作者：赛贝尔资讯
出版社：清华大学出版社
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PPT高效办公应用技巧试读：
前言
Preface您是否觉得工作似乎永远堆积如山、加班加点还忙不完？
您是否用百度搜索花费了很多时间却找不到确切的答案？
您是否让大好时光耗费在了日常办公、电脑维修日常琐事上？
您是否看到有些人工作很高效、很利索、很专业？
您是否看到有些人早早把工作做完，早早下班享受生活？
您是否注意到职场达人大多是高效能人士？
工作方法有讲究，提高效率有捷径：
一两个技巧，可以节约您半天时间；
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一两个技巧，让您少走许多弯路；
一本小册子，可以让您从菜鸟成为高手；
一本小册子，可以让您从职场中脱颖而出；
一本小册子，可以让您不必再加班、早早回家享受生活。
来吧，看看这本专业教您掌握日常办公技巧、提高效率的小册子吧。一、这是一本什么样的书？
1．着重于解决日常疑难问题和提高工作效率：与市场上很多同类图书不同，本书不是全面系统讲述工具使用，而是点对点地快速解决日常办公、电脑使用中的疑难和技巧，着重帮助提高工作效率的。
2．注意解决一类问题，让读者触类旁通：日常工作问题可能很多，各有不同，事事列举问题既非常繁杂也无必要，本书在选择问题时注意选择一类问题，给出思路、方法和应用扩展，方便读者触类旁通。
3．应用技巧详尽、丰富：本书选择了几百个应用技巧，足够满足日常办公、电脑维护方面的下作应用。
4．图解方式，一目了然：读图时代，大家都需要缓解压力，本书图解的方式可以让读者学起来毫不费力。二、这本书是写给谁看？
1．想成为职场“白骨精”的小A：高效、干练，企事业单位的主力骨干，白领中的精英，高效办公是必需的！
2．想干点“更重要”的事的小B：日常办公耗费了不少时间，其实掌握点技巧，可节省2/3的时间！去干点个人发展的事更重要啊。
3．想获得领导认可的文秘小C：把工作及时、高效、保质保量做好，让领导满意，最好掌握点办公绝活。
4．想早早下班逗儿子的小D：人生苦短，莫使金樽空对月，享受生活是小D的人生追求，一天的事情半天搞定，满足小D早早回家陪儿子的愿望。
5．不善于求人的小E：事事求人，给人的感觉好像很谦虚，但有时候也可能显得自己很笨，所以小E这类人，还是自己多学两招。三、此书的创作团队是什么人？
本书由赛贝尔资讯组织编写。赛贝尔资讯是由企事业单位的办公达人和专业作者团队组成的松散组织。参与编写的人员有陈媛、汪洋慧、周倩倩、王正波、沈燕、杨红会、姜楠、朱梦婷、音凤琴、谢黎娟、许琴、吴保琴、毕胜、陈永丽、程亚丽、高亚、胡凤悦、李勇、牛雪晴、彭丹丹、阮厚兵、宋奇枝、王成成、夏慧文、王涛、王鹏程、杨进晋、余曼曼，在此对他们表示感谢！
编 者
第1章 优秀PPT设计制胜要领
1.1 怎样才能做出优秀的幻灯片
技巧1 文字过多的幻灯片怎么处理
在设计商务演示文稿的过程中，一张幻灯片中的文字内容如果比较多，会显得整个版面拥挤且单调，如图1-1所示。
图1-1
通过以下几种方式可以有效改善这种情况。
① 压缩文本，转换文本表达方式，如让文本图示化，效果如图1-2所示。
图1-2
② 对于无法精简的文本可以设置文本条目化，如改变文本级别、添加项目符号等，效果如图1-3所示。
图1-3
③ 提炼关键词或者保留关键段落，其余的可以采用建立批注的方式，效果如图1-4所示。
图1-4
技巧2 文字排版不讲究，结构零乱
有些幻灯片中本身包含的元素没有任何问题，但由于文字的排版不讲究，导致结构显示比较零乱，如图1-5所示。
图1-5
解决问题的方法是对文本重新排版并添加项目符号，分清级别，让文本按条目来显示，设置后效果如图1-6所示。
图1-6
技巧3 文本忌用过多效果
在建立文本型幻灯片时，为了区分各项不同内容，会为不同的文本设置不同的格式，如图1-7所示。但由于表现形式比较混乱，导致整体效果较差。
图1-7
文本设置时要注意避免使用过多的颜色，同一级别的文本使用同一种效果，这样就可以避免各种混乱的效果。另外也可以增加多种表现形式，例如加线条间隔（如图1-8所示），或者将文本转换为图示来表示。
图1-8
技巧4 全文字也可以设计出好版式
“全文字”版面的设计最需要注意的就是文字段落格式的设置，可以配合使用文本框、线条、字体等来设置，效果如图1-9和图1-10所示。图1-9
图1-10
技巧5 字体与背景分离要鲜明
背景颜色与字体颜色不搭调、字体的颜色不突出、文字颜色过暗、字体过小，都会使得幻灯片的表现效果差强人意，如图1-11所示。
图1-11
合理的做法是尽量设置背景为单一色彩，选用的图片要契合文字主题，且与文字颜色对比鲜明，达到令人一目了然的效果，如图1-12所示。
图1-12
技巧6 虚化背景突出文字
在设计PPT的过程中，当文字与图片重叠时，会让文字看不清或者显得背景模糊，令观众无法看清幻灯片的内容。因此，用户在布局设计中需要掌握处理文字与图像的技巧。
在幻灯片中可以对插入的图片进行柔化边缘或者虚化背景的处理，从而使图片的颜色与底色背景完美融合，然后输入相关文字，如图1-13所示。
图1-13
技巧7 巧妙点缀
简约并不等于简单，其设计不需要过多复杂的效果，但是能够体现出一种和谐的美感。突出主题的模板设计可以让演讲者在介绍演示文稿内容时，让观众感受到精心设计的PPT中所蕴含的思想与活力。
巧妙点缀，让设计简约而不简单。例如可以采用符号、标点、图表等方式，对文本进行修饰，如图1-14所示。
图1-14
技巧8 忌滥用渐变效果
如图1-15所示的幻灯中各图形都应用了不同的渐变效果，这样会使得幻灯片颜色过多，整个图解不美观，显得不够大气明了。
图1-15
当在幻灯片设计中使用多种颜色，尤其是渐变颜色时，如果随意用色容易给人造成繁杂的感觉，因此最好在选定主题色后，再选择同色系的颜色来设置渐变。
如图1-16所示是针对同一张幻灯片重新设置后的效果，有效避免了滥用渐变造成的视觉问题。
图1-16
技巧9 图示，幻灯片必不可少的武器
在工作型幻灯片中，图示扮演着非常重要的角色，它表示了列举、流程、循环、层次等多种关系。人们对大篇幅的文本没有过多的阅读兴趣，而简洁明了的一个图示就胜似千言万语。
图示可以使用程序自带的SmartArt图形，并巧加编辑，如图1-17所示。
图1-17
图示也可以使用图形编辑功能来进行自定义设置，巧妙的编辑设置可以表达出任意关系，如图1-18所示。
图1-18
技巧10 数据比较时用图形代替表格
如图1-19所示的幻灯片中利用了表格来显示比较型的数据，但是表格显示数据不够直观，用户不能对数据最终的比较效果一目了然。
图1-19
这张幻灯片经过处理达到了如图1-20所示的效果。在处理时做到了以下几点：
图1-20
① 利用图表代替表格来直观显示数据的变化。
② 灵活使用颜色。虽然使用过多的颜色会带来混乱感，但是使用过少的颜色则又会显得比较单调，难以一眼观察到重点，所以为图标设置合适的颜色很重要。
③ 合理的布局。由于这张条形图数据是从大到小显示的，所以会造成右下角的空缺，可以将文字描述移至右下角处，这样整个版面就会比较均衡。
技巧11 背景过于花哨，掩盖了主题
背景设计不能过于花哨，可以选取一些高质量且符合主题需要的图片作为背景，或者将背景图片虚化，以突出主题。
如图1-21所示的背景虽然与主题比较吻合，但是由于图片过于鲜亮，会使得幻灯片主题不突出，有些喧宾夺主。
图1-21
这种情况下可以对图片的背景设置虚化效果，如图1-22所示是对背景图片的透明度进行了调整，这样整体效果就会比较和谐。
图1-22
技巧12 不要使用过多的直角
自古以来中国人信奉中庸之道，讲究处事圆润。在PPT的设计过程中，也可以借鉴此古语，因此在设计时直角方形因其棱角鲜明（如图1-23所示），应当尽量少用。
图1-23
在设计中最简单的做法即是用圆角矩形代替矩形或者尽量少用直角图形，这样设计的图片效果也会更加美观柔和，如图1-24所示。
图1-24
1.2 演示文稿色彩和布局设计
技巧13 颜色组合原则
要设计出优秀的幻灯片，仅按照预定义的主题颜色是不够的，并且在进行多种颜色的组合时必须是相近色系。简单地说就是要具备统一的色感，例如淡蓝，淡黄，淡绿；或者土黄，土灰，土蓝。从更深层次说，就是要让色彩突出，具有层次感，如图1-25所示。
图1-25
在进行色彩组合时还应尽量遵循三色原则，即用色不超过3种，包括同类色配色、对比色配色、相似色配色等，保持幻灯片色彩的流畅，如图1-26所示。
图1-26
技巧14 根据演示文稿的类型确定主体色调
根据演示文稿的类型不同，很容易联想到配什么样的色调更加合适。做到这一点能够在讲演的同时给观众以美的享受。
如图1-27和图1-28所示的幻灯片采用了与类型相配的主体色调。图1-27图1-28
技巧15 色彩忌过于差异化
色彩过于差异，会使得幻灯片的整体画面不好，如图1-29所示。仍然是要遵循同一色系或相近色系的原则。
图1-29
技巧16 配色小技巧——邻近色搭配
邻近色搭配是保障配色效果不会出错的基本技巧，如图1-30和图1-31所示效果。
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]