作者：王益峰
出版社：人民邮电出版社
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企事业单位 行政办公流程与制度范本试读：
前言
Preface企业要发展、要做大，就必须树立全新的发展理念，建立高效的管理运行机制，最大限度地发挥企业人力、物力、财力优势，在激烈的市场竞争中立于不败之地。行政办公管理工作涉及企业未来发展的战略规划和企业的全部运作管理过程，以及每位员工的切身利益。行政办公管理可以说是企业的中枢神经系统，它对于增强企业活力和提高企业效益具有重要意义。
当今行政办公管理趋势对企业行政管理人员提出了如下要求：行政办公管理必须时刻着眼于为企业的经济利益服务，反对为“管理而管理”；必须坚决摒弃形式主义，切实讲究实效；必须大力讲究勤俭节约，反对大手大脚；必须根据企业实际需要采取灵活变通的方式方法，一切以企业利益为基本原则，反对因循守旧。行政办公管理要树立正确的服务观念，让繁杂的行政工作变得更有条理，让行政管理变得更有效率。
规范的管理制度和流程在企业行政办公管理中起着重要的指导和协调作用，也是企业有效运转的依据。本书围绕企事业单位的行政办公工作，将行政管理事项的执行落实到具体的流程中，既为企业解决了谁来做和做什么的问题，也进一步解决了如何高效工作的问题。我们提供给读者的是一本实用性很强的行政办公管理工具书，书中一个个具体规范的流程图、制度文本、公文范本、工具图表可以极大地方便读者查用，让实际工作人员在最短时间内规范地完成行政管理工作，从而提高工作效率。
需要指出的是，本书中的制度范本并不是传统的制度模板，而是根据企事业单位实际需要，参照ISO9001：2015质量管理体系的要求设计的操作文件，这些内容可以让企事业单位的行政管理工作 “事事有标准，事事有依据”。
本书由王益峰主持编写，李牧苇、朱凤娇、杨雅蓉、吴瑜、李菊红、曾红、郭梅、董超、杨文梅、梁文敏、刘艳玲、杨吉华、马丽平、刘海江、周亮、齐小娟、任克勇、李景安、陈海川、侯其锋以及滕宝红等人参与了本书的具体编写工作。
在本书的编写过程中，我们参考了近年出版的一些国内外同类书籍，恕不一一注明，在此一并表示感谢！由于编者水平有限，不足之处在所难免，希望广大读者批评指正。第一章行政管理职能解析一、行政部职位设置
企事业单位的行政部在设置内部职位时应以“精干、高效、合理”为原则，按照行政部各岗位的职能划分和工作量的大小进行职位设置与人员配备。决策者可以根据企事业单位自身的实际情况采取“一人多岗”或“一岗多人”的设置方案，将相关职位按照其职能进行分解或合并。
表1-1是某企事业单位行政部的职位设置及人员配备情况，供读者参考。表1-1 ××企事业单位行政部的职位设置及人员配备情况二、行政部岗位说明
行政部岗位说明包括岗位职责说明和任职条件说明两个方面。
1. 岗位职责说明图1-1 岗位职责说明
2. 任职条件说明
任职条件是指胜任某一岗位或职务所需要的能力要求。它一般包括以下几项内容，具体如图1-2所示。图1-2 任职条件说明
3. 行政部各岗位职责及任职条件范本
行政部总监岗位职责及任职条件详见表1-2。表1-2 行政部总监岗位职责及任职条件（续表）
行政部经理职责及任职条件详见表1-3。表1-3 行政部经理职责及任职条件（续表）
行政部行政主管岗位职责及任职条件详见表1-4。表1-4 行政部行政主管岗位职责及任职条件（续表）
行政部一般职员岗位职责及任职条件详见表1-5。表1-5 行政部一般职员岗位职责及任职条件（续表）三、行政部的职责权限
行政部主要负责企事业单位的行政后勤、总务、保卫及秘书等方面的工作，它是企业的综合办事部门。行政部的具体工作包括贯彻领导的指示，做好各部门之间的联络沟通工作，及时向领导反映情况、反馈信息，做好各部门之间的相互配合，协调好各项工作，对工作计划进行督办和检查，等等，具体内容详见表1-6。表1-6 行政部的职责权限（续表）四、行政部的工作流程
行政部与企业其他部门的工作流程不同，其工作流程一般是固定的，很少受产品、规模、性质等因素影响。行政部的工作流程示意图具体如图1-3所示。图1-3 行政部工作流程示意图五、行政部与其他部门的关系
行政部在企事业单位中是牵涉面最广的一个部门，它既不直接领导一个具体的部门，又要为企业的各个部门提供服务。行政部与企业其他部门的关系如图1-4所示。图1-4 行政部与其他部门的关系图第二章会议管理流程与制度
·会议管理概要
·会议管理流程
·会议管理制度范本第一节 会议管理概要一、会前准备管理
对企业管理者来说，会议管理是日常的重要工作。我们可参考以下内容，做好会前的准备工作。
1. 安排会议议题
会议议题就是会议要解决的问题。会议议题一般由企业管理者确定。行政部应做的工作是根据管理者的指示，收集议题，并根据轻重缓急排序、提出建议，以供管理者决断。同时还应填写“会议登记簿”（详见表2-1）和“会议议程表”（详见表2-2）。表2-1 会议登记簿表2-2 会议议程表
2. 确定会议步骤
确定议题后，我们还要确定议程、程序、日程，即会议步骤。
3. 拟订与会人员的范围或名单
我们须根据管理者的意图和会议的性质、任务及内容拟订与会人员的名单。
4. 签发会议通知（1）签发方式。签发会议通知可采用书面、电话、电子邮件或网站公告等方式。（2）通知主要由会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等构成。（3）编号要求。重要的、大型的会议通知要编号，一般的会议通知不编号。“会议通知”模板详见表2-3。表2-3 会议通知
5. 准备会议文件和材料
会议文件和材料是指与会领导的讲话稿或工作报告、典型经验、会议须知、日程表、编组名单等。
6. 选择和布置会场
开会要借助于一定的场所。会场诸方面条件的好坏、舒适程度的高低，对调节与会人员的心理状态起着不可忽视的作用。而与会者的心理状态，直接影响到会议效果。因此，我们要重视会场的选择和布置。
7. 主席台座次
主席台座次以主席台人员的职务（或社会地位、声望）高低排列，即职务最高的排在主席台第一排的正中间，其余按顺序，以正中间座位为点，面向会场，依左为上、右为下的原则排列。若有几排座位，其他各排的座次可灵活安排。座位上要搁置名片，座次须报领导审定。
8. 妥善安排后勤服务事宜
后勤服务包括整理会议所需的物资，安排与会人员的住宿、膳食，以及提供交通、医疗等服务。（1）要制定住房分配方案，为不同级别的与会人员分配不同的住房。（2）对年老体弱的人员，要适当给予照顾。（3）所提供的饭菜要可口。二、会中会后管理
召开会议时，我们还必须做好会议的服务工作。常见的工作内容主要有以下几方面。
1. 做好签到工作
为准确了解与会人员的出席情况，会议开始时要做好入场签到工作，签到表样例详见表2-4。这项工作一般要设立会议登记处，安排专人办理。当与会者全部进入会场后，要迅速统计出席、列席和缺席人数，报告大会主持人。表2-4 会议签到表
2. 控制会议进程
行政部对会议中的动态、与会者的建议、出现的问题都要做到心中有数，并及时向会议领导报告。（1）若会议依据某种错误的或片面的情况做出不正确的决定时，行政部在征得会议主持人的同意后，应向与会者如实反映真实情况。（2）当会议做出的决定与企业有关的政策或制度相抵触时，行政部应主动介绍有关政策或制度，提请与会者注意。
3. 编写会议记录与会议简报
会议记录是会议内容和过程的真实凭证，具体样例详见表2-5。表2-5 会议记录
4. 会议保密
对于内部会议，行政部一般都要做好保密工作。会议越重要，越要做好保密工作。做好会议保密工作，主要是为了保障会议顺利进行，防止给以后的工作带来不必要的麻烦。
5. 会场服务
会场是会议最主要的活动场所。会场服务包括布置会场和提供会议的现场服务两部分工作。这里的会场服务是指开会的现场服务。
6. 会议文件的收退
会议文件的收退也称会议文件的清退，通常指重要会议的与会人员在会议结束时，根据规定将会议中所分发的文件进行清理并退回会议秘书处。此项工作主要在机密程度较高的会议结束时或会议结束后进行。
7. 会议文件的立卷归档
会议文件的立卷归档是指会议结束后，相关人员依据会议文件的内在联系加以整理，并归入档案。会议文件的立卷归档是会议结束后的一项重要工作。
8. 打印会议记录
打印会议记录前，相关人员要将其送交会议主持人审查；审查通过后要进行精心编排，并确保其准确性。
会议决定事项实施管理表样例详见表2-6。表2-6 会议决定事项实施管理表第二节 会议管理流程一、会议准备流程二、会议组织流程三、会议记录分发流程四、会议决议执行流程第三节 会议管理制度范本
以下提供了某企事业单位的会议管理制度范本，供读者参考。范本一：会议管理办法（续）（续）范本二：会后整理工作规范（续）范本三：会议室管理制度
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]