作者：《公文实用手册（第二版）》编写组
出版社：石油工业出版社
格式: AZW3, DOCX, EPUB, MOBI, PDF, TXT
公文实用手册试读：
图书在版编目（CIP）数据
公文实用手册／《公文实用手册（第二版）》编写组编．—2版．—北京：石油工业出版社，2018.11（中国石油天然气集团有限公司办公室业务丛书）
ISBN 978-7-5183-1608-3
Ⅰ．①公… Ⅱ．①公… Ⅲ．①公文－处理－手册 Ⅳ．①C931.46-62
中国版本图书馆CIP数据核字（2018）第267619号
出版发行：石油工业出版社（北京安定门外安华里2区1号 100011）网 址：www.petropub.com编辑部：（010）64251613 图书营销中心：（010）64523633
经 销：全国新华书店
印 刷：北京中石油彩色印刷有限责任公司
2018年11月第2版 2018年11月第7次印刷
787×1092毫米 开本：1/16 印张：24.25
字数：427千字
定价：65.00元（如出现印装质量问题，我社图书营销中心负责调换）
版权所有，翻印必究《公文实用手册（第一版）》编写组
组 长：刘 晖
成 员：韩剑锋 刘立力 王宜珂 王 丽戴 扬 王大明 王 薇 张 珂王 郗 王 伟 兰 宇 张 波郑轶丹 马 鹤《公文实用手册（第二版）》编写组
组 长：范 宁
成 员：王宜珂 王 丽 李 健 宋景龙王 超 张 波 隋 意 董博文马 鹤第二版前言
公文是企业重要的管理工具。做好公文处理工作，关乎一个企业、一个单位的形象，体现各级领导和办文人员的素质，更为重要的是，公文对于企业提升管理效率、加强内部控制、促进科学决策具有十分重要的作用。
中国石油天然气集团有限公司（以下简称集团公司）历来十分重视公文处理工作。2008年以来，连续7年以“厅发1号文件”形式印发有关公文管理方面的规章制度，逐步形成了集团公司公文管理制度体系，对规范总部及企事业单位办文程序、提高办文质量发挥了重要作用。
随着新的《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》国家标准的颁布，以及集团公司办公室系统各项业务建设向高端化、精细化深入推进，为进一步做好公文处理工作，给各部门、各单位公文处理提供一个权威性、指导性、操作性较强的工作指南，集团公司办公厅组织编撰了《公文实用手册》，主要包括五部分内容：第一部分，公文处理常识百问，萃选了160多个常见问题，以问答题的形式释疑解惑；第二部分，总部公文管理规定，包括常用公文（函）文头、首页纸、会议纪要、呈批件、发文字号等式样规定，发文办理规定，企事业单位上报公文规定以及常用文种参考模板等内容；第三部分，办文常见错误案例，总结整理了80个日常办文最容易发生错误的案例；第四部分，电子公文系统使用指南，介绍了办公专网和内网电子公文系统的使用；第五部分，附录，公文相关制度汇编，收录了党政机关公文处理工作条例、相关标准及集团公司相关规定。
在编撰过程中，编者目的一是内容求全面，尽可能将与日常办文相关的各种实用规章制度、操作指南荟萃其中，满足办文人员需要。二是突出实用性，虽不能达到一册在手应有尽有，也尽量做到“有问题翻手册”，方便快捷，实用好用。三是具有较强的指导性和规范性。通过汇编国家公文条例、标准以及集团公司相关规定，解析答疑公文处理过程中大量具体问题，指导办文实践，规范办文程序。
希望本书的出版，能够为各部门、各单位贯彻落实国家条例和标准，规范公文办理程序和体例格式，提高公文运转效率，全面提升集团公司公文管理水平发挥积极作用。
由于集体公司2017年年底实行了公司制改制，集团公司及集团公司党组名称均发生变更，加之近三年总部及企事业单位机构及职责有所调整，《公文实用手册（第二版）》主要对上述涉及的内容进行了更新，同时对附录中已修订的集团公司保密管理规定等规章制度进行了更新。第一部分 公文处理常识百问一、概述1．什么是公文？
公文是党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。2．公文有哪些特点？
一是具有法定的作者。即依法设立、并能以自身名义独立行使权利、承担相应义务的社会组织机构及其领导人。
二是具有法定的权威性和约束力。公文发布者依据职权制发公文，在法定的时间和空间内对收文对象产生强制性的影响。
三是具有很强的政治性和政策性。党和国家制定的路线、方针、政策，以公文形式下达，党政机关、人民团体和企事业单位负有传达、贯彻、执行的责任。因此，各单位制发的公文，要符合党和国家的方针、政策，确保各项方针政策的贯彻执行。
四是具有很强的针对性和时效性。公文为解决具体问题而制发，具有较强针对性。这种实用性决定了公文的时效性，即公文应制发及时，提高效率，注重实效。一些公文随着现实问题的解决和工作的完成，其使命也随之完成，这也体现了公文的时效性。
五是具有规范的体例格式和特定的处理程序。为维护公文的严肃性、权威性，提高运转效率，公文有特定的格式、办理程序及制度。3．公文的作用是什么？
一是指挥策令作用。各单位通过公文部署工作，传达政策意图和要求，对下级单位的工作进行领导及指导。
二是行为规范作用。用以规定人们行为规范的条例、规定、办法等规范性公文，一经公布，即成为一定范围内的行为规范，必须遵守和执行。
三是宣传教育作用。公文不但要传达政策意图、布置任务，还要分析形势，解释、说明情况，使受文对象统一思想、明确目标，发挥主动性和提高积极性。
四是传递信息、联系公务的作用。各单位之间可以用公文进行工作联系、沟通情况、交换意见、洽谈。
五是凭证记载作用。公文是制发单位公务活动的真实记录，也是收文单位执行或处理问题的依据，还是收文单位工作的历史凭证及编史修志和查考的重要依据。4．什么是公文处理？
公文处理是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、有序衔接的工作。5．公文处理主要包括哪些内容？
公文处理主要包括公文的收文办理、发文办理、公文管理、整理立卷和归档利用等一系列相互关联、衔接有序的工作。
收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、传阅、承办、催办等；发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括公文起草、会签、审核、签发、复核、登记、校对、印制、用印、发送等程序；公文管理包括文件的公布发布、撤销、废止及文件的复制、清退等；整理立卷和归档利用包括文件的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等内容。6．公文处理的基本原则和要求是什么？
公文处理工作的基本原则：实事求是、准确规范、精简高效、安全保密。
公文处理的要求：及时、准确、安全、规范。7．公文处理的目标是什么？
公文处理工作的目标是实现规范化、制度化、科学化。
规范化是指公文处理的每项程序、操作都要遵循一定的规则、方式和要求，办理结果要达到一定的标准和规格；制度化是指在规范化的基础上，将程序、规则、要求、标准等以规章制度的形式固定下来，并加以贯彻执行；科学化是指公文处理的规范、制度应当运用现代科学技术，采用现代化的办公手段，以提高公文处理的质量和效率。8．公文处理的法规、标准和依据是什么？
2012年4月16日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），是党政机关公文处理工作的法规性文件，也为其他各行各业的公文处理工作提供借鉴，对强化我国党政机关公文管理，确保党政机关公文处理的严谨一致，更好地发挥党政机关公文效力，提高党政机关公文的整体质量具有重要现实意义。
为配合条例的实施，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会于2012年6月29日正式发布国家标准GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》，2012年7月1日开始实施。
为进一步加强集团公司公文管理工作，规范公文处理程序，提高公文办理质量和效率，2013年12月19日，集团公司研究制定了《中国石油天然气集团公司公文处理办法》（中油办〔2013〕536号）。《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》和《中国石油天然气集团公司公文处理办法》是指导集团公司公文处理的基本法规、标准和依据。9．什么是集团公司公文？
集团公司公文，是集团公司在实施领导、履行职能、开展生产经营管理工作中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布规章，请示、报告重要事项，指导、布置和商洽工作，答复问题，通报和交流情况等的重要工具。10．什么是总部部门、专业公司公文？
总部部门、专业公司公文是总部各部门、各专业公司在各自工作职责范围内，采用文件格式、信函格式制发的公文。其中，文件主要用于对具体业务工作进行通知和批复，印发部门规章制度、表彰决定、通报等；函件用于日常业务联系、商洽工作、征询意见、沟通情况等。11．集团公司公文归口管理部门是哪里？
办公厅是集团公司公文处理工作归口管理部门，负责总部机关的公文管理工作，并对各企事业单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。各单位办公室、各部门综合处负责本单位、本部门公文管理工作。12．办公厅发文、收文具体归口处室是哪些？
办公厅文电处负责党组、公司文件核稿及制发工作；总值班室负责公司内外部来文收文办理、公司机要文件管理等工作。二、公文种类13．什么是公文种类？
公文种类简称文种，是指公文中具有共同内涵、共同使用范围、共同成文格式和最能体现公文内容、表明公文名称的基本分类单位。正确运用文种，是促进公文规范化的重要前提和基本保证。14．公文种类主要有哪些？《党政机关公文处理工作条例》第八条明确规定，公文种类主要有十五类，分别是：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。15．集团公司常用公文种类有哪些？
集团公司常用公文种类有九个，分别是请示、报告、意见、函、通知、批复、决定、通报、纪要。按照行文方向，分为上行文、平行文、下行文。其中，上行文主要使用“请示”“报告”，平行文使用“函”，下行文主要使用“通知”“批复”“决定”“通报”“纪要”。“意见”既可用于上行文，又可用于下行文。16．请示的适用范围是什么？主要有哪些种类？
请示适用于向上级单位请求指示或批准。一是超出本单位职责权限，请求上级单位批准的事项；二是下级单位在工作中遇到新情况、新问题，请求上级单位解决或协助解决问题；三是对上级单位有关政策、规定中未明确的问题或工作中遇到的难以把握和确认的问题，请求上级单位指示或予以明确。
请示的种类主要分为：请求批准的请示、请求解决问题的请示、请求指示性的请示。17．报告的适用范围是什么？主要有哪些种类？
报告适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。
报告的种类主要分为：工作报告、情况报告、答复报告、报送文件或材料的报告等。18．报告、请示两个文种有哪些区别？（1）行文功能不同。报告主要是向上级单位反映情况、提供信息等，以上级单位知晓为目的，无需上级单位批复；请示则主要是请求批准、指示和解决问题等，需要上级单位明确批复。（2）处理方式不同。报告属阅件，上级单位可不回复；请示则属办件，上级单位需要办理、批复。（3）时间要求不同。请示应在事前行文，即所谓“事前请示”；报告一般是报告办理结果或有关情况，即所谓“事后报告”。
实际工作中可以“是否需要批复”作为选择采用“报告”或“请示”文种的标准。19．意见的适用范围是什么？主要有哪些种类？
意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
意见的种类主要分为：一是直接指导性意见，该类意见常用于上级单位直接对重要问题发表意见，提出工作原则、工作要求，以指导下级单位的工作；二是建议性的意见，该类意见一般用于下级单位对重要问题提出见解和建议，供上级单位和领导参考。20．通知的适用范围是什么？主要有哪些种类？
通知适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
通知的种类主要分为：批转和转发性通知、传达或部署性通知、周知性通知、会议通知、人事任免通知等。21．通报的适用范围是什么？主要有哪些种类？
通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
通报的种类主要分为：表彰通报、批评通报、情况通报等。22．通知与通报两个文种有哪些区别？
通知和通报都具有知晓性和指导性，其区别主要体现在周知事项上。通知大都要求贯彻执行，使用范围广于通报，周知的事项是具体的，具有一定的约束力；通报重在对重要精神和重要情况的传达，以使有关单位和人员知晓，一般起到引导、警诫、启发、教育和沟通情况的作用。23．决定的适用范围是什么？主要有哪些种类？
决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
决定的种类主要分为：嘉奖决定、处分决定、重大行动安排或重要事项的决定等。24．纪要的适用范围是什么？主要有哪几种形式？
纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。
以纪要行文的形式主要有以下几种：一是以纪要的特定格式印发纪要，纪要标志由“××××××纪要”组成；二是以通知为文种，印发纪要。25．批复的适用范围是什么？
批复适用于答复下级单位请示事项。26．函的适用范围是什么？主要有哪些种类？
函适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
函的种类主要分为：征询意见的函、请求批准的函、答复意见和答复审批事项的函。27．请求批准的函与请示有哪些区别？
请求批准的函，是向不相隶属单位请求批准有关事项的行文。这种函的写法，在内容和要求上与请示大致相同，差别主要表现在形式上。也就是说，请求批准的事项，如果审批权限在上级单位，需用请示行文；如果审批权限在同级单位或不相隶属单位，则应使用函行文。28．复函与批复有哪些区别？（1）批复属下行文种；复函是函的一种形式，属平行文种。（2）批复适用于答复下级单位的请示事项；对不相隶属的单位请求批准事项不使用批复，而应使用复函予以答复。29．怎样选择和使用公文种类？（1）根据行文关系确定公文种类。一般来说，受文单位是上级的，应选用“请示”“报告”等上行文种；受文单位是下级的，应选用“通知”“批复”等下行文种；向不相隶属单位行文，应使用“函”这个平行文种。（2）根据行文目的确定公文种类。如请求上级单位批准、给予指示、帮助支持的，应使用“请示”；安排部署工作的，应使用“通知”；指导下级工作的，则应使用“意见”。三、公文格式30．什么叫公文格式？
公文格式，简而言之就是公文的表现形式。它是相对于公文的内容而言，既由公文的内容所决定，又服务于公文的内容需要。公文格式的范畴包括公文采用的介质、公文印制要求、公文中数据的表示、公文各要素的排布等内容。31．公文格式标准化的意义是什么？
公文是一种具有特定效力、必须强制执行的特殊文书，标准化的公文格式有助于体现公文的法定性、严肃性和权威性。公文格式规范与否，直接影响公文的质量和美观，进而影响公文效力的发挥。规范的公文格式不仅体现公文的法定权威和约束力，而且有利于提高工作效率，保证政令畅通。公文格式标准化是公文处理工作科学化、制度化和规范化的基本前提，也是与国际标准接轨、适应信息化时代的必然要求。32．公文采用的介质主要有哪些？
中国历史上，出现过甲骨介质公文、竹简介质公文、丝绢介质公文，一直到纸介质公文。世界各国大都如此，欧洲的兽皮介质公文存在了很长时间，直到中国的造纸术传入后，才发展成为纸介质公文。随着科学技术的进步，公文的传播、传递大量使用现代化手段如广播、电视、计算机网络等来进行，出现了电子公文，但纸介质仍然是公文的基本表现形式。33．公文用纸有什么要求？
GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》规定，公文用纸一般使2用纸张定量为60～80g/m的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5～9.5。34．公文用纸幅面尺寸及版面有哪些要求？
GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》规定，公文用纸采用GB/T 148—1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。
版面要求主要包括对页边与版心尺寸、字体和字号、行数和字数以及文字的颜色等方面的规定。GB/T 9704—2012规定，公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm；如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字，每面排22行，每行排28个字，并撑满版心，文字颜色均为黑色。特定情况可以作适当调整。35．公文印刷装订有什么要求？
制版要求:版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
印刷要求:双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm；黑色油墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
装订要求:公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后成品尺寸允许误差±2mm，四角成90°，无毛茬或缺损。36．公文格式要素包括哪些内容？《党政机关公文处理工作条例》第三章第九条规定，公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等要素组成。37．公文格式各要素是怎么划分的？
GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。
版头，即公文首页红色分隔线以上的部分，一般包括份号、密级及保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。
主体，即公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分，一般包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。
版记，即公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分，一般包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。38．公文版头部分格式要素有哪些编排要求？（1）份号。指公文印制份数的顺序号。并不是所有公文都需要编制份号。《党政机关公文处理工作条例》规定，涉密公文应当标注份号。发文机关认为如有必要，非涉密公文也可编制份号。编制份号可以唯一标识印发的公文，能够准确掌握公文的印制份数以及分发的范围和对象。发文机关根据份号可以掌握每一份公文的去向。发文、收文都要登记份号。份号一般用3～6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行，编虚位补齐，即第一份公文份号可以编为“001”“0001”等，不应编为“1”或“01”。份号的字体不作统一，印发机关自行掌握。份号可以手工用印号机在成文加盖，也可用带印号功能的印刷设备同时印刷。（2）密级和保密期限。指公文的秘密等级和保密期限，应根据文件定密结果据实标注。集团公司涉密公文分为国家秘密和集团公司商业秘密两种。国家秘密等级从低到高依次分为“秘密”“机密”“绝密”3个层级，集团公司商业秘密分为“石油普通商密”“石油核心商密”两级。一般用3号方正黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。国家秘密密级和保密期限之间用“★”分隔，如“秘密★1年”“绝密★10年”，“秘密”“机密”“绝密”二字之间不空格；如果只标密级不标保密期限，“秘密”“机密”“绝密”二字之间空一字。集团公司商业秘密标志的具体形式为“石油核心（普通）商密☆保密期限”“石油核心（普通）商密☆解密时间”“石油核心（普通）商密☆解密条件”。保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。（3）紧急程度。指对公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，可分别标注“加急”或“特急”，用3号方正黑体字，顶格编排在版心左上角。具体排在第几行，分三种情况：如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，则份号标在第一行，密级和保密期限标在第二行，紧急程度标在第三行；如只有份号，没有密级和保密期限，紧急程度就编排在版心左上角第二行；如既没有份号，又没有密级和保密期限，紧急程度就编排在版心左上角第一行。在具体编排上，还要注意：如同时标注密级与保密期限、紧急程度，表达紧急程度的两个汉字之间不空格；如只标注密级或紧急程度，不同时标注保密期限，表达紧急程度的两个汉字之间应空一字。（4）发文机关标志。即俗称“红头”，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以只使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以同时标注联署发文机关名称，也可以单独使用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前。“文件”二字置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排列。多个发文机关联合发文，也可不加“文件”二字。
为统一和规范，集团公司公文格式编排规则规定，发文机关标志“文件”二字不得省略。
发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用方正小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则，字号不应大于上级机关。（5）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
发文字号用3号方正仿宋体字编排在发文机关标志下空二行、红色分隔线之上的位置。其中，下行文居中排布，上行文居左空一字编排，与最后一个签发人姓名同处一行。
集团公司总部印发的各类公文，其发文代字由办公厅统一拟定。各企事业单位报送总部的正式上行文件（函件）发文代字由办公厅拟定，其他类型公文的发文代字由单位自行确定。（6）签发人。上行文应当标注签发人姓名。用3号方正仿宋体字标识“签发人”三字，其后加全角冒号和签发人姓名。签发人姓名用3号方正楷体字，编排在发文机关标志下空二行，与发文字号同处一行，右空一字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个签发人姓名，两个签发人姓名中间空一字，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，两个字的人名中间空一字。最后一个签发人姓名与发文字号同处一行。39．公文主体部分格式要素有哪些要求？（1）公文标题。由发文机关名称、事由和文种组成。一般用２号方正小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。标题排列应当使用梯形或菱形。（2）主送机关。指公文的主要受理机关，应使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。
主送机关用3号方正仿宋体字，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行仍然顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中，置于抄送机关的上一行，与抄送机关之间不加分隔线。（3）公文正文。指公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号方正仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。
正文中的结构层次序数可依次用“一、”“（一）”“1．”“（1）”标注；一般第一层用3号方正黑体字、第二层用3号方正楷体字、第三层和第四层用3号方正仿宋体字标注。（4）附件说明。指公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后依次标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1．×××”），附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐。（5）发文机关署名、成文日期、印章。发文机关署名署发文机关全称或者规范化简称。成文日期署发文机关负责人签发的日期；联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符，印章统一采用下套方式加盖。
成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得盖在空白页上。
单一机关行文时，一般在成文日期之上，以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。（6）附注。指公文印发传达范围、联系人及联系电话等需要说明的事项。用3号方正仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
集团公司正式下行文件需标注印发传达范围，分为4个层级，分别为：此件发至局级、此件发至处级、此件内部公开发布、此件公开发布。
上行文和平行文均需以附注形式标注联系人及联系电话。（7）附件。指公文正文的说明、补充或参考资料，与正文具有同等效力。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号方正黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应在附件首页版心左上角第一行顶格用3号方正黑体字标注公文的发文字号加“附件”二字及附件顺序号。
转发、印发类公文，被转发、印发的内容不按附件处理，在公文正文中不加附加说明，直接另面编排。40．公文版记部分格式要素有哪些要求？（1）抄送机关。指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。一般用4号方正仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。（2）印发机关和印发日期。指公文的印制主管部门和送印日期。一般用4号方正仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
版记位于公文偶数页最后一面版心内最下方。41．公文页码编排有什么规定？
公文页码，一般用4号半角方正宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。42．公文的特定格式有哪些？
公文的特定格式是相对于公文的通用格式而言的，是公文通用格式的补充，通常包括信函格式、命令（令）格式以及纪要格式等，其公文组成要素的标注规则有别于公文的通用格式要求。企业使用较多的是信函和纪要格式。43．信函格式公文要素编排有哪些规则？（1）发文机关标志使用发文机关全称或规范化简称，其后不加“文件”二字，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色方正小标宋体字。联合行文时，只使用主办机关标志。（2）发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。第一条红色双线下面的文字和第二条红色双线上面的文字距红色双线的距离为3号汉字高度的7/8。（3）如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。（4）发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。（5）标题居中编排，与份号、密级和保密期限、紧急程度、发文字号中最后一个要素相距二行。（6）首页不显示页码，自第2面开始标注页码。（7）版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文偶数页最后1面版心内最下方。44．纪要格式公文要素编排有哪些规则？（1）纪要标志由“×××××纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色方正小标宋体字，字号大小自定。（2）纪要编号作用等同于发文字号，可居中编排在发文机关标志下空二行位置，可以采用“第××号”的形式，不编虚位。（3）标注出席人员名单，一般用3号方正黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号方正仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。（4）标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。（5）纪要不加盖印章。（6）各单位可根据实际需要，参照GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》要求，制定纪要格式。四、行文规则45．行文应遵循哪些基本规则？
行文规则是制发公文必须遵循的基本准则。行文应遵循以下基本规则：（1）行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。（2）行文关系应根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。46．行文关系如何确定？
行文关系是指单位之间的公文在相互往来中存在的授受关系，是各单位组织关系或业务关系在公文运行中的体现。
行文关系应根据隶属关系和职权范围确定。隶属关系是指同一组织系统内的领导和被领导的关系，体现在行文上就是上行文和下行文的关系。相应地，同一系统内同级单位之间，不同系统的各单位之间的关系，体现在行文上就是平行文的关系。
应当指出的是，有些单位之间虽不属于同一系统的上下级隶属关系，但从职权范围上讲是业务主管关系，如企事业单位与所在省（自治区、直辖市）政府业务主管部门之间，必要时也使用上行文。47．如何选择行文方式？
一定的行文关系，决定了公文的行文方向，同时也决定了不同的行文方式。在具体行文中，根据行文方向可采取下列不同的行文方式：（1）逐级行文。是上行文和下行文普遍采用的行文方式。上行文就是下级单位直接向其上级单位报告情况，提出请求；下行文就是上级单位应对所属的下级单位传达指示、部署工作、批复请示，再由下一级单位逐级下达。逐级行文体现的是集中统一、分级管理、一级对一级负责的原则，有利于政令统一，避免政出多门、多头领导和多头指挥。（2）越级行文。多发生在上行文中，指的是下级单位在特殊情况下，越过自己直接上级向更高的上级领导直接行文的情况。如遭遇重大自然灾害、发生特大事故时，需立即报告情况、请求指示，此时若逐级行文可能会贻误大事，造成更大损失，这种情况下可越级行文。但在越级行文的同时应抄报直接上级。（3）多级行文。多在下行文中使用，如政府公布行政法规、规章的令，就是典型的多级行文。（4）平行行文。不相隶属的单位之间，在相互告知事项、联系工作、商讨公务时，都可采用平行文的方式直接行文。48．总部行文有哪些具体规则？（1）总部统一以集团公司名义向国务院国资委、国务院各部委报送上行文，不宜直接向国务院报送上行文（信息报送除外）。报送国务院国资委、国务院各部委的公文，主送机关应为“国务院国有资产监督管理委员会”或国务院某部委，不得径送国务院国资委或国务院某部委的厅局。（2）总部各部门、各专业公司均不得以部门名义，越级向国务院国资委、国务院各部委报送上行文。（3）以集团公司名义向国务院直属机构、其他中央企业、各省（自治区、直辖市）人民政府及其他不相隶属单位行文，使用平行文种“函”。（4）除办公厅外，总部其他部门、专业公司不得对外正式行文。各部门、各专业公司可以部门（专业公司）函件、便函的形式对外联系、商洽工作。（5）总部部门向所属企事业单位印发部门正式文件时，主送机关可为“各企事业单位”或某企事业单位。但以部门函件或便函对所属企事业单位行文时，主送机关只能为各企事业单位对口的业务部门。（6）专业公司向所属企事业单位印发专业公司文件（函件）时，主送机关应为其归口管理的企事业单位。（7）除人事部可就干部任免事项向总部内设机构印发部门文件外，总部部门之间、专业公司之间、总部部门与专业公司之间日常业务联系、商洽工作、征询意见、沟通情况时以部门（专业公司）函件或便函行文（使用平行文种“函”），不以文件格式互相正式行文。49．企事业单位行文有哪些规则？（1）各企事业单位、总部各部门、各专业公司均不得以单位或部门名义，越级向国务院国资委、国务院各部委报送上行文。（2）企事业单位可直接向集团公司报送正式上行文，但企事业单位所属二级单位则不可直接向集团公司报送正式上行文。（3）企事业单位向总部报送上行正式文件，主送机关应为“中国石油天然气集团有限公司”或归口的专业公司，不得直接主送集团公司的业务部门。企事业单位向总部报送上行正式函件、便函，主送机关应为总部部门、专业公司。（4）各企事业单位因工作需要向所在地的省、自治区、直辖市人民政府行文，可使用正式上行文。50．什么是联合行文？
如公文内容涉及其他单位职能事项，或所涉及事项需多个单位形成意见，或需多个单位在同一公文中就某一事项达成共识，可以多单位联合行文。51．集团公司关于联合行文有哪些规定？（1）集团公司可与中国石油化工集团有限公司等其他中央企业联合行文，必要时也可与各省（自治区、直辖市）人民政府联合行文。（2）总部部门之间、专业公司之间、总部部门与专业公司之间不得联合行文。发文事项涉及多个部门时，由主办部门办文，并会签相关业务部门。（3）联合行文的单位应当是级别相同的单位。（4）联合行文时，应明确主办单位，以便分清主次责任。（5）联合行文时发文单位排序，一般是主办单位排列在前。（6）联合行文应由主办单位先行签署，然后将原件送其他联合发文单位依次签发。（7）联合行文时，应使用主办单位的发文字号，成文日期署最后签发单位负责人签发的日期。52．党政机关行文有哪些规定？
党政机关应根据各自的隶属关系和职权范围行文。行政文件中不得有向党组织发指示、交任务的内容，必要时党政机关可以联合行文。为沟通信息，党政机关还可以互相抄送公文。五、发文办理53．发文办理的一般流程是什么？
发文办理的一般流程包括：拟稿、审核、签发、校对、印制、用印、登记、发送等环节。（1）拟稿。按照职责分工，公文由主办部门拟稿。公文涉及其他部门职能或业务时，应做好协商会签工作。（2）审核。公文送领导签发前，应由业务部门和文秘部门对文稿进行审核把关，以确保公文质量。（3）签发。单位负责人对同意发出的公文签署意见。（4）校对、印制、用印。公文印制前，应由拟稿人进行校对；文秘部门进行统一编号、印制；印制完成后的公文应加盖（套印）相应的印章。（5）登记、发送。由文秘部门对公文进行发送。若为涉密公文，需编份号进行登记后方可发送。54．集团公司公文的发文办理流程是什么？
拟稿→业务处室审核→部门领导审核→办公厅（总裁办公室）审核（文电处初核、厅领导审核）→公司领导签发→拟稿人校对→编号印制→用印→发送。55．集团公司党组公文的发文办理流程是什么？
拟稿→业务处室审核→部门领导审核→办公厅（总裁办公室）审核（文电处初核、党组秘书审核）→集团公司党组领导签发→拟稿人校对→编号印制→用印→发送。56．集团公司会议纪要的发文办理流程是什么？
拟稿→业务处室审核→部门领导审核→办公厅（总裁办公室）审核（秘书二处初核、厅领导审核）→公司领导签发→拟稿人校对→编号印制→发送。57．办公厅公文的发文办理流程是什么？
拟稿→业务处室审核→综合处审核→厅领导签发→拟稿人校对→编号印制→用印→发送。
办公厅以外部门以办公厅名义制发公文的发文办理流程是：部门向办公厅提出书面申请→综合处拟办→厅领导批示→部门拟稿→业务处室审核→部门领导审核→办公厅（总裁办公室）综合处审核→厅领导签发→拟稿人校对→编号印制→用印→发送。58．部门（专业公司）公文的发文办理流程是什么？
拟稿→业务处室审核→综合处（总经理办公室）审核→部门（专业公司）领导签发→拟稿人校对→编号印制→用印→发送。59．集团公司与系统外其他单位联合发文的办理流程是什么？
主办部门业务处室拟稿→业务处室审核→部门领导审核→办公厅（总裁办公室）审核（文电处初核、厅领导审核）→公司领导签发→联合发文单位领导签发→拟稿人校对→编号印制→用印（联合发文单位均需用印）→发送。60．呈批件的办理流程是什么？
拟稿→业务处室审核→部门领导签发→公司领导批示→拟稿部门根据领导批示意见办理。61．办公厅通报的办理流程是什么？
会议主办部门整理领导讲话→办公厅（总裁办公室）审核（秘书二处初核、厅领导审核）→公司领导签发→编号印制→发送。62．总部常用发文形式有哪些？
总部常用的发文形式主要分为：文件格式、信函格式、纪要格式、便函格式。63．如何确定发文形式？（1）文件格式，为通用格式，用于印发内容较为重要的公文。（2）信函格式（函件），为特定公文格式，编发文字号。除平行文种“函”必须使用信函格式外，重要程度一般的下行文种“通知”“批复”等也可使用信函格式。（3）纪要格式，为特定公文格式，仅用于印发“纪要”文种。（4）便函格式，包括带信函版头和不带信函版头（白皮文件）两种格式，一般不编发文字号，用于印发不需归档的公文。64．集团公司（股份公司）文件、函件等发文形式适用范围是什么？（1）“中国石油天然气集团有限公司文件”（上行文件）主要用于以集团公司名义，向国务院国资委、国务院各部委报送“请示”“报告”等上行文；“中国石油天然气集团有限公司文件”（下行文件）主要用于部署安排集团公司重要工作、任免和聘用干部、印发集团公司规章制度、批复企事业单位请示、奖惩有关单位和人员、通报重大事项等。（2）“中国石油天然气集团有限公司函件”主要用于以集团公司名义，向国务院直属机构、各省（自治区、直辖市）人民政府、其他中央企业及不相隶属单位等行文。（3）“中国石油天然气股份有限公司文件”主要用于部署安排股份公司重要工作、任免和聘用干部、印发股份公司规章制度、批复企事业单位请示、奖惩有关单位和人员、通报重大事项等。（4）“中国石油天然气股份有限公司函件”主要用于以股份公司名义向不相隶属单位等行文。65．总部部门及专业公司文件、函件等发文形式适用范围是什么？（1）总部部门、专业公司文件主要用于就职责范围内的具体业务工作进行通知和批复，印发部门规章制度、表彰决定、通报等；总部部门、专业公司函件或便函主要用于日常业务联系、商洽工作、征询意见、沟通情况等。（2）集团公司工作会议、集团公司领导干部会议的会议通知，以办公厅文件或函件印发；总部部门、专业公司组织召开的专业会议的会议通知，以部门函件或便函印发，不发部门正式文件。（3）转发上级有关部门文件，有实质贯彻落实意见的，以部门函件印发；无实质要求的，以部门便函印发。（4）集团公司领导或部门负责人讲话，原则以会议文件形式在会上印发，不发正式文件；会后确需印发的党组成员讲话，以《办公厅通报》印发。部门文件、函件均不印发领导讲话。六、公文拟制66．拟写公文的基本要求是什么？（1）行文必须有针对性，做到有的放矢。（2）文种的使用应当根据行文目的和行文关系确定。（3）公文内容要全面、客观、真实地反映实际情况，符合党的路线、方针、政策和国家法律法规及公文处理的有关规定。（4）行文要重点突出，主旨鲜明，条理清楚，层次分明，结构严谨，并注意连续事件的前因及后续补充文件的衔接；要做到文字简练、通畅；标点符号使用正确、恰当；人名、地名、数字、引文准确无误。（5）涉及其他单位职能的事项，应征求有关单位意见，并履行会签手续。67．拟写公文前应做好哪些准备工作？（1）要认真调查研究，充分占有资料，了解有关背景，按照实事求是、切题、典型的原则，选用材料。（2）要认真学习研究相关政策规定，做到合法合规。（3）要准确全面领会领导意图，主动争取领导对公文起草工作的指导。（4）要根据职权范围和隶属关系，正确选择行文方式、发文形式和文种。（5）要根据行文目的，提炼主旨，编写提纲，安排结构，力求主旨正确、主题鲜明、层次清楚、思路清晰。68．公文标题拟写有哪些注意事项？（1）公文标题一般由“发文机关+事由+文种”三要素构成。其中，发文机关可视情况加以省略，但事由和文种是必备要素。（2）公文标题要准确概括公文的主要内容，突出表达行文的主要目的，并正确选用文种。（3）公文标题中一般不使用标点符号，特殊情况下可使用书名号、顿号、括号、引号。69．公文标题中使用标点符号有哪些特殊情况？
公文标题中一般不使用标点符号，但下列特殊情况除外：（1）公文标题中出现缩略语以及具有特定含义的词语时，用引号。例如：《关于开展“六五”普法教育活动的通知》《关于×××厂“2·20”重大事故的通报》。（2）公文标题中某一部分需要注释或者说明时，用括号。例如：《关于印发〈中国石油天然气集团公司财务管理办法（试行）〉的通知》。（3）公文标题中出现规章制度名称、书名、报刊名时，用书名号。例如：《关于印发〈总部机关会议管理办法〉的通知》。（4）标题中事由部分出现多个机关、人名等并列时，每个机关名称、人名之间应用顿号分开，不使用空格。例如：《关于×××、×××职务任免的通知》。70．公文主送机关拟写有哪些注意事项？
主送机关是指公文的主要受理机关。拟写主送机关应注意准确、规范、有序。（1）准确是指公文的主送机关，特别是上行文的主送机关，一定是具有该公文受理权限的单位。
①集团公司报送国务院国资委、国务院各部委的公文，主送机关应为“国务院国有资产监督管理委员会”或国务院某部委，不得径送国务院国资委或国务院某部委的厅局。
②“请示”“报告”等上行文，原则只主送一个上级机关，不得多头主送。
③正式上行文件，一般不直接主送上级单位领导。（2）规范是指主送机关应当使用全称、规范化简称或者同类型机关统称。总部印发普发性下行文件，主送机关规范用语为“各企事业单位”，若仅对某一类型企业普发文件时，可使用如“各油气田企业”“各工程建设企业”等统称。在遇到主送机关不是同类型的全部时，应一一列出，通常不用“各有关单位”“各有关部门”等不确切的概括词。（3）有序是指公文的主送机关超过一个时，一般按照重要程度的顺序排列。各单位之间用顿号或逗号分清层次，同类型机关内同级机关之间用顿号分隔，不同类型机关之间用逗号分隔。71．公文抄送机关拟写有哪些注意事项？（1）抄送机关是指除主送机关以外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。（2）抄送机关超过一个时，依次按上级机关、同级机关、下级机关的顺序排列。（3）向上级机关行文，不抄送下级机关。（4）特殊情况下的越级行文，应抄送被越过的上级机关。（5）联合发文时，联合发文的单位不作为抄送机关。72．怎样安排公文的结构？
安排公文的结构，是指对公文所阐述、记述、说明的内容的先后顺序和层次关系进行谋划与安排，应从为主旨服务入手，力求做到思路清晰、纲目清楚、合乎逻辑、结构严谨、详略得当。（1）安排公文结构应当符合人们的认识规律。公文结构的安排，应当准确反映公务活动的内在联系和客观规律，做到有序、连贯、周密。如公文内容，可按时间的推移、事物的发展演变过程阐述；也可按事物的层次递进关系阐述，即可由总到分、由远到近、由局部到整体、由特殊到一般、由原因到结果等；还可按解决问题的步骤顺序等来安排。这样可使全篇思路畅通、前后衔接、语音连贯、浑然一体。（2）安排公文结构应当考虑为主旨表达服务。主旨是公文的核心，公文的一切要素都要为表达主旨服务。如整体结构是采用递进式还是并列式，怎样划分段落层次，要看怎样对充分、清晰地表达主旨最为有利；如何选取材料，文字表述详略等，要看主旨表达的需要，主旨明了的一般可简略地写，主旨复杂的就要详细地写；照应和过渡，都要根据主旨表达的需要。（3）安排公文结构应当适合公文文种要求。各文种的使用均有各自的要求和特点，其结构也不尽相同。选择结构，要适应不同文种的特点。例如，“通知”，其内容可设计为“根据什么（或为了什么）”“做什么事”和“怎样做”等；“报告”，其内容可设计为“根据什么”“做了什么”“做得怎样”和“有什么经验教训”等。73．公文的语言要求有何特点？（1）表述明确。即用词概念准确清楚，造句合乎语言规范，句与句之间逻辑联系紧密，能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。（2）表意准确。即根据不同的语言环境，正确使用精确词语（例如：“同意”“不同意”“不得”等）或模糊词语（例如：“近期”“大多数”“原则同意”等），使表述恰当准确。（3）语言平实。即说明要浅显，议论要精当；要言之有物、言之有理、通俗易懂；应不矫饰、不打官腔，力戒说假话、说大话、说空话。在表述上，应多用叙述、说明等方式，多用论述性语言和朴实、平和的语言；一般不采用描写或抒情，少量使用议论，不用论辩性语言。（4）用语得体。即按行文关系掌握好分寸。如上行文，语气要委婉，措词要平和，恰当使用敬语、谦语；平行文，要注意礼貌用语，多用商洽性语言；下行文，应要求明确，语气坚决。（5）用词庄重。即语言要端庄、郑重、严肃、认真，不带有任何个人的情绪和感情色彩；要使用规范化的书面语和公文专用语，恰当使用某些文言词语，不使用略语、冷僻字和方言土语，尽量少用专业性太强的术语和名词，慎用外文缩写名称和术语，一般不用文言句式等。74．公文中“时间”的表达应注意什么？（1）表明完整的年、月、日，避免使用“上年”“今年”“本月”“上月”“去年之后”等需借助其他时间概念才能准确理解其含义的时间代词。（2）年份一般不能简写，例如：“1999年”不能简写为“99年”。（3）表示时间范围时，可用“2010—2015年”、“3—4月”，不能用“2010—2015年度”、“3—4月份”。75．公文中使用“数字”应注意什么？（1）公文中使用数字，首先要实事求是，准确无误；数字来源应可靠、权威；统计口径应统一，具有可比性。（2）公文中的数字除按要求必须使用汉字外，凡是用阿拉伯数字书写得体的地方，均应使用阿拉伯数字。（3）公文中的数字使用汉字的情况主要有：
①部分结构层次序数，即第一、二层次序数。
②数字作为词素组成定型的词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句时，以及邻近两个数字并列连用用以表示概数（例如：三四天、十之八九）等。
③整数一到十，如果不是计量和统计数字，在文字表述中常用汉字，例如：“一文一事”。（4）公文中使用阿拉伯数字的情况主要包括：
①成文日期。
②印发日期、附件说明的附件序号。
③计量和统计数字。
④表示时间，例如：年份、日期、时、分、秒。
⑤多位数字。76．公文中表示“数量”的增减应注意什么？（1）公文中表示“数量”增多时可用倍数、百分数和分数；表示减少时可用百分数、分数，但不用倍数。（2）公文中表示“数量”，在“增加、提高、增长、上升、扩大”或“减少、降低、缩小”等词语后面有“到、至、为”字样的句式，与后面带“了”或不带“了”字的句式相比，其语义差别很大，在使用时特别要注意不要错用。例如：“增加到过去的两倍”，表示过去为一，现在为二；“增加了两倍”，表示过去为一，现在为三；“减至过去的三分之一”，表示是过去的三分之一；“减少了三分之一”，表示是过去的三分之二。77．公文中“职务”“姓名”的表达应注意什么？（1）各种职务、姓名应用全称，表示职务时，副职不得省略“副”字。不能使用“某总”“某书记”之类非正式简称。（2）当一人担任多项职务时，一般只列出与公文内容有关的职务。（3）国外人士的姓名、职务应以新华社使用的标准译名为准，如无标准译名应注意在公文中前后使用同一译名，译名在正文中首次出现时应注明其外文名称。（4）若干人物姓名同时并列出现时，应按一定的标准进行排序，例如：职务高低、所在单位序列、姓氏笔画等。78．公文中使用“简称”应注意什么？（1）要有可接受性。即所使用的简称必须是约定俗成或者为公众所认可的，例如：“一国两制”“三个代表”等。除上述公认度较高者外，一般须先用全称，再标注简称。（2）要注意规范。
①公文中单位名称使用简称，如有规范简称的，应使用规范简称；无规范简称的，第一次出现时应当用全称，并在其后加注括号，注明“以下简称×××”。简称时，要力求表意明确、清晰，避免生僻晦涩、令人费解或产生歧义。
②公文中表述地名时一律使用全称，例如：“上海”不可写成“沪”，“乌鲁木齐市”不可写成“乌市”。但出现特定区域名称时，可使用习惯简称，例如：“长三角地区”。79．公文中使用外文有何要求？
正式公文一律使用规范汉字书写、印刷，一般不使用外文，但法定计量单位、国际标准技术符号、国际组织外文简称等可使用外文字母书写。正文中使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明中文译名；外国人名、地名应使用中文译音，必要时可在译音后加括号注明外文名称。80．怎样做到准确引文？（1）公文中引述或提及其他文件时，应完整引用文件名称和文号，一般采取文件名称在前（用书名号）、文号在后（用圆括号），例如：《中国石油天然气集团有限公司关于××××××的通知》（中油×〔2018〕×号）。当同一文件在文中被再次引用时，可只引用标题或发文字号。（2）公文中引述文件内容涉密，公文需设定与引文相同的密级。81．“请示”的一般写法是什么？
请示一般由请示缘由、请示事项、结束语三部分组成。（1）请示缘由。即请示事项的原因、背景、理由和依据，特别要写清楚请示事项的重要性、必要性，以引起上级单位重视。（2）请示事项。即写明请求上级单位给予指示或批准的具体事项。必要时，请示单位应向上级单位提出自己对解决问题的态度或意见。情况较复杂的还可提出几种方案，分别说明理由，供上级单位抉择。需注意的是，请示事项一定要明确，以便上级单位作出准确的判断和答复。（3）结束语。常用“妥否，请批示（审批、批复）。”等作结束语。注意“否”后不用“？”号，“示”后不用“！”号。82．拟写“请示”应注意哪些事项？（1）注意行文规则。例如，请示应做到一文一事；一般情况下不得越级请示；请示原则上只主送一个上级机关，不得多头主送，也不得抄送下级机关；不向领导个人报送请示，如因上级机关负责人直接交办、确需主送上级机关负责人的，以便函形式报送，文件落款处由单位负责人亲笔签字，不加盖单位印章。（2）陈述请示的原因和理由时，一要理由充分，二应尽可能地联系全局说明请示事项的迫切性、重要性和必要性。（3）请示事项要具体明确，同时还要提出本单位的处理意见，表明本单位对请示事项的倾向性，请上级单位批复时参考。（4）注意行文语气，要言简意赅、语气委婉、言辞恳切，讲理由开门见山，讲需求明确具体。（5）请示事项若涉及其他单位职能，应履行会签手续。83．为什么请示应当一文一事？
请示一文一事，有利于上级单位及时研究批复，提高公文处理效率。若某一请示件涉及不相关联的多项内容，则可能涉及较多单位和部门，上级单位需要花费较多时间进行研究协调和审阅批复，不利于请示事项的及时解决；若其中一项存在问题，则会影响到其他事项的处理，使上级难以批复，还可能影响工作。84．拟写“报告”应注意哪些事项？（1）注意行文规则。例如，不得将“请示”和“报告”混用；一般情况下不得越级报告；报告原则上只主送一个上级机关，根据需要可同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关；报告中不得夹带请示事项，报告中若涉及需上级单位解决的问题或批准的事项，应另文请示；不得以正式公文形式向上级机关负责人报送报告。（2）报告主要是向上级单位汇报工作、反映情况、介绍经验，因此，文风要平实，内容要实事求是，观点表达要精炼清晰，文字简明、庄重，不可浮华、冗长、拖沓。（3）报告要重点突出，中心明确，主次分明，详略得当，并要
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]