作者：张东
出版社：大连出版社
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新世纪高职高专精品教材·秘书专业 商务秘书实务试读：
前言
随着我国市场经济的逐步发展和完善，商务秘书越来越受到众多企业的青睐。近几年来，国内众多的高职院校陆续开办商务秘书专业，培养和造就应用型商务秘书专门人才。秘书作为一门职业，有其自身的特点和工作规律，也有其特定的工作程序和内容。“工学结合、校企合作”是近一段时间高职教育人才培养的基本手段，要实现这一理念就必须对传统教材模式进行改革。于是理论和实践一体化教材便应运而生。
贯彻“工作过程系统化”的课程设计思想，借鉴澳大利亚TAFE教材体例，全面体现商务秘书工作流程，尽量用操作性的表述、丰富的图片、大量的活动、鲜活的案例来代替冗长枯燥的理论表述，是本书编写的初衷和想要向读者朋友展示的特色。
商务秘书工作与传统的行政秘书工作在内容上有着怎样的联系和区别，是目前秘书学界尚有争论的热点问题。编者对此做了专门的调研和艰难的思考，最终决定采用以传统秘书工作“办文、办会、办事”为专业主线，以秘书商务形象设计、商务基础礼仪、商务沟通和商务活动为商务主线的内容体系。
本书力图真正做到理论和实践一体化的教学改革，在确定出的八个能力单元下分别设置了单元能力标准和情景任务。对于每一个任务都通过课堂活动、课堂练习、知识链接、同步案例、单元技能测试表和课程评价表等方式将繁杂的秘书学理论和秘书工作原理通过学习型任务的完成表现得具体化和条理化，在丰富的实践活动中又使学生兴趣盎然地熟悉了操作技能。
本书由重庆城市管理职业学院张东副教授编著。本书在编写过程中参阅了大量文献，或在文中列出，或在书后参考文献中说明，在此深表感谢。
本书同时配有网络教学资源包（章后习题答案，模拟试卷及答案，教学电子课件等），请相关任课教师发送邮件至zxd@dlmpm. com免费索取。
受本人的学识、经历和时间所限，本书在知识、内容和结构上都还有很多的不足，请读者朋友不吝赐教，提出宝贵的批评意见。张东于重庆大学城2010年8月第1单元秘书职业认知单元能力标准任务1.1认识秘书职业【情景任务】
重庆中钢投资（集团）有限公司是一家集投资、能源、矿产、金融、房地产、建筑装饰等产业的开发投资与经营管理为一体的大型综合性现代化联合企业。集团总部位于重庆市高新区，下设的多个生产、经营机构，遍布全国各大省、市以及包括中东地区在内的境外城市。中钢投资集团拥有西南地区最大的能源、矿产、冶金炉料、金属加工基地。自成立以来，集团坚持“以人为本、诚信立业”的经营宗旨，秉承“敬业、务实”的企业精神，“严格要求自己，真诚回馈社会”。通过不断的改革和创新，已成为西部地区乃至全国最具发展潜力的联合化集团企业。中钢投资集团重视人才的培养与团队建设，机制灵活、管理高效，拥有一支团结实干、锐意进取的高素质人才队伍。重庆中钢投资（集团）有限公司要招聘总经理助理1名，办公室文员3名。
职位要求：（1）具有良好的职业道德，具有亲和力，做事认真，沟通能力强；（2）熟练使用office办公软件；（3）写作能力强，有一定的文字功底；（4）形象气质佳，身高160cm以上。
工作任务：
分组模拟招聘与面试。
秘书面试参考题目：（1）××，感谢你来我公司面试，可以谈谈你的成长经历或是家庭背景吗？（2）××，你想应聘秘书工作，请你简要说明一下你在秘书工作方面具备的专业技术，好吗？（3）××，能否告诉我你为什么要到我们公司应聘秘书？（4）××，这次我公司是招聘××秘书，这方面你有什么专业知识？（5）××，你认为一个合格的秘书应有哪些特质？（6）你认为秘书应如何与上司处理好关系？（7）你如何看待你以前的工作？（8）你认为你在哪些方面有缺点（工作中的）？（9）我们公司也不苛求完美无缺的职员，你对薪金有何看法？（10）请问你对加班有何看法？你知道什么是秘书职业吗？商务秘书人员应该具备哪些知识和能力？1.1.1 商务秘书的兴起
1）秘书的概念及其分类
在我国古代，最早从事类似于秘书工作的人不叫秘书，而是“巫”，其职责是在部落首领身边从事占卜与祭祀工作。在我国，“秘书”一词最早出现在汉代，其含义是指宫中秘藏之书，具体是指藏于皇宫中的经籍和谶纬之书。如《说文》:“秘书曰：日月为易。”段玉裁注：“秘书，谓纬书。”《汉书·叙传》的记载：“（班）游（班固之祖父）博学有俊才……与刘向校秘书。”《后汉书·郑玄传》:“遂博稽六艺，粗览传记，时睹秘书纬术之奥。”到东汉桓帝时，朝廷始设“秘书监”，掌管朝廷的图书典籍，相当于现在国家图书馆或档案馆馆长，这时“秘书”的含义已经由指物转向官职的名称。东汉末年曹操始设“秘书令”，负责草拟奏章、发布政令及“图书秘记之事”, “秘书令”具有了当今秘书工作的一些职能。后来历朝历代从事秘书工作的官员分别冠以“中书令”、“中书舍人”、“记室史”、“掌书记”、“主簿”、“翰林学士”等称谓。直到孙中山领导的中华民国临时政府时期，总统下设秘书处和秘书长，各局、部及各省都督府也设置了相应的秘书部门和官职，就此形成了现代意义上的秘书和秘书工作。
在我国现阶段，主要是20世纪80年代以后，秘书的内涵由传统的行政职务扩大到具有职业特点的一种广泛的从业人员，秘书的含义越来越接近西方工商社会中的秘书。1998年8月，“国际职业秘书协会”更名为“国际专业行政协会”，对秘书的定义为：“所谓专业秘书，乃是一位办公室内特定主管的助手。其任务是在认可的职权范围内，不必经过直接的督管，就能运用办公室的工具设备，从事该主管指定之行政性任务。”国际秘书联合会对秘书的定义为：“秘书应是主管人员的一位特殊助手，他们掌握办公室工作技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示其主动性和正确的判断力，并在所给予的权力范围内作出决定。”
1998年5月，国家劳动部（现劳动和社会保障部）在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”定义为：“专门从事办公室程序性工作，协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及实施提供服务的人员。”我国资深秘书训练专家谭一平先生认为，秘书是为上司创造最佳决策环境的人。
综合以上定义，本书认为，秘书是以辅助决策、综合协调、沟通信息为主要职能，以办文、办会、办事等为主要工作内容，直接为领导（上司）提供辅助管理、综合服务的职业人员，是领导（上司）的参谋和助手。
可以从多角度、多层次对秘书进行分类。
根据秘书的来源与服务对象划分，可以分为公务秘书和私人秘书两类。公务秘书是指在党政军机关、人民团体和国有企事业单位担任秘书工作的公务人员。它又可以分为两小类：一类是为整个机关单位领导层的领导工作服务的集体秘书，我国各级党政机关、军队、企事业单位和社会团体的秘书，大都属于这一类型；另一类是专为某一高级领导人、专家个人服务的秘书，属于国家干部编制的工作人员。私人秘书是指由私人出资聘请又为该私人或其企业服务的秘书，这类秘书不属于国家编制的工作人员，其薪酬由聘用者支付。
根据秘书工作的性质划分，可分为党政秘书、企业秘书、商务秘书等。
根据秘书的业务内容划分，可将秘书分为行政秘书、机要秘书、事务秘书、信访秘书、外文秘书、会议秘书等。
2）秘书职业
在当今世界范围内，秘书已成为最广泛的社会职业之一。秘书职业是指秘书人员服务社会所从事的相对稳定的并以此作为主要谋生手段的工作。（1）秘书是一种社会职业。一个职业实现职业化必须要有较为稳定的市场需求，要有清晰的工作内容和职责范围，有自己特定的工作规律和方法，有人才培训的体系和措施等。
秘书职业化是现代社会职业分工的必然结果。秘书工作已经形成了自己独特的职业特征和工作规律，有了明显的专业化范畴。秘书学科体系已初步形成，秘书群体已规模化并日益扩大。在西方国家，具有现代意义的职业化秘书工作，是伴随着资本主义生产方式的出现而产生的。1942年，美国成立了国家秘书协会，规范了秘书职业的行业标准，标志着美国秘书工作开始走上了职业化的轨道。1981年4月，“美国国家秘书协会”更名为“国际职业秘书协会”，共有30多个国家的秘书组织加入。协会将每年4月的最后一周定为“秘书周”，并将该周的星期三定为“秘书节”，此举大大推进了国际秘书职业化的进程。我国秘书的职业化大体可以分为两个阶段：第一个阶段是1980年至1997年，这个阶段主要是秘书职业化的形成阶段。20世纪80年代初期在我国一些高校里开设了秘书专业，开始了对秘书工作的专门研究，为社会培养现代秘书人才。80年代后期至90年代初，随着我国市场经济的建立和完善，秘书工作开始渗透到各行各业，这时秘书不仅是一种行政职位或行政职务，而且真正成为一种社会职业。第二个阶段是1997年以后，这个阶段主要是秘书工作职业化的确立时期。1997年11月，国家《秘书职业技能标准》和国家《秘书职业技能鉴定规范》颁布试行。1998年6月，国家劳动和社会保障部发布了《秘书职业资格培训工作方案》，并在北京、上海等10省市进行秘书职业资格培训和鉴定的试点工作，这些举措标志着我国秘书职业开始走上规范化道路。（2）秘书职业是现代社会中前景广阔的现代服务业。秘书这一职业不是直接生产或加工物质财富的第一、第二产业，而是以为领导提供智能服务为主要工作内容的职业，其职业完全依赖于领导工作而存在。所以，秘书职业是现代社会中前景广阔的现代服务业。它是以其处理文书、事务、信息咨询的知识与能力以及管理能力为社会服务的。随着社会分工的细化和信息的高度发展，为了提高工作效率，人们必须做自己最擅长做的也是最核心的事情，而把不擅长的、非核心业务委托他人来做。秘书服务正是这种专业化分工的结果。现代社会是一个以速度求胜的时代，而对复杂工作，人们只能是最大限度地利用社会资源，把社会中有效的资源在最短的时间内以最快的速度进行有机整合。生产者只是起组织社会资源的作用，最多也只是做所谓的核心业务，而其他业务只能是外包给专业化公司或专业技术人员来做，这里面自然包括秘书工作。所以现在在上海、深圳等地已经出现专业化的秘书服务公司。
现代科技的发展和通信以及互联网络的广泛应用，为秘书服务行业的发展奠定了基础。中国自古就有替人写状纸和抄写文书的职业，这是很原始的秘书服务。新世纪科技的进步使现代通信设备越来越专业化，并在商业服务领域广泛应用，互联网络的迅猛发展使秘书服务工作日趋现代化、专业化、规模化、虚拟化，并逐步实现了传统和现代的有机结合。
专业化的寻求也是推动秘书服务发展的重要因素。秘书工作的很多方面专业性较强，比如文书拟写和处理、会议组织和服务、档案整理与加工以及企业公共关系处理等，其专业素质和水准将直接影响上述工作的成败。因此许多单位十分重视秘书工作，因为这些细节性的工作往往影响整个单位的形象和主体工作的推进。
3）商务秘书的含义《商务秘书项目资质标准》中对“商务秘书”的定义是：“商务秘书是指在工商企业中从事文字处理、商务沟通和行政事务工作，并为企业管理者提供商务性质辅助工作的秘书人员。”
本书认为，商务秘书是指在工商企业中以商务文书工作、商务会议管理、日常事务管理和商务活动管理为主要工作内容，为管理者提供辅助决策和智能服务的专业人员。1.1.2 秘书职衔的划分
传统秘书的职衔一般分为：
·行政助理（Administrative Assistant）；
·助理秘书（Assistant Secretary）；
·秘书（Secretary）；
·资深秘书（Senior Secretary）；
·执行秘书（Executive Secretary）；
·主任秘书（Secretary General）。
现代秘书的职衔一般分为：
·行政助理（Administrative Assistant）；
·协调员（Coordinator）；
·行政专员（Specialist）；
·信息专员（Information Officer）；
·行政处长（Administrative Director）；
·行政经理（Administrative Manager）；
·行政总监（Chief Administrative Officer）。1.1.3 商务秘书知识素养
商务秘书的知识结构包括：
1）基础知识
基础知识是所有秘书工作人员工作、学习的基础，是吸收其他专业知识、相关知识和发展各种能力的前提条件。商务秘书所需要具备的基础知识主要以人文社会科学知识为主，包括文学、历史、政治、哲学、法律、美学等，另外还应该具备一定的自然科学常识，如数学基础、经济基础等。
2）专业知识
专业知识是秘书工作人员知识结构的核心部分，也是区别于其他专业人才的知识结构，反映和决定一个秘书工作人员的素质水平与工作能力。专业知识主要包括：（1）秘书学理论。主要包括秘书学、文书学、写作学、档案管理学、公共关系学、礼仪学、秘书心理学等理论知识。（2）商务专业知识。秘书在商务企业中工作，必须懂得商务专业知识和本企业的相关业务知识，这样才能在工作中得心应手。商务秘书应具备的商务专业知识包括企业管理学、市场营销学、会计基础、商务谈判、经济学基础、商务贸易基础等。本企业的相关业务知识包括企业的定位和组织文化，企业的组织结构和管理特征，产品的内容、类型和特点，主要产品的工艺流程，产品的销售状况和市场潜力等。（3）秘书实务知识。主要包括商务文书处理、会议管理、事务处理、时间管理、办公自动化和商务活动策划与组织等操作性知识。
3）相关知识
任何学科的知识都不是绝对孤立的，都是相互交叉、相互渗透、相互影响、相互促进的。秘书应尽可能多掌握一些既独立于专业知识之外，又与专业知识密切关联的知识，如社会学、管理学、传播学、领导科学、运筹学等。学习了这些知识，还可以使秘书人员在更广阔的领域中从事秘书工作。1.1.4 商务秘书能力素养
1）观察能力
观察，是一种有目的、有选择的知觉活动。人通过感官对事物及其特征进行全面、细致、深入的认识和把握的过程就是观察的过程。敏锐的观察能力是现代秘书的基本能力之一。
秘书只有具备敏锐的观察能力，才能更好地捕捉信息、发现问题，分析事物现象和本质之间的联系，才能更好地解决问题。建立在观察基础上的分析，可以使秘书对事物的认识从感性上升到理性。同时，较强的观察、分析能力有助于培养秘书主动思维的习惯，有助于养成秘书主动、自觉地去发现和解决工作中难题的习惯，也有助于现代秘书摆脱平庸，成为出类拔萃的人才。
2）沟通能力
沟通能力是现代商务秘书的重要能力之一。它主要是指商务秘书通过语言和非语言交流来传递信息，并在处理事务中有效整合多方资源、协调各种关系为本企业服务的能力。在市场经济条件下，企业生存和发展的前提之一就是要处理好内外关系，树立自己的品牌，建构良好的知名度和美誉度。沟通能力还包括协调能力，即秘书通过各种手段解决和消除影响机构整体运作效率的各种矛盾或障碍，以保持机构运作顺畅的能力。秘书工作的综合性和事务性很强，做好任何一项工作都需要组织内外各方的配合，商务秘书作为企业的形象代表，必须具备良好的心态，随时注意平衡各方的利益，发现问题和矛盾应采取正确的方法来妥善解决，学会以理服人、以情动人、以人为本。
3）执行能力
商务秘书应懂得正确领会领导的意图，并能将其很好地贯彻执行。这要求秘书应该具备哲学思维，学会辩证地看问题，遇到困难时要沉着果敢，能够决断；还应适时地变通，使领导的意图取得最佳的执行效果。
4）表达能力
商务秘书应该具备良好的书面表达能力和口头表达能力，必须熟悉各种公文及商务文书的写作，能够在写作中做到逻辑清晰、格式规范、语言准确、内容丰富。商务秘书应该不断地提高自己的语言修养和表达水平，在说话时做到分清场合、清楚准确、富有感情色彩。
5）操作能力
商务秘书工作是一种务实的工作，实际动手操作能力是做好秘书工作的一个重要能力。这里所说的操作能力，用最简单的话概括就是“应知应会”的“应会”部分。“应知”属于秘书知识结构的问题，相关内容已经在前面讨论过了，“应会”指的是秘书的实际操作能力，包括对各类现代化办公设备的操作和通讯工具的使用，准确地按照规范流程和要求完成商务秘书的各项业务内容。
6）管理能力
由于现代企业讲求人力资源成本节约和高效，因此秘书在很多时候都要辅助领导进行管理和组织各类活动。秘书应当具有驾驭、组织、协调、执行和控制全过程的能力，以及运用现代信息技术的能力；应该熟练操作以计算机为主体的现代办公设备，包括文字处理、音像信息、通信设备、智能设备等；应该熟悉常用办公软件的使用，适应企业实现无纸化办公、提高管理和工作效率的需要。1.1.5 商务秘书职业性格的特征
性格是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。秘书工作的特殊性，对秘书人员的性格要求也不同，秘书人员必须具备以下特征：
1）豁达
秘书人员应具备豁达的性格特征，这就要求秘书要乐观开朗、客观平和；凡事要“想得开”，要“拿得起，放得下”；不抱怨秘书工作没有地位，奉献多、收获少，事务繁杂琐碎，学会享受工作的过程。虽然秘书工作具有一定的依附性和被动性，但所从事的辅助决策工作事关全局，意义深远，秘书人员应该为自己的这份工作感到骄傲和自豪。秘书人员的思维和智慧有机会融入领导的思想和决策方案，通过方针和政策、制度、办法等体现出来；要保持和领导思维的高度一致，弥补领导思虑的不周；要协调日常繁杂的事务，通过反馈并及时解决下级的困难和问题替领导分忧。正是这些平凡琐碎的工作使本单位事业得到了有利的推进，使工作更加系统化和卓有成效，秘书人员应该感到幸福和欣慰。
2）坚强
秘书工作是一项十分繁重而复杂的劳动，秘书必须具有坚韧不拔、百折不回的精神，克服各种困难，实现自己的职能。要有较强的心理承受能力，对来自领导、基层和外界的种种压力能够从容应付、任劳任怨。
3）敏捷
秘书不仅要具有坚韧不拔、百折不回的精神，还要机敏灵活。秘书工作涉及面广、变化性强，秘书要有敏锐的观察力和敏锐的判断力，善于沟通，长于协调，既不丧失原则，又不激化矛盾。特别是在遇到突发事件和复杂情境时，能够机警灵活、随机应变，使问题得到及时而恰当的解决。
4）缜密“秘书工作无小事”，商务秘书在工作中必须细致认真、一丝不苟，注重工作细节，思维周密长远。对于常规工作能够按部就班，对于紧急工作能够从容应对。
5）热忱
商务秘书在工作中应主动热情，凡事想上司之所想，急上司之所急，善始善终，甘于奉献。
6）宽容
由于秘书人员的特殊位置，常常会在工作中遇到内部或外部的一些干扰。如在工作中会处于复杂的人际关系之中，难免与领导人、同事及群众之间发生性格矛盾、利害冲突；在处理事务中，常会引起误解和不满。商务秘书应该宽以待人，严于律己，心胸宽广，放眼长远，大事讲原则，小事讲风格。对于所服务的领导者要多加体谅，主动热情，细致周到。对于秘书部门的其他工作人员，要开诚布公，谦逊虚心，严格要求自己，维护集体的团结。【同步案例】
微软的女秘书——露宝
露宝把微软公司看成一个大家庭，她对公司的每个员工，对公司里的工作都有一份很深的感情。很自然，她成了微软公司的后勤总管，负责发放工资、记账、接订单、采购、打印文件等。
每天早上9点左右，清洁工就进入微软公司的办公室进行清理工作。有一天，一位软件工程师突然从办公室里叫嚷着冲出来，板起脸孔看着露宝，问她有没有把他的程序扔掉。露宝莫名其妙地问：“没看见什么程序呀！”
经过露宝仔细的询问，方知是清洁工误把这位软件工程师放在电脑旁、写在废纸上的一叠程序当做垃圾给扔了。这位工程师唏嘘不已，那是他的灵感之作。自从这件事后，露宝定了制度，在微软公司的办公室里，清洁工只能清除垃圾桶里的东西，其他地方的东西一律不准移动。
可是问题又来了，程序设计师把喝完饮料的空罐随手扔在电脑旁边或桌子的一角，清洁工也不敢去碰，过不多久，办公室里空罐堆积如山。露宝又得向清洁工解释，哪些东西是有用的，不可以碰，哪些东西是垃圾，应该清除。
思考：结合上面的案例，分析秘书露宝具有怎样的职业性格特征？【课堂活动】
活动项目1：完成任务1.1下的情景任务
活动目的：熟悉秘书职业的内容、特点和要求
活动步骤：第一步，仔细阅读情景材料
第二步，做好模拟招聘的现场环境、资料和物品准备
第三步，学生分组练习，分别模拟招聘方和应聘方进行应聘现场问答1.1.6 商务秘书的职业道德
职业道德是指从事一定职业的人们在履行职责范围内所遵守的道德原则和行为规范的总和。它是社会道德在职业活动中的具体表现，是人们在从事职业活动的过程中形成的一种内在的、非强制性的约束机制。职业道德在不同的行业体现为不同的表现形式，如教师的“为人师表”、“诲人不倦”，医护人员的“救死扶伤”，商人的“买卖公平”等。
1）秘书职业道德的含义和内容
秘书职业道德是秘书人员职业活动过程中的行为规范和行动指南，主要包括职业责任、职业纪律、职业情感和职业能力素养几个方面。由劳动和社会保障部制定的《国家职业标准——秘书》中将其内容确定为：忠于职守，自觉履行各项职责；办事公道，热情服务；兢兢业业，甘当无名英雄；服从领导，当好参谋；实事求是，讲究实效；奉公守法，不假借领导名义以权谋私；遵守纪律，保守国家机密；谦虚谨慎，文明礼貌；刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质；钻研业务，掌握文秘工作各项技能。
2）秘书职业道德的基本要求
不同类型的秘书由于其具体的岗位特征和岗位要求不同，有不同的职业道德规范。秘书相对于其他职业而言，职业道德尤其重要，其原因主要在于这个职业最接近决策层、领导层，甚至直接参与其中，知密多，知密早，知密深，一旦道德沦丧，造成的损失将无法估量。秘书应当遵守一些基本的职业道德规范。（1）爱岗敬业，忠于职守。《韦氏秘书手册》曾记录着这样一句话：“对上级和公司的忠诚在你的事务生涯中是十分重要的。”忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位。秘书人员必须忠诚于秘书事业，兢兢业业地当好领导的参谋和助手，认真履行秘书的各项职责，要处理好以办文、办会、办事为核心的日常工作，更要加强学习，在角色范围内为领导出谋划策、排忧解难。秘书人员要恪守本分，甘当助手、配角，甘当无名英雄，不越权越位，不掺杂私心杂念，不渎职。（2）甘于平凡，乐于奉献。秘书工作是一项平凡中见伟大的工作，秘书工作的服务性、幕后性决定了秘书人员将远离鲜花、掌声和闪光灯。秘书人员工作烦琐，起草文件，处理信访、会务工作，处理事务，大量是幕后工作，很少抛头露面，而工作成果往往属于领导、上司或集体，如果过多考虑个人名利，有很强的个人表现欲望，是无法干好秘书工作的。所以秘书人员必须脚踏实地，埋头苦干，甘当无名英雄，发扬兢兢业业、无私奉献的优良传统。（3）遵纪守法，廉洁奉公。遵纪守法是秘书职业素质的基本要求。廉洁奉公是秘书的立身之本，是高尚职业道德在职业活动中的重要体现，是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则。秘书人员在职业活动中要坚持原则，不能利用职务之便，假借领导的名义以权谋取私利。要以国家、人民和集体的利益为重，不为名利所动，以自己的实际行动抵制和反对不正之风。秘书应当严于律己，坚持原则，秉公办事。（4）恪守信用，严守机密。孔子说：“人而无信，不知其可也。”恪守信用是秘书与人交往的重要准则，也是秘书的道德情操和文化素养的综合体现。秘书人员恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，做到言必信、行必果。一个具有良好职业素养的秘书，应该有较强的时间观念，赴会准时，办事守时，办文合时，不拖拉，不延误。秘书人员要严格遵守诺言，一经允诺的事情就要尽力办到，遇到曲折变化，要事先说明原因，使人信服。严守机密是秘书具有良好职业习惯的具体表现。秘书人员必须具备严守机密的职业道德，牢固树立保密观念，严格执行有关保密法律、法规和规章制度，养成保密习惯。秘书人员接触机密文件多，参加重要会议多，在领导身边机会多，因此秘书人员必须做到：不该说的机密绝对不说，不该问的机密绝对不问，不该看的机密绝对不看，不在私人通信、电话中涉及机密，不在不利于保密的场合谈论机密，不随身携带机密文件出入公共场合。（5）文明礼貌，谦虚谨慎。秘书人员在工作中待人接物一定要语言文明，礼貌待人，举止大方，谈吐文雅，常带微笑，仪表服饰整洁大方。在领导者面前谦虚谨慎，凡事不可自作主张，不能因为自己在某些专业知识方面比领导者懂得多一些，或者因为自己对情况了解得比较具体而领导者经常向自己询问，就故意自我炫耀。在同事和群众面前要稳重谦和，平易近人，虚心听取他人的意见。（6）严于律己，善于合作。秘书人员要严格要求自己，模范遵守党和国家的各级各类法律规章。在会面安排、收发文件、组织活动、处理事务等事件中要准时，不拖拉。要注意自己的角色，控制自己的言行举止，符合相应的职业要求，绝不能利用职务之便瞎指挥，办私事，自作主张，越权越位处理问题。秘书职能特色决定了办公室成员之间只能是弹性分工，同事之间是既分工又合作的工作伙伴关系。因为秘书工作任务重，涉及面广，有些工作往往分解成若干道工序，需要一批人用“流水作业”的形式来完成，工作环环衔接，这就需要秘书具有良好的合作精神和团队协作意识，注意把团队目标与个人目标相结合，学会配合他人工作，形成“在竞争中合作，在合作中竞争”的良好氛围，积极与他人沟通，高效地完成自己职责内的事情。【课堂活动】
活动项目2：案例分析与讨论
活动目的：理解秘书职业道德的内容及要求
活动步骤：第一步，仔细阅读活动材料
第二步，分组讨论并记录
第三步，每组派代表发言，教师评析与总结
活动材料：“河北第一秘”李真事件
李真在担任河北省省委办公厅秘书、副主任、省国税局副局长、局长期间，利用职务之便，接受他人的请托，为他人谋取利益，索取和非法收受财物折合人民币共计676万余元、美元16万余元。李真还伙同他人共同侵吞东方租赁有限公司河北省办事处人民币1872万元及秦皇岛中兴电子有限公司股份和尼瓦利斯有限公司股份共计人民币2967万余元。贪污、受贿数额特别巨大、犯罪情节特别严重，应依法惩处。唐山市中级人民法院以受贿罪、贪污罪并罚，判处李真死刑，剥夺政治权利终身，并处没收个人全部财产。李真案发前系河北省国税局党组书记、局长。有人称他既是“政治暴发户”，又是“经济暴发户”。他只有中专学历，但28岁就当上省领导秘书，在此后7年间跃升为正厅级领导干部，与此同时，他几年工夫就贪污受贿1000多万元，被“双规”时年仅38岁。李真案件，对于青年干部如何自律，以及如何从制度上对官员权力进行监督，成为一个“典型”，具有很大的警示意义。
资料来源：南方网http://www. southcn. com/news/china/zgkx/200208301341. htm.
问题：李真事件给秘书工作者加强职业道德修养怎样的启示？【课堂练习】
知识题
1）比较下列几个秘书定义，分析说明其中的相同点和不同点。（1）秘书是一种职务，泛指所有管理文书并协助领导处理日常工作，为领导工作服务的人员。（2）秘书是为政府、企事业等单位或个人服务的，帮助处理政务、管理事务的工作人员。（3）秘书是帮助上司处理各种事务的工作人员。（4）秘书是一种从事脑力劳动的职业，其职责是在居于领导地位的集团或个人决策时提供信息和意见，并为决策的贯彻执行提供必要的事务性服务。（5）秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。而秘书从事的工作也就是秘书职业，秘书职业也是服务性的。所以，秘书绝不是一种职务，而是一种职业名称。（6）秘书就是能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。
2）秘书职业依据不同的标准，主要可以分为哪些类型？
3）联系实际分析说明近几年商务秘书队伍日益壮大、供不应求的原因。
4）商务秘书需要具备怎样的知识、能力和性格结构？
5）商务秘书的职业道德有怎样的要求？
6）谭一平先生认为，“现代职业秘书应该具备判断能力与执行能力、理解能力与洞察能力、信息收集能力和写作能力、交流沟通能力”。试结合这一判断谈谈商务秘书应该具备怎样的能力结构？
案例题
1）王国琛原是某大型国有企业的厂长，厂里为他配置了专职秘书李小彬。两年后，王国琛辞了职，自己集资办起了一家饮料厂，并从厂里“挖走”了原来的秘书李小彬，让小李继续帮助自己迎来送往、东奔西走。有人开玩笑说：“老搭档就是老搭档，小李这个秘书还是老样子。”
问题：这句玩笑话应该怎样看待？
2）小王在一家港资企业任生产课长已有两年了。前不久，他听说公司打算在企业内部公开招聘一名总经理助理，小王自认为自己条件不错，就信心十足地去人事部参加了考试。人事部经理拿出一张试卷模样的纸放在小王面前，让其在认为正确的地方打钩。
测试题的内容是这样的：有一天，气象预报说会刮台风下暴雨，总经理恰好又不在公司里，于是就打电话回来告诉你说：“今天有暴风雨，顶楼有几扇窗户还没有关，你去关上吧。”答案共有三个：（1）好的，我马上就去关；（2）我已经把那扇窗户关好了；（3）我正在关窗子。小王不假思索就在第二个答案后面画了钩。心想，能为上司分忧的下属就是好下属，提前想到了上司想到的问题，解决了上司想解决的问题，不就是为上司分忧吗？人事部经理接过答卷，马上就到总经理的办公室里去。好一会儿，他才从老总办公室出来，不无遗憾地说：“不好意思，老总看了你的试卷后，认为你的心理素质不太适合做助理，你还是安心于目前的岗位吧。”走出人事部办公室后，小王想了好几天也没有想通自己到底错在哪儿。一周后，小王实在忍不住，把那人事部经理约到了一家饭店，该经理也不客气，边吃就边告诉他说：“你错就错在太主观了，你的测试答案没有突出老总。换句话说，老总刚想到的问题你却早就做好了，这岂不说明你比老总还聪明？你想一想，老总会同意吗？”“那我应该选哪个答案才对呢？”“应该选第1个，说‘好，我马上就去关’。”“要是我确实已关好了窗子呢？”“也要这样回答，因为这样才能突显领导的远见和重要性。你应聘的是助理嘛！你的职责主要是协助你的上司，在他背后默默无闻地工作，而不能喧宾夺主。”
问题：请结合秘书职业性格的特点对案例中小王的选择和人事部经理的解释作出评析。任务1.2认识秘书工作【情景任务】
重庆江韵文化传播有限公司办公室，赵总和秘书小王。
赵总：“小王，我公司下周要来一位新秘书，很年轻，刚从大学毕业，请你就秘书工作的相关内容和要求准备一份培训材料，过两天给我看。”你知道秘书实务有哪些内容吗？做好相关工作有什么要求？1.2.1 商务秘书工作的内容
1）拟写商务文书
根据领导的意图和公司业务的需要起草各类商务文书，其中包括：公文，如请示、报告、通知等；各种事务文书，如简报、计划、总结等；专业商务文书，如商务信函、意向书、经济合同、招标书、投标书、市场调查报告等。
2）文档管理
文书是企业组织行使职权、进行指挥管理、联系和商洽工作的重要工具，所以文档管理是秘书部门重要的经常性工作。科学规范的文档管理是企业进行有效管理、提高工作效率的重要保障。商务秘书应熟练掌握常用文书的拟写和收发文处理的程序与规范。商务秘书还应该熟悉档案工作的基本原则和规律，能够熟练地根据《归档文件整理规则》做好归档文件的收集、整理、鉴定、保护、检索、利用等工作，同时还应熟练地利用办公软件系统对电子文件进行处理和归档。
3）会议管理
会务工作通常由秘书部门承办，大型会议则可设专门的会议机构，原来的秘书部门参与其中。秘书的会务工作主要是围绕领导和组织所举行、举办的会议、会谈、会面以及相关活动展开的工作。在程序上，会务工作包括会前的筹划和准备，会中的组织和服务，会后的善后和落实。在内容上，会务工作既有讨论研究工作、商洽谈判合作的工作会议、会谈事务，也有联谊性的、礼节性的、沟通感情、展开公关的会见和会议事务或文娱活动事务。在形式上，会务工作既包括领导层召开的小型的常规性工作例会会务，也包括几个单位联合召开的会期较长的大型会议会务；既包括准备会议预案、议程、文字材料、促成会议结果、督办落实的工作，也包括准备节目、聘请主持人、选定奖品，甚至包括明确礼仪程序、鲜花的摆放等事务。
4）事务管理
企业事务管理是商务秘书的重要工作内容，主要有办公室环境设计与布置、电话接打、信件和报刊的收发、车辆调度、值班工作、安排差旅、零用现金管理、后勤服务等。秘书办事，最讲究分清楚轻重缓急，知道“事”的轻重，才好确定“办”的缓急。现代社会组织中的行政事务工作，不仅有新的内容，还有新的意义。例如，机关办公环境的设计、布置、装饰与维护，依法落实职工的社会保险保障和生活福利安排，办公设备、车辆的统一采购、管理、使用与调度，对保安公司、保洁公司承包事务的管理等，这些行政事务工作，明显地带有现代组织管理形式的特色，有些内容突破了传统秘书工作的范围，给秘书提出了如何进一步提高辅助管理、综合服务职能的新课题。
5）流程管理
现代企业追求高效率、高质量的工作，许多工作都是程序化的，甚至连专业的秘书工作本身也带有程序化的特点，如秘书的时间管理、档案管理、接待工作等，许多企业已制定出了相应的工作流程和应急预案。商务秘书应该具备系统管理的基础知识，熟悉工作流程管理。
6）辅助决策
决策是领导的责任。秘书部门不是决策机构，不能代替领导决策，在领导决策过程中，秘书部门要发挥辅助作用，诸如调查研究，搞清情况，出谋献策，提供决策依据、参考方案，草拟决策文稿，组织和监督决策的施行等。秘书部门在决策过程中作用的大小，首先取决于秘书部门是否主动工作，其次是领导是否重视发挥秘书的作用。
7）关系协调
协调的内容主要包括工作关系的协调（上下协调：上下级之间的矛盾；左右协调：各职能部门之间的矛盾；内外协调：本单位与外单位之间的矛盾）和人际关系的协调（与上级领导，与下级领导，与下属员工，与各职能部门员工），以及横向和纵向沟通、冲突处理、个别沟通和团体沟通、团队精神的培养等。
8）辅助商务
秘书应辅助上司做好商务谈判、商务会展、商务庆典、开放参观、商务仪式组织等工作。【知识链接】
表1-1是外资企业秘书所做的各项工作以及项目实务内容。表1-1 秘书的各项实务内容续表资料来源：广田博一郎．1999．秘书实务与练习[M]．台湾：五南图书出版公司：9-11.【课堂活动】
活动项目1：秘书工作情景录像分析
活动目的：熟悉秘书工作的内容和要求
活动步骤：第一步，播放录像
第二步，学生观察记录
第三步，学生分组讨论
第四步，教师讲评
活动建议：采用小组讨论形式
活动材料：
材料一：办公室日常工作情景录像
材料二：学生观察记录表（见表1-2）表1-2 学生观察记录表1.2.2 商务秘书工作的分类
商务秘书工作的整体功能，大体以三个层次的形式分别表现出来：
1）直接辅助层
这个层次的商务秘书群体，通称商务助理，如董事长助理、总经理助理、经理助理等。他们主要行使商战谋略和行政代理职能，有的直接进入领导核心。在实际商务秘书工作中，他们与领导层最为接近，又大多具有秘书工作的丰富经验。在他们手下一般都有大小不同或密集型或松散型的工作班子，并对其负有组织领导责任。在这个班子的支持下，充分发挥“领导智囊”或“领导左右手”的作用。商务秘书工作的辅助决策和综合管理功能主要依靠这一层次的商务秘书群体来实现。
2）行政执行层
这个层次的商务秘书群体通称经理秘书，具有较强的办事能力。在管理系统中，他们处于直接辅助层的外层，一般从事属于秘书工作范畴的事务工作，他们主要接受秘书部门主管的工作指令，办理各项具体事宜；他们也当参谋，但这种辅助决策大多是间接的，往往是寓参谋于办事之中。商务秘书工作的办文、办会、办事功能主要依靠这个层次的商务秘书人员来实现。
3）技术操作层
这个层次的商务秘书人员通称企业文员，他们的工作较为单纯，具有明显的专业性和技术性，如办公室内务、文书收发管理、档案管理、各种办公机器的操作等。积极提供专项服务，保障领导工作、管理工作的正常运行，是这一层次商务秘书人员最主要的功能，而熟练的专业技术技能，则是这一层次商务秘书最显著的特征。1.2.3 商务秘书工作的原则
1）准确规范
准确规范，是对秘书工作的质量要求。
商务秘书要准确地理解和执行党和国家的现行方针政策，做到有令则行、令止则止；要准确地收集和提供领导工作所需要的信息资料，做到有喜报喜、有忧报忧；要准确地判断和贯彻领导意图，做到不误解；要准确地处理各种秘书事务和领导者交办的事项，做到事前有请示、事后有报告；要准确地进行文字表达和口头表达，做到语言规范、合乎逻辑。
商务秘书的工作和行为过程直接代表单位和组织的形象，具有很强的规范性。秘书只有严格遵守操作流程和规范，才能彰显有条不紊、训练有素的职业形象。
2）及时高效
及时高效，是对秘书工作的效率要求。
商务秘书要确立正确的时间观念，以适时为本，该快则快，该慢则慢，快慢适中，只要符合领导工作的需要即可；要讲究工作效率，以较少的人力、物力和时间去获取较好的工作效果；要分辨轻重缓急，重要的、紧急的工作，要首先去做，下工夫去做，直到取得满意的成果为止；要变被动为主动，对于常规性秘书工作，应积极主动，尽可能做到快捷、迅速，及时着手。
3）细致周全
细致周全，是对秘书工作的作风要求。
商务秘书要严密地思考。秘书工作不论巨细，均有“牵一发而动全身”之势，这就需要秘书人员在处理每一件事情之前，多想几种可能，多想几种方案，多想几种后果，尽量做到没有疏漏。商务秘书要周详地运作。在事务处理的过程中，由于内外部条件的变化，即使事前已经做了严密的思考和准备，也会有始料不及的事情发生，这就需要秘书人员进行周详的安排、组织与协调，尽量做到万无一失。商务秘书要谨慎行事。秘书工作的特殊意义和秘书机构的特殊地位，要求秘书人员要格外地谨慎行事，严于律己。不论是待人接物，还是为人处世，特别是与同事相处，都要谦和包容，平易近人，尽量做到谦虚而谨慎。
4）注意保密
注意保密，是对秘书工作的纪律要求。
保守秘密，特别是保守国家秘密，是秘书工作的原则，也是秘书工作的纪律。任何一位从事秘书工作的人员，都必须严守党和国家的秘密，不得有失密、泄密的行为发生。
商务秘书要强化保密意识，对于保密的意义和泄密的危害，以及当今社会保密与窃密、间谍与反间谍的斗争情况，秘书人员应有清醒的认识和深刻的了解，以保持高度的警惕；要具备法律知识，熟知国家颁发的一系列保密法规，明确国家秘密的定义、范围和等级，以及保密工作的方针、制度和法律责任；要严格遵守保密纪律，注意保守商业机密，并敢于同一切泄密和窃密行为作斗争。1.2.4 商务秘书工作的特点
1）辅助性
辅助性是秘书活动最根本的属性。秘书人员和秘书部门处于组织和领导的辅助、从属地位，秘书人员的一切工作和活动均以辅助领导工作为中心内容，其目的都是为领导机构和领导人员提供信息和方便的条件以使决策更加科学并提高工作效率。
商务秘书应立足于本单位的全局，在强烈的战略意识指导下，不仅要想领导之所想、急领导之所急，而且要想领导所未想、急领导所未急，提供全方位、全过程的辅助。
由于秘书活动依存于领导活动，具有从属性，所以商务秘书的智能服务工作应该是为领导决策提供各方面的信息并加以综合比较，形成多套方案供领导选择和定夺，秘书只有建议权、发言权，而无决策权；即使所提供信息已用于重大决策，甚至在重大决策中发挥了重要作用，其工作性质也是辅助性的，而不是参与性的。
商务秘书所提供的辅助是主动服务的结果，不应是消极被动的行为。比如在辅助管理的过程中主动收集与提供信息，进行调查研究；根据工作的特定规律按步骤处理事务；预见到事物的发展方向，提前做好准备；发现危机的征兆后，预先采取防范措施；考虑到领导处理某些事情不够周到，设法补救等。但秘书完整的行为过程必须深思熟虑，必须注意自己的身份和进行换位思考。【课堂活动】
活动项目2：仔细阅读下面的材料后，作出选择并说明原因
活动目的：理解商务秘书工作辅助性特点
活动步骤：第一步，阅读讨论材料
第二步，交流并发言
活动建议：采用小组讨论形式
活动材料：
美国辛辛那提大学秘书系教授乔治·华格纳曾提出过一个经典案例：某董事长收到一封有长年生意往来的代理商寄来的无理信函，于是，董事长把秘书叫来，要他速记下回信的大意：“真没想到会收到这么不讲理的信，虽然我们有过长久的生意往来，也只能到此为止了，对此事我还打算公开。”他要秘书依据以上内容，迅速复函给对方。那么秘书应采取何种态度呢？这里有四个答案：A. “是的，遵命。”说着立刻走出办公室去打字投邮。B．把这封信压下来。C．向董事长建议道：“董事长，何必为了一时之气，得罪往来已久的代理商呢？请您三思啊！”D．当天傍晚或经过一段时间，董事长息怒后，将打好的信件送他过目，并说：“您觉得这样可以寄出去吗？”
2）综合性
商务秘书属企业中综合机构的工作人员，不同于生产、技术、经营、销售等职能机构的业务人员，其工作内容是协助领导层处理全面工作，工作范围广泛。商务秘书部门是企业的枢纽和窗口，属于综合性机构，工作对象多样，需要协调企业上下左右内外各方面的关系。这就需要秘书站在全局的立场上，时时处处用综合的眼光观察和思考问题，具备较强的综合能力。秘书在提供智能服务和处理相关事务时，必须对各方面情况进行综合，为领导提供全面的信息服务。
秘书工作的综合性，随着现代化管理进程的加快而愈显突出。现代化管理要求条理化、信息化和最优化。条理化是指协调单位内部的各种机构，使它们目标一致，步调整齐，同步运转；信息化是指逐步建立完备的信息收集、反馈和处理系统，包括采用先进工具和先进技术，实现信息管理系统化；最优化是指调查论证，设想方案，供领导人参考，并协助领导人选择最优方案，求得最佳效果。这些综合性工作，都需要秘书去完成。
3）事务性
处理事务是商务秘书的基础职能，这决定了商务秘书的工作带有明显的事务性，必须做好大量程序性与非程序性、经常性与临时性的工作，事无巨细都要精心办理。所谓“秘书无小事”，在商务秘书工作中体现尤为突出。商务秘书事务工作的量很大，而且各项工作内容都非常具体。收发登记，起草文书，打印校对，接听电话，迎来送往，派车买票，安排食宿，都得一件一件去办，而且每件事情都要考虑周全，一点儿也马虎不得。商务秘书工作辛苦，与其事务性分不开。只有搞好事务性工作，单位内部秩序井然，与外单位渠道畅通，才能使单位职能正常发挥，立于不败之地；只有搞好事务性工作，才能使单位领导人从事务工作中摆脱出来，集中时间和精力想大事、干实事，更高效地进行领导。因此，商务秘书人员要充分认识事务性工作的意义，不畏繁杂，不嫌琐碎，踏踏实实地做好每件不显眼的工作。
4）商务性
企业是营利性的经济组织，因此，追求经济效益的最大化，使企业在市场竞争中立于不败之地，是一切企业中一切经营活动的终极目标，也是包括商务秘书在内的企业员工的利益所在。所以，商务秘书在辅助企业领导人处理各种各样的商业性事务中，都必须以有利于本企业的商业经营为宗旨，以为本企业获得最大的效益为宗旨。商务秘书必须要具备敏锐的商业意识、精细的经营谋略，要具备经济的眼光和市场分析能力，要熟悉目标管理和时间管理，为企业提高工作绩效和经济效益做好专业服务。【课堂活动】
活动项目3：完成任务1.2下的情景任务
活动目的：熟悉商务秘书实务工作的内容和要求
活动步骤：第一步，分组讨论，书面记录
第二步，各组分别用教学白板展示，派代表交流发言
活动建议：采用小组讨论形式【课堂练习】
知识题（1）商务秘书工作的内容主要有哪些？（2）结合工作实际谈谈如何理解商务秘书工作的基本原则。（3）商务秘书工作的特点有哪些？（4）根据下面的材料分组讨论商务秘书工作内容及职责。
企业部分秘书岗位工作职责
办公室主任岗位职责：全面领导办公室工作并具体主持行政事务工作；召集公司办公室每周例会，制订每周工作计划；审核批准公司1000元以下行政费用开支报告；审核上报公司1000元以上行政费用开支计划；负责公司防火/防盗及交通等安全管理工作；公司员工及住房管理；对外经济合同的审核签章及公司法律事务协调；总经理办公室人员编制管理；对外联系的工作计划制订与实施。
行政主管岗位职责：按合同实施物资采购和小型用品采购；员工午餐的具体安排；电话费缴纳；环境卫生管理；外来宾客的住宿安排；车辆年检、年审、保险、维修的具体办理及与管理部门联系；办理公司员工暂住证及与治安委员会联系；其他工作配合。
前台文员岗位职责：交换机电话转接；传真收发与登记；前台接待、登记；来宾引见、招待、接送；监督与考勤汇总；请假及加班申报单的保管、汇总、造表；锁门、电梯管理、检查灯光和门窗；报刊函件收发及报纸的整理保管。任务1.3认识秘书机构【情景任务】
重庆江韵文化传播有限公司赵总让秘书小王对国内同类型公司秘书机构的设置进行调查，形成调查报告并为该公司秘书机构的设置与调整提出建设性意见。你知道什么是秘书机构吗？你知道我国秘书机构的类型和层次吗？企业秘书机构是如何设置的？1.3.1 秘书机构的含义及其组织形式
秘书机构指各级各类机关、单位中为领导机构及领导者处理综合事务的辅助性机构。它主要指办公厅（室）或秘书厅、处、科、股等，有些在名称上虽不叫秘书机构但实际从事秘书工作的部门或有时为了某个专项或特别主题而成立的专门的临时性秘书部门也属于秘书机构。我国的秘书工作机构有广义与狭义两种。广义的秘书机构是指党政机关、社会团体、企事业单位所设的综合办事机构，承担政策研究、办文办事、信息调研、综合协调、督促检查和事务管理等项工作，即秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成，如国务院办公厅、重庆市人民政府办公厅、江北区人民政府办公室、重庆银行总经理办公室等。我国中央和省部级领导机关的秘书部门统称办公厅，而地市级以下的领导机关和企事业单位的秘书部门统称办公室。我国有的地市级以上党政领导机关所设的独立于办公厅（室）的政策研究室（或调研室），承担的主要工作是调查研究、信息分析和文件起草等，因此，它们也属于秘书部门。狭义的秘书机构主要是指统辖于机关、单位或办公厅（室）之下，以办文、办会、办事为主的秘书业务部门。如各级办公厅（室）下设的秘书局、秘书处、秘书科等。只有县级以上的党政机关和较大型的企事业单位才设有专门的秘书业务部门，基层机关和较小的企事业单位办公室下不再设二级机构，因而也就不存在这种狭义的秘书部门。
秘书机构按组织形式可分为分理制和综理制两种。分理制是指秘书工作机构内部下设分理机构，承办分工的具体事宜。中央的秘书工作机构称“办公厅”，是部级机构，采用分理制，其下再设各部门，以处理各种不同的秘书工作。省部级的秘书工作机构也称“办公厅”，是厅局级机构，采用分理制，下设秘书处、机要处、信息处等。省辖市、厅、局、区、县、乡镇和企事业单位的秘书工作机构都称为“办公室”，但级别不同。地、市、厅、局办公室是处级，采用分理制，下设“科”；县办公室为科级，下可设“股”；乡镇办公室为股级，下不再分设。大中型企事业单位办公室也有采用分理制的，下面可再分设科室秘书部门。
综理制是指所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理，下面不再分设部门。这适合于秘书工作量不太大的机关或单位，如大多数企事业单位都采用综理制。社会团体的秘书工作机构，通常直接命名为“秘书处”，采用综理制，如“中国高教秘书学会秘书处”。还有一种临时性的秘书工作机构，也叫“秘书处”，视其规模大小、工作多少，采用综理制或分理制，如大会秘书处之下的联络组、宣传组、后勤组等。
有些部门以所属机关和专业性质同时命名的办公室，则不属秘书工作机构，而是直属部门，如国务院台湾事务办公室等。1.3.2 秘书机构的名称
秘书机构的名称由机关、单位或首长名称加秘书部门名称两部分组成。其中，机关部门的名称一般由三部分组成：管理范围或者隶属关系；工作任务、性质；机构形式、规格。由于工作任务、范围不同，现行秘书部门的名称有五种表达方式：××办公室（包括秘书部门全
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