作者：杨群欢,李强华
出版社：重庆大学出版社
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秘书理论与实务(第2版)试读：
总序
2005年12月，教育部发文成立了“教育部高职高专文秘类专业教学指导委员会”。2012年12月该委员会届满，教育部又发文成立了“教育部职业院校文秘类专业教学指导委员会”（以下简称“职业院校文秘教指委”）。我先后担任这两个委员会的主任委员，组织、参与并见证了文秘专业教材建设的发展历程。从“高职高专文秘教指委”到“职业院校文秘教指委”，都非常重视文秘专业的教材建设。“高职高专文秘教指委”时期，我们在委员会内部先是成立了专业建设组、师资培训组、实训基地建设组，后来由于工作需要，将其扩容为专业建设分委员会、师资培训分委员会、实训基地建设分委员会。在历次委员会会议、文秘专业骨干教师培训、文秘专家库学术活动、教育部课题“文秘专业规范研制”、文秘专业精品课程建设、文秘专业课题立项、文秘技能大赛等活动中，始终贯穿文秘专业教材建设这条主线。在认真调查、反复论证的基础上，我们决定组织编写教育部高职高专文秘类专业教学指导委员会“十二五”规划教材34种，由笔者任总主编。经过网上公开招标，由国家一级出版社重庆大学出版社出版。
2009年8月24—27日，由本委员会主办、重庆大学出版社承办的系列教材主编会议在重庆大学召开。与会者就高职高专文秘专业课程设置、教学目标以及教材编写的指导思想、编写原则、编写体例、编写队伍组成等问题进行了认真而热烈的讨论，并达成以下共识：
1）根据我国高职高专文秘类专业各方向的培养目标、专业设置、课程建设的发展规律与发展趋势以及国家秘书职业资格证书的考证要求、用人单位对文秘专业人才的需求，构建编写大纲、选择编写内容、设置编写栏目。
2）教材编写以文秘类专业学生应具备的基本素质、基础知识、基本职业能力、核心职业能力为依据。
3）教材针对高职本科职业院校文秘类专业以及一线秘书的社会需求，注重不同层次职业教育的衔接。
4）教材内容以“够用为度，适用为则，实用为标”为原则，给课堂教学留有发挥空间，突出主要知识点，实训举一反三，紧扣文秘岗位实际，用例典型，表达流畅。
5）教材由两个板块组成：秘书职业技术、职业技能训练课程板块教材18种；秘书职业基础、文化素质课程板块教材16种。
6）保证教材内容的稳定性和适度前沿性。
7）教材采用立体开发的方式出版，除了纸质教材外，还配套教学资源包。会后，本套系列教材主编积极组织，遴选副主编和参编者，形成实力较强的编写队伍，并以每本教材为单位，分别组织研讨和开展教材编写工作。
经过近一年多的组织编写工作，丛书绝大多数品种于2010年9月出版。出版近4年来，全套教材在全国一百余所院校使用，在文秘专业教育以及高职文化素质教育领域产生广泛影响。2012年12月，“教育部高职高专文秘类专业教学指导委员会”更名为“教育部职业院校文秘类专业教学指导委员会”，服务对象由原来的高职高专文秘专业扩展到全国中高职院校和本科职业院校文秘专业。委员会一以贯之高度重视与重庆大学出版社合作出版的这套文秘系列教材，双方商定，在适当的时机，对34种初版教材中影响较大的品种进行修订。
2013年11月1—3日，本委员会与重庆大学出版社在苏州联合举办“全国职业院校文秘类专业目录修订暨重庆大学出版社文秘专业系列教材修订会”。在广泛吸收意见的基础上，笔者作为该套教材的总主编提出了修订原则，重庆大学出版社社文分社贾曼副社长就初版教材的修订提出了具体要求，与会代表就初版教材的修订提出了具体建议。会议根据初版教材的学术质量、社会影响和发行情况，决定对以下27种教材进行修订。
针对我国职业教育进行新一轮改革的具体要求，在坚持初版编写基本原则的情况下，提出了此次修订的新要求：1）对2010年初版教材内容老化的部分进行系统更新；2）系列教材要考虑与中高职院校本科职业院校的衔接；3）修订版教材要与教育部新确定的课程名称相一致；4）为了使教材的受众更加明确，将此次修订的27种教材（其中国家“十二五”规划教材5种）分为两个系列：“教育部职业院校文秘类专业教学指导委员会规划教材”和“高等院校文化素质教育系列教材”。
具体书目如下：
教育部职业院校文秘类专业教学指导委员会规划教材（国家“十二五”规划教材3种）
档案管理实务（第2版）（国家“十二五”规划教材）
商务秘书实务（第2版）（国家“十二五”规划教材）
商务写作与实训（第2版）
秘书理论与实务（第2版）
秘书职业概论（第2版）
秘书心理与行为（第2版）
秘书写作实务（第2版）（国家“十二五”规划教材）
企业管理基础（第2版）
秘书岗位综合实训（第2版）
秘书语文基础（第2版）
秘书信息工作实务（第2版）
会议策划与组织（第2版）
办公室事务管理实务（第2版）
市场营销理论与实务（第2版）
人力资源管理理论与实务（第2版）
社会调查实务（第2版）
新闻写作（第2版）
办公自动化教程（第2版）
高等院校文化素质教育系列教材（国家“十二五”规划教材2种）
职业礼仪（国家“十二五”规划教材）
毕业设计（论文）写作指导（第2版）（国家“十二五”规划教材）
公共关系实务（第2版）
口语交际与人际沟通（第2版）
形体塑造与艺术修养（第2版）
规范汉字与书法艺术（第2版）
实用美学（第2版）
文学艺术鉴赏（第2版）
文化产业管理概论
以上27种教材的主编、副主编、参编者也作了适度的调整，教材名称与教育部公布的文秘类专业目录和公共基础课程名称相一致。该套教材的使用对象为中高职院校和本科职业院校文秘专业或其他专业公共基础课教材，与教材相配套的教学资源在“中国文秘教育网”（本委员会网站）发布，供教学参考。
2014年6月，国务院召开“全国职业教育工作会议”，国家主席习近平、国务院总理李克强对我国职业教育提出新的发展战略，教育部具体部署了我国职业教育改革的工作重点。把职业教育改革发展的新思路融进本套系列教材的编写，是这套新版系列教材始终追求的目标。
本套系列教材是编写者长期探索的成果结晶，也凝聚着初版教材编写者、使用者、出版者的智慧和心血。这套系列教材的参编者由200多位专家学者以及有丰富教学经验的一线教师组成，他们来自150多所学校，在本套教材出版之际，对各校和编写者给予的支持表示诚挚的谢意。同时，重庆大学出版社从领导到该项目负责人，对教材的编写与出版给予了高度重视和大力支持，特别是邱慧、贾曼两位老师几年来为教材辛苦奔走、精心策划、辛勤付出，其敬业精神令我们感动。
在教材使用过程中，我们欢迎广大师生进一步提出修改意见，使之不断完善。教育部职业院校文秘类专业教学指导委员会主任委员华侨大学文学院院长、教授、硕士研究生导师孙汝建2014年7月4日
再版前言
2010年7月，重庆大学出版社、教育部高职高专文秘类专业教学指导委员会合作组织来自全国各地开设文秘专业历史较长、办学水平较高的高职院校文秘专业骨干教师，在重庆召开了“教育部高职高专文秘类专业教学指导委员会文秘专业‘十二五’规划教材”编前会议。在会前充分调研的基础上，通过这次专家讲座、会议交流等形式，使该套文秘专业系列教材更趋规范、合理并更具科学性。《秘书理论与实务》是文秘专业的核心主干课程。教材《秘书理论与实务》是主编杨群欢教授主持的国家精品课程、国家精品资源共享课的重点使用教材。教材安排了大量秘书实务训练内容，并收集了较多的符合现代社会发展情形的案例。教材体系明晰，重点突出，技能训练操作性强。各高职高专院校在使用过程中可根据秘书工作的发展现状和教学需要，适当调整相关知识点和训练内容。同时考虑到国家有关部门经多年研究已确定了秘书岗位的能力要求，所以要求每部教材除了实现“能力本位”“工学结合”的特点外，在知识点的传授方面与全国秘书职业资格考试无缝接轨。同时，在每章后面增加知识拓展链接资料，有利于拓展学生的知识面，提升学生的综合职业素质。
本教材以项目化、任务驱动为基本特点，对传统教材进行了较大的改革，重在有效提升高校学生秘书职业综合素质和职业技能。2010年教材第一版正式发行。
本教材经过前期全国各地高校的广泛使用，普遍反映质量高，内容全，项目切合实际，并提出了宝贵的意见和建议。为满足广大高校师生的使用要求，编者对教材进行了全面的修订与更新，部分内容进行了完善，并增加了“保密工作与安全管理”模块。修订后的教材分为八大模块，教材编写分工如下：
杨群欢（湖州职业技术学院教授）：主编，编写模块一、模块八以及模块四主要内容；
李强华（河北科技师范学院副教授）：第二主编，编写模块六内容；
樊旭敏（浙江经济职业技术学院副教授）：副主编，编写模块五内容；
王茜（湖南大众传媒职业技术学院教授）：副主编，编写模块三内容；
陈俊香（河北政法职业学院副教授）：副主编，编写模块二内容；
余红平（丽水职业技术学院讲师）：编写模块七主要内容；
郑雅君（河北科技师范学院副教授）：编写模块六部分内容。
由于教材编写时间紧，秘书工作发展变化较快，各位编者工作繁忙，教材难免还存在尚需不断完善和纠正的地方，敬请各位专家和同行提出宝贵意见。编者2015年6月模块一秘书职场概述第一部分秘书职场发展及其特点【知识目标】
了解秘书的定义、种类和角色，理解秘书工作的特点、内容和原则，对秘书和秘书工作有一个初步的认识。
养成秘书职业意识的重要性。【能力目标】
能区分不同类型的秘书，分别理解其作用。【案例导入】王秘书的一天
那是秋天的一个星期一，王秘书早早地来到单位上班。上周因办公室李主任要赶在星期日下午外出开会，他俩便在周末加了一天半的班，赶写好了领导交办的4位局领导的讲话稿，并交给张副局长审阅。今天上班时，王秘书便感到轻松，认为只要等张副局长审完稿，交文印室印发就没事了。但当到张副局长处取文稿时，张副局长却认为还要做些加工，增加一些内容，并要王秘书修改后再交他审阅。
王秘书回办公室赶紧修改。8点30分左右，赵副局长要王秘书去见他，说刚接到电话通知，市委督查组要求本周三上午下班前报送一份关于小康区建设的综合汇报材料。王秘书是2001年才来机关工作的，而小康区建设始于1996年，2002年基本建成，许多情况都不熟悉，必须查阅大量材料，并取得有关部门支持。王秘书接受了任务，立即打电话到有关部门索要材料，并亲自去档案局查阅有关资料。等他心中有了一点数，回办公室准备拟稿时，已经快11点了。当他撰写好提纲，到局长室请赵副局长审定时，却被一把手郑局长“逮”了个正着，郑局长要王秘书陪同，去基层看一看企业改制工作进展情况。他们先后看了5家企业，听取厂长汇报，深入车间听取意见，并具体了解生产与销售情况，对企业改制后的发展提出一些指导性的意见，这些王秘书都认真做了记录。
午餐后，王秘书将自己锁在办公室内，先就郑局长视察5家企业改制情况写了一篇通讯稿。接着修改张副局长要求审阅的4位领导的讲话稿，一直到下午2点30分才改好。王秘书把文稿交张副局长审阅，张副局长说3点钟有个会要开，他边开会边看文稿，要王秘书下班时去他那儿取文稿，连夜付印。王秘书把已写好的通讯稿交报社刊发后，回到办公室。接下来的时间，他根据自己收集到的材料，将赵副局长审阅过的提纲充实调整，并进行了必要的细化。他打算静坐构思，晚上动手一气呵成。下班时，王秘书取回张副局长的审定稿，赶紧交文印室印制，并组织了几位同事突击装订。待他吃过晚饭回到办公室要收看“新闻联播”时，“新闻联播”已经结束了。
王秘书泡了一杯浓茶，面对那堆尺把高的资料，专心致志地起草那篇大块头文章。初稿结束，已是次日凌晨3点钟。那种如释重负的感觉，至今都难以忘怀。
星期一从7点40分进办公室，到第二天凌晨3点，大约19个小时，王秘书都处于高度紧张状态。放在平时，肯定由李主任承担，而自己只是个配角罢了。但以后工作的经历却告诉王秘书，秘书这种“拼命三郎”式的工作状态实在是太正常了。
思考：
1．星期一对于秘书部门来说，有何特殊之处？
2．王秘书上班后共接受了哪些任务？说明了什么？
3．王秘书撰写小康区建设综合汇报材料前为什么要“查阅大量材料，取得有关部门支持”？
4．王秘书为什么不向一把手郑局长说明自己很忙，不能陪同？
5．王秘书撰写局长视察企业改制情况的通讯稿，有无领导安排？王秘书此举说明了什么？
6.19个小时连续工作，再加上前面一天半加班，这说明秘书工作在时间上有何与众不同？
（来源：杨群欢，秘书理论与实务[M]．北京：中国财经出版社，2005.）
提示：
思考以上这些问题，你是不是觉得秘书事务是一项细致、繁杂且要求很高的工作。其实，自从秘书产生以来，秘书的特点突显出自身的工作特点。我们可以先从秘书与秘书工作的发展来分析。第一单元 秘书职场发展沿革
秘书工作源远流长。如今，秘书已是我国党政机关、企事业单位普遍设置的一个职位，在世界范围内也是最常见的社会职业之一。秘书有各种类型，他们在各自的岗位上，按照秘书工作的基本原则，发挥重要的作用。一、秘书职业发展沿革“秘书”一词在我国由来已久，但在不同历史时期，其涵义有所不同。
据史籍记载，“秘书”一词在我国最早出现于汉代，最初的涵义不是指人，而是指物：一是指宫中秘藏之书。如《汉书· 叙传》:“博学有俊才……与刘向校秘书。”《汉书· 刘向传》:“诏向领校中五经秘书。”二是指用隐语预卜吉凶或未来作出预言的谶纬、图箓之书。如《后汉书· 郑玄传》:“遂博稽六艺，粗览传记，时睹秘书纬术之奥。”到了公元2世纪，东汉桓帝时，“秘书”一词才开始用来作为官员职务的名称。《文献通考》:“后汉图书在东观，桓帝延熹二年，始置秘书监一人，掌典图书、古今文字、考核异同”, “以其掌图书秘记，故曰秘书。”虽然这时“秘书”一词的涵义有了变化，由原先指物变为指人，但所指的人（即被冠以“秘书”称谓的官员“秘书监”），掌管的仅仅是朝廷的图书典籍而已，并未从事真正的（现代意义上的）秘书工作。东汉末年，曹操为魏王，设秘书令以“典尚书奏事，并掌图书秘记之事”。曹操不设尚书而设秘书令，目的是为了使他的中枢秘书机构的主管人员，在名称方面有别于东汉宫廷秘书机构主管人员，以避“篡位”之嫌。但他这样做的结果，实际上是由秘书令取代了尚书的职权，使秘书令不但掌管了“图书秘记之事”，还掌管了草拟奏章、发布政令之事。秘书令所掌管的这后一种职权，是以往任何一位曾被冠以“秘书”称谓的官员所没有的。因而可以说，曹操所设的秘书令，是我国历史上第一次出现的与现代“秘书”一词涵义基本相同的古代秘书官职。不久，魏文帝曹丕即位，“置中书令，典尚书奏事；而秘书改令为监”（《晋书· 百官志》），即将朝廷秘书机构的纳奏、出令之事，改由中书令掌管；秘书令改名为秘书监，并恢复桓帝时秘书监只掌管书典籍的职能。此后，历代封建王朝虽然大都设有名为“秘书”的官职（如“秘书监”“秘书郎”“秘书丞”等），但其职能主要是掌管图书典籍，都不是现代意义上的秘书。而那些替封建王朝真正从事秘书工作的官员，却不冠以“秘书”的称谓，而分别冠以“中书令”“中书舍人”“记室史”“掌书记”“主簿”等称谓。
真正使秘书这一职务具有现代意义的开宗，是孙中山领导的中华民国临时政府。当时政府实行总统制，下设秘书处，有秘书长一人，秘书若干；政府各部局也设秘书室、秘书科和秘书官；各省都督府也设秘书。这时的秘书才真正成为现代意义的秘书职务了。“秘书”这个字眼可以说是一个翻译名词，即英文Secretary。这一个词又是从罗马时代的Secretarius而来，意为守密的人（the keeper of secret）。
罗马帝国还没有建立以前，历史上就记载着这种为重要人物操作机要事物的人，有学问，类似今天的顾问。恺撒大帝与奥古斯身边都有这样的“速写员”；当时的贵族也都有自己的秘书。只不过这些秘书都是男性，通晓数种语言，而且受过通才教育。商业逐渐发达之后，产生了有权势、富贵的人，于是需要“机密”又“稳妥”的代理人来处理一些来往私密的函件。
到了15—16世纪，开始有所谓的国际贸易，秘书的地位也显著提升。到了19世纪80年代末期，由于“写字机”的发明，许多妇女因此有机会进入这一行。之后，随着工业革命诸多机器的发明，证明女性可以轻易地操作像“计算机”“电话”“打字机”这类科技产品，于是她们进入秘书学校，一时之间这项工作供不应求。
20世纪30年代以后，男性秘书逐渐减少，女性秘书取而代之。今天的秘书，已非仅做些“秘”“书”的工作，她们写信，开会，运用电脑软件，从事资讯管理，与员工、顾客沟通，维持办公室运作，负责采购，甚至还要训练其他人，这样的一切，已经不再局限于“秘书”。
随着e时代的来临，在工作角色及内容，甚至头衔上，发生了快速地改变。传统“秘书”的角色将会消失，头衔也没入历史。取而代之的将是与行政相关的头衔，以便迎合更广泛的工作、更复杂的环境及更广阔的空间。
虽然“秘书”这个词早在两千年以前就出现了，但是由于各国国情不同和秘书服务的对象不同，以及人们对现代秘书职能的理解不同，因而对于“何谓秘书”即“秘书的定义是什么”这些问题，国外的一些秘书组织和我国秘书学的一些专家所作的阐释也各不相同。
国际秘书联合会对“秘书”下的定义是：“秘书应是主管人员的一位特殊助手，他们掌握了办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。”
美国全国秘书协会对“秘书”下的定义是：“高级官员的助手，掌握机关职责并具有不在上司直接监督下承担任务的才干，发扬积极主动性，运用判断力，在其职权范围内对机关工作作出决定。”
秘书“是社会主义国家工作人员的职务名称之一。其职责是协助领导综合情况、研究政策、密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书。”“秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等。”“秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。”“秘书是在管理系统决策者近身，以沟通信息、参谋决策、处理事务的综合职能，辅助决策者有效控制的工作人员。”“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。”“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。”
上述种种见解，各有其道理。比较起来，国内研究秘书学的一些专家对于“什么是秘书”所做的阐释，更符合我国现代秘书的实际工作情况。不过，近年来，由于我国的体制改革和经济发展，社会上出现了由私人出资聘用的秘书（如一些外资企业、中外合资企业、民办企事业以及专业户、个体户聘用的为私人服务的秘书），因而笼统地说我国现代的秘书都是“国家工作人员”“党政机关、企事业单位工作人员”，便在逻辑上犯了“外延狭窄”的错误。因此，我们认为，所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管指定的行政性任务的人员。二、秘书职业的类别
秘书是个统称。如果从不同的角度来划分，我国现代秘书可以分为以下不同的类别。（一）按服务对象划分
从秘书服务的对象来划分，可分为公务秘书和非公务秘书两类。
1．公务秘书 公务秘书是指为党政机关、军队、社会团体、国营（或集体）企事业单位服务的秘书。公务秘书是国家工作人员，由组织或人事部门选调，从国家或所在单位（集体企事业）领取工薪，在编制上属于所服务的机关或单位。我国的秘书人员，多数属于公务秘书，它又包括两类：（1）集体秘书。集体秘书是与专职秘书相对而言的。集体秘书是指为某一机关或某一单位的领导集体服务的秘书。我国各级党政机关、军队、企事业单位和社会团体的秘书，大都属于集体秘书。集体秘书所从事的工作，不是为某一个领导者服务的，而是为所在机关、单位的领导班子服务的。（2）专职秘书。专职秘书是指专门为某个领导、专家服务的秘书（有时也称为某某领导或专家的私人秘书）。专职秘书服务的对象虽然是某个领导或专家，但仍属于国家干部编制的工作人员，同样是从国家或所在单位（集体）领取工薪，这与私人出资聘用的私人秘书不同。
2．非公务秘书（私人秘书）非公务秘书是指由私人出资聘请并为聘请者服务的秘书。这类秘书又可分为外资企业秘书、中外合资企业秘书、中外合作企业秘书、民办企事业秘书、民办团体秘书、专业户或个体户秘书以及其他个人聘用的秘书等。这类秘书不属于国家编制的工作人员，其工薪由聘用者支付。（二）按从事行业和职能划分
按照秘书人员所从事的行业和职能划分，可分为八类。（1）业务秘书。中小企业最普遍需要的，就是业务秘书。他们是老板最得力的助手。在公司里负责商业书信往返、档案、电报、报关、押汇、验货等业务，以及接待客户，了解报价、推销等实际作业，通常独立工作。（2）一般秘书。一般秘书是指公务机关或私人机构中，主职为秘书的一般助理人员，负责打字、记录、整理、收发、档案及文书管理工作。其与私人秘书的主要区别在于主管不在时给予授权的程度，亦即其职务内之决定权不高。（3）法律秘书。法律秘书是指协助公司或主管处理法律问题的秘书，他必须熟知一般商业法律，如劳动法、公司法等法律和规章，尤需具有准确及谨慎的处事能力。（4）医学秘书。医学秘书是指在各医院或医学研究单位任职的秘书。这类秘书必须具备一些医学知识，了解专用医学名词，能协助医生照顾病人，了解病人心理，特别需要耐心、爱心和细心的人。（5）教育秘书。教育秘书是指在学校中，协助处理有关教学、教务等行政工作的秘书。这类秘书必须了解教育的原则及法令规章。多半由学校学生毕业以后直接担任。（6）广告秘书。广告与媒体单位，常雇佣这类负责宣传与公关工作的秘书。其本质虽为内勤，但亦常有接待客户或与业务性质有关的外勤工作。（7）工程秘书。工程秘书是协助工程师、设计师、建筑师等专业人士，从事技术研究或技术执行的秘书，需要具备一般工程的知识及专业用语。（8）演艺秘书。演艺秘书是需具备戏剧、舞台方面的学识与经验的助理人员，甚至须具备表演天分和能力。这类秘书专门为著名演员、电视电影公司、传播界、演艺团体工作。必须了解企划的过程，具备组织沟通的能力。（三）按工作内容划分
按照秘书人员所从事的工作内容划分，可分为文字秘书、机要秘书、信访秘书、通讯秘书、事务秘书、生活秘书。（1）文字秘书。文字秘书是指以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的一个机关或单位的“笔杆子”“秀才”。（2）机要秘书。机要秘书是指在党、政、军机关从事机密文电的翻译、处理及保管的秘书。机要秘书通常包括译电员、机要保密员等。（3）信访秘书。信访秘书是指办理人民群众来信工作的秘书人员。信访秘书的职责是通过办信、接访，沟通领导与人民群众的联系，加速政策的贯彻落实。（4）通讯秘书。通讯秘书是指负责管理通讯事务以及各种通讯设备（如电话总机、电传、传真等）的秘书人员。（5）事务秘书。事务秘书是指负责总务、后勤以及机关日常行政事务工作的秘书人员。（6）生活秘书。生活秘书是指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人员。生活秘书通常是专为较高级别的领导配备的。
按照秘书人员所从事的工作性质来划分，可分为党务秘书、行政秘书、军事秘书、司法秘书、外交秘书、新闻秘书、文化秘书、教学秘书、科技秘书等。（四）按职责范围和工作任务划分
我国党政机关的秘书，按照其承担职责范围的大小和工作任务轻重的不同，在纵向上分为以下三个层次。（1）高级秘书。高级秘书，是指秘书长、办公厅（室）主任。其职责是“参与政务，管理事务”，协助首长综合情况、研究政策、掌握机要、推行工作，以及主持日常行政事务工作等。他们是领导者的重要助手，有的人本身就是领导成员。如省、自治区、直辖市人民政府的秘书长，同时也是省、自治区、直辖市人民政府的领导成员之一。（参见《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各人民政府组织法》）（2）中级秘书。中级秘书，是指办公厅（室）主任及其下属的秘书处长或秘书科长、秘书股长、文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、收集和整理信息资料等工作。其工作效率，对领导者的决策有重要影响。（3）初级秘书。初级秘书，是指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事文件收发保管、打字、印校、接待、联络、会务工作和办理其他事务工作的人员。他们不一定有秘书的职称，但通常也被称为秘书工作人员。
国外秘书人员，根据各人承担责任的大小和资历等方面条件的不同，也在纵向上分为不同的层次。例如英国，把属于政府文官系统的秘书，分为行政级、执行级、文书级、助理文书级四个层次；日本企业界的秘书，则分为见习秘书、初级秘书、中级秘书、高级秘书四个层次。三、秘书工作的原则
秘书工作的基本原则，就是准确、迅速、求实、保密。
1．准确 准确，是对秘书工作质量的要求。秘书工作的准确性涉及的方面很多，概括地说就是：办文要准确，办事要稳妥，情况要属实，主意要慎重。秘书人员无论是为领导提供信息或向领导反映其他情况，还是协助领导起草文稿、审核文稿，都必须力求准确，数字要准确，时间要准确，概念要准确，名称要准确，不能使用“可能”“大概”“大约”“差不多”之类字眼；抄写、打印、登记文件，都应反复校对、核实；处理和传递文件，也不能写错、投错。有时一字之差，或者一个标点符号用错，便会造成严重后果。如果差错出在关键之处，影响就更大了。所以，干秘书工作这一行，必须具有认真的态度，踏实、细致的工作作风。由于秘书工作是领导工作的重要组成部分，因而秘书工作的准确性，也在很大程度上保证了领导工作的准确性，也保证了领导工作的正常运转。
2．迅速 迅速，是对秘书工作效率的要求。秘书工作应及时、高效，无论是办文、办事，绝不允许拖拉。凡是能在当天完成的，绝不拖到明天；凡是能在1小时内办完的，绝不延至1小时以后。领导已经作出的决定，要及时传达下去；下面反映的情况、意见，要迅速向领导部门反映。
秘书人员是秘书工作的主体。秘书工作若要做到迅速，首先，秘书人员必须具有很强的工作责任心，要坚决反对拖拉、懒散的工作作风；其次，要建立科学的工作制度，合理地安排各项工作，尽量减少环节，简化程序。此外，还要改善工作手段，尽可能使用先进的技术设备，提高工作效率。
3．求实 求实，是对秘书工作的基本要求。秘书工作必须尊重客观事实，不仅不能脱离社会实际，而且更不能为了个人或小团体的利益而弄虚作假。秘书工作是为领导决策提供依据，必须做到实事求是，否则就会造成领导工作的失误，甚至严重损害党和国家的声誉。
求实的要求是：一是一，二是二，老老实实，不夸大，不缩小；切忌脱离实际、主观臆断、弄虚作假、谎报情况；不能夹杂个人情感，报喜不报忧，甚至捏造事实。
4．保密 保密，既是对秘书人员的要求，也是秘书工作的基本原则。秘书人员经常接触党和国家的一些机密文件，经常参加一些重要会议，了解不少重要机密，包括秘密文件、资料、机要电文以及领导人的重要活动安排等，如不注意保密，一旦泄露，就会造成严重的损失。因此，秘书人员一定要遵守保密纪律，认真做好保密工作。四、秘书工作的主要内容
秘书工作有广义和狭义两种。广义的秘书工作即秘书部门的工作，也称办公室工作；狭义的秘书工作是指由正式秘书部门的人员所承担的工作，即人们通常所说秘书业务工作。
广义的秘书工作，其主要内容归纳起来有以下几个方面：
第一类是事务性工作，包括处理信件、接听电话、撰写公文、管理档案、收发公文回复E-mail、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并记录、安排差旅；
第二类是管理性工作，包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等；
第三类是沟通支援性工作，包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作、其他主管临时交办的事项。
以上是广义的秘书工作内容，也即秘书部门的工作内容。当然，并非每一个秘书人员都要承担这些工作。层次较高的机关、单位，秘书部门工作量大、责任重，人员也多，分工就细一些；基层单位的秘书部门，人员少、工作面广，秘书人员便样样要干、样样要管。另外，工商企业单位、文化科研机关、学校、军队、社会团体的秘书工作也各有自己的特点和不同的侧重面。
目前，层次较高的机关、单位，有些属于广义的秘书工作已从秘书业务部门（秘书科、秘书处、秘书局）划分出去，另立工作部门。如档案部门专门负责档案管理工作，信访部门专门负责人民群众来信来访工作，总值班室专门负责值班和部分事务工作等。这样一来，剩下的起草文件、处理文电、办理会务、收集信息、调查研究、查办催办、管理印信等，就成了秘书业务部门（秘书科、处、局）和秘书人员的基本工作，即狭义的秘书工作。五、秘书工作的基本特点
秘书工作的性质与任务，决定了秘书工作具有下列特点。
1．从属性 从属性是现代秘书工作最根本的属性和特点。这是因为：第一，秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总是围绕领导工作而开展的，领导工作涉及哪里，秘书工作的范围就必须延伸到哪里；第二，秘书在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张、自行其是；第三，秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些会议，与领导者共同研究各种有关问题，但秘书人员在会上只有发言权，而无表决权。
秘书工作的从属性，是与领导者的“主导性”相对而言的。领导是决策管理的中心，处于主导地位；秘书机构是协助决策管理中心的辅助机构，处于从属地位。因此，秘书人员应听命于领导，不折不扣地完成领导交办的事务。但是，秘书人员听命于领导，并不等于对领导者只能唯唯诺诺一味盲从，而应本着对工作负责的精神，多思考、多作调查研究，一旦发现工作中存在的问题，就应及时向领导提出改进工作的合理化建议；对于领导者的某些失误与疏漏，也应及时予以提醒，并提出纠正与补救的办法，供领导者参考。这就是说，秘书人员在工作中应把“听命”与“劝谏”结合起来，即当“助手”，又当“谏官”。只有这样，才能真正起到辅助领导工作的作用。
2．被动性 秘书机构的辅助地位，决定了秘书工作的被动性。秘书工作的被动性主要表现为：第一，秘书工作是为满足领导工作活动的需要而产生和展开的，是受领导活动的制约和支配的。秘书人员虽然也有自己的工作计划或安排，不能脱离领导，但必须以领导的活动目标为中心，并根据领导工作的需要来订计划和作安排，不能脱离领导工作活动的需要而另搞一套。第二，秘书部门需要处理的许多日常事务工作（如处理来往公文、信件，接听电话，接待内外宾，以及处理某些突发事件等），往往预先估计不到，只能随机应变，来了什么文件就处理什么文件，遇到什么事或者领导叫办什么事就去办理什么事。这一类工作，大都是被动的，却又是秘书人员非干不可的。
秘书工作虽然具有被动性的特点，但这并不意味着秘书人员对工作只能消极应付，无所作为。其实，秘书工作的被动性也是相对的。秘书人员只要充分发挥自己的主观能动性，就能在常规工作中寻找到主动出击的突破口，及时向领导提供有价值的工作建议，在被动中争取到主动。譬如，秘书人员可以将深入基层调查研究所获得的重要信息，及时提供给领导，成为领导者进行工作决策的依据；秘书人员可以将从群众来信来访中发现的带有普遍性的问题，及时向领导反映，帮助领导纠正工作中的某些偏差；秘书人员还可以在认真分析、掌握规律的基础上，通过对下一步工作所进行的预测，及早提出工作中可能出现的问题，使领导者思想上有所准备，工作上统筹安排，做到防患于未然。总之，秘书工作在许多方面仍然有发挥秘书人员主观能动性的广阔天地；秘书人员也只有充分发挥自己的主观能动性，在被动中争取主动，才能当好领导的参谋、助手。
3．事务性 秘书工作绝大多数都是具体的事务工作，如收发文件、起草文件、打印校对、接听电话、迎来送往、布置会场、派车买票、安排食宿等，虽然很琐碎、很繁杂，但都需要秘书人员一件一件地去办。有人说秘书工作“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”，这两句俏皮话也说明了秘书工作具有事务性的特点。
秘书工作的事务性与思想性是对立统一的。从秘书工作的局部而言，具有很强的事务性，繁、杂、细、忙是其特点；从秘书工作的整体而言，则具有很强的思想性，因为它在协助各级领导机关制定和贯彻各项方针政策方面负有重要的责任。而且，秘书工作的事务性与思想性是互相渗透、相辅相成的。在平凡、琐碎的事务性工作中，往往蕴含着内在的思想性。只有搞好事务工作，使本单位内部的秩序井然，与外单位联系的渠道畅通，才能使领导机关的工作正常运转，使领导者从日常事务工作中摆脱出来，集中时间和精力想大事、干大事。因此，秘书人员要正确对待事务性与思想性的对立统一，充分认识事务性的意义，踏踏实实地做好每一件事务工作。
4．综合性 由于秘书机构是综合性办事机构，秘书工作也就具有明显的综合性。秘书工作的综合性具体表现在以下三个方面：第一，秘书工作的内容纷繁复杂，且涉及本机关的全部工作。机关、团体、部队或企事业单位的每个职能部门（如组织、人事、宣传、保卫、财会等），都只担负某一方面的工作，各司其职；而秘书部门则必须在全局范围内为领导提供帮助和服务，凡是领导抓的工作，秘书人员都要了解、辅助。第二，秘书部门处于机关的枢纽地位，担负着沟通上下、联系左右之责。秘书人员经常要按照领导者的指示并在领导者的授权下出席各种会议或进行各方面的协调工作（如协调本单位各职能部门之间的关系、协调本单位与外单位的关系等）。第三，秘书人员在办文、办会和向领导反映情况以及处理日常事务性工作时，必须对各方面情况进行综合，才能有效地为领导者提供帮助和服务。譬如，根据领导者的意图草拟公文，不能只是简单地照搬领导者口授的每一句话，而应该在忠实于领导行文意图的前提下，综合各方面情况（包括上级或下级发来的有关文件内容、受文单位的实际情况等），并按照行文的规则下笔；再如，为领导提供各种信息，就需要对所收集的原始信息素材进行加工处理、综合分析，以便去伪存真、去粗取精，确保信息的真实性、准确性和全面性。至于处理各种日常事务性工作，也要先进行综合分析，然后按照其轻重缓急分别予以处理，才能做到及时、稳妥、有条不紊。六、秘书工作的作用
在现代社会中，由于人们社会活动的范围越来越大，现代管理工作日趋复杂，因而秘书工作的作用比过去显得更加突出。现代秘书工作的作用，归纳起来，主要有以下几个方面。
1．枢纽作用 在现代社会中，各级各类机关的秘书部门，都处于本单位领导机关之下、各个职能部门之间的中心位置，是领导进行管理的中介环节和中枢机构。因此，现代秘书工作具有沟通上下左右、联系四面八方的枢纽作用。
现代秘书工作的枢纽作用，具体表现在纵向与横向两个方面。从纵向上说，秘书工作起到了承上启下、上传下达的作用。这是因为，秘书部门是上下左右的各种情况、资料、函件、信息的集散地。上级的指令大都通过秘书部门下达，下级的意见大都通过秘书部门上报，各方面的信息也大都在秘书部门加工处理，并通过秘书部门周转。总之，秘书部门是文件吞吐、信息集散、内外联系的总渠道。从横向上说，秘书工作起到了平衡、协调内外各种关系的作用。秘书人员常常在领导的授权之下，运用各种有效的方式和手段，在单位与单位、部门与部门、个人与个人之间，进行联络、沟通、平衡、协调，使彼此之间消除隔膜、化解矛盾、密切合作。这种对内对外进行平衡、协调所获得的良好效果，正是由于发挥了秘书工作的枢纽作用。
2．参谋助手作用 领导者的主要职责在于决策和管理。秘书人员在协助领导决策和管理时，既要为领导办事，当领导的助手，又要为领导出谋划策，当领导的参谋。因此，秘书工作既有助手作用，又有参谋作用。
秘书工作的参谋助手作用，贯穿在秘书人员辅助领导工作的整个过程中。具体说来，主要体现在以下几方面：第一，秘书人员要为本单位某一时期的重点工作、重要会议或重大活动制定出具体的措施、步骤，供领导参考；第二，秘书人员要将各种重要信息提供给领导，作为领导进行决策的依据；第三，秘书人员要经常主动协助领导制定工作规划、计划以及各种政策、法令；第四，凡是需要领导批示的文件，秘书人员不仅要及时呈送给领导，而且要事先提出一种或几种参考性的处理意见，供领导选择；第五，秘书人员在替领导办事时，为了把事情办得更好，常常要提出一种或几种办理的方案，供领导定夺。
3．形象作用 人们常常把秘书部门称为“关口”或“窗口”。所谓“关口”，是指在一个机关里，秘书部门要负责把住文字关、用印关、保密关等。因为各种文件、信息的上传下达大都要经过这里传递和输送。所谓“窗口”，是指内外联系、群众来信来访、各方来人洽谈业务或协调工作等，大都由秘书部门出面办理。人们从秘书部门工作态度的好坏、办事效率的高低，大致可以看出一个单位领导机关工作作风的优劣及领导水平的高低。这就是说，秘书工作能使人“窥一斑而知全貌”，具有门面作用。因此，秘书人员一定要牢记自己是代表本单位领导办事的，必须时时处处注意自己的一言一行，应以良好的工作作风和办事的高效率、高质量，为本单位树立良好的形象，真正全心全意为广大人民群众服务。
随着新技术革命的到来，秘书工作将发生巨大的变化，新技术革命将把电子计算机和现代化的文字处理机、现代化的通讯技术、现代化的音像设备结合起来，迅速有效地传播、存储、处理各种信息以及处理各种文字工作，新技术革命将对秘书工作的作用产生巨大的影响。【实训】经典案例认知分析
一、训练目标
通过案例分析与训练，熟练地掌握有效发挥秘书作用的技能。
二、训练方案与要求季市长与他的秘书
与季市长接触过的中外朋友，没有一个不敬佩他学识渊博。和他见面后，文学艺术家会把他看作知己；工程技术专家把他看成同行；井下工人和他见面后说他是贴心人；种地的老农乐意与他扳着手指谈收成；就连那些在自己研究领域里痴迷的“怪人”，也会与季市长有共同语言。不少人称季市长是全才、天才。只有他的妻子知道，老季不过是比别人勤奋些的凡人。这位出了名的、勤奋的凡人后面，还有一个不出名的、更勤奋的人——市长的秘书老许。
季市长上任伊始，就发现办公厅秘书处老许学识渊博，功底深厚。俄罗斯曾派出一个宇航科技代表团来市里访问。市长要出面接待，许秘书为此准备了谈话提纲。会谈中，季市长不仅对世界宇航领域的发展状况作了透彻的分析，而且展望了未来的发展，对人类共同开发宇宙资源提出了一些很有见解的看法。那些宇航专家一个个伸出大拇指赞不绝口，说季市长的见解精辟，有独到之处，对宇宙尖端科学了解如此深刻的政府官员是不多见的。后来，季市长又接见了一个考古代表团。季市长从许秘书准备的材料中，不仅掌握了本省本市的古文化遗产，而且对我国最新考古成果也了解得比较全面，特别对该考古代表团成员的成果都知晓得十分具体。有位专家私下问旁人，季市长是否是考古学者出身？当他得知市长原来是搞建筑的专业人员时，惊奇得目瞪口呆。
一天，日本一个建筑代表团要来访问。季市长认为自己是搞建筑出身，又当城建系统领导多年，对建筑行业的情况比较了解。因为工作忙，所以没有去看许秘书为他准备的资料。结果，在会谈中客人问起中国园林建筑各流派的艺术风格时，季市长一时难以说清楚。好在许秘书在座，礼貌而自然地接过话题，既回答了客人提出的问题，也顾及了领导的威信。从那以后，市长每天下班总要看看办公桌有没有许秘书留下的资料。如果有，他一定要带在身边。哪怕工作到深夜，他也要把许秘书留的资料读完、记住。
前不久，许秘书积劳成疾住院了。恰巧这时美国生物代表团前来访问。市政府办公厅为了搞一份市长参考资料，请来了高校和科研单位的水生物方面的专家，结果搞了两天因意见不统一而写不出一份材料来。明天就要与美国朋友会谈，市长下班时习惯地看看自己的办公桌，只见一份水生物研究方面的综合资料，照例已放在那儿。许秘书病中还没有忘记自己的职责。第二天，那些专家们没写出综合材料，办公厅只得安排他们一起出席座谈，以便帮助领导回答专业性很强的问题。没想到市长谈吐自如，旁征博引，毫无外行窘态。不仅美联社专家对市长的学识感到吃惊，连本市的学者也大为赞叹。
老许与市长配合了四年，市长的书籍和资料增加了五倍。市长升任省长后，每晚睡觉前看第二天需要的资料的习惯没变。秘书已经退休了，但被他画着各种符号的各类资料，还经常在原任市长、现在的省长的手中、枕下和书桌上。
思考：（1）通过案例分析，如何理解市长夫人对市长的评价：“老季不过是个比别人勤奋些的凡人。这位出了名的勤奋的凡人后面，还有一个不出名的、更勤奋的人——市长的秘书老许。”（2）从案例中可以看出许秘书在幕后的辛勤工作，对领导人季市长起了哪些积极的作用？（3）若你担任市长秘书，要产生像许秘书这样有效的辅助效果，你将做哪些方面的准备？第二单元 秘书职场特点分析
我国现代秘书事业经过三十多年的发展有了明显的变化！由传统秘书传、帮、带的培养模式到现代秘书职业教育的迅猛发展；从传统秘书知识和能力的低学历到现代秘书队伍的本专科化；从传统秘书知识能力的技能低到现代秘书队伍素养的极大提高；从传统秘书“半路出家”当秘书的就业模式到现代秘书的职业资格考试制度；从传统秘书的手工操作到现代秘书工作的办公自动化，等等。
纵观国际秘书职场，如今越来越多的秘书已经承担起了管理甚至决策的任务，尤其是那些工作在企业或单位管理者身边的秘书。英国现在出现了“executary”一词，是“executive”（执行者）和“secretary”（秘书）两个词的混合体。这个词很好地描绘了现代秘书这个多面手的特点。据西班牙网络杂志secretariaplus.com进行的民意测验显示，西班牙50%的秘书希望自己在工作中能扮演领导助手的角色，43%的秘书有硕士学位或者有多个硕士学位。这不只是单纯的形象问题，也是秘书这一职业随着时代发展而发生的变化，秘书希望自己的工作能得到更多认可。今天的秘书已经不再是以往的“全能女孩”，不再是那种把咖啡送到上司面前，只会“听指示、做记录、保持沉默”的温顺雇员。现在的秘书可以承担各种复杂的工作，他们也已经为此做好了准备。西班牙阿拉贡职业秘书联合会主席多洛宙斯· 贝尔加表示，秘书这个职业“无论在职业角色还是工作条件和工具方面，都已经发生了重大的变化。现在我们要处理电子化的信息、组织视频会议、操作因特网……多年前的秘书只是一个电话接线员、文书速记打字员，而现在的秘书已经开始在公司或单位中扮演重要的角色，秘书甚至还拥有了某些事务的决定权。秘书要比上司更了解公司和企业”。一、新时期秘书工作的基本特点
一是智能服务，这是职能范畴的不同。传统秘书的职能范畴除文书撰拟是比较高层次的服务外，其他的服务大多都是低层次的事务性服务。比如文书的办理整理、立卷归档、会议的组织、接待工作、值班工作、信访工作、印信管理、车辆调度、后勤服务等。被社会公众看作是抄写的、跑的、办事、打杂的。随着社会的发展，这种职能范畴已远不能适应时代的发展和满足领导工作的实际需要。社会呼吁有思想、懂管理、能参谋的高级智能型秘书人才。因此，为适应时代发展的潮流，满足领导工作的实际需要。秘书的职能范畴必须做出相应的调整。现代秘书理论告诉我们：现代秘书的职能范畴是在传统的事务性服务基础上，进一步加强秘书职能服务的职能。职能服务是现代秘书与传统秘书的根本区别，现代秘书职能范畴中最高级的职能。它是以调查研究为方法，以信息工作为基础，以参谋咨询为方式，以辅助管理、辅佐决策为根本内容的。
二是主动服务，这是工作方式的不同。秘书工作具有突出的被动性，这是与生俱来的，不容置疑的属性。因为秘书活动不是一种独立的职业，它依附、受制于领导活动。但是现代秘书理论告诉我们：秘书活动包含主动与被动这一对基本矛盾。传统的秘书侧重于被动性服务，领导让干什么就干什么。而现代秘书则强调秘书主动性、创造性地开展工作。主动性服务是现代秘书与传统秘书的又一个重要区别，是现代秘书应有的新的工作方式，可以这样说：秘书被动性做好了，只能是一个称职的秘书；如果能主动地提供服务，就是一个优秀的秘书。
三是现代技能性服务，也是转型时期秘书工作的新特点，这是工作手段的不同。秘书工作包括许多技能：如计算机操作、交际礼仪、录音、录像、电传、电子商务等。这就要求秘书必须接受大学专门系统的学习才能入门，而一般秘书是很难真正掌握的。当然，技能不只是具体技术，技能中也有理论，甚至有高深的理论。一个现代意义上的秘书，必须掌握这些技能。
四是较高的法律素质。秘书应紧跟我国法制建设的步伐。不断提高自身的法律素质，凡事虑及法律，遵循法律，这样才能成为一名优秀的秘书。杜绝在辅助和处理日常事务的过程中出现的以政策代替法律、以领导之言代替法律，借自己的特殊地位超越法律办事，为自己的利益忽视法律。这不仅扭曲了现代秘书形象，也损害了领导威信，这也是党纪国法所不容的。
智能服务、主动服务、现代技能性服务、有较高的法律素质为领导服务是新时期秘书工作的新特点，也是现代秘书的重要标志。所以，在新时期，领导应树立秘书观念，重新认识秘书的现代职业价值，深入挖掘现代秘书潜能，充分利用现代秘书智能资源，为秘书工作者提供一个良好的职能环境：一个智能服务的广阔空间，一个施展才华的大舞台，秘书工作者也应与时俱进，自觉地运用“三个代表”思想武装自己的头脑，不断提高自身素养，树立智能服务、主动服务意识、现代技能性服务意识，有较高的法律素质为领导服务，为新时期的领导工作提供更高级、更全面、更科学的智能服务和主动性服务，使我国的现代秘书事业走上健康发展的道路。二、我国当代秘书工作发展的基本趋势
就全世界而言，秘书工作不仅存在于政府机关和企事业单位，而且遍布于社会各个行业。我国进入WTO后，随着社会主义市场经济的发展，秘书工作也加速了与国际接轨的进程，其发展趋势为：（一）职场任职资格化
秘书的任职资格，是指从事秘书活动应具备的条件和身份。由于长期缺乏规范化的职业资格鉴定制度，这支庞大的就业群体一直处于“无照经营状态”。因此，秘书职业一直没能得到社会的公正评价。值得庆幸的是，我国目前已对秘书实行了职业准入制度，拥有秘书职业资格正成为进入这一行的必要条件。实行秘书职业准入制度的优势主要体现在以下几个方面：
第一，任职资格化有利于提高秘书队伍的整体素质。我国现行的秘书资格审核制度由权威机构把关，有全面的考试内容，加之严格的考核办法，对我国秘书人员整体素质的提高起到十分重要的作用。
第二，任职资格化走出了与国际接轨的坚实一步。西方很多国家很久以前就对秘书人员的从业资格进行了规定，在这方面我国起步相对较晚。我国目前的职业准入制度在考虑国情的同时，也一定程度地借鉴了西方发达国家的经验。如考试级别、模块和内容的设置等逐渐与国际接轨。这种做法不仅大大缩小了我们与发达国家之间的距离，也方便了我国与世界其他各国之间的交流。除此之外，为了便于国际间的合作与磋商、协调与互利，我国还积极引进了一些国外职业鉴定机构授权开设的秘书资格证书考试。
第三，任职资格化为志愿从事秘书职业的人们提供了平等的机会。在实行任职资格化之前，对秘书的任用没有统一的标准，主要依据是领导者的好恶，随意性较大。很多有专业才能的人未能被任用，降低了我国秘书工作的效率和质量。目前，只要是具备报考条件并经考试合格的人，均有机会获得秘书从业资格。（二）秘书工作职业化
秘书工作职业化，是指秘书人员所从事的工作相对稳定，并成为他们的主要谋生手段。对社会而言，秘书工作的职业化是社会经济发展到一定程度的标志；对领导而言，秘书工作的职业化是领导管理工作科学化的标志；对秘书本人而言，秘书工作的职业化是其职业意识强化的标志。
我国当前的秘书工作职业化可分为两种类型：职业路线型和产业路线型。第一，职业路线型。秘书有多种层次和级别，秘书的职业路线就是指秘书遵循由低级到高级这样一条循序渐进的道路而逐步走向成功。在这一过程中，秘书的工作经验会不断增加，如协调公关、策划参谋等各种能力会获得很大提高。第二，产业路线型。目前实行的资格鉴定制度为秘书产业提供了难得的机遇。产业路线又可以分为培训之路和服务之路。所谓培训之路，是指开办秘书培训班，对各级各类秘书进行系统培训，或者根据自己的经验出版各类秘书书籍，以此为生。所谓服务之路，是指成立面向社会提供秘书有偿服务的民营机构。（三）办公信息自动化
办公信息自动化，简称办公自动化，是指将现代化的技术和设备运用于办公活动中，使办公活动实现科学化、自动化和信息化，从而最大限度地提高工作效率和质量。办公自动化主要包括三方面内容：一是人，即秘书人员应具有现代化的思想和技术；二是信息，办公活动就是对各类办公信息进行收集、存储、处理和传送的过程；三是科学的工作程序和先进的办公设备。以电子计算机为中心形成的信息处理系统，就是办公自动化的标志。办公自动化已对秘书工作产生了巨大的影响。第一，有利于提高办公效率和办公质量。实现办公自动化后，计算机不仅可代替传统纸笔，还能及时进行修改，在大大提高书写速度的同时也提高了工作质量。第二，办公自动化有利于提高秘书人员的综合素质。目标是实现机器与机器、机器与环境之间的综合统一。因此，要实现办公自动化，秘书人员就必须要严格要求自己，使自己的思想观念、心理结构和业务素质都能紧跟时代的发展。第三，办公自动化有利于促进秘书工作规范化。办公自动化要求秘书必须按照办公自动化系统规定的程序、格式来处理大量事务，如统一收件、办件、发件等。这样工作起来不仅更具规范性，也较轻松。
当今社会信息高度发达，计算机多媒体技术和网络通信技术飞速发展，谁能以最快捷的方式获得信息，谁就能在信息社会中占有先机。网络化时代的到来以及知识经济的到来，对秘书工作形成了一股强大的冲击波，对秘书任职资格提出了新的挑战。新时期的秘书要善于通过互联网了解国际局势、国内新闻，搜集有关政务信息；要积极适应电子商务时代的到来，及时把握瞬息万变的商机，为发挥参谋助手作用积累丰富的素材；要树立信息化意识，积极培养自己的信息敏感性，随时随地捕捉有利于工作的信息，并及时把处理后有价值的信息提供给领导；要主动了解计算机、网络的发展状况，捕捉最新技术用于秘书业务之中；对日新月异的知识和汹涌而来的科技革命浪潮要有所认识；要精通现代化办公设备，这将对领导决策大有裨益。秘书还要了解与WTO有关的各项法规制度。如：世界贸易规则的框架体系，世界贸易规则的特殊条款，世界贸易规则的行业规范体系。只有具备新知识结构的秘书，才能在复杂的国际、国内经济环境中，利用有利条件，转化不利因素，辅助领导做正确决策。（四）知识结构专业化
新时期的秘书除了应具备社会科学、自然科学等最基本的知识外，还应掌握与工作相关的专业知识。秘书的专业知识包括两个方面：第一，每个秘书人员都应具备的秘书业务知识。它包括文体写作知识、档案管理知识、调查研究知识、信访工作知识、会务组织知识等。不掌握这些知识，就不具备从事秘书职业的资格。第二，秘书人员所在单位和部门的专业知识。这一层次的知识因秘书服务对象的不同而有所差别。每个行业都有自己的行业知识，如果一个秘书对自己所服务的单位或部门的行业知识不甚了解，必定不能胜任工作。比如，政法机关的秘书应精通法律知识，教育机关的秘书应熟悉教育，零售行业的秘书不仅要善于公关、协调，还要掌握市场营销方面的知识，懂得
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