这样用PPT！——制作并演示更专业的幻灯片(txt+pdf+epub+mobi电子书下载)

作者：张二峰,张留常

出版社：电子工业出版社

格式: AZW3, DOCX, EPUB, MOBI, PDF, TXT

这样用PPT！——制作并演示更专业的幻灯片试读：

为什么要推出我们这三本书

到底有没有“成为Office高手的捷径”呢？

这个问题就是我们为什么要推出《这样用Word！》、《这样用Excel！》、《这样用PPT！》的原因，希望这三本书能给你一个完整的答案。

这三本书在写法上采取了崭新的思路，重点讲述的是“体验Office过程中的点点滴滴”，我想在自动化办公已经普及的今天，大家真正需要的就是这些点点滴滴。

我们在这里提供的捷径是：

本书为《这样用PPT！》，其核心内容可以用10个N来表示：N个知识体系、N个经验、N个体会、N个问题解决、N个处理比较、N个案例解析、N个归纳、N个总结、N个技巧、N个注意提示。如下图所示。

浅析其他的Office类图书

为了让大家学好Office，多少教学工作者煞费心思，各类书籍层出不穷。

这些书籍大致可以分三类：一类是以Office软件的功能为主线；第二类是以实例应用为主线；第三类是以技巧为主线。

我在教学过程中，常常遇到这样的问题：“要应用Office，应该从何学起？”、“有没有什么方法能让我快速成为Office高手？”、“那些Office高手都是怎么炼成的？”……这样的问题看似简单，回答起来却远比解决一堆实际的技术问题复杂得多。

用以上三类书籍，恐怕很难回答上述问题。（1）对于一些以功能为主线的书籍：学完后面对一些问题或案例，无法给出合理的解决方案，发现自己仍一知半解，整个学习过程会让人精疲力竭，不如按一下F1键，查查帮助吧！（2）对于以实例应用为主线的书籍：我翻阅过很多与案例相关的书籍，基本上都是为了实现案例效果的终极目标而奋斗着所有的步骤细节，而对一些处理方法上的经验体会、分析、归纳基本上是空白的。（3）对于以技巧为主线的书籍：很明显内容体系不够完整，缺乏系统性，用来查询比较适用。

当然，假如你有时间和精力，用以上三类书籍来学通Office，也不是没有可能，你可以购买多本这样的书籍，然后多花一些时间和精力，通过自己持之以恒的学习和反反复复的推敲，不久你便会发现自己慢慢有了积累。

本书适合的读者

如果你是PowerPoint的初学者，想循序渐进地学习PowerPoint的应用经验；如果你是急于提高PowerPoint应用水平的用户，想寻求PPT的合理化解决方案，并达到能解决各种疑难问题的程度；如果你是文员、公务员、企业管理人员、数据分析人员、财务人员、统计人员、营销人员、技术开发人员等，想快速掌握所需要的办公操作知识和具体案例的实现，并查询到所面对问题的解决方案，那么本书都将成为你的良师益友。

本书作者

本书主编为张二峰（负责教材提纲设计并编写第2章）和张留常（负责稿件主审），副主编为田岗和穆杰（负责稿件初审和视频教程开发）。本书编委有：刘艳（编写第1章）、彭宗勤（编写第3章到第8章）、马卉芳（编写第9章和第10章）。在本书的编写过程中，邓志伟、赵辉、徐建平、李庆亮、刘文、彭胜伟、崔朝旭、郑颖倩等参与了本书实例制作和内容的整理工作，在此表示感谢。第1章先来谈谈PPT设计

PPT设计重要吗？

在这里我并不想说“PPT的设计很重要”，但我也不能不说，用PPT进行设计的页面的确能够在视觉上取得更好的表现效果，从这个层面上讲，对PPT进行有效的设计还是必不可少的工作环节之一。

无论你对这个问题是如何看待的，都请你将本章顺序读完，这对帮助你在改善PPT的影响力方面有一定的作用。1.1　PPT中的常见“病”

你是不是经常会遇到这样一些问题：

•　你的PPT怎么了，为什么效果就那么不尽如人意呢？

•　我用了模板，但效果不如想象的好……

•　领导说我的页面太花、太乱，但不活泼……

•　客户说我的页面没有主题和重点……

•　看看下面我整理的一些问题，仔细分析和查找一下，你的PPT中存在几个这样的问题？

•　制作的时候就没考虑最终的目的，形式主义优先了。

•　文字和数据太多，一股脑将所有的资料都放到上面去，就怕别人看不懂。

•　完全没有设计感，背景杂乱，色彩复杂，页面看上去像一只七彩“瓢虫”……

•　播放起来全是动画，使人头晕。

•　文字完全不能显示，字体混乱，格式不一。

•　页面中全是文字，图片或图表都不知所踪。

•　每张幻灯片风格都不一样，完全不能分辨出各自的主题是否有区别。

•　演讲的时候，按照页面内容读下去，就完成任务了……

如果你的PPT中可以找到两个以上与这些问题相同的问题，那么，问题就已经开始严重化了，了解一些PPT的设计基础可以帮助你解决这些问题。1.2　PPT的组成要素与设计

要想成为真正的PPT高手，就必须从构思、设计及演示三个方面来着手考虑问题。其中，构思与设计环节需要完成的工作就是决定用什么元素以什么样的方式来达到较好的页面效果。

下面先来了解一下在幻灯片页面中的主要构成元素。

在PPT的页面中，主要的信息表达元素为文字、图形以及页面中的空白。无论哪种元素都会有一定的视觉作用存在。本节将综合地对这些元素的应用做一些说明。1.2.1　用各种元素增加页面效果

文字是思想的主要传递工具，它将一些内容表述得更清楚、更具体。在PPT的页面中，它仍然是主要元素之一。而图形元素则可以将文字转换为视觉焦点，并用那些非文字化的内容来解释，理解和想象的空间更空阔，更多时候我们要学会用“图片展示思维”。

1．用图形增强视觉效果

对于一些纯文字页面，若设置得太传统，则不能突出地将某些信息显示出来，如图1-2所示的纯文字页面，非常平淡，没有将重要的信息突显，除了标题，我们可能什么印象也留不下。

对它修改一下，如图1-3所示，还是那些内容，添加了一些图形元素后，是不是更能让你注意到某个内容呢？

2．用图片增强感染力

对于许多人来说，纯图片型的页面可能更具有吸引力，目前许多PPT都使用了全图形的构成方式。如图1-4所示的页面，用图片将祖国60年的变化展示出来，既清晰又美观。图1-2　修改前的纯文字页面图1-3　添加图形后，不失焦点，更有“看头”

如果对图片的应用不能把握得很好，可以参考一些摄影作品，读者从网络中可以找到许多资源，对开阔眼界应该是有所帮助的！

当文字与图片在同一个页面中存在时，二者的统一显得非常重要，如图1-5所示的酒店宣传PPT，其中使用了美丽的帆船照片以及一些内景照片，这些都可以让人想到酒店的优美环境以及舒适的住宿条件。图1-4　全图形的PPT页面，好看图1-5　漂亮的图片与主题合二为一，配合得十分完美

假如页面中的图片与文字的表达思想毫无关联，那就会对页面产生许多影响。如图1-6所示，这是一张培训讲义的封面，背景那些唯美的荷花在这个页面中不仅没有带来美的感觉，反而因为那些层次丰富的页面干扰了观众的视线，而且与培训主题不符。

现在，换个抽象的科技图片作为背景后，如图1-7所示，效果比修改前看起来好多了。

3．留白，可使焦点突出

要避免页面中的焦点到处都是，最常用的就是“留出空白”。

留白在PPT的设计中，直接影响到信息的传递和美观。这些空白包括段落与段落的距离、行与行的距离、字与字的距离，甚至包括四周边缘的空白距离等。为了在视觉上产生一种和谐感，还要注意留白形成的比例。图1-6　讲义型的页面，但背景图片却让人想到植物学图1-7　将背景图片更换为抽象图形后，效果是不是好多了呢

在如图1-8所示的页面中留出大面积的空白，使得主题一目了然。

其实，留白的多少将会在潜意识里告诉读者什么重要！不能没有空白，但也不能太多地使用空白，这个尺度恐怕初学者需要花上一定的时间来用心体会才能得到较好的表现效果。1.2.2　体会一下版式

所谓的版式就是指文字、图片甚至是空白等元素在页面中的编排方式，在PowerPoint中，版式设计的工作就是将这些元素安排得更合理、更有艺术性！

一般来讲，在设计版式时，应当考虑使各种元素的位置与视觉的路线走向保持一致，即从上到下，从左到右，但有时也可以突破这个规则，例如当页面中的文字较多时，则需要考虑使用图片进行平衡。

在如图1-9所示的页面中，文字位于页面的右侧，虽然这有些不符合阅读习惯，但这些文字采用了左对齐的方式，并且因为背景图片左侧景物的存在，在整体效果上求得了视觉的平衡，对页面效果的影响并不大。图1-8　页面的空白，更突出的主题图1-9　图片的加入使页面取得了平衡

对版式设计难易程度的理解因人而异，若说简单，版式可能是最简单的，毕竟PowerPoint中已经有了许多版式布局。

在“开始”选项卡中，单击“版式”按钮，可以在如图1-10所示的列表中看到一些常用的版式。这些版式中合理地处理了文字和内容，当然，在这里图片、图表、媒体等都是“内容”！你可以非常方便地将这些版式应用于所选的幻灯片。

在这些版式中通常都包含如图1-11所示的一些内容。

在有些人看来，使用这些内置的版式太俗，没有个性，不够艺术，产生的效果也不理想，因此，重新设计版式追求效果的人也是不少的。图1-10　PowerPoint中的版式图1-11　幻灯片版式中的构成元素

这样一来，版式设计似乎就变“难”了，尤其对于一些非专业人员来说，要想设计出效果较好的版式来，理解和掌握一些基本知识就十分必要了。

当然，每个人的水平和时间都有限，需要根据各自的情况来学习这方面的知识，在这里我就不多说了。

PPT页面的布局并没有什么硬性的规定，只要这些元素在页面上排列的结果能够取得较为和谐的视觉效果，这就是成功的。初学者可能对如何布局这些页面中的对象没有任何的想法或构思，我建议你们不妨多看看别人的作品或是从一些经典的网页中来寻找一些灵感，使自己的PPT页面也能为别人带来赏心悦目的感觉。1.2.3　评论一下配色

幻灯片中颜色的搭配协调与否是影响页面整体效果的一个关键环节。

配色，顾名思义，就是将各种颜色进行搭配，使其在视觉效果上感觉更舒适、更柔美，恰当选用颜色，不仅能起到区分项目类别、统一同一层次条目的效果，而且还能起到让观众集中注意力、增强视觉反应、唤起情感等作用。

不同的颜色对人的感觉有不同的影响。

1．让人感到愉快和兴奋的颜色

红色和橙色会使人兴奋并心跳加速，而黄色则会使人联想到阳光，是一种快活的颜色。

如图1-12所示的页面，大红色背景与白色文本的绝佳配合构成完美的效果。如图1-13所示的急救主题幻灯片中，以暗红色为主要色调，可使人感到紧张，有种急迫感。图1-12　让人感到兴奋的大红色图1-13　红色也会让人感到紧张

2．给人带来希望的颜色

绿色给人的感觉是宁静，让人的心情有一种舒畅的感觉，它常常代表希望，如图1-14所示，是将绿色作为主色调的页面，其整体感较强。

3．商务活动的首选颜色

蓝色是科技和商务的代表颜色，它既显深远，又突出一种神秘，目前许多商业用PPT都以蓝色调为主。如图1-15所示的页面中主要颜色为蓝色，给人一种沉稳感，用于商务活动中再合适不过了。图1-14　以绿色调为主的页面，整体感较强图1-15　以蓝色为主的页面

4．最沉稳的颜色

黑色是所有颜色中最“沉”的一种颜色，它显得比较庄重，应用也较多，与其他颜色的搭配效果也是最好的。

黑色与白色永远可以达到最精致最完美的配合，它们互为补色，对设计者来说，也不需要做太多的考虑，直接应用就可以得到不错的效果。

如图1-16所示页面，只有黑色和白色两种颜色，以黑色为底，使白色的文字和图形很明显，但页面整体显得很正式。

在如图1-17所示的页面中，以白色为底，黑色图片为点缀，这使白色的主题文本突显出来，也是一种不错的设计手法。

黑色与红色在一起也是一种完美搭配，如图1-18所示的PPT页面中，使用了黑色与红色为主色，视觉效果极好。图1-16　以黑色为底，白色文字和图形很明显图1-17　以白色为主色，黑色为点缀，突出了页面中的文本图1-18　黑色与红色的完美搭配

有时，我们也会将黑色做一些透明处理使其变为灰色，页面的显示效果也不错，如图1-19所示，以灰色为背景，使得那些颜色鲜艳的风景图片尤其突出。图1-19　将黑色变淡，以灰色显示时，效果也不错

其实颜色的选择应当取决于你希望对浏览者产生何种影响，以此作为决定背景色、元素颜色、文字颜色、链节颜色等的重要因素。

5．配色时要注意的几点问题

在为页面配色的过程中要注意以下几点问题。（1）不可能期望在页面中将所有的颜色都使用到，这样页面就会显得过于花哨，一般控制在三种至五种最好。（2）不同层次的信息可选用不同的颜色，有助于使观众区分这些信息。（3）背景尽可能使用淡色，这样有利于达到整体的和谐效果。

上述原则并非是不可变的，“创意来自于改变”，只有尝试了才能得到与众不同的效果。

如图1-20所示的页面，虽然颜色较多，但作为封面，我想这种效果是完全可以接受的，并且可以吸引住观众的视线。

如图1-21所示的页面中，虽然颜色比较多，但其主色调比较明确，反而使那些使用其他颜色的元素突出来了。图1-20　页面的颜色较多，但效果不错图1-21　以蓝色为主的多色页面，重点突出1.3　不得不说：设计中的注意事项

下面我们来谈谈文字与图形并用时的平衡问题。在PPT的页面中，大多数人仍然喜欢将图形元素与文字元素一并使用，此时，图形的表达焦点要大于文字，即人们会更多地注意到页面中的图片。

根据视觉原理，图形与一块文字相比较，图形的视觉作用要大一些。所以，为了达到视觉平衡，在设计网页时需要以更多的文字来平衡一幅图片。1.3.1　真实的图片更有说服力

图片的应用要注意，在选用图片时要尽可能地使用真实的照片，而不是剪贴画，如图1-22所示的两张页面，左侧页面的效果显然不如右侧页面的效果好，因为右侧页面中的图片更真实，更能让浏览者产生想要吃的念头，或是猜想它的味道。图1-22　图片的真实度直接影响最终产生的效果1.3.2　千万别低估了空白的价值

留白要适度。页面中不能没有空白，但也不能让留白使页面变得空旷。

虽然页面的信息太过密集不利于观众阅读，但太多的空白也会让人觉得什么重要的信息都没有，要在两者之间达到平衡，使页面简洁而不失丰富。时刻都要注意视觉的平衡，空白可以让页面更精炼、更简洁。

要关注排版布局，一定要注意不能过于死板，用大量信息堆积而成的页面是最糟糕的。太多的信息也会让人感觉到信息太密集，看不过来。根据心理学家George A. Miller的研究表明，人一次性接受的信息量在7个比特左右为宜，因此，你要确保在页面上的项目在5～9个为最佳，太多会使人烦躁，当信息内容太多时要加强分组处理。1.3.3　简洁，再简洁点

从演讲的角度讲，幻灯片不是演示的主角，听众才是主角，这些幻灯片仅仅是人们用来帮助倾听、感受或接受你传达的信息，不要制作得过于繁杂，应该力求简洁。

有效的做法是在幻灯片上留有大量的空白空间，不要使用一些不必要的图形或文本框来填充这些空白区域，如图1-23所示的页面，以黑色为背底，只以一把椅子图片作为中心点，非常突出。

有时，你会发现，让页面变得简洁远比放置更多内容的页面制作难度大。但我们就是要学会舍弃，学会精简！要知道幻灯片上的混乱越少，它提供的视觉信息就越直观！

保持简洁，是幻灯片引人注意的好方法，如图1-24所示的页面中，虽只有几行简单的文字，但字体大小不一，颜色也有不同，由于大面积的空白，反而很抢眼。

所以与主题无关的信息，无论是文字、图形，图饰，还是背景、色彩，都坚决不要。

简单的设计更容易使用和理解，信息传播也更加明确。任何多余的信息只会干扰信息传递。图1-23　黑色背景，一把独椅，留给人无尽的想象图1-24　简洁的页面，两个字评价：清晰1.3.4　乱，是整齐的另一种表现

这是从网站中得到的一种设计启示，将一些大小不一、形状不同的图形堆叠排列，形成一种乱中有序的效果，如图1-25所示。从一种似乎找不到焦点的状态下，我们更多地看到了所需要的“内容”，这是聚焦的另一种表现。

总之，PPT的设计中需要把握住的关键点就是“内容决定形式”，即先把内容定下来，再决定如何排列，最后确定色调及一些细节。工作顺序上要先整体，再局部，最后回归到整体来考察效果，调整不和谐之处。最重要的是要让PowerPoint帮你来表达思想！图1-25　大小不一、形状不同的图片形成乱中有序的效果1.4　开始前的准备与策划

充分的准备和策划是良好工作的开始。对于PPT来说，准备与策划的工作远比制作要来得重要。不难想象，漫无目的的制作将会带来多少修改，将会浪费许多的时间与精力，但最终得来的PPT却是多数不符合表达要求的，这是多么伤心的事情！

通常来讲，策划最主要的工作就是内容的编辑，我们也经常将这些工作称为文案策划，即将表述内容的文字进行精炼。一般来讲，这个步骤要精确到每个页面，以及这些被精炼的文字要配什么图片，可能暂时没有具体的图片，但至少要知道，你需要的图片类型是什么样的。1.4.1　认识PPT的正确用途，不要误用

应用PPT的目的之一就是为了让观众知道并了解你所要表达的思想和意思！它是有效沟通的工具。

现在每个人都在用PPT，也都在看PPT，老师用PPT上课、销售人员用PPT介绍产品……我们似乎已经离不开PPT了，它成了一种必需品。

在这里我不得不说，PPT只是表达的手段，它不是交流的目标。PPT是人们沟通的工具，它可以使演讲者理清思路，PPT应该是为实现这个目标服务的。

现在越来越多的人喜欢使用PPT进行展示，不仅是因为它便于制作，还因为PPT页面中那些丰富的颜色及颇具美感的布局设计都是提升说服力的有力“帮手”，不难想象，在商务合作中，一些公司都会将公司简介放置在方案的最前面，这样对方就会了解到合作者“最牛”，这就是一种好的开场，可以对合作者产生心理影响，对合作的达成起到积极作用。

无论如何，PPT的制作必须服从于“沟通”这个主要目的，这样才能在信息交流方面获得更好的效果。千万不要一味追求页面的“美”，而忽略了这个目的！1.4.2　确定要突出的主题

抓住主题，抓住关键字，突出自己的中心思想！“主题”就是要说明问题的中心点，这是非常重要的并值得思考的问题，只有这个主题被确定后，才有足够的细节去支持主题所提出的观点。

主题的关键字不能太长或太短。一般来说6～10个汉字比较理想。字数过多就不能形成深刻印象了。

另外，关键字应为页面中需要表达的最核心内容。但要注意，不能罗列太多的“核心关键词”，这样反而没有了核心。

使关键字更加突出显示的方法很多，当前最流行的主题突出方法是“超大字法”，这是源自于日本的高桥征义。它将最重要的字（即必须要映入观众眼中的那些字）放得超大，让你不得不看，想看不见都难！典型的应用如图1-26所示。1.4.3　一些主题，统一风格图1-26　超大字的表达手法，更能突出重点

通过对页面应用统一的外观风格，可以得到和谐的视觉效果。

一般来讲，统一风格，就是将PPT文件中的许多页面统一起来，让它们看起来更像一个整体，并且可以让观众明确知道，这些页面都是为了阐述同一个主题而服务的。

要在设计上保持一致性，这说起来容易，但要真正实现一致性的结构设计，给观众留下深刻的印象可没那么轻松。通常，我们可以使用模板、主题模板来统一所有页面的风格。如图1-27所示的模板中，幻灯片整体为冷色系，主体颜色为褐色。图1-27　采用冷色调设计的模板

从PowerPoint 2003开始，用户已经可以在同一个PPT文档中使用多个主题模板来表述不同的内容了。可以看到不同的页面风格也许对观众来说是新鲜的，这可能会降低他们对演讲乏味的感觉。

目前，有许多网站都提供PPT模板的免费下载，它是第三方工作者对PPT本身模板资源的一种支持，相信有了这些资源，你能够制作出更好的PPT。1.4.4　演讲成功与“10/20/30法则”

说到演讲的成功与否，有许多人认为，这与PPT的好坏有关。我对此不可置否。

一个成功的演讲在实际中通常要达到以下三个目标：

•　跟观众进行有效交流

•　能够从始至终地集中他们的注意力

•　帮助他们理解并记住你的演讲内容

如果你的PPT是为以上三个目标点来服务的，那么这个演讲就成功了一半。

有了明确的目标是成功的开始，那么如何使用PPT才能取得好的效果呢？

下面我将日本著名风险投资家盖川崎（Guy Kawasaki）提出的PPT演示的“10/20/30法则”介绍给你，这些看似简单的法则，其实含义深刻，相信可以让你受益匪浅。

所谓的“10/20/30法则”可以简单地概括为以下三点。

•　PPT中幻灯片页面最好不要超过10页。

建议PPT要简明扼要地突出重点内容，这样便于让人记住一些内容。我个人理解，这个规则与前面我们讲过的幻灯片设计中的简洁原则是一致的。虽然大多数人喜欢在页面中加入很多的内容，但这并不是提升说服力的好办法，有时学会简洁更难！你可以尝试使用超链接等方式将一些内容以附件的形式保存，这样可以保持主体页面的整洁与清晰的框架结构。

•　演讲时间控制在20分钟左右。

有许多人认为，演讲的时间越长传达给观众的信息就越多，因此，大多数的演讲人都将演讲时间控制在1个小时左右。如果让观众面对1个小时甚至更长时间的演讲时，他们会感到疲倦、枯燥，并导致注意力分散而完全忽略演讲内容，因此，我建议在演讲时，应当首先排除要安装设备或是观众迟到的原因，再留出一些与观众交流和互动的时间，将真正用于演讲的时间控制在20分钟左右比较合适，这样做不会让观众感到厌倦，并且可以收到良好的演讲效果。

•　幻灯片页面中的字体不小于30点。

当然，你不必完全遵守，只需要在设置字体时尽可能将字体放到最大，以使观众对一些敏感的话题更注意，并且能够一目了然地让别人了解你当前讲解的问题焦点或观点是什么。

当然，如果希望PPT能更好地为演讲服务，就一定要注意，不能总是将更多的内容放置在PPT中，这样会将观众的视线和注意力更多地集中到了PPT的页面中，而不是去注意你这个演讲者，这对自己是非常不利的。

成功的演讲者永远都要记住：PPT是演讲的助手！第2章从这里开始工作

PowerPoint简称PPT，如果在平时听到PPT这个词，那么它就属于PowerPoint制作的演示文稿，PPT在生活和工作中的重要性不言而喻，本章属于学习PPT的第一步，我归纳了一下要学习的内容后，发现很有用，如果你已经能够熟练操作Word的话，那么再来学习这些内容将会变得异常轻松。

在PPT中，演示文稿和幻灯片是两个不同的概念，许多人将它们完全混淆了，大家应将它们区分开来，利用PPT做出来的东西叫演示文稿，它是一个文件，而演示文稿中的每一页叫做幻灯片，每张幻灯片都是演示文稿既相互独立又相互联系的内容。2.1　PowerPoint 2010带来了什么图2-1　打包文件中包括了演示文稿播放器

最新的办公套件Office 2010早已闪亮登场，各大组件都有新变

试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]

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