作者：肖剑
出版社：企业管理出版社
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采购管理必备制度与表格范例：超过70幅高效实用的表格范例，让采购工作变得有规可循试读：
前言
一款产品若想在市场上具备竞争力，获得较高的市场占有率，除了公司对产品本身进行产品开发、技术投入、营销宣传、渠道经营外，最重要的是依靠产品自身的品质。一件产品是由各个部件组装起来的，每一个部件的质量好坏都直接影响这件产品的销量。为了节省公司经营效率，将更多的精力投入产品开发等公司核心竞争力上，这些零部件基本都是由公司从供应商处购入，也就是采购而来的。而采购成本也是公司生产经营成本的重要组成部分，采购价格的高低直接影响公司的利润成本。优质的产品质量和高利润回报，将形成公司生产经营上的良性循环。因此，采购对公司的生产经营活动有着巨大的影响。
采购作为公司的一项经营活动在公司发展中起着重要的作用。真正的采购，不是简单的砍价，而是与公司自身的发展状况、经济实力与未来战略目标相结合的购买活动。对于采购管理人员来说，如何调配整个部门的采购人员、如何和其他部门配合采购合适的商品、如何选择对接供应商、如何选择商品、如何进行采购和合同签订都是值得探讨的话题；对于采购人员来说，如何以最低的价格为公司采购到最合适的商品，是一门需要好好研究的课题。此外，强大的供应链是公司进一步提升自身发展水平的重要因素，供应链的整合也离不开采购人员的努力拓展。
采购是公司经营发展的必要环节，涉及公司经营活动的方方面面，采购人员必须要掌握包括采购工作流程、采购管理、采购计划、采购实施、供应商的选择、产品质量的监管等工作技能，以及如何筛选出优质的供应商、如何进行采购谈判、如何进行成本分析、如何把控采购产品的质量与数量等专业化采购技能。
采购人员的工作内容，复杂且多样。因此，《采购管理必备制度与表格范例》一书不是泛泛地讲解采购管理的整体体系，而是选取了采购管理中最实用、最核心的部分，即以采购管理中最常见的采购工作流程、采购管理、采购计划、采购实施、供应商的选择、供应商的管理、产品质量的监管等方面为主线，以制度、表格为内容，在实用性上下功夫。所有的制度、表格都是“稍微修改一下就能用”的，让你在没有了解采购市场的情况下，也能轻松进行采购。
为了方便大家阅读、使用，《采购管理必备制度与表格范例》一书在内容上具有如下特色。
第一，管理制度与表格更加标准。《采购管理必备制度与表格范例》对采购管理中经常出现的制度、表格进行了标准化设计，更加规范、统一，方便大家理解、使用；同时将与每种制度紧密相关的表格放在相应的制度之后，增强了制度的针对性和可执行性，更加科学、标准，大大提升了实际执行的效果。
第二，内容设计思路清晰。本书专门针对几条主线的内容进行设计，以制度、图表与范文的方式交互呈现，简洁明了。
第三，本书坚持以创新和实践应用为主，力求遵照采购管理的最新发展趋势，为广大读者提供实用性的技巧，使采购工作顺利进行。
第四，本书以采购为核心内容，但并不局限于采购市场，相关的市场应用技巧也会穿插其中，使本书的内容更加完整化、专业化。
本书分为六章，由浅入深，涵盖采购工作的各个方面，希望凭借最大努力帮助读者懂得采购秘诀，从而提升采购人员的职业技能。希望本书能够成为采购管理中不可缺少的一本工具书，为大家提供全方位的采购工作指导和参考意见。由于编者水平有限，加之编著时间仓促，故而有值得商榷之处，还望大家不吝赐教。编者2018年9月第一章采购的基本理论1.1 采购的含义
从传统的角度看，采购被认为是一种公司里人人皆可胜任的工作。然而，随着社会主义市场经济的飞速发展，公司需要通过不断改革自身来适应这种飞速的变化，采购在公司经营发展中的地位逐渐显露出来，不论是大型公司还是中小型公司，都纷纷开始重视采购这一经营环节，这就要求采购部门人员不能只是简单地从供应商处“买东西”，而是要具备专业的采购知识和采购技能，帮助公司选择最佳资源，这是由采购在现代公司发展中的重要地位所决定的。采购人员在提高自身采购知识和采购技能之前，首先要明确“什么是采购”，这也是采购人入行的必修之课。
现代化产品都是由多个零部件组成的，而这些零部件则需要零件供应商提供，并由此形成一个资源市场。公司为了获得这些生产原料，必须通过采购的方式获取资源市场的资源。从根本上说，采购就是在帮助公司获得公司发展所需要的各种原料资源。
综合来说，采购是指公司在一定的经营条件下从供应市场获取产品或服务作为公司生产资源，以保证公司生产及经营活动正常开展的一项公司经营活动。
采购作为一项经营活动，在进行过程中也会涉及经济活动。在采购进行的过程中，一方面，公司通过采购获取了资源，保证了公司生产经营的正常进行，这些采购行为帮助公司获得资源、取得效益；另一方面，公司在资源市场购买原料，会产生各种费用，需要资金支持，这就是采购的成本。在公司的经营发展中，要求得利润的最大化，就是要不断降低采购成本，以最少的成本获取最大的经济效益。为达成这一目标，需要采购人员具有丰富的采购经验，有效降低采购成本，提升公司经营利润。1.2 采购的分类
根据公司经营范围、经营方式的不同，采购行为也有不同的方式，如何选择最适合本公司的采购方式，也是采购人员的职责之一。1.3 采购的重要性
采购作为一项公司生产经营的基础环节，其成本在公司经营成本中占有巨大比重。设立先进科学的采购制度，运用新型有效的采购手段，其目的都是为了在保证原料质量的情况下降低采购成本，做到成本的节约和产品竞争能力的提升。因此，采购对公司发展有着重要的影响，科学合理的采购方案能够帮助公司更快更稳定地发展。1.采购影响公司的经营成本
产品是公司在市场上立足的基础，而产品质量就是公司争夺市场份额、提高市场占有率的关键。在公司日常的生产经营中，各项费用的支出也都是为了产品能够满足市场需求，占领更多的市场份额。一般来说，在产品的成本体系中，采购环节所形成的原料成本所占比重较大，而产品原料通常都是由采购人员从资源市场上购买而来的。采购成本会直接影响产品的生产成本，从而影响公司的纯利润，影响公司的未来发展。因此，如果公司不能有效降低采购成本，就很难从根本上降低生产成本、提高公司利润。2.采购影响最终的产品质量
大多数产品都是由一个个零部件构成，很少有产品是由一家公司独立完成的，可以说绝大部分产品都是由上下游产品组合而来。每一件上下游产品、零部件都会影响整个产品的质量，正所谓牵一发而动全身，一个部位出现问题就可能导致产品整体质量的下滑。这些上下游产品都是由采购而来，如果在采购过程中采购的原料质量不过关、质量不稳定或无法按期交货入库，那么产品的质量也会相应地不过关、不稳定，甚至无法及时达到市场需求量。从而使产品整体质量下降，导致后期的售后成本提高，品牌信誉度降低，严重的会导致公司的市场份额降低，失去市场竞争能力。3.采购影响产品的生产经营
公司的正常生产经营需要采购工作的大力支持。一件产品的顺利制作，需要各个零部件质量过硬且供应及时。如果采购不能顺利进行，就会直接影响产品的生产，延迟产品上市时间，造成经济损失。采购来的零部件不能及时交货，也会影响产品的生产以及后续的上市计划。因此，采购在产品生产经营中占据着重要地位。4.采购影响公司的市场应对能力
市场每时每刻都在变化，快速的应变反应能力也是公司生存发展的必备要素。当市场出现新的消费机遇时，公司应针对该机遇的出现及时把握，更新产品性能，时刻满足市场的需求，随时补充新的采购需求，这就要求采购人员要随时与供应商沟通，确保原料到位、库存足够，以免出现供应不足的状况。5.采购影响公司的经营利润
在公司的各项成本支出中，采购所占的比重往往最大，巨大的采购成本消耗，往往会制约公司的整体利润水平。采购成本的多少直接决定公司的盈利水平，因此，控制好采购成本直接关乎公司的经营利润。科学的采购制度与采购技巧，对于提升公司的利润有着重要的帮助。6.采购影响公司与供应商的合作
采购人员作为公司与供应商沟通交流的窗口，影响着公司与供应商之间的关系。采购人员在与供应商的谈判交流中，一方面，从自己的公司出发，为获得更好的原料资源，所提需求会直接影响供应商的生产经营，推动供应商持续改进技术、产品质量、产品完成率等，供应商也会不断满足公司的需求，使双方协同发展，互惠共赢。另一方面，采购人员针对价格与供应商进行博弈，合理的原料价格会使双方互利共赢，但过高或过低的原料价格会使双方合作意图减退，甚至造成合作关系破裂。1.4 采购的工作流程
作为公司生产经营的重要一环，采购人员背负着巨大的责任。采购人员的工作不是外行人所认为的简单地买原料入库，进行后续生产，而是有一套完整的工作体系的。对采购岗位而言，采购人员的工作职责，不仅是要降低采购成本，间接提升公司利润；还要保证产品生产的顺利进行，即及时跟进原料交货期、物流运输、原料入库时间等。而采购人员的工作流程，也与其工作职责息息相关。
采购根据不同种类的采购行为，拥有不同的业务流程。虽然每种业务流程不同，但归根结底是有共性的。1.4.1 采购的工作流程1.接受采购任务
采购人员接受公司传达的采购任务是采购业务的来源。在公司内部，各个部门会把需要采购的清单交给采购部门，采购部门把需要采购的资源进行汇总，再将汇总来的任务分配给部门采购人员，并传达相应的采购工作。作为专业的采购人员，必须要对公司的业务流程非常熟悉，以至于可以根据公司的生产经营情况，有针对性地提出各种物资采购的计划，经过上级领导同意后，组成项目小组，进行下一步的采购行为。2.确定采购方向，制订采购计划
采购部门接受采购任务后，要进行采购计划的制订，规划采购战略：由采购部门管理人员成立采购项目小组，明确小组内各成员的分工和职责，从根本上树立团队协作及信息共享的概念。具体来说，采购项目小组人员要针对各部门的采购需求进行整合，对即将采购的原料资源进行资源市场调查。调查范围包括对原料资源的价格、市场环境、供应商等因素进行调查分析，从而确定采购方式、采购时间以及产品运输方式、产品支付方式、产品入库时间等。3.提出采购的需求
在确定好采购计划之后，采购项目小组人员需根据采购计划，制定采购需求。所谓采购需求，首先，要求采购人员对即将采购的原料资源做出清晰准确的规定，即形成需求单，包含产品种类、产品规格、产品图样等文件，帮助供应商准确地理解采购需求；其次，要求采购人员准确地规定产品的类别、质量标准、质量等级标准，并制定出详细的产品检验流程和规范流程，以便在合作过程中规范供应商的行为，确保原料资源的质量；最后，采购人员需注意的是，要在法务部门的帮助下形成完整的采购文件，如采购合同、产品标准、运输协议等资料，以法律做保障，确保合作的顺利进行。4.选择上下游供应商
社会主义市场经济下，公司不可能独立于市场而存在，公司正常的生产经营，必定是处于一定的市场供应链之下的。选择上下游供应商也是采购人员的基本工作职能。在选择供应商之前，采购人员务必要做好市场调查，选择最适合本公司的高质量、高信誉、按时交货的供应商。在选择出合适的供应商范围后，就可以向达成合作的供应商寄出价格咨询单，邀请各位供应商填写报价单，从回收来的各家报价单中选取最优质价格的几个供应商进行下一步的谈判，直至在谈判中选取到最满意的供应商进行合作。有的采购人员也会选择直接从提报的报价单中选择最适合的供应商，直接签订合同进行合作，以减少运作时间。对于同属于一个市场供应链的供应商，采购人员可以直接将采购信息、报价单发给对方，预定合作；对于那些不处在同一个市场供应链的供应商，也不必放弃合作机会，可以通过市场信息收集，选择那些原料资源质量好、产品价格低廉、交货及时、售后服务周到的供应商，提交采购信息，择优录取，不断帮助公司融入新鲜力量，促成公司及时抛却旧有的经济观念，更新市场应对策略。5.与供应商进行采购谈判、签订采购合同
经过对上下游供应商的筛选，采购人员选出几个符合条件的供应商，进入下一步的谈判环节。采购人员根据公司的采购计划，制定初步的合作方案，根据这些合作方案与入选供应商谈合作，以便确定合作价格、原料资源质量、运输方式、交货期、售后服务内容等合作条件。最后在法律部门的帮助下，将合作条件以合同条款的形式规定下来，从而形成采购合同。供需双方签订采购合同即意味着双方正式进入采购合作流程。6.正式开始商品订购，向供应商发出订货单
供需双方确定了合作并签订了采购合同后，采购人员就可以向供应商发出订货单。采购人员需要根据采购需求和采购合同条约规定，制定相应的采购订货单。在向供应商发出订货单时，采购人员一定要反复检查，详细、具体地说明有关条款。对于订货单上的一些基本信息，诸如订单编号、产品名称、规格、单价、需求数量、交货时间、交货地点等信息都要准确无误。7.监督产品运输情况及交货情况
采购人员在向合作的供应商发出采购订货单后，要面临产品运输及原料资源按时交付的问题。在实际的采购行为中，产品可以由供应商运输，也可以雇请第三方运输公司运输，更可以由采购方自己提货。但无论采取怎样的运输方式，采购人员都要密切关注资源运输过程，确保产品能够按时交货、按时入库，以免影响正常的生产经营。8.对所运输原料进行验收入库
产品在规定时间抵达规定地点后，采购人员要配合仓储部门按照供需双方所签订的采购合同，对产品的质量、规格、种类、数量等做好验收工作。这需要采购人员在收货前认真了解采购需求和产品质量标准，一旦发现不符合规格或未达到合同规定或者违反合同规定的问题，采购人员就要及时向供应商反映，要求供应商提供解决方案；如果供应商无法提供积极有效的解决方案，采购人员需要及时向本公司的领导反映产品的发货时间、物流进展、入库时间等情况，无论在何种情况下，一定要确保产品符合合同规定。9.向供应商结清尾款
交货入库，检查无误后，就到了供应商最关心的环节——结款。供应商结清款项是财务人员的工作，但在采购工作中，如果采购方在收到产品后的付款环节找各种非正当理由拒付或者拖延付款，必然会引起供应商的不满，供应商会认为自己被采购人员所欺骗，并且投诉采购人员，这不利于采购人员后期工作的开展，更不利于双方日后的合作，甚至会导致供应商停止供货，甚至诉诸法律来解决。因此，采购人员也要格外关注付款环节的时间问题，积极配合财务部门，及时向供应商结清款项，也可以通过有序的付款行为给供应商留下好的印象，使得公司的采购行为对供应商形成吸引力，为今后的合作打下基础。另外，采购方在对供应商进行付款时，要整理相应的票据，使付款行为有理有据，以免日后出现不必要的麻烦。1.4.2 采购业务流程规范表格1.5 采购的基本原则
采购的基本原则，即人们常说的5R原则，适时（Right Time）、适质（Right Quality）、适量（Right Quantity）、适价（Right Price）、适地（Right Place）。简单来说，就是在适当的时候以合适的价格从合适的供应商处买回所需要的适量的且质量适合的产品原料。1.适时（Right Time）
对于公司正常的生产经营来说，产品的生产周期早已确定，这就要求原材料要准时到达，一旦原材料不能准时到达，往往会影响产品的生产进度，甚至是产品的上市时间。对于新产品而言，一旦晚于原定的上市日期，就会相应地影响后续的宣传工作，对品牌造成影响。而一旦过早时间入库，其他相应的产品生产准备事宜还未完成，就会造成大量的原料积压，造成库存过多，影响采购资金、库存资金等。所以采购人员的一大职能就是，调节好原料入库的时间，选择最合适的时间将产品入库，做好协调者和监督者的角色，督促供应商按照预定时间交货，以保障后续的一切工作按照计划顺利进行。2.适质（Right Quality）
对于采购人员来说，需要兼备监督者和协调者的角色。一方面，采购人员需要尽自己最大的努力用最低的价格将质量最优的原料资源购入；另一方面，采购人员需要时刻监督市场，并督促那些长期合作的供应商完善其生产体系，使供应商能够长期稳定地提供优质的产品资源。
产品的质量是公司市场竞争力的基础，一旦构成产品的原料资源出现问题，就会导致公司的产品生产计划延误，造成公司的信誉度下降、名誉度受损，甚至失去更多的供应商；而原料质量不佳，会使产品生产线受到极大影响，大大影响生产效率，造成成本损失、市场损失；不良的原料购入，无疑会使产品质量不佳，在质检环节，更是无端消耗更多的时间和精力，使得公司检验费用大大增加，产品成本无法控制，大大降低了利润率；低劣的原料，最直接的影响就是产品质量的下降，供应商投诉、低质产品的销毁、生产效率的降低，这都使公司处于舆论的风口浪尖，从而出现公司公关费用的急剧增加，管理成本大大提高。3.适量（Right Quantity）
对于一个成熟的公司来说，产品的生产计划都是经过严谨的市场评估及核算制订的。采购人员要对公司的生产需求、产品损耗、搬运和仓储费用进行进一步核算，制订采购计划，保障采购成本的占比，保障公司利润。大批量的采购虽然能获得一定的采购折扣，但从另一个方面来看，一次性的大量原料购入，极有可能造成大量的库存积压，导致资金运转出现问题，而少量的原料购入，又不能满足公司的生产要求，影响产品的生产周期。因此，选择合理的采购数量十分关键，一般情况下，采购人员要仔细核算，通过公司的生产计划制定采购方案。4.适价（Right Price）
适价是指采购所需产品，在满足数量、质量、时间的条件下，选择价格最合理的供应商合作。采购成本涉及公司的利润，采购价格也是采购工作关注的重点。现代公司对采购最重要的一点要求就是控制住成本，尽可能节省采购成本，这样的工作性质就要求采购人员要把更多的时间和精力放在和供应商的价格博弈上。作为采购人员，想在“价格战”中赢得胜利，势必要熟悉供应商所在市场。原料资源的价格与供应商所提供的质量、能否长期稳定供货、能否满足大量供货的市场需求都息息相关。采购人员一旦不熟悉市场，极有可能落入供应商的圈套，造成“价格的陷阱”。5.适地（Right Place）
采购人员在选择供应商时，最好选择地理位置最合适的供应商，近距离的供应商不仅缩短了双方之间的距离，还使得双方采供沟通更加方便，处理事务更加便捷，也能在一定程度上降低物流成本。许多公司甚至选择在原料聚集地处建厂，就是为了在周边地区便于找到公司所需的大部分供应商。第二章采购管理的基本概述2.1 采购管理的含义
社会主义市场经济的发展、公司经营策略的更新，使传统的以产品为核心的商品制造模式已经逐渐转变为以用户为中心的商品制造模式。满足用户的购买需求，成为公司追求发展的重要动力。产品生产所需要的各种原料资源处于资源市场之中，这就使每个公司都处在产品供应链之中，所以，供应链管理的好坏会直接影响公司的经营发展。采购管理是公司维系产品供应链的重要手段和途径，也是影响公司经营成果的重要因素。做好采购管理，是每个公司生产经营的关键，也是完成公司战略目标的重要环节。
采购管理是对采购业务过程进行组织、实施与控制的管理过程，是采购人员从接受任务开始，到选择供应商、采购合同定制、采购过程执行、物流运输、原料到货接收、检验入库、采购结算等采购活动的全过程，还包括采购人员对采购过程中的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对公司采购活动执行过程的科学管理。
采购管理相比于单纯的采购，是更深层次的管理。采购管理面向整个公司，对整个公司的采购活动进行计划、组织、指挥、协调，采购管理可以对整个公司的资源进行调动、规划，可以直接接触到采购业务的具体步骤、具体环节，甚至是具体的采购人员。2.2 采购管理的重要性
采购管理是公司经营发展中的重要一环，其重要性在现代市场的发展中愈发显现出来，对于公司来讲，重视采购管理已经成为提高生产经营状况的必备手段。2.2.1 采购管理制度的重要性
制定健全的采购管理制度，将各项采购流程制度化、规范化、标准化，具有以下积极意义。（1）规范化的采购管理制度，可以使各项采购工作、采购流程有公司制度作保障。当采购人员与公司内部其他部门人员出现分歧时，可以依据采购管理制度找寻解决方法。（2）规范化的采购管理制度，能够明确供应商的管理办法，使采购人员对供应商的评价与考核、考评有参照依据，从而更加规范化地管理供应商。（3）规范化的采购管理制度，提供了具体的工作流程和工作方法。采购人员可以依照采购管理制度，进行工作行为。规范化的采购管理制度，对采购人员提升采购工作流程效率具有重要意义。（4）规范化的采购管理制度，将采购所需的产品资源质量作为一项考核依据，采购质量的好坏直接决定公司产品的生产质量，对公司口碑维护及公司市场占有率具有深刻影响。（5）规范化的采购管理制度，规范了采购人员的业务考核和绩效考核，是提升采购人员士气、增强采购人员工作动力的重要手段。（6）规范化的采购管理制度，将各采购人员的工作权责划分清楚，避免出现推脱责任的行为。（7）规范化的采购管理制度，是采购与外界资源市场的联系窗口，是公司与外部市场供应链进行工作对接的操作点。规范化的采购管理制度，为公司建立良好的外界形象打下了坚实的基础。2.2.2 采购部门与公司内部各部门之间的关系
采购人员不是单独到市场自主选择购买产品，而是在工作中与公司内部各部门之间不同程度地产生联系，明确其他部门的生产需求，根据他们所提出的购买需求进行市场采买。为此，采购人员需要培养良好的人际关系和协调能力，从而有效地与各部门合作，圆满地完成采购任务。为制定出符合公司生产需求与战略目标的采购管理制度，首先要深入了解公司的结构，明确采购部门与公司各部门之间的关系。
公司的采购管理作为一项重要的公司管理体系，有着自己的运作模式和运作流程。管理人员在工作中，要保持与各生产部门的沟通，及时了解各部门所需的产品资源，保证公司所需要的各种原料资源物资充足，从而保证公司生产经营的维系，这也是公司采购管理最重要、最基本的任务。2.3 采购管理的内容
采购管理不但要制定公司采购制度，也要在产品定位、市场供求关系、供应商生产供货情况等方面进行全面分析。采购管理人员针对各种不同模式的采购行为进行合理分析判断，选择最符合公司经营战略目标的采购管理模式，并将该模式投入到公司日常的生产经营中，规范采购行为。2.3.1 采购管理的基本工作内容1.建立采购管理组织
采购管理组织是采购管理最基本的组成部分，负责处理公司各部门的采购工作，满足各部门的生产需求。为达到这个目的，公司需要集合富有经验的采购人员和管理层人员制定合理的采购规范与制度。2.做好需求分析
采购部门作为整个公司产品资源的供应部门，应当掌握公司各个部门的生产原料需求情况，从而制订出科学合理的采购计划。为完成采购计划，采购管理的工作职能就是为采购人员规划采购流程、制订采购计划、明确采购规范，而做好需求分析是采购管理的基本能力。采购需求分析要求采购人员调查各部门需要采购的原料、产品、数量、规格、标准等问题。3.资源市场分析
资源市场分析是指采购管理根据公司生产经营所需求的原料产品，分析资源市场的情况，包括资源分布情况、供应商情况、产品质量、价格高低、交通运输情况等。资源市场分析的重点是市场情况分析和供应商资源分析，为制订采购计划做好准备。4.制订采购订货计划
制订采购订货计划是指采购管理根据需求产品情况和市场情况、供应商情况，制订出切实可行的采购计划。包括供应商的选择、产品种类、所需质量、产品规格、运输监管以及具体的进度计划等一系列规划问题，为整个采购订货规划一个方案。5.采购计划实施
采购计划实施是指把项目采购计划分配落实到具体的采购人员，具体包括联系指定的供应商、进行采购谈判、签订采购合同、监督运输情况、到货质检入库、配合付款等环节。通过采购计划的实施，完成采购项目。6.采购评估与分析
采购评估是指在完成一次采购项目后，采购管理对这次采购的评估，或在月末、季末、年末对一定时期内的采购活动进行的总结评价。主要的评估内容为采购项目的完成度、此次采购项目出现的问题、应该执行的改进方法等。通过总结评价，可以肯定采购人员的工作能力、发现问题、制定措施、改进工作、不断提高采购管理水平。7.采购监督
采购监督是指对采购活动进行的监督行为，包括对项目采购人员、采购成本、供应商选择、合同签订、运输进度、产品质量水平的监控。2.3.2 采购管理的制度内容2.4 采购管理制度的设计与建立
采购管理的规范化制度通常由采购部门管理人员与其他生产部门的管理人员组成的“采购制度讨论小组”来讨论、制定。采购制度的最终确立，需要经过各部门管理人员反复地讨论、协商。在正式颁布执行之前，还要经过各相关部门的修订、探讨。2.4.1 采购管理制度的设计1.采购部门组织结构设计（1） 设定管理小组 （控制界限）：受公司主管直接有效地指挥、 监督、部属的能力限制。
①高阶层管理小组3 ~6人；
②中阶层管理小组 5 ~9人；
③低阶层管理小组7 ~15人。（2） 设定部分管理小组的要素。
①人员素质：管理能力强、学历高、经验丰富者，可以优化管理效果；
②沟通渠道：对公司目标、决策制度、命令可迅速而有效地传达者，主管可优化管理效果；
③职务内容：工作性质单纯、标准化者，可加大控制层面；
④追踪控制：设有优质监督工具、监督人员，可扩大控制层；
⑤组织文化：具有追根究底风气与良好的制度文化背景的供应商可加大控制；
⑥所辖地域：地域近可多管， 地域远则少管。（3） 采购组织设计要求。
① 组织的目标性：使组织内各部分在公司整体经营目标下能充分发挥能力，达成各自目标；
② 组织的成长性：考虑公司的经营业绩与持续成长；
③组织的稳定性：随着公司的成长而逐步调整组织是必要的，但经常性的组织、权责、流程变更将使员工信心动摇；
④组织的简单性：组织的简单将有助于内部协调与人力分配；
⑤ 组织的弹性：保持基本形态，又能配合各种环境条件的变化；
⑥ 组织的均衡性：各部门业务量的均衡， 将有助于内部的平衡与分工；
⑦ 指挥的统一性：一个人同时接受两位以上主管管理， 将使其产生无所适从的感觉；
⑧权责明确化：权责或职责不清将使工作发生重复或遗漏、 推诿现象，易使员工产生挫折感；
⑨作业制度化：明确的制度与标准作业可减少摸索时间， 提高作业效率。2.采购管理制度设计的注意要点
采购流程制度的规范化是采购管理制度设计的一项基础工作。采购流程制度，并不适用于公司所有的采购项目。采购流程会随着产品资源、采购方式、供应商类型的不同而在细节上略有不同，但基本流程大同小异。具体包含项目如下。（1）产品资源市场来源：国内采购、国外采购；（2）采购的方式——直接采购、间接采购、集中采购、分散采购等；（3）供应商类型——技术型供应商、生产型供应商等。
不同的采购项目，采购规模不同、采购金额不同、供应商不同，对采购管理制度的设计也不同。面对不同的采购项目，采购管理制度设计要注意以下几点。（1）注意采购环节的先后顺序：即要注意采购流程的规范性和一致性，并考虑各个环节流程所需要的时间，保障采购的时效性；（2）设置监管环节：保证在采购的各个环节各阶段中，能够及时进行监管，如保证采购合同的齐全，保证所有环节顺利进行；（3）注意权责划分：制定权责分配制度，明确权责规定，使采购人员权责到位，将各环节的采购职责明确到人；（4）设置紧急处理办法：为了避免在采购过程中出现意外，设置紧急处理办法，及时处理供应商或资源市场和公司内部的各种情况；（5）根据采购项目的大小更改采购流程：较为重大的采购项目，格外予以重视，执行严格的流程规范和监督制度；涉及金额较小的采购项目可以适当放开政策和环节流程，节省采购精力；（6）设置改进环节：对采购流程的不足之处及时改进。对采购环节出现的问题，应及时与管理人员进行讨论，不断改进，以满足采购环节的更新以及项目上的实际需要。2.4.2 采购管理制度制定流程第三章采购管理的工作职能3.1 采购人员必备的知识技能和能力
在过去的公司经营模式中，很多公司配备有自己的生产链，即从原料的选择、生产到产品的零售，公司自身控制着产品生产与输出的全部环节。这样的经营模式虽然能有效地控制物流、完善公司内部各部门之间的信息沟通、控制生产与经营成本，但也因此造成采购模式复杂、采购人员鲜少和外界接触、信息不能及时沟通的情况出现，从而导致采购人员对市场的应变反应速度慢，不能及时就市场的转变而改进公司发展战略，制约公司自身发展。更重要的是，由于公司控制着自身从原料采集到产品经营的全部环节，公司内部生产部门很少需要向外部购买生产原料，这就使得公司对采购的需求非常小，采购被视为没有职业技能、技术含量的工作。外界普遍认为，采购只是简单的“买东西”，而不需要专业性的技能，采购这个职位也因此很不受重视。但随着现代公司管理模式的更新发展，社会分工的日益明确，产品链的分工也越发明显，公司自身对供应商的依赖加深，这就逐渐使公司采购工作的战略重要性被公司管理层所认识，很多公司也迫切需要具有专业知识和技能的采购人员。
专业的采购人员在采购工作中，需要准确定位用户成分，时刻考虑用户的需求，选择优质供应商、签订采购合同、选择相关物流流程，提高物流的速度、控制好入库的产品量、使库存成本大幅度降低，提高库存周转率。采购作为一项专业的工作，它的性质要求采购人员具备一定的知识技能。3.1.1 采购人员必备的技能1.采购人员必须具备市场调查、分析能力
从采购工作的流程规范上来说，采购人员须具备市场调查、分析能力。在接受采购任务后，采购人员首先要从资源市场处获取各种行业信息，了解市场的供需状态，并针对当前市场的行情及时调整采购战略，为制订生产计划和采购计划提供信息支持。采购人员在了解了资源市场的情况下，在匹配市场资源时才能正确地运用采购管理理论，创造出高产能。
供应商是公司维系生产的重要一环。在进行采购活动之前，采购人员要对市场上的供应商进行分析，从各个方面细致地调查供应商，了解供应商的基本情况，了解各个供应商的优势与劣势，并结合本公司产品的具体情况，选择最适合的供应商。如何筛选出优质的供应商，如何对供应商进行成本分析，如何对本公司进行成本分析，如何预测公司的采购种类、规格与数量，解决这些问题都需要具备采购专业知识和专业技能。2.采购人员必须具备信息整合能力
采购人员的工作不是简单的下单购物，而是需要专业性技能的综合采购能力。采购人员一旦没有及时了解各方面信息，就容易陷入采购的误区，如无法确定采购的质量、物流、交期等种种失误。因此，在进行市场调查、分析后，采购人员就要进行信息的分析。为此，采购人员应该具备较强的信息整合能力：首先，要利用一定的市场调查方法与技巧，对产品的价格、信息、规格有一定的了解。其次，对供应商的信息要深入了解，懂得相应的产品生产技术和流程，从而增强对产品品质与性能的了解，懂得运输、包装、质检、汇率等知识，从而增强采购的综合能力。3.采购人员必须具备成本意识
采购工作影响公司的生产经营成本，而降低生产成本的关键是采购人员对成本的控制。以总成本最低为工作导向，采购人员在采购工作中最关心的事就是供应商的价格。所以在采购工作进行前，采购人员要对所采购的产品资源市场做调查，了解该产品的市场价格、质量情况、市场发展情况等内容，选择最符合公司生产要求的供应商，了解原料资源的价格构成。在了解过、明确了原料资源后，就要进行成本分析和产品分析。（1）原材料价格构成：材料成本、加工成本、运输成本、损耗成本等；（2）专业产品的价格构成：材料成本、加工成本、开发成本、技术更新成本、专利成本、营销成本、运输成本等；（3）加工产品的价格构成：材料成本、加工成本、管理成本、损耗成本、运输成本等；（4）产品零部件的价格构成：材料成本、加工成本、管理成本、营销成本、运输成本等。4.成本分析技能
采购方进行供应商市场调查，预估供应商的成本。采购人员要求供应商填写报价单，将供应商所填写的报价单收集，进行更深入的调查和评估，保证其价格填报的合理性与适当性。成本分析的内容包括：调查供应商生产方式、调查供应商生产设备、调查供应商材料、调查供应商生产成本、调查供应商的开发成本、调查供应商产品的营销费用；就供应商提出的成本资料，做出评估。5.产品价值分析能力
公司想要在市场中长期占据优势地位，就必须不断根据市场需求的变化而优化产品结构，降低生产成本。采购人员要在采购过程中具有一定的分析能力，利用产品分析能力比较原材料的质量、规格、物流、交货期等因素，分析产品的价值，合理定价。6.沟通协调能力
在公司中，采购人员工作业务牵涉面较广。在采购过程中，采购人员与供应商有直接接触，采购人员与供应商的关系很大程度上影响着公司与供应商的关系，也影响着公司与供应商的合作情况。因此，采购人员必须具备较强的沟通能力，能够正确、清晰地表达采购产品的各种要求，比如产品质量、规格、数量、价格、交期、付款方式等，避免产生任何歧义。同时，采购人员在与供应商的交流中，一定要明确自身的岗位职责，正确处理好与供应商之间的关系。在与多个供应商谈判的过程中，坚持公正客观，所有的条款、条件都要建立在业务谈判的基础之上。
另外，采购是涉及公司经营发展的一部分，采购的性质要求采购人员必须具有团体意识，与采购部门人员、公司内部各部门之间密切配合，完成采购任务。7.采购人员必备的质检能力
公司为生产经营所采购的原料资源不仅要控制成本，其产品质量还要符合公司的生产规范，这就要求采购人员必须具备质量检验的能力。对于采购人员来说，应设法了解供应商产品的质量，调查其是否具备应有的质量检验合格证和商检合格证。
采购人员在与其进行采购谈判之前，就应该首先对供应商提出产品质量要求，并要求供应商提供样品，避免日后出现质量不符的情况，甚至是法律纠纷。在质检环节中检验出的瑕疵品或破损品，采购人员应及时联系供应商处理或直接退货处理。
质量检验在采购中的作用不言而喻。在采购过程中，必须建立能充分进行质量检验的采购管理制度。这要求在采购、生产、包装、运输、交货、入库的过程中，建立相关的检测标准，以便通过质量检验来完成采购项目。对供应商的质量检验不仅是生产部门与质量管理部门的职责，采购人员也要积极配合，在日常的工作中检查供应商是否按时、按规范施工，随时监测供应商的产品质量，监督供应商及时将样品寄回公司供内部考察，随时监测供应商是否落实了质量管理措施，确保采购不会出现意外情况。（1）公司的质量检验分类方法如下。（2）采购人员产品质量检验方案如下。3.1.2 采购人员必备知识储量考核1.采购人员必备知识考核2.采购人员公司认同程度检测表3.2 采购人员的基本职能
传统的公司发展模式中，采购只需要简单地选择上下游供应商、下单、催货、验货、付款即可。但市场的变化发展，使传统的采购模式已经不能适应现代公司的发展，在现在的公司发展中，采购人员应该主动参与到公司的经营中，将采购作为公司的战略任务去完成。对公司来说，采购模式需要不断创新，打造新的交易方式，以实现成本的降低，品牌认知度的提升，与供应商实现双赢，在对内的协调和对外的合作过程中使公司产能有效地扩张；采购人员在现代公司中的地位不再是可有可无的“买东西的人”，而是关系到公司生产成本、公司经营利润的专业性综合性人才。3.2.1 采购人员的基本职能（1）收集目标市场信息，调查公司所需产品的市场基本情况，分析其市场价格、产品质量等市场信息。了解市场走势，分析并控制成本。（2）调查原料来源信息，对市场上原料的供货渠道进行调查，掌握其流通信息。（3）调查市场上的供应商信息，将符合基本要求的供应商列为备选供应商。（4）邀请备选供应商填写报价单，对所收集到的报价单进行比价。（5）根据报价单，与进入第二轮的供应商议价。（6）与最后选定的供应商谈判、协商好合作条款后，签订采购合同，发出订货单，采购所需物料。（7）根据采购合同进行运输方式与交货期协商。（8）对交货资源、产品进行质量和数量检验。（9）协助财务部门清算供应商款项。（10）与供应商建立长久联系。（11）协调公司技术部门，帮助供应商解决生产问题。（12）新供应商的开发与现有供应商的维护。3.2.2 采购人员的主要职责（1）市场考察与分析。（2）采购计划制订与实施。（3）发掘、评估及选择供应商。（4）供应商调查计划制订与实施。（5）拜访新开发供应商与渠道供应商。（6）采购谈判和发放订货单。（7）关于售后服务的确认。（8）与现有供应商关系的维系。（9）订购商品。（10）制作采购报告。（11）采购项目分析、采购统计。（12）财务结算。（13）信息整理资料。（14）招募和培养新采购人员。3.2.3 采购主管的职能描述1.工作职能描述（1）具备良好的沟通技巧。（2）具备能承受各种压力的能力。（3）具备分析数据及各种采购报表、市场信息的能力，以便从中获取市场信息并进行决策。（4）具备高超的谈判技巧。（5）了解采购管理的工作方法和思维方式。（6）流利的口语和良好的书面表达能力。（7）明确全国大型备选供应商的发展方向，根据市场调查做出采购计划并根据采购计划进行采购成本预算。（8）公司内部以及外部的政策协调能力。（9）发展、培训和激励区域经理。（10）制订部门发展计划。（11）采购订单的管理。（12）部门人员的评估、培训和发展。（13）物流管理监控。（14）采购成本的控制。（15）与其他部门的工作协调。2.工作内容描述（1）全面负责本部门的工作。（2）一切采购工作由采购经理负责监督。（3）检查、监督、考核内部各项工作的执行。（4）部门发展计划的制订、控制、管理。（5）衔接和协调与各部门之间工作的配合。（6）做好采购成本的控制及审核。（7）协助采购经理进行采购战略年度采购预测。（8）制定及完善订单管理制度。（9）制定退换货政策，并监控此制度的执行。（10）完善物流流程。（11）对部门内人员进行评估、激励，并不断改进及提升其工作绩效。（12）部门人员的培训及发展。3.2.4 采购主管工作职责表
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