作者：[德]约根·库尔兹 著
出版社：中国人民大学出版社
格式: AZW3, DOCX, EPUB, MOBI, PDF, TXT
极简工作Ⅱ——打败拖延和焦虑，从整理电脑开始试读：
前言
愿你满载而归谁也想不到，2007年加巴尔施普林格出版社出版我的作品《极简工作Ⅰ：工作中的断舍离，效率提高20%》后，会引起如此大的轰动。它曾蝉联德国《金融时报》畅销书冠军长达22周之久，德国重要网络书城managementbuch.de也将其推选为办公效率类销售冠军，该书至今已推出第七版，感谢读者对我作品一如既往的厚爱。
于我而言最有意义的是，能与我的团队一起，帮助国内外各领域数以万计的职场人士将书中的高效办公法付诸实践，并使他们极大受益。《极简工作Ⅰ》中文版封面插图
时至今日，世界范围内信息技术迅猛发展，我们每天都离不开智能手机、平板电脑以及各式各样的应用软件，虽然我们的生活因此变得更加智能，但这也同时带来了一个问题——信息爆炸。面对漫天的邮件和信息，每个人都有一个共同的愿望，那便是能高效自如地掌控工作。
通过本书，你能获得：
有效的方法，来应对众多工作中的问题。全书编排条理清晰，相信你能轻而易举地找到适合你的内容。
让你有所获益，帮你逐步提高效率的众多建议。你也会慢慢体会到持续进步的感觉，改善办公效率由此开始。相信通过小小的改变，便会成就更好的自己。如果你还想进一步了解我对改善办公效率问题的理解以及我们团队指导的实践经验，请点击www.füer-immer-aufgerüeumt.de。
在阅读过程中重要的是，切莫守株待兔。行胜于言，真正运用这些方法来提高办公效率吧！
另外你会发现，我并未针对具体的应用软件给出相应的建议，原因在于它们更新的速度实在太快，只有揭示那些共通的原则才有意义。当我们了解了这些基本原则后，数据处理才能真正为我们所用。否则，阐释太多细枝末节只会分散我们关注的焦点进而徒增麻烦。因此我想请你聚焦于这些提高效率的原则，针对不同的问题你都可以找到相应的应对策略，借此很多事情均可迎刃而解。而就具体的应用软件而言，在我的网站上你也可以找到详细的建议，但它们只是通过辅助性的插图形式出现。
请你亲自试试这些方法，然后找到一条最适合自己的路径。要知道，适合自己的才是最好的。
诚如《极简工作Ⅰ》一样，本书所介绍的方法也从来不是纸上谈兵，这些方法都已经为我们所熟知、为我们的客户成功运用于实践。如果你也能亲自试试这些方法，你会发现：所有待处理的信息都整理得井井有条，你始终都能统揽全局，只要轻点几下鼠标，这些数据就能为你所用。从此电脑不再是一个困扰我们的因素，而是帮助我们快速实现目标的帮手。
望你即日起能自如应对数字化办公。约根·库尔茨
自测 面对电子办公，你表现如何？
在你阅读之前，请你先进行自测，以便了解自己目前处理电子办公的水平，发现自己仍需提高的方面。
请你根据自身情况，勾选答案。■数字办公
1. 整理文档时，你十分明确且条理清晰，知道哪些文件应进行电子存档，而哪些应进行纸质存档。 □是 □否
2. 你能避免相同信息的无效重复存储。 □是 □否
3. 文件都以清楚的文件名命名保存，例如你会以日期命名文件，并且你始终能找到它们的最新版本。 □是 □否
4. 你能在一分钟以内检索到使用频率很高的数据，例如电话号码簿、价目表等。例如你会通过内含链接的多级菜单来整理它们，从而达到这一目标。 □是 □否
5. 你的电脑桌面上抑或干净空白，抑或条理清晰地排列着应用程序和文件图标。 □是 □否
6. 你在各种网站上登录信息和密码既安全又触手可得。 □是 □否
7. 因设备故障而引起的工作效率低下的问题不会出现，例如打印机缺少纸张、墨粉不足、计算机崩溃等电子办公硬件设备问题。 □是 □否■邮件处理
8. 通过电脑、移动设备如智能手机、平板电脑等收取邮件时，你取消了提示音和提示图标。 □是 □否
9. 你每天会多次分批处理邮件。 □是 □否
10. 对于邮件的处理，你不单单只是查看，还会进行删除、转发、存档、修改或列入日程等其他操作。 □是 □否
11. 工作结束后你会清理收件箱。 □是 □否
12. 邮件中的任务或日程会被自动列入待办事项列表，并得到及时处理。 □是 □否
13. 处理邮件时，你会遵循一定的规则，例如发件时会抄送副本、发件有明确的事由、每封邮件仅含一个主题、自动署名、合理分组联系人等。 □是 □否
14. 你能及时或在约定的答复期限内，处理所有重要的收信或发信。若不能及时答复，也会告知对方。 □是 □否■线上合作
15. 对于线上合作，员工内部遵循清晰的规则，例如团队成员共享团队负责人信息、成员启用outlook邮件自动答复功能、电话自动转接功能，等等。 □是 □否
16. 你能够确保数据及邮件的共享权限。 □是 □否
17. 诸如工程信息等共享的数据通过清晰的结构得以保存。你能避免无效重复存储信息。 □是 □否
18. 无论是公司的内部文件还是外部文件，均保存有信息名称和存储路径。 □是 □否
19. 团队成员可以在一分钟内找到其工作所需的文件、邮件、数据等。 □是 □否
20. 团队成员均可不受地点限制安全地获取重要数据，例如邮件、联系人信息、日程安排、文件、演示文稿、图片等等，数据同步能够自动进行。 □是 □否
21. 所有成员共享文件存放地址、联系人信息整齐有序、无需副本。即使员工在外出状态下也可轻松获取这些信息。 □是 □否
22. 所有成员都熟悉并能使用办公程序的重要功能和快捷操作，例如Outlook、Excel、Word等。 □是 □否
23. 所有员工都了解复印机、数码相机、放映机等办公设备的使用方法，针对可能存在的操作困难，公司有关部门为其设置了相应操作提示。 □是 □否
24. 诸如数码相机、放映机等公用设备有固定的存放地点，以供大家使用。若设备正在使用，可以通过设备借用名单等方法知晓，是谁在使用该设备。 □是 □否
25. 有专门负责解答电子数据处理相关疑问的员工，大家都清楚在遇到困难的时候要向谁求助，并且在遇到问题时有相应的权责规则。 □是 □否
26. 定期对所有重要信息进行安全性检查，包括公司内部存储的本地信息。 □是 □否
27. 通过数字办公设备，会议计划更加充分，会议效率得以提高，例如通过Outlook会议邀请功能、电脑或放映机的即时记录功能、在线会议等等。 □是 □否■测试结果
通过这项自测，你可以了解自己目前处理电子办公的水平，找到自己有待进一步改善的方面。你应该注意那些你的答案为“否”的问题，它们正是你目前亟待解决的不足。
你勾选“是”的次数为：28次
抱歉，你数错了！22~27次
恭喜！你表现十分优秀，你很清楚如何高效电子办公。相信与你合作会十分愉快。尽管如此，我们相信你仍存在进步的空间。15~21次
祝贺你！你已经掌握了一些电子办公的技巧。相信你在阅读本书后，会取得明显的进步。8~14次
你与很多工作者一样，在电子办公效率方面还有很多有待提高的地方。通过阅读本书，你会发现很多你能充分利用的方法，它们能帮助你显著提高工作效率，并提升工作乐趣。祝你好运！1~7次
恭喜！你有最大的进步潜力！你可以仔细阅读本书，然后将书中的方法运用到实践中。你将会惊喜地发现，在你的工作过程中效率得到了显著提高！祝你成功。
第1章 自如应对邮件洪流
你如何意识到自己不受重视？当你从未收到过垃圾邮件的时候。——昂比肯特
在你的收件箱里现在有几封邮件呢？如果少于7封，那么你可以跳过本章；反之，我们希望你耐心地阅读本章内容。
电子邮件绝对是一项了不起的发明，它适用于下列情况：
快速联系一个或多个收件人；
在收件人离线状态下，也可传递信息；
收件人可对邮件信息再处理；
发送邮件传递信息，不会影响收件人的工作过程。
尽管电子邮件有许多优点，但如今却有很多人将它视为时间和精力的“掠夺者”。其实，错不在电子邮件，并不是电子邮件本身给我们带来了这样的烦恼。问题的关键在于，我们如何使用电子邮件。
曾经有客户来我这里咨询，告诉我这样一件事情。他的一位同事曾通过公司内部的邮件系统销售自己的二手自行车，所有的同事们都收到了这封恼人的邮件。要知道，大家耗费在阅读这种无效邮件上的时间价值，可是要比一辆破旧二手自行车的价值大得多。这可真是够烦人的。
本章接下来的内容将会告诉大家，如何将邮件使用频率保持在最低限度，从而专心投入到更重要的工作中，同时大家也不会在充斥着垃圾邮件的邮箱中错过任何重要的信息。
1.1 减少收信渠道
如今人们接发信息有很多渠道，例如使用Facebook、德国XING网、LinkedIn等在线社交平台，或者成为Twitter用户的关注者。但是多一条渠道就意味着你需要花费更多的时间和精力来维护它们。■解决方案
尽可能将邮件作为线上沟通的唯一渠道。■这样做的好处
使用一条渠道接发信息有许多优点：
可以一目了然地在一处查找、回复全部信息，无须登录不同的社交平台，免于过度分散精力。
可以无障碍检索全部信件往来，无须另外思考信息来源于哪个收信渠道。
信息任你自如掌控。关闭一条社交渠道同时意味着移除那里所存储的信息。无人能够从你那获取电脑和服务器里的邮件及存储的数据信息。■关键技巧
如果有人通过其他渠道给你发送信息，尽可能通过邮件回复他，并向其说明如此做的原因。■附加建议
通过电子邮箱你甚至还可以管理传真文件和电话应答装置中的语音留言，这样一来，即使你在路上，也可以方便查阅收听这些信息。
1.2 优化邮箱设置
我与莱比锡应用技术大学合作完成的工作效率调查研究显示：邮件程序设置不好会降低人的工作效率。42%的受访者称因为工作受到邮件影响而倍感压力。通过优化邮箱设置便可解决这个问题。■解决方案
遵循邮件为中心工作服务的原则进行邮箱设置，采纳以下行之有效的建议：
关闭收信的声音和图标提醒。新邮件提醒：关闭
隐藏不重要的邮件提醒信息，例如信头完整信息、邮件大小、邮件优先级等。
信件往来意味着发送新邮件伴随着接收新邮件。设置你的邮箱收取那些你真正需要的邮件，摆脱收取邮件时需要投入大量精力进行处理的困扰。■这样做的好处
你可以先发制人、更好地专注于当下的任务。除此之外你能彻底清空收件箱，而无须担心引起问题，也不必受大量邮件自动回复的困扰。工作快人一步提高了工作效率；而一味追随别人的脚步作出回应，则会饱受工作的困扰。■附加建议
如果你使用智能手机或者平板电脑，按照上述方法进行设置也十分有意义。
1.3 清理收件箱
如果收件箱中经常充斥着大量的未处理邮件，不仅会挫伤我们的工作积极性，还会让我们养成良好的邮件处理习惯变得更加困难。收件箱，第1~50封，共6045封■解决方案
设置一个名为“之前的邮件”的文件夹，并将大量未处理的邮件从“未读邮件”转移到这个文件夹。如此一来，你就重新得到了一个干净的收件箱。通过后面章节的学习，你会知道如何处理这些转移了的邮件并始终保持收件箱干净整洁。■这样做的好处
一切又可以从头开始，从处理新收到的邮件开始，这对于提高效率非常重要，否则你将始终停留在过去而毫无进步。干净的收件箱如同干净的桌面一样能给人以舒心的感觉。■关键技巧
从现在开始，要优先迅速有效地处理新收到的邮件。对于过时的邮件，你可以粗略浏览，每天抽出10~15分钟的时间对其进行处理。这样你既不会错过任何有价值的信息，杂乱过期的信息也不复存在。有些人甚至选择对那些过时的邮件置之不理，因为事情如果真的很重要的话，发件人一定还会再次通知他。可能这条建议对你来说也同样适用。
1.4 别把收件箱错当成任务列表
我在做咨询服务的过程中经常遇到这样的情况，有人总会把收件箱当成自己的任务列表来使用：“我还得再查看一下我的收件箱。我把邮件放进我的收件箱了，以防我忘了它。”一旦跟不上处理节奏，刚刚清理好的收件箱就又会被塞得满满当当，重要的邮件便散落在混乱的收件箱里而无法得到及时处理。■解决方案
你需要一个单独的待办事宜清单，使用文本文件就足够了。或者你可以使用微软Outlook的任务管理功能（可参见第7章）。将重要的段落复制粘贴下来，从而将任务转移。■这样做的好处
使用单独的待办事宜清单或者任务管理功能有很多优点：
你可以改变主题内容。如果邮件主题内容和重要的待办事项毫无关系的话，这一点尤为重要。
一般来说，一封邮件会传达很多待办事项。哪些是你已完成的事项？哪些是待办事项？设置一个独立的待办事项清单，将任务逐条列明，这样你就不必每次重复获取多余的信息了。
不同于邮件处理方式，你可以重新排列待办事宜。例如你可以按照时间期限将待办事项进行分类。
收件箱内始终井井有条，这可以为你带来愉悦的感受。■关键技巧
将待办事项标注清晰，方便查看。清楚表述待办事项才更有效率，例如将任务标注为“与律师商议合同”，而不要简单列为“拟合同”。
1.5 给邮件一个“家”
邮箱内的邮件太过混乱或者分类太过精细都是电子办公常见的问题。结构划分太过精细的收件箱■解决方案
重新设置与工作相匹配的分类文件夹层级，只要几个文件夹就足够了。可以参考以下几条建议：“已处理邮件”文件夹：所有已经处理过的邮件收录于此。如果日后工作中需要这些邮件，可以通过查找功能轻松查阅。“待处理邮件”文件夹：在这个文件层级之下将邮件标记为待处理状态，当任务内容进一步完善后，再对邮件进行处理。点击这个文件夹即可显示，哪些邮件仍处于待处理状态。如果情况允许，你应该就邮件内容进行追问。如果完成了工作，即可把相关邮件转移到“已处理邮件”文件夹。值得注意的是：这个文件夹中的信息不应当是一潭死水，只有里面的信息不断流动更新，设置这个文件夹才有意义。“临时邮件”文件夹，例如专为“专题讨论会”设置的临时邮件文件夹：所有与专题讨论会相关的邮件存储于此。会议结束后，你可以将这个临时文件夹整个移入“已处理邮件”文件夹。■附加建议
你本想按照自己的意愿排列文件夹顺序，但是文件夹却按照首字母自动排序，该如何处理？你可以对文件夹进行标号，如下所示：
01已处理邮件
02待处理邮件
03“井井有条的办公桌”专题讨论会——www.workshop365.de■关键技巧
宁可少一个文件夹，也绝不多设置一个无用的文件夹。你应当经常对文件分类层级进行检查，是不是所有的文件夹都用得上。如果没用的话，就直接将这个文件夹拖入“已处理邮件”中。■这样做的好处
你无须浪费时间思考，一封已被处理过的邮件需要置于哪个文件夹之下。查找过时的邮件也能更加迅速。这一点也已经通过一项调查研究得到了证实。
1.6 处理邮件不仅仅是查看邮件
如果仅查看邮件而不对它进行处理的话，那么它就始终停留在收件箱中。这样做的后果就是：收件箱被堵塞了。以后再看到这些已查看过而未处理的邮件就会产生很大的压力。
在我们提供改善办公效率咨询服务的时候，有很多员工对我们说，他们一整天都花费在“处理”邮件上了。如果他们在公司的信息通讯部工作的话，这当然可以理解。但是在其他情况下出现这种现象的原因在于，高效的邮件处理方法并没有为大家所掌握。对邮件进行处理，是始终保持收件箱井然有序的策略。■解决方案
处理邮件不仅仅是查看邮件，你还应该进行以下五步操作：1. 删除
对你来说不重要的邮件应当立即删除。垃圾箱2. 转发
有待别人处理的邮件，应当直接进行转发操作。转发所选邮件3. 存储
一封仅具有通知功能的邮件，你可以将其存储并直接置于“已处理邮件”文件夹。4. 处理
如果你能在5分钟内处理好邮件中隐含的工作任务，那么就立即行动。这条建议也被称为“5分钟规则”。使用这个方法可以简化待办事项列表，避免浪费时间。为什么是5分钟规则呢？因为将邮件内容转换成待办事项和直接思考究竟做什么投入的时间一样多。所以只有当确实必要的时候，才会编制一个新的待办任务，而不是直接下手。当然究竟将这个时间设置为5分钟还是2分钟完全取决于你自己。请你亲自尝试并为自己设置一个合理的时间期限。5. 列入日程
有些邮件并不能立即得到处理，或者你处理这类邮件需要花费5分钟以上，以完成邮件所涉及的任务。那么就给邮件设置一个处理期限，将这个期限（固定的时间节点，例如“4月30日，9点”）编入你的日历，如果可能的话，再为这个时间节点设置一个链接，使得点击日期即可显示相应的邮件。
有时邮件涉及的任务并没有相应的时间期限，或者有一个截止日期，但在截止前你可以自由选择完成任务的时间，那么你就可以将这项任务列入待办事项列表中。你可以在本书第7章了解有关期限与任务的实用技巧。
只需通过这五步，你就可以完成邮件处理，不会落下任何一封邮件，从此收件箱又变得井然有序。这些步骤非常有效！
依据这个方案，你处理每封邮件平均只需要1分钟时间——了解操作时间对于你合理安排工作很有帮助。这样一来你就可以毫不费力地在半小时内处理多达30封邮件——亲自试试吧。■关键技巧1
不要查看一封邮件却不做任何处理，就仍把它留在收件箱中，而直接跳转到下一封。你应该每打开一封邮件就立即决定，需要做什么，然后开始着手。这是成功运用这个方案的要领。将一封打开而未做处理的邮件仍保留在收件箱，而直接跳转至下一封邮件，就好比你打开了一封信，读过之后又将它塞回了邮筒。久而久之，邮箱的情况会变得越来越糟糕。■这样做的好处
当你熟练掌握了处理邮件的技巧，将会受益匪浅：
能更有效率地处理新接收到的邮件。
不会担心遗漏了什么重要的事情，所有重要时间节点都标注在你的日历上，所有工作任务都列入了你的待办事项列表中。
可以专注完成你的工作任务，不会不断因为新的邮件以及随之而来的新信息、新任务而分散注意力。
每天工作结束后，虽然你不一定能将今天接到的所有任务全部完成，但是你至少可以保证收件箱内井然有序，这会带给你舒畅的心情。
新的一天开始后，当你再打开你的邮件窗口，不会因为堆积如山的过时信息而劳神费心。空的收件箱■关键技巧2
为处理邮件规划整段的时间，这对于提高处理效率很有帮助。这样一来你就不会因为邮件处理而影响到自己的其他工作。你最好根据每日的工作流程来合理安排处理邮件的时间，例如你可以在午休前规划一段时间、在下班前规划一段时间，来专门处理邮件。对于你自己来说，一方面你不用总是为了单独处理每一封邮件而花费时间和精力，另一方面邮件回复也变得更加简明却不失精确，相信你的同事也会因此感谢你。
为处理邮件设置整段时间，最长不应超过30分钟，这已被证实是最有效率的规划。如果你还需要规划其他的处理时间，那么你可以在吃早饭前或者喝下午茶前规划半个小时处理邮件。相信你已经掌握了规划的技巧。
在规划时间内，你并没有处理完所有的邮件，这也不要紧。尽可能在这个时间段内完成你能做到的事情即可，重要的是被打开查看的邮件切切实实被“处理”了。■附加建议
处理邮件就像学习驾驶汽车。新手刚上路时，坐在车里需要注意很多操作，而与此同时他们必须直视前方，这时他们一定会感到困惑并不断自问：“我到底该怎么做？”但是要相信熟能生巧，当他们逐渐掌握技巧，成为经验丰富的司机的时候，一切操作都会变得娴熟自如。有些人甚至还能在开车的时候打电话呢，当然这一点不值得提倡。
诚如学习驾驶，学习处理邮件的关键也在于不断练习，多给自己点耐心。开始时处理得不好就多尝试几次，不久之后就会发现，你在处理邮件时也可以娴熟自如！
1.7 提高邮件回复速度
很多人会逐字逐句地回复邮件，这是非常低效的方式。如何使回复邮件变得更加简便、提高邮件回复速度呢？■解决方案
有四种技巧可以帮你提高邮件回复速度：1. 语言精练
很多情况下，回复邮件只需要几句精炼的语句。2. 使用快捷键
你可以使用快捷键实现应用程序的重要功能，既简便又迅速。快捷键操作同样适用于各类邮箱程序。这样一来，你无须每次通过鼠标点击下达指令，输入的过程明显会变得更加流畅。
下面是一些常用的快捷键：
——拷贝所选内容（例如复杂的名字等）：Ctrl+C
——粘贴所复制内容（例如将复制好的复杂名字插入文中你需要的位置）：Ctrl+V
——剪切所选内容（例如你想删除刚输入好的语句并将其插入文中的其他位置）：Ctrl+X
——撤销（例如撤销剪切操作，使所输入的语句恢复到原来的位置）：Ctrl+Z
——全选：Ctrl+A
——打印文档：Ctrl+P
注意：在某些键盘上Ctrl键也称作STRG键。3. 使用邮箱程序自带功能，例如微软Outlook中的“快速步骤”功能
当你在使用微软Outlook 2010或者更高版本办公时，希望重复相同的办公步骤，使用Outlook中的“快速步骤”（Quicksteps）功能可以帮助你节省很多时间。例如，通过“快速步骤”你可以一键完成以下操作：使用格式文本回复邮件，将该邮件转存到某个下级文件夹，根据该邮件设置一项三天后的任务提醒。Outlook快速步骤4. 使用文本自动联想功能
计算机可以在你输入的过程中自动联想输入的内容。你只需每次输入简化的词根即可。例如使用拼音输入法输入“尊敬的女士们先生们”，你不需要输入“zunjingdenvshimenxianshengmen”，你只需要输入“zjdnsmxsm”即可。你不仅在输入常用的词组时可以使用文本自动联想功能，在输入重复多次使用的名词时，输入法也会自动联想。只需输入简化的词根，计算机会自动将语句补充完整。这项基本功能均是操作系统自带的。若想使用更多便捷功能，你可使用相应的应用程序。■这样做的好处
写邮件更加节省时间。■关键技巧
在平常办公过程中，注意观察这些技巧适用于哪些情况。你将会发现更多可以使用这些技巧的地方。
1.8 高效处理邮件的其他技巧
以下是在编辑或处理邮件时其他可以帮助你提高效率的建议：
收到新邮件时，首先考虑是否有回复的必要。如果没有，就立即删除或者将邮件保存。
掌握邮件往来的节奏：如果你一贯立即回复邮件，那么在工作当日你就可能收到并回复，这当然很有意义。但是很多情况下，在工作结束后或隔天早上回复邮件就够了。这样你还可以自我掌控邮件往来的节奏。
写邮件时，主题应简明扼要地概括出邮件内容。例如：请求推迟6月21日的会议，5月23日请求借用电子设备。如此一来，你也会更快收到答复。
回复邮件一般只发送给特定需要的收件人。如果需要的话，答复发件人及此邮件其他全部收件人。
写邮件尽可能简短，且每封邮件最好只包含一个主题，这样你就能尽快收到回复。写五封简短且主题明确的邮件，要好过写一封包含很多信息和任务的冗长的邮件。
有时我们会通过邮件收到莫名其妙的内容、笑话和其他不知所云的玩意儿。请不要将这种内容转发给其他人，即便是自己的朋友。
写邮件善用分段和副标题，方便收件人迅速查阅。给邮件中所列举的事项添加项目符号或者进行编号，方便对方阅读。
现如今虽然很多人在写邮件时会简化问候语，但是在写官方邮件时，请你仍然使用正式的称呼及问候语。这虽然显得十分老套，但却非常礼貌。你的合作伙伴也会因此更加重视和你的邮件往来。
写邮件也要重视语言和语法。语法规范的邮件读起来流利顺畅，同时也显示了发件人对收件人的重视。
为了防止计算机感染病毒，请直接删除可疑陌生人的邮件，切忌打开其发送的附件。
如果你订阅了大量的邮件新闻或者注册了很多网络账户，你可以注册第二个邮箱。使用第二个邮箱就可以保护你的工作邮箱免受大量广告邮件、垃圾邮件的影响。
如果你要出差或度假，请将你的工作职责委托给他人，确保有人照管你的邮箱，能为你处理紧急事务，对邮件进行初步分类。如果他不能完成这么多工作，至少请他与发件人保持联络，商议后续进程。度假期间，你可以设置临时邮件目录，以方便了解掌握事务全局。
签名/电子名片功能不仅适用于你的个人信息，例如姓名、工作部门、地址、联系方式，你还可以使用这个功能对公司新产品进行简短的软性推广。
1.9 为工作团队制定邮件收发规则
在很多工作团队甚至企业中没有统一的邮件收发规则。邮件得不到及时回复就会造成员工沟通不畅，进而导致工作压力和冲突。■解决方案
如何为工作团队制定邮件收发规则：
从邮件往来的需求着手，或从常见的问题出发，找出引起困惑的问题所在。
制定回复重要邮件的期限：收件人可以预估多久收到回复。
从之前的章节以及下面的案例中找寻适合你的团队的建议。
将制定的邮件收发规则书面化。■关键技巧
在我们提供咨询服务的过程中已经得到证实，下面几点建议的确行之有效。
邮件收发规则应该由团队成员共同制定。每个成员都有否决的权利。这样大家才能达成普遍的共识，规则才能得到遵守。
邮件收发规则不要太过复杂，一页就足够了。
不要将标准定得过于苛刻，重要的是规则得到有效遵守。后期可根据实际需要进行调整。
也请记得将邮件收发规则告知新同事和实习生。
Tempus公司的邮件收发规则
邮件在我们的工作生活中扮演着越来越重要的角色。为了提高处理邮件的效率，我们达成了以下邮件收发规则：
包含待办事项和时间期限的邮件必须直接发送给收件人。
转发或者私密发送的邮件只具有通知功能。
最重要的是邮件须有明确的主题及事由。
邮件的内容主题是什么？涉及哪个工程项目？注明邮件主题及事由，方便短期调取邮件、长期检索邮件。
例如：周五上午8点至下午4点借用电子设备请求
再如：2014年4月XY公司客户访问，举行为期三日的室内课程
如果邮件很短，可以只填写邮件主题，省去正文内容，但须使用EOM（End of Message，消息结束）或者///符号对此类邮件进行标记。
例如：2014.9.16上午10:00—12:00的会议通知收悉。祝好，XXX。EOM
客户或同事提问的邮件须在两日之内回复处理。如若不能回复，需要告知详情。
取消接收邮件的声音提醒和图标提醒，以减少工作干扰。
由于邮件的时效性较差，所以如果可能的话，拨打电话进行沟通。这样也可以让我们专注于重要的工作。
邮件不一定是最有效的沟通方式。例如工作中产生的矛盾不宜通过邮件沟通解决。
邮件应当发送给有需要的收信人，因为邮件内容并不是对所有人都重要。因此发送邮件选择收信人时，请评估一下收件人阅读邮件的时间成本。
考虑附件的容量大小，查看是否有可替换的可能：
——针对附件为问卷调查的邮件，最有效的替换方式是简明概括调查内容并在邮件中粘贴调查问卷的超链接。
——针对附件为公司内部文件的邮件，直接在邮件中粘贴文件的超链接即可。
——其他附件，可先将其压缩再添加到附件，从而减少其容量大小。
工作缺席状态时，可以通过以下三种途径解决邮件处理问题：
——将邮件转发给相关负责人。
——将邮件抄送给相关负责人，请他代为查阅。
——外部调取邮件并对其进行处理。
但是公司不允许员工直接回复、告知客户工作缺席状态，因为客户利益至上，不能给客户咨询造成麻烦。
客户相关邮件应当存储于ACT（American College Test）学术咨询文件服务器中。项目相关邮件应当通过纸质形式存储，并在服务器中进行备份。
包含性别歧视或其他低级内容的邮件应当立即删除并禁止转发。
处理邮件的技巧提示：
基本原则：处理邮件不仅仅是查看邮件！
收到邮件后思考下一步应当怎么做：
——删除？
——查阅并回复？（如果能在5分钟内处理好邮件中隐含的工作任务，那么就立即行动。）
——设置期限
——转发/委托？
——保存
重点在于：不要对邮件置之不理。
如有问题请联系：约根·库尔茨（07332/950-122）或马塞尔·米勒（07332/950-384）
1.10 使用文件收纳盒
员工每天不仅会收到很多电子邮件，还会收到很多纸质文件。纸质文件也会给工作带来潜在的麻烦。■解决方案
使用文件收纳盒对纸质材料进行整理，并在文件收纳盒上写上你的姓名，如果可能的话再写上你的工作部门及职务，这样可以方便新同事以及实习生将纸质文件投递给你。姓名牌的背面可以用另外的颜色进行标注，当你外出时以用来告知他人你外出的情况。■关键技巧
整理纸质文件可以采取和整理邮件收件箱一样的技巧。取出纸质文件然后决定：是否将它丢弃还是移交给他人，将其保存、处理还是为文件中所涉及的内容设置处理期限。■这样做的好处
文件收纳盒方便你进行文件整理，成为其他同事线下给你传递文件的一种途径。
你的办公桌不会因为大量的纸质文件而变得凌乱不堪，从而影响到你的正常工作。
通过收纳盒中的文件数量，你能对自己的工作量有合理的预估，从而规划工作时间。
如果你和同事明确了文件回复的时间期限，那么你可以根据这个期限定期处理收纳盒中的文件。你因此可以自如掌控处理纸质文件的周期。
1.11 提高效率目标达成
你可以根据自己的需要使用处理邮件的技巧。与此同时，如果你和同事一同优化邮件的使用策略提高效率的话，这些建议将发挥更大的作用！
此外，不要把计划做得太大。重要的是，切莫守株待兔。行胜于言，要真正运用这些方法来提高办公效率。■自测
是否尽可能用一条渠道进行线上沟通？ □是 □否
是否已经关闭收邮件的声音和图标提醒？ □是 □否
是否已经隐藏不重要的邮件提醒信息，例如信头完整信息、邮件大小、邮件优先级等？ □是 □否
是否成功设置你的邮箱收取那些你真正需要的邮件？ □是 □否
是否使用了单独的待办事项清单？ □是 □否
是否重新设置了与工作相匹配的邮件分类文件夹层级？ □是 □否
是否习惯通过“五步法”对新收取的邮件进行处理，而不是仅仅查看新邮件？ □是 □否
是否为处理邮件规划了整段的时间？ □是 □否
是否掌握了通过快捷操作提高自己回复邮件的速度？ □是 □否
是否遵守了团队的邮件收发规则，使邮件收发更加轻松便捷？ □是 □否
是否为纸质文件的收发专门设置了收纳盒？ □是 □否
第2章 告别便利贴，轻松应对数字化办公
平时被人遗忘的事情，会出现在梦里大声呼救！——埃利亚斯·卡内蒂
如何使重要的信息始终触手可及，是我们日常生活中经常遇到的问题：
与项目相关的文件数据存储在哪个文件夹里了呢？
什么时候联系客户X最好呢？他不久前才告诉我方便的时间的呀！
登录网站的密码是什么呢？
我怎么查询最新版的公司通讯录来着？
虽然现如今计算机、平板电脑、智能手机可以存储大量数据和信息，但是重点是，如何使重要的信息始终触手可及，特别是当你急需它们的时候。解决这一问题的关键不在于信息技术，而在于如何有效使用电子设备。
我们应当遵循务求不断改善的原则：所有事物都各安其位、各得其所！
很多人都低估了自己打理事务条理清晰的潜能。我与莱比锡应用技术大学合作完成的工作效率调查研究显示：在日常工作中，出于查找信息的原因，人们浪费了13%的工作时间。而这种时间浪费是完全可以避免的。在接下来的一章中，你将会了解如何遵循务求不断改善的原则来提高效率，并学习在我们咨询服务过程中证实有效的各类实用技巧。
2.1 为文件标注存储路径
如果你不知道传真、信件或者其他文件存储于电脑的什么位置，那么当你需要使用它并希望快速找到文件位置时，就会十分困难。■解决方案
打印文件时，在页脚处打印文件名及存储路径。“员工手册”，框内为页脚处打印的文件名及存储路径
我们可以拿公司内部讲习课来做个示例。我们会使用透明内页文件夹整理文件，这些文件内容包含了所有的重要信息，通过查询这个文件夹，相关信息也就变得触手可得。很多内部讲习课的员工在课程结束之后会给我们拨打电话，在征得同意的情况下，我们的秘书只需查阅相关文件，并根据文件脚注告知他们文件存储路径，学员就可以自行通过局域网下载相关文件。虽然也许通话的两方都不清楚他们谈论的文件具体内容是什么，但是通过这种方式，信息沟通与传递却变得高效快捷。■替代方案
在有些情况下，这条建议并不适用，例如在与客户的文件往来时，给这些对外发布的文件加注存储路径，风险是很大的，可能造成公司机密的泄露。所以这条建议仅适用于公司内部文件。■这样做的好处
不必浪费时间查找信息，给文件加注存储路径后，你可以随时在硬盘中找到原始文件。通过这种方式，就算你的代理人不熟悉你存储文件的习惯，也可以在你的电脑中轻而易举地找到重要文件。■关键技巧
使用文件模板，并设置自动加注存储路径为脚注。如此一来，在编辑新文档时即无须重复操作。
2.2 善用电子通讯簿记录信息
很多人不了解如何高效地收集和整理信息，喜欢将重要的短消息记录在便利贴上，粘贴在电脑显示器边缘或者办公桌写字垫板下，导致便利贴堆积如山、信息分散，在关键时刻又不能触手可得。到处都是便利贴■解决方案
将原先记录在便利贴上的信息保存在电子通讯簿中。除了日常联系人的基本信息外，在电子通讯簿中还可以记录很多其他有关联系人的信息。例如：给联系人备注“8点到10点方便联系”。再如：记录与联系人特别达成的供货条件“为我方免费存储至少2000件货物6个月时间”。
与顾客、供货商、税务顾问、律师预约时间等信息也可以记录在电子通讯簿中。就算是和联系人无关的信息，比如网站账户和密码等信息，也可以保存在电子通讯簿中。在你需要这些信息的时候，只需通过全文查找就可以进行查阅。使用电子通讯簿创建新联系人■这样做的好处
善用电子通讯簿记录信息有以下优点：
你可以告别成堆的便利贴。
信息存储的位置十分清楚，方便查阅。
通过电子检索查找功能，搜索信息既方便又快捷。
信息安全度得以提升。未经授权的人原先可以自由窥探你记录在便利贴上的信息，而现在，如果你给计算机设置了登录密码，这种情况便再也不会发生了。■附加建议
在手机、笔记本电脑、平板电脑以及其他电子设备上同步你的电子通讯簿。并且一旦你开启同步设置，数据将会自动同步。这样一来，你便可以随时获取你所需要的信息。■关键技巧
要养成收到新信息及时将它记录在电子通讯簿中的习惯。记录只需要一分钟即可完成，但受益是长久的。
2.3 设置账户密码的技巧
很多网站在登录时需要注册账户并设置密码。每次都设置相同的密码风险是很大的：一旦你的账户和密码泄露，不法分子就会尝试使用相同的信息登录其他网站。由于你为不同的账户设置了同一个密码，他们也常常因此而得手。所以同一个密码最好不要使用两次，特别是针对非常重要的注册账户。但是这样一来，记忆密码又会给很多人造成新的困扰。■解决方案
用字母、数字及特殊符号设置一个基本密码，再根据不同的网站进行微调。当你在设置一个网站的登录密码时，将该网站网址“www”后面的首两位字母连缀在你的基本密码之后形成新的密码。
例如：你的基本密码是“MMy2m！”，你要登录的网站网址是www.beispiel.de，那么你为该网站单独设置的密码就是“MMy2m！be”。■这样做的好处
你只需要记住你设置的基本密码，由于经常使用，你一定也不会忘记它。■关键技巧
你需要记住你的基本密码。记忆时可以使用口诀帮助记忆，例如在记忆“MMy2m！”时你可以联想口诀“妈妈有两只猫”（拼音为“ma ma you liang zhi mao”）。联想一句与你的生活相关的口诀，并根据这个口诀中涉及的字母、数字、符号等来设置你的密码。
另外依据基本密码单独设置的密码应当遵循统一的规律，不要将新密码的组成部分时而前置时而后置，从而造成混乱。
如果你注册账户时使用的不是你的邮箱，那么你可以将新的账户名以及该网站网址一同记录在电子通讯簿中。■替代方案
目前有很多密码软件可以帮助你管理账户及密码。这类程序可以生成安全性很高的密码，你可以将它们进行存储，并且软件在你需要时可以自动填充账户和密码。密码软件
日常使用密码软件非常方便：
软件的自动填充功能会自动填充你的账户名及相应的密码信息。
因此在登录网站时无须人工输入账户及密码，登录过程更加快捷。
登录信息还可以通过自动同步功能同步到你使用的其他电子设备上，这样一来，你既可以在计算机上也可以在平板电脑上登录相同的网站。
但是密码软件也有一些缺点：
这类应用程序通常要付费使用。
为了使用此类软件，你总归也得记住登录它的密码才行。
2.4 维护公共数据秩序
在公司或企业中，有很多数据、文件是同事间共享的，例如公司内部通讯录、产品价目表、产品展示演讲文稿等，这些信息对大家都很重要。但有些时候，这些文件的最新版本存储于何处却并不明确。如果在不同的计算机上又同时存储了多个版本，那么员工就会感到更加困惑、不知所措。同一个文件存储了多个版本■解决方案
在企业内部统一文件版本，确保每份文件只有一个最新版本。再为文件的最新版本创建相应快捷方式（在苹果操作系统中，快捷方式文件格式为“Alias”）。文本文件及其快捷方式
查找文件时，你只需使用快捷方式即可，点击文件的快捷方式，即可打开相应的原始文件。
为文件创设的快捷方式可以任意存储于局域网中的各台计算机设备，因为无论快捷方式的数量有多少，位置在何处，其均指向同一个最新版本的文件。
你可以将对你个人来说重要的快捷方式统一存储于一个文件夹内，并将其命名为“重要的信息”。通过给文件名添加编号，你还可以按照重要性和使用频率对文件进行排序。将重要的快捷方式统一存储于一个文件夹内
你还能根据这种电子版本的文件制作纸质文件集。■这样做的好处
获取文件的时间明显缩短，查找文件的速度更加迅速。■关键技巧
应当确保每份文件均有相应的负责人对其进行维护和版本更新。
你应当确保所收录的快捷方式对你来说均是非常重要的，否则你的文件夹内将堆积大量的无用文件，文件的有效使用率也会大大下降。
如果你发现文件夹内的快捷方式对你不再重要，将其立即删除或者将其存入下级文件夹进行保存。■替代方案
根据我们的咨询服务经验，在某些情况下员工在公司外部获取内部重要文件也十分必要，例如当员工在家、出差仍需工作时，或者外出面见客户时。
在这些情况下，你可以使用云存储技术解决这个问题。文件和数据会存储在数据提供者的云端账户里，只要获得权限，你就可以从其账户里下载这些文件。目前有很多应用软件提供云存储服务，例如微软SkyDrive、Evernote（印象笔记）、Dropbox等等。
下面这张桌面截图向你展示了，如何使用微软OneNote一键式笔记管理平台来收集整理信息数据。通过将文件同步到OneDrive，即可与同事分享你的文件。另外在使用这个软件整理文件时，区分职务相关、部门相关以及企业相关的内容是很有意义的：对职务相关、部门相关的内容作相应的分类。对于同事希望在不同的地点随时通过OneNote获取的企业文件，你也可以进行相应的分类。微软OneNote软件■这样做的好处
你无须每次都通过你的工作电脑获取所需的文件。
通过不同的设备平台你可以随时完成数据获取。
当你有修改文件的权限时，你可以随时对数据进行修改更新。
数据将会自动同步到云端存储平台，需要该数据的人随时都可以下载最新版本。
云端存储可以收集大量不同格式的文件：文本文件、图片文件、音频文件、视频文件等等。
信息不再零散混乱，你可以对数据概览全局。OneNote操作界面
当然，使用这些软件也有一些缺点：
这些应用软件并不适配所有的操作系统。（使用软件时，请你检查软件和你的设备系统是否适配。）
某些应用程序及程序功能需要付费使用。
当你在云端存储新的文件时，如果你操作不仔细，可能会打乱原先的文件体系。建议：你可以使用编号的方法解决这个问题。
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]