作者：ExcelHome
出版社：人民邮电出版社有限公司
格式: AZW3, DOCX, EPUB, MOBI, PDF, TXT
Excel 2016数据处理与分析(微课版)试读：
前言
PREFACEExcel 是进行数据分析与处理的应用工具，它能帮助用户完成多种工作，如数据分析、汇总以及制作可视化图表等。
本书秉承“授人以渔”的编写思想，书中的操作步骤均使用详细的图解，能够减轻读者的阅读压力，让学习过程变得相对轻松。本书的最终目标是帮助读者提升运用Excel进行数据处理与分析的操作水平，提高工作效率。
读者对象
本书面向的读者群是所有需要使用Excel的用户。无论是初学者，中级、高级用户还是IT技术人员，都将从本书找到值得学习的内容。当然，读者在阅读本书以前最好对 Windows 操作系统有一定的了解，并且知道如何使用键盘与鼠标。
关于配套资源
本书提供的示例源文件可供读者练习操作使用，也可稍加改动，应用到日常工作中。读者可登录人邮教育社区（www.ryjiaoyu.com）进行下载。为了便于读者学习，书中还提供了重点、难点的视频讲解，读者扫描书中的二维码即可观看。
声明
本书及本书附赠资源中所使用的数据均为虚拟数据，如有雷同，纯属巧合，请勿对号入座。
软件版本
本书的写作基础是安装于Windows 7专业版操作系统上的中文版Excel 2016，绝大部分内容也可以兼容Excel 2007/2013/2019。Excel 2016在不同版本操作系统中的显示风格有细微差异，但操作方法完全相同。
阅读技巧
本书采用循序渐进的方式，由易到难地介绍Excel中的常见知识点，除了原理和基础性的讲解外，还配以典型示例帮助读者加深理解，突出实用性和适用性。本书注重知识结构的层次性，循序渐进安排各个章节的知识点，尽量降低学习难度，通过翔实的操作实例和丰富的课后练习题，培养学习者的动手实践能力。
不同水平的读者可以使用不同的方式来阅读本书，以求在相同的时间和精力之下能获得最大的回报。
Excel初级用户或者任何一位希望全面熟悉Excel各项功能的读者，可以从头开始阅读，因为本书是按照各项功能的使用频度以及难易程度来组织章节顺序的。
Excel中、高级用户可以挑选自己感兴趣的主题进行有侧重的学习。
如果遇到困惑的知识点不必烦躁，可以暂时先跳过，今后遇到具体问题时再来研究。当然，更好的方式是与其他爱好者进行探讨。如果读者身边没有这样的人选，可以登录ExcelHome技术论坛，和这里的Excel爱好者交流。
另外，本书为读者准备了大量的示例，它们都具有典型性和实用性，能帮助读者解决特定的问题。因此，读者可以直接从书中挑选自己需要的示例开始学习，并快速应用到自己的工作中。
写作团队
本书由周庆麟组织策划，郭新建和祝洪忠共同编写，最后由祝洪忠和周庆麟完成统稿。
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最后，祝广大读者在阅读本书后，能学有所成！ExcelHome2019年9月第1章 Excel基础本章主要介绍 Excel 2016 的工作区和功能区、Excel工作簿的创建与保存、Excel文件的格式与兼容性。1.1 熟悉Excel 2016的界面
Excel是微软办公套装软件Microsoft Office的一个重要组成部分，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛应用于管理、统计、财经、金融等众多领域。图1-1所示为Excel 2016的工作窗口。图1-1 Excel 2016工作窗口1.2 可定制的功能区与快速访问工具栏
功能区是Excel窗口中的重要元素，由一组选项卡面板组成，单击不同的选项卡标签，可以切换到不同的选项卡功能面板。每个选项卡中包含了多个命令组，每个命令组由一些密切相关的命令所组成，如图1-2所示。图1-2 Excel选项卡和命令组
Excel功能区的选项卡可以随Excel窗口的大小自动更改尺寸和样式，以适应显示空间的要求。
除了常规选项卡之外，当在Excel中进行某些操作时，会在功能区自动显示与之有关的选项卡，因此也称为“上下文选项卡”。例如，在工作表中选中插入的图片对象时，功能区自动显示出【图片工具】选项卡，在【格式】子选项卡中，包含了与图片操作有关的命令，如图1-3所示。“上下文选项卡”主要包括图表工具、绘图工具、页眉和页脚工具、数据透视表工具、数据透视图工具、表格工具、Smart Art工具等。图1-3 上下文选项卡1.2.1 可定制的功能区
Excel允许用户根据自己的需要和使用习惯，对选项卡和命令组进行显示、隐藏以及次序的调整。
以显示【开发工具】选项卡为例，依次单击【文件】→【选项】，打开【Excel 选项】窗口，切换到【自定义功能区】选项卡。在右侧的【自定义功能区】列表中，勾选【开发工具】复选框，最后单击【确定】按钮即可，如图1-4所示。图1-4 隐藏或显示主选项卡
在【Excel 选项】对话框中选中【自定义功能区】选项卡，单击右侧下方的【新建选项卡】，自定义功能区列表中会显示新创建的自定义选项卡。
用户可以通过左侧的常用命令列表向右侧的命令组中添加命令，如图1-5所示。
如需删除自定义的选项卡，可以在选项卡列表中选中该选项卡，再单击左侧的【删除】按钮。
Excel不允许用户删除内置的选项卡，但是可以对所有选项卡重命名。在选项卡列表中选中需要重命名的选项卡，单击右下角的【重命名】按钮，在弹出的【重命名】对话框中输入显示名称，依次单击【确定】，关闭【重命名】对话框和【Excel选项】对话框，如图1-6所示。图1-5 添加自定义选项卡和添加命令图1-6 重命名选项卡
用户可以根据需要调整选项卡在功能区中的显示次序。选中待调整的选项卡，单击【主选项卡】列表右侧的微调按钮或是选中待调整的选项卡，按住鼠标左键直接拖动到需要移动的位置，松开鼠标左键即可。
如果用户需要恢复Excel程序默认的选项卡设置，可以单击右侧下方的【自定义】下拉列表中的【重置所有自定义项】，或是单击【仅重置所选功能区选项卡】对所选中的选项卡进行重置操作。1.2.2 可定制的快速访问工具栏
快速访问工具栏包括几个常用的命令快捷按钮，通常显示在Excel【文件】选项卡的上方，默认包括【保存】【撤销】和【恢复】三个命令按钮。这三个命令按钮不会因为功能选项卡的切换而隐藏，如图1-7所示。
单击快速访问工具栏右侧的下拉箭头，可以在扩展菜单中显示更多的常用命令按钮，通过勾选，将常用命令添加到快速访问工具栏，如图1-8所示。
在图1-8所示的【自定义快速访问工具栏】下拉菜单中勾选【在功能区下方显示】，可更改快速访问工具栏的显示位置。图1-7 快速访问工具栏图1-8 自定义快速访问工具栏
除了【自定义快速访问工具栏】下拉菜单中的几项常用命令，用户也可以根据需要将其他命令添加到添加到此工具栏。以添加【删除工作表】命令按钮为例，操作步骤如下。
步骤1 单击快速访问工具栏右侧的下拉箭头，在扩展菜单中单击【其他命令】，弹出【Excel选项】对话框，并自动切换到【快速访问工具栏】选项卡。
步骤2 在左侧【从下列位置选择命令】下拉列表中选择【所有命令】选项。然后在命令列表中找到【记录单】命令并选中，再单击中间的【添加】按钮，最后单击【确定】按钮关闭【Excel选项】对话框，如图1-9所示。
需要删除快速访问工具栏上的命令时，只需右键单击命令按钮，在扩展菜单中单击【从快速访问工具栏删除】即可，如图1-10所示。图1-9 在快速访问工具栏上添加命令图1-10 删除快速访问工具栏上的命令1.3 创建与保存工作簿
用来储存用户数据的Excel文件叫作工作簿。每个工作簿包含一个或多个工作表。在Excel 2016中，每个工作簿可容纳的最大工作表数与可用内存有关。
当新建一个工作簿进行保存时，在【另存为】对话框的【保存类型】下拉菜单中可以选择所需要的Excel文件格式，如图1-11所示。
其中的“.xlsx”是Excel 2016默认的普通工作簿格式。“.xlsm”是启用宏的工作簿，当工作簿中包含宏代码时，需要使用这种格式保存。图1-11 Excel 2016可选择的文件格式1.3.1 创建工作簿
使用以下两种方法可以创建新工作簿。
1.在Excel工作窗口中创建工作簿文件
从系统【开始】按钮或是桌面快捷方式启动Excel，启动后的Excel就会自动创建一个名为“工作簿1”的空白工作簿。如果重复启动Excel，工作簿名称中的编号会依次增加。
也可以在已经打开的Excel窗口中，依次单击【文件】→【新建】，在可用模板列表中双击【空白工作簿】的图标创建一个新工作簿，如图1-12所示。
在已经打开的Excel窗口中，按
以上方法创建的工作簿在用户没有保存之前只存在于内存中，没有实体文件存在。
2.在系统中创建工作簿文件
在Windows桌面或是文件夹窗口的空白处单击数据右键，在弹出的快捷菜单中单击【新建】→【Microsoft Excel工作表】，可在当前位置创建一个新的Excel工作簿文件，并处于重命名状态，如图1-13所示。使用该命令创建的新Excel工作簿文件是一个存在于系统磁盘内的实体文件。图1-12 创建新工作簿图1-13 通过快捷菜单创建工作簿1.3.2 保存工作簿
用户新建工作簿或是对已有工作簿文件重新编辑后，要经过保存才能存储到磁盘空间，用于以后的编辑和读取。在使用Excel过程中，必须要养成良好的保存文件习惯。经常性的保存可以避免系统崩溃或是突然断电造成的损失，对于新建工作簿，一定要先保存，再进行数据编辑录入。
保存工作簿的方法有以下几种。（1）单击快速访问工具栏的【保存】按钮。（2）依次单击功能区的【文件】→【保存】或【另存为】。（3）按
当工作簿编辑修改后未经保存就被关闭时，Excel会弹出提示信息，询问用户是否进行保存，单击【保存】按钮就可以保存该工作簿，如图1-14所示。图1-14 Excel提示对话框
对新建工作簿第一次保存时，会进入【另存为】界面。在该界面的右侧提供了最近使用的位置，在左侧有“OneDrive”“这台电脑”“添加位置”以及“浏览”，如图1-15所示。用户可以根据需要选择存放的位置。图1-15 【另存为】界面
以单击【浏览】按钮为例，会弹出【另存为】对话框，在左侧列表框中可以选择文件存放的路径。单击【新建文件夹】按钮，可以在当前路径中创建一个新的文件夹。用户可以在【文件名】文本框中为工作簿命名，在【保存类型】对话框中选择文件保存的类型，默认为“Excel工作簿”，即以“.xlsx”为扩展名的文件，单击【保存】按钮关闭【另存为】对话框，如图1-16所示。图1-16 【另存为】对话框
提示【保存】和【另存为】的名字和作用接近，但在实际使用时有一定的区别。对于新建工作簿的首次保存，【保存】和【另存为】命令的作用完全相同。对于之前已经保存过的现有工作簿，再次执行保存操作时，【保存】命令直接将编辑修改后的内容保存到当前工作簿中，工作簿的文件名和保存路径不会有任何变化。【另存为】命令则会打开【另存为】对话框，允许用户对文件名和保存路径重新进行设置，得到当前工作簿的副本。1.4 工作簿保护
如果Excel工作簿中包含某些重要的信息，用户可以为Excel文件设置打开密码，保护信息不会泄露或是被其他人修改。
在【另存为】对话框底部的工具栏上依次单击【工具】→【常规选项】，将弹出【常规选项】对话框，用户可以为工作簿设置打开权限密码或是修改权限密码等选项，如图1-17所示。工作簿保护和工作表保护
勾选【生成备份文件】复选框，则每次重新打开编辑后，再次保存工作簿时会自动创建备份文件。Excel将上一次保存过的同名文件重命名为“xxx的备份.xlk”，同时将当前窗口中的工作簿保存为与原文件同名的工作簿文件。每次保存时，磁盘空间上会同时存在新旧两个版本的文件，用户可以在需要时打开备份文件，使表格恢复到上一次保存的状态。备份文件只会在保存时生成，用户也只能从备份文件中获取前一次保存的文件，不能恢复到更久之前的状态。
在【打开权限密码】编辑框中输入密码，可以为当前工作簿设置打开文件的密码保护，如果没有正确的密码，则无法打开所保存的工作簿文件。
在【修改权限密码】编辑框中设置的密码可以保护工作簿能不被意外修改。当打开设置了修改权限密码的工作簿时，会弹出对话框要求用户输入修改密码或是以只读方式打开文件，如图1-18所示。在只读方式下，用户对工作簿所做的修改无法保存到原文件，只能保存到其他副本中。图1-17 【常规选项】对话框图1-18 输入密码对话框
如果在【常规选项】对话框中勾选【建议只读】复选框，当再次打开此工作簿时，会弹出如图1-19所示的对话框，建议用户以只读方式打开工作簿。图1-19 建议只读
除此之外，还可以单击【文件】选项卡，在信息命令组中依次单击【保护工作簿】→【用密码进行加密】，在弹出的【加密文档】对话框中输入密码，单击【确定】按钮，Excel会要求再次输入密码进行确认，如图1-20所示。图1-20 用密码加密文档
设置密码后，此工作簿下次再被打开时将提示输入密码，如果不能提供正确的密码，将无法打开此工作簿。如需要解除工作簿的打开密码，可以按上述步骤再次打开【加密文档】对话框，删除现有密码即可。1.5 文件格式与兼容性
目前Excel有多个版本并存，从Excel 2003、Excel 2007、Excel 2010，到Excel 2013、Excel 2016和Excel 2019都有用户使用。
从Excel 2007开始，微软引入了全新的文件格式，如果用户只为Excel 2007以上版本的使用者创建工作簿，这种情况下不必考虑兼容性问题。但如果为那些使用Excel 2003版本的用户创建工作簿，则需要理解兼容性的相关知识。1.5.1 Excel 2016文件格式
Excel 2016常用的文件格式如表1-1所示。表1-1 Excel 2016常用文件格式续表1.5.2 检查兼容性
如果将工作簿保存为Excel 2007之前的版本，默认格式为“.xls”，Excel会自动对其运行兼容性检查器。兼容性检查器能够检查当前工作簿中的元素，在以此格式保存时是否会丢失功能或外观上发生变化，如图1-21所示。图1-21 兼容性检查器【兼容性检查器】对话框的下方列出了所有的兼容性问题。如果单击【复制到新表】按钮，Excel 会自动插入一个名为“兼容性报表”的工作表，并将其中的内容以更便于阅读的方式列出。
虽然 Excel 2007 以上版本默认文件格式都是.xlsx 格式，但兼容性问题也会发生在这些版本之间，部分Excel 2016保存的文件无法完美地用于Excel 2013等之前版本中。
例如，工作表中包含有切片器的数据透视表，当将其发送给使用Excel 2007的用户时，工作表中的切片器组件将无法显示。另外，所有使用了高版本中新增函数的公式都无法正常使用，并在函数名称前自动添加“_xlfn.”的前缀，如图1-22所示。
如果使用Excel 2016打开由Excel 2003创建的文件，则会开启“兼容模式”，并在标题栏中显示“兼容模式”字样，如图1-23所示。图1-22 在Excel 2007中打开的公式无法计算图1-23 兼容模式提示
在“兼容模式”下，Excel 2016仅可以使用与早期版本相兼容的功能进行编辑操作。使用以下两种方法，可以根据需要将早期版本的工作簿文件转换为当前版本。
方法1 打开待转换格式的工作簿，单击【文件】选项卡下的【信息】按钮，再单击【转换】按钮完成格式转换，如图1-24所示。图1-24 兼容模式转换
方法2 打开待转换格式的工作簿，按
如果早期版本的工作簿文件中包含宏代码或是其他启用宏的内容，在另存为高版本时，需要选择“启用宏的工作簿”，即“.xlsm”格式的文件。本章小结
本章主要介绍了Excel 2016的界面以及定制Excel功能区和快速访问工具栏的方法、创建与保存工作簿，同时对工作簿保护、文件格式与兼容性进行了介绍。Excel建立的表格文件叫作工作簿，一个工作簿由一个或是多个工作表组成，工作表的最小组成元素是单元格。
Excel 2016可以为工作簿设置打开或修改权限的密码，也可以将低版本创建的Excel工作簿转换为高版本的默认格式。练习题
1.Excel 2016默认工作簿文件类型是______，启用宏的工作簿需要保存为______格式。
2.在Excel 2016功能区中，包括______选项卡、______选项卡、______选项卡、______选项卡、______选项卡、______选项卡、______选项卡和______选项卡。
3.以下说法正确的是（ ）：
A.双击桌面快捷方式启动Excel新建的工作簿是保存在系统磁盘上的实体文件。
B.在桌面或文件夹窗口中，通过快捷菜单新建的工作簿是保存在系统磁盘上的实体文件。
4.保存工作簿的方法有以下几种：（1）__________（2）__________（3）__________上机实验
1.在快速访问工具栏中添加“数据透视表和数据透视图向导”命令。
2.在功能区中新建一个选项卡，并命名为“我的选项卡”。在新建选项卡下添加命令组，并命名为“常用命令”，在命令组中添加【另存为】和【格式刷】命令按钮，如图1-25所示。
试读结束[说明：试读内容隐藏了图片]