人员从灵魂深处拒绝做假账、提供假的会计信息。要使会计人员洁身自好，只有修炼内功，使其职业道德和规范转化为内在的道德品质和行为，成为会计人员的职业本能，从源头上杜绝会计人员利用现代化工具对会计信息进行“技术加工”。
二、会计职业道德建设的基本要求
关于会计职业道德的基本内容，在我国已有的研究和探讨中，人们对会计职业道德的内容做出了许多精辟的概括。主要有：爱岗敬业、熟悉法规、如实反映、正确核算、依法办事、客观公正、厉行节约、勤俭理财、讲究效益、保守秘密等。其中，对于做假账问题，前总理朱镕基曾要求会计人员做到诚信为本，操守为重，坚持准则，不做假账，破例地先后3次为中国新成立的3所国家会计学院题写了同样内容即不做假账的校训。应当说这是会计行业职业道德的基本要求。从职业守则来讲，“不做假账”是对会计人员最基本的要求，也是从业人员必须恪守的最起码的职业道德。
当今，随着经济的快速发展，会计信息越来越被广大决策者、投资者、债权人等会计信息使用者所重视，它成为政府部门进行宏观决策的重要依据。会计职业道德，是会计人员从事会计工作应遵循的道德标准。“不做假账”是会计从业人员基本的职业道德和行为准则。也就是说，会计行业它本身的性质决定了所有会计人员必须以诚信为本，操守为重，遵循准则，不做假账，保证会计信息的真实与可靠。
三、财务、会计软件下加强会计道德建设的基本途径
冰冻三尺，非一日之寒。要杜绝做假账的现象，必须要考虑到政治、商业、社会、文化等各个方面的因素，坚持制度建设和职业道德建设两手抓，并要相互配合、相互促进、共同提高。加强会计职业道德建设，防范做假账，建立诚信。
营造良好的职业氛围。会计人员生活在特定的社会背景中，其职业道德不可避免地受到社会各种因素的影响和干扰。会计人员道德的内部环境依赖于本单位严格的管理制度的建立，其外部环境则要在全社会营造出新的道德价值趋向，并不断赋予道德规范以鲜明的时代特色。一方面，要大力宣扬敢于求实讲真的先进人物的事迹和经验，并采取有效措施保护他们的安全和利益不受损害；另一方面，还要使做假账等违纪违法行为得到及时惩处，加大违纪违法的机会成本，保证这种惩处远远大于其违纪违法所得的利益。只有这样，才能抑恶扬善，在全社会营造一种以求实讲真为荣、以做假欺诈为耻的良好氛围。
完善会计职业道德规范及其评价体系。会计人员也是复合的社会人，既有作为道德人秉公办事的要求，又有作为经济人追逐私利的倾向，因而总是在两者的比较中选择自己的立场。建立会计职业道德规范的目的，就要将社会公认的道德标准固化为会计人员的观念和信念，并对其行为选择产生积极、有效的影响。进行会计职业道德评价，首先要确立会计人员的职业道德标准，即对会计人员遵纪守法、真实公正、敬业精业、廉洁勤勉等方面制定一套可操作的评价标准；其次要选择恰当的评价方法。其评价方法应包括社会评价方法和自我评价方法两个方面。社会评价方法又包括社会舆论评价与传统习俗评价两个方面。对会计职业道德的评价结果，应通过奖惩并举、引导示范、内省与自我教育相结合等形式，充分发挥会计人员遵守职业道德的自觉性和主观能动性，充分发挥单位内部和社会公众对会计行为的道德监督，让软约束刚性化。只有这样，道德法庭才会显示出强大的威力。
强化会计职业道德的自律性和监督机制。会计职业道德规范的执行不仅受制于外力，更重要的是通过会计人员的自我判断、自我选择、自我调节、自我约束来体现道德规范的内容及要求。会计职业道德规范的自律性要求我们必须强化会计职业道德的社会性和非强制性，所以不宜借助行政力量，而应采取会计行业自律的形式，由专业性的会计协会或机构来制定、颁布并监督会计道德规范的实施。要建立会计职业道德跟踪监测系统，及时判断会计职业道德的状况及所处的阶段，发现会计职业道德演进的新动向；要建立健全会计职业道德考核制度，把职业道德标准作为会计执业的必备条件，严格执业资格验审制度，凡是有做假账行为并依纪依法受到严重处分和刑事处罚的，一律取消其执业资格，直至终身不得执业，使会计人员清醒地看到自己的头上随时悬挂着一把利剑而不敢轻举妄动；要建立由财政、税务、审计等部门多管齐下的监督机制，对会计人员遵守职业道德情况经常进行检查和督促，并运用舆论工具及时向社会公开曝光做假账的行为及其处理结果，使之随时随地置于阳光之下。
加强会计职业道德教育。道德是无形的契约，这种约束力来自人们对道德规范的认可和道德修养的积淀。个人道德修养，一方面依靠自我教育，另一方面还要依靠社会力量尤其是对做假账等不道德行为的严厉惩处来强化。会计职业道德教育的内容不仅包括会计道德规范本身，还应包括政治思想、政策与法制、业务素质、心理素质等相关方面；教育的形式应灵活多样，可以是院校课堂教学中的内容，可以是学术会议或专题研讨会，也可以是参观学习与经验交流；教育的方法和手段应力求方便、高效和易于接受。当前还需要特别强调的是，在会计职业道德水准不高、做假账等行为较为普遍、外部监督不力的情况下，尤其要加大运用反面典型进行警示教育的力度，多搞案例教学，多搞反面典型剖析，充分发挥反面典型的警示、导向和启迪作用，使会计人员随时保持警惕性，把外部的监督制约转化为内心的自省、自警、自励，从而做到常在河边走，就是不湿鞋。
但是应该清醒地认识到，这些仅仅是对于会计职业道德的底线要求、短板要求。会计职业道德还应该从制度上去加强控制与风险的防范。
加强电算化会计系统管理员的岗位责任制及授权制，制定完善的管理制度。制定完善的管理制度，包括明确岗位责任制，合理设置会计及相关岗位，形成相互制约机制，使适当的职责相分离。建立系统管理员岗位责任制及授权制，完善操作规程。
对反记账、反结账功能进行适当的限制。在会计实践中，电算化会计不可避免的会出现凭证错误、凭证输入错误等，计算机软件具有反记账、反结账功能是有必要的，但它的滥用确实会产生一系列的问题，如何对这方面进行限制？建议会计应用软件开发商开发出记录进行反记账、反结账业务的功能的软件，各监管部门可使通过这种软件，达到对反记账、反结账功能进行适当限制的目的。
加强财产清查制度及内部审计制度，保证财产物资的安全完整。对于职务相分离，职权不相容原则的重要性下降问题，可以采用加强财产清查制度及内部审计制度予以弥补解决。会计电算化可以随时结出余额，财产清查也可以随时进行，以此来检查单位账实是否相符，以保证财产物资的安全完整；同时还应加强内部审计制度，在最大限度搞好内部控制制度建设的同时，完善审计制度，强化审计监督职能。强化审计监督职能可以在财务软件上专门为审计部门留有接口，审计部门可通过审计软件对财务管理情况进行动态的、全程的在线审计，变事后监督为事前预防。
第三章 会计电算化信息系统的试运行与转换
第一节 会计电算化信息系统的试运行
基层单位经过购置计算机硬件、配备会计软件、培训电算化会计人员、建立内部管理制度等工作之后，已初步建立起该单位的会计电算化信息系统。我们知道，单位分阶段、分步骤建立会计电算化信息系统，首先使会计核算工作电算化，特别是账务处理系统和报表编制系统电算化。由于它们是重要的数据处理系统，使用时要确保万无一失。因此，我国现行制度规定：单位初始建立的会计电算化信息系统不能直接替代手工会计，必须经过试运行才能投入正式使用。
一、会计电算化信息系统试运行的意义（一）试运行的概念
试运行是新建会计电算化信息系统使用的最初阶段，是指单位在建立会计电算化信息系统后，用手工和计算机同时处理会计业务的过程，也称之为并运行。由于试运行要对需要电算化的会计业务进行双重操作和处理，因而增加了试运行期间的会计工作量。（二）试运行的作用
新建立的会计电算化信息系统能否顺利运行，只有经过实际运作才能做出结论。因此，试运行的作用主要包括以下几个方面：
1.检查会计软件的功能
试运行可以检查会计软件所具有的功能是否达到了规划预定的目标和要求，能否满足本单位的需要等。例如：每月最多编制记账凭证的张数是多少、有无自动银行对账、现金流量表编制与外币核算功能、数据能否正常备份和打印、最多能建立几套账及其软件的工作界面是否满足操作人员的需求等。
2.检查会计软件的合法性、安全性和可靠性
试运行可以检查会计软件是否符合财政部关于会计软件的几项规定的有关要求，是否符合财政部门制定的财务会计制度；检查整个系统在运行过程中是否安全可靠，能否保证会计核算工作的正常进行，能否防止一些意外事故等。
3.检查会计软件处理数据的正确性
试运行可以检查每一功能模块是否按规定的处理程序及方法完成核算业务，通过手工与电算化两种方式核算结果的比较，检验在记账、编制报表、成本核算、工资计算等业务处理的一致性和正确性。
4.检验电算化会计人员的工作能力
试运行可以检查电算化会计人员是否经过相关培训、是否懂得会计软件的基本工作原理和要求、能否正确和熟练操作会计软件、能否根据系统提示的错误信息及时排除一般性的操作故障。
5.检查的新建系统的完善情况
试运行可以检查有关工作准备是否充分和周到，有无一些没有预料到的问题和措施，例如在计算机硬件质量和内部管理制度等方面。（三）试运行的意义
组织和实施会计电算化信息系统的试运行，一方面能够较早发现会计电算化信息系统建立过程中存在的问题和错误，及时解决系统问题、排除系统隐患、完善系统功能；另一方面能使电算化会计人员熟悉系统的工作流程和操作方法，适应电算化工作环境。可见，试运行是一个人机及其系统相互适应、不断完善的过程，是会计信息系统从手工到电算化平稳过渡的保证措施。
二、试运行前的准备工作
试运行前，用户必须根据本单位会计工作的特点，结合会计软件特别是商品化通用会计软件处理会计业务的功能和要求，做好手工与计算机衔接的各项准备工作。主要有包括以下几个方面：（一）选择试运行的起始时间
试运行起始时间的选择，直接影响到试运行目标的实现。为了全面测试新建会计电算化信息系统及其选配会计软件的质量，一般最好选择第三季度开始试运行。理由如下：
1.可以测试软件日常处理数据的最大容量
通常会计业务在接近年底时，数据量相对较大，业务类型较为全面。
2.可以测试软件跨年度处理数据的功能
只有到年度终了，才能检查会计软件中“年结”功能处理数据的安全性和正确性。
3.可以减少软件正式运行时的初始工作量
一旦六个月成功试运行，有利于下一年年初的正式运行工作。（二）确定会计核算方法
不同单位的管理要求、生产组织方式和工艺流程各有特点。因此，工资核算、成本计算、材料计价、固定资产折旧和销售核算等方法不尽相同，必须事先确定。例如：工资核算就有计时、计件工资，有工效挂钩的效益工资，奖励浮动工资等；成本计算也分有品种法、分批法、分步法等；材料日常计价采用实际成本计价还是计划成本计价；固定资产折旧采用综合折旧，还是个别折旧，采用年限平均方法，还是加速折旧方法等等。（三）规范记账凭证与账簿的格式
为了使记账凭证和账簿的格式更适合于计算机处理，必须对手工会计中的有关格式进行重新规定。它决定了会计电算化信息系统数据录入形式、存储方式和输出格式。例如：记账凭证采用通用凭证还是分类凭证或更详细的分类；哪些科目的账簿格式需要选择三栏式、数量金额式、复币式、数量外币式等。当会计软件不提供多栏式账户格式时，可将手工多栏账中的栏目采用设立明细账的方法来弥补软件功能的不足。（四）整理手工会计业务数据
在手工会计中，有些单位特别是会计基础工作较差的单位，难免出现一些错账或乱账，因此，事先必须认真进行整理。主要包括以下四项内容：
1.核对数据
将手工会计中的账证表进行账账、账证、账实、账表核对，并要求取得一致，确保试运行初始数据的正确性。
2.整理科目余额及发生额
凡是本单位在本年度内处理会计业务使用的总账科目和明细科目，都必须将涉及的本位币、数量和外币的年初余额及其本年启用月以前各月（不在年初试运行时）的借贷方发生额一一整理出来。它通常与建立的“会计科目体系”及其编码合编成一览表。
3.清理往来账户
往来业务通常涉及单位较多，变动性强，金额较大，在会计电算化信息系统中，如果对往来业务单独进行核算和管理，不仅要整理出往来总账科目的年初余额和启用月以前各月的发生额，而且还要清理出在系统启用月初仍未核销的每笔往来业务的发生情况，例如金额、时间、经手人等。为了便于录入初始数据，通常整理成一览表，即未核销往来业务一览表。
4.清理银行账户
将本单位的银行存款日记账与银行对账单进行详细核对，把系统启用月的上一月末账单中的余额和未达账项编制成“银行存款余额调节表”，为会计电算化信息系统自动“银行对账”提供初始数据。（五）建立会计科目体系
电算化会计功能的增强，使其会计科目体系与手工会计有所不同。因此，应根据单位需要和会计软件要求建立会计电算化信息系统的会计科目体系。一般包括：
1.会计科目的名称
确定系统核算需要的一级科目、中间级科目和明细级科目。
2.会计科目的属性
确定每一个会计科目的性质、类别和账户格式。
3.辅助核算的会计科目
确定哪些会计科目需要进行往来核算、部门核算、项目核算、现金流量核算、银行对账和自动结汇等辅助核算。（六）制定编码规则
会计电算化信息系统主要是用代码来区别不同内容的会计信息，而且同类会计信息的编码不能重复。因此，在试运行前必须制定编码规则，为科目、部门、往来、项目和现金流量等进行具体编码提供依据。编码规则主要包括分级级数、每级位长和具体编码，例如：会计科目的编码分为四级，一级位长为4，二级位长为2，三级位长为2，四级位长为2，那么，C产品的直接材料就可以用41010301代码来表示。
三、试运行的内容和步骤
虽然不同电算化会计信息子系统试运行的详细内容和具体步骤有所区别，但其基本内容和步骤可概括如下：
第一步：建立核算单位（账套）
第二步：进行系统初始设置
第三步：输入采集整理的会计数据
第四步：用计算机加工处理会计数据
第五步：输出会计信息
第六步：对比与评价试运行结果
关于上述每一步骤的操作方法和要求将在以后相关章节详细介绍。
四、试运行过程中应注意的问题（一）严把输入数据的质量关
输入数据的质量是保证试运行成功的关键。由于试运行阶段，操作员不太熟悉系统操作方法和规程，数据的错输、重输和漏输是不可避免的。因此，数据输入前不仅要按会计软件的要求进行整理和审核，而且在正式记账前还要对录入的数据进行逐笔复核，确保机内原始数据的正确与完整。（二）加强试运行的组织管理
在试运行阶段由于要同时提供两套核算资料，工作量较大，不能旷日持久。尽管试运行不是正式运行，也应在思想上、组织上和技术上高度重视，力争试运行一次成功。如果准备匆忙、试运行草率，必然导致试运行失败。（三）合理确定试运行的时间
财政部颁布的《会计电算化工作规范》中明确指出：替代手工记账之前，各单位必须试运行三个月以上，一般不超过六个月。看来，时间既不能太短，也不宜太长。太短不能充分暴露有些问题而形成隐患，太长会计人员会麻痹大意而影响工作质量。（四）适时转移试运行的工作重点
在刚开始试运行时，应以手工核算为主，计算机核算为辅，经过一段时间试运行后，应当逐渐将工作重点转移到计算机核算上来，变成以计算机为主，以手工核算为辅，为彻底甩掉手工核算做好准备。（五）及时备份试运行数据
初次运行会计电算化信息系统，由于操作技能、软件质量本身等原因，难免出现故障而造成系统数据的破坏和丢失。考虑到通用会计软件的初始化工作量较大、会计业务的连续性要求、减少恢复系统的工作量，建议最好及时备份试运行的会计数据。（六）客观评价试运行的结果
在试运行过程中，要注意收集整理试运行的文档资料，及时检查和总结。在试运行结束后，要对试运行的具体情况和结果作出客观真实的评价，如果试运行效果不理想，应向有关专业公司或专家咨询，解决存在的问题。不要自欺欺人，否则将会贻误会计电算化工作按期正常进行。
第二节 会计电算化信息系统的转换
新建立的会计电算化信息系统经过一段时间试运行，在各方面条件成熟之后，就可彻底取代手工会计转入正式运行阶段。为了提高基层单位会计电算化后的工作质量，保证国家有关财经法令的贯彻执行，财政部在颁发的《会计电算化管理办法》和《会计电算化工作规范》中明确规定：各级财政部门要对基层单位初始建立的会计电算化信息系统的转换进行审批验收。
一、转换条件
用计算机替代手工记账的单位，应具备以下基本条件：（一）配置了必要的计算机硬件设备
在会计电算化信息系统中，处理会计业务的主要工具是电子计算机。因此，配置必要的电子计算机及其硬件设备是单位实施电算化会计的物质基础。（二）配备了合法的会计软件
建立会计电算化信息系统的单位，使用的会计软件不论是自行研制的还是购买的，都必须通过有关财政部门的评审，千万不能用盗版等不符合规定的会计软件，否则，将会贻误会计工作。（三）配备了合格的电算化会计人员
电算化会计人员是操作、控制和维护会计电算化信息系统的重要因素，凡是实施电算化会计的单位，都必须配备业务熟练的专职或兼职电算化会计人员。为了保证和提高电算化会计工作的质量，规定只有持电算化会计资格证的合格电算化会计人员才能上岗工作。（四）建立健全了一套完整的电算化会计内部管理制度
为了保证建立的会计电算化信息系统能够正常运行，各单位必须制定相应的岗位责任制度、操作管理制度、维护管理制度、档案管理制度和机房管理制度，以适应会计电算化信息系统管理的新要求。（五）成功通过试运行阶段
建立的会计电算化信息系统应与手工会计至少试运行六个月以上，并且只有取得与手工会计核算相一致的结果，才能甩掉手工账，进入正式运行阶段。
二、转换审批（一）审批部门
财政部颁布的《会计电算化管理办法》中明确规定：基层单位的系统转换审批工作应由财政部门来负责，并要协调条块之间的关系。具体分工如下：
1.同级审批
地方各单位由同级财政部门负责审批。
2.直属审批
国务院直属单位由国务院各业务主管部门负责审批，年末汇总报财政部备案；军队各单位由中国人民解放军总后勤部财务部负责审批。（二）审批形式
从财政部和各省市制定的管理办法来看，目前系统转换审批的形式有以下两种：
1.直接审批
直接审批是指财政部门会同税务、审计等部门实地进行审核验收。这种形式受到财政部门专业技术人员的限制，在实际工作中，经常会导致单位不能及时得到审批。我国在会计电算化发展初期主要采用这种形式。
2.间接审批
间接审批是指财政部门授权会计师事务所进行审查，会计师事务所出具审查报告，并抄送财政、税务、审计部门。财政部门只负责对会计师事务所的审核工作质量进行监督和检查以及对审查合格报告作出正式批复。这是财政部门今后将审批权力最终让给注册会计师的一种过渡形式。（三）审批程序
单位会计电算化信息系统转换必须经过以下审批程序：
1.提交申请
单位应向有关财政部门提出系统转换的书面申请，并根据审核内容提供有关资料，例如：有关会计电算化的内部管理资料；试运行简况及输出的账、证、表样本；计算机会计科目代码和其他有关代码及编制说明等。
2.审核验收
接受财政等有关部门对本单位新建的会计电算化信息系统进行直接或间接审核。
3.正式批准
经验收合格的单位由财政部门作出正式批复。如果批准单位进行系统转换，则同时将批复抄送税务、审计、银行、业务主管等相关部门。
三、转换方式
通常，单位会计电算化信息系统是由账务处理、报表编制、工资核算、材料核算、决策管理等子系统分段建立形成的。根据各个子系统处理数据的重要性和复杂程度，系统转换可归纳为以下三种方式：（一）试运行转换
1.实质
新建立的会计电算化信息系统通过试运行和审批验收之后，就可取代手工会计信息系统，如图3-1所示。这种方式有利于系统可靠平稳过渡，但工作量较大。图3-1 试运行转换
2.适用范围
一般较大的子系统（如：账表系统）常用这种方式转换。它是我国目前对单位初始建立的会计电算化信息系统转换规定的一种方法。（二）直接转换
1.实质
新建立的会计电算化信息系统不经过试运行就直接取代了手工会计信息系统，如图3-2所示。这种方式虽然电算化进程快，节省费用，但风险较大。因此，对于所有子系统一次性全部直接转换不仅是不可取的，而且是制度不允许的。图3-2 直接转换
2.适用范围
对于单位重要的、复杂的子系统按规定的试运行方式转换之后，其他一些小子系统（如：工资和固定资产核算等子系统）就可采用这种方法转换。（三）分步转换（以试运行为例）
1.实质
其实质是指逐个转换电算化会计信息子系统，即建立一个，试运行一个，转换一个，直到把整个手工会计信息系统全部转换成会计电算化信息系统为止。如图3-3所示。这种方式易于系统转换管理，利于系统可靠平衡过渡，但转换时间拉得太长。图3-3 分步转换
2.适用范围
对于分段逐步实施会计电算化信息系统的单位，宜采用这种方式转换。例如，先转换账务处理系统，再转换报表管理系统，再转换工资核算系统、固定资产核算系统等。
第四章 账务处理子系统（上）
第一节 账务处理系统概述
在手工会计信息系统中，把通过设置会计科目和账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、财产清查、成本计算以及编制报表等核算方法进行的会计处理工作总称为账务处理。在会计电算化信息系统中，为了提高系统功能及其运行效率，账务处理系统一般只包括凭证处理和账簿处理两大部分。
一、账务处理系统的数据流程（一）账务处理系统的数据流程图
账务处理系统是每个会计软件的核心，处理会计业务的工作量最大，其处理会计业务过程的数据流程如图4-1所示。图4-1 账务处理系统数据流程图（二）财务处理系统数据流程主要数据库文件
1.临时凭证库文件
用于存放已输入但未记账的所有记账凭证。存放在“临时凭证库文件”中的记账凭证由于未进行正式记账处理而属于非正式会计数据，可以进行“无痕迹”修改。其中的记账凭证一旦审核记账，则马上转存到“正式凭证库文件”之中，所以，任何一张记账凭证都不可能永久地在此文件中存放。
2.正式凭证库文件
用于存放已记账的所有记账凭证，是一个按记账凭证日期先后顺序排列组成的库文件。存放在“正式凭证库文件”中的记账凭证是生成各种账簿的重要数据源文件，在会计电算化信息系统中被作为正式会计数据而不能直接修改，只能进行“有痕迹”修改。
3.科目汇总库文件
用于存放各个会计科目（包括总账科目和明细科目）的八大数据，即期初借方余额、期初贷方余额、本期借方发生额、本期贷方发生额、本年借方累计发生额、本年贷方累计发生额、期末借方余额和期末贷方余额，这些数据都是经过“临时凭证库文件”中的记账凭证“记账”后更新生成的。“科目汇总库文件”是一个按科目代码建立的索引文件，是生成各种主体账簿和会计报表的基本数据源文件，因此，它是会计电算化信息系统中一个重要的正式会计数据文件。
4.银行账库文件
用于存放企业发生的所有“银行类”会计业务，其中的数据主要是“临时凭证库文件”中涉及“银行类”会计科目的记账凭证经过记账后自动传递过来的。它是账务处理系统进行“银行对账”必备的库文件之一。
5.对账单库文件
用于存放单位发生的所有银行业务，其中的数据是用户根据开户银行提供的对账单输入或拷贝的。它与“银行账库文件”是账务处理系统实现“银行对账”必备的两个库文件。（三）账务处理系统数据流程的特点
在账务处理系统中，从记账凭证输入到账证输出，所有中间加工过程都是由计算机控制，上一过程的数据结果又作为下一过程数据处理的来源，整个处理过程都是在程序的安排下完成，具有数据处理“集中化”和“自动化”的特点。与手工会计信息系统相比，账务处理系统的数据流程具有以下特点：
1.数据的起点发生了变化
由于原始凭证种类多、格式不规范，因此，账务处理系统一般是以记账凭证作为数据处理起点。
2.专人负责记账
将手工会计中的多人分别记账可以集中由一人来负责记账。
3.账项核对可以省略
从账务处理系统数据流程图来看，各种账簿数据均来自于“临时凭证库文件”同一数据源，既然数出一门，而且计算机一般不会发生数据传递和更新错误，结果必然账证、账账相符，因而可以省略账证、账账等核对工作。
4.账簿的形式发生了变化
用户可见的各种账簿数据都是在输出账簿时从有关库文件中临时取数生成的，平时在计算机中只存在各种账簿的格式和结构，而不存在手工会计中完整的账簿内容。
二、账务处理系统的功能结构（一）账务处理系统的功能结构简介
在会计电算化信息系统中，账务处理系统是由若干功能模块构成的，其基本功能结构如图4-2所示。图4-2 账务处理系统功能结构图（二）各功能模块的主要作用
1.系统设置
用于建立账务处理系统的核算规则和输入基础数据。
2.凭证处理
它是账务处理系统日常会计数据的重要入口。
3.记账结账
它是账务处理系统内部会计数据处理的核心。
4.账证输出
它是账务处理系统为用户提供财务信息的一个重要出口。
5.辅助核算
逐步实现会计核算软件向会计管理软件的过渡。
6.系统服务
用于维护账务处理系统数据的安全和完整。
三、通用账务处理系统的操作过程（一）账务处理系统的操作过程
通用账务处理系统的基本操作一般分为四大步骤12个过程，如图4-3所示。图4-3 账务处理系统操作过程图（二）通用账务处理系统操作过程说明
1.新建核算单位
首次使用通用账务处理系统时，用户必须先在系统中建立本单位会计核算需要的账套。
2.账套初始设置
用户首次进入新建账套时，必须对通用账务处理系统进行一系列的初始设置，将其转化成本单位专用的账务处理系统。
3.编制记账凭证
经济业务发生后产生的原始数据，必须先以“记账凭证”的形式录入系统。
4.审核记账凭证
为了防止将错误的凭证记账，应对已录入的记账凭证进行正确性审核，即审核记账凭证是系统自动记账的前提条件。
5.记账
这是系统自动将已审核的凭证及其数据在有关库文件之间进行转移、传递和更新，以备用户进行财务管理。
6.账证输出
用户通过查询和打印机内有关账证表数据来获得各类财务信息。
7.自动转账
系统期末自动将用户定义的“期末类”自动分录生成机制凭证，并审核记账或直接记账。
8.自动结转汇兑损益
有外汇核算业务的单位，应进行期末结汇处理；机制的结汇凭证也要审核记账或直接记账。
9.自动结转期间损益
系统期末将“损益类”账户的余额自动结转为零，机制的结转损益凭证也要审核记账或直接记账。
10.试算平衡与对账
在结账前，系统应自动进行试算平衡和对账。
11.结账
本期经济业务全部处理完毕后，用户应按期结账。结账后，用户也可以进行账证输出操作。
12.辅助核算与管理
用户根据财务管理的需要，在基本账务处理的基础上，进行银行对账等有关账务辅助核算和管理。
第二节 通用账务处理系统初始设置
通用性强是商品化会计软件的重要特点，凡是使用通用账务处理系统的单位，都必须根据本单位会计业务的性质特点和核算需要进行初始设置，将其转变成本单位专用的财务核算系统。可见，初始设置是通用账务处理系统运行的基础和前提。
一、账套管理
在正式使用通用账务处理系统之前，用户必须先在系统中确定一个会计核算主体，并为之建立一套核算账簿。所以，建立账套又称为建立核算单位。（一）账套的概念
账套是指核算单位所建立的一套独立的和完整的账簿体系。在“账务处理系统”中，账套的实质是相互关联的账务数据构成的一组数据库文件。因此，建立账套包括两项内容：
1.设置账套参数
用户根据会计核算的需要来输入。它决定了系统数据输入、处理和输出的内容和形式。至关重要，因而，应由财务主管具体设置。
2.建立账簿文件
系统根据用户输入的参数，自动生成该账套管理数据所需的各种库文件及其索引文件。一般来说，不同种类、不同版本的会计软件，一个账套包括的库文件多少及其结构有所不同，库文件越多、越详细的账套，其核算功能就相对越大。账套设置过程如图4-4所示。图4-4 账套设置过程图（二）设置账套参数
在会计电算化信息系统中，描述账套的参数主要有以下几项：
1.账套代码
它是系统区别不同核算单位的唯一标志，因而，在同一会计电算化信息系统中不能重复。一般是由两个或三个数字组成，有的会计软件可以由字母或者数字与字母结合体来组成。
2.账套名称
它是账套使用的会计主体，在用户操作和打印账套时，系统将自动显示和调用，因而不能为空，并与账套代码相互对应。
3.报表路径
它指明了利用该账套数据的报表管理系统应在的路径。也有一些会计软件设置的是“账套路径”。其目的都是为了账务处理系统与其他子系统之间进行传递和共享数据。
4.启用日期
它是指手工会计与电算化会计交接（或转换）的日期。一般最好选择在某年的1月1日，以便减少初始数据装入的工作量。
5.会计期间
就是划分会计月份及其每月的起始日期和结账日期，体现分期核算的原则。一般最好采用公历制。为了便于年末审计调账，可将会计月份设置成13个月，这样，12月31日又将作为第13期的起始和结账日期。
6.编码规则
它包括分级级数和每级位长两项内容的设置，一般采用群码即组合码，即本级总编码=上级编码+本级编码。主要有科目、客户、部门、项目和现金流量等编码规则。例如会计科目的编码规则：分4级，每级位长分别4、2、2、2。
7.记账本位币
用于确定该账套核算要采用的本位币，一般系统默认为代码是RMB的人民币。如果单位的记账本位币为其他币种，则必须重新设置。
8.会计主管
为了便于进行账套与操作员管理，每一个账套必须有一名会计主管，即账套主管。（三）账套管理
账套管理一般包括建立账套、修改账套、删除账套、备份数据和恢复数据等内容。为了保证账套参数的正确设置和账套数据的安全完整，系统只允许系统管理员和账套主管进行账套管理操作。
1.建立账套
是指为核算单位在账务处理系统中建立一套会计核算所需的空白账簿。一个通用账务处理系统能够建立多个账套。创建“新账套”应由系统管理员来操作，建立“年度账”一般由账套主管来完成。
2.修改账套
是指更正账套中有些错误的、或者过期的信息项目，该项工作应由账套主管来完成。例如：主管会计的变更；单位名称的改变；银行账号的变动；记账本位币的变化等。但其中的账套代码、启用日期和编码规则（已使用的）等参数不能修改，因此，在建立新账套时必须认真设置这些参数。
3.备份数据
是指将账务处理系统中的账套数据备份（或输出）到U盘、硬盘或可写光盘上，以便安全保管。并防备在硬盘因意外事故造成数据丢失、非法篡改和破坏时使用。每次备份后，一定要标明备份数据所属的时间，以免恢复数据时发生错误。为了确保账套数据万无一失，用户应区别“整账套”数据和“年度账”数据的备份，并且各自最好都进行双重备份。“整账套”数据应有系统管理员来备份，“年度账”数据一般由账套主管来备份。
4.删除账套
是指删除账务处理系统中的“整账套”数据或“年度账”数据，减少磁盘空间占用，以提高会计软件的运行。“整账套”一旦被删除，其中的各个“年度账”数据将从会计软件系统中全部消失，因此，“整账套”数据应由系统管理员来删除，“年度账”数据一般由账套主管来删除。目前大部分会计软件要求至少留有一个账套，账务处理系统提供的模拟账套正是要符合这一要求。有的会计软件还强制要求：只有已备份的数据系统才允许删除。
5.恢复数据
就是把备份的“整账套”数据或“年度账”数据恢复（或引入）到账务处理系统中。数据一旦恢复，硬盘上对应的“整账套”或“年度账”数据将被覆盖，因此，恢复数据一定要谨慎操作。
6.清理异常任务
账套中的会计数据都是由系统自动按照一定的顺序排列存放。一旦会计数据的存放顺序被特殊原因破坏时，系统就会出现死机或网络阻塞而不能正常运行，就必须利用系统提供的“清理异常任务”功能来建立数据的相关顺序和释放系统资源，并恢复可能被破坏的系统数据库和用户数据库。
7.数据检测
账务处理系统的正常运行，不仅要有足够的硬盘空间，而且所需要的各种文件都应全部存在。当发现系统不能正常运行时，如果“重建文件索引”或“清除异常任务”功能不能解决，就要利用系统提供的“数据检测”功能来检查各种文件是否都存在。对于不存在的文件，从软件系统盘中利用操作系统的文件拷贝命令来进行恢复。
二、操作员管理
操作员管理就是在会计电算化信息系统中，对账套增加或减少操作人员，为每一个操作人员设置操作密码，并对操作员进行分工授权。通过建立财务分工的制约关系，就可防止无关人员进入软件系统进行非法操作。操作员管理只有系统管理员和账套主管有权进行，但账套主管只能对所管辖账套的操作员进行管理。（一）注册操作员
在账务处理系统中，除了账套主管以外，一般要求操作员不得少于两名，以满足会计电算化信息系统实行财务分工及其内部牵制的要求。系统一般要求操作员的代码或姓名必须唯一，不能重复。（二）设置口令
为了加强操作控制，确保账套数据的安全和完整，系统要求在注册每一个操作员时必须设置口令，并以此来检查操作员的身份是否合法，防止越权操作。会计软件一般对操作员的密码容错三次，否则将退出进入状态。操作员的口令不仅要保密，而且还要不定期更改。虽然“修改口令”功能可供每个操作人员来使用，但任何操作人员都无法查看其他人员的口令。（三）设置与更改权限
在启用账务处理系统进行会计核算之前，系统管理员或账套主管应先对系统操作人员根据业务分工和会计组织原则的要求进行岗位分工，实现对操作权限的控制。虽然某些权限可以授权几个操作员，或者某些操作员可以拥有几个权限，但在具体分工授权时，应注意以下五个问题：
1.会计管理工作应与其他工作分开授权
有利于保证账套数据的安全和完整。例如：“账套删除”和“操作员管理”的具体权限只能授权给账套主管。因为拥有了这些操作权，就可对账套和权限进行随时调整。
2.不相容的权限必须分开授权
有利于保证账套数据的正确性和合法性。例如：“凭证输入”与“凭证审核”的操作权不要授权给同一个操作员；出纳人员不要授权管理“往来账”和“项目账”等。
3.重要的权限应给专人授权
例如：“记账”和“结账”的操作权应授权给专人负责操作。因为“记账”操作要处理大量数据；“结账”操作将进行期末账务处理并关闭日常账务处理的功能。
4.与岗位相关的权限可以同时授权
例如：拥有“凭证输入”权限的操作员应再授权“建立会计科目”和“凭证查询汇总”等权限。以便凭证录入员随时增加所需要的会计科目和查询与汇总机内记账凭证等。
5.工作量较大的权限可以分散授权
例如“凭证输入”的权限可以分别授权给不同的操作员，以便合理进行财务分工。（四）注销操作员
对于已注册但因工作变动等原因不再操作会计软件的操作员，目前的会计软件有两种处理方式：
1.不能注销
这类会计软件约定：已注册的操作员一旦进入系统相应的功能模块，就不能从系统中注销，只能删除拥有的权限。其目的是为了保全该系统所有的操作员。
2.可以注销
这类会计软件约定：凡是不再操作会计软件的操作员，都可以从系统中注销，但不会删除该操作员以前的操作内容；每个账套至少要有一个操作员即账套主管。否则，该账套有些功能可能无法使用将会作废，也就是说，账套主管千万不要注销。因为有了账套主管，就可以重新分工授权。因此，有些会计软件对此就采取了严密的控制措施。
三、建立会计科目
设置会计科目和账户是企业进行会计核算的基本方法和前提。在会计电算化信息系统中，虽然大部分通用会计软件已预制了各行业（十几个）常用的一级科目，用户只需在建账过程中直接装入即便使用，但是，这还不能满足各核算单位明细及其特殊会计工作的需要。因此，用户就必须根据本单位会计核算工作的要求，建立适用的会计科目体系。（一）建立会计科目的主要参数
1.科目代码
它不仅是账务处理系统区别于不同会计科目的唯一标志，而且还能够反映会计科目之间的上下级逻辑关系，便于计算机进行数据输入、传递、汇总、分类等处理。因此，建立会计科目时要求做到以下几点：（1）科目代码必须是数字码，而且不能重复。（2）如果用户是自行建立一级科目，其代码必须按财政部的规定来输入。（3）科目代码必须按建账时设置的编码规则进行全码编制。例如：科目编码分4级，各级位长分别是：4、2、2、2。那么，“应交税金—应交增值税—进项税额”的科目代码就可设置成：21710101。
2.科目助记码
它是系统为了帮助用户记忆会计科目代码而对科目进行的另一种编码形式。因此，可有可无，也可重复。一般用本会计科目名称的汉语拼音缩写编码。例如：银行存款—YHCK、应收票据—YSPJ等。
3.科目名称
它是记账凭证和账簿使用会计科目需要的重要内容。因此，输入会计科目名称时要求做到以下几点：（1）会计科目虽然设置了代码或助记码，但为了便于人机交流以及企业与外部交流信息，还必须输入会计科目的名称，而且同级会计科目的名称不能重复。（2）在会计电算化信息系统中，会计科目之间的上下级逻辑关系是用会计科目代码来自动反映，因此，只需输入本级科目的名称，不必附带上级科目的名称。例如：“银行存款—中行存款”科目的代码为100202，名称为“中行存款”。（3）一级科目和有些明细科目的名称要按财政部规定输入，大部分明细科目的名称由各核算单位根据需要自行设置。
4.科目性质
为了便于进行会计核算与管理，会计理论中，将会计科目按其核算内容划分为资产、负债、权益、成本和损益五个不同性质。财政部规定：科目代码首位是“1”代表资产、“2”代表负债、“3”代表权益、“4”代表成本、“5”代表损益。因此，科目性质是由系统自动根据录入的科目代码来自动确定。
5.账户格式
它决定了提供数据的内容和详细程度。一般有三栏式、复币式和数量金额式等。一般把所有一级科目、往来、成本费用、权益等明细科目设置成“三栏式”；把需要进行外币核算的明细科目（如100202中行存款）设置成“复币式”；把材料、产品等库存明细科目设置成“数量金额式”等。
6.计量单位
当该科目的账户格式选择了“数量金额式”或“数量外币式”时，就必须设置此项目。例如：公斤、吨、台、件、个等。
7.辅助账类
有的会计科目除了进行一般的总账和明细账核算外，还需要进行辅助账务核算。如果往来科目需要单独往来管理时就应设置成“往来账”（客户或个人或供应商）；如果存款科目需要自动银行对账时就应设置成“银行账”；如果固定资产科目需要分部门核算时就应设置成“部门账”；如果生产成本科目需要分项目核算时就应设置成“项目账”。（二）建立会计科目的内容
有“建立会计科目”权限的操作员才能建立会计科目，建立会计科目主要包括增加科目、拷贝科目、修改科目、删除科目和输出科目操作内容。
1.增加科目
凡是有余额或启用年度有发生额的会计科目，都必须按照会计软件要求的参数初始建立；对于本单位现有经济业务不涉及的会计科目，可暂时不设置，等到需要时再随时增加。
2.拷贝科目
如果要增加的会计科目与已定义的某个会计科目的许多项目相同，则可利用复制办法来快捷新增。一般有本账套拷贝和异账套拷贝两种类型，既可单个拷贝科目，又可成批拷贝科目。
3.修改科目
是对错误、过时和拷贝的会计科目进行修改。科目代码不能修改；科目类别和账户格式只能在该科目的余额和发生额均为零时才能修改；其他参数根据需要可随时修改。
4.删除科目
只有当不需用的会计科目及其辅助账的余额和发生额均为零时才可删除。删除会计科目时，有的会计软件只能删除末级科目，有的会计软件能够将本级连同下级科目一起删除。
5.输出科目
是指查询和打印保存在“会计科目库文件”中的会计科目。一次既可单个输出，又能成批输出。特别是单个查询输出，它是用户修改和删除科目的前提操作。（三）建立会计科目应注意的问题
1.减少（或防止）科目升级
科目升级是对某一有余额或发生额的末级科目再新增一个下一级科目的操作。科目升级后，系统将原来末级科目的余额和发生额全部自动转入新增加的第一个明细科目之中。例如：121101（原料及主要材料）为原材料的末级科目并已使用，其余额为100万元；那么，先建立12110102（乙材料）的操作就是科目升级，其余额自动装入为100万元；而后建立12110101（甲材料）就属于一般新增科目的操作，没有余额。目前，大部分会计软件一般不允许随意进行科目升级，要求在年初或月初进行，以防造成系统中总账与明细账的数据不一致。
2.合理设置“往来账”和“银行账”科目
如果用户不使用系统中的“往来管理”和“银行对账”功能，则将实际业务中的往来科目和银行存款科目设置成“普通类”。否则，因长期不核销往来业务和自动银行对账而会占用计算机的磁盘空间、影响系统的运行速度。
3.多栏式账只是一种输出格式
手工会计中的多栏式账户格式，在会计电算化信息系统中只是一种输出格式，并不再是存储数据的账户格式。因此，在建立会计科目时，应将手工会计中的多栏式明细账中的栏目（或项目）作为下级科目来设置。例如：5502管理费用、550201折旧费、550202水电费、550203差旅费等。
4.辅助账类必须设置在末级科目上
如果在上级科目设有某类辅助账，而其末级科目没有设置该类辅助账，那么，上级科目所设置的该类辅助账对该末级科目是无效的；相反，在末级科目上设有某类辅助账，就不必给其上级科目再设置。
5.外币代码
凡是账户格式设置为“复币式”或“数量外币”的科目，如果输入了某一外币代码，则表示该科目只能进行指定外币核算；相反，该科目可以核算系统已有的任何一种外币，具体核算哪种外币要在凭证输入时再指定。
四、科目初始数据装入
为了保证会计数据的连续和完整，并与手工账簿数据相衔接，在用新系统进行日常账务处理之前，必须将手工整理的科目初始数据装入新系统。（一）科目初始数据的装入方法
1.一般会计科目初始数据的装入方法
科目代码已确定了上下级会计科目之间的逻辑关系，因此，只需要装入末级科目的初始数据，系统就能自动生成上级科目的初始数据。这正是有些会计软件在“科目初始数据装入”窗口无法装入上级科目数据或不显示非明细级科目的原因所在。
2.辅助核算科目初始数据的装入方法
为了保证会计科目与相应辅助核算初始数据装入的一致性。目前，会计软件有以下两种装入方法：（1）分别装入。分部门核算、往来核算和项目核算科目的初始数据与一般科目装入方法相同，同时还要在“辅助核算”功能中分别装入科目相关辅助核算的初始数据，并要求双方取得一致。（2）自动生成。凡是分部门核算、往来核算和项目核算科目的初始数据，将不能直接录入，应由系统根据装入的相关科目的部门、往来和项目等辅助初始数据自动生成。
3.科目初始数据的装入内容
装入的内容因建账时间和账户格式的不同而不同。（1）年初建账时：只需要装入末级科目的年初余额。（2）年中建账时：既要装入末级科目的期初余额（年初余额或启用月初余额），还要装入启用月前本年度各个月份的累计发生额。（3）三栏式账户：只需要装入末级科目的本位币初始数据。（4）复币式账户：既要装入末级科目的本位币初始数据，还要装入该科目有关外币的初始数据。（5）数量金额式账户：既要装入末级科目的本位币初始数据，还要装入该科目有关数量的初始数据。（二）科目初始数据的试算平衡
为了保证科目初始数据装入的正确性，系统还提供了自动借贷“试算平衡”功能。因此，用户装完科目初始数据后应进行试算平衡。
1.试算平衡的原理和内容
在科目初始数据装入过程中，系统已自动完成了上下级科目之间的试算平衡。而一级科目之间的试算平衡，必须在初始数据装入完毕后单独进行。目前，会计软件有以下两种平衡原理：（1）复式记账。就是按照“有借必有贷，借贷必相等”的原理进行试算平衡，具体包括：“借方期初余额合计=贷方期初余额合计”和“各期借方发生额合计=各期贷方发生额合计”两项内容。（2）会计恒等式。就是按照“资产=负债+所有者权益”或“资产+成本费用=负债+所有者权益+收入”的原理进行试算平衡。
2.科目初始数据的试算平衡
系统自动完成科目初始数据校验后，将生成一个校验结果报告。如果试算结果不平衡，必须根据校验报告中的提示信息与手工准备的平衡数据进行依次逐项进行核对、检查和更正，直至试算平衡。（三）关闭“科目初始数据装入”功能
尽管不同会计软件关闭“科目初始数据装入”功能的方法有所不同，但都是在科目初始数据试算平衡后才能关闭。
1.提示关闭
这类会计软件，只有科目初始数据试算平衡后，系统就会提示用户是否关闭“科目初始数据装入”功能。一旦关闭该功能，即使有权限的操作员也不能操作，但在以后每年年初，该功能模块将被开放。因此，用户关闭“科目初始数据装入”功能一定要小心谨慎。
2.记账关闭
这类会计软件，只要有凭证记账（科目初始数据试算平衡是凭证记账的必要条件），系统将自动关闭“科目初始数据装入”功能，初始数据不能再装入和修改，只能浏览处于只读状态。
五、凭证类型设置
凭证类型设置是凭证分类输入的前提条件，也有利于凭证的分类管理，例如：分类编号、分类输出、分类汇总、分类审核、分类记账等。否则，系统将对所有经济业务采用“通用凭证”进行统一编号。因此，凡是在“凭证输入”过程中涉及的凭证类型，都应提前进行设置。（一）记账凭证的分类
记账凭证按反映的经济业务不同，分为分类记账凭证和通用记账凭证两种类型。
1.分类记账凭证
按其记录的经济业务是否与现金和银行存款收付有关，通常有以下两种划分方法：（1）三分类。是指把记账凭证划分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三大类，或者把记账凭证划分为现金凭证、银行凭证和转账凭证三大类。（2）五分类。是指把记账凭证划分为现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证和转账凭证五大类。
2.通用记账凭证
它是以一种格式记录全部经济业务的记账凭证。它也是有些账务处理系统默认的一种凭证类型。（二）凭证类型设置
虽然有的会计软件提供了“收付转类”等常用凭证类型，用户可从中选择，但用户也可根据会计核算需要自行设置。凭证类型设置主要包括凭证类型代码、凭证类型名称和凭证类型控制科目的设置。
1.凭证类型代码
它是系统区分不同类型凭证的唯一标志，所以不能重复。例如：01、02、03或SK、FK、ZZ等。
2.凭证类型名称
它是指凭证的汉字名称，分为全称和简称，用于显示打印输出，也不能重复。例如：收款凭证的简称为收款、转账凭证的简称为转账等。
3.凭证类型控制科目
为了防止不符合凭证类型条件的凭证录入系统，发挥计算机自动控制的作用，就应按照会计业务的特点对各类凭证中借贷方必有或必无的会计科目进行正确设置。这样，在用户输入凭证时，系统将以此为依据来自动检查凭证类型的正确性。在会计核算中，各类凭证的区别就在于使用“现金”和“银行存款”两个会计科目的要求不同。例如表4-1中为各类凭证的控制科目。表4-1 常用凭证类型控制科目一览表（三）凭证类型设置应注意的问题
虽然凭证分类不同不会影响会计核算的结果，但在设置凭证类型时，还应注意以下几个问题：
1.必须设置一种凭证类型
不论会计软件提供一种还是几种凭证类型，也不管编制通用记账凭证还是分类记账凭证，用户都应在系统中进行具体设置或选择。
2.设置凭证类型控制科目
虽然不设置凭证类型控制科目也能录入记账凭证，建议用户最好设置凭证类型控制科目，只有这样，系统才能对输入的每一张凭证根据其所反映的经济业务自动进行类型控制。一旦发现选用的凭证类型有错误，就会警告和提示操作员，以便及时进行更正。
3.设置“机制凭证”类型
机制凭证既可单独分类编号，又可随人工凭证一起分类编号。如果要对系统机制的凭证进行单独编号，用户就必须事先设置“机制凭证”类型。
4.不能随意修改和删除凭证类型
随意修改或删除使用后的凭证类型将会造成不同时期凭证类型的混乱。因此，有的会计软件只能在以后每年年初进行修改和删除（即年中不允许），有的则是永久不得修改和删除。
六、结算方式设置
单位发生的银行结算业务经常要与银行进行对账，为了方便管理和提高自动银行对账的效率，有的会计软件提供了“结算方式设置”功能。结算方式设置主要包括：结算方式编号、结算方式名称和支票管理等三项内容。
结算方式编号应按事先设定的编码规则来设置，一般采用顺序编号；结算方式名称是指结算的种类；支票管理能够辅助出纳员对银行结算票据进行管理，类似于手工系统中的支票登记簿的管理方式，一般对于使用比较频繁的结算方式进行支票管理。结算方式设置方法如表4-2所示。表4-2 结算方式设置一览表
七、外汇汇率设置
在新建账套过程中，用户应根据本单位会计业务的特点来设置记账本位币，系统一般默认为是人民币（RMB）。凡是涉及外币核算的单位，都应在日常凭证输入之前进行有关外汇汇率设置。外汇汇率设置的内容主要包括代码、名称、启用日期、记账汇率和结账汇率等。（一）外币代码
外币代码是系统区别不同外币的唯一标志，要求不能重复，并且还要符合国际统一标准，例如：USD、HKD、GBP、JPY等。已定义的本位币代码，不能再作为外币代码来设置。（二）外币名称
外币名称应与外币代码一一对应。例如：美元代码：USD；港币代码：HKD；英镑代码：GBP；日元代码：JPY等。（三）记账汇率
记账汇率是系统自动将外币数额折算成本位币金额的依据，应从以下两个方面进行具体设置：
1.外币折算方式
汇率有两种折算方式，即是直接汇率和间接汇率。直接汇率的折算方法是：外币×汇率=本位币；间接汇率的折算方法是：外币/汇率=本位币。我国通常采用直接汇率折算外币。
2.选用记账汇率
记账汇率既可采用当月1日的固定汇率，又可采用当天的浮动汇率。选用“浮动汇率”即可录入所选月份的各日汇率；选用“固定汇率”即可录入各月的月初汇率。选用的记账汇率在制单时还可以进行变更。为了区别设置浮动汇率与固定汇率，有的会计软件将浮动汇率放在“凭证输入”过程中根据需要来随时设置。（四）结账汇率
结账汇率又称调整汇率或期末汇率，它是系统自动计算各期汇兑损益的依据。财务制度要求按月计算汇兑损益，因此，应在每期期末录入当日的外币汇率。有的会计软件将记账汇率与结账汇率放在同一个模块中设置，有的会计软件则在两个不同模块中分别进行设置。
八、自动分录定义
会计电算化后，虽然绝大部分会计核算工作已由计算机系统自动来完成，但系统内的记账凭证还主要靠手工来录入。为了提高凭证编制的速度，减少手工输入凭证的工作量，可将每月重复出现、其借贷科目、摘要、金额来源或计算方法基本不变的经济业务的会计分录，预先在系统中通过定义自动分录，以便计算机据此自动编制凭证。（一）自动分录的主要参数
1.分录号
它是系统区别不同“自动分录”的唯一标志，不能重复，也不能为空。它实质上是计算机自动编制记账凭证的经济业务的代码而不是凭证号。
2.凭证类型
自动分录所选的凭证类型将决定该机制凭证随初始设置的哪一类凭证连续编号。例如本月付款凭证已编号到19，提取现金的自动分录选择了“付款凭证”类型，那么，机制的提取现金凭证系统将自动生成付款20。
3.使用时间
它决定着该自动分录在系统中何时才能调用。一般分为“日常使用”和“期末使用”两种类型，从而也产生了“日常使用”和“期末使用”两类自动分录。有的会计软件将这两类自动分录在不同的模块中分别定义，以便区别调用。（1）“日常使用”类自动分录：其金额产生一般与本月发生的其他经济业务无关，也称为“独立自动分录”。通常来定义一些日常发生较频繁的业务。例如，提取现金、销售产品、采购材料、发放工资、计提费用（职工福利费、折旧费、利息费）等。这类自动分录只能在“凭证输入”功能中调用，而且使用次数不限，当然也可不用。机制的凭证与手工输入的凭证在机内管理的方法完全相同。（2）“期末使用”类自动分录：其金额产生一般与本月发生的其他经济业务有关，也称为“相关自动分录”。多用来定义一些在期末才处理的业务。例如，结转汇总发料成本、结转产品销售成本、分配制造费用等。这类自动分录必须在期末调用，而且只能一次。因此，有的会计软件设置在“结账”功能中调用，因为每月只能结一次账。机制的凭证大部分会计软件采取实时记账，个别会计软件则是成批记账。（3）两类自动分录的转换：有些自动分录既可定义成“日常使用”类，也可定义为“期末使用”类，例如：计提折旧业务。因此，系统应允许用户将已定义自动分录的“使用时间”进行调整。有的用户为了调用方便，就索性把这种会计业务分别定义成“日常使用”类和“期末使用”类两个自动分录。但应注意：不能重复处理会计业务。
4.结账顺序号
根据“期末使用”类自动分录的特点，先机制的凭证可能会对后机制的凭证金额产生影响，例如：制造费用是产品成本的构成部分，那么，分配制造费用应在结转完工产品成本之前进行。因此，必须按照所定义自动分录之间存在的数据衔接关系确定其先后顺序。顺序号必须用数字来表示，系统按从小到大顺序号的自动分录依次机制凭证。顺序号最好不要连续定义，以便日后在其中添加自动分录。
5.摘要、科目及借贷方向
这是自动分录定义的基本内容，应按照会计制度和会计软件的具体要求进行确定，具体内容将在本章第三节中详细介绍。
6.金额来源表达式
它是系统用自动分录机制凭证的金额计算公式，是自动分录定义的关键和难点。不同经济业务的金额来源有所不同，用户应分别内容来具体确定。自动分录的金额来源主要有：科目表取数、常数、凭证输入数、逐行输入数、借贷平衡校正数和有关辅助账取数（如：部门、客户）等，系统分别将它们用函数格式进行表示，不同会计软件的函数格式不完全一致。（1）科目表取数：在系统内的会计科目余额表中，有八个指标项目供用户选用，即期初借方余额、期初贷方余额、本期借方发生额、本期贷方发生额、期末借方余额、期末贷方余额、借方累计发生额和贷方累计发生额。（2）常数：是指该常数作为金额来源或计算表达式的一部分。例如税率、折旧率和分配系数等都用此方法来定义。（3）凭证输入数：在机制凭证调用的某个自动分录中，所有的“凭证输入数”金额来源表达式只能输入一个数来供各自产生金额的需要。（4）逐行输入数：在机制凭证调用的某个自动分录中，每一个“逐行输入数”金额来源表达式，都要提示用户来输入一个数。（5）借贷平衡校正数：它在机制凭证时，系统自动将借方和贷方的差额挤入该行，以保证该凭证的借贷平衡。因此，一个自动分录只能选用一次。（二）定义自动分录
自动分录必须先定义后使用。定义自动分录实质上就是将有些经济业务的会计分录在系统内设置成凭证模板，以便用户套用。在会计实务中，并不是每一类会计业务都能定义成自动分录，表4-3列出了部分常用的自动分录。定义自动分录金额来源表达式主要有直接输入和引导输入两种方法。表4-3 常用自动分录一览表
1.直接输入
它是指用户直接根据金额来源函数格式输入金额来源表达式的一种方法。这种方法应用的前提是熟练掌握各种不同来源的函数格式。
2.引导输入
它是指用户在系统帮助、引导下，逐步选择有关运算因子，最终形成金额来源表达式的一种方法。这是初学者开始使用的一种方法。（三）自动分录试编
为了进一步检查自动分录的正确性，对定义的自动分录都要进行试编。试编的机制凭证只供显示，不保存，不参与记账。试编后，发现有错误的自动分录要及时进行修改。已定义的自动分录可供用户查询、打印和调用，用户也可删除不用的自动分录。
九、非法对应科目设置
非法对应科目是指《会计制度》不允许作借贷对应关系的会计科目。有的会计软件就提供了“设置非法对应科目”功能，它可以防止操作员将错误的凭证录入系统。录入凭证中如果与设置的非法对应科目相同，系统将拒绝接收。（一）常见非法对应科目
在会计实务中，非法对应科目有很多，但不一定都是初始定义。常见非法对应科目如表4-4所示。表4-4 常见非法对应科目一览表（二）设置非法对应科目应注意的问题
1.千万不要将正确的分录设置成非法对应科目
不同时期的《会计制度》产生的非法对应科目有所不同。在旧制度中可以对应的会计科目，在现行制度下有可能就是非法对应科目。因此，非法对应科目必须设置或修改成现行制度真正的非法对应科目，否则，系统将拒绝接收和保存输入正确的凭证。
2.最好设置一对一的非法对应科目
非法对应科目既可一对一，也可一对多。为了清楚反映科目与科目之间的非法对应关系，在有的会计软件中只允许设置一对一的非法对应科目。那么，对于一对多的非法对应科目，就必须分解着来设置。
3.非法对应科目一般只针对一级会计科目
在所有会计科目之间，虽然存在着许多非法对应科目，但是只要针对一级科目设置非法对应科目，那么，明细科目就会自动沿用其上级科目的非法对应关系。
第三节 日常账务处理
当系统初始设置完成并确保正确之后，用户就可在系统中进行凭证处理、记账和账证输出等日常账务处理工作。
一、凭证处理
目前，账务处理系统是以“记账凭证”作为数据处理的起点。因此，凭证处理是进行日常账务处理的第一个环节，是整个账务处理系统的数据入口。凭证处理的质量将直接影响到电子账簿和电子报表的准确性和完整性。（一）凭证处理的数据流程
凭证处理主要包括凭证输入、凭证审核、凭证修改和凭证删除等内容，其数据流程如图4-5所示，它是日常账务处理最基础和最频繁的工作。图4-5 凭证处理数据流程图（二）凭证输入
目前，大部分账务处理系统都提供了“标准式”和“复币式”两种记账凭证输入格式。“标准式”凭证只显示本位币的金额，而“复币式”凭证还要显示外币的数额和汇率。尽管记账凭证的种类、格式以及反映的经济业务内容不同，但都必须输入以下基本内容：
1.凭证号
在账务处理系统中，于不同凭证类型的屏幕格式是相同的，都像手工会计中的转账凭证格式。为了区别输入不同类型的经济业务和系统分类处理凭证数据，要求凭证号必须由凭证序号和凭证类型两部分组成，例如收款8、付款12等，一般要求按月、分类、连续编号。新增凭证时，由系统自动产生新凭证序号；查询或修改凭证时，用户要输入旧凭证序号。
2.凭证日期
是指凭证填制的日期，系统通常将进入系统的当天作为默认日期，用户可根据需要进行修改。为了保证账簿数据的序时性，修改的凭证日期通常规定：不能超过本月日期、不能早于本月最后一次记账日期或者上一张凭证的日期、不能跨月输入凭证（即上月还未结账，就输入本月的凭证）等。
3.附件
是指当前记账凭证所附原始凭证的张数。应根据经济业务的特点和实际情况来输入，可有可无。例如：提取现金就有1张，红冲凭证没有为0。
4.摘要
凡是有会计科目和金额的每一行，都应有一条完整的摘要，它与手工凭证每张只需一条摘要的要求不同。各行之间的摘要可以相同，也可不同，通常有直接输入、调用常用摘要和复制上行摘要三种输入方法。
5.会计科目
输入的会计科目必须是系统内已建立的末级科目。在凭证输入过程中，只要该操作员拥有“建立会计科目”的权限，就可新增所需要的会计科目，但不能对会计科目进行修改、删除和升级。输入的末级科目系统将自动显示其所有上级科目，以便用户查看与判断。另外，输入的科目不能非法对应，必须符合凭证类型控制科目的要求。一般有直接输入代码、调用科目库、输入助记码和输入科目名称四种方法。
6.金额
它与会计科目共同来反映发生的经济业务，都是记账凭证的核心内容。凭证每行不允许借贷双方都有金额，只能输入一方金额，红字金额也可输入成负数。凭证中的借方金额合计和贷方金额合计由系统根据各行金额自动生成并要求相等。
7.辅助信息项目
当输入的会计科目进行辅助核算时，系统将提示用户输入有关辅助信息。有的要直接输入，有的可以利用帮助键输入。常见的辅助核算及其信息有：数量与单价、外币与汇率、银行结算种类与结算号、客户代码与经手人、部门代码、项目代码、现金流量代码与金额等。
为了提高记账凭证的录入速度和正确性，有的会计软件还提供了机制凭证、卸载辅机凭证和冲回凭证等辅助功能。（三）凭证保存
新增凭证的基本内容输入完毕后，应将该张凭证保存在系统内部，保存过程由计算机系统自动来完成，具体内容如下：
1.删除无用行
在保存凭证之前，系统将自动删除间隔的空行、无金额的行、无科目的行和有“删除”标志的行等。
2.保存前检查
在保存凭证之前，系统将自动进行借贷平衡检查、凭证类型检查、非法对应科目检查和完整性检查，即自动审核。未通过检查的凭证，系统将不会接收和保存，并在屏幕上提示凭证中的有关错误，以便用户据此及时更正。
3.保存结果
通过检查的凭证将被保存在“临时凭证库文件”中，以备进一步加工处理。（四）凭证审核
在凭证输入和保存过程中，虽然已设置了一些自动控制功能，但仍可能有一些错误凭证不能自动发现而进入系统，例如借贷方同时多输或少输、科目与金额张冠李戴、凭证数据是否与原始凭证相符、会计分录是否正确等。由于错误凭证难以避免，因此，对保存在“临时凭证库文件”中的记账凭证还需要人工详细审核，审核签名的凭证系
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